Чем отличается политика от инструкции

Вопрос

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»

Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

Будем признательны за помощь!

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
справочно-информационные документы;
документы по личному составу;
договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

«положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
«инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

«регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
«правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Источник

Что общего и чем отличаются политики, стандарты и процедуры работы? Далеко не каждый может ответить на этот вопрос. Общее понимание вроде как присутствует, но дьявол кроется в деталях, а именно детали в итоге формируют разницу в понимании. Разность понимания, в свою очередь, оборачивается неоправданными ожиданиями и потерянным временем.

Политики, стандарты и процедуры. В чем разница?

Политики в работе компании

Политика — это собрание принципов, которым следует компания в своей деятельности. Принципы — это фактически правила поведения, принятые в компании. Надеюсь, вы понимаете, что наличие выраженного принципа вовсе не означает, что его неукоснительно соблюдают? Потому как иногда я наблюдал ситуацию, когда создание политики и её выполнение считалось тождественным. Но это совсем другая история. Сейчас мы разберёмся только с тем, что из себя представляют политики, стандарты и процедуры.

Впрочем, я отвлекся. Вернемся к политике.

Правила поведения и принятия решений, прописанные в политике, могут касаться разных областей деятельности. Например:

Политика внутренних коммуникаций
Политика качества
Политика обслуживания клиентов
Политика информационной безопасности
Политика управления финансами
Политика управления бизнес процессами
и т.д.

Каждый из вышеперечисленных примеров определяет желаемое поведение компании в рамках конкретной области.

Получается, что у компании может быть множество политик — по политике на каждую область деятельности. Хорошо, а сколько их должно быть в таком случае? Для каких областей деятельности нужно создавать политики? Ответить на данный вопрос однозначно не получится. Дело в том, что политики создаются для тех областей, которые являются ключевыми с точки зрения стратегии компании. А стратегия у каждого своя. Так что только вы можете определить набор и состав политик.

Вовсе необязательно создавать политику для каждой ключевой области. Вполне допустимо использовать одну, которая вберет в себя необходимые принципы из разных областей деятельности. Таким образом, вы можете просто составить список ключевых с точки зрения операционной деятельности вопросов, сформулировать ответы на них и собрать их в виде корпоративной политики.

Политика компании может охватывать различные аспекты, включая:

Корпоративные ценности: Основные принципы, на которых строится культура компании.

Этика и соблюдение норм: Правила поведения сотрудников, включая соблюдение законов и этических стандартов.

Управление персоналом: Политики, касающиеся найма, обучения, оценки и увольнения сотрудников.

Финансовая политика: Принципы управления финансами, включая бюджетирование, отчетность и контроль расходов.

Клиентская политика: Подходы к обслуживанию клиентов, обработке жалоб и поддержанию отношений с клиентами.

Экологическая и социальная ответственность: Стратегии, направленные на минимизацию негативного воздействия на окружающую среду и поддержку социальных инициатив.

Политика компании помогает установить четкие ожидания и стандарты, а также способствует созданию единого подхода к различным аспектам бизнеса.

Хорошая политика помимо ответа на вопрос «как поступать в том или ином случае» даёт ответ на вопрос «почему так следует делать».

В успешных компаниях политики пишутся и принимаются советом директоров или собранием руководителей исполнительного звена, т.к. именно они в конечном счете отвечают за всю компанию и каждого сотрудника в отдельности.

Вопросу управления политиками уделяется довольно много внимания. И это вполне обосновано.

Кстати, если уж вы используете политики в компании, убедитесь в том, что существует соответствующая политика, регулирующая внесение изменений во все остальные. В противном случае, изменение политик станет хаотичным и сведёт на нет все усилия по их созданию. Помните, изменение политики в обязательном порядке должно быть согласовано и подписано каждым, кто принимал политику ранее.

Стандарты организации

Если политики охватывают вопросы в рамках всей компании, то стандарты задают правила и процедуры контроля, которые помогают политикам выполняться на постоянной основе. Стандарты — это то, что должны делать все сотрудники, чтобы реализовывать политики. Стандарт регулирует какой-то конкретный вопрос, так что стандартов в компании может быть (и скорее всего будет) множество. Например, ГОСТы. Один ГОСТ регулирует лишь один вопрос. Например, существует целый блок ГОСТов, касающийся рабочей документации строительства. Но на каждый конкретный вопрос существует свой стандарт:

Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации.
Система проектной документации для строительства. Общие данные по рабочим чертежам.
Система проектной документации для строительства. Спецификации.
Система проектной документации для строительства. Условные обозначения трубопроводов санитарно-технических систем

и т.д.

Для вышеуказанного примера политика будет касаться общих вопросов управления проектной документацией для строительства, а стандарты — конкретизировать отдельные вопросы.

Есть, правда, и исключение в российской действительности. Компании, ведущие международную деятельность, зачастую вынуждены соблюдать два стандарта в области финансовой отчетности — РСБУ и МСФО. Но это исключение.

Технические стандарты содержат спецификации, которые разные производители используют для того, чтобы компоненты или устройства могли использоваться вместе или были совместимы друг с другом.

Стандарты могут быть очень специфичны и применяться только в одной компании. Но каждый стандарт формируется на основании лучшего опыта — опыта компании или отрасли. Нередко стандарты из одних отраслей и направлений адаптируются для других. Например, стандарты по технике безопасности.

Зачастую стандарты направлены на обеспечение безопасности сотрудников и защиту физических и информационных активов компании.

Соблюдение стандартов обязательно.

Как и политики, стандарты должны управляться группой экспертов в области действия стандарта. Поэтому совершенно неправильно, когда, к примеру, отдел кадров управляет стандартом по безопасности труда на производстве. И это ещё не самый «жесткий» пример.

Внесение изменений в стандарты также должно регулироваться явным и понятным образом.

Чем стандарт и политика компании отличаются от положения

Стандарт, политика и положение компании — это три различных элемента управления, которые имеют свои особенности и функции. Вот основные отличия между ними:

Уровень абстракции. Политики более общие и определяют стратегическое направление. Стандарты конкретизируют требования и критерии. Положения устанавливают обязательные правила и нормы.

Функция. Политики задают общее направление и принципы. Стандарты обеспечивают качество и единообразие. Положения регулируют конкретные аспекты деятельности и устанавливают обязательства.

Форма: Политики и положения часто оформляются в виде документов, которые могут быть более формальными. Стандарты могут быть представлены в виде таблиц, критериев или спецификаций.

Таким образом, политика, стандарт и положение работают вместе, чтобы создать структурированную и эффективную систему управления в компании, но каждый из этих элементов выполняет свою уникальную роль.

Процедуры компании

Можно сказать, что процедуры — это инструкции, которые рассказывают о том, как нужно выполнять действия. Правильные стандарты и процедуры являются сквозными, т.е. отражают то, как должны пошагово выполняться определённые операции в рамках более широкого представления политик и стандартов.

Процедуры могут применяться и управляться локально, например, в рамках одного подразделения или даже одной должности. Правда, это не означает, что изменение процедур может происходить по другим принципам, нежели изменение политик и стандартов. В любом случае процедура изменения должна включать в себя комплексный анализ влияния на результаты и ход процедуры.

Процедура как часть процесса имеет определенный результат, у которого есть клиент. При управлении ими необходимо помнить об этом. Также необходимо помнить о соблюдении интересов участников выполнения процедуры.

Для управления процедурами не надо привлекать верхние органы управления, такие, как совет директоров. Однако заинтересованные представители среднего менеджмента должны участвовать в утверждении процедур. Напомню, процедуры связаны с вышестоящими стандартами и политиками, поэтому изменение процедур может затронуть интересы в оба направления.

Процедура с процессной точки зрения

В управлении бизнес-процессами понятие процедуры немного отличается от общепринятого. С нашей точки зрения, процедура — это линейная последовательность операций. Процедура позволяет отобразить последовательность действий в виде простого списка и тем самым упростить описание бизнес-процесса.

Процедура и процесс — это два термина, которые часто используются в управлении и организации работы компании, но они имеют разные значения.

Основные различия:

Уровень детализации: Процесс более общий и охватывает последовательность действий, тогда как процедура более конкретна и описывает, как выполнять отдельные шаги.

Цель: Процесс направлен на достижение конечного результата, а процедура — на выполнение конкретных действий для достижения этого результата.

Применение: Процессы могут включать несколько процедур, а процедуры могут существовать в рамках одного или нескольких процессов.

В общем, процесс и процедура взаимосвязаны, но служат разным целям в управлении и организации работы компании.

Политики, стандарты и процедуры — общие элементы

Общие требования к документации по политикам, стандартам и процедурам позволяют увеличить вероятность правильного понимания и исполнения документов.

Ясность

Политики, стандарты и процедуры должны быть написаны ясным, понятным для всех языком. Это обязательное и основополагающее требование. Несмотря на то что разные люди по-разному понимают информацию, необходимо стремиться к тому, чтобы документы были доступны для понимания широкому кругу пользователей.

Лично я формулирую требование таким образом: документ должен быть понятен для условного человека с улицы. Это означает, что специалист, имеющий набор базовых знаний в предметной области, должен легко понять, что написано в документе и что с этим делать.

К этому требованию также относится использование максимально простого и живого языка. Чем проще написано, тем проще воспринимается. Только не забывайте о соблюдении грамматических правил.

Единообразие

Не стоит превращать документы в комиксы. Когда от разнообразия картинок, шрифтов, цветов и стилей оформления начинает рябить в глазах. Выбирайте простые стили и единообразно оформляйте элементы. Если жирный шрифт используется для выделения определений, значит, он не подойдёт для подчёркивания ключевых мыслей. Размер заголовков должен быть одинаковым для соответствующего уровня заголовка. Не делайте заголовки одного уровня разноцветными и т.д.

Взаимосвязь

Связь между документами должна прослеживаться в каждом документе. Иными словами, если процедура поддерживает выполнение определённого стандарта, который, в свою очередь, отражает действие политики, это должно быть понятно из документа. Изменение процедуры повлечет за собой в конечном счете изменения в политике и наоборот. В документации должна быть иерархия. Использование интерактивных ссылок существенно упрощает процесс работы с документацией.

Единое хранилище

На сегодняшний день многие компании страдают от одного недостатка, связанного с хранением информации — отсутствием единого онлайн-хранилища. Все политики, стандарты и процедуры должны находиться в одном месте, к которому есть доступ у заинтересованных сотрудников. Доступ должен быть открыт для чтения, но не для редактирования. Да, можно (а порой и нужно) разграничивать права по чтению документации.

Важно помнить, что редактирование документации может быть открыто только для ответственных. Также должны быть настроены права изменения документа на основании маршрута согласования. То есть документ может быть изменён в онлайн-хранилище, только если его согласовали все ответственные.

Обязательно должен работать поиск по названиям документов и их содержанию. Система тегов приветствуется. Карта документации — высший пилотаж.

Наличие вспомогательной документации

Об этом типе документов часто забывают. К ним относятся инструкции, чек-листы, описание методик расчётов и т.д. Эти документы предназначены для того, чтобы помогать сотрудникам выполнять определённые процессы, процедуры и т.д. Очень часто отсутствие технических инструкций является весьма серьёзным препятствием в успешном внедрении и эффективном использовании того или иного инструмента.

Процедура управления в компании — это формализованный набор шагов или инструкций, которые описывают, как выполнять определенные действия или процессы в рамках управления организацией. Процедуры управления помогают обеспечить последовательность, эффективность и соответствие стандартам в выполнении задач. Они могут охватывать различные аспекты управления, включая:

Структурированность: Процедуры имеют четкую структуру и последовательность шагов, что позволяет сотрудникам легко следовать им.

Документированность: Процедуры обычно документируются, чтобы обеспечить доступность информации для всех сотрудников и гарантировать, что они могут быть использованы в любое время.

Целевое назначение: Каждая процедура имеет конкретную цель, например, улучшение качества, повышение эффективности, соблюдение нормативных требований или управление рисками.

Обязанности и роли: Процедуры часто определяют, кто отвечает за выполнение каждого шага, что помогает установить ответственность и избежать путаницы.

Контроль и мониторинг: Процедуры могут включать механизмы контроля и мониторинга, чтобы убедиться, что они выполняются правильно и эффективно.

Рассмотрим ряд примеров процедур управления:

Процедура найма сотрудников: Описание шагов, необходимых для привлечения, отбора и найма новых сотрудников.

Процедура обработки жалоб клиентов: Шаги, которые сотрудники должны следовать для эффективного реагирования на жалобы и запросы клиентов.

Процедура управления проектами: Описание этапов планирования, выполнения и завершения проектов, включая распределение ресурсов и контроль сроков.

Процедура оценки производительности: Шаги, которые руководители должны следовать для оценки работы сотрудников и предоставления обратной связи.

Важность процедур управления:

Улучшение эффективности: Четкие процедуры помогают сократить время на выполнение задач и минимизировать ошибки.

Соблюдение стандартов: Процедуры обеспечивают соответствие внутренним и внешним стандартам и требованиям.

Обучение и адаптация: Новые сотрудники могут быстрее адаптироваться и обучаться, следуя установленным процедурам.

Управление рисками: Процедуры помогают выявлять и минимизировать риски, связанные с выполнением определенных действий.

Таким образом, процедуры управления являются важным инструментом для обеспечения эффективного функционирования компании и достижения ее стратегических целей.

Управление бизнес-процессами

Документы бизнес-процесса

Если вы решили разобраться в вопросе, какие документы бизнес процесса существуют. Если для вас не очевидна разница между регламентом и описанием бизнес процесса. Если вы считаете, что политика в области управления бизнес процессами и положение об управлении бизнес-процессами — одно и тоже.

Читать

Источник

Один из вопросов, который часто задают на протяжении многих лет, заключается в том, в чем разница между политикой, процессом и процедурой? Решение о том, какая информация должна быть зафиксирована в том или ином типе документа, может стать настоящим минным полем. Итак, вот ответ…

Политика, процесс и процедура: в чем разница?

Полезно рассматривать эти документы в виде трехуровневой пирамиды:

Что такое политика?

На вершине пирамиды находятся политики.

Политика определяет стратегическое направление деятельности организации в соответствии с решением высшего руководства. Политика определяет пункт назначения, но не дает никаких указаний о том, как это должно быть выполнено. Например, политика может содержать такое утверждение, как “Время и посещаемость должны отслеживаться для всех сотрудников и подрядчиков четким и последовательным образом”, но не содержит никаких указаний на то, как оно должно быть выполнено.

Что такое процесс?

Под политикой находятся процессы.

Определение процесса в ISO выглядит следующим образом:

«Процесс — это набор взаимосвязанных действий, которые превращают входы в выходы»

Процесс определяет то, что вы делаете, но не то, как вы это делаете. Бизнес-процесс для отслеживания рабочего времени и посещаемости для всех сотрудников и подрядчиков может содержать такую задачу, как «Заполнение таблицы учета рабочего времени и посещаемости», но не содержать подробностей о том, как она выполняется. Существует предположение, что ответственное лицо будет знать, как выполнить поставленную задачу и где найти подходящие материалы для этого. Любые дополнительные указания или детали должны быть изложены в процедуре или рабочей инструкции.

На приведенной ниже карте процесса можно увидеть, что она содержит пять действий и показывает ответственного за каждое из них. Ожидается, что, например, менеджер проекта будет знать, как «Подтвердить охват проекта», или, если он не знает, он будет знать, как это выяснить. При необходимости можно ссылаться на документацию о том, как выполнять действие – процедуру или рабочую инструкцию – из соответствующего действия на карте процесса.

Что такое процедура или рабочая инструкция?

Это третий слой пирамиды.

В процедуре или рабочей инструкции должны быть подробно описаны точные шаги, которые человеку необходимо пройти, чтобы выполнить любое действие, описанное в процессе. Продолжая тему учета рабочего времени и посещаемости, можно привести следующую инструкцию: «Таблицу учета рабочего времени и посещаемости можно найти в папке «Отдел кадров» на сетевом диске. Количество работников и отработанное время указываются в колонках C и D’

Практическое применение

Распространенная причина интереса к разнице между политикой, процессом и процедурой заключается в том, что ясность и последовательность в отношении различных типов информации является абсолютно ключевым фактором в поощрении ваших сотрудников следовать согласованному процессу. Тем не менее, это по-прежнему самая сложная вещь, которую можно достичь в любом проекте по улучшению процессов, потому что он зависит от того, имеют ли все сотрудники доступ ко всем процессам вашей организации.

Оригинал статьи Пола Элсон-Вайнинга здесь.

Источник

Время на прочтение6 мин

Количество просмотров15K

Как сделать стандарт за 10 дней, я рассказывал раньше. Сейчас я хотел бы рассказать о терминологии и названиях документов, их значении и разных подходах к составлению документации. Конечно, все знают, что полезно разбираться в документах, но не у всех хватает терпения вникнуть в них. Я расскажу, как меня засудили как раз за это. Эта часть будет сухой и скучной, налейте себе чая, возьмите печеньки. Поехали.

Слишком долгое вступление в тему

Любой живой язык прекрасен в своих нюансах. А русский язык прекрасен вдвойне. Имея такой мощный базис, русский канцелярит (так я называю язык, на котором пишутся законы, постановления правительства и другие официальные бумаги) пленит своими возможностями. Разумеется, если вы не пытаетесь его читать. Если нет возможности этого избежать, то читать канцелярит надо вдумчиво и размеренно, несколько раз перечитывая, вникая в каждое слово.

Шел 2008 год – лето, пятница. Я отпросился пораньше с работы, чтобы не стоять в пробках, и ехал на дачу по Дмитровскому шоссе в районе Яхромы. Было довольно плотненько, но терпимо. Меня останавливает инспектор ГИБДД, просит документы и заявляет, что я не пропустил пешехода. Я с ним не соглашаюсь.

Тогда инспектор предлагает подписать мне постановление и говорит, что у меня будет 10 дней на обжалование. Ну, уже неплохо. Я подписываю бумагу и еду дальше по своим делам. Оказалось, что инспектор воспользовался моим незнанием.

Протокол? Какой протокол?

На суде выяснилось, что я подписал не протокол, а постановление.

В случае, если представитель власти увидел признаки административного правонарушения (например, правил дорожного движения), он должен составить протокол. В протоколе вы можете написать, что не согласны с замечаниями, а вот в постановлении такой графы нет. Т.е. подписывая постановление, я фактически признал свою вину. Да, у вас есть 10 дней, чтобы обжаловать постановление. Но шансов практически нет. Таким образом, протокол – лишь фиксация нарушения, а постановление – уже назначенное наказание.

Казалось бы, две какие-то бумажки, а какие разные последствия.

Документы для информационной безопасности

Как и любая деятельность, процессы информационной безопасности рано или поздно обрастают некоторым объемом документов: политики, регламенты, инструкции, положения и т.п. Каждый из этих документов решает определенную задачу, а путаница в них (как в примере выше) в обязательном порядке губительно скажется на вашей деятельности.

Для создания документов такого рода мы можем использовать достижения как отечественной, так и западной школ.

Западная школа

Западная школа довольно свободно относится к названиям и содержанию документов. Самым ярким доказательством является серия стандартов – ISO 2700x, которую знает каждый безопасник.

В общем случае вся документация делится на четыре уровня.

Политики первого уровня – наиболее «водянистые» и «стратегические». Например, «Политика информационной безопасности ООО «Ромашка».
Политики второго уровня – конкретизируют определённые аспекты глобальной политики или конкретные процедуры. Например, «Политика антивирусной защиты».
Инструкции (третий уровень) – описывают конкретные обязанности сотрудников в рамках политики 2 уровня, например, «Инструкция системного администратора по антивирусной защите сегмента КСПД».
Записи (четвертый уровень) – все то, что не вошло в предыдущие три уровня. От настроек на конкретном сегменте до разбора инцидентов SIEM-системы.

При применении данного подхода возникают проблемы с адаптацией сего стандарта в наших реалиях. До сих пор можно легко обратить любое общение безопасников в безжалостный холивар вопросом о размере политики безопасности. Большинство предпочитает хранить всю необходимую информацию в одном документе, ведь чем больше документов, тем больше времени необходимо тратить на отслеживание их взаимосвязей, а согласование и внесение изменений может затягиваться на месяцы. Я встречал и другие мнения, однако в любом случае вывод следующий: западные методики не раскрывают многих необходимых нюансов.

Обратимся же к отечественному опыту.

Отечественная школа

Имея такую впечатляющую историю и опыт поколений в разработке конструкторской документации (ЕСКД), было бы удивительно, если бы у нас не сложились свои традиции и понимание оформления документов. Если внимательно посмотреть тот же ГОСТ 34 серии, то можно с удивлением узнать, что он вполне логичен и даже удобен. Разве перед внедрением любой системы вы не разрабатываете верхнеуровневую структуру (эскизный проект), уточняя его все детальнее и детальнее (технический проект и рабочая документация)?

Поэтому, если вы будете разрабатывать документы для русской компании, вы скорее всего будете использовать подходы отечественной школы. Основным ее отличием от западной, является внимание к терминам и названиям. Например, называя документ «Перечень входных сигналов и данных», от вас ожидают, что там будет информация о входных, возможно, даже о выходных сигналах, а не требования к информационному обеспечению или описание массива информации.

Но здесь вас может поджидать проблема. Как вы думаете, чем отличаются:

Политика информационной безопасности,
Регламент информационной безопасности,
Положение об информационной безопасности?

Именно этот вопрос поставил меня в тупик, когда я перешел к этапу составления комплекта организационно-распорядительной документации (ОРД). Давайте же разберемся.

Как вы лодку назовете, так она и поплывет

Остановимся на основных документах (если будем рассматривать все – это будет совсем нудно и неинтересно). Описанный ниже подход является основным в работе Департамента информационной безопасности в одном из подразделений ЛАНИТ.

Приказ

Альфа и омега любого процесса, который вы захотите перенести на бумагу. В отличие от западного подхода, где достаточно просто утверждения уполномоченными лицами, у нас все документы вводятся приказом. Вы можете использовать в работе какие угодно инструкции и формы, но если они не введены приказом, считайте, что их у вас нет.

Это, кстати, особенно актуально для защиты персональных данных. Любая проверка регуляторов начинается с установления факта правоприменимости принятых мер. Если вы занимаетесь каким-нибудь документом, то вам, скорее всего, и готовить проект приказа.

Основными отличительными чертами Приказа являются следующие:

Вводится в действие генеральным директором, именно он имеет право распространять те или иные требования на всю организацию.
Наличие команды. Например, внедрить политику информационной безопасности.
Назначение ответственного. В приказе должен быть указан ответственный за выполнение сути приказа, например, в случае политики – директор по ИБ.
Наличие сроков. Тут все очевидно. Например, доведение до сведения всех сотрудников Политики ИБ в течение 2-х дней.
Наличие контролирующего. Эту часть часто забывают, но крайне желательно указать, за кем закрепляется контроль над исполнением сути приказа. Обычно он либо остается у генерального директора, либо передается ответственному.

Приказом вводится все – от режима защиты персональных данных до утверждения форм отчетности. Делать ли разные приказы на каждый чих или единым пулом – зачастую дело вкуса. Если все вводить отдельными приказами, то внедренные документы проще будет менять. Если единым пулом, то проще согласовать и подписывать.

Политика

Наконец, мы добрались до Политики. В нашей традиции это относительно новый документ, в отличии от других, представленных здесь. Особенностью Политики является то, что она описывает процессы. Например, процесс обеспечения информационной безопасности.

Политика может и должна выдвигать требования к функционированию процесса, может описывать требуемое обеспечение и исключения.

Используя отечественный подход, вы можете создать политику любого объема. Главное, не надо превращать Политику в описание задач и распределение ответственности между исполнителями, для этого есть Положения и Инструкции.

Положение

В отличие от Политики, Положение как раз направлено на регулирование деятельности людей и подразделений. Положение, в общем случае, регламентирует порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

Т.е. фактически Положение очень редко применяется к процессам, но будет весьма уместно в виде «Положение о Департаменте информационной безопасности».

Регламент

Регламент – самый противоречивый документ. Я встречал компании, в которой были только разнообразные Регламенты. Надо понимать, что в своей сути регламент – временный документ, во всяком случае в информационной безопасности. Это то, что сейчас модно называть «дорожной картой». Регламент, в отличие от Политики и Положения, определяет конкретные шаги и сроки их исполнения.

А раз есть сроки, Регламент мало применим к непрерывным процессам, например, обеспечению безопасности всей компании или обеспечению контроля качества. Т.е. может быть «Регламент внедрения политики безопасности», но лучше не делать «Регламент информационной безопасности».

Инструкция

Инструкция – самый последний в иерархии, но не по значимости документ. Инструкция описывает конкретные шаги, что надо делать в той или иной ситуации, или наоборот, то, что делать не надо никогда. Самый знаменитый пример инструкций обоих типов – Устав внутренней службы Вооруженных Сил.

Инструкции не привязаны к какой-то конкретной структуре, и, пожалуй, главным требованием является понятность и удобство чтения.

На этом хотел бы закончить, надеюсь, вы дочитали до конца. Не повторяйте моих ошибок и знайте значение документов.

Кстати, у нас есть вакансия.

Источник

Чем Регламент Отличается от Правил, Положений, Стандартов, Политики и Инструкций: Разбираемся в Нормативной Базе

📄Автор👉🏻

В мире бизнеса и управления, где все должно быть четко организовано и структурировано, существует множество нормативных документов, регулирующих деятельность организаций и отдельных сотрудников. Среди них часто встречаются термины «регламент», «правила», «положение», «стандарт», «политика» и «инструкция». Но что же означают эти слова на практике? Какова их суть? И как различить эти понятия, чтобы не запутаться в многообразии нормативной документации? 🧐 Давайте разберемся!

Регламент — это, по сути, внутренний закон 📜 для организации, предприятия или учреждения. Он устанавливает четкий порядок действий и определяет правила взаимодействия между сотрудниками, отделами и подразделениями. Представьте себе, что регламент — это своего рода дорожная карта, которая помогает всем участникам процесса двигаться в одном направлении и достигать общих целей. 🎯

Например, регламент может описывать:

Порядок обработки заказов: от момента получения заявки до отгрузки товара. 📦
Взаимодействие отдела продаж и отдела логистики: кто за что отвечает и как они обмениваются информацией. 🤝
Процедуру проведения совещаний: кто приглашается, как готовиться, как вести протоколы. 📝
Правила оформления отпусков: кто и как подает заявления, как рассчитывается отпускной период. 🏖️

Важно понимать, что регламент — это не просто набор абстрактных правил. Он конкретизирует действия, указывает ответственных лиц и определяет сроки выполнения. Благодаря регламентам сотрудники понимают, что, как и когда делать, что, в свою очередь, повышает эффективность работы 📈 и минимизирует риски ошибок.

Для перехода к интересующему разделу выберите ссылку:

🌟 Правила: Общие Требования и Нормы

🌟 Положение: Определение Статуса и Роли Организации

🌟 Стандарт: Добровольное Соблюдение Требований Качества

🌟 Политика: Общие Принципы и Направления Действий

🌟 Инструкция: Пошаговое Руководство к Действию

🌟 Взаимосвязь и Различия: Резюме

🌟 Советы по Разработке и Применению Нормативных Документов

🌟 Выводы и Заключение

🤛🏻 Дальше

Регламент и правила: тонкая грань порядка
Часто слова «регламент» и «правила» используются как синонимы, но между ними есть важная разница, которая определяет их применение и роль в организации деятельности.
Регламент – это, по сути, свод правил, но с упором на порядок работы какого-либо учреждения, предприятия или организации. ⏱️ Он детально описывает, как именно должны осуществляться процессы, кто за что отвечает, в какой последовательности выполняются действия, какие сроки и этапы необходимо соблюдать. 🔄 Регламент – это своего рода инструкция, направленная на оптимизацию и структурирование деятельности, обеспечение её эффективности и прозрачности. 📊
Правила, в свою очередь, – это общие предписания, определяющие допустимые и недопустимые действия в рамках определенной сферы. 🚫 Они могут быть направлены на обеспечение безопасности, соблюдение этики, поддержание порядка и дисциплины. 👮‍♀️ Правила могут быть как общими (например, правила дорожного движения), так и специфическими для определенной организации (правила внутреннего распорядка).
Таким образом, регламент – это более конкретный и детализированный документ, который фокусируется на организации работы и достижении конкретных целей. 🎯 Правила же – это более общие предписания, направленные на регулирование поведения и обеспечение определенного порядка.
Например, в школе существуют правила поведения для учеников (не опаздывать на уроки, не шуметь во время занятий), а также регламент проведения учебного процесса (расписание уроков, порядок проведения контрольных работ, правила оценивания). 🏫
Важно понимать, что регламент может включать в себя правила, но не все правила являются частью регламента. Правила могут быть более широкими и охватывать различные аспекты деятельности, в то время как регламент – это инструмент для упорядочивания конкретных рабочих процессов. ⚙️
В заключение, можно сказать, что регламент и правила – это два взаимосвязанных, но не идентичных понятия, которые играют важную роль в обеспечении порядка и эффективности деятельности любой организации. 🤝

Правила: Общие Требования и Нормы

Если регламент — это внутренний порядок, то правила — это общие требования, которые распространяются на более широкий круг лиц. Правила могут быть внутренними (для сотрудников организации) и внешними (для всех, кто взаимодействует с организацией).

Например:

Правила внутреннего трудового распорядка: устанавливают время начала и окончания рабочего дня, правила оформления перерывов, порядок использования служебного имущества. ⏰
Правила дорожного движения: регламентируют движение транспорта и пешеходов на дорогах. 🚦
Правила пользования общественным транспортом: устанавливают порядок оплаты проезда, правила поведения в салоне. 🚌

Ключевое отличие правил от регламента заключается в том, что правила, как правило, не описывают конкретные бизнес-процессы, а устанавливают общие принципы и требования, которые должны соблюдаться всеми.

Положение: Определение Статуса и Роли Организации

Положение — это нормативный документ, который определяет статус и роль организации на рынке. 🏢 Оно описывает цели и задачи организации, ее структуру, компетенции и взаимодействие с другими организациями.

Например:

Положение о отделе продаж: определяет задачи, функции, структуру и права отдела продаж.
Положение о филиале: описывает статус и функции филиала, его взаимоотношения с головной компанией.
Положение об обществе с ограниченной ответственностью: определяет правовой статус организации, ее учредителей, права и обязанности участников.

Положение — это не столько инструмент для регулирования внутренних процессов, сколько документ, который позиционирует организацию перед внешним миром. Оно дает понять, что организация собой представляет, какими принципами руководствуется и какие услуги предоставляет.

Стандарт: Добровольное Соблюдение Требований Качества

В отличие от регламента и правил, стандарт — это документ, который устанавливает требования к качеству и безопасности продукции или услуг. 📏 Стандарты могут быть государственными (обязательными для всех) или отраслевыми (добровольное применение).

Например:

ГОСТы: государственные стандарты, которые устанавливают требования к качеству продукции, например, к пищевым продуктам, строительным материалам.
ISO 9001: международный стандарт системы менеджмента качества, который помогает организациям повысить эффективность работы и удовлетворенность клиентов.

Ключевое отличие стандарта от регламента состоит в том, что стандарт — это рекомендация, а не обязательное требование. Организация может добровольно внедрять стандарты, чтобы повысить качество своей продукции или услуг и получить конкурентное преимущество.

Политика: Общие Принципы и Направления Действий

Политика — это общий курс действий, который организация выбирает для достижения своих целей. 🧭 Она определяет приоритеты и направления развития, принципы взаимодействия с сотрудниками, партнерами и клиентами.

Например:

Политика в области качества: определяет принципы обеспечения качества продукции и услуг.
Кадровая политика: определяет принципы подбора, обучения и мотивации персонала.
Политика безопасности: определяет принципы обеспечения безопасности сотрудников и клиентов.

Политика — это не столько конкретный документ с четкими инструкциями, сколько общий подход к решению определенных задач. Она определяет рамки, в которых должны действовать сотрудники и руководство.

Инструкция: Пошаговое Руководство к Действию

Инструкция — это пошаговое руководство, которое описывает, как выполнить конкретную задачу. 🛠️ Она содержит четкие и конкретные действия, которые необходимо выполнить в определенной последовательности.

Например:

Инструкция по эксплуатации станка: описывает, как включить, настроить и использовать станок.
Инструкция по технике безопасности: описывает правила безопасного поведения на рабочем месте.
Инструкция по заполнению отчетности: описывает, как правильно заполнить отчетный документ.

Инструкция — это инструмент для обучения и контроля, который помогает сотрудникам правильно выполнить конкретную работу. Она отличается от регламента тем, что сосредоточена на конкретной задаче, а не на процессе в целом.

Взаимосвязь и Различия: Резюме

Регламент, правила, положение, стандарт, политика и инструкция — это разные виды нормативных документов, которые выполняют разные функции.

Регламент — это внутренний порядок, который описывает бизнес-процессы.
Правила — это общие требования, которые должны соблюдаться всеми.
Положение — это документ, который определяет статус и роль организации.
Стандарт — это рекомендация по качеству и безопасности.
Политика — это общий курс действий организации.
Инструкция — это пошаговое руководство к выполнению конкретной задачи.

Все эти документы взаимосвязаны и дополняют друг друга. 🤝 Например, регламент может основываться на положениях, стандартах и политике организации. Инструкции могут быть разработаны на основе регламентов и правил.

Советы по Разработке и Применению Нормативных Документов

Определите цель документа. Зачем вам нужен этот документ? Что вы хотите им регулировать?
Используйте понятный и доступный язык. Документы должны быть понятны всем сотрудникам.
Будьте конкретны. Избегайте общих фраз и абстрактных формулировок.
Учитывайте специфику вашей организации. Документы должны соответствовать особенностям вашей деятельности.
Регулярно обновляйте документы. Нормативная база должна быть актуальной.
Обеспечьте доступность документов. Сотрудники должны иметь возможность легко найти и ознакомиться с необходимыми документами.
Обучите сотрудников работе с документами. Важно, чтобы сотрудники понимали, как применять документы на практике.
Внедрите систему контроля за соблюдением документов. Это поможет обеспечить эффективность нормативной базы.

Выводы и Заключение

Нормативная база — это основа эффективной работы любой организации. 🏗️ Правильно разработанные и внедренные регламенты, правила, положения, стандарты, политика и инструкции помогают повысить эффективность работы, минимизировать риски, улучшить качество продукции и услуг и обеспечить прозрачность деятельности.

Важно помнить, что нормативная база — это не самоцель, а инструмент для достижения целей организации. Поэтому, при разработке и применении нормативных документов, важно ориентироваться на конкретные задачи и учитывать особенности вашей организации.

***

Часто Задаваемые Вопросы (FAQ):

Чем регламент отличается от инструкции?

Регламент описывает процесс в целом, а инструкция — как выполнить конкретную задачу в рамках этого процесса.

Нужно ли разрабатывать регламент для каждой задачи?

Нет, регламенты разрабатываются для ключевых бизнес-процессов, а для отдельных задач могут использоваться инструкции.

Кто должен разрабатывать регламенты?

Разработка регламентов — это задача специалистов, которые хорошо знают бизнес-процессы организации.

Как обеспечить соблюдение регламентов?

Соблюдение регламентов обеспечивается за счет обучения сотрудников, контроля за их выполнением и применения санкций в случае нарушений.

Можно ли использовать готовые шаблоны регламентов?

Можно, но важно адаптировать их под специфику вашей организации.

Как часто нужно обновлять регламенты?

Регламенты необходимо обновлять по мере необходимости, например, при изменении бизнес-процессов или законодательства.

В чем разница между регламентом и положением?

Регламент — это внутренний порядок, а положение — документ, который определяет статус организации.

Что делать, если регламент мешает работе?

Если регламент мешает работе, нужно его пересмотреть и скорректировать.

Как определить, какие регламенты необходимы организации?

Необходимость в регламентах определяется анализом бизнес-процессов и выявлением проблемных зон.

Можно ли использовать регламенты для управления удаленными сотрудниками?

Да, регламенты — это эффективный инструмент для управления удаленными сотрудниками.

Надеюсь, эта статья помогла вам разобраться в различиях между регламентом, правилами, положениями, стандартами, политикой и инструкциями. Успехов в применении этих знаний на практике! 🍀

📢 В чем разница между положением и инструкцией

📢 Что такое регламент и чем отличается от положения

📢 Как называются части кухонной мебели

📢 Что входит в гарнитур

Источник