АРХИВАРИУС
Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
В трудовом договоре с работником в обязательном порядке должна быть указана трудовая функция такого работника, т. е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 57 ТК РФ). Уточнение и детализация трудовой функции обычно производятся в должностной инструкции.
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) должностная инструкция, наряду с правилами внутреннего трудового распорядка, штатным расписанием и другими аналогичными документами, является частью документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации.
Скачайте образцы документов по этой теме в КонсультантПлюс
Скачать
Приведем в нашей консультации должностную инструкцию архивариуса.
Обязательно ли составлять должностные инструкции?
ТК РФ не обязывает работодателя составлять должностные инструкции. Поэтому привлечь к ответственности за отсутствие должностных инструкций работодателя не получится.
Однако должностная инструкция позволяет конкретизировать трудовую функцию работника, определить круг его должностных обязанностей с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). В должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).
Составление должностных инструкций упростит взаимодействие работника и работодателя по вопросам, касающимся содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые всегда возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и с претендентами на определенную должность.
Роструд считает, что должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Наличие должностных инструкций поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
В связи со сказанным, составление должностных инструкций в организации стоит считать целесообразным.
Должностная инструкция может как являться приложением к трудовому договору, так и утверждаться как самостоятельный документ.
Как составить должностную инструкцию
Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.
Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под подпись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Образец должностной инструкции архивариуса
Приведем примерный перечень должностных обязанностей архивариуса в его должностной инструкции.
Скачать бланк должностной инструкции архивариуса можно
.
Согласно п. 2 ст. 13 Закона об архивном деле организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Следовательно, бюджетные организации могут включать в свой штат должности, связанные с ведением архивных дел учреждения: архивариус и заведующий архивом. Их должностные инструкции приведены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление Минтруда России от 21.08.1998 N 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих».) Целью данного справочника является обеспечение правильного подбора, расстановки и использования кадров. Он рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Приведем должностные обязанности архивариуса и заведующего архивом.
Архивариус должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
- единую государственную систему делопроизводства.
Квалификация: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу.
Посмотреть все статьи
Должностная инструкция архивариуса (архивиста)
1. Общие положения
1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов.
1.2. Архивариус (архивист) назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.4. На время отсутствия архивариуса (архивиста) его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность архивариуса (архивиста) назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— положением об архиве;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности архивариуса (архивиста)
Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
3. Архивариус (архивист) имеет право:
Права архивариуса (архивиста):
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.