Инструкция по работе в сбис эдо

Электронный документооборот, или ЭДО — современная технология для дистанционного обмена документами между сторонами бизнес-процессов. По ЭДО передают договоры, счета-фактуры, первичную документацию. Такие документы считаются юридически значимыми, потому что их подписывает руководитель собственной электронной подписью.

СБИС поддерживает электронный документооборот для разных видов деятельности. Система поддерживает автоматизированный обмен документами с органами контроля, бизнес-партнерами и внутри компании. Даем подробную инструкцию, как работать с ЭДО в СБИС, как подписывать в СБИС документы и аннулировать их.

Как работать с ЭДО в СБИС

Чтобы начать вести ЭДО в СБИС, пройдите регистрацию или авторизуйтесь в системе и войдите в личный кабинет. В нем пользователи могут загружать и отправлять файлы разных форматов, следить за статусом их обработки.

ЭДО в СБИС работает только при наличии у клиента электронной подписи (ЭП). Она подтверждает, что документы юридически значимы. Чтобы получить ЭП, нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Например, в «Бизнес легко» оформляют подпись за 10–15 минут.

Как создать и отправить документ

Чтобы создать новый документ в СБИС, действуйте по инструкции:

1. Авторизуйтесь, подключите ЭП и настройте компьютер для работы с ней.
2. Выберите «Документы» → «Исходящие».
3. По клику на «+» выберите, что нужно создать.
   

   Картинка с сайта: biz-l.ru

4. Проверьте свои данные в графе «Отправитель» и добавьте информацию о покупателе.
5. Если с покупателем уже подписан договор, добавьте информацию о нем.
6. Проставьте дату, когда будет исполнен документ, если нужно — прокомментируйте решение.
7. Пропишите предусмотренные контрактом дополнительные товары и услуги, если они есть.
8. Выберите меню «Документы» и прикрепите электронный документ или скан бумажного бланка. Количество прикрепленных файлов не ограничено, но они не должны весить больше 100 МБ.
   

   Картинка с сайта: biz-l.ru

9. Нажмите на символ и проверьте файл. Исправьте найденные неточности и отправьте документ.

Как утвердить или отклонить документ

1. Откройте входящий документ через вкладку «Документы» → «Входящие».
   

   Картинка с сайта: biz-l.ru

2. Проверьте даты, реквизиты и суммы в открытом файле. Символ указывает, что документ подписан цифровой подписью. Если нажать на него, вы сможете узнать, кто подписал документ.
3. Зайдите в меню «Утверждение». Если файлы не нужно корректировать, нажмите «Утвердить».
4. Если принимаете только некоторые файлы из пакета, отметьте документы, которые прошли утверждение, и выберите «Утвердить».
5. Выделите вложения, которые нужно отклонить, опишите причины в комментарии и кликните «Отклонить».

Как аннулировать электронный документ

Если отдельные документы перестанут быть актуальными для обеих сторон, их аннулируют. Если аннулирование одобрит только одна из сторон, сделка не отменится. Для аннулирования нужны подписи обеих сторон. После этого документ закроется для редактирования и проводок.

Аннулировать документ получится, только если партнер не успел отклонить файл. Вот как это сделать:

1. Откройте меню «Бизнес» → «Продажи» → «CRM» → «Реализации» или «Документы» → «Исходящие».
   

   Картинка с сайта: biz-l.ru

2. Выберите и откройте нужный файл.
3. Выберите , разверните пункты меню и поставьте отметку «Аннулировать».
4. Если хотите аннулировать вложение, выберите вкладку «Документы» и отметьте нужные файлы. Затем разверните меню и выберите пункт «Аннулировать».
5. Опишите причину отмены документа в меню «Комментарий» и снова отметьте «Аннулировать».
6. Система СБИС автоматически создаст соглашение, подпишет его ЭП компании и направит контрагенту на утверждение. Вторая сторона получит извещение и сможет подтвердить или отклонить аннулирование. Инициатору отмены тоже придет сообщение, когда поменяется статус соглашения.

Как отменить в СБИС документ по инициативе партнера:

1. Откройте вкладку «Документы» и просмотрите, какие файлы контрагент намерен отменить.
2. Выберите одно из действий: аннулирование или отклонение аннулирования. Для отклоненных запросов нужна причина отказа.

Служебные документы в СБИС

СБИС автоматически создает служебные документы-уведомления. Например, о получении, отправке и подписании документа. Их можно скачивать, распечатывать, сохранять в виде вложения в карточке основного документа. Чтобы просматривать такие уведомления, нужно открыть документ, перейти на вкладку «Лента», кликнуть значок принтера и выбрать «Служебные документы».

Если к компьютеру подключают носитель ЭЦП или устанавливают на него программу «СБИС Коннект», то служебные документы прикрепляются в личный кабинет пользователя автоматически.

Как согласовать электронный документ

Для согласования документа необходимо участие обеих сторон: запрашивающей и согласующей. Есть несколько способов согласовать файл в СБИС:

1. По документу. Нажмите кнопку «Согласование», напишите комментарий и выберите, что нужно сделать с документом: назначить другому работнику, согласовать или отклонить.
   

   Картинка с сайта: biz-l.ru

2. С запросом на подтверждение ЭЦП. В документе выберите , нажмите «Подписать» и подтвердите операцию. Другой вариант: выберите действие «Подписать» в обсуждениях документа.

Как отправить отчет в военкомат

Прежде чем направлять в военкомат отчеты, получите в ведомстве перечень, рекомендации по заполнению документов и уточните, когда нужно их сдать. В СБИС есть основные виды отчетов.

Сведения об изменении личных данных — сдаются в течение пяти рабочих дней с даты корректировки данных работника. Сформировать и отправить отчет нужно в СБИС бухгалтерия из раздела «Сотрудники» → «Воинский учет». В списке сотрудников отметьте людей, данные которых изменились, и выберите «Распечатать». По отдельным организациям и военкоматам будут сформированы отдельные отчеты.

Картинка с сайта: biz-l.ru

Списки для сверки с военкоматом — сдаются в течение двух недель с даты получения запроса. Зайдите в раздел «Сотрудники» → «Воинский учет», выберите → «Списки для сверки с военкоматом».

Картинка с сайта: biz-l.ru

Затем:

• выберите нужную организацию и укажите военкомат;
• отметьте нужную группу сотрудников;
• если формируете отчет с учетом филиалов, поставьте флажок «Включая филиалы»;
• выберите опцию «Построить»;
• проверьте документ и распечатайте его.

Карточку учета организации (форму 18) необходимо сдавать не позже 31 декабря текущего года. Для этого:

• выберите «Сотрудники» → «Воинский учет»;
• выберите → «Карточка учета организации (форма 18)»;
• выберите организацию, настройте дату;
• выберите «Построить»;
• проверьте документ и распечатайте его.

Контрагенты

Даже если ваш контрагент не подключен к ЭДО, вы сможете направить ему цифровой документ из СБИС. Контрагент получит файл на электронную почту и сможет скачать его в формате PDF и подписать ЭЦП.

Прежде чем обмениваться с партнерами и госорганами цифровыми документами, проверьте, какой формат обмена указан в договоре. Если контракт предусматривает только бумажный документооборот, нужно будет заключить с контрагентом допсоглашение об ЭДО.

Как найти в СБИС контрагентов

Чтобы найти действующую компанию, зайдите в раздел «Компании» и воспользуйтесь строкой поиска или разделами справочника. Алгоритм настроен так, чтобы искать действующие организации.

Картинка с сайта: biz-l.ru

Чтобы начать искать, вбейте в строку поиска известную вам информацию о компании или ее часть, например:

Картинка с сайта: biz-l.ru

• название компании — полное или сокращенное;
• адрес организации — фактический или юридический;
• один из контактов: телефонный номер, адрес сайта или электронной почты;
• один из реквизитов: ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО;
• идентификатор электронного документооборота — если организация была подключена к ЭДО;
• БИК — если вам нужны данные банка;
• наименование товарного знака.

Как проверить контрагентов

В сервисе СБИС клиенты могут найти полную информацию о любом контрагенте. Перейдите в меню «Компании», откройте карточку ИП или юрлица и перейдите в раздел «Сведения». В нем отобразится информация о владельцах организации, ее финансовом положении и другие данные.

Картинка с сайта: biz-l.ru

Как отправить приглашение контрагенту в СБИС

Если вы хотите отправлять контрагенту цифровые документы, пришлите ему приглашение подключить ЭДО в СБИС. Вот как это можно сделать:

1. Из карточки компании. Найдите партнера в разделе «Компании» по ИНН или КПП. Откройте его карточку и выберите → «Пригласить в СБИС». Проверьте свои данные, впишите электронную почту партнера и отправьте ему приглашение.
2. Из документа. Создайте на имя контрагента новый документ, заполните его и выберите «Saby СБИС». Партнер получит письмо со ссылкой на скачивание документов и предложение присоединиться к СБИС. Если контрагент примет или отклонит приглашение, отправитель получит сообщение.

Аналогично принимают приглашения от контрагентов в СБИС.

СБИС: акт сверки с контрагентами

СБИС поддерживает функцию обмена актами сверки с партнерами по ЭДО. Чтобы обменяться актами, зайдите в раздел «Документы» → «Акты сверок» → «+» → «Исходящий акт сверки» и действуйте по инструкции:

Картинка с сайта: biz-l.ru

1. Проверьте данные отправителя. Чтобы отредактировать название организации, кликните ее название.
2. Заполните даты, по которым хотите сверить взаиморасчеты и данные контрагента.
   

   Картинка с сайта: biz-l.ru

3. Выберите «Загрузить из учетной системы», чтобы загрузить готовый акт сверки из 1С.
4. Выберите «Добавить», чтобы прикрепить документ формата PDF, XML, XLS или DOC из другой системы учета.
5. Выберите «Заполнить» и укажите формат, чтобы сформировать акт в СБИС.
6. Отправьте контрагенту сформированный файл.

Работа в СБИС с поставщиками

Для работы с поставщиками в СБИС есть папка «Наших контрагентов». Она пополнится автоматически, если клиент:

• добавил в свой аккаунт организацию;
• указал контактные данные представителей;
• связал филиал и головную организацию;
• закрепил клиента за менеджером.

Если нужной компании нет в списке контрагентов, добавьте ее в ручном режиме.

Как добавить поставщика в СБИС

Как добавить одну организацию через справочник:

1. Зайдите во вкладку «Компании».
2. Наведите курсор на название организации.
3. Кликните и выберите действие «В наши контрагенты».
   

   Картинка с сайта: biz-l.ru

4. Кликните , выберите папку и нажмите «Добавить».
5. Другой вариант: в карточке компании кликните и выберите папку, куда сохранить изменения.

Если вы добавили компанию в меню «Наши контрагенты», но ее не видно в списке, причины могут быть такими:

1. Компания находится в архиве или ее ликвидировали. Чтобы увидеть ее данные, выберите пункты фильтра «Включая ликвидированные» или «Включая удаленные».
2. Компания является вашим дочерним подразделением. Чтобы увидеть ее данные, выберите в фильтре «Включая наши компании».

Как работать с документами от поставщиков

Обмен документами нужен поставщикам и покупателям, чтобы подтвердить факт сделки по оказанию услуг, купле или продаже. Обмен документами устроен так:

1. Покупатель отправляет заполненный бланк заказа поставщику — по ЭДО или другим удобным обеим сторонам способом.
2. После обработки заказа поставщик направляет покупателю подтверждение или отказ.
3. Если поставщик подтвердил заказ, он оформляет документы на продажу и направляет их покупателю.
4. Покупатель получает заказ и документы на него, сравнивает данные в документе и фактически полученный товар. Если всё верно, он утверждает документы и завершает документооборот.
5. Если в заказе выявили расхождение, покупатель может отклонить продажу. Тогда поставщику придет отказ. Поставщик может внести в заказ изменения, чтобы исправить ошибки или оформить его снова.
6. Если покупатель готов принять фактически полученный заказ, ему нужно составить акт о расхождении. В документе прописывают количество товара по факту.
7. Документооборот завершится после того, как поставщик подпишет акт.

Заключение

Лучше разобраться в теме работы со СБИС поможет видеоинструкция. Если вы хотите подключиться к СБИС ЭДО, получить электронную подпись для работы с документами или воспользоваться другими услугами для автоматизации бизнеса, обратитесь к специалистам сервиса «Бизнес легко». Наши менеджеры проконсультируют вас по любым вопросам и будут на связи круглосуточно, чтобы помочь разобраться, как создать или отправить документы.

Как подключиться к ЭДО в СБИС: Пошаговая инструкция

Электронный документооборот (ЭДО) — это современное решение, которое позволяет компаниям значительно упростить обмен электронными документами, сократить временные затраты и минимизировать ошибки. Подключение к ЭДО через СБИС — один из наиболее удобных и популярных способов внедрения цифрового документооборота в бизнес-процессы. Ниже представлена пошаговая инструкция, как подключиться к ЭДО в СБИС и начать работу с системой, после ее покупки.

Первым делом, перейдите на официальный сайт оператора ЭДО СБИС и нажмите на кнопку «Регистрация». Вас встретит интуитивно понятная форма, где нужно будет указать базовую информацию о вашей компании. Введите название организации, контактные данные (телефон, электронную почту), а также другие сведения, необходимые для создания вашего профиля.

После заполнения формы, вам останется только подтвердить регистрацию. Сделайте это, перейдя по ссылке из письма, которое вы получите на указанный вами адрес электронной почты, или с помощью SMS-кода. Можно переходить к следующему шагу!

Для полноценной работы с ЭДО в СБИС вам потребуется электронная подпись (ЭП), которая обеспечивает юридическую значимость электронных документов. Если у вас уже есть ЭП, вы можете подключить её к СБИС. Если же нет, в данной статье мы рассказываем, как получить электронную подпись https://rk72.ru/articles/kak-poluchit-kvalificzirovannuyu-elektronnuyu-podpis/ Настройка рабочего места для работы с ЭП в системе СБИС достаточно проста и удобна через «Запуск мастера настройки СБИС». В любом разделе личного кабинета СБИС нажмите на кнопку «Диагностика места». Мастер предложит установить или обновить необходимое ПО. Установите все компоненты, напротив которых появится значок «галочки», выберете необходимую ЭП.

Важный момент: ЭП должна быть выдана удостоверяющим центром, входящим в сеть доверия Федеральной налоговой службы. Кроме того, ЭП должна быть записана на сертифицированной носитель. Это обеспечивает достоверность и правовую силу подписи, что необходимо для юридической значимости документов в системе ЭДО.

После подключения ЭП и успешной регистрации в системе документооборота, вам предстоит сделать следующий шаг по настройке ЭДО – создать и настроить профиль вашей организации. В разделе «Настройки» — «Профиль организации» необходимо заполнить сведения о вашей компании. Будьте внимательны и убедитесь, что вы ввели правильные данные, включая ИНН, КПП, юридический адрес и другие реквизиты. Завершив заполнение профиля организации, вы готовы к следующему шагу – настройке пользователей и прав доступа к системе электронного документооборота.

В личном кабинете СБИС, в разделе «Настройки» — «Пользователи» необходимо создать учетные записи для всех сотрудников, которые будут работать с ЭДО. На этом этапе важно распределить права доступа, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к тем документам и функциям, которые необходимы для выполнения его задач. СБИС позволяет гибко настроить права доступа, обеспечивая безопасность и конфиденциальность информации.

Система ЭДО позволяет вам создать собственные шаблоны для часто используемых документов. Это значительно упростит и ускорит процесс работы с электронными документами, поэтому в процессе настройки ЭДО не пренебрегайте этой возможностью.

Использование шаблонов в ЭДО, это:

• Экономия времени. Вам не придется заново заполнять все поля каждый раз, когда вы создаете новый документ.
• Использование шаблонов помогает избежать ошибок при заполнении документов, так как все необходимые поля уже заполнены.
• Соответствие стандартам. Вы можете создать шаблоны, соответствующие требованиям законодательства и стандартам вашего бизнеса.

СБИС умеет взаимодействовать с другими информационными системами. Загружайте документы из других программ для отправки контрагентам, контролируйте вход в систему, доступ, права сотрудников и многое другое. С помощью интеграции вы можете обмениваться данными между системами и работать в них одновременно или полностью перевести учет в СБИС.

Когда все настройки завершены, можно переходить к полноценной работе с ЭДО. СБИС предоставляет удобные инструменты для создания, отправки, получения и хранения документов. Следите за уведомлениями в системе, чтобы не пропустить важные события, такие как поступление новых документов или запросы от контрагентов.

Заключение

Подключение к ЭДО в СБИС — это процесс, который требует внимательного подхода и правильной настройки. Следуя приведенной пошаговой инструкции, вы сможете быстро и эффективно внедрить электронный документооборот в свою компанию, отправлять и принимать ваши первые электронные документы. Это позволит вам существенно упростить бизнес-процессы и повысить их эффективность.
Русская Компания предлагает все необходимые инструменты и поддержку, чтобы сделать процесс перехода на ЭДО максимально удобным и безопасным.

Чтобы отправить ЭДО в СБИС, необходимо перейти в раздел «Документы» ➜ «Исходящие», нажать кнопку «+» и выбрать подходящий тип документа, который требуется создать, например, «Реализация».

Картинка с сайта: ktkt.ru

Если в аккаунте СБИС работают несколько организаций, нужно выбрать организацию, от которой хотим отправить документ по ЭДО. Для этого в созданном документе слева от кнопки «Отправить» необходимо найти название организации, кликнуть на него и выбрать компанию из списка.

Картинка с сайта: ktkt.ru

Картинка с сайта: ktkt.ru

Далее необходимо найти в системе ЭДО контрагента, которому будем отправлять данный документ.

1. Нажимаем на раскрывающийся список и переходим в новое окно, содержащее список контрагентов.

2. По умолчанию в списке «Наши контрагенты» показаны организации, с которыми Вы ранее уже обменивались электронными документами.

3. Если Вы планируете отправить документ контрагенту, с которым ранее не обменивались документами по ЭДО, необходимо переключиться на вкладку «Все компании». В поисковом окне ввести ИНН/КПП или наименование организации.

Картинка с сайта: ktkt.ru

Загружаем файл реализации в формате .xml по кнопке «Добавить». Для указания дополнительных сведений, например: грузополучателя, срока поставки, комментария, нажмите кнопку «Еще» и внесите информацию.

Картинка с сайта: ktkt.ru

Если контрагент работает в нескольких системах ЭДО, например, в СБИС и Контур, то существует возможность выбора способа отправки. Для этого необходимо кликнуть на левую часть кнопки «Отправить» и выбрать оператора ЭДО.

Картинка с сайта: ktkt.ru

Если Вы будете отправлять документы контрагентам не в СБИС, а другим операторам ЭДО, то для отправки потребуется приобретение лицензии ЭДО и настройка роуминга.

Для отправки документа нажимаем кнопку «Отправить». В этот момент происходит подписание и отправка документа. Для подписания электронного документа в ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись.

Для просмотра актуального статуса отправленных по ЭДО документов нужно перейти в раздел «Документы» ➜ «Исходящие».

Картинка с сайта: ktkt.ru

Статусы отправленных документов в ЭДО СБИС:

 Документ отправлен, но получатель его не просмотрел.

 Документ просмотрен получателем. Ожидается утверждение.

 Обработка завершена положительно. Получатель утвердил документ.

 Обработка завершена отрицательно. Получатель отклонил документ.

 Получатель прислал запрос на аннулирование уже подписанного документа.

Документ аннулирован обеими сторонами и считается недействительным.

  Отправлено приглашение в СБИС ЭДО