Что главнее положение или инструкция

4.2.1. Положение принимается в том случае, если устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ФАС России.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.

В регламенте и инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения законодательных и иных нормативных актов.

4.2.2. Текст печатается на листах формата A4.

Констатирующей частью положения (правил, регламента, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм.

4.2.3. Положение, правила, регламент и инструкция должны обязательно иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».

Заголовок выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

4.2.4. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Названия глав могут выделяться полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

4.2.5. Положения, правила, регламенты и инструкции разрабатываются соответствующими структурными подразделениями ФАС России, визируются руководителями данных структурных подразделений и утверждаются руководителем ФАС России (или заместителем руководителя ФАС России временно исполняющим обязанности руководителя).

Визирование данных документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 2.2.15. Инструкции.

Согласование положений, правил инструкций осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в пп. 2.2.14. Инструкции.

Утверждение оформляется грифом утверждения на подлиннике (см. пп. 2.2.17. Инструкции) или, если введение данных документов в действие требует дополнительных мероприятий, приказом по основной деятельности ФАС России (оформление см. п. 4.1. Инструкции).

Мы продолжаем цикл статей, посвященный разработке локальной инструкции по делопроизводству. Из предыдущего материала[1] вы узнали, как подготовиться к созданию инструкции, и получили ответы на вопросы, на основе каких федеральных нормативных и методических документов она создается, как выстроить ее структуру, как работать над текстом. Сегодня мы расскажем о двух первых разделах будущего регламента: «Общие положения» и «Термины и определения. Сокращения» и приведем текстовые фрагменты.

Раздел 1. Общие положения

В работе над первым разделом инструкции по делопроизводству помогут Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству[2], где подробно раскрывается содержание раздела «Общие положения».

Картинка с сайта: www.profiz.ru

Таким образом, первый раздел должен содержать:

• назначение, или цель инструкции – установить единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов организации;
• область применения инструкции – процессы создания оборота, хранения документов организации. Положения инструкции распространяются на все виды управленческих документов независимо от носителя;
• правовые основания разработки – законодательство, нормативные и методические документы, национальные стандарты Российской Федерации по делопроизводству и архивному делу;
• порядок применения инструкции устанавливает подразделение или работника, ответственного за исполнение положений инструкции, а также ответственность структурных подразделений за неисполнение регламента.

В разделе «Общие положения» также необходимо отразить следующие моменты:

• компания создает, хранит и использует как документы на бумажном носителе, так и электронные документы, причем делает это при помощи системы электронного документооборота, обеспечивающей выполнение требований инструкции по делопроизводству;
• положения инструкции не распространяются на работу с документами для служебного пользования, содержащими коммерческую, производственную или любую другую тайну; для них существуют собственные регламенты;

• положения инструкции распространяются на работу с другими видами документации (бухгалтерской, кадровой, договорной и т.д.) только в части общих принципов работы с документами и их хранения.

Если организация работает с физическими лицами, осуществляя публично значимые функции[3], то в инструкции по делопроизводству необходимо прописать, входят ли в нее положения о работе с обращениями граждан или для них в компании имеется отдельный регламент.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в компании, а также за соблюдение структурными подразделениями и их работниками положений инструкции возлагается на руководителя организации или должностное лицо, исполняющее его обязанности. Эту ответственность шеф делегирует структурному подразделению (канцелярии, службе делопроизводства) или одному работнику. В других структурных подразделениях ответственность за ведение делопроизводства возлагается на их руководителей. Те в свою очередь тоже вправе выбрать и назначить ответственным за делопроизводство кого-то из подчиненных работников.

Если за делопроизводство в компании отвечает канцелярия, то в компании должно действовать положение о ней (положение о структурном подразделении), а также должностные инструкции ее работников. Если отвечает один сотрудник, то он действует на основании своей должностной инструкции.

В «Общих положениях» необходимо установить общие требования работы с документами в организации. К ним относятся:

• обеспечение сохранности документов при их создании, исполнении или хранении, неразглашение содержащейся в них служебной информации;
• запрет на передачу служебных документов или их копий контрагентам, СМИ, иным организациям без разрешения руководства;
• установление дисциплинарной ответственности работников организации за несоблюдение правил делопроизводства, установленных инструкцией;
• обязанность передать все находящиеся в работе документы другому работнику (какому – укажет непосредственный начальник) перед отпуском или увольнением.

В качестве дополнительного образца для раздела «Общие положения» рекомендуем пользоваться одноименным разделом Примерной инструкции по делопроизводству[4].

Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.

Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте. 

В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Общая характеристика должностной инструкции
2. Значение должностной инструкции
3. Что делать, если нет должностной инструкции
4. Структура должностной инструкции
5. Порядок утверждения должностной инструкции

Общая характеристика должностной инструкции

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который  регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.

Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке  Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной  инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника  с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.

Важно знать! 

Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной  инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не  только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы  ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к  занимаемой должности.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить  объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:

• подчиненность;

• круг обязанностей;

• квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на  вакантную должность. 

Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в  заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с  заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.

Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных  ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в  случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем  в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства РФ. 

Что делать, если нет должностной инструкции

Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в  обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не  урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке  вносить в нее изменения и (или) дополнения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только  Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые  приняты и действуют на территории РФ. 

Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер.  Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно,  работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и  должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.

С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на  работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника,  который уже работает по данной должности.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Структура должностной инструкции

Основные разделы должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права работника;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

• Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием;

• Название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои  обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);

• Подчиненность работника;

• Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников,  непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

• Порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой  должности в период временного отсутствия работника;

• Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

• Требования к стажу работы по специальности;

• Квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении  специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при  выполнении должностных обязанностей;

• Организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет  служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пример:

Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем  профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при  этом опыт работы 1 год в отделе кадров. 

В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам  назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по  специальности не менее 2 лет».

Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано  наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует  Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по  управлению персоналом».

Решение:

Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит  из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции  руководствоваться справочниками.

Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование  должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует  требованиям, указанным в должностной инструкции. 

Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по  должности специалиста отдела кадров под работника.

Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже  среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по  направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».

Порядок утверждения должностной инструкции

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.

При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом  внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных  условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой  редакции, письменно ознакомив с ней работника. 

Должностная инструкция, как правило,  составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.