В январе 2023 года в России появилось новое ведомство – СФР. Оно объединило Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, сохранив все их полномочия. Слияние фондов повлекло за собой и слияние форм отчетности. Так появилась ЕФС-1. Она заменила сразу несколько отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3
Меняем старое на новое
Новая форма ЕФС-1 состоит из титульного листа, двух разделов и подразделов с бланками для отчетности. В зависимости от того, какие сведения необходимо представить, необходимо заполнить соответствующий раздел. При этом отчетный период и срок сдачи каждого свой.
Заполнение формы ЕФС-1 схоже с заполнением старых форм.
Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» сдают при приеме на работу, увольнении, заключении или прекращении гражданско-правового договора. А также при переводе на другую постоянную работу или подаче работником заявления об отказе от бумажной трудовой книжки.
Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» – заполняют по итогам года на людей, которые, например, выполняли работы, дающие право на досрочную пенсию, были в простое или отстранялись от работы, находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет или в неоплачиваемом отпуске.
Во 2 разделе формы ЕФС-1 отражают сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производств. Таким образом, раздел 2 формы ЕФС-1 включает те же таблицы, которые входили в форму 4-ФСС (кроме одной – про страховые случаи).
Каждый раз подавать всю форму целиком не нужно. Обязательным для заполнения является титульный лист.
Не штрафом едины
Обязанность бизнеса своевременно представлять данные о страхователях и начислениях на выплату обеспечения по страхованию застрахованным никуда не исчезает.
Согласно ст. 24 Закона № 125-ФЗ страхователи ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, представляют в территориальный орган страховщика по месту их регистрации сведения о начисленных страховых взносах в составе единой формы сведений, предусмотренной ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».
За просрочку сдачи отчетности либо представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица. Несоблюдение порядка сдачи отчетности в электронной форме — 1000 рублей.
За непредставление сведений о трудовой деятельности — это подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — по-прежнему есть отдельная санкция. Руководителю компании грозит предупреждение от инспекции или административный штраф от 300 до 500 Р.
Подача ЕФС-1 электронно
С 1 января изменения уже появились в СБИС и сдавать отчет ЕФС-1 можно подключив сервис «СБИС Отчетность». Вместо привычной вкладки «ПФР» и «ФСС», появляется новый государственный орган СФР.
Ну, а если вы не хотите постоянно заносить сведения о каждом сотруднике и проставлять вручную сумму выплат, рекомендуем подключить модуль «Зарплата и кадры». С ним сдавать ЕФС-1 проще и надежнее. Система все сделает за вас. Вам останется только проверить отправляемые данные.
Отвечает СФР
Поскольку форма новая (не смотря на то, что состоит из старых отчетов), вопросов по ней остается ещё много. Поэтому попросили представителей СФР дать ответы на самые частые вопросы. На ваши вопросы отвечает Софья Валерьевна Мальцева, заместитель начальника управления персонифицированного учета отделения СФР по Пермскому краю.
Индивидуальный предприниматель, применяющий упрощенную систему налогообложения и патентную систему налогообложения без работников. Надо ли сдавать нулевую форму ЕФС-1 и какие разделы, если сдавать?
В случае если нет наемных работников, то сведения по форме ЕФС-1 в отношении самого себя (ИП) не представляются.
По договору ГПХ нужно предоставлять сведения на следующий день от даты заключения или от даты начала действия?
Сведения представляются не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом договора гражданско-правового характера, а в случае прекращения договора — не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.
Заключаем договоры ГПХ с физическими лицами (не штатные). Как заполнять ЕФС-1 при заключении таких договоров, какие поля обязательные, а какие нет?
В подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 обязательно должны быть заполнены графы 1, 2, 3, 6, 8, 9, 10. Графа 4 заполняется при необходимости. Графы 5, 7 — не заполняются.
Если сотрудник находится в отпуске без сохранения заработной платы, надо ли сдавать ЕФС-1?
Подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о страховом стаже» представляется по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
В отношении застрахованных лиц, которые в отчетном периоде находились в отпуске без сохранения заработной платы, подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о страховом стаже» представляется за весь период работы указанных лиц, в том числе с выделением неоплачиваемых периодов кодом «НЕОПЛ» в графе 7 «Дополнительные сведения».
Итак, форма ЕФС-1 не так страшна как кажется, главное разобраться в нюансах. Наша техническая поддержка обязательно вам поможет в заполнении и решении любых технических вопросов. Уверены, вы со всем справитесь.
Ведете учет в сторонней системе, из которой ЕФС-1 выгружается несколькими файлами? Вы легко загрузите и отправите отчет через СБИС.
Выбирайте один из трех способов:
- Создайте отчет ЕФС-1. Нажмите на три точки на панели справа и залейте данные через кнопку «Загрузить файлы в отчет».
- Нажмите на кнопку «Загрузить» и выберите один из файлов с ЕФС-1. В открывшемся отчете загрузите остальные через меню на правой панели, как в способе 1.
- Загрузите первый файл как обычно и отправьте отчет. Затем загрузите следующий файл — подтвердите, что вносите изменения в первый отчет, и также отправьте. Этим же способом загружайте и отправляйте все выгруженные из вашей системы файлы с ЕФС-1. На вкладке «Редакции» вы сможете посмотреть все отправленные отчеты.
Больше информации о работе с ЕФС-1 — в базе знаний.
Основание: Информация с новостного портала СБИС
С 2024 года ЕФС-1 нужно отправить в течение 3 рабочих дней после получения заявления на отпуск по беременности и родам или о назначении пособия по уходу за ребенком.
Для вашего удобства в СБИСЕ Онлайн создана специальная форма «ЕФС-1: Назначение выплат по ОСС». Чтобы ее создать, в СБИСЕ Онлайн в разделе «Отчетность» кликните на вкладку «СФР»:
Далее в строке поиска набрать название формы «Назначение выплат по ОСС». Кликнуть на нее:
В открышемся окне отчета заполните данные по Вашей организации, и добавьте сотрудников:
Заполните данные по сотрудникам. Далее нажмите значок «+». Укажите отдельными строками:
- Период с начала года по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком.
- Дату фактического начала отпуска. В этой строке добавьте дополнительные сведения и выберите код «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ») в строке «Больничный/дети/отпуск». Как заполните информацию нажмите на значок галки, чтобы данные по сотруднику вошли в форму отчета.
После того, как заполните информацию, проверьте отчет и нажмите «К отправке»:
Автор: Корбатова В.С.
Расскажем, как его заполнять, когда сдавать и какая ответственность за просрочку.
Из чего состоит новый отчет
Полное название нового отчета – Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. И, как уже можно понять из названия, основная информация в отчете посвящена персонифицированному учету и страховым взносам.
Новый отчет состоит из двух основных разделов:
-
Раздел 1 – персонифицированная отчетность. Первый раздел состоит из нескольких подразделов, которые нужно сдавать с разной периодичностью в зависимости от кадровой ситуации, особых условий труда в организации и т. д.
-
Раздел 2 – посвящен взносам на травматизм. Эту часть отчета заполняют и сдают каждый квартал все страхователи.
Мы собрали в таблицу всю информацию о том, какой раздел нового отчета соотносится с привычными старыми формами, а также информацию о том, когда и кем нужно заполнять каждый раздел.
Обратите внимание, что сотрудники, которые работают по договорам ГПХ теперь тоже отражаются в отчете. Сведения о них необходимо включить в подраздел 1.1.
Чтобы не ошибиться и отчитаться по актуальной форме – воспользуйтесь решениями «Бизнес-легко!». Сервис СБИС подойдет для сдачи отчетов в электронном виде. Система отследит, чтобы цифры сходились не только в одном документе, но и между разными отчетами, в соотношениях, которые требуют госорганы.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Как заполнять ЕФС-1
На титульном листе нового отчета отражаются стандартные данные об организации.
Подраздел 1
Этот раздел заполняется на каждое физлицо, на которое подается отчет. Обязательно нужно указать ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения, гражданство и код категории застрахованного лица.
У россиян в форме ЕФС-1 будет код ГРФ, у иностранцев – ПЖИГ и ВЖИГ.
Подраздел 1.1
Этот раздел заполняется только на физических лиц в отношении которых проводились разного рода кадровые мероприятия.
Например, если сотрудник выбрал форму трудовой книжки, то нужно заполнить блок «Сведения о выборе формата трудовой книжки». Если отчет сдается по другим событиям, то данный блок можно пропустить.
В табличной части подраздела 1.1. нужно указать сведения о трудовой деятельности работника.
Подраздел 1.2
Этот раздел заполняется на сотрудников, у которых есть право на досрочную пенсию.
Формы с типом сведений «Назначение пенсии» представляются на застрахованных лиц, которым необходимо для установления пенсии учесть период работы в течение календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.
В этом же подразделе указываются особые территориальные условия труда, например, работу в районе Крайнего Севера нужно пометить кодом «РКС».
Подраздел 1.3
Данный раздел заполняют только муниципальные и государственные учреждения. В нем указываются сведения об условиях занятости и заработной платы. Например, для медработников нужно указать профиль стационара или форму оказания медицинской помощи, отразить работу в составе мобильных бригад и т. д.
Если работник имеет сверхурочные часы, то в данном разделе их тоже нужно учесть.
Например, код «СРДР» – показывает количество часов сверхурочной работы, оплаченной не менее чем в двойном размере.
Подраздел 2
Подается только в совокупности с подразделом 1.2 и отражает сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ (тяжелые и вредные работы), которые имеют право на досрочную пенсию.
Подраздел 3
Сдается, если в компании предусмотрены начисления дополнительных пенсионных взносов, где указывают застрахованных лиц, которым положены дополнительные взносы, а также номер и дату платежного поручения, которым эти взносы были уплачены.
Раздел 2. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве
Если организация подает только сведения о взносах на травматизм, то в состав отчета должны быть включены титульный лист и подразделы 2.1 и 2.3. Остальные подразделы второго раздела включаются в отчет, только если в организации есть соответствующие сведения.
В разделе 2 должна быть информация:
-
о среднесписочной численности сотрудников;
-
численности лиц, застрахованных по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
-
а также о численности инвалидов и работников, которые заняты на вредных производствах.
В подразделе 2.1 будет фигурировать расчет сумм страховых взносов, в подразделе 2.2 Сведения для расчета взносов по работникам, временно переданным другим работодателям (заполняется, если ваши сотрудники работали по договорам о предоставлении персонала в других организациях), в подразделе 2.3 нужно отразить оценку условий труда и сведения о медосмотрах сотрудников организации.
Куда и как сдавать обновленный отчет
ЕФС-1 подается в территориальный отдел нового фонда. Как и другие отчеты форма сдачи зависит от числа сотрудников, в данном случае, застрахованных лиц в компании.
Если в организации до 10 застрахованных лиц включительно, то можно сдавать отчет как в бумажном виде, так и в электронном.
Если количество сотрудников в компании больше 10 – отчет сдается только в электронном виде.
Хотите, чтобы госорганы приняли отчет с первого раза – отчитывайтесь с помощью системы СБИС. Напомним о требованиях от ФНС в мобильном приложении, подскажем, сдан отчет или нет.
Выбрать тариф и подключиться к системе
Кто должен сдавать новый отчет – бухгалтер или кадровик
Во многих небольших организациях бухгалтер и кадровик обычно один и тот же человек, но если мы говорим о крупных компаниях с отдельной бухгалтерией и кадровой службой, то тут возникает вопрос, а кто должен отчитываться по ЕФС-1.
Логично предположить, что в подготовке отчета должны быть задействованы обе службы.
Можно ли сдавать ЕФС-1 частями по разделам
Необязательно направлять все сведения, которые должны быть поданы до 25 числа единовременно. Каждый ответственный сотрудник (бухгалтер, кадровик) может заполнять свою часть и направлять сведения в фонд в разные дни, главное, чтобы до 25 числа включительно все нужные подразделы отчета были сданы.
Формируйте ЕФС-1 в сервисе СБИС. С помощью сервисов СБИС отчет можно поделить на разделы и сдавать в разные дни по отдельности. В системе созданы все налоговые и бухгалтерские отчеты в актуальных формах.
Подключиться к системе
Штрафы за ошибки, нарушения и непредставление ЕФС-1
Штрафы будут назначаться отдельно за каждый подраздел отчета.
Нарушение, связанное с 1 разделом отчета будет наказываться штрафом в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо, по которому не была предоставлена информация.
Если вместо электронного отчета был сдан бумажный бланк, то накажут штрафом в размере 1 000 руб.
За непредставление раздела 2 назначат штраф в размере 5% от суммы взносов, начисленной за последние три месяца. Минимум 1 000 руб., максимум – 30% от расчетной суммы взносов.
Штраф можно не получить, если обнаружить и исправить ошибку до получения уведомления из фонда или подать уточненный отчет в течение 5 рабочих дней после получения уведомления об ошибке.
С сервисом электронной отчетности трудно ошибиться, ведь в программу встроен помощник по заполнению отчетов. Попробуйте прямо сейчас!
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Назад в блог
В СБИС появился функционал, который поможет более детально отслеживать готовность и отправку ЕФС-1
~ 1 мин. на чтение. Нет времени читать?
Отправить на почту
Содержание
После того, как вы сформируете ЕФС-1 в программе, она самостоятельно подсветит разделы, которые необходимо сдать, а также укажет, что уже подано в СФР.
В интерфейсе напротив ЕФС-1 появилась наглядная шкала. Зеленым цветом отмечено количество принятых Соцфондом разделов, красным цветом — еще не сданных, серым — тех, что нужно подготовить.
При наведении курсора на шкалу СБИС покажет подробный статус всех разделов:
Будьте в курсе важных изменений и акций
Переходи на СБИС со скидкой до 80%
Бесплатно подключим и настроим онлайн
Узнать подробнее
Подарки за подключение вам и вашим друзьям
Новым клиентам — сертификат OZON до 2000 руб.
Узнать подробнее
Подключим контрагентов к ЭДО бесплатно
Простой переход ваших контрагентов на ЭДО
Узнать подробнее
Подключай ОФД сейчас, а плати потом
Промопериод СБИС ОФД на три месяца
Узнать подробнее
Аудит тендерной заявки со скидкой 50%
Проанализируем вашу тендерную заявку за полцены
Узнать подробнее
Проверяй контрагентов и ищи торги со скидкой 15%
Комплект сервисов «Все о компаниях и владельцах + Торги и закупки» со скидкой 15%
Узнать подробнее
законы
~ 3 мин. на чтение
Штрафы при работе с персональными данными с 30 мая 2025 года
В мае вступают в силу новые правила регулирования работы с персональными данными. Разобрали, как изменятся санкции в этой сфере и как подготовиться к изменениям
22.05.2025 2777
отчетность
~ 2 мин. на чтение
Как подавать декларации по НДС в 2025 году
Кто, как и когда должен подавать декларации по НДС, как автоматизировать процесс и сдавать отчеты вовремя с помощью СБИС
15.05.2025 314
автоматизация
~ 1 мин. на чтение
УСН «доходы» для ООО: как вести бухучет
Упрощенная система налогообложения с объектом «доходы» — популярный выбор для ООО. Но даже при УСН организация обязана вести бухгалтерский учет. СБИС помогает упростить и автоматизировать этот процесс.
14.05.2025 156
маркировка
~ 2 мин. на чтение
Маркировка обуви: актуальные правила и схема работы
В России действует обязательная маркировка обувной продукции для всех участников рынка. Читайте, как организовать работу в соответствии с законодательством
05.05.2025 70
бухгалтерия и учет
~ 2 мин. на чтение
Прямые и косвенные расходы: как определить
Разобрали, почему бизнесу важно разделять расходы на прямые и косвенные, и как это помогает точнее рассчитать себестоимость и прибыль
24.04.2025 1274
автоматизация
~ 2 мин. на чтение
Программы для автоматизации общепита: подборка для кафе и ресторана
Обзор готовых решений, которые подойдут для автоматизации бизнеса в сфере общественного питания — от работы официантов до удобства гостей
17.04.2025 833