Егаис в айко инструкция по применению

статья

Работа в системе ЕГАИС: приемка алкоголя и проверка марок

ЕГАИС – это государственная система контроля за производством и оборотом алкоголя в России: все участники алкогольного рынка обязаны вести поштучный учет маркируемой продукции при приеме и списании. Это сделано для того, чтобы государство могло отслеживать движение каждой бутылки от производителя до конечного покупателя и исключать попадание контрафакта в продажу. В этой серии статей мы разберем некоторые базовые моменты работы с ЕГАИС в iiko.

Прежде всего ответим на вопрос, который часто возникает в общепите при работе с порционным алкоголем возникает вопрос: что считать фактом продажи? и что считать единицей – бутылку, кегу или рюмку?

Ответ на этот вопрос содержится в этом приказе Росалкогольрегулирования и звучит так:

«Журнал заполняется не позднее следующего дня после факта розничной продажи каждой единицы потребительской тары (упаковки) алкогольной и спиртосодержащей продукции, либо по факту вскрытия транспортной тары (в том числе многооборотной тары), используемой для поставки и последующего розлива продукции потребителю».

То есть: открыли кегу или бутылку – отразили это в журнале как факт ее полной продажи.

Оформлять акты списания носит рекомендательный характер для: пива и пивных напитков, сидра, медовухи.

В ЕГАИС используется три регистра:

Регистр №1 (склад), по которому движения алкогольной продукции должны сопровождаться не только кодом и наименованием, но и справками 1 и 2. На этом регистре оформляются поступление товара и возврат поставщику.
Регистр №2 (торговый зал), движения по которому отражались только по коду и наименованию алкогольной продукции. На данный момент он уже не актуален. Т.к. по новому постановлению перемещать в торговый зал алкоголь больше не нужно. Но если у вас хранился ранее алкоголь на этом регистре, проводить акты списания с этого регистра разрешается.
Регистр №3, на котором продукция фиксируется в разрезе марок. Он дополняет существующие регистры и не создает дополнительного остатка. Марки связаны со Справкой 2, по ней можно запросить баланс штрихкодов, зафиксированных в ЕГАИС.

Приемка алкоголя и проверка марок

Первым делом получите приходную накладную ЕГАИС от поставщика; при приемке товара проверьте количество и марки.

Если приемка идет на складе, сначала просканируйте марки в iikoFront, а потом обработайте накладную в iikoOffice. Если есть возможность, поставку можно проверить и в iikoOffice сразу при обработке накладной. Но обязательно нужно делать подтверждение марок, иначе в дальнейшем вы не сможете совершить вскрытие тары и, соответственно, списать этот алкоголь с остатков.

Также необходимо контролировать дату приемки товара. С 2021 года срок для подтверждения ТТН сокращен до 1 дня (т.е. в систему необходимо передавать информацию о принятом товаре в течение рабочего дня, когда он был получен.) После завершения обработки документа товар по накладной отразится на регистре №1.

Нужен IT-инструмент для автоматизации работы с ЕГАИС? У нас есть подходящее решение. А если вам нужна консультация специалиста, оставляйте свои контакты. Мы поможем разобраться.

При приемке может не совпадать количество или товар в накладной и фактически пришедший товар или его количество. Для таких случаев программа дает право подтвердить именно то количество или именно те позиции, которые пришли на склад по факту. Чтобы принять накладную с расхождением, необходимо в колонке «Подтверждённое количество» указать, сколько бутылок или литров (в случае с пивом) вы принимаете фактически. Это может быть 0 или другое количество. Если расхождений нет, значит вы принимаете товар полностью –тот и столько, сколько указано в накладной ЕГАИС. Также вы можете полностью отклонить накладную, выбрав пункт Отказаться.

В процессе обмена данными с ЕГАИС накладные автоматически меняют свой статус при выполнении какого-либо действия над ней. При загрузке накладной из ЕГАИС она получает статус Получена. Если вы подтверждаете ее полностью или с расхождениями, то накладная переходит в статус Подтверждена. В случае ее отклонения или отказа от поставки документ переходит в статус Отменена.
Вы также можете узнать состояние сообщений, которые поступают от ЕГАИС. Эта информация отображается в колонке Статус отправки списка накладных ЕГАИС.

Если для поставщика завести прайс в базе iiko, то при подтверждении накладной в ЕГАИС можно сопоставить номенклатуру поставщика с вашей номенклатурой. Но предварительно в карточке товара вашей номенклатуры необходимо указать алкокод товара и производителя. Эти данные можно увидеть в накладной ЕГАИС. Данные подает поставщик. И в дальнейшем, после первого сопоставления товаров, они будут сопоставляться автоматически в новых приходах.

В случае, если ваша номенклатура будет заполнена в приходной накладной ЕГАИС, то можно сформировать на ее основании приходную накладную в Iiko. Для этого достаточно нажать правой кнопкой и выбрать «Сформировать накладную в iiko».

В случае, когда приходная накладная не выгрузилась в списке документов ЕГАИС, а поставщик отгрузил товар. Можно сделать запрос необработанных ТТН, и тогда вам программа покажет все накладные, которые были вам отправлены в ЕГАИС, но вами они не были подтверждены. Если такие есть, в документе они отобразятся. Отметив их нужно сделать Повторный запрос ТТН, и накладная выгрузится в список документов, и можно после этого ее подтвердить и в iikoFront и в iikoOffice.

Читайте также:

Что изменится в ЕГАИС с 1 февраля
Вино в ресторане: инструкция по применению
Блокировки в «Меркурии» с 1 марта: как избежать и что делать, если не вышло

Профессиональная поддержка онлайн по всей России

30 минут

Наши специалисты подключатся и дистанционно выполнят все необходимые процедуры

В любой точке России

Ежедневно с 8:00 до 20:00 работаем по всей территории России

ЭДО

Вся отчетность по оказанным услугам через дистанционный электронный документооборот

Работа с алкоголем в ресторанах требует соблюдения строгих государственных норм и стандартов. В этой статье мы подробно рассмотрим, как настроить и использовать ЕГАИС в системе iiko для учета и списания алкоголя. Статья будет полезна рестораторам, менеджерам и операторам, работающим с алкогольной продукцией.

ЕГАИС — это система, созданная для контроля над производством и оборотом этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции на территории России.

Хотите продавать алкоголь в iiko максимально эффективно и в соответствии с законодательством? Обращайтесь к нам! Мы настроим систему iiko для удобного управления продажами алкоголя, учета возрастов клиентов и контроля за соблюдением всех правил.

Подготовка перед началом работы с ЕГАИС в iiko

Перед настройкой iiko для работы с ЕГАИС убедитесь, что выполнены все необходимые шаги.

Нет времени читать, но нужно быстро настроить ЕГАИС? Оставьте заявку на бесплатную консультацию с нашим специалистом!

Оставить заявку

1. Подготовьте оборудование и лицензии

Для работы с алкоголем через ЕГАИС требуется:

Лицензия (для продажи крепкого алкоголя).
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) для подписания документов.
USB-носитель с RSA-ключом (JaCarta-2 SE, Рутокен ЭЦП 2.0/3.0).
Отдельный носитель и сертификат КЭП для каждой торговой точки.

Мы можем помочь с выпуском КЭП для ИП, настройкой машиночитаемой доверенности (МЧД) и установкой всех необходимых служб, включая Крипто-Про.

2. Настройте компьютер и ПО

Для работы iiko с ЕГАИС необходимо:

Универсальный транспортный модуль (УТМ) – программа для связи с ЕГАИС.
Драйверы JaCarta (JaCarta PKI и JaCarta ГОСТ) и Рутокен.
Работающие службы Transport и Transport Updater.

Рекомендуем устанавливать модуль УТМ на основной рабочий терминал заведения. Это обеспечит стабильную работу системы. При этом подтверждение накладных возможно с компьютера бухгалтера, даже если он работает удалённо.

3. Добавьте торговые точки в ЕГАИС

Установите или обновите УТМ.
Откройте http://localhost:8080/.
Добавьте организацию и торговую точку через «Место деятельности».
Введите данные и выполните поиск по ФИАС.
После подтверждения налоговой получите FSRAR_ID.

При отказе проверьте данные или обратитесь в налоговую.

4. Генерация RSA-ключа

Откройте http://localhost:8080/.
Выберите «Генерация ключа доступа к ЕГАИС».
При использовании КЭП физлица загрузите машиночитаемую доверенность (XML + SIG).
Укажите место деятельности, подтвердите выпуск ключа.
Перезапустите УТМ.

5. Настройте iikoFront и сканер

На терминал iikoFront требуется настройка сканера штрихкодов для приёма и вскрытия алкоголя.

После завершения настройки iiko сможет корректно передавать данные в ЕГАИС, обеспечивая бесперебойный учёт и контроль алкогольной продукции.

Оставить заявку

Шаг 1: Настройка подключения системы iiko к ЕГАИС

1. В iikoOffice:

В iikoOffice перейдите в раздел «Администрирование» — «Настройки торгового предприятия» — «Настройки ЕГАИС».

2. Ввод параметров подключения к УТМ:

Введите PAP-идентификатор (уникальный идентификатор, соответствующий определенному УТМ).
Укажите имя подключения и URL доступа к УТМ ЕГАИС (адрес компьютера, на котором установлен УТМ).
Выберите терминал, через который УТМ будет подключаться к серверу iiko.
Установите галочку «Доступен на терминалах» для указания, на каком терминале будет использоваться это подключение.

3. Проверка подключения:

Нажмите кнопку «Проверить». Система сообщит об успешном соединении с УТМ.

После настройки в раздел «Товары и склады» — «Документы ЕГАИС» будут поступать «Приходные накладные». В нём же в дальнейшем будут отображаться «Акты списания» и «Продажи чистых порций».

Шаг 2: Работа с документами ЕГАИС в iiko

Загрузка документов из ЕГАИС

После настройки системы iiko можно загружать приходные накладные и другие документы из ЕГАИС. В системе отображаются все поставки, перемещения и списания алкоголя.

Работа с приходными накладными ЕГАИС

В iikoFront приходные накладные ЕГАИС отображаются для выбранного подключения. Перед подтверждением важно:

Создать товары прямо из накладной – если позиции ещё не заведены в iiko, их можно добавить вручную.
Создать прайс-лист поставщика – это позволит программе автоматически заполнять данные в следующих накладных.
Проверить количество и марки – сканировать штрихкоды на бутылках и сверить их с накладной.

Статусы накладных:

Получена, Ошибка отправки, Отклонена ЕГАИС – статус отправки.
Новый, Формируется – статус подтверждения.
Отображаются документы за последние 14 дней.

Формирование приходных накладных на склад iiko

Подтверждение прихода в ЕГАИС не означает автоматического поступления товара на склад iiko. После отправки данных в систему необходимо создать приходную накладную на склад iiko, чтобы продукция отобразилась в остатках.

Все операции должны выполняться в правильном порядке, чтобы избежать несоответствий между ЕГАИС и складским учётом.

Создание акта списания при вскрытии тары

При вскрытии упаковки с маркированным алкоголем требуется создать акт списания. В iikoFront выбирается соответствующий документ, отмечаются марки вскрытых бутылок, после чего данные передаются в iikoOffice.

Списание алкоголя

В iiko списание алкоголя выполняется через акты списания в iikoOffice:

Выберите соответствующий документ.
Заполните данные (объём, причину списания).
Отправьте данные в ЕГАИС.

Устранение неисправностей при работе с ЕГАИС в iiko

При работе с ЕГАИС могут возникать ошибки, связанные с УТМ, Рутокеном, сертификатами и обменом данными. Разберём основные проблемы и способы их решения.

1. Проверка работы УТМ

Если iiko не получает данные из ЕГАИС, проверьте, работает ли Универсальный транспортный модуль (УТМ).

В разделе «Документы ЕГАИС» нажмите «Получить данные из ЕГАИС».
Если ошибок нет – УТМ работает.
Если ошибки есть – убедитесь, что запущены службы Transport и Transport Updater.

2. Накладные не приходят или не подтверждаются

Если приходные накладные не загружаются или не подтверждаются, проверьте:

Запущен ли УТМ – если нет, перезапустите его.
Работает ли iikoFront – без него система не сможет отправлять данные.
Личный кабинет УТМ (http://localhost:8080/) – убедитесь, что соединение активно и сервер отвечает.

3. Проблемы с Рутокеном и RSA-ключами

Носитель Рутокен не определяется системой

Отключите и снова подключите устройство.
Проверьте, видит ли его компьютер: откройте Диспетчер устройств → Контроллеры USB.
Убедитесь, что установлен официальный драйвер (доступен на rutoken.ru).
Попробуйте подключить носитель к другому USB-порту.

Ошибка RSA при запуске УТМ

Проверьте срок действия RSA-ключа – если он истёк, необходимо его обновить.
Откройте личный кабинет УТМ (http://localhost:8080/) и проверьте, определяется ли носитель.
Если RSA-ключ не отображается, переустановите драйвер Рутокена.

Ошибка «Сертификат недействителен»

Откройте реестр сертификатов (certmgr.msc) и проверьте, установлен ли нужный сертификат в хранилище «Личное».
Если сертификат отсутствует, установите его заново с носителя.

4. Проблемы после обновления ФС РАР-Крипто

После обновления ФС РАР-Крипто возможны сбои в работе УТМ:

Установите последнюю версию драйвера Рутокен (скачать на rutoken.ru).
Перезапустите компьютер и проверьте работу носителя в личном кабинете УТМ.
Если проблема сохраняется, удалите старую версию ФС РАР-Крипто и установите её заново.

5. Закончился срок действия RSA-ключа

Если RSA-ключ истёк, необходимо:

Войти в личный кабинет УТМ (http://localhost:8080/).
Проверить дату окончания срока действия ключа.
Запросить новый ключ через систему ЕГАИС.
Установить новый RSA-ключ и перезапустить УТМ.

Что делать, если ошибка не устраняется?

Перезагрузите компьютер и снова запустите УТМ.
Проверьте настройки безопасности (антивирус, файрвол могут блокировать соединение).
Проверьте корректность установленных драйверов для Рутокена.
Убедитесь, что сертификаты установлены корректно.

Возникли вопросы?

Получите бесплатную консультацию от нашего специалиста по Iiko

Без корректной работы УТМ и Рутокена передача данных в ЕГАИС невозможна, поэтому важно оперативно выявить и устранить причину сбоя.

Порционный учёт алкоголя с 1 июля 2024 года

С 1 июля 2024 года рестораны и бары обязаны передавать в ЕГАИС данные о каждой проданной порции крепкого алкоголя — как в чистом виде, так и в составе коктейлей.

Чтобы автоматизировать этот процесс и снизить вероятность ошибок, в iiko внедрён плагин порционного учёта, который позволяет фиксировать вскрытие бутылок, регистрировать продажу чистых порций и контролировать списание алкоголя в коктейлях.

Как iiko фиксирует продажу алкоголя

Чистые порции

К чистым порциям относятся:

Продажа алкоголя без добавок (стопка водки, бокал вина).
Продажа бутылки целиком.

Как происходит списание?

При вскрытии бутылки необходимо отсканировать её марку.
При продаже программа автоматически указывает данные вскрытой тары.
Если объёма вскрытой бутылки недостаточно для списания, система предложит вскрыть следующую тару.
В момент оплаты касса отправляет данные в УТМ.
В iikoOffice создаётся документ «Продажа чистых порций» в разделе «Документы ЕГАИС».

Программа сама контролирует, сколько объёма осталось в вскрытой бутылке, исключая ошибки при продаже.

Коктейли

Для коктейлей крепкий алкоголь списывается иначе. В iiko реализованы два варианта списания:

По инвентаризации остатков – списание на основе фактических остатков в заведении.
По техкартам – списание алкоголя согласно рецептуре блюда.

Как это работает?

Касса передаёт данные о продаже в бэк-офис.
На их основе формируется акт списания с причиной «Приготовление».
Данные отправляются в УТМ, фиксируя списание алкоголя.

Выбор метода зависит от политики заведения и удобства работы персонала.

Разливное пиво

Продажа разливного пива не передаётся в ЕГАИС автоматически.
Бармен или менеджер должен списать пиво вручную через раздел «Документы ЕГАИС» в iikoOffice.
Учёт ведётся через Регистр 1 (Регистр 2 больше не используется).

Настройка плагина учёта алкоголя в iiko

Плагин позволяет фиксировать:

Вскрытие крепкого алкоголя – бутылка отмечается как открытая для последующего списания.

Картинка с сайта: gk-mact.ru
Учёт разливного пива – фиксируется установка кеги на кран и списание напитка.

Как настроить систему?

Добавьте номенклатуру крепкого алкоголя в iikoOffice.

Перейдите в «Дополнения» → «Загрузить блюда».

В разделе «Крепкий алкоголь» укажите код ФС РАР и адрес УТМ.
Проверьте номенклатуру – исключите блюда, не относящиеся к крепкому алкоголю.

Как выполняется списание алкоголя в iiko?

Вскрытие бутылки

Перед продажей необходимо отсканировать марку бутылки в системе.
При продаже программа автоматически укажет данные вскрытой тары.
Если объёма в открытой бутылке недостаточно, система предложит вскрыть новую тару.

Продажа чистых порций

В момент оплаты объём проданного алкоголя фиксируется автоматически.
Данные передаются в УТМ и сохраняются в разделе «Документы ЕГАИС» как «Продажа чистых порций».

Списание алкоголя в коктейлях

Выбирается метод списания (по инвентаризации или по техкартам).
Касса передаёт данные в бэк-офис.
Оформляется акт с причиной «Приготовление», данные передаются в УТМ.

Списание разливного пива

Выполняется вручную через раздел «Документы ЕГАИС».
Данные берутся на основе фактических продаж.

Настройка и работа с ЕГАИС в системе iiko — важный этап для любого предприятия, работающего с алкоголем. Правильная настройка позволяет обеспечить законность и прозрачность реализации товаров в общепите, а также избежать штрафов и проблем с контролирующими органами. Следуйте представленным инструкциям и рекомендациям, чтобы эффективно управлять учётом и списанием алкоголя в вашем заведении.

Теперь вы знаете, как настроить и работать с ЕГАИС в iiko, и готовы к эффективной и легальной деятельности.

Источник