Должностная инструкция руководителя бэк офиса

Составлена в _____ экз.                                Утверждаю
_______________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________________           _______________________________
_________________________________           _______________________________
_________________________________           _______________________________
(наименование работодателя,                (руководитель или иное лицо,
его организационно-правовая                 уполномоченное утверждать
форма, адрес, телефон, адрес                 должностную инструкцию)
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП)
"__"___________ ____ г. N _____                "__"___________ ____ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ начальника отдела бэк-офиса инвестиционной компании (примерная форма)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела бэк-офиса.

1.2. Начальник отдела бэк-офиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом руководителя организации.

1.3. Начальник отдела бэк-офиса подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.4. На должность начальника отдела бэк-офиса назначается лицо, соответствующее требованиям к квалификации: высшее финансовое или экономическое образование, опыт работы в аналогичной должности не менее ____ лет.

1.5. Начальник отдела бэк-офиса должен знать:

— офисное компьютерное программное обеспечение, установленное в бэк-офисе (например, Microsoft Office и/или иное);

— законодательство Российской Федерации, а также общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации, регулирующие банковскую и внешнеэкономическую деятельность.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела бэк-офиса выполняет следующие обязанности:

2.1. Осуществление операций по оформлению сделок.

2.2. Сопровождение оформленных сделок.

2.3. Контроль над формированием дел по сделкам.

2.4. Мониторинг текущих задолженностей.

2.5. Учет и контроль платежей по погашению кредитов и процентов за пользование кредитами.

2.6. Расчет и начисление комиссии по сделкам, контроль залога.

2.7. Проведение операций погашения задолженности по кредиту.

2.8. Проведение операций досрочного погашения кредита.

2.9. Расчет просроченной задолженности.

3. ПРАВА

Начальник отдела бэк-офиса имеет право:

3.1. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающихся его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела бэк-офиса несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим гражданским законодательством.

4.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы начальника отдела бэк-офиса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В соответствии с _______________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности начальника отдела бэк-офиса. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _______________ и включает в себя:

— _______________________________;

— _______________________________;

— _______________________________.

    Должностная инструкция разработана на основании _______________________
__________________________________________________________________________.
(наименование, номер и дата документа)

Руководитель структурного
подразделения
_____________________________                     _____________________
(инициалы, фамилия)                                (подпись)

"__"___________ ____ г.

Согласовано:
юридическая служба
_____________________________                     _____________________
(инициалы, фамилия)                                (подпись)

"__"___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен:
(или: инструкцию получил)
_____________________________                     _____________________
(инициалы, фамилия)                                (подпись)

"__"___________ ____ г.

Должностная инструкция начальника отдела бэк-офиса (инвестиционной компании) — скачать бесплатно

На странице представлен образец бланка документа «Должностная инструкция начальника отдела бэк-офиса (инвестиционной компании)» с возможностью скачать его на ПК или телефон бесплатно

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Скачайте бесплатно образец должностной инструкции начальника отдела бэк-офиса инвестиционной компании! На данной странице вы найдете профессионально составленный шаблон, который поможет вам правильно оформить должностные обязанности руководителя бэк-офиса вашей инвестиционной компании. Этот документ – незаменимый инструмент для эффективного управления персоналом и обеспечения бесперебойной работы внутренних служб.

Что такое должностная инструкция начальника отдела бэк-офиса? Это официальный документ, определяющий круг обязанностей, прав и ответственности руководителя отдела бэк-офиса инвестиционной компании. Он играет ключевую роль в организации работы отдела, четко разграничивая функции и зоны ответственности между сотрудниками. Правильно составленная инструкция минимизирует риски возникновения конфликтов и недопонимания, способствуя слаженной работе всей компании.

Зачем нужна должностная инструкция начальника отдела бэк-офиса инвестиционной компании? Этот документ необходим для:

• Четкого определения функционала: Инструкция подробно описывает все задачи, которые должен выполнять начальник отдела, обеспечивая прозрачность и понятность его работы.
• Установления ответственности: Документ устанавливает рамки ответственности начальника отдела за результаты работы его подчиненных и за эффективное функционирование всего отдела.
• Оптимизации рабочего процесса: Хорошо составленная инструкция способствует оптимизации бизнес-процессов, повышая эффективность работы отдела и всей компании в целом.
• Урегулирования трудовых отношений: Инструкция служит основой для оценки эффективности работы начальника отдела и при необходимости – для применения мер дисциплинарного воздействия.
• Защиты прав сотрудника: Инструкция закрепляет права начальника отдела, обеспечивая ему необходимые условия для выполнения своих обязанностей.

Какие разделы содержит предлагаемый шаблон должностной инструкции? Наш шаблон включает в себя все необходимые разделы, такие как:

1. Общие положения: Данные о компании, наименование должности, подчиненность, требования к квалификации и опыту работы.
2. Функциональные обязанности: Подробный перечень обязанностей начальника отдела, включающий организацию работы отдела, контроль за выполнением задач сотрудниками, взаимодействие с другими подразделениями компании и т.д. Учитываются специфические особенности работы бэк-офиса в инвестиционной компании, такие как управление документацией, контроль за соблюдением внутренних регламентов, взаимодействие с регуляторами и т.д.
3. Права: Определяются права начальника отдела, например, право давать поручения подчиненным, контролировать их работу, требовать предоставления необходимой информации и т.д.
4. Ответственность: Устанавливается ответственность начальника отдела за невыполнение своих обязанностей, за нарушения в работе отдела, за сохранность документов и т.д.
5. Условия труда: Описываются условия работы начальника отдела, режим работы, график отпусков и т.д.

Кто может использовать этот шаблон? Данный шаблон предназначен для использования руководителями инвестиционных компаний, отделов кадров и юристами, занимающимися разработкой внутренних документов компании.

Что вы получите, скачав шаблон? Скачав предлагаемый шаблон, вы получите готовый к использованию документ, который можно легко адаптировать под специфику вашей компании. Вам останется лишь внести необходимые корректировки, учитывающие особенности вашей организации и внутренние регламенты.

Преимущества использования нашего шаблона:

• Экономия времени: Вам не придется тратить время на самостоятельное составление инструкции.
• Профессиональный подход: Шаблон разработан с учетом всех требований законодательства и лучших практик управления персоналом.
• Юридическая грамотность: Текст документа составлен юристами и соответствует действующему законодательству.
• Простота использования: Шаблон легко редактируется и адаптируется под ваши нужды.

Дополнительные материалы: Помимо должностной инструкции начальника отдела бэк-офиса, на нашем сайте вы можете найти другие полезные шаблоны документов для инвестиционных компаний, такие как:

• Образцы договоров с клиентами.
• Шаблоны внутренних регламентов.
• Бланки отчетности.
• Примеры актов выполненных работ.
• Образцы счетов-фактур.

Как скачать шаблон? Процесс скачивания максимально прост и интуитивно понятен. Вам нужно всего лишь нажать на кнопку Скачать и выбрать удобный для вас формат файла.

Обратите внимание! Должностная инструкция – это важный юридический документ. Перед использованием скачанного шаблона рекомендуем внимательно проверить его соответствие специфике вашей деятельности и внести необходимые корректировки.

Внимательно изучите все пункты инструкции перед использованием! Неправильное применение данного документа может привести к нежелательным последствиям.

Важно! Все предоставленные на сайте docspapers.ru шаблоны документов носят исключительно информационный характер и не являются юридически обязывающими. Мы не несем ответственности за последствия использования предоставленных материалов. Для решения юридических вопросов и составления официальных документов рекомендуем обратиться к квалифицированному юристу.

Прежде чем использовать любой из предоставленных шаблонов, проконсультируйтесь с юристом! Мы не можем гарантировать полное соответствие предоставленных шаблонов требованиям действующего законодательства в каждом конкретном случае.

Защита ваших интересов – ваша ответственность! Мы предоставляем шаблоны для удобства, но окончательное решение о применении и корректировке документов остается за вами.

Помните, что правильное оформление документов – залог успешной работы вашей компании! Не пренебрегайте консультацией специалиста.

Источник: https://docspapers.ru/downloads/dolzhnostnaya-instrukcziya-nachalnika-otdela-bek-ofisa-investiczionnoj-kompanii/

• Версия
  
• Кол-во скачиваний:
  3
• Размер файла:
  11.15 KB
• Количество файлов:
  1
• Дата загрузки на сервер:
  18.02.2024
• Последнее обновление:
  25.03.2025

Скачать Должностная инструкция начальника отдела бэк-офиса (инвестиционной компании) в формате .doc бесплатно и без регистрации

Блог

Автоматизация процессов управления в бэк-офисе – как это работает?

Темпы развития бизнеса снижаются, структура управления предприятием усложняется, количество офисного персонала увеличивается быстрее выручки. Руководитель все меньше понимает, что происходит в бэк-офисе. Увы, это типичная картина для многих российских крупных и даже средних компаний. Что делать?

Почему система управления бизнесом нуждается в пересмотре?

В начале 2000-х российская экономика быстро росла. А вместе с ней возникали и быстро росли тысячи отечественных предприятий. Из микро-бизнесов они превращались в малые, затем средние, а иногда даже и крупные компании. Во время бурного роста владельцы предприятий почти не обращали внимания на такие вопросы, как снижение себестоимости продукции, оптимизация бизнес-процессов, эффективность управления персоналом … 

Тактически это было правильным – важно было наращивать продажи и выручку, завоевывать свои доли рынка. Да и прибыльность бизнесов позволяла не особо напрягаться с оптимизацией расходов. Но стратегически это было неверным решением. У любой компании, как и у любого рынка, есть три стадии развития: рост, стабильность и стагнация. Рано или поздно рост прекратится, и выиграет тот, у кого ниже себестоимость продукции.

Усложненная организационная структура управления предприятием не решает проблемы

Практика показывает, что на снижение управляемости многие российские компании реагируют усложнением структуры управления. Возникают новые департаменты, в них – новые отделы и службы. Потом – службы контроля существующих служб… Количество непроизводственного персонала быстро растет вместе с фондом оплаты труда. 

При этом собственник и генеральный директор компании оказываются в «зеркальной комнате», поскольку подчиненные доносят до них только выгодную для себя позитивную информацию. Благо, система контроля поручений отсутствует или неэффективна.

Наиболее тяжелой бывает ситуация в обслуживающих подразделениях компании: бухгалтерия, казначейство, юридический отдел, служба безопасности, IT, HR… Вместе они и составляют бэк-офис. Основные структурные подразделения чаще всего оцифрованы – их эффективность выражается показателями выработки, выручки, отгрузки… Работа бэк-офиса чаще всего не оцифровывается никак. 

Картинка с сайта: gandiva.ru

Оценка эффективности персонала бэк-офиса на основе нормативов

Производственные подразделения компаний издавна разработали нормативы для своих сотрудников. С точностью до минуты известно, сколько нормо-часов потратит токарь на изготовление детали, каменщик – на метр кирпичной кладки, автослесарь – на ремонт глушителя. В зависимости от сложности выполняемых задач исполнителю присваивается квалификационный разряд. На основе выполнения нормативов строится система мотивации персонала. Если эта система верна, сотрудники стремятся повышать свою квалификацию и выполнять большее количество задач, а штатное расписание в них увеличивается медленнее, чем загрузка подразделений. Можно ли внедрить подобные нормативы в подразделениях бэк-офиса? 

Сотрудники непроизводственных подразделений не привыкли к нормативам, и считают, что их «творческая работа» не поддается нормированию. На самом деле, 90% работ, которой занимаются бухгалтер, юрист, специалисты отделов безопасности, IT, HR или казначейства – стандартные. Большинство операций – атомарные. Это действия, которые не требуют не только творчества, но и умственного напряжения. Нужно лишь вычленить эти простейшие атомарные операции и определить время их исполнения. Но в 99% случаев эти бизнес-процессы никак не описаны. Обычно в компании существуют лишь регламенты работы подразделения и должностные обязанности сотрудников, но, как правило, ими не часто пользуются. 

Чем от этих привычных документов отличается каталог бизнес-процессов? Руководитель подразделения должен перечислить все запросы, поступающие от других подразделений компании. На основе этого нужно сделать описание бизнес-процессов, необходимых для их выполнения. К примеру, отдел маркетинга компании занимается изготовлением рекламных материалов, различными маркетинговыми активностями и сегментацией клиентских баз. Предложите руководителю перечислить все виды рекламных материалов, которые готовит отдел: визитки, бэйджи, ролл-апы, плакаты и пр. Затем нужно подробно, шаг за шагом, написать, что должен сделать сотрудник, чтобы заказать изготовление каждого вида этих рекламных материалов. При этом процесс разложится на простейшие – атомарные – операции, время исполнения которых несложно определить хотя бы примерно. Так возникает норматив. Сумма выполненных сотрудником нормативов в дальнейшем покажет его истинную загрузку. 

Опыт показывает, что эти первоначальные нормативы оказываются неверными. Совершая одни операции, сотрудник стабильно вырабатывает 12 нормо-часов в день, а выполняя другие – только 4 нормо-часа. Поэтому нормативы нужно регулярно анализировать и корректировать.

В итоге, описав все атомарные операции подразделений, компания получает каталог бизнес-процессов. Этот список основных бизнес-процессов станет основой утвержденных стандартов осуществления всех операций подразделения. Получив их, руководитель анализирует происходящее в компании на основе объективных данных, а не слов подчиненных. Он хорошо понимает, как оценить эффективность персонала в офисе.

Как использовать данные о загрузке бэк-офиса?

Проведя работу по нормированию труда офисных сотрудников, компания может получить большой массив цифровых данных. Производственники уже привыкли использовать системы управления ERP. Практически в каждом отделе продаж имеется CRM система. 

Для управления бэк-офисом тоже существуют цифровые платформы, позволяющие зафиксировать и проанализировать загрузку каждого сотрудника и каждого подразделения. Так, в системе бережливого управления офисом GANDIVA применяются каталоги офисных бизнес-процессов и имеются дополнительные инструменты, позволяющие резко снизить трудозатраты на «околоработу» – различные споры, совещания, планерки. Благодаря этим инструментам менеджеры всех уровней меньше отвлекаются на текучку и могут больше времени уделять совершенствованию работы своих подразделений.

В результате внедрения в компании появится возможность:

1. выявить истинную загрузку подразделений, 
2. обеспечить равномерное распределение нагрузки внутри подразделений, 
3. определить стоимость нормо-часа для операций, требующих различной квалификации исполнителей, 
4. перестроить систему мотивации, чтобы сотрудники бэк-офиса стремились работать больше и лучше.

Не знаете, как описать бизнес-процесс? Напишите на sales@gandiva.ru и мы пришлем вам каталог бизнес-процессов любого подразделения бесплатно.

Составлена в _____ экз.                                Утверждаю
                                            _________________ _____________
                                                  (инициалы, фамилия)
_________________ _______________           _________________ _____________
_________________ _______________           _________________ _____________
_________________ _______________           _________________ _____________
   (наименование работодателя,                (руководитель или иное лицо,
   его организационно-правовая                 уполномоченное утверждать
   форма, адрес, телефон, адрес                 должностную инструкцию)
электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП)
«__»___________ ____ г. N _____                «__»___________ ____ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела бэк-офиса инвестиционной компании
(примерная форма)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела бэк-офиса.
1.2. Начальник отдела бэк-офиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом руководителя организации.
1.3. Начальник отдела бэк-офиса подчиняется непосредственно руководителю организации.
1.4. На должность начальника отдела бэк-офиса назначается лицо, соответствующее требованиям к квалификации: высшее финансовое или экономическое образование, опыт работы в аналогичной должности не менее ____ лет.
1.5. Начальник отдела бэк-офиса должен знать:
— офисное компьютерное программное обеспечение, установленное в бэк-офисе (например, Microsoft Office и/или иное);
— законодательство Российской Федерации, а также общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации, регулирующие банковскую и внешнеэкономическую деятельность.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела бэк-офиса выполняет следующие обязанности:
2.1. Осуществление операций по оформлению сделок.
2.2. Сопровождение оформленных сделок.
2.3. Контроль над формированием дел по сделкам.
2.4. Мониторинг текущих задолженностей.
2.5. Учет и контроль платежей по погашению кредитов и процентов за пользование кредитами.
2.6. Расчет и начисление комиссии по сделкам, контроль залога.
2.7. Проведение операций погашения задолженности по кредиту.
2.8. Проведение операций досрочного погашения кредита.
2.9. Расчет просроченной задолженности.

3. ПРАВА

Начальник отдела бэк-офиса имеет право:
3.1. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающихся его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела бэк-офиса несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим гражданским законодательством.
4.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы начальника отдела бэк-офиса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
5.2. В соответствии с _______________ работодатель проводит оценку эффективности деятельности начальника отдела бэк-офиса. Комплекс мероприятий по оценке эффективности утвержден _______________ и включает в себя:
— _________________ _____________;
— _________________ _____________;
— _________________ _____________.

    Должностная инструкция разработана на основании _______________________
_________________ _______________________ _______________________.
                  (наименование, номер и дата документа)

    Руководитель структурного
    подразделения
    _________________ ___________                     _____________________
         (инициалы, фамилия)                                (подпись)

«__»___________ ____ г.

    Согласовано:
    юридическая служба
    _________________ ___________                     _____________________
         (инициалы, фамилия)                                (подпись)

«__»___________ ____ г.

    С инструкцией ознакомлен:
    (или: инструкцию получил)
    _________________ ___________                     _____________________
         (инициалы, фамилия)                                (подпись)

«__»___________ ____ г.

ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

начальника отдела бэк-офиса

(инвестиционной компании)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела бэк-офиса.

1.2. Начальник отдела бэк-офиса назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации порядке приказом руководителя организации.

1.3. Начальник отдела бэк-офиса подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.4. На должность начальника отдела бэк-офиса назначается лицо, соответствующее требованиям к квалификации: высшее финансовое или экономическое образование, опыт работы в аналогичной должности не менее ____ лет.

1.5. Начальник отдела бэк-офиса должен знать:

— офисное компьютерное программное обеспечение установленное в бэк-офисе (например, Microsoft Office и/или иное);

— законодательство Российской Федерации, а также общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации, регулирующие банковскую и внешнеэкономическую деятельность.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела бэк-офиса выполняет следующие обязанности:

2.1. Осуществление операций по оформлению сделок.

2.2. Сопровождение оформленных сделок.

2.3. Контроль над формированием дел по сделкам.

2.4. Мониторинг текущих задолженностей.

2.5. Учет и контроль платежей по погашению кредитов и процентов за пользование кредитами.

2.6. Расчет и начисление комиссии по сделкам, контроль залога.

2.7. Проведение операций погашения задолженности по кредиту.

2.8. Проведение операций досрочного погашения кредита.

2.9. Расчет просроченной задолженности.

3. ПРАВА

Начальник отдела бэк-офиса имеет право:

3.1. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела бэк-офиса несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим гражданским законодательством.

4.4. За нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в организации.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы начальника отдела бэк-офиса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

    С инструкцией ознакомлен __________________/_________________/

                                  (подпись)          (Ф.И.О.)

    "___"___________ _____ г.