Инструкция по складскому учету материальных ценностей

Склад – это место хранения товарно-материальных ценностей (ТМЦ): сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции. Как правило, складские запасы небольших магазинов ограничиваются площадью самих магазинов, но склады могут находиться и в отдельных зданиях.

Для эффективной организации бизнеса и получения прибыли, хранение ТМЦ на складе и любое их перемещение требуют учета.

Складской учет материалов позволяет предпринимателю всегда знать актуальные остатки в количественном и денежном выражениях. Понимать, когда необходимо пополнить запасы. Какие товары продаются лучше других, а какие неликвидны.

В статье рассмотрим виды и методы складского учета ТМЦ. Расскажем о документах, которые необходимо оформлять при хранении и движении ТМЦ. О том, как контролировать остатки на складе.

Особенности ведения складского учета

Складской учет напрямую связан с бухгалтерским учетом и налоговым учетом. Поэтому все действия с ТМЦ на складе должны сопровождаться оформлением документов по правилам закона. Требования к ведению учета складских запасов устанавливает Приказ Минфина России от 15.11.2019 № 180н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Ранее для складских и бухгалтерских документов существовали обязательные формы. Сегодня каждая коммерческая организация вправе разработать свои шаблоны. Но старые формы, которые будут упомянуты в статье далее, до сих пор пользуются популярностью – они привычны и просты.

Собственные формы разрабатываются бухгалтером, утверждаются приказом руководителя и закрепляются в учетной политике фирмы.

Организация складского учета ТМЦ

Основные операции на складе – поступление ТМЦ, хранение, отпуск и учет ТМЦ. Ответственность за них возлагается на материально ответственное лицо (МОЛ). Это может быть заведующий складом, кладовщик или кто-то другой.

Каждая операция должна фиксироваться оформлением первичных документов, так указано в статье 9 402-ФЗ. Первичные учетные документы юридически подтверждают каждое случившееся действие с ТМЦ, подписываются МОЛ и заверяются подписью бухгалтера. К ним относятся, например, товарная накладная, акт приема-передачи-списания, приходный или расходный товарный ордер и другие.

Обязательного шаблона для «первички» нет, но есть обязательные реквизиты:

• Наименование документа и дата его составления.

• Название ИП или организации – составителя документа.

• Суть события.

• В чем измеряется событие – штуки, литры, килограммы, рубли и т.д.

• Информация об ответственном лице и его подпись.

Первичная документация – это основа для учетных записей, которые вносятся в регистры бухгалтерского учета. Регистры предназначены для хранения и систематизации данных из первичных документов. Выглядят они как таблицы и служат источником для составления бухгалтерской отчетности. Первичные учетные документы и регистры нужно хранить не менее пяти лет после отчетного периода.

С помощью регистров осуществляется оперативный контроль за ТМЦ на складе. Функцию регистра выполняют журналы, различные карточки товаров, складские книги (книги складского учета), справки, ведомости.

Все документы можно оформлять как в бумажном, так и в электронном виде.

Автоматизированный склад даст вам следующие преимущества:

1. Всегда актуальная информация по остаткам на складе — вы знаете, как оптимизировать ассортимент.

2. Контроль персонала на предмет краж — любое перемещение и продажа будут отслеживаться в сервисе складского учета.

3. Повышение эффективности работы сотрудников — в программе вы видите интенсивность выбитых чеков, время открытия и закрытия смены. Видите продажу акционных товаров и товаров, на которые вы ставите план по продажам.

4. Налаженный документооборот — в автоматическом режиме оформляются накладные, акты списания, возврат и др.

Для автоматизации используют специальные товароучетные сервисы.

Виды учета товаров на складе

Складской учет ТМЦ бывает нескольких видов:

• Номенклатурный. Это самый обычный учет – по наименованию, без группировки товаров по признакам. Применяется редко, так как подходит для бизнеса с небольшим ассортиментом, когда достаточно наименования, чтобы отыскать товар.

• Сортовой. Используется, когда принципиально распределение товара по сортам и типам. Такие характеристики, как стоимость товара, дата поступления, срок годности, поставщик в сортовом учете второстепенны. При использовании данного учета легко управлять остатками, но есть и недостатки, например, нельзя выделить товары одного сорта с одинаковой стоимостью.

• Партионный. К учету принимается партия товаров от одного поставщика, сформированная например, по сроку эксплуатации или годности, цене. Каждая партия хранится на складе отдельно.

  Партионный учет подходит для компаний, занимающихся сбытом массовой продукции, например, продовольствия, медикаментов, сбытом сыпучих товаров. Он позволяет оперативно отслеживать остатки, быстро вернуть товар или списать его.

  Главный минус партионного учета – невозможно вести оперативный учет складских запасов по номенклатуре когда остатки учитываются в нескольких картах.

Когда у компании широкий ассортимент, часто партионный и сортовой учет совмещаются.

Документы, которые необходимо оформлять для каждого процесса на складе, зависят от вида складского учета. Если для сортового и номенклатурного метода достаточно заполнять учетные карточки, для партионного и партионно-сортового нужно вести ведомость складского учета. Подробнее о документообороте — далее.

Оформление поступления ТМЦ

Приемка ТМЦ на складе и затем оприходование товаров происходит на основании товарной накладной от поставщика, где указано, что именно за товар прибыл, в каком количестве и на какую сумму.

• При приемке груз обязательно проверяется, и если все соответствует сопроводительным документам, оформляется акт о приемке товаров – ТОРГ-1.

• Если обнаружены расхождения с документами поставщика по количеству и качеству товаров, заполняется форма ТОРГ-2.

• Если сопроводительные документы вдруг отсутствуют, заполняется ТОРГ-4.

• Оформление приходного товарного ордера подтверждает, что поступивший товар принят на учет.

Оформление хранения и перемещения материальных ценностей

Для поступивших на склад товаров оформляются товарные ярлыки по форме ТОРГ-11. Ярлык размещается рядом с местом хранения ТМЦ. На нем отражена информация, позволяющая легко идентифицировать ТМЦ, что очень удобно для инвентаризации.

Если товар перемещается внутри организации, например, между МОЛ или в торговый зал, оформляется накладная по форме ТОРГ-13.

Для номенклатурного и сортового методов учета ТМЦ на складе заполняются карточки складского учета. При учете ТМЦ партионным методом нужно вести аналитическую ведомость. Подробности далее.

Хранение и перемещение ТМЦ при сортовом учете

Сортовой учет ТМЦ ведется с помощью карточки складского учета формы М-17. Карточка заводится на каждую единицу ТМЦ на один календарный год. В нее записываются следующие данные: номер склада (если необходимо), наименование ТМЦ, отличительные признаки (сорт, артикул, марка, размер и другие), номенклатурный номер, количество, единица измерения, стоимость. А также приход, расход и остатки товаров, то есть движение материальных ценностей на складе. В конце года карточка закрывается, остатки на конец года переносятся на первое января следующего года.

Если стоимость изменилась, указывается ее новое значение и дата, с которой она действует.

Сортовой учет ТМЦ включает в себя два метода учета:

• Сальдовый – учет на складе ведется в количественном выражении на основании карточек, а в бухгалтерии – в суммовом (денежном) выражении на основании первичных документов.

• Количественно-суммовой – во всех документах одновременно ведется количественный и суммовой учет.

В первом случае количественные остатки ТМЦ по каждой номенклатурной позиции заносятся в сальдовую ведомость. Чтобы определить сальдо, остатки заносятся на начало и конец выбранного периода. По итогам всех ведомостей оформляется сводная сальдовая ведомость по синтетическим (обобщенным) бухгалтерским счетам, и затем сводная сальдовая ведомость по всему складу.

Во втором случае составляются оборотные ведомости по складу. В бухгалтерии приходные и расходные документы объединяются по номенклатурным счетам, осуществляется подсчет данных отдельно по приходу и расходу за месяц (обороты) и показатели заносятся в ведомость.

Полученные остатки и обороты за месяц обязательно сравниваются с аналогичными показателями в складских карточках.

Вместо карточек можно вести книгу складского учета. На каждый номенклатурный номер в книге открывается лицевой счет, которому выделяется страница. Номера счетов и заполняемые реквизиты такие же, как в карточках складского учета. Книга должна быть прошнурована, а количество листов заверено подписью МОЛ и бухгалтера.

Хранение и перемещение ТМЦ при партионном учете

Учетной единицей в данном случае выступает партия товаров. Каждая партия ТМЦ регистрируется в журнале учета поступающих ТМЦ по форме МХ-5. Порядковый номер в журнале равен номеру партии.

Также на каждую поступившую партию оформляется партионная карта по форме МХ-10. Номер карты соответствует номеру партии. В документе отражаются данные получателя и поставщика, характеристики ТМЦ, акт приемки, акт выбытия и другие.

При партионном учете складских запасов составляется ведомость аналитического учета. Она составляется как сальдовая ведомость, но только по аналитическим счетам бухучета, которые детализируют обобщенные синтетические счета.

Оформление отпуска и списания ТМЦ

Отпуск ТМЦ со склада по причине его продажи другой организации оформляется товарной накладной по форме ТОРГ-12. Обязательные реквизиты: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик, данные о ТМЦ, дата отпуска и другие.

При партионном методе учета в накладной фиксируется номер партионной карты рядом с наименованием товаров. Когда все ТМЦ из одной партии будут отпущены, карта закрывается, а на израсходованные ТМЦ составляется соответствующий акт: по форме МХ-11 приход и расход ТМЦ по партии не совпадает, и по форме МХ-12 если расхождений нет.

Списание ТМЦ из-за брака или порчи происходит по форме ТОРГ-16. В накладной, помимо подробных данных о товаре, указываются конкретные причины списания, документ-основание и подписи всех ответственных лиц, подтвердивших списание.

Автоматизация складского учета

Один из вариантов ведения складского учета — ручной учет в Excel-таблицах. Однако у этого способа есть много минусов:

• риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;

• отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;

• так как все процессы учитываются вручную, легко допустить ошибки в документах.

Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной товароучетной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:

1. Все документы в электронном виде.

2. Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.

3. Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.

4. Программа автоматизирует все складские операции.

Современное и популярное у предпринимателей решение — Товароучетная система Лайтбокс.

Почему предприниматели для автоматизации небольших складов и магазинов выбирают кассу с товароучетным сервисом от Лайтбокс

Товароучетный (ТУ) сервис увстроен во все кассы Лайтбокс. При такой интеграции не нужно вручную заполнять данные в ТУ программе. Поступление товаров на склад, продажи, возвраты — вся информация с кассы попадает в товароучетный сервис автоматически. Также и все изменения в ТУ сервисе сразу же передаются на кассу. Поэтому в кассе всегда актуальная база товаров, с верными ценами. А в товароучетном сервисе — актуальная информация по остаткам. Вы оперативно можете провести инвентаризацию, выборочно проверить количество остатков по определенному товару или сумму денег в кассе.

В товароучетном сервисе есть инструменты для ведения автоматизированного учета на складе и автоматизации магазина:

• Складской учет. Все, что нужно для склада ─ оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков, заказы поставщикам и др. Вы всегда в курсе своих запасов. Знаете, что и сколько закупить в каждую точку.

• Более 50 аналитических отчетов ─ выручка, прибыль, учет продаж, неликвиды, остатки (на определенную дату, за определенный период, по поставщикам), себестоимость остатков магазина на дату и другие.

• Грамотное планирование закупок. Благодаря возможности формировать отчеты по оперативным остаткам в каждой категории товаров вы грамотно планируете закупки.

• Контроль ассортимента и цен. Автоматический расчет цены на единицу или группу товаров при постановке на баланс.

• Быстрая инвентаризация. Достаточно отсортировать остатки по выбранным категориям товаров, выгрузить акт инвентаризации и сверить данные с фактом. По итогам инвентаризации составить акт списания или оформить пересортицу.

• Онлайн-контроль за складом и работой сотрудников. Доступен в личном кабинете из любой точки мира и даже со смартфона. Сокращается количество ошибок и краж.

• Удобное создание базы данных товаров. При поступлении новой партии в базу надо вносить только новые позиции. Подробно о том, как создавать базу товаров, читайте здесь.

• Автоматизация документооборота. Оформление всех необходимых документов, в том числе для ЕГАИС и маркировки. Автоматическое внесение данных поставщиков и покупателей в базу.

• Контроль основных показателей бизнеса в телефоне. Для владельцев кассового сервиса Лайтбокс мы создали специальное приложение LiteBox. Мой бизнес. Просто установите приложение на свой смартфон и просматривайте статистику онлайн по каждой точке продаж. Приложение бесплатно и доступно на любом тарифе.

Онлайн-кассы Лайтбокс интегрированы с сервисами интернет-бухгалтерии Мое дело и 1-С Бухгалтерия. Касса автоматически передает данные о продажах и поступлении товаров в сервис и избавляет от необходимости ручного введения данных. Вам не придется платить штрафы из-за ошибок в документах или несвоевременной сдачи отчетности.

Кассы со встроенным товарным учетом значительно упрощают работу. Все онлайн-кассы Лайтбокс можно взять в аренду за 900 руб./мес или в рассрочку под 0%. Кстати, при аренде кассы Лайтбокс товароучетную систему дополнительно оплачивать не нужно, она уже включена в тариф.

Дата публикации: 06.04.2023

Поступление материалов

ФСБУ 5/2019 «Запасы» не содержит понятия «материалы». Как правило, к материалам относятся:

• сырье, необходимое для производства полуфабрикатов или готовой продукции;
• вспомогательные материалы, которые не входят в готовое изделие, а используются для обеспечения работоспособности оборудования, а также каких-либо технологических нужд;
• ГСМ;
• запчасти;
• тара;
• покупные полуфабрикаты;
• отходы производства;
• прочие.

Материалы относятся к запасам предприятия. Исключением являются случаи, когда материалы:

• предназначены для создания или модернизации внеоборотных активов;
• получены при разборке ОС.

В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.

ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.

О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов».

Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.

Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.

Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.

Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Еще одним способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.

Все вопросы, связанные с ведением учета материалов по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы», рассмотрели эксперты КонсультантПлюс в своем путеводителе.  Чтобы посмотреть рекомендации, получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к указаниям.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).

О форме М-17 подробнее читайте в статье «Карточка складского учета материалов — бланк и образец».

Внутрискладское движение ТМЦ

У некоторых бухгалтеров или товароведов может возникнуть вопрос «Что называется перемещением?». В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация склада. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Порядок заполнения этой формы смотрите в статье «Унифицированная форма № ИНВ-26 — бланк и образец».

О нюансах проведения инвентаризации детально рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+ бесплатно.

Выбытие материалов

Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).

1. Лимитно-заборная карта — документ, предназначенный для отпуска одной номенклатуры материалов в другой склад предприятия или на сторону. Например, для выпечки хлеба нужна мука. В форме М-8 отражается ежедневное списание муки со склада хранения в производство. Данный документ ведется в течение месяца в 2 экземплярах: по одному для отпускающей и принимающей стороны. В карту вносятся данные о количестве отпущенных материалов, которые визируются подписями отпустившего и принявшего МОЛ. В конце периода карты сдаются в бухгалтерию.
2. Требование-накладная выписывается разово на каждый отпуск ТМЦ в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон.
3. Накладная об отпуске материалов на сторону выписывается в результате выбытия материалов в адрес стороннего юрлица (при продаже или, например, передаче материалов как давальческое сырье) или территориально удаленного подразделения компании. Выписывают документ в 2 экземплярах. Если отпуск производился сторонней организации, к форме М-15 необходимо приложить доверенность получателя ТМЦ.

Бланк формы М-15 можно найти в материале «Унифицированная форма М-15 — бланк и образец».

1. При реализации материалов стороннему контрагенту выписывается накладная по форме ТОРГ-12 в 2 экземплярах: 1-й остается у фирмы продавца, 2-й передается покупателю. Если ТМЦ перевозятся автотранспортом, необходимо составить еще и ТТН (форма 1-Т).

О документах, оформляемых при транспортировке, читайте в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами».

Хранение

Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.

В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.

Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.

Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).

По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).

Все данные о количестве и движении ТМЦ фиксируются МОЛ в специальных журналах (МХ-4, -5, -6, -7, -8).

Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:

• «Унифицированная форма № МХ-1 — скачать бланк и образец»,
• «Унифицированная форма № МХ-3 — бланк и образец».

Итоги

Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.

Складские решения для всех направлений

Определение

Этот термин необходим для уточнения постоянного и количественного учета, осуществляемого в помещениях, созданных для хранения товаров. Для реализации привлекаются специальные учетные карты, которые утверждены законом РФ и позволяют свободно фиксировать различные материалы в кладовой. Их заполнением занимается МОЛ (заведующий или кладовщик), подписывающийся составленный договор о трудоустройстве. В этом контракте сразу указываются объемы выполняемой работы и уровень ответственности, который накладывается на работника при появлении потерь хранящихся объектов.

Законодательные акты

Главным документом, регулирующим этот вопрос, является распоряжение Министерства финансов РФ от 09.06.2001 №44н. Однако кредитные и бюджетные фирмы не пополняют список тех, кто ему подчиняется. Основываясь на этом акте, проводить учет складов может только специально назначенное материально ответственное физическое лицо. Это постановление дополнительно вносит уточнения в перечень ценностей, относящихся к МПЗ и нуждающихся в хранении.

Как организовать складское хозяйство и автоматизировать процессы

Автоматизация склада: выбор программ и оборудования

• Программа для ведения складского учета товаров: обзор популярных платформ для учета склада и торговли
• Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе — примеры, таблицы
• Мой склад: как правильно работать с программой
• Подбор и отгрузка товара со склада

Подключение ТСД: от установки приложения до складских операций

• Все способы подключения терминала к 1С Предприятию
• Как настроить ТСД для сканирования и подключить терминал сбора данных
• Как правильно внедрить ТСД: этапы внедрения терминала сбора данных, с чего начать
• Выгрузка номенклатуры на ТСД
• Программы для ТСД: лучший бесплатный софт для терминалов сбора данных
• Выбор софта для терминалов сбора данных: 5 ошибок и 5 правил

Отзывы и обзоры на терминалы сбора данных UROVO

• Urovo — что это за компания, как работают терминалы сбора данных Урово
• На каких терминалах работает софт «Клеверенс» и почему интеграция очень важна
• Обзор на наручный ТСД UROVO U2
• Стильный и производительный ТСД Urovo DT50P UHF для считывания RFID: отзыв

Важные определения

Учет складских операций: что это такое, как его вести, какие у него нюансы, требования, регулирующие факторы и особенности? Это далеко не полный список вопросов, которые необходимо знать любой фирме, планирующей осуществлять успешную деятельность на современном рынке. Но перед тем как разобрать такие моменты, необходимо уяснить следующие термины, составляющие основу этой отрасли:

• Склад — это помещение, созданное и эксплуатируемое для временного или постоянного хранения МПЗ и их подготовки к дальнейшему применению в промышленных целях или отправлению заказчику.
• Материально-производственные запасы — это ценные объекты, числящиеся такими на основании пункта 2 ПБУ 5/01.

В качестве МПЗ могут выступать:

• Предметы, сырьё или полуфабрикаты, выполняющие роль базиса для создания реализованных товаров или других направлений компании.
• Ценности, готовые для сбыта.
• Финансовые ресурсы, используемые для поддержания бытовых и управленческих нужд предприятия.

МПЗ не считаются:

• Активы, предназначенные для применения на длительном сроке (они расцениваются как основное средство)».
• Незавершенные товары.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Для чего это необходимо

Организация складского учета товарно-материальных ценностей нужна для контролирования таких параметров:

• Остаточный объем и номенклатура продуктов, находящихся в кладовой или в торговом зале.
• Показатель продаж.
• Срок хранения.
• Расчетные периоды.
• Групповой оборот товара.

Помимо этого, учет позволяет предотвратить потери, убытки и порчу имущества. Любые финансовые вложения, потраченные на создание автоматизированных систем, окупаются уже в первые дни внедрения.

Организация

Грамотные организационные мероприятия — это залог успешной деятельности любого предприятия. Для долговременной стабильности и эффективности работы используются партионные и сортовые учетные системы. Сегодня существует несколько способов создания максимально удобных условий для хранения, благодаря чему удается сэкономить время и повысить производительность.

Использование карточек

Если основу учета складов составляют оборотные ведомости, то одновременно привлекаются две вышеуказанные стратегии. Первая подразумевает под собой применение карточки, открывающейся на любую разновидность ТМЦ. Она отображает количественно-суммовую информацию, где заполняется наименование первичной учетной документации. Применение карточек также необходимо для указания остатков на первое число и оборотный месячный расчет. Это дает возможность составить ведомости по обороту и сверить карточные данные с тем, что предоставляет бухгалтерия.

Сальдовая проверка

Ее отличительной чертой является отсутствие необходимости привлечения бухгалтеров и составления оборотных бумаг. Она реализуется в разрезе субрасчетов, товарных групп и балансных счетов, применяемых в денежном эквиваленте. Все манипуляции осуществляются МОЛ, которое заполняет учетную книгу или журнал. Бух. отдел отвечает за прием первичной документации и сопоставление полученных сведений.

Партионная

Ее отличие — это обособленное хранение каждой партии, имеющей собственную карту в 2 экземплярах. Одна из них высылается в бухгалтерию, а вторая остаётся в кладовой и расценивается как учитывающий регистр. Заполняя этот акт, работник обязан указать дату и время, его номер, тип перевозки, реквизиты поставщика, имя продукта, место отправки, вес и сорт. При израсходовании всех партийных запасов заведующий и товаровед оставляют личные подписи на карточке и отправляют ее бухгалтеру для дальнейшей проверки. Если будет найдена недостача, она спишется на издержки обращения (только если ее показатель не превысил норму допустимой убыли).

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Где применяются складские помещения

Склад нужен для хранения и реализации подготовительных мероприятий к отправлению в производственный цикл или потребительскому сбыту. Как правило, он используется для сбережения на протяжении определенного времени:

• Товар для сбыта.
• Готовые продукты, предназначение которых еще не установлено.
• Производственное сырьё.
• Запасные детали, используемые для ремонтных работ или прочих целей.
• Спецодежда или форма.

Разновидности складов

Сегодня выделяют 3 основных типа складского хозяйства. Первый основывается на функционировании:

• Материальные — нужны для сохранения ценностей, которые используются для промышленного процесса.
• Внутрипроизводственные — внецеховые и внутрицеховые, в которых хранятся активы, нужные для поддержания стабильного функционирования предприятия.

Исходя из вида хранящихся ресурсов они бывают следующих типов:

• Универсальные — актуальны практически для всех МПЗ.
• Узконаправленные — «заточены» под определенные объекты.

Последняя классификация основана на месте расположения:

• Централизованные.
• «Промежуточные» — кладовые располагаются на территории предприятия.

Автоматизация склада и учет имущества

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Кто несет ответственность

Обязательный рабочий штат включает в себя следующие квалифицированные специальности:

• Заведующий — отвечает за организацию процесса среди подчиненных, несет ответственность за целостность материальных ценностей.
• Кладовщик — учитывает имеющиеся продукты.
• Грузчики — перемещают МПЗ в пределах кладовой, предприятия или загружают в транспортное средство.
• Младший рабочий персонал — поддерживает чистоту территории и соответствие гигиеническим нормам.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Нюансы хранения

Для обеспечения стабильности и правильности работы необходимо учитывать множество важных моментов, среди которых:

• Обязательное наличие устройств хранения МПЗ.
• Сохранение всех типов, марок, сортов и партий осуществляется в обособленных ячейках.
• Привлечение измерительных приборов.
• Закладка активов для хранения осуществляется с одной стороны, а для выпуска — с противоположной.
• Рациональное распределители свободной площади.
• Инновационная автоматизация работ и процессов, осуществляемых на складском помещении.
• Однородные активы выдаются в определенной последовательности («старые» получают первоочередно).

Как вести

Выделить единственный и универсальный способ практически невозможно. Это зависит от объема номенклатуры и ассортимента товаров. Сегодня применяются следующие методики:

• Номенклатурная — не предусматривает деление на группы (вся продукция имеет индивидуальную карточку). Подходит для маленького ассортимента.
• Сортовая — проводится групповое и подгрупповое объединение, учитывая отдельные товарные позиции.
• Партийная — одновременно может быть как главным, так и вспомогательным методом. Отличается удобством в проведении расчетов с поставщиками.
• Партийно-сортовая — принятые товары учитываются попартийно, после чего все поставки разделяются сортовыми методами.

В большинстве компаний складской учет автоматизируют с помощою 1С. Чтобы обновить или внедрить учетную систему, воспользуйтесь облаком: вам не придется нести высокие расходы на начальном этапе. Комлект 1С Scloud и Клеверенс в облаке — это готовое решение, которое легко настраивается под ваши процессы на складе и в магазине.

Базовые складские манипуляции в магазине

Главные процессы, проводимые в компании, включают в себя:

• Товарное оприходование от поставщиков с дальнейшим пересчетом.
• Проверка сопроводительного документооборота.
• Введение данных в установленные формы (на бумаге или при помощи компьютерных технологий).
• Отправление продукции в торговый зал или сразу заказчику.
• Введение сведений про отгруженный товар в специальную форму.
• Инвентаризация.
• Постановка бухгалтерии в известность при возникновении изменений.
• Проведение списания при подтверждении порчи или недостачи.
• Внесение коррективов в товарные параметры.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Необходимые документы

Все манипуляции, проводимые в кладовых с МПЗ, обязаны верно отображаться в соответствующих ведомостях. Первичная документация нужна для подтверждения всех процедур, которые проводятся с активами. Она регулируется законом РФ и, при неправильном заполнении приводит к серьёзным последствиям.

Документы, применяемые при приеме товара

Перечень документации:

• накладная от поставщика;
• М-4. Приходной складской ордер;
• товарно-транспортная накладная;
• М-7. Акт приемки продукции;
• приходная накладная;
• Торг-1. Акт приемки материалов;
• Торг-2. Акт о расхождении по качеству и количеству при приемке ТМЦ.

Документы, применяемые при хранении, транспортировке и отпуске продукции

Перечень бумаг:

• Торг-11. Товарный ярлык;
• М-17. Карточка учета материалов;
• М-11. Требование-накладная;
• Торг-13. Документ на внутреннее движение и передачу товаров;
• М-15. Бумаги на отпуск материалов;
• Торг-12. Товарная накладная;
• Торг-16. Списание продукции.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Последовательность складского учета в магазине: как правильно организовать производство

Любая фирма заинтересована в продвижении своей деятельности на рынке. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма действий:

• Поставщик доставляет продукцию вместе со всей необходимой документацией.
• Проверка ТСД и сравнение фактических данных с написанной на бумаге информацией.
• Заполнение журнала регистрации.
• Отправление товара на склад и подготовка приходной накладной.
• Оформление внутренней документации ТОРГ-12 (при транспортировке с кладовой).
• Создание кассового ордера.
• Распечатывание инвентаризационных сведений и ревизия.

Актуальность складской автоматизации

Технологический процесс позволяет значительно ускорить современное производство и облегчить человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем даёт возможность на только заметно сократить время на подготовку и заполнение документации, но и контролировать все проводимые операции в удаленном режиме через интернет. Посредством автоматизации можно проводить анализ остатков, распределять объекты по зонам хранения, управлять резервированием, облегчить инвентаризацию и сильно увеличить эффективную площадь помещения. Компания «Клеверенс» на протяжении многих лет занимается успешной реализацией высококачественной продукции, которая сможет обеспечить долгий срок службы оборудования при помощи современного программного обеспечения.

Ответственность

МПЗ — это весомая доля активов фирмы, поэтому уполномоченные лица обязательно ответственны за возникновение проблем или нарушений. Эти нюансы всегда указаны в договоре о трудоустройстве, который заключается с сотрудниками. Основными регулирующими статьями выступают номера 120 НК, 232, 241, и 243 ТК РФ.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Применение журналов при сортовом осмотре

Внедрение в рабочий процесс этого метода предусматривает открытие кладовщиком одной или нескольких страниц в товарном журнале на все сорта и названия продуктов. Их количество зависит от операционного объема. Заголовок такой карты содержит артикул, имя, сорт и прочие сведения, выполняющие роль отличительных особенностей. Свободное на бумаге место заполняется информацией про приход, расход и остатки. Законодательство РФ разрешает применять несколько журнальных форм, поэтому можно подобрать оптимальный для себя вариант.

Как проводится уценка ТМЦ

Даже зная, как вести учет материалов на складе, не получиться предотвратить снижение стоимости. Чтобы правильно ее оформить, потребуется заполнить соответствующий акт, оформляющийся в двух экземплярах (первый направляется бухгалтерам, а второй — заведующему). Его пописывает только ответственное лицо, которое представляет комиссию. В отдельных случаях допускается прикрепление одного экземпляра к товарной накладной.

Системы управления

Для улучшения работы компании руководство привлекает специальную программу. Она бывает нескольких видов и структур, но обладает сходными функциями. Среди них:

• Распределение материалов по ячейкам хранения, партиям и МОЛ.
• Динамический перерасчет остаточной продукции.
• Контроль груза при его транспортировке.
• Привлечение нескольких методов формирования товарных цен.
• Инвентаризация с последующим созданием отчетов.
• Подготовка приходно-складских ордеров.
• Товарная переоценка.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Основы складского учета и делопроизводства: актуальные программы

Несмотря на существование множества различных программных обеспечений наибольшей популярностью пользуется одноименная «1С». Данный софт позволяет одновременно захватить не одно направление хозяйственной деятельности организации. Это контроль за продажными правилами, ресурсами, финансовыми средствами, закупкой и доставкой. Главными достоинствами «1С» можно смело назвать простоту в эксплуатации, идеальное соответствие законам России и возможность вносить коррективы с учётом индивидуальных требований.

Заключение

Организация стабильной и эффективной работы на любом предприятии — это кропотливый труд, требующий ответственного подхода со стороны руководства и рабочего персонала. Однако верное ведение документации и изучение всех производственных нюансов позволит значительно облегчить эти процессы и приумножить прибыль. Одной из главных составляющих деятельности фирмы является понимание того, как вести учет ТМЦ на складе. Эти знания помогут увеличить качество сервиса, ускорить доставку и повысить показатель продаж. Любая организация, заинтересованная в личностном развитии и увеличении своей конкурентоспособности, обязана владеть навыками учётных манипуляций.

Бесперебойная работа предприятия невозможна без поддержания нужного уровня запасов на складах. Проблемы могут возникнуть, если не окажется канцелярии, расходных материалов или необходимого сырья. Эффективный складской учет помогает оперативно отслеживать остатки и получать актуальную информацию. В 1С Бухгалтерии предприятия есть все инструменты для точного учета товарно-материальных ценностей, что позволяет избежать подобных ситуаций.

Настройка программы 1С:Бухгалтерия

Перед тем как начать использование операций по складу, необходимо выбрать параметры учета запасов в организации.

При учете товаров по складам доступно два варианта:

• По количеству – ТМЦ учитываются в количественном выражении, а стоимость единицы запаса определяется как средняя стоимость по всем складам,
• По количеству и сумме – количество и стоимость запасов определяется в разрезе каждого склада.

Картинка с сайта: assistant1c.com

После выбора этой настройки в счетах учета ТМЦ появится субконто «Склады». В нашем случае установлен учет по количеству и сумме.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Создание склада

Складом можно назвать любое место для учета и хранения ценностей. Это может быть отдельное помещение, офис и даже виртуальный склад. Их количество и виды определяются в зависимости от текущих потребностей компании. Например, торговая компания использует разные склады для учета товаров в оптовой и розничной торговле. Производственное предприятие создает их по видам продукции. Для учета канцтоваров и офисной мебели в качестве склада может быть использован офис. Отдельный виртуальный склад можно создать для резервирования товара в заказах покупателей.

Склады организации располагаются в одноименном справочнике. Чтобы добавить новый, нажимаем «Создать».

Картинка с сайта: assistant1c.com

Вид выбирается в зависимости от его предназначения.

• Розничный магазин – для реализации товаров в розницу, позволяет вести учет номенклатуры и количества,
• Неавтоматизированная торговая точка – для розничной торговли без учета в разрезе номенклатуры и количества,
• Оптовый — для всех остальных случаев.

При создании выбирается применяемый в документах тип цен. Если назначен ответственный сотрудник, указывается его ФИО.

После создания склада он будет доступен для выбора в документах. Можно выбрать один склад в качестве основного, тогда он подставится в них автоматически.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Если у организации только один склад, то соответствующее поле в формах останется пустым.

Складские операции

Номенклатура, хранящаяся на складе, может быть использована в различных хозяйственных операциях в зависимости от деятельности предприятия. Помимо этого, существуют складские операции внутреннего учета, такие как перемещение, списание, оприходование номенклатуры и пр.

Раздел складского учета расположен в меню «Склад», а доступность некоторых операций определяется функциональностью программы. Рассмотрим основные операции этого раздела.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Расход материалов

Материалы, хранящиеся на складе, могут быть использованы как в производстве, так и для собственных потребностей фирмы. Для отражения таких операций служит документ «Расход материалов». Он доступен в двух разделах «Склад» и «Производство».

Создадим новый документ и отразим списание материала со склада для собственных нужд организации. Выбираем списываемую номенклатуру и количество. Указываем вид операции «Использование материалов» и применяемый счет учета затрат.

Картинка с сайта: assistant1c.com

После проведения материалы будут учтены в расходах на соответствующем счете и списаны со склада.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Перемещение между складами

Перемещение товаров или материалов со склада на склад может быть применяться для разных целей. Например, компания приобретает товар на оптовый склад и использует его для разных видов деятельности: часть продает оптовым покупателям, а часть реализует в розницу. Тогда товар для розничной торговли перемещается на розничный склад. Создадим такое перемещение. Складом-отправителем в нашем случае будет основной оптовый склад, а получателем — розничный магазин. После выбора передаваемого товара будут проставлены счета учета номенклатуры.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Документ спишет количество и стоимость товара с одного склада и оприходует на другом.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Комплектация и разукомплектация

Иногда бывает, что несколько номенклатурных позиций нужно объединить, чтобы получить новую позицию — комплект. Или, наоборот, набор нужно разделить на отдельные позиции. Создадим документ комплектации. На вкладке «Комплект» выберем создаваемую номенклатуру. В табличной части укажем «ингредиенты» для нашего набора.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Документ спишет количество, стоимость используемой номенклатуры и оприходует новую позицию на склад. Цена вновь созданного набора будет равна стоимости его частей.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Выполним разукомплектацию товара. Для этого создадим новый документ и установим переключатель на вторую вкладку. Укажем разделяемый комплект – Тонер 500 гр. Для продажи нам нужно разделить его на 5 частей по 100 гр. Доля стоимости будет равна 1.

Картинка с сайта: assistant1c.com

После проведения со склада будет списан набор и оприходована новая номенклатура в количестве 5 шт.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Корректировка остатков

Для того чтобы поддерживать актуальное количество ТМЦ, организации должны периодически проверять соответствие остатков на складе и в учете. В случае расхождения делаются соответствующие корректировки. При выявленных излишках производится оприходование, а при недостачах — списание. Если выявляется пересорт товара, делается корректировка на обнаруженные расхождения. Корректировки можно проводить по итогам инвентаризации или отдельными документами. В 1С:Бухгалтерии документы для корректировки расположены в разделе «Склад – Инвентаризация».

Посмотрим, как создать корректировку товарных остатков на примере «Пересортицы товаров». Создадим новый документ. Если ранее была проведена инвентаризация, то пересортицу можно заполнять на основании этого документа. Программа подставит номенклатуру для списания и предложит выбрать позицию для оприходования.

Картинка с сайта: assistant1c.com

После проведения излишки продукции будут оприходованы и отражены в доходах, а недостающий товар списан со склада. Сумма недостачи учитывается на забалансовом счете и не принимается в расходы для налогового учета.

Картинка с сайта: assistant1c.com

Чтобы иметь актуальную картину по товарно-материальным запасам, их нужно регулярно контролировать. Для этого в разделе «Склад – Отчеты» предусмотрены различные формы отчетов. Они позволяют проверять текущие остатки, отслеживать движение ТМЦ и выявлять ошибки в виде отрицательных остатков.

Программа 1С:Бухгалтерия поддерживает учет ТМЦ по складам и позволяет настроить управление запасами в зависимости от типа деятельности. Проведение инвентаризации и контроль складских остатков — важные этапы для точного учета. Регулярное обновление данных помогает поддерживать актуальность информации и своевременно пополнять ресурсы предприятия.