Эта таблица содержит 3 синонима к словосочетанию «должностная инструкция», расположенных в порядке убывания оценки и частоты использования. В таблице указаны синонимы, оценки пользователей и количество лайков. Частота использования основана на периодичности использования лексемы в текстах.
С тем же началом: должно, должность, должно быть, должны быть, должник, должный, должна быть
С таким же окончанием: видеоинструкция
По отдельности: должностная, инструкция
Другие слова на букву д, слова на до, заканчивающиеся на букву я, содержащие букву р
Предложения с «должностная инструкция»
- Поэтому инструкция приходит вместе с грузовым кораблем.
- Эта инструкция должна выполняться, даже если между Великобританией и Германией начнется открытое военное противостояние.
- Это была «Инструкция караулу у кабинета Ленина», подписанная самим Ильичем 22 января 1918 года.
Поделиться
- Поиск занял 0.016 сек. Вспомните, как часто вы ищете, чем и как заменить выражение? Добавьте sinonim.org в закладки, чтобы быстро искать замены слов, антонимы, ассоциации и предложения. Частое использование одних и тех же выражений делает речь монотонной и лишённой разнообразия. Избежать этого помогут фразы с похожим значением, но разным звучанием. Применяя их, вы сможете сделать ваши тексты более живыми и выразительными.
Случайное: скотобаза, рукопашный бой, вливаемый
Написать нам
Случайные страницы на сайте: синоним к балаган, синоним к представляют собой
Синонимы к словосочетанию «должностная инструкция»
Прямых синонимов не найдено.
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.
Вопрос: гвоздичек — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?
Связанные слова (по тематикам)
- Люди: начальство, подчинённый, кадровик, сотрудник, канцелярист
- Места: секретариат, канцелярия, министерство, госучреждение, прокуратура
- Предметы: документ, волокита, памятка, шифрограмма, формуляр
- Действия: полномочие, делопроизводство, несоблюдение, назначение, поручение
- Абстрактные понятия: инструкция, предписание, субординация, указание, регламент
Ассоциации к словосочетанию «должностная инструкция»
Предложения со словосочетанием «должностная инструкция»
- Малейшие отклонения от нормативных документов в трудовом договоре, штатном расписании организации, трудовой книжке и должностной инструкции работника могут привести к самым серьёзным последствиям.
- К рабочим вопросам относится то, что записано в должностных инструкциях.
- Сперва создаётся должностная инструкция, где детально перечисляются важнейшие требования к кандидату в области квалификации, опыта работы и других основных параметров.
- (все предложения)
Сочетаемость слова «инструкция»
- подробные инструкции
должностные инструкции
дальнейшие инструкции - инструкция производителя
инструкция пользователя - нарушение инструкции
получение инструкций
в рамках инструкций - инструкция гласила
инструкция требовала
инструкция предписывала - получить инструкции
действовать по инструкции
давать инструкции - (полная таблица сочетаемости)
Отправить комментарий
Дополнительно
Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Предназначение должностной инструкции
Должностная инструкция выполняет следующие задачи:
-
установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);
-
определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);
-
установление пределов ответственности работника.
Таким образом, главное предназначение должностной инструкции — определение работнику круга его обязанностей, прав, ответственности.
Для каких целей используется должностная инструкция
Используя должностную инструкцию работодатель может:
-
доказать отказ в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе;
-
распределить трудовые функции между работниками;
-
оценить качество работы сотрудника в период испытательного срока;
-
оценить качество выполнения работником трудовой функции;
-
доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
-
доказать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Форма представления должностной инструкции
Должностная инструкция работника может быть представлена в двух вариантах:
1. Типовая должностная инструкция по конкретной должности, т.е. универсальная для всех работников по данной позиции. С ней все соответствующие работники знакомятся под личную подпись. Чтобы требования законодательства нарушены не были, необходимо должностные обязанности предусмотреть также и в тексте трудового договора.
При использовании этого варианта должностные обязанности работника в трудовом договоре должны быть аналогичны тем, которые перечислены в типовой должностной инструкции.
2. Должностная инструкция составляется отдельным документом (с указанием перечня должностных обязанностей, вопросами подчиненности, взаимодействия и т.д.) и оформляется приложением к трудовому договору. В таком случае в основном тексте договора может отсутствовать перечень должностных обязанностей, однако необходима ссылка на данное приложение.
Разделы должностной инструкции
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
-
общие положения;
-
основные задачи и функции;
-
обязанности;
-
права;
-
ответственность;
-
взаимосвязи.
Общие положения
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:
— должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;
— требования к знаниям работника;
— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:
-
действующее законодательство РФ;
-
локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;
-
приказы и распоряжения руководителя организации;
-
непосредственно должностная инструкция;
-
другие документы.
Основные задачи и функции
Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции указывается основная задача работника в данной должности, участок работы.
Далее расписываются конкретные виды работы, которые сотрудник должен выполнять для достижения основной задачи.
Обязанности
В разделе «Обязанности» должностной инструкции указываются условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
Например, работник должен соблюдать:
-
установленные сроки подготовки документов;
-
этические нормы общения в коллективе;
-
правила внутреннего трудового распорядка;
-
конфиденциальность служебной информации.
Права
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.
В этом разделе указываются право работника:
-
на самостоятельное принятие решений;
-
на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
-
требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
-
визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.
Ответственность
В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других локальных нормативных актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.
Согласно Трудовому кодексу РФ ответственность бывает материальной, дисциплинарной, административной и уголовной.
Взаимосвязи
В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Порядок утверждения должностной инструкции
Должностные инструкции разрабатываются отделом кадров и подписываются руководителем службы делопроизводства.
При этом должностные инструкции могут быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений, в которых работает сотрудник.
После этого должностные инструкции утверждает руководитель организации.
После утверждения должностной инструкции с ней следует ознакомить работника, принимаемого на должность (профессию).
Свою подпись работник может поставить:
-
на отдельном листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью инструкции;
-
в специальном журнале ознакомления с должностными инструкциями по форме, утвержденной в организации;
-
на самой инструкции в соответствующей графе;
- иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.
Содержание
Навигация по статье
Что такое должностная инструкция
- Что такое должностная инструкция
- Зачем она нужна
- Когда и для кого обязательна к написанию
- Кто должен разрабатывать инструкцию
- Подробный гайд по написанию
- Примеры и образцы готовых документов
- Ошибки при составлении
- Коротко о главном
В компаниях на одну и ту же должность могут быть разные требования и обязанности сотрудника. Помочь сотруднику успешно влиться в работу, а работодателю обозначить свои ожидания может должностная инструкция.
Такая инструкция для многих отраслей документ не обязательный, но очень полезный и важный. Она может ощутимо упростить управление персоналом и избежать многих проблем и вопросов в коллективе.
В статье даем подробный гайд, как составить должностную инструкцию, какие пункты обязательно нужно внести, а какие разрабатываются индивидуально под нужды компании, делимся примерами.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который может содержать:
- обязанности сотрудника на конкретной должности;
- требования к уровню его образования и навыкам;
- требования к имеющимся разрядам и квалификации, опыту работу;
- информацию о возможных поощрениях и штрафных санкциях;
- описание персональной ответственности;
- порядок ухода в отпуска, на больничные и увольнение.
Инструкция может быть двух типов:
- типовая;
- индивидуальная.
Первая пишется под конкретную должность и все сотрудники, занимающие эту должность, обязуются соблюдать единые правила и стандарты. Вторая может быть написана индивидуально под конкретного человека. Должностная инструкция — это своего рода договор между сторонами, который регламентирует взаимодействие сторон подробнее, чем официальный трудовой и содержит более простые и понятные формулировки. Она может быть как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом. По-другому должностную инструкцию могут называть также должностными обязанностями, должностным регламентом, инструкцией сотрудника.
Простыми словами, должностная инструкция — это список прав и обязанностей сотрудника.
Зачем нужна должностная инструкция
Сотруднику документ помогает в доступной форме понять:
- что от него требуется и как это должно быть выполнено;
- за что он отвечает, в том числе материально;
- как ему взаимодействовать с начальством и коллегами;
- за что его похвалят;
- за что накажут или оштрафуют.
Работодателю инструкция может помочь:
- При масштабировании компании, для средних и крупных компаний.
- Обосновать отказ при приеме на работу.
- Разрешить конфликтные ситуации при увольнении.
- Оценить работу сотрудника на испытательном сроке.
В маленьких коллективах и стартапах часто управление персоналом происходит в «ручном» режиме. В тот момент, когда сотрудники перестают помещаться в одном небольшом кабинете, контролировать каждого сотрудника индивидуально становится невозможно и требуется разработка единых требований, правил и стандартов.
Например, работодателю быстрее написать одну должностную инструкцию для 5 сотрудников одной должности и контролировать ее выполнение, чем постоянно повторять сотрудникам правила, дублировать информацию для новичков и отвечать на кучу возникающих рабочих вопросов.
Должностная инструкция может содержать требования к деловым качествам работника, его навыкам, опыту работы и квалификации. При ее наличии работодателю проще отказать в должности кандидату, избежать спорных ситуаций и обосновать отказ наличием документа.
Периодически у работодателя возникает необходимость обосновать причину увольнения или, в крайних случаях, доказать в суде законность увольнения. Должностная инструкция помогает доказать, что человек не выполнял своих обязанностей и не соответствовал должности.
Должностная инструкция поможет проверить сотрудника на соответствие должности во время испытательного срока: понять справляется ли, все ли знания и навыки из резюме подтвердились, насколько сотрудник обучился и влился в работу и т.д.
Когда и для кого она обязательна
Согласно письму Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 и письму Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, написание должностной инструкции не является обязательным требованием к работодателю. Но по трудовому кодексу — это локальный правовой акт, который компания вправе принять.
Единых требований к составлению документа и его содержанию нет, каждая компания может разрабатывать их исключительно под свои нужды. При разработке инструкции можно опираться на Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
Кто должен разрабатывать
Должностная инструкция может быть составлена разными специалистами в одиночку или с утверждением друг друга:
- кадровиками;
- юристами;
- секретарями;
- руководителями и владельцами бизнеса;
- силами самих сотрудников.
Самый плохой вариант — когда сотрудник составляет инструкцию в одиночку.
Например, кадровику поставили задачу составить инструкцию для слесаря. Кадровик может не знать тонкостей работы, необходимого оборудования, требуемых ресурсов и т.д. Но он хорошо разбирается в трудовом кодексе. Скорее всего, он просто скачает из интернета пример инструкции с общими размытыми формулировками и проверит ее на соответствие ТК. При этом для руководителя слесарного цеха эта инструкция может оказаться почти бесполезной и вызовет множество вопросов у сотрудников.
Хороший вариант — поручить написание руководителю, который прошел путь в компании с нуля. В этом случае у сотрудника есть полное понимание всех процессов и тонкостей работы, и дополнительная заинтересованность передать знания подчиненным и контролировать выполнение. После того как инструкция будет написана, ее можно согласовать с кадровиками и юристами, чтобы все было корректно с точки зрения работы и соответствовало ТК и нормам трудового законодательства.
Разработанную инструкцию необходимо утвердить и подписать. Обычно на подпись печатается 3 экземпляра инструкции: для отдела кадров, для руководителя и копия, которая хранится у сотрудника.
Как написать должностную инструкцию
Единых требований к содержанию должностной инструкции нет, но можно привести список возможных разделов и их примерное содержание.
Общие положения
- К какой категории сотрудников относится сотрудник?
Учитель русского языка и литературы относится к категории педагогических сотрудников.
- Какое образование и опыт требуется для приема на работу?
Редактор должен иметь высшее литературное или филологическое образование, опыт работы в данной сфере от 1 года и подтвержденные портфолио результаты работы.
- Кто назначает сотрудника на должность и снимает с нее?
Назначение на должность учителя и освобождение от нее производится приказом директора учреждения.
- Кому сотрудник непосредственно подчиняется?
Младший дизайнер находится в подчинении у арт-директора.
- На основании чего сотрудник осуществляет свою деятельность и какими документами руководствуется?
Классный руководитель руководствуется в школе правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности, а также Уставом и локальными правовыми актами школы (в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора), Трудовым договором, должностной инструкцией. Соблюдает Конвенцию ООН о правах ребенка.
- Какая деятельность включается в рабочее время сотрудника?
Учебная, воспитательная работа, индивидуальная работа с учащимися, научная, творческая и исследовательская работа, работа в летнем лагере, организация и руководство общественно-полезным трудом.
- Кто заменяет сотрудника во время его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка, декретный отпуск и т.п.) и кто назначает замену?
В период временного отсутствия сотрудника его обязанности выполняет другой *название должности*. Назначает замещающего сотрудника *название должности*.
- Предусмотрен ли для сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск и какой продолжительности?
Сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск 2 раза в год в размере 14 календарных дней.
Требования к квалификации и знаниям
Список требований относительно знаний и умений сотрудника может быть размещен в списке общих положений. Если список весомый и содержит много подпунктов с подробным описанием, он может быть выведен в отдельный раздел.
Обязанности
Список должностных обязанностей можно использовать из единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Он содержит перечень обязанностей большинства популярных должностей. В случае необходимости, если должность новая или редкая, можно доработать перечень той должности, которая максимально похожа на нужную или взять список из нескольких.
Обязанности могут быть общим списком, а могут подразделяться на подпункты.
Права
В разделе прав должны быть указаны все права сотрудника, необходимые для выполнения его непосредственной работы. Сюда можно отнести права сотрудника:
- запрашивать информацию, необходимую для работы;
- обращаться к другим сотрудникам и руководителям;
- сообщать о нарушениях, простоях и возникших проблемах;
- принимать самостоятельно решения;
- ознакамливаться с документами, актами и приказами руководства;
- получать заработную плату;
- ходить в отпуск, брать отгулы и больничные.
Ответственность
В разделе с ответственностью должны быть прописаны все варианты невыполнения своих обязанностей и совершенные правонарушения, за которые может последовать:
- дисциплинарная ответственность;
- материальная ответственность;
- отстранение от должности;
- увольнение.
Взаимоотношения. Связи по должности
Раздел регламентирует взаимоотношения между коллегами и руководителями:
- кому предоставляет отчеты;
- от кого получает информацию;
- с кем работает совместно;
- у кого какие документы утверждает и т.д.
Система расчета заработной платы и грейдинг(уровни) должностей
Раздел может быть добавлен для должностей, у которых основные требования схожи, но существует градация должностей, разрядов, квалификационных категорий и т.д.
Для каждого из уровней может быть прописан порядок начисления заработной платы:
- минимальный оклад;
- почасовая ставка;
- описание надбавок и премий, описание за что они начисляются;
- описание из чего складывается заработная плата, например, оклад+премия+надбавка за продление договора с клиентом;
- информация о том кто повышает сотрудника на следующий уровень или каким образом он повышает квалификацию.
Штрафы
Раздел с подробным описанием действий или бездействия, за которое могут быть применены штрафные санкции. Обязательно нужно описание размера штрафов и схем расчета.
Если в компании не применяются штрафные санкции, раздел можно не использовать.
Отпуска и больничные
Информация об отпусках может быть упомянута в общих положениях, или выведена в отдельный раздел. Раздел может содержать информацию:
- с кем нужно согласовать или кого оповестить о выходе в отпуск, на больничный или увольнение;
- в каком порядке и кому передать свою работу;
- за какое время требуется оповестить руководителя и коллег;
- как могут быть разбиты отпуска: например, можно ли брать отпуск по неделе, по две недели или он может быть только месячный;
- могут ли отпуска сотрудников накладываться друг на друга, каким сотрудникам нельзя отсутствовать на рабочем месте одновременно.
Примеры и образцы должностных инструкций
Используя любой пример инструкции и скачанный из интернета файл, следует досконально проверить каждое предложение и внести как можно больше конкретики и фактов относительно работы в вашей компании на конкретной должности.
Даем примеры документов для самых популярных кадровых позиций.
Должностная инструкция менеджера
Ссылка на пример: map.cluster.hse.ru
Интересные моменты: инструкция содержит раздел с оценкой деловых качеств сотрудника и результатов его работы.
Должностная инструкция бухгалтера
Ссылка на пример: dskv77.ucoz.ru
Интересные моменты:
- инструкция содержит названия важных для бухгалтера законов, кодексов и других нормативно-правовых документов, важных для работы;
- список должностных обязанностей содержит конкретику с датами и действиями, которые ожидаются от сотрудника.
Должностная инструкция кадрового специалиста
Ссылка на пример: hr-profi.ru
Интересные моменты: инструкция имеет описание должностных обязанностей по каждой из трудовых функций, вынесенных в отдельный раздел.
Должностная инструкция учителя
Ссылка на пример: topki-school4.ucoz.ru
Интересные моменты:
- инструкция содержит подробное описание критериев приема на работу.
Должностная инструкция дворника, курьера, рабочего, уборщика и электромонтера
Ссылка на пример: school61.centerstart.ru
Интересные моменты:
- инструкции содержат подробные описания конкретных задач сотрудников, права на использования материалов и ресурсов работодателя, выдачу инвентаря, права привлекать других людей к ответственности за порчу вверенного инвентаря и имущества.
Ошибки при составлении
- Длинная должностная инструкция — не значит хорошая.
- В составе инструкции только пункты трудового кодекса.
- Общие фразы и выражения без конкретики = бесполезная непонятная инструкция.
Большое количество текста, в том числе общих фраз и спама, отсутствие списков и структуры сильно перегружает инструкцию и делает ее нечитаемой. Если нужно чтобы к ней обращались по необходимости и выполняли требования — нужно писать четко и по факту.
Если пункт, например, с отдыхом сотрудника не вписать — это не значит что права на отдых у сотрудника не будет. Должностная инструкция должна быть понятной и доступной, а не перечнем пунктов ТК.
Стоит запомнить, что все что сотрудник может понять не так из должностной инструкции, трактовать по своему или не выполнять потому что не указаны подробности — случится. Избежать этого поможет составление и проверка должностной инструкции несколькими специалистами и внесение корректировок при возникновении прецедентов.
Примеры фраз, которые могут быть не так поняты сотрудниками и их конкретизация:
|
Плохой пример |
Хороший пример |
|
Сотрудник должен проводить проверки |
Не позднее 10 числа каждого месяца сотрудник должен провести проверку пожарной безопасности. По окончанию проверки должен быть составлен акт на имя директора, содержащий список нарушений, ответственные лица, сроки и рекомендации по исправлению |
|
Сотрудник должен способствовать увеличению производства |
Ежемесячно сотрудник должен производить не менее N определенных товаров |
|
Осуществлять мероприятия по улучшению |
Не позднее 5 числа каждого месяца должен составить план, который содержит: параметр 1, параметр 2, параметр 3 и т.д. |
|
Содействовать, исключить случаи возникновения ситуаций, ускорить процессы, усилить контроль, углубить, укрепить, обеспечить непрерывный рост и улучшение, и подобные фразы |
Фразы лучше не использовать в должностной инструкции. Вместо них лучше дать конкретные списки, перечни, цифры и другие фактические данные |
Коротко о главном
- Должностная инструкция не является обязательным документом и составляется по желанию работодателя.
- Хорошая инструкция поможет обеим сторонам оправдать ожидания друг друга и разрешить спорные ситуации при приеме на работу, переводе на другие должности и увольнении.
- В инструкцию не имеет смысла переписывать статьи законов — даже если их не вписать, им все равно придется следовать. Лучше дать больше конкретики относительно должностных обязанностей и особенностей работы.
- Скачанная из интернета инструкция с общими фразами — бесполезна. Лучше переработать ее под себя, привлечь несколько сотрудников разных отделов и создать документ под нужды компании.
Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!
#статьи
-
0
Что такое должностная инструкция и как с ней работать
Разобрались, зачем нужны должностные инструкции, что в них пишут и как их утверждают.
Кадр: фильм «Тюрьма суперзлодеев» / Arcana Productions
Обозреватель Skillbox Media. Пишет про бизнес, маркетинг, финансы и IT. Работала с Avito Tech, «Яндексом», «Ситилинком», Ozon и «Росатомом».
Обязанности и права работника можно прописать в трудовом договоре. Но если их много, лучше составить отдельный документ — должностную инструкцию. Она обезопасит работодателя в случае трудовых споров и поможет лучше контролировать рабочий процесс.
В этой статье рассказываем главное о должностных инструкциях. Материал будет полезен руководителям, тем, кто связан с кадровым учётом, и тем, кто хочет разобраться в своих обязанностях.
- Что такое должностная инструкция
- Какие есть виды инструкций
- Что нужно писать в должностной инструкции
- Как утвердить документ в компании
- Сколько нужно хранить должностную инструкцию
Должностная инструкция (ДИ) — это внутренний документ, в котором работодатель определяет подчинённость, требования к квалификации, права и обязанности сотрудника, зону его ответственности и порядок вознаграждения.
Обязательно ли составлять должностную инструкцию? Нет, это не обязательный документ, согласно Письму Минтруда РФ от 25.04.2022 №14-2/ООГ-2707. Каждый работодатель сам решает, составлять ли должностную инструкцию и в какой форме это сделать. Для компаний, в которых не используют ДИ, никаких санкций не предусмотрено.
Но если работодатель хочет чётко регламентировать работу сотрудников и защитить как свои, так и их права, инструкцию лучше составить. Документ поможет объективно оценивать результат работы сотрудника, а также разрешать споры между работодателем и подчинённым, если они возникнут.
Кроме того, наличие должностной инструкции позволяет мотивированно отказать кандидату в приёме на работу. Это возможно, если у него отсутствует необходимый опыт, навыки и образование, которые требуются на должности.
Чаще всего ДИ составляют крупные компании и государственные учреждения, чтобы регламентировать обязанности большого количества сотрудников. Кроме того, документ будет полезен среднему и малому бизнесу.
Кто должен составлять должностную инструкцию? В Трудовом кодексе РФ нет указаний на этот счёт. Это может быть генеральный директор, руководитель одного из отделов или юрист.
Лучше всего, чтобы раздел с обязанностями составил тот, кто хорошо понимает специфику работы специалиста. Как правило, это его непосредственный руководитель. Все остальные разделы в идеале составляет юрист совместно с работником отдела персонала, чтобы исключить возможные ошибки и нарушения законодательства.
Должностные инструкции можно условно разделить на два вида: индивидуальные и типовые. Объясним, в чём разница между ними.
Типовую должностную инструкцию можно составить для всех сотрудников, которые работают на одинаковой должности, обладают одинаковыми компетенциями и выполняют схожие задачи.
Например, если в супермаркете посменно работает 40 продавцов-консультантов, для них будет действовать единая ДИ, поскольку круг обязанностей у них одинаковый.
Если в компании есть грейды, например младший и ведущий специалист, то для каждого из них необходимо составить свою ДИ. Это позволит обозначить разницу в компетенциях, круге обязанностей и уровне зарплаты сотрудников.
Индивидуальную должностную инструкцию составляют под конкретного сотрудника с учётом его обязанностей, опыта и навыков.
Например, индивидуальную ДИ можно написать для специалиста в очень узкой области или для топ-менеджера. У таких сотрудников специфический круг обязанностей, а других людей, занимающих эту же должность, в компании нет.
Индивидуальные ДИ используют редко, поскольку их сложно применить к другим сотрудникам: те могут не соответствовать описанным в документе критериям.
Единого стандарта должностных инструкций не существует, но есть примерный перечень пунктов, которые прописывают практически всегда. Вот что чаще всего включают в документ.
Общие положения. Это вводная часть инструкции, в которой указывают название должности сотрудника и его место в иерархии компании. В ДИ можно прописать, кому сотрудник подчиняется и есть ли кто-то в подчинении у него самого. Здесь же компания может указать требования к работнику — наличие высшего образования по специальности, требуемый стаж работы и другие компетенции.
Например, в требованиях к должности руководителя отдела бухгалтерии можно указать обязательное наличие диплома по специальности «Бухгалтерский учёт» и опыт на аналогичной должности не менее двух лет. В подчинении у главного бухгалтера будут младшие сотрудники, а он сам будет отчитываться перед генеральным директором компании.
Обязанности и трудовая функция. В этом пункте указывают все должностные обязанности работника. Чем подробнее они будут расписаны, тем меньше будет вероятность разночтений, а также возможных споров между сотрудником и работодателем.
Например, в ДИ главного бухгалтера нужно указать, что он заполняет и отправляет в ФНС всю налоговую отчётность компании, выставляет счета контрагентам, а также заведует начислением зарплат, отпускных и больничных.
Также к обязанностям относится выполнение требований локальных нормативных актов и соблюдение дисциплины: режима рабочего времени, корпоративной этики и так далее.
Как руководитель, главный бухгалтер имеет право передавать часть своих задач младшим сотрудникам, но обязан контролировать результаты. Если подчинённые не отправят отчётность в ФНС вовремя, ответственность понесёт именно главный бухгалтер.
Ещё в должностной инструкции можно указать возможность поручения сотруднику других задач, которые входят в его трудовую функцию. Например, бухгалтер может сделать смету для проекта или провести закупки для компании. А вот попросить бухгалтера прибраться в офисе или написать код для сайта нельзя — эти действия в его трудовую функцию не входят.
Права сотрудника. К ним относится, например, право на доступ к информации, которая нужна для выполнения работы, или на пользование спецтехникой на производстве.
Так, главный бухгалтер имеет право на доступ к рабочим программам, например «1С», на доступ к внутренней документации и счетам для проведения всех финансовых операций компании.
Общие права, например право на ежегодный оплачиваемый отпуск или больничный, в должностной инструкции прописывать не обязательно. Они и так установлены законодательством и будут указаны в трудовом договоре.
Ответственность. Работодатель может включить в ДИ перечень действий, за которые сотруднику будет грозить ответственность в соответствии с трудовым законодательством и правилами внутреннего распорядка компании. К таким нарушениям могут отнести разглашение личных данных сотрудников или коммерческой тайны, несоблюдение субординации, задержку в подаче отчётов, некорректное отношение к коллегам и клиентам.
Например, если главный бухгалтер не сформирует вовремя зарплатные ведомости, сделает ошибку в налоговой отчётности или нагрубит сотрудникам, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности.
Должностную инструкцию можно составить как отдельный локальный нормативный акт, так и в качестве приложения к трудовому договору сотрудника.
Как правило, общую форму должностной инструкции утверждает руководитель организации или иной уполномоченный сотрудник, отвечающий за персонал в компании, на которого руководитель выписал доверенность. Это может быть, например, заместитель директора или руководитель отдела персонала. Должностную инструкцию для самого руководителя компании при необходимости утверждают коллективно руководящие органы компании согласно её уставу. В ООО это будет совет директоров, в АО — собрание акционеров.
Важно, чтобы процедура утверждения документов соответствовала процедуре, указанной в уставе компании. Иначе документы не будут иметь юридической силы.
Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. Порядок ознакомления зависит от способа утверждения ДИ. Если должностная инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, экземпляр инструкции при найме на работу должны подписать сотрудник и уполномоченное лицо компании.
Если должностную инструкцию оформляют в качестве локального нормативного акта, сотрудника ознакамливают с ней под подпись до подписания трудового договора.
Как вносить изменения в должностную инструкцию. Изменения в уже существующие инструкции вносят в том же порядке, в каком и утверждают.
Если инструкция — это локальный нормативный акт, то нужно выпустить приказ с указанием изменений, утвердить новую редакцию ДИ и ознакомить с ней сотрудника под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то с сотрудником заключают дополнительное соглашение, в котором фиксируют все изменения.
Если работодатель меняет в должностной инструкции трудовую функцию работника, то эти изменения нужно предварительно с ним согласовать. Это обязательно и если ДИ является локальным нормативным актом, и если ДИ оформлена как приложение к трудовому договору.
Например, если маркетологу хотят передать часть обязанностей, которые раньше выполнял SMM-специалист, работодатель должен получить на это согласие. Сотрудник при этом имеет право отказаться.
Что делать, если сотрудник сменил должность или у него появились новые обязанности. Допустим, сотрудник перевёлся в другое подразделение компании или получил повышение до старшего специалиста.
Если ДИ — локальный нормативный акт, сотрудник должен ознакомиться с ДИ по новой должности под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то потребуется, чтобы ДИ подписали сотрудник и уполномоченный руководитель.
Ещё у работника могут появиться новые обязанности на текущей должности. Например, главный бухгалтер может взять на себя проверку контрагентов перед заключением сделок или общение с банками по поводу открытия новых счетов.
В этом случае работодатель сначала должен получить у сотрудника письменное согласие на внесение изменений в обязанности, прописанные в ДИ. После этого можно скорректировать ДИ, а затем ознакомить сотрудника с обновлённым документом в порядке, который использовался при подписании первоначальной редакции ДИ.
Срок хранения должностной инструкции не указан в Трудовом кодексе РФ. Но в Приказе Росархива от 20.12.2019 №236 упоминается, что должностные регламенты или инструкции для сотрудников хранятся от 50 до 75 лет.
Где именно нужно хранить документ, в законах также не указано, поэтому это остаётся на усмотрение руководителя. Важно обеспечить сохранность документов — в частности, от пожара.
Как правило, ДИ, которые являются локальными нормативными актами, хранятся в архиве вместе с другими корпоративными документами или в системе электронного документооборота. Должностные инструкции, оформленные как приложение к трудовому договору, хранятся в аналогичном хранению трудового договора порядке.
- Должностная инструкция — это внутренний документ, который компания может разработать для любой из имеющихся в штате должностей. В нём указывают обязанности и права сотрудника, а также санкции при возможных нарушениях.
- Должностная инструкция облегчает работодателю контроль за рабочим процессом, а сотруднику даёт чёткое понимание, что именно он должен делать. Также этот документ помогает регулировать возможные споры, которые могут возникнуть между компанией и работником.
- Государством не установлены структура и вид документа, поэтому работодатель может составить его в свободной форме. Лучше всего, чтобы инструкцию перед утверждением проверил юрист, а обязанности определял человек, хорошо знакомый со спецификой работы.
Научитесь: Менеджер по работе с персоналом
Узнать больше