Инструкция по работе в электронном документообороте

Инструкция по ЭДО

5476 просмотров

26.04.2022 15:14

Что такое ЭДО

Электронный документооборот – это система для обмена юридически значимыми документами через интернет. ЭДО можно применять как для обмена документами внутри компании, так и для взаимодействия с контрагентами. Использование ЭДО оптимизирует и автоматизирует значительную часть процессов, тем самым ускоряя работу с документами.

Кому необходим ЭДО уже сейчас

Компаниям со среднесписочным количеством сотрудников свыше 10 человек – для отправки отчётности в ПФР и ФСС;
Организациям и ИП, работающим с рядом наименований маркированной продукции;
Компаниям, работающим с прослеживаемыми товарами.

Кому рекомендуется перейти на ЭДО в ближайшее время

Компаниям, использующим в работе транспортные накладные, сопроводительные ведомости, счета-фактуры и заказ-наряды – в планах ФНС к 2024 году в электронный вид должны быть переведено 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.

Преимущества ЭДО

Создание документов ЭДО – это:

Мгновенный обмен юридически значимыми и коммерческими документами;
Снижение затрат на распечатку и отправку документов курьерами;
Ускорение рабочих процессов – создания, редактирования, согласования и подписания документов;
Электронный архив всех документов с простым поиском по нему;
Простое взаимодействие с госорганами и контрагентами.

Работа в электронном документообороте: инструкция

Для отправки электронного документа понадобится:

Регистрация в сервисе оператора ЭДО;
Квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный уже обмен бумажными документами. Примерная инструкция по электронному документообороту выглядит так.

Вы создаёте документ, используя любой привычный формат – doc, pdf, xls.
Загружаете документ в программу ЭДО или на веб-сайт оператора ЭДО.
Заверяете файл своей электронной подписью.
Отправляете контрагенту.
Контрагент открывает документ, проверяет его и точно так же заверяет его своей электронной подписью.
Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.

Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, вам нужно пройти 6 этапов.

Как внедрить ЭДО: пошаговая инструкция для руководителей

Первый этап: выберите оператора ЭДО.

«Такском» – пионер отечественного электронного документооборота. Компания работает с 2000 года и участвовала в первых в истории России пилотных проектах Минфина и ФНС по внедрению систем защищённого ЭДО.

Второй этап: приобретите электронную подпись.

Если вы планируете внедрять ЭДО не только для внешнего документооборота, но и для внутреннего, позаботьтесь об электронных подписях для сотрудников.

Третий этап: внесите изменения в учётную политику компании.

Подробно опишите, какие документы будут оформляться электронно, какой тип подписи планируется использовать, какое право подписи будет у сотрудников разных должностей, каков порядок взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами.

Четвертый этап: составьте регламент по работе с электронным документооборотом.

В положении об электронном документообороте отразите роль и ответственность каждого сотрудника, разработайте этапы и маршруты согласования и подписания документов. Впоследствии положение об ЭДО станет основой для технического задания оператору ЭДО.

Пятый этап: выберите техническое решение у своего оператора ЭДО: веб-версию или интегрированное ПО.

Каждый вариант имеет свои плюсы:

Веб-клиент – это самый простой вариант, при котором не нужно ничего устанавливать дополнительно. Вы просто регистрируетесь у своего оператора ЭДО, заводите личный кабинет, добавляете своих сотрудников и указываете их права подписи. С веб-версией можно работать с любого устройства. Это удобный вариант для небольших компаний, где объём документооборота невысок.
Интегрированное решение – возможность работать в привычном интерфейсе для ведения бухгалтерии, кадрового и складского учёта, создания отчётности – SAP, Oracle, SDK, API. Выбранное ПО от оператора ЭДО интегрируется с уже имеющейся системой и обеспечивает не только внешний, но и внутренний документооборот:
- организация совместного доступа к документам;
- формирование заданий и планов;
- определение маршрутов согласования, редактирования и подписания документов;
- сканирование, распознавание, хранение и поиск бумажных документов;
- создание единой базы документов организации;
- делегирование и контроль задач.

Шестой этап: договоритесь с контрагентами об использовании ЭДО.

Подпишите дополнительные соглашения с контрагентами об использовании ЭДО в работе.

Как заполнить ЭДО зависит от используемого вами софта. Многие ЭДО-программы обладают готовыми формами и форматами – заполнять документы можно прямо в интерфейсе программ. Также создателями софта предусмотрена возможность отправлять электронные документы, созданные в других привычных программах и форматах, например, Word, Excel. Напоминаем, что для придания юридической значимости электронным документам необходима электронная подпись. Она служит для визирования цифровых файлов и является неотъемлемой составляющей ЭДО. Компания «Такском» – не только оператор и разработчик программного обеспечения для интернет-обмена документами, но и аккредитованный удостоверяющий центр оформления электронных подписей.

Статьи по теме

Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Спасибо, ваша заявка принята!

Наш менеджер свяжется с вами.

Согласие на обработку персональных данных

Источник

Электронный документооборот (ЭДО) давно завоевал признание во многих странах как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса. Обмен документами между организациями и предпринимателями постепенно переходит с бумажного на электронный и у нас. Поначалу использование электронной первички кажется сложным и непонятным. Но если подойти к этому вопросу со знанием дела, то переход на ЭДО пройдет легко и просто.

ЭДО для чайников

Выбрать оператора ЭДО, одобренного ФНС, можно:

сайт ФНС → Налогообложение в Российской Федерации → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — это такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде (без использования бумажных носителей) и передаются по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)п. 2 Инструкции, утв. Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49.

Электронный документ (ЭД) — это заверенный электронной подписью обычный doc- или pdf-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Обмен электронными документами проходит через систему оператора ЭДО.

Процесс передачи документов можно сравнить с электронной почтой. Оператор гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения документов электронной подписью, хранит архив документов. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Плюсы и минусы ЭДО

Достоинства. Кроме общих преимуществ перед бумажным документооборотом (снижение трудовых, временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов), у ЭДО есть и другие. Так, он позволяет:

•упорядочить делопроизводство. Система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это происходит по порядку и автоматически;

•отслеживать положение каждого документа. В любой момент времени можно узнать, кто именно работает с документом. Документ нельзя испортить или потерять. Удаленный документ можно восстановить;

•работать с различными версиями документа — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в документ изменения;

•работать с документами удаленно в удобное время — при необходимости доступ к системе ЭДО можно организовать через Интернет с любого компьютера из любого региона.

Принимая решение о переходе на ЭДО, нужно оценить все плюсы и минусы такого способа ведения документооборота

Недостатки. Если ЭДО отсутствует у контрагентов, необходимо будет обеспечивать существование и электронной, и бумажной системы документооборота.

К недостаткам ЭДО также относятся:

•финансовые затраты на приобретение системы, которые зависят от количества пользователей;

•длительное время на установку, внедрение и отладку системы ЭДО;

•необходимость обучения пользователей, которые будут в ней задействованы;

•обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;

•наличие в штате администратора, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;

•необходимость выполнять резервное копирование базы с документами в целях сохранности информации.

Виды электронной подписи

Чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронной форме, которая присоединяется к подписываемому ЭД и используется для определения подписавшего его лицаст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). ЭП гарантирует, что это тот самый неизменный документ в том виде, в котором его отправили.

Существуют следующие виды ЭПст. 5 Закона № 63-ФЗ:

•простая;

•усиленная неквалифицированная;

•усиленная квалифицированная.

Для создания и проверки ЭП используется ключ ЭП (уникальная последовательность символов) и ключ проверки ЭП, предназначенный для проверки подлинности ЭП.

Какую ЭП выбрать

Усиленная квалифицированная ЭП — это самый защищенный вид электронной подписи. ЭД, подписанный квалифицированной ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручноч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Поэтому квалифицированная подпись наиболее широко используется на практике.

Ее можно получить только в аккредитованном в Минкомсвязи удостоверяющем центре в виде документа — сертификата ключа проверки ЭП в электронном виде (его загрузят на вашу USB-флешку или выдадут специальную флешку — токен) либо на бумажном носителе.

Сертификат подтверждает принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу. У каждого, кто подписывает документы, должен быть свой сертификат ЭПподп. 1 ч. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ.

Выбрать удобный центр можно из списка аккредитованных удостоверяющих центров:

сайт Минкомсвязи → Деятельность → Государственные услуги → Государственные услуги Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации → Аккредитация удостоверяющих центров

Когда срок действия сертификата ключа истекает, электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, остается действительным при условии, что на момент его подписания сертификат действовалст. 11 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированные сертификаты хранятся в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые обеспечивают доступ к реестру, содержащему сроки действия сертификатовст. 15 Закона № 63-ФЗ. И если центр прекращает действие, то реестр передается в Минкомсвязич. 4 ст. 15 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированная ЭП необходима, чтобы:

•сдавать отчетность в контролирующие органып. 2.6 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; пп. 1, 5 ст. 80, п. 1 ст. 431 НК РФ;

•участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгахч. 5.5 ст. 112 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ;

•работать с государственными информационными системами. Например, подавать документы в службу судебных приставов (кроме случаев, когда допускается простая ЭП), в таможенные органы, в суды, в налоговую для регистрации компании (ИП) или онлайн-кассы и др.пп. 5.1, 7 ст. 23, статьи 78, 79 НК РФ; пп. 1, 2 Приказа ФССП от 30.12.2016 № 837; ч. 2 ст. 52 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ; п. 1 ст. 9 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ; п. 2.3.5 Приказа Судебного департамента при ВС от 28.12.2016 № 252; п. 2.3.5 Приказа Судебного департамента при ВС от 27.12.2016 № 251; п. 10 Приказа ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/232@;

•получать государственные и муниципальные услуги (кроме случаев, когда допускается применение простой ЭП)Постановление Правительства от 25.06.2012 № 634;

•подписывать электронные счета-фактурып. 6 ст. 169 НК РФ;

•обмениваться документами с дистанционными работникамист. 312.1 ТК РФ.

Простая ЭП содержится в самом электронном документе. Она не имеет юридической силы, а просто удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей на сайтах госуслуг, электронных адресов или иных аналогичных средствч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Простая ЭП, как правило, применяется:

•при банковских операциях через онлайн-банк. Например, при регистрации в системе интернет-банкинга формируются логин и пароль для входа в систему;

•для получения госуслуг. Например, в Росреестре можно подать заявление, записаться на прием, используя простую электронную подпись. А в центре госуслуг «Мои документы» представителю компании сначала нужно подтвердить свою личность, для того чтобы приравнять простую ЭП к собственноручной;

•для заверения документов внутрикорпоративного ЭДО. Например, согласующие документ сотрудники, войдя в систему ЭДО и нажав кнопку «Согласовать», подтверждают свое согласие с текстом документа. Руководитель, просмотрев карточку документа и убедившись, что все согласующие видели его и согласны с содержанием, может также подписать документ, придавая ему юридическую силу.

Простую ЭП нельзя применять, если:

•ЭД содержит сведения, которые являются государственной тайнойч. 4 ст. 9 Закона № 63-ФЗ;

•законодательно или соглашением с контрагентами предусмотрено использование другого вида ЭП либо документ должен быть подписан собственноручноч. 1 ст. 4 Закона № 63-ФЗ; ст. 4 Закона от 11.03.97 № 48-ФЗ.

Без электронной подписи электронный документ не будет юридически значимым

Усиленная неквалифицированная ЭП не только идентифицирует отправителя, но и позволяет защитить документ от несанкционированного изменения, а также подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Подпись содержит криптографические алгоритмы, но не обязательно подтверждается сертификатом удостоверяющего центрач. 3, 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Применение неквалифицированных ЭП предусматривают, например, банки в системе «Клиент-Банк» для оформления клиентами электронных платежных поручений.

Усиленную неквалифицированную ЭП сложнее получить, чем простую. Ее можно заказать в удостоверяющих центрах за плату или создать с помощью собственного IT-отдела (опытного программиста) бесплатно.

При этом она не так универсальна и защищена, как квалифицированная ЭП, которая предоставляет те же возможности проверки владельца ЭП и неизменности документа.

В отличие от сведений о квалифицированных сертификатах сведения о неквалифицированных сертификатах при закрытии неаккредитованного удостоверяющего центра просто аннулируютсяч. 6 ст. 13 Закона № 63-ФЗ. И тогда могут возникнуть проблемы с подтверждением подписи.

Неквалифицированную ЭП нельзя использовать, если законом или соглашением с контрагентом требуется подписывать электронный документ собственноручно, простой ЭП или квалифицированной ЭП.

Как подписать электронную первичку

Какая ЭП будет использоваться при оформлении первичных документов — простая, усиленная квалифицированная или неквалифицированная, решают сами участники ЭДОп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Письма Минфина от 22.02.2019 № 07-01-09/11672; ФНС от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372.

Квалифицированную ЭП удобно использовать при обмене электронными документами с контрагентами. В частности, для подписания таких документов, как:

•письма (требующие юридической значимости);

•договоры;

•счета;

•товарные и транспортные документы;

•акты выполненных работ и оказанных услуг;

•акты сверки взаиморасчетов.

Неквалифицированную ЭП удобно применять при ведении внутреннего корпоративного ЭДО, например можно подписывать и пересылать работникам приказы, обмениваться служебными письмами, визировать договоры.

При отправке документов (контрактов, писем, счетов, первичных документов) партнерам (например, по электронной почте) можно использовать простую и неквалифицированную ЭПч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ; Письма Минфина от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456; ФНС от 19.05.2016 № СД-4-3/8904. Но сначала потребуется заключить с контрагентами предварительный договор об использовании ЭДО, лично подписав его.

При использовании простой ЭП в соглашении должны быть прописаныст. 9 Закона № 63-ФЗ:

•правила определения лица, подписавшего документ, по его простой ЭП;

•обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

При использовании неквалифицированной ЭП соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Тогда документы, подтвержденные простой и (или) усиленной неквалифицированной ЭП, и бумажные документы с собственноручной подписью будут считаться равноценнымич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Если же электронная первичка будет подписана квалифицированной подписью, то предварительных соглашений не требуется.

Как отразить опоздавшие ЭД

Электронные документы, как и бумажные, могут поступать в организацию с опозданием. Например, дата создания ЭД, время его подписания электронной подписью сторонами сделки, дата передачи файла ЭД оператору электронного документооборота и день направления файла оператором электронного документооборота могут быть разными. А это влияет на отражение хозяйственных операций в учете.

Бухучет. Если документ получен с небольшим опозданием (например, задержка документа произошла всего на несколько дней после закрытия периода), то в бухучете надо отразить операцию в периоде ее совершенияп. 12 ПБУ 9/99; п. 16 ПБУ 10/99.

Если же документ подписан и поступил в организацию существенно позже даты операции (например, по окончании года, когда финансовая отчетность уже сдана), то при подготовке отчетности нужно отразить операцию в периоде ее совершения на основании внутреннего документа, который будет аналогом запоздавшего внешнегоРекомендации Фонда НРБУ БМЦ от 22.05.2015 № Р-62/2015-КпР; от 25.02.2011 № Р-18/2011 КпР.

Например, если товар уже поступил от поставщика, а накладной еще нет, примите его к учету по бухгалтерской справке-расчету, составленной на основании договора с поставщиком, счета или заявки.

НДС. Принять к вычету НДС можно в том периоде, в котором имели место фактическое получение товара, выполнение работ, оказание услуг, если счет-фактура получен до окончания срока подачи налоговой декларации за этот периодп. 1.1 ст. 172 НК РФ; Письма Минфина от 14.03.2019 № 03-07-11/16556, от 23.12.2016 № 03-03-06/3/77429.

Если счет-фактура получен после истечения срока подачи декларации, принять НДС к вычету можно в любом квартале начиная с того, в котором получен счет-фактура, в течение 3 лет после принятия товаров (работ, услуг) к учету.

Налог на прибыль. В налоговых расходах отразить опоздавший документ можно в периоде совершения хозяйственной операции, если он получен до даты представления налоговой декларации. И в следующем — при получении документа после даты представления налоговой декларациип. 1 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 27.07.2015 № 03-03-05/42971; ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5272.

Справка

Ошибки в ЭД в силу технических особенностей их составления нельзя исправить. Их можно устранить только путем составления нового (корректирующего) ЭД.

Стороны сделки вправе договориться, что ошибочно выставленные документы не несут последствий. И оформить такую договоренность соглашениемПисьмо ФНС от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@.

Хранение и передача ЭД

Документы с контрагентами, подписанные квалифицированной электронной подписью (простой и (или) неквалифицированной с учетом требований к их оформлению), можно хранить на серверах или в специализированных электронных архивах с помощью специальных программ, использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Сроки хранения для ЭД те же, что и для бумажных документовп. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Например, пятилетний срок предусмотрен для хранения договоров возмездного оказания услуг (консультационных и информационных), первичных учетных документов и регистров бухучета. Документы по личному составу должны храниться до 75 лет. Для налоговых документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, общий срок хранения ограничен 4 годами. Специальные сроки хранения документации установлены для подтверждения убытка, амортизационных отчислений и расходов на обучение работникап. 4 ст. 283, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

Внимание

Отсутствие документации в течение установленных сроков хранения влечет наложение штрафа на должностных лиц — от 5000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от года до 2 летч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ. Для организации (предпринимателя) — штраф от 10 000 до 30 000 руб.пп. 1, 2 ст. 120 НК РФ

По запросу налоговой можно представлять электронные документы по каналам ТКСп. 2 ст. 93 НК РФ. Но только те из них, форматы передачи которых по каналам ТКС утверждены ФНСПисьмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@. Например, договор (соглашение, контракт, дополнения, изменения), акт приемки-сдачи работ (услуг), товарно-транспортную накладную, товарную накладную (ТОРГ-12), счет-фактуру и др. Если же электронный формат документа не утвержден ФНС, то он представляется на бумажном носителе в виде заверенной копииПисьмо ФНС от 29.02.2016 № СД-3-3/808. Заверять печатью и подписью электронный документ, направленный по ТКС, не требуется, поскольку он подписан электронной подписьюПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421.

* * *

Если у вас еще нет электронного документооборота, но вы готовы начать его вести, то:

•во-первых, проверьте, кто из ваших контрагентов уже имеет опыт обмена электронными документами;

•во-вторых, приобретите необходимый программный пакет (платформу ЭДО), а также оборудование для его функционирования (сетевое оборудование, сервер и др.);

•в-третьих, заключите договор с оператором ЭДО;

•в-четвертых, купите сертификат ЭП, если это необходимо.

Источник

В СБИС есть решения ЭДО для любого направления деятельности. Обмениваться документами можно внутри компании, с клиентами, контрагентами и контролирующими органами. Выстроенные цепочки экономят время, деньги и другие ресурсы предприятия.

Как утвердить или отклонить входящий документ

В СБИС Плагин и в центр уведомлений придет оповещение о входящем документе от контрагента.
Зайдите в раздел «Документы/Входящие».
Подключите носитель с электронной подписью к ПК.
Откройте документ.

Картинка с сайта: saby-sbis.ru
Просмотрите реквизиты, суммы, даты. Значок показывает, что документ подписан ЭЦП. Кликните его, если нужно узнать, кто именно поставил подпись.

Картинка с сайта: saby-sbis.ru
По кнопке «Утверждение» отметьте решение:
— «Утвердить», если во вложении все верно и замечаний нет;

Картинка с сайта: saby-sbis.ru

— «Отклонить», если ни один документ не подлежит утверждению;

Картинка с сайта: saby-sbis.ru

— если нужно утвердить часть вложений, выберите их и нажмите «Утвердить»;

Картинка с сайта: saby-sbis.ru

— если отклоняется часть вложений, выберите их, в поле «Комментарий» напишите причину или добавьте один из прежних комментариев и кликните «Отклонить».

Картинка с сайта: saby-sbis.ru

Документы будут на этапе «Утверждение», пока отметку не получат все файлы пакета.

Как аннулировать документ

Входящие и исходящие документы можно аннулировать, если они потеряли актуальность. Например, если партнер отправил вам реализацию, но не смог поставить товар.

Инициировать отмену может любая сторона, но подписать запрос должны все участники. Если документ аннулируется, это относится ко всем его версиям. Если же аннулирование одобрено только одной стороной, оригинал испорчен или потерян, это сделку не отменяет.

Внимание.
Если документ признан недействительным всеми участниками, дальнейшая редактура или проводка невозможна.

Как утвердить или отклонить запрос на аннулирование

Признать недействительным можно комплект документов или его отдельные файлы.

Откройте документ в разделе «Документы/Входящие» или «Заказы/Поставки».
На вкладке «Документы» посмотрите, что контрагент предлагает аннулировать.

Картинка с сайта: saby-sbis.ru
Подтвердите или отклоните: щелкните «Аннулирование», отметьте «Документ аннулирован» или «Аннулирование отклонено».

Если запрос отклоняется, добавьте комментарий. Контрагент получит документ с отказом.

Как согласовать документ

В СБИС можно согласовать файл разными способами:

по документу — то есть из любого документа;
с подтверждением электронной подписи — согласование самого документа, например счета на оплату с запросом ЭЦП;
на этапе — то есть этап согласования настроен в бизнес-процессе.

Обязательно нужно два участника: тот, кто запрашивает, и тот, кто согласует.

Как запросить согласование

На этапе — отправьте документ на согласование, если оно зафиксировано в бизнес-процессе.
По документу — если документ есть в СБИС.

Картинка с сайта: saby-sbis.ru

С ЭЦП — самая высокая надежность. Документ виден только тем, у кого есть доступ к файлу или диалогу по нему.

Как запросить согласование - Изображение 2

Источник

Большинство пользователей на стороне организаций и госорганов использует системы на базе 1С:Предприятие. И как наиболее популярная и проверенная временем 1С регулярно на своей платформе предлагает инструменты как для автоматизации внутренних процессов, так и для организации внешнего электронного документооборота (ЭДО).

Тарифы на ЭДО в 1С

Что такое 1С-ЭДО

Каждый пользователь систем бухгалтерского учета на базе 1С:Предприятие фактически обладает всеми нужными инструментами для электронного документооборота с контрагентами. В базы встроен сервис 1С-ЭДО — совместный продукт фирмы 1С и операторов ГК Астрал и Такском.

В отличие от сторонних сервисов, нет необходимости устанавливать дополнительный софт или оплачивать интеграцию с 1С, 1С-ЭДО уже полностью интегрирован и обновляется вместе со всей базой.

Это готовый набор встроенных в 1С инструментов для обмена юридически значимыми документами с контрагентами, с прозрачной тарификацией, регулярной поддержкой и обширной базой знаний от разработчика.

Основные тарифы на ЭДО в 1С

Тарификация 1С-ЭДО в отличие от большинства аналогичных сервисов идет по пакетам, а не за каждый документ. Это позволяет значительно экономить, отправляя контрагентам счет-фактуру с прилагающимися документами, как встроенными в базу, так и произвольными файлами. Если же отправить документ пакета отдельно, сервис распознает комплект и объединит отправки в пользу пользователя.

Стоимость 1 пакета в сервисе 1С-ЭДО от 1,8 рублей до 10 рублей.

В сервисе предусмотрены постоплатный и предоплатный формат работы. Предоплатные тарифы более выгодны и подойдут клиентам, которые готовы оценить количество отправляемых документов за период (в месяц или в квартал). Постоплату чаще выбирают компании на старте работы, с сезонным бизнесом или в других ситуациях, когда спрогнозировать объем документооборота затруднительно.

При этом чем больше пакетов, тем дешевле обходится каждая отправка. Все входящие документы бесплатно для получателя.

Есть также пакеты 1С-ЭДО почти во всех регулярных подписках. Так, при использовании КП ПРОФ — договора ИТС для регулярной поддержки программ 1С:Предприятие — пользователь уже может отправлять 100 пакетов документов в месяц, все входящие при этом останутся бесплатными и безлимитными на прием и подпись.

Еще один позитивный момент — фирма 1С ввела годовые предоплатные тарифы с возможностью сохранить неиспользованный трафик при непрерывном продлении подписки на сервис. Это также будет выгодно клиентам, которые пока не уверены в количестве отправляемых документов. Можно взять минимальный пакет или настроить имеющийся в подписке и оценить преимущества уже интегрированного в программу сервиса ЭДО.

При этом мы предоставляем всестороннюю поддержку пользователям сервиса 1С-ЭДО, как в составе подписок, так и с пакетами отправок без дополнительной оплаты. Независимо от выбранного партнера 1С, пользователям доступна поддержка оператора Калуга-Астрал и обширная база знаний по настройке и работе сервиса.

Подключить 1С-ЭДО за 0 руб.

Полный цикл подключения к ЭДО от Сервис-партнера 1С. Тарифы минимально рекомендованные вендором от 250 руб. в месяц

Пошаговая инструкция по настройке ЭДО

Настройка и регистрация в сервисе 1С-ЭДО — это операция фактически в «один шаг».

Для обмена юридически значимыми документами нужны:

программа для криптографической защиты данных — КриптоПРО;
электронная подпись любого оператора, выданная Удостоверяющим центром, или ЭП на физлицо с машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Эти средства понадобятся для работы с любым сервисом с таким функционалом. В WiseAdvice-IT мы рекомендуем использовать 1С:Подпись или сервисы ГК Астрал. Также наши специалисты сопровождают на каждом этапе оформления ЭП, МЧД и заказа КриптоПРО, оказывают дальнейшую поддержку ЭДО в 1С.

Когда все необходимые инструменты готовы:

1. Заходим в карточку организации и вверху нажимаем на кнопку «ЭДО», а затем — «Подключить организацию».

2. Откроется окно помощника подключения ЭДО, где выбираем сертификат, установленный на компьютере.

3. После нажатия на кнопку выбора сертификата откроется окно с доступными сертификатами, выбираем необходимый для данной организации.

4. Нажимаем «Далее», откроется окно с данными сертификатами, в нем вводим пароль от сертификата, если он есть. Если его нет, оставляем поле пустым и кликаем кнопку «Выбрать».

5. После выбора сертификата — снова «Далее», в новом окне заполняем e-mail для получения рассылки о пришедших документах и параметры оповещений.

6. Заполняем поля «Назначение учетной записи» и «Описание учетной записи», соглашаемся с условиями использования и нажимаем кнопку «Подключить».

7. После подключения программа выдаст оповещение.

Сервис настроен и готов к использованию. В 1С-ЭДО можно попасть из любого первичного документа или из разделов Закупки, Продажи.

Поддержка ЭДО в 1С

Команда профильных экспертов по электронному документообороту в 1С. Своя Линия консультаций. Для клиентов на ИТС ПРОФ — 0 руб.

Советы по оптимизации затрат на ЭДО

Как экономить с помощью сервиса 1С-ЭДО

Если компания все еще использует бумажный документооборот, то выгода наиболее очевидна. Стоимость отправки одного комплекта документов на бумаге колеблется от 50 до 300 рублей в одну сторону. И это без учета необходимости выделить время и трудовой ресурс на то, чтобы отнести документ между кабинетами, на подпись, отследить его местонахождение, подшить в архив и хранить предусмотренное законодателем время.

Рассмотрим тарифы 1С-ЭДО и примеры их максимально экономичного использования.

Пример 1. Компания использует 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление нашей фирмой в сервисе 1С:Фреш с тарифом ПРОФ. В тариф уже включены 100 отправок пакетов контрагентам, входящие пакеты бесплатны. Клиент отправляет через сторонний сервис 180 документов в месяц в среднем и платит за каждый, дополнительно ежегодно оплачивая модуль интеграции.

Чтобы оценить требуемый объем тарифа, есть два варианта:

Проанализировать состав отправляемых документов, чтобы понять какие из них были бы объединены в пакет сервисом от 1С. Предположим, что получилось 120 пакетов в месяц (УПД, УПД+акты сверок, УПД+счет), то есть нужно «докупить» 20 пакетов в месяц или 240 в год. В таком случае к основному пакету Фреш ПРОФ достаточно будет приобрести 200 комплектов на год и продлить тариф после расходования. Стоимость дополнительного пакета будет всего 10 рублей!
Остаться в рамках пакета Фреш ПРОФ 100 пакетов в месяц и вместе с партнером 1С по истечении месяца выбрать нужный пакет ЭДО. Тогда первый месяц будет работать постоплатный формат сверх лимита в составе подписки.

Пример 2. Компания только открылась и для ведения бухгалтерского учета приобрела 1С:Бухгалтерия Базовая версия. Для сдачи отчетности директор организации получил электронную подпись в ФНС. Такому клиенту мы предлагаем сразу подобрать подходящий тариф 1С-Отчетность, а при настройке бесплатно подключить и настроить 1С-ЭДО. Компания сможет отправлять до пяти документов в месяц бесплатно без приобретения пакета. Когда бизнес вырастет, увеличится документооборот, можно будет подобрать наиболее выгодный тариф. Здесь также может подойти тариф СтартЭДО или СтартРитейл, в которые входят 20 пакетов документов в месяц, а также 1С:Подпись для приходящего бухгалтера.

Приглашения контрагентам, в том числе в роуминге (то есть другим операторам), консультации федеральной технической поддержки, база знаний не требуют дополнительной оплаты.

Подключим 1С:Подпись

Оформление сервиса в WiseAdvice-IT «под ключ» — 2000 руб. Для наших клиентов на ИТС — первая подпись бесплатно

Как отправить документ по ЭДО в 1С — пошаговая инструкция

1. Чтобы отправить электронный документ, заходим в карточку документа, сверху кликаем «ЭДО». Далее появляется две функции на выбор «Просмотреть электронный документ» и «Отправить электронный документ». Первый вариант откроет предпросмотр отправляемого документа для проверки корректности, второй вариант сразу отправит документ контрагенту.

2. При выборе первого варианта нажимаем кнопку «Подписать и отправить» после проверки данных.

3. Для обновления документов 1С-ЭДО нажимаем кнопку «Отправить и получить».

4. Для приема документов в папке «Входящие» выбираем необходимый документ.

5. Открываем его, проверяем корректность и утверждаем, если заполнен правильно. Если такого документа 1С не обнаружит в базе, то предложит создать на основании входящего по ЭДО.

6. Завершенные обмены документами находятся на вкладке «Архив ЭДО» и отсортированы по категориям.

7. При возникновении вопросов с отправкой, получением или распаковкой пакетов ЭДО пользователь может обратиться в техническую поддержку оператора или к своему обслуживающему партнеру 1C.

Как начать работу в 1С-ЭДО

1С-интегратор WiseAdvice-IT предлагает помощь в подборе тарифа, настройке сервиса и поддержке в процессе использования. Наши специалисты помогут подготовить рабочее место, настроить сервис, прикрепить электронную подпись, приобрести и установить лицензию КриптоПРО. Мы предлагаем клиентам безлимитную поддержку на всех этапах использования сервиса.

Обратитесь за консультацией по ЭДО, и мы поможем не только подобрать тариф, но и оптимизировать затраты на документооборот в вашей компании.

Реклама: ООО «Автоматизация — услуги и проекты», ИНН 7721601681, erid: 2W5zFHor4EU

Источник

Электронный документооборот играет важную роль в бизнесе и государственной сфере. Расскажем, как компаниям и ИП перейти на ЭДО.

Содержание

Что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен
Подключение к ЭДО — пошаговая инструкция
- Внесение изменений в учетную политику
- Составление схемы документооборота
- Выбор подходящего технического решения
- Подключение контрагентов
- Получение электронной подписи
- Сроки перехода на ЭДО
- Что потребуется для подключения к ЭДО
- Регистрация в личном кабинете ЭДО
- Получение электронной подписи в ИФНС
Как работает электронная подпись
Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать
Запомните

Что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами посредством интернета. С помощью ЭДО бухгалтеру проще обработать большое количество документации, подготовить отчетность, избегая бумажной волокиты.

Благодаря ЭДО можно мгновенно обмениваться первичными документами, договорами, письмами, сдавать отчеты, проводить платежи, подписывать документы, хранить их в электронном архиве, при этом иметь доступ к ним с любого устройства.

Преимущества ЭДО:

Экономия времени. Заполнять документы в электронном виде быстрее, чем в бумажном.
Экономия денег. Уменьшаются расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Это особенно важно для малых и средних предприятий, которые могут сэкономить значительные суммы, перейдя на электронный обмен документами.
Оперативность. Документы можно подписать и отправить в любой момент с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.
Конфиденциальность. Благодаря использованию цифровых подписей и шифрования данных документы защищены от несанкционированного доступа и подделки. Это особенно актуально в государственной сфере, где требуется высокий уровень безопасности и конфиденциальности.
Минимизация рисков, связанных с передачей и хранением бумажных документов.

Несмотря на преимущества, многие компании и ИП все еще не принимают участие в электронном документообороте. Одна из причин — недостаточная осведомленность о возможностях и преимуществах ЭДО.

Подключение к ЭДО — пошаговая инструкция

Рассмотрим каждый шаг.

Внесение изменений в учетную политику

Учетная политика компании должна учитывать особенности работы с электронными документами. Это важно для обеспечения надежности и контроля цифровой документации, а также для соблюдения законодательства и нормативных требований.

Составление схемы документооборота

Если в организации уже существует установленный порядок работы с документами, следует также разработать регламент по работе с ЭДО. Необходимо определить, какие сотрудники будут заниматься работой с документами — редактированием, согласованием и подписанием.

Выбор подходящего технического решения

Подходящее техническое решение для организации работы выбирается на основе утвержденной схемы ЭДО — веб-версии или интеграции.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО. Это приложение с пользовательским интерфейсом, обеспечивающим доступ к функциям ЭДО через веб-браузер. Веб-версия позволяет пользователям работать с электронными документами непосредственно в онлайн-режиме.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует компания. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

При таком подходе работа с электронными документами носит более замкнутый характер и интегрирована в уже используемые бизнес-процессы. Интеграционное решение позволяет компаниям полностью интегрировать ЭДО в свою существующую систему управления, что обеспечивает более эффективное управление бизнес-процессами и повышает производительность. Однако интеграция может потребовать значительных затрат на комплексную адаптацию существующей системы.

Способы интеграции:

через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы;
с помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами;
через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы;
с помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Выбор подходящего технического решения, будь то веб-версия или интеграция, зависит от особенностей компании и ее потребностей. Веб-версия — это простота использования и легкость внедрения, в то время как интеграция позволяет глубже интегрировать системы и оптимизировать бизнес-процессы.

В конечном итоге правильный выбор зависит от стратегии и целей компании в области электронного документооборота.

Подключение контрагентов

Важным шагом в процессе перехода на электронный документооборот является убеждение клиентов и партнеров в необходимости принимать и подписывать электронные документы. Без их участия все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными.

Необходимо достичь соглашения с контрагентами о том, что они будут получать документацию только в электронном формате.

Получение электронной подписи

Для обеспечения безопасности ЭДО желательно работать только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подробнее про электронную подпись для ЭДО расскажем в следующих разделах.

Сроки перехода на ЭДО

Небольшим фирмам требуется 1-2 недели, чтобы перейти на электронный документооборот. Крупным со множеством филиалов нужно больше времени, чтобы успешно реализовать процесс — от 3 месяцев до года.

Что потребуется для подключения к ЭДО

Выберите поставщика услуг электронного документооборота. Существует множество компаний, предлагающих такие услуги. Ознакомьтесь с условиями каждого поставщика. Выберите того, чьи услуги наиболее подходят вашей компании.
Заключите договор. В договоре c поставщиком услуг ЭДО должна быть отражена вся необходимая информация о вашей компании и условиях обмена электронными документами.
Зарегистрируйтесь в системе. Заполните регистрационную форму, предоставьте необходимые документы и данные о компании.
Настройте систему. После регистрации в системе ее нужно настроить в соответствии с потребностями компании: установить типы документов, с которыми придется работать, указать права доступа для сотрудников. При необходимости можно настроить автоматическую обработку документов и другие параметры.
Обучите сотрудников, которые будут работать с ЭДО.
Протестируйте систему. Перед началом полноценной работы проведите тестирование всех функций и возможностей системы, чтобы убедиться, что все работает без сбоев и соответствует необходимым требованиям.
Начните работу. После успешного тестирования можно начинать полноценную работу с ЭДО, следуя инструкциям, предоставленным поставщиком. Если поставщик предоставляет бесплатные обучающие материалы и консультационную поддержку при возникновении вопросов, стоит этим воспользоваться.

Регистрация в личном кабинете ЭДО

Для непрерывной работы с онлайн-сервисом необходимо пройти регистрацию в едином личном кабинете. Регистрация может быть выполнена двумя способами:

через единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА);
при помощи сертификата электронной подписи.

Оба варианта обеспечивают безопасность персональных данных пользователя и гарантируют конфиденциальность информации, передаваемой посредством системы.

После прохождения регистрации и подключения к ЭДО пользователь получит полный доступ к функционалу системы оператора ЭДО, включающему:

создание, отправку и прием электронных документов;
контроль и управление документооборотом;
просмотр и архивацию ранее отправленных и полученных документов.

Нужна ли электронная подпись для подключения к ЭДО?

При включении в систему ЭДО возникает вопрос о необходимости использования электронной подписи (ЭП). Для успешного подключения к системе ЭДО обычно требуется ЭП, так как в системе используются электронные документы, которые должны быть подписаны и иметь юридическую силу.

Документы в системе ЭДО подписываются с помощью ЭП, которая может быть:

простой (ПЭП);
усиленной неквалифицированной (УНЭП);
усиленной квалифицированной (УКЭП).

Для подключения к системе ЭДО лучше всего использовать УКЭП. Этот вид подписи наиболее защищен и отвечает высоким требованиям надежности и безопасности.

Получение электронной подписи в ИФНС

Чтобы получить электронную подпись в ИФНС, следуйте нескольким шагам:

Запишитесь на прием в налоговую инспекцию.
Купите защищенный носитель (флешку).
Подготовьте документы — паспорт руководителя, ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ), приказ о назначении руководителя, сертификат соответствия на носитель ключевой информации.
Заполните заявление на получение КЭП.
Посетите ИФНС для подписания документов.
Отдайте носитель сотруднику ИФНС и получите ЭЦП.

С 1 сентября 2023 года электронную подпись от имени компании может получить только руководитель. Остальным сотрудникам понадобятся специальные машиночитаемые доверенности (Федеральный закон от 30.12.2021 N 443-ФЗ).

Индивидуальный предприниматель в бизнес-правоотношениях должен применять квалифицированную электронную подпись, выданную ему как ИП. Пользоваться подписью, оформленной на обычное физлицо, нельзя (Письмо ФНС от 15.06.2023 N ЕА-3-26/7867@).

Как работает электронная подпись

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», юридическая сила ЭП связана с ее типами: простой, неквалифицированной и квалифицированной подписью. Возможно применение любой из них для подписания документов, но с уточнениями:

Простая подпись (ПЭП) состоит из сведений, прикрепленных к электронному документу, и позволяет идентифицировать его автора. Юридическая сила простой подписи ограничена и не дает автору полномочий подписывать документы с особыми требованиями к надежности электронной подписи.
Неквалифицированная подпись (НЭП) — простая подпись, усиленная с использованием средств, которые позволяют подтвердить достоверность данных подписи. Неквалифицированная подпись имеет большую юридическую силу, но она не может использоваться для подписания документов, требующих квалифицированной подписи.
Квалифицированная подпись (КЭП) — самый надежный вид ЭП, который соответствует определенным требованиям, установленным законом. Для получения КЭП требуется прохождение процедуры идентификации, подтверждение личности и сертификация ключа подписи у аккредитованного удостоверяющего центра. Квалифицированная подпись имеет наивысшую юридическую силу и может использоваться для подписания документов с особыми требованиями и правовыми последствиями.

Выбор типа ЭП зависит от требований, предъявляемых к документам, а также уровня надежности, который требуется для подтверждения авторства и целостности электронных документов.

Независимо от выбранного типа подписи, использование ЭП согласно закону N 63-ФЗ позволяет обеспечить юридическую силу электронных документов в судебных и других официальных процедурах.

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать

Система ЭДО широко применяется коммерческими компаниями с помощью операторов, которые ее организуют. Однако некоторые организации предпочитают обмениваться электронными документами через обычную электронную почту, отказываясь от услуг операторов ЭДО.

Преимущества работы через операторов ЭДО:

Безопасность и защита данных. Операторы обладают специальными техническими средствами и навыками, чтобы обеспечивать конфиденциальность и целостность электронных документов. Они предоставляют возможности шифрования и подписания документов, что гарантирует их безопасную передачу и исключает возможность подделки. Компании, выбирающие операторов ЭДО, могут быть уверены в сохранности своих документов и информации.
Эффективность и скорость обмена документами. Операторы предоставляют современные технологические решения, позволяющие автоматизировать процессы обработки и передачи документов. Компании могут значительно сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций, таких как печать, сканирование и доставка документов. Обмен документами происходит мгновенно, что способствует ускорению бизнес-процессов.
Универсальность и совместимость. Операторы обеспечивают возможность обмена документами с различными партнерами и клиентами, использующими разные системы и форматы. Это делает систему ЭДО простой в использовании и позволяет эффективно взаимодействовать со всеми участниками бизнес-процессов. Компании, предпочитающие обмен электронными документами через обычную почту, рискуют столкнуться с проблемой несовместимости и сложностями в обработке документов разных форматов.

Таким образом, система ЭДО через операторов предоставляет немало преимуществ по сравнению с обычной электронной почтой. Коммерческие компании, стремящиеся к повышению качества своих бизнес-процессов, найдут в лице оператора ЭДО надежного партнера и незаменимый инструмент для успешного ведения деятельности.

Документы, отправленные через систему ЭДО и подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные оригиналы, имеющие собственноручную подпись.

При подключении к оператору электронного документооборота не требуется заключение договора. Достаточно зарегистрироваться в системе ЭДО, загрузить сертификат ЭП и оплатить тариф. Основные заботы перекладываются на оператора, который уведомляет ФНС о вашем присоединении к обмену, следит за соответствием форматов и гарантирует соблюдение законодательства.

В России существует несколько десятков подобных сервисов, например:

Контур.Диадок;
СБИС;
Калуга.Астрал;
Инфотекс Траст.

Выбирают оператора на основе качества оказываемых услуг, скорости реакции техподдержки, наличия помощи в подключении контрагентов, предлагаемых возможностей и консультантов-аналитиков, которые готовы помочь внедрить сервис в работу.

Запомните

Применять ЭДО можно к любой документации, корреспонденции.

При подключении к электронному документообороту необходимо выбрать подходящее техническое решение, обучить сотрудников, договориться с контрагентами, получить электронную подпись и т. д.

Документы, отправленные через систему ЭДО и подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные оригиналы, имеющие собственноручную подпись.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней
бесплатно

Источник