Должностная инструкция работника архива

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

В трудовом договоре с работником в обязательном порядке должна быть указана трудовая функция такого работника, т. е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 57 ТК РФ). Уточнение и детализация трудовой функции обычно производятся в должностной инструкции.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) должностная инструкция, наряду с правилами внутреннего трудового распорядка, штатным расписанием и другими аналогичными документами, является частью документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации.

Приведем в нашей консультации должностную инструкцию архивариуса.

Обязательно ли составлять должностные инструкции?

ТК РФ не обязывает работодателя составлять должностные инструкции. Поэтому привлечь к ответственности за отсутствие должностных инструкций работодателя не получится.

Однако должностная инструкция позволяет конкретизировать трудовую функцию работника, определить круг его должностных обязанностей с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). В должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Составление должностных инструкций упростит взаимодействие работника и работодателя по вопросам, касающимся содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые всегда возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Наличие должностных инструкций поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

В связи со сказанным, составление должностных инструкций в организации стоит считать целесообразным.

Должностная инструкция может как являться приложением к трудовому договору, так и утверждаться как самостоятельный документ.

Как составить должностную инструкцию

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под подпись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Образец должностной инструкции архивариуса

Приведем примерный перечень должностных обязанностей архивариуса в его должностной инструкции.

Скачать бланк должностной инструкции архивариуса можно

.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ
от 7 октября 1998 г. N 65

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

В соответствии с решением коллегии Росархива от 30.09.98 «О типовых должностных инструкциях работников федеральных государственных архивов» и в целях совершенствования организации работы федеральных государственных архивов приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие одобренные коллегией Росархива «Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов» (прилагаются).

2. Директорам федеральных архивных учреждений организовать в I квартале 1999 г. разработку и утверждение конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов с учетом специфики соответствующего федерального архивного учреждения.

3. Управлению организационной, правовой и кадровой работы (Пономаревой В.И.):

3.1. Оказать федеральным архивным учреждениям методическую помощь в разработке конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов.

3.2. Обеспечить контроль за выполнением настоящего Приказа.

Руководитель службы
В.П.КОЗЛОВ

Утверждены
Приказом
Федеральной архивной
службы России
от 7 октября 1998 г. N 65

ТИПОВЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Общие положения

Настоящее Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов разработаны в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России», Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 ноября 1995 г. N 1101 «Об оплате труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 июня 1996 г. N 39 «О должностных окладах и других условиях оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Приказом Федеральной архивной службы России от 4 июля 1996 г. N 29 «О введении новых условий оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Примерными положениями о структурных подразделениях федеральных архивов, утвержденными Приказом Федеральной архивной службы России от 7 мая 1998 г. N 34.

Должностные инструкции являются документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Типовые должностные инструкции обязательны для применения в федеральных государственных архивах при разработке конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов, закрепляющих их обязанности и полномочия. В конкретные должностные инструкции могут быть внесены уточнения и дополнения в соответствии со спецификой архива, штатной расстановкой и условиями работы.

Должностные инструкции руководителей федеральных государственных архивов не разрабатываются, так как их функции, обязанности и ответственность определяются положением об архиве, а также распределением обязанностей между директором архива и его заместителями.

Типовая должностная инструкция на должность заместителя начальника отдела не составляется, поскольку его должностные обязанности, полномочия, требования к знаниям и квалификации определяются на основе должностной инструкции руководителя данного подразделения, распределения обязанностей между начальником отдела и его заместителем.

Типовые должностные инструкции разработаны для должностей начальников отделов и специалистов федеральных архивов. При подготовке конкретных должностных инструкций для работников неохваченных должностей можно руководствоваться «Тарифно — квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих» (М., 1992).

Наименования должностей для руководящих работников и специалистов федеральных государственных архивов установлены в соответствии с Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 июня 1996 г. N 39 «О должностных окладах и других условиях оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации».

Типовая должностная инструкция по каждой должности содержит четыре раздела: «Должностные обязанности», «Имеет право», «Должен знать» и «Квалификационные требования».

Раздел «Должностные обязанности» содержит основные функции и конкретные обязанности, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел «Имеет право» содержит перечень основных должностных прав, которыми в пределах своей компетенции работник может пользоваться при непосредственном выполнении возложенных на него должностных обязанностей.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных и правовых знаний, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Квалификационные требования» устанавливает уровень образования и стаж работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.

Начальник отдела

Должностные обязанности. Осуществляет руководство работой отдела, организует, координирует и контролирует выполнение всех видов архивных работ, в том числе и платных услуг, осуществляемых работниками отдела. Руководит разработкой предложений по развитию архивного дела по профильным отделу вопросам. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, планов его работы и организует их выполнение по профилю работы отдела. Разрабатывает и участвует в выполнении перспективных и текущих планов работы отдела, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход их выполнения. Составляет отчеты о работе отдела и по профильному направлению деятельности. Анализирует состояние работы по профильному направлению деятельности в архиве. Готовит проекты нормативных документов, относящихся к компетенции отдела.

Руководит и организует разработку научно — исследовательских тем и нормативно — методических документов по профильным отделу вопросам, обеспечивает их внедрение. Организует маркетинговые исследования, работу по получению грантов для проведения приоритетных исследований и работ, заключению договоров на выполнение конкретных видов работ и услуг. Обеспечивает контроль за соблюдением законодательных и иных нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства по профилю работы отдела, исполнением приказов и поручений руководства. Обеспечивает и контролирует сохранность архивных и учетных документов, архивных справочников, хранящихся в отделе или находящихся в процессе работы. Организует взаимодействие отдела с другими подразделениями архива. Организует работу по повышению квалификации работников отдела. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые работниками отдела, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда, анализирует выполнение норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа. Способствует изучению и внедрению в практику работы отдела передового отечественного и зарубежного опыта по профильным отделу вопросам. Выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями. Организует выступления работников отдела на конференциях, совещаниях, семинарах. Осуществляет рецензирование работ, относящихся к компетенции отдела. Готовит предложения по назначению, перемещению, освобождению от должности работников отдела, поощрению и наложению на них взысканий. Контролирует соблюдение в отделе производственной и трудовой дисциплины, правил работы с документами, охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Имеет право: представлять архив по поручению руководства в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; получать в установленном порядке от учреждений и общественных организаций, других структурных подразделений архива информацию, статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей; участвовать в осуществлении контроля (проверок) на предприятиях, учреждениях, организациях за исполнением законодательства в области архивного дела; в установленном порядке вносить на рассмотрение совещательных органов архива вопросы, входящие в компетенцию отдела; вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; основы трудового и гражданского законодательства; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; научно — исследовательские и методические разработки в области архивного дела; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации архивных документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива; средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; систему планово — отчетной документации учреждений Росархива; нормативы по труду; основы экономики, организации труда и управления; основные положения системы контроля и оценки качества работ; порядок заключения и исполнения договоров на работы, относящиеся к компетенции отдела; основы информатики и применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Главный специалист

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно творческого и организационного характера. Руководит проведением научных исследований, разрабатывает научно — методические вопросы архивоведения и документоведения по профилю работы отдела. Участвует в формировании и реализации планов развития архивного дела по профильным отделу вопросам. Готовит предложения к проектам перспективных, текущих планов и целевых программ развития архива по профилю работы отдела, планов отдела, участвует в их реализации. Осуществляет координацию работы и методическое, организационное руководство группой специалистов, выполняющих работу по профилю отдела, участка, архивохранилища, лаборатории. Готовит предложения о заключении договоров с заинтересованными учреждениями на выполнение конкретных видов архивных работ и услуг. Организует работу временных творческих коллективов для выполнения договорных работ и услуг. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных программ и пособий. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах. Участвует в подготовке проектов нормативных документов, относящихся к компетенции отдела.

Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:

организует и координирует работу сотрудников архивохранилищ по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению, выявляет уникальные и особо ценные документы, осуществляет учет и розыск необнаруженных дел, ведет основные учетные документы, организует и проводит целевую экспертизу ценности документов. Рассматривает вопросы фондирования документов. Организует прием документов на постоянное и депозитарное хранение. Организует отбор архивных документов для проведения работ по обеззараживанию, реставрации, переплету, консервационно — профилактической обработке, контролирует качество проведенных работ. Организует осуществление контроля за температурно — влажностным, санитарно — гигиеническим и охранным режимом хранения документов, противопожарным состоянием архивохранилищ. Осуществляет контроль за обеспечением сохранности документов в процессе работы с ними в архиве;

составляет списки учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования архива. Ведет переговоры с негосударственными организациями и лицами — потенциальными источниками комплектования. Оказывает организационно — методическую помощь в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования архива, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Обеспечивает контроль за соблюдением учреждениями — источниками комплектования архива законодательных актов и нормативных правовых актов в области архивного дела. Организует отбор и передачу документов учреждений и лиц — источников комплектования в архив. Ведет государственный учет документов профиля архива, временно хранящихся в учреждениях — источниках комплектования. Организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов. Участвует в работе по заключению и выполнению договоров с учреждениями об упорядочении документов и оказании им других видов платных услуг. Проводит работу по выявлению находящихся за рубежом документов российского происхождения и по истории России;

организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов, баз и банков данных. Осуществляет тематическую разработку фондов. Проводит работу по категорированию архивных фондов. Организует и проводит работу по подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива. Осуществляет анализ и учет состояния научно — справочного аппарата, баз и банков данных по документам архива; анализирует эффективность их использования. Консультирует потребителей документной информации о составе и содержании информационно — поисковых систем архива, организует доступ к ним;

организует и проводит маркетинговые исследования в области использования архивных документов, документальных изданий. Организует и ведет работу по исследованию интенсивности и эффективности использования документов архива. Проводит экскурсии по архиву, организует выставки документов, готовит материалы для периодических изданий и средств массовой информации. Подготавливает информационные письма для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет наиболее сложные запросы, требующие высокой квалификации, специальных знаний и навыков. Организует работу читального зала архива, консультирует исследователей о составе и содержании документов архива;

является ответственным составителем документальных публикаций, организует подготовку к изданию документов, координирует и методически обеспечивает работу соисполнителей. Осуществляет выявление и отбор документов для документальных публикаций, археографическое оформление, комментирование документов. Составляет научно — справочный аппарат к публикациям. Осуществляет научное редактирование публикаций.

Имеет право: участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; получать в установленном порядке от учреждений и общественных организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей; участвовать в проведении проверок учреждений, организаций по исполнению законодательства в области архивного дела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей, в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; научно — исследовательские и методические разработки в области архивного дела; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива, средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; нормативы по труду; основные положения системы контроля и оценки качества работ; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Ведущий специалист

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — аналитического и организационного характера. Участвует в научных исследованиях в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела. Принимает участие в разработке методических пособий, внедрении их в деятельность отдела. Участвует в подготовке предложений к проектам текущих, перспективных планов и целевых программ развития архива по профилю работы отдела, планов отдела и в их реализации. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, документоведения по профилю работы отдела, использует его в своей работе. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.

Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:

участвует в работе по выявлению уникальных и особо ценных документов, учету и розыску необнаруженных дел, ведению основных учетных документов, целевой экспертизе ценности документов. Организует и проводит работы по проверке наличия и физического состояния дел. Осуществляет прием документов на постоянное и депозитарное хранение. Осуществляет отбор архивных документов для проведения работ по обеззараживанию, реставрации, переплету, консервационно — профилактической обработке, контролирует качество проведенных работ. Осуществляет контроль за температурно — влажностным, санитарно — гигиеническим и охранным режимом хранения документов, противопожарным состоянием архивохранилищ;

участвует в составлении списков учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования архива. Ведет переговоры с негосударственными организациями и лицами — потенциальными источниками комплектования. Оказывает организационно — методическую помощь в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Участвует в работе по организации отбора и передачи документов учреждений и лиц — источников комплектования в архив. Участвует в упорядочении документов учреждений и оказании им других видов платных услуг на основе договоров. Участвует в работе по выявлению находящихся за рубежом документов российского происхождения и по истории России;

проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей. Участвует в ведении каталогов, баз и банков данных, тематической разработке фондов. Участвует в подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива. Участвует в осуществлении анализа и учета состояния научно — справочного аппарата, баз и банков данных по документам архива;

участвует в проведении маркетинговых исследований в области использования архивных документов, документальных изданий. Участвует в работе по исследованию интенсивности и эффективности использования документов архива. Участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации. Подготавливает информационные письма для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет сложные запросы, требующие специальных знаний и навыков. Обеспечивает обслуживание исследователей, работающих в читальном зале, организует копирование документов по запросам пользователей;

осуществляет выявление и отбор документов для документальных публикаций, археографическое оформление, комментирование документов, составляет научно — справочный аппарат к публикациям.

Имеет право: участвовать в работе научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, выступать с сообщениями и участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; участвовать в проведении проверок учреждений и организаций по исполнению законодательства в области архивного дела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива; средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее одного года.

Специалист I категории

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — аналитического и информационно — технического характера. Участвует в подготовке предложений к проектам планов отдела и в их реализации. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.

Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:

участвует в работе по ведению основных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности, приеме документов на постоянное и депозитарное хранение. Проводит работы по проверке наличия и физического состояния дел, топографированию документов. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения;

участвует в оказании организационно — методической помощи в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Участвует в упорядочении документов учреждений и оказании им других видов платных услуг на основе договоров;

участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей. Выполняет не требующие высокой квалификации работы при ведении каталогов, баз и банков данных, подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива;

участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации, подготовке информационных писем для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет запросы. Участвует в обслуживании исследователей, работающих в читальном зале;

участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно — справочного аппарата к публикациям. Осуществляет сверку текста с оригиналом.

Имеет право: участвовать в работе научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию; участвовать в разработке методических документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, подготовке предложений к проектам перспективных и текущих планов развития архива.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; нормативно — методические документы архива по профилю работы отдела; системы хранения и классификации архивных документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива, средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на режимы и условия хранения документов; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: высшее образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года, или среднее общее образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Специалист II категории

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — технического характера. Участвует в реализации планов отдела. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.

Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:

участвует в работе по проверке наличия и физического состояния дел. Готовит документы к передаче в лабораторию для проведения реставрационно — восстановительных работ, дезинфекции и дезинсекции, создания страхового фонда и фонда пользования. Осуществляет обеспыливание и подшивку документов, картонирование, шифровку дел, нумерацию и проверку нумерации листов в делах, осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и возвращение на места хранения, перемещение (транспортировку) документов. Ведет вспомогательные учетные документы;

осуществляет технические виды работ при научном описании документов, усовершенствовании и переработке описей. Участвует в вводе информации в базы и банки данных;

принимает участие в техническом оформлении выставок документов. Исполняет запросы с точной ориентацией на поиск документов.

Имеет право: участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, определяющие государственную политику в области архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные положения правил работы государственных архивов; правил работ с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией по профилю выполняемых работ; нормативно — методические документы архива по профилю выполняемых работ; систему хранения и классификации архивных документов в архиве; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата архива, нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.

Специалист

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — технического характера. Участвует в реализации планов отдела. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.

Участвует в работе по проверке наличия и физического состояния дел. Проводит шифровку дел, нумерацию и проверку нумерации листов в делах, оформление обложек, ярлыков. Осуществляет обеспыливание и подшивку документов, картонирование, выдачу документов из архивохранилища, перемещение (транспортировку) документов. Ведет вспомогательные учетные документы.

Участвует в вводе информации в базы и банки данных.

Имеет право: участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные положения правил работы государственных архивов, правил работ с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией по профилю выполняемых работ; нормативно — методические документы архива по профилю выполняемых работ; основные положения системы хранения и классификации архивных документов, научно — справочного аппарата в архиве; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: среднее общее образование без предъявления требований к стажу работы.

Этот сайт использует сервис веб-аналитики Яндекс Метрика, предоставляемый компанией ООО «ЯНДЕКС», 119021, Россия, Москва, ул. Л. Толстого, 16 (далее — Яндекс)

Сервис Яндекс Метрика использует технологию «cookie».

Собранная при помощи cookie информация не может идентифицировать вас, однако может помочь нам улучшить работу нашего сайта. Информация об использовании вами данного сайта, будет передаваться и храниться на сервере Яндекса в Российской Федерации. Яндекс будет обрабатывать эту информацию с целью анализа пользовательской активности

Вы можете отказаться от использования cookies, выбрав соответствующие настройки в браузере. Используя этот сайт, вы соглашаетесь на обработку данных о вас Яндексом в порядке и целях, указанных выше