Если в компании есть собственный или арендованный легковой автомобиль, она может предоставить его своему работнику для выполнения служебных заданий или для личных целей. Например, директору или сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам и партнерам, — менеджерам по закупкам и продажам, торговым представителям. Чтобы избежать налоговых и финансовых рисков, нужно правильно оформить использование автомобиля.
Работник на служебном авто: как правильно все оформить
Какие документы подготовить
Порядок и условия предоставления работникам в пользование служебного авто должны быть прописаны:
•или в локальном нормативном акте компании, например в положении об использовании служебного транспорта;
•или в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником.
Если у компании целый парк автомобилей, лучше воспользоваться первым вариантом и разработать положение об использовании служебного транспорта. Это удобно еще и потому, что при внесении изменений в трудовой договор с сотрудником его надо уведомить письменно о предстоящих изменениях за 2 месяца и указать их причиныст. 74 ТК РФ.
В положении необходимо:
•указать категории работников, которые будут иметь право пользоваться служебным транспортом;
•установить цели использования — производственные или личные;
•перечислить расходы, которые несет компания, в соответствии с классом авто и категорией работников (например, на ремонт автомобиля, техобслуживание и ГСМ) и расходы за счет работника (например, ГСМ при использовании автомобиля в личных целях сотрудника);
•определить политику компании в отношении ДТП (порядок возмещения ущерба пострадавшим);
•прописать порядок уплаты штрафов за нарушение работником ПДДст. 248 ТК РФ;
•предусмотреть отчетность по использованию автомобиля (путевые листы, авансовые отчеты и др.).
Прописать порядок предоставления сотрудникам в пользование служебных автомобилей можно или в ЛНА, или в трудовых договорах. Компания сама выбирает наиболее удобный вариант
Также можно закрепить правила эксплуатации автомобиля. Например, установить:
•допустимый ежедневный километраж;
•разрешение пользоваться автомобилем в личных целях только в нерабочее время;
•запрет на выезд за пределы населенного пункта;
•запрет на использование неисправного автомобиля;
•запрет на передачу автомобиля третьим лицам.
Ознакомьте работников с этим документом под росписьст. 22 ТК РФ.
Если автомобилей у компании немного, то условия использования можно прописать в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с конкретным сотрудникомстатьи 57, 72 ТК РФ.
Кроме того, необходимо оформить:
•приказ о закреплении автомобиля за сотрудником. В нем надо указать, кому, какой автомобиль (марка, госномер) предоставляется и на какой срок;
•акт приема-передачи автомобиля. В акте нужно перечислить все документы и оборудование, которые передаются вместе с автомобилем (например, свидетельство о регистрации автомобиля, бумажный страховой полис, аптечка, огнетушитель, домкрат и др.).
Внимание
Сотрудник, которому для работы предоставляется служебный автомобиль, должен иметь российское водительское удостоверение (за исключением граждан Киргизии и стран, где русский язык имеет статус официального)п. 13 ст. 25 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ (далее — Закон № 196-ФЗ). За его отсутствие директор заплатит штраф 50 000 руб., а обычный работник — от 5000 до 15 000 руб.ст. 12.32.1, ч. 1 ст. 12.7 КоАП РФ
Заполнение путевых листов
Чтобы учесть стоимость ГСМ в налоговых расходах, необходимо определитьп. 1 ст. 252, ст. 254 НК РФ:
•для каких целей (деловых или личных) сотрудник использовал служебный автомобиль;
•расход топлива.
Поскольку служебный легковой автомобиль для коммерческих перевозок не используется, то путевой лист можно и не составлятьп. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; Определение ВC от 01.09.2014 № 302-КГ14-529. Тогда деловую цель поездки и расход ГСМ можно подтвердить, например, данными системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или других систем, позволяющих определить маршрут автомобиля и количество израсходованного топливаПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354. Нужно лишь распечатать отчеты из этой системы и подписать у сотрудника.
Если же электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных, то можно использовать любой документ, подтверждающий производственную направленность расхода и количество израсходованного топливаПисьмо УФНС от 09.07.2019 № 16-15/116577@. Форму документа и порядок его составления стоит закрепить в учетной политике.
Удобно воспользоваться путевым листом, в котором указана вся необходимая информация (маршрут движения автомобиля, показания одометра и расход топлива). Путевой лист можно составлять по унифицированной форме или по разработанной самостоятельноПостановление Госкомстата от 28.11.97 № 78.
В путевом листе должны быть такие обязательные реквизиты, какст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ; Приказ № 152:
•наименование и номер путевого листа;
•сведения о сроке действия путевого листа;
•сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
•сведения о транспортном средстве;
•сведения о водителе.
Можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности деятельности организациип. 8 Приказа № 152.
Совет
Не забудьте выдать сотруднику доверенность на управление корпоративным автомобилемп. 1 ст. 185 ГК РФ. Она понадобится, если автомобиль заберут на штрафстоянку.
Проведение предрейсовых медосмотров
Водитель обязан проходить предрейсовые медосмотрыпп. 1, 2 ст. 20, п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ. И в путевом листе ставится отметка о его прохождении. Отсутствие предрейсовых медосмотров сотрудников компании, которые используют служебный автомобиль, трудовая инспекция может квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда. Поскольку, по мнению трудовой инспекции, на них также распространяются требования о медосмотрахПостановление ВC от 19.12.2016 № 18-АД16-173.
Внимание
Отсутствие сведений о пройденных предрейсовых медосмотрах водителей и о технических осмотрах транспортных средств при перевозках пассажиров, а также багажа и грузов грозит штрафомп. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ:
•для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
•для ее руководителя (ИП) — от 15 000 до 25 000 руб.
Чтобы опровергнуть доводы трудовой инспекции по поводу обязательных медосмотров работников, управляющих служебными автомобилями, и избежать штрафов, важно грамотно составить кадровые документы.
Если служебный автомобиль — легковой, проводить его предрейсовый техосмотр не требуется
В трудовом договоре с работниками не надо прописывать в качестве трудовой функции управление транспортным средствомст. 57 ТК РФ. Поскольку это трудовая функция водителяКвалификационный справочник, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 20.02.84 № 58/3-102. Лучше указать, например, что коммерческий директор обязан проводить встречи с партнерами как в офисе работодателя, так и в офисах партнеров.
В должностной инструкции не стоит упоминать обязанность ежедневно передвигаться на транспорте. Закрепите только требования о выполнении функций по должности, которую занимает сотрудник. А в положении об использовании служебного транспорта хорошо бы предусмотреть, что предоставление автомобиля — это вид дополнительной меры стимулирования для отдельных сотрудников.
Штатное расписание, где сотрудник не указан в качестве водителя, будет дополнительным аргументом для обоснования своей позиции в споре с трудовой инспекциейАпелляционное определение Мосгорсуда от 18.09.2018 по делу № 33а-6141/2018.
В самостоятельно разработанной форме путевого листа (если таковая применяется) не следует указывать сотрудника, использующего служебный автомобиль, как водителя. Укажите его непосредственную должность (директор, менеджер или торговый представитель).
Прохождение техосмотров
Организации, которые используют легковые автомобили для своих нужд, не обязаны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средстваОпределение ВС от 22.04.2016 № 301-КГ16-3321. А значит, нет необходимости проставлять отметку в путевом листе о его проведении. Обязанность проводить предрейсовый техконтроль автомобиля у компании есть только при перевозке грузов (в том числе для собственных нужд компании грузовыми автомобилями) или пассажиров (включая сотрудников организации — автобусами)п. 2 ст. 20 Закона № 196-ФЗ.
А чтобы не произошло аварии из-за технического состояния автомобиля, достаточно проводить техобслуживание в сроки, установленные заводом-изготовителем, и проходить периодический техосмотрп. 1 ст. 20 Закона № 196-ФЗ; Постановление Правительства от 05.12.2011 № 1008; ст. 15 Закона от 01.07.2011 № 170-ФЗ.
Возмещение расходов при ДТП
Если сотрудник компании за рулем корпоративного автомобиля в результате нарушения ПДД повредил свой и (или) чужой автомобиль или припарковался в неположенном месте, то организации придетсяп. 1 ст. 930, п. 4 ст. 931, пп. 1, 2 ст. 927, ст. 1068, ст. 1072 ГК РФ; подп. 6, 14 п. 1 ст. 32.9 Закона от 27.11.92 № 4015-1; п. 1 ст. 4 Закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ (далее — Закон № 40-ФЗ); пп. 35, 74 Постановления Пленума ВС от 26.12.2017 № 58:
•возместить ущерб, причиненный третьему лицу (если возмещения по страховке ОСАГО);
•уплатить административный штраф;
•потратиться на ремонт собственного автомобиля (если возмещения по договору страхования каско недостаточно или он отсутствует).
Однако если сотрудник ГИБДД или суд признает виновным в аварии работника компании, находившегося за рулем служебного автомобиля, то организация может взыскать с него сумму ущерба, как выплаченную третьему лицу, так и потраченную на ремонт своего автомобиляп. 1 ст. 1064 ГК РФ; ст. 238, п. 6 ст. 243 ТК РФ; п. 74 Постановления Пленума ВС от 26.12.2017 № 58.
Виновный в аварии и привлеченный к административной ответственности работник должен полностью возместить причиненный организации ущерб без отдельного договорап. 12 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52 (далее — Постановление № 52).
Если же сотрудник не виноват в ДТП, то привлекать его к материальной ответственности нельзяп. 4 Постановления № 52. Ущерб будет возмещать страховая компания виновника аварии или он сам.
Если в ДТП попали только две машины, никто не пострадал (ущерб причинен только автомобилям) и водители не имеют разногласий относительно вины и повреждений, то сотрудников полиции можно не вызыватьп. 2.6.1 ПДД, утв. Постановлением Правительства от 23.10.93 № 1090; ст. 11.1 Закона № 40-ФЗ. В таком случае административное нарушение зафиксировано не будет. И организация не сможет взыскать ущерб с работника. Чтобы этого избежать, необходимо закрепить в положении об использовании служебного транспорта или в трудовом договоре с сотрудником его обязанность сразу же информировать работодателя об аварии и оформлять ее только в присутствии сотрудников ГИБДД.
Учесть сумму возмещения причиненного третьим лицам ущерба при совершении сотрудником компании ДТП организация сможет только в судебном порядке на дату вступления в законную силу решения суда. Если организация возмещает ущерб до суда — на дату его признанияподп. 13 п. 1 ст. 265, подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 16.10.2009 № 03-03-06/1/668. Сумма возмещения ущерба, взыскиваемая с сотрудника, признается внереализационным доходом на дату признания им долгап. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ.
Справка
Страховое возмещение вреда, причиненного имуществу каждого потерпевшего, по ОСАГО составляет максимум 400 000 руб.п. «б» ст. 7 Закона № 40-ФЗ
Если организация, возместившая ущерб по ДТП третьей стороне, не взыскивает причиненные ей самой убытки с виновного работника, то, по мнению налоговиков, она не сможет учесть в налоговых расходах суммы этого возмещенияПисьма УФНС от 09.12.2010 № 16-15/129888@; Минфина от 24.07.2007 № 03-03-06/1/519. Но суды такую позицию налоговиков не поддерживают, поскольку согласно Налоговому кодексу право организации отнести сумму ущерба, причиненного третьим лицам, к расходам не зависит от факта предъявления иска к виновному работникуподп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ; Постановление ФАС МО от 16.06.2014 № Ф05-5735/2014.
Административный штраф за нарушение ПДД организация не сможет учесть в налоговых расходахп. 2 ст. 270 НК РФ. Уплатив его за счет собственных средств, компания вправе взыскать сумму штрафа с виновного работникастатьи 238, 242, 243, 248 ТК РФ. И включить ее в доходып. 3 ст. 250 НК РФ.
Совокупный размер удержаний с виновного работника не может быть больше 20% выплачиваемой зарплаты за вычетом НДФЛ. При удержании по одному или нескольким исполнительным документам — до 50% зарплатыст. 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852.
Если же сумму причиненного ущерба и административного штрафа с сотрудника компания решит не возмещать, у работника, по мнению Минфина, возникает доход. И организации придется исчислить НДФЛПисьмо Минфина от 22.08.2014 № 03-04-06/42105.
* * *
При использовании автомобиля сотрудником в личных целях признать в налоговом учете расходы на его содержание организация не сможет. Если же автомобиль используется и для служебных, и для личных целей, то необходимо установить порядок разделения расходов. Например, можно предусмотреть оформление путевых листов на служебные поездки или установить лимиты расходов.
Подборка наиболее важных документов по запросу Порядок использования служебного автотранспорта (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 11.09.2024 N 16-5148/2024
Категория спора: Привлечение к административной ответственности.
Требования уполномоченного органа: О привлечении к ответственности по ст. 19.1 КоАП РФ за самоуправство.
Решение: Производство по делу прекращено.Прокурором при возбуждении дела об административном правонарушении в отношении главы Налобихинского сельсовета Косихинского района Алтайского края Г. указано на проведение проверки, однако в материалы дела не предоставлено решение о проведение проверки, основание проведения проверки не установлено. Выводы прокурора о нарушении Г. порядка использования служебного автомобиля мировым судьей не проверялись и не устанавливались. В постановлении прокурор не указывает какой конкретно порядок и чем утвержденный был нарушен должностным лицом. Указанных обстоятельств не установлено и мировым судьей при рассмотрении дела. Также прокурор приводит в качестве доказательств необоснованного использования автомобиля, финансово-хозяйственные документы (без их наименования). В материалах дела такие доказательства отсутствуют, предметом проверки и исследования мирового судьи не являлись. Наличие только путевых листов, имеющихся в материалах дела, не подтверждают нарушения, вмененные Г.
- Постановления
АДМИНИСТРАЦИЯ
КРОПАЧЕВСКОГО ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
АШИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 66
от 08.06.2020 г.
Об утверждении Положения
об использовании служебного
автотранспорта
В целях эффективного использования служебного автомобиля Кропачевского городского поселения, определения порядка его эксплуатации и хранения, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003г. №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Кропачевского городского поселения Ашинского муниципального района Челябинской области
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.Утвердить Положение об использовании служебного автотранспорта администрации Кропачевского городского поселения.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
3. Признать утратившими силу постановление и.о. главы Кропачевского городского поселения от 17 мая 2019 года № 52 «Об утверждении Положения об использовании служебного автомобиля сотрудниками и водителем администрации Кропачевского городского поселения».
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня принятия и подлежит официальному опубликованию на официальном сайте Кропачевского городского поселения (www.kropachevo.ru, регистрация в качестве сетевого издания: ЭЛ № ФС77-73787 от 28.09.2018).
Глава
Кропачевского Городского поселения А.Р. Ямлиханов
Утверждено
постановлением администрации
Кропачевского городского поселения
№ 66 от 08.06.2020 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об использовании служебного автотранспорта
Настоящее Положение об использовании служебного автотранспорта администрации Кропачевского городского поселения в служебных целях (далее -Положение) разработано в целях эффективного использования автотранспортного средства, принадлежащего администрации Кропачевского городского поселения (далее – администрация), и определяет права, обязанности администрации, должностных лиц органов местного самоуправления Кропачевского городского поселения, порядок предоставления, использования и эксплуатации служебного автотранспортного средства администрации Кропачевского городского поселения (далее — автомобиль).
1. Общие положения
1.1. Автомобиль, используемый должностным лицом органов местного самоуправления Кропачевского городского поселения под управлением водителя автомобиля администрации (далее – водитель администрации), а также предоставляемый должностному лицу администрации в непосредственное управление, является собственностью администрации Кропачевского городского поселения.
1.2. Автомобиль предоставляется должностным лицам органов местного самоуправления Кропачевского городского поселения, занимающим должность, предполагающую предоставление служебного автомобиля, или в должностные обязанности которого входит выполнение работы, связанной со служебными поездками.
1.3. Сотрудникам органов местного самоуправления Кропачевского городского поселения, которым автомобиль не предоставляется, вправе в служебных целях по согласованию с главой Кропачевского городского поселения использовать автомобиль под управлением водителя администрации.
2. Порядок использования автомобиля
2.1. Служебный автотранспорт используется только для целей, связанных с исполнением функциональных (должностных) обязанностей должностными лицами и сотрудниками органов местного самоуправления.
2.2. С целью оперативного решения вопросов, связанных с исполнением функциональных (должностных) обязанностей, и эффективного (экономного) расходования средств бюджета органов местного самоуправления Кропачевского городского поселения:
должностные лица органов местного самоуправления Кропачевского городского поселения могут использовать служебный автотранспорт в нерабочее время, в выходные, праздничные дни;
глава Кропачевского городского поселения может использовать служебный автотранспорт в нерабочее время, в выходные, праздничные дни, а также осуществлять хранение служебного транспорта непосредственно в месте своего проживания (нахождения).
2.3. Право на управление автомобилем имеет:
водитель администрации;
должностное лицо администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль.
2.4. Общим условием допуска должностного лица администрации к управлению служебным автомобилем без водителя является наличие у него:
а) водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;
б) стажа вождения автомобиля не менее трех лет;
в) действующей медицинской справки установленного образца.
2.5. На лиц, указанных в пункте 2.3, в обязательном порядке оформляется путевой лист.
2.6. Путевой лист является основным документом учета работы автомобиля и заполнение всех его граф обязательно. Путевой лист, выдаваемый лицам, указанным в пункте 2.3, должен иметь порядковый номер, дату выдачи, штамп администрации. Выезд автомобиля без путевого листа запрещается.
2.7. Путевой лист выписывается на автомобиль и выдается лицам, указанным в пункте 2.3, перед выездом автомобиля.
2.8. Новый путевой лист выдается только по возвращении полностью оформленного ранее выданного путевого листа.
2.9. Путевые листы регистрируются и подлежат хранению в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации.
2.10. Должностное лицо, ответственное за использование автотранспорта заверяет в путевом листе время выезда и возвращения автомобиля, показания спидометра и проверяет правильность записи маршрута водителем администрации.
2.11. Запрещается использование служебного автотранспорта после установленного окончания рабочего времени, а так же в выходные и праздничные дни, без разрешения главы Кропачевского городского поселения, за исключением случаев, указанных в пункте 2.2 настоящего Положения.
2.12. В случае использования автотранспорта сверхустановленного режима работы, а также срочных выездов должностном лицом делается запись в путевом листе.
2.13. Движение автомобилей в пределах Челябинской области, Республики Башкортостан осуществляется по служебной необходимости, выезд автомобиля за пределы осуществляется только с оформлением служебной командировки.
2.14. Оставление автомобиля без присмотра вне объектов администрации, парковка вне охраняемых стоянок, запрещается.
2.15. Должностные лица, ответственные за использование автотранспорта, контролируют надлежащее использование имеющегося в их распоряжении автомобиля, экономное расходование средств на его содержание и эксплуатацию.
2.16. В случае нарушения установленного Положением порядка использования автомобиля проводится служебное разбирательство для установления виновных лиц.
3. Права и обязанности водителя администрации при использовании, управлении и эксплуатации автомобиля администрации
3.1. Автомобили администрации закрепляются за водителями администрации и должностными лицами администрации, в непосредственное управление которым предоставлен автомобиль, на основании распоряжения администрации.
3.2. Водитель администрации, должностное лицо администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль при управлении автомобилем, обязаны соблюдать правила дорожного движения.
3.3. Автомобиль базируется в согласованном с главой Кропачевского городского поселения месте хранения, за исключением случаев, предусмотренных в пункте 2.2 настоящего Положения.
3.4. Ответственные за эксплуатацию автомобиля, прибыв на работу, производят внешний осмотр автомобиля, проверяет техническое состояние автомобиля (проверяют уровень охлаждающей и тормозной жидкости, жидкости в бачке омывателя стекол, уровень электролита в аккумуляторной батарее, давление в шинах и т.д.), вносят в путевой лист показание спидометра, данные о наличии горючего; получают путевую документацию, затем проходят в обязательном порядке предрейсовый технический и медицинский осмотр в учреждении на основании заключенного договора (для водителей администрации).
3.5. В путевом листе отмечается время начала и окончания работы водителя администрации. Эта запись заверяется должностным лицом администрации, в распоряжение которого выделен автомобиль.
3.6. После установленного окончания рабочего времени водитель администрации ставит автомобиль в согласованным с главой Кропачевского городского поселения место хранения, за исключением случаев, предусмотренных в 2.2 настоящего Положения.
3.7. Ответственные за эксплуатацию автомобиля обязаны:
использовать предоставленный автомобиль только по прямому назначению;
соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;
не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии;
незамедлительно по выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом должностного лица администрации;
не приступать к управлению автомобилем в случаях, если по состоянию здоровья не был допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;
своевременно обращаться в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации района в целях получения путевого листа;
содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;
соблюдать периодичность предоставления автомобиля на техническое обслуживание: текущий ремонт, техническое обслуживание-1 и техническое обслуживание-2;
строго соблюдать правила внутреннего трудового распорядка администрации.
3.8. Ответственные за эксплуатацию автомобиля несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в администрации .
3.9. Внесение каких-либо изменений в конструкцию или комплектацию предоставленного автомобиля, включая затемнение стекол, запрещено.
3.10. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается (за исключением особого распоряжения администрации):
осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками администрации;
осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих администрации;
осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих администрации, с помощью автомобиля администрации.
3.11. Запрещается управление, использование и эксплуатация автомобиля водителем администрации, должностным лицом администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль, во время своего очередного и дополнительного отпусков или периода временной нетрудоспособности.
4. Эксплуатация и техническое обслуживание автомобилей
4.1. В целях планомерного и целевого использования бюджетных средств распоряжением администрации устанавливаются предельные нормативы расходов на обслуживание служебных автомобилей, принадлежащих администрации.
4.2. В целях организации эксплуатации транспортных средств руководствоваться распоряжением Минтранса России от 06.04.2018 N НА-51-р «О внесении изменений в Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14 марта 2008 г. N АМ-23-р».
4.3. Администрация не компенсирует сотруднику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением ответственным за эксплуатацию данного автомобиля своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами администрации. Администрация не возмещает ответственному за эксплуатацию автомобиля никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, если они не оформлены документами строгой финансовой отчетности.
4.4. Перечисленные нормативы и ограничения могут быть изменены вплоть до полного снятия применительно к конкретному водителю или сотруднику (группе сотрудников) распоряжением администрации.
5. Антитеррористическая защищенность
5.1. Водитель администрации, должностное лицо администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль, обязаны соблюдать меры антитеррористической безопасности:
не оставлять без присмотра служебный автотранспорт;
перед эксплуатацией автомобиля проводить визуальный контроль днища, багажника, салона автомобиля на наличие посторонних предметов:
при обнаружении посторонних предметов, принять необходимые меры по информированию компетентных органов (ОМВД, УФСБ, МЧС, прокуратура).
6. Страхование автомобилей
6.1. Автомобили, принадлежащие администрации, застрахованы в соответствии с Законом Российской Федерации «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств».
6.2. При причинении ущерба автомобилю в случае дорожно-транспортного происшествия водитель администрации, должностное лицо администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль, и находящиеся за рулем автомобиля, обязаны:
незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом Российской Федерации «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»;
незамедлительно поставить в известность должностное лицо администрации, за кем закреплен автомобиль (для водителя администрации) и обслуживающего администрацию страхового агента;
при необходимости получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.
7. Порядок отчетности по расходу топлива
7.1. Водитель администрации, эксплуатирующий автомобиль, должностное лицо администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль, обязаны сдавать путевые листы в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации.
8. Ответственность водителя администрации, должностного лица администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль, за нарушение настоящего положения, порядка и правил использования, управления и эксплуатации автомобиля, установленных в администрации
8.1. Водитель администрации, ответственный за эксплуатацию автомобиля, должностное лицо администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль, обязаны компенсировать администрации за счет собственных средств расходы, возникшие в результате:
умышленного причинения вреда автомобилю;
связанные с ремонтом автомобиля, произошедшим в результате дорожно-транспортного происшествия, при причинении вреда в случае эксплуатации автомобиля в личных целях без разрешения главы Кропачевского городского поселения.
8.2. Водитель администрации, ответственный за эксплуатацию автомобиля, должностное лицо администрации, в непосредственное управление которому предоставлен автомобиль, несут персональную и административную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Договор использования служебного автомобиля
Закон не говорит, как предоставлять автомобиль работнику, который не является водителем. Поэтому трудовой инспектор или суд могут по разному трактовать ситуации, в которых сотрудник использовал служебный автомобиль. Рекомендации разработанные экспертами Центра Охраны Труда РБП помогут понять, нужно ли проходить медосмотры сотруднику, который использует служебный автомобиль, какие документы оформлять и что писать в должностной инструкции.
Прежде чем предоставлять служебный автомобиль сотруднику, определите, кто и на каких условиях будет им пользоваться. Чтобы закрепить автомобиль за сотрудником, необходимо издать приказ, в котором указано кому и на какой срок предоставляется автомобиль.
Если у компании имеется корпоративный автопарк, нужно разработать положение о правилах использования корпоративных автомобилей. В положение должны быть внесены условия предоставления корпоративного автомобиля и те работники, которые могут им пользоваться. В качестве обязанностей в положении рекомендуется указать:
— водить безопасно;
— соблюдать Правила дорожного движения;
— правильно заполнять путевые листы.
Сотрудники должны быть ознакомлены с документом и поставить под ним подпись.
Прежде чем предоставить автомобиль сотруднику, составьте акт приема-передачи автомобиля. В акте помимо самой машины укажите, какие документы передаете и прочее.
Путевой лист
В соответствии с приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368 путевой лист необходимо составлять на любое транспортное средство, которое использует организация.
В путевом листе обязательно нужно указать Ф.И.О. водителя, дополнительно можно указать его номер водительского удостоверения. Если автомобилем пользуется сразу несколько сотрудников, тогда на этот автомобиль можно составить сразу несколько путевых листов (п. 1 приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368).
С 2021 года требования к оформлению путевого листа изменились:
— путевой лист необходимо заполнять на любое транспортное средство (даже если автомобиль без пассажиров и грузов);
— добавился новый реквизит «сведения о перевозке», в котором указывается вид сообщения и вид перевозки;
— в сведениях об автомобиле необходимо указать марку транспортного средства;
— ответственное за техническое состояние транспорта лицо должно ставить отметку «выпуск на линию разрешен»;
— вести журнал можно в электронной форме или на бумаге. Бумажная версия должна быть прошнурована, а страницы пронумерованы. Электронная версия должна быть заверена усиленной электронной подписью, также организация должна обеспечить возможность его печати.
Срок действия путевого листа — обязательный реквизит. Есть два варианта, на какой срок оформлять документы.
1. Путевые листы оформляйте перед каждым рейсом, если он длиннее рабочей смены или рабочего дня.
2. Составляйте путевку перед началом первого рейса, если рейс короче смены или дня, а в течение дня у водителя один или несколько рейсов.
Рейс — это путь движения автомобиля по маршруту регулярных перевозок от места стоянки на парковке в место назначения и обратно, п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, подп. 15 п. 1 ст. 3 Закона от 13.07.2015 № 220-ФЗ.
Трудовая функция
Управлять транспортным средство — это трудовая функция водителя и должна быть закреплена только в договоре с водителем. Если автомобилем управляют другие сотрудники, например менеджер, не нужно указывать это в его трудовой функции.
Не следует включать в должностную инструкцию работника обязанность ежедневно передвигаться на служебном транспорте. Закрепление требований о наличии водительского удостоверения и стажа вождения, может подтолкнуть ГИТ или суд придут к выводу, что сотрудник — водитель.
В должностной инструкции закрепляйте только требования выполнять трудовую функцию по должности. Если сотрудник работает в отделе сбыта, он должен реализовывать продукцию компании. Начальник отдела обязан организовывать работу и руководить подчиненными, но не управлять автомобилем. В должностной инструкции закрепляйте только требования выполнять трудовую функцию по должности.
Отсутствие в штатном расписании водителей — это аргумент в пользу компании. Компания не занимается перевозкой грузов и пассажиров, а значит, водители ей не нужны. При этом, доверить управление корпоративным автомобилем можно любому сотруднику.
Полисы ОСАГО оформляет и оплачивает собственник. В случае со служебным автомобилем — это компания. То же самое с диагностическими картами, которые получают у специализированных операторов технического осмотра.
Медосмотр для водителей
Компании, которые эксплуатируют транспортные средства, обязаны организовывать и проводить обязательные медосмотры водителей, ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ. Обязательные медосмотры водителей: предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые, абз. 5 п. 1 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.
Есть методические рекомендации Минтранса и Минздрава о том, как проводить предрейсовые медосмотры водителей. В рекомендациях нет исключений и особых правил для компаний, которые не оказывают услуг по перевозке пассажиров и грузов, письмо Минтранса и Минздрава от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32.
К обязательным послерейсовым медосмотрам есть специальное требование. Их проводят, только если сотрудник перевозит пассажиров или опасные грузы, п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.
Медосмотры работодатель организует и проводит за свой счет, пп. 7 и 9 Порядка, утв. приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н.
Организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры работодатель может в собственном медпункте либо по договору с медицинским учреждением.
Получить консультацию по охране труда и узнать цену, а также получить дополнительную информацию, Вы можете заполнив форму обратной связи ниже, по телефону +7(812)441-34-54 или отправить заявку на электронную почту rbp@rbpspb.ru. Мы будем рады сотрудничеству! Ознакомиться с программой обучения охране труда при эксплуатации автомобильного транспорта Вы можете на сайте Учебного Центра РБП.