Должностная инструкция или инструкция по профессии

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. В группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Должностные инструкции на рабочих: нужны ли?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Должностные обязанности рабочего

Круг должностных обязанностей на рабочем месте зависит от конкретной должности, условий работы и специфики деятельности организации-работодателя. Так, к примеру, должностные обязанности кухонного рабочего или рабочего по комплексному обслуживанию зданий мы приводили в отдельных материалах. Соответственно, свою специфику имеют, например, должностная инструкция рабочего по благоустройству территории или должностная инструкция разнорабочего. А какие, скажем, у подсобного рабочего должностные обязанности? Ниже приведем пример заполнения должностной инструкции подсобного рабочего.

Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника. В должностной инструкции также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

В Роструде пояснили, что полномочие того или иного работника вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником либо должностной инструкцией.

Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности.

Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Источник

Изображение

13.06.2022, 08:31

Должностная инструкция — это документ, содержащий подробное описание обязанностей, прав и ответственности, а также требований к исполнителю определенной должности в организации. Это неотъемлемая часть трудового процесса — должностная инструкция необходима для эффективной работы как исполнителя, так и руководителя.

Цель разработки должностной инструкции заключается в четком определении задач каждого сотрудника, установлении их обязанностей и порядке действий на рабочем месте. 

В статье рассмотрим важные аспекты должностной инструкции, ее структуру, особенности и значение для успешной работы организации.

Кстати, эксперты учебного центра “РУНО” разработали специальный курс “Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции)». Практика составления”, который поможет разобраться в составлении локально-нормативных актов и позволит стать компетентным специалистом кадрового делопроизводства. 

Содержание:

1. Общая характеристика должностной инструкции
2. Значение должностной инструкции
3. Что делать, если нет должностной инструкции
4. Структура должностной инструкции
5. Порядок утверждения должностной инструкции

Общая характеристика должностной инструкции

Должностная инструкция — это локальный нормативный документ организации, который  регулирует правовой статус работника, права и обязанности работника.

Прямой ссылки о том, что должностная инструкция должна быть в обязательном порядке  Трудовой кодекс РФ не содержит. Есть косвенное указание на наличие должностной  инструкции: статья 22 ТК РФ и статья 68 ТК РФ, которые обязывают ознакамливать работника  с локальными нормативными актами, в том числе, с его должностными обязанностями.

Важно знать! 

Несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной  инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не  только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы  ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к  занимаемой должности.

Значение должностной инструкции

Должностная инструкция помогает, в первую очередь, правильно и грамотно выставить  объявление о вакансии той или иной должности. Инструкция содержит информацию:

• подчиненность;

• круг обязанностей;

• квалификационные требования, предъявляемые к кандидатам на  вакантную должность. 

Кроме того, должностная инструкция, поможет правильно и грамотно составить отказ в  заключении трудового договора, если гражданин, которому отказали обратиться с  заявлением о предоставлении письменного отказа в заключении трудового договора.

Одна из главных функций или задач должностной инструкции — разрешение конфликтных  ситуаций между работодателем или его представителем и работником, к ней прибегают в  случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем  в судебном органе или в иных органах, осуществляющих надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства РФ. 

Что делать, если нет должностной инструкции

Если нет в наличии должностной инструкции, то должностные обязанности в  обязательном порядке должны быть прописаны в самом трудовом договоре.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не  урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и в каком порядке  вносить в нее изменения и (или) дополнения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется пользоваться не только  Квалификационными справочниками, но и Профессиональными стандартами, которые  приняты и действуют на территории РФ. 

Однако Квалификационные справочники носят рекомендательный характер.  Профессиональные стандарты на сегодняшний день не для всех обязательны. Следовательно,  работодатель имеет право устанавливать свои квалификационные требования к должности и  должностные обязанности с учетом специфики деятельности работодателя.

С точки зрения теории, должностная инструкция составляется на должность, но не на  работника. С точки зрения практики, должностная инструкция составляется на сотрудника,  который уже работает по данной должности.

На курсе «Локально-нормативные акты работодателя (ПВТР, Положения, инструкции). Практика составления» подробно рассматриваются правовые основы и практические навыки составления и внедрения ЛНА в организации, в том числе — должностной инструкции.

Обучение поможет с уверенностью подходить к вопросам регулирования внутренних трудовых процессов и обеспечения соблюдения законодательства.

Структура должностной инструкции

Основные разделы должностной инструкции:

• общие положения;

• должностные обязанности;

• права работника;

• ответственность.

В разделе «Общие положения» указывают:

• Наименование должности (профессии) в соответствии со штатным расписанием;

• Название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои  обязанности (если оно предусмотрено в штатном расписании);

• Подчиненность работника;

• Перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников,  непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

• Порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой  должности в период временного отсутствия работника;

• Уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника,  необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

• Требования к стажу работы по специальности;

• Квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении  специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при  выполнении должностных обязанностей;

• Организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет  служебную деятельность и реализует свои полномочия.

Пример:

Работник принимается на должность специалиста отдела кадров. У нее диплом о высшем  профессиональном образовании (например, в сфере железнодорожного транспорта), но при  этом опыт работы 1 год в отделе кадров. 

В должностной инструкции прописано следующее: «На должность инспектора по кадрам  назначается лицо, имеющее высшее образование (юридическое) стаж работы по  специальности не менее 2 лет».

Есть нарушение в должностной инструкции. В должностной инструкции указано  наименование должности «Инспектор отдела кадров», что не соответствует  Квалификационному справочнику 1998 г. и Профессиональному стандарту «Специалист по  управлению персоналом».

Решение:

Поскольку, переход к профстандартам у работодателя занимает определенное время и состоит  из несколько этапов, рекомендуется при составлении должностной инструкции  руководствоваться справочниками.

Необходимо привести в соответствии во всех документах наименование  должности «Инспектор отдела кадров». Из примера следует, что сотрудник, принятый на работу в отдел кадров не соответствует  требованиям, указанным в должностной инструкции. 

Как быть работодателю в описанной ситуации? Утвердить новую должностную инструкцию и прописать квалификационные требования по  должности специалиста отдела кадров под работника.

Например, «на должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее образование не ниже  среднего профессионального, опыт работы в кадровой сфере не менее 1 — года и курсы по  направлению «Специалист по управлению персоналом», либо «Кадровое делопроизводство».

Порядок утверждения должностной инструкции

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Может возникнуть ситуация, работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, какая информация содержится в инструкции.

При необходимости внести изменения: если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом  внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных  условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой  редакции, письменно ознакомив с ней работника. 

Должностная инструкция, как правило,  составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен. 

Должностная инструкция сотрудника (далее – ДИС) – это внутренний документ предприятия. Он предназначен для обозначения прав, обязанностей и зон ответственности любого работника – от простого консультанта до гендиректора. Как правильно оформлять этот документ и каковы плюсы от его использования в работе? В настоящей статье разберемся с правилами написания и утверждения ДИС в компании, а также ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Наличие ДИС – это обязанность предприятия?

В соответствии с действующим законодательством, наличие ДИС является обязанностью только государственных учреждений. Также существуют отраслевые нормативы, регламентирующие должностные обязанности некоторых специальностей (пример — медицинские работники или представители частной охраны).

Все остальные организации не обязаны использовать ДИС в своей работе. Решение о внедрении такого документа в HR-процессы принимает сама компания, если у нее есть соответствующая потребность. Отметим, что на предприятиях с количеством сотрудников свыше 150 человек не обойтись без ДИС, т.к. именно этот инструмент позволяет должным образом следить за содержанием обязанностей и качеством их исполнения.

В каких случаях пригодится ДИС?

Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:

• Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.

• Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.

• Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности. 

• Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.

Как проверить будущего сотрудника?

Должностная инструкция может защитить компанию от многих HR-рисков, возникающих после трудоустройства нового сотрудника. Но не менее рациональным подходом является всесторонняя проверка физического лица до заключения с ним трудовых отношений. Именно для этих целей Цифровая платформа СберКорус разработала Сервис проверки физических лиц (СПФЛ), который позволяет получить всю необходимую информацию о будущем работнике: подлинность паспорта и документов об образовании, подтверждение трудового опыта, наличие правонарушений, исполнительных производств, процессов банкротства и многое другое. Функционал сервиса помогает бизнесу отсеивать нежелательных кандидатов и сокращать риски трудоустройства человека с сомнительными характеристиками.

По какому шаблону заполнять ДИС? 

Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.

Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:

• общая информация о работодателе и сотруднике;

• сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;

• требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;

• перечень должностных обязанностей и прав работника; 

• сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.

Также следует сделать отметки о месте составления ДИС и о должностных лицах, уполномоченных ее утверждать. Не забывайте, что без подписей сторон документ не будет иметь юридической силы.

Как выглядит процесс утверждения ДИС?

Кто должен отвечать за составление и оформление должностной инструкции – в законе не установлено. Но подписывать и утверждать ДИС имеет право только руководитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 порядок утверждения такой: в правом верхнем углу документ должен содержать печатный гриф «Утверждаю», также указываются сведения об уполномоченном руководителе и его должности. Если вышеуказанный гриф отсутствует, то для утверждения ДИС составляются отдельные приказы. Работник и руководитель должны проставить свои подписи в документе.

Можно ли сделать персональную ДИС?

Да, помимо типовых должностных инструкций можно создать индивидуальные, под обязанности и зону ответственности какого-либо конкретного сотрудника. В данном случае имейте в виду, что при каждой кадровой замене потребуется утверждать новую структуру и текст ДИС. Если у сотрудников на одинаковых должностях совпадают выполняемый функционал и обязанности, то совершенно бессмысленно составлять для них уникальные и именные ДИС. Можно обойтись единым образцом инструкции, которая оформляется в качестве общего макета для всех сотрудников на какой-либо одноименной должности.