Инструкция по подготовке дел в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

После увольнения работника его личное дело нужно передать в архив. Это делают не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после расторжения трудового договора в общем случае или через 10 лет для государственных и муниципальных служащих. Рассказываем в статье про процедуру сдачи личных дел в архив – подготовку папок или электронных дел, составление описи.

Требования к архивному хранению личных дел

Личное дело содержит кадровые документы, которые относятся к конкретному работнику. Папку заводят, когда сотрудник трудоустраивается, и завершают после его увольнения.

Отдел кадров ведет личное дело работника. Он хранит документы у себя, пока сотрудник не уволится. После расторжения трудового договора папку надо передать в архив.

Сроки хранения личного дела в архиве:

• 75 лет, если работник уволился до 1 января 2003 года;
• 50 лет в общем случае.

Сроки считают с 1 января года, следующего за годом увольнения работника.

Подшивка личного дела

Подготовку к сдаче личных дел в архив проводите в соответствии с разделом VI Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правил №77). Они действуют с 17 сентября 2023 года.

Основные требования к подшивке личного дела:

1. Не объединяйте несколько личных дел в одно. Документы в них содержат персональные данные и иную информацию ограниченного использования. При объединении нарушается принцип работы с конфиденциальными сведениями.
2. Все документы в личном деле подшивайте в хронологическом порядке. Первой идет  заверенная копия приказа о приеме на работу, если он оформлялся, а последней — копия приказа об увольнении.
3. В деле должен храниться один экземпляр одного документа. Уберите все лишние копии и дубликаты.
4. Приложения, листы ознакомления, визы и резолюции к документу — его неотъемлемая часть. Подшивайте их вместе.
5. Не вносите в дело черновики, а также личные документы работника, которые подлежат возврату.

Перед сдачей личных дел в архив из бумажного дела уберите все скрепки, скобки от степлера, пластиковые файлы-вкладыши, стикеры. Если какие-то документы представлены на отдельных носителях (дискеты, диски, флеш-накопители), то их передачу в архив оформляйте в соответствии с разделами X и XII Правил № 77.

Подшейте документы на четыре прокола в твердую папку. Следите, чтобы все резолюции и текст при этом оставались читаемы. Одна папка не может содержать более 250 листов при ширине корешка не более 4 см. Если документов больше, то оформляйте несколько томов (частей).

Обязательно пронумеруйте все листы в валовом порядке. О том, как это правильно сделать, смотрите в п. 52 Правил № 77.

Составьте лист-заверитель личного дела. Он нужен, чтобы потом отражать все изменения в папке, которые произойдут при архивном хранении. Его форма приведена в приложении 4 к Правилам № 77. Лист-заверитель подписывается его составителем.

Подготовьте внутреннюю опись документов в деле. Она нужна для правильного учета. Ее форму смотрите в приложении 5 к Правилам № 77. Количество листов во внутренней описи укажите в листе-заверителе.

Заполнение обложки личного дела

Форма обложки приведена в приложении 6 к Правилам № 77.

Скачайте бланки документов для работы (лист-заверитель, внутренняя опись, обложка дела) здесь.

На обложке укажите:

• полное и сокращенное наименование организации и ее непосредственную подчиненность (при наличии);
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• номер тома (части);
• заголовок дела (тома, части);
• крайние даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Если по каким-то причинам оформить обложку невозможно, то сделайте титульный лист. Подшейте или вклейте его к документам в деле с самого начала. Содержание титульного листа должно быть аналогично обложке.

Наименование организации и структурного подразделения указывайте в именительном падеже. Сокращенное название запишите в скобках после полного.

Заголовок дела должен соответствовать его фактическому содержанию. Для личных дел это Ф.И.О. работника полностью. Например, Иванов Николай Трофимович.

Крайние даты личного дела — это даты подписания приказов о приеме на работу и увольнении того сотрудника, на которого оно заведено. Их указывайте в формате «число арабскими цифрами, месяц прописью, год арабскими цифрами». Например, 21 сентября 2023 года.

Количество листов на обложке укажите из листа-заверителя. Срок хранения поставьте 50 или 75 лет, в зависимости от даты увольнения работника.

Архивный шифр дела ставит архивариус после того, как руководитель или уполномоченное лицо утвердят опись дел.

Сдача в архив электронного личного дела

У цифровых документов такие же сроки хранения, как и у бумажных. То есть личные дела в электронном виде тоже нужно сберегать 50 или 75 лет. Но для них действуют свои правила.

Цифровые документы хранят в СХЭД — системе хранения электронных документов. Она может быть интегрирована в программу ЭДО компании или размещаться отдельно. Также частная организация имеет право организовать свою СХЭД или отдать это на аутсорсинг.

Чтобы передать электронные личные дела в СХЭД, все документы в них надо привести к единому формату в соответствии с п. 141 Правил № 77:

1. Файл основной части электронного документа в формате PDF/A.
2. Файлы приложений, если они есть, в форматах для текста, таблиц, графики, аудио.
3. Файлы электронных подписей.
4. Метаданные. Это регистрационно-учетные сведения о документе, например, дата и номер; результат проверки электронной подписи; объем файлов в байтах и др.

Есть смешанные личные дела. Это те, в которых присутствуют как бумажные, так и электронные документы. Напомним, что все оригиналы должны сохраняться в том формате, в каком они сформированы или поступили в организацию.

Для электронного личного дела все бумажные документы надо оцифровать. Это будет электронная копия, требования к формату которой приведены в п. 160 Правил № 77.

Картинка с сайта: profkadrovik.ru

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. Ее седьмой раздел устанавливает правила передачи дел в архив организации структурными подразделениями. Он посвящен обеим сторонам этого процесса: и подразделению, которое должно передать дела в архив, причем не просто так, а в упорядоченном виде; и архиву, который с момента подписания сдаточной описи несет полную ответственность за принятые документы.

Какие документы передаются в архив

Пожалуй, первое, с чем следует определиться архивисту, – какие документы он будет принимать в архив организации. Этот аспект обязательно нужно контролировать, в противном случае в архив будет передаваться все, включая черновики и целые тиражи невостребованных каталогов.

Оптимальный вариант, предусмотренный, кстати, Правилами 2015[1], – принимать в архив только документы трех важнейших категорий:

• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• по личному составу;
• постоянного срока хранения.

Но даже прием документов постоянного срока хранения имеет оговорку: если компания использует «льготу» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, и хранит «постоянку» только 10 лет, то в таком случае даже документы с постоянным сроком хранения не будут передаваться в архив.

Разработчик инструкции по хранению документов должен точно знать, является ли компания источником комплектования государственного (муниципального) архива и пользуется ли она «льготой». Документы со сроком хранения свыше 10 лет и документы по личному составу передаются в архив в любом случае.

Самая многочисленная категория документов организации, которую все время норовят передать в архив структурные подразделения, – документы со сроком хранения до 10 лет включительно. Львиную долю среди них занимают документы со сроком хранения 5 лет – пятилетки – и менее. Принимать их в архив или нет, должен решить архивист. Если ни площади архива, ни человеческие ресурсы, выделенные на хранение документов, не позволяют обрабатывать пятилетки, то в архив они не попадают. Архивист должен настоять на этом, а помогут ему Правила 2015.

Картинка с сайта: www.profiz.ru

Когда передаются документы

Если первым пунктом архивист решает, что он будет принимать в архив, то вторым – когда принимать. И этот аспект, к счастью, тоже находится под контролем архивиста, а не желающих избавиться от своих документов подразделений.

В соответствии с п. 4.33 Правил 2015 документы передаются в архив организации по графику (Пример 1). Форму графика Правила 2015 не приводят, она свободна. Главное, чтобы из документа однозначно следовало, какое подразделение и когда сдает архивисту свои документы.

Картинка с сайта: www.profiz.ru

График приема-передачи документов составляется архивистом, согласовывается с руководством компании и утверждается генеральным директором. Под руководством следует понимать заместителей генерального директора, директоров по направлениям и т.д., то есть руководителей, непосредственно подчиненных генеральному директору. В подчинении у каждого из них – начальники управлений, служб и отделов. До руководителей этого уровня график передачи документов доводится в императивном порядке.

Время составления графика – начало года. Можно указать в качестве крайней даты, например, 15 февраля. Основной период приема-передачи документов в архив – с конца весны по начало осени. Раньше у архивиста закрытие номенклатуры дел и экспертиза ценности, а позже – подготовка номенклатуры дел на следующий год и полное оформление принятых в архив документов. Период между этими мероприятиями и используется для приема документов, делясь между всеми структурными подразделениями организации. Каждому достается по несколько дней. Устанавливать одну конкретную дату не рекомендуется: может быть рабочий аврал, и, конечно, силы будут брошены на решение срочных задач, а не на архив.

Структурные подразделения имеют полное право договариваться между собой и меняться периодами, предварительно предупредив об этом архивиста. Подразделение может даже пропустить год. Архивист сделал все от себя зависящее: установил период для передачи, довел до сведения начальника отдела график. Дальше наступает ответственность начальника: запустит он процесс передачи документов в своем отделе или нет.