Все расчёты с покупателями регулирует закон № 54-ФЗ о кассовой технике. Он позволяет налоговой видеть в режиме
онлайн выручку магазинов и защищает интересы покупателя. Достигается это с помощью современных касс, которыми
пользуются продавцы.
Работа с онлайн-кассой очень ответственная и предполагает внимательный учёт денег, а также соблюдение строгого порядка.
Поэтому и кассиру, и самому предпринимателю необходимо знать, какие требования закон предъявляет к эксплуатации кассовой
техники.
В статье расскажем, как правильно работать с кассой без нарушений и штрафов.
Требования к современным кассам
Согласно закону № 54-ФЗ используемая касса должна числиться в реестре ФНС России и соответствовать определённым техническим
характеристикам:
- содержать фискальный накопитель (ФН) – специальный чип, который накапливает фискальные данные о продажах и
передаёт их в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС России; - иметь бесперебойное подключение к интернету (провод, сим-карта, Wi-Fi);
- обеспечивать шифрование данных о расчётах;
- печатать чеки с основными реквизитами и отправлять покупателю электронную версию документа на телефон или почту;
- обеспечивать работу с маркированными товарами в соответствии с законодательными требованиями.
Что должен знать новый сотрудник, чтобы получить допуск к онлайн-кассе
Прежде чем начать работать на кассе, кассир-новичок должен выполнить несколько моментов.
- Ознакомиться с нормативными требованиями закона № 54-ФЗ к онлайн-кассам как техническим устройствам, к
работе на онлайн-кассе (то есть знать кассовую дисциплину, информацию о корректном закрытии смены и т. д.). - Ознакомиться с локальным регламентом работы на современных кассах.
- Перед оформлением на должность подписать составленный работодателем договор о материальной ответственности за
нарушение порядка действий на онлайн-кассе. Это означает, что если вина кассира будет установлена, штраф будет
взыскиваться с него, а не с владельца бизнеса, даже если ущерб магазину нанесён по неосторожности. Все наказуемые
случаи перечислены в статье 243 ТК РФ. - Прослушать инструктаж по технике безопасности и охране труда.
- Изучить технические характеристики и правила эксплуатации конкретной модели онлайн-кассы, то есть инструкцию к
применяемой на рабочем месте кассовой технике.
Хоть кассы и похожи друг на друга, каждая модель имеет свою специфику работы.
Также кассир обязан понимать, как работает терминал эквайринга. - Узнать, как отличать фальшивые купюры от настоящих. В соответствии с КоАП размеры штрафов, налагаемых на кассиров,
могут быть довольно крупными, а в некоторых случаях применяются нормы Уголовного кодекса РФ.
Некомпетентность в перечисленных выше вопросах приводит к рискам, связанным с поломкой дорогостоящей кассы.
Также кассир может некорректно оформлять кассовые операции, что привлечёт внимание налоговой службы и приведёт к штрафам.
После того, как инструктаж пройден, знания получены, можно начинать эксплуатировать онлайн-кассу.
Как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику
Универсальная инструкция, которая описывает работу на любых кассах, состоит из нескольких шагов и выглядит следующим
образом.
Шаг 1. Подготовка к работе.
В начале рабочего дня кассир получает доступ к денежному ящику (ключи) онлайн-кассы, разменные деньги (для выдачи
сдачи покупателям), чековую ленту, а также принимает остаток денежных средств. Получение размена фиксируется в кассовой книге.
Проверяет, надо ли менять ленту. Если да, то корректно устанавливает ленту и включает технику. Кассовым аппаратом
печатается чек диагностики.
Включает и проверяет работу дополнительного оборудования: принтера чеков, банковского терминала, дисплея покупателя,
весов, сканера, детектора банкнот и т.д.
Шаг 2. Открытие смены
После включения ККТ нужно открыть смену – нажать соответствующую кнопку, войти в систему под своим паролем. Касса
напечатает отчёт об открытии смены.
Если неизвестно, будут ли покупатели, смену можно открыть с первым клиентом. Тогда ККТ сформирует отчёт автоматически
в момент пробития первого документа о продаже.
Отчёт с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчётов и кассире отправляется ОФД.
Шаг 3. Продажи на онлайн-кассе
Начинается фаза активной деятельности, во время которой кассир должен соблюдать некоторые правила, чтобы не нарушить
закон № 54-ФЗ и внутренний режим функционирования торговой точки. Они прописываются в локальных актах и включают в себя
следующие пункты:
- Обеспечить сохранность денежных средств во вверенной ему онлайн-кассе. Как материально-ответственному лицу,
кассиру нельзя покидать место работы с включённой техникой и допускать к кассе посторонних. - Не открывать корпус и не чистить детали кассы агрессивными химическими веществами.
- Соблюдать правила расчёта с покупателями (чётко называть общую стоимость покупки, сумму полученных от покупателя
денег и сумму сдачи). - Проверять принятые от покупателей купюры на подлинность.
- Не отпускать алкогольные напитки и табачные изделия лицам младше 18 лет.
- В затруднительных ситуациях пользоваться памяткой кассира. Например, когда товар не определяется в базе данных
кассы, действовать согласно инструкции оформления такого товара из памятки. - После сканирования всех позиций спрашивать у покупателя карту лояльности.
Примерная схема работы на кассах при продажах:
Кассир нажимает кнопку «продажа», сканирует с товара штрих-код или вводит код вручную. Если нужно, указывает
количество позиций или взвешивает товар. Далее последовательно нажимает «в чек», «к оплате», выбирает способ оплаты,
вводит сумму, полученную от покупателя, нажимает «оплатить». Касса печатает чек, а данные о покупке уходят в ФНС России
через ОФД.
Современные кассы принимают наличную, безналичную и смешанную оплату. При продаже по свободной цене продавец сам указывает
цену товара.
При продаже маркированных товаров кассир должен сканировать код маркировки, чтобы в чеке отразились необходимые по закону
реквизиты, и использовать
разрешительный режим продаж на кассах.
Какие фискальные документы оформляются на онлайн-кассе во время продаж
На каждый приобретённый товар или оказанную услугу кассир должен оформить
чек с признаком расчёта Приход и предоставить его покупателю в бумажном или электронном виде
(электронный документ предоставляется, если клиент сказал свой номер телефона или адрес электронной почты).
Также фискальный документ Приход оформляется:
- Когда покупатель (физлицо) переводит средства на расчётный счёт продавца. Документ формируется не позже, чем
на следующий день после поступления денег. - Когда заказ оплачен через форму на сайте. Но чеки в этом случае кассиры не выдают, они направляются в электронном
виде через онлайн-кассу.
В течение рабочей смены кассир может выбивать и другие фискальные документы.
Если при оформлении чека кассир допустил ошибку или забыл пробить чек
и в конце смены в онлайн-кассе оказались неучтённые деньги, формируется чек коррекции.
Рекомендации ФНС России:
- неправильная сумма расчёта должна прописываться в чеке коррекции отдельной строкой;
- чек коррекции должен содержать обязательные реквизиты с учётом используемого на онлайн-кассе ФФД;
- желательно указать фискальный признак ошибочного документа,
- чек коррекции можно создать только в течение кассовой смены и не обязательно на том аппарате, где была допущена
ошибка, - корректирующий документ лучше создать сразу после выявления правонарушения, чтобы не получить административных
взысканий.
Подробно о правилах оформления чека коррекции мы писали
в статье.
Покупатель возвращает товар или кассир пробил лишнюю позицию
– формируется чек Возврат прихода. Для этого кассир пробивает на ККМ новый чек с реквизитами,
идентичными чеку продажи, но в признаке расчёта указывает Возврат прихода.
Некоторые магазины закупают у физлиц, например, фермерские товары или металлолом – здесь
оформляется документ с признаком Расход.
Если покупатель внёс аванс, в поле Признак расчёта чека указывается
Аванс или Предоплата.
Иногда локальными актами организации устанавливается требование для кассира составить пояснительную записку к документу
коррекции или попросить клиента заполнить заявление на возврат.
Шаг 4. Закрытие смены
В конце рабочего дня формируется отчёт о закрытии смены (старое название – Z-отчёт). Он должен содержать информацию о
количестве выданных чеков за смену, количестве непереданных ОФД фискальных документов, суммы по всем чекам (с любыми
признаками расчёта).
Комментарий эксперта
Важно, чтобы временной промежуток между отчётами об открытии и закрытии смен составлял не более 24 часов.
Если продолжительность смены превысит сутки, касса прекратит выдавать чеки, так как ФН перестанет формировать
фискальный признак документа. Штраф будет назначен по статье 14.5 пункт 4 КоАП РФ.
Если по какой-то причине кассир через сутки смену на онлайн-кассе не закрыл (забыл, не успел), при этом чеки не пробивались,
ему нужно сразу после обнаружения данного факта создать отчёт о закрытии. Тогда, возможно, ему будет предупреждение,
а не штраф.
Отчёт (разъяснение) о пробитых чеках после незакрытой смены необходимо предоставить налоговой раньше, чем ОФД. Если ФНС
сочтёт оправдания убедительными, денежное взыскание будет минимальным.
В магазине, который открыт круглосуточно, кассир должен закрыть текущую смену через 24 часа после её начала и сразу же
открыть новую.
Наличные деньги подсчитываются и сдаются – на них оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), итоговые суммы заносятся
в кассовую книгу.
Лимит кассы – это максимальное количество оставшейся наличности в ККТ в конце смены после того, как создан отчёт о
закрытии. Его устанавливает владелец бизнеса. Если лимит кассы не установлен, средства в онлайн-кассе хранить нельзя.
За это штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ.
Особенности кассовой дисциплины для ИП
Индивидуальные предприниматели, как правило, сами работают с кассами. Нормативных требований, в отличие от организаций,
к ИП меньше. Ведение кассовой книги, оформление ПКО и РКО (расчётного ордера), соблюдение лимита остатка
наличности в онлайн-кассе – необязательные процедуры для ИП, но они могут выполняться для удобства. После закрытия
смены предпринимателю достаточно просто убрать заработанные деньги в сейф или распорядиться ими на своё усмотрение
без оформления какой-либо отчётности.
Но для ИП установлен лимит расчётов наличными с другими ИП и компаниями – до 100 тысяч рублей. Если сумма больше,
требуется безналичный расчёт.
Основное требование к ИП по работе с кассовым аппаратом – правильно оформлять и вовремя выдавать чеки, не допускать
ошибок в отчёте после закрытия смены.
Как работать с онлайн-кассой, если возникли проблемы
Рассмотрим несколько случаев.
Произошла поломка кассы или ФН, прекратилась подача электричества
Торговлю нужно остановить и доложить о проблеме руководству. Иначе вы станете продавцом, который работает без
онлайн-кассы. А это уже серьёзное нарушение закона, и штрафы тоже серьёзные (КоАП РФ статья 14.5 пункт 2):
- для ИП – от 25 до 50% от суммы расчёта без ККТ, но не менее 10 тысяч рублей;
- для юрлиц – от 75 до 100% от суммы, но не менее 30 тысяч рублей.
Если касса отказалась работать (или питание пропало) в момент расчёта, то после разрешения ситуации кассир должен
сразу сформировать на выручку чек коррекции. Важно, чтобы налоговики не обнаружили ошибку первыми.
Возможна ситуация, когда электричество отключили надолго, а покупатели просят продать, например, товары первой необходимости.
Можно, конечно, пойти клиентам навстречу и вместо кассового чека выписывать БСО или товарный чек. Но не факт, что
взысканий не будет, даже если вы представите налоговикам официальную справку о сбоях в электроснабжении. Всё на
усмотрение местного филиала ФНС.
Отключили интернет
Если сеть временно недоступна, можно продолжать работать. Современные кассы готовы к такой ситуации. Пробитые чеки
сохраняются в памяти фискального накопителя, после восстановления связи накопленную информацию ФН сразу отправляет
в налоговую. По закону передача фискальных данных должна происходить не реже, чем раз в 30 дней. Если нарушить срок,
ФН заблокируется. Поэтому кассиру нужно сразу сообщить о проблеме с интернетом руководству.
Увидеть, что связь восстановлена и чеки уходят в ФНС, можно в уведомлениях кассы, в ЛК ОФД, в отчёте о завершении смены.
Если непереданные документы всё равно есть, следует обратиться в техническую поддержку онлайн-кассы.
Случился форс-мажор
Обстоятельства непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и иные события) маловероятны, но могут и случиться.
Тут уже никто не будет требовать соблюдать закон в продажах.
Начните с бесплатной консультации
Оставьте контакты или напишите свой вопрос, наши специалисты посоветуют лучшее оборудование и помогут решить любую проблему
Как начать работать с онлайн-кассой?
Максим Демеш
18 августа 2023
927
Работа с кассовым оборудованием является непростым занятием, особенно для тех, кто еще не пользовался онлайн-кассами и не знает всех тонкостей. Кассир должен иметь определенные знания и умения в этой области, ведь из-за ошибок, допущенных при расчете покупателей, хозяин торговой точки, да и сам сотрудник, могут получить немалые штрафы от Налоговой инспекции. Именно по этой причине эффективное обучение будет выгодно не только работникам розничных точек, но и предпринимателям, нанимающим первых на работу. В связи с принятием Федерального закона №54, ответственные лица озадачились серьезными вопросами, касательно организации деятельности персонала, работающего с кассами. В настоящей статье мы постараемся подробно разобраться, как начать работать с онлайн-кассой новым сотрудникам и как не заработать штрафы себе и своему начальству.
Обучение работе на онлайн-кассе
Обучим работе на кассе вас и ваших сотрудников. Полный инструктаж для уверенной работы на вашем кассовом оборудовании — от 2000 руб.
узнать подробности
Что необходимо сотруднику для работы с кассовым оборудованием?
С первого взгляда может показаться, что для начала работы с кассовой техникой работнику необходимо не так уж и много. Однако, если не придерживаться определенных правил, обучение может оказаться неэффективным и привести к неприятным последствиям. Итак, что нужно знать при работе с онлайн-кассой новоиспеченному кассиру?
Для начала кассир, сразу после выхода на работу, обязан пройти вводный инструктаж по технике безопасности и охране труда. Его проведение регламентировано не только законодательством, но и инструкциями по использованию кассового оборудования. Онлайн-кассы подключаются к электричеству и работают от сети, поэтому все, кто работают с ними, обязаны изучить правила безопасности при использовании данной техники.
Пройдя инструктаж техники безопасности, сотрудник должен сделать пометку об этом в специальном журнале записей. Кроме того, до начала работы ему необходимо ознакомиться со следующей документацией:
- Договор, согласно которому работник несет полную материальную ответственность.
- Должностная инструкция.
- Правила по работе с кассовым оборудованием (если на точке таковые имеются) или Типовые правила Минфина РФ (включая письмо Центрального банка №51 от 18.08.1993 г.).
- Паспорт и инструкция онлайн-кассы, установленной на рабочем месте.
Договор ПМО и должностная инструкция требуют подписи сотрудника, остальная документация — лишь тщательного ознакомления.
Обратите внимание!
Подписание договора о материальной ответственности является обязательным действием для всех совершеннолетних продавцов. При отсутствии подписанного документа, в случае нехватки денежных средств в кассе, работник будет обязан возместить лишь сумму, не превышающую среднемесячную заработную плату. Если не хотите попасть в такую ситуацию, упомяните обязанность подписания договора в трудовом соглашении или должностной инструкции. При таком раскладе нанимаемый на работу не сможет отказаться от подписания документов.
Должностную инструкцию обязательно должен иметь каждый кассир, так как в ней прописывается возможность пользоваться кассовой техникой и управлять материальными ценностями.
Наниматель должен предоставить работнику стажировку с обучением, по окончании которой последний сдаст экзамен по изученному материалу. Только пройдя стажировку и освоив основные операции, проводимые на кассовой технике, работника следует допускать к расчету с покупателями.
При наличии на кассовом оборудовании программ для автоматизации работы магазина, потребуется также провести обучение по данным программам для новых работников. Если кассир будет осведомлен обо всех преимуществах и инструментах онлайн-кассы, его работоспособность увеличится в несколько раз, и, следовательно, выручка предпринимателя также будет расти, а рентабельность магазина — увеличиваться.
Как работать на онлайн-кассе новичку?
Давайте разберемся в алгоритме действий работника при работе с кассовым оборудованием. С чего же стоит начинать рабочую смену? Придя на смену, сотрудник, намеревающийся работать с кассой, должен найти своего непосредственного руководителя и получить от него следующие инструменты для работы:
- Ключ, чтобы открыть денежный ящик.
- Запасной рулон чековой ленты.
- Денежные средства для размена и мелочь.
- При необходимости дополнительный инвентарь (в зависимости от специфики работы).
Онлайн-кассы от Мультикас
Приобретайте кассовое оборудование для расчета покупателей по специальным ценам!
Перейти к каталогу
Полученные денежные средства должны быть пересчитаны кассиром в присутствии сотрудника, который их выдал. После чего кассир подтверждает получение этой суммы подписью в журнале учета денежных средств.
Работа с онлайн-кассой для новичка должна начаться с выполнения нескольких простых действий, после чего можно будет начать рассчитывать покупателей:
- 1. Проверить наличие чековой ленты, если ее нет, то заправить новый рулон.
- 2.Нажать кнопку включения кассового оборудования.
- 3Произвести вход в систему под личным логином и паролем (информацию нужно получить заранее у руководителя).
- 4. Проверить подключение к сети, если его нет, то решить проблему с подключением к интернету.
- 5. Открыть смену и сформировать соответствующий отчет.
- 6. Определить работоспособность онлайн-кассы и четкость печати. Для этого кассир выбивает несколько нулевых чеков.
- 7. Провести проверку корректности данных на распечатанных квитанциях (указание всех обязательных реквизитов).
- 8. Прицепить на форму именной бейджик, на котором указаны должность, фамилия и инициалы.
- 9. При необходимости установить по своим местам инвентарь для работы.
- 10. Можно начинать рассчитывать потребителей.
Не стоит забывать также о закрытии смены после ее окончания. По истечении рабочего дня работник должен напечатать отчет о закрытии и сдать наличные денежные средства. Это нужно сделать не позднее 24 часов после открытия смены, иначе касса перестанет печатать квитанции. Отчет должен отправляться ОФД и содержать следующие данные:
- Количество выданных квитанций (а также не ушедшие ОФД)
- Сумма проведенных расчетов и способы оплаты.
- Данные о смене, работнике кассы и прочее.
Выручка должна сдаваться в конце смены руководителю или старшему кассиру, а затем передаваться в инкассацию.
Важно!
На начальном этапе руководителям лучше не оставлять новых сотрудников без присмотра. Благодаря специальным программам для розничных продаж, предприниматели могут отслеживать процесс расчета кассиром каждого покупателя в реальном времени. С помощью таких приложений можно не только следить за правильностью проведения расчетов с покупателями, но и анализировать все бизнес-процессы торговой точки или организации.
Штрафы за неправильную работу с онлайн-кассой
При проведении расчетов с покупателями «мимо кассы» или полном отсутствии оборудования на рабочем месте могут выписываться следующие штрафы:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — 25−50% от суммы проведенных расчетов, но не менее 10 000 рублей.
- Организациям — от 75−100% от суммы проведенных расчетов, но не менее 30 000 рублей.
За работу с неправильно настроенным или незарегистрированным кассовым оборудованием полагается:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — от 1 500 до 3 000 рублей.
- Организациям — от 5 000 до 10 000 рублей.
Если потребитель просит выслать квитанцию в электронном виде, а вы этого не сделали:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — 2 000 рублей.
- Организациям — 10 000 рублей.
При первом кассовом нарушении Налоговая инспекция может прислать уведомление, а не штраф. Но, если вы одновременно с кассовым совершили налоговое нарушение (недоплатили налоги), будьте готовы к следующим последствиям, которые одинаковы и для предпринимателей, и организаций:
- Осуществить доплату налогов.
- Оплатить штраф в размере 20−40% от суммы недоплаченных налогов.
- Оплатить пени за каждый день просрочки — 1/300 от ставки ЦБ.
Вывод
Итак, в данной статье мы поговорили о том, как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику, и разобрали алгоритм действий кассового работника в начале и конце рабочей смены. Напоминаем, что при оформлении нового сотрудника, лучше предоставить ему стажировку с обучающей программой. Если новоиспечённый кассир будет соблюдать правильный алгоритм проведения кассовых расчетов, это поможет ему избежать допущения ошибок. Кроме того, за неправильную работу с кассовым оборудованием можно получить немалый штраф как работнику, так и предпринимателю. Поэтому рациональнее уделить больше внимания на обучение сотрудников работе с ККТ.
Нужна помощь с обучением сотрудников работе на онлайн-кассе?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем пройти полное обучение.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Вам также Будет интересно:
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Лучшая онлайн касса — как выбрать?
Лучшая онлайн касса — это недорогое и функциональное решение. Вопросы о том, какая онлайн-касса лучше и как правильно ее выбрать, волнует многих предпринимателей: от новичков до уверенных знатоков своего дела….
487
Узнать больше
Регистрация онлайн кассы в ФНС — пошаговая инструкция
Согласно 54 Федеральному закону применение онлайн-касс при расчетах на территории РФ обязательно. Перед использованием вся техника должна пройти регистрацию в Федеральной Налоговой службе. Как зарегистрировать онлайн-кассу в 2025 году? Есть…
728
Узнать больше
Как правильно оформить и подключить онлайн-кассу
Перед тем как оформить и подключить онлайн-кассу, важно удостовериться, чтобы ее модель была включена в реестр ККТ, а фискальный накопитель — в перечень ФН, одобренный ФНС. Предварительно нужно приобрести квалифицированную…
433
Узнать больше
Как работать на онлайн кассе — инструкция по использованию
Как работать на кассе, чтобы действовать в соответствии с законодательством и не попасть под штрафные санкции. Многие предприниматели только начинают осваивать новый вид техники, обучать этому своих сотрудников и в…
518
Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
Товар добавлен в корзину
Сумма
Недавно вступили в силу поправки к Федеральному Закону №54. Теперь все организации, осуществляющие розничную торговлю и оказание услуг (за исключением короткого списка), должны осуществлять расчёт на обновленных KKТ.
Большинство этих организаций еще не сталкивались с онлайн-кассами и у сотрудников в процессе торговли, возникает множество вопросов по тому или иному рабочему процессу. В этой статье мы расскажем, как переключиться на новый режим работы и подробно разберём такие важные операции как: продажа, возврат, реализация алкоголя и взаимодействие с ЕГАИС.
Как совершать кассовые операции на разных видах KKM
Порядок работы за KKM различается в зависимости от модели кассы. Часть из них имеет понятный интуитивный интерфейс, другие более сложны в обращении и для работы на них требуются стартовая подготовка, либо повышение квалификации. Далее мы опишем модели таких машин, а также дадим пошаговый план по работе с таким оборудованием.
Смарт-терминалы
В число новейших «умных» касс входят такие, как Эвотор, MSPOS-Т-Ф, Атол Сигма 10, Вики Мини. Это не просто кассы, а многоплановое, высокопродуктивное устройство, сочетающее в себе сенсорный экран, печатающее устройство и микрокомпьютер. Отдельно взятые модели укомплектованы дополнительным оборудованием в виде картридера и покупательского экрана. Данные KKM могут функционировать почти сразу после активации, а собственник KKT имеет возможность лично наладить имеющиеся функции под потребности предприятия.
Изготовители новых KKM предусмотрели, чтобы индивидуальные предприниматели имели возможность удаленного доступа к работающему устройству, войдя через личный кабинет на портале компании производителя.
Благодаря такой возможности, владелец бизнеса может при наличии интернет соединения, отслеживать любые, совершаемые на KKM операции, находясь в любой точке земного шара.
Также регистрация личного кабинета даёт такие преимущества как:
-
Доступ к информации о любом совершаемом на KKM действии в режиме реального времени.
-
Получение поэтапных отчётов за любое выбранное время, будь то несколько часов или год.
-
Предоставление информации о совершенных торговых сделках отдельной кассы, либо определённого работника.
-
Возможность удалённого контроля начала и окончания рабочего дня, активности в течение смены, количества денежных средств в кассе.
-
Контроль складских остатков и наличия продукции с подходящим сроком годности, а также пересорта, либо нехватки определённых позиций из каталога.
-
Контроль своевременной пересылки сопровождающей документации.
-
Формирование и выпуск товарного каталога, изменение неправильно заведённых строк.
-
Ступени доступа для сотрудников в зависимости от занимаемой должности.
Кассы такого типа имеют большую популярность в силу бюджетной цены, отсутствия сложностей в использовании, и способности наладить торговый процесс без дополнительных финансовых вливаний.
Автономные кассовые машины
Данный вид устройств знаком большинству владельцев торговых розничных точек. Представляет собой кнопочную кассу, видоизменённую и дополненную накопителем памяти и модулями выхода в интернет для отправки кодированной информации оператору фискальных данных.
Среди таких KKM: Атол 90Ф, Меркурий 115Ф, Меркурий 185Ф, Штрих Элвес МФ.
Большое количество владельцев малого и среднего бизнеса уже много лет используют данные модели кассовых аппаратов. Поэтому, когда вышел новый законопроект, предполагающий обязательный переход на онлайн-кассы, они предпочли покупке нового непроверенного оборудования, модернизацию уже имеющихся моделей.
Такой вид KKТ будет удобен для осуществления торговли в некрупных пунктах розничных продаж, где базовый каталог продукции составляет около 1100 наименований и не предполагает большого покупательского потока.
Для магазинов с широким ассортиментом и большой посещаемостью использование такой KKT экономически не выгодно.
Потому как внесение информации о товаре на таких устройствах осуществляется вручную, что отнимает много времени, а коды на отдельные товарные позиции придётся записывать, либо запоминать.
К тому же, начиная с 2021 года, на итоговом чеке в обязательном порядке будет необходимо прописывать информацию о каждой реализованной позиции. На данный момент такая функция присутствует только в современных кассах, на которых установлено необходимое программное обеспечение.
POS-система
Это кассовая система, включающая в себя фискальный регистратор, процессор с экраном (либо моноблок), устройство для считывания штрих-кодов, маркировки и QR-кодов, взвешивающее устройство, ящик для хранения купюр, терминал для безналичного расчёта.
Установку и наладку данного вида систем обычно осуществляют организации, производящие и поставляющие оборудование, либо специалисты сервисных центров и центров технического обслуживания. Сотрудники, осуществляющие работу за POS-системой должны пройти обучающий тренинг, либо курсы переквалификации.
Данная KKТ была разработана для автоматизации крупных торговых точек, а также розничных сетей, нацеленных на обслуживание большого количества клиентов и товарооборота. Такие системы оснащены программным обеспечением, предназначенным для быстрого оприходования и учета товарной номенклатуры. Вы без усилий сможете контролировать поступление, остатки, реализацию по каждой позиции, полученную прибыль, расчёты с партнёрами и многое другое. Каждое действие фиксируется в соответствующей программе.
Приоритетной задачей изготовителей POS-систем и составителей сопутствующего программного обеспечения, является увеличение общей прибыли, благодаря увеличению скорости обслуживания клиентов, что позволяет увеличить количество покупательского потока.
Принципы и этапы работы с автономными кассовыми машинами
Разберём поэтапно осуществление кассовых операций на примере KKT Атол 90ф. Эта недорогая кассовая машина чаще всего устанавливается в некрупных розничных торговых точках, с маленькой базой товарной номенклатуры. Сопряжение с ЕГАИС налаживает сотрудник отдела технического обслуживания.
Этапы работы на KKM Атол 90ф.
Установка чековой ленты. Поднимите крышку принтера, и установите катушку с бумагой так, чтобы лента шла из-под рулона, опустите крышку принтера.
Включение. Активируйте кассовый аппарат, удерживая кнопку [PE], пока не раздастся звуковой сигнал.
Добавление товарной базы. В тех случаях, когда организация осуществляет реализацию товаров или услуг по зафиксированной цене, существует возможность записать на устройство наименование и стоимость продукции. Когда цена не постоянна, лучше завести в базу только название.
Открытие смены. Это основная программная операция, осуществляется стандартной последовательностью кнопок. Для этого на включённой кассе введите следующую комбинацию: 1-3-0-ИТ(2 раза). После того, как на дисплее высветится [0000], устройство распечатает X-отчёт.
Реализация товара за наличную оплату. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для вывода итогового чека нажмите кнопку [ИТ].
Возврат. Перед тем как начать оформлять возврат товара проверьте, чтобы на текущей смене было реализовано товара на сумму, не меньше суммы возврата. Дважды нажмите кнопку [X], затем [BB] и введите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, дважды нажмите [BB] и один раз [ИТ]. Для возврата к функции реализации товара, нажмите кнопку [X], а затем [BB].
Безналичный расчёт. Наберите числовой номер, под которым товар числится в базе KKM, нажмите на кнопку [X], внесите количество позиций, нажмите кнопку [BB] (2 раза), для добавления следующего товара повторите процедуру, для выпуска итогового чека нажмите [ПС], а затем [00].
Закрытие смены. Для завершения смены нажмите следующую последовательность: [PE]→[3]→[3]→[0]→[ИТ]→[2]. В выпущенном отчёте отражено: сумма поступивших за день наличных и безналичных средств, сколько фискальных документов создано и перенаправлено оператору фискальных данных. Когда касса выпустит Z-отчёт, нажмите кнопку [PE].
Выключение кассовой машины. Удерживайте кнопку [C], до того момента пока дисплей не погаснет.
Инструкция по работе на смарт-терминалах на примере KKТ «Эвотор»
Производимые компанией «Эвотор», KKT оснащены сенсорным дисплеем и дополнительными разъёмами для подсоединения выносных устройств. Также на них можно скачивать приложения и обновления напрямую из магазина Эвотор.
Порядок действия кассира при работе на KKT Эвотор:
Заправка чековой ленты. Поднимите крышку печатающего устройства и установите чековую ленту, чтобы она шла из-под рулона, вытяните ленту за край отсека подачи чеков и опустите крышку до щелчка.
Активация устройства. Включите вилку устройства в розетку и нажмите на кнопку включения кассы (в зависимости от модели может быть на дне или сбоку). Смена открывается во время первой продажи.
Реализация товара по свободной цене. Нажмите на [Продажи] →[+]→[Товар]→[Свободная цена]→наберите стоимость и количество товара→[В чек]→[К оплате]→введите способ оплаты→введите количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].
Продажа товарной позиции из базы KKM. Продажа]→[+]→[Товар]→ отсканируйте штрих код товара→введите количество→[К оплате]→[Способ оплаты]→количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].
Пересылка информации о покупке по SMS. После того, как отбит весь товар, нажмите [К оплате]→надавите на переключатель [Электронный чек]→ выберите раздел [По SMS]→внесите телефонный номер клиента→отправьте→[Оплатить].
Возврат. В основном меню выберите нужный раздел. В случаях, когда у клиента нет чека, выбираете [Без чека]→[+]→[Товар]→в товарной номенклатуре кассы находим необходимую позицию→[К возврату]→тип оплаты, которым он был оплачен→стоимость товара на момент продажи→[Оплатить]. Если чек имеется, то вначале вводим его номер, повторяем шаги, описанные выше, за исключением выбора товара из каталога.
Z-отчёт. Открываем режим администрирования, вводим пароль→[Отчёты]→[Кассовый отчёт]→[Закрыть смену]→После выпуска фискального документа выключаем кассу.
Работа кассира за POS-системой на примере «Атол Ритейл 54»
POS-система «Атол Ритейл 54» создана для оптимизации рабочего времени кассира.
Рабочий комплект, включает в себя: фискальный регистратор Атол 25Ф, клавиатура, POS-компьютер, сетевой блок. Можно доукомплектовать сканером штрих-кода, ящиком для хранения купюр, устройством для взвешивания товаров и др.
Главный элемент данной системы – компьютерный блок, оснащённый экраном, устройство может работать беспрерывно.
Активация. Для того чтобы перевести систему в рабочее состояние, нажмите на сетевом блоке кнопку [Power]. Активация системы осуществляется на протяжении 5 минут.
Когда программа прогрузится, откроется окно авторизации. Пользователю необходимо ввести свои данные и пароль.
В программе можно по умолчанию разграничить уровни доступа к устройству. В зависимости от должности, специально для каждого сотрудника прописывается разрешение на совершение определённых кассовых операций, и указываются личные данные каждого, после чего задаётся персональный пароль.
После авторизации логина и пароля, сотруднику открываются разделы в соответствии с заданным владельцем доступом. Для кассира-продавца рекомендуется доступ в разделы, связанные с реализацией товара. Для сотрудника главной кассы возможность открытия и закрытия смены, управляющему аналитику продаж, функции контроля и т.д.
Загрузка товарной номенклатуры. Если на данной кассе еще не осуществлялась реализация товаров, то для ускорения поиска позиций необходимо занести в программу товарную номенклатуру.
Для этого в главном меню выберите→[Операции]→[Обмен через каталоги]→[OK]. После этого в программу внесутся каталоги товарной номенклатуры и оборудование можно запускать в работу.
В случае необходимости можно добавить позиции в каталог самостоятельно, отсканировав штрих-код товара, либо заполнив все необходимые данные по форме вручную.
Реализация товара. Для реализации товара: отсканируйте штрих-код→дважды нажмите кнопку [Расчёт]→[Закрыть чек]. В случаях, когда клиент предоставил свои контактные данные, нажимаем [Телефон]→вводим предоставленный номер→если есть электронную почту→KKT выпустит тестовый чек→даём его покупателю для сверки→[Да]. Клиенту должна прийти SMS с подтверждением покупки.
Производитель рекомендует приобретать в комплект к системе 2D сканер штрих-кодов, он считывает не только штрих-коды, но и маркировки с акцизными марками. Сканер штрих-кода позволяет в одно мгновение определять товарную позицию, что существенно ускоряет её поиск и реализацию.
В случаях, когда система не укомплектована сканером штрих-кодов, то отпустить товар можно, найдя реализуемый продукт в каталоге по названию.
Клавиша [Расчёт], используется для выбора необходимого товара. Клавиши [Вверх] и [Вниз] для переключения межу строками. После добавления всех нужных позиций программа покажет сумму покупки→[Расчёт]→тип оплаты наличные средства/безналичный расчёт→Вводим сумму полученную от клиента→[Закрыть чек].
В случаях, когда штрих-код затёрт, либо повреждён, кассир вводит его цифровое обозначение вручную, программа инициирует его в автоматическом режиме и отобразит на монитор название и стоимость.
Предустановленное ПО Frontol сохраняет данные:
-
про все реализованные товары;
-
о совершённых операциях;
-
о сформированных отчётах;
-
о возникших ошибках и отменах;
-
о чеках коррекции и возврате позиций;
По этим данным совершается анализ работы сотрудников и отслеживается осуществление продаж на кассе, в магазине или торговой сети.
Взаимодействие KKT с системой ЕГАИС
Для взаимодействия с ЕГАИС необходима установка специализированного программного обеспечения.
Во время прихода алкоголя необходимо сопоставить TTH и оприходовать товар в программе. Разберём процесс на примере 1C
Для этого:
-
Для открытия электронного документа прихода откройте главное меню и выберите [Закупки]→[Входящие TTH]→[Загрузить документы]→когда отразятся новые накладные, в графе поступления напротив необходимой позиции появиться статус→[Требуется оформить].
-
Два раза щёлкните на строку поступление товара и нажмите на [Поступление].
-
Сопоставьте позиции, сверив количество пришедшего товара с количеством, указанным в накладной. В случаях, когда всё совпало, проведите документ и закройте TTH.
-
Перешлите подтверждённый акт в ЕГАИС.
Чтобы прописать розничную стоимость на поставку, выберите в параметрах [Создать на основании] отметьте [цен на основании номенклатуры]. Программное обеспечение сформирует подтверждающий документ, где должны быть указаны название, количество, цена закупки и цена розницы.
Для подтверждения того, что в ЕГАИС поступило согласование TTH, откройте накладную и в левой нижней части монитора откройте протокол обмена. Когда раздел откроется, нажмите на подтверждаемую накладную, а потом [Обработать ответы]. В правой нижней части экрана появится окошко, подтверждающее, что ЕГАИС обработал ответ.
Когда в TTH отразятся два дополнительных документа: квитанции фиксации и проведения, это будет подтверждением, что позиции из TTH оказались на складе в ЕГАИС и ожидают передачи для выкладки в торговый зал. При реализации они будут списаны из торгового зала, после считывания акцизной марки и оплаты продукции покупателем.
Реализация на кассе алкогольной продукции.
Считайте штрих-код на бутылке, после этого отсканируйте марку. После подтверждения кода в фискальный документ добавится соответствующая позиция. В случае осуществления продажи нескольких одинаковых бутылок, увеличьте их количество вручную, а после этого считайте акцизные марки с каждой реализуемой бутылки, подтверждённые позиции добавляются в чек.
Данный материал носит информационный характер. ООО «Компания Интегро» не несет ответственности за актуальность предоставленной информации и возможные последствия.
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования
Конечный пользователь онлайн-кассы — кассир. Именно он принимает все ключевые решения, связанные с практическим применением кассовой техники при расчетах с покупателем.
Каковы условия допуска сотрудника торгового предприятия на столь ответственную позицию? Каковы особенности применения онлайн-касс в современной рознице на конечном участке пользования данными устройствами?
Бесплатная консультация по работе с онлайн-кассой!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Кто допускается к работе с кассовым аппаратом
К приему платежей от покупателей допускается сотрудник, который:
- Изучил Типовые правила эксплуатации ККТ, установленные Минфином России от 30.08.1993 № 104.
Строго говоря, юрисдикция данного нормативного акта не распространяется на инновационные онлайн-кассы (даже с поправкой на более новые нормы, которые применяются в первую очередь в случае конкуренции с теми, что установлены в 1993 году). В Письме от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 представители Минфина указали, что использование кассовой техники должно осуществляться только лишь в соответствии с Законом № 54-ФЗ и принятыми в целях его исполнения нормативными актами. Типовые правила не поименованы Минфином в перечнях актуальных нормативных актов, которые обязательны к применению торговыми предприятиями.
Однако, указанные Типовые правила характеризуются весьма сбалансированной структурой и проработанной логикой регламентации основных действий продавца при расчетах с покупателем. Поэтому, изучить их полезно в любом случае, и ориентироваться на них в случаях, не описанных действующим федеральным законодательством.
Руководство магазина может, основываясь на рассматриваемых Типовых правилах, разработать собственный локальный регламент работы с ККТ и обязать сотрудников ознакомиться с ним перед началом работы с контрольно-кассовой техникой.
Наряду с Типовыми правилами, существует ряд иных правовых актов, регламентирующих применение ККТ. Следование их положениям в общем случае рекомендуется регулирующими ведомствами. Речь идет, в частности, о Методических рекомендациях, утвержденных Госналогслужбой РФ № ВЗ-6-13/272, ЦБ РФ № 51 от 18.08.1993 года. Их также имеет смысл изучить кассиру.
- Заключил с работодателем соглашение о полной материальной ответственности.
Подобный договор возможен, только если продавцу есть 18 лет (ст. 244 ТК РФ). Заключить его желательно уже при подписании трудового договора, поскольку уже приступивший к работе сотрудник вправе отказаться от возложения на себя полной материальной ответственности, если она изначально не предусмотрена контрактом.
Еще один вариант — прописать в трудовом договоре, что работник обязуется подписывать соглашения о полной материальной ответственности при необходимости (в целях выполнения трудовых обязанностей). Если он откажется это делать, то у работодателя появятся основания для применения к сотруднику мер дисциплинарной ответственности вследствие неисполнения им обязанностей по договору. В свою очередь, наличие дисциплинарных взысканий может привести к увольнению.
При отсутствии договора о материальной ответственности с работодателем сотрудник в случае инцидентов с кассой будет нести лишь ограниченную материальную ответственность, по которой компенсация ущерба не может быть выше среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Отметим, однако, что в ст. 243 ТК РФ поименованы случаи, при которых на человека возлагается полная материальная ответственность и в отсутствие договора, о котором идет речь.
ТК РФ Статья 243. Случаи полной материальной ответственности
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
3) умышленного причинения ущерба;
4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом;
7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.- Изучил инструкцию по работе с кассовым аппаратом конкретной модели.
Онлайн-кассы — инновационное техническое решение. Многие из аспектов его применения на практике достаточно унифицированы (например, в части установления форматов и реквизитов кассовых чеков, порядка их выдачи покупателям). Но эксплуатация каждого кассового аппарата по существу может иметь нюансы. Как правило, они достаточно детально отражаются в документации (инструкция кассира, инструкция по эксплуатации), которая прилагается к онлайн-кассе. Ее и нужно изучать перед началом работы по приему платежей.
Видео — инструкция для кассира — как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 115Ф:
В обязанности кассира по трудовому договору или по дополнительным соглашениям к нему может входить мониторинг технического состояния онлайн-кассы, слежение за соблюдением условий ее эксплуатации. В сферу материальной ответственности кассира может входить обеспечение сохранности оборудования — с учетом установленных норм его эксплуатации.
Так, на уровне локальных нормативных актов может быть прописан ряд запрещающих действий при работе с ККТ. Например:
- запрет на открытие корпуса онлайн-кассы;
- запрет на проведение очистки тех или иных аппаратных компонентов с помощью химических веществ;
- запрет на воздействие на печатающую головку термопринтера;
- запрет на допуск неустановленных лиц к эксплуатации (ремонту) онлайн-кассы;
- запрет на оставление онлайн-кассы без присмотра.
Далее рассмотрим то, каким образом подготовленный к применению онлайн-кассы сотрудник магазина осуществляет свои трудовые функции на практике — с самого начала работы с устройством.
Начало работы с онлайн-кассой
Работу с ККТ продавец начинает с получения в служебное пользование:
- ключей от денежного ящика;
- разменных денежных средств;
- чековой ленты и иных необходимых аксессуаров для обеспечения работы онлайн-кассы.
Приступив к работе, кассир открывает смену. Данную процедуру необходимо отразить в перечне тех, что регистрируются на онлайн-кассе. В этих целях на кассовом аппарате необходимо распечатать отчет об открытии смены. Как и любой другой фискальный документ, он будет передан в электронном виде в ОФД. В нем отражаются сведения о самом устройстве и о работнике, который открыл смену.
Если кассиру выданы разменные денежные средства, то их учет ведется вне регистров онлайн-кассы, но с применением специальных учетных форм — например, Кассовой книги, расходных и приходных ордеров на кассе (далее в статье мы изучим их особенности подробнее).
Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя
В ходе расчетов с покупателем кассир:
- Открывает чек, делает подсчет суммы чека (с учетом скидок) и называет сумму покупателю.
- Берет от покупателя денежные средства (платежную карту). Готовит сдачу (проводит оплату по карте через эквайринговый терминал).
- Закрывает чек, отдает сдачу покупателю и распечатанный чек.
Если покупатель до момента получения чека выразил желание получить на e-mail или на сотовый телефон электронный кассовый чек, то данную просьбу кассир обязан выполнить. В кассовых программах, прилагающихся к онлайн-кассам производителями, предусмотрены опции для ввода соответствующих контактных данных от покупателя.
Электронный адрес или телефон покупателя при формировании кассового чека отправляются в обслуживающий торговую точку ОФД, который, в свою очередь, направляет на указанные контакты электронную копию чека.
Распространен еще один способ сообщения кассиру контактных данных — с помощью QR-кода на экране мобильного гаджета, где открыто специальное приложение от ФНС. Рассматриваемый способ позволяет, с одной стороны, ускорить ввод контактов покупателя в кассовую программу (и избежать ошибок при этом), с другой — сохранить конфиденциальность данных покупателя (которые в данном случае будут зашифрованы в QR-коде).
Определенными нюансами характеризуется прием оплаты от покупателя 2 способами — наличными и по карте, одновременно (например, если на карте оказалось недостаточно средств, и человек готов доплатить недостающую сумму наличными). Как правило, современные кассовые программы позволяют провести оплату 2 разными способами при формировании одного кассового чека. Данная процедура обычно предполагает указание в кассовой программе 2 разных сумм — той, что будет оплачиваться картой, и той, что будет оплачиваться наличными.
С точки зрения Закона № 54-ФЗ не имеет никакого значения, каким именно способом покупатель расплатился с магазином, и в какой пропорции применены те или иные платежные методы, если речь идет о полной оплате перед отпуском товара. В свою очередь, если товар полностью или частично отпускается в кредит, то для закрытия чека необходимо наличие заключенного между магазином и покупателем кредитного договора.
Видео — как работать с онлайн-кассой в «1С»:
Так или иначе, Законом № 54-ФЗ и корреспондирующими нормативными актами (в числе которых — Приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229 предусмотрены 2 важнейших реквизита кассового чека — «признак расчета» и «признак способа расчета». В ходе расчетов с покупателем кассиру необходимо обеспечить — используя интерфейсы кассовой программы (и следуя инструкции по эксплуатации кассы), присутствие на кассовых чеках нужных реквизитов.
Подключим эквайринг к онлайн-ККТ за 1 день, «под ключ».
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Признак расчета
Реквизит «признак расчета» может отражать:
- Факт получения денежных средств от посетителя магазина (выбирается признак «приход»).
Данную операцию, очевидно, следует рассматривать как наиболее регулярную при взаимодействии кассира с покупателями. Она соответствует приему денежных средств в счет выбранных товаров или услуг.
- Факт возврата денежных средств посетителю магазина (признак — «возврат прихода»).
Чек, содержащий данный реквизит, выдается, если товар возвращен покупателем (например, если он оказался некачественным товаром или не подошел по размеру).
- Факт выдачи денежных средств посетителю магазина (признак — «расход»).
Такой чек выдается магазином, если он сам что-то покупает у физических лиц. Например — плодоовощную продукцию у фермеров.
- Факт возврата посетителем магазина ранее полученной наличности (признак — «возврат расхода»).
Данный реквизит в кассовом чеке фиксируется, если купленные у физлица вещи по тем или иным причинам возвращаются ему).
Рассматриваемый реквизит — «признак расчета», обязателен для отражения как в электронном, так и в бумажном кассовом чеке. Отметим, что в компетенцию кассира обеспечение данного требования может и не входить — поскольку за настройку онлайн-кассы (алгоритмы проставления реквизитов в чеках прописываются на уровне программных настроек), как правило, отвечает другой специалист с нужной квалификацией. Например — представитель фирмы-поставщика онлайн-касс или штатный программист торгового предприятия.
Признак способа расчетов
Еще один важнейший реквизит — «Признак способа расчетов».
Он может отражать следующие операции:
- Получение магазином аванса за конкретный товар (с известными характеристиками).
В бумажном кассовом чеке реквизит приводится в значении ПРЕДОПЛАТА 100% (или цифрой 1), в электронном — с применением кода 1.
- Получение торговой точкой частичного аванса за конкретный товар.
В бумажном чеке он отражается надписью ПРЕДОПЛАТА или цифрой 2, в электронном — кодом 2.
- Получение аванса за неопределенный товар (с неизвестными на тот момент характеристиками).
В бумажном чеке реквизит приводится в значении АВАНС или цифрой 3, в электронном — кодом 3.
- Получение магазином оплаты за товар в обычном порядке (либо с учетом уже внесенных предоплат либо авансов).
В бумажном чеке приводится значение ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ либо цифра 4, в электронном — код 4.
- Отпуск товара с частичной оплатой (в то время как по остальной сумме предоставляется кредит).
В бумажном чеке реквизит приводится в значении ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ либо цифра 5, в электронном — код 5.
- Отпуск товара полностью в кредит.
В бумажном чеке реквизит приводится в значении ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ либо цифрой 7, в электронном — кодом 6.
- Получение магазином оплаты за кредит.
В бумажном чеке приводится значение ОПЛАТА КРЕДИТА или цифра 9, в электронном — код 7.
В бумажном чеке рассматриваемый реквизит указывается по желанию магазина. В электронном — аналогично (за исключением схемы, при которой на онлайн-кассах реализована поддержка формата фискальных данных в версии 1.1, когда указание реквизита «признак способа расчета» обязательно).
Применение чека коррекции
Прежде всего, следует принципиально отличать чек коррекции от чека, формируемого в ситуациях, когда:
- Кассир допускает ошибку при формировании чека (например, указав в нем неверную сумму).
Если ошибка обнаружена до того, как покупатель, расплатившись с магазином, вышел из него, то формируется 2 обычных чека:
- сначала — чек с признаком «возврат прихода» на полученную сумму (отражающий тот факт, что денежные средства, принятые от покупателя, полностью возвращаются ему);
- затем — чека с признаком «приход» уже с корректной суммой (за вычетом разницы — в пользу магазина или покупателя).
Если исходная сумма по чеку больше, чем должна быть, то покупателю возвращается разница, если меньше — он доплачивает нужную сумму магазину.
Очевидно, что при отражении в чеке суммы, меньшей, чем нужно в соответствии с ценниками, проведение указанных операций после того, как покупатель уйдет, возможно только с согласия последнего (поскольку потребуется доплата) — при последующем его визите. Либо — при личном обращении продавца к данному покупателю иными доступными способами.
- Кассир по ошибке включает в чек лишний товар.
В этом случае он формирует обычный чек с признаком «возврат прихода» и возвращает покупателю денежные средства за излишне пробитый товар.
В свою очередь, собственно, чек коррекции применяется:
- если кассир в конце смены обнаруживает в кассе неучтенные денежные средства;
- если касса при расчете с покупателем не применена в силу сложившихся обстоятельств.
Формирование корректировочного чека осуществляется, как и в случае с обычными чеками, с применением программных интерфейсов кассовой программы. При этом, в их составе возможно указание только 2 реквизитов — «приход» и «расход».
Таким образом, основной сценарий, при котором может быть сформирован чек коррекции — вынужденное неприменение онлайн-кассы непосредственно при расчете с покупателем. Далее в статье мы рассмотрим подобные сценарии, но пока что изучим то, каким образом осуществляется штатное завершение смены кассира.
Закрытие смены
Закрыть смену на онлайн-кассе нужно не позднее, чем спустя 24 часа после того, как она открыта. Если данное условие не будет соблюдено, то ККТ автоматически заблокируется и перестанет выдавать чеки.
Как и в случае с открытием смены, формируется специальный фискальный документ — отчет о закрытии, отправляемый в ОФД. Данный отчет содержит сведения, в частности:
- о количестве сформированных чеков в течение смены;
- о количестве чеков, сформированных на онлайн-кассе, но не переданных в ОФД;
- о кассире.
После формирования отчета о закрытии смены кассир сдает выручку ответственному сотруднику или человеку, отвечающему за инкассацию. Затем — выключает онлайн-кассу и сдает ранее полученное имущество для пользования ККТ.
Нужен ли журнал кассира-операциониста?
Дискуссионный момент — ведение журнала кассира-операциониста при применении онлайн-кассы. Ранее, когда задействовались ККТ старого образца с ЭКЛЗ, ведение такого журнала было обязательным. По мнению Минфина, изложенному в Письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, при использовании онлайн-кассы рассматриваемый журнал необязателен. Все те сведения, которые приводятся в нем, так или иначе, отражаются в фискальных документах, передаваемых в ОФД.
Вместе с тем, по ряду формальных признаков применение журнала, о котором идет речь, все же правомерно при определенной интерпретации правовых норм считать обязанностью, сохраняющей юридическую силу. Дело в том, что в п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н сказано, что специалисты ФНС обязаны оказывать услуги по заверению журнала кассира-операциониста от налогоплательщика.
Отметим, что в Типовых правилах пользования ККТ сказано о том, что журнал кассира-операциониста заверяется подписью инспектора ФНС.
Кроме того, существует довольно старое, но не утратившее правовых функций Письмо ФНС России от 12.04.2006 № 06-9-10/126@, в котором сказано, что организации вправе истребовать в ФНС заверения журнала подписью. Форму журнала можно использовать как унифицированную — КМ-4, так и собственную (письмо Минфина России от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).
Отметим, что применение журнала кассира-операциониста предусмотрено п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.
Таким образом, журнал кассира-операциониста правомерно охарактеризовать как традиционный документ кассового учета, который привычен, вероятно, большинству современных торговых предприятий. Но с внедрением онлайн-касс необходимость в его применении отпадает.
Хотя, безусловно, руководство магазина в локальных регламентах вправе обязать работников отражать необходимые сведения в рассматриваемом журнале — например, в целях оценки эффективности работы кассиров.
Применять ли кассовую книгу и ордера?
Другой важный нюанс — порядок применения еще одной традиционной категории кассовых документов — кассовой книги и ордеров (приходных и расходных). Здесь главный источник права — Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Данный нормативный акт предписывает торговым предприятиям, осуществляющим кассовые операции, пользоваться указанными ордерами и заносить сведения о них в кассовую книгу во всех случаях, когда совершается оборот наличных денежных средств через кассу хозяйствующего субъекта — даже если используется инновационная онлайн-касса. Унифицированные формы РКО, ПКО и Кассовой книги должны использоваться те, что утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
От обязанности вести Кассовую книгу, РКО и ПКО, освобождены индивидуальные предприниматели. Но они вправе вести рассматриваемые кассовые документы по желанию. При этом, ИП не освобождены от ведения специального документа — Книги учета доходов и расходов. По существу она схожа с Кассовой книгой, поскольку в ней должны отражаться все операции по приему и выдаче наличных денежных средств. Можно отметить, что если ИП использует в своей работе ККТ, то он вправе заполнять Книгу учета доходов и расходов в конце рабочего дня. В иных случаях — по мере поступления выручки.
На практике заполнение РКО и ПКО осуществляется обязанными хозяйствующими субъектами как раз по окончании рабочего дня. Кассир, закрыв кассу, заполняет ПКО и РКО (соответствующие операциям с признаком «приход» и «расход») и Кассовую книгу на основании сформированного онлайн-кассой отчета о закрытии смены. При формировании ПКО нужно иметь в виду, что:
- Нужно оформить столько ПКО, сколько в отчете о закрытии смены отражено разновидностей кассовых операций (соотносительно с реквизитами «признак расчета» и «признак способа расчета»).
То есть — для операций, отражающих полную оплату за товар на кассе, заполняется один ПКО, а для авансов — другой.
- При возврате товара (признак «возврат прихода») не оформляется РКО. Но факт возврата денежных средств покупателю отражается в кассовой документации посредством составления ПКО, уменьшенного на суммы возврата прихода.
Кассирам, работающим в торговых организациях, которые отнесены к среднему и крупному бизнесу, не нужно забывать о том, что остаток денежных средств в кассе не должен быть больше лимита, который установлен фирмой (с учетом Указаний № 3210-У). ИП и малые бизнесы могут оставлять в кассе любую сумму наличных средств.
Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств
Применение РКО и ПКО осуществляется и в том случае, если кассир осуществляет прием и сдачу разменных денежных средств. Данная процедура не относится к юрисдикции Закона № 54-ФЗ, но, вместе с тем, ее правомерно отнести к неотъемлемым составляющим работы кассира, использующего инновационную онлайн-ККТ.
Распространено правило, по которому разменные средства — монеты и купюры, перед началом каждой смены выдаются кассирам ответственными работниками. В этих целях выписываются РКО, в которых фиксируются суммы размена (а в основании проведения расчетов — формулировка «Для размена»). Сведения о разменных суммах также фиксируются в Кассовой книге и Книге учета полученных денежных средств кассира.
Следующая масштабная группа нюансов, которые полезно рассмотреть, связана с определением порядка действий кассира при возникновении различных проблем при проведении оплаты за товар через кассу.
Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы
Речь может идти о таких сценариях как:
- Отсутствие связи с интернетом в момент проведения оплаты.
Данный сценарий, по сути, не предполагает никаких проблем. Дело в том, что кассовый чек, сформированный на онлайн-кассе, в любом случае прописывается в памяти фискального накопителя, и только после этого отправляется через интернет в ОФД. Если связь с сетью отсутствует, то чек отправляется Оператору при первом же следующем соединении онлайн-кассы с интернетом.
Главное, чтобы такое соединение было обеспечено в течение 30 дней после формирования кассового чека. Иначе — онлайн-касса заблокируется, а ФНС, не получив к тому моменту никаких фискальных документов от кассы, всерьез задумается о проведении проверки хозяйствующего субъекта.
- Отключение электроэнергии (при том, что онлайн-касса работает без аккумулятора), поломка онлайн-кассы.
Данный сценарий предполагает невозможность применения онлайн-кассы на практике. По закону в такой ситуации прием платежей от покупателей — нарушение. Поэтому, в общем случае при отключении электричества либо поломке онлайн-кассы следует незамедлительно прекратить торговлю.
Исключение — сценарии, когда неприменение онлайн-кассы при отключении электричества может привести к крайне нежелательным социальным последствиям. Например, если в магазин забежал человек, чтобы срочно купить воды прохожему, которому на улице стало плохо — к примеру, от перегрева на солнце — лучше, безусловно, отпустить ему воду незамедлительно без чека.
Появление на кассе выручки, не пробитой на ККТ вследствие невозможности ее применения — как раз тот случай, когда кассир обязан при первой возможности сформировать кассовый чек коррекции. Данный документ будет включать сумму неучтенной выручки без детализации на товары и содержать признак «приход» (либо, если, наоборот, денежные средства в период неработающей кассы выдавались магазином, признак «расход»).
К кассовому чеку коррекции может потребоваться приложить доказательства того факта, что не осуществление приема платежей имело крайне нежелательную альтернативу. Данные доказательства пригодятся при последующей проверке ФНС.
В середине декабря 2017 года ведущие СМИ страны всколыхнула новость о масштабном сбое онлайн-касс у десятков крупнейших ритейлеров в различных отраслях рынка. ФНС отреагировала на инцидент довольно оперативно — разрешив магазинам принимать в экстренной ситуации оплату без ККТ, но с последующим составлением чеков коррекции и без каких-либо доказательств нежелательности отказа от применения ККТ. Таким образом, порядок действий кассира может зависеть еще и от масштабов проблемы. Если они, фактически, общенациональные — реагировать на ситуацию может быть значительно проще с точки зрения обеспечения соответствия кассовых операций требованиям законодательства.
- Возникновение локальных технических сбоев при эксплуатации онлайн-ККТ.
Такие сбои могут быть самыми разными — как и способы реагирования на них. К числу самых распространенных локальных технических проблем с онлайн-кассами можно отнести:
3.1. Обрыв чековой ленты при печати фискального документа.
В таких случаях в программных алгоритмах управления ККТ, как правило, прописываются указание на чековой ленте, что формируемые документы недействительны и активация режима работы без бумаги. Дальнейшая эксплуатация ККТ становится возможной при замене рулона чековой ленты. Для этого кассиру обратиться к ответственному сотруднику для оформления процедуры получения новой чековой ленты. Возможно, в этих целях потребуется временно закрыть кассу.
Для последующей активации работы ККТ в обычном режиме может потребоваться передача на процессор онлайн-кассы специальной команды. Данное действие производит сам кассир — в соответствии с имеющимися инструкциями, либо приглашает другого сотрудника магазина с нужными компетенциями.
3.2. Отсутствие связи между кассовым компьютером и онлайн-кассой.
Это может быть обусловлено:
- обрывом соединительных кабелей;
- отключением питания отдельных компонентов кассовой инфраструктуры;
- сбоями в работе отдельных аппаратных компонентов ПК либо онлайн-кассы.
В зависимости от конкретной причины возникновения неисправности, меры реагирования могут быть как в компетенции кассира — например, если речь идет о простом переподключении кабелей, так и в компетенции специалистов с узкой квалификацией. В данном случае порядок действий кассира — предполагающий осуществление действий своими силами или обращение к коллегам, должен быть прописан в локальных нормативных актах либо закреплен в должностной инструкции сотрудника.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем, который сначала записывает, а затем передает данные о доходах бизнеса напрямую в ФНС. Согласно Федеральному закону 54-ФЗ, через онлайн-кассу обязан работать фактически любой бизнес.
Если касса будет работать с ошибками, для налоговой это будет значить, что вы умышленно искажаете информацию о доходах. Есть риск получить предупреждение или штраф. Какие требования нужно учесть и как избежать ошибок, разбираемся в статье вместе с налоговым консультантом Анной Кожевниковой.
Коротко об эксперте:
- Анна более 15 лет является юристом, предпринимателем и налоговым консультантом. Оборот клиентов — от 5 до 700 млн рублей в год.
- Ведет телеграм-канал более чем с 2 000 подписчиков, где доступным языком рассказывает о налогах, изменениях в праве, минимизации рисков для бизнеса.
- Автор и ведущая курсов и онлайн-тренингов для предпринимателей.
Какие есть требования к онлайн-кассам
Требования к кассам указаны в Федеральном законе № 54-ФЗ (Ст. 4):
- у кассы должен быть обозначен заводской номер на корпусе;
- необходимо устройство для печати чеков и точные электронные часы;
- касса должна поддерживать работу с фискальным накопителем, формировать электронные чеки.
Если бизнес продает в интернете, печать бумажных чеков не требуется — их отправляют в электронном формате.
Чтобы предпринимателю было проще купить кассу, которая соответствует всем требованиям, ФНС разработала Реестр контрольно-кассовой техники. В нем есть сведения о каждой модели.
Что такое фискальные документы: какие формирует онлайн-касса
Это чеки и отчеты, которые после формирования хранятся в фискальном накопителе. А также у ОФД — посредника, через которого документы попадают в налоговую.
| Отчеты | |
| О регистрации онлайн-кассы | Формируют во время регистрации онлайн-кассы: на следующий день, как получили ее регистрационный номер, — не позднее. |
| Об изменении параметров регистрации | Формируют, если параметры кассы изменились. Например, кассу перенесли из одной торговой точки в другую. Тогда меняют параметр «адрес» и создают отчет. |
| Об открытии | Вручную создает продавец в начале каждой смены. |
| О закрытии смены | Налоговая получает данные: сколько чеков пробили, на какую сумму, сколько других фискальных документов сформировала касса. Еще в этом отчете отображаются сведения о том, пора ли менять фискальный накопитель. В нем появится соответствующая отметка. |
| О закрытии фискального накопителя | Если у онлайн-кассы меняется владелец, она снимается с учета. А еще, когда пришло время менять фискальный накопитель. |
| О текущем состоянии расчетов | Отчет показывает, какие фискальные документы и в каком количестве онлайн-касса не направила ОФД. Запускает продавец в конце смены. |
| Чеки | |
| Кассовые | Это чеки по продажам, возвратам, авансам, выдаче денег. Отображают любой денежный расчет. Такие чеки продавцы выдают покупателям. |
| Коррекции | Нужны, если продавец неверно рассчитал покупателя — пробил не ту цену, количество или артикул. |
Как пользоваться онлайн-кассой
Открыть смену
Прежде чем начать торговлю в магазине, продавец запускает формирование отчета об открытии смены. Для этого выбирает нужный раздел в меню кассы.
После касса сформирует отчет об открытии смены и направит оператору фискальных данных. Если с отчетом все в порядке, на кассу придет уведомление, и она автоматически распечатает отчет на чековой ленте. Сразу после этого кассир может начать торговлю и выдавать покупателям чеки.
Пример отчета об открытии смены
Выдать чек покупателю
Обычно кассир берет за товар деньги, пробивает чек прихода и отдает клиенту. Но покупатели могут платить по-разному. От этого зависит, как и кто формирует чеки.
Распространенные ситуации:
- При расчете наличными или картой чек формирует продавец, причем сразу после оплаты.
- При переводе денег по реквизитам продавец формирует чек на следующий рабочий день после того, как деньги пришли на банковский счет компании.
- Если оплата происходит через сайт, продавец чек не формирует, — это делает касса в фоновом режиме.
Кассир может выбивать разные чеки. Например, покупатель возвращает товар — кассир выбьет чек на возврат. А если продавец неверно указал количество товара или пробил не тот артикул, то он обязан выдать чек коррекции.
Закрыть рабочую смену
Кассир обязан сформировать отчет о закрытии смены в конце рабочего дня. В отчет попадают все кассовые операции за смену, а конкретно — количество:
- пробитых чеков;
- фискальных документов, которые не передали ОФД;
- суммы по разным чекам.
Важно помнить, что по закону рабочая смена не привязана к суткам и длится 24 часа. Это значит, если кассир начал работать во вторник вечером, а закончил вечером в среду, смену надо закрывать.
Пример отчета о закрытии смены
Плохо, если кассир не успел или забыл закрыть смену. О нарушении обязательно узнает налоговая служба и назначит штраф. Но есть нюансы:
- Если смену не закрыли вовремя, но при этом не успели пробить чеки, как можно скорее формируйте отчет о закрытии. Тогда претензий от налоговой не будет.
- Если смену не закрыли, но при этом пробили чеки, скорее сообщайте в ИФНС. Не тяните, вам надо опередить ОФД. Приводите аргументы, например, что произошла авария или ЧП. Если доводы покажутся убедительными, штраф все равно назначат, но минимальный.
Провести инкассацию
Деньги из кассы продавец сдает после того, как сформирован отчет о закрытии смены. Без отчета инкассацию провести нельзя.
Ошибки в работе с онлайн-кассами: как их не допустить и исправить
Большое количество ошибок связано с неверными настройками кассы. Помимо стандартных реквизитов, в кассовом чеке должны быть место, признак расчета, информация о товаре, ставка НДС (ст. 4.7 закона 54-ФЗ).
Еще в документе должны быть особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или email, если покупатель хочет получить документы в электронном виде, QR-код.
Какие еще бывают ошибки:
- неверная сумма чека;
- неправильный способ расчета: наличный или безналичный;
- чек не учтен в ФНС из-за сбоев;
- не совпадают даты формирования чека и фактического поступления денег.
Важно: если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а затем предоставит данные о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.
Как исправить ошибку в чеке
В фискальных документах есть отдельные операции, чтобы внести корректировки. Ошибку можно исправить с помощью чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.
Версию ФФД можно посмотреть в отчете об открытии смены. В поле ФФД прописаны цифры 2, 3 или 4. Они обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно. Другой вариант — в личном кабинете ОФД, если оператор дает такую возможность. Например, на Платформе ОФД.
Проблемы с онлайн-кассой: что делать
В магазине могут произойти различные ЧП. Например, сломается фискальный накопитель или коммунальные службы отключат электричество. Вот инструкции, что делать, чтобы все было по закону.
Отключилось электричество. Если выбило пробки и в магазине нет электричества, задача кассира — остановить торговлю и не выдавать товарные чеки, так как это нарушает закон.
Может случиться, что электричество отключилось, когда продавец рассчитывался с покупателем. Тогда в кассовой операции могут быть ошибки. Надо дождаться, когда электричество дадут, и провести чек коррекции.
Отключился интернет. Это не так страшно. Чеки попадут ОФД, когда интернет снова появится. Рекомендуем проверить, что чеки ушли. Это можно сделать в личном кабинете оператора, через отчет о текущем состоянии расчетов или закрытии смены.
Фискальный накопитель не работает. Отнесите его в сервисный центр. Если в сервисном центре сообщат, что накопитель сломан, его надо заменить, а старую кассу перерегистрировать. После необходимо проверить, как работает онлайн-касса. Если все в порядке, можете снова на ней работать.
Что будет, если не использовать онлайн-кассу
Есть некоторые исключения, кому все-таки разрешили торговать без онлайн-кассы. Например, если бизнес продает печатные издания в киосках, ценные бумаги, торгует на рынках и ярмарках. Полный список есть в законе № 54-ФЗ (ч. 2). Всем остальным торговать без онлайн-кассы нельзя.
«Если ФНС обнаружит нарушение, передаст дело налоговому инспектору, а тот пойдет разбираться в суд. В итоге суд может назначить штраф, размер которого зависит от того, кто нарушитель:
- индивидуальный предприниматель или должностное лицо заплатит от ¼ до ½ величины расчета, который осуществили без кассы. При этом меньше 10 тысяч рублей штраф быть не может.
- юридическое лицо заплатит от ¾ до одного размера суммы расчета без использования кассы, но никак не меньше 30 тысяч рублей.
Если бизнес нарушит закон еще раз, сумма произведенных без кассы расчетов достигнет 1 миллиона рублей или больше, наказание уже будет по ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ:
- должностных лиц дисквалифицируют на год или два;
- деятельность индивидуального предпринимателя и юрлица приостановят на срок до 90 дней.
Если бизнес использует кассу, которая не соответствует стандартам, компания может получить предупреждение от надзорных органов либо сразу административный штраф: от 5 до 10 тысяч рублей».
Анна Кожевникова
Самое главное: как работать с онлайн-кассами
- Онлайн-касса — это специальный девайс для торговли. Он формирует чеки и отчеты и передает их в ФНС. Предпринимателю не надо ходить в отделение и заносить бумажные копии.
- По законам РФ без кассы торговать нельзя, иначе — штраф. Если бизнес нарушает закон все время, суд может приостановить деятельность компании.
- В законодательстве прописаны требования к онлайн-кассам, но проще не вникать в них, а выбрать кассу из реестра ФНС — они соответствуют всем необходимым стандартам.
- Кассир должен не забывать открывать смену — иначе касса не будет выдавать чеки. Не менее важно вовремя закрывать смену, чтобы бизнесу не назначили административный штраф.