Должностная инструкция заведующего делопроизводством

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего сектора по делопроизводству управления организационно – контрольной, правовой и кадровой работы

1.           Общие положения

• Должность заведующего сектора по делопроизводству управления организационно – контрольной, правовой и кадровой работы администрации Чебоксарского муниципального округа (далее — заведующий сектора, сектор) является должностью муниципальной службы.
• Должность заведующего сектора по делопроизводству администрации Чебоксарского муниципального округа относится к старшей группе должностей за регистрационным номером 1-2-4-01 (пункт 2 подраздела 2 раздела 4 Реестр должностей муниципальной службы в Чувашской Республике).
• Область профессиональной служебной деятельности (далее — область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

Обеспечение деятельности органа местного самоуправления;

• Вид профессиональной служебной деятельности (далее — вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности:

• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
• обеспечение оперативного прохождения документов и служебной корреспонденции, технической и информационно – технологической поддержки всех видов работы с документами и поручениями;

обеспечение защиты государственной тайны;

подготовка и проведение мероприятий, работа с обращениями граждан, организация приема граждан.

1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность заведующего сектора делопроизводства:

• организация делопроизводства;
• документационное и техническое обслуживание деятельности подразделений;

1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей заведующего сектора:

• контроль исполнительской дисциплины;

1 .7. Заведующий секторa назначается на должность и освобождается от должности главой Чебоксарского муниципального округа Чувашской Республики.

В период отсутствия заведующего сектора его обязанности выполняет главный специалист.1.8. Заведующий сектора в своей работе непосредственно подчиняется главе Чебоксарского муниципального округа и заместителю главы администрации Чебоксарского муниципального округа — начальнику управления организационно — контрольной, правовой и кадровой работы.

2.             Квалификационные требования

Для замещения должности заведующего сектора по делопроизводству администрации Чебоксарского муниципального округа устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1.             Базовые квалификационные требования:

• Заведующий сектора должен иметь высшее профессиональное образование не ниже уровня бакалавриата.
• Для замещения должности заведующего сектора установлено требование о наличии не менее двух лет стажа муниципальной службы или не менее четырех лет стажа работы по специальности, направлению подготовки, а также не менее одного года стажа муниципальной службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки для лиц, имеющие дипломы специалиста или магистра.
• Заведующий сектора должен обладать следующими базовыми знаниями:

• знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);
• правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

6) Гражданского кодекса Российской Федерации (Часть первая);

 в) Уголовного кодекса от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (ст. 283, 284);

г) Трудового кодекса Российской Федерации;

д) Федерального закона от 6 октября 2003 г. К. 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

е) Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

ё) Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

ж) Федерального закона от 21 июля 1993 г. N.• 5485-1 «О государственной тайне»;

з) Федерального            закона от 02 мая 2006 г. N. 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

и) Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

к) Федерального закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

л) Конституции Чувашской Республики;

м) законодательства о противодействии коррупции;

• Заведующий сектора должен обладать следующими базовыми умениями: работать на компьютере, в том числе в сети «Интернет»;

• работать в информационно-правовых системах;
• руководить подчиненными, эффективно планировать работу и контролировать ее выполнение;

оперативно принимать и реализовывать управленческие решения;

• вести деловые переговоры с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;

готовить деловую корреспонденцию; организовывать проведение приема граждан;

• соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;
  • Заведующий сектора   должен   соответствовать  следующим   функциональным квалификационным требованиям:
    • Обладать следующими   знаниями   в   области   законодательства  Российской Федерации, Чувашской Республики, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:
  • Федерального закона от 2 мая 2006 г.№59-ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
  • Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ « О персональных данных»;
  • Устава Чебоксарского муниципального округа;
  • иными нормативными правовыми актами, регулирующими соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей.
    • Заведующий сектора должен обладать следующими умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

 —  работать в конкретной, определенной представителем нанимателя ( работодателя) сфере деятельности;

— организовать и обеспечивать выполнение поставленных задач;

— эффективно планировать рабочее время;

-устанавливать приоритеты и эффективно планировать работу;

-пользоваться современной оргтехникой и программными продуктами;

-систематически повышать квалификацию;

-организовывать проведение приема граждан;

— соблюдать этику делового общения при взаимодействии с гражданами;

3.         Должностные обязанности

Исходя из задач и функций, определенных Положением о секторе делопроизводства  управления организационно – контрольной, правовой и кадровой работы администрации Чебоксарского муниципального округа, на заведующего сектора возлагаются следующие должностные обязанности:

3.1. Руководить деятельностью сектора по делопроизводству управления организационно – контрольной, правовой и кадровой работы администрации Чебоксарского муниципального округа, обеспечивая решение возложенных на сектор задач.

3.2. Прием и первичная обработка входящих документов;

3.3. Предварительно рассматривать и сортировать документы на регистрируемые и нерегистрируемые;

3.4. Подготавливать документы для рассмотрения руководителем;

3.5. Регистрировать входящие документы;

3.6. Организовать и доводить документы исполнителям;

3.7. Вести базу данных документов организации;

3.8. Вести информационно – справочные работы;

3.9. Обрабатывать и отправлять исходящие документы;

3.10. Организовать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

3.11. Контролировать исполнение документов в организации;

3.12. Разрабатывать номенклатуру делопроизводства;

3.13.Проверять правильность исполнения оформления документов и отмечать об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;

3.14. Передавать дела в архив организации;

3.15. Формировать дела;

3.16. Определять функции сотрудников сектора и разрабатывать их должностные инструкции;

3.17.Осуществлять подбор кадров для сектора;

3.18. Соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты Чувашской Республики, Устав Чебоксарского муниципального округа и иные муниципальных правовые акты и обеспечивать их исполнение.

• Соблюдать ограничения, не нарушать запрета, установленные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральным и законами.
• Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

3.21. Своевременно выполнять поручения вышестоящего руководства.

  3.22. Соблюдать установленный служебный распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерация и муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.

3.23. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды.

• Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.
• Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.
• Соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций.

Не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи

исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и

здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.

• Представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера (далее — сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера).
• Выполнять иные поручения вышестоящего руководства.

3.29. В процессе служебной деятельности обязан изучать и использовать при исполнении должностных обязанностей:

— знания и умения работы в системе управления проектом «Эффективный регион»;

— знания положений постановления Кабинета Министров Чувашской Республики от 8 июня 2022 г. № 262 «О системе бережливого управления в органах исполнительной власти Чувашской Республики и подведомственных им организациях» (далее – постановление № 262);

— знания стадий реализации оптимизационных проектов с использованием инструментов бережливых технологий (далее – проект), предусмотренных постановлением № 262, основных методов и инструментов бережливого производства;

— знания и умения формирования паспорта (карточки) проекта, карты текущего и целевого состояния процесса, плана мероприятий по реализации проекта, отчета о реализации проекта в соответствии с постановлением № 262;

— знания понятия образца лучших практик применения принципов и инструментов бережливого производства в соответствии с методическими материалами Госкорпорации «Росатом»;

— знания понятия ценности для потребителя, потока создания ценности, отличия деятельности создающей и не создающей ценности;

— знания видов потерь, умения выявления их в своей работе;

— знания понятия, необходимости совершенствования потока создания ценности с точки зрения сокращения всех видов потерь;

— знания применения системы «5С» на рабочем месте, оптимизации планировки рабочего пространства по системе «5С» для исполнения должностных обязанностей;

— знания назначения и формирования предложений по улучшениям.

4. Пpaвa

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. N. 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» заведующий сектора имеет право:

• Запрашивать от должностных лиц территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• Привлекать в установленном порядке для подготовки проектов документов, разработки и осуществления мероприятий, проводимых сектором по делопроизводству, работников  структурных подразделений администрации Чебоксарского муниципального округа.
• Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.
• Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
• Требовать создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
• Повышать свою профессиональную квалификацию.

5. Ответственность

Заведующий сектора несет установленную законодательством ответственность:

• За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе;
• За правонарушение, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• За причинение материального ущерба в пределах, определённых трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан        самостоятельно принимать управленческие и иные решения

1. Заведующий сектора праве:

6.1. принимать решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности сектора в области делопроизводства в соответствии с должностными инструкциями;

6.2.     подготовки ответов на запросы исполнительных органов государственной власти Чувашской Республики, органов местного самоуправления, а также учреждений, организаций и граждан;

6.3.     подготовку иных документов, отнесённых к компетенции заведующего сектора, с представлением своих выводов и предложений по изложенной проблеме.

1. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

7.1. Заведующий сектора вправе участвовать в подготовке:     

проектов нормативных правовых Чебоксарского муниципального округа по вопросам, входящим в компетенцию сектора;

проектов методических рекомендаций и иных материалов по вопросам, входящих в компетенцию сектора.

7.2. Заведующий сектора обязан участвовать в подготовке:

в соответствии с поручениями руководителя готовит предложения по проектам постановлений и распоряжений администрации Чебоксарского муниципального округа, по вопросам, входящим в компетенцию сектора, направленных в управление в порядке согласования;

проектов ответов на поступившие письменные обращения граждан, организаций, органов государственной власти и местного самоуправления Чувашской Республики.

1. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

Заведующий сектора осуществляет подготовку и рассмотрение проектов управленческих и иных решений, согласование и принятие данных решений в соответствии с правилами делопроизводства администрации Чебоксарского муниципального округа и в порядке и в сроки, установленные действующим законодательством.

1. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

9.1. Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав заведующий сектора в пределах своей компетенции взаимодействует:

с гражданскими служащими территориальных органов федеральных органов исполнительной власти;

с гражданскими служащими органов государственной власти Чувашской Республики;

с муниципальными служащими Чебоксарского муниципального округа;

с лицами, замещающими должности муниципальной службы в Чебоксарском муниципальном округе;

с работниками организаций;

с гражданами.

9.2. Заведующий сектора осуществляет служебное взаимодействие с гражданскими служащими территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти  Чувашской Республики в связи с исполнением своих должностных обязанностей по вопросам выполнения поручений руководства, в случае необходимости получения дополнительной информации.

9.3. Заведующий сектора осуществляет служебное взаимодействие с муниципальными служащими Чебоксарского муниципального округа и с лицами, замещающими должности муниципальной службы в Чебоксарском муниципальном округе, в связи с исполнением своих должностных обязанностей:

по вопросам подготовки проектов нормативных правовых актов;

по вопросам выполнения поручений руководства, в случае необходимости получения дополнительной информации;

консультирует и информирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией;

ознакамливает с документами, подлежащими ознакомлению.

Информирование осуществляется по согласованию с заместителем главы посредст­вом рассылки информации по электронной почте.

9.4. Заведующий сектора осуществляет служебное взаимодействие с гражданами и организациями в связи с исполнением своих должностных обязанностей:

консультирует по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией;

готовит проекты писем на жалобы, заявления и обращения.

10.  Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

 При выполнении своих должностных обязанностей заведующий сектора не оказывает государственные, муниципальные услуги гражданам и организациям

11.  Показатели эффективности н результативности профессиональной служебной деятельности

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности заведующего сектора определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:

• выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;
• своевременности и оперативности выполнения поручений;
• профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);
• способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
• творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
• осознанию ответственности за последствия своих действий.

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

              № 400-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника отдела делопроизводства ООО «Бета».

1.2. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета».

1.3. Начальник отдела делопроизводства подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Бета».

1.4. На должность Начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа не менее одного года.

1.5. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты в сфере делопроизводства;
− структуру ООО «Бета»;
− организацию делопроизводства;
− схемы документооборота;
− порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– стандарты и унифицированные формы управленческой документации;
− сроки и порядок передачи дел в архив;
− системы организации контроля за исполнением документов;
– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства;
− оргтехнику и иные технические средства труда;
− основы экономики, организации производства, труда и управления;
− основы трудового законодательства;
− правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности.

1.6. В своей деятельности Начальник отдела делопроизводства руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника отдела делопроизводства его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела делопроизводства выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит организацией работы отдела делопроизводства.
2.2. Организует эффективное взаимодействие работников отдела делопроизводства, направляет их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.3. Контролирует надлежащее выполнение работниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.4. Организует работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.5. Принимает участие в разработке проектов бизнес-планов ООО «Бета», обеспечивает их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.6. Руководит планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представляет проект плана работы на рассмотрение заместителя директора.
2.7. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
2.8. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку отчетов о соблюдении сроков исполнения документов..
2.9. Организует разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.10. Обеспечивает своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.11. Руководит работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота.
2.12. Осуществляет организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3. ПРАВА

Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности канцелярии.
3.3. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника отдела делопроизводства определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника отдела делопроизводства в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 01.06.2015.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

________________ Д.В. Ефремов

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.

Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации

Все, чем занимается делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.

Что еще делает делопроизводитель:

1. Прием и регистрация корреспонденции (писем, приказов и т. д.).
2. Передача документов на исполнение.
3. Выдача справок по зарегистрированным документам.
4. Ведение банка данных документов и составление учетных карточек.
5. Контроль неразглашения данных.
6. Сдача в архив исполненных материалов, составление описей.

Картинка с сайта: kedu.ru

Источник: kedu.ru

Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.

Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.

Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.

Делопроизводитель — кто это и чем занимается

По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.

В число его умений также входит:

1. знание правил составления различных бумаг;
2. порядок их оформления перед сдачей в архив;
3. навыки деловой переписки и ведения переговоров;
4. отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.);
5. приветствуются навыки «слепой» печати.

Условия работы сказываются и на характере специалиста. 

Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:

• обладать хорошими аналитическими способностями;
• уметь планировать свое время и решать поставленные задачи;
• иметь хорошую память и усидчивость;
• быть многозадачным и собранным.

Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.

Где учат на делопроизводителя

Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.

Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.

5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):

• МИРЭА — Российский технологический университет;
• Российский государственный гуманитарный университет;
• Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина;
• Санкт-Петербургский государственный институт культуры;
• Российский государственный социальный университет.

Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.

5 популярных колледжей для получения специальности:

• Юридический колледж Российского государственного университета правосудия;
• Московский промышленно-экономический колледж Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова;
• Факультет среднего профессионального образования Казанского национального исследовательского технологического университета;
• Уральский промышленно-экономический техникум;
• Московский государственный образовательный комплекс.

«Будущее делопроизводства будет продолжать развиваться, интегрируя новые технологии и адаптируясь к изменяющимся условиям. Организации, которые смогут эффективно сочетать традиционные подходы с инновациями, будут готовы к вызовам и возможностям, которые принесет время. Управление документами станет еще более критичным аспектом успешного функционирования организаций, требующим постоянного совершенствования и гибкости.»
Андрей Миллиардов, «Мастерство делопроизводства: Искусство управления документами», 2024

Востребованность профессии делопроизводителя

Делопроизводство, хоть и не самая яркая и гламурная профессия, по-прежнему остается востребованной во многих сферах деятельности. Несмотря на развитие цифровых технологий и автоматизации, документооборот остается важной частью любого организованного процесса. 

Делопроизводитель, как хранитель и организатор информации, играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы организации. Он не только создает и обрабатывает документы, но и контролирует их движение, обеспечивает их безопасность и хранение. В современных условиях, когда компании все больше внимания уделяют соблюдению законодательства и организации архивов, роль делопроизводителя только возрастает.

Обучение на делопроизводителя дистанционно

Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.

В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.

Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.

По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.

Зарплата делопроизводителя в 2025 году

По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет около 24 тысяч рублей, максимальная — более 80 тысяч рублей. В среднем по России делопроизводитель зарабатывает около 40 тысяч рублей в месяц.

Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.

Плюсы и минусы профессии делопроизводителя

Картинка с сайта: kedu.ru

Кадровое агентство «Аспект» может осуществить поиск и подбор персонала на вакансию Делопроизводитель.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится
приказом директора предприятия.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о канцелярии/отделе документационного
обеспечения/ином структурном подразделении.

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией/начальника
отдела документационного обеспечения/иного должностного лица.
Проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему канцелярией/ начальнику отдела документационного обеспечения/иному должностному лицуо всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.