Инструкция по использованию подотчетных сумм

Положение о расчетах с подотчетными лицами (далее — Положение), разработанное с учетом специфики предприятия и утвержденное приказом руководителя, поможет вести все расчеты по подотчетным суммам в соответствии с законодательством и избежать возникновения различного рода спорных ситуаций как с работниками предприятия, так и с налоговыми органами. О том, что можно и нужно отразить в Положении, мы расскажем в этой статье.

Положение о подотчете: для чего и кем издается

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

• указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
• законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
• Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.  Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

• административно-хозяйственные,
• представительские,
• командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из этой статьи.

Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

• Выдача денег в подотчет осуществляется на основании заявления работника (с 30.11.2020 в нем не обязательно указывать сумму и срок, на который выдается аванс) либо распорядительного документа руководителя (с 30.11.2020 его разрешено оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам, при этом в документе должны быть указаны Ф.И. О. получателей, суммы подотчета и сроки, на которые они выдаются).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наличие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).

• Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
• В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.

Подробнее см.: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

• Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2021 год он составляет 100 000 руб.).

Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.

В Положении необходимо прописать, в какой срок отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что он должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.

Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:

• в розничной торговле — товарный чек;
• в оптовой — накладная и счет-фактура;
• при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.

Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»
Чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда кассовые чеки потеряны или кассовые чеки выцвели, рекомендуем поступать следующим образом.
Три варианта действий смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов

В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:

• Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
• Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
• После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
• Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).

Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»
Чтобы удержать из заработной платы работника невозвращенную сумму, нужно:
1) составить приказ руководителя об удержании в произвольной форме. Сделать это нужно не позднее … (подробнее смотрите в КонсультантПлюс). Пробный доступ к КонсультантПлюс получите бесплатно.

Как правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

• Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
• Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.

Образец такого Положения вы найдете по ссылке.

Положение о подотчетных лицах: образец 2023 года

При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2023 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

• корпоративную карту компании;
• личные банковские карты сотрудника.

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами, актуальный и для 2023 года, можно скачать здесь, по ссылке ниже:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Скачать образец

Вы можете дополнить или сократить образец с учетом специфики своего предприятия.

Итоги

Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники, которым компания выдает деньги для выполнения рабочих задач. Они берут средства, тратят их по назначению, а затем отчитываются, предоставляя документы.

По теме. Открытое акционерное общество (ОАО): что это и как зарегистрировать

Допустим, менеджер по продажам едет на выставку. Ему нужны билеты и гостиница. Бухгалтерия выдает сумму, например, 50 тыс. рублей. После поездки он приносит чеки и отчет, а если что-то осталось — возвращает в кассу.

Расчеты с подотчетными лицами должны быть прозрачными: все расходы подтверждаются документами, а остатки возвращаются. Это помогает компании контролировать финансы и избегать нецелевых трат.

Кому можно выдать подотчетные деньги?

Когда бизнесу нужно что-то срочно купить — канцелярию, стройматериалы или даже билет на поезд, проще всего выдать сотруднику подотчетные деньги.

Кто их может получить:

1. Менеджеры по закупкам. Если в компании есть человек, который отвечает за закупки, он первый в списке тех, кто получает деньги. Ему проще дать наличные на месте, чем ждать, пока бухгалтерия переведет деньги на карту поставщика.
2. Руководители подразделений. Иногда руководителю отдела нужно срочно оплатить участие в конференции или заказать кофе на мероприятие. Главное, чтобы он потом принес чеки.
3. Сотрудники в командировках. Если человек едет в другой город по работе, его расходы на проживание, питание и транспорт покрываются подотчетными средствами. Без этого он просто останется без гостиницы и билетов.
4. Ответственные за мелкие хозяйственные расходы — когда что-то сломалось, нужен инструмент или расходники, проще выдать деньги ответственному сотруднику, чем оформлять сложные заявки.

Во всех случаях важно соблюдать порядок расчетов с подотчетными лицами, чтобы расходы были оформлены правильно.

Кому лучше не выдавать:

• новичкам, которые еще не разобрались в процессах. Они могут неправильно оформить отчет, а деньги уйдут «в воздух»;
• тем, кто уже допускал ошибки в отчетности. Если человек раз потерял чеки или потратил деньги не по назначению, есть риск повторения;
• сотрудникам без четкой задачи. Без определенной цели подотчетные средства не выдаются.

Выдавая деньги, нужно понимать, кто и на что их потратит. Иначе вместо закупок для компании можно случайно профинансировать чей-то личный ужин в ресторане. Чтобы этого не произошло, важно следовать порядку учета расчетов с подотчетными лицами и фиксировать все расходы в отчетах.

В компании должно быть прописано положение о порядке расчетов с подотчетными лицами, чтобы не возникало споров. Это документ, в котором указано, кто может получать деньги и в какой срок надо за них отчитаться.

На какое время и за сколько дней выдаются подотчетные деньги?

Есть четкие правила, которые помогают избежать путаницы и соответствовать порядку расчетов с подотчетными лицами.

По теме. Код вида дохода в платежном поручении: как его определить и какой ставить

Срок зависит от цели, но обычно не превышает 30 дней. Например:

• если сотрудник едет в командировку, деньги выдаются на весь период поездки. Допустим, он уехал на 5 дней — значит, потраченные суммы он должен подтвердить сразу после возвращения;
• если деньги нужны на разовые покупки (например, канцелярия или материалы), срок отчета устанавливается компанией, но обычно это 3-7 дней после получения.

Здесь все зависит от ситуации. Если это:

1. Командировка, то средства можно получить за несколько дней до поездки, чтобы спокойно купить билеты и оплатить проживание.
2. Закупка товаров, то деньги выдаются за 1-3 дня до покупки.
3. Непредвиденные расходы, то подотчетные средства выдают сразу.

Как правильно учитывать подотчетные деньги?

Важно соблюдать порядок учета расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать путаницы и ошибок. Для этого бухгалтерия ведет учет выданных сумм, собирает подтверждающие документы (чеки, акты, накладные) и следит, чтобы сотрудники компании вовремя возвращали неиспользованные средства.

Расчеты с подотчетными лицами в 2025 году остаются под контролем налоговых органов. Компании важно следить за обновлениями законодательства, особенно в части цифрового документооборота и возможных ограничений на наличные расчеты.

Лимиты выдачи подотчетных средств

Существует лимит на расчеты наличными: сотрудник не может оплатить более 100 тыс. рублей другим компаниям или ИП по одному договору. Если лимит превышен, стоит использовать безналичный расчет. За превышение налоговые инспекторы вправе наложить штрафы:

• индивидуальному предпринимателю — от 4 до 5 тыс. рублей;
• предприятиям малого бизнеса — от 20 до 25 тыс. рублей;
• среднего и крупного — от 40 до 50 тыс. рублей.

Документы для оформления подотчета

Заявление на выдачу подотчетных денег:

• сотрудник пишет заявление, где указывает сумму, цель и срок использования;
• в небольших компаниях могут использовать стандартный шаблон. Например, если менеджер закупает офисные товары, он указывает: «Прошу выдать 10 тыс. рублей для покупки канцтоваров».

Распоряжение руководителя:

• если компания крупная, может понадобиться согласование с директором или финансовым отделом;
• иногда достаточно подписи на заявлении, но в отдельных случаях требуется приказ о порядке расчетов с подотчетными лицами, в котором закрепляются правила выдачи и возврата средств.

Кассовый ордер или платежное поручение:

• оформляют расходный кассовый ордер, если выдаются наличные;
• если переводят на карту — используется платежное поручение.

Авансовый отчет:

• после использования денег сотрудник обязан отчитаться;
• к отчету прикладывают чеки, накладные, акты выполненных работ;
• если остались неиспользованные деньги, их возвращают в кассу.

Приходный кассовый ордер (если есть возврат средств):

• оставшиеся деньги нужно вернуть в кассу;
• бухгалтерия оформляет ПКО и вносит данные в учет.

Что важно помнить:

• деньги нельзя тратить на личные нужды. Если покупка не подтверждена чеком или актом, бухгалтерия не примет отчет;
• чтобы упростить процесс, многие фирмы переходят на электронные документы, где все оформляется через бухгалтерскую систему.

Грамотный порядок ведения расчетов с подотчетными лицами помогает избежать ошибок и недоразумений. Если все делать правильно, работа с подотчетными деньгами станет прозрачной и удобной для всех участников процесса.

Срок отчета и возврата

После окончания срока действия выделенных денежных средств, работник должен составить отчет об использовании предоставленных средств. Данный документ подлежит утверждению непосредственным начальником, при условии его согласия с указанной информацией. Исходя из отчета о произведенных тратах, определяется размер средств, подлежащих возврату сотрудником, либо сумма перерасхода, которая подлежит возмещению.

В отчете надо детально отразить все произведенные расходы, с указанием дат, сумм и целей каждой траты. К отчету прилагаются подтверждающие документы: чеки, квитанции, накладные и другие финансовые документы, подтверждающие факт и размер произведенных расходов.

Отсутствие подтверждающих документов может повлечь за собой непризнание соответствующих расходов и необходимость их возмещения сотрудником.

После утверждения отчета, бухгалтерия производит окончательный расчет. Если сумма фактически произведенных расходов меньше суммы выделенных средств, сотрудник обязан вернуть неиспользованный остаток в кассу организации. В случае превышения суммы расходов над выделенными средствами, организация возмещает сотруднику сумму перерасхода, при условии его согласования с непосредственным руководителем.

Авансовый отчет предоставляется во всех случаях, кроме командировки, в соответствии со сроками, установленными локальными актами работодателя. Командировочные предоставляются в трехдневный промежуток времени после фактического окончания командировки.

Если сотрудник получил деньги на карту, он может снять остаток средств наличными. При возврате денежных средств кассир обязан выписать квитанцию, оформление чека не требуется.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные деньги?

В этом случае компания или индивидуальный предприниматель могут предпринять следующие действия:

• взыскать сумму из заработной платы работника либо через суд;
• простить долг.

Чтобы взыскать из зарплаты, нужно:

1. Издать приказ о взыскании задолженности. Это необходимо сделать не более чем через месяц с момента истечения периода, отведенного на возврат средств. Если этот период будет пропущен, взыскивать долг можно будет в судебном порядке.
2. Взять письменное согласие у работника на то, чтобы удержать сумму долга. Сотрудник обязан написать бумагу в произвольной форме, где будет отмечено, что он согласен с удержанием задолженности или подписать приказ руководителя.
3. Если работник отказывает, задолженность нельзя вычесть из зарплаты — в таком случае обращаться в суд.
4. Вычесть долг из выплаты. Из каждой суммы, выплачиваемой сотруднику, возможно вычесть не более 20%.

Если руководитель принял решение простить долг, то нужно это также задокументировать. Например, выпустить соответствующий приказ.

Не получилось осуществить удержание задолженности или взыскать ее через суд, задолженность подлежит списанию.

По теме. Можно ли выдавать зарплату наличными и как это сделать

Период для таких задолженностей — 3 года. Он начинается на следующий день после даты, в которую сотрудник должен был вернуть неиспользованные средства. При прерывании отсчета период начинает исчисляться заново.

Налоги и взносы с подотчетных сумм

Если работник не возвращает деньги, которые он не успел потратить, на эту сумму начинает начисляться НДФЛ и страховые взносы.

Подобные ситуации могут возникать, если:

• сотруднику прощается задолженность;
• работодатель списывает задолженность по причине истечения периода, когда можно подать иск;
• сотрудник не предоставляет информации о расходовании полученных денежных средств.

Как учесть подотчетные суммы в бухгалтерском учете?

Все расчеты регистрируются по счету 71. Если деньги выданы наличными, оформляется ПКО. Если перечисляются на карту — составляется платежное поручение.

Кроме того, финансовый работник (бухгалтер) должен свести журнал операций расчетов с подотчетными лицами и оформить этот документ в отчет о расходовании или возврате. Затем сверить общий баланс, тем самым проводя аудит расчетов с подотчетными лицами.

Когда выданная и расходная части равны, то бухгалтерский баланс будет равен нулю.

Рассмотрим примеры бухгалтерских расчетов с подотчетными лицами для ситуации, когда у сотрудницы компании остались лишние деньги:

• Д71К50 (5000) — неизрасходованные суммы были возвращены в кассу;
• Д50К71 (1000) — работница отдала обратно те деньги, которые не были потрачены;
• сотрудница вернула средства на счет компании — Д51К71.

Рекомендации предпринимателям

Ирина Смирнова собрала несколько полезных советов предпринимателям:

• всегда держите в поле зрения актуальные изменениями в законодательстве, касающиеся расчетов с подотчетными лицами;
• регулярно повышайте квалификацию своих финансистов и бухгалтеров. От них зависит благосостояние компании;
• внедряйте электронные системы учета для эффективного расходования времени на обработку документов и минимизации риска ошибок.

Итог

1. Средства могут быть выданы как работникам по трудовому договору, так и индивидуальным предпринимателям или лицам, работающим на основании гражданско-правовых договоров.
2. Работодатель самостоятельно утверждает порядок выдачи и максимально возможные суммы подотчетных средств, которые фиксируются в соответствующих локальных нормативных документах.
3. Организация сама должна подготовить все нужные документы, чтобы оформить подотчет.
4. Сотрудник обязан представить отчет о том, что средства были использованы под задачи и предоставить компании авансовый отчет. В противном случае неиспользованные суммы будут квалифицированы как доход сотрудника, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, а также необходимости уплаты страховых взносов.

Фото на обложке: Freepik

Инструкция для подотчетных лиц – удобный локальный нормативный акт работодателя, который подскажет работникам, как выдать деньги под отчет, в какие сроки и как отчитаться по ним, какие подтверждающие расходы должны быть и какие к ним предъявляются требования. Тогда подотчетники смогут проверять первичные документы сразу на месте при совершении покупки, что минимизирует ошибки.

В инструкции нужно предусмотреть:

— срок, на который выдаются подотчетные суммы. Например, его можно установить единым для всех ситуаций или же руководитель будет его устанавливать индивидуально в каждом случае, указывая в заявлении на подотчет;

— способы выдачи денег подотчет: наличными из кассы, перечислением на карту работника (контролеры это разрешают (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288));

— форму, по которой представляется авансовый отчет. Организация вправе использовать и  унифицированную форму № АО-1;

— срок проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем);

— срок утверждения авансового отчета руководителем;

— срок окончательного расчета с работником по авансовому отчету.

Касса и подотчет

При выдаче под отчет наличных из кассы нужно соблюдать несколько требований:

— для получения денег работник должен написать заявление на выдачу наличных подотчет. Вместо заявления работодатель может оформить распоряжение;

— деньги выдаются при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам;

— авансовый отчет по полученным наличным (в том числе на командировку) работник должен представить в течение 3 дней со дня окончания срока, на который они были выданы.

Подотчет на карту

Если же подотчетные средства переводятся на банковскую карту работника, то указанные требования не обязательны. В этом случае организация самостоятельно устанавливает порядок выдачи подотчетных средств на карту и сроки отчета по ним. К примеру, она может прописать в инструкции, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться всего раз в месяц (в частности, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).

Отчет по подотчету

Отчитываясь по расходам за счет подотчетных средств, работник должен приложить к авансовому отчету подтверждающие документы. Для удобства можно подготовить образцы всех подтверждающих документов, выделив в них важную информацию, и выдать их на руки подотчетнику.

Кому может быть выдан подотчет

Выдавать деньги под отчет разрешается не только сотрудникам, работающим на основании трудового договора, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Однако не забывайте, что статус у таких работников разный. На последних не распространяются положения ТК РФ, в частности: о выплате им суточных при направлении в командировку, об удержании задолженности по подотчетным суммам из зарплаты (соответственно, разногласия в случае невозврата неизрасходованных сумм или неутверждения авансового отчета нужно будет разрешать в судебном порядке) и др.

Во избежание путаницы оформлять подотчет лучше только с работниками по трудовому договору. А лицам, работающим по гражданско-правовым договорам, деньги следует выдавать не под отчет, а во исполнение заключенного с ними договора (поручения, агентирования и т.п.), например, на основании их заявления о возмещении им расходов на выполнение поручения (при этом авансовый отчет им оформлять не обязательно).

Образец инструкции для подотчетников

Также читайте:

ОФОРМЛЯЕМ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНИКОВ

ХОЧУ ВСЕ ЗНАТЬ: РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

ЧТО БУДЕТ ЗА ОТСУТСТВИЕ «ПОДОТЧЕТНЫХ» ЗАЯВЛЕНИЙ

В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения. Эта публикация поможет вам проверить, все ли вы учли в организации выдачи и учета подотчетных сумм.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

• хознужды;
• покупку или оплату товаров (работ, услуг);
• командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

• выдачи ему денежных средств из кассы организации;
• перечисления подотчетных средств на личную карту;
• снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
• получения денежных документов из кассы организации.

Выдача денежных средств под отчет наличными

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

• Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У).
• Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 N 5348-У (далее — Указание ЦБ РФ N 5348-У).

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

• фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
• сумму наличных денег;
• срок, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Кому выдаются денежные средства под отчет?

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

С 2017 года разрешено выдавать денежные средства под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей выданной сумме — исключен абз. 3 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У).

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 1 Указания ЦБ РФ N 5348-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

• перечисление средств на личную карту работника;
• снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

Денежные средства, выдаваемые организациями под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские «зарплатные» карты этих сотрудников для осуществления операций, связанных (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 N 09-01-07/46781):

• с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• с командировочными расходами;
• с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

• снятие наличных денежных средств;
• оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
• иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Снятие наличных денежных средств с карты предприятия не является кассовой операцией, и действие Указания ЦБ РФ N 3210-У на нее не распространяется.

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

• способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
• форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
• сроки отчета по выданным суммам;
• способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

Если работник не сдал неиспользованную сумму аванса в срок, то задолженность можно удержать из зарплаты, но при условиях (ст. 137 ТК РФ):

• со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса не прошло месяца;
• работник не оспаривает основания и размеров удержания.

В противном случае требуется письменное согласие работника на удержание или добровольное внесение денежных средств в кассу. В случае разногласий возврат возможен только через суд (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Подробнее о Реквизитах первичного учетного документа

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

В 1С для отчета по выданным подотчетным суммам и денежным документам используется бланк АО-1, утвержденный Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ, и утвердить именно его будет удобным для организации.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (абз. 22 пп. 3.1 п. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме и распечатанный им на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленному покупателю в электронной форме кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

В 2017 году (с 01 июля до 01 сентября) в связи с отсутствием в продаже достаточного количества фискальных накопителей ФНС РФ разъясняла, что при невозможности применения ККТ, отвечающей требованиям законодательства, организации и ИП обязаны выдавать покупателю на бумажном носителе подтверждение факта осуществления расчета между организацией (ИП) и покупателем (Письма от 26.06.2017 N 03-01-15/40115, от 14.06.2017 N 03-01-15/36887). Может ли выданный документ подтвердить расходы покупателя за данный период?

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

НДС, предъявленный продавцом в чеке ККТ, не может быть принят к вычету. Списать НДС можно только в расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Аргументы ведомства следующие:

• НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
• НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.

Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Расходы компании, при наличии деловой цели и документального подтверждения можно признать в налоговых расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Компенсация работнику произведенных затрат не является его доходом и не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:

• цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
• круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
• порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
• форму заявления на компенсацию затрат;
• документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.

Подробнее Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?

Наиболее типичные случаи расчетов с подотчетными лицами рассмотрены в публикациях:

• Авансовый отчет по командировке за наличные
• Авансовый отчет по командировке (корпоративная карта)
• Авансовый отчет по приобретению электронных услуг у иностранца
• Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте
• [06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней
бесплатно

Расчеты с подотчетными лицами: пошаговая инструкция

Практически на любом предприятии есть сотрудники, которые отправляются в командировки или приобретают материальные ценности для нужд организации. Поэтому бухгалтеру важно знать все нюансы расчетов с подотчетными лицами. В данной статье предлагаем вам пошаговую инструкцию по работе с подотчетниками.

Выдать деньги под отчет можно как штатным работникам, так и лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Размер средств, выдаваемых под отчет, законодательно не регламентирован.

Важно! Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками должно соблюдать лимит — не более 100 000 рублей по одному договору (Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).

Шаг № 1. Получить письменное заявление подотчетного лица

Чтобы выдать деньги под отчет, необходимо взять заявление с работника. Только при наличии такого документа организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Законодательство не предусматривает исключений даже для руководителя компании — он также может получить подотчетную сумму лишь при наличии письменного заявления.

Заявление пишется в произвольной форме, но должно обязательно включать:

• сумму;
• количество дней, необходимое на совершение операции;

• визу руководителя;
• дату составления.

Заявление можно составить в печатном виде, а можно написать от руки.

Скачать образец заявления о выдаче подотчетных средств

Шаг № 2. Проверить задолженность

Прежде чем выдать деньги под отчет работнику, нужно проверить, отчитался ли он по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо, выдавать деньги под отчет нельзя (абз. 3 п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

На заявлении работника о выдаче денег можно сделать запись об отсутствии задолженности.

Шаг № 3. Оформить выдачу денег

На основании завизированного руководителем заявления кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер.

Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.

Если в компании приняты безналичные расчеты, подотчетному лицу нужно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды, под отчет на командировку и т. п. Кроме того, сотрудник должен предоставить заявление с просьбой перечислять подотчетные деньги на его личную карту, указав реквизиты.

Порядок выдачи денег под отчет следует закрепить в учетной политике организации.

Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.

Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55. Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты.

Шаг № 4. Проконтролировать срок использования подотчетных сумм

Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если нарушить сроки представления авансового отчета, ИФНС может начислить работнику НДФЛ, посчитав подотчетную сумму доходом ( п. 8 письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.

Шаг № 5. Утвердить авансовый отчет

Отчитаться за израсходованные деньги подотчетное лицо должно с помощью авансового отчета. К отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д.

Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.

Какими проводками отразить расчеты с подотчетными лицами по корпоративной карте

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.