Инструкция по выдаче ключей — Инструкции для вас

ЗАЧЕМ НУЖЕН УЧЁТ ПРИЕМА И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

С древних времен на ДОЛЖНОСТЬ КЛЮЧНИКА назначали самого ответственного воина, умеющего хранить секреты и умеющего постоять за себя и за охраняемые ценности в случае чего. Должность эта существует и в наши дни, и к тому же мало изменилась, только перешла в плоскость современных технологий и автоматизированного компьютерного контроля.

Согласно мировой статистике, пренебрежительное отношение к защите помещений и информационных сетей от несанкционированного проникновения, является причиной многочисленных проблем для любого бизнеса. Европейские специалисты подсчитали, что в большинстве случаев, основные проблемы с безопасностью и сохранностью имущества, происходят вследствие безалаберного отношения работников к хранению и передаче обычных ключей, как не странно это звучит. Проще говоря, если ключ от кабинета начальника, программиста или бухгалтера находится в свободном доступе, то велик риск кражи не только товарно-материальным ценностей, но и важной конфиденциальной информации. Результатом такой небрежности может стать СЕРЬЁЗНЫЙ УЩЕРБ ФИРМЕ, и даже полная потеря бизнеса.

РЕЖИМ БЕЗОПАСНОСТИ любого предприятия должен предусматривать ряд технических, организационных и охранных мер, обеспечивающих соблюдение правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины, исключающих возможность несанкционированного проникновения в здания и помещения посторонних лиц, обеспечивающих сохранность имущества и коммерческих секретов. Эти МЕРЫ МОГУТ ВКЛЮЧАТЬ техническую защиту и физическую охрану, установку охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения, опломбирование и опечатывание дверей, а также утверждение порядка хранения и оборота ключей. Ключи от служебных помещений относятся к предметам СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ и учитываются в Журнале учёта ключей.

ВАЖНО ОТМЕТИТЬ, что под ключами мы подразумеваем не только традиционные металлические ключи различных типов, но и современные электронные карты доступа (пластиковые карты, брелоки и др.). Системы БИО-идентификации (по отпечатку пальцев, сетчатке глаза и др.), описаны на нашем сайте отдельно, и мы в данной статье в расчет не берем. Также следует знать, что к каждому стандартному металлическому замку изначально бывает три «родных» ключа, а к современным замкам — все пять. Если у Вас в офисе 10 дверей, значит ключей уже, как минимум, 30.

Крупные предприятия, офисные центы и др. располагают большим количеством помещений и входных дверей, а значит и большим числом замков и ключей (основных, запасных, режимных). Причем, проход в отдельные помещения и зоны должен быть СТРОГО ОГРАНИЧЕН для различных категорий работников. Добавим сюда замки к запасным (аварийным) выходам, воротам, калиткам, межэтажным дверям, проходам на крышу и в подвалы. Становится понятно, что организация четкого и строгого механизма контроля за оборотом такого количества ключей, включающего: учёт, хранение, приём-передачу, изготовление дубликатов, замену запирающих устройств (замков) — это довольно СЛОЖНАЯ, МАСШТАБНАЯ И ОТВЕТСТВЕННАЯ ЗАДАЧА.

Ответственным лицом за оборот ключей является ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО, назначенное руководителем предприятия, а также СОТРУДНИКИ СЛУЖБЫ БЕЗОПАСНОСТИ, в части их касающейся. А касается их (охранников) не мало — ответственность за сохранность и обоснованность использования ключей. Но самой важной, и можно сказать ключевой фигурой в ключевом хозяйстве в прямом, и в переносном смысле является простая УБОРЩИЦА тетя Глаша, в рабочем халате, наводящая чистоту и порядок имеющая право доступа во все помещения. Нужно понимать, насколько доверенным и ответственным лицом должен быть такой клининг-работник.

СПОСОБЫ И ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КЛЮЧЕЙ

Как правило, ключи от помещений после рабочей смены сдаются ПОД ОХРАНУ. Делается это в целях защиты от потери, дублирования, а также для нештатного вскрытия дверей в чрезвычайных ситуациях, например, при пожаре, затоплении и др. Кроме того, СДАЧА КЛЮЧЕЙ значительно упрощает жизнь тем, кто в этих помещениях работает. Ответственным за помещения лицам, хранение ключей на посту охраны позволяет не переживать о том, что они забудут ключи дома, потеряют попадут в преступные руки.

На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено НЕСКОЛЬКО СПОСОБОВ ХРАНЕНИЯ УЛЮЧЕЙ, которые могут быть использованы по отдельности или в комплексе. В их число входят:

— специально отведенная КОМНАТА, защищенная от несанкционированного проникновения, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;

— КЛЮЧНИЦА на несколько единиц;

— специальный ШКАФ или стенд на посту охраны;

— опечатываемые ПЕНАЛЫ и ТУБУСЫ;

— АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ электронно-механическая КЛЮЧНИЦА.

Считается, что хранение ключей лучше всего обеспечивается в металлических тубусах (пеналах), имеющих специальные устройства для опечатывания, с указанием номера и количества ключей (это нужно чтобы тубус не вскрывался за время хранения). Тубусы в свою очередь хранятся в специальных запирающихся шкафах, не доступных для посторонних лиц.

Открытие, закрытие и опечатывание помещений, а также тубусов с ключами осуществляется В ПРИСУТСТВИИ ОХРАННИКА. – Это самый простой, дешевый и надежный способ. Хорошо себя зарекомендовали и современные электронные ключницы, но они стоят значительно дороже и требуют особого ухода и обслуживания.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ КЛЮЧНИЦЫ

Для минимизации затрат на оборот, учет и контроль выдачи ключей и карт используются АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ, например, такие как KeyMaster, позволяющие не только автоматизировать контроль приема/выдачи, но и синхронизировать данные с программами управления персоналом и оборудованием СКУД. Использование данной системы позволяет ТОЧНО ЗНАТЬ, где в настоящее время находится ключ и у какого конкретного пользователя.

Система отправляет пользователям и администраторам системы, в соответствии с их правами, УВЕДОМЛЕНИЯ о выдаче или сдаче ключей, об истечении времени нахождения ключа вне системы, а также активирует ТРЕВОЖНЫЙ СИГНАЛ после окончания времени доступа, что позволяет оперативно реагировать на нештатную ситуацию. Передавать ключ другим авторизированным пользователям возможно через специальное приложение, доступное лишь администратору безопасности. Сам ПРОЦЕСС ИДЕНТИФИКАЦИИ ЛИЦ, которым выдается ключ может осуществляться по отдельной магнитной карте, с помощью пин-кода, сертификата, отправленного на мобильный телефон, QR-кода. Также имеется возможность организовать передачу ключей, минуя ключницу, используя ОБЛАЧНЫЙ СЕРВИС.

ОРГАНИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВОГО ХОЗЯЙСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ

ОХРАНА ОБЪЕКТОВ должна предполагать не только обеспечение сохранности имущества, но и ключей от помещений, в которых оно хранится. В каждой компании должна быть утверждена ИНСТРУКЦИЯ по порядку оборота ключей и порядка передачи помещений и имущества под охрану, а также определены временные рамки приёмо-сдачи. Приказом руководителя объекта, из числа собственных работников, назначаются ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА СОХРАННОСТЬ конкретных помещений и ТМЦ. В конце каждого рабочего дня, данные ответственные лица передают на хранение материальные ценности и ключи от помещений собственным сторожам или охранникам ЧОП, в соответствии с ИНСТРУКЦИЕЙ, а перед началом работы, получают ключи, снимают охрану и преступают к работе. В течение рабочего дня данные лица несут ответственность за сохранность имущества и ключей от помещений. Списки ответственных за помещения лиц и выписки из приказов с образцами их подписей, а также номерами их личных печатей, пломб, контрольных замков, используемых при опечатывании, представляются на пост охраны.

Как правило, на большинстве предприятий, ключи выдаются и принимаются под охрану с записью В «ЖУРНАЛЕ ПРИЁМА ПОД ОХРАНУ И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ», в котором УКАЗЫВАЮТСЯ:

— ДАТА,

— ВРЕМЯ,

— НОМЕР помещения (пенала, ключей),

— ФИО лиц, сдавших или принявших ключи.

Допускается оформить прием/сдачу ключей в виде акта или расписки.

НАЛИЧИЕ ОХРАННОЙ СИГНАЛИЗАЦИИ в помещении безусловно улучшает его защищенность от проникновения, но не исключает необходимость ведения ключевого хозяйства.

Руководители и РАБОТНИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ ОБЯЗАНЫ в полной мере соблюдать положение по обороту ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго ограничен и производится по специальному распоряжению руководителей. Обычно это – сейфовые комнаты, серверы, электроустановки, котельные, газовые блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.

СТАНДАРТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИЕМУ / ВЫДАЧЕ КЛЮЧЕЙ

1. ПРАВИЛА ОБОРОТА КЛЮЧЕЙ

1.1. Все имеющиеся ключи подлежат учёту и регистрации в «Журнале приёма и выдачи ключей» (далее ЖУРНАЛ). Листы Журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью на последней странице. Записи в Журнале ведутся аккуратно и только шариковой ручкой. Исправления в записях подтверждаются подписями сторон, с указанием фамилий.

1.2. Все ключи должны быть снабжены БИРКАМИ с номерами помещений или их условными наименованиями.

1.3. КЛЮЧИ ГРУПИРУЮТСЯ на следующие комплекты:

— КОМПЛЕКТ № 1 – включает по одному оригинальному ключу от каждого помещения, для использования в чрезвычайных ситуациях (выдаче для ежедневного пользования не подлежат) – хранятся в металлическом шкафу в администрации предприятия;

— КОМПЛЕКТ № 2 – для ежедневного пользования работниками – хранятся на специальном стенде посту охраны;

— КОМПЛЕКТ № 3 – от режимных и особо важных помещений – у руководителя предприятия.

1.4. ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА приёма и выдачи ключей:

1.5. ВЫДАЧА КЛЮЧЕЙ из комплекта № 2 осуществляется:

— ответственным за помещения лицам,

— уборщикам и представителям иных организаций, осуществляющих техническое обслуживание, клининговые услуги и т.п.

— ключ от электрощитовой комнаты выдаётся только заведующему хозяйством или дежурному электрику.

1.6. Работники и ответственные лица ИМЕЮТ ПРАВО на получение ключа исключительно от того помещения, в котором находится их рабочее место.

1.7. Использование комплекта ключей № 1 допускается только в случае возникновения АВАРИЙНОЙ или ЧРЕЗВЫЧАЙНОЙ СИТУАЦИИ с обязательным и незамедлительным уведомлением руководителя предприятия, и внесением соответствующей записи в Журнал (в графе «Примечания»)

1.8. Ответственные лица ОБЯЗАНЫ после окончания рабочего дня, перед уходом сдать ключи на пост охраны, произведя соответствующую запись в Журнале.

1.9. ОХРАННИК НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за прием, выдачу и хранение ключей на посту, а также и внесение в Журнал записи о приемо-сдаче.

1.10. В ходе приема-сдачи дежурства, заступающий на смену охранник обязан проверить целостность ключей (пеналов), печатей, исправность запирающих устройств ключниц (шкафов). При обнаружении нарушений, проводится СЛУЖЕБНОЕ РАССЛЕДОВАНИЕ.

1.11. Приём и выдача электронных (пластиковых) ключей также фиксируется в Журнале, и выдается по той же схеме.

1.12. ИЗГОТОВЛЕНИЕ НОВЫХ КЛЮЧЕЙ и электронных ключей (дубликатов) или замена запирающих устройств (навесного замка, личинки замка, электронного замка) допускается только по указанию ответственных лиц за ведение ключевого хозяйства.

1.13. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за сохранность и использование ключей и электронных ключей несет лицо, их получившее, до момента их сдачи на пост охраны.

1.14. Лицо, получившее в пользование ключи или электронные ключи, при утрате оснований для их пользования, ОБЯЗАНО ВЕРНУТЬ их пост охраны.

1.15. Дубликаты ключей УНИЧТОЖАЮТСЯ ПО АКТУ, утверждаемому руководителем предприятия. Уничтожение ключей производится в присутствии инвентаризационной комиссии путем их механического повреждения, исключающего возможность восстановления.

2. УСЛОВИЯ ЗАКРЫТИЯ И ВСКРЫТИЯ ПОМЕЩЕНИЯ

2.1. ПРИ ЗАКРЫТИИ:

— Лицо, ответственное за передачу помещения под охрану, перед закрытием, производит его визуальный осмотр изнутри, на предмет отсутствия людей, целостности элементов конструкций (окон, решеток, дверей, стен, потолков и др.), через которые возможно проникновение или произведен пролом (пролаз), а также убеждается в отсутствии включенных электрических приборов и бытовой техники, непотушенных сигарет и т.д.

— При отсутствии замечаний, ответственного лицо закрывает помещение на замок, после чего включает охранную сигнализацию (если таковая имеется). Ключ от помещения закрывается в специальный пенал (тубус) и опечатывается личной печатью ответственного лица, для передачи на пост охраны для хранения.

— О приеме / сдаче ключей от помещения делается соответствующая запись в специальной Журнале, с перечислением выявленных при этом недостатков и неисправностей, ФИО и подписью лица, сдавшего ключи.

2.2. ПРИ ОТКРЫТИИ:

— Лицо, ответственное за конкретное помещение, перед его вскрытием принимает пенал с ключами на посту охраны, проверяет целостность пенала и печати.

— Если никаких замечаний и фактов, говорящих о возможном несанкционированном вскрытии пенала не обнаружено, снимается печать, проверяется наличие ключей.

— В случае отсутствия замечаний, делается соответствующая запись, в Журнале, отключается охранная сигнализация и производится вскрытие помещения и его визуальный осмотр изнутри.

— Все помещения на Объекте должны вскрываться только в присутствии ответственных за помещения лиц.

— Помещения могут быть вскрыты охранником в отсутствие ответственных лиц только в случае возникновения реальной угрозы безопасности и сохранности имущества, когда промедление может привести к серьезному материальному ущербу помещению и имуществу. После нештатного вскрытия помещения составляется Акт, который подписывается комиссией (не менее 2-х человек), включая представителей Заказчика.

ДОВЕРЬТЕ ОРГАНИЗАЦИЮ КЛЮЧЕВОГО ХОЗЯЙСТВА ГК ТАГГЕРД

Организация и контроль оборота ключей на предприятии — это достаточно трудоемкий и ответственный процесс. Эту работу стоит доверять только опытным профессионалам. Специалисты «ТАГГЕРД» знают, как организовать ключевое хозяйство наиболее эффективно и рационально. Группа компаний «ТАГГЕРД» выполняет ОХРАННЫЕ УСЛУГИ В МОСКВЕ и Подмосковье уже БОЛЕЕ ЧЕТВЕРТИ ВЕКА (с 1993 года) и готова выполнить любую порученную работу с максимальной ответственностью.

КОМПЛЕКС ОХРАННЫХ МЕР, ПРАВИЛА ПРОПУСКНОГО И ВНУТРИОБЪЕКТОВОГО РЕЖИМА, эффективные в условиях конкретного предприятия разрабатывается специалистами ЧОП после детального изучения объекта и аудита режима безопасности. Сюда входит осмотр подлежащей охране территории, помещений, имущества, оценка защищенности объекта, ознакомление с документацией, определение спектра опасностей и угроз, выявление уязвимых мест, изучение внутренней структуры предприятия и уровня посещаемости, обязанностей работников, требований к режимности и порядку доступа в помещения.

ПРЕИМУЩЕСТВА ГК ТАГГЕРД заключаются:

— в персональном подходе к каждому объекту, к каждому Клиенту,

— в наличии профессиональных, опытных кадров для решения сложных вопросов безопасности,

— в применении прогрессивных способов и методов охраны,

— в низких расценках на услуги.

КЛЮЧЕВОЕ ХОЗЯЙСТВО, внутриобъектовый и пропускной режим, а также охрана материальных ценностей, обеспечиваемые ГК ТАГГЕРД — ГАРАНТИЯ НАДЕЖНОЙ ЗАЩИТЫ И БЕЗОПАСНОСТИ ВАШЕГО ОБЪЕКТА!

Более подробную информацию об охране объектов можно получить у специалистов ГК ТАГГЕРД, задав интересующие вопросы в заявке на услугу. Наши сотрудники в короткий срок обработают полученную информацию и предоставят ответ на поставленные вопросы удобным для Вас способом. ЧЕРЕЗ 12 ЧАСОВ ПОСЛЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА, мы можем приступить к выполнению порученного нам задания.

ТРЕБУЮТСЯ ОХРАННЫЕ УСЛУГИ? — ОБРАЩАЙТЕСЬ В ГК «ТАГГЕРД»!

ИЛИ ПОЗВОНИТЕ НАМ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 105-50-30

ОКАЗАНИЕ УСЛУГ БЕЗОПАСНОСТИ И ОХРАНЫ — НАША ПРОФЕССИЯ!

Источник

Порядок и хранение ключей от кабинетов в организации

Опубликованно 25.04.2025

Большие производственные предприятия и организации, компании, ВУЗы и другие учреждения образования имеют немалое количество помещений. Подавляющее большинство из них должно закрываться, а доступ в некоторые и вовсе строжайше регламентируется.

Ключи сдаются каждый день и охраняются по следующим причинам:

защита при возникновении чрезвычайных ситуаций;
беспрепятственный доступ в помещение сотрудников;
регламентированный порядок хранения и выдачи ключей сотрудникам;
все ключи хранятся всегда в одном месте

Порядок и хранение ключей от кабинетов определяется администрацией учреждения. Стойки и устройства для их содержания могут быть разными. Это специально отведённая комната или шкаф, ключница или стенд на стойке охраны.

Автоматическая ключница Ecos на парковке

В каждой организации существует регламент, в соответствии с которым осуществляется хранение и администрирование ключевого хозяйства. Комплекты ключей выдаются:

уполномоченным лицам, информация о которых внесена в специальный журнал;
в установленный период;
под роспись с обязательным указанием даты и времени, когда был взят ключ.

Порядок обращения с ключами от электроустановок

Каждое здание имеет помещение, в котором находится специализированное оборудование – электроустановки. От качества их функционирования зависит нормальное функционирование учреждения, поэтому далеко не каждый сотрудник имеет к ним доступ. Рекомендуется кроме главного комплекта ключей электроустановок иметь запасной, который будет содержаться в отдельном месте.

Хранение ключей от электроустановок регламентируется локальным документом. Комплект выдаётся только уполномоченному и обученному лицу, с которым был проведён инструктаж. Желательно, чтобы ключу присваивался собственный номер. Пронумеровать необходимо и запасной комплект.

Общие правила хранения ключей от электроустановок, а также операций с ними:

помещение всегда закрыто;
замки и прочие приспособления для закрытия выдаются только при условии выполнения записи в журнале тем ответственным лицам, у которых есть на то специальное разрешение;
комплект нужно возвращать каждый день под охрану.

Как хранить ключи

Качество порядка и хранения ключей от кабинетов зависит от устройства, в котором они будут хранится. Оно может быть как самодельным, так и специально изготовленным. К самодельным можно отнести:

Доска и крючки для одежды. Наиболее простой вариант.
Держатель с пазами. Конструкция представляет собой брусок из дерева, в котором сделаны пазы. В них и вставляются ключи.
Магнитный держатель. Простой и эффективный способ хранения ключей. Нужен большой магнит, который можно закрепить на стене при помощи липкой ленты.

Однако если важно поддерживать порядок, безопасность и корпоративный стиль, стоит обратить внимание на электронные ключницы Ecos. Это технологичное решение, обеспечивающее высокий уровень безопасности, автоматизированный контроль доступа и строгий порядок хранения. Благодаря системе авторизации (PIN-код, RFID, биометрия, QR-код и др.) доступ к ключам получают только уполномоченные сотрудники.

Автоматизированные системы ECOS – современное решение для хранения и администрирования ключей от кабинетов в организации. Электронные ключницы решают сразу несколько задач:

Высокий
уровень безопасности

Порядок и хранение «аварийных» ключей от кабинетов

Хранение «комплектов» ключей строится на следующих принципах:

Необходимо хранить такие ключи в охраняемом помещении или на стойке, к которой будет доступ у технического персонала.
Операции с ключами фиксируются в документе, а лица, на которых возложена ответственность – инструктированы. Необходимо оформить реестр аварийных ключей.

Организация хранения аварийных ключей

Лучше держать такие ключи в помещении охраны или на ресепшне на первом этаже – то есть там, где находится пост службы безопасности. Крайне желательно обеспечить видеонаблюдение круглые сутки.

Для обеспечения порядка и хранения аварийный ключей от кабинетов лучше всего использовать специальный пенал. Он должен быть опломбирован номерной пломбой и иметь наклейку с информацией.

Приём и выдача ключей

Осуществляется через специальный журнал. Каждый раз, когда ответственный пользуется ключами, оно должно вносить соответствующую информацию.

Порядок проверки соответствия

Такая проверка производится не реже 1 раза в год. Она может выполняться и чаще, если необходимо (заменили замок, было хищение). Для проверки нужны:

реестр аварийный ключей;
бланк акта, в котором фиксируется информация о вскрытии пенала;
номерные пломбы наклейки для замены.

Ключи с особым регламентом выдачи

В ряде компаний и производств есть кабинеты, в которых содержится документация с отчётностью. Порядок и хранение ключей от них прописывается в специальном приказе. Заходить в такие комнаты может администрация или ответственные лица, которым делегированы такие полномочия:

руководитель;
бухгалтер или инспектор по кадрам;
лицо, несущее ответственность за помещение.

Чёткое выполнение порядка хранения и выдачи ключей предотвращает попытки преступного доступа злоумышленников. Компания может избежать порчи дорогостоящей техники или кражи ценных предметов.

Автоматизированное хранение ключей

Помимо привычных и широко распространенных способов хранения ключей существуют и современные интеллектуальные системы хранения, такие как электронные ключницы от Ecos. Это самый безопасный и надежный способ хранения, исключающий человеческую ошибку, так как доступ к ключам возможен только при персональной идентификации.

Итог

Порядок и хранение ключей от кабинетов подлежат чёткой регламентации, фиксирования в специальном документе. Строгость и внимание к каждому нюансу, понимание ответственности не только со стороны администрации, но и рядовых сотрудников позволяет предотвратить хищения важных документов, порчу оборудования, грамотно и быстро реагировать в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Выбор в пользу Ecos — это шаг к повышению прозрачности, безопасности и эффективности внутренней инфраструктуры предприятия.

Источник

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «ОХРАНА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА, ХРАНЕНИЯ И ВЫДАЧИ ДУБЛИКАТОВ КЛЮЧЕЙ

ОТ ЗАМКОВ ДВЕРЕЙ НА ОХРАНЯЕМЫХ ОБЪЕКТАХ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Р 106-2024

Методические рекомендации разработаны сотрудниками ФКУ «НИЦ «Охрана» Росгвардии Тарасовой Ю.В., Панюшовым И.П., Цыгановым А.К., Сорочинским Я.Л. под руководством Шипулина А.В., с учетом замечаний и предложений сотрудников ГУВО Росгвардии.

«Типовая инструкция о порядке приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц». Методические рекомендации Р 106 — 2024. — М.: ФКУ «НИЦ «Охрана» Росгвардии, 2024. — 23 с.

Методические рекомендации разработаны с учетом положений приказов Росгвардии от 21 сентября 2018 г. N 420 «Об утверждении Наставления по организации службы строевых подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации», от 6 февраля 2019 г. N 35 «Об утверждении Руководства по организации службы центров оперативного управления (групп обеспечения служебной деятельности нарядов) подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации», от 25 февраля 2019 г. N 59 «Об утверждении Руководства по организации службы пунктов централизованной охраны подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации», приказа заместителя директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации от 7 июля 2021 года N 23 «Об утверждении перечня служебной документации, ведение которой предусмотрено в пунктах централизованной охраны подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации, и форм к нему», иных нормативных актов и методических рекомендаций.

Рекомендации разработаны в целях разъяснения вопросов по порядку приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых объектов, охрана которых осуществляется с помощью технических средств охраны, а также оказания методической помощи должностным лицам управлений (отделов) вневедомственной охраны и их филиалов войск национальной гвардии Российской Федерации при подготовке инструкций, определяющих порядок приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых объектов.

Настоящий документ не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Главного управления вневедомственной охраны Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации.

Перечень сокращений и обозначений

В настоящих методических рекомендациях применяются следующие сокращения и обозначения:

АРМ — автоматизированное рабочее место

ГЗ — наряд строевого подразделения вневедомственной охраны, назначаемый для несения службы в группе задержания

Договор — договор на охрану имущества физических лиц

Дубликаты ключей — дубликаты ключей от замков дверей охраняемых объектов физических лиц

Заказчик — физическое лицо, владеющее, пользующееся или распоряжающееся на законном основании охраняемым объектом, или его уполномоченный представитель

ИТС — инженерно-технический состав

Охраняемый объект — отдельные квартиры, индивидуальные жилые дома (части домов), нежилые помещения, в которых созданы условия для проживания (апартаменты), дачи, гаражи, а также камеры хранения имущества граждан, в том числе сейфовые и депозитные ячейки в хранилище, переданные Заказчиком под централизованную охрану подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации

ПЦО — пункт централизованной охраны

ПЦН — пульт централизованного наблюдения

СПВО — строевые подразделения вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации

ТСО — технические средства охраны

УВО (ОВО) — управление (отдел) вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации и его филиалы

ЦОУ (ГОСДН) — центр оперативного управления (группа обеспечения служебной деятельности нарядов)

Введение

Основным функциональным предназначением ГЗ является оперативное реагирование на сигналы «тревога», поступающие из охраняемых объектов.

При организации централизованной охраны объектов возникают обстоятельства, когда в отсутствие Заказчика уполномоченными должностными лицами УВО (ОВО) необходимо произвести вскрытие охраняемых объектов в целях предотвращения преступных посягательств, задержания преступников или оперативного выявления неисправности и восстановления работоспособности ТСО.

В таких случаях по условиям заключаемых Договоров предусматривается предоставление Заказчиком дубликатов ключей от охраняемых объектов.

В настоящих методических рекомендациях содержатся основные положения, разъясняющие порядок приема, хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых объектов.

1 Общие положения

1.1 В целях организации и контроля за осуществлением комплекса мероприятий по приему, хранению и выдаче дубликатов ключей от охраняемых объектов приказом начальника УВО (ОВО) определяются:

должностное лицо (как правило, заместитель начальника УВО (ОВО), ответственное за организацию деятельности по приему, хранению и выдаче дубликатов ключей от охраняемых объектов;

должностные лица, ответственные за прием, хранение и выдачу дубликатов ключей от охраняемых объектов;

порядок действий (инструкция) по приему, хранению и выдаче дубликатов ключей от охраняемых объектов.

При необходимости инструкция разрабатывается для каждого отдельного ПЦО. Инструкцией определяются алгоритмы приема, хранения, выдачи и уничтожения дубликатов ключей по расторгнутым Договорам, а также порядок осуществления контроля за данным направлением служебной деятельности и ведением документации.

1.2 Обязанности должностных лиц УВО (ОВО), назначенных начальником УВО (ОВО), отражаются в соответствующих должностных регламентах.

1.3 Должностное лицо, ответственное за организацию деятельности по приему, хранению и выдаче дубликатов ключей от охраняемых объектов, осуществляет общее руководство и контроль за обозначенной деятельностью, в том числе организует разработку инструкции и должностных регламентов по порядку реализации указанных мероприятий должностными лицами УВО (ОВО), принимающими непосредственное участие в данной работе.

2 Порядок приема дубликатов ключей от охраняемых объектов

2.1 Прием дубликатов ключей от охраняемых объектов, оборудованных ТСО, осуществляется при заключении Договора.

2.2 При проведении первичного обследования Заказчику разъясняются условия Договора, в том числе мероприятия по возможности вскрытия охраняемого объекта и его самостоятельного осмотра уполномоченными должностными лицами УВО (ОВО) при условии предоставления Заказчиком дубликатов ключей.

2.3 Решение о предоставлении дубликатов ключей от охраняемого объекта принимается Заказчиком и оформляется отдельным разделом Договора.

2.4 В случае отказа Заказчика от предоставления дубликатов ключей от охраняемого объекта в Договоре и оперативной карточке делаются соответствующие отметки.

2.5 В случае согласия Заказчика с условиями передачи дубликатов ключей от охраняемых объектов, уполномоченным должностным лицом принимаются дубликаты ключей, устройства отпирания (коды доступа) к входной двери в подъезд (холл, тамбур).

2.6 Возможность самостоятельного вскрытия охраняемого объекта без привлечения Заказчика должна быть отражена в условиях Договора.

2.7 Ответственным за прием дубликатов ключей от охраняемых объектов, как правило, назначается начальник ПЦО или иное должностное лицо УВО (ОВО), уполномоченное начальником УВО (ОВО).

2.8 Передача Заказчиком дубликатов ключей от охраняемого объекта ответственному за прием регистрируется в журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц, форма которого предусмотрена приложением N 11 к Перечню служебной документации, ведение которой предусмотрено в пунктах централизованной охраны подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации, утвержденному приказом заместителя директора Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации — главнокомандующего войсками национальной гвардии Российской Федерации от 7 июля 2021 года N 23 «Об утверждении перечня служебной документации, ведение которой предусмотрено в пунктах централизованной охраны подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации, и форм к нему».

Место хранения журнала учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц определяется начальником УВО (ОВО).

При ведении журнала целесообразно руководствоваться Методическими рекомендациями «Отдельные вопросы деятельности инженерно-технической службы подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации при организации охраны имущества с использованием технических средств», утвержденными начальником ГУВО Росгвардии 4 октября 2021 года.

2.9 Информацию о принятых дубликатах ключей от охраняемого объекта рекомендуется отражать в оперативной карточке на охраняемый объект с указанием порядкового номера пенала (тубуса), пультового номера, и количества сданных дубликатов ключей.

2.10 К принятому комплекту дубликатов ключей крепится бирка, на которой указывается пультовой номер и номер Договора.

2.11 Комплект дубликатов ключей помещается в пенал (тубус), на котором указывается номер пенала (тубуса), пультовой номер охраняемого объекта, номер Договора, адрес, Ф.И.О. Заказчика и количество ключей.

2.12 Пенал (тубус) в присутствии Заказчика опечатывается (пломбируется) печатью ответственного за их прием.

2.13 В случае необходимости к комплекту ключей прилагается инструкция по открыванию сложных замков либо последовательность их открывания.

3 Порядок хранения дубликатов ключей от охраняемых объектов

3.1 Опечатанный пенал (тубус) с дубликатами ключей от охраняемых объектов помещается в запираемый на замок шкаф (сейф), который опечатывается (пломбируется) печатью начальника ЦОУ (ГОСДН) или должностным лицом дежурной смены.

3.2 При хранении дубликатов ключей от охраняемых объектов на ПЦО рекомендуется опечатывать (пломбировать) шкафы (сейфы) начальником ПЦО либо иным должностным лицом, уполномоченным начальником УВО (ОВО).

3.3 На шкафах (сейфах), предназначенных для хранения пеналов (тубусов) с дубликатами ключей от охраняемых объектов, рекомендуется размещать информацию о печатях (пломбирах) должностных лиц, уполномоченных на опечатывание (пломбирование) шкафов (сейфов) и пеналов (тубусов) (рекомендуемая форма представлена в приложении N 1).

3.4 Внутри каждого шкафа (сейфа) должна находиться опись хранящихся в нем пеналов (тубусов) с дубликатами ключей и указанием дат и данных должностных лиц УВО (ОВО), проводивших сверки. Опись обновляется при каждом изменении данных, указанных в ней.

3.5 Шкафы (сейфы) с дубликатами ключей рекомендуется размещать в отдельных помещениях (комнатах), исключающих доступ в них посторонних лиц.

Допускается размещение шкафов (сейфов) в прямой видимости дежурной смены ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО.

3.6 Отдельные помещения (комнаты) для хранения шкафов (сейфов) с дубликатами ключей оборудуются ТСО с выводом тревожных извещений на ПЦН ПЦО, а в случаях дислокации ПЦО отдельно от ЦОУ (ГОСДН) указанные помещения оборудуются ТСО с дублированием тревожных извещений на АРМ дежурного ЦОУ (ГОСДН).

При размещении шкафов (сейфов) в прямой видимости дежурной смены ПЦО, при дислокации ПЦО отдельно от ЦОУ (ГОСДН), указанные шкафы (сейфы) оборудуются ТСО с дублированием тревожных извещений на АРМ дежурного ЦОУ (ГОСДН).

3.7 В период несения службы дежурная смена ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО обеспечивает сохранность дубликатов ключей от охраняемых объектов.

4 Порядок выдачи дубликатов ключей для повторного закрытия охраняемых объектов

4.1 В соответствии с условиями Договора и/или решением Заказчика уполномоченными должностными лицами УВО (ОВО) производится вскрытие, осмотр, выявление причин срабатывания ТСО, а также восстановление их работоспособности и повторное закрытие охраняемого объекта.

4.2 Вскрытие и осмотр охраняемого объекта для определения причин срабатывания ТСО производится следующими уполномоченными должностными лицами УВО (ОВО):

— сотрудниками дежурной смены ЦОУ (ГОСДН);

— сотрудниками ГЗ;

— сотрудниками дежурной смены ПЦО;

— иными должностными лицами, определенными начальником УВО (ОВО).

4.3 Решение о направлении уполномоченного должностного лица УВО (ОВО) для повторного закрытия охраняемого объекта принимает старший дежурный (дежурный, помощник дежурного) ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО после получения доклада от наряда ГЗ.

4.4 Должностное лицо УВО (ОВО), ответственное за выдачу дубликатов ключей, вскрывает отдельное помещение (шкаф, сейф) и извлекает пенал (тубус) с дубликатами ключей от охраняемого объекта, проверяет целостность пенала (тубуса), печати, сверяет информацию указанную в оперативной карточке с записью на пенале (тубусе).

4.5 О факте выдачи пенала (тубуса) с дубликатами ключей должностное лицо УВО (ОВО), ответственное за их выдачу, осуществляет запись в журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц для их осмотра и повторного закрытия, форма которого предусмотрена приложением N 2 к Руководству по организации службы центров оперативного управления (групп обеспечения служебной деятельности нарядов) подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации, утвержденному приказом Росгвардии от 6 февраля 2019 г. N 35.

При ведении журнала рекомендуется руководствоваться Методическими рекомендациями «Отдельные вопросы деятельности инженерно-технической службы подразделений вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации при организации охраны имущества с использованием технических средств», утвержденными начальником ГУВО Росгвардии 4 октября 2021 года.

4.6 Сотрудники дежурной смены ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО информируют Заказчика о направлении на охраняемый объект уполномоченного должностного лица УВО (ОВО) для осмотра, выявления причин срабатывания ТСО, восстановления их работоспособности и повторного закрытия, а также о результатах такого выезда.

4.7 Вскрытие пенала (тубуса) с дубликатами ключей проводится непосредственно у охраняемого объекта.

4.8 Уполномоченное должностное лицо УВО (ОВО) после вскрытия и осмотра охраняемого объекта выясняет причины срабатывания ТСО, принимает меры к их устранению, составляет акт вскрытия и осмотра охраняемого объекта в двух экземплярах (рекомендуемая форма представлена в приложении N 2), один из которых оставляет на объекте на видном месте.

4.9 По завершении мероприятий, предусмотренных пунктом 4.8 настоящих методических рекомендаций, уполномоченное должностное лицо УВО (ОВО) осуществляет подключение охраняемого объекта к ПЦН.

4.10 После подключения охраняемого объекта к ПЦН уполномоченное должностное лицо УВО (ОВО) сдает дубликаты ключей и второй экземпляр акта вскрытия и осмотра охраняемого объекта должностному лицу УВО (ОВО), ответственному за их выдачу.

4.11 Если повторное закрытие охраняемого объекта дубликатами ключей производилось уполномоченным должностным лицом УВО (ОВО) в присутствии Заказчика, акт осмотра и повторного закрытия не составляется. В этом случае в графе 9 журнала учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц для их осмотра и повторного закрытия указывается Ф.И.О. Заказчика.

4.12 Если после получения пенала (тубуса) с дубликатами ключей осмотр и повторное закрытие охраняемого объекта по каким-либо причинам не производились, при его возврате в графе 9 журнала учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц для их осмотра и повторного закрытия вносится информация о том, что вскрытие пенала не осуществлялось, а также указываются причины отмены осмотра и повторного закрытия охраняемого объекта.

4.13 Если дубликаты ключей в пенале (тубусе) не подошли к замкам дверей охраняемого объекта, пенал (тубус) возвращается должностному лицу, ответственному за их выдачу. В этом случае в графе N 9 журнала учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц для их осмотра и повторного закрытия указывается, что дубликаты ключей не подошли к замкам дверей.

4.14 При приеме пенала с дубликатами ключей должностное лицо, ответственное за их выдачу, проверяет полноту и качество составления акта вскрытия и осмотра охраняемого объекта, соответствие количества сданных дубликатов ключей с указанными на бирке или надписи на пенале (тубусе), осуществляет сверку с оперативной карточкой, а также проверяет целостность печати на пенале (тубусе) (если вскрытие объекта при его осмотре на месте не потребовалось). О факте возврата ключей делается отметка в журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц для их осмотра и повторного закрытия.

4.15 Должностное лицо, ответственное за выдачу дубликатов ключей, опечатывает (пломбирует) пенал (тубус) и помещает его в шкаф (сейф).

5 Порядок передачи дубликатов ключей от охраняемых объектов под ответственное хранение по смене

5.1 Передача ключей от отдельных помещений (комнат) и шкафов (сейфов) с дубликатами ключей проводится при приеме-сдаче дежурства на ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО.

5.2 По окончанию несения службы дежурной смены, старшим дежурным (дежурным) ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО производится сверка выданных и возвращенных дубликатов ключей от охраняемых объектов. В случае не возврата дубликатов ключей делается отметка в журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц для их осмотра и повторного закрытия.

5.3 В ходе приема-сдачи дежурства заступающий на смену старший дежурный (дежурный) ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО осуществляет проверку:

целостности печатей (пломб) и исправности запирающих устройств шкафов (сейфов) для хранения дубликатов ключей;

наличия находящихся на хранении в соответствии с описью пеналов (тубусов) с дубликатами ключей от охраняемых объектов, а также целостности оттисков печати (пломбира).

5.4 При отсутствии нарушения правил хранения и порядка выдачи дубликатов ключей от объектов шкафы (сейфы) опечатываются начальником ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО, или должностными лицами дежурной смены ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО, либо иными уполномоченными должностными лицами УВО (ОВО).

5.5 При обнаружении нарушений правил хранения и порядка выдачи дубликатов ключей от объектов, а также при выявлении отсутствия пеналов (тубусов) с дубликатами ключей и (или) дубликатов ключей в открытых пеналах (тубусах), об этом незамедлительно докладывается начальнику УВО (ОВО) либо иному уполномоченному должностному лицу УВО (ОВО).

5.6 При приеме-сдаче дежурства сменяющийся старший дежурный (дежурный) ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО докладывает начальнику УВО (ОВО) или иному уполномоченному должностному лицу УВО (ОВО) о всех случаях выдачи дубликатов ключей от охраняемых объектов, с представлением Актов вскрытия и осмотра охраняемого объекта.

5.7 Ответственный за прием дубликатов ключей от охраняемых объектов, получив информацию о факте вскрытия пенала (тубуса) с дубликатами ключей, должен осуществить сверку данного пенала (тубуса) и дубликатов ключей с имеющимися данными, осуществить проверку правильности заполнения журнала учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц для их осмотра и повторного закрытия и Актов вскрытия и осмотра охраняемого объекта. По результатам данных мероприятий:

в случае соответствия дубликатов ключей учетным данным и отсутствия замечаний по ведению служебной документации помещает их в пенал (тубус), который опечатывает (пломбирует) и помещает в шкаф (сейф) для хранения дубликатов ключей;

в случае выявления расхождения дубликатов ключей с учетными данными или наличия замечаний по ведению служебной документации докладывает начальнику УВО (ОВО) и принимает меры к их устранению.

6 Организация и осуществление контроля за хранением и использованием дубликатов ключей от охраняемых объектов

6.1 Виды контроля:

6.1.1 Ежедневный — осуществляется при приеме-сдаче дежурства дежурной смены ЦОУ (ГОСДН, ПЦО) в соответствии с разделом 5 настоящих методических рекомендаций.

6.1.2 Выборочный — осуществляется на основании графика, утвержденного начальником УВО (ОВО), с указанием должностных лиц, осуществляющих мероприятия по проверке наличия и организации хранения дубликатов ключей от охраняемых объектов.

Рекомендуется установить очередность проверки дубликатов ключей от охраняемых объектов с привязкой к определенному количеству пультовых номеров в целях последовательного охвата и проверки всех пеналов (тубусов), хранящихся в шкафах (сейфах).

В ходе проведения выборочного контроля вскрываются шкафы (сейфы), производится сверка наличия пеналов (тубусов) с дубликатами ключей с описью, проверяется наличие и целостность на пеналах (тубусах) печатей (пломб) ответственных должностных лиц УВО (ОВО), указанных в подпункте 2.7 настоящих методических рекомендаций, и надписей на бирках. По окончании выборочного контроля проверяющим делается отметка о дате его проведения в описи хранящихся в шкафу (сейфе) дубликатов ключей, результаты контроля отражаются в книге записей проверяющих (журнале результатов контроля дежурной смены ЦОУ (ГОСДН, ПЦО) с отметкой о вскрытых шкафах (сейфах). Опечатывание вскрытых шкафов (сейфов) производится в присутствии поверяющего старшим дежурным (дежурным) ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО.

6.1.3 Инвентаризация — осуществляется комиссией, созданной по приказу начальника УВО (ОВО). В приказе определяются ответственные должностные лица УВО (ОВО), наделенные полномочиями опечатывать (пломбировать) пеналы (тубусы) после их проверки комиссией. В состав комиссии не могут входить должностные лица, отвечающие за прием, хранение и выдачу дубликатов ключей. Инвентаризация проводится не реже одного раза в год, как правило, в первом квартале.

Инвентаризация проводится без выноса пеналов (тубусов) с дубликатами ключей от охраняемых объектов из помещения ЦОУ (ГОСДН, ПЦО) или отдельной комнаты для их хранения в присутствии должностных лиц, ответственных за прием, выдачу и хранение дубликатов ключей.

В ходе инвентаризации осуществляется проверка наличия и соответствия учетным данным всех хранящихся в ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО дубликатов ключей, а также выполнение требований инструкции о порядке приема хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых объектов, утверждаемой начальником УВО (ОВО).

Результаты, выводы и предложения оформляются актом инвентаризационной комиссии по проверке наличия и хранения дубликатов ключей от дверей замков охраняемых объектов (рекомендуемая форма представлена в приложении N 3).

По окончании инвентаризации должностное лицо, ответственное за прием дубликатов ключей, в рабочие дни проводит сверку наличия и хранения дубликатов ключей с осуществлением опечатывания (пломбирования) пеналов (тубусов) печатью.

6.2 При установлении факта утери дубликатов ключей или необоснованного вскрытия пенала (тубуса) осуществляется доклад начальнику УВО (ОВО).

7 Порядок замены дубликатов ключей от охраняемых объектов

7.1 При необходимости замены дубликатов ключей ответственный за прием дубликатов ключей от охраняемых объектов или иное уполномоченное должностное лицо ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО изымает из шкафа (сейфа) пенал (тубус) с дубликатами ключей, затем в присутствии Заказчика производится их замена.

7.2 В присутствии Заказчика пенал (тубус) с дубликатами ключей опечатывается (пломбируется) и производится запись в журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц с указанием в графе «примечание» причины замены.

7.3 Должностными лицами, ответственными за прием и хранение дубликатов ключей, вносятся изменения в оперативную карточку и надписи на бирке пенала (тубуса). В журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц делается отметка о произошедших изменениях.

7.4 В случае отсутствия по объективным причинам должностного лица, ответственного за прием и выдачу дубликатов ключей, допускается производить замену дубликатов ключей старшим дежурным (дежурным, помощником дежурного) ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО, с отметкой в журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц.

8 Порядок выдачи дубликатов ключей от охраняемых объектов Заказчику во временное пользование

8.1 По письменному заявлению Заказчика дубликаты ключей от охраняемого объекта могут быть выданы ему во временное пользование.

8.2 Заявление о выдаче дубликатов ключей от охраняемого объекта помещается в литерное дело. В журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц ответственным за прием дубликатов ключей от охраняемых объектов или иным уполномоченным должностным лицом ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО делается соответствующая запись.

8.3 В оперативную карточку охраняемого объекта и опись хранящихся дубликатов ключей уполномоченным должностным лицом, ответственным за хранение дубликатов ключей, вносятся соответствующие отметки.

8.4 Возврат дубликатов ключей Заказчиком регистрируется в журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц. Данные записи заверяются подписью ответственного за прием дубликатов ключей от охраняемых объектов или иным уполномоченным должностным лицом ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО.

8.5 Допускается возврат дубликатов ключей Заказчиком в ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО в выходные и нерабочие праздничные дни с последующей проверкой полноты представленных сведений ответственным за прием дубликатов ключей от охраняемых объектов или иным уполномоченным должностным лицом ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО.

9 Порядок возврата дубликатов ключей от охраняемых объектов Заказчику или их уничтожения

9.1 При наличии распоряжения о расторжении Договора ответственным за прием дубликатов ключей от охраняемых объектов или иным уполномоченным должностным лицом ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО принимаются необходимые меры по оповещению Заказчика о факте расторжения Договора и необходимости возврата ему дубликатов ключей.

9.2 Возврат дубликатов ключей отражается в журнале учета приема (выдачи) дубликатов ключей от замков дверей на охраняемых объектах физических лиц с подписью Заказчика о приеме данных ключей, которая заверяется подписью ответственного за организацию их хранения.

9.3 В соответствии с условиями Договора при не явке Заказчика за дубликатами ключей их хранение осуществляется в течение трех месяцев после расторжения Договора.

9.4 По истечении указанного срока дубликаты ключей в присутствии комиссии, созданной по приказу начальника УВО (ОВО), уничтожаются путем механического повреждения, исключающего возможность их восстановления, о чем составляется акт (рекомендуемая форма представлена в приложении N 4).

9.5 Бланки расторгнутых Договоров с отметкой о возврате Заказчику или уничтожении дубликатов ключей хранятся в литерных делах в архиве УВО (ОВО) не менее трех лет.

9.6 Бланки расторгнутых Договоров, не содержащие сведений о возврате дубликатов ключей от ранее охраняемых объектов или документов об уничтожении дубликатов ключей, запрещается сдавать в архив.

Приложение N 1

Приложение N 2

Приложение N 3

N п/п

Пультовый номер

Номер и дата договора

Дубликаты ключей (количество)

Примечание

по описи

фактически

Приложение N 4

N п/п

Пультовый номер

Номер и дата договора

Дубликаты ключей (количество)

Примечание

Источник

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ВОЙСК НАЦИОНАЛЬНОЙ ГВАРДИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ВНЕВЕДОМСТВЕННОЙ ОХРАНЫ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «ОХРАНА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ПРИЕМА, ХРАНЕНИЯ И ВЫДАЧИ ДУБЛИКАТОВ КЛЮЧЕЙ
ОТ ЗАМКОВ ДВЕРЕЙ НА ОХРАНЯЕМЫХ ОБЪЕКТАХ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

Р 106-2024

Перечень сокращений и обозначений

В настоящих методических рекомендациях применяются следующие сокращения и обозначения:

АРМ — автоматизированное рабочее место

Договор — договор на охрану имущества физических лиц

Дубликаты ключей — дубликаты ключей от замков дверей охраняемых объектов физических лиц

ИТС — инженерно-технический состав

ПЦО — пункт централизованной охраны

ПЦН — пульт централизованного наблюдения

СПВО — строевые подразделения вневедомственной охраны войск национальной гвардии Российской Федерации

ТСО — технические средства охраны

ЦОУ (ГОСДН) — центр оперативного управления (группа обеспечения служебной деятельности нарядов)

Введение

1 Общие положения

должностные лица, ответственные за прием, хранение и выдачу дубликатов ключей от охраняемых объектов;

порядок действий (инструкция) по приему, хранению и выдаче дубликатов ключей от охраняемых объектов.

2 Порядок приема дубликатов ключей от охраняемых объектов

2.12 Пенал (тубус) в присутствии Заказчика опечатывается (пломбируется) печатью ответственного за их прием.

3 Порядок хранения дубликатов ключей от охраняемых объектов

Допускается размещение шкафов (сейфов) в прямой видимости дежурной смены ЦОУ (ГОСДН) или ПЦО.

4 Порядок выдачи дубликатов ключей для повторного закрытия охраняемых объектов

— сотрудниками дежурной смены ЦОУ (ГОСДН);

— сотрудниками ГЗ;

— сотрудниками дежурной смены ПЦО;

— иными должностными лицами, определенными начальником УВО (ОВО).

4.7 Вскрытие пенала (тубуса) с дубликатами ключей проводится непосредственно у охраняемого объекта.

5 Порядок передачи дубликатов ключей от охраняемых объектов под ответственное хранение по смене

6.1 Виды контроля:

7 Порядок замены дубликатов ключей от охраняемых объектов

8 Порядок выдачи дубликатов ключей от охраняемых объектов Заказчику во временное пользование

9 Порядок возврата дубликатов ключей от охраняемых объектов Заказчику или их уничтожения

                                                   УТВЕРЖДАЮ
                                       Начальник УВО (ОВО) или его филиала

                                      _____________________________________
                                      (звание, подпись, Фамилия и инициалы)

                                      "__" ________________________ 202_ г.

    Информация о печатях (пломбирах) должностных лиц, уполномоченных на
     опечатывание (пломбирование) шкафов (сейфов), пеналов (тубусов)
                с дубликатами ключей от охраняемых объектов

        1. Должностные лица, уполномоченные на опечатывание шкафов
                                 (сейфов)

    ┌──────────┐
    │  Оттиск  │ - печать (номер пломбира), должность, ФИО
    │  печати  │
    │  (номер  │
    │ пломбира)│
    └──────────┘

        2. Должностные лица, уполномоченные на опечатывание пеналов
                                 (тубусов)

    ┌──────────┐
    │  Оттиск  │ - печать (номер пломбира), должность, ФИО
    │  печати  │
    │  (номер  │
    │ пломбира)│
    └──────────┘

___________________________________________________________________________
  дата, подпись, фамилия и инициалы ответственного за организацию приема,
        хранения и выдачи дубликатов ключей от охраняемых объектов

                                АКТ N ____
                  вскрытия и осмотра охраняемого объекта

Мы, нижеподписавшиеся _____________________________________________________
                                   (звание, Ф.И.О., должность
___________________________________________________________________________
                  представителей вневедомственной охраны)
___________________________________________________________________________
В присутствии Заказчика: __________________________________________________
                                  (Ф.И.О., адрес местожительства)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
    Составили настоящий акт о том, что "__" ______________ 202_ года
по  извещению  о  тревоге  в  ___ часов ___  минут  был  вскрыт  имеющимися
на ЦОУ (ГОСДН, ПЦО) дубликатами ключей объект _____________________________

по адресу: ________________________________________________________________
__________________________________________________________________________,
принадлежащий Заказчику ___________________________________________________
___________________________________________________________________________

    При вскрытии охраняемого объекта установлено:
    1. Внешние признаки проникновения посторонних лиц:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
    2. Средства охраняемой сигнализации: __________________________________
___________________________________________________________________________
           (исправны, оборван шлейф, не закрыты окна, форточки,
                          балконные двери и т.д.)
___________________________________________________________________________
    3. Принятые меры: _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
    Объект ________________________________________________ сдан под охрану
                               (адрес)
на   пульт   централизованного   наблюдения   "__" _____________ 20__  года
в ___ часов ___ минут
    Дежурному _____________________________________________________________

    Представители УВО (ОВО) _______________________________________________
    Заказчик (заполняется при необходимости): _____________________________
___________________________________________________________________________
                             (подпись, Ф.И.О.)

    Примечания: ___________________________________________________________

    Один экземпляр акта остается на объекте

                                                   УТВЕРЖДАЮ
                                       Начальник УВО (ОВО) или его филиала

                                      _____________________________________
                                      (звание, подпись, Фамилия и инициалы)

                                      "__" ________________________ 202_ г.

                                    АКТ
        инвентаризационной комиссии по проверке наличия и хранения
          дубликатов ключей от дверей замков охраняемых объектов

N п/п	Пультовый номер	Номер и дата договора	Дубликаты ключей (количество)	Примечание
по описи	фактически
1	2	3	4	5	6

    Результаты, выводы и предложения: _____________________________________
    _______________________________________________________________________
    _______________________________________________________________________

    Председатель инвентаризационной комиссии
    _______________________________           _____________________________
          (должность, звание)                 (подпись, фамилия и инициалы)

    Члены комиссии
    _______________________________           _____________________________
          (должность, звание)                 (подпись, фамилия и инициалы)
    _______________________________           _____________________________
          (должность, звание)                 (подпись, фамилия и инициалы)
    _______________________________           _____________________________
          (должность, звание)                 (подпись, фамилия и инициалы)

                                                   УТВЕРЖДАЮ
                                       Начальник УВО (ОВО) или его филиала

                                      _____________________________________
                                      (звание, подпись, Фамилия и инициалы)

                                      "__" ________________________ 202_ г.

                                    АКТ
          уничтожения дубликатов ключей, находящихся на хранении
                            в ЦОУ (ГОСДН, ПЦО)

    На   основании   приказа   начальника   УВО   (ОВО)   или  его  филиала
"__" _______________ 202_ г. N __ "наименование" комиссия в составе:
Председатель комиссии
____________________________________________________________________
               (должность, звание, фамилия и инициалы)
Члены комиссии
____________________________________________________________________
               (должность, звание, фамилия и инициалы)
уничтожили  следующие  дубликаты  ключей, не полученные Заказчиками в связи
расторжением Договоров на охрану имущества граждан:

N п/п	Пультовый номер	Номер и дата договора	Дубликаты ключей (количество)	Примечание
1	2	3	4	5

    Председатель комиссии
    _______________________________           _____________________________
          (должность, звание)                 (подпись, фамилия и инициалы)

    Члены комиссии
    _______________________________           _____________________________
          (должность, звание)                 (подпись, фамилия и инициалы)
    _______________________________           _____________________________
          (должность, звание)                 (подпись, фамилия и инициалы)
    _______________________________           _____________________________

Источник

Порядок хранения ключей от помещений: общая информация

Крупные предприятия, учебные заведения и компании располагают большим количеством помещений. Практически все они должны закрываться, а доступ в некоторые – строго регламентироваться.

Как правило, ключи от комнат сдаются под охрану. Делается это по разным причинам, чаще всего в целях защиты от пожара или обеспечения быстрого доступа. Кроме того, сдача комплектов значительно упрощает жизнь тем, кто в этих комнатах работает. Ведь установленный порядок хранения и выдачи ключей от помещений защищает, прежде всего, самих сотрудников. Ответственным за хранение запирающих приспособлений должностным лицам можно не переживать о том, что они забудут ключи дома, или что в случае форс-мажорных обстоятельств коллеги не смогут попасть на рабочее место.

На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено несколько различных приспособлений для хранения ключей. В их число входят:

специально отведенная комната, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;
ключница на несколько единиц;
специальный шкаф;
стенд за стойкой охраны.

Занимаясь оборудованием места, в котором будут храниться комплекты, руководство здания обязано в полной мере соблюдать положение о хранении ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго регламентирован и производится по специальному распоряжению. Обычно это электроустановки, котельные, хозяйственные блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.

В каждой компании имеется приказ о хранении и выдаче ключей. В нем описаны основные аспекты процедуры. Выдача комплектов производится:

только тем лицам, которые имеют на это право и внесены в специальный журнал;
под роспись с указанием даты и времени;
в строго установленных временных рамках.

В аналогичном порядке производится и сдача запирающих приспособлений.

Порядок хранения и выдачи ключей от помещений

Хранение и выдача ключей от электроустановок

В каждом здании имеется помещение со спецоборудованием – электроустановками. От них зависит полноценная деятельность учреждения, поэтому доступ к комнате, в которой они располагаются, ограничен. Кроме основного комплекта ключей от такого помещения, должен существовать запасной, хранящийся в опечатанном шкафу или тубусе.

Порядок доступа в помещения со спецоборудованием регламентирует приказ о хранении ключей от электроустановок. Комплект можно выдавать только ответственному лицу, имеющему специальную квалификацию и прошедшему инструктаж.

Каждому ключу присваивается порядковый номер, после чего он упаковывается в тубус или специальный пенал с пломбой. Также следует поступить с запасным комплектом.

Общие положения процедуры сдачи/выдачи комплектов к помещениям с ограниченным доступом следующие:

двери в помещение должны быть закрыты;
запирающие приспособления выдаются под роспись и только тем лицам, которые имеют на то соответствующее разрешение;
комплект необходимо ежедневно возвращать под охрану в конце рабочего дня;
в обязательном порядке следует фиксировать выдачу и сдачу комплектов в книге учета.

Если оборудование выведено из строя в результате несанкционированного доступа в помещение по вине ответственного лица, на него налагается взыскание, установленное соответствующим дополнением к приказу. Но при строгом соблюдении всех инструкций и процедур, проникновение посторонних в специальные помещения исключено.

Особый регламент выдачи

Особое распоряжение затрагивает и процедуру выдачи тех ключей, которыми закрываются помещения с документацией строгой отчетности. В нем прописан порядок хранения ключей от сейфов и помещений, где находятся архивы, личные дела и прочие бумаги.

Обычно специальный допуск в такие комнаты имеют высшие должностные и делегированные ими лица:

руководитель;
главный бухгалтер;
лицо, отвечающее за данный участок (работник архива, кадровик).

В большинстве случаев ключи хранятся у директора или главбуха и выдаются по запросу.

Соблюдение процедуры хранения и выдачи комплектов избавляет руководство предприятия или офиса от попыток несанкционированного доступа, возможной порчи оборудования или хищения ценностей.

Источник