Инструкция по документообороту по отгрузке

Формирование отгрузочных документов к документации первичного порядка это важный этап в товарно-денежных отношениях. Договор и акт приема-передачи это далеко не все, что требуется при передаче имущественных ценностей от одного лица к другому (по статье 223 ГК РФ). Участники во время подписания договоренностей вправе определять как, где и кому будет осуществляться переход имущества. В этом процессе может участвовать и третий фигурант в качестве промежуточного звена, передающего объекты в конечный пункт (покупателю). Все участвующие в сделке юрлица или физлица должны получить на руки официальные бумаги для доставления груза и осуществления его отгрузки на месте. Отсутствие одного из них может послужить не на руку кому-то из сторон при возникновении спорных вопросов и подачи искового заявления в суд. Заполнение таких бланков требует соблюдение законодательства, поскольку многие из этих форм унифицированы на уровне государства. Причем принципы перехода ТМЦ по рассматриваемым здесь документам актуальны как в пределах РФ, так и при международных перевозках.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Узнайте, как правильно оформлять продажу маркированного товара в 1С и соблюдать требования законодательства. Отгрузка маркированного товара в 1С.

Отгрузочные документы — это какие

При организации перевоза важным аспектом становится формирование необходимой документации. Под основные виды таких бумаг попадают финансовые, транспортные и разрешительные. Цепочка ключевых событий такова: заключение договора между двумя фигурантами сделки, его исполнение (то есть доставление заказанного в срок и в нужное место). Но по адресу прибытия приходится совершать действия поставки и разгрузки, что также требует наличия конкретных документов. По ст.506 ГК, поставщик обязан отгрузить товар покупателю либо третьему лицу. Поэтому подписанных договоренностей и акта приема-передачи будет недостаточно. Требуются отгрузочные документы.

Отгрузка товаров в 1С может быть простой! Используйте нашу инструкцию, чтобы узнать, как оформить отгрузку с помощью ТСД-сканера и штрихкодов. Видео и скриншоты помогут вам в этом процессе. Инструкция по отгрузке товаров в 1С.

Финансовые бумаги

К таковой относят счета-фактуры и инвойсы – коммерческие счета. Формулировка и оформление подобных товаросопроводительных бумаг ложится на продавца (грузоотправитель).

Комсчёт или «CI»

Здесь указывается тип товаров, их качество и количество, а также единица измерения и общие цены. Сюда же включены названия и адреса участников. Такие документы доказывают, что купля-продажа свершилась. В ней определяется налогооблагаемая сумма для таможни и создается дебиторскую задолженность.

Счёт-проформа

Это так называемый proforma invoice – предварительный задокументированный подсчет по передаваемым предметам и предоставляемым услугам. Он направляется от продавца к покупателю по условиям сделки и не требует совершения платежей. Применяется и в мировой практике (при товарообмене между странами). Не имеет стандартизированной по законодательству формы и не содержит информационную справку по расценкам.

Разница между платформами и коммерческими счетами

Первые обычно используются, когда сама доставка и проплата за нее еще не осуществлена. Это не «чек» на оплату, так как экспортер не заводит кредит у себя по бухгалтерии, а импортер — дебет. Но такие бланки описывают товар и его стоимость, чем схожи со вторым типом документов. Последние же выдаются, чтобы дать таможенным сотрудникам максимум информации по применяемым ввозным пошлинам и правам на ввоз ТМЦ за границу. Они имеют юридическую легитимность и значимы для налогового учета. Соответственно служат фактическим счетом для совершения оплат.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Консульский счёт-фактура

Consular invoice является коммерческими и прописываются отправителем (иностранным экспортером) с обязательной заверкой от консульства того государства, где расположен покупатель. Цель составления — предоставить компетентным госорганам в стране прибытия данные о таможенной стоимости доставляемых изделий, а также демпинг. И осуществить, таким образом валютный контроль.

Товаросопроводительные документы

Не вся обсуждаемая далее документация имеет стандартный вид. Цель их составления — идентификация товара (по всем товарным категориям с их свойствами и количеству единиц). Сюда же включена и информация об участвующих фигурантах, о специфике процесса перевозки и оплате за доставку. Документальный комплект собирается с подстройкой под конкретную ТМЦ-продукцию. Дополнительные документы включаются по желанию сторон.

Контрольный упаковочный лист

Отгружаемое сопровождается Packing list, прикрепляясь к инвойсу. Здесь содержится весь список поставляемых ТМЦ с указанием товаромест для всего (коробы, ящики, палеты и пр.). Стандартизированного формуляра здесь нет, поэтому каждая организация разрабатывает свой. Так бланк продавца может отличаться от используемых покупателем экземпляров. Но второй обычно принимает высылаемую ему бумагу в любой форме. Логистическим компаниям она также необходима. В обязательном порядке она нужна и таможенным органам при пересечении границы.

Накладная на груз

А точнее — на сам товар. Значит, это ТОРГ12 для отпуска и передачи. При помощи данного документа приобретатель сверяет отгружаемую продукцию (по количеству, объему, качеству и пр.) с приведенной в нем информацией. Реализатор и отправитель в свою очередь учитывает так имущество, оставшееся на складе.

Товарно-транспортная

Когда выдача ТМЦ происходит через самовывоз, обсуждаемая здесь документация не потребуется. Они нужны только при транспортировке до заказчика. Если в этом задействована транспортно-логистическая компания, то документальные оригиналы предоставляются и ей. В них всегда указываются реквизиты перевозчика, транспортного средства и экспедитора.

Обычно доставка совершается с помощью автомобильного транспорта. Тогда применяется два вида бланков: 1-Т и форма, приложенная к ПП № 272 от 15.04.2011 г. о правилах перевозок автотранспортом (приложение 4к). При авиа- и ЖД-перевозках используются иные унифицированные формуляры: ГУ-27 / ГУ-29-О и AWB соответственно.

Грузовая накладная

Это Т-накладная (отличается от обсуждаемой ранее ТТ-накладной). Она требуется согласно ПП №272 от 11 года. Зачастую ее выписывает грузоотправитель (но бывает и иначе, если это предусмотрено соглашениями сторон). Составляется обычно на одну партию. На несколько, если перевоз осуществляется единовременно одним транспортом. Отлична от предыдущей отсутствием товарного раздела.

Какими отгрузочными документами оформляется отгрузка товара на склад покупателя с использованием авиасообщения? Это так называемая AWB-накладная. Но она лишь описывает перевозимое имущество, а не легитимизирует этот процесс.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Сквозной коносамент

Through bill of lading нужен при участии в поставке морских судов. Судоходных линий здесь может быть две и больше. То есть зачастую осуществляется перевалка с одного судна на другое. Документ подтверждает право собственности на отгружаемые ТМЦ.

Функционал бумаги:

• перевозчик расписывается здесь за грузополучение, описывая визуальное состояние товара по прибытии;
• этим подтверждается исполнение условий договора;
• также выполняется товарораспорядительная функция.

Connaissement смешанной перевозки

В мировой практике так обычно называется мультимодальная грузоперевозка несколькими видами транспорта. Не только водного, но и наземного. То есть транспортировка морем является только частью общего пути.

Международная транспортная накладная

CMR — главный документ для автомобильной грузопоставки через границу другого государства. Он представляет собой соглашение между отправителем, транспортирующим предприятием (с наземным транспортом) и грузополучателем. CMR-накладная имеет универсальный характер, так как в ней представлены понятные для представителя любой страны сведения. Она подтверждает легальность проводимого перевоза. При отсутствии ЦМР правоохранительные органы могут арестовать перевозимые ТМЦ. Здесь отмечается каждый этап, происходящий с грузом. Будь то передача его экспедитору или конечному получателю. Соответственно так определяется и материальная ответственность лиц в определенный момент времени.

Свидетельство о происхождении

Это бумага о сертификации товара, которая отражает и место его производства. Соответствующие госорганы вносят сюда пометки об изготовлении на территории конкретного государства. Также включается и описание товарных характеристик. В РФ его выдает торгово-промышленная палата. В зависимости от страны-приобретателя здесь проставляется маркировка. Есть также общий формат для некоторых территорий.

Сертификат формы А

Certificate of Origin form A – это универсальный международный документ, котирующийся во многих державах. На таможне он используется для идентификации места происхождения товара. Приобретающая сторона получает по нему льготы и бонусы при растаможивании.

Здесь следует различать несколько понятий:

• страна, где ТМЦ изготовлялись;
• преимущественного изготовления — если они выпускались на разных иностранных производствах (преимущество определяется по тому, кто внес больший вклад в стоимость изделий — обычно более 50%);
• точка доставки означает, откуда заказ вывозился получателю (может отличаться от первых двух).

Заявление о контроле места назначения

Destination control statement делается отправителем и оно отмечается на коммерческих фактурных счетах, коносаментах, авианакладной и в прочих бумагах об экспортировании. Оно необходимо для сопровождения процесса поставки до конечного пункта. Никакой специальной формы оно не имеет и составляется для соблюдения прибытия в конкретную геологическую точку.

Какие документы нужны при отгрузке покупателю товара относительно его качества

Эта документация требуется не только для перечисления характеристик продукции, но и для сверки с получаемой по факту.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Сертификат проведения приёмки третьей стороной

Некоторые приобретатели хотят увидеть свидетельство о проверке незаинтересованным лицом. Затраты на подобные процедуры зачастую несут они же (если иное не оговорено в договоре).

Четыре вида таких операций:

• предпроизводственный контроль для определения качественных параметров сырья и отдельных компонентов, которые производитель будет использовать в процессе работы;
• взятие проб или образцов с линии на производстве (помогает найти недостатки до отгрузки или до фактического получения брака);
• контролирование материальных ценностей при загрузке контейнеров на доставку;
• проверка в порту по прибытии (визуально и при использовании инструментария).

Сертификат испытаний или качества материалов

Для отдельных товарных категорий (химпродукты и сырье) их поставщик предоставляет химсертификаты, с указанием показателей по составу, кислотности, вязкости и пр. Эти сведения выводятся при содействии независимой лаборатории, выбранной самостоятельно сторонами (до отправки или после). Металлические предметы доставляются при проведении сертификации свойств этих материалов.

Общие правила создания первичной документации

Какие документы нужны при отгрузке товара для покупателя это далеко не единственно важный вопрос. Немаловажно соблюдать и принципы их заполнения и оборота. С точки зрения законодательства, надо брать во внимание ст. 9 ФЗ 402 о бухучете от 11 года.

Здесь указаны обязательные разделы, включаемые в документ:

1. Наименование.
2. Дата написания.
3. Упоминание лица, составившего конкретную бумагу.
4. Наличие и характер хозяйственной жизни.
5. Размер натурального и финансового измерения (с указанием измерительных единиц).
6. Перечисление должностей тех людей, которые совершают сделку и отвечающих за ее оформление и корректное исполнение.

В конце стандартно ставятся подписи людей (из шестого пункта). Для этого прописываются их фамилии и инициалы либо другие идентифицирующие их реквизиты.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Кто принимает участие в транспортных перевозках

Основные два лица: грузоотправитель и получатель. Но чтобы, доставить товар по месту назначения сюда же привлекаются штатные водители или компании-транспортировщики. И им, в свою очередь, тоже представляются такие оригиналы документов, как и сторонам совершаемой сделки. Сторонний транспортировщик может доставлять груз морем, воздухом или по земле. В первых двух случаях и доставка собственными силами обычно в принципе затруднительна.

ТОРГ-12: правила заполнения

Этот формуляр утвержден постановлением Госкомстата от 98 г. № 132. Оформляет ее продавец для отображения факта списания и реализации ТМЦ. Для приобретателя это бланк, подтверждающий покупку, а значит служит основанием для будущего оприходования товара на свои склады.

Подготовка и оформление отгрузочных документов этого типа требует включения разделов:

1. Данные про участников сделки: наименования, адреса, телефонные номера, банковские счета и коды (ОКПО и ОКВЭД).
2. Реквизиты из договора и транспортной накладной.
3. Номер и датировка Т-накладной.
4. Информация о материальных ценностях: название, единица измерения, количество, положенная за нее денежная сумма (с НДС).
5. Список приложений.

В конце проставляются подписи фигурантами товарно-денежных отношений. От продавца это работник, одобривший отпуск товара, выдавший его со склада сотрудник и главбух. Расписываются здесь же и представляющие интересы покупателя и грузополучателя лица. Для этого могут быть использованы сведения по доверенностям, на основании которого делается приемка. Документ датируется. Ставятся и печати с обеих сторон, хотя по ст. 9 ФЗ № 402 это вовсе необязательная инициатива.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Обязателен ли образец ТОРГ-12

Приходится учитывать нужные информационные блоки, которые используются большинством участников товарно-денежных отношений. Принципиально они имеют право по согласованию добавлять свои разделы, отражающие некоторую специфику сделки. В целом стандартизированная форма имелась в распоряжении организаций до 2013 года. Затем унификация была отменена. То есть сейчас фигуранты товарооборота вправе брать старый формат для удобства или создавать собственный.

Особенности оформления

Отгрузочные документы от поставщика — это бумаги при отгрузке товара со склада соответственно. Представленные сведения используются при подтверждении операций по поставке, исполненным услугам и при передаче имущественных прав. Подготавливать их нужно в нескольких экземплярах. Как минимум для грузоотправителя, получателя и водителя. Плюс одна копия потребуется для транспортной компании (при ее привлечении).

Кто занимается формированием рассмотренной выше документации? Это продавец либо компания-транспортировщик, которая работает с первым по договору о транспортировке. Проставляемая датировка соответствует дню отгрузки (п.3 ст.9 закона № 402-ФЗ). Накладные оформляются в момент отдачи ТМЦ заказчику или же организации-перевозчику. Дата в УПД и в Т-накладной проставляется не раньше той, что прописана в ТТ-накладных. При несоблюдении этих условий надзорные органы посчитают произошедшую процедуру фиктивной. Тогда вычета НДС приобретателю не положено. Все данные в них также должны совпадать.

Поскольку риск утери и порчи изделий из-за кражи, тряски и погодных изменений велик, надо заранее определить ответственное за это лицо. Оформление и выписка пакета первичных документов на отгрузку товара при передаче его покупателю нужны в качестве доказательств совершения сделки. Все пункты и важные нюансы надо фиксировать документально, в том числе чтобы было с кого спрашивать компенсацию за убытки. Упростить все рутинные процедуры с документами поможет программное обеспечение от «Клеверенс». Мы предлагаем решения различных типов: как индивидуальные предложения, которые персонализированы конкретно под тип хозяйственной деятельности, так и коробочные решения для любых фирм.

Вопросы и ответы

Количество показов: 101724

Ежедневно множество компаний совершают отгрузку товарно-материальных ценностей и передачу грузов выгодоприобретателям. Какие документы необходимо подготовить для сопровождения данного процесса, в каком порядке осуществляется отгрузка товаров со склада – обсудим в статье.

Что такое отгрузка товара

Из названия действия понятно, что это передача заранее оговоренного товара перевозчику или покупателю. Продавец может самостоятельно доставлять продукцию покупателю, а может и воспользоваться услугами компании по грузоперевозкам. После отгрузки право собственности на товар переходит от продавца (поставщика) к покупателю.

В обеих ситуациях процесс регулируется с правовой точки зрения договором, в котором указывается, в какой же момент происходит отчуждение прав собственности на товар.

Примеры разных условий доставки:

1. Компания по перевозке грузов доставляет продукцию по указанному адресу, который удобен для покупателя.
2. Компания по перевозке грузов доставляет товары на склад для хранения.

В этих случаях, право собственности может переходить к покупателю:

• с момента передачи продукции со склада лично в руки покупателю;
• при транспортировке продукции до заранее оговоренного приемного пункта, откуда покупатель будет забирать товар;
• с момента доставки товара покупателю — к складу, торговой точке и т. д.

Другими словами, отгрузкой товара называется смена собственника, владельца партии товаров. Одновременно с продукцией приобретатель (покупатель) получает акт приема-передачи с указанием координат доставки.

В данном документе должны содержаться следующие характеристики товара:

• маркировка;
• вес;
• цвет;
• цена;
• качество;
• количество;
• сроки доставки;
• прочие признаки и характеристики.

Акт оформляют в трех экземплярах: один из них — это сопроводительные документы, два других укладывают в упаковку товаров. Без такого документа договор между сторонами признают недействительным, продавец заведомо проиграет в Арбитражном суде своему оппоненту.

Обратите внимание! Факт реальности поставки груза необходимо подтвердить документально.

Иск оппонента не признают правомочным, если в документации отсутствует описание перевозимого товара. В случае утери, порчи или иного убытка суд встанет на сторону покупателя, так как такой документ без описательной части признают незавершенным и незаконным.

Оформление документации

Любые коммерческие действия должны быть оформлены документально. Момент перехода собственности от одного юридического лица другому должен быть официально зафиксирован подписью. В данном случае продавец составляет товарную накладную в соответствии с формой ТОРГ-12. Представители сторон — продавец и покупатель — должны поставить свою подпись на документе.

В документах необходимо заранее оговорить возможные риски порчи отгруженного товара в процессе транспортировки и определить, кто несет материальную ответственность за повреждения и иные убытки. Груз может потеряться в дороге, испортиться из-за аварийной ситуации и иных непредвиденных обстоятельств.

Обратите внимание! Продавцу в течение пяти календарных дней после отгрузки товара необходимо выставить правильно заполненный счет фактуру.

Правильно оформленная документация станет доказательством невиновности продавца в случае недоставки груза по назначению, если материальная ответственность была возложена на выгодоприобретателя. Ущерб по закону компенсирует та сторона, на которую была возложена материальная ответственность.

Основные правила

При отгрузке товаров важно соблюдать следующие правила:

— товар необходимо отсортировать, упаковать, опломбировать;

— перед отправкой следует проверить качество продукции, указать массу самого товара и упаковки;

— в процессе передачи товарно-материальных ценностей следует неукоснительно соблюдать установленные законом правила и требования;

— в документации необходимо максимально точно описать перевозимый товар;

— во время отгрузки продукции указанные в документе цифры должны совпадать с количеством отгружаемого товара — сколько штук указано, столько нужно отгрузить;

— сопроводительные документы можно выслать почтой или передать в руки выгодополучателю, главное, в них должны быть указаны все необходимые характеристики.

Соблюдение всех правил в процессе отгрузки является гарантией, что продавец не понесет убытки в случае непредвиденных обстоятельств.

Как оформить отгрузку

Акт приема-передачи является вторым по важности документом после договора. В таком акте указываются координаты, где продукция будет передана покупателю. Также в этом документе указывают качество товара, его количество и основные характеристики.

Далее необходимо оформить упаковочный лист — в нем указывают, в какой упаковке отправляются товарно-материальные ценности. Также в данном документе поставщик указывает:

• перечень отправляемых товаров;
• вес продукции в таре и без нее;
• артикул по каталогу товаров.

При оформлении документов на отгрузку товара следует учесть важные моменты:

• правильное оформление всех сопроводительных документов на отправку продукции в соответствии с требованиями законодательства РФ;
• оплату продукции наличными средствами нужно провести через кассовый чек;
• в договоре необходимо детально прописать все условия, имеющие непосредственное отношение к перевозчику;
• перевозку груза может осуществлять продавец, выгодоприобретатель или сторонняя транспортная компания.

Если груз перевозит сторонняя транспортная компания, на нее должна быть выписана накладная. Если покупатель осуществляет прием груза через своего представителя, на него необходимо выписать нотариально заверенную доверенность.

Транспортная накладная

Если груз перевозится не покупателем, а транспортной компанией или экспедитором, необходимо оформлять транспортную накладную. В этом документе говорится о заключении договора транспортировки. К правильности заполнения накладной предъявляются жесткие требования, так как по ней производится вычет по НДС.

В документе указывают:

• транспортные номерные знаки;
• наименование груза;
• точные координаты;
• название компаний и т. д.

Основные сведения в накладной — это подробная информация о грузоотправителе и грузополучателе, а также сведения о перевозимом грузе.

Следует внимательно отнестись к заполнению всех пунктов документа, так как любые недочеты могут быть оспорены налоговой инспекцией. В этом случае расходы на транспортировку не признают, вычет по НДС не сделают. Перед подписанием документа убедитесь в правильности указанных сведений, еще раз перечитайте все пункты.

Сколько накладных нужно оформить? На каждую машину — отдельная транспортная накладная.

Перевозка груза продавцом

Как правильно оформить документы, если доставку груза осуществляет продавец? Налоговая инспекция требует оформления транспортной накладной, несмотря на отсутствие услуг сторонней компании. Это необходимо сделать, чтобы доказать факт затраты ресурсов на перевозку груза. Также без этого документа покупатель не имеет права реализовать купленный товар и применять по нему вычет НДС.

Без транспортной накладной продавец не сможет доказать в суде, что доставил отгруженный товар по адресату вовремя.

Итог

При организации перевозки продукции формирование документации имеет основополагающее значение. Товаросопроводительные документы должны включать в себя информацию о поставщике, получателе товара и о самих товарно-материальных ценностях. Дополнительные сведения можно включать по желанию сторон — участников процесса.

К необходимым документам относится накладная на груз (ТОРГ-12), транспортная накладная. Товар может быть доставлен поставщиком, транспортной компанией или покупателем. В первых двух случаях продающая сторона должна оформить транспортную накладную. При самовывозе накладную не оформляют: факт передачи собственности происходит с момента передачи товара в руки покупателя.

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Оставьте контактные данные
и мы предложим Вам самые выгодные условия

Оставьте контактные данные
и мы предложим Вам самые выгодные условия

В соседней вкладке для вас создан аккаунт в бэк-офисе онлайн-кассы.

Ниже вы можете ознакомиться с преимуществами нашего продукта и сделать расчет стоимости

Смотреть Содержание

Объясним, почему нельзя игнорировать требования к оформлению документации, какие риски возникают при ошибках и как их избежать.

Что такое отгрузочные документы

Отгрузочные документы представляют собой официальный пакет бумаг, фиксирующий передачу материальных активов одной стороны другой стороне сделки. Хотя в большинстве случаев их оформление происходит в рамках действующего договора поставки, законодательство требует составления такой документации даже при отсутствии договорных отношений между сторонами.

Основной целью этих документов является документальное подтверждение факта передачи товара, что защищает интересы обеих сторон и позволяет вести корректный учет материальных ценностей.

Обязательно ли оформлять отгрузочные документы и кто их заполняет

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ все хозяйственные операции обязаны фиксироваться в первичных документах. При этом согласно ст. 252 НК РФ компании вправе уменьшить налоговую базу только на те расходы, которые подтверждены документально и экономически обоснованы. Классификация доходов регламентируется статьей 248 НК РФ.

Процесс отгрузки представляет собой значимое событие в экономической деятельности предприятия. Для поставщика это операция формирует доход, тогда как для покупателя приобретенные ценности могут рассматриваться как затраты и учитываться при расчете себестоимости готовой продукции. Оформление отгрузочных документов является обязательным требованием законодательства.

Правом на заполнение отгрузочных документов обладают три категории участников:

• Продавец (поставщик товара).
• Покупатель (получатель товара).
• Третья сторона (например, транспортная компания).

В зависимости от структуры сделки, в оформлении и подписании отгрузочных документов могут участвовать:

• Двусторонняя схема: продавец и покупатель.
• Трехсторонняя схема: продавец, покупатель, транспортная компания.

Важно отметить, что независимо от того, кто именно оформляет документы, они должны быть правильно заполнены и подписаны всеми заинтересованными сторонами. Это обеспечивает юридическую чистоту сделки и защиту интересов всех участников процесса.

Виды отгрузочных документов

Основные виды отгрузочных документов — в таблице ниже.

💾 Скачать ТОРГ-12 >>>

💾 Скачать бланк УПД >>>

💾 Скачать бланк счет-фактуры >>>

💾 Скачать бланк транспортной накладной >>>

💾 Скачать бланк товарно-транспортной накладной >>>

Какой документ по сопровождению отгрузки лучше использовать

В современной практике большинство организаций использует УПД, который совмещает в себе функции счет-фактуры и товарной накладной по форме ТОРГ-12. При этом организация вправе выбрать любой вариант в зависимости от своих потребностей и особенностей документооборота, закрепив выбранные формы в учетной политике.

Использование УПД носит рекомендательный характер (согласно письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Компании вправе разработать собственные формы первичных документов. При разработке собственных бланков необходимо обязательно включить все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Срок хранения отгрузочных документов

В соответствии с нормативными актами, установлены четкие сроки хранения отгрузочных документов:

✅ Согласно Приказу Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 документы об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции должны храниться в течение 5 лет.

✅ Это положение полностью соответствует требованиям Налогового кодекса РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), который также устанавливает 5-летний срок хранения для данных документов.

Пятилетний срок хранения является обязательным для всех организаций и не может быть сокращен. При этом организация вправе установить более длительный срок хранения, если это необходимо для ведения хозяйственной деятельности.

По истечении установленного срока хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением соответствующего акта.

Что будет, если компания не составит отгрузочный документ

Не оформление отгрузочных документов может привести к серьезным последствиям для организации.

👉 Во-первых, это может повлечь административную ответственность в виде штрафов за грубое нарушение правил бухгалтерского учета согласно статье 15.11 КоАП РФ, а также за непредоставление документов по запросу налоговых органов по статье 15.6 КоАП РФ.

👉 Во-вторых, возникают налоговые последствия: отказ в предоставлении вычетов по НДС и признании расходов по налогу на прибыль. При этом компании придется доплатить налоги и уплатить пени. Кроме того, возможно наложение штрафа по статье 122 НК РФ за занижение налоговой базы, например, при неполном отражении доходов.

👉 В-третьих, отсутствие документации создает проблемы с подтверждением факта совершения сделок, например, при перевозке товаров. Это также затрудняет процесс взыскания дебиторской задолженности и может стать причиной споров с контрагентами.

Содержание:

1.      Документ «Реализация товаров и услуг»

2.      Рабочее место «Отгрузка» в 1С ERP 8

3.      Документ «Расходный ордер на товары».

4.      Документ «Отбор (размещение) товаров» в 1С ЕРП 2.4

Данная статья является логическим продолжением статьи «Ордерная схема документооборота для операции поступления товаров в 1С:ERP Управление предприятием 2».

Управление движением товаров на складе (поступления, отгрузка, передвижение товара) реализовываем как на ордерном складе, так и на складе без ордерной схемы.

Пользователь может настроить на любых складах ордерную схему отдельно для каждой операции:

·         Поступления товаров;

·         Отгрузка товара;

·         Отражений излишка, недостач, пересортиц.

Для информации и понимания – разница между ордерной и обычным вариантом документооборота, в том числе при работе в 1С ERP, заключается в том, что:

· В обычном варианте документооборота, движение товаров фиксируется финансовыми документами («Приобретение товаров и услуг» (ПТУ), «Реализация товаров и услуг» (РТУ), «Перемещение товаров»). При такой схеме отсутствует возможность детализации процессов приемки/отгрузки со склада.

· При ордерной схеме документооборота предусмотрена возможность разделить во времени процесс оформления финансовых документов (которые регистрируют операции по движению товаров для целей бухгалтерского учета), и выполнить операции движения товаров на складе. В этом случае, движение товаров на складах фиксируется складскими документами, и можно в дополнении конкретизировать процесс приема/отгрузки товаров с помощью статуса.

К примеру, ордерная схема – 1 пользователь (менеджер) оформляет финансовые документы (Приобретение товаров и услуг, Реализация товаров), другой (кладовщик) – производит прием/отгрузку товара со складов, применяя складские документы «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары».  

1.      Документ «Реализация товаров и услуг»

Документ «Реализация товаров и услуг» в 1С 8.3 ERP можно создать как вручную, так и на основании других документов («Заказ клиента», «Приобретение товаров и услуг» (ПТУ) и др.). Во втором варианте, многие реквизиты «Приобретение товаров и услуг» заполняются на основании соответствующих реквизитов документа-основания.

В общих случаях документ РТУ отражает факт отгрузки товаров, а в ордерной схеме – что товар готов выбыть со склада.

Давайте создадим документ РТУ в 1С 8.3 ЕРП на основании документа ПТУ, по которому мы приобрели товар (возьмем для примера документ ПТУ №ПР00-000001, упоминаемый в прошлой статье – приобретение 20 пар женской обуви), и проведем его (см. Рис. 1, Рис. 2). По умолчанию, статус документа установлен «К предоплате».

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 1 Документ РТУ в 1С ERP 8

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 2 Указание товара в документе РТУ

Документ РТУ, в статусе «К предоплате», делает следующие движения по складскому учету (см. Рис. 3), резервируя товар на складе:

·         Свободные остатки (приход);

·         Товары к отгрузке (приход).

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 3 Движение документа РТУ

При установке статуса «Реализовано» и проведении документа будут осуществлены следующие движения по складскому учету (см. Рис. 4):

·         Свободные остатки (расход);

·         Товары к отгрузке (приход);

·         Товары организаций (расход).

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 4 Движения по складскому учету

И в любом случае даже при проведении документа РТУ в статусе «Реализовано» товар по системе не будет отгружен со склада – он только резервируется для отгрузки. Для утверждения достаточно сформировать отчет «Остатки и доступность товаров», выбрав наш ордерный склад (см. Рис. 5). Данный отчет находится в разделе «Склад и доставка – Отчеты по складу».

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 5 Отчет по складу в 1С ERP 8

Чтобы документально оформить отгрузку со склада, необходимо оформить документы «Расходный ордер на товары» и «Отбор (размещение) товаров».

Рассмотрим указанные документы.  

2.      Рабочее место «Отгрузка» в 1С ERP 8

Для отгрузки товара создаем расходные ордера. Для этого в 1С ERP 8 существует рабочее место «Отгрузка» в разделе «Склад и доставка – Ордерный склад». Запускаем рабочее место и видим, что система отражает наличие товара для отгрузки со склада (см. Рис. 6).

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 6 Рабочее место «Отгрузка» в 1С ERP 8  

3.      Документ «Расходный ордер на товары»

В рабочем месте «Отгрузка» нажимаем «Создать ордера». На этом этапе создастся ордер(а) по всем строчкам табл. части «Отгрузка», создается документ «Расходный ордер на товары». Данный документ отражает факт отгрузки товаров. (Рис. 7, 8). Установиться статус «К отбору».

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 7 Расходный ордер на товары в 1С ERP 8

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 8 Отгрузка в расходном ордере на товары

«Расходный ордер на товары» в статусе «К отбору» делает следующие движения по складскому учету (см. Рис. 9):

·         Товары к отбору (приход);

·         Товары к отгрузке (приход);

·         Товары на складах (приход).

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 9 Движения Расходного ордера на товары

Когда провели «Расходный ордер на товары», нужно определить товары на адресном складе и оформить это в программе. В этом поможет документ «Отбор (размещение) товаров» (см. п. 5 «Документ «Отбор (размещение) товаров»).

После проведения документа «Отбор (размещение) товаров» в статусе «Выполнено без ошибок» или «Выполнено с ошибками» можно установить в документе «Расходный ордер на товары» статус «К отгрузке», а затем статус «Отгружен» (проводим документ в каждом указанном статусе).

Статус «К отгрузке» – документ «Расходный ордер на товары» осуществляет следующие движения по складскому учету (см. Рис. 10):

·         Товары к отбору (расход);

·         Товары к отгрузке (приход);

·         Товары на складах (приход).

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 10 Статус «К отгрузке» в документе «Расходный ордер на товары»

В статусе «Отгружен» документ делает следующие движения по складскому учету (см. Рис. 11):

·         Товары к отбору (расход);

·         Товары к отгрузке (приход);

·         Товары на складах (приход).

В момент проведения «Расходный ордер на товары» в статусе «Отгружен» документально в системе оформляется отгрузка товара со склада.

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 11 Статус «Отгружен» в документе «Расходный ордер на товары»

То, что товар действительно списан со склада, можно посмотреть в отчетах «Остатки и доступность товара» и «Ведомость по товарам на складах» (см. Рис. 12, Рис. 13):

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 12 «Остатки и доступность товара» в 1С ERP 8

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 13 «Ведомость по товарам на складах» в 1С ERP 8  

4.      Документ «Отбор (размещение) товаров» в 1С ЕРП 2.4

После проведения документа «Расходный ордер на товары» (статус «К отбору») нужно отобрать товары на адресном складе и оформить это в системе 1С ЕРП 2.4. Для этого в системе существует «Отбор (размещение) товаров», который отображается в рабочем месте «Отгрузка» в табличной части на закладке «Отбор из ячеек».

Документ показывает факт отбора товара с ячеек. Статус документа влияет на движение по складскому учету при проведении документа:

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 14 Отбор (размещение) товаров в 1С ERP 8

В статусах «Подготовлено», «В работе» документ делает следующие движения по складскому учету (см. Рис. 15):

·         Товары в ячейках (приход);

·         Товары к отбору (приход).

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 15 В статусе «Подготовлено», «В работе» Отбор (размещение) товаров в 1С ERP 8

Статусы «Выполнено с ошибками», «Выполнено без ошибок» делаются следующие движения складскому учету (см. Рис. 16):

·         Товары в ячейках (расход);

·         Товары к отбору (приход).

Картинка с сайта: spb.koderline.ru

Рис. 16 Статусы «Выполнено с ошибками», «Выполнено без ошибок» Отбор (размещение) товаров в 1С ERP 8

Данный документ используется и для операции внутрискладского перемещения товаров.

Специалист компании «Кодерлайн»

Дмитрий Дьяченко