Инструкция как документ это — Инструкции для вас

Словарь терминов

Выберите букву

Инструкция

Оглавление

Что такое инструкция

Инструкция — это документ, который содержит подробные указания, рекомендации или правила по выполнению определенных действий, процессов, процедур или задач. Инструкции создаются с целью обеспечения ясности, последовательности и эффективности выполнения конкретных задач или операций.

Инструкции могут применяться в различных сферах и для разных целей, включая:

Производственная сфера: В данном контексте инструкции могут содержать указания по безопасности и охране труда, правила использования оборудования, технологические процессы производства и многое другое.
Медицинская сфера: Медицинские инструкции могут включать в себя рекомендации по лечению, применению лекарств, процедурам и диагностике.
Информационная технология: Инструкции по программному обеспечению и компьютерным системам могут содержать описание шагов по установке, настройке и использованию программ или устройств.
Образование: Учебные инструкции могут предоставлять учащимся или обучаемым конкретные указания по выполнению учебных заданий или экзаменационных работ.
Административная и офисная работа: В офисной среде инструкции могут включать в себя процедуры работы с документами, правила оформления отчетов и др.

Инструкции, как правило, разрабатываются квалифицированными специалистами или экспертами в соответствующей области с целью обеспечения точности и понимания. Их цель — упростить выполнение задачи или процедуры, минимизировать ошибки и обеспечить соблюдение установленных стандартов и требований.

Виды инструкций

Выделяют следующие инструкции:

Инструкция по эксплуатации — описание изделия и правил пользования им.
Инструкции по охране труда — это описанный комплекс правовых норм, непосредственно направленных на обеспечение безопасных и безвредных условий труда.
Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
Инструкция по применению лекарственного препарата — официальный документ, содержащий информацию о лекарственном препарате, необходимую и достаточную для его эффективного и безопасного медицинского применения.

Нашли опечатку?
Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Узнавай о новостях первым

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона

Все публикации

Что такое инструкция?

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан[1].

Среди всех видов ЛНА инструкции – самые полезные в работе организации. Это руководства к выполнению производственных и бизнес-процессов, в которых пошагово описаны действия исполнителей этих процессов. Описания самых распространенных инструкций приведены в Таблице 1.

Порядок оформления инструкции, создания ее структуры и размещения реквизитов зафиксирован в следующих делопроизводственных документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция).

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

[1] См. Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).

[2] См ст. 212 Трудового кодекса Российской Федерации, Методические рекомендации по разработке государственных нормативных требований охраны труда (утв. Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 № 80).

[3] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

26.02.2024, 16:00

Источник

2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции федеральных органов исполнительной власти.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении федерального органа исполнительной власти.

2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке федерального органа исполнительной власти. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в Приложении N 8.

Источник

инструкция: Официальное издание, содержащее правила по регулированию производственной и общественной деятельности или пользованию изделиями и (или) услугами.

61 инструкция: Положение, описывающее действие, которое должно быть выполнено

Инструкция — документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

33. Инструкция по определению коэффициента фильтрации связных грунтов на приборе Ф-1М. — Госгеолтехиздат, 1962.

24. Инструкция и методические указания по определению водопроницаемости горных пород методом опытных нагнетаний в скважины. И-39-67. — М.: Энергия, 1968.

4.3.7 инструкция (guidance): Указания, предоставляемые администратором биометрической системы испытуемому субъекту в процессе регистрации или распознавания.

Примечание — Инструкция не является частью звуковой или графической обратной связи, обеспечиваемой биометрической системой в процессе регистрации или распознавания.

17. Инструкция по проектированию гидротехнических сооружений в районах распространения вечномерзлых грунтов. ВСН 30-83. — Минэнерго СССР. Л.: Энергия, 1983.

10. Инструкция по наблюдениям и исследованиям на судоходных гидротехнических сооружениях / (Главное управление водных путей и гидротехнических сооружений). Л.: Транспорт, 1967.

13. Инструкция и методические указания по определению коэффициентов фильтрации водоносных пород методом опытных откачек из скважин. И-38-67. — М.: Энергия, 1967. — 184 с.

5. Инструкция по монтажу водопроводных и канализационных напорных виброгидропрессованных железобетонных труб диаметром 600-1600 мм (ВСН 69-84) /Главмосинжстрой при Мосгорисполкоме.-М., 1985 (с. 43).

3. Инструкция по электроразведке/Министерство СССР. — Л.: Недра, 1984. — 352 с.

26. Инструкция по устройству сетей заземления и зануления в электроустановках. СН 102-76. М.: Стройиздат, 1977.

7. Инструкция к программе уравнивания сетей планового обоснования для ЭВМ «Минск-22»/Лущинский И. Г. — М.: Госстрой СССР, ЦНИИПИАСС, 1975, вып. 1 — 193.

13. Инструкция по устройству молниезащиты зданий, сооружений и промышленных коммуникаций. title=»Инструкция по устройству молниезащиты зданий, сооружений и промышленных коммуникаций». М.: Изд-во МЭИ, 2003.

14. Инструкция по расчету несущих конструкций промышленных зданий и сооружений на динамические нагрузки. — М.: Стройиздат, 1970.

15. title=»Руководство по проектированию виброизоляции машин и оборудования». — М.: Стройиздат, 1972.

16. Инструкция по нормированию выбросов (сбросов) загрязняющих веществ в атмосферу и водные объекты. Утв. Госкомприроды СССР 11.09.89. М., 1989.

3. Инструкция по проектированию гидротехнических сооружений в районах распространения вечномерзлых грунтов: ВСН 30-83 / Минэнерго СССР. Л. 1983.

13. Инструкция по проведению мероприятий по контролю при осуществлении государственного энергетического надзора за оборудованием, зданиями и сооружениями электрических и тепловых установок, электростанций, котельных, электрических и тепловых сетей энергоснабжающих организаций и потребителей тепловой и электрической энергии. — М.: Энергосервис, 2002. — 28 с.

34. Инструкция по определению экономической эффективности использования в строительстве новой техники, изобретений и рационализаторских предложений. title=»Инструкция по определению экономической эффективности использования в строительстве новой техники, изобретений и рационализаторских предложений.». М.: Стройиздат, 1979.

9. Инструкция — нормативный документ, содержащий указания о порядке выполнения работы, эксплуатации оборудования и инструмента, пользования средствами защиты и т.п.

5. Инструкция по рациональному использованию электроэнергии и снижению затрат в промышленных осветительных установках (внутреннее освещение.) — Светотехника, 1981, № 5, с. 4-13.

3.1.37 инструкция: Совокупность правил осуществления определенных видов деятельности, проведения работ, служебного поведения, изложенных в специальных нормативных документах

17. Инструкция по применению классификации эксплуатационных запасов подземных вод к месторождениям пресных вод/ ГКЗ СССР. — М., 1976. — 74 с.

Смотри также родственные термины:

16. Инструкция по испытаниям

Органнзадксжно-мотодичоский доку-

3.38 инструкция по монтажу (Installation Manual, IM): Документ, подготовленный подрядчиком, который описывает и подтверждает тот факт, что метод монтажа и используемое подрядчиком оборудование отвечает техническим требованиям, а результаты монтажа могут быть проверены.

3.9 инструкция по монтажу блока; ИМ блока: Технический документ, описывающий порядок сборки и монтажа отдельного блока.

Примечание — ИМ блока может как входить в состав эксплуатационной документации (в комплект поставки изготовителя), так и разрабатываться в составе монтажной документации применительно к конкретному месту эксплуатации.

3.9. Инструкция по монтажу крана (ИМ) — эксплуатационный документ, выпущенный предприятием-изготовителем и регламентирующий требования к проведению и последовательности выполнения монтажа, демонтажа и перевозки крана.

3.10 инструкция по монтажу оборудования; ИМ оборудования: Технический документ, описывающий порядок размещения и монтажа оборудования, включая машины, блоки, аппараты и трубопроводы.

Примечание — Сведения по монтажу оборудования технического изделия могут содержаться как в составе руководства по эксплуатации технического изделия (в комплекте поставки изготовителя), так и разрабатываться в виде отдельной ИМ в составе монтажной документации применительно к конкретному месту эксплуатации.

3.11 инструкция по монтажу технического изделия; ИМ технического изделия: Технический документ, описывающий порядок размещения и ведения монтажа оборудования технического изделия в полном объеме.

Примечания

1 Полный объем технического изделия включает в себя его составные части: блоки, узлы, машины, сосуды, аппараты, соединительные трубопроводы, арматуру, приборы контроля и управления и другие элементы, необходимые для его эксплуатации.

2 ИМ технического изделия может как входить в состав эксплуатационной документации (в комплект поставки изготовителя), так и разрабатываться в составе монтажной документации применительно к конкретному месту эксплуатации.

5.3. Инструкция по монтажу, эксплуатации и обслуживанию

По ГОСТ Р 50030.1, пункт 5.3.

5.3. Инструкция по монтажу, эксплуатации и техническому обслуживанию

Изготовитель должен указывать в своих документах или каталогах условия монтажа, эксплуатации и технического обслуживания НКУ и установленных в нем комплектующих элементов.

В необходимых случаях в инструкциях по транспортировке, монтажу и эксплуатации НКУ указывают меры, имеющие особо важное значение для правильной установки, ввода в эксплуатацию НКУ и его эксплуатации.

При необходимости, в упомянутых выше документах могут указываться рекомендации по объему, частоте и виду профилактических работ.

Если устройство установленного в НКУ аппарата не дает представления о его электрической схеме, то на такой аппарат должна быть представлена дополнительная информация, например схема соединений или таблица.

3.16 инструкция по неразрушающему контролю: Письменное описание последовательности действий, которым нужно следовать при испытании в соответствии с определенным стандартом, сводом правил, техническими условиями или процедурой неразрушающего контроля.

26. Инструкция по охране труда — нормативный акт, устанавливающий комплекс правовых, организационно-технических, санитарно-гигиенических и лечебно-профилактических требований, направленных на обеспечение безопасности, сохранения здоровья и работоспособности работников в процессе труда.

27. Порядок разработки и утверждения инструкций по охране труда, а также требования к их содержанию, регламентируются « title=»Методические рекомендации по разработке государственных нормативных требований охраны труда»».

28. Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из его профессии или вида выполняемой работы. В инструкцию должны записываться только те требования, которые касаются безопасности труда и должны выполняться самими работниками.

29. Требования инструкций являются обязательными для работников. Невыполнение этих требовании должно рассматриваться как нарушение производственной дисциплины.

30. Инструкция по охране труда для работника разрабатывается на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда (а при ее отсутствии — межотраслевых или отраслевых правил по охране труда), требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организации-изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства.

31. Разработка инструкции по охране труда для работника осуществляется на основании приказа (распоряжения) работодателя и Перечня профессий и видов работ, для которых разрабатываются инструкции. Перечень определяется на основании штатного расписания организации. Названия профессий в штатном расписании должны соответствовать «Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих, выпуск 55», «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ( title=»ОК 016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов»)». Если в штате организации нет профессии грузчик и погрузочно-разгрузочные работы проводятся работниками других имеющихся профессий, разрабатывается инструкция по охране труда при проведении погрузочно-разгрузочных работ, по которой будут инструктироваться работники, осуществляющие эти работы.

32. Перечень инструкций, подлежащих разработке, утверждается работодателем и рассылается в структурные подразделения организации. Инструкции по охране труда для работников разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений организации, согласовываются со службой охраны труда и специалистами организации (главным механиком, главным энергетиком, главным технологом и др.), утверждаются работодателем по согласованию с соответствующим профсоюзным либо иным уполномоченным работниками представительным органом (см. приложение 34).

33. Служба охраны труда организации (специалист по охране труда) осуществляет контроль своевременности разработки, проверки, пересмотра и утверждения инструкций по охране труда для работников, оказывает методическую помощь разработчикам.

34. Подготовительная работа по разработке инструкций для работников, должна включать:

— изучение производственного, технологического процесса, выявление возможных опасных и вредных производственных факторов, возникающих при нормальном его протекании и при отклонениях от оптимального режима и определение мер и средств защиты от них;

— определение соответствия требованиям безопасности труда применяемого оборудования, приспособлений и инструментов;

— подбор материалов, которые могут быть использованы при разработке инструкций (нормативные правовые акты, учебные пособия и др.);

— изучение конструктивных особенностей и эффективности средств зашиты, которые могут быть использованы при выполнении соответствующих работ;

— изучение информации об авариях и несчастных случаях в аналогичных производствах, организациях;

— изучение анализа производственного травматизма, аварийных ситуаций и профессиональных заболеваний для данной профессии (видов работы) в организации, в отрасли;

— определение безопасных методов и приемов работы, их последовательности, а также технических и организационных требований, подлежащих включению в инструкцию.

35. Требования нормативных документов, включаемые в инструкцию, должны быть изложены применительно к конкретному рабочему месту и реальным условиям труда работника. Требования инструкций следует излагать в соответствии с последовательностью производственного, технологического процесса и с учетом условий, в которых выполняется данная работа.

36. Инструкции для работников, занятых обслуживанием электрических установок и устройств, грузоподъемных машин, котельных установок, сосудов, работающих под давлением, и для других работников, требования к безопасности труда которых установлены в межотраслевых и отраслевых актах, утверждаемых федеральными надзорами России, разрабатываются на основе указанных актов и утверждаются в порядке, установленном этими органами.

37. Для вводимых в действие новых и реконструированных производств допускается разработка временных инструкций по охране труда для работников.

38. Временные инструкции должны обеспечивать безопасное ведение технологических процессов (работ) и безопасную эксплуатацию оборудования. Они разрабатываются на срок до приемки указанных производств в эксплуатацию. К разработке временных инструкций предъявляются те же требования, что и для постоянных.

39. Инструкции для работников утверждаются руководителем организации после проведения предварительных консультаций с соответствующим выборным профсоюзным органом и службой охраны труда, а в случае необходимости — и с другими заинтересованными службами и должностными лицами по усмотрению службы охраны труда.

40. Инструкция для работников вводится в действие, начиная со дня ее утверждения.

41. Инструкция должна быть введена до внедрения соответствующего технологического процесса (начала производства работ) или ввода в действие нового оборудования после соответствующего обучения работников.

42. Каждой инструкции присваиваются наименование и номер. В наименовании следует кратко указать для какой профессии или вида работ она предназначена.

43. Чтобы обеспечить соответствие инструкций современным требованиям в области безопасности труда, их следует подвергать периодической проверке, при которой определяется необходимость пересмотра инструкций и внесения в них изменений. Проверку и пересмотр инструкций по охране труда для работников организует работодатель. Пересмотр инструкций должен проводиться не реже одного раза в 5 лет.

44. Если в течение срока действия инструкции по охране труда условия труда не изменились, приказом (распоряжением) работодателя ее действие продлевается на следующий срок, о чем делается запись на первой странице инструкции (ставятся текущая дата, штамп «Пересмотрено» и подпись лица, ответственного за пересмотр инструкции, приводятся наименование его должности и расшифровка подписи, указывается срок продления инструкции).

45. Инструкции по охране труда для работников досрочно пересматриваются:

— при пересмотре межотраслевых и отраслевых правил и типовых инструкций по охране труда;

— при изменении условий труда работников;

— при внедрении новой техники и технологии;

— по результатам анализа материалов расследования аварий, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

— по требованию представителей органов по труду субъектов Российской Федерации или органов федеральных надзоров России.

46. У каждого руководителя структурного подразделения (службы) организации должен храниться комплект действующих в подразделении (службе) инструкций по охране труда для работников данного подразделения (службы), а также перечень этих инструкций. Местонахождение инструкций определяет руководитель структурного подразделения (службы) с учетом обеспечения доступности и удобства ознакомления с ними.

47. Инструкции по охране труда для работников могут быть выданы им на руки (под расписку в личной карточке инструктажа) для изучения при первичном инструктаже либо вывешены на рабочих местах или участках, либо должны храниться в ином месте, доступном для работников.

48. Учет инструкций по охране труда для работников осуществляется службой охраны труда (специалистом по охране труда) организации.

49. Рекомендуемые формы журналов учета инструкций по охране труда для работников и учета выдачи инструкций по охране труда для работников подразделений организации приведены в приложении 34.

50. Инструкция по охране труда должна содержать следующие разделы.

1. Общие требования безопасности.

2. Требования безопасности перед началом работы.

3. Требования безопасности во время работы.

4. Требования безопасности в аварийных ситуациях.

5. Требования безопасности по окончании работы.

51. В разделе «Общие требования безопасности» рекомендуется включать:

— условия допуска работников к самостоятельной работе по соответствующей профессии или к выполнению соответствующего вида работ (возраст, пол, состояние здоровья, проведение инструктажей и т.п.);

— указания о необходимости соблюдения правил внутреннего распорядка;

— требования по выполнению режимов труда и отдыха;

— перечень опасных и вредных производственных факторов, которые могут воздействовать на работника в процессе работы;

— перечень спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, выдаваемых в соответствии с установленными нормами, с указанием обозначений государственных, отраслевых стандартов или технических условий на них;

— требования по обеспечению пожаро- и взрывобезопасности;

— порядок уведомления администрации о случаях травмирования работника и неисправности оборудования, приспособлений и инструмента;

— указания по оказанию первой (доврачебной) помощи;

— правила личной гигиены, которые должен знать и соблюдать работник при выполнении работы.

52. В раздел «Требования безопасности перед началом работы» рекомендуется включать:

— порядок подготовки рабочего места, средств индивидуальной защиты;

— порядок проверки исправности оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств защитного заземления, вентиляции, местного освещения и т.п.;

— порядок проверки исходных материалов (заготовки, полуфабрикаты);

— порядок приема и передачи смены в случае непрерывного технологического процесса и работы оборудования.

53. В разделе «Требования безопасности во время работы» рекомендуется предусматривать:

— способы и приемы безопасного выполнения работ, использования технологического оборудования, транспортных средств, грузоподъемных механизмов, приспособлений и инструментов;

— требования безопасного обращения с исходными материалами (сырье, заготовки, полуфабрикаты);

— указания по безопасному содержанию рабочего места;

— действия, направленные на предотвращение аварийных ситуаций;

— требования, предъявляемые к использованию средств индивидуальной защиты работников.

54. В разделе «Требования безопасности в аварийных ситуациях» рекомендуется излагать:

— перечень основных возможных аварийных ситуаций и причин, их вызывающих;

— действия работников при возникновении аварий и ситуаций, которые могут привести к нежелательным последствиям;

— действия по оказанию первой помощи пострадавшим при травмировании, отравлении и внезапном заболевании.

55. В разделе «Требования безопасности по окончании работ» рекомендуется отражать:

— порядок отключения, остановки, разборки, чистки и смазки оборудования, приспособлений, машин, механизмов и аппаратуры;

— порядок уборки отходов, полученных в ходе производственной деятельности;

— требования соблюдения личной гигиены;

— порядок извещения руководителя работ о недостатках, влияющих на безопасность труда, обнаруженных во время работы.

56. Инструкции для работников не должны содержать ссылок на какие-либо нормативные документы, кроме ссылок на другие инструкции для работников, действующие в данной организации. При необходимости требования нормативных документов следует воспроизводить в инструкциях в изложении.

57. В инструкциях не должны применяться слова, подчеркивающие особое значение отдельных требований (например, «категорически», «особенно», «обязательно», «строго», «безусловно» и т.п.), так как все требования инструкции должны выполняться работниками в равной степени.

58. Для наглядности отдельные требования инструкции могут быть проиллюстрированы рисунками, фотографиями, схемами или чертежами, поясняющими смысл этих требований.

59 Замена слов в тексте инструкции буквенным сокращением (аббревиатурой) допускается при условии полной расшифровки аббревиатуры при ее первом применении. Если безопасность выполнения работы обусловлена определенными нормами, они должны быть указаны в инструкции (величина зазоров, расстояния и т.п.).

60. Если руководство подразделения или организации (лица, которые утверждали или подписывали инструкцию) сменилось, необходимо пересмотреть инструкции или внести в них изменения и дополнения, которые сочтут нужным пришедшие руководители, и утвердить их в установленном порядке. Если вновь пришедшие руководители сочтут действующие инструкции полными и достаточными для обеспечения безопасных условий труда, необходимо получить их подпись на оригиналах инструкций, в этом случае инструкции не обновляются.

1.1.3. Инструкция по охране труда — нормативный акт, устанавливающий требования по охране труда при выполнении работ в производственных помещениях, на территории предприятия, на строительных площадках и в иных местах, где производятся эти работы или выполняются служебные обязанности.

Инструкции по охране труда могут быть типовые (отраслевые)* и для работников предприятий, участков и конкретного рабочего места**.

_____________

* В дальнейшем — типовые инструкции.

** В дальнейшем — инструкции для работников.

Инструкция по техническому обслуживанию — документ, в котором излагаются порядок и правила технического обслуживания изделия (установки).

21 инструкция по техническому обслуживанию средств связи: Нормативный документ, содержащий правила и порядок технического обслуживания средств связи при подготовке его к использованию, в процессе и после окончания работы, при хранении и транспортировании.

Инструкция по эксплуатации — документ, в котором излагаются сведения, необходимые для правильной эксплуатации (использования, транспортирования, хранения и технического обслуживания) изделия (установки) и поддержания его (ее) в постоянной готовности к действию.

3.4 инструкция по эксплуатации (местная): Документ, который разрабатывается на основе инструкций по эксплуатации производителей оборудования с учетом местных условий организацией, проектирующей ВЭУ, ВЭС, ВДЭС, и в котором излагаются сведения, необходимые для правильной эксплуатации (использования, транспортирования, хранения и технического обслуживания) изделий (установок) и поддержания их в постоянной готовности к действию.

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации.
.
2015.

Источник

Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.

Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.

Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.

3 основных вида инструкций

Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.

Пошаговая инструкция

Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.

Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:

Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
Вытащите тонер-картридж
Поставьте на его место новый
Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
Установите фотобарабан обратно в принтер
Закройте крышку
Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору

Инструкция по использованию

Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.

В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:

В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его.
Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством.
Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию!

Должностная инструкция

Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.

Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:

Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы.
Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.

Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.

Совет. Искусственный интеллект упрощает создание инструкций. Попробуйте создать инструкцию с помощью ИИ-генератора курсов:

Общие правила при подготовке инструкций

Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:

Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи.
Как структурировать много данных →
Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта

Алгоритм разработки руководства: 9 шагов

Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:

Собрать информацию
Сгруппировать ее по отдельным этапам
Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя

В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.

Шаг 1. Изучить ситуацию

Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали.

Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы

Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:

Запустить программу Microsoft Word
Создать новый документ
Набрать необходимый текст
Отформатировать его
Сохранить файл
Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено

Шаг 3. Описать каждый этап

Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.

Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:

2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана

Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.

Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов.

Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации

Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:

3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры

Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры

Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.

Шаг 6. Придумать заголовок

Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:

«Как написать инструкцию по подготовке заявления»
«6 шагов для подготовки электронного документа»
«Простой способ написать заявление на компьютере»
«Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»

Шаг 7. Оценить промежуточный вариант

В результате должен получиться подобный текст:

Как написать простую инструкцию (образец):

Запустите программу Microsoft Word
Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
- Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
- Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
- Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список»

Сохраните файл. Для этого:
- Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
- Выберите путь сохранения файла
- В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
- Нажмите кнопку «Сохранить»
Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено.

Шаг 8. Тестирование

Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.

Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:

Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица

Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции

Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс.

Особенности такого обучения:

Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)

Попробуйте бесплатно разместить первую инструкцию и назначить ее сотрудникам:

Примеры готовых инструкций

Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.

Вывод

Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:

Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов
Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями

Источник