Индивидуальная должностная инструкция это

Сразу оговоримся, что для должности разрабатывается должностная инструкция (например, должностная инструкция специалиста по кадрам). А для профессии – инструкция по профессии, на практике ее также называют рабочей или производственной инструкцией (например, инструкция по профессии курьера). Но далее для упрощения все их будем именовать должностными инструкциями.

Типовая и индивидуальная должностные инструкции соотносятся как общее и особенное.

Типовая должностная инструкция закрепляет общие формулировки вида и цели деятельности, содержит описание обобщенных трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняются по должности, а также права и ответственность. Обычно она утверждается как локальный нормативный акт организации.

Формулировки трудовых функций и трудовых действий в настоящее время на самом высоком уровне закрепляются в профессиональных стандартах, ими руководствуются кадровые службы, когда разрабатывают штатные расписания.

Пример

На основе одной типовой должностной инструкции могут работать несколько специалистов по кадрам, если они выполняют одинаковую трудовую функцию. В штатном расписании будет закреплено общее количество штатных единиц с одинаковым наименованием «специалист по кадрам».

В разработке типовых должностных инструкций обычно участвуют руководители структурных подразделений, организующие производственные, технологические и административные процессы. На руководителей процессов также возлагается ответственность и за актуализацию типовых должностных инструкций.

Индивидуальные должностные инструкции закрепляют конкретные трудовые действия, которые выполняет конкретный работник на конкретном, закрепленном за ним рабочем месте в конкретном структурном подразделении. Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции уточняются и конкретизируются по сравнению с профессиональными стандартами и отражают конкретные условия труда работника.

Формулировки трудовых действий в индивидуальной должностной инструкции обычно дополняют содержание трудового договора этого работника. А сама индивидуальная должностная инструкция может формироваться в личное дело работника. Роструд отмечает, что такая должностная инструкция может являться (см. письма от 30.11.2009 № 3520-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6):

как самостоятельным документом,
так и приложением к трудовому договору (и тогда она хранится столько же, сколько хранится сам трудовой договор, см. ст. 435 Перечня 2019 г. во фрагменте документа ниже).

Теперь о сроках хранения. Типовая должностная инструкция является в чистом виде организационным документом, а индивидуальная должностная инструкция одновременно выполняет функцию и документа по личному составу. Отсюда следуют и разные наименования данной категории документов, и разные сроки их хранения, которые закреплены в новом Перечне 2019 г.:

в ст. 442 для типовых должностных инструкций и
в ст. 443 для индивидуальных должностных инструкций.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Поясним дополнительные термины, которые тут фигурируют.

Профиль должности – новый справочно-информационный документ, который кадровые службы составляют на основе профессиональных стандартов и конкретных требований своей организации-работодателя. Используется для поиска (подбора) кандидатов, а также в процессах аттестации, обучения и промежуточной оценки деятельности сотрудников. Разрабатывается в табличной форме и содержит краткие требования к профессиональным и личным компетенциям сотрудника, описание трудовой функции, должностных обязанностей, прав и ответственности.

Должностной регламент – документ, в котором устанавливаются квалификационные требования, должностные обязанности, права и ответственность государственного гражданского или муниципального служащего. Применяется в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов РФ, в органах местного самоуправления. Разрабатывается в обычной текстовой форме и в части формулировок трудовых действий гармонизируется с административными регламентами реализации функций и оказания государственных или муниципальных услуг.

Источник

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Когда включать в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые или по году утверждения?

Ответ

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.

Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.

Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.

Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.

Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.

В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443. Сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми. Для сравнения: в уже недействующем Перечне 2010[2] типовые инструкции (регламенты) имели постоянный срок хранения, а значит, должны были быть включены в опись дел постоянного хранения.

Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:

Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).

С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй варианты.

Вариант 1. Формирование должностных инструкций работников в отдельные дела

В соответствии с п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016[4] дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

В п. 4.28 Правил 2015[5^] указано, что датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). Следовательно, индивидуальная должностная инструкция должна быть включена в опись дел по личному составу (Пример 1) в тот годовой раздел, в котором она была утверждена (в том числе распорядительным документом).

Как правило, индивидуальные инструкции сотрудников составляют новые на сотрудника (или сотрудников), а до того «должностную нагрузку» сотрудника корректируют в приказах по личному составу. Значит, и соответствующие приказы будут формировать в составе томов приказов по личному составу.

Например, в течение 2015 года в ООО «Сибирские сети» составили и утвердили новую индивидуальную должностную инструкцию на двух специалистов административно-управленческого персонала. Эти инструкции попадут в другое дело и будут отражены в годовом разделе описи дел за 2015 год (Пример 2).

Вариант 2. Формирование должностных инструкций работника в составе его личного дела

Если в организации ведут и оформляют на длительное хранение личные дела работников, то можно формировать индивидуальную должностную инструкцию в составе личного дела работника, так как сроки хранения у этих документов одинаковые. Значит, можно включить такую индивидуальную должностную инструкцию в тот годовой раздел описи (Пример 3), в котором сотрудник был уволен, в который внесли его личное дело, содержащее индивидуальную инструкцию с возможными дополнениями и изменениями к ней.

Помните, что личные дела являются примером переходящего дела, так как в него включают документы, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации. Значит, если сотрудник был переведен на новую должность, то новая должностная инструкция также будет включена в личное дело. Это будет отображено во внутренней описи личного дела (Пример 4). Запись в годовом разделе описи будет такой же, как в Примере 3.

ПРИМЕР 4

Внутренняя опись документов личного дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 781

Вариант 3. При отсутствии в организации практики формирования личных дел – формирование должностных инструкций работников, являющихся приложениями к трудовым договорам, в составе дел с трудовыми договорами

Не все организации ведут личные дела, при этом во всех организациях накапливаются трудовые договоры.

В таком случае срок хранения должностной инструкции будет соответствовать сроку хранения трудового договора, в соответствии со ст. 435 Перечня 2019 он составляет «50/75 лет ЭПК». В описи дел по личному составу (Пример 5) это также будет отражено.

Трудовой договор – это документ, в котором есть дата подписания (заключения договора). Эта дата должна совпадать с датой подписания индивидуальной должностной инструкции (во всяком случае, это должен быть один календарный год). Поэтому логично включать должностные инструкции с договорами в годовой раздел описи «по году» заключения договора с соблюдением хронологической последовательности трудовых договоров в деле (от раннего к позднему).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она может измениться, если вносятся изменения в сам трудовой договор. Например, заключается дополнительное соглашение. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников». В этих делах должны быть внутренние описи документов, а документы должны располагаться в деле в алфавитном или в хронологическом порядке.

Если есть дополнительные соглашения к трудовым договорам и новые должностные инструкции, то вопрос, как отражать их в годовом разделе описи, остается открытым. Сотрудник может работать в организации в течение длительного периода времени (то есть в течение нескольких календарных лет) и иметь несколько дополнительных соглашений и обновленных индивидуальных должностных инструкций, датированных разными годами. Поэтому вносить в описи трудовые договоры и дополнительные соглашения так же, как и индивидуальные должностные инструкции с изменениями в годовые разделы, соответствующие их году заключения и подписания, означает, что информация по одному работнику будет «распределена» по нескольким годовым разделам (и по нескольким делам) описи дел по личному составу. Такую опись будет очень неудобно использовать при учете дел и поиске нужной информации.

Мы не рекомендуем использовать такой вариант работы с должностными инструкциями. Считаем, что лучше учитывать их в составе личного дела работника.

Выбранный вами вариант формирования должностных инструкций необходимо закрепить в номенклатуре дел (Примеры 6, 7), так как номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации и предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).

[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

[4] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[5] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

11.11.2021, 12:05

Источник

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция должна быть составлена по четко определённой структуре, чтобы информация была она была понятной и для сотрудника, и для руководителя. Универсальная структура должностной инструкции включает следующие разделы:

Общие положения

В этом разделе описывается статус должности в организации — его место в организационной структуре, в каком подразделении работает сотрудник и каков порядок подчиненности. Здесь также отражаются цели должности, краткое описание того, для чего существует эта роль в компании, и как она соотносится с общей деятельностью компании.

Должностные обязанности

В этом разделе должны быть указаны все основные функции и задачи, которые сотрудник должен выполнять максимально точно в рамках своей должности, чтобы исключить риск двойного толкования или недоразумений. Неправильно сформулированные или расплывчатые обязанности могут привести к конфликтам внутри коллектива и затруднить мониторинг выполнения работы.

Права

Этот раздел описывает правомерные полномочия, которые сотрудник может использовать для выполнения своих обязанностей, будь то права на запросы к другим отделам или на принятие решений в рамках занимаемой должности. Чёткое определение прав сотрудников помогает избежать ситуаций, когда сотрудник превышает рамки полномочий или, напротив, не использует полномочия в полной мере.

Ответственность

В этом разделе прописывается ответственность сотрудника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Ответственность может быть как материальной (за потерю или порчу имущества), так и дисциплинарной или административной. Данный раздел дает понять, какие будут последствия при нарушении трудовой дисциплины или ненадлежащего исполнения обязанностей.

Требования к квалификации

В этой части собраны все требования, предъявляемые к кандидату: образование, опыт работы, знание специфических программ или технологий, необходимые навыки и компетенции для выполнения обязанностей.

Условия труда

Некоторые организации включают этот раздел для указания особенностей рабочего места сотрудника, включая вредные или опасные факторы труда и требования по охране его здоровья.

Таким образом, стандартная должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых отвечает за ту или иную часть взаимодействия сотрудника с рабочим процессом. Должностная инструкция поможет минимизировать возможные ошибки на этапе выполнения сотрудником своих рабочих обязанностей и будет способствовать эффективности внутри компании.

Для чего нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция помогает разграничить обязанности сотрудников, что способствует повышению эффективности и производительности труда. Каждый работник точно знает, что от него ожидается, и это минимизирует ошибки и задержки, улучшая общие показатели.

Она также ускоряет процесс обучения новых сотрудников. Благодаря подробному описанию обязанностей и целей, новички быстрее адаптируются и начинают продуктивно работать, что снижает затраты на обучение.

Должностная инструкция снижает риски юридических споров, обеспечивая прозрачность прав и обязанностей, так как четко прописанные требования помогают избежать недоразумений и служат основой для разрешения конфликтов, если они возникнут.

Кроме того, такие должностные инструкции способствуют росту индекса вовлеченности (eNPS) и мотивации сотрудников, так как они знают свои задачи и их оценивают только за их выполнение, что мотивирует их работать продуктивнее и добиваться лучших результатов.

Правильно составленные должностные инструкции позволяют контролировать и оценивать результаты работы, что повышает качество работы и помогает компании улучшать финансовые и операционные показатели.

Также они помогают выстроить правильную организационную структуру, поддерживают стратегический рост компании и облегчают взаимодействие между подразделениями. Когда обязанности четко распределены, снижается вероятность конфликтов и недоразумений, что ускоряет процесс принятия решений и повышения общей эффективности.

В условиях перемен должностные инструкции позволяют компании быть более устойчивой к изменениям и инновациям, что важно для сохранения конкурентоспособности на рынке.

Таким образом, должностная инструкция — это инструмент, который помогает повысить внутреннюю эффективность, снизить риски и обеспечить устойчивый рост компании.

Виды должностных инструкций

В зависимости от целей и характеристик организации различают два типа должностных инструкций: индивидуальная и типовая. Каждая из них имеет свои особенности, назначение и область применения.

Индивидуальная должностная инструкция

Индивидуальная должностная инструкция — документ, который разрабатывается для конкретного сотрудника, занимающего определенную должность. Она детализирует его обязанности, права, ответственность и требования, учитывая специфические условия работы в организации, а также особенности и требования этой должности. К примеру, инструкция для руководителя IT-отдела. Для него должностная инструкция может включать уникальные задачи: координацию работы с конкретными подрядчиками по разработке программного обеспечения, внедрение специфических систем автоматизации или безопасность данных для определенных бизнес-процессов.

Типовая должностная инструкция

Типовая должностная инструкция — стандартный документ, который применяется для всех работников одной категории или группы должностей в организации. Такой документ носит общий характер и описывает типичные функции и обязанности, которые предполагаются для определенной должности, не учитывая конкретного сотрудника. Например, инструкция для менеджера по продажам. Типовая должностная инструкция для менеджера будет включать описание общих обязанностей: поиск и привлечение новых клиентов, поддержание отношений с существующими клиентами, выполнение планов продаж и отчетность перед руководством, не указывая при этом особенности работы для каждого отдельного менеджера.

Сравнение индивидуальной и типовой должностных инструкций
Критерий	Индивидуальная должностная инструкция	Типовая должностная инструкция
Цель	Описание обязанностей конкретного работника.	Описание обязанностей для группы работников.
Характер	Персонализированный документ, указывается ФИО сотрудника	Стандартный, унифицированный документ, без ФИО
Содержание	Включает уникальные требования, обязанности и условия работы.	Описание стандартных обязанностей для данной должности.
Применение	Используется для конкретного сотрудника.	Применяется для всех сотрудников данной категории.
Обновление	Может изменяться по мере изменения обязанностей или условий работы сотрудника.	Редко обновляется, за исключением изменений в должностных обязанностях по отраслевым стандартам.

Как составить должностную инструкцию: пошаговое руководство

Подготовка должностной инструкции требует учета множества факторов: специфика должности, организационная структура компании, цели и задачи сотрудника, а также правовые и нормативные требования, регулирующие трудовые отношения. Важно, чтобы инструкция была составлена с учетом потребностей бизнеса и обеспечивала прозрачность в управлении рабочими процессами, так результативность будет выше, а риск возникновения трудовых споров станет меньше. Для того чтобы создать документ правильно, специалисты обычно выполняют следующие действия:

Изучают необходимые профстандарты и нормативные документы

Необходимо изучить несколько важных документов:

Профессиональные стандарты (Профстандарты) — документы, утвержденные Министерством труда и социальной защиты РФ, которые описывают требования к квалификации работников по конкретной профессии или должности.
Трудовой кодекс РФ — регулирует права и обязанности работодателей и работников, определяет условия труда, рабочее время, права на отпуск, ответственность и другие аспекты трудовых отношений.
Отраслевые нормативные документы.
Специальные инструкции или регламенты для отдельных сфер деятельности.

Разрабатывают должностные инструкции

Начните с описания целей и задач должности, определив её роль в компании. Затем перечислите ключевые обязанности и требования к квалификации: образование, опыт и навыки. Определите права и ответственность сотрудника за выполнение обязанностей. В завершение уточните условия труда: рабочий режим, командировки и особенности работы (например, ночные смены или повышенная опасность).

Проверяют составленный документ у специалистов юр. отдела

Юридическая проверка даст удостовериться, что должностная инструкция соответствует всем действующим законам, корпоративным стандартам и внутренним регламентам.

Подписывают и утверждают

После юридической проверки должностная инструкция утверждается руководителем или уполномоченным лицом компании, что подтверждает, что документ принят и вступает в силу. Также часто осуществляется регистрация документа в специальном журнале, где фиксируется, кто и когда подписал инструкцию.

Ознакамливают специалиста и обеспечивают хранение документа

После утверждения должностной инструкции сотрудник должен ознакомиться с документом и подписать его, подтверждая понимание своих обязанностей. Важно выдать копию документа для личного хранения сотрудником. Оригинал инструкции хранится в кадровом архиве компании, а также может быть размещен в электронном виде для удобства доступа в случае возникновения споров или изменений в обязанностях.

Для упрощения этого процесса компании могут использовать решение SimpleOne ؜؜᠎‍⁧𝅶𝅶󠀸󠁆󠁑 HRMS, которое предлагает удобную базу должностных инструкций и возможность их администрирования. В этой системе можно легко хранить и управлять должностными инструкциями, следить за их актуальностью и быстро адаптировать под изменения в законодательстве или внутренней структуре компании.

Ошибки при составлении

Составление должностной инструкции — сложный процесс, и при его выполнении можно столкнуться с рядом ошибок. Одной из наиболее распространенных является уклонение от конкретики. Если обязанности сформулированы нечетко и расплывчато, сотрудник может потеряться в своих задачах или почувствовать, что они больше или меньше, чем ожидалось.

Еще одна ошибка — перегруженность документа обязанностями, которые выходят за рамки должности сотрудника. Например, если в инструкции менеджера по продажам будет указан пункт о выполнении маркетинговых задач, это может вызвать недовольство сотрудника и непонимание его реальных обязанностей.

Так же важно избегать включения противоречивых пунктов в одну и ту же должностную инструкцию. Например, сотрудник может быть обязан выполнять задачи, которые ему не присущи, или отчитываться разным руководителям, что создаст конфликтные ситуации в организации.

Еще одна ошибка заключается в отсутствии регулярного обновления документов в соответствии с изменениями в процессе работы или внутренними политиками компании. Если должностные инструкции не будут обновлены при расширении проекта или увеличении функций, это также приведет к проблемам в работе сотрудников.

Пример должностной инструкции

В качестве примера рассмотрим должностную инструкцию офис-менеджера.

Раздел	Что указывать
«Общие положения»	Указывается, что офис-менеджер подчиняется директору компании и отвечает за эффективную организацию офиса: обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами, поддержание порядка и документации.
«Обязанности»	Описываются основные задачи: приём звонков, координация работы курьеров, взаимодействие с поставщиками канцтоваров и другие деятельности, требующие выполнения ежедневных задач по поддержанию офиса.
«Права»	Предусматриваются полномочия, такие как возможность затребовать у коллег информацию или материалы для работы или самостоятельно принимать решения в рамках своих компетенций.
«Ответственность»	Прописывается, что офис-менеджер несёт ответственность за поддержание порядка и делопроизводства, соблюдение сроков по выполнению административных задач.
«Требования к квалификации»	Включает в себя знание офисных программ, умение работы с оргтехникой, наличие опыта от 1 года в аналогичной позиции и тому подобное.

Готовые образцы должностных инструкций доступны для скачивания в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Правовые базы и поисковые системы содержат широкий спектр информации, но не учитывают специфику работы, которая может отличаться на каждом отдельном предприятии. Поэтому для составления корректной должностной инструкции можно провести анализ реальных рабочих процессов, наблюдая за тем, какие обязанности выполняет сотрудник в повседневной деятельности, и на основе этого составить должностную инструкцию специалиста.

Обновление и пересмотр должностных инструкций

Должностные инструкции требуют регулярного пересмотра и обновления, чтобы соответствовать текущим условиям и задачам компании. Даже если в организации не происходят значительные изменения, полезно пересматривать инструкции хотя бы раз в год, чтобы оценить, достаточно ли документ актуален. Важно, чтобы должностная инструкция соответствовала изменениям в законодательстве, новым процессам и техническим требованиям в компании. Пересмотр таких документов помогает избежать путаницы и несостыковок в работе сотрудников.

Иногда обновление должностных инструкций может быть связано с изменением внутренних политик: например, реорганизацией структуры компании, расширением функций, введением новых обязанностей или технологий. Если на предприятие внедряются новые проекты или процессы, это также должно найти отражение в должностных инструкциях.

Без регулярного пересмотра должностная инструкция может потерять актуальность и утратить свою управленческую ценность. Это особенно важно в случае расширения штата сотрудников, так как изменения в структуре компании могут повлиять на взаимодействие между должностями. Кроме того, юридический аспект должностных инструкций делает их пересмотр необходимым при изменении трудового законодательства или нормы безопасности на предприятии.

Кратко о должностных инструкциях

Должностная инструкция специалиста — официальный документ, который регулирует трудовую деятельность сотрудника, описывая его обязанности, права, ответственность и требования.
Должностная инструкция защищает интересы сторон трудового договора и служит основанием для решения трудовых споров, установления правомерности действий сотрудников и оценки их работы.
Документ включает следующие разделы:

Общие положения
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Требования к квалификации
Условия труда

Есть два типа должностных инструкций:

Индивидуальная — для конкретного сотрудника, отражает его персональные обязанности и требования.
Типовая — для всей категории работников, универсальная для сотрудников одной должности.

Основные ошибки включают неконкретные формулировки, перегруженность обязанностями, противоречивые пункты и отсутствие регулярного обновления документов.
Регулярный пересмотр инструкций необходим для поддержания актуальности в связи с изменениями в компании, законодательстве или технологиях.

Должностные инструкции играют важную роль в успешном взаимодействии сотрудника и работодателя. Правильно составленный документ позволяет ясно разграничить обязанности и права сторон, улучшить коммуникацию внутри компании и избежать возможных конфликтов и недоразумений.

Источник

Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре

При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.

В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.
Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.
С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.
Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.

консультант плюс 30 лет

Как не допускать ошибок в кадровых перестановках, приеме и увольнении сотрудников?

подробнее

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.

Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.
Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.
Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.

При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.

Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.

В каком виде составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.

Вопрос:

Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?

Ответ:

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:

75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

консультант плюс 30 лет

Незаменимая помощь в кадровом делопроизводстве – путеводители по кадровым вопросам.

подробнее

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева

Источник

#статьи

5 дек 2024
0

Что такое должностная инструкция и как с ней работать

Разобрались, зачем нужны должностные инструкции, что в них пишут и как их утверждают.

Кадр: фильм «Тюрьма суперзлодеев» / Arcana Productions

Обозреватель Skillbox Media. Пишет про бизнес, маркетинг, финансы и IT. Работала с Avito Tech, «Яндексом», «Ситилинком», Ozon и «Росатомом».

Обязанности и права работника можно прописать в трудовом договоре. Но если их много, лучше составить отдельный документ — должностную инструкцию. Она обезопасит работодателя в случае трудовых споров и поможет лучше контролировать рабочий процесс.

В этой статье рассказываем главное о должностных инструкциях. Материал будет полезен руководителям, тем, кто связан с кадровым учётом, и тем, кто хочет разобраться в своих обязанностях.

Что такое должностная инструкция
Какие есть виды инструкций
Что нужно писать в должностной инструкции
Как утвердить документ в компании
Сколько нужно хранить должностную инструкцию

Должностная инструкция (ДИ) — это внутренний документ, в котором работодатель определяет подчинённость, требования к квалификации, права и обязанности сотрудника, зону его ответственности и порядок вознаграждения.

Обязательно ли составлять должностную инструкцию? Нет, это не обязательный документ, согласно Письму Минтруда РФ от 25.04.2022 №14-2/ООГ-2707. Каждый работодатель сам решает, составлять ли должностную инструкцию и в какой форме это сделать. Для компаний, в которых не используют ДИ, никаких санкций не предусмотрено.

Но если работодатель хочет чётко регламентировать работу сотрудников и защитить как свои, так и их права, инструкцию лучше составить. Документ поможет объективно оценивать результат работы сотрудника, а также разрешать споры между работодателем и подчинённым, если они возникнут.

Кроме того, наличие должностной инструкции позволяет мотивированно отказать кандидату в приёме на работу. Это возможно, если у него отсутствует необходимый опыт, навыки и образование, которые требуются на должности.

Чаще всего ДИ составляют крупные компании и государственные учреждения, чтобы регламентировать обязанности большого количества сотрудников. Кроме того, документ будет полезен среднему и малому бизнесу.

Кто должен составлять должностную инструкцию? В Трудовом кодексе РФ нет указаний на этот счёт. Это может быть генеральный директор, руководитель одного из отделов или юрист.

Лучше всего, чтобы раздел с обязанностями составил тот, кто хорошо понимает специфику работы специалиста. Как правило, это его непосредственный руководитель. Все остальные разделы в идеале составляет юрист совместно с работником отдела персонала, чтобы исключить возможные ошибки и нарушения законодательства.

Должностные инструкции можно условно разделить на два вида: индивидуальные и типовые. Объясним, в чём разница между ними.

Типовую должностную инструкцию можно составить для всех сотрудников, которые работают на одинаковой должности, обладают одинаковыми компетенциями и выполняют схожие задачи.

Например, если в супермаркете посменно работает 40 продавцов-консультантов, для них будет действовать единая ДИ, поскольку круг обязанностей у них одинаковый.

Если в компании есть грейды, например младший и ведущий специалист, то для каждого из них необходимо составить свою ДИ. Это позволит обозначить разницу в компетенциях, круге обязанностей и уровне зарплаты сотрудников.

Индивидуальную должностную инструкцию составляют под конкретного сотрудника с учётом его обязанностей, опыта и навыков.

Например, индивидуальную ДИ можно написать для специалиста в очень узкой области или для топ-менеджера. У таких сотрудников специфический круг обязанностей, а других людей, занимающих эту же должность, в компании нет.

Индивидуальные ДИ используют редко, поскольку их сложно применить к другим сотрудникам: те могут не соответствовать описанным в документе критериям.

Единого стандарта должностных инструкций не существует, но есть примерный перечень пунктов, которые прописывают практически всегда. Вот что чаще всего включают в документ.

Общие положения. Это вводная часть инструкции, в которой указывают название должности сотрудника и его место в иерархии компании. В ДИ можно прописать, кому сотрудник подчиняется и есть ли кто-то в подчинении у него самого. Здесь же компания может указать требования к работнику — наличие высшего образования по специальности, требуемый стаж работы и другие компетенции.

Например, в требованиях к должности руководителя отдела бухгалтерии можно указать обязательное наличие диплома по специальности «Бухгалтерский учёт» и опыт на аналогичной должности не менее двух лет. В подчинении у главного бухгалтера будут младшие сотрудники, а он сам будет отчитываться перед генеральным директором компании.

Обязанности и трудовая функция. В этом пункте указывают все должностные обязанности работника. Чем подробнее они будут расписаны, тем меньше будет вероятность разночтений, а также возможных споров между сотрудником и работодателем.

Например, в ДИ главного бухгалтера нужно указать, что он заполняет и отправляет в ФНС всю налоговую отчётность компании, выставляет счета контрагентам, а также заведует начислением зарплат, отпускных и больничных.

Также к обязанностям относится выполнение требований локальных нормативных актов и соблюдение дисциплины: режима рабочего времени, корпоративной этики и так далее.

Как руководитель, главный бухгалтер имеет право передавать часть своих задач младшим сотрудникам, но обязан контролировать результаты. Если подчинённые не отправят отчётность в ФНС вовремя, ответственность понесёт именно главный бухгалтер.

Ещё в должностной инструкции можно указать возможность поручения сотруднику других задач, которые входят в его трудовую функцию. Например, бухгалтер может сделать смету для проекта или провести закупки для компании. А вот попросить бухгалтера прибраться в офисе или написать код для сайта нельзя — эти действия в его трудовую функцию не входят.

Права сотрудника. К ним относится, например, право на доступ к информации, которая нужна для выполнения работы, или на пользование спецтехникой на производстве.

Так, главный бухгалтер имеет право на доступ к рабочим программам, например «1С», на доступ к внутренней документации и счетам для проведения всех финансовых операций компании.

Общие права, например право на ежегодный оплачиваемый отпуск или больничный, в должностной инструкции прописывать не обязательно. Они и так установлены законодательством и будут указаны в трудовом договоре.

Ответственность. Работодатель может включить в ДИ перечень действий, за которые сотруднику будет грозить ответственность в соответствии с трудовым законодательством и правилами внутреннего распорядка компании. К таким нарушениям могут отнести разглашение личных данных сотрудников или коммерческой тайны, несоблюдение субординации, задержку в подаче отчётов, некорректное отношение к коллегам и клиентам.

Например, если главный бухгалтер не сформирует вовремя зарплатные ведомости, сделает ошибку в налоговой отчётности или нагрубит сотрудникам, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Должностную инструкцию можно составить как отдельный локальный нормативный акт, так и в качестве приложения к трудовому договору сотрудника.

Как правило, общую форму должностной инструкции утверждает руководитель организации или иной уполномоченный сотрудник, отвечающий за персонал в компании, на которого руководитель выписал доверенность. Это может быть, например, заместитель директора или руководитель отдела персонала. Должностную инструкцию для самого руководителя компании при необходимости утверждают коллективно руководящие органы компании согласно её уставу. В ООО это будет совет директоров, в АО — собрание акционеров.

Важно, чтобы процедура утверждения документов соответствовала процедуре, указанной в уставе компании. Иначе документы не будут иметь юридической силы.

Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. Порядок ознакомления зависит от способа утверждения ДИ. Если должностная инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, экземпляр инструкции при найме на работу должны подписать сотрудник и уполномоченное лицо компании.

Если должностную инструкцию оформляют в качестве локального нормативного акта, сотрудника ознакамливают с ней под подпись до подписания трудового договора.

Как вносить изменения в должностную инструкцию. Изменения в уже существующие инструкции вносят в том же порядке, в каком и утверждают.

Если инструкция — это локальный нормативный акт, то нужно выпустить приказ с указанием изменений, утвердить новую редакцию ДИ и ознакомить с ней сотрудника под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то с сотрудником заключают дополнительное соглашение, в котором фиксируют все изменения.

Если работодатель меняет в должностной инструкции трудовую функцию работника, то эти изменения нужно предварительно с ним согласовать. Это обязательно и если ДИ является локальным нормативным актом, и если ДИ оформлена как приложение к трудовому договору.

Например, если маркетологу хотят передать часть обязанностей, которые раньше выполнял SMM-специалист, работодатель должен получить на это согласие. Сотрудник при этом имеет право отказаться.

Что делать, если сотрудник сменил должность или у него появились новые обязанности. Допустим, сотрудник перевёлся в другое подразделение компании или получил повышение до старшего специалиста.

Если ДИ — локальный нормативный акт, сотрудник должен ознакомиться с ДИ по новой должности под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то потребуется, чтобы ДИ подписали сотрудник и уполномоченный руководитель.

Ещё у работника могут появиться новые обязанности на текущей должности. Например, главный бухгалтер может взять на себя проверку контрагентов перед заключением сделок или общение с банками по поводу открытия новых счетов.

В этом случае работодатель сначала должен получить у сотрудника письменное согласие на внесение изменений в обязанности, прописанные в ДИ. После этого можно скорректировать ДИ, а затем ознакомить сотрудника с обновлённым документом в порядке, который использовался при подписании первоначальной редакции ДИ.

Срок хранения должностной инструкции не указан в Трудовом кодексе РФ. Но в Приказе Росархива от 20.12.2019 №236 упоминается, что должностные регламенты или инструкции для сотрудников хранятся от 50 до 75 лет.

Где именно нужно хранить документ, в законах также не указано, поэтому это остаётся на усмотрение руководителя. Важно обеспечить сохранность документов — в частности, от пожара.

Как правило, ДИ, которые являются локальными нормативными актами, хранятся в архиве вместе с другими корпоративными документами или в системе электронного документооборота. Должностные инструкции, оформленные как приложение к трудовому договору, хранятся в аналогичном хранению трудового договора порядке.

Должностная инструкция — это внутренний документ, который компания может разработать для любой из имеющихся в штате должностей. В нём указывают обязанности и права сотрудника, а также санкции при возможных нарушениях.
Должностная инструкция облегчает работодателю контроль за рабочим процессом, а сотруднику даёт чёткое понимание, что именно он должен делать. Также этот документ помогает регулировать возможные споры, которые могут возникнуть между компанией и работником.
Государством не установлены структура и вид документа, поэтому работодатель может составить его в свободной форме. Лучше всего, чтобы инструкцию перед утверждением проверил юрист, а обязанности определял человек, хорошо знакомый со спецификой работы.

Научитесь: Менеджер по работе с персоналом
Узнать больше

Источник