Инструкция по работе с битрикс24 для сотрудников

Картинка с сайта: bizprofi.ru

Все разделы

Картинка с сайта: bizprofi.ru

Важные сообщения, обсуждения, опросы и идеи

Картинка с сайта: bizprofi.ru

Экстранет

• »
• »

Битрикс24 — это российский ИТ-инструмент для ведения бизнеса, который упрощает координацию работы команды, позволяет создавать и контролировать задачи, создавать сделки, расставлять приоритеты и обмениваться информацией с коллегами. Помимо основного пакета, лицензии Битрикс24 предоставляют доступ к CRM-системе, функционалу для работы в облаке, инструментам управления проектами и задачами, сервису обработки обращений клиентов, а также к созданию и управлению веб-сайтами и онлайн-магазинами.

В статье мы расскажем, как работать в Битрикс24 пошагово, и подробно рассмотрим функционал платформы.

Какие задачи решает функционал Битрикс24

Битрикс24 — это многофункциональный инструмент для автоматизации бизнес-процессов, управления проектами и коммуникации внутри команды. Основные вопросы, которые решает

внедрение Битрикс24

:

• CRM. Сбор и хранение информации о клиентах, отслеживание сделок и контактных данных.
• Управление задачами и проектами. Постановка и отслеживание процесса выполнения заданий, планирование проектов, распределение ролей и ответственности между участниками команды.
• Электронная почта и чат. Интеграция с популярными почтовыми сервисами и мессенджерами для быстрого обмена информацией и общения с клиентами.
• Управление персоналом. Учет рабочего времени, управление отпусками и больничными (при интеграции с соответствующими продуктами 1С).
• Аналитика и отчетность. Упрощенный сбор отчетов о работе сотрудников, выполнении заданий и проектов, анализ эффективности работы команды. Удобное отслеживание эффективности рекламных каналов для маркетинга.
• Интеграция с внешними сервисами. Возможность интеграции с различными сторонними сервисами и программами для расширения функционала сервиса.
• Интеграция с телефонией. Возможность интеграции с IP-телефонией для организации рабочих звонков и приема входящих звонков с фиксацией внутри системы и возможностью прослушать запись разговора.

Платформа также предлагает удобное мобильное приложение, которое позволяет пользователю оставаться на связи и управлять рабочими процессами в любое время и в любом месте.

Обзор интерфейса

Главный экран включает в себя основные инструменты для работы с задачами, проектами, коммуникацией и управлением клиентскими отношениями.

Рассмотрим основные кнопки и функции, доступные на главном экране платформы:

1. Меню навигации. В левой части экрана находится меню навигации, которое позволяет быстро перейти к различным разделам системы.
2. Глобальный поиск. С помощью глобального поиска можно искать информацию по всей системе. Это поможет быстро найти нужные данные или контакты по имени, названию компании или просто номеру телефона.
3. Рабочее время. Этот виджет фиксирует рабочее время сотрудника и отображает текущие задания. Можно настроить его параметры в соответствии с потребностями каждого пользователя.
4. Карточка сотрудника. Здесь пользователь может заполнить контактную информацию о себе и настроить уведомления.
5. Новые виджеты. В этом разделе можно увидеть свой тарифный план и при необходимости изменить его. Также здесь есть кнопка «Пригласить», с помощью которой любой сотрудник может добавить новых пользователей на портал.
6. Правое меню. В правом меню есть база знаний от Битрикс24, колокольчик для уведомлений, чаты и другие полезные функции.
7. Центральная часть экрана. Рабочее пространство, где отображается информация по конкретному разделу.

Главный экран представляет собой удобный инструмент с интуитивно понятным интерфейсом для управления различными бизнес-процессами. Основные кнопки на главном экране обеспечивают быстрый доступ к главным функциям платформы.

Начало работы в Битрикс24

Левое меню навигации полностью интерактивно, что позволяет скрывать, добавлять или перемещать пункты в любом порядке.

Начать знакомство с инструкцией «Как пользоваться Битрикс24» можно с обзора основных разделов меню:

• Лента. В колонке расположена лента новостей, где отображаются все текущие проекты компании. Здесь можно писать новости всем коллегам или отдельным группам, создавать опросы, обсуждать задания и ставить новые.
• Мессенджер. Инструмент для коммуникации и связи внутри компании. Позволяет проводить внутренние звонки или подключать клиентов и подрядчиков к видеоконференции.
• Календарь. Удобный инструмент для планирования встреч, звонков и проектов, по которому можно отслеживать занятость сотрудников и переговорных. Поддерживает напоминания и синхронизацию с Google Calendar.
• Диск. Глобальное хранилище данных компании, где хранятся файлы, документы и информация. Доступ к диску имеют все сотрудники системы, имеется возможность настроить права к папкам на диске для отделов или конкретных сотрудников.
• Почта. Раздел для внешней связи с клиентами компании. Позволяет работать с несколькими почтовыми ящиками, запускать общие и сегментированные рассылки и обрабатывать письма.
• Группы. Этот инструмент позволяет организовать в одном месте информацию о клиентах, проектах, документах и межсотруднических коммуникациях по этим вопросам.
• Задачи и Проекты. В разделе представлен список текущих заданий с указанием сроков и плана, где их можно оперативно создавать, менять и взаимодействовать с ответственными лицами. Проекты представляю собой пространство, где сотрудники могут вести связанные между собой задачи и общаться, от Групп отличается наличием общего для участников крайнего срока задач.
• CRM. Здесь собраны инструменты для управления корпоративными процессами и осуществления сделок. С помощью CRM можно легко отследить путь клиента от лида до успешной или провальной сделки, а также видеть всю историю взаимодействия с ним.
• Сайты и Магазины. В этой категории находится перечень интегрированных сайтов компании и инструменты для их настройки и модификации.
• Компания. В данном разделе представлена информация о персонале компании, ее организационной структуре.
• Маркет. Здесь представлены дополнительные приложения от разработчиков, которые расширяют функциональность платформы, включая как бесплатные, так и платное ПО.
• 1С + CRM. Этот модуль обеспечивает синхронизацию и обмен данными между различными программными системами.
• Мой тариф. Это приложение предоставляет пользователям информацию о текущем тарифе или позволяет активировать дополнительные возможности.

Порядок и отображение разделов можно изменить через настройки портала или вручную внизу страницы. Перейдем к руководству по настройке Битрикс24.

Регистрация

Для начала работы с Битрикс24 необходимо зайти на сайт

bitrix24.ru

и найти на главной странице кнопку «Получить бесплатно» или «Вход» в правом верхнем углу. В появившемся окне пользователи могут выполнить вход в систему, если они были ранее авторизованы, а новые — зарегистрироваться через кнопку «Создать прямо сейчас».

Нужно выбрать способ регистрации: через электронную почту, номер телефона или аккаунты социальных сетей, а потом заполнить базовую информацию и придумать пароль. Затем нужно прочитать и принять условия использования сервиса, после чего платформа отправит письмо на указанный адрес электронной почты с просьбой подтвердить регистрацию. В случае подтверждения регистрации пользователь будет перенаправлен на главный экран портала.

Начать работу в Битрикс24 можно с заполнения реквизитов — нужно указать название компании, контактную информацию и другие данные, которые могут быть полезны.

Настройка рабочего пространства

Интерфейс и визуал программы можно адаптировать под свои нужды, для этого необходимо выбрать иконку настроек и зайти в соответствующий раздел из виджета.

Для быстрого поиска нужного параметра предусмотрена строка поиска, но при первом запуске важно пройтись по всем категориям.

В настройках Битрикс24 можно:

• Установить инструменты, которые будут отображаться в боковом меню.
• Визуально оформить портал в корпоративном стиле или другом дизайне.
• Настроить разрешения для сотрудников в части публикаций в ленте, общения в чате и работы с файлами и документами на диске.
• Выставить условия регистрации, приглашения и формат отображения пользователей.
• Заполнить данных о компании, создать фирменный сайт-визитку.
• Установить рабочий график компании и выбрать праздничные дни.
• Поставить двухфакторную аутентификацию, ограничить доступ по IP-адресам.

Также доступны дополнительные настройки даты и времени, почты, карт, ограничений по установке приложений из Маркета и прочее.

Добавление коллег и подчиненных

Чтобы подключить сотрудников, нужно открыть виджет «Пригласить».

Далее следует определить метод приглашения: использовать ссылку, через отправку приглашения электронной почтой или сообщением по телефону, сделать массовую рассылку нескольким людям сразу, с привязкой к конкретному подразделению или рабочей группе, либо регистрировать новых сотрудников вручную.

Распределение прав доступа

Чтобы задать права доступа, необходимо войти в раздел «CRM», перейти в подраздел «Настройки», затем открыть вкладку «Права доступа». Стоит отметить, что настройка доступна только в платной версии продукта.

Во-первых, необходимо определить, какие функции будут отданы в распоряжение конкретных работников или отделов. Далее следует установить, какие именно права доступа к данным будут предоставлены различным группам сотрудников. В системе предусмотрены стандартные наборы прав доступа, однако, администратор может изменять существующие роли и создавать новые, что позволяет настраивать доступ к информации в соответствии с потребностями компании.

Средства общения в Битрикс24

«Лента» — центральное поле взаимодействия сотрудников и отделов.

В этом разделе пользователи могут обмениваться новостями и сообщениями, создавать опросы и события, обсуждать проекты, оставлять комментарии и оценки работы коллег.

В программе есть корпоративный чат, для входа в который нужно выбрать раздел «Мессенджер».

Для того чтобы начать чат, достаточно просто ввести имя коллеги в поиске или продолжить уже существующую переписку. Также можно создать группу, канал или видеоконференцию. В этом же разделе есть телефония и контакт-центр для коммуникации с клиентами.

Битрикс24 Диск

Диск — это инструмент для хранения и совместной работы с файлами.

Здесь есть четыре подраздела для работы с документами и файлами:

• «Мой диск» — пространство для хранения личных файлов.
• «Общий диск» — место хранения общих документов для совместной работы.
• «Диск для Windows» — в этот подраздел можно загрузить приложение от Б24.Диск для работы с документами без необходимости открывать саму программу.
• «Диск для macOS» — такой же функционал, только для другой ОС.

Пятый подраздел — «Очистка места» нужен для проверки загруженности диска и его очистки в двух режимах: «Безопасная очистка» и «Экспертный режим».

Календарь

Раздел «Календарь» нужен для управления событиями, встречами и задачами.

Инструмент совмещает в себе сразу несколько функций:

• Ежедневник для добавления и отслеживания событий и занятости каждого сотрудника.
• Создание и учет заданий.
• Фиксация событий из разных блоков CRM-системы.
• Назначение встреч, совещаний и других мероприятий.
• Отслеживание графика работы сотрудников.
• Синхронизация с Outlook и внешним календарем Google.

Он интегрируется с различными блоками CRM-системы, позволяя видеть и анализировать информацию в едином пространстве.

Контроль рабочего времени

В топовых тарифах есть инструменты для фиксации и учета рабочих часов сотрудников. Вся информация о рабочем времени пользователей автоматически отображается в системе — начало и конец рабочего дня, графики отпусков, декретов и больничных, собрания и планерки.

В системе есть инструмент «Bitrix24.Time», который распознает лица сотрудников через камеру и фиксирует старт и окончание рабочего дня. Эта фишка особенно актуальна для компаний с большим штатом.

CRM — лиды, сделки и счета

CRM-система — инструмент для управления бизнес-процессами, который включает функции для автоматизации работы с клиентами, управления продажами, контроля процессов и анализа данных. Отображение карточек сделок на главном экране можно настроить в формате списка, календаря или канбан-доски.

Первое, с чего нужно начать работу с клиентами — добавление лида. Добавить лид можно через верхнее меню, во вкладке «Клиенты», где нужно выбрать «Контакты» или «Контрагенты», затем нажать на кнопку «Создать».

Далее следует заполнить информацию о контакте или организации, привязать его к сделке и назначить ответственного.

Создать новую сделку можно в карточке клиента, для этого нужно перейти в раздел «Сделки» и нажать на кнопку «Сделка».

Создать сделку можно и на панели CRM — под верхним меню нужно нажать на кнопку «Создать». Также можно сформировать быструю сделку через специальную кнопку в одном из столбцов, где размещаются карточки с уже созданными сделками.

Через CRM можно сразу выставлять клиентам счета, для этого нужно зайти в сделку и в правом верхнем углу нажать на пункт «Документы» и выбрать соответствующий счет.

Также сформировать счет можно через кнопку «Предложение».

Сайты на Битрикс24

Встроенный конструктор сайтов позволяет создавать ресурсы разной сложности и направленности, такие как сайты-визитки, интернет-магазины и корпоративные сайты. Чтобы зайти в конструктор, нужно перейти в раздел «Сайты и магазины» и нажать «Создать».

Достаточно выбрать пустой или готовый шаблон из каталога платформы и отредактировать его, добавить CRM-формы и каналы коммуникации с клиентами. Конструктор сам адаптирует блоки под разные типы устройств

Дополнительные приложения

Раздел «Маркетплейс» — это магазин приложений от 1С-Битрикс и сторонних разработчиков. Здесь можно найти более 3000 сервисов и программ для автоматизации маркетинга, продаж, управления проектами и других бизнес-процессов.

Приложения разделены на категории и доступны для поиска с использованием фильтров и окна поиска.

Работа с задачами и проектами

«Задачи и проекты» — ключевой инструмент для грамотного управления рабочим процессом в компании. Здесь можно создавать задачи как для себя, так и для коллег, организовывать их исполнение и устанавливать жесткие (ну или не очень) сроки завершения.

Как создать задачу и назначить ответственного

Чтобы начать работу с новой задачей, нужно перейти в раздел «Задачи и проекты» и нажать кнопку «Создать».

Затем предстоит заполнить необходимые поля:

• Ввести название и описание.
• Создать чек-лист для сложных или длительных задач.
• Добавить участников, выбрав для каждого роль из четырех возможных: постановщик, исполнитель, соисполнитель или наблюдатель.
• Установить сроки выполнения, используя поле «Крайний срок» или функцию «Планирование сроков».

При необходимости можно включить дополнительные настройки в разделе «Еще» и активировать специализированные параметры для более глубокого взаимодействия с задачей в разделе «Дополнительно».

Работа с задачами

Для начала выполнения задания, исполнителю достаточно нажать кнопку «Начать выполнение».

После того как задание будет выполнено, исполнителю нужно нажать на кнопку «Завершить». Кроме того, через кнопку «Еще» задачу можно отложить или делегировать. В самой карточке можно оставлять комментарии по проекту, отслеживать историю и время работы, добавлять других участников.

Контроль выполнения задач

При создании карточки можно поставить галочку «Не завершать задачу без результата», чтобы сотрудник не мог перенести ее в «Завершенные» без проверки постановщиком.

По результатам проверки постановщик может завершить задачу или отправить ее на доработку, а также поставить оценку исполнителю.

Итог

Битрикс24 — незаменимое решение для автоматизации бизнеса и эффективного управления продажами. Мы рассмотрели работу с функционалом Битрикс24 пошагово — у системы простой интерфейс и доступный функционал, поэтому для знакомства с ней и начала работы не потребуется много времени и профильных знаний.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, задайте его нам напрямую. Наши специалисты помогут во всем разобраться (:

Может быть интересно

• →
• →

Большая База Знаний Битрикс24

Полезная статья

Смотрите видео или читайте статью

Необходимо войти на портал Битрикс24. Если вы не знаете адрес или вам не высылали приглашением, то необходимо обратиться к администратору вашей компании для того чтобы он сказал адрес либо выслал приглашение.
После переход на портал Битрикс24 система предлагает авторизацию. Если вы забыли пароль, но знаете, например, логин или электронную почту, нажать на кнопку «Забыли пароль» и соответственно восстановить пароль для входа.

Для входа на портал Битрикс24 указываем адрес электронной почты и пароль.

Рекомендуется закрепить вкладку в вашем браузере, чтобы в дальнейшем не забыть адрес входа на портал.

Настройка личного профиля

После входа на портал первым делом необходимо настроить личный профиль. Для этого нажмите меню своего профиля в правом верхнем углу и выберите «изменить личные данные».

На открывшейся странице заполняем данные о себе: имя, фамилия, отчество, загружаем обязательно аватарку, так как с аватаркой проще ориентироваться среди сотрудников и сразу по аватарке определять кому мы пишем или кого добавляем к задаче.

Далее заполняем мобильный, рабочий и внутренний телефоны, должность, город, дату рождения, пол, адрес Skype, навыки и другую информацию о себе. После заполнения необходимых данных нажимаем «Сохранить»

Структура компании и список сотрудников

Так как все сотрудники находятся в системе Битрикс24 мы можем их найти, посмотреть их контактные данные. Для этого переходим в раздел сотрудники.

Здесь мы видим структуру компании.

Тут же есть кнопка «сотрудники», по нажатию на которую отобразятся все наши сотрудники и соответственно мы можем посмотреть контактные данные (телефоны, электронную почту и др.) каждого из них.

Для отображение подробной информации нажмите на имя и фамилию нужного сотрудника.

Установка приложения Битрикс24 на ПК и телефон

Для удобства работы с системой рекомендуется установить приложение на компьютер. Для этого перейдите в раздел «живая лента», пролистайте страницу вниз и в правой части меню найдите ссылки на приложения.

Выберите версию приложения для компьютера в зависимости от вашей операционной системы.

После установки приложения авторизуйтесь в нем для дальнейшей работы. Авторизация в приложении происходит аналогично авторизации на портале Битрикс24. Приложение работает независимо от браузера. В приложении вы можете общаться с сотрудниками путем обмена личными сообщениями.

Также в приложение, при наличии интеграции, приходят уведомления из CRM и появляются уведомления.

Также в приложении можно делать звонки и обмениваться файлами через Битрикс24-диск.

Поэтому рекомендуется всем установить приложение Битрикс24. Это так же необходимо, если вы используете IP телефонию в вашей компании. Еще есть возможность установить приложение Битрикс24 на мобильное устройство. Приложение для мобильных устройств выглядит следующим образом.

В приложении есть чат, звонки сотрудников и клиентов при интеграции телефонии, открытые линии — если мы общаемся с клиентами через социальные сети, есть живая лента, различные уведомления и настройки. В приложении можно видеть задачи и проекты, находить сотрудников, брать какие-либо файлы с общего диска, работать с CRM.

Для настройки уведомлений необходимо нажать на свой профиль в правом верхнем углу и перейти в меню «Настройка уведомлений»

В окне настройки уведомлений есть 2 режима: простой и расширенный. В простом режиме устанавливается куда получать уведомления, например в мобильное приложение, приложение для компьютера, электронную почту или push-уведомления. В расширенном режиме можно детально настроить какую информацию и каким способом присылать в уведомлениях.

Для сохранения настроек нажмите кнопку «Сохранить».

Для удобства можно сделать левое меню портала более информативным — убрать не нужную функциональности, либо добавить. Для этого удерживая левую кнопку мыши перетащите ненужный пункт меню в раздел «скрытые» (появляется при перетаскивании). Данная настройка является индивидуальной, поэтому каждый сотрудник может настроить меню под себя. Также в верхнем левом углу имеется кнопка (в виде 3-х горизонтальных линий) позволяющая свернуть левое меню в более компактный вид (иконки), что позволяет увеличить «рабочую» область портала. При наведении на иконки меню будет разворачиваться и отображаться.

В правом верхнем углу расположено меню «Помощь», при нажатии на которое отображается дополнительная (справочная) информация по разделу в котором вы находитесь.

Под меню помощь находится иконка уведомлений, по нажатию на которую открываются уведомления.

Под иконкой уведомления находится открытая линия (если настроена интеграция CRM).

Ниже расположена иконка меню «поиск», по нажатию на которую открывается окно поиска в котором можно осуществить поиск контактов, либо каких-либо сообщений.

В нижнем правом углу расположена кнопка «позвонить» если настроена интеграция телефонии, то при нажатии на эту кнопку можно ввести телефонный номер и после нажатия кнопки «позвонить» будет осуществлен звонок.

В верхней части расположен общий поиск, используя который можно найти сотрудников, какую-либо информацию в задачах, комментариях, файлах. Для этого введите необходимую информацию в поисковую строку. Данная функция предназначена для поиска по всей системе Битрикс24.

Выберите в левом меню пункт «Чат и звонки.

В открывшемся окне можно создавать личные и групповые чаты, обмениваться информацией с коллегами. В поиске можно вводить имена, фамилии и другие данные сотрудника с которым вы хотите создать чат.

В чатах можно прикреплять файлы, использовать emoji. В чате есть возможность создать групповой чат — добавить сотрудников к чату. Для этого в правом верхнем углу чата нажмите кнопку «пригласить» и выберите необходимого сотрудника. После этого будет создан групповой чат, который можно переименовать (в верхней части чата).

Также Битрикс24 поддерживает групповые и личные видео\аудио звонки. Указанный функционал доступен во всех версиях приложений Битрикс24.

Живая лента доступна из левого меню.

Живая лента представляет собой «стену» с информацией, новостями и событиями вашей компании. В этом разделе можно писать новости или сообщения, прикреплять к ним различные файлы, а также выбирать кому адресована данная новость. В верхнем меню добавления сообщения (новости) можно выбрать тип сообщения, а также в пункте «Еще» установить приоритет «Важное», чтобы увидеть когда сообщение будет прочитано.

Также в Живой ленте можно создавать различные события, опросы, отправлять публичные благодарности сотрудникам.

В Живой ленте доступен функционал запуска бизнес процессов. Запуск бизнес процессов зависит от тарифного плана и настроек.

Управление задачами и проектами также доступно из левого меню.

В разделе задачи и проекты возможна постановка задач себе, поручить задачи другим сотрудникам.

Для добавления задачи нажмите на кнопку «Добавить задачу» в правом верхнем углу.

В окне добавления задачи можно добавить к задаче файлы, создать чек-листы со списком необходимых действия для решения задачи, указывать исполнителя и сроки, указывать «родительскую» задачу, добавлять задачу к проекту, делать ее регулярной, добавить уведомление для задачи (с выбором типа уведомления: push-уведомление или по электронной почте). Также можно выбрать к какой сущности CRM относится данная задача.

К создаваемой задаче можно добавлять различные теги, чтобы в дальнейшем выбрать все задачи относящиеся к определенному тегу.
После нажатия кнопки «Поставить задачу» она должна отобразиться в общем списке задач в основной рабочей области системы Битрикс24.
К поставленной задаче можно добавить наблюдателя. Для этого нажмите на задаче и в открывшемся окне справа выберите

«Наблюдатели» — «добавить». В открывшемся окне выберите сотрудников-наблюдателей. Если необходимо добавить соисполнителей — перейдите «Соисполнители» — «добавить» и выберите сотрудников, которые будут принимать участие в исполнении задачи.

Также внизу окна задачи есть раздел «Комментарии» в котором можно оставлять комментарии к задаче. Комментарии можно добавлять адресованными конкретным сотрудникам. Для отправки комментария, адресованного конкретному сотруднику, нажмите соответствующую кнопку в форме добавления комментария и выберите сотрудника.

К комментариям можно прикреплять файлы, ссылки и применять форматирование.
К задачам можно добавлять подзадачи. Для этого в общем списке задач нажмите на кнопку меню (3 горизонтальные линии напротив задачи) и выберите пункт «Добавить подзадачу».

Далее в открывшемся окне добавления подзадачи укажите необходимые параметры. Действия при добавлении подзадачи аналогичны добавлению обычной задачи.

Если к задаче есть комментарии это отображается справа от названия задачи в общем списке. Также в общем списке отображаются даты крайнего срока выполнения задачи, ответственные за задачу сотрудники, а также лица, поставившие задачу. Если в качестве ответственного при создании задачи указанно несколько сотрудников — будет создано несколько задач, по одной на каждого ответственного.

Над общим списком задач расположены быстрые фильтры, нажатием на которые можно отфильтровать список по различным параметрам.

Над быстрыми списками находится «строка поиска» которая позволяет работать с поиском и фильтрацией задач в «расширенном режиме».

В открывшемся окне можно воспользоваться предустановленными (список слева) фильтрами, а также создать собственные заполнив необходимые параметры и нажав на кнопку «Сохранить фильтр».

Существует возможность настроить отображение списка задач. Для этого необходимо нажать на иконку в виде шестеренки в левом верхнем углу списка задач и настроить необходимые параметры (добавлять и удалять столбцы для отображения).

Общий вид отображения списка задач можно изменить, нажав на соответствующие кнопки в правом верхнем углу списка задач.

Режим отображения «Мой план» представляет собой SCRUM-доску по которой можно перемещать карточки задач путем перетаскивания их по соответствующим этапам спринта. В режиме «Мой план» можно создавать «быстрые задачи». Для этого нажмите на значке «+» под заголовком спринт-этапа.

В режиме отображения «Гант» в левой части показываются все задачи, а в правой части календарь.

В этом режиме можно изменять сроки задач путем перетаскивания границ периодов в календаре. Красным отображаются просроченные задачи.

В верхней части раздела задачи находится меню фильтров

Выбирая которые можно отображать задачи, находящиеся в работе, задачи по которым вы выбраны соисполнителем, порученные вами задачи, задачи по которым вы назначены наблюдателем. Также есть возможно отфильтровать задачи по проектам, отобразить задачи в виде scrum-доски (Канбан).

Пункт «Эффективность» отображает статистику по задачам.

При переходе в пункт «Еще» можно выбрать «Отчеты»

В открывшемся разделе находится список предустановленных отчетов.

Отчет «Ресурсный учет по задачам» позволяет отследить какое время было затрачено на исполнение той или иной задачи.

Когда сотрудник приступает к выполнению задачи он нажимает «Старт», а когда завершает нажимает «Закончена» и система записывает время, затраченное на выполнение задачи.

Существует возможность добавление регулярных задач. Для этого необходимо справа от кнопки добавления задачи выбрать «Список всех шаблонов»

В открывшемся списке необходимо нажать кнопку «Добавить» и добавить шаблон для регулярной задачи. Выбрать ответственного по задаче, ввести ее название и другие необходимые параметры.

В поле «Крайний срок через» указать через сколько дней она наступает после создания и после нажатия на «Дополнительно» выбрать «Сделать задачу регулярной».

После чего выбрать как часто необходимо создавать эту задачу. Регулярные задачи не надо создавать вручную — после создания шаблона задача будет создаваться автоматически в указанные в настройках сроки.

Раздел календарь доступен из левого меню.

В календаре отображаются личные события, либо события ваших коллег. В календаре есть различные фильтры и форматы отображения (по неделям, месяцам, дням).

Нажав на необходимый день или период можно создать событие.

При создании события можно указать период этого события, место, участников и т.д. После добавления события можно изменять периоды и даты его проведения путем перетаскивания по календарю. Редактирование события осуществляется по нажатию на событие и выбору пункта редактировать. В окне редактирования события можно добавить к нему участников. После добавления участников можно просмотреть загруженность участников период проведения мероприятия (события).

После добавления сотрудников к событию они получают соответствующее уведомление.

В календарь Битрикс24 можно интегрировать сторонние календари. Для этого в основном разделе календаря нажмите кнопку справа в виде стрелок. После этого откроется меню с доступными к интеграции календарями.

Для синхронизации календарей нажмите ссылку «подключить» и следуйте отобразившейся инструкции. После интеграции календарей все события из сторонних календарей отобразятся в календаре Битрикс24.

Существует возможность добавить в свой календарь календари других сотрудников. Для этого необходимо нажать на кнопку «Календари» в основном окне раздела календарь, после чего отобразится меню добавления календарей.

В выпадающем меню выбрать календари пользователей и выбрать необходимого сотрудника. Чтобы иметь возможность добавить календарь другого сотрудника его календарь должен быть «открыт». Для этого в вышеуказанном меню необходимо навести указатель на свой календарь и нажать на появившуюся кнопку меню и выбрать пункт «редактировать».

Далее выбрать «права доступа» — «добавить». В открывшемся окне необходимо выбрать сотрудника, для которого вы хотите «открыть» свой календарь.

После добавления пользователя настройте права доступа для него — «Просмотр доступности и названий».

После установки прав доступа, добавленный пользователь сможет добавить ваш календарь к себе и видеть ваши события и нагрузку.

Битрикс24-диск — это облачное хранилище файлов. Раздел Битрикс24-диск доступен из левого меню.

На диске можно хранить файл с ограниченным доступом, а также с общим.

Управление директориями и файлами осуществляется из меню справа сверху от основного окна диска.

Есть возможность добавлять файлы и папки. Файлы можно создавать при помощи Google Docs, MS Office Online и Office365.

После сохранения документа на стороннем сервисе он отобразится в Битрикс24-диск.

Сохраненный ранее файл можно скачать к себе на компьютер, открыть (просмотреть подробнее)

Поделиться (получить публичную ссылку на файл, создать ссылку для использования внутри Битрикс24, открыть общий доступ для других сотрудников).

В открывшемся окне выберите необходимых сотрудников (или целые отделы вашей фирмы) и установите для них права на файл (чтение, редактирование).

В вышеуказанном меню можно производить различные операции над файлом: переименовывать, копировать, перемещать и удалить.

Также в системе Битрикс24-диск реализована система полнотекстового поиска по хранящимся фалам. Для ее использование введите необходимый текст в поисковой строке, расположенной над основным списком директорий и файлов диска.

Поиск осуществляется автоматически во время ввода. После окончания поиска в списке отобразятся файлы, содержащие искомый текст. Таким образом вы можете искать информацию по любым вашим документам.

Интеграция электронной почты с Битрикс24

Для подключения электронной почты к системе Битрикс24 выберите в левом меню пункт «Почта» (если вы не видите пункт «Почта» в меню — нажмите пункт «Еще», возможно этот пункт скрыт).

В открывшемся разделе «Почта» выберите почтовый сервис, на котором у вас располагается рабочая почта.

В открывшемся окне заполните необходимые поля и нажмите кнопку «Подключить».

После этого произойдет синхронизация с вашей почтой и все письма отобразятся в разделе «Почта» Битрикс24.

При нажатии на письма открывается полноценный редактор, где реализован функционал «ответить», «ответить всем», «переслать» и т. д. Таким образом существует возможность полноценно использовать почту непосредственно в системе Битрикс24.

Также из письма можно сразу создать различные сущности (задача, лид и т. д.).

Подключить почту возможно в любой версии Битрикс24. Даже если вы в будущем планируете делать переезд с облака на коробку.

Еще раз напоминаем, что верхнем правом углу есть справка и в зависимости от того в каком разделе вы находитесь вы можете по ней кликнуть и посмотреть ту или иную дополнительную информацию, либо найти ответ на интересующий вас вопрос.

Есть вопросы по Битрикс24?

Оставляйте заявку или напишите нам онлайн