Асэд оренбургская область инструкция

Адресa системы:

Сервер для ОИВ: https://sed-gov.orb.ru/cmj-web/
Сервер для ОМСУ: https://sed-mo.orb.ru/cmj-web/
Сервер для сторонних организаций: https://sed-com.orb.ru/cmj-web/

Сопровождением системы занимается отдел по развитию и сопровождению СЭД в ГКУ «Центр информационных технологий».

Начальник отдела – Саталкин Дмитрий Георгиевич
E-mail: dgs@mail.orb.ru
Старший системный администратор – Тарыгина Анастасия Викторовна
E-mail: avta@mail.orb.ru
Старший системный администратор – Мозговая Юлия Алексеевна
E-mail: yamo@mail.orb.ru
Старший системный администратор – Сидоров Сергей Сергеевич
E-mail: sssi@mail.orb.ru
Главный специалист – Цуркан Артем Вячеславович
E-mail: avtsu@mail.orb.ru
Главный специалист – Куликова Татьяна Александровна
E-mail: taky@mail.orb.ru
Ведущий специалист – Понарин Тимофей Дмитриевич
E-mail: tdp@mail.orb.ru

По всем вопросам о системе вы можете обращаться к сотрудникам отдела по телефону +7 (3532) 91-02-07, либо оформив заявку на портале help.orb.ru или на эл. почту ased@mail.orb.ru в отдел по развитию и сопровождению СЭД.

Бланки соглашения и заявлений

Форма соглашения о взаимодействии сторон при организации СЭД

Бланк заявки на создание, изменение, удаление учётных записей в СЭД

Инструкции по работе с СЭД

Для обучения работе с системой вы можете воспользоваться порталом дистанционного обучения WebTutor.

Руководство пользователя Web-клиента

Руководство пользователя МЭДО

Пример шаблона документа с метками для вывода регистрационной информации и данных об электронной подписи

Настройка рабочих мест СЭД

Руководство пользователя ССТУ

Материалы по новой версии АСЭД 7.1.2

Инструкции по работе с МРМ СЭД

Инструкция по установке МРМ на планшет

Руководство пользователя для МРМ руководителя

Руководство пользователя для помощника руководителя

Часто задаваемые вопросы

В случае возникновения ошибок при работе с СЭД вам может помочь:

— очистка кэша браузер Яндекс скачать, браузер Google Chrome скачать
— проверка и переустановка плагинов скачать

Если вышеперечисленные действия не помогают, необходимо перед обращением за помощью к сотрудникам отдела собрать протокол работы браузера с СЭД во время появления ошибки. Сделать это поможет инструкция «Сохранение har-лога браузера» скачать.

Версия для печати

О государственной информационной системе «Единая система юридически значимого электронного документооборота и делопроизводства Оренбургской области»

Порядок работы с электронными
документами с использованием системы
АСЭД

3.7.2.1. Инструкцией
по делопроизводству устанавливается,
что система АСЭД предназначена для
осуществления процессов создания,
обработки, регистрации, передачи,
хранения и поиска документов, контроля
исполнительской дисциплины, для
организации межведомственного
электронного документооборота органов
исполнительной власти Волгоградской
области.

3.7.2.2.
Участниками процесса электронного
документооборота являются:

Глава
Администрации Волгоградской области;

первый
заместитель и заместители Главы
Администрации Волгоградской области;

руководители
и заместители руководителей органов
исполнительной власти Волгоградской
области;

руководители
структурных подразделений органов
исполнительной власти Волгоградской
области;

служба
делопроизводства;

работники
органов исполнительной власти
Волгоградской области, являющиеся
исполнителями электронных документов.

1. Функции пользователей системы АСЭД

3.7.3.1.
Глава Администрации Волгоградской
области осуществляет в системе АСЭД
следующие действия:

рассмотрение
поступающих электронных документов;

выдача
поручений;

постановка
на контроль электронных документов и
снятие их с контроля;

согласование
электронных документов,

подписание
отправляемых (исходящих) электронных
документов.

3.7.3.2.
Первый заместитель и заместители Главы
Администрации Волгоградской области,
руководители и заместители руководителей
органов исполнительной власти
Волгоградской области, руководители
структурных подразделений органов
исполнительной власти Волгоградской
области осуществляют в системе АСЭД
следующие действия:

рассмотрение
поступающих электронных документов;

выдача
поручений;

постановка
на контроль электронных документов и
снятие их с контроля;

согласование
электронных документов;

подписание
отправляемых (исходящих) документов;

исполнение
электронных документов.

3.7.3.3.
Служба делопроизводства осуществляет
в системе АСЭД следующие действия:

регистрация
поступающих и отправляемых (исходящих)
электронных документов;

проверка
оформления отправляемых (исходящих)
электронных документов на наличие всех
реквизитов, ошибок при их оформлении,
ЭЦП;

сканирование
электронных документов на бумажных
носителях;

рассылка
электронных документов внешним адресатам;

направление
исполненных электронных документов в
дело.

3.7.3.4.
Работники органов исполнительной власти
Волгоградской области, являющиеся
исполнителями документов, осуществляют
в системе АСЭД следующие действия:

исполнение
поступающих электронных документов;

доработка
электронных документов;

создание
отправляемых (исходящих) электронных
документов;

согласование
электронных документов (при делегировании
данных полномочий).

3.7.3.5. В
Инструкции по делопроизводству
определяются маршруты прохождения
(порядок обработки) электронных
документов в АСЭД.

Типовые
маршруты прохождения электронных
документов в АСЭД с соответствующими
этапами их обработки включают в себя:

1. Для поступающих
   (входящих) электронных документов:

прием
электронного документа;

предварительная
обработка электронного документа;

сканирование
электронного документа (для документов,
поступивших на бумажном носителе);

регистрация
электронного документа;

рассмотрение
электронного документа руководством
органа исполнительной власти Волгоградской
области;

контроль
исполнения электронного документа;

исполнение
электронного документа;

направление
электронного документа в дело.

1. Для
   отправляемых (исходящих) электронных
   документов:

подготовка
проекта электронного документа;

согласование
проекта электронного документа;

проверка
правильности оформления электронного
документа;

подписание
электронного документа;

регистрация
электронного документа;

сканирование
электронного документа;

отправка
электронного документа;

снятие с
контроля электронного документа.

1. Для внутренних
   электронных документов:

подготовка
проекта электронного документа;

согласование
проекта электронного документа (в случае
необходимости);

рассмотрение
электронного документа;

регистрация
электронного документа (если в органе
исполнительной власти Волгоградской
области ведется внутренний учет);

исполнение
электронного документа;

контроль
исполнения и снятие с контроля электронного
документа;

направление
электронного документа в дело.

4) Для
нормативных правовых актов Российской
Федерации и Волгоградской области:

прием
электронного документа;

предварительная
обработка электронного документа;

регистрация
электронного документа;

рассмотрение
электронного документа;

исполнение
электронного документа;

контроль
исполнения и снятие с контроля электронного
документа;

направление
в дело.

5) Для правовых
актов органа исполнительной власти
Волгоградской области:

подготовка
проекта электронного документа;

согласование
проекта электронного документа;

подписание
электронного документа;

регистрация
электронного документа;

сканирование
электронного документа;

исполнение
электронного документа;

контроль
исполнения и снятие с контроля электронного
документа;

направление
электронного документа в дело.

6) Для обращений
граждан и писем–ответов на них:

прием
электронного документа;

предварительная
обработка поступившего электронного
документа;

предварительное
рассмотрение поступившего электронного
документа;

регистрация
поступившего электронного документа;

рассмотрение
поступившего электронного документа;

исполнение
электронного документа;

контроль
исполнения электронного документа;

подготовка
проекта отправляемого (исходящего)
электронного документа (письма-ответа
на обращение гражданина (граждан));

согласование
отправляемого (исходящего) электронного
документа;

подписание
отправляемого (исходящего) электронного
документа;

проверка
правильности оформления отправляемого
(исходящего) электронного документа;

регистрация
отправляемого (исходящего) электронного
документа;

отправка
исходящего электронного документа;

снятие с
контроля электронного документа;

направление
в дело.

1. Порядок обработки электронных
   документов в АСЭД

3.7.4.1. Прием, первичная обработка и
регистрация электронных документов,
поступивших по АСЭД

3.7.4.1.1.
Документы из органов исполнительной
власти Волгоградской области поступают
по АСЭД в электронном виде в форме РКК
с прикрепленным электронным образом
документа, подписанным ЭЦП.

Службой
делопроизводства проверяется правильность
заполнения основных реквизитов и
адресования документа, его комплектность,
, наличие электронного образа документа,
ЭЦП и проверка ее подлинности.

При
выявлении ошибок в заполнении РКК или
отсутствии обязательных реквизитов,
электронного образа документа, ЭЦП,
электронный документ возвращается
исполнителю без регистрации с отметкой
о причинах отказа в регистрации.

3.7.4.1.2.
В случае соблюдения вышеперечисленных
требований электронный документ
автоматически регистрируется и
направляется на предварительное
рассмотрение в службу делопроизводства.
Одновременно орган исполнительной
власти Волгоградской области, направивший
документ, получает уведомление о доставке
электронного документа и присвоении
регистрационного номера.

На
данном этапе в РКК поступившего
электронного документа
часть
полей уже заполнена автоматически, а
также вложен электронный образ документа,
подписанный ЭЦП. В случае необходимости
корректируется краткое содержание
электронного документа, формируется
дальнейший маршрут его прохождения.

3.7.4.2. Прием, первичная обработка и
регистрация документов в АСЭД, поступивших
по электронной почте

3.7.4.2.1.
Участниками обмена информацией по
электронной почте являются: орган
исполнительной власти Волгоградской
области, юридические и физические лица.

3.7.4.2.2.
Электронные сообщения, поступающие по
электронной почте и являющиеся объектом
обмена сведениями (информацией) между
работниками органов исполнительной
власти Волгоградской области регистрации
в АСЭД и рассмотрению не подлежат.

3.7.4.2.3.
Электронные сообщения, поступившие в
орган исполнительной власти от иных
внешних участников (юридических и
физических лиц), и отвечающие требованиям
оформления электронных документов,
подлежат регистрации в АСЭД в установленном
порядке.

3.7.4.2.4. В случае
невозможности идентификации реквизитов
поступившего электронного сообщения
орган исполнительной власти Волгоградской
области, получивший такое электронное
сообщение, вправе затребовать от лица,
направившего электронное сообщение,
оригинал документа на бумажном носителе.

3.7.4.2.5. В АСЭД
производится первичная обработка и
регистрация электронных документов,
поступивших по электронной почте,
аналогично поступившим документам на
бумажном носителе (за исключением
функции сканирования). РКК заполняется
сведениями из заголовка электронного
сообщения. К РКК прикрепляется файл,
поступивший по электронной почте, и
формируется маршрут прохождения
электронного документа.

Первичная
обработка электронного документа
завершается регистрацией в РКК, в которой
в соответствующих полях проставляется
регистрационный номер и дата регистрации
полученного электронного документа.
После регистрации поступивший электронный
документ пересылается на рассмотрение
в соответствии с маршрутом прохождения
документа.

3.7.4.3. Прием, первичная обработка и
регистрация документов в АСЭД, поступивших
на бумажном носителе

3.7.4.3.1. После
проведения первичной обработки и
предварительного рассмотрения документа,
поступившего на бумажном носителе,
служба делопроизводства осуществляет
его регистрацию в АСЭД путем создания
РКК, в которую вносятся основные
обязательные реквизиты документа.

3.7.4.3.2. Если
регистрация документа, поступившего
на бумажном носителе, осуществляется
лицом, не уполномоченным определять
номенклатурное дело последующего
хранения документа, то поле «Индекс
дела» не заполняется.

Документ,
поступивший на бумажном носителе,
сканируется, к РКК прикрепляется
электронный образ документа, формируется
маршрут прохождения документа в
зависимости от вида и содержания
документа и созданный электронный
документ направляется на рассмотрение.

3.7.4.4. Рассмотрение поступившего
(входящего) электронного документа,
выдача поручений, постановка на контроль
и доведение электронного документа до
исполнителя

3.7.4.4.1.
Электронный документ направляется на
рассмотрение руководителю органа
исполнительной власти Волгоградской
области или иному лицу, уполномоченному
на рассмотрение документов, и подготовку
им резолюции (поручения (указания) по
его исполнению). Руководитель формирует
резолюцию (поручение (указание) по его
исполнению) путем добавления задачи в
существующий маршрут прохождения
электронного документа, внесения текста
резолюции (поручения (указания) по его
исполнению), информации об исполнителе,
сроках исполнения, комментариев.

3.7.4.4.2.
Постановка электронного документа на
контроль (при необходимости) осуществляется
путем изменения маршрута прохождения
поступившего (входящего) электронного
документа, добавления задачи «На
контроль» с указанием данных о работнике,
его осуществляющем, и имеющем право
снять задачу с контроля после исполнения
электронного документа, сроках исполнения
электронного документа или иным способом,
предусмотренным в АСЭД.

3.7.4.5. Исполнение поступившего (входящего)
электронного документа

Исполнение
входящего электронного документа,
поступившего по АСЭД, заключается в
следующем:

непосредственное
ознакомление с поступившим (входящим)
электронным документом;

перенаправление
поступившего (входящего) электронного
документа на исполнение другим
исполнителям путем изменения маршрута
прохождения электронного документа,
добавления задачи с указанием исполнителя,
сроков исполнения электронного документа,
внесения комментариев (осуществляется
при необходимости);

назначение
ответственного за исполнение поступившего
(входящего) электронного документа
путем добавления соответствующей задачи
в маршрут прохождения электронного
документа с указанием информации о
работнике, осуществляющем контроль,
сроках исполнения электронного документа;

непосредственное
исполнение поступившего (входящего)
электронного документа, осуществляемое
внесением информации об исполнении
электронного документа в РКК или путем
прикрепления файла с отчетом об
исполнении, или путем подготовки
отправляемого (исходящего) электронного
документа;

снятие
электронного документа с контроля при
исполнении всех выданных поручений и
поставленных задач лицом имеющим право
снять документ с контроля после его
исполнения.

3.7.4.6. Направление электронного документа
в дело

3.7.4.6.1.
Направление исполненного электронного
документа в дело заключается в определении
места его хранения согласно сводной
номенклатуре дел органа исполнительной
власти Волгоградской области лицом,
уполномоченным определять место хранения
документа (индекс дела, в которое в
соответствии с номенклатурой дел должен
быть направлен исполненный документ
(комплект документов) и направлении его
в дело лицом, осуществляющим формирование
дел в структурных подразделениях органа
исполнительной власти Волгоградской
области.

3.7.4.6.2.
Направление исполненного электронного
документа в электронное дело в соответствии
с номенклатурой дел осуществляется
службой делопроизводства либо исполнителем
документа.

На
данном этапе в АСЭД заполняется поле
«Индекс дела» и электронный документ
автоматически направляется в электронное
дело в соответствии со сводной
номенклатурой дел.

3.7.4.6.3.
Одновременно на документе, поступившем
на бумажном носителе, проставляется
отметка «Об исполнении документа и
направлении его в дело».

На этом этапе
происходит верификация и проверка
соответствия электронного дела и дела,
формируемого на бумажном носителе.

3.7.4.7. Подготовка отправляемого (исходящего)
электронного документа

3.7.4.7.1.
Подготовка отправляемых (исходящих)
электронных документов осуществляется
с использованием АСЭД и включает в
себя следующие этапы:

подготовка
проекта отправляемого (исходящего)
электронного документа, создание РКК
отправляемого (исходящего) электронного
документа и заполнение ее полей (внесение
основных реквизитов документа, создание
вложения и прикрепление файла документа
к РКК);

формирование
маршрута прохождения отправляемого
(исходящего) электронного документа
(внесение этапов согласования документа,
проверки оформления, подписания,
регистрации, сканирования и отправки).

отправка
исходящего электронного документа в
соответствии с маршрутом прохождения
электронного документа.

3.7.4.8. Согласование, проверка оформления
проекта отправляемого (исходящего)
электронного документа

3.7.4.8.1.
Согласование проекта отправляемого
(исходящего) электронного документа с
использованием средств АСЭД включает
в себя:

выполнение
процедуры согласования проекта
отправляемого (исходящего) электронного
документа с заинтересованными лицами
органа исполнительной власти Волгоградской
области (при отсутствии замечаний к
проекту);

при
наличии замечаний — выполнение согласования
проекта
отправляемого (исходящего) электронного
документа с замечаниями;

направление
проекта
отправляемого (исходящего) электронного
документа на доработку исполнителю в
случае, если в согласовании отказано.

3.7.4.8.2.
Проверка оформления проекта отправляемого
(исходящего) электронного документа —
проверка соответствия документа
установленным требованиям делопроизводства.
На этом этапе происходит проверка
наличия всех необходимых реквизитов,
правильность их оформления.

Проверка
оформления проекта отправляемого
(исходящего) электронного документа с
использованием средств АСЭД включает
в себя:

выполнение
процедуры проверки оформления проекта
отправляемого (исходящего) электронного
документа службой делопроизводства
(при отсутствии замечаний к оформлению
проекта);

при наличии
замечаний — выполнение проверки оформления
проекта отправляемого (исходящего)
электронного документа с замечаниями;

направление
проекта отправляемого (исходящего)
электронного документа на доработку
исполнителю.

3.7.4.8.3.
При получении проекта отправляемого
(исходящего) электронного документа на
доработку исполнитель может или
доработать документ в соответствии с
полученными замечаниями или создать
новую версию проекта отправляемого
(исходящего) электронного документа.

3.7.4.8.4.
После внесения необходимых изменений
в проект отправляемого (исходящего)
электронного документа:

он
сохраняется с соблюдением версионности
создаваемых документов;

повторно
формируется маршрут прохождения проекта
отправляемого (исходящего) электронного
документа (согласование, проверка
оформления, подписание, сканирование,
отправка);

проект
отправляемого (исходящего) электронного
документа направляется повторно на
согласование (или проверку оформления)
в зависимости от этапа обработки
документа, с которого документ был
возвращен на доработку.

3.7.4.8.5.
После завершения процедуры согласования,
проверки оформления проект отправляемого
(исходящего) электронного документа
автоматически направляется на подписание.

3.7.4.9. Подписание проекта отправляемого
(исходящего) электронного документа

3.7.4.9.1.
Лицо, выполняющее процедуру подписания
проекта отправляемого (исходящего)
электронного документа:

знакомится
с содержанием документа;

формирует
замечания (при их наличии) в примечании
к документу
и производит удаление последующих
этапов маршрута документа с направлением
документа на доработку исполнителю;

при
отсутствии замечаний
выполняет процедуру подписания документа.

3.7.4.9.2.
После процедуры подписания отправляемый
(исходящий) электронный документ
направляется автоматически на регистрацию.

3.7.4.10. Регистрация отправляемого
(исходящего) электронного документа

3.7.4.10.1.
Регистрация отправляемого (исходящего)
электронного документа осуществляется
службой делопроизводства. В РКК вносится
индекс электронного дела в соответствии
с номенклатурой дел. Структура
регистрационного номера отправляемого
(исходящего) электронного документа
должна соответствовать требованиям,
установленным Инструкцией по
делопроизводству. Регистрационный
номер и дата отправляемого (исходящего)
электронного документа присваиваются
автоматически.

3.7.4.10.2.
На данном этапе производится распечатывание
отправляемого (исходящего) электронного
документа на бумажном носителе в
необходимом количестве экземпляров,
его верификация с электронным документом
и направление на подпись руководителю.

3.7.4.10.3.
После завершения процедуры регистрации
документ, сформированный на бумажном
носителе, направляется на следующий
этап – сканирование.

3.7.4.11. Сканирование документа,
сформированного на бумажном носителе

3.7.4.11.1.
Служба делопроизводства осуществляет
сканирование документа, сформированного
на бумажном носителе в соответствии с
порядком, установленным Инструкцией
по делопроизводству, и осуществляет
прикрепление электронного образа
документа к РКК.

3.7.4.11.2.
В случае наличия нескольких вложений
прикрепленных к РКК электронных образов
документа, определяется электронный
документ, загружаемый автоматически
средствами АСЭД в качестве основного.

3.7.4.11.3.
После завершения процедуры сканирования,
документ, сформированный на бумажном
носителе, автоматически направляется
на отправку.

3.7.4.12. Отправка электронного документа

3.7.4.12.1.
В органы исполнительной власти
Волгоградской области электронный
документ направляется средствами АСЭД
параллельно с отправкой документа,
сформированного на бумажном носителе
(документ направляется адресатам,
указанным в РКК).

3.7.4.12.2.
После завершения данной задачи документ
автоматически направляется адресату
(в службу делопроизводства органа
исполнительной власти Волгоградской
области) и одновременно направляется
в электронное дело органа исполнительной
власти Волгоградской области – автора
документа в соответствии с номенклатурой
дел.

3.7.4.12.3.
После предварительной обработки
поступившего (входящего) электронного
документа адресатом, отправитель
получает уведомление о доставке
отправляемого (исходящего) документа
и присвоении входящего регистрационного
номера.

3.7.4.12.4.
В случае невозможности дальнейшей
обработки электронного документа
(отсутствие вложений, несоответствие
РКК вложению, наличие ошибок в заполнении
основных реквизитов, ошибочное адресование
документа, повторная отправка) –
поступивший (входящий) электронный
документ возвращается отправителю и
не подлежит регистрации.

3.7.4.12.5.
Служба делопроизводства отправителя
вносит соответствующие изменения в
РКК, устраняет замечания и направляет
документ адресату повторно или отменяет
его отправку с разрешением исполнителя
отправляемого (исходящего) электронного
документа.