Асу закупки транснефть инструкция

ПАО «Транснефть» запустило в опытную эксплуатацию новую автоматизированную систему АСУ ЗАКУПКИ. Система позволит сократить объем бумажной работы и, как следствие, время, которое тратится на создание и согласование документов. А их электронное согласование в АСУ Закупки поможет существенно снизить количество командировок работников ОСТ в головную компанию.

Картинка с сайта: up-pro.ru

Создание АСУ Закупки направлено на централизованную автоматизацию унифицированных бизнес-процессов формирования потребности, организации и проведения закупок в организациях системы «Транснефть» (ОСТ). Все участники этих процессов смогут получать в режиме реального времени актуальную информацию о состоянии и результатах проведения закупочных процедур в различных разрезах.

АСУ Закупки обеспечит автоматизированное взаимодействие с поставщиками.

Система позволит сократить объем бумажной работы и, как следствие, время, которое тратится на создание и согласование документов. А их электронное согласование в АСУ Закупки поможет существенно снизить количество командировок работников ОСТ в головную компанию.

В 2017 году, в рамках первой очереди эксплуатации, к АСУ планируется подключить 52 ОСТ – их потребность в закупках по всем направлениям деятельности в системе будет вестись централизованно. Это даст возможность повысить качество планирования, сократить бумажный документооборот и автоматически консолидировать отчетность, формируемую в ходе планирования потребности, организации и про- ведения закупочных процедур.

АСУ Закупки будет интегрирована в Тиражный комплекс IT-систем.

Картинка с сайта: up-pro.ru

Системы Тиражного комплекса

ЛОГИСТИЧЕСКИЕ БЛОКИ

В АСУ Закупки автоматизированы все основные процессы закупочной деятельности, которые ведутся централизованно и в отдельных ОСТ.

Для автоматизации процессов в системе предусмотрены взаимосвязанные логические блоки (подсистемы).

– АСУ Закупки включает в себя подсистемы, которые обеспечивают формирование и согласование потребности, организацию и проведение закупок, управление поставщиками, формирование аналитической отчетности, – рассказывает архитектор проекта, главный специалист ООО «Транснефть- Технологии» Сергей Еропкин. Подсистема формирования потребности дает возможность автоматизировать сбор и согласование потребности подразделений компании и ОСТ в закупках материально- технических ресурсов (МТР), работ и услуг.

Подсистема организации и проведения закупок автоматизирует процессы подготовки и проведения процедур закупки, анализ и оценку предложений участников закупки, а также формирование проектов договоров и контроль их заключения. Ее ввод в действие запланирован на январь 2017 года. Пока подсистема охватит только централизованные закупки, которые обеспечивает департамент организации и проведения торгов (ДО и ПТ) ПАО «Транснефть».

Подсистема управления поставщиками должна обеспечивать возможность самостоятельной регистрации поставщиков, автоматизировать процессы квалификации и оценки их деятельности.

С помощью подсистемы формирования аналитической отчетности готовятся аналитические отчетные формы с использованием множества критериев по всем процессам закупочной деятельности, определенные при создании АСУ Закупки. Используются аналитики и наборы критериев, необходимые каждому руководителю на своем уровне принятия решений.

Картинка с сайта: up-pro.ru

Схема интеграции АСУ Закупки

НАГРУЗКА, ЛОТЫ, ЦЕНЫ

В проекте АСУ Закупки было создано несколько решений, оптимизирующих бизнес-процессы.

– В частности, реализована функциональность «Балансировка нагрузки», – отмечает руководитель проекта от ООО «Транснефть-Технологии» Сергей Черноиванов. – Это уникальный инструмент, который автоматически рассчитывает плановые сроки и определяет ответственных за каждый этап проведения закупочной процедуры.

По словам Черноиванова, этот инструмент позволит руководителям структурных подразделений департамента сопровождения закупочной деятельности (ДСЗД) и ДО и ПТ в реальном времени отслеживать и регулировать текущую производственную нагрузку сотрудников для достижения оптимального результата.

– Руководитель будет видеть, насколько, в каком процессе, по каким лотам, задачам загружен каждый его сотрудник, – поясняет он.

Еще одна важная функция – так называемое автоматическое лотирование, то есть возможность автоматически формировать лоты на необходимый период, группируя позиции потребности в закупке по набору критериев.

Разработке функционала предшествовала большая методологическая работа. Специалисты ДО и ПТ и ДСЗД провели анализ регламентов по разным направлениям деятельности и сформировали единые правила автоматического отнесения номенклатуры по определенным признакам. При формировании правил учитывались сроки проведения необходимых процедур по определению поставщика, оформления договорных документов, изготовления продукции на предприятии, а также проведения приемо-сдаточных испытаний и доставки до грузополучателя.

Картинка с сайта: up-pro.ru

Функциональный объем (автоматизируемые процессы)

Автоматическое лотирование поможет своевременно обеспечивать закупки в соответствии со сроками поставки МТР на объекты. А разработанный в АСУ Закупки инструментарий по согласованию лотов снизит производственную нагрузку на специалистов и руководителей, участвующих в этом процессе.

В рамках АСУ Закупки также разрабатывается «База данных цен». В ней будут храниться цены контрактов, технико-коммерческих предложений и прейскурантов участников закупочных процедур, а также начальная (максимальная) цена из лотов, согласованных управлением ценообразования департамента экономики.

Единая для компании централизованная «База данных цен» будет доступна по запросу всем ОСТ и подразделениям ПАО «Транснефть» при планировании их потребности и подготовке лотов. Благодаря этой базе станет возможным глобальный анализ цен в разных аналитических разрезах.

Специалистам АО «Гипротрубопровод» будет доступна информация о стоимости МТР по действующим контрактам. Работникам производственных подразделений – о стоимости МТР для планирования ремонтно-эксплуатационных нужд. Используя «Базу данных цен», сотрудники ДО и ПТ смогут в режиме реального времени анализировать цены по номенклатуре товаров и услуг, закупаемых как централизованно ПАО «Транснефть», так и децентрализовано ОСТ.

КАК ЭТО БУДЕТ РАБОТАТЬ

Одна из основных задач Тиражного комплекса – обеспечить интеграцию горизонтальных (между подразделениями ОСТ) и вертикальных (между ОСТ и ПАО «Транснефть») процессов управления по соответствующим функциональным направлениям. В составе Тиражного комплекса АСУ Закупки будет интегрирована с другими информационными системами.

Проекты плана закупки товарно-материальных ценностей, планов-графиков закупки работ и услуг, а также корректировки этих планов будут поступать в АСУ Закупки из Комплексной системы управления производственными активами (КСУА). Из АСУ Закупки в КСУА и Корпоративную информационную систему автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (КИС ФХД) будет поступать информация о согласованных планах закупки, о договорах, заключенных по результатам проведения закупочных процедур, и спецификациях.

Корпоративная информационная система управления программами (КИС УП) и Модуль подготовки и хранения спецификаций АО «Гипротрубопровод» (МПХС) будут передавать в АСУ Закупки проектную потребность, плановые данные о сроках предоставления пообъектных заказных спецификаций (ПЗС), объемах освоения и финансирования объектов программ. АСУ Закупки будет обеспечивать эти системы информацией о фактическом согласовании ПЗС и дополнительных соглашений к этим спецификациям.

В системе электронного документооборота (СЭД) по результатам отражения в АСУ Закупки информации о проведении закупочных процедур будут автоматизированно формироваться проекты карточек договоров с предварительно заполненными реквизитами и размещаться сканированный образ договора, подписанного победителем торгов.

Пользователям АСУ Закупки будут доступны централизованные справочники Автоматизированной системы управления нормативно-справочной информацией (АСУ НСИ: Контрагенты, МТР, Виды работ/услуг, Объекты программ).

АСУ Закупки будет интегрирована с сайтом ПАО «Транснефть», системой электронного хранения документов (КИС ЭХД) и электронным архивом технической документации (КИС ЭАТД).

ОПЫТНЫЙ СТАРТ

Логичная функциональная централизованная система создана и настроена. Уже прошли предварительные испытания двух основных блоков системы — «Формирование и согласование потребности» и «Организация и проведение торгов». В ходе этих испытаний специалисты ПАО «Транснефть» и ОСТ высказали предложения по оптимизации системы, в нее внесены необходимые изменения. Началась опытная эксплуатация АСУ Закупки.

– В первой волне опытной эксплуатации будут участвовать четыре транспортных ОСТ: «Транснефть – Урал», «Транснефть – Верхняя Волга», «Транснефть – Центральная Сибирь», «Черномортранснефть». Также будут участвовать «Гипротрубопровод» и «Транснефть Финанс». Специалисты этих предприятий уже прошли обучение работе в системе. Сотрудники ДО и ПТ, ДСЗД, управления ценообразованием департамента экономики также обучены, – рассказывает Сергей Черноиванов.

По его словам, опытная эксплуатация планируется в сентябре–декабре 2016 года. А с января 2017-го начнется ввод системы в постоянную эксплуатацию «в части формирования и согласования всей потребности в закупке и в части организации и проведения централизованной закупки, которую обеспечивает ДО и ПТ».

– Если в первом полугодии решение по организации и проведению торгов будут тиражированы в четырех транспортных ОСТ, то во втором полугодии разработанные решения будут тиражированы на остальные магистральные нефтепроводы, – сообщает куратор проекта от департамента информационных технологий ПАО «Транснефть» Сергей Строгов. – В 2018 году планируется тираж системы на все сервисные ОСТ. Таким образом, работники дочерних предприятий смогут использовать систему для проведения децентрализованной закупки.

Впрочем, отмечает Строгов, нужно быть готовыми к тому, что в переходный 2017 год неизбежно параллельное хождение и бумажных, и электронных документов. В полную силу электронное согласование документов заработает к концу будущего года.

У АСУ Закупки большой потенциал развития. Уже сегодня специалисты думают, например, о возможности реализации взаимодействия с Единой информационной системой (zakupki.gov.ru) для размещения в ней автоматически сформированного реестра заключенных договоров, с электронными торговыми площадками. В перспективе АСУ сможет автоматически формировать тексты договоров, заключаемых по итогам закупочных процедур, исполнять другие важные функции.

– В результате компания получит современный инструмент в области управления закупками, а также четкую, понятную и управляемую систему организации работ, – подводит итог директор департамента информационных технологий ПАО «Транснефть» Олег Капитулов.

Кристина Гутовец, Вячеслав Степовой

Осенью 2013 г. в АК «Транснефть» планируют приступить к созданию автоматизированной системы организации и проведения торгов («АСУ-Закупки»), обеспечивающей ведение всего цикла закупочной деятельности в электронном виде на предприятиях компании.

«АСУ-Закупки» позволит формировать потребности в закупках, поставках и предоставлении услуг для организаций системы «Транснефть», а также согласовывать эти потребности. Кроме того, в ней можно будет формировать закупочные лоты, организовывать и проводить закупки, контролировать заключение и исполнение договоров, формировать отчетность и проводить анализ эффективности закупочной деятельности. Помимо этого, «АСУ-Закупки» обеспечит возможность управлять информацией по поставщикам.

Система будет разработана на платформе SAP, указывается в документации по проекту, а сервера базы данных и сервера приложений – централизованно размещены в ЦОДе компании. Одним из требований к системе указывается поддержка виртуализации с использованием ПО VMware.

На момент внедрения «АСУ-Закупки» в АК «Транснефть» используется автоматизированная система, разработанная и поддерживаемая собственными силами департамента организации и проведения торгов.

В проектной документации отмечается, что своей функциональностью эта система устраивает пользователей, однако имеет ряд недостатков. В частности, она не охватывает закупки, осуществляемые предприятиями «Транснефти», в ряде которых используются системы, автоматизирующие материально-техническое снабжение, на базе продуктов различных производителей. Так, к примеру, в «Сибнефтепроводе» и «Черномортранснефти» используется система на базе ПО «Галактика», в «АК Транснефтепродукте» — на базе Navision, в «Востокнефтепроводе» — на базе ПО «Флагман» и софта собственной разработки.

Среди других недостатков использующейся в АК «Транснефть» системы отмечается необходимость подготовки вручную договоров по результатам закупок и отсутствие корпоративной системы ведения нормативно-справочной информации по контрагентам, работам, услугам и др. Directum Lite в «коробке» — для управления строительством многоквартирного дома «РКС Девелопмент» 6.2 т

Картинка с сайта: www.tadviser.ru

На выполнение работ по созданию «АСУ-Закупки» АК «Транснефть» отводит порядка 667 дней с момента заключения договора с подрядчиком. Максимальная цена, которую компания готова заплатить за выполнение работ, составляет 216 млн руб.

Государственная корпорация «Транснефть» является заказчиком, который по используемой в настоящее время классификации относится к заказчикам, приравненным к государственным. Результатом такого положения данной организации в правовом поле государственных закупок является формирование некоторых особенностей на правовое регулирование осуществляемого процесса закупок.

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию 8 (800) 350-34-85 или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Нормативное обеспечение

Ключевое регулирование всей закупочной деятельности ПАО «Транснефть» как головного заказчика и существующих дочерних предприятий осуществляется с помощью Федерального закона №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». В соответствии с требованиями данного закона в ПАО «Транснефть» было разработано специальное Положение о закупках, которое ложится в основу осуществления всей деятельности данного заказчика.

В соответствии с такими требованиями все нормативные предписания, которые содержатся в Положении о закупках, подлежат обязательному соблюдению вне зависимости от организационной формы конкретной дочерней компании.

В ходе проведения проверки качества осуществления закупочной деятельности, в том числе в части соблюдения требований Положения о закупках, проверяющими и контролирующими органами могут быть наложены штрафные санкции на ответственных за проведение закупочных мероприятий должностных лиц на основании положений Кодекса об административных правонарушениях, а внутри организации штрафные санкции будут назначаться в соответствии с положениями трудового законодательства.

Предусмотренные процедуры закупок

Положение о закупках товаров, работ, услуг ПАО «Транснефть» предусматривает следующие процедуры, в ходе которых осуществляется заключение контрактов на удовлетворение нужд заказчика:

• конкурс. Данный вид конкурентной закупки используется в тех случаях, когда необходимо провести закупку достаточно большого объема. Конкурс возможен к использованию в случае, когда у заказчика возникает необходимость выбрать наиболее подходящие ему предложения об исполнении контрактов не только по цене, но и по качеству поставляемого товара или оказываемой услуги либо выполняемой работы. Для этого к каждому конкурсу разрабатывается своя система оценок с присвоением баллов участникам по итогам оценки каждой заявки. Победителем признается та заявка, которая набрала максимальное количество баллов. При этом не является обязательным наличие предложения о минимальной цене. Все используемые критерии для оценки должны быть отражены в документации о проведении закупки и доступны для общего ознакомления;
• аукцион. Использование данного конкурентного способа закупок осуществляется в тех случаях, когда речь идет о необходимости снизить ранее установленную начальную максимальную цену контракта при осуществлении заключения контракта. При этом ключевым требованием является именно снижение цены без потери качества. В случае если улучшение качества предмета закупки возможно только путем повышения цены, такая заявка будет отклонена;
• запрос котировок. По аналогии с процедурой, предусмотренной в Федеральном законе №44-ФЗ «О контрактной системе», данный вид конкурентной закупки, предусмотренный Положением о закупках, проводится в тех случаях, когда срок, отведенный на заключение контракта, существенным образом ограничен, но во исполнение требований федерального законодательства закупка должна быть произведена только посредством конкурентных способов;
• запрос предложений. Использование данного способа происходит в тех случаях, когда другие конкурентные способы не принесли необходимого результата. Кроме того, запрос предложений может быть использован с целью анализа сложившейся ситуации на рынке и последующего формирования планируемых закупок;
• конкурентные переговоры. Данный вид конкурентной закупки производится только по приглашению самого заказчика путем выбора из уже имеющихся за последние два года контрактов тех исполнителей, которые являются наиболее удовлетворяющими требованиям заказчика. При этом к участию в закупке должны быть привлечены не менее трех уже состоявшихся по другим закупкам исполнителей, которые не нарушали взятых на себя обязательств, не повлекшие за собой расторжение договоров и контрактов ввиду нарушения законодательства;
• закупка у единственного поставщика. Является единственной формой неконкурентной закупки, которая используется ПАО «Транснефть» и ее дочерними организациями с целью удовлетворения возникающих нужд. Перечень случаев использования данного способа закупки содержится в Положении о закупках и не может быть расширен без принятого для этого специального решения. Отличается достаточно коротким сроком заключения контракта от момента подведения итогов процедуры (не более трех дней с даты подписания итогового протокола о результатах закупки). При этом подписываемый договор или контракт может иметь простую форму, то есть иметь внутри себя только отражение тех требований, которые содержатся по отношению к контрактам и договорам в гражданском законодательстве.

Где проводятся и как искать закупки ПАО «Транснефть»

Для проведения закупок конкурентными способами государственная корпорация использует официально аккредитованные электронные торговые площадки, с которыми налажено прямое взаимодействие у Единой информационной системы. К числу таких площадок в настоящее время, например, относятся:

• РТС Тендер;
• Сбербанк АСТ;
• Росэлторг.

Поиск тендеров на этих площадках является бесплатным, если осуществлять их напрямую с помощью поисковых систем ЭТП.

Кроме того, получать информацию о закупках, которые планирует проводить или уже проводит данная госкорпорация, можно посредством обращения к различным коммерческим программным продуктам и сайтам, направленным на поиск и отбор по необходимым критериям закупок, проводимых в различных регионах государственными и муниципальными заказчиками и приравненными к ним юридическими лицами (к последним относится и «Транснефть»). Одним из примеров таких программных продуктов является платный сервис поиска «Тендерплан», выступающий в качестве специализированного сайта по поиску информации о проводимых закупках в соответствии с установленными фильтрами.

Поиск посредством использования сайта zakupki.gov.ru осуществляется следующим образом:

• следует войти в раздел, посвященный поиску проводимых закупок, и в поле поиска ввести известные данные;

Картинка с сайта: zakonguru.com

• если по указанным параметрам не выдаются необходимые закупки, либо список очень широк, можно обратиться к расширенному поиску;

Картинка с сайта: zakonguru.com

• можно выбрать вариант со строгой фильтрацией либо со свободным толкованием поиска;

Картинка с сайта: zakonguru.com

• дополнительную фильтрацию можно установить посредством фиксации установленных параметров, которые ограничат включение каких-либо дополнительных заказов, кроме заданной тематики;

Картинка с сайта: zakonguru.com

• итогом станет представленный список с отфильтрованными проводимыми закупками в конкретном регионе либо только с определенным заказчиком из числа подразделений или филиалов государственной корпорации.

Необходимые документы для участия

В том случае, если потенциальный исполнитель по контракту принял решение участвовать в конкретной закупке, ему потребуется ознакомиться не только с документацией и извещением к этой закупке, но также и с Положением о закупках. Это необходимо для того, чтобы исключить риск отклонения заявки на любом из этапов проведения закупки вплоть до заключения контракта.

К числу документов, которые потребуется предоставить в качестве заявки на участие, следует отнести:

• декларацию на соответствие требованиям документации о закупке, а также действующего законодательства;
• перечень товаров, работ или услуг, которые может предоставить в рамках исполнения контракта потенциальный участник закупок;
• согласие на исполнение контракта на условиях, сформированных в документации о закупке;
• уставные документы на организацию, в том числе Выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, имеющие актуальную дату получения;
• правоустанавливающие документы на доверенных должностных лиц осуществлять юридически значимые действия от имени организации (приказы о назначении на должности и наделении полномочиями, доверенности, выписки из уставных документов о правах сотрудников, занимающих определенные должности);
• документы, подтверждающие отсутствие уголовных дел в отношении членов руководящего состава по преступлениям, совершенным в экономической сфере, а также при осуществлении государственных или муниципальных закупок;
• декларацию о ненахождении в Реестре недобросовестных поставщиков;
• документы о непроведении в отношении юридического лица процедуры ликвидации по судебному решению, а также по банкротству ввиду финансовой несостоятельности организации.

Порядок действий

Для того чтобы принять участие в закупках, которые проводятся ПАО «Транснефть» или ее дочерними предприятиями, потенциальный исполнитель по контракту должен выполнить следующие действия:

• получить электронную цифровую подпись, которая даст ему право не только размещать все документы в Единой информационной системе или на электронных торговых площадках, но и подписывать их, в том числе предоставленный проект контракта;
• зарегистрировать свою организацию в ЕИС и получить аккредитацию на ЭТП, а также подать заявку на включение в Единый реестр участников закупок;
• подобрать наиболее подходящий тендер (или несколько тендеров), в которых планируется принимать участие;
• подготовить пакет документов, предусмотренный документацией о закупках;
• направить заявку и такой пакет в те календарные рамки, которые указаны в извещении, оператору электронной торговой площадки;
• в случае прохождения предварительного отбора и допуска к собственно торгам заявить свою позицию о цене и качестве поставляемого товара в день проведения торгов;
• в случае положительного решения в части признания победителем участник закупки должен подписать проект контракта, направленный ему соответствующими сотрудниками организации-заказчика. В случае наличия каких-либо разногласий с предоставленным проектом (заполняется заказчиком на основе проекта контракта, который представлен в документации о закупке, и результатов подведения итогов закупочной процедуры в соответствии с предоставленными победителем данными для заполнения) такие разногласия следует направить в виде специального протокола разногласий заказчику в установленные сроки. Однако количество протоколов может быть ограничено документацией о закупках с целью исключения риска затягивания подписания контракта.

В случае наличия сложностей с исполнением (например, по независящим от исполнителя причинам) заказчик должен быть уведомлен об этом с помощью специального официального письма с предложением согласования новых сроков исполнения.

Клиент:

ПАО «Транснефть»

В партнерстве с АО «Инлайн-Групп»

Название проекта:

Сопровождение АСУ Закупки для ПАО «Транснефть»

Период проведения проекта:

Декабрь 2016 — декабрь 2020 года

Описание проекта:

Публичное акционерное общество «Транснефть» (до 21.07.2016 — Открытое акционерное общество «Акционерная компания по транспорту нефти «Транснефть») учреждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 августа 1993 года № 810 во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 17 ноября 1992 года № 1403. Учредитель – Правительство Российской Федерации. ОАО «АК «Транснефть» зарегистрировано Московской регистрационной палатой 26 августа 1993 года, свидетельство № 026.800.

Основные направления деятельности:

• Оказание услуг в области транспортировки нефти и нефтепродуктов по системе магистральных трубопроводов в Российской Федерации и за ее пределы.
• Проведение профилактических, диагностических и аварийно-восстановительных работ на магистральных трубопроводах.
• Координация деятельности по комплексному развитию сети магистральных трубопроводов и других объектов трубопроводного транспорта.
• Взаимодействие с трубопроводными предприятиями других государств по вопросам транспортировки нефти и нефтепродуктов в соответствии с межправительственными соглашениями.
• Участие в решении задач научно-технического и инновационного развития в трубопроводном транспорте, внедрение нового оборудования, технологий и материалов.
• Привлечение инвестиций для развития производственной базы, расширения и реконструкции объектов организаций системы ПАО «Транснефть».
• Организация работы по обеспечению охраны окружающей среды в районах размещения объектов трубопроводного транспорта.

Цели и задачи проекта:

• Поддержка пользователей АСУ Закупки по основным Функциональным блокам системы АСУ Закупки (Потребности, Лоты, Договоры).

Результаты проекта:

• Успешно обработаны заявки пользователей системы АСУ Закупки ПАО «Транснефть», SLA>95%.