Должностная инструкция секретаря стенографистки

──────────────────────────────── (наименование организации)

УТВЕРЖДАЮ

────────────────────────────── (наименование должности)

00.00.0000 N 000

───────── (подпись) ─────────────────── (инициалы, фамилия)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря руководителя

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права;
• основы трудового законодательства;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

• Уставом (Положением) ;
• настоящей должностной инструкцией;
• .

1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно

1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Функции

2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.

3. Должностные обязанности

Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.

Должностные обязанности Секретаря-стенографистки

Должностная инструкция секретаря-стенографистки

Общие положения:
Секретарь-стенографистка является важным элементом административного аппарата, отвечая за организацию и координацию офисного документооборота, ведение записей и поддержку руководства в оперативной деятельности. Она должна обладать не только высокими навыками стенографии, но и хорошими организаторскими способностями.

Квалификационные требования:

— Высшее или среднее специальное образование.
— Опыт работы в административной роли не менее 2 лет.
— Умение быстро и точно вести стенографические записи.
— Знание офисных программ (Microsoft Office, специализированные программы для ведения документации).
— Умение работать с документами, включая их редактирование и получение необходимой информации.
— Хорошие коммуникативные навыки и умение работать в команде.

Должностные обязанности Секретаря-стенографистки:

— Стенография: Запись и оформление стенографических заметок на встречах, совещаниях и презентациях. Секретарь-стенографистка должна быть готова к быстрому реагированию и точному фиксированию информации для создания протоколов заседаний и документов.

— Ведение документации: Подготовка, корректировка и оформление различных документов, включая письма, отчеты, контракты и внутренние меморандумы. Это также включает проверку и дополнение информации, а также контроль сроков выполнения.

— Организация рабочего процесса: Поддержка руководителя в планировании рабочего времени, включая назначение встреч, управление расписанием, организацию командировок и подготовку необходимых материалов к собраниям.

— Коммуникация: Обслуживание входящих и исходящих звонков, взаимодействие с клиентами и партнерами, получение и передача сообщений. Секретарь-стенографистка выступает связующим звеном между руководством и другими отделами компании, а также внешними контрагентами.

— Подготовка материалов: Сбор и систематизация информационных материалов для предстоящих встреч и презентаций. Это включает в себя поиск и анализ данных, подготовку отчетов и аналитических справок.

— Участие в мероприятиях: При необходимости участие в организации и проведении корпоративных мероприятий, встреч, конференций, выставок и презентаций. Секретарь-стенографистка должна обеспечить организацию логистики и поддержку во время мероприятий.

Отчетность:
Секретарь-стенографистка регулярно предоставляет отчеты о выполненной работе и достижениях, а также обрабатывает и предоставляет данные по запросу руководства. Это может включать отчеты о проведенных встречах, выполненных задачах и текущем состоянии дел.

Права Секретаря-стенографистки:

Секретарь-стенографистка имеет право на:

— Доступ к внутренним документам и информации, необходимой для выполнения функциональных обязанностей.
— Взаимодействие с различными подразделениями компании и внешними организациями.
— Участие в принятии решений, касающихся оптимизации рабочего процесса.
— Внесение предложений по улучшению эффективной деятельности офиса.

Критерии эффективности Секретаря-стенографистки:

Эффективность работы секретаря-стенографистки оценивается по следующим критериям:

— Качество ведения стенографических записей и документации.
— Скорость и точность выполнения поставленных задач.
— Уровень удовлетворенности руководства и сотрудников от взаимодействия.
— Способность к быстрому обучению и адаптации к рабочему процессу.
— Инициативность и активное участие в оптимизации процессов.

Подбор секретаря-стенографистки в кадровом агентстве «ФАВОРИТ»

Административная поддержка является ключевым фактором в успешной работе любой компании, и качественно выполняемые обязанности секретаря-стенографистки напрямую влияют на общую продуктивность. Кадровое агентство «ФАВОРИТ» предлагает профессиональные услуги по подбору квалифицированных секретарей-стенографисток с необходимыми навыками и опытом работы в различных отраслях.

В процессе подбора мы проводим тщательный анализ требований клиента, оцениваем потребности компании и составляем профиль идеального кандидата. Оцениваем опыт работы, профессиональные навыки и личные качества, такие как ответственность, организованность и умение быстро принимать решения.

Секретарь-стенографистка в нашей команде — это не просто административный работник; это профессионал, который станет надежным помощником для руководства и сыграет важную роль в организации рабочего процесса. Мы знаем, как важен каждый сотрудник для успешного функционирования компании, и поэтому подбираем только тех специалистов, которые смогут внести значительный вклад в развитие.

Обратившись в кадровое агентство «ФАВОРИТ», вы получите больше, чем просто кандидата. Мы предоставим вам опытного секретаря-стенографистку, которая обладает актуальными знаниями и умениями, помогает оптимизировать рабочие процессы и существенно повышает эффективность вашего бизнеса. Вы можете рассчитывать на высокий уровень профессионализма и ответственность в выборе кадров — это наша гарантия качества.

Секретарь-стенографистка

Должностная инструкция Секретаря-стенографистки

Должностные обязанности.
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделения.

Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

Осуществляет необходимую подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

Принимает документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся.

Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Должна знать:
Положения и инструкции по ведению делопроизводства; руководящий состав предприятия, его подразделений; стенографию в объеме, достаточном для записи под диктовку и ведения краткого протокола заседания, совещания; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Квалификационные требования.
Общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

I. Общие положения

1. Секретарь-стенографистка относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ___________________________________________

4. Секретарь-стенографистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции, другие руководящие и нормативные по ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
4.3. Стенографию.
4.4. Машинопись.
4.5. Правила орфографии и пунктуации.
4.6. Порядок расположения материала при печатании различных документов.
4.7. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
4.8. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств.
4.9. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.10. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.11. _________________________________________

4.12. Основы организации труда.
4.13. Основы законодательства о труде.
4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.16. ___________________________________________
5. Секретарь-стенографистка подчиняется непосредственно руководителю ______________________________

6. На время отсутствия секретаря-стенографистки (болезнь, отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
7. ______________________________________________

II. Должностные обязанности

Секретарь-стенографистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их содержание до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом информации в банк данных.
8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
9. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
10. Осуществляет делопроизводство.
11. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
13. Принимает документы на подпись руководителю.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы.
17. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
18. _________________________________________

III. Права

Секретарь-стенографистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей деятельности, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
6. __________________________________________

IV. Ответственность

Секретарь-стенографистка несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________

Все должностные инструкции • ДОЛЖНОСТИ ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ (ТЕХНИЧЕСКИХ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ)
Поиск по должностным инструкциям:

Служебная инструкция секретаря-стенографистки

Служебные обязанности секретаря-стенографистки

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
6. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.
7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
9. Осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
10. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Необходимые навыки и знания секретаря-стенографистки

1. положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
2. структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
3. стенографию;
4. машинопись;
5. правила орфографии и пунктуации;
6. порядок расположения материала при печатании различных документов;
7. правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
8. правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;
9. правила пользования приемно-переговорными устройствами;
10. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
11. основы организации труда;
12. основы законодательства о труде;
13. правила внутреннего трудового распорядка;
14. правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря-стенографистки

1. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.