Должностная инструкция секретаря стенографиста

──────────────────────────────── (наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

────────────────────────────── (наименование должности)

00.00.0000 N 000

───────── (подпись) ─────────────────── (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;
• .

1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря-стенографистки

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря-стенографистки [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь-стенографистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь-стенографистка относится к категории технических исполнителей и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Секретарь-стенографистка подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) или высшее образование (непрофильное) (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) или среднее профессиональное образование (непрофильное) (программы подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности и опыт практической работы не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

1.6. Секретарь-стенографистка отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ей работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
• сохранность находящихся у ней на хранении (ставших ей известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.7. Секретарь-стенографистка должна знать:

• специфику основной деятельности организации;
• правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
• особенности оформления планировщика (на электронном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• телефонные контакты руководителя;
• функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
• правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• правила защиты конфиденциальной информации;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол;
• этику делового общения;
• правила организации приема посетителей;
• правила делового общения, делового этикета;
• правила речевого этикета;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• правила организации приемов в офисе;
• этикет и основы международного протокола;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола;
• правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
• принципы, способы информирования сотрудников;
• управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения зон их ответственности;
• локальные нормативные акты организации;
• основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
• основы эргономики офиса и флористики;
• стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;
• состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
• структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности;
• правила документационного обеспечения деятельности организации;
• порядок работы с документами, схемы документооборота;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;
• правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);
• виды документов, их назначение;
• основы документной лингвистики;
• правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);
• правила подписания и утверждения документов;
• правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
• правила русского языка;
• современные информационные технологии работы с документами;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;
• системы электронного документооборота;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;
• порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;
• правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• правила подготовки и передачи дел в архив организации;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• состав внешних информационных потоков;
• состав внутренних информационных потоков;
• структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
• особенности формирования баз данных в организации;
• современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
• классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
• формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации;
• методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации.

1.8. Секретарь-стенографистка в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.9. В период временного отсутствия секретаря-стенографистки (отпуск, болезнь, прочее), ее обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на нее в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Секретарь-стенографистка выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений.

2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

2.3. Организует телефонные переговоры руководителя.

2.4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.

2.5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

2.6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом информации в банк данных.

2.8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

2.9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.10. Осуществляет делопроизводство.

2.11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

2.12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

2.13. Принимает документы на подпись руководителю.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

2.17. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

В случае служебной необходимости секретарь-стенографистка может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Секретарь-стенографистка имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Запрашивать лично или по поручению руководства от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися ее деятельности.

3.5. Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.

3.6. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.7. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Секретарь-стенографистка несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ей задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ей работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы секретаря-стенографистки осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы секретаря-стенографистки является качество, полнота и своевременность выполнения ей задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря-стенографистки определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Секретарю-стенографистке для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к ее компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Должностные обязанности Секретаря-стенографистки

Должностная инструкция секретаря-стенографистки

Общие положения:
Секретарь-стенографистка является важным элементом административного аппарата, отвечая за организацию и координацию офисного документооборота, ведение записей и поддержку руководства в оперативной деятельности. Она должна обладать не только высокими навыками стенографии, но и хорошими организаторскими способностями.

Квалификационные требования:

— Высшее или среднее специальное образование.
— Опыт работы в административной роли не менее 2 лет.
— Умение быстро и точно вести стенографические записи.
— Знание офисных программ (Microsoft Office, специализированные программы для ведения документации).
— Умение работать с документами, включая их редактирование и получение необходимой информации.
— Хорошие коммуникативные навыки и умение работать в команде.

Должностные обязанности Секретаря-стенографистки:

— Стенография: Запись и оформление стенографических заметок на встречах, совещаниях и презентациях. Секретарь-стенографистка должна быть готова к быстрому реагированию и точному фиксированию информации для создания протоколов заседаний и документов.

— Ведение документации: Подготовка, корректировка и оформление различных документов, включая письма, отчеты, контракты и внутренние меморандумы. Это также включает проверку и дополнение информации, а также контроль сроков выполнения.

— Организация рабочего процесса: Поддержка руководителя в планировании рабочего времени, включая назначение встреч, управление расписанием, организацию командировок и подготовку необходимых материалов к собраниям.

— Коммуникация: Обслуживание входящих и исходящих звонков, взаимодействие с клиентами и партнерами, получение и передача сообщений. Секретарь-стенографистка выступает связующим звеном между руководством и другими отделами компании, а также внешними контрагентами.

— Подготовка материалов: Сбор и систематизация информационных материалов для предстоящих встреч и презентаций. Это включает в себя поиск и анализ данных, подготовку отчетов и аналитических справок.

— Участие в мероприятиях: При необходимости участие в организации и проведении корпоративных мероприятий, встреч, конференций, выставок и презентаций. Секретарь-стенографистка должна обеспечить организацию логистики и поддержку во время мероприятий.

Отчетность:
Секретарь-стенографистка регулярно предоставляет отчеты о выполненной работе и достижениях, а также обрабатывает и предоставляет данные по запросу руководства. Это может включать отчеты о проведенных встречах, выполненных задачах и текущем состоянии дел.

Права Секретаря-стенографистки:

Секретарь-стенографистка имеет право на:

— Доступ к внутренним документам и информации, необходимой для выполнения функциональных обязанностей.
— Взаимодействие с различными подразделениями компании и внешними организациями.
— Участие в принятии решений, касающихся оптимизации рабочего процесса.
— Внесение предложений по улучшению эффективной деятельности офиса.

Критерии эффективности Секретаря-стенографистки:

Эффективность работы секретаря-стенографистки оценивается по следующим критериям:

— Качество ведения стенографических записей и документации.
— Скорость и точность выполнения поставленных задач.
— Уровень удовлетворенности руководства и сотрудников от взаимодействия.
— Способность к быстрому обучению и адаптации к рабочему процессу.
— Инициативность и активное участие в оптимизации процессов.

Подбор секретаря-стенографистки в кадровом агентстве «ФАВОРИТ»

Административная поддержка является ключевым фактором в успешной работе любой компании, и качественно выполняемые обязанности секретаря-стенографистки напрямую влияют на общую продуктивность. Кадровое агентство «ФАВОРИТ» предлагает профессиональные услуги по подбору квалифицированных секретарей-стенографисток с необходимыми навыками и опытом работы в различных отраслях.

В процессе подбора мы проводим тщательный анализ требований клиента, оцениваем потребности компании и составляем профиль идеального кандидата. Оцениваем опыт работы, профессиональные навыки и личные качества, такие как ответственность, организованность и умение быстро принимать решения.

Секретарь-стенографистка в нашей команде — это не просто административный работник; это профессионал, который станет надежным помощником для руководства и сыграет важную роль в организации рабочего процесса. Мы знаем, как важен каждый сотрудник для успешного функционирования компании, и поэтому подбираем только тех специалистов, которые смогут внести значительный вклад в развитие.

Обратившись в кадровое агентство «ФАВОРИТ», вы получите больше, чем просто кандидата. Мы предоставим вам опытного секретаря-стенографистку, которая обладает актуальными знаниями и умениями, помогает оптимизировать рабочие процессы и существенно повышает эффективность вашего бизнеса. Вы можете рассчитывать на высокий уровень профессионализма и ответственность в выборе кадров — это наша гарантия качества.

1. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-стенографистки.
2. Секретарь-стенографистка относится к категории технических исполнителей.
3. Секретарь-стенографистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.
4. Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования секретаря-стенографистки:

1. Документы, регламентирующие деятельность секретаря-стенографистки

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (заведующего канцелярией); Положение о канцелярии, Должностная инструкция секрктаря-стенографистки, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности секретаря-стенографистки

Секретарь-стенографистка:

4.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или ее подразделений.

4.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

4.3. Организует телефонные переговоры руководителя.

4.4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.

4.5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

4.6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

4.7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом информации в банк данных.

4.8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

4.9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4.10. Осуществляет делопроизводство.

4.11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в предприятия порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

4.12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

4.13. Принимает документы на подпись руководителю.

4.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

4.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

4.16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.

4.17. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Права секретаря-стенографистки

Секретарь-стенографистка имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.

5.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей деятельности, и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.

5.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность секретаря-стенографистки

Секретарь-стенографистка несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы секретаря-стенографистки

7.1. Режим работы секретаря-стенографистки определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятия.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда секретаря-стенографистки определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

1. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

I. Общие положения

1. Секретарь-стенографистка относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ___________________________________________

4. Секретарь-стенографистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции, другие руководящие и нормативные по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.3. Стенографию.
4.4. Машинопись.
4.5. Правила орфографии и пунктуации.
4.6. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.7. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.8. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств.
4.9. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.10. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.11. _________________________________________

4.12. Основы организации труда.
4.13. Основы законодательства о труде.
4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.16. ___________________________________________
5. Секретарь-стенографистка подчиняется непосредственно руководителю ______________________________

6. На время отсутствия секретаря-стенографистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
7. ______________________________________________

II. Должностные обязанности

Секретарь-стенографистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом информации в банк данных.
8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
10. Осуществляет делопроизводство.
11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
13. Принимает документы на подпись руководителю.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
17. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
18. _________________________________________

III. Права

Секретарь-стенографистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей деятельности, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
6. __________________________________________

IV. Ответственность

Секретарь-стенографистка несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________