Вопрос: Требуется ли утверждение должностной инструкции приказом руководителя или достаточно грифа «Утверждено кем и когда» на лицевой стороне?
Ответ:
Согласно «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст):
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Утверждение должностных инструкций работников, по нашему мнению, может производиться руководителем (директором) либо коллегиальным исполнительным органом общества, если такие полномочия отнесены к его компетенции, либо уполномоченными ими лицами. Данные полномочия прописываются в ЛНА организации.
Таким образом, в зависимости от порядка разработки и утверждения должностной инструкции утвержденного ЛНА организации, используется один из вариантов размещения грифа УТВЕРЖДЕНО согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Информационные Банки:
Законодательство ВерсияПроф
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) { КонсультантПлюс }
«Вопросы и ответы»
Вопрос: Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2024) { КонсультантПлюс }
«Бухгалтерская пресса и книги»
Готовое решение: В каком порядке разрабатываются и утверждаются должностные инструкции (КонсультантПлюс, 2024) { КонсультантПлюс }
Марьяшина Наталья Леонидовна,
эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству «Линии консультаций»
Приказ об утверждении должностных инструкций — образец его мы приведем в нашей статье. А кроме того, расскажем, какова специфика составления данного документа, обосновывающего процедуру использования фирмой должностных инструкций.
Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций
Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.
Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой. Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса. Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.
Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации? Ответ на этот вопрос дал инспектор Министерства труда и социальной защиты Р.А.Исмаилов. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.
Структура приказа о введении должностных инструкций
Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:
- блок, в котором указывается наименование документа («Приказ о…»);
- текстовый блок с мотивировочными формулировками («В связи с необходимостью…»);
- текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю…»).
Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.
В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).
Где скачать образец приказа о должностных инструкциях
Загрузить образец приказа о введении во внутрикорпоративный оборот должностных инструкций вы можете, кликув по ссылке ниже.
Образец приказа об утверждении должностной инструкции
Скачать
Итоги
Фирма-работодатель имеет право не утверждать должностные инструкции, поскольку эта обязанность не закреплена в ТК РФ (за исключением случаев, когда это прямо предписывается федеральными НПА). Но если она все же вводит инструкции в оборот, их использование должно быть юридически закреплено — с помощью соответствующего приказа.
Ознакомиться с особенностями составления других разновидностей должностных инструкций вы можете в статьях:
- «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец»;
- «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец».
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях.
Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.
Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).
Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации.
Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.
Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов».
Как составить должностную инструкцию
При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.
Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.
Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.
У работника должен быть один непосредственный руководитель.
Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.
- Общие положения:
— точное и полное наименование должности работника;
— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);
— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).
- Основные задачи и должностные обязанности:
— задачи, выполнение которых возлагается на работника;
— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.
- Права:
— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
- Ответственность:
— ответственность работника за невыполнение обязанностей;
— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
- Требования к работнику:
— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.
Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах.
Должностная инструкция кассира
Должностная инструкция программиста
Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.
Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций
Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):
- закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
- обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.
Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.
Разработка и утверждение должностных инструкций
Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).
Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.
Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.
Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе
Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:
- Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
- Требования к должностным инструкциям в компании.
- Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
- Заключительные положения.
Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся!
Должностная инструкция — документ, определяющий и конкретизирующий порядок исполнения должностных обязанностей.
Должностные обязанности работника указывают в трудовом договоре, а должностную инструкцию, их конкретизирующую, утверждают в виде отдельного документа. Важно: если в трудовом договоре написано, что должностная инструкция является его приложением или неотъемлемой частью, любое изменение такой инструкции потребует заключения дополнительного соглашения с работником (Письмо Роструда от 27.05.2022 N ПГ/13204-6-1).
Должностные инструкции для обычной организации не обязательны, ответственности за их отсутствие нет (Письма Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0, ГИТ в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299).
Порядок разработки и требования к содержанию должностной инструкции законом не установлены, вы можете закрепить их в положении или приказе о разработке должностных инструкций. При составлении инструкций можно, но не обязательно применять профстандарты. Разработку можно поручить ответственному за кадровый учет совместно с руководителями структурных подразделений.
Должностную инструкцию утвердите приказом руководителя. Прошивать ее не обязательно.