Инструкция по делопроизводству управления судебного департамента

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 17 февраля 2017 г. N 25

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СУДЕБНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ ПРИ ВЕРХОВНОМ
СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Инструкция).

2. Заместителям Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, руководителям структурных подразделений, органов и учреждения Судебного департамента обеспечить исполнение требований Инструкции в повседневной деятельности.

3. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционных судов общей юрисдикции, апелляционного военного суда, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, федеральных арбитражных судов руководствоваться требованиями Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения деятельности судов.

4. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, руководителю ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в срок до 1 июля 2017 г. разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в органах и учреждении Судебного департамента с учетом требований Инструкции, утвержденной настоящим приказом.

5. Признать утратившими силу:

приказ Судебного департамента от 22 апреля 2004 г. N 49 «Об утверждении Инструкции о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 15 июня 2007 г. N 76 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 13 декабря 2010 г. N 279 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 20 января 2015 г. N 8 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 6 февраля 2015 г. N 28 «О внесении изменения в Инструкцию о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 4 декабря 2015 г. N 369 «О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

распоряжение Судебного департамента от 23 декабря 2015 г. N 168-р «О мерах по оптимизации документооборота в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».

6. Настоящий приказ вступает в силу с 1 апреля 2017 г.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Судебного департамента документов, совершенствования делопроизводства в Судебном департаменте и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются:

Федеральный закон от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76;

другие федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела;

Административный регламент Судебного департамента.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Система электронного документооборота, применяемая в Судебном департаменте, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Управление информатизации и федеральное государственное бюджетное учреждение «Информационно-аналитический центр поддержки ГАС «Правосудие» реализуют мероприятия по сопровождению и развитию программных изделий системы электронного документооборота, применяемой в Судебном департаменте.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, не содержащими сведений, составляющих государственную тайну, но содержащими служебную информацию ограниченного распространения, конфиденциальную информацию, а также особенности работы с обращениями и запросами граждан и организаций регулируются специальными нормативными актами Судебного департамента.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Судебном департаменте осуществляет Управление делами.

1.9. Руководители структурных подразделений Судебного департамента организуют делопроизводство в структурных подразделениях и несут ответственность за его состояние и соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Судебного департамента осуществляется работником, определяемым руководителем структурного подразделения.

1.11. Функции, задачи, права и ответственность Управления делами регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников Управления делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Судебного департамента, устанавливаются должностными регламентами.

1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, ознакомленных с ней.

1.13. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям и гражданам допускается только с разрешения руководства Судебного департамента через Управление делами.

1.14. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов осуществляются по поручению руководства Судебного департамента отделом по взаимодействию с общественностью и средствами массовой информации Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов, а в отдельных случаях иными уполномоченными лицами.

1.15. Обеспечение доступа к информации о деятельности Судебного департамента, официальное опубликование нормативных правовых актов Судебного департамента осуществляются в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

1.16. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.17. Для оформления документов в Судебном департаменте применяются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы, порядок изготовления, учета, использования и хранения которых устанавливается специальным нормативным актом Судебного департамента.

1.18. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников Судебного департамента.

Органы и учреждения Судебного департамента руководствуются настоящей Инструкцией при разработке инструкций по делопроизводству в органах и учреждениях и осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом.

При исполнении документов Судебного департамента, а также в случаях участия в подготовке проектов документов Судебного департамента органы и учреждения Судебного департамента руководствуются правилами, установленными настоящей Инструкцией для структурных подразделений Судебного департамента.

Работники системы Судебного департамента несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.19. Федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды руководствуются требованиями настоящей Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения их деятельности.

2.1. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Судебном департаменте;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, органом судейского сообщества, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Судебного департамента;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, предложение, заявление или жалоба;

запрос — обращение гражданина или организации в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Судебный департамент о предоставлении информации о деятельности судов в Российской Федерации или Судебного департамента;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

сканирование документа — способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Судебного департамента;

номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения;

опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

служба делопроизводства Судебного департамента — Управление делами, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Судебного департамента;

система электронного документооборота Судебного департамента (СЭД) — автоматизированная информационная система, обеспечивающая в Судебном департаменте создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов (подсистема «Документооборот и обращения граждан» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие»);

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

межведомственный электронный документооборот — взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота: федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, государственных внебюджетных фондов;

ведомственный электронный документооборот — взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников ведомственного электронного документооборота: федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, Судебного департамента, органов и учреждений Судебного департамента;

взаимодействие информационных систем электронного документооборота — обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота;

электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (участником электронного документооборота).

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

2.2. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Судебном департаменте, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

3.1.2. Бланки Судебного департамента разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота Судебного департамента используются электронные шаблоны документов.

При внутренней переписке в Судебном департаменте бланки документов не используются.

3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

3.1.4. В Судебном департаменте используются следующие виды бланков документов:

бланк приказа Судебного департамента;

бланк распоряжения Судебного департамента;

бланк решения коллегии Судебного департамента;

бланк письма должностного лица (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента);

бланк письма Судебного департамента;

бланк протокола;

бланк распоряжения структурного подразделения Судебного департамента;

бланк письма структурного подразделения Судебного департамента.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.1.5. Бланки приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола являются продольными бланками (с продольным вариантом расположения реквизитов). Бланки писем являются угловыми бланками (с угловым вариантом расположения реквизитов).

3.1.6. Бланки документов, используемых в Судебном департаменте, имеют следующий состав реквизитов:

3.1.6.1. Бланк приказа (распоряжения, решения коллегии) Судебного департамента:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

вид документа;

место издания документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.6.2. Бланк письма должностного лица (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Судебном департаменте (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.1.6.3. Бланк письма Судебного департамента:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

справочные данные о Судебном департаменте (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.1.6.4. Бланк протокола:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения Судебного департамента (для бланка протокола структурного подразделения Судебного департамента);

вид документа;

место составления документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Допускается использование бланка протокола без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

3.1.6.5. Бланк распоряжения структурного подразделения Судебного департамента:

эмблема Судебного департамента;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения Судебного департамента;

вид документа;

место издания документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.6.6. Бланк письма структурного подразделения Судебного департамента:

эмблема Судебного департамента;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения Судебного департамента;

справочные данные о структурном подразделении Судебного департамента (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.1.7. Реквизиты бланков документов, используемых в Судебном департаменте, воспроизводятся:

на бланке письма Генерального директора Судебного департамента: Государственный герб Российской Федерации — красным цветом, остальные реквизиты — синим цветом;

на иных бланках — черным цветом.

3.1.8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов Судебного департамента разрабатываются Управлением делами, утверждаются и вводятся в действие приказом Судебного департамента.

3.1.9. Бланки приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола применяются для оформления соответствующих распорядительных документов, решений коллегии, протоколов совещаний (заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп и т.п.).

3.1.10. Бланк письма должностного лица применяется для оформления писем Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, адресуемых персонально должностным лицам органов государственной власти, иных государственных органов и организаций, а также гражданам.

3.1.11. Бланк письма Судебного департамента:

применяется для оформления писем Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, не указанных в пункте 3.1.10 настоящей Инструкции;

может применяться для оформления писем руководителей структурных подразделений Судебного департамента, адресуемых в органы государственной власти, иные государственные органы и организации.

3.1.12. Бланк письма структурного подразделения Судебного департамента применяется для оформления писем руководителей структурных подразделений Судебного департамента, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, иные органы и организации, а также гражданам.

3.1.13. Документы, создаваемые Судебным департаментом совместно с другими организациями, оформляются без бланка и должны иметь общую дату.

3.1.14. На электронных шаблонах документов воспроизводятся все реквизиты бланков, за исключением Государственного герба Российской Федерации и эмблемы Судебного департамента.

3.1.15. Бланки документов Судебного департамента изготавливаются, учитываются и используются в следующем порядке:

3.1.15.1. Бланки документов Судебного департамента с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3.1.15.2. Организация изготовления гербовых бланков осуществляется Административно-хозяйственным управлением на основании заявки Управления делами.

3.1.15.3. Изготовленные гербовые бланки хранятся в Управлении делами и должны использоваться строго по назначению.

3.1.15.4. Гербовые бланки подлежат обязательному учету в Управлении делами. Для ведения учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения Судебного департамента бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Управлении делами. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

3.1.15.5. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в специальном журнале (приложение N 26 к Инструкции).

3.1.15.6. Гербовые бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях под роспись в журнале учета выдачи бланков.

3.1.15.7. В структурных подразделениях гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в Управлении делами гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием.

3.1.15.8. Испорченные гербовые бланки возвращаются в Управление делами работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, ежемесячно.

3.1.15.9. Уничтожение гербовых бланков осуществляется комиссией по акту (приложение N 27 к Инструкции). О возвращении и уничтожении гербовых бланков в учетных формах делаются соответствующие отметки.

3.1.15.10. В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются Генеральному директору Судебного департамента для принятия мер и привлечения виновных к ответственности.

3.1.15.11. Изготовление бланков документов Судебного департамента с воспроизведением эмблемы Судебного департамента, бланков документов без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации или эмблемы Судебного департамента может осуществляться в типографиях или непосредственно на автоматизированных рабочих местах в Судебном департаменте с использованием принтеров и электронных шаблонов этих бланков.

3.1.15.12. Передача бланков документов Судебного департамента другим организациям и лицам не допускается.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые Судебным департаментом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.2.3. При подготовке служебных документов на компьютере используется текстовый редактор «Microsoft Word» с применением шрифта «Times New Roman», размер шрифта N 13 или N 14 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

При подготовке нормативных правовых актов применяется шрифт N 14.

При оформлении таблиц допускается использование шрифтов других размеров.

3.2.4. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.2.5. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

3.2.6. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

3.2.7. Контрастность печати документа должна обеспечивать его последующее качественное сканирование и копирование с использованием копировально-множительной техники.

3.2.8. Отдельные виды документов (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается оформлять от руки.

3.2.9. При оформлении документов от руки, визировании и подписании документов используются чернила синего, фиолетового или черного цвета.

3.2.10. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Судебного департамента, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального государственного органа;

в) наименование структурного подразделения федерального государственного органа;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном государственном органе;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

3.2.11. Кроме перечисленных в пункте 3.2.10 реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, «Эмблема Судебного департамента», отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.2.12. При оформлении реквизитов документов следует руководствоваться следующими требованиями:

3.2.12.1. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

На бланках документов Судебного департамента Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального государственного органа».

На бланках документов структурных подразделений Судебного департамента вместо Государственного герба Российской Федерации воспроизводится эмблема Судебного департамента в одноцветном варианте.

3.2.12.2. Наименование федерального государственного органа.

Наименование Судебного департамента (полное и сокращенное) помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».

Сокращенное наименование «Судебный департамент» помещается в скобках под полным наименованием.

3.2.12.3. Наименование структурного подразделения федерального государственного органа.

Наименование главного управления, управления или самостоятельного отдела Судебного департамента указывается на бланках документов структурных подразделений Судебного департамента под сокращенным наименованием Судебного департамента в точном соответствии с штатным расписанием Судебного департамента.

3.2.12.4. Наименование должности.

Наименование должности указывается в бланках писем должностных лиц (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента).

Наименование должности лица указывается под сокращенным наименованием Судебного департамента.

3.2.12.5. Справочные данные о федеральном государственном органе.

Справочные данные о Судебном департаменте указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Судебного департамента, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и при необходимости другие сведения.

3.2.12.6. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.2.12.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, решение коллегии).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства Судебного департамента при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. На докладных, служебных, объяснительных записках, заявлениях и т.п. дата оформляется ниже подписи.

При использовании цифрового способа, дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 18.01.2017.

При использовании словесно-цифрового способа оформления даты, месяц обозначается словом, например: 18 января 2017 г.

Дата приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола оформляется словесно-цифровым способом.

3.2.12.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа оформляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Судебном департаменте, цифровым или буквенно-цифровым способом.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер письма, докладной (служебной) записки состоит из буквенно-цифрового индекса (приложение N 15) и порядкового номера документа, отделенных друг от друга дефисом или косой чертой, например:

N СД-АГ/101, N СД-4/102, N вн.-4/103, где:

СД — буквенный индекс Судебного департамента;

АГ — буквенный индекс должностного лица;

вн. — буквенный индекс внутреннего документа;

4 — цифровой индекс структурного подразделения;

101, 102, 103 — порядковые номера документов.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.12.9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

На служебных записках ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта оформляется выше реквизита «вид документа» от левой границы текстового поля. Например, ссылка на служебную записку Управления делами оформляется следующим образом:

На N вн.-6/74 от 15 марта 2017 г.

3.2.12.10. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (Москва) включается в бланки документов Судебного департамента, за исключением бланков писем, или указывается составителем при подготовке документа (кроме докладных, служебных, аналитических, объяснительных записок и т.п.).

3.2.12.11. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Лично» и т.п.) оформляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа, например:

Для служебного пользования Экз. N 1

3.2.12.12. Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти и иные государственные органы, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в орган государственной власти, иной государственный орган, организацию или их структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

	Министерство экономического развития Российской Федерации
	Департамент бюджетного планирования и государственных программ

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, иного государственного органа, организации или его заместителю наименование органа или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

	Министру юстиции Российской Федерации
	И.О. Фамилия <*>

———————————

<*> Здесь и далее в настоящей Инструкции обозначение инициалов имени, отчества (при наличии) и фамилии в соответствующем падеже. Может применяться в обратной последовательности, например: «Фамилия И.О.».

При адресовании документа руководителю подразделения органа государственной власти, иного государственного органа, организации или его заместителю, наименование органа или организации указывается в именительном падеже, наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже, например:

	Министерство юстиции Российской Федерации
	Директору Департамента уголовного, административного и процессуального законодательства
	И.О. Фамилия

При адресовании документа в несколько структурных подразделений одной организации или несколько однородных организаций по спискам рассылки их названия указываются обобщенно, например:

Руководителям структурных подразделений Судебного департамента

или:

	Верховные суды республик, краевые и областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, окружные (флотские) военные суды
	Федеральные арбитражные суды
	Управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации

или:

	Председателям верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, федеральных арбитражных судов
	Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Военный комиссариат города Москвы Проспект Мира, д. 15, г. Москва, 129090

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные федеральные государственные органы, кассационные суды общей юрисдикции, кассационный военный суд, апелляционные суды общей юрисдикции, апелляционный военный суд, верховные суды республик, краевые и областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, окружные (флотские) военные суды, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, другим постоянным корреспондентам.

3.2.12.13. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа проставляется в верхнем правом углу документа и центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю, например:

                                              УТВЕРЖДАЮ
                                              Генеральный директор
                                              Судебного департамента
                                              при Верховном Суде
                                              Российской Федерации

                                              Личная подпись   И.О. Фамилия
                                              "__" __________ 2017 г.

При утверждении документа приказом, распоряжением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от «__» __________ 2017 г. N ____

3.2.12.14. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе на свободном от текста поле (в заголовочной части документа) или на специальном бланке резолюции (приложение N 19 к Инструкции), а также на отдельном листе с указанием входящего номера и даты документа, к которому оформлена резолюция.

Указания по исполнению документа, включенного в электронный документооборот Судебного департамента, оформляются в поле «Поручение» регистрационной карточки СЭД.

Указания по исполнению включают: фамилии и инициалы исполнителей в дательном падеже, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный словом «(отв.)», является головным (ответственным) исполнителем поручения.

3.2.12.15. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту — это краткое изложение содержания документа.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк), телеграмм, телефонограмм, извещений, докладных (служебных) записок и других документов, оформленных на бланках или листах формата A5.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) «О создании аттестационной комиссии».

Письмо (о чем?) «Об оказании консультативной помощи».

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Должностной регламент (кого?) ведущего специалиста.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов, подготовленных на бланках с продольным расположением реквизитов, заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

3.2.12.16. Текст документа.

В Судебном департаменте документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю… подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…;

3-го лица единственного числа: …коллегия решила…; Судебный департамент не считает возможным…;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о…; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем…, решили…

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных государственным органом — автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 8 мая 2015 г. N 449 «Об условиях хранения, учета и передачи вещественных доказательств по уголовным делам»;

«В соответствии с Положением о социально-бытовой комиссии Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденным приказом Судебного департамента от 28 февраля 2012 г. N 42, …».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.2.12.17. Отметка о контроле.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, и обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на верхнем поле документа справа или на листе с резолюцией руководителя.

3.2.12.18. Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем, докладных (служебных) записок и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах, докладных (служебных) записках отметка о приложении оформляется под текстом документа от границы левого поля. Если приложение названо в тексте документа, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:	1. Заключение на проект … на 3 л. в 2 экз.
	2. Справка о доработке … на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Отметка проставляется в верхнем правом углу документа и центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю, например:

Приложение N 2 к приказу Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 марта 2016 г. N 35

Приложения к правилам, инструкциям, положениям программам и другим подобным документам являются составной частью основного документа и имеют сквозную нумерацию страниц вместе с этим документом.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), то на утверждаемом документе в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения документа.

3.2.12.19. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Генеральный директор

Личная подпись

И.О. Фамилия

Запрещается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. В этом случае в подготовленный проект документа вносятся соответствующие изменения.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Врио начальника главного управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

или:

Временно исполняющий обязанности начальника главного управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности руководителя по вакантной должности, подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности начальника управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. На гарантийных письмах подпись главного бухгалтера является обязательной.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, руководителям органов государственной власти Российской Федерации, иных федеральных государственных органов, структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации и их заместителям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, подписываются Генеральным директором Судебного департамента или по его поручению заместителем Генерального директора Судебного департамента.

Письма, адресованные в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, иные органы и организации, подписываются Генеральным директором Судебного департамента, заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями структурных подразделений Судебного департамента в пределах установленной компетенции.

Протоколы заседаний и решения коллегии Судебного департамента подписываются председателем коллегии или лицом, председательствовавшим на заседании коллегии.

Протоколы совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп подписываются лицом, председательствовавшим на совещании (заседании).

При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии	И.О. Фамилия
Члены комиссии	И.О. Фамилия
	И.О. Фамилия

Протокол заседания комиссии может подписываться лицом, председательствовавшим на заседании комиссии и секретарем комиссии.

Право подписи приказов и распоряжений, договоров (контрактов) заместителями Генерального директора Судебного департамента, руководителями структурных подразделений устанавливается настоящей Инструкцией и/или специальными актами Судебного департамента.

3.2.12.20. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи проставляется в виде специального штампа на документах, подписанных электронной подписью.

Отметка об электронной подписи содержит информацию о сертификате ключа электронной подписи и его владельце.

3.2.12.21. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
Личная подпись   И.О. Фамилия
Дата

или:

СОГЛАСОВАНО Письмо Верховного Суда Российской Федерации от 23.05.2016 N 5-ВС-3312/16

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

На утверждаемых документах гриф согласования может оформляться в левом верхнем углу документа, например:

СОГЛАСОВАНО постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 30.11.2015 N 479

Внешнее согласование документа при необходимости осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными государственными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый, пожарный и др.);

подведомственными организациями;

общественными организациями.

Внешнему согласованию документа должно предшествовать внутреннее согласование.

3.2.12.22. Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Судебного департамента (внутреннее согласование) оформляется визой и означает согласие с содержанием визируемого проекта документа.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Управляющий делами
Личная подпись   И.О. Фамилия
11.01.2017

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Судебного департамента, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения, решения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Судебного департамента, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю, а при недостаточности места — на оборотной стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Визирование документа может оформляться на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование проекта приказа оформляется визами на листе согласования включающими в себя наименование должности, фамилию, инициалы, личную подпись визирующего и дату.

В случае отсутствия лица, указанного в листе согласования, перед наименованием должности этого лица добавляются слова «Врио» (временно исполняющий обязанности) или «Зам.» (заместитель), а в графе «Подпись» указываются инициалы и фамилия лица, визирующего проект приказа.

Приложение к проекту приказа, распоряжения, решения визируется руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласовано с учетом замечаний и др.)
Начальник Юридического отдела
Личная подпись   И.О. Фамилия
10.02.2017

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю для последующего доклада лицу, подписывающему документ.

Внутреннее согласование проекта документа осуществляется с:

руководителями непосредственного исполнителя;

Управлением делами в случаях, установленных настоящей Инструкцией;

руководителями структурных подразделений, являющихся соисполнителями проекта документа;

руководителями структурных подразделений, полномочия которых затрагивает содержание проекта документа;

заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль деятельности структурных подразделений, участвующих в согласовании проекта документа.

Проекты документов, подготовленные во исполнение поручений Генерального директора Судебного департамента, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении (резолюции), и заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль их деятельности.

3.2.12.23. Печать.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «М.П.» или иным образом.

Порядок использования печатей в Судебном департаменте устанавливается специальным актом Судебного департамента.

3.2.12.24. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии подтверждает верность копии (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом и включает информацию: о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи; дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле
Судебного департамента N 6-3-02 за 2016 г.
Верно
Заместитель управляющего делами

Личная подпись     И.О. Фамилия
Дата         Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, и отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии 12 л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Копии документов (выписки из документов) заверяются руководителями структурных подразделений Судебного департамента, в которых созданы эти документы, их заместителями или иными работниками, уполномоченными руководителями указанных структурных подразделений.

Копии приказов, распоряжений, решений коллегии Судебного департамента и выписки из них заверяются управляющим делами Судебного департамента, его заместителями и иными работниками Управления делами, уполномоченными на это управляющим делами Судебного департамента.

Копии приказов, распоряжений, решений коллегии Судебного департамента, рассылаемые в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды и органы Судебного департамента заверяются печатью Управления делами.

Выписки из приказов, распоряжений Судебного департамента по личному составу и организационно-штатным вопросам могут заверяться начальником Управления государственной службы и кадрового обеспечения, его заместителями и иными работниками Управления государственной службы и кадрового обеспечения, уполномоченными на это начальником управления, с проставлением печати управления.

Копии документов (выписки из документов), помещаемые в личные дела, могут заверяться работниками, осуществляющими учет личного состава.

Копии документов (выписки из документов), оформляемые для совершения юридически значимых действий в государственных органах, заверяются уполномоченными лицами с проставлением печати Судебного департамента с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Копии (визовые экземпляры) писем заверяются непосредственными исполнителями, подготовившими эти письма, например:

Верно
Главный специалист
отдела кадров Судебного департамента
Управления государственной  службы и
кадрового обеспечения

Личная подпись          И.О. Фамилия
Дата

3.2.12.25. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

При направлении документа в вышестоящие организации отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне листа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.О. Фамилия

8-499-234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

3.2.12.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из:

справки об исполнении документа, содержащей ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа иные краткие сведения об исполнении;

слов «В дело»;

индекса дела, в которое помещается документ;

подписи исполнителя или его непосредственного руководителя и даты.

Отметка об исполнении документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента или его заместителя и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа, его непосредственным руководителем и руководителем структурного подразделения Судебного департамента, в котором исполнен документ, или его заместителем.

Определение индекса дела, в которое помещается документ, исполненный в структурном подразделении Судебного департамента и подлежащий хранению в деле Управления делами, осуществляется Управлением делами при приеме документа на хранение.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом, или информация об ознакомлении с электронной копией этого документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

Справка об исполнении документа, исполненного без направления ответа либо составления иного документа, свидетельствующего о его исполнении, должна содержать информацию о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.), о дате и результате окончательного исполнения.

Направление в дело документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, требующей доклада и (или) направления ответа на обращение, без документального подтверждения исполнения поручения запрещается.

3.2.12.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Судебный департамент содержит индекс, очередной порядковый номер (входящий номер) и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Отметка о поступлении документа, оформленного на бумажном носителе, проставляется в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа документа (без учета приложений) в виде регистрационного штампа с указанием количества листов.

3.2.12.28. Ссылка на документ.

Ссылка на документ при необходимости может оформляться для автоматического поиска и контроля информации и представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Отметка проставляется исполнителем в момент подготовки документа.

3.3. Подготовка проектов нормативных правовых актов

3.3.1. Судебный департамент в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 6 Федерального закона от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» разрабатывает по вопросам своего ведения проекты федеральных законов и иных нормативных правовых актов.

3.3.2. Оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется Судебным департаментом в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

3.3.3. Оформление проектов приказов и распоряжений Верховного Суда Российской Федерации осуществляется Судебным департаментом в порядке, установленном Верховным Судом Российской Федерации.

3.3.4. Нормативные правовые акты Судебного департамента издаются на основании и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, а также по инициативе Судебного департамента в пределах установленной компетенции.

3.3.5. При подготовке нормативных правовых актов Судебного департамента рекомендуется учитывать постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации», в котором приводятся следующие определения нормативного правового акта и правовой нормы:

«Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.».

3.3.6. Нормативные правовые акты Судебного департамента издаются в виде приказов, а также в виде документов (правил, инструкций, положений, регламентов и т.п.), утверждаемых приказами Судебного департамента.

Акты, изданные в ином виде, не должны носить нормативный правовой характер.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения Судебного департамента не вправе издавать нормативные правовые акты.

3.3.7. Локальные нормативные акты Судебного департамента (должностные регламенты, должностные инструкции и т.п.) могут издаваться в виде самостоятельного документа, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента или уполномоченным им лицом, с оформлением в установленном порядке грифа утверждения документа.

3.3.8. Нормативные правовые акты Судебного департамента, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, сведения ограниченного распространения или сведения конфиденциального характера, подлежат официальному опубликованию.

Порядок официального опубликования устанавливается специальным нормативным правовым актом Судебного департамента.

3.3.9. Нормативные правовые акты и проекты нормативных правовых актов Судебного департамента подлежат антикоррупционной экспертизе в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и специальным нормативным правовым актом Судебного департамента.

3.4. Оформление проектов законодательных актов
Российской Федерации

3.4.1. Законопроекты, подготавливаемые Судебным департаментом для внесения субъекту права законодательной инициативы, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка о субъекте права законодательной инициативы, вносящем законопроект в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, например:

«Вносится Президентом Российской Федерации»;

«Вносится Правительством Российской Федерации»;

«Вносится Верховным Судом Российской Федерации».

Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <*> от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

———————————

<*> Пункт (сокращенно — пт, п) — принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

3.4.2. Законопроект имеет следующие реквизиты (приложение N 1 к Инструкции):

3.4.2.1. Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

3.4.2.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?», или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей
в бюджет и во внебюджетные фонды

3.4.2.3. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

3.4.2.4. Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

3.4.2.5. Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

3.4.2.6. Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

3.4.2.7. Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

3.4.2.8. Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

3.4.2.9. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.4.3. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

3.4.3.1. Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

3.4.3.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту федерального закона
«О внесении изменений в Федеральный закон
«О Судебном департаменте при Верховном Суде
Российской Федерации»

3.4.3.3. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

3.5. Оформление проектов актов Президента
Российской Федерации

3.5.1. Проекты актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 X 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.5.2. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст, место издания, дата, номер (приложения N 2 и N 3 к Инструкции).

3.5.3. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

3.5.4. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <*>.

———————————

<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

3.5.5. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

3.5.6. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

3.5.7. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

3.5.8. Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

3.5.9. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                          ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
                                                        к Указу Президента
                                                       Российской Федерации
                                                           от         N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

                                                            УТВЕРЖДЕНО
                                                        Указом Президента
                                                       Российской Федерации
                                                           от         N

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

3.5.10. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

3.5.11. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.5.12. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.5.13. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.6. Оформление проектов актов Правительства
Российской Федерации

3.6.1. Проекты актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14.

3.6.2. Проект акта Правительства Российской Федерации имеет следующие реквизиты: наименование вида акта (постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации), дата, номер, место издания, заголовок, текст, подпись (приложения N 4 и N 5 к Инструкции).

3.6.3. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

3.6.4. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: N 153-р.

3.6.5. Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

3.6.6. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ? Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно середины текстового поля. В распоряжениях Правительства Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

3.6.7. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

3.6.8. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

3.6.9. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

3.6.10. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

3.6.11. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6).

3.6.12. Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

3.6.13. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.6.14. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

3.6.15. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

3.7. Состав документов Судебного департамента

3.7.1. В деятельности Судебного департамента создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения (коллегии, комиссий Судебного департамента), протоколы (совещаний, заседаний коллегии, комиссий и рабочих групп и др.), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

3.7.2. В целях оперативного решения текущих вопросов внутренней деятельности Судебного департамента Генеральным директором Судебного департамента даются поручения, которые оформляются в виде отдельного документа, содержащего одно или несколько поручений.

3.7.3. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний и решениях коллегии Судебного департамента, протоколах иных заседаний и совещаний.

3.7.4. Взаимные обязательства Судебного департамента с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

3.7.5. В зависимости от конкретных задач в деятельности Судебного департамента могут создаваться другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

3.7.6. В Судебном департаменте могут создаваться совместные с другими государственными органами правовые акты по вопросам, входящим в компетенцию обеих сторон. Такие правовые акты оформляются как единый документ (приказ, распоряжение, протокол, положение и др.).

3.8. Подготовка и оформление приказов (распоряжений)

3.8.1. В форме приказов Судебного департамента издаются:

нормативные правовые акты;

индивидуальные правовые акты по кадровым вопросам, организационным и другим вопросам основной деятельности Судебного департамента, рассчитанные на разовое применение.

3.8.2. В форме распоряжений Судебного департамента издаются акты по оперативным и другим текущим вопросам деятельности, не имеющие нормативного характера.

3.8.3. Правом подписи приказов (распоряжений) Судебного департамента обладают:

Генеральный директор Судебного департамента в полном объеме полномочий, установленных Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»;

заместители Генерального директора Судебного департамента — в соответствии с полномочиями, установленными специальным нормативным актом Судебного департамента;

начальник Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов — по вопросам прохождения федеральной государственной гражданской службы администраторами кассационных судов общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционных судов общей юрисдикции, апелляционного военного суда, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, военных судов, федеральных арбитражных судов (назначение на должность и освобождение от должности, установление надбавок к должностному окладу, предоставление отпуска по уходу за ребенком и отпуска без сохранения денежного содержания, присвоение классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации и классных чинов юстиции до советника государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса и советника юстиции 1 класса включительно);

начальник Управления государственной службы и кадрового обеспечения — о приеме на работу, установлении условий оплаты труда, предоставлении отпусков и увольнении работников Судебного департамента, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы.

3.8.4. Руководители структурных подразделений Судебного департамента издают распоряжения по оперативным и другим текущим вопросам внутренней деятельности структурных подразделений.

3.8.5. В необходимых случаях Генеральный директор Судебного департамента издает приказы (распоряжения) совместно с руководителями других федеральных государственных органов.

3.8.6. Проекты приказов (распоряжений) Судебного департамента готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений Генерального директора Судебного департамента, его заместителя, осуществляющего контроль и координацию деятельности соответствующего структурного подразделения, либо в инициативном порядке в пределах компетенции структурного подразделения.

3.8.7. Подготовка проекта приказа (распоряжения) может быть поручена нескольким структурным подразделениям с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа возлагается на структурное подразделение, руководитель которого указан в поручении первым или назначен ответственным.

Другие структурные подразделения, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить выделение специалистов для участия в подготовке проекта приказа (распоряжения) и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Информационно-аналитический центр поддержки ГАС «Правосудие» (ФГБУ ИАЦ Судебного департамента) участвует в подготовке и согласовании проектов приказов (распоряжений) Судебного департамента в порядке, установленном настоящей Инструкцией для структурных подразделений Судебного департамента.

3.8.8. Для подготовки проектов приказов (распоряжений) по наиболее важным вопросам, а также совместных с другими федеральными государственными органами могут создаваться рабочие группы.

3.8.9. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление государственной службы и кадрового обеспечения на основании соответствующих представлений (документов).

3.8.10. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) Судебного департамента и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Подготовка проекта приказа (распоряжения) начинается с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующих нормативных правовых актов, необходимого справочного материала.

Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа (распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке документа и определить сроки.

При подготовке проектов приказов (распоряжений) необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу актами Судебного департамента.

3.8.11. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) Судебного департамента осуществляет Управление делами.

3.8.12. Проекты приказов и распоряжений (приложения N 6 и N 7 к Инструкции) печатаются шрифтом «Times New Roman» N 14 на бланках установленной формы (кроме совместных приказов и распоряжений).

Вторые и последующие листы приказов (распоряжений) печатаются на лицевой стороне стандартных листов бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

3.8.13. Допускается при оформлении проектов приказов (распоряжений) использование шрифта «Times New Roman» N 13, а также уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок к тексту», «Текст документа», «Подпись» при необходимости размещения текста проекта приказа (распоряжения) на одной странице.

3.8.14. Качество печати проекта приказа (распоряжения) должно обеспечивать нормальное чтение текста и надлежащее воспроизведение копий средствами копировально-множительной техники.

3.8.15. Текст проекта приказа (распоряжения) должен иметь поля не менее (мм): левое — 20; верхнее — 20; правое — 10; нижнее — 20.

3.8.16. При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница, (стр.)» и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

3.8.17. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального государственного органа — Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации (Судебный департамент); наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата документа; регистрационный номер документа; место составления (издания) документа — Москва; заголовок к тексту; текст документа; подпись; визы; отметка об исполнителе.

В зависимости от содержания приказ (распоряжение) может иметь также такие реквизиты как гриф ограничения доступа к документу, гриф согласования документа и другие.

Распоряжения могут не иметь заголовка к тексту.

3.8.18. Заголовок к тексту приказа (распоряжения) должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и формулируется, как правило, в виде ответа на вопрос «О чем?». Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок необходимо формулировать обобщенно.

3.8.19. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа полужирным шрифтом «Times New Roman» N 14 и выравнивается по центру текста документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном
Суде Российской Федерации

3.8.20. Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1 — 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

3.8.21. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «В связи», «Во исполнение» и др. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в приказах завершается словом «П Р И К А З Ы В А Ю:», преамбула в распоряжениях может завершаться словом «П Р Е Д Л А Г А Ю:», которые печатаются прописными буквами вразрядку.

Констатирующая часть (преамбула) может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении.

3.8.22. Распорядительная часть отделяется от констатирующей части 1 межстрочным интервалом, имеет повелительную форму изложения и должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

3.8.23. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Номер подпункта состоит из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

Подпункты также могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Например:

«5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.»;

«5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, осуществляющего координацию и контроль деятельности Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.»;

«5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Главного финансово-экономического управления.».

3.8.24. Текст приказа (распоряжения) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте должны быть официально принятыми.

3.8.25. Дублирование требований нормативного характера (правовых норм), установленных ранее изданными приказами, не допускается. При необходимости подтвердить или напомнить действующую правовую норму следует сделать ссылку на установивший эту норму приказ.

3.8.26. Приказы Судебного департамента признаются утратившими силу или подлежат изменению только приказами Судебного департамента.

Распоряжения Судебного департамента признаются утратившими силу либо подлежат изменению приказами или распоряжениями Судебного департамента.

3.8.27. Изменения приказов (распоряжений) осуществляются путем внесения изменений и дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу отдельных положений приказов (распоряжений) и приложений к ним.

3.8.28. Все изменения, вносимые в ранее изданные приказы (распоряжения) и приложения к ним, должны соответствовать структуре основного акта.

3.8.29. Управление делами осуществляет учет изменений, внесенных в приказы (распоряжения) Судебного департамента, а также учет приказов (распоряжений) или их отдельных положений, признанных утратившими силу, путем проставления соответствующих отметок на подлинниках приказов (распоряжений) и внесения соответствующих сведений в регистрационно-контрольные карточки.

3.8.30. Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов осуществляет учет изменений, внесенных в приказы (распоряжения) Судебного департамента, а также учет приказов (распоряжений) или их отдельных положений, признанных утратившими силу, путем внесения соответствующих изменений в базу данных подсистемы «Право» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие».

3.8.31. Управление делами ежегодно (в январе — феврале) направляет в структурные подразделения перечень приказов и распоряжений Судебного департамента, изданных в течение прошедшего года, для использования в работе.

3.8.32. Структурные подразделения в течение года в соответствии с поручением Генерального директора Судебного департамента или по собственной инициативе вносят предложения об изменении или признании утратившими силу ранее изданных приказов (распоряжений) Судебного департамента.

3.8.33. Если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его отдельные положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый или отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

3.8.34. В приказ (распоряжение) не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…», «Распоряжение довести до сведения…».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

3.8.35. Проекты приказов (распоряжений) Судебного департамента подлежат обязательному внутреннему и при необходимости внешнему согласованию.

3.8.36. Обязательное внутреннее согласование (визирование) проекта приказа (распоряжения) Судебного департамента осуществляется работниками Судебного департамента в следующей последовательности:

непосредственный исполнитель;

начальник отдела в структурном подразделении (главном управлении, управлении) или заместитель начальника самостоятельного отдела, ответственный за подготовку распорядительного документа;

работники Управления делами, осуществляющие проверку правильности оформления распорядительного документа;

руководитель структурного подразделения, подготовившего проект распорядительного документа;

заместитель начальника Главного финансово-экономического управления — главный бухгалтер (по вопросам, касающимся финансовой деятельности);

начальник Первого отдела (по вопросам назначения на должности и освобождения от должностей федеральной государственной гражданской службы, предусматривающих допуск к сведениям, составляющим государственную тайну);

руководители структурных подразделений, являющиеся соисполнителями проекта распорядительного документа;

руководители структурных подразделений, которым в проекте распорядительного документа предусматриваются поручения или полномочия которых затрагивает содержание проекта документа;

начальник Юридического отдела;

управляющий делами;

заместитель Генерального директора Судебного департамента, осуществляющий координацию и контроль деятельности структурного подразделения, подготовившего проект распорядительного документа;

заместители Генерального директора Судебного департамента, осуществляющие координацию и контроль деятельности структурных подразделений, участвующих в согласовании проекта распорядительного документа.

3.8.37. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы проставляются на листе согласования на обороте последнего листа проекта приказа или в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта распоряжения.

3.8.38. Форма листа согласования проекта приказа разрабатывается Управлением делами и направляется в структурные подразделения для использования в работе.

3.8.39. Приложения к проекту приказа (распоряжения) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

3.8.40. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект распорядительного документа путем исправлений не допускается.

3.8.41. Замечания (возражения, особые мнения) по содержанию проекта приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, а в листе согласования проекта приказа или на обороте последнего листа проекта распоряжения оформляется виза с указанием на наличие замечаний.

3.8.42. Не допускается представление на подпись Генеральному директору Судебного департамента проектов приказов (распоряжений), имеющих замечания.

При наличии замечаний к подготовленному проекту приказа (распоряжения) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект приказа (распоряжения), организует согласительное совещание с участием представителей заинтересованных структурных подразделений для выработки взаимосогласованного решения. После выработки взаимосогласованного решения проект приказа (распоряжения) проходит повторное согласование.

Если в ходе согласительного совещания не удалось достичь взаимосогласованного решения, руководитель структурного подразделения, подготовившего проект приказа (распоряжения), докладывает проект распорядительного документа и материалы к нему Генеральному директору Судебного департамента для принятия решения.

3.8.43. Юридический отдел в ходе согласования проекта приказа (распоряжения) осуществляет его правовую экспертизу, а также антикоррупционную экспертизу проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом.

3.8.44. Внешнее согласование проекта приказа (распоряжения) оформляется грифом согласования документа.

3.8.45. Подпись приказа (распоряжения) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста приказа (распоряжения) 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля.

3.8.46. При оформлении реквизитов проекта приказа (распоряжения) следует руководствоваться правилами, установленными подразделом 3.2 настоящей Инструкции.

3.8.47. Проекты приказов (распоряжений) Судебного департамента представляются на подпись Генеральному директору Судебного департамента через Управление делами.

Проекты приказов (распоряжений) Судебного департамента могут быть представлены на подпись Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям непосредственно структурным подразделением-исполнителем, но обязательно с визой управляющего делами.

3.8.48. Одновременно с проектом приказа (распоряжения), представляемым на подпись Генеральному директору Судебного департамента, в обязательном порядке представляются:

документы с поручением Генерального директора Судебного департамента или его заместителей о подготовке проекта приказа (распоряжения);

докладная записка структурного подразделения с кратким обоснованием необходимости издания приказа. К ней могут прилагаться: справки, сравнительные таблицы и другие поясняющие материалы;

замечания (заключения, возражения, особые мнения) и другие материалы, связанные с подготовкой проекта распорядительного документа.

3.8.49. Не допускается представление на подпись Генеральному директору Судебного департамента распорядительных документов без проверки работниками Управления делами, а также не прошедших в установленном порядке согласование.

3.8.50. Проекты приказов (распоряжений), не согласованные или имеющие существенные недостатки в оформлении, Управление делами возвращает для доработки или докладывает Генеральному директору Судебного департамента свое заключение.

3.8.51. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Регистрация приказов (распоряжений) осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента по порядку номеров в пределах календарного года.

3.8.52. Приказы и распоряжения Судебного департамента регистрируются Управлением делами.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по общим вопросам (административно-хозяйственным, о служебной командировке, ежегодном оплачиваемом отпуске, применении дисциплинарного взыскания) и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.

Распоряжения структурных подразделений регистрируются уполномоченными работниками соответствующих структурных подразделений.

3.8.53. Приказы (распоряжения) вступают в силу с даты их подписания (регистрации), если в самом приказе (распоряжении) не указан иной срок.

3.8.54. Копии приказов (распоряжений) направляются службой делопроизводства Судебного департамента адресатам в соответствии с указателем (расчетом) рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения или его заместителем.

Указатель (расчет) рассылки распоряжения структурного подразделения может быть подписан только исполнителем.

3.8.55. Копии приказов (распоряжений) направляются адресатам в электронной форме (электронные копии) через систему электронного документооборота Судебного департамента.

Копии приказов (распоряжений) Судебного департамента могут направляться адресатам на бумажном носителе через Управление делами.

Копии приказов (распоряжений) Судебного департамента на бумажном носителе, направляемые в суды и органы Судебного департамента заверяются печатью Управления делами.

3.8.56. Тиражирование копий приказов (распоряжений) Судебного департамента на бумажном носителе в соответствии с указателем (расчетом) рассылки и передача их в Управление делами для направления в суды и органы Судебного департамента осуществляется структурным подразделением, подготовившим приказ (распоряжение), в течение пяти рабочих дней с даты регистрации документа.

3.8.57. Формы указателей (листов, списков) рассылки приказов (распоряжений) разрабатываются Управлением делами и направляются в структурные подразделения для использования в работе.

3.8.58. Проекты совместных приказов (распоряжений) Судебного департамента и других федеральных государственных органов печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (приложение N 8 к Инструкции).

3.8.59. При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования федеральных государственных органов располагаются на одном уровне или одно под другим в соответствии с последовательностью их перечисления в федеральных законах, нормативных правовых актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

наименование вида документа располагается по центру текстового поля;

дата совместного приказа (распоряжения) — единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер приказа (распоряжения), изданного совместно двумя и более федеральными государственными органами, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом, проставляемых через косую черту в порядке указания наименований федеральных государственных органов в документе;

подписи руководителей федеральных государственных органов располагаются ниже текста на одном уровне или в порядке указания наименований федеральных государственных органов в документе.

3.8.60. Совместные приказы (распоряжения) представляются на подпись руководителям федеральных государственных органов и подписываются в количестве экземпляров, соответствующем количеству федеральных государственных органов.

3.8.61. К приказу (распоряжению) могут прилагаться положения, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и другие документы.

Приложения, имеющие нормативный правовой характер, прилагаются только к приказам.

3.8.62. Приложения к проектам приказов (распоряжений) оформляются на отдельных листах бумаги формата A4.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов (распоряжений).

3.8.63. Если в тексте проекта приказа (распоряжения) дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о приложении.

Все составные части отметки о приложении печатаются через 1 межстрочный интервал, центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N 1 к приказу Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от «__» __________ 2016 г. N ____

3.8.64. При наличии в тексте проекта приказа (распоряжения) формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу оформляется гриф утверждения документа со ссылкой на распорядительный документ, его дату и номер.

Гриф утверждения документа печатается через 1 межстрочный интервал, центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю.

Например:

УТВЕРЖДЕНО приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от «__» __________ 2016 г. N ____

Слово УТВЕРЖДЕНО в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, инструкция — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

3.8.65. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом полужирным шрифтом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками составляет 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от отметки о приложении или грифа утверждения документа 4 межстрочными интервалами, от текста приложения — 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения разделов (разделов и подразделов) их заголовки отделяются от основного текста 1 межстрочным интервалом, печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов при наличии подразделов могут печататься прописными буквами.

3.8.66. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

3.8.67. Листы каждого приложения в проекту приказа (распоряжения) нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.8.68. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.8.69. В положениях, инструкциях, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте приказа. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.2.3). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.3.1).

3.8.70. На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.8.71. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 — 3 см.

3.9. Подготовка и оформление протоколов заседаний
(совещаний) и решений коллегиальных органов

3.9.1. Протокол — документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегии Судебного департамента, оперативных совещаниях руководящего состава, заседаниях комиссий, рабочих групп.

3.9.2. Протоколы оформляются на бланках установленной формы.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) с другими государственными органами оформляются на листах формата A4 по правилам, установленным для совместных приказов.

3.9.3. Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания заседания (совещания), но не позднее 3 дней со дня его проведения.

3.9.4. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

3.9.5. Текст полного протокола (приложение N 9 к Инструкции), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовавшие на заседании (совещании).

3.9.6. Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» или «Об».

Повестка дня может быть оформлена на отдельном листе и приложена к протоколу.

3.9.7. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали — выступили — постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

3.9.8. Текст краткого протокола (приложение N 10 к Инструкции) также состоит из двух частей (вводной и основной).

Для оформления протоколов совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп применяется, как правило, краткая форма протокола. Слова «слушали», «выступили», «решили» в кратком протоколе не печатаются.

3.9.9. Во вводной части краткого протокола указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) от Судебного департамента. В случае присутствия приглашенных лиц указываются их должности, фамилии и инициалы.

3.9.10. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

3.9.11. Наименование вопроса краткого протокола начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру текстового поля полужирным шрифтом и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала.

Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указываются принятые по вопросу решения.

3.9.12. Номера пунктов постановляющей части протокола обозначаются арабскими цифрами с точками и состоят из номера протокола, номера вопроса повестки дня и порядкового номера пункта. Пункты могут разбиваться на подпункты, номера которых состоят из номера пункта и порядкового номера подпункта.

3.9.13. После принятого решения, содержащего поручение, указываются срок исполнения и исполнитель (исполнители).

При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым или обозначается пометкой «(отв.)».

3.9.14. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) или председательствующим и секретарем.

Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

3.9.15. К протоколу оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады и другие материалы по вопросам повестки дня.

3.9.16. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента и другие. Протоколы совместных заседаний (совещаний) могут иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, проводивших совместное заседание (совещание).

3.9.17. Протоколы заседаний и решения коллегии Судебного департамента, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента регистрируются Управлением делами в системе электронного документооборота Судебного департамента.

3.9.18. Решение коллегии Судебного департамента оформляется на бланке установленного образца с применением правил, установленных для оформления приказа.

Преамбула решения коллегии должна содержать описание причин и оснований принятого решения и завершаться словом «Р Е Ш И Л А:», которое печатается вразрядку.

Текст постановляющей части решения составляется с использованием глаголов в повелительной форме.

3.9.19. Номера решений, принятых на заседаниях коллегии, комиссий состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня, разделенных косой чертой.

К номеру решения коллегии Судебного департамента через дефис добавляется буквенный индекс «ксд».

3.9.20. Копии протоколов заседаний и решений коллегии, протоколов оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента рассылаются Управлением делами членам коллегии, руководителям структурных подразделений Судебного департамента в электронной форме через систему электронного документооборота или на бумажном носителе.

3.9.21. При наличии в решении коллегии, протоколе оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента пунктов, требующих доведения до сведения федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов и органов Судебного департамента, структурное подразделение, осуществлявшее подготовку соответствующего вопроса повестки дня заседания коллегии, оперативного совещания, в течение трех рабочих дней с даты подписания протокола (решения) организует направление в суды и органы Судебного департамента (по списку рассылки) копий протоколов (решений) или выписок из них.

3.10. Подготовка и оформление служебных писем

3.10.1. Служебные письма Судебного департамента готовятся как:

доклады о выполнении актов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

доклады о выполнении поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Совета судей Российской Федерации и его Президиума;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации по обращениям граждан, направленным для рассмотрения по компетенции в Судебный департамент, и иным вопросам;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации, разработанных Судебным департаментом, и иным документам;

отзывы, поправки и заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения и запросы органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и частных лиц;

инициативные письма.

3.10.2. При оформлении служебных писем используется следующий состав реквизитов (приложения N 11 и N 12):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения федерального государственного органа;

наименование должности;

справочные данные о федеральном государственном органе;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

виза;

отметка об исполнителе.

При оформлении служебных писем на бланке письма структурного подразделения вместо реквизита «Государственный герб Российской Федерации» используется реквизит «Эмблема Судебного департамента» (приложение N 13 к Инструкции).

3.10.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

При создании электронных служебных писем в системе электронного документооборота используется утвержденный электронный шаблон письма и реквизит «отметка об электронной подписи».

3.10.4. Служебные письма, подписываемые Генеральным директором Судебного департамента совместно с руководителями двух и более федеральных государственных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования федеральных государственных органов указываются в реквизите «Подпись» (приложение N 14 к Инструкции).

Регистрационные номера и дата совместного письма проставляются в месте, на котором соответствующие реквизиты размещаются на бланке письма.

3.10.5. Сроки подготовки писем-ответов (докладов) устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов (резолюциями).

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Судебного департамента.

При необходимости подготовки проектов информационно-разъяснительных писем, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента руководители структурных подразделений докладывают предложения Генеральному директору Судебного департамента, в соответствии с его поручением организуют подготовку проекта информационно-разъяснительного письма и представляют его на рассмотрение специально созданной рабочей группы Судебного департамента.

3.10.6. В служебных письмах используется реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

3.10.7. Тексты писем-ответов (докладов) должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов (резолюциям).

3.10.8. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью.

Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Этикетная фраза «С уважением,» может быть написана от руки руководителем, подписывающим письмо.

3.10.9. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);

от 3-го лица единственного числа (Судебный департамент не считает возможным…», «Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов предлагает рассмотреть возможность…»);

от 1-го лица единственного числа на должностных бланках («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);

3.10.10. Проекты служебных писем проходят процедуру внутреннего согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:

непосредственный исполнитель;

начальник отдела в структурном подразделении (главном управлении, управлении) или заместитель начальника самостоятельного отдела, ответственный за подготовку документа;

работник Управления делами, осуществляющий проверку правильности оформления (редакторскую обработку) текста документа (для служебных писем, подписываемых Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями);

руководитель структурного подразделения, подготовившего проект документа;

руководители структурных подразделений, являющиеся соисполнителями проекта документа;

руководители структурных подразделений, полномочия которых затрагивает содержание проекта документа;

заместитель Генерального директора Судебного департамента, осуществляющий координацию и контроль деятельности структурного подразделения, подготовившего проект документа;

заместители Генерального директора Судебного департамента, осуществляющие координацию и контроль деятельности структурных подразделений, участвующих в согласовании проекта документа.

Проекты информационно-разъяснительных писем, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, рассматриваются и согласовываются специально созданной рабочей группой Судебного департамента. На визовом экземпляре согласованного проекта информационно-разъяснительного письма проставляется штамп рабочей группы.

3.10.11. Внешнее согласование проекта письма оформляется реквизитом «Гриф согласования документа».

3.10.12. Служебные письма подписываются:

Генеральным директором Судебного департамента;

заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с установленным распределением обязанностей;

руководителями самостоятельных структурных подразделений в соответствии с установленными полномочиями структурных подразделений.

3.10.13. На должностных бланках при оформлении реквизита «Подпись» наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

3.10.14. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Судебного департамента.

3.10.15. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».

3.10.16. Копия письма (визовый экземпляр) оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и дополняется реквизитами «отметка о заверении копии», «виза» и «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Регистрационный номер и дата документа на копии (визовом экземпляре) письма проставляются в месте, на котором соответствующие реквизиты размещаются на бланке письма.

3.10.17. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.10.18. Датой письма является дата его подписания.

3.11. Подготовка и оформление внутренних документов

3.11.1. К внутренним документам Судебного департамента относятся:

докладные записки, справки, информации, заявки, представляемые Генеральному директору Судебного департамента;

служебные записки, представляемые заместителям Генерального директора или руководителям структурных подразделений.

3.11.2. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формата A4) без бланка и в обязательном порядке регистрируются:

подписанные руководителем структурного подразделения — в соответствующем структурном подразделении;

подписанные заместителем Генерального директора Судебного департамента — в Управлении делами.

3.11.3. Внутренние документы имеют следующий состав реквизитов:

наименование структурного подразделения (указывается в реквизите «Подпись»);

наименование должности (указывается в реквизите «Подпись»);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

гриф ограничения доступа к документу (для внутренних документов, содержащих информацию ограниченного распространения);

адресат;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту, если текст более 4 — 5 строк (при необходимости);

текст документа;

отметка о контроле (для документов, имеющих указания по исполнению, находящиеся на контроле);

отметка о приложении (для документов, имеющих приложения);

подпись;

отметка об электронной подписи (для электронных документов, подписанных электронной подписью);

виза;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.11.4. Согласование внутреннего документа осуществляется в порядке, установленном для служебных писем.

3.11.5. Внутренние документы оформляются в виде электронного документа или на бумажном носителе.

3.11.6. Внутренние документы, созданные на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота Судебного департамента после сканирования и создания их электронных копий.

3.11.7. Обмен внутренними документами между структурными подразделениями и должностными лицами Судебного департамента осуществляется через в систему электронного документооборота Судебного департамента.

3.11.8. Подлинник внутреннего документа на бумажном носителе хранится по месту его регистрации.

3.11.9. Подлинник внутреннего документа на бумажном носителе, имеющий указания по исполнению, передается ответственному исполнителю поручения.

4.1. Виды документопотоков

4.1.1. Документооборот в Судебном департаменте организуется по следующим основным документопотокам:

входящая документация — документы, поступившие в Судебный департамент из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, иностранных организаций; обращения и запросы граждан и организаций;

исходящая документация — документы, созданные в Судебном департаменте и отправляемые в органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, учреждения и организации, иностранные организации, а также гражданам;

внутренняя документация — документы, созданные в Судебном департаменте, документооборот которых осуществляется только внутри Судебного департамента.

4.1.2. Доставка документов в Судебный департамент и отправка документов из Судебного департамента осуществляются:

службами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров;

средствами специальной документальной связи;

средствами информационно-телекоммуникационных сетей (электронные документы);

средствами электросвязи (телеграммы, факсограммы, телефонограммы);

нарочными (курьерами) отправителей и структурных подразделений — исполнителей.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Прием и первичная обработка корреспонденции, поступившей в Судебный департамент, производятся работниками Управления делами, уполномоченными на прием, обработку и отправку корреспонденции (далее — экспедиция).

4.2.2. Работник Судебного департамента, не являющийся работником экспедиции, получивший документ, не включенный в документооборот Судебного департамента непосредственно от отправителя или иным способом, обязан незамедлительно передать этот документ в экспедицию.

4.2.3. Работники экспедиции, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты:

проверить правильность адресования и целостность упаковки;

сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге);

разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения.

Расписка заверяется мастичным штампом «Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации» или печатью «Для пакетов».

4.2.4. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

4.2.5. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

4.2.6. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой «Лично» и пакетов с документами, направляемыми участниками конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в контрактную службу или комиссии по осуществлению закупок для государственных нужд.

Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то работнику по разносной книге (приложение N 17 к Инструкции) под роспись.

4.2.7. Работники экспедиции вскрывают пакеты, не допуская повреждения документов, проверяют наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяют номера документов с номерами, указанными на пакетах.

4.2.8. Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение N 18 к Инструкции) в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в Управлении делами.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».

4.2.9. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

4.2.10. Вся поступившая корреспонденция распределяется работниками экспедиции на следующие массивы:

документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица;

документы, адресованные структурным подразделениям Судебного департамента и их должностным лицам;

обращения и запросы граждан и организаций;

нерегистрируемая корреспонденция — печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени и т.п.); реклама, извещения, программы мероприятий, нормы расходов материалов, прейскуранты; поздравительные письма (открытки, памятные адреса и т.п.); пригласительные билеты, научные труды и отчеты по темам, исходящая документация Судебного департамента, возвращенная в связи с ненахождением адресата.

4.2.11. Документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица, передаются для предварительного рассмотрения уполномоченному работнику Управления делами.

4.2.12. Документы, адресованные структурным подразделениям Судебного департамента и их должностным лицам, передаются работникам Управления делами, ответственным за их регистрацию и передачу по назначению.

4.2.13. Обращения и запросы граждан и организаций передаются для предварительного рассмотрения и регистрации работникам Управления делами, уполномоченным на работу с обращениями и запросами граждан и организаций.

4.2.14. Нерегистрируемая корреспонденция передается непосредственно по назначению в структурные подразделения или должностным лицам Судебного департамента.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.2. Предварительное рассмотрение документов осуществляется уполномоченными на это работниками Управлением делами.

Предварительное рассмотрение обращений и запросов граждан и организаций осуществляется работниками Управления делами, уполномоченными на работу с обращениями и запросами граждан и организаций.

4.3.3. При осуществлении предварительного рассмотрения в зависимости от содержания документов они распределяются на следующие массивы:

документы, требующие обязательного рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента;

документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и передаваемые на рассмотрение его заместителям в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

документы, адресованные заместителям Генерального директора Судебного департамента и требующие обязательного рассмотрения ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

документы, передаваемые без рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями для исполнения непосредственно в структурные подразделения Судебного департамента в соответствии с установленными функциями подразделений.

4.3.4. По результатам предварительного рассмотрения документов Управление делами:

готовит проекты поручений (резолюций) к документам для рассмотрения этих документов Генеральным директором Судебного департамента;

готовит проекты поручений (резолюций) к документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и передаваемым на рассмотрение его заместителям в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

направляет заместителям Генерального директора Судебного департамента документы, адресованные им и требующие обязательного рассмотрения в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

направляет документы, не требующие обязательного рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями, непосредственно в структурные подразделения Судебного департамента.

4.3.5. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование его соответствующему должностному лицу.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Входящая документация вне зависимости от способа ее доставки подлежит обязательной регистрации в Управлении делами.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.п.).

4.4.2. Документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица, передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

4.4.3. При осуществлении регистрации входящая документация распределяется на следующие массивы:

документы, передаваемые на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента;

документы, передаваемые на рассмотрение заместителям Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

документы, передаваемые непосредственно в структурные подразделения Судебного департамента в соответствии с установленными функциями подразделений;

документы с пометкой «Для служебного пользования»;

обращения и запросы граждан и организаций.

4.4.4. Регистрация входящей документации осуществляется уполномоченными на это работниками Управления делами.

4.4.5. Регистрация входящих документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется уполномоченными работниками Управления делами в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента для документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

4.4.6. Регистрация обращений и запросов граждан и организаций осуществляется уполномоченными работниками Управления делами в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента для обращений и запросов граждан и организаций.

4.4.7. Регистрация документов осуществляется в день их поступления путем внесения сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.4.8. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день.

4.4.9. Документы с отметками «Срочно», «Оперативно» регистрируются незамедлительно.

4.4.10. При передаче документов из одного структурного подразделения в другое они повторно не регистрируются.

4.4.11. На обороте последнего листа регистрируемого документа в левом нижнем углу проставляется регистрационный штамп с отметкой о поступлении документа.

При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп «К вх. N…».

4.4.12. Поступающие в Судебный департамент телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.

4.4.13. Факсограммы, поступившие в Судебный департамент, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в подразделе 4.9 настоящей Инструкции.

4.4.14. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции.

Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.4.15. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, а также на исполнение.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством
Судебного департамента, руководителями структурных
подразделений и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Документы и иная корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента, докладывается ему управляющим делами.

4.5.2. Документы, предназначенные для заместителей Генерального директора, передаются им для рассмотрения Управлением делами через соответствующих работников, на которых возложены данные обязанности, по разносной книге.

4.5.3. Заместители Генерального директора Судебного департамента:

4.5.3.1. В соответствии с утвержденным распределением обязанностей рассматривают документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента, и принимают решения по их исполнению (направлению ответов, подготовке докладов и т.п.).

4.5.3.2. Докладывают Генеральному директору Судебного департамента о необходимости принятия решения непосредственно Генеральным директором Судебного департамента по документам, рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

4.5.4. Документы, предназначенные непосредственно в структурные подразделения, после их регистрации передаются Управлением делами в структурные подразделения для последующего исполнения по реестру (приложение N 16 к Инструкции) и представляются на рассмотрение руководителям структурных подразделений уполномоченными работниками этих подразделений.

4.5.5. Документы передаются на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям только после их регистрации.

4.5.6. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор Судебного департамента и его заместители, руководители структурных подразделений дают поручения (указания) исполнителям в форме резолюции.

4.5.7. Резолюция оформляется на специальном бланке (приложение N 19 к Инструкции), прилагаемом к документу, либо непосредственно на свободном от текста месте документа и включает в себя:

фамилию и инициалы исполнителя в дательном падеже;

содержание поручения;

срок исполнения (при необходимости);

подпись автора резолюции;

дату резолюции.

В нижнем поле бланка резолюции указывается номер документа, к которому относится резолюция («К вх. N…»).

4.5.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное отметкой «(отв.)», является ответственным исполнителем данного поручения.

4.5.9. Если рассмотренный документ не требует исполнения, то на документе должностным лицом, рассмотревшим его, делается отметка об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

4.5.10. Рассмотренные Генеральным директором Судебного департамента и его заместителями документы возвращаются в Управление делами для внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки.

4.5.11. Рассмотренные руководителем структурного подразделения документы возвращаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки.

4.5.12. Заместители Генерального директора Судебного департамента, руководители структурных подразделений могут оформлять резолюции в электронной форме к документам, включенным в систему электронного документооборота Судебного департамента, непосредственно в регистрационно-контрольной карточке документа.

4.5.13. После внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки, документы передаются в структурные подразделения для последующего исполнения по реестру (приложение N 16 к Инструкции).

4.5.14. В соответствии с резолюцией подлинник документа направляется ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии или электронные копии документов.

4.5.15. Изменение ответственного исполнителя осуществляется только руководителем, давшим поручение.

4.5.16. Передача подлинников входящих документов между структурными подразделениями Судебного департамента осуществляется только через Управление делами.

4.5.17. Рассмотренные документы передаются по назначению в течение рабочего дня, срочные документы в течение одного часа после их рассмотрения, а весьма срочные — немедленно.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Судебного департамента (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение-исполнитель документа.

4.6.2. Проекты документов Судебного департамента готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Сопроводительные письма не требуются для отправки распорядительных документов в соответствии с указателем рассылки.

4.6.3. До представления на подпись (утверждение) исполнитель проверяет:

правильность оформления документа;

правильность адресования документа;

наличие необходимых виз на документе;

наличие приложений к документу;

наличие (при необходимости) справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов;

наличие указателя рассылки.

4.6.4. Проекты документов визируются в порядке, установленном для соответствующего вида документа.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации.

Документы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента либо его заместителем, передаются на регистрацию в Управление делами.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в Управление делами.

4.7.2. Отправляемый документ-ответ передается на регистрацию вместе с входящим документом, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями — соисполнителями в процессе подготовки документа).

4.7.3. Работник, осуществляющий регистрацию документа, проверяет правильность оформления документа и его комплектность. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.7.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день путем внесения сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку.

4.7.5. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

4.7.6. Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Судебного департамента, цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 15) и порядкового номера документа.

Например, N СД-6/88 означает:

СД — индекс Судебного департамента;

6 — индекс Управления делами;

88 — порядковый номер исходящего документа.

4.7.7. Копия исходящего документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело. Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.

4.7.8. Копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью исполнителя документа.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправка исходящих документов осуществляется в централизованном порядке через экспедицию Судебного департамента.

4.8.2. Исходящие документы сдаются на отправку в экспедицию по реестрам (приложение N 20 к Инструкции).

4.8.3. Работник экспедиции, принимающий документы на отправку, в присутствии работника, передающего документы на отправку, обязан проверить:

правильность оформления документа;

правильность адресования документа;

комплектность документа, в том числе наличие приложений;

соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.

4.8.4. Экспедиция производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

4.8.5. Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в подготовленном виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.

4.8.6. Копии распорядительных документов на бумажном носителе, передаваемые в экспедицию на отправку, в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

4.8.7. Носители информации с документами в электронной форме принимаются экспедицией только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

4.8.8. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами.

4.8.9. За принятые документы работник экспедиции расписывается в реестре с указанием количества документов, даты и времени приема.

4.8.10. Не прошедшие регистрацию, неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера на отправку не принимаются.

4.8.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.12. Документы, рассылаемые по списку рассылки в суды и органы Судебного департамента, отправляются фельдъегерской связью два раза в неделю (вторник и четверг).

4.8.13. Документы, направляемые в федеральные государственные органы, отправляются:

на бумажном носителе — фельдъегерской связью или нарочным (курьером);

в электронной форме — по системе межведомственного электронного документооборота.

4.8.14. Документы, направляемые в суды, органы и учреждения Судебного департамента, отправляются:

на бумажном носителе — фельдъегерской, специальной, почтовой связью или нарочным (курьером);

в электронной форме — по системе ведомственного электронного документооборота.

4.8.15. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель с учетом положений настоящей Инструкции.

4.8.16. Доставка срочных служебных документов в государственные органы и другие организации, находящиеся в г. Москве, осуществляется нарочными — работниками структурных подразделений-исполнителей документов.

4.8.17. Телеграммы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями, сдаются в экспедицию для их последующей обработки и отправки через почтовое отделение связи.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными уполномоченным государственным органом.

4.8.18. Обработка документов осуществляется экспедицией:

для отправки почтовой связью — в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными уполномоченным государственным органом;

для отправки телеграфной связью — в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными уполномоченным государственным органом.

4.8.19. В целях установления единого порядка обработки отправляемой корреспонденции управляющим делами может утверждаться инструкция для работников экспедиции о порядке обработки отправляемой корреспонденции.

4.9. Прием и передача информации средствами
факсимильной связи

4.9.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема служебных документов и иной информации по телефонным сетям общего пользования (далее — факсограммы).

4.9.2. Служебный документ, переданный или принятый посредством факсимильной связи, не имеет юридической силы.

Последующая досылка адресату подлинника документа (кроме документов, содержащих информацию для сведения) обязательна.

4.9.3. Прием служебных документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента, его заместителям, руководителям структурных подразделений, передаваемых факсимильной связью, осуществляется экспедицией Управления делами.

Прием служебных документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента, его заместителям, руководителям структурных подразделений, передаваемых факсимильной связью, может осуществляется в их приемных либо в структурных подразделениях с последующей передачей принятой факсограммы в Управление делами для регистрации в системе электронного документооборота Судебного департамента.

Прием иных входящих факсограмм осуществляется в структурных подразделениях.

4.9.4. Входящие факсограммы на иностранном языке подлежат переводу на русский язык в Управлении делами.

После перевода на русский язык факсограмма на иностранном языке совместно с заверенным текстом перевода передается Управлением делами для доклада руководству Судебного департамента.

4.9.5. Передача исходящих факсограмм адресатам осуществляется структурными подразделениями-исполнителями.

4.9.6. При передаче факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

запрещается передавать средствами факсимильной связи документы и иную информацию с пометкой «Для служебного пользования»;

объем передаваемой факсограммы (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

факсограммы на иностранных языках передаются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

4.9.7. Работник, отправивший факсограмму, делает отметку на документе с указанием номера телефона адресата, даты и времени отправления факсограммы.

Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника документа, если подлинник документа не направляется адресату, или на копии (визовом экземпляре) документа и заверяется подписью работника, отправившего факсограмму.

Подлинник документа, не направляемый адресату, хранится вместе с копией (визовым экземпляром) документа в деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

4.10. Регистрация и прохождение
внутренних и распорядительных документов, контрактов
(договоров, соглашений)

4.10.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — прохождению поступающих документов.

4.10.2. Регистрация внутренних документов осуществляется в структурных подразделениях по месту их создания, а документов, подписанных заместителями Генерального директора Судебного департамента, — в Управлении делами.

4.10.3. Рассылка копий внутренних документов в структурные подразделения и должностным лицам Судебного департамента осуществляется в электронной форме (электронные копии), либо в порядке исключения — на бумажном носителе.

4.10.4. Подлинники внутренних документов хранятся:

подписанные заместителями Генерального директора Судебного департамента — в Управлении делами;

подписанные руководителями структурных подразделений — в структурных подразделениях по месту их создания;

имеющие поручения (резолюции) Генерального директора Судебного департамента или его заместителей — в структурном подразделении, являющемся ответственным исполнителем.

4.10.5. Прохождение проектов приказов и распоряжений Судебного департамента осуществляется в соответствии с правилами, установленными подразделом 3.8 настоящей Инструкции.

4.10.6. Подлинники приказов и распоряжений Судебного департамента хранятся в Управлении делами.

Подлинники распоряжений структурных подразделений Судебного департамента хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

4.10.7. Регистрационный номер распоряжения структурного подразделения Судебного департамента дополняется цифровым индексом соответствующего структурного подразделения.

4.10.8. Рассылка копий приказов и распоряжений Судебного департамента в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, структурные подразделения, органы и учреждения Судебного департамента, а также должностным лицам Судебного департамента осуществляется в электронной форме (электронные копии), либо в порядке исключения — на бумажном носителе.

4.10.9. Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания заседания (совещания), но не позднее 3 дней со дня его проведения.

4.10.10. Протоколы заседаний и решения коллегии Судебного департамента, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента регистрируются и хранятся в Управлении делами.

Протоколы иных совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп регистрируются и хранятся до передачи их в центральный архив Судебного департамента в структурных подразделениях, осуществляющих организационное обеспечение этих заседаний (совещаний).

4.10.11. Регистрационный номер протокола заседания (совещания), регистрируемого в структурном подразделении, дополняется цифровым индексом соответствующего структурного подразделения.

4.10.12. Решения заседаний (совещаний) доводятся до сведения федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, структурных подразделений, органов и учреждений Судебного департамента, а также должностных лиц Судебного департамента путем рассылки копий протоколов (решений) или выписок из них в электронной форме (электронные копии), либо в порядке исключения — на бумажном носителе.

4.10.13. Государственные контракты (договоры, соглашения), заключаемые Судебным департаментом для обеспечения государственных нужд, регистрируются в Юридическом отделе.

Порядок подготовки, согласования, заключения, регистрации и хранения государственных контрактов (договоров, соглашений) устанавливается специальным нормативным правовым актом Судебного департамента.

4.10.14. Служебные контракты, трудовые договоры, иные договоры, связанные с государственно-служебными или трудовыми отношениями, и изменения к ним регистрируются и хранятся в Управлении государственной службы и кадрового обеспечения.

4.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.11.1. Корреспонденция на иностранном языке, поступившая в Судебный департамент, подлежит переводу на русский язык или подготовке аннотации в Управлении делами.

4.11.2. Регистрация и прохождение документов и иной корреспонденции на иностранном языке после их перевода на русский язык осуществляются в общем порядке.

4.11.3. Подготовка документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан (исходящих документов) на иностранном языке, осуществляется в четырех экземплярах:

первый экземпляр — подлинник документа, переведенный на иностранный язык;

второй экземпляр — копия документа, переведенного на иностранный язык;

третий экземпляр — подлинник документа на русском языке;

четвертый экземпляр — копия документа (визовый экземпляр) на русском языке.

4.11.4. Подготовка, оформление и прохождение третьего и четвертого экземпляров исходящего документа осуществляется в общем порядке.

4.11.5. После подписания третьего экземпляра исходящего документа он передается в Управление делами для перевода на иностранный язык.

4.11.6. Подготовка и оформление первого и второго экземпляров исходящего документа осуществляется Управлением делами.

4.11.7. Второй экземпляр исходящего документа визируется работником Управления делами, подготовившим исходящий документ на иностранном языке, и управляющим делами или его заместителем, после чего передается для доклада Генеральному директору Судебного департамента.

4.11.8. После подписания первого экземпляра исходящего документа на иностранном языке он передается для отправки. Остальные экземпляры помещаются в дело.

4.12. Учет и хранение отдельных видов документов

4.12.1. Учет документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования» и их хранение осуществляется Управлением делами.

Отдельные документы с пометкой «Для служебного пользования» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел разрешается хранить непосредственно в структурных подразделениях с обязательным соблюдением мер по обеспечению их сохранности и установленного порядка работы с информацией ограниченного распространения.

4.12.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившие в Судебный департамент, после доклада Генеральному директору Судебного департамента передаются в Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов для ведения работы по систематизации законодательства.

4.12.3. Поступившие в Судебный департамент копии приказов и распоряжений федеральных органов исполнительной власти, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации после доклада Генеральному директору Судебного департамента хранятся в Управлении делами.

4.12.4. Планы основных организационных мероприятий, планы работы коллегии, планы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, планы комплексных, целевых и контрольных проверок органов Судебного департамента, изучения организации деятельности судов, отчеты о деятельности Судебного департамента учитываются и хранятся в Управлении делами.

Иные планы Судебного департамента учитываются и хранятся в структурных подразделениях по месту их создания.

4.12.5. Регистрация и хранение обращений и запросов граждан и организаций и ответов на них осуществляется отделом Управления делами, уполномоченным на работу с ними.

4.13. Порядок тиражирования копий документов

4.13.1. Тиражирование копий документов в Судебном департаменте производится централизованно в копировально-множительном бюро Административно-хозяйственного управления.

4.13.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 23 к Инструкции).

Решение о необходимости тиражирования копий документов принимается руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ на производство копировально-множительных работ визируется управляющим делами.

4.13.3. Тиражирование копий документов осуществляется в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы копировально-множительного бюро.

В первоочередном порядке тиражируются материалы с пометкой «срочно».

Срочность тиражирования устанавливается руководителем структурного подразделения по согласованию с управляющим делами.

4.13.4. Материалы, передаваемые в копировально-множительное бюро для тиражирования, должны иметь четкий и разборчивый текст, а также должны быть разброшюрованы.

В целях сокращения количества листов пересылаемых копий документов, тиражирование копий служебных документов осуществляется, как правило, с оборотом.

Перед тиражированием копия распорядительного документа заверяется печатью Управления делами.

4.13.5. Заказы на выполнение копировально-множительных работ учитываются в журнале учета копировально-множительных работ (приложение N 24 к Инструкции).

4.13.6. Изготовленные копии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под роспись в журнале учета копировально-множительных работ.

Исполненные заказы на выполнение копировально-множительных работ хранятся в копировально-множительном бюро в течение года, после чего уничтожаются.

4.13.7. Ответственность за правильное использование копировально-множительной техники в копировально-множительном бюро, сохранность и учет выполняемых работ несут его работники.

4.13.8 Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов осуществляется на копировально-множительной технике непосредственно в структурных подразделениях.

4.14. Организация делопроизводства
в структурном подразделении

4.14.1. Для непосредственного ведения делопроизводства в структурном подразделении Судебного департамента руководителем подразделения назначаются ответственные работники (работник), права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.

4.14.2. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении, возлагаются следующие основные функции:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в экспедиции Управления делами и по системе электронного документооборота Судебного департамента;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе электронного документооборота Судебного департамента;

доклад документов руководителю структурного подразделения и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;

проверка правильности оформления и регистрация исходящих, внутренних и распорядительных документов, подписанных руководителем структурного подразделения;

контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения и ее хранение;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;

подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в центральный архив Судебного департамента;

учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.

4.14.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство, под роспись в реестре.

4.14.4. Служебные документы, зарегистрированные в структурном подразделении, доложенные Генеральному директору Судебного департамента непосредственно руководителем структурного подразделения, минуя Управление делами, и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в Управление делами для постановки их на контроль, затем возвращаются в структурное подразделение для последующего их доведения работником, ответственным за делопроизводство, до исполнителей в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента.

4.14.5. Документы, зарегистрированные на имя руководства Судебного департамента, передаются из одного структурного подразделения в другое только через Управление делами.

4.14.6. Документы со штампом «Подлежит возврату в Управление делами» после исполнения в обязательном порядке должны быть возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.

4.14.7. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им в виде электронных копий по системе электронного документооборота Судебного департамента, либо на бумажном носителе поочередно или одновременно в копиях.

4.14.8. На время болезни (отпуска, командировки) работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.

4.14.9. При увольнении или при назначении работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.

4.14.10. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений Управление делами периодически (один раз в три года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору Судебного департамента.

4.15. Работа исполнителей со служебными документами

4.15.1. Организация работы по исполнению документов в структурных подразделениях Судебного департамента осуществляется на основании поручений (указаний) Генерального директора Судебного департамента, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

4.15.2. Подразделение-исполнитель получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день, срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

4.15.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению (резолюцией) от руководства Судебного департамента, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

4.15.4. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы рассматриваются немедленно.

4.15.5. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного подразделения.

4.15.6. Специалисты структурных подразделений Судебного департамента в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Судебном департаменте;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях — подготовку документа к рассылке;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

4.15.7. Исполненные и представленные на подпись документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей, заместителей Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

4.15.8. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение (запрос), исполнитель указывает номер и дату документа, на который подготовлен ответ.

4.15.9. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, который утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, или его заместителем и согласовывается с Управлением делами.

Список рассылки прилагается к визовому экземпляру, который вместе с подлинным экземпляром подшивается в соответствующее дело.

4.15.10. На визовом экземпляре письма реквизиты бланка не воспроизводятся, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер, а подпись должностного лица, подписавшего документ, заверяется исполнителем документа или его непосредственным руководителем.

4.15.11. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело.

Все отметки оформляются на оборотной стороне последнего листа основного документа, визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела, руководителем структурного подразделения с расшифровкой фамилии и проставлением даты. Списание документа в дело осуществляется руководителем структурного подразделения или его заместителем и заверяется подписью.

4.15.12. Списание в дело документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, требующей доклада и/или направления ответа, без документального подтверждения исполнения поручения запрещается.

4.15.13. Если поручение дано нескольким исполнителям, то:

должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное отметкой «(отв.)», является ответственным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение, организует работу соисполнителей, осуществляет сбор всех материалов от них, подготовку итогового документа и согласование его с соисполнителями;

соисполнители до истечения половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю материалы, каждый — в своей части.

4.15.14. В случае возникновения разногласий при согласовании проекта итогового документа руководитель подразделения-ответственного исполнителя вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

4.15.15. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке.

Соисполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

4.15.16. При необходимости изменения срока исполнения поручения ответственный исполнитель представляет на имя Генерального директора Судебного департамента или его заместителя докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

4.15.17. Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении, и заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль их деятельности.

4.15.18. Ответственный исполнитель документа осуществляет контроль за исполнением инициативных документов (запросов в федеральные государственные органы, проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, запросов о представлении сведений от судов и органов Судебного департамента и др.), по которым ожидается получение ответа.

4.15.19. При отсутствии непосредственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) находящиеся у него на исполнении документы по решению его непосредственного руководителя или руководителя структурного подразделения отдела передаются другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 21 к Инструкции), а в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы — документы по акту приема-передачи передаются руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному работнику.

4.15.20. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов. С указанными материалами могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.15.21. Исполнение документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренных заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, осуществляется в порядке, установленном для документов, рассмотренных Генеральным директором Судебного департамента.

4.15.22. При работе с документами с пометкой «Для служебного пользования», обращениями и запросами граждан и организаций, государственными контрактами (договорами, соглашениями) исполнители руководствуются также положениями специальных нормативных актов Судебного департамента, регулирующих порядок работы с указанными документами.

4.15.23. В случае утраты служебного документа работник Судебного департамента обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному руководителю.

Руководитель структурного подразделения письменно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о факте утраты документа, информирует управляющего делами. На основании решения Генерального директора Судебного департамента в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений Управления делами докладывает Генеральному директору Судебного департамента результаты служебного расследования с необходимыми материалами, выводами для принятия окончательного решения.

На утраченные документы, издания и дела с пометкой составляется акт (приложение N 22 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

4.16. Контроль за исполнением документов

4.16.1. Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного их исполнения, укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности структурных подразделений и должностных лиц Судебного департамента.

Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.

4.16.2. Управление делами осуществляет методическое сопровождение деятельности по контролю за исполнением документов в Судебном департаменте.

4.16.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным руководством Судебного департамента срокам.

4.16.4. В ходе контроля за исполнением документов осуществляется:

постановка документа на контроль и внесение сведений о контроле в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента;

направление исполнителям информации о контрольных поручениях с истекающим сроком исполнения (предупредительный контроль);

продление срока исполнения в соответствии с решением Генерального директора Судебного департамента или его заместителя;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.16.5. Контролю в Управлении делами подлежат:

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение приказов, распоряжений и поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации и его заместителей, Президиума Верховного Суда Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение постановлений Всероссийского съезда судей, Совета судей Российской Федерации и его Президиума; поручений председателей Совета судей Российской Федерации, Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации и Высшей экзаменационной комиссии по приему квалификационного экзамена на должность судьи;

поручения (резолюции) Генерального директора по рассмотренным им служебным документам с указанием конкретных сроков исполнения;

поручения (резолюции) заместителей Генерального директора Судебного департамента с указанием конкретных сроков исполнения по документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

поручения Генерального директора Судебного департамента, оформленные в виде отдельного документа с конкретными сроками исполнения;

приказы и распоряжения Судебного департамента, контроль за исполнением которых Генеральный директор Судебного департамента оставил за собой, содержащие распорядительные действия с конкретными сроками исполнения;

решения коллегии Судебного департамента;

решения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

планы работы Судебного департамента (основных организационных мероприятий; работы коллегии; проведения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента; комплексных, целевых и контрольных проверок органов Судебного департамента; иные планы по указанию Генерального директора Судебного департамента);

обращения и запросы граждан и организаций.

4.16.6. Контроль за исполнением обращений и запросов граждан и организаций осуществляется работниками Управления делами, уполномоченными на работу с обращениями и запросами граждан и организаций в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента.

4.16.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с использованием системы электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.8. Поручения (приказы, распоряжения, планы, решения) с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Срок исполнения входящего документа устанавливается в поручении (резолюции) к нему.

4.16.9. Если срок исполнения поручением (приказом, распоряжением, планом, решением) не определен, то документ подлежит исполнению в месячный срок, считая от даты подписания поручения до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца.

Если последний день срока исполнения поручения (приказа, распоряжения, плана, решения) приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий нерабочему дню рабочий день.

4.16.10. Документы с поручением (резолюцией), содержащим указание «срочно» исполняются в 3-дневный срок.

4.16.11. Документы с поручением (резолюцией), содержащим указание «оперативно» или пометку «К», исполняются в 10-дневный срок.

4.16.12. Конкретные сроки исполнения документов устанавливаются, и исполнение документов осуществляется с учетом следующих правил:

4.16.12.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, распорядительных и внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других государственных органов, организаций — с даты их поступления.

4.16.12.2. Конечная дата исполнения документа определяется должностным лицом, его рассмотревшим, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения документа указывается в резолюции или определяется по тексту документа.

4.16.12.3. Поручения Генерального директора Судебного департамента по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями исполняются в течение 15 дней, а с согласованием — 30 дней.

4.16.12.4. Запросы и поручения вышестоящих органов исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Судебном департаменте.

4.16.12.5. Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан не позднее, чем в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы — не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент (если не установлен иной срок).

Если запрос или обращение требуют дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

4.16.12.6. В случае если Судебный департамент не является ответственным исполнителем поручения вышестоящего государственного органа, материалы, связанные с исполнением поручения, должны быть направлены ответственному исполнителю, готовящему итоговый документ до истечения первой половины установленного срока исполнения поручения.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

4.16.13. На входящих документах, контроль за исполнением которых осуществляется Управлением делами, проставляются штампы «Контроль. Срок исполнения», «Контроль продлен», «Снято с контроля».

4.16.14. Контроль за исполнением поручений (резолюций) заместителей Генерального директора Судебного департамента с указанием конкретных сроков исполнения по документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, осуществляется в порядке, установленном для поручений Генерального директора Судебного департамента с конкретным сроком исполнения.

4.16.15. Контроль за исполнением поручений (резолюций) Генерального директора Судебного департамента с месячным сроком исполнения, поручений (резолюций) заместителей Генерального директора Судебного департамента осуществляется структурными подразделениями.

4.16.16. Сдача в Управление делами на хранение исполненных документов с месячным сроком исполнения осуществляется не позднее 10-дневного срока после завершения исполнения поручения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя (представляется полный пакет материалов в хронологическом порядке: докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений-соисполнителей, другие подготовленные документы).

4.16.17. Ведение учета хода исполнения приказа (распоряжения) Судебного департамента, контроль за исполнением которого, возложен на заместителя Генерального директора Судебного департамента, осуществляется структурным подразделением-исполнителем этого распорядительного документа.

4.16.18. Ведение учета хода исполнения приказа (распоряжения) Судебного департамента, контроль за исполнением которого возложен на руководителя структурного подразделения, осуществляется этим структурным подразделением.

4.16.19. Структурные подразделения осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии со своей компетенцией под общим контролем Управления делами.

4.16.20. Докладные записки структурных подразделений, доложенные Генеральному директору Судебного департамента в установленном порядке через Управление делами и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, ставятся на контроль и передаются в структурные подразделения для доведения до исполнителей и исполнения.

4.16.21. Докладные записки структурных подразделений, доложенные Генеральному директору Судебного департамента минуя Управление делами и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в обязательном порядке в Управление делами для постановки на контроль поручений с контрольным сроком исполнения, после чего возвращаются в структурные подразделения, создавшие их для доведения до исполнителей и исполнения.

4.16.22. Докладные записки заместителей Генерального директора Судебного департамента, доложенные Генеральному директору Судебного департамента минуя Управление делами, передаются в обязательном порядке в Управление делами для учета результатов рассмотрения, постановки на контроль поручений с контрольным сроком исполнения и доведения до исполнителей.

4.16.23. В случае если исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель докладывает об этом должностному лицу, поручение которого исполняется с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленный срок и обоснованным предложением нового срока исполнения.

4.16.24. Ответственный исполнитель докладывает о невозможности исполнения поручения в установленный срок немедленно после получения документа на исполнение, либо не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

4.16.25. Решение об изменении срока исполнения документа принимается должностным лицом, установившим этот срок, и оформляется одним из следующих способов:

внесением соответствующего изменения в распорядительный документ;

резолюцией на докладной записке о продлении срока исполнения документа;

внесением изменения в поручение (резолюцию) путем проставления нового срока исполнения и подписи с указанием даты принятия решения.

4.16.26. Заместители Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей при наличии достаточных оснований вправе принимать решения о продлении сроков исполнения:

поручений (резолюций) Генерального директора Судебного департамента;

поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

мероприятий планов, утвержденных Генеральным директором Судебного департамента.

4.16.27. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.28. Непосредственный исполнитель документа или работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должны незамедлительно представлять работнику Управления делами, уполномоченному на осуществление контроля для учета хода исполнения документа:

подлинник документа с поручением Генерального директора Судебного департамента;

все материалы, связанные с изменением срока исполнения документа.

4.16.29. Срок исполнения документа считается продленным после того, как Управлением делами внесены соответствующие сведения в регистрационно-контрольную карточку и на исполняемом документе проставлен штамп «Контроль продлен».

4.16.30. Если контрольный документ не исполнен в установленный срок, то он принимается Управлением делами для доклада Генеральному директору Судебного департамента только при наличии объяснительной записки руководителя структурного подразделения-ответственного исполнителя с указанием причин нарушения срока исполнения или докладывается руководителем этого структурного подразделения лично Генеральному директору Судебного департамента с обязательным информированием Управления делами.

4.16.31. Сведения о результатах исполнения документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.32. Непосредственный исполнитель документа или работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должны незамедлительно представлять работнику Управления делами, уполномоченному на осуществление контроля для учета результатов исполнения документа:

подлинник документа с поручением Генерального директора Судебного департамента;

все материалы, связанные с исполнением документа в хронологическом порядке, в том числе докладные записки о продлении срока исполнения и служебные записки структурных подразделений-соисполнителей.

4.16.33. Документ считается снятым с контроля после того, как Управлением делами внесены соответствующие сведения в регистрационно-контрольную карточку и на исполненном документе проставлен штамп «Снято с контроля».

4.16.34. Если ответственным исполнителем не обеспечено своевременное представление в Управление делами информации и материалов для учета хода исполнения или результатов исполнения документа, документ считается не исполненным.

4.16.35. О нарушении сроков исполнения документов, находящихся на контроле, Управление делами докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия соответствующих мер.

4.16.36. В случае неисполнения в установленный срок поручений Генерального директора Судебного департамента Управление делами:

докладывает Генеральному директору Судебного департамента о нарушении срока исполнения поручения не позднее дня, следующего за днем выявления нарушения;

немедленно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о нарушении срока исполнения поручения с пометкой «срочно»;

информирует о нарушении заместителя Генерального директора Судебного департамента, осуществляющего координацию и контроль деятельности структурного подразделения-ответственного исполнителя.

4.16.37. При осуществлении контроля за исполнением документов Управление делами взаимодействует с федеральными судами общей юрисдикции, федеральными арбитражными судами, структурными подразделениями, органами и учреждениями Судебного департамента и пользуется базой данных системы электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.38. Работники Управления делами, уполномоченные на осуществление контроля, еженедельно (в четверг) направляют в структурные подразделения и должностным лицам Судебного департамента информацию о документах, находящихся на контроле в Управлении делами, срок исполнения которых истекает в следующие 10 дней.

4.16.39. Управление делами:

ежемесячно докладывает Генеральному директору Судебного департамента обобщенную информацию о результатах исполнения служебных документов в Судебном департаменте;

представляет Генеральному директору Судебного департамента один раз в полугодие обзор о состоянии исполнительской дисциплины в Судебном департаменте.

4.16.40. Контроль за исполнением документов в структурных подразделениях Судебного департамента осуществляется уполномоченными работниками этих подразделений с учетом правил, установленных в настоящем подразделе Инструкции.

4.16.41. Контроль за исполнением документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента с использованием функции ограничения доступа к информации.

4.16.42. Контроль за исполнением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента.

4.17. Особенности работы с электронными документами

4.17.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Судебного департамента.

В систему электронного документооборота Судебного департамента включаются:

электронные документы, поступившие в Судебный департамент из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;

электронные документы, созданные в Судебном департаменте (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, поступивших в Судебный департамент или созданных в Судебном департаменте на бумажном носителе.

4.17.2. Состав электронных документов, создаваемых в Судебном департаменте, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Судебного департамента, разрабатываемым на основе рекомендаций федерального органа исполнительной власти, специально уполномоченного в области архивного дела.

4.17.3. Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Судебного департамента, утверждается Генеральным директором Судебного департамента по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным в области архивного дела.

4.17.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

4.17.5. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением Государственного герба Российской Федерации.

4.17.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в Судебном департаменте используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

4.17.7. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Судебного департамента в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

4.17.8. В системе электронного документооборота Судебного департамента могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

4.17.9. Документы, подписанные электронной подписью, имеют реквизит «Отметка об электронной подписи», который проставляется в виде специального штампа, содержащего информацию о сертификате ключа электронной подписи и его владельце.

4.17.10. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронном виде, в системе электронного документооборота Судебного департамента могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых усиленная квалифицированная электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

4.17.11. Прием электронных документов, поступивших в Судебный департамент из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан осуществляется службой делопроизводства Судебного департамента.

После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства Судебного департамента осуществляет проверку действительности электронной подписи.

4.17.12. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется работниками Управления делами или работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществлявшими регистрацию этих документов.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

4.17.13. Электронные документы, документы на бумажном носителе, создаваемые в Судебном департаменте и поступившие в Судебный департамент, регистрируются в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.17.14. Документы, создаваемые в Судебном департаменте и поступившие в Судебный департамент на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота Судебного департамента после сканирования и создания электронных копий этих документов.

4.17.15. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде одного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.

4.17.16. Приложения к документам, созданным в Судебном департаменте или поступившим в Судебный департамент на бумажном носителе, могут не включаться в систему электронного документооборота, если рассылка этих документов в электронной форме не требуется. В этом случае в регистрационно-контрольной карточке документа делается отметка, например:

«Приложение на 55 л. в 1 экз. на бумажном носителе только адресату.»;

или

«Приложение на 1 CD-диске в 1 экз. только адресату.».

4.17.17. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота Судебного департамента возможно после ее верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа подлиннику документа).

Подтверждение соответствия электронной копии документа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника, выполняющего данную процедуру.

4.17.18. Создание, верификация и включение электронных копий документов в систему электронного документооборота Судебного департамента (прикрепление файла с электронной копией документа к регистрационно-контрольной карточке) осуществляются в отношении:

документов, поступающих в Судебный департамент на бумажном носителе и передаваемых на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям, — работниками Управления делами, осуществляющими регистрацию поступающих документов;

документов, поступающих в Судебный департамент на бумажном носителе и адресованных руководителям структурных подразделений или передаваемых без рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями на исполнение непосредственно в структурные подразделения в соответствии с установленными функциями, — работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

документов, создаваемых в Судебном департаменте на бумажном носителе, — работниками Управления делами или работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляющими регистрацию создаваемых документов.

4.17.19. Электронные сообщения, поступающие по системам межведомственного и ведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Судебного департамента.

Управление делами осуществляет регистрацию электронных сообщений, поступивших:

по системе межведомственного электронного документооборота;

по системе ведомственного электронного документооборота и адресованных Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям;

на адрес электронной почты Судебного департамента в сети «Интернет».

Регистрация электронных сообщений, поступивших по системе ведомственного электронного документооборота на электронный адрес структурного подразделения и адресованных в структурное подразделение, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

4.17.20. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Судебного департамента реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

4.17.21. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Судебного департамента используются следующие обязательные сведения о документе:

адресант (автор);

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

подразделение — ответственный исполнитель документа;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

4.17.22. Для целей учета и поиска документов в Судебном департаменте могут использоваться иные сведения о документе, предусмотренные системой электронного документооборота Судебного департамента.

4.17.23. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Судебного департамента. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

4.17.24. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

4.17.25. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включаются слова «Электронные документы», например:

«Переписка по вопросам эксплуатации здания Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Электронные документы».

4.17.26. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

4.17.27. Хранение электронных документов до передачи в архив и их архивное хранение осуществляются в системе электронного документооборота Судебного департамента. Вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Судебном департаменте программно-технических средств, а также нормативных и методических документов специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

4.17.28. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Генеральным директором Судебного департамента, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

4.17.29. Электронные документы структурных подразделений Судебного департамента передаются на архивное хранение в центральный архив Судебного департамента по описям с оформлением акта приема-передачи.

4.17.30. Электронный документооборот является преимущественной формой обмена служебными документами между Судебным департаментом и федеральными судами общей юрисдикции, федеральными арбитражными судами, органами и учреждениями Судебного департамента — участниками ведомственного электронного документооборота, а также между структурными подразделениями и должностными лицами Судебного департамента.

4.17.31. Электронные копии документов, поступившие в Судебный департамент или отправленные из Судебного департамента по системе электронного документооборота, не требуют досылки подлинников документов на бумажном носителе, если наличие подлинника документа на бумажном носителе не вызвано необходимостью совершения юридически значимых действий.

4.17.32. Запрещается направлять в кассационные суды общей юрисдикции, кассационный военный суд, апелляционные суды общей юрисдикции, апелляционный военный суд, верховные суды республик, краевые и областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, окружные (флотские) военные суды, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента служебные документы или их копии на бумажном носителе, если электронные копии этих документов включены в систему электронного документооборота Судебного департамента.

Данное правило не распространяется на служебные документы, обязательность направления которых на бумажном носителе прямо установлена федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, поручениями Генерального директора Судебного департамента, а также на случаи отсутствия технической возможности для направления адресату служебного документа в электронной форме.

4.18. Учет и анализ объемов документооборота

4.18.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве (приложение N 25 к Инструкции).

4.18.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих и создаваемых в Судебном департаменте, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.18.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Управлением делами и представляются руководству Судебного департамента в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.18.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

4.18.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.18.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.1.1. Формирование документального фонда Судебного департамента осуществляется Управлением делами и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в центральный архив Судебного департамента.

5.1.2. Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством об архивном деле, Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», положениями о структурных подразделениях Судебного департамента, штатным расписанием, номенклатурой дел Судебного департамента за прошлый год, а также перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

5.1.4. В Судебном департаменте составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел Судебного департамента.

5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения Судебного департамента (приложение N 28 к Инструкции) на очередной год составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с управляющим делами и работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, и представляется в Управление делами до 1 ноября текущего года.

Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

5.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает, согласовывает и представляет в Управление делами номенклатуру дел подразделения для включения в номенклатуру дел Судебного департамента.

5.1.7. На основе номенклатур дел структурных подразделений Управлением делами ежегодно составляется номенклатура дел Судебного департамента на очередной календарный год (приложение N 29 к Инструкции).

5.1.8. Номенклатура дел Судебного департамента визируется работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, подписывается управляющим делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), и ежегодно утверждается Генеральным директором Судебного департамента.

5.1.9. Номенклатура дел Судебного департамента печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел Управления делами номенклатуры дел, второй — используется в Управлении делами в качестве рабочего экземпляра, третий — применяется в центральном архиве Судебного департамента, четвертый — передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Управлении делами в электронном виде.

5.1.10. После утверждения номенклатуры дел Судебного департамента структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.11. Номенклатура дел Судебного департамента в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.12. В случае коренных изменений функций и структуры Судебного департамента номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

5.1.13. Наименованиями разделов номенклатуры дел Судебного департамента являются наименования структурных подразделений.

Разделы номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой Судебного департамента. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами.

5.1.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел и журналов учета, в том числе и с пометкой «Для служебного пользования», отражающие все документируемые участки работы, включая справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

5.1.15. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

5.1.15.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Судебном департаменте цифрового обозначения структурного подразделения (приложение N 15 к Инструкции), отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 6-3-04, где:

6 — обозначение Управления делами;

3 — обозначение отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами;

04 — порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

5.1.15.2. Группы цифр индекса дела отделяются одна от другой с помощью тире.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

5.1.15.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

5.1.15.4. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

5.1.15.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

5.1.15.6. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название структурного подразделения Судебного департамента (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела.

5.1.15.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, отчеты и т.д.).

Например: «Документы по вопросам информатизации органов и учреждений Судебного департамента».

5.1.15.8. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Например: «Протоколы заседаний коллегии Судебного департамента».

5.1.15.9. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их общее видовое наименование.

Например: «Переписка с управлениями Судебного департамента в субъектах Российской Федерации по вопросам состояния зданий».

5.1.15.10. При необходимости заголовок может быть дополнен другими элементами.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: «Переписка по вопросам государственной службы».

5.1.15.11. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

5.1.15.12. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, распорядительных документов Верховного Суда Российской Федерации, решений Всероссийского съезда судей, Совета судей Российской Федерации и его Президиума, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями Судебного департамента. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.1.15.13. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

5.1.15.14. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень документов с указанием сроков их хранения, а при его отсутствии срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

5.1.15.15. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.

5.1.16. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

5.1.17. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 28 к Инструкции).

5.1.18. Сведения о количестве и категориях заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год представляются в Управление делами к 1 февраля текущего года.

На основе этих данных Управлением делами составляется итоговая запись номенклатуры дел (приложение N 29 к Инструкции), которая передается в центральный архив Судебного департамента.

5.2. Формирование дел и их текущее хранение

5.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел и систематизация документов внутри дела.

С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования — в структурных подразделениях Судебного департамента (текущее хранение).

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием и текущим хранением дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

5.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляет Управление делами.

5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

5.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

5.2.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

5.2.7. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

5.2.8. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.

5.2.9. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы заседаний и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы заседаний и решения коллегии в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

5.2.10. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

5.2.11. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

5.2.12. При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

5.2.13. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

5.2.14. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

5.2.15. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Судебного департамента, его органов и учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

5.2.16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

5.2.17. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

5.2.18. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в центральный архив Судебного департамента.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в центральный архив для централизованного уничтожения.

Личные дела гражданских служащих хранятся в Управлении государственной службы и кадрового обеспечения в течение 10 лет со дня их увольнения с гражданской службы, после чего передаются в центральный архив Судебного департамента.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

5.2.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив Судебного департамента или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

5.2.20. В каждом структурном подразделении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство).

Руководители подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

5.2.21. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

5.2.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

5.2.23. Дела документального фонда Судебного департамента, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене управляющего делами, руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения Судебного департамента.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

5.2.24. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

5.2.25. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения Судебного департамента. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карточка выдачи дел (приложение N 36 к Инструкции), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей по актам (приложение N 37 к Инструкции).

5.2.26. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.

5.2.27. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение

5.3.1. В целях подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение в Судебном департаменте выполняется комплекс работ.

5.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

5.4. Экспертиза ценности документов

5.4.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

5.4.2. Экспертиза ценности документов в Судебном департаменте проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

5.4.3. Экспертизу ценности документов в Судебном департаменте организует и проводит постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением о постоянно действующей центральной экспертной комиссии Судебного департамента, согласованным с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела.

5.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Судебного департамента работниками, ответственными за ведение делопроизводства, с привлечением соответствующих специалистов и под непосредственным методическим руководством Управления делами.

5.4.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив Судебного департамента;

отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и временного хранения, а также выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Судебного департамента путем полистного просмотра дел.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК, а в необходимых случаях федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области архивного дела, экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации.

5.4.6. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, не оформленные копии и документы с временными сроками хранения.

При обнаружении в делах с временными сроками хранения документов постоянного хранения последние из дел изымаются, и присоединяются к однородным делам или формируются в новое дело.

Если в дело подшиты документы (временного срока хранения) с различными сроками хранения, то срок хранения такого дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

5.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 33 к Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (приложение N 35 к Инструкции).

5.5. Оформление дел

5.5.1. Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по подготовке дела к хранению. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, или исполнителями структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива Судебного департамента.

5.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 32 к Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 31 к Инструкции);

оформление обложки дела (приложение N 30 к Инструкции).

5.5.3. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом C4 (230 x 320 мм) и оформляется по установленной форме (приложение N 30 к Инструкции).

На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Судебного департамента указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Судебного департамента; дата дела — указывается на начало заведения и окончания дела.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.

Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания — дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.

Если делом является журнал приказов, распоряжений или журнал учета иных документов, то датой журнала будут календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами делается оговорка: «Имеются документы за ____ годы».

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела.

Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Судебного департамента. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.

На обложке дела оставляется место для двойного архивного штампа, левая часть которого заполняется в центральном архиве Судебного департамента (приложение N 30 к Инструкции), а правая — в Государственном архиве Российской Федерации. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах соответственно.

При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного (синего) цвета.

5.5.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

5.5.5. Документы, подшитые в дело, вносятся во внутреннюю опись (приложение N 31 к Инструкции). Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись (приложение N 31 к Инструкции) с указанием (цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

5.5.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 32 к Инструкции), в журналах — на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

5.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.

5.5.8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

5.5.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.6. Составление описей дел по результатам экспертизы
их ценности

5.6.1. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

5.6.2. Описи на дела постоянного хранения составляются в каждом структурном подразделении ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления делами.

По этим описям документы сдаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки описи дел, которую готовит центральный архив Судебного департамента и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации (приложение N 34 к Инструкции).

5.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

5.6.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

5.6.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив и утверждается руководителем структурного подразделения.

5.6.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив Судебного департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

5.7. Составление актов на уничтожение и уничтожение
документов и дел с истекшими сроками хранения

5.7.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 35 к Инструкции) проводится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.

5.7.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2014 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами номенклатуры дел;

однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

5.7.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

5.7.4. Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.

Сдача документов производится ответственным за центральный архив Судебного департамента и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте о выделении документов к уничтожению.

На основании акта в учетных документах центрального архива производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.

5.7.5. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке.

5.8. Передача дел на архивное хранение

5.8.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Судебного департамента, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть архивного фонда Российской Федерации.

5.8.2. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет центральный архив Судебного департамента.

5.8.3. Центральный архив Судебного департамента хранит документы Судебного департамента.

5.8.4. В своей практической деятельности центральный архив Судебного департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативно-методическими документами федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела и Положением о центральном архиве Судебного департамента.

5.8.5. В центральный архив Судебного департамента передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по описям (приложение N 33 к Инструкции).

5.8.6. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

5.8.7. Передача дел в центральный архив Судебного департамента осуществляется по графику, утвержденному управляющим делами.

5.8.8. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив ответственный за центральный архив Судебного департамента предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

5.8.9. Прием каждого дела производится ответственным за центральный архив Судебного департамента в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив и лица, передававшего дела.

5.8.10. Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

5.8.11. Дела, находящиеся на хранении в центральном архиве Судебного департамента, выдаются работникам аппарата Судебного департамента для работы во временное пользование на основании письменного запроса, подписанного руководителем структурного подразделения и согласованного с управляющим делами.

Дела выдаются по карточкам выдачи (приложение N 36 к Инструкции) на срок не более 10 дней.

5.8.12. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя по актам (приложение N 37 к Инструкции) на срок не более 3 месяцев.

5.8.13. По истечении установленного срока выдачи дел при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

5.8.14. Дела с подлинниками документов Судебного департамента постоянного хранения работникам Судебного департамента и сторонним организациям не выдаются.

5.8.15. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок и пометок.

5.8.16. Состояние дел, возвращаемых в центральный архив Судебного департамента после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов ответственным за центральный архив Судебного департамента составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения или организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в центральном архиве Судебного департамента.

СОГЛАСОВАНО Письмо Федерального архивного агентства от 02.02.2017 N 8/326-А

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Центральной экспертной комиссии Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 09.12.2016 N 4

                                                   Вносится Верховным Судом
                                                   Российской Федерации
                                                                    /\
                                                               24 пт │
                                                                     │
                                                                    \/
                                                                     Проект
                                                                    /\
                                                                     │
                                                               42 пт │
                                                                     │
                                                                    \/
                             ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

                 О внесении изменений в Федеральный закон
                "О Судебном департаменте при Верховном Суде
                           Российской Федерации"
                         /\
                    24 пт │
                          │
                         \/
    Статья 1
    Внести  в  Федеральный  закон  от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном
департаменте   при   Верховном   Суде   Российской   Федерации"   (Собрание
законодательства  Российской Федерации, 1998, N 2, ст. 223; 2004, N 49, ст.
4842;  2008,  N  52,  ст. 6229; 2009, N 26, ст. 3124; N 45, ст. 5264; 2011,
N  30, ст. 4588; 2012, N 53, ст. 7590; 2014, N 11, ст. 1094; 2015, N 1, ст.
28; N 10, ст. 1414; N 41, ст. 5639) следующие изменения:
    (Далее текст не приводится)
     /\
      │
36 пт │
      │
     \/
     Президент
Российской Федерации

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА

            /\
             │
             │  Не менее 9 см
             │                                                       Проект
             │
             │                     УКАЗ
             │
             │        ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
            \/
             О некоторых вопросах кадрового обеспечения судов
                Российской Федерации, органов и учреждений
                 Судебного департамента при Верховном Суде
             Российской Федерации, создаваемых на территориях
                     Республики Крым и г. Севастополя
                                                            /\
                                                             │ 24 пт
                                                             │
                                                            \/
    В  целях реализации статьи 9 Федерального конституционного закона от 21
марта  2014 г. N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и
образовании  в  составе  Российской  Федерации новых субъектов - Республики
Крым  и  города федерального значения Севастополя" постановляю:
    (Далее текст не приводится)
     /\
      │
      │ 32 пт
      │
     \/
     Президент
Российской Федерации                                              И.Фамилия
/\
 │
 │ 48 пт
 │
 │
\/
Москва, Кремль
/\
 │ 18 пт
\/
Дата
/\
 │ 18 пт
\/
N

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

            /\
             │
             │  Не менее 9 см
             │                                                       Проект
             │
             │                  РАСПОРЯЖЕНИЕ
             │
             │        ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
            \/
               Об обеспечении правительственной специальной
               документальной связью государственных органов
                               и организаций
                                /\
                                 │ 24 пт
                                 │
                                \/
    1. Утвердить прилагаемые:
    а)  порядок  обеспечения  правительственной  специальной документальной
связью государственных органов и организаций;
    б)    перечень    государственных   органов,   которые   обеспечиваются
правительственной специальной документальной связью.
    (Далее текст не приводится)
     /\
      │
      │ 32 пт
      │
     \/
     Президент
Российской Федерации                                              И.Фамилия
/\
 │
 │ 48 пт
 │
 │
\/
Дата
/\
 │ 18 пт
\/
N

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

             /\
             │
             │  Не менее 10 см
             │                                                       Проект
             │
             │      ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
             │
             │                 ПОСТАНОВЛЕНИЕ
             │                             /\
             │                              │ 24 пт
             │                              │
             │                             \/
             │        от "__" __________ г. N _______
             │                          /\
             │                           │ 24 пт
             │                           │
             │                          \/
             │                     МОСКВА
             │
            \/
                  Об условиях хранения, учета и передачи
               вещественных доказательства по уголовным делам
                                        /\
                                         │
                                         │ 24 - 36 пт
                                         │
                                        \/
    В  соответствии  с  подпунктом  "а" пункта 1, подпунктом "а" пункта 4.1
части  второй  и  частью третьей статьи 82 Уголовно-процессуального кодекса
Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:
    1.   Утвердить   прилагаемые   Правила   хранения,   учета  и  передачи
вещественных доказательств по уголовным делам.
    (Далее текст не приводится)
     /\
      │
      │ 36 пт
      │
     \/
Председатель Правительства
   Российской Федерации                                           И.Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                                                     Проект

                    ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ
                                           /\
                                            │ 24 пт
                                            │
                                           \/
                      от "__" __________ г. N _______
                                        /\
                                         │ 24 пт
                                         │
                                        \/
                                   МОСКВА
                                        /\
                                         │
                                         │ 24 - 36 пт
                                         │
                                        \/
    1.   Утвердить  прилагаемые  изменения,  которые  вносятся  в  перечень
объектов,    подлежащих    обязательной   охране   полицией,   утвержденный
распоряжением  Правительства  Российской  Федерации  от  2  ноября  2009 г.
N  1629-р  (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 45, ст.
5397;  2010, N 20, ст. 2502; N 37, ст. 4675; N 38, ст. 4825; 2011, N 8, ст.
1191; N 37, ст. 5282; N 51, ст. 7526).
    (Далее текст не приводится)
     /\
      │
      │ 36 пт
      │
     \/
Председатель Правительства
   Российской Федерации                                           И.Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

              /\
               │
               │           Государственный герб
               │           Российской Федерации
               │
               │           СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
               │  ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
               │          (Судебный департамент)
_______________│___________________________________________________________
               │
               │                  ПРИКАЗ
               │
"__" __________│2016 г.                                           N _______
               │
               │                  Москва
               │ Не менее 10 см
               │
              \/
               Об утверждении Положения об Управлении делами
                 Судебного департамента при Верховном Суде
                           Российской Федерации
                                               /\
                                                │
                    2 - 3 межстрочных интервала │
                                                │
                                               \/
    В  соответствии  с  Федеральным  законом  от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О
Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ:
              /\
               │ 1 межстрочный интервал
              \/
    1.  Утвердить  прилагаемое  Положение  об  Управлении  делами Судебного
департамента  при  Верховном  Суде  Российской  Федерации.
    (Далее текст не приводится)
            /\
             │
             │ 3 межстрочных интервала
             │
            \/
Генеральный директор                                           И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА
СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

                                            УТВЕРЖДЕНО
                                            приказом Судебного департамента
                                            при Верховном Суде
                                            Российской Федерации
                                            от "__" __________ 2016 г. N __
                                              /\
                                               │
                                               │ 4 межстрочных интервала
                                               │
                                               │
                                              \/
                                 ПОЛОЖЕНИЕ
                                                 /\
                                                  │ 6 пт
                                                 \/
                об Управлении делами Судебного департамента
                  при Верховном Суде Российской Федерации
                                              /\
                                               │
                                               │ 2 межстрочных интервала
                                              \/
                            1. Общие положения
                                              /\
                                               │ 1 межстрочный интервал
                                              \/
    1.1.  Управление  делами  Судебного  департамента  при  Верховном  Суде
Российской    Федерации   (далее   -   Управление)   является   структурным
подразделением Судебного департамента.
    (Далее текст не приводится).........
                                       /\
                                        │
                                        │ 3 межстрочных интервала
                                        │
                                       \/
                                  ____________

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ
К ПРОЕКТУ ПРИКАЗА СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

                           Государственный герб
                           Российской Федерации

                           СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
                  ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                          (Судебный департамент)
___________________________________________________________________________

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

"__" __________ 2016 г.                                              N ____

                                  Москва

       Об организации дополнительного профессионального образования
        федеральных государственных гражданских служащих Судебного
           департамента при Верховном Суде Российской Федерации
                                в 2016 году

    В   целях  организации  дополнительного  профессионального  образования
федеральных государственных гражданских служащих Судебного департамента при
Верховном Суде Российской Федерации в 2016 году:
    1.  Руководителям  структурных подразделений Судебного департамента при
Верховном  Суде  Российской  Федерации  обеспечить  направление в 2016 году
федеральных государственных гражданских служащих вверенных подразделений на
обучение по программам повышения квалификации в образовательные организации
согласно приложению к настоящему распоряжению.
    (Далее текст не приводится)

Генеральный директор                                           И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ
СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

           ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА                  СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
           СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ                   ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
             (ФССП России)                     РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                                              (Судебный департамент)
___________________________________________________________________________

                                  ПРИКАЗ

"__" __________ 2016 г.                                         N ____/____

                                  Москва

                     О межведомственной рабочей группе

    В   целях  повышения  эффективности  взаимодействия  между  Федеральной
службой  судебных  приставов  и  Судебным  департаментом при Верховном Суде
Российской  Федерации  по  обеспечению  установленного порядка деятельности
федеральных   судов   общей  юрисдикции  и  федеральных  арбитражных  судов
ПРИКАЗЫВАЕМ:

    1.   Образовать   межведомственную   рабочую   группу   по  обеспечению
установленного  порядка  деятельности  федеральных судов общей юрисдикции и
федеральных  арбитражных  судов  в составе согласно приложению к настоящему
приказу.
    (Далее текст не приводится)

  Директор Федеральной службы             Генеральный директор
  судебных приставов - главный            Судебного департамента
  судебный пристав                        при Верховном Суде
  Российской Федерации                    Российской Федерации

                        И.О. Фамилия                           И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СОВМЕСТНОГО ПРИКАЗА

                           СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
                  ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                          (Судебный департамент)
___________________________________________________________________________

                                 ПРОТОКОЛ
                            заседания коллегии

"__" __________ 2016 г.                                              N ____

                                  Москва

    Председатель коллегии:
    Генеральный   директор   Судебного   департамента  при  Верховном  Суде
Российской Федерации Фамилия И.О.

    В заседании коллегии участвовали:
    Члены коллегии:
    Фамилии И.О. членов коллегии, присутствовавших на заседании.
    Приглашенные:
    руководители    структурных   подразделений   Судебного   департамента,
работники   Судебного  департамента,  руководитель  и  работники  ФГБУ  ИАЦ
Судебного департамента (по списку).
    Секретариат коллегии: Фамилия И.О., Фамилия И.О.

                               Повестка дня
                               (прилагается)

    СЛУШАЛИ:

                     1. Наименование вопроса (О чем?)

    ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.
    ПОСТАНОВИЛИ:

    1.1. Текст принятого решения.
    1.2. Текст принятого решения.

Председатель коллегии                                          И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

                           СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
                  ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                          (Судебный департамент)
___________________________________________________________________________

                                 ПРОТОКОЛ
                оперативного совещания руководящего состава

"__" __________ 2016 г.                                              N ____

                                  Москва

    Председательствующий:
    Генеральный   директор   Судебного   департамента  при  Верховном  Суде
Российской Федерации Фамилия И.О.

    Присутствовали:
    Фамилия И.О., Фамилия И.О. .......;

    Фамилия И.О. - должность.

                     1. Наименование вопроса (О чем?)
___________________________________________________________________________
  (Фамилия И.О. (справка-доклад прилагается), Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

    1.1. Текст принятого решения.
    1.2. Текст принятого решения.

Генеральный директор                                           И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

     Государственный герб
     Российской Федерации

     СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ               Помощнику Президента
      ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ                Российской Федерации - начальнику
     РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ               Государственно-правового управления
    (Судебный департамент)              Президента Российской Федерации
     ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР
    Тел.: 8-495-684-87-51;              И.О. Фамилия
    факс: 8-495-684-80-04
     http://www.cdep.ru;
    E-mail: e-post@cdep.ru
_____________ N ______________
На N ________ от _____________

О проекте  федерального закона
"О   внесении   изменений    в
отдельные законодательные акты
Российской Федерации"

                   Уважаемый(ая) ......................!

    Судебным   департаментом   при   Верховном  Суде  Российской  Федерации
рассмотрен  проект  федерального  закона  "О внесении изменений в отдельные
законодательные акты Российской Федерации".......
    (Далее текст не приводится)

                                                               И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
НА ДОЛЖНОСТНОМ БЛАНКЕ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

      Государственный герб
      Российской Федерации

      СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ             Министерство экономического развития
       ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ                      Российской Федерации
      РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
     (Судебный департамент)
ул. Гиляровского, д. 31, корп. 2,
      Москва, ГСП-6, 107996
      Тел.: 8-495-684-87-51;
      факс: 8-495-684-80-04
       http://www.cdep.ru;
     E-mail: e-post@cdep.ru
_____________ N _________________
На N ________ от ________________


    Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации направляет
предложения  по  внесению  изменений  в  данные  об  объектах  капитального
строительства .........
    (Далее текст не приводится)

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Генеральный директор                                           И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
НА БЛАНКЕ ПИСЬМА СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

             Эмблема
     Судебного департамента

      СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ                     Начальникам управлений
       ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ                Судебного департамента в субъектах
      РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                      Российской Федерации
     (Судебный департамент)
        Управление делами
ул. Гиляровского, д. 31, корп. 2,
      Москва, ГСП-6, 107996
      Тел.: 8-495-684-81-42;
      факс: 8-495-684-80-04
       http://www.cdep.ru;
     E-mail: e-post@cdep.ru
_____________ N _________________
На N ________ от ________________

    Управлением делами Судебного департамента при Верховном Суде Российской
Федерации  подготовлена  справка о результатах деятельности по рассмотрению
обращений и запросов граждан .......
    (Далее текст не приводится)

Управляющий делами                                             И.О. Фамилия

И.О. Фамилия
8-495-684-81-42

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА
НА БЛАНКЕ ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

                                      Председателям    верховных      судов
                                      республик, краевых и областных судов,
                                      судов городов  федерального значения,
                                      судов автономной области и автономных
                                      округов, окружных (флотских)  военных
                                      судов, федеральных арбитражных судов

                                      Начальникам   управлений   Судебного
                                      департамента в субъектах  Российской
                                      Федерации

                                      Руководителям территориальных органов
________________ N _____/_____        ФССП России

Об обращениях по вопросам обеспечения
установленного  порядка деятельности судов

    В  Судебный  департамент  при  Верховном  Суде  Российской  Федерации и
Федеральную службу судебных приставов поступают обращения .........
    (Далее текст не приводится)

Генеральный директор                      Директор Федеральной службы
Судебного департамента                    судебных приставов - главный
при Верховном Суде                        судебный пристав Российской
Российской Федерации                      Федерации
                       И.О. Фамилия                            И.О. Фамилия

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СОВМЕСТНОГО СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

СД	—	индекс Судебного департамента;
ИФ	—	индекс должностного лица, где «И» — инициал имени, а «Ф» — инициал фамилии;
вн.	—	внутренний документ (докладная, служебная, аналитическая записка, справка и т.п.);
дсп	—	документ с пометкой «Для служебного пользования»;
ксд	—	документ коллегии Судебного департамента;
л/с	—	приказ по личному составу;
о	—	приказ по общим вопросам (административно-хозяйственным, о служебной командировке, ежегодном оплачиваемом отпуске, применении дисциплинарного взыскания);
р	—	распоряжение;
п	—	поручение Генерального директора Судебного департамента;
ог	—	обращения и запросы граждан и организаций.

Цифровые индексы и сокращенные наименования
структурных подразделений

1	—	Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов (ГУОПО);
2	—	Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов (УАСС);
3	—	Главное финансово-экономическое управление (ГФЭУ);
4	—	Управление государственной службы и кадрового обеспечения (УГС);
5	—	Контрольно-ревизионное управление (КРУ);
6	—	Управление делами (УД);
7	—	Управление капитального строительства, эксплуатации зданий и сооружений (УКС);
8	—	Отдел учебных и образовательных учреждений (ООУ);
9	—	резерв;
10	—	резерв;
11	—	Управление обеспечения деятельности органов судейского сообщества (УДСС);
12	—	Управление социальной защиты судей и государственных служащих (УСЗС);
13	—	Административно-хозяйственное управление (АХУ);
14	—	Юридический отдел (ЮО);
15	—	Управление информатизации (УИНФ);
16	—	Первый отдел (ПО)
17	—	Управление по вопросам противодействия коррупции (УПК);
18	—	Управление государственных закупок (УГЗ).

N п/п	Входящий номер, количество листов, дата	Откуда поступил, номер и дата документа	Краткое содержание документа	Кому адресовано	Резолюция руководства	Роспись в получении, дата
1	2	3	4	5	6	7

Формат A5

N п/п	Дата отправления или передачи пакетов (документов)	Номера пакетов (документов)	Кому адресовано	Дата и расписка в получении пакетов (документов)	Примечание
1	2	3	4	5	6

                                                     УТВЕРЖДАЮ
                                                     Управляющий делами
                                                     Судебного департамента
                                                     при Верховном Суде
                                                     Российской Федерации

                                                               И.О. Фамилия
                                                     "__" _________ 20__ г.

                                    АКТ

"__" _________ 20__ г.                                            г. Москва

    Мы, нижеподписавшиеся работники  отдела  документационного  обеспечения
Управления делами, ________________________________________________________
                               (должности, фамилии и инициалы)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
составили  настоящий  акт  в том, что в Судебный департамент поступил пакет
(бандероль, посылка и т.п.) N __________ из _______________________________
                                              (наименование организации)
___________________________________________________________________________
При вскрытии указанного почтового отправления установлено, что ____________
___________________________________________________________________________
                    (указываются выявленные недостатки)
___________________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.
Первый экземпляр - адресату, второй - в дело.

Приложение: <*> 1. Документ N ____
                2. Лицевая сторона пакета

                                                   Подписи: _______________
                                                            _______________
                                                            _______________

———————————

<*> Приложение указывается в том случае, если документы возвращаются отправителю обратно.

(формат A6 105 x 148 мм)

            ┌─────────────────────────────────────────────────┐
            │              Судебный департамент               │
            │     при Верховном Суде Российской Федерации     │
            │              Генеральный директор               │
            │ _______________________________________________ │
            │                                                 │
            │ "__" __________ 20__ г.                         │
            │                                                 │
            │                  Фамилия И.О.                   │
            │                  Фамилия И.О.                   │
            │                  Фамилия И.О. (отв.)            │
            │                                                 │
            │        Прошу подготовить проект приказа.        │
            │                                                 │
            │                Срок - 20.12.2016                │
            │                                                 │
            │                                  И.О. Фамилия   │
            │                                                 │
            │К N ________________                             │
            │                                                 │
            └─────────────────────────────────────────────────┘

N документа	На какой документ подготовлен	Адресат	Краткое содержание документа	Кто подписал, исполнитель	Роспись в получении и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

N п/п	Дата получения	Номера документов	Наименование документа	Кол-во листов	Отметка о сдаче документа и дата
входящие (инвентарные)	исходящие
1	2	3	4	6	7	8

    Судебный департамент                      УТВЕРЖДАЮ
     при Верховном Суде                       Генеральный директор
    Российской Федерации                      Судебного департамента
                                              при Верховном Суде
             АКТ                              Российской Федерации
    __________ N ________
                                                               И.О. Фамилия
    Об утрате документов                      "__" __________ 20__ г.

    В результате ____ установлено отсутствие перечисленных ниже документов.
Принятые  меры  по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем
считаем возможным снять с учета:

N п/п	N описи	N документа (дела)	Наименование документа (дела)	Дата документа (дела)	Кол-во листов в документе (деле)	Предполагаемые причины отсутствия документа (дела)
1	2	3	4	5	6	7

Итого ______________________________________ документов
               (цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено  следующими
документами ________________ (номера документов и их наименования).

Должность лица, ответственного
за учет и хранение утраченных
документов                             Подпись            инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО <*>                            СОГЛАСОВАНО
протокол ЭПК Государственного              протокол ЦЭК Судебного
архива Российской Федерации                департамента при Верховном Суде
от __________ N ____________               Российской Федерации
Председатель ЭПК                           от __________ N ____________
Государственного архива                    Председатель ЦЭК Судебного
Российской Федерации                       департамента при Верховном Суде
                                           Российской Федерации
Подпись     инициалы, фамилия              Подпись     инициалы, фамилия

Изменения в учетные документы внесены.
Должность лица, ответственного
за учет и хранение утраченных
документов                             Подпись            инициалы, фамилия
Дата

———————————

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного хранения.

Формат A5

                                                    РАЗРЕШАЮ
                                                    Управляющий делами
                                                               И.О. Фамилия
                                                    "__" __________ 20__ г.

ЗАКАЗ N __________

                     В КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО
                 АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Заказчик	Фамилия заказчика	Телефон
Дата	Количество страниц оригинала	Тираж	Масштаб

Условия заказа: с оборотом, без оборота (нужное подчеркнуть)
Наименование работы _______________________________________________________

Руководитель подразделения ________________________________
"__" __________ 20__ г.

N п/п	Дата поступления	Заказчик	Наименование документа	Кол-во листов подлинника	Тираж	Общее кол-во листов	Роспись в получении заказа
1	2	3	4	5	6	7	8

                                  СВОДКА

Учета объема документооборота в ___________________________________________
                                 (наименование структурного подразделения)
за ___________________________ 20__ г.
    (квартал, полугодие, год)

Входящие	Исходящие	Внутренние	Предложения, заявления и жалобы граждан	Приказы и распоряжения	Всего

Руководитель
структурного подразделения            подпись             инициалы, фамилия

    Примечание:  При  определении  объема  документооборота  подсчитывается
раздельно  количество основных документов и количество экземпляров (копий),
изготовленных   средствами   оперативного   размножения.  Общее  количество
выражается  дробью,  в  которой  числитель  обозначает  количество основных
документов, знаменатель - количество экземпляров (копий) документов.
    При  подсчете  учитываются  только  зарегистрированные  в установленном
порядке документы.

N п/п	Наименование вида бланка	Количество экземпляров бланков	Номера бланков	Подразделение, фамилия получателя	Расписка в получении и дата	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

                                  УТВЕРЖДАЮ
                                  _________________________________________
                                  (руководитель структурного подразделения)
                                  _________________________________________
                                        (подпись и инициалы, фамилия)
                                  "__" __________ 20__ г.

                                    АКТ

"__" __________ 20__ г.                                           г. Москва

    Комиссия в составе:
___________________________________________________________________________
                      (должность, фамилии и инициалы)
___________________________________________________________________________
                      (должность, фамилии и инициалы)
___________________________________________________________________________
                      (должность, фамилии и инициалы)
произвела уничтожение испорченных бланков документов Судебного департамента
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации:

должностной  бланк  письма  Генерального  директора Судебного департамента,
N N (бланков по порядку): _________________________________________________
___________________________________________________________________________
бланк письма Судебного департамента,
N N (бланков по порядку): _________________________________________________
___________________________________________________________________________
бланк приказа Судебного департамента,
N N (бланков по порядку): _________________________________________________
___________________________________________________________________________
...........................................................................
(Далее текст не приводится)

Председатель комиссии                   __________ (______________________)
                                         (подпись)   (фамилия и инициалы)

Члены комиссии                          __________ (______________________)
                                         (подпись)   (фамилия и инициалы)
                                        __________ (______________________)
                                         (подпись)   (фамилия и инициалы)

          Судебный департамент
           при Верховном Суде
          Российской Федерации
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)

            НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________________ N __________________
_________________________________________
           (место составления)
На ___________________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя
структурного подразделения               подпись          инициалы, фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО
Управляющий делами                       подпись          инициалы, фамилия
Дата

Наименование должности работника,
ответственного за центральный архив
Судебного департамента                   подпись          инициалы, фамилия
Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
_______________________________________________ Судебного департамента.
   (наименование структурного подразделения)

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящие	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности работника,
ответственного за делопроизводство
в структурном подразделении              подпись          инициалы, фамилия
Дата

Итоговые  сведения  переданы в Управление делами Судебного департамента

Наименование должности
передавшего сведения                     подпись          инициалы, фамилия
Дата

   Судебный департамент                     УТВЕРЖДАЮ
    при Верховном Суде
   Российской Федерации                     Генеральный директор
                                            Судебного департамента
     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                       при Верховном Суде
                                            Российской Федерации
_____________ N ___________
___________________________                 Подпись       инициалы, фамилия
    (место составления)
        На ____ год                         Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Управляющий делами
Судебного департамента                  подпись           инициалы, фамилия
Дата

Ответственный за центральный
архив Судебного департамента            подпись           инициалы, фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Судебного департамента    Протокол ЭПК Государственного архива
при Верховном Суде                     Российской Федерации
Российской Федерации
от __________ N _______                от __________ N _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
в Судебном департаменте

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящие	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Ответственный за центральный
архив Судебного департамента                подпись       инициалы, фамилия
Дата

Формат C4 (230 x 320 мм)

Хранить ______ лет, до ____ г.                Штамп ставится и заполняется
                                                Государственным архивом
                   ст. ____                       Российской Федерации
                                             ┌────────────────────────────┐
                                             │ Фонд N ___________         │
                                             │ Опись N __________         │
                                             │ Дело N ___________         │
                                             └────────────────────────────┘

                           СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ
                  ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
              _______________________________________________
                       (наименование подразделения)
              _______________________________________________
                        ДЕЛО N _______ том _______
              _______________________________________________
                             (заголовок дела)
              _______________________________________________
              _______________________________________________

 Штамп ставится и заполняется
   Государственным архивом
     Российской Федерации

┌────────────────────────────┐
│ Фонд N ___________         │
│ Опись N __________         │
│ Дело N ___________         │              Начато "__" __________ 20__ г.
└────────────────────────────┘             Окончено "__" __________ 20__ г.

                                                            На _____ листах

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                    документов дела N _____ том N _____
                                за ____ год

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа или откуда поступил (куда направлен)	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ____________________________________________ документов,
                  (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________
                                        (цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                          подпись          инициалы, фамилия

Дата

                       ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В  деле  подшито, пронумеровано и скреплено мастичной печатью "Для пакетов"
___________________________________________________________________ листов,
                        (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов ________________________________________________;
внутренняя опись на _______________________________________________ листах.
                                 (цифрами и прописью)

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Должность                                подпись          инициалы, фамилия

Дата

       Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации
    ___________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                                                УТВЕРЖДАЮ
                                                Наименование должности
                                                руководителя структурного
                                                подразделения
                                                подпись   инициалы, фамилия
                                                Дата

                               Опись N _____

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данную опись внесено ____________________________ дел с N ____ по N ____,
                           (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: ________________
пропущенные номера: _____________

Наименование должности
составителя описи                        подпись          инициалы, фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО
Управляющий делами                       подпись          инициалы, фамилия
Дата

Передал ______________________________ дел и ______________________________
             (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника
структурного подразделения               подпись          инициалы, фамилия
Дата

Принял ______________________________ дел и _______________________________
            (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных карточек к документам

Наименование должности работника,
ответственного
за центральный архив                     подпись          инициалы, фамилия
Дата

Примечание: Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

                                                УТВЕРЖДАЮ
                                                Генеральный директор
                                                Судебного департамента
                                                при Верховном Суде
                                                Российской Федерации

                                                Подпись   инициалы, фамилия

                                                Дата

Фонд N ____

                               Опись N ____
                         дел постоянного хранения

                                за ____ год

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _____________________ дел с N ____ по N ____,
в том числе:
литерные номера: ________________
пропущенные номера: _____________

Наименование должности работника,
ответственного за центральный архив      подпись          инициалы, фамилия

Дата

УТВЕРЖДЕНО                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК                              Протокол ЦЭК
Государственного архива                   Судебного департамента
Российской Федерации                      при Верховном Суде
                                          Российской Федерации
от __________ N _____                     от __________ N _____

    Судебный департамент                         УТВЕРЖДАЮ
     при Верховном Суде                          Генеральный директор
    Российской Федерации                         Судебного департамента
                                                 при Верховном Суде
            АКТ                                  Российской Федерации

_____________ N ____________                     Подпись  инициалы, фамилия
                                                 Дата

           Москва

 О выделении к уничтожению
    архивных документов,
   не подлежащих хранению

    На основании __________________________________________________________
                 (названия и выходные данные перечня документов с указанием
                                    сроков их хранения)
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
                                                       (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Номер единицы хранения по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________ единиц хранения за ____________ годы.
       (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному
составу  согласованы  ЭПК  Государственного  архива  Российской   Федерации
(протокол от __________ N _______).

Наименование должности работника,
ответственного за центральный архив      подпись          инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Судебного департамента
от ___________________ N __________

Документы в количестве _____________________ единиц хранения:
    на бумажном носителе весом ___________________ кг сданы на уничтожение;
                               (цифрами и прописью)
    на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________
__________________________________________________________________________.
                           (способ уничтожения)

Наименование должности
работника, сдавшего документы            подпись          инициалы, фамилия
Дата

Изменения в учетные данные внесены.
Наименование должности работника
центрального архива, внесшего
изменения в учетные документы            подпись          инициалы, фамилия
Дата

Дата выдачи	Кол-во листов	Кому выдано (фамилия и инициалы)	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка в обратном приеме
1	2	3	4	5	6

  Судебный департамент
   при Верховном Суде
  Российской Федерации

           АКТ

____________ N __________

О выдаче дел во временное
       пользование

Основание _________________________________________________________________
Для какой цели выдаются дела ______________________________________________
Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _____________________________________

N п/п	Опись N	Единица хранения N	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Количеств листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается __________________________ единиц хранения,
                  (цифрами и прописью)
срок возвращения _______________________.
    Дела   выданы   в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках,  с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
    Получатель  обязуется  не  предоставлять  дел,  полученных во временное
пользование,  для  занятий  посторонним  лицам,  не  выдавать по ним копий,
выписок  и  справок,  не  публиковать документы без разрешения организации,
выдавшей дела.
    Получатель  обязуется  вернуть  дела  в архив организации в указанный в
акте срок.
    Получатель  предупрежден  об  ответственности по закону в случае утраты
или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности                  Наименование должности
руководителя Судебного департамента,    руководителя организации-получателя
Подпись  Расшифровка подписи            Подпись  Расшифровка подписи
Дата                                    Дата
Гербовая печать Судебного департамента  Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства ____________________________
                                     (наименование организации)

Лицо, ответственное за архив           подпись          Расшифровка подписи
Дата

Принял дела по поручению руководства ____________________________
                                      (наименование организации)

Лицо, ответственное за архив           подпись          Расшифровка подписи
Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Лицо, ответственное за архив           подпись          Расшифровка подписи
Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Лицо, ответственное за архив           подпись          Расшифровка подписи
Дата

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 17 февраля 2017 г. N 25

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СУДЕБНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ ПРИ ВЕРХОВНОМ

СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Инструкция).

2. Заместителям Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, руководителям структурных подразделений, органов и учреждения Судебного департамента обеспечить исполнение требований Инструкции в повседневной деятельности.

3. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционных судов общей юрисдикции, апелляционного военного суда, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, федеральных арбитражных судов руководствоваться требованиями Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения деятельности судов.

4. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, руководителю ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в срок до 1 июля 2017 г. разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в органах и учреждении Судебного департамента с учетом требований Инструкции, утвержденной настоящим приказом.

5. Признать утратившими силу:

приказ Судебного департамента от 22 апреля 2004 г. N 49 «Об утверждении Инструкции о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 15 июня 2007 г. N 76 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 13 декабря 2010 г. N 279 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 20 января 2015 г. N 8 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 6 февраля 2015 г. N 28 «О внесении изменения в Инструкцию о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 4 декабря 2015 г. N 369 «О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

распоряжение Судебного департамента от 23 декабря 2015 г. N 168-р «О мерах по оптимизации документооборота в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».

6. Настоящий приказ вступает в силу с 1 апреля 2017 г.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

А.В.ГУСЕВ

Утверждена

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от 17 февраля 2017 г. N 25

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СУДЕБНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ ПРИ ВЕРХОВНОМ

СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Судебного департамента документов, совершенствования делопроизводства в Судебном департаменте и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются:

Федеральный закон от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76;

другие федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела;

Административный регламент Судебного департамента.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Система электронного документооборота, применяемая в Судебном департаменте, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Управление информатизации и федеральное государственное бюджетное учреждение «Информационно-аналитический центр поддержки ГАС «Правосудие» реализуют мероприятия по сопровождению и развитию программных изделий системы электронного документооборота, применяемой в Судебном департаменте.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, не содержащими сведений, составляющих государственную тайну, но содержащими служебную информацию ограниченного распространения, конфиденциальную информацию, а также особенности работы с обращениями и запросами граждан и организаций регулируются специальными нормативными актами Судебного департамента.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Судебном департаменте осуществляет Управление делами.

1.9. Руководители структурных подразделений Судебного департамента организуют делопроизводство в структурных подразделениях и несут ответственность за его состояние и соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Судебного департамента осуществляется работником, определяемым руководителем структурного подразделения.

1.11. Функции, задачи, права и ответственность Управления делами регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников Управления делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Судебного департамента, устанавливаются должностными регламентами.

1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, ознакомленных с ней.

1.13. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям и гражданам допускается только с разрешения руководства Судебного департамента через Управление делами.

1.14. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов осуществляются по поручению руководства Судебного департамента отделом по взаимодействию с общественностью и средствами массовой информации Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов, а в отдельных случаях иными уполномоченными лицами.

1.15. Обеспечение доступа к информации о деятельности Судебного департамента, официальное опубликование нормативных правовых актов Судебного департамента осуществляются в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

1.16. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.17. Для оформления документов в Судебном департаменте применяются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы, порядок изготовления, учета, использования и хранения которых устанавливается специальным нормативным актом Судебного департамента.

1.18. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников Судебного департамента.

Органы и учреждения Судебного департамента руководствуются настоящей Инструкцией при разработке инструкций по делопроизводству в органах и учреждениях и осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом.

При исполнении документов Судебного департамента, а также в случаях участия в подготовке проектов документов Судебного департамента органы и учреждения Судебного департамента руководствуются правилами, установленными настоящей Инструкцией для структурных подразделений Судебного департамента.

Работники системы Судебного департамента несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

1.19. Федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды руководствуются требованиями настоящей Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения их деятельности.

II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Судебном департаменте;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, органом судейского сообщества, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Судебного департамента;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, предложение, заявление или жалоба;

запрос — обращение гражданина или организации в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Судебный департамент о предоставлении информации о деятельности судов в Российской Федерации или Судебного департамента;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

сканирование документа — способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Судебного департамента;

номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения;

опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

служба делопроизводства Судебного департамента — Управление делами, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Судебного департамента;

система электронного документооборота Судебного департамента (СЭД) — автоматизированная информационная система, обеспечивающая в Судебном департаменте создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов (подсистема «Документооборот и обращения граждан» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие»);

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

межведомственный электронный документооборот — взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота: федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, государственных внебюджетных фондов;

ведомственный электронный документооборот — взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников ведомственного электронного документооборота: федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, Судебного департамента, органов и учреждений Судебного департамента;

взаимодействие информационных систем электронного документооборота — обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота;

электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (участником электронного документооборота).

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

2.2. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В СУДЕБНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Судебном департаменте, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Допускается использование бланков формата A3 (297 x 420 мм) и A6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

3.1.2. Бланки Судебного департамента разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота Судебного департамента используются электронные шаблоны документов.

При внутренней переписке в Судебном департаменте бланки документов не используются.

3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

3.1.4. В Судебном департаменте используются следующие виды бланков документов:

бланк приказа Судебного департамента;

бланк распоряжения Судебного департамента;

бланк решения коллегии Судебного департамента;

бланк письма должностного лица (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента);

бланк письма Судебного департамента;

бланк протокола;

бланк распоряжения структурного подразделения Судебного департамента;

бланк письма структурного подразделения Судебного департамента.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

3.1.5. Бланки приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола являются продольными бланками (с продольным вариантом расположения реквизитов). Бланки писем являются угловыми бланками (с угловым вариантом расположения реквизитов).

3.1.6. Бланки документов, используемых в Судебном департаменте, имеют следующий состав реквизитов:

3.1.6.1. Бланк приказа (распоряжения, решения коллегии) Судебного департамента:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

вид документа;

место издания документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.6.2. Бланк письма должностного лица (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о Судебном департаменте (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.1.6.3. Бланк письма Судебного департамента:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

справочные данные о Судебном департаменте (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.1.6.4. Бланк протокола:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения Судебного департамента (для бланка протокола структурного подразделения Судебного департамента);

вид документа;

место составления документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Допускается использование бланка протокола без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

3.1.6.5. Бланк распоряжения структурного подразделения Судебного департамента:

эмблема Судебного департамента;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения Судебного департамента;

вид документа;

место издания документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.1.6.6. Бланк письма структурного подразделения Судебного департамента:

эмблема Судебного департамента;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения Судебного департамента;

справочные данные о структурном подразделении Судебного департамента (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.

3.1.7. Реквизиты бланков документов, используемых в Судебном департаменте, воспроизводятся:

на бланке письма Генерального директора Судебного департамента: Государственный герб Российской Федерации — красным цветом, остальные реквизиты — синим цветом;

на иных бланках — черным цветом.

3.1.8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов Судебного департамента разрабатываются Управлением делами, утверждаются и вводятся в действие приказом Судебного департамента.

3.1.9. Бланки приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола применяются для оформления соответствующих распорядительных документов, решений коллегии, протоколов совещаний (заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп и т.п.).

3.1.10. Бланк письма должностного лица применяется для оформления писем Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, адресуемых персонально должностным лицам органов государственной власти, иных государственных органов и организаций, а также гражданам.

3.1.11. Бланк письма Судебного департамента:

применяется для оформления писем Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, не указанных в пункте 3.1.10 настоящей Инструкции;

может применяться для оформления писем руководителей структурных подразделений Судебного департамента, адресуемых в органы государственной власти, иные государственные органы и организации.

3.1.12. Бланк письма структурного подразделения Судебного департамента применяется для оформления писем руководителей структурных подразделений Судебного департамента, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, иные органы и организации, а также гражданам.

3.1.13. Документы, создаваемые Судебным департаментом совместно с другими организациями, оформляются без бланка и должны иметь общую дату.

3.1.14. На электронных шаблонах документов воспроизводятся все реквизиты бланков, за исключением Государственного герба Российской Федерации и эмблемы Судебного департамента.

3.1.15. Бланки документов Судебного департамента изготавливаются, учитываются и используются в следующем порядке:

3.1.15.1. Бланки документов Судебного департамента с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3.1.15.2. Организация изготовления гербовых бланков осуществляется Административно-хозяйственным управлением на основании заявки Управления делами.

3.1.15.3. Изготовленные гербовые бланки хранятся в Управлении делами и должны использоваться строго по назначению.

3.1.15.4. Гербовые бланки подлежат обязательному учету в Управлении делами. Для ведения учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения Судебного департамента бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Управлении делами. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.

3.1.15.5. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в специальном журнале (приложение N 26 к Инструкции).

3.1.15.6. Гербовые бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях под роспись в журнале учета выдачи бланков.

3.1.15.7. В структурных подразделениях гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в Управлении делами гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием.

3.1.15.8. Испорченные гербовые бланки возвращаются в Управление делами работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, ежемесячно.

3.1.15.9. Уничтожение гербовых бланков осуществляется комиссией по акту (приложение N 27 к Инструкции). О возвращении и уничтожении гербовых бланков в учетных формах делаются соответствующие отметки.

3.1.15.10. В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются Генеральному директору Судебного департамента для принятия мер и привлечения виновных к ответственности.

3.1.15.11. Изготовление бланков документов Судебного департамента с воспроизведением эмблемы Судебного департамента, бланков документов без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации или эмблемы Судебного департамента может осуществляться в типографиях или непосредственно на автоматизированных рабочих местах в Судебном департаменте с использованием принтеров и электронных шаблонов этих бланков.

3.1.15.12. Передача бланков документов Судебного департамента другим организациям и лицам не допускается.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые Судебным департаментом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.2.2. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.2.3. При подготовке служебных документов на компьютере используется текстовый редактор «Microsoft Word» с применением шрифта «Times New Roman», размер шрифта N 13 или N 14 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

При подготовке нормативных правовых актов применяется шрифт N 14.

При оформлении таблиц допускается использование шрифтов других размеров.

3.2.4. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.2.5. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

3.2.6. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

3.2.7. Контрастность печати документа должна обеспечивать его последующее качественное сканирование и копирование с использованием копировально-множительной техники.

3.2.8. Отдельные виды документов (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается оформлять от руки.

3.2.9. При оформлении документов от руки, визировании и подписании документов используются чернила синего, фиолетового или черного цвета.

3.2.10. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Судебного департамента, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального государственного органа;

в) наименование структурного подразделения федерального государственного органа;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном государственном органе;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

3.2.11. Кроме перечисленных в пункте 3.2.10 реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, «Эмблема Судебного департамента», отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.2.12. При оформлении реквизитов документов следует руководствоваться следующими требованиями:

3.2.12.1. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

На бланках документов Судебного департамента Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального государственного органа».

На бланках документов структурных подразделений Судебного департамента вместо Государственного герба Российской Федерации воспроизводится эмблема Судебного департамента в одноцветном варианте.

3.2.12.2. Наименование федерального государственного органа.

Наименование Судебного департамента (полное и сокращенное) помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».

Сокращенное наименование «Судебный департамент» помещается в скобках под полным наименованием.

3.2.12.3. Наименование структурного подразделения федерального государственного органа.

Наименование главного управления, управления или самостоятельного отдела Судебного департамента указывается на бланках документов структурных подразделений Судебного департамента под сокращенным наименованием Судебного департамента в точном соответствии с штатным расписанием Судебного департамента.

3.2.12.4. Наименование должности.

Наименование должности указывается в бланках писем должностных лиц (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента).

Наименование должности лица указывается под сокращенным наименованием Судебного департамента.

3.2.12.5. Справочные данные о федеральном государственном органе.

Справочные данные о Судебном департаменте указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Судебного департамента, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и при необходимости другие сведения.

3.2.12.6. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

В письмах наименование вида документа не указывается.

3.2.12.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, решение коллегии).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства Судебного департамента при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. На докладных, служебных, объяснительных записках, заявлениях и т.п. дата оформляется ниже подписи.

При использовании цифрового способа, дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 18.01.2017.

При использовании словесно-цифрового способа оформления даты, месяц обозначается словом, например: 18 января 2017 г.

Дата приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола оформляется словесно-цифровым способом.

3.2.12.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа оформляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Судебном департаменте, цифровым или буквенно-цифровым способом.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер письма, докладной (служебной) записки состоит из буквенно-цифрового индекса (приложение N 15) и порядкового номера документа, отделенных друг от друга дефисом или косой чертой, например:

N СД-АГ/101, N СД-4/102, N вн.-4/103, где:

СД — буквенный индекс Судебного департамента;

АГ — буквенный индекс должностного лица;

вн. — буквенный индекс внутреннего документа;

4 — цифровой индекс структурного подразделения;

101, 102, 103 — порядковые номера документов.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.12.9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату входящего документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

На служебных записках ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта оформляется выше реквизита «вид документа» от левой границы текстового поля. Например, ссылка на служебную записку Управления делами оформляется следующим образом:

На N вн.-6/74 от 15 марта 2017 г.

3.2.12.10. Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (Москва) включается в бланки документов Судебного департамента, за исключением бланков писем, или указывается составителем при подготовке документа (кроме докладных, служебных, аналитических, объяснительных записок и т.п.).

3.2.12.11. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Лично» и т.п.) оформляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа, например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

3.2.12.12. Адресат.

Документы адресуют в органы государственной власти и иные государственные органы, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в орган государственной власти, иной государственный орган, организацию или их структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство экономического развития

Российской Федерации

Департамент бюджетного

планирования и государственных

программ

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, иного государственного органа, организации или его заместителю наименование органа или организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Министру юстиции

Российской Федерации

И.О. Фамилия <*>

———————————

<*> Здесь и далее в настоящей Инструкции обозначение инициалов имени, отчества (при наличии) и фамилии в соответствующем падеже. Может применяться в обратной последовательности, например: «Фамилия И.О.».

При адресовании документа руководителю подразделения органа государственной власти, иного государственного органа, организации или его заместителю, наименование органа или организации указывается в именительном падеже, наименование структурного подразделения входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Директору Департамента

уголовного, административного и

процессуального законодательства

И.О. Фамилия

При адресовании документа в несколько структурных подразделений одной организации или несколько однородных организаций по спискам рассылки их названия указываются обобщенно, например:

Руководителям структурных

подразделений Судебного департамента

или:

Верховные суды республик, краевые и

областные суды, суды городов

федерального значения, суды

автономной области и автономных

округов, окружные (флотские)

военные суды

Федеральные арбитражные суды

Управления Судебного департамента

в субъектах Российской Федерации

или:

Председателям верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, федеральных арбитражных судов

Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Военный комиссариат города Москвы

Проспект Мира, д. 15, г. Москва, 129090

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные федеральные государственные органы, кассационные суды общей юрисдикции, кассационный военный суд, апелляционные суды общей юрисдикции, апелляционный военный суд, верховные суды республик, краевые и областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, окружные (флотские) военные суды, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, другим постоянным корреспондентам.

3.2.12.13. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа проставляется в верхнем правом углу документа и центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю, например:

При утверждении документа приказом, распоряжением, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от «__» __________ 2017 г. N ____

3.2.12.14. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе на свободном от текста поле (в заголовочной части документа) или на специальном бланке резолюции (приложение N 19 к Инструкции), а также на отдельном листе с указанием входящего номера и даты документа, к которому оформлена резолюция.

Указания по исполнению документа, включенного в электронный документооборот Судебного департамента, оформляются в поле «Поручение» регистрационной карточки СЭД.

Указания по исполнению включают: фамилии и инициалы исполнителей в дательном падеже, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

Исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный словом «(отв.)», является головным (ответственным) исполнителем поручения.

3.2.12.15. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту — это краткое изложение содержания документа.

Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 — 5 строк), телеграмм, телефонограмм, извещений, докладных (служебных) записок и других документов, оформленных на бланках или листах формата A5.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) «О создании аттестационной комиссии».

Письмо (о чем?) «Об оказании консультативной помощи».

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Должностной регламент (кого?) ведущего специалиста.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов, подготовленных на бланках с продольным расположением реквизитов, заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

3.2.12.16. Текст документа.

В Судебном департаменте документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю… подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…;

3-го лица единственного числа: …коллегия решила…; Судебный департамент не считает возможным…;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о…; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем…, решили…

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных государственным органом — автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 8 мая 2015 г. N 449 «Об условиях хранения, учета и передачи вещественных доказательств по уголовным делам»;

«В соответствии с Положением о социально-бытовой комиссии Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденным приказом Судебного департамента от 28 февраля 2012 г. N 42, …».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.2.12.17. Отметка о контроле.

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, и обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на верхнем поле документа справа или на листе с резолюцией руководителя.

3.2.12.18. Отметка о приложении.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем, докладных (служебных) записок и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах, докладных (служебных) записках отметка о приложении оформляется под текстом документа от границы левого поля. Если приложение названо в тексте документа, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:

1. Заключение на проект … на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке … на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях,

для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Отметка проставляется в верхнем правом углу документа и центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю, например:

Приложение N 2

к приказу Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от 15 марта 2016 г. N 35

Приложения к правилам, инструкциям, положениям программам и другим подобным документам являются составной частью основного документа и имеют сквозную нумерацию страниц вместе с этим документом.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), то на утверждаемом документе в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения документа.

3.2.12.19. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Генеральный директор

Личная подпись

И.О. Фамилия

Запрещается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. В этом случае в подготовленный проект документа вносятся соответствующие изменения.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

Врио начальника главного управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

или:

Временно исполняющий обязанности

начальника главного управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности руководителя по вакантной должности, подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

начальника управления

Личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. На гарантийных письмах подпись главного бухгалтера является обязательной.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Письма, адресованные Президенту Российской Федерации, руководителям органов государственной власти Российской Федерации, иных федеральных государственных органов, структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации и их заместителям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, подписываются Генеральным директором Судебного департамента или по его поручению заместителем Генерального директора Судебного департамента.

Письма, адресованные в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, иные органы и организации, подписываются Генеральным директором Судебного департамента, заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями структурных подразделений Судебного департамента в пределах установленной компетенции.

Протоколы заседаний и решения коллегии Судебного департамента подписываются председателем коллегии или лицом, председательствовавшим на заседании коллегии.

Протоколы совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп подписываются лицом, председательствовавшим на совещании (заседании).

При подписании документов, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии

И.О. Фамилия

Члены комиссии

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Протокол заседания комиссии может подписываться лицом, председательствовавшим на заседании комиссии и секретарем комиссии.

Право подписи приказов и распоряжений, договоров (контрактов) заместителями Генерального директора Судебного департамента, руководителями структурных подразделений устанавливается настоящей Инструкцией и/или специальными актами Судебного департамента.

3.2.12.20. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи проставляется в виде специального штампа на документах, подписанных электронной подписью.

Отметка об электронной подписи содержит информацию о сертификате ключа электронной подписи и его владельце.

3.2.12.21. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

или:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Верховного Суда

Российской Федерации

от 23.05.2016 N 5-ВС-3312/16

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

На утверждаемых документах гриф согласования может оформляться в левом верхнем углу документа, например:

СОГЛАСОВАНО

постановлением Президиума

Совета судей Российской Федерации

от 30.11.2015 N 479

Внешнее согласование документа при необходимости осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

федеральными государственными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый, пожарный и др.);

подведомственными организациями;

общественными организациями.

Внешнему согласованию документа должно предшествовать внутреннее согласование.

3.2.12.22. Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Судебного департамента (внутреннее согласование) оформляется визой и означает согласие с содержанием визируемого проекта документа.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Судебного департамента, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения, решения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Судебного департамента, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю, а при недостаточности места — на оборотной стороне последнего листа документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Визирование документа может оформляться на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование проекта приказа оформляется визами на листе согласования включающими в себя наименование должности, фамилию, инициалы, личную подпись визирующего и дату.

В случае отсутствия лица, указанного в листе согласования, перед наименованием должности этого лица добавляются слова «Врио» (временно исполняющий обязанности) или «Зам.» (заместитель), а в графе «Подпись» указываются инициалы и фамилия лица, визирующего проект приказа.

Приложение к проекту приказа, распоряжения, решения визируется руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю для последующего доклада лицу, подписывающему документ.

Внутреннее согласование проекта документа осуществляется с:

руководителями непосредственного исполнителя;

Управлением делами в случаях, установленных настоящей Инструкцией;

руководителями структурных подразделений, являющихся соисполнителями проекта документа;

руководителями структурных подразделений, полномочия которых затрагивает содержание проекта документа;

заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль деятельности структурных подразделений, участвующих в согласовании проекта документа.

Проекты документов, подготовленные во исполнение поручений Генерального директора Судебного департамента, визируются всеми исполнителями, указанными в поручении (резолюции), и заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль их деятельности.

3.2.12.23. Печать.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «М.П.» или иным образом.

Порядок использования печатей в Судебном департаменте устанавливается специальным актом Судебного департамента.

3.2.12.24. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии подтверждает верность копии (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом и включает информацию: о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи; дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, и отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии 12 л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Копии документов (выписки из документов) заверяются руководителями структурных подразделений Судебного департамента, в которых созданы эти документы, их заместителями или иными работниками, уполномоченными руководителями указанных структурных подразделений.

Копии приказов, распоряжений, решений коллегии Судебного департамента и выписки из них заверяются управляющим делами Судебного департамента, его заместителями и иными работниками Управления делами, уполномоченными на это управляющим делами Судебного департамента.

Копии приказов, распоряжений, решений коллегии Судебного департамента, рассылаемые в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды и органы Судебного департамента заверяются печатью Управления делами.

Выписки из приказов, распоряжений Судебного департамента по личному составу и организационно-штатным вопросам могут заверяться начальником Управления государственной службы и кадрового обеспечения, его заместителями и иными работниками Управления государственной службы и кадрового обеспечения, уполномоченными на это начальником управления, с проставлением печати управления.

Копии документов (выписки из документов), помещаемые в личные дела, могут заверяться работниками, осуществляющими учет личного состава.

Копии документов (выписки из документов), оформляемые для совершения юридически значимых действий в государственных органах, заверяются уполномоченными лицами с проставлением печати Судебного департамента с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Копии (визовые экземпляры) писем заверяются непосредственными исполнителями, подготовившими эти письма, например:

3.2.12.25. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

При направлении документа в вышестоящие организации отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне листа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.О. Фамилия

8-499-234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

3.2.12.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из:

справки об исполнении документа, содержащей ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа иные краткие сведения об исполнении;

слов «В дело»;

индекса дела, в которое помещается документ;

подписи исполнителя или его непосредственного руководителя и даты.

Отметка об исполнении документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента или его заместителя и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа, его непосредственным руководителем и руководителем структурного подразделения Судебного департамента, в котором исполнен документ, или его заместителем.

Определение индекса дела, в которое помещается документ, исполненный в структурном подразделении Судебного департамента и подлежащий хранению в деле Управления делами, осуществляется Управлением делами при приеме документа на хранение.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом, или информация об ознакомлении с электронной копией этого документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

Справка об исполнении документа, исполненного без направления ответа либо составления иного документа, свидетельствующего о его исполнении, должна содержать информацию о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.), о дате и результате окончательного исполнения.

Направление в дело документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, требующей доклада и (или) направления ответа на обращение, без документального подтверждения исполнения поручения запрещается.

3.2.12.27. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Судебный департамент содержит индекс, очередной порядковый номер (входящий номер) и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Отметка о поступлении документа, оформленного на бумажном носителе, проставляется в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа документа (без учета приложений) в виде регистрационного штампа с указанием количества листов.

3.2.12.28. Ссылка на документ.

Ссылка на документ при необходимости может оформляться для автоматического поиска и контроля информации и представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Отметка проставляется исполнителем в момент подготовки документа.

3.3. Подготовка проектов нормативных правовых актов

3.3.1. Судебный департамент в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 6 Федерального закона от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» разрабатывает по вопросам своего ведения проекты федеральных законов и иных нормативных правовых актов.

3.3.2. Оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется Судебным департаментом в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

3.3.3. Оформление проектов приказов и распоряжений Верховного Суда Российской Федерации осуществляется Судебным департаментом в порядке, установленном Верховным Судом Российской Федерации.

3.3.4. Нормативные правовые акты Судебного департамента издаются на основании и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, а также по инициативе Судебного департамента в пределах установленной компетенции.

3.3.5. При подготовке нормативных правовых актов Судебного департамента рекомендуется учитывать постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации», в котором приводятся следующие определения нормативного правового акта и правовой нормы:

«Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.».

3.3.6. Нормативные правовые акты Судебного департамента издаются в виде приказов, а также в виде документов (правил, инструкций, положений, регламентов и т.п.), утверждаемых приказами Судебного департамента.

Акты, изданные в ином виде, не должны носить нормативный правовой характер.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения Судебного департамента не вправе издавать нормативные правовые акты.

3.3.7. Локальные нормативные акты Судебного департамента (должностные регламенты, должностные инструкции и т.п.) могут издаваться в виде самостоятельного документа, утвержденного Генеральным директором Судебного департамента или уполномоченным им лицом, с оформлением в установленном порядке грифа утверждения документа.

3.3.8. Нормативные правовые акты Судебного департамента, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, сведения ограниченного распространения или сведения конфиденциального характера, подлежат официальному опубликованию.

Порядок официального опубликования устанавливается специальным нормативным правовым актом Судебного департамента.

3.3.9. Нормативные правовые акты и проекты нормативных правовых актов Судебного департамента подлежат антикоррупционной экспертизе в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и специальным нормативным правовым актом Судебного департамента.

3.4. Оформление проектов законодательных актов

Российской Федерации

3.4.1. Законопроекты, подготавливаемые Судебным департаментом для внесения субъекту права законодательной инициативы, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка о субъекте права законодательной инициативы, вносящем законопроект в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, например:

«Вносится Президентом Российской Федерации»;

«Вносится Правительством Российской Федерации»;

«Вносится Верховным Судом Российской Федерации».

Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт <*> от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

———————————

<*> Пункт (сокращенно — пт, п) — принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.

3.4.2. Законопроект имеет следующие реквизиты (приложение N 1 к Инструкции):

3.4.2.1. Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

3.4.2.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?», или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты

Российской Федерации об административных правонарушениях

в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855

Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей

в бюджет и во внебюджетные фонды

3.4.2.3. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

3.4.2.4. Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

3.4.2.5. Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

3.4.2.6. Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

3.4.2.7. Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

3.4.2.8. Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

3.4.2.9. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.4.3. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты:

3.4.3.1. Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

3.4.3.2. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту федерального закона

«О внесении изменений в Федеральный закон

«О Судебном департаменте при Верховном Суде

Российской Федерации»

3.4.3.3. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

3.5. Оформление проектов актов Президента

Российской Федерации

3.5.1. Проекты актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 X 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.5.2. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст, место издания, дата, номер (приложения N 2 и N 3 к Инструкции).

3.5.3. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

3.5.4. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <*>.

———————————

<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

3.5.5. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

3.5.6. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

3.5.7. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

3.5.8. Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

3.5.9. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

3.5.10. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

3.5.11. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.5.12. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.5.13. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.6. Оформление проектов актов Правительства

Российской Федерации

3.6.1. Проекты актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14.

3.6.2. Проект акта Правительства Российской Федерации имеет следующие реквизиты: наименование вида акта (постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации), дата, номер, место издания, заголовок, текст, подпись (приложения N 4 и N 5 к Инструкции).

3.6.3. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

3.6.4. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например: N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: N 153-р.

3.6.5. Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

3.6.6. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ? Точка в конце заголовка не ставится.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно середины текстового поля. В распоряжениях Правительства Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

3.6.7. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

3.6.8. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

3.6.9. Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

3.6.10. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

3.6.11. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6).

3.6.12. Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

3.6.13. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

3.6.14. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

3.6.15. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

3.7. Состав документов Судебного департамента

3.7.1. В деятельности Судебного департамента создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения (коллегии, комиссий Судебного департамента), протоколы (совещаний, заседаний коллегии, комиссий и рабочих групп и др.), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

3.7.2. В целях оперативного решения текущих вопросов внутренней деятельности Судебного департамента Генеральным директором Судебного департамента даются поручения, которые оформляются в виде отдельного документа, содержащего одно или несколько поручений.

3.7.3. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний и решениях коллегии Судебного департамента, протоколах иных заседаний и совещаний.

3.7.4. Взаимные обязательства Судебного департамента с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

3.7.5. В зависимости от конкретных задач в деятельности Судебного департамента могут создаваться другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

3.7.6. В Судебном департаменте могут создаваться совместные с другими государственными органами правовые акты по вопросам, входящим в компетенцию обеих сторон. Такие правовые акты оформляются как единый документ (приказ, распоряжение, протокол, положение и др.).

3.8. Подготовка и оформление приказов (распоряжений)

3.8.1. В форме приказов Судебного департамента издаются:

нормативные правовые акты;

индивидуальные правовые акты по кадровым вопросам, организационным и другим вопросам основной деятельности Судебного департамента, рассчитанные на разовое применение.

3.8.2. В форме распоряжений Судебного департамента издаются акты по оперативным и другим текущим вопросам деятельности, не имеющие нормативного характера.

3.8.3. Правом подписи приказов (распоряжений) Судебного департамента обладают:

Генеральный директор Судебного департамента в полном объеме полномочий, установленных Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»;

заместители Генерального директора Судебного департамента — в соответствии с полномочиями, установленными специальным нормативным актом Судебного департамента;

начальник Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов — по вопросам прохождения федеральной государственной гражданской службы администраторами кассационных судов общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционных судов общей юрисдикции, апелляционного военного суда, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, военных судов, федеральных арбитражных судов (назначение на должность и освобождение от должности, установление надбавок к должностному окладу, предоставление отпуска по уходу за ребенком и отпуска без сохранения денежного содержания, присвоение классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации и классных чинов юстиции до советника государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса и советника юстиции 1 класса включительно);

начальник Управления государственной службы и кадрового обеспечения — о приеме на работу, установлении условий оплаты труда, предоставлении отпусков и увольнении работников Судебного департамента, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы.

3.8.4. Руководители структурных подразделений Судебного департамента издают распоряжения по оперативным и другим текущим вопросам внутренней деятельности структурных подразделений.

3.8.5. В необходимых случаях Генеральный директор Судебного департамента издает приказы (распоряжения) совместно с руководителями других федеральных государственных органов.

3.8.6. Проекты приказов (распоряжений) Судебного департамента готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений Генерального директора Судебного департамента, его заместителя, осуществляющего контроль и координацию деятельности соответствующего структурного подразделения, либо в инициативном порядке в пределах компетенции структурного подразделения.

3.8.7. Подготовка проекта приказа (распоряжения) может быть поручена нескольким структурным подразделениям с учетом направлений их деятельности. При этом организация подготовки проекта приказа возлагается на структурное подразделение, руководитель которого указан в поручении первым или назначен ответственным.

Другие структурные подразделения, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить выделение специалистов для участия в подготовке проекта приказа (распоряжения) и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Информационно-аналитический центр поддержки ГАС «Правосудие» (ФГБУ ИАЦ Судебного департамента) участвует в подготовке и согласовании проектов приказов (распоряжений) Судебного департамента в порядке, установленном настоящей Инструкцией для структурных подразделений Судебного департамента.

3.8.8. Для подготовки проектов приказов (распоряжений) по наиболее важным вопросам, а также совместных с другими федеральными государственными органами могут создаваться рабочие группы.

3.8.9. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление государственной службы и кадрового обеспечения на основании соответствующих представлений (документов).

3.8.10. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) Судебного департамента и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Подготовка проекта приказа (распоряжения) начинается с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующих нормативных правовых актов, необходимого справочного материала.

Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа (распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке документа и определить сроки.

При подготовке проектов приказов (распоряжений) необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу актами Судебного департамента.

3.8.11. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) Судебного департамента осуществляет Управление делами.

3.8.12. Проекты приказов и распоряжений (приложения N 6 и N 7 к Инструкции) печатаются шрифтом «Times New Roman» N 14 на бланках установленной формы (кроме совместных приказов и распоряжений).

Вторые и последующие листы приказов (распоряжений) печатаются на лицевой стороне стандартных листов бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

3.8.13. Допускается при оформлении проектов приказов (распоряжений) использование шрифта «Times New Roman» N 13, а также уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок к тексту», «Текст документа», «Подпись» при необходимости размещения текста проекта приказа (распоряжения) на одной странице.

3.8.14. Качество печати проекта приказа (распоряжения) должно обеспечивать нормальное чтение текста и надлежащее воспроизведение копий средствами копировально-множительной техники.

3.8.15. Текст проекта приказа (распоряжения) должен иметь поля не менее (мм): левое — 20; верхнее — 20; правое — 10; нижнее — 20.

3.8.16. При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница, (стр.)» и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

3.8.17. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование федерального государственного органа — Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации (Судебный департамент); наименование вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата документа; регистрационный номер документа; место составления (издания) документа — Москва; заголовок к тексту; текст документа; подпись; визы; отметка об исполнителе.

В зависимости от содержания приказ (распоряжение) может иметь также такие реквизиты как гриф ограничения доступа к документу, гриф согласования документа и другие.

Распоряжения могут не иметь заголовка к тексту.

3.8.18. Заголовок к тексту приказа (распоряжения) должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и формулируется, как правило, в виде ответа на вопрос «О чем?». Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок необходимо формулировать обобщенно.

3.8.19. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа полужирным шрифтом «Times New Roman» N 14 и выравнивается по центру текста документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном

Суде Российской Федерации

3.8.20. Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1 — 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

3.8.21. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «В связи», «Во исполнение» и др. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в приказах завершается словом «П Р И К А З Ы В А Ю:», преамбула в распоряжениях может завершаться словом «П Р Е Д Л А Г А Ю:», которые печатаются прописными буквами вразрядку.

Констатирующая часть (преамбула) может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении.

3.8.22. Распорядительная часть отделяется от констатирующей части 1 межстрочным интервалом, имеет повелительную форму изложения и должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

3.8.23. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Номер подпункта состоит из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

Подпункты также могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Например:

«5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.»;

«5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, осуществляющего координацию и контроль деятельности Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов.»;

«5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Главного финансово-экономического управления.».

3.8.24. Текст приказа (распоряжения) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте должны быть официально принятыми.

3.8.25. Дублирование требований нормативного характера (правовых норм), установленных ранее изданными приказами, не допускается. При необходимости подтвердить или напомнить действующую правовую норму следует сделать ссылку на установивший эту норму приказ.

3.8.26. Приказы Судебного департамента признаются утратившими силу или подлежат изменению только приказами Судебного департамента.

Распоряжения Судебного департамента признаются утратившими силу либо подлежат изменению приказами или распоряжениями Судебного департамента.

3.8.27. Изменения приказов (распоряжений) осуществляются путем внесения изменений и дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу отдельных положений приказов (распоряжений) и приложений к ним.

3.8.28. Все изменения, вносимые в ранее изданные приказы (распоряжения) и приложения к ним, должны соответствовать структуре основного акта.

3.8.29. Управление делами осуществляет учет изменений, внесенных в приказы (распоряжения) Судебного департамента, а также учет приказов (распоряжений) или их отдельных положений, признанных утратившими силу, путем проставления соответствующих отметок на подлинниках приказов (распоряжений) и внесения соответствующих сведений в регистрационно-контрольные карточки.

3.8.30. Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов осуществляет учет изменений, внесенных в приказы (распоряжения) Судебного департамента, а также учет приказов (распоряжений) или их отдельных положений, признанных утратившими силу, путем внесения соответствующих изменений в базу данных подсистемы «Право» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие».

3.8.31. Управление делами ежегодно (в январе — феврале) направляет в структурные подразделения перечень приказов и распоряжений Судебного департамента, изданных в течение прошедшего года, для использования в работе.

3.8.32. Структурные подразделения в течение года в соответствии с поручением Генерального директора Судебного департамента или по собственной инициативе вносят предложения об изменении или признании утратившими силу ранее изданных приказов (распоряжений) Судебного департамента.

3.8.33. Если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его отдельные положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый или отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

3.8.34. В приказ (распоряжение) не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…», «Распоряжение довести до сведения…».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа (распоряжения).

3.8.35. Проекты приказов (распоряжений) Судебного департамента подлежат обязательному внутреннему и при необходимости внешнему согласованию.

3.8.36. Обязательное внутреннее согласование (визирование) проекта приказа (распоряжения) Судебного департамента осуществляется работниками Судебного департамента в следующей последовательности:

непосредственный исполнитель;

начальник отдела в структурном подразделении (главном управлении, управлении) или заместитель начальника самостоятельного отдела, ответственный за подготовку распорядительного документа;

работники Управления делами, осуществляющие проверку правильности оформления распорядительного документа;

руководитель структурного подразделения, подготовившего проект распорядительного документа;

заместитель начальника Главного финансово-экономического управления — главный бухгалтер (по вопросам, касающимся финансовой деятельности);

начальник Первого отдела (по вопросам назначения на должности и освобождения от должностей федеральной государственной гражданской службы, предусматривающих допуск к сведениям, составляющим государственную тайну);

руководители структурных подразделений, являющиеся соисполнителями проекта распорядительного документа;

руководители структурных подразделений, которым в проекте распорядительного документа предусматриваются поручения или полномочия которых затрагивает содержание проекта документа;

начальник Юридического отдела;

управляющий делами;

заместитель Генерального директора Судебного департамента, осуществляющий координацию и контроль деятельности структурного подразделения, подготовившего проект распорядительного документа;

заместители Генерального директора Судебного департамента, осуществляющие координацию и контроль деятельности структурных подразделений, участвующих в согласовании проекта распорядительного документа.

3.8.37. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы проставляются на листе согласования на обороте последнего листа проекта приказа или в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта распоряжения.

3.8.38. Форма листа согласования проекта приказа разрабатывается Управлением делами и направляется в структурные подразделения для использования в работе.

3.8.39. Приложения к проекту приказа (распоряжения) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

3.8.40. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект распорядительного документа путем исправлений не допускается.

3.8.41. Замечания (возражения, особые мнения) по содержанию проекта приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, а в листе согласования проекта приказа или на обороте последнего листа проекта распоряжения оформляется виза с указанием на наличие замечаний.

3.8.42. Не допускается представление на подпись Генеральному директору Судебного департамента проектов приказов (распоряжений), имеющих замечания.

При наличии замечаний к подготовленному проекту приказа (распоряжения) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект приказа (распоряжения), организует согласительное совещание с участием представителей заинтересованных структурных подразделений для выработки взаимосогласованного решения. После выработки взаимосогласованного решения проект приказа (распоряжения) проходит повторное согласование.

Если в ходе согласительного совещания не удалось достичь взаимосогласованного решения, руководитель структурного подразделения, подготовившего проект приказа (распоряжения), докладывает проект распорядительного документа и материалы к нему Генеральному директору Судебного департамента для принятия решения.

3.8.43. Юридический отдел в ходе согласования проекта приказа (распоряжения) осуществляет его правовую экспертизу, а также антикоррупционную экспертизу проекта приказа, являющегося нормативным правовым актом.

3.8.44. Внешнее согласование проекта приказа (распоряжения) оформляется грифом согласования документа.

3.8.45. Подпись приказа (распоряжения) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста приказа (распоряжения) 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля.

3.8.46. При оформлении реквизитов проекта приказа (распоряжения) следует руководствоваться правилами, установленными подразделом 3.2 настоящей Инструкции.

3.8.47. Проекты приказов (распоряжений) Судебного департамента представляются на подпись Генеральному директору Судебного департамента через Управление делами.

Проекты приказов (распоряжений) Судебного департамента могут быть представлены на подпись Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям непосредственно структурным подразделением-исполнителем, но обязательно с визой управляющего делами.

3.8.48. Одновременно с проектом приказа (распоряжения), представляемым на подпись Генеральному директору Судебного департамента, в обязательном порядке представляются:

документы с поручением Генерального директора Судебного департамента или его заместителей о подготовке проекта приказа (распоряжения);

докладная записка структурного подразделения с кратким обоснованием необходимости издания приказа. К ней могут прилагаться: справки, сравнительные таблицы и другие поясняющие материалы;

замечания (заключения, возражения, особые мнения) и другие материалы, связанные с подготовкой проекта распорядительного документа.

3.8.49. Не допускается представление на подпись Генеральному директору Судебного департамента распорядительных документов без проверки работниками Управления делами, а также не прошедших в установленном порядке согласование.

3.8.50. Проекты приказов (распоряжений), не согласованные или имеющие существенные недостатки в оформлении, Управление делами возвращает для доработки или докладывает Генеральному директору Судебного департамента свое заключение.

3.8.51. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Регистрация приказов (распоряжений) осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента по порядку номеров в пределах календарного года.

3.8.52. Приказы и распоряжения Судебного департамента регистрируются Управлением делами.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по общим вопросам (административно-хозяйственным, о служебной командировке, ежегодном оплачиваемом отпуске, применении дисциплинарного взыскания) и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.

Распоряжения структурных подразделений регистрируются уполномоченными работниками соответствующих структурных подразделений.

3.8.53. Приказы (распоряжения) вступают в силу с даты их подписания (регистрации), если в самом приказе (распоряжении) не указан иной срок.

3.8.54. Копии приказов (распоряжений) направляются службой делопроизводства Судебного департамента адресатам в соответствии с указателем (расчетом) рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения или его заместителем.

Указатель (расчет) рассылки распоряжения структурного подразделения может быть подписан только исполнителем.

3.8.55. Копии приказов (распоряжений) направляются адресатам в электронной форме (электронные копии) через систему электронного документооборота Судебного департамента.

Копии приказов (распоряжений) Судебного департамента могут направляться адресатам на бумажном носителе через Управление делами.

Копии приказов (распоряжений) Судебного департамента на бумажном носителе, направляемые в суды и органы Судебного департамента заверяются печатью Управления делами.

3.8.56. Тиражирование копий приказов (распоряжений) Судебного департамента на бумажном носителе в соответствии с указателем (расчетом) рассылки и передача их в Управление делами для направления в суды и органы Судебного департамента осуществляется структурным подразделением, подготовившим приказ (распоряжение), в течение пяти рабочих дней с даты регистрации документа.

3.8.57. Формы указателей (листов, списков) рассылки приказов (распоряжений) разрабатываются Управлением делами и направляются в структурные подразделения для использования в работе.

3.8.58. Проекты совместных приказов (распоряжений) Судебного департамента и других федеральных государственных органов печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (приложение N 8 к Инструкции).

3.8.59. При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования федеральных государственных органов располагаются на одном уровне или одно под другим в соответствии с последовательностью их перечисления в федеральных законах, нормативных правовых актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

наименование вида документа располагается по центру текстового поля;

дата совместного приказа (распоряжения) — единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер приказа (распоряжения), изданного совместно двумя и более федеральными государственными органами, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом, проставляемых через косую черту в порядке указания наименований федеральных государственных органов в документе;

подписи руководителей федеральных государственных органов располагаются ниже текста на одном уровне или в порядке указания наименований федеральных государственных органов в документе.

3.8.60. Совместные приказы (распоряжения) представляются на подпись руководителям федеральных государственных органов и подписываются в количестве экземпляров, соответствующем количеству федеральных государственных органов.

3.8.61. К приказу (распоряжению) могут прилагаться положения, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и другие документы.

Приложения, имеющие нормативный правовой характер, прилагаются только к приказам.

3.8.62. Приложения к проектам приказов (распоряжений) оформляются на отдельных листах бумаги формата A4.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов приказов (распоряжений).

3.8.63. Если в тексте проекта приказа (распоряжения) дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о приложении.

Все составные части отметки о приложении печатаются через 1 межстрочный интервал, центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение N 1

к приказу Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от «__» __________ 2016 г. N ____

3.8.64. При наличии в тексте проекта приказа (распоряжения) формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу оформляется гриф утверждения документа со ссылкой на распорядительный документ, его дату и номер.

Гриф утверждения документа печатается через 1 межстрочный интервал, центрируется относительно самой длинной строки или выравнивается по левому краю.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от «__» __________ 2016 г. N ____

Слово УТВЕРЖДЕНО в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, инструкция — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

3.8.65. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом полужирным шрифтом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками составляет 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от отметки о приложении или грифа утверждения документа 4 межстрочными интервалами, от текста приложения — 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения разделов (разделов и подразделов) их заголовки отделяются от основного текста 1 межстрочным интервалом, печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и выделяются полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов при наличии подразделов могут печататься прописными буквами.

3.8.66. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

3.8.67. Листы каждого приложения в проекту приказа (распоряжения) нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

3.8.68. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.8.69. В положениях, инструкциях, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте приказа. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.2.3). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.3.1).

3.8.70. На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.8.71. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 — 3 см.

3.9. Подготовка и оформление протоколов заседаний

(совещаний) и решений коллегиальных органов

3.9.1. Протокол — документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегии Судебного департамента, оперативных совещаниях руководящего состава, заседаниях комиссий, рабочих групп.

3.9.2. Протоколы оформляются на бланках установленной формы.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) с другими государственными органами оформляются на листах формата A4 по правилам, установленным для совместных приказов.

3.9.3. Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания заседания (совещания), но не позднее 3 дней со дня его проведения.

3.9.4. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

3.9.5. Текст полного протокола (приложение N 9 к Инструкции), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовавшие на заседании (совещании).

3.9.6. Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» или «Об».

Повестка дня может быть оформлена на отдельном листе и приложена к протоколу.

3.9.7. Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали — выступили — постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

3.9.8. Текст краткого протокола (приложение N 10 к Инструкции) также состоит из двух частей (вводной и основной).

Для оформления протоколов совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп применяется, как правило, краткая форма протокола. Слова «слушали», «выступили», «решили» в кратком протоколе не печатаются.

3.9.9. Во вводной части краткого протокола указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании) от Судебного департамента. В случае присутствия приглашенных лиц указываются их должности, фамилии и инициалы.

3.9.10. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

3.9.11. Наименование вопроса краткого протокола начинается с предлога «О» («Об»), печатается по центру текстового поля полужирным шрифтом и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала.

Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указываются принятые по вопросу решения.

3.9.12. Номера пунктов постановляющей части протокола обозначаются арабскими цифрами с точками и состоят из номера протокола, номера вопроса повестки дня и порядкового номера пункта. Пункты могут разбиваться на подпункты, номера которых состоят из номера пункта и порядкового номера подпункта.

3.9.13. После принятого решения, содержащего поручение, указываются срок исполнения и исполнитель (исполнители).

При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым или обозначается пометкой «(отв.)».

3.9.14. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) или председательствующим и секретарем.

Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

3.9.15. К протоколу оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента прилагаются утвержденная повестка дня с указанием докладчиков по каждому вопросу, а также справки-доклады и другие материалы по вопросам повестки дня.

3.9.16. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента и другие. Протоколы совместных заседаний (совещаний) могут иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, проводивших совместное заседание (совещание).

3.9.17. Протоколы заседаний и решения коллегии Судебного департамента, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента регистрируются Управлением делами в системе электронного документооборота Судебного департамента.

3.9.18. Решение коллегии Судебного департамента оформляется на бланке установленного образца с применением правил, установленных для оформления приказа.

Преамбула решения коллегии должна содержать описание причин и оснований принятого решения и завершаться словом «Р Е Ш И Л А:», которое печатается вразрядку.

Текст постановляющей части решения составляется с использованием глаголов в повелительной форме.

3.9.19. Номера решений, принятых на заседаниях коллегии, комиссий состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня, разделенных косой чертой.

К номеру решения коллегии Судебного департамента через дефис добавляется буквенный индекс «ксд».

3.9.20. Копии протоколов заседаний и решений коллегии, протоколов оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента рассылаются Управлением делами членам коллегии, руководителям структурных подразделений Судебного департамента в электронной форме через систему электронного документооборота или на бумажном носителе.

3.9.21. При наличии в решении коллегии, протоколе оперативного совещания руководящего состава Судебного департамента пунктов, требующих доведения до сведения федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов и органов Судебного департамента, структурное подразделение, осуществлявшее подготовку соответствующего вопроса повестки дня заседания коллегии, оперативного совещания, в течение трех рабочих дней с даты подписания протокола (решения) организует направление в суды и органы Судебного департамента (по списку рассылки) копий протоколов (решений) или выписок из них.

3.10. Подготовка и оформление служебных писем

3.10.1. Служебные письма Судебного департамента готовятся как:

доклады о выполнении актов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

доклады о выполнении поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, Совета судей Российской Федерации и его Президиума;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации по обращениям граждан, направленным для рассмотрения по компетенции в Судебный департамент, и иным вопросам;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации, разработанных Судебным департаментом, и иным документам;

отзывы, поправки и заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения и запросы органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и частных лиц;

инициативные письма.

3.10.2. При оформлении служебных писем используется следующий состав реквизитов (приложения N 11 и N 12):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального государственного органа;

наименование структурного подразделения федерального государственного органа;

наименование должности;

справочные данные о федеральном государственном органе;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

виза;

отметка об исполнителе.

При оформлении служебных писем на бланке письма структурного подразделения вместо реквизита «Государственный герб Российской Федерации» используется реквизит «Эмблема Судебного департамента» (приложение N 13 к Инструкции).

3.10.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

При создании электронных служебных писем в системе электронного документооборота используется утвержденный электронный шаблон письма и реквизит «отметка об электронной подписи».

3.10.4. Служебные письма, подписываемые Генеральным директором Судебного департамента совместно с руководителями двух и более федеральных государственных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования федеральных государственных органов указываются в реквизите «Подпись» (приложение N 14 к Инструкции).

Регистрационные номера и дата совместного письма проставляются в месте, на котором соответствующие реквизиты размещаются на бланке письма.

3.10.5. Сроки подготовки писем-ответов (докладов) устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов (резолюциями).

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Судебного департамента.

При необходимости подготовки проектов информационно-разъяснительных писем, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента руководители структурных подразделений докладывают предложения Генеральному директору Судебного департамента, в соответствии с его поручением организуют подготовку проекта информационно-разъяснительного письма и представляют его на рассмотрение специально созданной рабочей группы Судебного департамента.

3.10.6. В служебных письмах используется реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

3.10.7. Тексты писем-ответов (докладов) должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов (резолюциям).

3.10.8. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью.

Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Этикетная фраза «С уважением,» может быть написана от руки руководителем, подписывающим письмо.

3.10.9. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);

от 3-го лица единственного числа (Судебный департамент не считает возможным…», «Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов предлагает рассмотреть возможность…»);

от 1-го лица единственного числа на должностных бланках («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);

3.10.10. Проекты служебных писем проходят процедуру внутреннего согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:

непосредственный исполнитель;

начальник отдела в структурном подразделении (главном управлении, управлении) или заместитель начальника самостоятельного отдела, ответственный за подготовку документа;

работник Управления делами, осуществляющий проверку правильности оформления (редакторскую обработку) текста документа (для служебных писем, подписываемых Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями);

руководитель структурного подразделения, подготовившего проект документа;

руководители структурных подразделений, являющиеся соисполнителями проекта документа;

руководители структурных подразделений, полномочия которых затрагивает содержание проекта документа;

заместитель Генерального директора Судебного департамента, осуществляющий координацию и контроль деятельности структурного подразделения, подготовившего проект документа;

заместители Генерального директора Судебного департамента, осуществляющие координацию и контроль деятельности структурных подразделений, участвующих в согласовании проекта документа.

Проекты информационно-разъяснительных писем, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, рассматриваются и согласовываются специально созданной рабочей группой Судебного департамента. На визовом экземпляре согласованного проекта информационно-разъяснительного письма проставляется штамп рабочей группы.

3.10.11. Внешнее согласование проекта письма оформляется реквизитом «Гриф согласования документа».

3.10.12. Служебные письма подписываются:

Генеральным директором Судебного департамента;

заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с установленным распределением обязанностей;

руководителями самостоятельных структурных подразделений в соответствии с установленными полномочиями структурных подразделений.

3.10.13. На должностных бланках при оформлении реквизита «Подпись» наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

3.10.14. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Судебного департамента.

3.10.15. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу».

3.10.16. Копия письма (визовый экземпляр) оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и дополняется реквизитами «отметка о заверении копии», «виза» и «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Регистрационный номер и дата документа на копии (визовом экземпляре) письма проставляются в месте, на котором соответствующие реквизиты размещаются на бланке письма.

3.10.17. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.10.18. Датой письма является дата его подписания.

3.11. Подготовка и оформление внутренних документов

3.11.1. К внутренним документам Судебного департамента относятся:

докладные записки, справки, информации, заявки, представляемые Генеральному директору Судебного департамента;

служебные записки, представляемые заместителям Генерального директора или руководителям структурных подразделений.

3.11.2. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формата A4) без бланка и в обязательном порядке регистрируются:

подписанные руководителем структурного подразделения — в соответствующем структурном подразделении;

подписанные заместителем Генерального директора Судебного департамента — в Управлении делами.

3.11.3. Внутренние документы имеют следующий состав реквизитов:

наименование структурного подразделения (указывается в реквизите «Подпись»);

наименование должности (указывается в реквизите «Подпись»);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

гриф ограничения доступа к документу (для внутренних документов, содержащих информацию ограниченного распространения);

адресат;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту, если текст более 4 — 5 строк (при необходимости);

текст документа;

отметка о контроле (для документов, имеющих указания по исполнению, находящиеся на контроле);

отметка о приложении (для документов, имеющих приложения);

подпись;

отметка об электронной подписи (для электронных документов, подписанных электронной подписью);

виза;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.11.4. Согласование внутреннего документа осуществляется в порядке, установленном для служебных писем.

3.11.5. Внутренние документы оформляются в виде электронного документа или на бумажном носителе.

3.11.6. Внутренние документы, созданные на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота Судебного департамента после сканирования и создания их электронных копий.

3.11.7. Обмен внутренними документами между структурными подразделениями и должностными лицами Судебного департамента осуществляется через в систему электронного документооборота Судебного департамента.

3.11.8. Подлинник внутреннего документа на бумажном носителе хранится по месту его регистрации.

3.11.9. Подлинник внутреннего документа на бумажном носителе, имеющий указания по исполнению, передается ответственному исполнителю поручения.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

4.1. Виды документопотоков

4.1.1. Документооборот в Судебном департаменте организуется по следующим основным документопотокам:

входящая документация — документы, поступившие в Судебный департамент из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, иностранных организаций; обращения и запросы граждан и организаций;

исходящая документация — документы, созданные в Судебном департаменте и отправляемые в органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, учреждения и организации, иностранные организации, а также гражданам;

внутренняя документация — документы, созданные в Судебном департаменте, документооборот которых осуществляется только внутри Судебного департамента.

4.1.2. Доставка документов в Судебный департамент и отправка документов из Судебного департамента осуществляются:

службами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров;

средствами специальной документальной связи;

средствами информационно-телекоммуникационных сетей (электронные документы);

средствами электросвязи (телеграммы, факсограммы, телефонограммы);

нарочными (курьерами) отправителей и структурных подразделений — исполнителей.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Прием и первичная обработка корреспонденции, поступившей в Судебный департамент, производятся работниками Управления делами, уполномоченными на прием, обработку и отправку корреспонденции (далее — экспедиция).

4.2.2. Работник Судебного департамента, не являющийся работником экспедиции, получивший документ, не включенный в документооборот Судебного департамента непосредственно от отправителя или иным способом, обязан незамедлительно передать этот документ в экспедицию.

4.2.3. Работники экспедиции, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты:

проверить правильность адресования и целостность упаковки;

сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге);

разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения.

Расписка заверяется мастичным штампом «Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации» или печатью «Для пакетов».

4.2.4. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

4.2.5. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

4.2.6. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой «Лично» и пакетов с документами, направляемыми участниками конкурентных способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в контрактную службу или комиссии по осуществлению закупок для государственных нужд.

Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то работнику по разносной книге (приложение N 17 к Инструкции) под роспись.

4.2.7. Работники экспедиции вскрывают пакеты, не допуская повреждения документов, проверяют наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяют номера документов с номерами, указанными на пакетах.

4.2.8. Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение N 18 к Инструкции) в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в Управлении делами.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».

4.2.9. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

4.2.10. Вся поступившая корреспонденция распределяется работниками экспедиции на следующие массивы:

документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица;

документы, адресованные структурным подразделениям Судебного департамента и их должностным лицам;

обращения и запросы граждан и организаций;

нерегистрируемая корреспонденция — печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени и т.п.); реклама, извещения, программы мероприятий, нормы расходов материалов, прейскуранты; поздравительные письма (открытки, памятные адреса и т.п.); пригласительные билеты, научные труды и отчеты по темам, исходящая документация Судебного департамента, возвращенная в связи с ненахождением адресата.

4.2.11. Документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица, передаются для предварительного рассмотрения уполномоченному работнику Управления делами.

4.2.12. Документы, адресованные структурным подразделениям Судебного департамента и их должностным лицам, передаются работникам Управления делами, ответственным за их регистрацию и передачу по назначению.

4.2.13. Обращения и запросы граждан и организаций передаются для предварительного рассмотрения и регистрации работникам Управления делами, уполномоченным на работу с обращениями и запросами граждан и организаций.

4.2.14. Нерегистрируемая корреспонденция передается непосредственно по назначению в структурные подразделения или должностным лицам Судебного департамента.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.2. Предварительное рассмотрение документов осуществляется уполномоченными на это работниками Управлением делами.

Предварительное рассмотрение обращений и запросов граждан и организаций осуществляется работниками Управления делами, уполномоченными на работу с обращениями и запросами граждан и организаций.

4.3.3. При осуществлении предварительного рассмотрения в зависимости от содержания документов они распределяются на следующие массивы:

документы, требующие обязательного рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента;

документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и передаваемые на рассмотрение его заместителям в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

документы, адресованные заместителям Генерального директора Судебного департамента и требующие обязательного рассмотрения ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

документы, передаваемые без рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями для исполнения непосредственно в структурные подразделения Судебного департамента в соответствии с установленными функциями подразделений.

4.3.4. По результатам предварительного рассмотрения документов Управление делами:

готовит проекты поручений (резолюций) к документам для рассмотрения этих документов Генеральным директором Судебного департамента;

готовит проекты поручений (резолюций) к документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и передаваемым на рассмотрение его заместителям в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

направляет заместителям Генерального директора Судебного департамента документы, адресованные им и требующие обязательного рассмотрения в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

направляет документы, не требующие обязательного рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями, непосредственно в структурные подразделения Судебного департамента.

4.3.5. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование его соответствующему должностному лицу.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Входящая документация вне зависимости от способа ее доставки подлежит обязательной регистрации в Управлении делами.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.п.).

4.4.2. Документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, и документы, адресованные Судебному департаменту без указания конкретного должностного лица, передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

4.4.3. При осуществлении регистрации входящая документация распределяется на следующие массивы:

документы, передаваемые на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента;

документы, передаваемые на рассмотрение заместителям Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

документы, передаваемые непосредственно в структурные подразделения Судебного департамента в соответствии с установленными функциями подразделений;

документы с пометкой «Для служебного пользования»;

обращения и запросы граждан и организаций.

4.4.4. Регистрация входящей документации осуществляется уполномоченными на это работниками Управления делами.

4.4.5. Регистрация входящих документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется уполномоченными работниками Управления делами в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента для документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

4.4.6. Регистрация обращений и запросов граждан и организаций осуществляется уполномоченными работниками Управления делами в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента для обращений и запросов граждан и организаций.

4.4.7. Регистрация документов осуществляется в день их поступления путем внесения сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.4.8. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день.

4.4.9. Документы с отметками «Срочно», «Оперативно» регистрируются незамедлительно.

4.4.10. При передаче документов из одного структурного подразделения в другое они повторно не регистрируются.

4.4.11. На обороте последнего листа регистрируемого документа в левом нижнем углу проставляется регистрационный штамп с отметкой о поступлении документа.

При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп «К вх. N…».

4.4.12. Поступающие в Судебный департамент телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.

4.4.13. Факсограммы, поступившие в Судебный департамент, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в подразделе 4.9 настоящей Инструкции.

4.4.14. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции.

Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.4.15. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям, а также на исполнение.

4.5. Порядок рассмотрения документов руководством

Судебного департамента, руководителями структурных

подразделений и доведения документов до исполнителей

4.5.1. Документы и иная корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента, докладывается ему управляющим делами.

4.5.2. Документы, предназначенные для заместителей Генерального директора, передаются им для рассмотрения Управлением делами через соответствующих работников, на которых возложены данные обязанности, по разносной книге.

4.5.3. Заместители Генерального директора Судебного департамента:

4.5.3.1. В соответствии с утвержденным распределением обязанностей рассматривают документы, адресованные Генеральному директору Судебного департамента, и принимают решения по их исполнению (направлению ответов, подготовке докладов и т.п.).

4.5.3.2. Докладывают Генеральному директору Судебного департамента о необходимости принятия решения непосредственно Генеральным директором Судебного департамента по документам, рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

4.5.4. Документы, предназначенные непосредственно в структурные подразделения, после их регистрации передаются Управлением делами в структурные подразделения для последующего исполнения по реестру (приложение N 16 к Инструкции) и представляются на рассмотрение руководителям структурных подразделений уполномоченными работниками этих подразделений.

4.5.5. Документы передаются на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента и его заместителям только после их регистрации.

4.5.6. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор Судебного департамента и его заместители, руководители структурных подразделений дают поручения (указания) исполнителям в форме резолюции.

4.5.7. Резолюция оформляется на специальном бланке (приложение N 19 к Инструкции), прилагаемом к документу, либо непосредственно на свободном от текста месте документа и включает в себя:

фамилию и инициалы исполнителя в дательном падеже;

содержание поручения;

срок исполнения (при необходимости);

подпись автора резолюции;

дату резолюции.

В нижнем поле бланка резолюции указывается номер документа, к которому относится резолюция («К вх. N…»).

4.5.8. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное отметкой «(отв.)», является ответственным исполнителем данного поручения.

4.5.9. Если рассмотренный документ не требует исполнения, то на документе должностным лицом, рассмотревшим его, делается отметка об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

4.5.10. Рассмотренные Генеральным директором Судебного департамента и его заместителями документы возвращаются в Управление делами для внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки.

4.5.11. Рассмотренные руководителем структурного подразделения документы возвращаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки.

4.5.12. Заместители Генерального директора Судебного департамента, руководители структурных подразделений могут оформлять резолюции в электронной форме к документам, включенным в систему электронного документооборота Судебного департамента, непосредственно в регистрационно-контрольной карточке документа.

4.5.13. После внесения резолюций в регистрационно-контрольные карточки, документы передаются в структурные подразделения для последующего исполнения по реестру (приложение N 16 к Инструкции).

4.5.14. В соответствии с резолюцией подлинник документа направляется ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии или электронные копии документов.

4.5.15. Изменение ответственного исполнителя осуществляется только руководителем, давшим поручение.

4.5.16. Передача подлинников входящих документов между структурными подразделениями Судебного департамента осуществляется только через Управление делами.

4.5.17. Рассмотренные документы передаются по назначению в течение рабочего дня, срочные документы в течение одного часа после их рассмотрения, а весьма срочные — немедленно.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Судебного департамента (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение-исполнитель документа.

4.6.2. Проекты документов Судебного департамента готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Сопроводительные письма не требуются для отправки распорядительных документов в соответствии с указателем рассылки.

4.6.3. До представления на подпись (утверждение) исполнитель проверяет:

правильность оформления документа;

правильность адресования документа;

наличие необходимых виз на документе;

наличие приложений к документу;

наличие (при необходимости) справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов;

наличие указателя рассылки.

4.6.4. Проекты документов визируются в порядке, установленном для соответствующего вида документа.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации.

Документы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента либо его заместителем, передаются на регистрацию в Управление делами.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в Управление делами.

4.7.2. Отправляемый документ-ответ передается на регистрацию вместе с входящим документом, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями — соисполнителями в процессе подготовки документа).

4.7.3. Работник, осуществляющий регистрацию документа, проверяет правильность оформления документа и его комплектность. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.7.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день путем внесения сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку.

4.7.5. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

4.7.6. Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Судебного департамента, цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 15) и порядкового номера документа.

Например, N СД-6/88 означает:

СД — индекс Судебного департамента;

6 — индекс Управления делами;

88 — порядковый номер исходящего документа.

4.7.7. Копия исходящего документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело. Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.

4.7.8. Копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью исполнителя документа.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправка исходящих документов осуществляется в централизованном порядке через экспедицию Судебного департамента.

4.8.2. Исходящие документы сдаются на отправку в экспедицию по реестрам (приложение N 20 к Инструкции).

4.8.3. Работник экспедиции, принимающий документы на отправку, в присутствии работника, передающего документы на отправку, обязан проверить:

правильность оформления документа;

правильность адресования документа;

комплектность документа, в том числе наличие приложений;

соответствие количества экземпляров документа списку рассылки.

4.8.4. Экспедиция производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

4.8.5. Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в подготовленном виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.

4.8.6. Копии распорядительных документов на бумажном носителе, передаваемые в экспедицию на отправку, в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

4.8.7. Носители информации с документами в электронной форме принимаются экспедицией только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

4.8.8. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами.

4.8.9. За принятые документы работник экспедиции расписывается в реестре с указанием количества документов, даты и времени приема.

4.8.10. Не прошедшие регистрацию, неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера на отправку не принимаются.

4.8.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.12. Документы, рассылаемые по списку рассылки в суды и органы Судебного департамента, отправляются фельдъегерской связью два раза в неделю (вторник и четверг).

4.8.13. Документы, направляемые в федеральные государственные органы, отправляются:

на бумажном носителе — фельдъегерской связью или нарочным (курьером);

в электронной форме — по системе межведомственного электронного документооборота.

4.8.14. Документы, направляемые в суды, органы и учреждения Судебного департамента, отправляются:

на бумажном носителе — фельдъегерской, специальной, почтовой связью или нарочным (курьером);

в электронной форме — по системе ведомственного электронного документооборота.

4.8.15. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель с учетом положений настоящей Инструкции.

4.8.16. Доставка срочных служебных документов в государственные органы и другие организации, находящиеся в г. Москве, осуществляется нарочными — работниками структурных подразделений-исполнителей документов.

4.8.17. Телеграммы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями, сдаются в экспедицию для их последующей обработки и отправки через почтовое отделение связи.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными уполномоченным государственным органом.

4.8.18. Обработка документов осуществляется экспедицией:

для отправки почтовой связью — в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными уполномоченным государственным органом;

для отправки телеграфной связью — в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными уполномоченным государственным органом.

4.8.19. В целях установления единого порядка обработки отправляемой корреспонденции управляющим делами может утверждаться инструкция для работников экспедиции о порядке обработки отправляемой корреспонденции.

4.9. Прием и передача информации средствами

факсимильной связи

4.9.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема служебных документов и иной информации по телефонным сетям общего пользования (далее — факсограммы).

4.9.2. Служебный документ, переданный или принятый посредством факсимильной связи, не имеет юридической силы.

Последующая досылка адресату подлинника документа (кроме документов, содержащих информацию для сведения) обязательна.

4.9.3. Прием служебных документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента, его заместителям, руководителям структурных подразделений, передаваемых факсимильной связью, осуществляется экспедицией Управления делами.

Прием служебных документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента, его заместителям, руководителям структурных подразделений, передаваемых факсимильной связью, может осуществляется в их приемных либо в структурных подразделениях с последующей передачей принятой факсограммы в Управление делами для регистрации в системе электронного документооборота Судебного департамента.

Прием иных входящих факсограмм осуществляется в структурных подразделениях.

4.9.4. Входящие факсограммы на иностранном языке подлежат переводу на русский язык в Управлении делами.

После перевода на русский язык факсограмма на иностранном языке совместно с заверенным текстом перевода передается Управлением делами для доклада руководству Судебного департамента.

4.9.5. Передача исходящих факсограмм адресатам осуществляется структурными подразделениями-исполнителями.

4.9.6. При передаче факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

запрещается передавать средствами факсимильной связи документы и иную информацию с пометкой «Для служебного пользования»;

объем передаваемой факсограммы (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

факсограммы на иностранных языках передаются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

4.9.7. Работник, отправивший факсограмму, делает отметку на документе с указанием номера телефона адресата, даты и времени отправления факсограммы.

Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника документа, если подлинник документа не направляется адресату, или на копии (визовом экземпляре) документа и заверяется подписью работника, отправившего факсограмму.

Подлинник документа, не направляемый адресату, хранится вместе с копией (визовым экземпляром) документа в деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

4.10. Регистрация и прохождение

внутренних и распорядительных документов, контрактов

(договоров, соглашений)

4.10.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — прохождению поступающих документов.

4.10.2. Регистрация внутренних документов осуществляется в структурных подразделениях по месту их создания, а документов, подписанных заместителями Генерального директора Судебного департамента, — в Управлении делами.

4.10.3. Рассылка копий внутренних документов в структурные подразделения и должностным лицам Судебного департамента осуществляется в электронной форме (электронные копии), либо в порядке исключения — на бумажном носителе.

4.10.4. Подлинники внутренних документов хранятся:

подписанные заместителями Генерального директора Судебного департамента — в Управлении делами;

подписанные руководителями структурных подразделений — в структурных подразделениях по месту их создания;

имеющие поручения (резолюции) Генерального директора Судебного департамента или его заместителей — в структурном подразделении, являющемся ответственным исполнителем.

4.10.5. Прохождение проектов приказов и распоряжений Судебного департамента осуществляется в соответствии с правилами, установленными подразделом 3.8 настоящей Инструкции.

4.10.6. Подлинники приказов и распоряжений Судебного департамента хранятся в Управлении делами.

Подлинники распоряжений структурных подразделений Судебного департамента хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

4.10.7. Регистрационный номер распоряжения структурного подразделения Судебного департамента дополняется цифровым индексом соответствующего структурного подразделения.

4.10.8. Рассылка копий приказов и распоряжений Судебного департамента в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, структурные подразделения, органы и учреждения Судебного департамента, а также должностным лицам Судебного департамента осуществляется в электронной форме (электронные копии), либо в порядке исключения — на бумажном носителе.

4.10.9. Подготовка проекта протокола осуществляется, как правило, в течение суток после окончания заседания (совещания), но не позднее 3 дней со дня его проведения.

4.10.10. Протоколы заседаний и решения коллегии Судебного департамента, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента регистрируются и хранятся в Управлении делами.

Протоколы иных совещаний, заседаний комиссий и рабочих групп регистрируются и хранятся до передачи их в центральный архив Судебного департамента в структурных подразделениях, осуществляющих организационное обеспечение этих заседаний (совещаний).

4.10.11. Регистрационный номер протокола заседания (совещания), регистрируемого в структурном подразделении, дополняется цифровым индексом соответствующего структурного подразделения.

4.10.12. Решения заседаний (совещаний) доводятся до сведения федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, структурных подразделений, органов и учреждений Судебного департамента, а также должностных лиц Судебного департамента путем рассылки копий протоколов (решений) или выписок из них в электронной форме (электронные копии), либо в порядке исключения — на бумажном носителе.

4.10.13. Государственные контракты (договоры, соглашения), заключаемые Судебным департаментом для обеспечения государственных нужд, регистрируются в Юридическом отделе.

Порядок подготовки, согласования, заключения, регистрации и хранения государственных контрактов (договоров, соглашений) устанавливается специальным нормативным правовым актом Судебного департамента.

4.10.14. Служебные контракты, трудовые договоры, иные договоры, связанные с государственно-служебными или трудовыми отношениями, и изменения к ним регистрируются и хранятся в Управлении государственной службы и кадрового обеспечения.

4.11. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.11.1. Корреспонденция на иностранном языке, поступившая в Судебный департамент, подлежит переводу на русский язык или подготовке аннотации в Управлении делами.

4.11.2. Регистрация и прохождение документов и иной корреспонденции на иностранном языке после их перевода на русский язык осуществляются в общем порядке.

4.11.3. Подготовка документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан (исходящих документов) на иностранном языке, осуществляется в четырех экземплярах:

первый экземпляр — подлинник документа, переведенный на иностранный язык;

второй экземпляр — копия документа, переведенного на иностранный язык;

третий экземпляр — подлинник документа на русском языке;

четвертый экземпляр — копия документа (визовый экземпляр) на русском языке.

4.11.4. Подготовка, оформление и прохождение третьего и четвертого экземпляров исходящего документа осуществляется в общем порядке.

4.11.5. После подписания третьего экземпляра исходящего документа он передается в Управление делами для перевода на иностранный язык.

4.11.6. Подготовка и оформление первого и второго экземпляров исходящего документа осуществляется Управлением делами.

4.11.7. Второй экземпляр исходящего документа визируется работником Управления делами, подготовившим исходящий документ на иностранном языке, и управляющим делами или его заместителем, после чего передается для доклада Генеральному директору Судебного департамента.

4.11.8. После подписания первого экземпляра исходящего документа на иностранном языке он передается для отправки. Остальные экземпляры помещаются в дело.

4.12. Учет и хранение отдельных видов документов

4.12.1. Учет документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования» и их хранение осуществляется Управлением делами.

Отдельные документы с пометкой «Для служебного пользования» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел разрешается хранить непосредственно в структурных подразделениях с обязательным соблюдением мер по обеспечению их сохранности и установленного порядка работы с информацией ограниченного распространения.

4.12.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившие в Судебный департамент, после доклада Генеральному директору Судебного департамента передаются в Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов для ведения работы по систематизации законодательства.

4.12.3. Поступившие в Судебный департамент копии приказов и распоряжений федеральных органов исполнительной власти, приказов и распоряжений Председателя Верховного Суда Российской Федерации после доклада Генеральному директору Судебного департамента хранятся в Управлении делами.

4.12.4. Планы основных организационных мероприятий, планы работы коллегии, планы оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, планы комплексных, целевых и контрольных проверок органов Судебного департамента, изучения организации деятельности судов, отчеты о деятельности Судебного департамента учитываются и хранятся в Управлении делами.

Иные планы Судебного департамента учитываются и хранятся в структурных подразделениях по месту их создания.

4.12.5. Регистрация и хранение обращений и запросов граждан и организаций и ответов на них осуществляется отделом Управления делами, уполномоченным на работу с ними.

4.13. Порядок тиражирования копий документов

4.13.1. Тиражирование копий документов в Судебном департаменте производится централизованно в копировально-множительном бюро Административно-хозяйственного управления.

4.13.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 23 к Инструкции).

Решение о необходимости тиражирования копий документов принимается руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ на производство копировально-множительных работ визируется управляющим делами.

4.13.3. Тиражирование копий документов осуществляется в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы копировально-множительного бюро.

В первоочередном порядке тиражируются материалы с пометкой «срочно».

Срочность тиражирования устанавливается руководителем структурного подразделения по согласованию с управляющим делами.

4.13.4. Материалы, передаваемые в копировально-множительное бюро для тиражирования, должны иметь четкий и разборчивый текст, а также должны быть разброшюрованы.

В целях сокращения количества листов пересылаемых копий документов, тиражирование копий служебных документов осуществляется, как правило, с оборотом.

Перед тиражированием копия распорядительного документа заверяется печатью Управления делами.

4.13.5. Заказы на выполнение копировально-множительных работ учитываются в журнале учета копировально-множительных работ (приложение N 24 к Инструкции).

4.13.6. Изготовленные копии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под роспись в журнале учета копировально-множительных работ.

Исполненные заказы на выполнение копировально-множительных работ хранятся в копировально-множительном бюро в течение года, после чего уничтожаются.

4.13.7. Ответственность за правильное использование копировально-множительной техники в копировально-множительном бюро, сохранность и учет выполняемых работ несут его работники.

4.13.8 Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов осуществляется на копировально-множительной технике непосредственно в структурных подразделениях.

4.14. Организация делопроизводства

в структурном подразделении

4.14.1. Для непосредственного ведения делопроизводства в структурном подразделении Судебного департамента руководителем подразделения назначаются ответственные работники (работник), права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.

4.14.2. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении, возлагаются следующие основные функции:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в экспедиции Управления делами и по системе электронного документооборота Судебного департамента;

проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе электронного документооборота Судебного департамента;

доклад документов руководителю структурного подразделения и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;

проверка правильности оформления и регистрация исходящих, внутренних и распорядительных документов, подписанных руководителем структурного подразделения;

контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения и ее хранение;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;

подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в центральный архив Судебного департамента;

учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.

4.14.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство, под роспись в реестре.

4.14.4. Служебные документы, зарегистрированные в структурном подразделении, доложенные Генеральному директору Судебного департамента непосредственно руководителем структурного подразделения, минуя Управление делами, и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в Управление делами для постановки их на контроль, затем возвращаются в структурное подразделение для последующего их доведения работником, ответственным за делопроизводство, до исполнителей в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента.

4.14.5. Документы, зарегистрированные на имя руководства Судебного департамента, передаются из одного структурного подразделения в другое только через Управление делами.

4.14.6. Документы со штампом «Подлежит возврату в Управление делами» после исполнения в обязательном порядке должны быть возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.

4.14.7. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им в виде электронных копий по системе электронного документооборота Судебного департамента, либо на бумажном носителе поочередно или одновременно в копиях.

4.14.8. На время болезни (отпуска, командировки) работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.

4.14.9. При увольнении или при назначении работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.

4.14.10. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений Управление делами периодически (один раз в три года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору Судебного департамента.

4.15. Работа исполнителей со служебными документами

4.15.1. Организация работы по исполнению документов в структурных подразделениях Судебного департамента осуществляется на основании поручений (указаний) Генерального директора Судебного департамента, его заместителей, руководителя структурного подразделения.

4.15.2. Подразделение-исполнитель получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день, срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

4.15.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению (резолюцией) от руководства Судебного департамента, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

4.15.4. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы рассматриваются немедленно.

4.15.5. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного подразделения.

4.15.6. Специалисты структурных подразделений Судебного департамента в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Судебном департаменте;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях — подготовку документа к рассылке;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

4.15.7. Исполненные и представленные на подпись документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей, заместителей Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

4.15.8. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение (запрос), исполнитель указывает номер и дату документа, на который подготовлен ответ.

4.15.9. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, который утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, или его заместителем и согласовывается с Управлением делами.

Список рассылки прилагается к визовому экземпляру, который вместе с подлинным экземпляром подшивается в соответствующее дело.

4.15.10. На визовом экземпляре письма реквизиты бланка не воспроизводятся, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер, а подпись должностного лица, подписавшего документ, заверяется исполнителем документа или его непосредственным руководителем.

4.15.11. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело.

Все отметки оформляются на оборотной стороне последнего листа основного документа, визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела, руководителем структурного подразделения с расшифровкой фамилии и проставлением даты. Списание документа в дело осуществляется руководителем структурного подразделения или его заместителем и заверяется подписью.

4.15.12. Списание в дело документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, требующей доклада и/или направления ответа, без документального подтверждения исполнения поручения запрещается.

4.15.13. Если поручение дано нескольким исполнителям, то:

должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное отметкой «(отв.)», является ответственным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение, организует работу соисполнителей, осуществляет сбор всех материалов от них, подготовку итогового документа и согласование его с соисполнителями;

соисполнители до истечения половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю материалы, каждый — в своей части.

4.15.14. В случае возникновения разногласий при согласовании проекта итогового документа руководитель подразделения-ответственного исполнителя вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

4.15.15. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке.

Соисполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

4.15.16. При необходимости изменения срока исполнения поручения ответственный исполнитель представляет на имя Генерального директора Судебного департамента или его заместителя докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

4.15.17. Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении, и заместителями Генерального директора Судебного департамента, осуществляющими координацию и контроль их деятельности.

4.15.18. Ответственный исполнитель документа осуществляет контроль за исполнением инициативных документов (запросов в федеральные государственные органы, проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, запросов о представлении сведений от судов и органов Судебного департамента и др.), по которым ожидается получение ответа.

4.15.19. При отсутствии непосредственного исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) находящиеся у него на исполнении документы по решению его непосредственного руководителя или руководителя структурного подразделения отдела передаются другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 21 к Инструкции), а в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы — документы по акту приема-передачи передаются руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному работнику.

4.15.20. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов. С указанными материалами могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.15.21. Исполнение документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренных заместителями Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, осуществляется в порядке, установленном для документов, рассмотренных Генеральным директором Судебного департамента.

4.15.22. При работе с документами с пометкой «Для служебного пользования», обращениями и запросами граждан и организаций, государственными контрактами (договорами, соглашениями) исполнители руководствуются также положениями специальных нормативных актов Судебного департамента, регулирующих порядок работы с указанными документами.

4.15.23. В случае утраты служебного документа работник Судебного департамента обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному руководителю.

Руководитель структурного подразделения письменно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о факте утраты документа, информирует управляющего делами. На основании решения Генерального директора Судебного департамента в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учетом предложений Управления делами докладывает Генеральному директору Судебного департамента результаты служебного расследования с необходимыми материалами, выводами для принятия окончательного решения.

На утраченные документы, издания и дела с пометкой составляется акт (приложение N 22 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

4.16. Контроль за исполнением документов

4.16.1. Контроль за исполнением документов осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного их исполнения, укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности структурных подразделений и должностных лиц Судебного департамента.

Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.

4.16.2. Управление делами осуществляет методическое сопровождение деятельности по контролю за исполнением документов в Судебном департаменте.

4.16.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным руководством Судебного департамента срокам.

4.16.4. В ходе контроля за исполнением документов осуществляется:

постановка документа на контроль и внесение сведений о контроле в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента;

направление исполнителям информации о контрольных поручениях с истекающим сроком исполнения (предупредительный контроль);

продление срока исполнения в соответствии с решением Генерального директора Судебного департамента или его заместителя;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.16.5. Контролю в Управлении делами подлежат:

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение приказов, распоряжений и поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации и его заместителей, Президиума Верховного Суда Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение постановлений Всероссийского съезда судей, Совета судей Российской Федерации и его Президиума; поручений председателей Совета судей Российской Федерации, Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации и Высшей экзаменационной комиссии по приему квалификационного экзамена на должность судьи;

поручения (резолюции) Генерального директора по рассмотренным им служебным документам с указанием конкретных сроков исполнения;

поручения (резолюции) заместителей Генерального директора Судебного департамента с указанием конкретных сроков исполнения по документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей;

поручения Генерального директора Судебного департамента, оформленные в виде отдельного документа с конкретными сроками исполнения;

приказы и распоряжения Судебного департамента, контроль за исполнением которых Генеральный директор Судебного департамента оставил за собой, содержащие распорядительные действия с конкретными сроками исполнения;

решения коллегии Судебного департамента;

решения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

планы работы Судебного департамента (основных организационных мероприятий; работы коллегии; проведения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента; комплексных, целевых и контрольных проверок органов Судебного департамента; иные планы по указанию Генерального директора Судебного департамента);

обращения и запросы граждан и организаций.

4.16.6. Контроль за исполнением обращений и запросов граждан и организаций осуществляется работниками Управления делами, уполномоченными на работу с обращениями и запросами граждан и организаций в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента.

4.16.7. Контроль за исполнением документов осуществляется с использованием системы электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.8. Поручения (приказы, распоряжения, планы, решения) с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Срок исполнения входящего документа устанавливается в поручении (резолюции) к нему.

4.16.9. Если срок исполнения поручением (приказом, распоряжением, планом, решением) не определен, то документ подлежит исполнению в месячный срок, считая от даты подписания поручения до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца.

Если последний день срока исполнения поручения (приказа, распоряжения, плана, решения) приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий нерабочему дню рабочий день.

4.16.10. Документы с поручением (резолюцией), содержащим указание «срочно» исполняются в 3-дневный срок.

4.16.11. Документы с поручением (резолюцией), содержащим указание «оперативно» или пометку «К», исполняются в 10-дневный срок.

4.16.12. Конкретные сроки исполнения документов устанавливаются, и исполнение документов осуществляется с учетом следующих правил:

4.16.12.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, распорядительных и внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа;

поступивших из других государственных органов, организаций — с даты их поступления.

4.16.12.2. Конечная дата исполнения документа определяется должностным лицом, его рассмотревшим, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения документа указывается в резолюции или определяется по тексту документа.

4.16.12.3. Поручения Генерального директора Судебного департамента по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями исполняются в течение 15 дней, а с согласованием — 30 дней.

4.16.12.4. Запросы и поручения вышестоящих органов исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Судебном департаменте.

4.16.12.5. Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан не позднее, чем в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы — не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент (если не установлен иной срок).

Если запрос или обращение требуют дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

4.16.12.6. В случае если Судебный департамент не является ответственным исполнителем поручения вышестоящего государственного органа, материалы, связанные с исполнением поручения, должны быть направлены ответственному исполнителю, готовящему итоговый документ до истечения первой половины установленного срока исполнения поручения.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

4.16.13. На входящих документах, контроль за исполнением которых осуществляется Управлением делами, проставляются штампы «Контроль. Срок исполнения», «Контроль продлен», «Снято с контроля».

4.16.14. Контроль за исполнением поручений (резолюций) заместителей Генерального директора Судебного департамента с указанием конкретных сроков исполнения по документам, адресованным Генеральному директору Судебного департамента и рассмотренным ими в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, осуществляется в порядке, установленном для поручений Генерального директора Судебного департамента с конкретным сроком исполнения.

4.16.15. Контроль за исполнением поручений (резолюций) Генерального директора Судебного департамента с месячным сроком исполнения, поручений (резолюций) заместителей Генерального директора Судебного департамента осуществляется структурными подразделениями.

4.16.16. Сдача в Управление делами на хранение исполненных документов с месячным сроком исполнения осуществляется не позднее 10-дневного срока после завершения исполнения поручения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя (представляется полный пакет материалов в хронологическом порядке: докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений-соисполнителей, другие подготовленные документы).

4.16.17. Ведение учета хода исполнения приказа (распоряжения) Судебного департамента, контроль за исполнением которого, возложен на заместителя Генерального директора Судебного департамента, осуществляется структурным подразделением-исполнителем этого распорядительного документа.

4.16.18. Ведение учета хода исполнения приказа (распоряжения) Судебного департамента, контроль за исполнением которого возложен на руководителя структурного подразделения, осуществляется этим структурным подразделением.

4.16.19. Структурные подразделения осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии со своей компетенцией под общим контролем Управления делами.

4.16.20. Докладные записки структурных подразделений, доложенные Генеральному директору Судебного департамента в установленном порядке через Управление делами и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, ставятся на контроль и передаются в структурные подразделения для доведения до исполнителей и исполнения.

4.16.21. Докладные записки структурных подразделений, доложенные Генеральному директору Судебного департамента минуя Управление делами и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в обязательном порядке в Управление делами для постановки на контроль поручений с контрольным сроком исполнения, после чего возвращаются в структурные подразделения, создавшие их для доведения до исполнителей и исполнения.

4.16.22. Докладные записки заместителей Генерального директора Судебного департамента, доложенные Генеральному директору Судебного департамента минуя Управление делами, передаются в обязательном порядке в Управление делами для учета результатов рассмотрения, постановки на контроль поручений с контрольным сроком исполнения и доведения до исполнителей.

4.16.23. В случае если исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель докладывает об этом должностному лицу, поручение которого исполняется с указанием причин невозможности исполнения поручения в установленный срок и обоснованным предложением нового срока исполнения.

4.16.24. Ответственный исполнитель докладывает о невозможности исполнения поручения в установленный срок немедленно после получения документа на исполнение, либо не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

4.16.25. Решение об изменении срока исполнения документа принимается должностным лицом, установившим этот срок, и оформляется одним из следующих способов:

внесением соответствующего изменения в распорядительный документ;

резолюцией на докладной записке о продлении срока исполнения документа;

внесением изменения в поручение (резолюцию) путем проставления нового срока исполнения и подписи с указанием даты принятия решения.

4.16.26. Заместители Генерального директора Судебного департамента в соответствии с утвержденным распределением обязанностей при наличии достаточных оснований вправе принимать решения о продлении сроков исполнения:

поручений (резолюций) Генерального директора Судебного департамента;

поручений, содержащихся в протоколах оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

мероприятий планов, утвержденных Генеральным директором Судебного департамента.

4.16.27. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.28. Непосредственный исполнитель документа или работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должны незамедлительно представлять работнику Управления делами, уполномоченному на осуществление контроля для учета хода исполнения документа:

подлинник документа с поручением Генерального директора Судебного департамента;

все материалы, связанные с изменением срока исполнения документа.

4.16.29. Срок исполнения документа считается продленным после того, как Управлением делами внесены соответствующие сведения в регистрационно-контрольную карточку и на исполняемом документе проставлен штамп «Контроль продлен».

4.16.30. Если контрольный документ не исполнен в установленный срок, то он принимается Управлением делами для доклада Генеральному директору Судебного департамента только при наличии объяснительной записки руководителя структурного подразделения-ответственного исполнителя с указанием причин нарушения срока исполнения или докладывается руководителем этого структурного подразделения лично Генеральному директору Судебного департамента с обязательным информированием Управления делами.

4.16.31. Сведения о результатах исполнения документа и снятии его с контроля вносятся в регистрационно-контрольную карточку документа в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.32. Непосредственный исполнитель документа или работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, должны незамедлительно представлять работнику Управления делами, уполномоченному на осуществление контроля для учета результатов исполнения документа:

подлинник документа с поручением Генерального директора Судебного департамента;

все материалы, связанные с исполнением документа в хронологическом порядке, в том числе докладные записки о продлении срока исполнения и служебные записки структурных подразделений-соисполнителей.

4.16.33. Документ считается снятым с контроля после того, как Управлением делами внесены соответствующие сведения в регистрационно-контрольную карточку и на исполненном документе проставлен штамп «Снято с контроля».

4.16.34. Если ответственным исполнителем не обеспечено своевременное представление в Управление делами информации и материалов для учета хода исполнения или результатов исполнения документа, документ считается не исполненным.

4.16.35. О нарушении сроков исполнения документов, находящихся на контроле, Управление делами докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия соответствующих мер.

4.16.36. В случае неисполнения в установленный срок поручений Генерального директора Судебного департамента Управление делами:

докладывает Генеральному директору Судебного департамента о нарушении срока исполнения поручения не позднее дня, следующего за днем выявления нарушения;

немедленно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о нарушении срока исполнения поручения с пометкой «срочно»;

информирует о нарушении заместителя Генерального директора Судебного департамента, осуществляющего координацию и контроль деятельности структурного подразделения-ответственного исполнителя.

4.16.37. При осуществлении контроля за исполнением документов Управление делами взаимодействует с федеральными судами общей юрисдикции, федеральными арбитражными судами, структурными подразделениями, органами и учреждениями Судебного департамента и пользуется базой данных системы электронного документооборота Судебного департамента.

4.16.38. Работники Управления делами, уполномоченные на осуществление контроля, еженедельно (в четверг) направляют в структурные подразделения и должностным лицам Судебного департамента информацию о документах, находящихся на контроле в Управлении делами, срок исполнения которых истекает в следующие 10 дней.

4.16.39. Управление делами:

ежемесячно докладывает Генеральному директору Судебного департамента обобщенную информацию о результатах исполнения служебных документов в Судебном департаменте;

представляет Генеральному директору Судебного департамента один раз в полугодие обзор о состоянии исполнительской дисциплины в Судебном департаменте.

4.16.40. Контроль за исполнением документов в структурных подразделениях Судебного департамента осуществляется уполномоченными работниками этих подразделений с учетом правил, установленных в настоящем подразделе Инструкции.

4.16.41. Контроль за исполнением документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в системе электронного документооборота Судебного департамента с использованием функции ограничения доступа к информации.

4.16.42. Контроль за исполнением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в порядке, установленном специальным нормативным актом Судебного департамента.

4.17. Особенности работы с электронными документами

4.17.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Судебного департамента.

В систему электронного документооборота Судебного департамента включаются:

электронные документы, поступившие в Судебный департамент из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;

электронные документы, созданные в Судебном департаменте (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, поступивших в Судебный департамент или созданных в Судебном департаменте на бумажном носителе.

4.17.2. Состав электронных документов, создаваемых в Судебном департаменте, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Судебного департамента, разрабатываемым на основе рекомендаций федерального органа исполнительной власти, специально уполномоченного в области архивного дела.

4.17.3. Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Судебного департамента, утверждается Генеральным директором Судебного департамента по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным в области архивного дела.

4.17.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

4.17.5. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением Государственного герба Российской Федерации.

4.17.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в Судебном департаменте используются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

4.17.7. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Судебного департамента в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

4.17.8. В системе электронного документооборота Судебного департамента могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

4.17.9. Документы, подписанные электронной подписью, имеют реквизит «Отметка об электронной подписи», который проставляется в виде специального штампа, содержащего информацию о сертификате ключа электронной подписи и его владельце.

4.17.10. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронном виде, в системе электронного документооборота Судебного департамента могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых усиленная квалифицированная электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

4.17.11. Прием электронных документов, поступивших в Судебный департамент из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан осуществляется службой делопроизводства Судебного департамента.

После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства Судебного департамента осуществляет проверку действительности электронной подписи.

4.17.12. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется работниками Управления делами или работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществлявшими регистрацию этих документов.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

4.17.13. Электронные документы, документы на бумажном носителе, создаваемые в Судебном департаменте и поступившие в Судебный департамент, регистрируются в системе электронного документооборота Судебного департамента.

4.17.14. Документы, создаваемые в Судебном департаменте и поступившие в Судебный департамент на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота Судебного департамента после сканирования и создания электронных копий этих документов.

4.17.15. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде одного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.

4.17.16. Приложения к документам, созданным в Судебном департаменте или поступившим в Судебный департамент на бумажном носителе, могут не включаться в систему электронного документооборота, если рассылка этих документов в электронной форме не требуется. В этом случае в регистрационно-контрольной карточке документа делается отметка, например:

«Приложение на 55 л. в 1 экз. на бумажном носителе только адресату.»;

или

«Приложение на 1 CD-диске в 1 экз. только адресату.».

4.17.17. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота Судебного департамента возможно после ее верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа подлиннику документа).

Подтверждение соответствия электронной копии документа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника, выполняющего данную процедуру.

4.17.18. Создание, верификация и включение электронных копий документов в систему электронного документооборота Судебного департамента (прикрепление файла с электронной копией документа к регистрационно-контрольной карточке) осуществляются в отношении:

документов, поступающих в Судебный департамент на бумажном носителе и передаваемых на рассмотрение Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям, — работниками Управления делами, осуществляющими регистрацию поступающих документов;

документов, поступающих в Судебный департамент на бумажном носителе и адресованных руководителям структурных подразделений или передаваемых без рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента или его заместителями на исполнение непосредственно в структурные подразделения в соответствии с установленными функциями, — работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

документов, создаваемых в Судебном департаменте на бумажном носителе, — работниками Управления делами или работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляющими регистрацию создаваемых документов.

4.17.19. Электронные сообщения, поступающие по системам межведомственного и ведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Судебного департамента.

Управление делами осуществляет регистрацию электронных сообщений, поступивших:

по системе межведомственного электронного документооборота;

по системе ведомственного электронного документооборота и адресованных Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям;

на адрес электронной почты Судебного департамента в сети «Интернет».

Регистрация электронных сообщений, поступивших по системе ведомственного электронного документооборота на электронный адрес структурного подразделения и адресованных в структурное подразделение, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

4.17.20. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Судебного департамента реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

4.17.21. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Судебного департамента используются следующие обязательные сведения о документе:

адресант (автор);

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

индекс дела по номенклатуре дел;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

отметка о контроле;

гриф ограничения доступа;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

подразделение — ответственный исполнитель документа;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

4.17.22. Для целей учета и поиска документов в Судебном департаменте могут использоваться иные сведения о документе, предусмотренные системой электронного документооборота Судебного департамента.

4.17.23. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Судебного департамента. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

4.17.24. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.

4.17.25. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включаются слова «Электронные документы», например:

«Переписка по вопросам эксплуатации здания Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации. Электронные документы».

4.17.26. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

4.17.27. Хранение электронных документов до передачи в архив и их архивное хранение осуществляются в системе электронного документооборота Судебного департамента. Вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Судебном департаменте программно-технических средств, а также нормативных и методических документов специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

4.17.28. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Генеральным директором Судебного департамента, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

4.17.29. Электронные документы структурных подразделений Судебного департамента передаются на архивное хранение в центральный архив Судебного департамента по описям с оформлением акта приема-передачи.

4.17.30. Электронный документооборот является преимущественной формой обмена служебными документами между Судебным департаментом и федеральными судами общей юрисдикции, федеральными арбитражными судами, органами и учреждениями Судебного департамента — участниками ведомственного электронного документооборота, а также между структурными подразделениями и должностными лицами Судебного департамента.

4.17.31. Электронные копии документов, поступившие в Судебный департамент или отправленные из Судебного департамента по системе электронного документооборота, не требуют досылки подлинников документов на бумажном носителе, если наличие подлинника документа на бумажном носителе не вызвано необходимостью совершения юридически значимых действий.

4.17.32. Запрещается направлять в кассационные суды общей юрисдикции, кассационный военный суд, апелляционные суды общей юрисдикции, апелляционный военный суд, верховные суды республик, краевые и областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, окружные (флотские) военные суды, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента служебные документы или их копии на бумажном носителе, если электронные копии этих документов включены в систему электронного документооборота Судебного департамента.

Данное правило не распространяется на служебные документы, обязательность направления которых на бумажном носителе прямо установлена федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, поручениями Генерального директора Судебного департамента, а также на случаи отсутствия технической возможности для направления адресату служебного документа в электронной форме.

4.18. Учет и анализ объемов документооборота

4.18.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве (приложение N 25 к Инструкции).

4.18.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих и создаваемых в Судебном департаменте, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.18.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Управлением делами и представляются руководству Судебного департамента в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.18.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

4.18.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.18.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.1.1. Формирование документального фонда Судебного департамента осуществляется Управлением делами и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в центральный архив Судебного департамента.

5.1.2. Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством об архивном деле, Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», положениями о структурных подразделениях Судебного департамента, штатным расписанием, номенклатурой дел Судебного департамента за прошлый год, а также перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

5.1.4. В Судебном департаменте составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел Судебного департамента.

5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения Судебного департамента (приложение N 28 к Инструкции) на очередной год составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с управляющим делами и работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, и представляется в Управление делами до 1 ноября текущего года.

Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

5.1.6. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает, согласовывает и представляет в Управление делами номенклатуру дел подразделения для включения в номенклатуру дел Судебного департамента.

5.1.7. На основе номенклатур дел структурных подразделений Управлением делами ежегодно составляется номенклатура дел Судебного департамента на очередной календарный год (приложение N 29 к Инструкции).

5.1.8. Номенклатура дел Судебного департамента визируется работником, ответственным за центральный архив Судебного департамента, подписывается управляющим делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), и ежегодно утверждается Генеральным директором Судебного департамента.

5.1.9. Номенклатура дел Судебного департамента печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел Управления делами номенклатуры дел, второй — используется в Управлении делами в качестве рабочего экземпляра, третий — применяется в центральном архиве Судебного департамента, четвертый — передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Управлении делами в электронном виде.

5.1.10. После утверждения номенклатуры дел Судебного департамента структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.11. Номенклатура дел Судебного департамента в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.12. В случае коренных изменений функций и структуры Судебного департамента номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

5.1.13. Наименованиями разделов номенклатуры дел Судебного департамента являются наименования структурных подразделений.

Разделы номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой Судебного департамента. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами.

5.1.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел и журналов учета, в том числе и с пометкой «Для служебного пользования», отражающие все документируемые участки работы, включая справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

5.1.15. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

5.1.15.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в Судебном департаменте цифрового обозначения структурного подразделения (приложение N 15 к Инструкции), отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 6-3-04, где:

6 — обозначение Управления делами;

3 — обозначение отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами;

04 — порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

5.1.15.2. Группы цифр индекса дела отделяются одна от другой с помощью тире.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

5.1.15.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

5.1.15.4. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

5.1.15.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

5.1.15.6. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название структурного подразделения Судебного департамента (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела.

5.1.15.7. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, отчеты и т.д.).

Например: «Документы по вопросам информатизации органов и учреждений Судебного департамента».

5.1.15.8. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Например: «Протоколы заседаний коллегии Судебного департамента».

5.1.15.9. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их общее видовое наименование.

Например: «Переписка с управлениями Судебного департамента в субъектах Российской Федерации по вопросам состояния зданий».

5.1.15.10. При необходимости заголовок может быть дополнен другими элементами.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: «Переписка по вопросам государственной службы».

5.1.15.11. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

5.1.15.12. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, распорядительных документов Верховного Суда Российской Федерации, решений Всероссийского съезда судей, Совета судей Российской Федерации и его Президиума, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями Судебного департамента. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

5.1.15.13. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

5.1.15.14. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень документов с указанием сроков их хранения, а при его отсутствии срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

5.1.15.15. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и другие.

5.1.16. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

5.1.17. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 28 к Инструкции).

5.1.18. Сведения о количестве и категориях заведенных дел в структурных подразделениях за прошедший год представляются в Управление делами к 1 февраля текущего года.

На основе этих данных Управлением делами составляется итоговая запись номенклатуры дел (приложение N 29 к Инструкции), которая передается в центральный архив Судебного департамента.

5.2. Формирование дел и их текущее хранение

5.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел и систематизация документов внутри дела.

С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования — в структурных подразделениях Судебного департамента (текущее хранение).

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела заводятся в структурных подразделениях в начале календарного года. Формированием и текущим хранением дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство.

5.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляет Управление делами.

5.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

5.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

5.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

5.2.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

5.2.7. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

5.2.8. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.

5.2.9. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы заседаний и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы заседаний и решения коллегии в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

5.2.10. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

5.2.11. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

5.2.12. При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

5.2.13. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

5.2.14. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

5.2.15. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Судебного департамента, его органов и учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

5.2.16. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

5.2.17. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

5.2.18. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в центральный архив Судебного департамента.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются в центральный архив для централизованного уничтожения.

Личные дела гражданских служащих хранятся в Управлении государственной службы и кадрового обеспечения в течение 10 лет со дня их увольнения с гражданской службы, после чего передаются в центральный архив Судебного департамента.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

5.2.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив Судебного департамента или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

5.2.20. В каждом структурном подразделении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство).

Руководители подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

5.2.21. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

5.2.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

5.2.23. Дела документального фонда Судебного департамента, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене управляющего делами, руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения Судебного департамента.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

5.2.24. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

5.2.25. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения Судебного департамента. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карточка выдачи дел (приложение N 36 к Инструкции), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей по актам (приложение N 37 к Инструкции).

5.2.26. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.

5.2.27. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.3. Подготовка документов и дел к передаче

на архивное хранение

5.3.1. В целях подготовки документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение в Судебном департаменте выполняется комплекс работ.

5.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

5.4. Экспертиза ценности документов

5.4.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

5.4.2. Экспертиза ценности документов в Судебном департаменте проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

5.4.3. Экспертизу ценности документов в Судебном департаменте организует и проводит постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением о постоянно действующей центральной экспертной комиссии Судебного департамента, согласованным с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела.

5.4.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Судебного департамента работниками, ответственными за ведение делопроизводства, с привлечением соответствующих специалистов и под непосредственным методическим руководством Управления делами.

5.4.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив Судебного департамента;

отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного и временного хранения, а также выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Судебного департамента путем полистного просмотра дел.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК, а в необходимых случаях федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области архивного дела, экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации.

5.4.6. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, не оформленные копии и документы с временными сроками хранения.

При обнаружении в делах с временными сроками хранения документов постоянного хранения последние из дел изымаются, и присоединяются к однородным делам или формируются в новое дело.

Если в дело подшиты документы (временного срока хранения) с различными сроками хранения, то срок хранения такого дела устанавливается по документам, имеющим наибольший срок хранения.

5.4.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение N 33 к Инструкции), а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (приложение N 35 к Инструкции).

5.5. Оформление дел

5.5.1. Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по подготовке дела к хранению. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, или исполнителями структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива Судебного департамента.

5.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 32 к Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 31 к Инструкции);

оформление обложки дела (приложение N 30 к Инструкции).

5.5.3. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом C4 (230 x 320 мм) и оформляется по установленной форме (приложение N 30 к Инструкции).

На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Судебного департамента указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Судебного департамента; дата дела — указывается на начало заведения и окончания дела.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.

Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания — дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.

Если делом является журнал приказов, распоряжений или журнал учета иных документов, то датой журнала будут календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами делается оговорка: «Имеются документы за ____ годы».

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела.

Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Судебного департамента. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.

На обложке дела оставляется место для двойного архивного штампа, левая часть которого заполняется в центральном архиве Судебного департамента (приложение N 30 к Инструкции), а правая — в Государственном архиве Российской Федерации. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах соответственно.

При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного (синего) цвета.

5.5.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

5.5.5. Документы, подшитые в дело, вносятся во внутреннюю опись (приложение N 31 к Инструкции). Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись (приложение N 31 к Инструкции) с указанием (цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

5.5.6. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 32 к Инструкции), в журналах — на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

5.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.

5.5.8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

5.5.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.6. Составление описей дел по результатам экспертизы

их ценности

5.6.1. Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

5.6.2. Описи на дела постоянного хранения составляются в каждом структурном подразделении ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления делами.

По этим описям документы сдаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки описи дел, которую готовит центральный архив Судебного департамента и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации (приложение N 34 к Инструкции).

5.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

5.6.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

5.6.5. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив и утверждается руководителем структурного подразделения.

5.6.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив Судебного департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

5.7. Составление актов на уничтожение и уничтожение

документов и дел с истекшими сроками хранения

5.7.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 35 к Инструкции) проводится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения.

5.7.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2014 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами номенклатуры дел;

однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

5.7.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

5.7.4. Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.

Сдача документов производится ответственным за центральный архив Судебного департамента и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте о выделении документов к уничтожению.

На основании акта в учетных документах центрального архива производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.

5.7.5. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке.

5.8. Передача дел на архивное хранение

5.8.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Судебного департамента, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть архивного фонда Российской Федерации.

5.8.2. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет центральный архив Судебного департамента.

5.8.3. Центральный архив Судебного департамента хранит документы Судебного департамента.

5.8.4. В своей практической деятельности центральный архив Судебного департамента руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента, нормативно-методическими документами федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дела и Положением о центральном архиве Судебного департамента.

5.8.5. В центральный архив Судебного департамента передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по описям (приложение N 33 к Инструкции).

5.8.6. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

5.8.7. Передача дел в центральный архив Судебного департамента осуществляется по графику, утвержденному управляющим делами.

5.8.8. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив ответственный за центральный архив Судебного департамента предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Судебного департамента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

5.8.9. Прием каждого дела производится ответственным за центральный архив Судебного департамента в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за центральный архив и лица, передававшего дела.

5.8.10. Вместе с делами в центральный архив Судебного департамента передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

5.8.11. Дела, находящиеся на хранении в центральном архиве Судебного департамента, выдаются работникам аппарата Судебного департамента для работы во временное пользование на основании письменного запроса, подписанного руководителем структурного подразделения и согласованного с управляющим делами.

Дела выдаются по карточкам выдачи (приложение N 36 к Инструкции) на срок не более 10 дней.

5.8.12. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Генерального директора Судебного департамента или его заместителя по актам (приложение N 37 к Инструкции) на срок не более 3 месяцев.

5.8.13. По истечении установленного срока выдачи дел при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

5.8.14. Дела с подлинниками документов Судебного департамента постоянного хранения работникам Судебного департамента и сторонним организациям не выдаются.

5.8.15. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок и пометок.

5.8.16. Состояние дел, возвращаемых в центральный архив Судебного департамента после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов ответственным за центральный архив Судебного департамента составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения или организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в центральном архиве Судебного департамента.

СОГЛАСОВАНО

Письмо

Федерального архивного агентства

от 02.02.2017 N 8/326-А

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Центральной экспертной комиссии

Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от 09.12.2016 N 4

Приложение N 1

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА

Приложение N 2

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение N 3

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение N 4

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение N 5

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение N 6

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА

СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ

К ПРОЕКТУ ПРИКАЗА СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

Приложение N 7

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ

СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

Приложение N 8

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СОВМЕСТНОГО ПРИКАЗА

Приложение N 9

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

Приложение N 10

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

Приложение N 11

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

НА ДОЛЖНОСТНОМ БЛАНКЕ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

Приложение N 12

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

НА БЛАНКЕ ПИСЬМА СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

Приложение N 13

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

НА БЛАНКЕ ПИСЬМА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

Приложение N 14

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА СОВМЕСТНОГО СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

Приложение N 15

к Инструкции

ИНДЕКСЫ,

ПРИМЕНЯЕМЫЕ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ,

И СОКРАЩЕННЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

Буквенные индексы

СД

—

индекс Судебного департамента;

ИФ

—

индекс должностного лица, где «И» — инициал имени, а «Ф» — инициал фамилии;

вн.

—

внутренний документ (докладная, служебная, аналитическая записка, справка и т.п.);

дсп

—

документ с пометкой «Для служебного пользования»;

ксд

—

документ коллегии Судебного департамента;

л/с

—

приказ по личному составу;

о

—

приказ по общим вопросам (административно-хозяйственным, о служебной командировке, ежегодном оплачиваемом отпуске, применении дисциплинарного взыскания);

р

—

распоряжение;

п

—

поручение Генерального директора Судебного департамента;

ог

—

обращения и запросы граждан и организаций.

Цифровые индексы и сокращенные наименования

структурных подразделений

1

—

Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов (ГУОПО);

2

—

Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов (УАСС);

3

—

Главное финансово-экономическое управление (ГФЭУ);

4

—

Управление государственной службы и кадрового обеспечения (УГС);

5

—

Контрольно-ревизионное управление (КРУ);

6

—

Управление делами (УД);

7

—

Управление капитального строительства, эксплуатации зданий и сооружений (УКС);

8

—

Отдел учебных и образовательных учреждений (ООУ);

9

—

резерв;

10

—

резерв;

11

—

Управление обеспечения деятельности органов судейского сообщества (УДСС);

12

—

Управление социальной защиты судей и государственных служащих (УСЗС);

13

—

Административно-хозяйственное управление (АХУ);

14

—

Юридический отдел (ЮО);

15

—

Управление информатизации (УИНФ);

16

—

Первый отдел (ПО)

17

—

Управление по вопросам противодействия коррупции (УПК);

18

—

Управление государственных закупок (УГЗ).

Приложение N 16

к Инструкции

РЕЕСТР

на передачу входящих документов

N п/п

Входящий номер, количество листов, дата

Откуда поступил, номер и дата документа

Краткое содержание документа

Кому адресовано

Резолюция руководства

Роспись в получении, дата

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 17

к Инструкции

РАЗНОСНАЯ КНИГА

для сдачи пакетов (документов)

Формат A5

N п/п

Дата отправления или передачи пакетов (документов)

Номера пакетов (документов)

Кому адресовано

Дата и расписка в получении пакетов (документов)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 18

к Инструкции

ФОРМА АКТА ОБ ОТСУТСТВИИ ДОКУМЕНТА ПРИ ВСКРЫТИИ ПАКЕТА

———————————

<*> Приложение указывается в том случае, если документы возвращаются отправителю обратно.

Приложение N 19

к Инструкции

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ УКАЗАНИЯ

ПО ИСПОЛНЕНИЮ ДОКУМЕНТА (РЕЗОЛЮЦИИ) НА СПЕЦИАЛЬНОМ БЛАНКЕ

(формат A6 105 x 148 мм)

Приложение N 20

к Инструкции

РЕЕСТР

на передачу исходящих документов

N документа

На какой документ подготовлен

Адресат

Краткое содержание документа

Кто подписал, исполнитель

Роспись в получении и дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 21

к Инструкции

ОПИСЬ

документов, находящихся у исполнителя

N п/п

Дата получения

Номера документов

Наименование документа

Кол-во листов

Отметка о сдаче документа и дата

входящие (инвентарные)

исходящие

1

2

3

4

6

7

8

Приложение N 22

к Инструкции

ФОРМА АКТА ОБ УТРАТЕ ДОКУМЕНТА

N п/п

N описи

N документа (дела)

Наименование документа (дела)

Дата документа (дела)

Кол-во листов в документе (деле)

Предполагаемые причины отсутствия документа (дела)

1

2

3

4

5

6

7

———————————

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного хранения.

Приложение N 23

к Инструкции

БЛАНК ЗАКАЗА

НА ВЫПОЛНЕНИЕ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ

Формат A5

Заказчик

Фамилия заказчика

Телефон

Дата

Количество страниц оригинала

Тираж

Масштаб

Приложение N 24

к Инструкции

ЖУРНАЛ

учета копировально-множительных работ

N п/п

Дата поступления

Заказчик

Наименование документа

Кол-во листов подлинника

Тираж

Общее кол-во листов

Роспись в получении заказа

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 25

к Инструкции

Входящие

Исходящие

Внутренние

Предложения, заявления и жалобы граждан

Приказы и распоряжения

Всего

Приложение N 26

к Инструкции

ЖУРНАЛ

учета бланков документов Судебного департамента

с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации

N п/п

Наименование вида бланка

Количество экземпляров бланков

Номера бланков

Подразделение, фамилия получателя

Расписка в получении и дата

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 27

к Инструкции

ФОРМА АКТА

ОБ УНИЧТОЖЕНИИ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Приложение N 28

к Инструкции

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Кол-во дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящие

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Приложение N 29

к Инструкции

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящие

с отметкой ЭПК

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Итого:

Приложение N 30

к Инструкции

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА

ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Формат C4 (230 x 320 мм)

Приложение N 31

к Инструкции

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа или откуда поступил (куда направлен)

Номера листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 32

к Инструкции

Формат A4

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Приложение N 33

к Инструкции

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

N п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Срок хранения

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Примечание: Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Приложение N 34

к Инструкции

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

N п/п

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Приложение N 35

к Инструкции

ФОРМА АКТА

О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

N п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Номер описи

Номер единицы хранения по описи

Количество единиц хранения

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 36

к Инструкции

Формат A5

КАРТОЧКА ВЫДАЧИ ДЕЛА N ______

_________________________________________

(заголовок дела)

_________________________________________

Дата выдачи

Кол-во листов

Кому выдано (фамилия и инициалы)

Расписка в получении

Дата возврата

Расписка в обратном приеме

1

2

3

4

5

6

Приложение N 37

к Инструкции

ФОРМА АКТА О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

N п/п

Опись N

Единица хранения N

Заголовок единицы хранения

Крайние даты

Количеств листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде

(с изменениями на 21 октября 2019 года)

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 августа 2005 года N 85;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2006 года N 146;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 23 января 2007 года N 6;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232 (изменения вступили в силу с 1 января 2012 года);
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24 апреля 2012 года N 91;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 16 апреля 2014 года N 90;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71;
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2018 года N 2 (о порядке вступления в силу см. пункт 2 приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2018 года N 2);
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42 (о порядке вступления в силу см. пункт 3 приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42) (с изменениями, внесенными приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 10 апреля 2019 года N 79);
приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238 (о порядке вступления в силу см. пункт 2 приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238).
____________________________________________________________________

____________________________________________________________________
В документе также учтено:
решение Верховного Суда Российской Федерации от 21 мая 2007 года N ГКПИ06-1601.

____________________________________________________________________

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации,

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде.

2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, председателям районных судов организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.

3. Признать утратившими силу приказы Судебного департамента от 29 января 1999 года N 8 «Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству в районном суде», от 24 августа 1999 года N 94 «О внесении изменений и дополнений во временную Инструкцию по делопроизводству в районном суде, утвержденную приказом Генерального директора Судебного департамента от 29 января 1999 года N 8», от 15 октября 2001 года N 140 «О внесении дополнений во временную Инструкцию по делопроизводству в районном суде».

4. Пункт исключен — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42..

Генеральный директор
А.В.Гусев

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде

УТВЕРЖДЕНА
приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 апреля 2003 года N 36

(с изменениями на 21 октября 2019 года)

Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее — Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95.

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61)

Организационно-распорядительные документы суда оформляются в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Председатель районного суда в соответствии с частью 3 статьи 35 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 года N 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», статьей 6.2 Закона Российской Федерации от 26 июня 1992 года N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации» осуществляет в том числе следующие функции:
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

организует работу суда;

устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

осуществляет иные полномочия по организации работы суда.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

Абзац исключен с 1 января 2012 года — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232..
(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

2.2. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) вскрывает упаковочные материалы (конверты, пакеты, коробки и т.д.), проверяет соответствие присланных судебных дел (материалов), иной корреспонденции составу описи, а затем ставит на первой странице обложки судебного дела (материала, письма и т.п.) штамп, где проставляется дата и время поступления дела (материала, письма и т.п.) в суд, регистрационный номер документа по журналу (реестру) учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.

Конверты (пакеты и т.п.) от поступивших посредством почтовой связи исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2.3. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее — ПС ГАС «Правосудие») и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях — не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7 р).
(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ «Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации» в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71.

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, исполнительные листы, возвращенные в суд;

уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).

Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2.7. Пункт исключен — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238..

2.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается уполномоченным работником аппарата суда на информационных стендах, в информационных киосках и на официальном сайте суда.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2018 года N 2.

В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.
(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

2.9. Документы, принятые работником приемной суда, подлежат регистрации в соответствующих подсистемах ГАС «Правосудие» (ПИ «Документооборот и обращения граждан», ПИ «Судебная корреспонденция» и др.), после чего формируется и распечатывается соответствующий реестр передачи документов (либо единый реестр учета входящей корреспонденции) и осуществляется передача в день приема по принадлежности под роспись лицу, непосредственно которому переданы документы, с указанием фамилии, инициалов и занимаемой им должности, а в исключительных случаях — не позднее 10.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией. В случае если работником приемной суда приняты документы по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, данные документы подлежат передаче по принадлежности незамедлительно.

При передаче документов по принадлежности в иные структурные подразделения суда составляется реестр, который подписывается работником приемной суда и работником структурного подразделения суда, в которое передаются документы. Копия данного реестра после его подписания вместе с документами передается в соответствующее структурное подразделение суда, а оригинал хранится в приемной суда.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2.10. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы через приемную суда, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю (пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

2.11. При отправке по назначению судебных дел и других документов (в том числе при направлении по электронной почте, факсимильной связью), регистрация которых производится в журнале формы N 1-а (в реестре исходящей корреспонденции, формируемом автоматически в ПС ГАС «Правосудие»), исходящий номер на сопроводительных письмах должен содержать порядковый номер, соответствующие отметки о номере дела (материала) или номере наряда, по которым ведется данная переписка, производятся также в сопроводительном письме и в журнале (реестре).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2018 года N 2.

2.12. Обработка исходящей корреспонденции состоит из следующих операций:

проверки наличия всех элементов почтового адреса в реквизите «Адресат» — фамилии, имени, отчества (последнее при наличии) получателя, реквизитов почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи;

проверки соответствия даты, указанной на документе, дате поступления его в отдел делопроизводства (общий отдел); наличия указанных в документах приложений и подписей.

сортировки, адресования, фальцевания и вложения в упаковочные материалы — (конверты, коробки и т.д.), в случае необходимости взвешивания, нанесения государственных знаков почтовой оплаты, проставления стоимости отправления, составления описи заказных почтовых отправлений (писем, бандеролей), упаковки и сдачи их на объект почтовой связи (отделение почтовой связи).

Судебные дела (материалы), документы направляются посредством почтовой связи (почтовой связи общего пользования, осуществляемой акционерным обществом «Почта России», государственными унитарными предприятиями, государственными учреждениями почтовой связи, а также иными операторами почтовой связи; специальной связи федерального органа исполнительной власти, осуществляющего управление деятельностью в области связи; федеральной фельдъегерской связи), нарочными (курьерами) или специализированными службами доставки.

Судебные дела (материалы) направляются по назначению в регистрируемых почтовых отправлениях (заказных бандеролях, посылках и т.д.) либо направляются курьерами.

Судебные извещения, вызовы (судебные повестки) направляются судом в заказных письмах с уведомлением о вручении, на лицевой стороне которого делается отметка «Судебное».

Копии судебных актов, исполнительные листы направляются судом в заказных письмах. При необходимости на письмах также проставляется отметка «Судебное». Ответы на обращения непроцессуального характера могут направляться судом в простых почтовых отправлениях.

Сдача почтовой корреспонденции судов в объекты почтовой связи (отделения почтовой связи) производится по формам списков, установленным организацией федеральной почтовой связи в части, касающейся оформления сопроводительных документов при приеме почтовых отправлений. Указанные списки составляются в двух экземплярах, один из которых с соответствующей отметкой объекта почтовой связи (отделения почтовой связи) подшивается в хронологическом порядке в наряд (наряды ведутся отдельно на бандероли, письма, посылки и т.д.).

Список отправляемой корреспонденции может формироваться с использованием программного изделия «Судебная корреспонденция» подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» ГАС «Правосудие» либо иных автоматизированных программ в электронном виде с последующим выводом на бумажный носитель (например, программных изделий автоматизированных информационных систем, обеспечивающих информационную и технологическую поддержку судопроизводства, сервисом «Личный кабинет» ФГУП «Почта России» и др.).

Судебные дела, материалы и иная корреспонденция, направляемые курьером (нарочным) записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма N 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2.13. Судебные извещения, вызовы (судебные повестки) и копии судебных актов направляются судом посредством почтовой связи либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или вызова о его вручении адресату в соответствии с требованиями действующего законодательства.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2.1. Особенности делопроизводства по приему, учету, регистрации документов, поступивших в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, в рамках административного, гражданского и уголовного судопроизводства, а также направлению судом судебных актов в форме электронных документов

(Раздел дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71)

2.1.1. Документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, в рамках административного, гражданского и уголовного судопроизводства (далее — документы в электронном виде) подаются в суд в соответствии с Порядком подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденным приказом Судебного департамента от 27 декабря 2016 г. N 251 (далее — Порядок), посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», способами, строго определенными в данном Порядке.

При поступлении в суд документа в электронном виде без заполнения специальных форм такие документы отклоняются судом как поданные в нарушение Порядка, о чем заявитель уведомляется судом путем направления сообщения в электронной форме (при наличии технической возможности) либо иными способами.

Причины, в силу которых документы, поданные в суд в электронном виде, считаются не поступившими, определяются Порядком.

2.1.2. Председатель (исполняющий обязанности председателя) суда из числа работников аппарата суда назначает лицо (лиц), ответственное (ответственных) за прием, обработку и регистрацию документов, поступивших в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, которым предоставляется доступ к соответствующим подсистемам ГАС «Правосудие» (далее — уполномоченный работник аппарата суда, ответственный за прием документов в электронном виде, и (или) их регистрацию), определяет его (их) обязанности, а также порядок его (их) замещения на случай отсутствия.

Уполномоченный работник аппарата суда, ответственный за прием документов в электронном виде и (или) их регистрацию, проверяет соответствующие подсистемы ГАС «Правосудие» на предмет поступления электронных документов, не менее двух раз в течение рабочего дня.

2.1.3. При поступлении документов в электронном виде уполномоченный работник аппарата суда, ответственный за прием документов в электронном виде и (или) их регистрацию, проверяет соблюдение условий подачи документов, предусмотренных Порядком.

После проверки соблюдения условий подачи документов, поданных в суд в электронном виде, уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за прием документов в электронном виде и (или) их регистрацию, в личный кабинет заявителя (пользователя) в тот же день направляется в автоматическом режиме уведомление о получении либо об отклонении по причинам, перечисленным в пункте 4.5 Порядка, с обязательным указанием причин, по которым документы не могут считаться поступившими в суд. При отсутствии технической возможности в автоматическом режиме указать причины отказа в приеме документов, поданных в электронном виде, уведомление подлежит направлению уполномоченным работником аппарата суда на адрес электронной почты заявителя или иными способами.

2.1.4. После осуществления действий, связанных непосредственно с приемом и просмотром поступивших документов в электронном виде, предусмотренных разделом 4 Порядка, уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за прием документов в электронном виде и (или) их регистрацию, в течение рабочего дня производятся действия по переводу документов, перечисленных в пункте 4.6 Порядка, на бумажный носитель. При необходимости список подлежащих переводу на бумажный носитель документов может быть расширен председателем соответствующего суда. На лицевой части первого листа распечатанного обращения (искового заявления, заявления, административного искового заявления, представления, жалобы, ходатайства и т.д.) проставляется штамп (делается отметка) «Поступил в электронном виде».

В случае отсутствия каких-либо документов, из указанных в приложении, составляется акт в двух экземплярах (приложение N 2), которые приобщаются к поступившим документам.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2018 года N 2.

2.1.5. Поступившие документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции. При этом при регистрации в журнале входящей корреспонденции, в ПС ГАС «Правосудие» и формируемом реестре на бумажном носителе делается дополнительная отметка «эп».

При отсутствии соответствующей технической возможности автоматической передачи (выгрузки из личного кабинета уполномоченного работника аппарата суда) в ПС ГАС «Правосудие» данных о поступлении документов в электронном виде уполномоченным работником аппарата суда осуществляется ввод соответствующих данных в ПС ГАС «Правосудие» в ручном режиме, в том числе с использованием технических средств, электронных носителей информации и т.д.

2.1.6. Обработка поступивших документов в электронном виде, в том числе передача их для рассмотрения, обеспечение доступа уполномоченных работников аппарата суда, судей к поступившим документам определяется в порядке, установленном председателем суда с учетом имеющейся технической возможности в суде и положений настоящей Инструкции, установленных для документов на бумажном носителе.

2.1.7. В случае поступления в суд аналогичных документов на бумажном носителе данные документы сопоставляются с ранее поступившими документами в электронном виде и зарегистрированными в ПС ГАС «Правосудие» на предмет идентичности их содержания и случае установления их идентичности документы на бумажных носителях подлежат регистрации как копии (повторно поступившие документы по делу). Подлинники документов подлежат приобщению к материалам дела (производства). При установлении существенных отличий в первоначально поступивших процессуальных документах (исковом заявлении, административном исковом заявлении, заявлении, жалобе, представлении, ходатайстве) данные документы подлежат регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией для документов на бумажном носителе.

2.1.8. Информация о принятии искового заявления (заявления) к производству суда, о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия размещается уполномоченным работником аппарата суда на официальном сайте соответствующего суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» не позднее чем за пятнадцать дней до начала судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия, если иное не предусмотрено ГПК РФ, а по делам с сокращенными сроками рассмотрения — не позднее чем за три дня до начала судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия (часть 7 статьи 113 ГПК РФ).

Информация о принятии административного искового заявления, жалобы или представления к производству, о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия размещается уполномоченным работником аппарата суда на официальном сайте соответствующего суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» не позднее чем за пятнадцать дней до начала судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия, если иное не предусмотрено КАС РФ (часть 7 статьи 96 КАС РФ). В случае если установленный законом срок рассмотрения и разрешения административного дела, жалобы составляет 15 дней или менее, а также в случаях удовлетворения ходатайства административного истца или его представителя о неотложном рассмотрении и разрешении административного дела, отложения судебного разбирательства административного дела на срок менее 15 дней, назначения предварительного судебного заседания, судебного заседания по административному делу ранее чем по истечении 15 дней со дня принятия административного искового заявления к производству судьей (со дня проведения предыдущего заседания), указанная информация размещается уполномоченным работником аппарата суда на официальном сайте суда в сети «Интернет» не позднее следующего дня со дня вынесения определения.

Данная информация подлежит внесению уполномоченным работником аппарата суда в ПС ГАС «Правосудие».

Извещение о времени и месте рассмотрения административного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети «Интернет», информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, административного дела о признании информационных материалов экстремистскими не позднее десяти дней до дня проведения судебного заседания размещается уполномоченным работником аппарата суда на интернет-портале Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» в соответствии с Регламентом размещения на интернет-портале Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» извещений о времени и месте рассмотрения административных дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети «Интернет», информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, о признании информационных материалов экстремистскими, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 30 августа 2019 г. N 203 (далее — Регламент N 203).

Документами, подтверждающими размещение уполномоченным работником аппарата суда на его официальном сайте в сети «Интернет» сведений о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия, в том числе дату размещения указанных сведений, являются: отчет ГАС «Правосудие» о публикации судебного акта на официальном сайте суда в сети Интернет, изготовленные на бумажном носителе копии страниц официального сайта суда, в которых содержится дата размещения информации и сама информация о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия. Уполномоченным работником аппарата суда осуществляется распечатка квитанции о публикации данного судебного акта на официальном сайте суда в сети «Интернет» и (или) копии страницы официального сайта суда, в которых содержится дата размещения информации на бумажном носителе, подтверждающей размещение судом указанных сведений с обязательной отметкой о дате размещения, которая приобщается к материалам дела.

Размещение информации, связанной с рассмотрением судом уголовного дела, на официальном сайте суда в сети «Интернет» является дополнительным способом информирования участников уголовного судопроизводства о времени и месте судебного заседания.

При наличии доказательств о надлежащем извещении органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных органов и организаций, являющихся сторонами и другими участниками процесса, наделенных отдельными государственными или иными публичными полномочиями, о времени и месте первого судебного заседания (предварительного судебного заседания) в соответствии с требованиями статьи 113 ГПК РФ, статьи 96 КАС РФ (получение, в том числе по электронной почте, судебного извещения либо вызова в предварительное судебное заседание, судебное заседание и (или) копия определения по делу о принятии искового заявления к производству и возбуждении производства по делу, назначении времени и места судебного заседания, об отложении судебного разбирательства, а для лица, вступившего (привлеченного) в процесс после возбуждения производства по делу, — определения об удовлетворении ходатайства о вступлении в дело, определения о привлечении в качестве третьего лица либо заинтересованного лица к участию в деле; для лица, не участвовавшего в деле, но обжаловавшего принятый в отношении его прав и обязанностей судебный акт, — определения о принятии апелляционной жалобы) указанные лица могут извещаться о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия путем размещения соответствующей информации уполномоченным работником аппарата суда на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в сроки, указанные в части 3 статьи 113 ГПК РФ, части 7 статьи 96 КАС РФ, внесения данной информации в ПС ГАС «Правосудие». Копии судебных актов о назначении времени и места судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия по административным делам размещаются на официальном сайте суда в сети «Интернет» в разделе, доступ к которому предоставляется лицам, участвующим в деле, и иным участникам процесса, в том числе посредством личного кабинета.

Лицам, указанным в части 2.1 статьи 113 ГПК РФ, части 8 статьи 96 КАС РФ, уполномоченным работником аппарата суда направляются на бумажном носителе судебные извещения или вызовы, судебные акты (копии судебных актов) о восстановлении пропущенного срока подачи апелляционной (частной) жалобы или представления; о принятии к производству заявления, представления о пересмотре судебного акта по новым или вновь открывшимся обстоятельствам; о назначении судебного заседания после принятия итогового судебного акта по делу (например, решения суда первой инстанции, определения о прекращении производства по делу или об оставлении заявления без рассмотрения, судебного акта суда апелляционной, кассационной, надзорной инстанции, которым завершено производство по делу на соответствующей стадии процесса) для разрешения вопроса (заявления), подлежащего рассмотрению в рамках данного дела (например, вопроса о принятии дополнительного решения (определения, постановления), заявления о возмещении судебных расходов).

При отсутствии технической возможности у органов местного самоуправления, иных органов и организаций, в том числе являющихся сторонами и другими участниками процесса, наделенных отдельными государственными или иными публичными полномочиями, по их ходатайству судебные извещения и вызовы направляются по поручению судьи уполномоченным работником аппарата суда без использования сети «Интернет».

Лица, участвующие в деле, участники уголовного судопроизводства могут извещаться о времени и месте судебного заседания путем направления им уполномоченным работником аппарата суда по поручению судьи извещений или вызовов по электронной почте при наличии их согласия на извещение посредством указания адреса электронной почты в тексте обращения в суд, а также при подаче обращения в суд в электронном виде посредством заполнения соответствующей формы, размещенной на официальном сайте суда в сети «Интернет». Данная информация подлежит внесению уполномоченным работником аппарата суда в ПС ГАС «Правосудие», в случае необходимости по поручению судьи осуществляется распечатка на бумажном носителе информации, подтверждающей направление извещения по электронной почте.

Информация, размещенная на официальном сайте суда о движении дела и предоставленная лицам, участвующим в деле, в режиме ограниченного доступа, должна соответствовать информации, содержащейся в ПС ГАС «Правосудие».
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2.1.9. Судебное постановление по гражданскому делу (судебный приказ, решение суда, определение суда), за исключением постановления, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, резолютивная часть решения суда по гражданскому делу (статьи 13, 197, 199 ГПК РФ), судебное решение по уголовному делу, за исключением решения, содержащего сведения, составляющие охраняемую федеральным законом тайну, затрагивающие безопасность государства, права и законные интересы несовершеннолетних, решения по делам о преступлениях против половой неприкосновенности и половой свободы личности (статья 474.1 УПК РФ), судебные акты (решения, определения, постановления, судебные приказы) по административному делу, их резолютивная часть, за исключением судебного акта, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну (статьи 16, 177, 179 КАС РФ) (далее — судебный акт), могут быть выполнены (изготовлены) в форме электронного документа, который подписывается судьей (судьями) усиленной квалифицированной электронной подписью.

При выполнении судебного акта в форме электронного документа дополнительно выполняется экземпляр на бумажном носителе. Экземпляр судебного акта на бумажном носителе, подписанного собственноручно судьей (судьями), подлежит обязательному приобщению к материалам дела. Экземпляр судебного акта в форме электронного документа хранится в ПС ГАС «Правосудие».

Судебный акт в форме электронного документа подписывается судьей усиленной квалифицированной электронной подписью с использованием ключа электронной подписи и соответствующего программного обеспечения. После подписания судьей (судьями) судебного акта в форме электронного документа соответствующий файл (файлы) передается уполномоченному работнику аппарата суда с использованием имеющихся технических средств в суде, электронных способов и носителей информации для направления в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

Копия судебного акта, принятого до вступления в силу Федерального закона от 23 июня 2016 г. N 220-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти», по ходатайству (заявлению) лица, участвующего в деле, участника уголовного судопроизводства и при наличии технической возможности может быть изготовлена и направлена в виде электронного образа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Копия судебного акта в виде электронного образа для направления лицам, участвующим в деле, изготавливается уполномоченным работником аппарата суда посредством сканирования судебного акта, выполненного на бумажном носителе, подлежит заверению усиленной квалифицированной электронной подписью судьи, председательствующего по делу, председателя (заместителя председателя суда) или уполномоченного работника аппарата суда. Данная копия судебного акта передается уполномоченному работнику аппарата суда с использованием имеющихся технических средств в суде, электронных способов и носителей информации для размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа посредством ГАС «Правосудие».

О направлении копий судебных актов в электронном виде, решения суда, выполненного в форме электронного документа) делается соответствующая отметка в ПС ГАС «Правосудие» и справочном листе с указанием имени файла и даты направления.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

2.1.10. Поступившие в суд первой инстанции апелляционные, кассационные жалобы, представления в электронном виде подлежат распечатыванию в соответствии с Порядком и пунктом 2.1.4 настоящей Инструкции и в установленный срок вместе с делом направляются в апелляционную, кассационную инстанцию посредством почтовой связи общего пользования в регистрируемых почтовых отправлениях (заказных бандеролях, посылках и т.д.) либо направляются посредством иных видов почтовой связи, нарочным (курьерами) или специальными службами доставки.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

2.1.11. Регистрация поступивших в суд документов в электронном виде производится с учетом их особенностей в том же порядке, в котором осуществляется учет, регистрация документов на бумажном носителе.

3. Регистрация и учет уголовных, гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях

(Наименование в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.1. Все дела, поступившие в суд, регистрируются уполномоченным работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены данные полномочия, в ПС ГАС «Правосудие» с формированием из электронных картотек учетно-статистических карточек (для уголовных дел — форма N 5 р, для гражданских дел — форма N 6 р, для административных дел — форма N 6 адм-р, для дел об административных правонарушениях — форма N 7 р, для уголовных дел в суде апелляционной инстанции — форма N 5.2, для гражданских дел в суде апелляционной инстанции — форма N 6.2, для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях — форма N 7.1) и в алфавитном указателе (для уголовных дел — форма N 5-а, для гражданских дел — форма N 6-а, для административных дел — форма N 6-адм-а, для дел об административных правонарушениях — форма N 7-а, для уголовных дел в суде апелляционной инстанции — форма N 5-б; для гражданских дел в суде апелляционной инстанции — форма N 6-б; для жалоб на постановления по делам об административных правонарушениях — форма N 7-б).
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

Абзац исключен — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238..

В случае ведения автоматизированного учета статистические карточки и алфавитные указатели формируются в электронном виде в ПС ГАС «Правосудие» с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. При этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95.

Учетно-статистические карточки на дела выводятся на печать при сдаче дела в архив либо по окончании календарного года, а также в иных необходимых случаях.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61)

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета, алфавитные указатели формируются автоматически в ПС ГАС «Правосудие» с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в течение рабочего дня или по мере необходимости.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95.

При наличии технической возможности в суде, регистрационные реестры (журналы), наряды, ведущиеся в суде, временного срока хранения до 5 лет могут формироваться, храниться и использоваться в электронном виде без оформления на бумажном носителе с учетом положений Правил формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

____________________________________________________________________

Абзац шестой предыдущей редакции считается абзацем седьмым настоящей редакции — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

____________________________________________________________________

Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из ПС ГАС «Правосудие», распечатанные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33)

3.2. По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы N 5 р заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются (абзац в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных — только раздел Б «Сведения о привлеченном лице».

Алфавитный указатель формы N 5-а формируется на каждое привлеченное лицо.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

По результатам рассмотрения уголовного дела на каждое привлеченное лицо формируется статистическая карточка на подсудимого в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утверждаемой приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

3.2.1. Номером соответствующего дела (материала) в суде является уникальный идентификатор дела (далее — УИД), формируемый автоматически при регистрации дела в суде первой инстанции. УИД указывается на первой странице обложки производства по делу, в учетно-статистических карточках, а также в соответствующих сопроводительных письмах при направлении дела.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

3.3. По гражданскому делу формируется из электронных картотек один экземпляр карточки формы N 6 р, по административному делу — один экземпляр карточки формы N 6 адм-р, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам особого производства — на заявителя; по административным делам о защите нарушенных или оспариваемых прав, свобод и законных интересов граждан, прав и законных интересов организаций, возникающих из административных и иных публичных правоотношений — на административного истца, по административным делам, связанным с осуществлением обязательного судебного контроля за соблюдением прав и свобод человека и гражданина, прав организаций при реализации отдельных административных властных требований к физическим лицам и организациям, — на административного ответчика.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских и административных дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.4. Все поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления по делам особого производства, жалобы, представления, протесты, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях после регистрации в ПС ГАС «Правосудие» и формирования в реестре (журнале) входящей корреспонденции в целях реализации требований ст.14 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (далее — ГПК РФ), ст.30 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (далее — УПК РФ), ст.28 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (далее — КАС РФ) распределяются в автоматизированном режиме посредством ПС ГАС «Правосудие» «Модуль распределения дел», а в случае невозможности использования данной системы передаются председателю суда (уполномоченному им лицу) для распределения.

Не позднее следующего рабочего дня соответствующие документы передаются для рассмотрения судье, а в случаях, если законодательством Российской Федерации установлены сокращенные сроки рассмотрения определенных категорий дел, — незамедлительно.
(Пункт в редакции, введенной в действие c 1 сентября 2019 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

3.4.1. Поступившие в порядке частно-публичного обвинения в суд заявления граждан, а также уголовные дела, поступившие из органов внутренних дел, подлежат регистрации в реестре (журнале) учета входящей корреспонденции (форма N 1) и ПС ГАС «Правосудие», и передаче по принадлежности под роспись не позднее следующего рабочего дня в установленном порядке. Заявления граждан в порядке частно-публичного обвинения также подлежат регистрации в журнале (реестре) учета заявлений по делам частно-публичного обвинения (форма N 5.1).

При вынесении судьей постановления о принятии заявления к производству в этот же день уполномоченным работником аппарата суда осуществляется регистрация заявления в порядке частно-публичного обвинения в качестве уголовного дела.

При вынесении судьей постановления о возвращении заявления лицу, его подавшему (в случае если поданное заявления не отвечает требованиям статьи 318 УПК РФ), неисполнения лицом, подавшим заявление, в установленный судом срок указаний о приведении заявления в соответствие с требованиями УПК РФ и последующего вынесения судом постановления об отказе в принятии заявления к своему производству с обязательным уведомлением заявителя данные постановления подлежат приобщению в соответствующий наряд, а уголовное дело, поступившее из органов внутренних дел, возвращается.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

3.5. Информация о движении дела (о принятии искового заявления (заявления), административного искового заявления к производству, об отказе в принятии к рассмотрению искового заявления (заявления), административного искового заявления, о возвращении искового заявления (заявления), административного искового заявления, об оставлении искового заявления (заявления), административного искового заявления без движения) вносится в ПС ГАС «Правосудие» работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, не позднее следующего рабочего дня после принятия судьей соответствующего решения, если иные сроки размещения информации не установлены законодательством Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.6. Исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются в автоматизированной базе данных с формированием информации в журнале формы N 6.1.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.7. По делу об административном правонарушении заводится учетно-статистическая карточка формы N 7 р на каждое привлеченное лицо. Регистрация в алфавитном указателе формы N 7-а также ведется на каждое привлеченное лицо.

При регистрации поступившего на рассмотрение в суд дела (материала) об административном правонарушении в ПС ГАС «Правосудие» делается отметка о номере протокола государственного органа (должностного лица) об административном правонарушении.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95)
(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270; в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

3.8. С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек отдельно по гражданским, административным, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего хранения указанные карточки на бумажном носителе распечатываются работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие функции, который проверяет достоверность информации о движении дела, включая результаты рассмотрения.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.9. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера — прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

3.10. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (статья 399 УПК Российской Федерации), регистрируются в журнале (форма N 9) и алфавитном указателе (форма N 9-а).

3.11. При разрешении вопросов, связанных с исполнением приговора суда, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы N 5 р. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне района деятельности суда, постановившего приговор, суд, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399 УПК Российской Федерации, направляет копию постановления суду, постановившему приговор, по получении которой в карточке формы N 5 р также делается соответствующая запись (пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

3.12. При компьютерном ведении регистрации и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями к настоящей Инструкции.

3.13. По каждому судебному делу (материалу) ведется производство. При регистрации каждого судебного дела (материала) в суде в ПС ГАС «Правосудие» присваивается номер соответствующего производства по делу, данный номер указывается в составе исходящего номера на сопроводительных документах по делу, а также на обложке производства по делу в алфавитном указателе. Для регистрации производств по делам (материалам) устанавливается примерный перечень индексов:
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

«1» — уголовные дела;

«2» — гражданские дела;

«2а» — административные дела;
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33)

«3» — материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;

«4» — материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

«5» — дела об административных правонарушениях;

«6» — материалы по применению принудительных мер медицинского характера;

«7» — материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные и иные специализированные учреждения;

«8» — производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

«9» или «М» — материалы, по которым отказано в принятии заявлений и вынесен судебный акт о возврате, материалы до вынесения решения о принятии к производству;

«9а» — материалы административного дела, по которому вынесено определение об отказе в принятии заявлений или о возврате заявлений;
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33)

«9у» — материалы дел (заявлений) частного обвинения, по которым вынесено постановление об отказе в принятии материала дел (заявлений) или о возвращении материала дела (заявления);
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

____________________________________________________________________

Абзацы 13-22 предыдущей редакции считается соответственно абзацами 14-23 настоящей редакции — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

____________________________________________________________________

«10» — уголовные дела в суде апелляционной инстанции;

«11» — гражданские дела в суде апелляционной инстанции;

«12» — дела по жалобам на постановления по делам об административных правонарушениях;

«13» — материалы в порядке исполнения решений;

«13а» — материалы, разрешаемые в порядке исполнения решений в административном судопроизводстве;
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33)

«14» — материалы о проведении оперативно-розыскных мероприятий;

«15» — иные материалы.

Перечень индексов, применяемых для регистрации судебных дел и материалов, является примерным и при необходимости может быть расширен по решению председателя соответствующего суда. При регистрации также используются соответствующие индексы из ПС ГАС «Правосудие».
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33)

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.
(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

3.14. Номер производства по уголовному, гражданскому, административному дела, делу об административном правонарушении или материалу включает соответствующий индекс, порядковый номер по картотеке судебного делопроизводства ПС ГАС «Правосудие» (учетно-статистической карточке или регистрационному журналу) и текущий год, который указывается через дробь.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

Например, 1-20/2015 (уголовное дело), 2-13/2015 (гражданское дело), 2а-11/2015 (административное дело), 5-11/2015 (дело об административном правонарушении) и т.д.

При ведении ПС ГАС «Правосудие» в постоянном судебном присутствии суда и (или) размещении в нескольких обособленно расположенных зданиях, в номера производств по делам и материалам включается в качестве дополнительного индекса код номера постоянного судебного присутствия (здания). Номер производства по делу (материалу) в данном случае включает в себя соответствующий индекс дела (материала), код постоянного судебного присутствия (здания) суда, порядковый регистрационный номер дела (материала), и текущий год производства, который указывается через дробь.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

Например, 2-3-34/2014 (2 — индекс дела (материала), 3 — код постоянного судебного присутствия (здания), 34 — порядковый регистрационный номер, 2014-год).

Абзац исключен — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238..

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.15. Гражданские, административные дела подшиваются в обложку (форма N 18), на которой делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном суде, наименование дела и т.д.).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.16. По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование суда, порядковый номер дела, дата начала производства в данном суде и т.д.).

Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было судом подшито в новую обложку (форма N 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, работником отдела делопроизводства должен быть поставлен штамп «под стражей» или сделана об этом отчетливая надпись.

По уголовным делам, поступившим с ходатайствами обвиняемых о рассмотрении дела судом присяжных заседателей, в левом верхнем углу обложки делается отметка «СП». После рассмотрения дела в порядке предварительного слушания в случае, когда обвиняемый ходатайство о рассмотрении дела судом присяжных заседателей не поддержал, под реквизитом «СП» делается запись «Отказ».
(Абзац дополнительно включен с 1 июня 2018 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2018 года N 2)

3.17. На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского, административного дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист (форма N 19), в котором отмечаются все действия суда, произведенные по делу (направление повесток, копии искового административного искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.18. Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке (форма N 20), на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в суд, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

3.18_1. Записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61)

3.19. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учетно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в суд.

По делам, присланным в суд по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной отделом делопроизводства в день приема дела.

3.20. Гражданские, административные, уголовные дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены решений (определений), приговоров (постановлений), и уголовные дела, повторно поступившие в суд от прокурора (статья 237 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации), регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер. В карточках форм N 5 р, 6 р, 6 адм-р делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.
(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

3.21. В случае выделения уголовного и гражданского дела, административного искового требования в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения судом постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера. В уголовном, гражданском, административном деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

В случае когда в отношении одного из обвиняемых по уголовному делу вынесено постановление о приостановлении производства по делу (в связи с розыском либо тяжелым заболеванием), а в отношении остальных обвиняемых дело рассмотрено, то при возобновлении производства по делу в отношении этого лица заводится новая учетно-статистическая карточка и дальнейшее движение дела отражается в ней, о чем делается отметка в первой учетно-статистической карточке (абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270).

3.22. В случае соединения уголовных, гражданских дел, объединения административных дел в одно производство учет и дальнейшее движение дела осуществляются под одним номером производства, определяемым по дате наиболее раннего начала течения срока по одному из объединенных дел. В учетных документах (учетно-статистической карточке, электронной картотеке) делаются соответствующие отметки о соединении (объединении) дел.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 24 апреля 2012 года N 91; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71.

В случаях направления прокурору уголовных дел для соединения на основании пункта 4 части 1 статьи 237 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации при возвращении этих уголовных дел в суд дальнейшее движение дела отражается в новой учетно-статистической карточке. В учетно-статистических карточках на заведенные ранее поступившие уголовные дела делается отметка со ссылкой на учетно-статистическую карточку на соединенное дело (абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270).

3.23. Пункт исключен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270..

3.23. При вынесении судьей определения о переходе к рассмотрению дела по правилам административного либо гражданского судопроизводства в порядке статьи 33.1 ГПК РФ, статьи 16.1. КАС РФ гражданские и административные дела не подлежат регистрации как новое производство, при этом в картотеке судебного делопроизводства подлежат изменению индекс дела, вид производства и учтенная категория дела (порядковый номер и год производства в номере производства по делу сохраняются) и уполномоченным работником аппарата суда делаются соответствующие отметки на обложке производства по делу об изменении индекса производства.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

3.24. Исковые заявления, административные исковые заявления, иные заявления, в том числе об отмене решения третейского суда либо о выдаче исполнительного листа на принудительное исполнение решения третейского суда, поданные с нарушением требований статей 131, 132, 419, 423, 424 ГПК РФ, статей 125 и 126 КАС РФ по определению судьи остаются без движения. Не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения такого определения лицу, подавшему административное исковое заявление, уполномоченным работником аппарата суда направляется копия такого определения (часть 1 статьи 130 КАС РФ). Копия определения судьи об оставлении искового заявления (заявления) без движения вручается (направляется) уполномоченным работником аппарата суда истцу (заявителю) не позднее следующего дня после дня его вынесения (статья 136 ГПК РФ). В период установленного судьей срока для исправления недостатков такие заявления хранятся в отдельном наряде (нарядах) и находятся на контроле.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

Если недостатки не будут устранены истцом, административным истцом, заявителем в назначенный судьей срок, исковое заявление, административное исковое заявление, иные заявления, в том числе об отмене решения третейского суда либо о выдаче исполнительного листа на принудительное исполнение решения третейского суда, считаются неподанными. С соответствующей копией определения такие заявления и приложенные к ним документы возвращаются истцу, административному истцу, заявителю. Подлинник определения судьи, копии искового заявления, административного искового заявления (заявления), заявления об отмене решения третейского суда либо о выдаче исполнительного листа на принудительное исполнение решения третейского суда, сопроводительного письма о возвращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в соответствующем наряде.

В случае устранения истцом, административным истцом, заявителем указанных недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в суд в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления, административного искового заявления, заявления.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.25. Заявления о вынесении дополнительного решения, разъяснении решения суда, об исправлении описок и явных арифметических ошибок в решении суда до вступления его в законную силу и обращения к исполнению и подлежащие рассмотрению судьей, вынесшим решение, регистрируются во входящей корреспонденции и приобщаются к гражданскому, административному делу.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

Заявление об ускорении рассмотрения гражданского, административного, уголовного дела (часть 7 статьи 6.1 ГПК РФ, часть 6 статьи 6.1 УПК РФ, часть 7 статьи 10 КАС РФ) регистрируется в реестре (журнале) входящей корреспонденции и подлежит приобщению к материалам гражданского, административного, уголовного дела с определением (постановлением) председателя суда, вынесенным по результатам рассмотрения заявления, копия которого не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения определения направляется лицу, подавшему заявление об ускорении, и другим лицам, участвующим в деле.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 16 апреля 2014 года N 90; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.
____________________________________________________________________
Абзац второй и третий пункта 3.25 предыдущей редакции считается соответственно абзацем третьим и четвертым настоящей редакции — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 16 апреля 2014 года N 90.

____________________________________________________________________

Материалы по вопросам исполнения судебных решений, разрешаемых в судебном заседании после окончания производства по делу (вступления в законную силу и обращения к исполнению), подлежат отдельной регистрации и учету.

Документы по материалам в порядке исполнения решений приобщаются к гражданскому, административному делу, если дело рассматривалось по существу в данном суде.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.
(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

3.26. Исковые заявления, административные исковые заявления (заявления), не принятые судьей к производству, регистрации как гражданские, административные дела не подлежат.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

Копия определения судьи об отказе в принятии искового заявления (заявления) либо о возвращении искового заявления (заявления) вручается (направляется) истцу, (заявителю) в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд (статьи 134, 135 ГПК РФ), копия определения об отказе в принятии к рассмотрению административного искового заявления к производству суда, о возвращении административного искового заявления (статьи 128, 129, 265.2 КАС РФ) направляется (вручается) лицу, предъявившему административное исковое заявление, не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения указанного определения. Одновременно с копией определения истцу, административному истцу (заявителю) возвращается поданное им исковое заявление, административное исковое заявление (заявление) и приложенные к ним документы. Если исковое заявление, заявление, административное исковое заявление и приложенные к ним документы поданы в суд в электронном виде и судьей вынесено определение (постановление) об отказе в принятии или о возвращении такого обращения, то поданные в электронном виде документы не прилагаются к копии соответствующего определения (постановления). Подлинник определения судьи, копия заявления и сопроводительного письма о возврате документов хранятся в соответствующем наряде.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

3.27. После формирования состава суда для рассмотрения конкретного дела работники аппарата суда вносят соответствующие сведения в автоматизированную информационную систему о составе суда (пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270).

3.28. Прием, учет и оформление дел, связанных с производством по делам о выдаче исполнительных листов на принудительное исполнение решений третейских судов, об оспаривании решений третейских судов, выполнением судами функций содействия и контроля в отношении третейских судов, и исполнение запросов третейского суда о содействии в получении доказательств осуществляется в соответствии с разделами 2, 3, 6, 7 настоящей Инструкции (Федеральный закон от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ «Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации», главы 46, 47, 47.1 ГПК РФ).
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71)

3.29. Постановления органов предварительного следствия и дознания, принятые с согласия руководителя следственного органа или с согласия прокурора о возбуждении перед судом ходатайства о прекращении уголовного дела или уголовного преследования и назначении меры уголовно-правового характера в виде судебного штрафа, поступают в суд вместе с материалами уголовного дела (статья 446.2 УПК РФ).

Регистрация, оформление и учет постановлений органов предварительного следствия и дознания о возбуждении перед судом ходатайства о прекращении уголовного дела или уголовного преследования и назначении меры уголовно-правового характера в виде судебного штрафа и поступивших с ними материалов уголовного дела осуществляется в порядке, предусмотренном разделами 3, 5 и 7 настоящей Инструкции, с формированием информации в реестре (журнале) учета рассмотрения уголовных дел (ходатайств) о применении судом меры уголовно-правового характера в виде судебного штрафа (форма N 11-б).
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71)

4. Регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб на работу суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации

(Наименование в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71.

4.1. Все поступающие в суд от граждан и организаций обращения, заявления и жалобы регистрируются в ПС ГАС «Правосудие» и в журнале (форма N 23) с указанием даты их поступления.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 16 апреля 2014 года N 90; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95.

Дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившее обращение, с указанием даты их поступления.

4.2. Дубликатами считаются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам или одному и тому же адресату, если не истек срок рассмотрения по первому обращению.

4.3. Обращения считаются повторными, если они поступили от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случаях:

а) если заявитель не удовлетворен данным ему по первоначальному обращению ответом;

б) если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения, а ответ заявителю не дан.

4.4. Рассмотрение обращений граждан, юридических лиц непроцессуального характера осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положением о порядке рассмотрения судами общей юрисдикции поступающих в электронной форме обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 21.06.2010 N 229.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

4.5. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются председателю суда (лицу, уполномоченному председателем суда), который определяет исполнителя и срок рассмотрения (пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

4.6. Отдельные обращения могут быть поставлены председателем суда (лицом, им уполномоченным) на контроль, о чем делается отметка в журнале (форма N 23).
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

4.7. В соответствии с резолюцией председателя суда (лица, им уполномоченного) начальник отдела делопроизводства либо лицо, его замещающее, передает обращения исполнителю не позднее следующего рабочего дня под расписку в журнале.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

4.8. Начальник отдела делопроизводства или лицо, его замещающее, осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

4.9. Если обращение не содержит вопросов, относящихся к компетенции суда, оно не позднее семи дней после поступления в суд направляется органам или должностным лицам, правомочным разрешить обращение, с сообщением об этом заявителю.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

4.10. Обращения считаются разрешенными и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией председателя суда либо лица, им уполномоченного.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в соответствующем наряде или в отдельные производства. О рассмотрении обращения делается отметка в журнале (форма N 23).
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

Все оконченные производством обращения хранятся в отделе делопроизводства суда, а по истечении календарного года сдаются в архив суда.

4.11. Информация о деятельности суда гражданам (физическим лицам), в том числе представителям организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления предоставляется в порядке, установленном Федеральным законом от 22.12.2008 N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61)

4.1. Регистрация и учет внепроцессуальных обращений

(Раздел дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 16 апреля 2014 года N 90)

4.1.1. После регистрации поступившего письменного обращения уполномоченным работником аппарата суда в соответствии с разделом 3 настоящей Инструкции, но не позднее следующего рабочего дня поступившее письменное обращение передается председателю соответствующего суда (либо иному уполномоченному им лицу) для решения вопроса о размещении информации о внепроцессуальном обращении на официальном сайте суда в сети Интернет.

4.1.2. В соответствии с резолюцией председателя соответствующего суда (либо иного уполномоченного им лица) поступившее письменное обращение, а также письменный документ, представляющий собой оформленную на бумажном носителе информацию о внепроцессуальном обращении, регистрируется в журнале учета внепроцессуальных обращений (форма N 23-а) или базе данных автоматизированного учета путем формирования журнала учета в форме реестра и последующим обязательным распечатываем на бумажном носителе в течение рабочего дня.

4.1.3. Зарегистрированные письменное внепроцессуальное обращение, а также письменный документ, представляющий собой оформленную на бумажном носителе информацию о внепроцессуальном обращении, передаются в соответствии с резолюцией председателя соответствующего суда не позднее следующего рабочего дня лицу, ответственному за размещение информации о внепроцессуальных обращениях на официальном сайте суда в сети Интернет, под роспись в журнале (реестре) учета внепроцессуальных обращений.

4.1.4. Лицо, ответственное за размещение информации о внепроцессуальных обращениях на официальном сайте суда в сети Интернет, осуществляет дальнейшие действия по заполнению журнала (реестра) учета внепроцессуальных обращений в соответствии с Порядком размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информации о внепроцессуальных обращениях.

4.1.5. Регистрация и учет обращений граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и (или) органов местного самоуправления, а также обращений, подлежащих рассмотрению в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством, не подпадающих под понятие «внепроцессуальные обращения», осуществляется в порядке, предусмотренном соответствующими разделами настоящей Инструкции.

4.1.6. Внепроцессуальные обращения подшиваются в соответствующие наряды, предусмотренные номенклатурой дел суда, и хранятся в отделе делопроизводства суда (общем отделе) до их уничтожения в соответствии с Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

5. Оформление уголовных дел на стадиях принятия и назначения к судебному заседанию

5.1. Сведения по уголовным делам с постановлением судьи, вынесенным по результатам подготовительных действий (ст.227 УПК РФ), не позднее следующего рабочего дня сообщаются уполномоченным работником аппарата суда в отдел делопроизводства для внесения отметок о принятом судьей решении в учетно-статистическую карточку ПС ГАС «Правосудие» (форма N 5-р).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95.

5.2. Судья определяет категорию дела, по которой оно будет учтено в статистическом отчете, указывает номер строки на постановлении, вынесенном при принятии решения по поступившему уголовному делу.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

5.3. Копия постановления судьи, принятого в порядке ст.227 УПК РФ, направляется обвиняемому, потерпевшему и прокурору.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95.

5.4. Если судьей принято решение о направлении уголовного дела по подсудности, дело с сопроводительным письмом направляется адресату, одновременно извещается прокурор, направивший дело. В учетно-статистической карточке ПС ГАС «Правосудие» делается отметка, а копии судебного решения и сопроводительного письма хранятся в соответствующем наряде.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95.

По делу, направляемому по подсудности, по которому обвиняемый находится под стражей, сопроводительное письмо (в копии) адресуется также администрации места предварительного заключения с указанием о перечислении обвиняемого дальнейшим содержанием за судом, которому направлено дело. К письму прилагаются две копии постановления о направлении дела: для приобщения к личному делу и для вручения обвиняемому.

5.5. В случае назначения предварительного слушания стороны уведомляются о дате и времени предварительного слушания не менее чем за трое суток до объявленной даты (ч.2 ст.234 УПК Российской Федерации).

При вынесении судьей постановления о принятии мер по обеспечению возмещения вреда, причиненного преступлением, либо возможной конфискации имущества выписывается исполнительный лист, который регистрируется в журнале по учету исполнительных документов (форма N 50) и не позднее следующего рабочего дня направляется в подразделение службы судебных приставов для исполнения.

5.6. Пункт исключен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270..

5.7. При избрании судом мер пресечения в отношении лиц, не связанных с содержанием под стражей, их оформление производится в следующем порядке:

а) при изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей, на подписку о невыезде и надлежащем поведении лицо освобождается из-под стражи в зале суда, копия постановления об изменении меры пресечения направляется для исполнения администрации места предварительного заключения; у освобожденного из-под стражи лица отбирается подписка о невыезде и надлежащем поведении (форма N 24) и приобщается к материалам дела;

б) при изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей, на личное поручительство и залог уполномоченным работником аппарата суда по поручению судьи вызываются в суд поручители и оформляется подписка о личном поручительстве (форма N 25) либо составляется протокол о принятии залога в соответствии с Положением об оценке, содержании предмета залога по уголовному делу, управлении им и обеспечении его сохранности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13 июля 2011 г. N 569 (форма N 27), которые приобщаются к делу. Копия протокола о принятии залога вручается залогодателю. Копия постановления об изменении меры пресечения не позднее следующего рабочего дня направляется для исполнения администрации места предварительного заключения;

Копия постановления или определения суда о применении меры пресечения в виде залога недвижимого имущества, о возврате залога залогодателю или об обращении залога в доход государства, заверенная надлежащим образом, направляется уполномоченным работником аппарата суда в срок не более чем три рабочих дня в орган регистрации прав (статья 32 Федерального закона от 13 июля 2015 г. N 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»);
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

в) при изменении меры пресечения в отношении лица, содержащегося под стражей, на домашний арест и (или) на запрет определенных действий уполномоченным работником аппарата суда по поручению судьи вызывается в суд представитель федерального органа исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции, функции по контролю и надзору в сфере исполнения уголовных наказаний в отношении осужденных, которому для исполнения вручается копия постановления об изменении меры пресечения, лицо, освобождаемое из-под стражи, передается под контроль представителю федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю и надзору в сфере исполнения уголовных наказаний в отношении осужденных;

г) при избрании названных мер пресечения в отношении лица, не содержащегося под стражей, его оформление производится в порядке, указанном в подпунктах «б» и «в» настоящего пункта, с вызовом в суд обвиняемого (привлеченного лица), его поручителей, представителя федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю и надзору в сфере исполнения уголовных наказаний в отношении осужденных.

В случае решения судом вопроса об избрании обвиняемому, участвующему в судебном заседании, меры пресечения в виде заключения под стражу, копия решения суда вручается начальнику конвоя под расписку.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

5.8. Если по результатам предварительного слушания постановлением судьи уголовное дело прекращено, копия данного постановления направляется прокурору, а также вручается лицу, в отношении которого прекращено уголовное преследование, и потерпевшему в течение 5 суток со дня его вынесения.

5.9. В случае вынесения судьей постановления о назначении судебного заседания без предварительного слушания стороны должны быть извещены о месте, дате и времени судебного заседания не менее чем за пять суток до его начала (ч.4 ст.231 УПК РФ).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

5.10. Вызову в судебное заседание подлежат лица, указанные в постановлении судьи о назначении судебного заседания.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

5.11. Свидетель, потерпевший, эксперт, гражданский истец, гражданский ответчик, их представители, находящиеся за пределами территории Российской Федерации, могут быть с их согласия вызваны судьей, в производстве которого находится уголовное дело, для производства процессуальных действий на территории Российской Федерации в порядке ст.456 УПК Российской Федерации.

В соответствии с приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14 декабря 2005 года N 242 «Об организации работы по исполнению международных обязательств Российской Федерации» на территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации возложено исполнение международных обязательств, в том числе по вопросам, связанным с вручением документов, производством отдельных процессуальных действий, признанием и исполнением судебных решений и др.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

Запросы о вызове направляются через территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации. Запрос и прилагаемые к нему документы переводятся на официальный язык того иностранного государства, в которое они направляются. Запрос о производстве процессуальных действий составляется согласно требованиям ст.454 УПК Российской Федерации в письменном виде, подписывается направившим его должностным лицом, удостоверяется гербовой печатью суда.

Все документы, пересылаемые судами в порядке оказания правовой помощи, скрепляются печатью, документы должны быть составлены по установленной форме, написаны ясным и четким языком, тщательно и аккуратно оформлены.

При направлении за границу извещения о дне судебного разбирательства не следует пользоваться бланком повестки о вызове в суд, содержащей санкции за неявку.

Поручения судам, с которыми имеются договоры о правовой помощи, должны высылаться им не позднее чем за 6 месяцев до дня рассмотрения дела, учреждениям юстиции других иностранных государств — не позднее 8 месяцев до дня рассмотрения дела. Данное требование обусловлено длительностью и многоступенчатостью процедуры пересылки и получения документов различными инстанциями, а также неприемлемостью ситуаций, когда заинтересованным лицам вручаются просроченные документы и они отказываются от их получения.

5.12. Извещение участников уголовного судопроизводства о месте, дате и времени судебного заседания осуществляется уполномоченным работником аппарата суда путем направления судебных повесток, телефонограммы или телеграммы, по факсимильной связи, посредством CMC-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки CMC-извещения адресату) и иными способами не менее чем за 5 суток до его начала.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

По назначенным к рассмотрению уголовным делам в случае нахождения подсудимого под стражей начальнику места содержания под стражей направляется требование о доставке подсудимого в судебное заседание. В требовании указываются фамилия, имя, отчество и год рождения подсудимого, статья Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой он обвиняется, время и место проведения судебного заседания. Требование подписывается судьей и заверяется гербовой печатью суда (форма N 33).

Для повторного вызова подсудимых, содержащихся под стражей, в адрес администрации места содержания под стражей направляется соответствующее требование (форма N 37).

В случае решения судом вопроса об участии в судебном заседании участников уголовного судопроизводства, в том числе лица, содержащегося под стражей, осужденного, отбывающего наказание в виде лишения свободы, путем использования систем видео-конференц-связи, общий порядок организации обеспечения их участия определяется регламентом организации применения систем видео-конференц-связи, утвержденным Судебным департаментом.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

Участники уголовного судопроизводства с их согласия могут извещаться судом о времени и месте судебного заседания путем направления им извещений или вызовов по электронной почте. Согласие на извещение по электронной почте может быть выражено, в частности, посредством указания адреса электронной почты в тексте обращения в суд, а также при подаче обращения в суд в электронном виде посредством заполнения соответствующей формы, размещенной на официальном сайте суда в сети «Интернет». Судебное извещение, вызов, направленные по адресу электронной почты, указанному участником уголовного судопроизводства, считаются полученными такими лицами в день направления судебного извещения, вызова. Данная информация подлежит внесению уполномоченным работником аппарата суда в ПС ГАС «Правосудие», в случае необходимости по поручению судьи осуществляется распечатка на бумажном носителе информации, подтверждающей направление извещения по электронной почте.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

Извещение о вызове в суд лиц может быть осуществлено посредством направления телеграмм, телефонограмм или по факсимильной связи с указанием лица, принявшего извещение (Ф.И.О., должности и сведений о передаче извещаемому лицу сообщения), либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или его вручение адресату.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270.

5.13. Заблаговременно составляется список дел, назначенных к рассмотрению (форма N 36). Соответствующая информация размещается работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены названные функции, на интернет-сайте суда, в информационном киоске, на информационном стенде.

При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на определенную дату, формируется автоматически.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61)
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232.

5.14. Перед началом судебного разбирательства секретарь судебного заседания или по поручению председательствующего помощник судьи проверяет явку (доставку) в суд лиц, участвующих в судебном заседании, выясняет причины неявки отсутствующих лиц, проверяет данные о вручении копии обвинительного заключения (обвинительного акта) и иных материалов.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие c 1 сентября 2019 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

5.15. Пункт исключен — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61..

5.16. Если в ходе разбирательства выяснится, что обвиняемый, содержащийся под стражей, скрылся, суд приостанавливает производство по уголовному делу и возвращает дело прокурору для обеспечения розыска. В случае если скрылся обвиняемый, не содержащийся под стражей, судья избирает ему меру пресечения в виде заключения под стражу и поручает прокурору обеспечить его розыск (ст.238 ч.2 УПК Российской Федерации). Дело в этом случае остается в суде и числится как приостановленное до розыска обвиняемого.

5.17. В случае тяжелого заболевания обвиняемого, если оно подтверждается медицинским заключением, производство по делу приостанавливается, дело прокурору не направляется, а хранится в суде (п.2 ч.1 ст.238 УПК РФ).
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

5.18. Копия постановления о прекращении уголовного дела, о приостановлении производства по уголовному делу направляется потерпевшему.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95)

5.1. Организация делопроизводства при рассмотрении уголовных дел судом с участием присяжных заседателей.

(Раздел дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 января 2018 года N 2)

5.1.1. На основании постановления судьи о назначении уголовного дела к слушанию судом с участием присяжных заседателей, которым определяется количество кандидатов в присяжные заседатели, подлежащих вызову в судебное заседание, по распоряжению председательствующего судьи секретарь судебного заседания или помощник судьи производит отбор кандидатов в присяжные заседатели из находящихся в суде общего и запасного списков путем случайной выборки, проводит проверку наличия предусмотренных федеральным законом обстоятельств, препятствующих участию лица в качестве присяжного заседателя, и составляет предварительный список с указанием фамилии, имени, отчества, домашнего адреса каждого. Фамилии кандидатов в присяжные заседатели вносятся в список в том порядке, в каком проходила случайная выборка. Предварительный список кандидатов в присяжные заседатели подписывается секретарем судебного заседания или помощником судьи, составившим данный список. Один экземпляр списка передается судье для ознакомления.

Включенным в предварительный список кандидатам в присяжные заседатели (но не менее чем определено в постановлении судьи) уполномоченным работником аппарата суда направляются (вручаются) приглашения с указанием даты и времени прибытия в суд (форма 32.1).

Приглашение кандидату в присяжные заседатели направляется (вручается) с таким расчетом, чтобы гражданин был уведомлен о дате и времени прибытия в суд для исполнения обязанностей присяжного заседателя не позднее чем за 7 суток до начала судебного разбирательства.

В приглашении присяжного заседателя время явки в суд устанавливается за один час до начала судебного заседания.

5.1.2. В день назначенного судебного заседания явившимся в суд кандидатам в присяжные заседатели предоставляется анкета присяжного заседателя (форма N 32.2) для заполнения персональных данных (Ф. И. О., год рождения, паспортные данные, данные ИНН, страхового пенсионного свидетельства и др.). Одновременно изготавливается карточка, содержащая персональную информацию (Ф. И. О., год рождения, паспортные данные, данные ИНН, страхового пенсионного свидетельства и др. (форма N 32.3). Анкеты, карточки и предварительный список кандидатов в присяжные заседатели с указанием фамилии, имени, отчества, домашнего адреса каждого, помещаются в соответствующий наряд и не приобщаются к материалам дела.

Секретарем судебного заседания или помощником судьи составляется список кандидатов в присяжные заседатели, явившихся в судебное заседание, с указанием фамилии, имени, отчества, но без указания домашнего адреса. Списки кандидатов в присяжные заседатели без указания их домашнего адреса изготавливаются по количеству лиц, участвующих в деле, и передаются секретарю судебного заседания или помощнику судьи.

В подготовительной части судебного заседания после доклада о явке сторон и других участников уголовного судопроизводства секретарь судебного заседания или помощник судьи докладывает о явке кандидатов в присяжные заседатели.

В случае явки в суд менее двенадцати кандидатов во исполнение распоряжения председательствующего по делу уполномоченный на то работник аппарата суда вызывает необходимое дополнительное число кандидатов в присяжные заседатели.

Списки кандидатов в присяжные заседатели без указания их домашнего адреса вручаются сторонам.

При формировании коллегии присяжных заседателей разрешаются вопросы о наличии обстоятельств, препятствующих участию кандидатов в качестве присяжных заседателей, об отводах и самоотводах. Если в результате удовлетворения заявленных самоотводов и мотивированных отводов осталось менее десяти кандидатов в присяжные заседатели, во исполнение распоряжения председательствующего по делу уполномоченный на то работник аппарата суда вызывает необходимое дополнительное число кандидатов в присяжные заседатели.

После решения всех вопросов об отводах и самоотводах кандидатов в присяжные заседатели секретарем судебного заседания или помощником судьи по распоряжению председательствующего составляется список оставшихся кандидатов в присяжные заседатели в той последовательности, в которой они были включены в первоначальный список.

Если оставшихся кандидатов в присяжные заседатели окажется меньше восьми, необходимое количество лиц вызывается в суд дополнительно по запасному списку. Восемь первых по списку кандидатов (а с учетом сложности уголовного дела и более) заносятся в протокол судебного заседания. Шесть первых по списку кандидатов образуют коллегию присяжных заседателей, а двое (и более) последних по списку присяжных заседателей участвуют в рассмотрении уголовного дела в качестве запасных.

По завершении формирования коллегии присяжных заседателей присяжные заседатели занимают специально отведенные для них в зале судебного заседания места.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

5.1.3. В течение всего срока рассмотрения уголовного дела уполномоченными работниками аппарата суда ведется ведомость учета времени (количества рабочих дней) участия в судебном заседании на каждого присяжного заседателя, которая включает в себя: наименование суда; фамилию судьи, председательствующего по делу; сведения о том, какое уголовное дело и в отношении кого рассматривалось; указание общего периода времени исполнения присяжными заседателями обязанностей по осуществлению правосудия в данном суде; перечень фамилий присяжных заседателей и отметки учета рабочих дней каждого из присяжных заседателей и так далее.

Ведомость учета рабочего времени и карточки, содержащие персональную информацию на каждого присяжного заседателя, подписываются председательствующим по делу судьей, а в случае его отсутствия председателем суда (исполняющим обязанности председателя суда), а также уполномоченным работником аппарата суда и заверяются гербовой печатью суда. Соответствующие документы для производства расчетов и выплат вознаграждения присяжным заседателям с приложением иных документов, подтверждающих командировочные расходы, а также транспортные расходы присяжных заседателей на проезд к месту нахождения суда и обратно, справка о среднем заработке с места основной работы за период участия присяжного заседателя в осуществлении правосудия (при наличии) не позднее 15 дней по окончании судебного разбирательства направляются уполномоченным работником аппарата суда соответствующим сопроводительным письмом в финансовую службу управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации для исполнения.

Сопроводительное письмо (форма N 69.1) о направлении вышеперечисленных документов на оплату компенсационного вознаграждения и возмещение иных расходов присяжным заседателям оформляется за подписью председателя (исполняющего обязанности председателя) суда и направляется в адрес управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации на бланке федерального суда общей юрисдикции с изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с требованиями Инструкции о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, оформления и размещения вывесок федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, утвержденной приказом Судебного департамента от 29 марта 2013 г. N 66.

Копии сопроводительных писем о направлении документов на оплату компенсационного вознаграждения и возмещение иных расходов присяжным заседателям формируются в отдельный наряд. При необходимости в порядке, установленном председателем суда, в данный наряд подшиваются копии направленных документов на оплату компенсационного вознаграждения и возмещение иных расходов присяжным заседателям, изготовленные путем ксерокопирования в черно-белом формате.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

____________________________________________________________________

Пункт 5.1.5 предыдущей редакции считается пунктом 5.1.4 настоящей редакции — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

____________________________________________________________________

5.1.5. После окончания судебного разбирательства гражданину выдается справка о выполнении обязанностей присяжного заседателя в суде для предъявления по месту требования (форма N 32.4). При необходимости в порядке, установленном председателем соответствующего суда, в период исполнения обязанностей присяжного заседателя гражданину может быть выдана соответствующая справка за подписью председательствующего судьи о том, что он является присяжным заседателем.

Граждане, участвующие в рассмотрении уголовного дела в качестве присяжных заседателей, не могут быть включены в списки присяжных заседателей для участия в рассмотрении других уголовных дел в течение одного года.

6. Оформление гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях на стадии подготовки к судебному разбирательству (рассмотрению дела)

(Наименование в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71.

6.1. Дата и время рассмотрения дела в судебном заседании определяются судом в соответствии с установленными ГПК РФ, КАС РФ, КоАП РФ сроками рассмотрения дел.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

6.2. Согласно определению о принятии административного искового заявления, искового заявления уполномоченным работником аппарата суда направляются повестки о вызове в судебное заседание истцам (административным истцам) или их представителям, ответчикам (административным ответчикам) или их представителям, третьим лицам, экспертам, переводчикам, свидетелям, специалистам, иным лицам, участвующим в деле, одновременно извещаются о дате и времени рассмотрения дела прокурор, адвокат, представители государственных органов и другие лица.

При вынесении определения в порядке ст.29.4 КоАП РФ по поручению судьи направляются повестки о вызове в суд лицу, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении (форма N 52), а также другим вызываемым в судебное заседание лицам, в том числе свидетелям, экспертам, специалистам и переводчикам (форма N 53).

Судебные повестки направляются лицам, участвующим в деле, с таким расчетом, чтобы указанные лица имели достаточный срок для подготовки к делу и своевременной явки в суд.

Извещение участников гражданского, административного судопроизводства, участников производства по делам об административных правонарушениях осуществляется также посредством направления заказных писем с уведомлением о вручении, телефонограммы или телеграммы, посредством факсимильной связи либо посредством СМС-сообщений (в случае их согласия на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату).

В случае решения судом вопроса об участии в судебном заседании участников процесса по гражданским и административным делам путем использования систем видео-конференц-связи общий порядок организации обеспечения их участия определяется регламентом организации применения систем видео-конференц-связи, утвержденным Судебным департаментом.

Участники процесса по гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях могут извещаться о времени и месте судебного заседания путем направления им уполномоченным работником аппарата суда по поручению судьи извещений или вызовов по электронной почте при наличии их согласия на извещение посредством указания адреса электронной почты в тексте обращения в суд, а также при подаче обращения в суд в электронном виде посредством заполнения соответствующей формы, размещенной на официальном сайте суда в сети «Интернет». Данная информация подлежит внесению уполномоченным работником аппарата суда в ПС ГАС «Правосудие», в случае необходимости по поручению судьи осуществляется распечатка на бумажном носителе информации, подтверждающей направление извещения по электронной почте.

Извещение о вызове в суд лиц может быть осуществлено посредством направления телеграмм, телефонограмм или по факсимильной связи с указанием лица, принявшего извещение (Ф.И.О., должности и сведений о передаче извещаемому лицу сообщения), либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или его вручение адресату.

На определении суда о подготовке гражданского, административного дела к судебному разбирательству судья указывает номер строки, по которой оно будет учтено в статистическом отчете.

Копии определения о принятии административного искового заявления к производству суда направляются уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, их представителям не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения определения с одновременным направлением копии административного искового заявления и приложенных к нему документов административному ответчику и заинтересованным лицам, если такие копии не были направлены в соответствии с частью 7 статьи 125 КАС РФ (часть 3 статьи 127 КАС РФ). В случае если административное исковое заявление и приложенные к нему документы поданы в суд в электронном виде, они направляются по поручению судьи уполномоченным работником аппарата суда административному ответчику и заинтересованному лицу посредством размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в режиме ограниченного доступа, и (или) указанным лицам сообщается о возможности ознакомления с такими документами и изготовления их копий в суде (пункт 1 части 3 статьи 135 КАС РФ). Копии административного искового заявления и приложенных к нему документов (если такие копии не были направлены административным истцом в соответствии с частью 7 статьи 125 КАС РФ) могут быть направлены лицу, участвующему в деле, обладающему государственными или иными публичными полномочиями, посредством официального сайта соответствующего органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления, иного органа либо организации, наделенной отдельными государственными или иными публичными полномочиями, в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». В случае указания судьей в определении о принятии к производству административного искового заявления на необходимость сообщения суду административным ответчиком и заинтересованным лицом, обладающими государственными или иными публичными полномочиями, адреса электронной почты, на который им могут быть направлены названные выше копии заявления и документов (если они не направлены им административным истцом), поданных в суд в электронном виде, и при несообщении лицом, обладающим государственными или иными публичными полномочиями, адреса электронной почты в установленный судом срок копии административного искового заявления и приложенных к нему документов могут быть направлены по поручению судьи уполномоченным работником аппарата суда на адрес электронной почты, указанный этим лицом ранее при подаче документов в суд в электронном виде (в том числе документов по иному делу), либо на адрес электронной почты, содержащийся на официальном сайте такого лица.

В случае удовлетворения ходатайства административного истца или его представителя о неотложном рассмотрении и разрешении административного дела суд принимает необходимые для этого меры, уполномоченный работник аппарата суда направляет участникам судебного разбирательства извещения, вызовы, копии определений в возможно короткие сроки с использованием любых технических средств связи (телефонной или факсимильной связи, электронной почты и других средств связи), позволяющих контролировать их получение адресатом (статья 135 КАС РФ).

Копии определения о принятии к производству суда административного искового заявления о признании незаконными решения, действия (бездействия) органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления по вопросам, связанным с согласованием места и времени проведения публичного мероприятия (собрания, митинга, демонстрации, шествия, пикетирования), а также с вынесенным этими органами предупреждением в отношении целей такого публичного мероприятия и формы его проведения, направляются уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, в день вынесения данного определения с использованием способов, позволяющих обеспечить скорейшую доставку этих копий (статья 222 КАС РФ).

Копия определения о принятии искового заявления к производству суда направляются лицам, участвующим в деле, уполномоченным работником аппарата суда не позднее следующего рабочего дня после дня его вынесения.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238.

6.3. Повестки истцам и ответчикам составляются по форме N 30, повестки административным истцам и административным ответчикам составляются по форме N 30-а, другим лицам, вызываемым в суд, по гражданским делам — по форме N 31, по административным делам — по форме 31-а.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

В повестке, адресованной лицам, участвующим в деле, предлагается представить в суд все имеющиеся доказательства по делу, а также указывается на последствия непредставления доказательств и неявки в суд извещаемых или вызываемых лиц, разъясняется обязанность сообщить суду причины неявки. В повестке также определяются последствия отказа адресата принять судебную повестку (адресат, отказавшийся принять судебную повестку или иное судебное извещение, считается извещенным о времени и месте судебного разбирательства или совершении отдельного процессуального действия).

Одновременно с судебной повесткой или иным судебным извещением, адресованным ответчику (административному ответчику или его представителю), направляется копия искового заявления (административного искового заявления), за исключением случаев, предусмотренных ч.7 ст.125 КАС РФ, а с судебной повесткой или иным судебным извещением, адресованным истцу (административному истцу или его представителю), — копия объяснений ответчика (административного ответчика) в письменной форме, если объяснения поступили в суд. В случае если при рассмотрении дела в порядке ГПК РФ исковое заявление и приложенные к ним документы поданы в суд в электронном виде, а при подготовке дела к судебному разбирательству истцом или его представителем по предложению суда в установленный им срок копии искового заявления и приложенные к ним документы переданы ответчикам и третьим лицам, о чем имеется соответствующее подтверждение, данные документы судом не направляются.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

В случае представления доказательств лицом, участвующим в деле, их копии направляются или вручаются им другим лицам, участвующим в деле, если у них эти документы отсутствуют, в том числе в случае подачи в суд искового заявления и приложенных к нему документов посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте соответствующего суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (часть 1 статьи 57 ГПК РФ). Копии письменных доказательств, истребуемых судом, направляются уполномоченным работником аппарата суда по поручению судьи другим лицам, участвующим в деле (часть 3 статьи 71 ГПК РФ).
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238)

6.4. Судебные повестки (извещения) направляются в конвертах уведомлением о вручении по почте или лицом, которому судья поручает их доставить. Бланк уведомления прикрепляется к стороне конверта, на которой не указывается адрес. Время вручения судебных повесток (извещений) адресату обязательно фиксируется установленным в организации почтовой связи способом или на документе, подлежащем возврату в суд.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71.

6.5. С согласия лица, участвующего в деле, судья может выдать ему на руки судебную повестку (извещение) для вручения ее другому извещаемому или вызываемому в суд лицу. Лицо, которому судья поручил доставить судебную повестку (извещение), обязано возвратить в суд корешок судебной повестки или копию иного судебного извещения с отметкой адресата о ее получении.

В случае если лицо, доставляющее судебную повестку, не застанет вызываемого в суд гражданина по месту его жительства, повестка вручается кому-либо из проживающих совместно с ним взрослых членов семьи с их согласия для последующего вручения адресату.

Абзац исключен с 1 января 2012 года — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232..

6.6. Если разбирательство гражданского, административного дела отложено на другой день, явившимся в судебное заседание лицам объявляется об этом под расписку на отдельном листе, подшиваемом к делу после протокола судебного заседания, либо под расписку в протоколе судебного заседания, с разъяснением последствий их неявки. В случае необходимости по требованию вручаются судебные повестки о вызове в суд.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

6.7. Судебные поручения районных судов Российской Федерации о выполнении отдельных процессуальных действий иностранными судами исполняются в порядке ст.407 ГПК РФ, 29.1.1 КоАП РФ.

В соответствии с приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2005 N 242 «Об организации работы по исполнению международных обязательств Российской Федерации» на территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации возложено исполнение международных обязательств, в том числе по вопросам, связанным с вручением документов, производством отдельных процессуальных действий, признанием и исполнением судебных решений.

Судебные поручения об оказании правовой помощи направляются через территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации.

При направлении за пределы Российской Федерации извещения о дне, времени и месте судебного разбирательства не следует пользоваться бланком повестки о вызове в суд.

Определение об исполнении запроса третейского суда о содействии в получении доказательств со всеми материалами, собранными при исполнении запроса, в трехдневный срок пересылается уполномоченным работником аппарата суда в третейский суд, направивший запрос, либо передается стороне третейского разбирательства, представившей запрос третейского суда, если в запросе прямо оговорена возможность получения истребуемых доказательств стороной третейского разбирательства (часть 7 ст.63.1 ГПК РФ).
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71)

Определение об отказе в исполнении запроса третейского суда о содействии в получении доказательств пересылается уполномоченным работником аппарата суда в третейский суд, направивший запрос (часть 5 ст.63.1 ГПК РФ).
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71)

(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61)

6.8. Обо всех действиях по подготовке гражданских административных дел, рассматриваемых судом первой инстанции, дел об административных правонарушениях секретарь судебного заседания делает отметку в справочном листе по рассматриваемому делу.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

6.9. Список дел, назначенных к рассмотрению, составляется по форме N 36 заблаговременно. Данная информация до начала судебного заседания размещается работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены названные функции, на интернет-сайте суда, в информационном киоске, на информационном стенде.

При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически.

Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33; исключен — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71..
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61)

6.10. Перед началом судебного рассмотрения секретарь судебного заседания или по поручению председательствующего помощник судьи проверяет явку в суд вызываемых лиц, указанных в определении о назначении дела к разбирательству в судебном заседании, выясняет причины неявки отсутствующих лиц, докладывает о явке в суд судье, председательствующему по делу.
(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие c 1 сентября 2019 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

7. Оформление уголовных, гражданских, административных дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения

(Наименование в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33.

7.1. Осужденному (оправданному), его защитнику и обвинителю в течение пяти суток со дня провозглашения приговора вручается его копия. В тот же срок копии приговоров могут быть вручены потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику, их представителям — при наличии ходатайства.

Копия судебного акта в виде электронного образа документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью судьи (за исключением копии судебного акта, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну, а также копий иных судебных актов, указанных в части 2 статьи 474.1 УПК РФ), по просьбе либо с согласия участника уголовного судопроизводства (при наличии согласия в письменном заявлении или при подаче обращения в суд в электронном виде посредством заполнения соответствующей формы, размещенной на официальном сайте суда в сети Интернет) может быть направлена по поручению судьи уполномоченным работником аппарата суда посредством размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа с учетом положений пункта 2.1.9 настоящей Инструкции.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

При наличии согласия участника уголовного судопроизводства направление такой копии судебного акта не позднее истечения срока, установленного УПК РФ для направления копии судебного акта, заменяет направление ее указанному лицу на бумажном носителе, за исключением случаев, когда копия судебного акта в соответствии с требованиями закона (часть 2 статьи 101, статья 312 УПК РФ) должна быть вручена участнику уголовного судопроизводства.
(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42)

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61.

7.2. После рассмотрения уголовного дела, по которому подсудимый освобожден из-под стражи в связи с оправданием или прекращением дела, осуждением к мере наказания, не связанной с лишением свободы, или с освобождением от отбывания наказания либо в связи с избранием на время до вступления приговора в законную силу иной меры пресечения, начальнику места предварительного заключения через начальника конвоя немедленно направляется копия приговора, определения, постановления.

В случае когда осужденный после провозглашения приговора взят под стражу в зале суда, начальнику конвоя вручаются под расписку копия приговора и справка о судимости, заверенные подписью судьи и гербовой печатью суда.

7.3. При освобождении из-под стражи или взятии под стражу нескольких лиц копии указанных документов вручаются в количестве, соответствующем их числу.

7.4. Пункт исключен — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 16 апреля 2014 года N 90..

7.5. В случаях, предусмотренных ГПК РФ, КАС РФ, копии судебных актов, за исключением содержащих сведения, составляющие охраняемую законом тайну, при наличии технической возможности направляются уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, посредством их размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа в виде электронного образа судебного акта, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью судьи или уполномоченного работника аппарата суда с учетом положений пункта 2.1.9 настоящей Инструкции.

Направление копий судебных актов посредством их размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа осуществляется уполномоченным работником аппарата суда не позднее истечения срока, установленного процессуальным законодательством для направления копий судебных актов на бумажном носителе, который начинает течь со дня принятия судебного акта в окончательной форме, если соответствующее ходатайство подано или согласие дано до принятия судебного акта, либо со дня вынесения определения об удовлетворении соответствующего ходатайства, если оно подано после принятия судебного акта.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42.

7.6. Копии решения суда вручаются уполномоченным работником аппарата суда под расписку лицам, участвующим в деле, их представителям или направляются им не позднее пяти дней после дня принятия и (или) составления решения суда (часть 1 статьи 214 ГПК РФ).

Решение суда, выполненное в форме электронного документа, с согласия лиц, участвующих в деле, их представителей направляется им уполномоченным работником аппарата суда посредством его размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в режиме ограниченного доступа с учетом положений пункта 2.1.9 настоящей Инструкции не позднее пяти дней после дня его принятия и (или) составления (часть 2 статьи 214 ГПК РФ).

В случае если решение суда выполнено только на бумажном носителе, копии решения суда направляются лицам, участвующим в деле, их представителям уполномоченным работником аппарата суда не позднее пяти дней после дня принятия и (или) составления решения суда заказным письмом с уведомлением о вручении или по ходатайству указанных лиц копия решения суда вручается им под расписку (часть 2 статьи 214 ГПК РФ).

В случаях, предусмотренных федеральным законом, копии решения суда по гражданским делам после вступления его в законную силу направляются уполномоченным работником аппарата суда иным лицам на бумажном носителе либо в форме электронного документа (часть 3 статьи 214 ГПК РФ).

Копия определения суда по вопросам исправлении описок и явных арифметических ошибок, разъяснения решения суда, отсрочки или рассрочки исполнения решения суда, изменения способа и порядка его исполнения, индексации присужденных денежных сумм высылается уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, в течение трех дней со дня его вынесения (статья 203.1. ГПК РФ).

Лицам, участвующим в гражданском деле, но не явившимся в судебное заседание, — гражданам копии определения суда о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении заявления без рассмотрения высылаются уполномоченным работником аппарата суда на бумажном носителе не позднее трех дней со дня вынесения определения суда (статья 227 ГПК РФ).

При наличии ходатайства или с их согласия, выраженного в письменном заявлении либо при подаче документов в электронном виде, копии определения суда о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении заявления без рассмотрения высылаются уполномоченным работником аппарата суда посредством их размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в режиме ограниченного доступа посредством ГАС «Правосудие» с учетом положений пункта 2.1.9 настоящей Инструкции (статья 227 ГПК РФ) и не позднее истечения срока, установленного процессуальным законодательством для направления копий судебных актов на бумажном носителе.

Лицам, участвующим в гражданском деле, но не явившимся в судебное заседание, — органам государственной власти, органам местного самоуправления, иным органам и организациям копии определений суда о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении заявления без рассмотрения высылаются уполномоченным работником аппарата суда посредством их размещения на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в режиме ограниченного доступа посредством ГАС «Правосудие» с учетом положений пункта 2.1.9 настоящей Инструкции и не позднее истечения срока, установленного процессуальным законодательством для направления копий судебных актов на бумажном носителе. При отсутствии технической возможности в суде указанным лицам копии определения суда высылаются на бумажном носителе не позднее чем через три дня со дня вынесения определения суда (статья 227 ГПК РФ).

Копия заочного решения суда высылается ответчику, истцу, не присутствующему в судебном заседании и просившему суд рассмотреть дело в его отсутствие, заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее трех дней со дня его принятия (статья 236 ГПК РФ).

Копия резолютивной части решения по делу, рассматриваемому в порядке упрощенного производства, высылается уполномоченным работником аппарата суда лицам, участвующим в деле, не позднее следующего дня после дня его принятия и размещается на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» посредством ГАС «Правосудие» с учетом положений пункта 2.1.9 настоящей Инструкции (статья 232.4 ГПК РФ).

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 17 февраля 2017 г. N 25

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СУДЕБНОМ ДЕПАРТАМЕНТЕ ПРИ ВЕРХОВНОМ
СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Инструкция).

2. Заместителям Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, руководителям структурных подразделений, органов и учреждения Судебного департамента обеспечить исполнение требований Инструкции в повседневной деятельности.

3. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционных судов общей юрисдикции, апелляционного военного суда, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, федеральных арбитражных судов руководствоваться требованиями Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения деятельности судов.

4. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, руководителю ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в срок до 1 июля 2017 г. разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в органах и учреждении Судебного департамента с учетом требований Инструкции, утвержденной настоящим приказом.

5. Признать утратившими силу:

приказ Судебного департамента от 22 апреля 2004 г. N 49 «Об утверждении Инструкции о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 15 июня 2007 г. N 76 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 13 декабря 2010 г. N 279 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 20 января 2015 г. N 8 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 6 февраля 2015 г. N 28 «О внесении изменения в Инструкцию о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

приказ Судебного департамента от 4 декабря 2015 г. N 369 «О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации»;

распоряжение Судебного департамента от 23 декабря 2015 г. N 168-р «О мерах по оптимизации документооборота в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».

6. Настоящий приказ вступает в силу с 1 апреля 2017 г.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ