Эдо электронный документооборот инструкция

ЭДО – что это такое

Электронный документооборот или сокращенно ЭДО – это процесс, который помогает ускорить и максимально упростить передачу различных документов между физическими и юридическими лицами.

Передавать и получать электронные документы гораздо проще, чем бумажные. А главное – ускоряется процесс их согласования и подписания. Ведение электронного документооборота (ЭДО) пригодится различным службам и сотрудникам.

Возможности электронного документооборота (ЭДО) многогранны: можно обмениваться документами с поставщиками и покупателями, направлять сведения в государственные структуры, сдавать отчетность, получать ответы на запросы и выписки, контролировать и согласовывать договоры.

Главное преимущество электронного документооборота, что все это можно совершать, не покидая рабочего места или даже собственной квартиры, если вы работаете удаленно.

Важно, чтобы у вас был доступ к программам электронного документооборота и электронная подпись, чтобы все документы, отправляемые с помощью ЭДО, имели юридическую силу.

Про виды подписей мы тоже расскажем в этой статье.

Схема работы с сервисами электронного документооборота (ЭДО)

Как работает система электронного документооборота?

Отправитель загружает документ в сервис или создает его, подписывает и отправляет контрагенту. Получатель может подписать документ (утвердить) или отклонить (например, если видит ошибки или не согласен с содержанием).

Если контрагент еще не пользуется электронным документооборотом, он получит приглашение на электронную почту. Если получатель использует другого оператора ЭДО, отличного от оператора отправителя, то он получит приглашение к роумингу.

Роуминг – это возможность обмениваться документами с пользователями любых других операторов электронного документооборота (ЭДО).

Если документ утвержден, то отправитель получит уведомление о его подписании.

По тому же принципу происходит обмен документами и внутри организации.

Время подписания бумажных документов затягивается от нескольких дней до нескольких месяцев – в зависимости от того, как далеко от вас находится ваш контрагент, сотрудник или руководитель.

Использование электронного документооборота (ЭДО) позволит подписывать документы за несколько минут, а все маршруты согласования заранее запрограммировать.

Тогда документ после согласования с одним сотрудником автоматически перейдет к другому.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Скорость – один из главных плюсов электронного документооборота.

Рассмотрим пример электронного документооборота в отделе закупок.

Менеджер отдела закупок должен заказать товары у поставщика, получить их, подписать все необходимые документы и затем передать их поставщику.

Менеджер формирует в ЭДО заказ на поставку товаров и направляет его своему руководителю на согласование.
Руководитель подписывает заказ (согласовывает) и менеджер видит, что статус заказа изменился.
Менеджер подписывает заказ (если необходимо) и направляет его поставщику.
Поставщик получает заказ, подтверждает получение и собирает товары на отгрузку. При этом он может через ЭДО провести корректировку заказа, например, если какой-то товар отсутствует на складе.
Когда товар готов к отправке, поставщик формирует документы на отгрузку в ЭДО (накладную, счет, счет-фактуру или УПД, при необходимости прикладывает и другие документы, например, сертификаты на продукцию) или загружает их в систему, подписывает документы электронной подписью и отправляет покупателю.
Менеджер, после того, как товары получены (или сразу), ставит свою электронную подпись и теперь у поставщика и у покупателя есть комплект подписанных документов.

Здесь уже важна не только оперативность (быстро согласовать заказ, передать поставщику и потом подписать документы), но и юридическая, и налоговая стороны.

Пока у поставщика нет подписанных документов, он не может предъявить претензии к покупателю, если тот задержит оплату – попросту нечем доказать, что товары и правда были переданы.

Покупатель же без документов не может оприходовать товар (да, есть и другие механизмы в бухгалтерском учете, но они временные – например, можно провести неотфактурованную поставку, пока документы находятся в пути).

Если нет подтверждающих документов, расходы на такие товары нельзя списать в налоговом учете.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет избежать этих рисков и своевременно и законно списывать и приходовать товары, работы или услуги.

Но электронный документооборот нужен не только торговле и тем, у кого много контрагентов. Электронными документами можно обмениваться внутри организации, с сотрудниками и с государственными органами.

Кроме того, ЭДО для многих компаний является обязательным.

Виды электронного документооборота

Условно ЭДО можно разделить на две крупные категории:

По сфере правовых отношений между субъектами которые участвуют организации электронного документооборота.
По виду документов, которые проходят через ЭДО.

Если говорить о сфере правовых отношений, то выделяют следующие виды:

внутренний ЭДО
внешний ЭДО
ЭДО с государственными структурами

Внутренний ЭДО – затрагивает обмен документами исключительно внутри компании. Так как крупные организации имеют зачастую большую филиальную сеть, то наличие внутреннего ЭДО для них необходимость.

С помощью внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в первую очередь согласуются договоры, различные проекты, сметы, приказы, отчеты и инструкции.

Отдельно можно выделить обмен кадровыми документами. Можно разом разослать всем сотрудникам новый внутренний акт (например, Положение о командировках) и массово с ним ознакомить, можно согласовать отпуска, служебные поездки, сообщить о выходе на больничный, передать отчет о командировке и т. д.

Руководители подразделений могут передавать через ЭДО данные, необходимые для формирования отчетности по организации, о заработной плате, о доходах и расходах и другие.

Руководителям также системы опции контроля. К примеру, можно проследить, какой из сотрудников слишком долго согласует или отправляет документы контрагентам.

Внешний ЭДО – это обмен документами с контрагентами организации. Даже если компании работают с разными операторами ЭДО можно настроить обмен между ними, для этого используется роуминг (про него расскажем дальше отдельно).

Все маршруты следования документов во всех системах выстроены по одной и той же схеме работы. Можно настроить доступ ЭДО только для тех отделов, которые взаимодействуют с контрагентами.

ЭДО с государственными структурами – это электронный документооборот с различными ведомствами, например, для сдачи отчетности или получения информации о контрагентах.

По виду документов, которые проходят через ЭДО можно выделить:

бухгалтерский ЭДО;
кадровый ЭДО;
управленческий ЭДО;
складской ЭДО;
ЭДО для отчетности и т. д.

Можно также выделить ЭДО для отдельных сфер деятельности и отраслей.

У компании «Бизнес-Легко!» – сертифицированного партнера продуктов СБИС, есть готовые решения для производства, ритейла, логистики и других направлений.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Кто может пользоваться ЭДО

ЭДО могут использовать абсолютно все сотрудники компании.

Наиболее распространен электронный документооборот (ЭДО):

В бухгалтерии – с его помощью сдают отчетность, собирают и передают документы (акты, накладные, счета и счета-фактуры, сверки, ведомости). Без системы ЭДО бухгалтер в некоторых случаях просто не сможет работать.

Например, он обязан сдавать бухгалтерскую или статистическую отчетность только в электронном виде.

В отделе кадров – прием, увольнение, отпуск, все эти события можно оформить в электронном виде. ТК позволяет обмениваться с сотрудниками документами через ЭДО (см. статью 22.1 ТК).

Некоторые документы уже перешли в электронный вид. К примеру можно отказаться от бумажной трудовой книжки, а больничный Социальный фонд присылает только в электронном виде – бумажная форма уже не действует.

Многие кадровые процессы ЭДО помогает сократить и упростить. К примеру, при приеме на работу сотрудника, его можно быстро ознакомить со всеми нужными документами, а заявление об отпуске не затеряется и попадет только к нужному руководителю.

На складе – любое перемещение товара, будь то отгрузка покупателю или просто перемещение между складами, можно оперативно отразить в документах, используя ЭДО. Особенно удобен электронный документооборот, если склад находится далеко за пределами головной компании.
В управлении – менеджеры и руководители могут не только передавать документы и согласовывать их, но следить за исполнением распоряжений, просто заглянув в систему ЭДО.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Сначала о плюсах:

Юридическая значимость документов. Документ с собственноручной подписью на бумаге и такой же документ, подписанный электронной подписью в ЭДО, с точки зрения закона равнозначны. Электронный документ можно предъявить в суде, предоставить в ФНС при проверке.
Сокращение затрат на печать и пересылку. Цена на отправку письма Почтой России начинается от 27 рублей (если в письме вы отправляете 1-2 стандартных листа А4).

И это без цены конверта (примерно 3 рубля за штуку). Заказное письмо, ценное или курьерская отправка уже дороже.

Если вы отправляете 500 таких писем в год, то потратите на них минимум 15000, а ЭДО обойдется в несколько раз раз дешевле, да и ходить на почту, и стоять в очереди не придется.

Обмениваться документами, кстати, можно не только внутри страны – можно отправлять документы в любые страны мира. Для этого потребуется всего 3 шага:

Шаг 1

Российская организация получает квалифицированную электронную подпись, иностранная – неквалифицированную.

Шаг 2

Участники обмена заключают трехстороннее соглашение об электронном документообороте, обеспечивающее юридическую значимость документов.

Шаг 3

Можно начинать обмениваться документами с иностранными партнерами через ЭДО.

Зарубежной компании будет доступен личный кабинет на английском языке, англоязычная техподдержка, а также вебинары и обучающие материалы.

Бумага тоже стоит недешево, например, популярная марка SvetoCopy от 300 рублей за пачку в 500 листов. С ЭДО бумага вам вообще не нужна.

Сокращение времени создания, подписания, согласования и отправки документов. Здесь все очевидно и мы уже рассказали, насколько проще работать с электронными документами. Кроме того, их можно загрузить в бухгалтерскую программу или другой сервис (CRM, складскую программу).
Безопасность передачи данных и защита самих документов.

Например, документы, пересылаемые через СБИС (система ЭДО) нельзя перехватить или подменить – они передаются по зашифрованному каналу.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Схема электронного документооборота между организациями

Есть ли минусы у электронного документооборота или ЭДО?

Конечно, минусы тоже присутствуют:

Необходимо позаботиться о резервном копировании. Лучше сохранять электронные документы не только в самой системе, но и еще на независимом носителе – собственном сервере, внешнем диске, даже флэшке. При этом нужно помнить, что если вы просто распечатаете электронный документ с отметками об электронной подписи – он юридической силы иметь не будет!
Сопротивление сотрудников. Если в вашей компании привыкли все делать на бумаге, работникам может поначалу казаться, что работать в ЭДО сложно.

Для лучшей адаптации в системах ЭДО есть инструкции, встроенные помощники и подсказки, а если вы внедряете электронный документооборот с помощью сторонней компании, то она поможет вам безболезненно и быстро перейти на новый формат документов.

Не все контрагенты подключены к системе ЭДО, с некоторыми приходится работать только на бумаге. Но даже такие организации понемногу исчезнут. Сейчас ЭДО уже стал для ряда компаний обязательным и тенденция продолжается.

Например, при продаже маркированных товаров (а это молочная продукция, вода, одежда, обувь и еще много всего) необходимо обмениваться электронными документами, этого требует закон.

Как совмещать бумажный и электронный документооборот (ЭДО)

Так как не для всех ваших контрагентов может быть доступно подключение к электронному документообороту, то придется совмещать бумажный и электронный документооборот.

Это значит, что вам необходимо организовать хранение и тех и других документов, разработать правила по документообороту.

Для упрощения работы с документами и их систематизации можно сканировать бумажные документы и загружать их в систему ЭДО.

Сканированные документы легко будет найти по быстрому поиску, вместо того, чтобы рыться в папках в шкафу.

Как правило, документ сканируют сразу «на входе». Например, секретарь, сканирует и вносит в систему письма и другие документы, присваивая им номер, дату, вид и т. д.

На документы даже можно нанести штрих- или QR- коды для еще более быстрого поиска.

Если ваш архив не выглядит как просто склад из коробок, а устроен по принципу библиотеки (для каждой папки есть свой стеллаж, полка и место на ней), то закодированный документ при необходимости легко будет найти по его положению (информация «вшивается» в код).

Как понять, что пора переходить на электронный документооборот (ЭДО)

Вот вам чек-лист, чтобы понять пора ли вам уже присмотреться к системам ЭДО.

Если большинство ваших ответов «нет», то пора задуматься о внедрении электронного документооборота (ЭДО).

Обязательно должны использовать ЭДО организации:

работающие с маркированным товаром (и поставщики, и покупатели);
участвующие в обороте товаров, подлежащих прослеживаемости (см. постановление Правительства от 01.07.2021 № 1110);
при участии в закупках (на отдельных электронных площадках).

Переходят на ЭДО (есть перспектива, что он станет обязательным в этой сфере) грузоперевозчики, отправители и получатели грузов, логистические компании.

Переход на электронный документооборот (ЭДО), с чего начать

Для того, чтобы перейти на ЭДО нужно:

Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителю и всем, кто будет работать с системой ЭДО и подписывать документы.

Только наличие электронной подписи даст юридическую силу всем документам. В некоторых случаях для работы в системе электронного документооборота (ЭДО) можно будет использовать и другие виды подписей (о них – читайте ниже).

Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор, а также подключиться к системе облачного документооборота, в которой будет происходить обмен документами.
Обучить сотрудников работе в системе ЭДО.
Начать обмен данными и радоваться скорости.

Какие электронные подписи существуют, их отличия

Электронные подписи бывают трех видов:

Простая ЭП.
Неквалифицированная ЭП.
Квалифицированная ЭП.

Квалифицированная электронная подпись может использоваться для любых документов, поэтому является аналогом собственноручной подписи.

Простую и неквалифицированную используют для подписи внутренних и некоторых кадровых документов в организации, их также можно использовать при обмене документами с контрагентами, главное прописать такую возможность в договоре.

Рекомендуется все же использовать КЭП, т.к. ее возможности намного шире и не придется каждый раз сверяться со списками и разрешениями.

Операторы электронного документооборота (ЭДО)

При выборе оператора ЭДО важно обратить внимание на следующие моменты:

Наличие роуминга между операторами или возможность его настроить.
Возможность ведения архива всех сохраненных документов с удобным и быстрым поиском и легким доступом к документам.
Возможность разграничить доступ к ЭДО разным категориям сотрудников.
Возможность доработать систему под специфические запросы компании.
Возможность интеграции сервиса в уже используемые в организации системы.
Доступ к работе в ЭДО с разных устройств, в том числе с мобильных.
Удобный интерфейс, понятный всем пользователям.

Операторы ЭДО должны обладать лицензией ФСБ, иметь сертифицированное программное обеспечение и отвечать другим требованиям.

Один из ведущих операторов ЭДО в России – компания Тензор (СБИС). Почти половина (46%) всех юрлиц в стране сдают отчетность через СБИС. Это значит, что скорее всего ваш партнер уже работает с этим оператором и вам не нужно будет настраивать роуминг или просить его подключить электронный документооборот с нуля. Также есть готовые интеграции по API с 1С, SAP и другими системами и программами.

Несмотря на то, какого оператора вы выберете, важно, чтобы система ЭДО была удобна вам и вашим сотрудникам.

ЭДО – это про скорость, эффективность и увеличение оперативности принятия решений.

Как подключить контрагента к роумингу между операторами ЭДО

Роуминг это технология, которая позволяет контрагентам осуществлять обмен электронными документами, даже если каждый подключен к разным операторам электронного документооборота (ЭДО).

Когда роуминг настроен, компании могут отправлять и получать документы, как обычно.

Настраивают роуминг для каждого контрагента индивидуально. Но пригласить можно сразу несколько контрагентов.

Самое главное, чтобы между двумя операторами была настроена связь. Тогда роуминг возможен.

В противном случае придется обмениваться со своим контрагентом бумажными документами, как и раньше, либо установить еще другой сервис для онлайн документооборота.

Как подключить в СБИС роуминг с другими операторами

Отправьте контрагенту приглашение к обмену или примите приглашение от контрагента. Если контрагент работает с 1С-ЭДО, попросите отправить вам приглашение с его стороны.
Дождитесь уведомления о настройке роуминга и обменивайтесь документами.

В СБИС отправка приглашений и получение документов — бесплатно.

Как отправить приглашение контрагенту для роуминга

Его можно выслать при отправке документа или заранее из карточки компании. Чтобы пригласить нескольких контрагентов, подключите роуминг на sbis.ru.

На сайте сервиса нажмите «Подключить роуминг».

Заполните заявку. Если приглашаете несколько контрагентов, загрузите их списком.

Подключите к компьютеру носитель с электронной подписью организации. Нажмите «Подписать и отправить».

Приглашение отправлено. Когда контрагент его получит и примет, СБИС пришлет вам уведомление на email.

Если контрагент отказывается подключать роуминг или вести ЭДО в СБИС, обратитесь в техподдержку.

Обычно роуминг подключают в течение 10 рабочих дней. Срок может быть увеличен при задержке ответа от оператора контрагента.

Как принять приглашение к автороумингу

СБИС принимает приглашения к роумингу автоматически.

Вы можете посмотреть, с кем из контрагентов уже настроен роуминг и можно обмениваться документами.

В карточке своей организации нажмите три вертикальные точки, затем «История изменений».
В фильтре выберите «Приглашения контрагентов» и найдите среди них приглашение от контрагента, с которым собираетесь работать.

Получите бесплатный образец соглашения по ЭДО

Работайте с ЭДО без ошибок

Заполните форму ниже — вышлем бесплатный образец на вашу электронную почту

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8KMRfq

Источник

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Получение электронных документов производится при выполнении команды Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Продажи — подраздел Сервис или раздел Покупки — подраздел Сервис) (рис. 1).

Рис. 1

Для клиент-серверного режима работы также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).

Рис. 2

Полученный электронный документ, в зависимости от типа, может автоматически помещается в папку «Утвердить» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

Рис. 3

Кроме того, поступивший электронный документ, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке «Архив ЭДО» (рис. 4), открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).

Рис .4

Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3) или «Архив ЭДО» (рис. 4).

Рис. 5

На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного документа отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.

Рис. 6

В зависимости от типа документа на основании полученного формализованного электронного документа может создаться новый документ учетной системы (рис. 7).

Открыть новый документ «Поступление» можно:

· по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившего электронного (рис. 5, рис. 6).

· из формы учета полученных документов «Поступление (акты, накладные)» (раздел Покупки — подраздел Покупки).

Рис. 7

На основании входящего неформализованного электронного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ поступления можно только в ручном режиме.

После создания документа поступления, его можно прикрепить к входящему электронному документу со страницы электронного документа. Для этого пользователю необходимо отрыть страницу электронного документа и нажать ссылку «Подобрать», а затем выбрать уже созданный документ информационной базы:

Более подробную информацию можно прочитать в разделе Электронный документооборот на сайте its.1c.ru

Также вам может быть интересно:

Добавление нового сертификата электронной подписи в учетную запись ЭДО

Источник

Сервис «1С-ЭДО» — это важное дополнение к «товароучетке» для обмена электронными документами. Еще не все пользователи «1С» оценили возможности этого продукта и продолжают отправлять «первичку» по почте, хотя могли бы сильно упростить себе жизнь.

Какие задачи решает сервис? Как выполнить настройку ЭДО в «1С»? Когда придется подключить роуминг? Ответы на эти и другие вопросы — в статье.

Обучим ваших сотрудников работе с ЭДО в «1С» !

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Зачем нужно подключение к сервису «1С-ЭДО», как он поможет в работе

Электронный документооборот (ЭДО) — это шаг к прозрачному учету и возможность ускорить процессы взаимодействия с контрагентами. Для участников системы маркировки это не просто удобная опция. В 2022 году ЭДО для них обязателен — по-другому отправлять сведения в «Честный ЗНАК» уже не получится. Решение этой задачи упростит сервис «1С-ЭДО» — инструмент для онлайн-обмена юридически значимой документацией:

по реализации продуктов и оказанию услуг: товарные накладные, универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ и т. д.;
по сделкам с клиентами: счета, договоры, соглашения;
по текущей деятельности: письма, акты сверки и другое.

С помощью «1С-ЭДО» пользователи «1С» могут отправлять и получать все перечисленные документы, не выходя из «товароучетки». Это очень удобно — сформировали акт, завизировали его электронной подписью и отправили исполнителю в пару кликов.

В чем выгода от использования ЭДО

По сравнению с бумажным документооборотом, электронный имеет следующие достоинства:

Экономия денежных средств. Уменьшаются расходы на хранение и утилизацию бумаг, услуги курьеров, конверты и марки.
Экономия времени. Документы «улетают» за считанные секунды, как и при отправке писем по email. В архиве можно моментально найти нужный акт или накладную.
Безопасность и конфиденциальность. Важный файл не попадет в руки третьих лиц. Утерянные или испорченные документы за прошлые периоды всегда можно восстановить.

ЭДО помогает ускорить процесс передачи бухгалтерской «первички» заказчикам и поставщикам. Соответственно, процессы закупок, отгрузок и получение оплаты от клиента происходят в разы быстрее.

Какие операции могут выполнять пользователи «1С-ЭДО»

получать и отклонять входящие от контрагента — они автоматически сопоставляются с «первичкой», находящейся в информационной базе системы, и формируются для отражения в учете;
визировать и пересылать внутреннюю документацию;
легко находить нужные файлы в архиве;
исключать дублирование «первички» и операций по ней;
разграничивать права доступа к разным видам документации и возможности их заверки;
оперативно собирать и отправлять данные по запросу налоговой.

«1С-ЭДО» можно интегрировать с сервисом «1С-Отчетность» и организовать автоматическую отправку всех деклараций в ФНС и прочих отчетов в контролирующие органы.

В каких конфигурациях «1С» реализован ЭДО

Если «1С-ЭДО» встроен в конфигурацию, то отправлять документы можно прямо из «товароучетки» без установки дополнительных программных средств. То же самое и с получением накладных. На базе поступившего электронного документа (ЭД) сразу формируются данные для товароучета. Их остается только проверить и подтвердить. Функции сервиса поддерживаются почти всеми популярными конфигурациями «1С:Предприятие 8.3»:

Электронный документооборот можно вести автономно, то есть без интеграции с учетной системой. Для этого используется «1С:Клиент ЭДО». Информация в нем загружается с помощью подсистемы «Обмен данными».

Что потребуется для подключения к «1С-ЭДО»

Пользователям «1С-ЭДО» нужно платить только за отправленные пакеты. Общие расходы зависят от количества исходящих писем. Если за расчетный месяц отправлено не более 5 комплектов, счет за услугу не выставляется. За входящие документы комиссия не предусмотрена. Для подключения к «1С ЭДО» потребуется программный продукт «1С», удовлетворяющий требованиям:

С поддержкой ЭДО. Выше приведен список прикладных решений, работающих с сервисом.
Зарегистрированный на портале ИТС.

Раньше для использования «1С-ЭДО» необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО». Сейчас это не требуется. Но для пользователей «1С», которые обслуживаются по подписке ИТС ПРОФ и ТЕХНО, доступны 100 и 50 бесплатных исходящих пакетов соответственно.

Кроме самой «товароучетки», нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она обеспечивает юридическую значимость ЭД.

На рабочем компьютере должен быть установлен криптопровайдер (СКЗИ) — ПО для шифрования и криптозащиты данных. Софт «1С» совместим с двумя СКЗИ: КриптоПро CSP и VipNet.

Главное, что нужно сделать, — заключить договор обслуживания с оператором электронного документооборота. Если ваши контрагенты пользуются услугами других компаний, нужно настроить роуминг.

Настройка роуминга в «1С-ЭДО»

Процесс обмена ЭД осложняется тем, что все контрагенты могут обслуживаться у разных операторов. Чтобы все участники корректно взаимодействовали между собой в интернете, нужен межоператорский роуминг. Эту функцию выполняет «1С-ЭДО». Пользователь имеет право выбрать любого оператора, который поддерживает автоматический обмен в рамках этого сервиса. На момент публикации в перечень таких компаний входят:

«Калуга Астрал»;
«Тензор»;
«Линк-сервис»;
«ЭТП ГПБ»;
«Удостоверяющий центр»;
«ТаксНет».

Все перечисленные операторы поддерживают технологию «1С-ЭДО», которая не требует настройки роуминга. Обмен данными выполняется автоматически, без письменных заявлений и звонков оператору. Кроме того, пользователю доступны возможности:

создание нескольких аккаунтов участника ЭДО у различных операторов;
информационный обмен под разными учетными записями;
бесконтактный обмен с пользователями продукта «1С-ЭДО» и другого ПО.

Документы из «1С» будут доставлены, даже если принимающая сторона использует другую «товароучетку».

Если компания не входит в приведенный выше список, роуминг настраивается по заявке в службу техподдержки «1С-ЭДО». Если вы не нашли своего оператора в этом перечне, лучше заранее уточните у него возможность обмена.

Основной оператор электронного документооборота у «1С» — «Калуга Астрал». У него есть одно преимущество — если обмен не осуществляется автоматически, его можно настроить вручную.

Если ваш оператор поддерживает интеграцию с «1С-ЭДО», вы можете в любой момент перевести документооборот в «1С».

Настройка ЭДО в «1С Бухгалтерия 8.3»

Переходим от теории к практике. Порядок подключения и настройки «1С-ЭДО» будем рассматривать на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» в ред. 2.0 или 3.0. Для начала убедитесь, что на рабочий ПК загружен сертификат УКЭП и криптопровайдер.

Добавление ЭП

Первый этап настройки ЭДО в «1С:Бухгалтерия 8.3» ред. 3.0 — добавление УКЭП:

Откройте «товароучетку».
Перейдите в меню «Администрирование» → «Обмен ЭД» → «Настройки ЭП и шифрования».

Картинка с сайта: online-kassa.ru

Если в открывшейся форме не появится действующий сертификат ЭП, необходимо добавить его из загруженных на компьютер.

Действуйте по инструкции:

В окне «Добавление сертификата для подписи данных» кликните по ссылке «Показывать все сертификаты».
Выберите действующий и откройте его.
Укажите название вашей организации (если оно не загрузилось автоматически).
Поставьте флажок напротив пункта «Вводить пароль в программе ЭП», чтобы в будущем при работе с ЭД не пришлось постоянно отвлекаться на это действие.
Укажите пароль от ЭП, если он есть, и выберите команду «Добавить».
Откройте нужный сертификат.

Картинка с сайта: online-kassa.ru
В графе «Программа» укажите криптопровайдер, установленный на вашем ПК (CryptoPro CSP или VipNet) и нажмите «Проверить».

Картинка с сайта: online-kassa.ru

Создание учетной записи

Для дальнейшего подключения ЭДО в «1С 8.3» вернитесь к подразделу «Обмен электронными документами». Порядок шагов:

Откройте вкладку «Обмен с контрагентами» и отметьте галочкой «Сервисы ЭДО».
Зайдите в подраздел «Учетные записи ЭДО».

Картинка с сайта: online-kassa.ru
В открывшемся окне нажмите «Создать», выберите организацию и сертификат УКЭП.
Введите идентификатор участника ЭДО (его выдает оператор).
Подтвердите действие кнопкой «Далее».

Картинка с сайта: online-kassa.ru
Заполните обязательные поля, укажите email для получения уведомлений. Часть сведений выгружается из карточки организации.

Картинка с сайта: online-kassa.ru
Нажмите «Подключить».
Введите пароль от ЭП и завизируйте форму с регистрационными данными.

Картинка с сайта: online-kassa.ru

После выполнения всех действий необходимо нажать на кнопку «Закрыть». Учетная запись успешно создана. Если вы приобрели новую ЭП, удалите старый сертификат в настройках и добавьте действующий. Для этого необходимо перейти в подраздел «Обмен ЭД» → «Учетные записи ЭДО».

Приглашение клиентов и поставщиков к ЭДО

Все действия с цифровой документацией осуществляются через обработку «Текущие дела ЭДО» в разделах «Продажи» и «Покупки».

Функция «Отправить и получить» предназначена для приема приглашений, накладных, актов и прочих ЭД.

Прежде чем начать документооборот, необходимо обменяться приглашениями со всеми партнерами и клиентами. Стандартный порядок действий:

В справочнике «Контрагенты» выберите предприятие, с которым планируете обмениваться информацией.
Кликните по вкладке «ЭДО» → «Пригласить к обмену электронными документами».

Картинка с сайта: online-kassa.ru
На экране появится форма отправки приглашения. Если сервис не определит ни одного идентификатора по этой компании, выберите оператора ЭДО (заранее уточните его наименование у вашего партнера).
Добавьте идентификатор в графе «Учетные записи контрагента».
Прикрепите скан письма о выборе своего оператора.
Подтвердите отправку.

Картинка с сайта: online-kassa.ru

Статус предложения можно отслеживать в соответствующей папке раздела «Текущие дела ЭДО». Когда контрагент ответит на запрос, напротив приглашения появится отметка «Принято».

Если другая сторона пришлет вам заявку, она отобразится в «Текущих делах ЭДО» со статусом «Требуется согласие».

Предложения можно рассылать массово сразу всем участникам. Сервис проверит всех контрагентов и выдаст предупреждение, если есть проблемы с настройкой.

Если идентификатор не найден, можно указать email компании — письмо с запросом придет туда.

Подключение и настройка «1С-ЭДО» в «1С:УТ», «1С:Розница» и других конфигурациях осуществляется по такому же принципу.

Поможем внедрить электронный документооборот за 1 день!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Настройка формата документов в ЭДО для «1С:Бухгалтерия» 3.0

В типовых решениях «1С:Предприятие» поддерживается автоматическая установка формата — система сама подберет наиболее подходящий для обмена с выбранным контрагентом. Если такой способ не подходит, его можно поменять вручную. Для этого выберите контрагента из справочника, нажмите на «ЭДО» → «Настройки отправки документов».

Два раза кликните по строке из табличной части. Откроется окно с настройками. При необходимости поменяйте формат ЭД.

Сервис позволяет формировать ЭД во всех форматах, утвержденных ФНС.

Как отправить документ

Для отправки файла перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация» → «Просмотреть ЭД».

Убедитесь, что акт сформирован в нужном вам формате, заверьте его и отправьте получателю. «Первичку» и счета-фактуры можно выслать в одном файле. Этот пункт необходимо предварительно отметить в настройках.

ЭДО с контрагентом также можно осуществлять через обработку «Произвольные документы».

Через эту форму удобно отправлять счета, договоры, платежные поручения и акты о приемке выполненных работ. Нужный файл сохраните в формате PDF, Word или Excel.

Перейдите в раздел «Продажи» → «Электронные документы» → «Произвольные документы». Затем откройте подраздел «Исходящие» и нажмите «Создать».

Как принять документ

Для получения цифрового документа перейдите на страницу «Продажи» → «Текущие дела ЭДО» и нажмите «Отправить и получить». Новый документ находится в папке «Входящие».

Чтобы его прочитать, дважды кликните по нему в колонке «Вид документа». Если документ оформлен правильно, утвердите его и нажмите «Подписать и отправить». После того как оба участника ЭДО утвердят и отправят документ другой стороне, состояние меняется на «Завершен». Для просмотра перейдите в «Архив ЭДО» из меню «Администрирование».

Отражение в учете

После получения и утверждения ЭД необходимо отразить его в «товароучетке». В типовых решениях «1С» это происходит автоматически. Если номенклатура сопоставлена (названия позиций у продавца и покупателя совпадают), или в документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно отразит его в «товароучетке» на основании данных из полученного «письма».

Чтобы изменить способ обработки, перейдите в справочник «Контрагенты» и выберите организацию, для которой требуется настроить удаленный обмен. Дальнейший порядок действий:

Откройте «ЭДО» → «Настройки отражения в учете».

Картинка с сайта: online-kassa.ru
Дважды щелкните левой кнопкой мыши по названию контрагента.

Картинка с сайта: online-kassa.ru

Способ обработки нужно задавать в зависимости от типа ЭД. Стандартными настройками предусмотрена автоматическая обработка. Например, при получении товарной накладной с сопоставленной номенклатурой программа по умолчанию сформирует на ее основе документ «Поступление». Но если вам это не подходит, в настройках отметьте пункт «Вручную в форме электронного документа».

Если вы хотите, чтобы все ЭД обрабатывались вручную, кликните по клавише «Заполнять по шаблону» и выберите соответствующую команду:

Ручной способ позволяет связать принятый документ с уже созданным в «1С». Что нужно для этого сделать:

В подразделе «Входящие» нажмите на ссылку «Создать документы».
Кликните по входящему документу и нажмите «Подобрать».

Картинка с сайта: online-kassa.ru
Из открывшегося списка выберите соответствующий документ и нажмите «Перезаполнить текущий».

Документ, который уже есть в «товароучетке», будет перезаполнен на основании накладной, полученной от контрагента.

Что делать, если после подключения к «1С-ЭДО» вы обнаружили ошибку в документе

Если цифровой документ не утвержден вторым участником, его можно завершить самостоятельно. Для этого откройте раздел «Исходящие» в «Текущих делах ЭДО». Далее кликните по нужному документу в списке, нажмите «Еще» и выберите команду «Закрыть принудительно».

Если во входящем ЭД нашли ошибку, например, в реквизитах или сумме, нажмите «Отклонить» и сообщите контрагенту о причинах, оставив комментарий.

Если ваш документ отклонит другая сторона, он попадает в папку «Исправить». Причину можно уточнить во вкладке «Подписи».

Закройте этот документ принудительно, откорректируйте его и отправьте повторно.

Компания «Онлайн-касса.ру» предлагает услуги по настройке «1С:ЭДО 8.3» для разных конфигураций. Также наши специалисты могут обучить ваших сотрудников работе с электронным документооборотом в «1С». Консультации проводятся удаленно в любое удобное для вас время!

Александр Киреев

Эксперт отдела автоматизации и развития бизнеса Online-kassa.ru. Бизнес-тренер и аналитик, отвечает за работу с ключевыми клиентами.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник

Электронный документооборот играет важную роль в бизнесе и государственной сфере. Расскажем, как компаниям и ИП перейти на ЭДО.

Содержание

Что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен
Подключение к ЭДО — пошаговая инструкция
- Внесение изменений в учетную политику
- Составление схемы документооборота
- Выбор подходящего технического решения
- Подключение контрагентов
- Получение электронной подписи
- Сроки перехода на ЭДО
- Что потребуется для подключения к ЭДО
- Регистрация в личном кабинете ЭДО
- Получение электронной подписи в ИФНС
Как работает электронная подпись
Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать
Запомните

Что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами посредством интернета. С помощью ЭДО бухгалтеру проще обработать большое количество документации, подготовить отчетность, избегая бумажной волокиты.

Благодаря ЭДО можно мгновенно обмениваться первичными документами, договорами, письмами, сдавать отчеты, проводить платежи, подписывать документы, хранить их в электронном архиве, при этом иметь доступ к ним с любого устройства.

Преимущества ЭДО:

Экономия времени. Заполнять документы в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
Экономия денег. Уменьшаются расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Это особенно важно для малых и средних предприятий, которые могут сэкономить значительные суммы, перейдя на электронный обмен документами.
Оперативность. Документы можно подписать и отправить в любой момент с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.
Конфиденциальность. Благодаря использованию цифровых подписей и шифрования данных документы защищены от несанкционированного доступа и подделки. Это особенно актуально в государственной сфере, где требуется высокий уровень безопасности и конфиденциальности.
Минимизация рисков, связанных с передачей и хранением бумажных документов.

Несмотря на преимущества, многие компании и ИП все еще не принимают участие в электронном документообороте. Одна из причин — недостаточная осведомленность о возможностях и преимуществах ЭДО.

Подключение к ЭДО — пошаговая инструкция

Рассмотрим каждый шаг.

Внесение изменений в учетную политику

Учетная политика компании должна учитывать особенности работы с электронными документами. Это важно для обеспечения надежности и контроля цифровой документации, а также для соблюдения законодательства и нормативных требований.

Составление схемы документооборота

Если в организации уже существует установленный порядок работы с документами, следует также разработать регламент по работе с ЭДО. Необходимо определить, какие сотрудники будут заниматься работой с документами — редактированием, согласованием и подписанием.

Выбор подходящего технического решения

Подходящее техническое решение для организации работы выбирается на основе утвержденной схемы ЭДО — веб-версии или интеграции.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО. Это приложение с пользовательским интерфейсом, обеспечивающим доступ к функциям ЭДО через веб-браузер. Веб-версия позволяет пользователям работать с электронными документами непосредственно в онлайн-режиме.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует компания. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

При таком подходе работа с электронными документами носит более замкнутый характер и интегрирована в уже используемые бизнес-процессы. Интеграционное решение позволяет компаниям полностью интегрировать ЭДО в свою существующую систему управления, что обеспечивает более эффективное управление бизнес-процессами и повышает производительность. Однако интеграция может потребовать значительных затрат на комплексную адаптацию существующей системы.

Способы интеграции:

через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы;
с помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами;
через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы;
с помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Выбор подходящего технического решения, будь то веб-версия или интеграция, зависит от особенностей компании и ее потребностей. Веб-версия — это простота использования и легкость внедрения, в то время как интеграция позволяет глубже интегрировать системы и оптимизировать бизнес-процессы.

В конечном итоге правильный выбор зависит от стратегии и целей компании в области электронного документооборота.

Подключение контрагентов

Важным шагом в процессе перехода на электронный документооборот является убеждение клиентов и партнеров в необходимости принимать и подписывать электронные документы. Без их участия все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными.

Необходимо достичь соглашения с контрагентами о том, что они будут получать документацию только в электронном формате.

Получение электронной подписи

Для обеспечения безопасности ЭДО желательно работать только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подробнее про электронную подпись для ЭДО расскажем в следующих разделах.

Сроки перехода на ЭДО

Небольшим фирмам требуется 1-2 недели, чтобы перейти на электронный документооборот. Крупным со множеством филиалов нужно больше времени, чтобы успешно реализовать процесс — от 3 месяцев до года.

Что потребуется для подключения к ЭДО

Выберите поставщика услуг электронного документооборота. Существует множество компаний, предлагающих такие услуги. Ознакомьтесь с условиями каждого поставщика. Выберите того, чьи услуги наиболее подходят вашей компании.
Заключите договор. В договоре c поставщиком услуг ЭДО должна быть отражена вся необходимая информация о вашей компании и условиях обмена электронными документами.
Зарегистрируйтесь в системе. Заполните регистрационную форму, предоставьте необходимые документы и данные о компании.
Настройте систему. После регистрации в системе ее нужно настроить в соответствии с потребностями компании: установить типы документов, с которыми придется работать, указать права доступа для сотрудников. При необходимости можно настроить автоматическую обработку документов и другие параметры.
Обучите сотрудников, которые будут работать с ЭДО.
Протестируйте систему. Перед началом полноценной работы проведите тестирование всех функций и возможностей системы, чтобы убедиться, что все работает без сбоев и соответствует необходимым требованиям.
Начните работу. После успешного тестирования можно начинать полноценную работу с ЭДО, следуя инструкциям, предоставленным поставщиком. Если поставщик предоставляет бесплатные обучающие материалы и консультационную поддержку при возникновении вопросов, стоит этим воспользоваться.

Регистрация в личном кабинете ЭДО

Для непрерывной работы с онлайн-сервисом необходимо пройти регистрацию в едином личном кабинете. Регистрация может быть выполнена двумя способами:

через единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА);
при помощи сертификата электронной подписи.

Оба варианта обеспечивают безопасность персональных данных пользователя и гарантируют конфиденциальность информации, передаваемой посредством системы.

После прохождения регистрации и подключения к ЭДО пользователь получит полный доступ к функционалу системы оператора ЭДО, включающему:

создание, отправку и прием электронных документов;
контроль и управление документооборотом;
просмотр и архивацию ранее отправленных и полученных документов.

Нужна ли электронная подпись для подключения к ЭДО?

При включении в систему ЭДО возникает вопрос о необходимости использования электронной подписи (ЭП). Для успешного подключения к системе ЭДО обычно требуется ЭП, так как в системе используются электронные документы, которые должны быть подписаны и иметь юридическую силу.

Документы в системе ЭДО подписываются с помощью ЭП, которая может быть:

простой (ПЭП);
усиленной неквалифицированной (УНЭП);
усиленной квалифицированной (УКЭП).

Для подключения к системе ЭДО лучше всего использовать УКЭП. Этот вид подписи наиболее защищен и отвечает высоким требованиям надежности и безопасности.

Получение электронной подписи в ИФНС

Чтобы получить электронную подпись в ИФНС, следуйте нескольким шагам:

Запишитесь на прием в налоговую инспекцию.
Купите защищенный носитель (флешку).
Подготовьте документы — паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации.
Заполните заявление на получение КЭП.
Посетите ИФНС для подписания документов.
Отдайте носитель сотруднику ИФНС и получите ЭЦП.

С 1 сентября 2023 года электронную подпись от имени компании может получить только руководитель. Остальным сотрудникам понадобятся специальные машиночитаемые доверенности (Федеральный закон от 30.12.2021 N 443-ФЗ).

Индивидуальный предприниматель в бизнес-правоотношениях должен применять квалифицированную электронную подпись, выданную ему как ИП. Пользоваться подписью, оформленной на обычное физлицо, нельзя (Письмо ФНС от 15.06.2023 N ЕА-3-26/7867@).

Как работает электронная подпись

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», юридическая сила ЭП связана с ее типами: простой, неквалифицированной и квалифицированной подписью. Возможно применение любой из них для подписания документов, но с уточнениями:

Простая подпись (ПЭП) состоит из сведений, прикрепленных к электронному документу, и позволяет идентифицировать его автора. Юридическая сила простой подписи ограничена и не дает автору полномочий подписывать документы с особыми требованиями к надежности электронной подписи.
Неквалифицированная подпись (НЭП) — простая подпись, усиленная с использованием средств, которые позволяют подтвердить достоверность данных подписи. Неквалифицированная подпись имеет большую юридическую силу, но она не может использоваться для подписания документов, требующих квалифицированной подписи.
Квалифицированная подпись (КЭП) — самый надежный вид ЭП, который соответствует определенным требованиям, установленным законом. Для получения КЭП требуется прохождение процедуры идентификации, подтверждение личности и сертификация ключа подписи у аккредитованного удостоверяющего центра. Квалифицированная подпись имеет наивысшую юридическую силу и может использоваться для подписания документов с особыми требованиями и правовыми последствиями.

Выбор типа ЭП зависит от требований, предъявляемых к документам, а также уровня надежности, который требуется для подтверждения авторства и целостности электронных документов.

Независимо от выбранного типа подписи, использование ЭП согласно закону N 63-ФЗ позволяет обеспечить юридическую силу электронных документов в судебных и других официальных процедурах.

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать

Система ЭДО широко применяется коммерческими компаниями с помощью операторов, которые ее организуют. Однако некоторые организации предпочитают обмениваться электронными документами через обычную электронную почту, отказываясь от услуг операторов ЭДО.

Преимущества работы через операторов ЭДО:

Безопасность и защита данных. Операторы обладают специальными техническими средствами и навыками, чтобы обеспечивать конфиденциальность и целостность электронных документов. Они предоставляют возможности шифрования и подписания документов, что гарантирует их безопасную передачу и исключает возможность подделки. Компании, выбирающие операторов ЭДО, могут быть уверены в сохранности своих документов и информации.
Эффективность и скорость обмена документами. Операторы предоставляют современные технологические решения, позволяющие автоматизировать процессы обработки и передачи документов. Компании могут значительно сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций, таких как печать, сканирование и доставка документов. Обмен документами происходит мгновенно, что способствует ускорению бизнес-процессов.
Универсальность и совместимость. Операторы обеспечивают возможность обмена документами с различными партнерами и клиентами, использующими разные системы и форматы. Это делает систему ЭДО простой в использовании и позволяет эффективно взаимодействовать со всеми участниками бизнес-процессов. Компании, предпочитающие обмен электронными документами через обычную почту, рискуют столкнуться с проблемой несовместимости и сложностями в обработке документов разных форматов.

Таким образом, система ЭДО через операторов предоставляет немало преимуществ по сравнению с обычной электронной почтой. Коммерческие компании, стремящиеся к повышению качества своих бизнес-процессов, найдут в лице оператора ЭДО надежного партнера и незаменимый инструмент для успешного ведения деятельности.

Документы, отправленные через систему ЭДО и подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные оригиналы, имеющие собственноручную подпись.

При подключении к оператору электронного документооборота не требуется заключение договора. Достаточно зарегистрироваться в системе ЭДО, загрузить сертификат ЭП и оплатить тариф. Основные заботы перекладываются на оператора, который уведомляет ФНС о вашем присоединении к обмену, следит за соответствием форматов и гарантирует соблюдение законодательства.

В России существует несколько десятков подобных сервисов, например:

Контур.Диадок;
СБИС;
Калуга.Астрал;
Инфотекс Траст.

Выбирают оператора на основе качества оказываемых услуг, скорости реакции техподдержки, наличия помощи в подключении контрагентов, предлагаемых возможностей и консультантов-аналитиков, которые готовы помочь внедрить сервис в работу.

Запомните

Применять ЭДО можно к любой документации, корреспонденции.

При подключении к электронному документообороту необходимо выбрать подходящее техническое решение, обучить сотрудников, договориться с контрагентами, получить электронную подпись и т. д.

Документы, отправленные через систему ЭДО и подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные оригиналы, имеющие собственноручную подпись.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней
бесплатно

Источник

Инструкция по ЭДО

5487 просмотров

26.04.2022 15:14

Что такое ЭДО

Электронный документооборот – это система для обмена юридически значимыми документами через интернет. ЭДО можно применять как для обмена документами внутри компании, так и для взаимодействия с контрагентами. Использование ЭДО оптимизирует и автоматизирует значительную часть процессов, тем самым ускоряя работу с документами.

Кому необходим ЭДО уже сейчас

Компаниям со среднесписочным количеством сотрудников свыше 10 человек – для отправки отчётности в ПФР и ФСС;
Организациям и ИП, работающим с рядом наименований маркированной продукции;
Компаниям, работающим с прослеживаемыми товарами.

Кому рекомендуется перейти на ЭДО в ближайшее время

Компаниям, использующим в работе транспортные накладные, сопроводительные ведомости, счета-фактуры и заказ-наряды – в планах ФНС к 2024 году в электронный вид должны быть переведено 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.

Преимущества ЭДО

Создание документов ЭДО – это:

Мгновенный обмен юридически значимыми и коммерческими документами;
Снижение затрат на распечатку и отправку документов курьерами;
Ускорение рабочих процессов – создания, редактирования, согласования и подписания документов;
Электронный архив всех документов с простым поиском по нему;
Простое взаимодействие с госорганами и контрагентами.

Работа в электронном документообороте: инструкция

Для отправки электронного документа понадобится:

Регистрация в сервисе оператора ЭДО;
Квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный уже обмен бумажными документами. Примерная инструкция по электронному документообороту выглядит так.

Вы создаёте документ, используя любой привычный формат – doc, pdf, xls.
Загружаете документ в программу ЭДО или на веб-сайт оператора ЭДО.
Заверяете файл своей электронной подписью.
Отправляете контрагенту.
Контрагент открывает документ, проверяет его и точно так же заверяет его своей электронной подписью.
Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.

Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, вам нужно пройти 6 этапов.

Как внедрить ЭДО: пошаговая инструкция для руководителей

Первый этап: выберите оператора ЭДО.

«Такском» – пионер отечественного электронного документооборота. Компания работает с 2000 года и участвовала в первых в истории России пилотных проектах Минфина и ФНС по внедрению систем защищённого ЭДО.

Второй этап: приобретите электронную подпись.

Если вы планируете внедрять ЭДО не только для внешнего документооборота, но и для внутреннего, позаботьтесь об электронных подписях для сотрудников.

Третий этап: внесите изменения в учётную политику компании.

Подробно опишите, какие документы будут оформляться электронно, какой тип подписи планируется использовать, какое право подписи будет у сотрудников разных должностей, каков порядок взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами.

Четвертый этап: составьте регламент по работе с электронным документооборотом.

В положении об электронном документообороте отразите роль и ответственность каждого сотрудника, разработайте этапы и маршруты согласования и подписания документов. Впоследствии положение об ЭДО станет основой для технического задания оператору ЭДО.

Пятый этап: выберите техническое решение у своего оператора ЭДО: веб-версию или интегрированное ПО.

Каждый вариант имеет свои плюсы:

Веб-клиент – это самый простой вариант, при котором не нужно ничего устанавливать дополнительно. Вы просто регистрируетесь у своего оператора ЭДО, заводите личный кабинет, добавляете своих сотрудников и указываете их права подписи. С веб-версией можно работать с любого устройства. Это удобный вариант для небольших компаний, где объём документооборота невысок.
Интегрированное решение – возможность работать в привычном интерфейсе для ведения бухгалтерии, кадрового и складского учёта, создания отчётности – SAP, Oracle, SDK, API. Выбранное ПО от оператора ЭДО интегрируется с уже имеющейся системой и обеспечивает не только внешний, но и внутренний документооборот:
- организация совместного доступа к документам;
- формирование заданий и планов;
- определение маршрутов согласования, редактирования и подписания документов;
- сканирование, распознавание, хранение и поиск бумажных документов;
- создание единой базы документов организации;
- делегирование и контроль задач.

Шестой этап: договоритесь с контрагентами об использовании ЭДО.

Подпишите дополнительные соглашения с контрагентами об использовании ЭДО в работе.

Как заполнить ЭДО зависит от используемого вами софта. Многие ЭДО-программы обладают готовыми формами и форматами – заполнять документы можно прямо в интерфейсе программ. Также создателями софта предусмотрена возможность отправлять электронные документы, созданные в других привычных программах и форматах, например, Word, Excel. Напоминаем, что для придания юридической значимости электронным документам необходима электронная подпись. Она служит для визирования цифровых файлов и является неотъемлемой составляющей ЭДО. Компания «Такском» – не только оператор и разработчик программного обеспечения для интернет-обмена документами, но и аккредитованный удостоверяющий центр оформления электронных подписей.

Статьи по теме

Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Спасибо, ваша заявка принята!

Наш менеджер свяжется с вами.

Согласие на обработку персональных данных

Источник