Инструкция по заполнению упд

N, N Строки, графы

Реквизит УПД

Возможные значения и рекомендации и пояснения

б/н

статус

«1», «2»

Выбирается налогоплательщиком в зависимости от цели использования универсального передаточного документа (УПД)

строки (1) — (7) графы 1 — 11

—

Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением N 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

В случае если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного лица, подписавшего конкретный счет-фактуру <1>.

Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя.

Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения.

Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, могут также быть отражены в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.

Графа А

N п/п

Порядковый номер записи в таблице

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций.

Графа Б

Код товара/работ, услуг

Артикул (иное) — в отношении товаров; код видов деятельности, в рамках которых выполняются работы, услуги (ОКВЭД, ОКУН).

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Может заполняться с использованием ОКВЭД (ОКУН) для однозначной идентификации работ/услуг в целях обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налогов), пониженных тарифов страховых взносов и пр. (при договоренности с контрагентом; наличие/отсутствие показателя само по себе налоговых последствий не несет).

строка [8]

Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)

Информация, идентифицирующая возникающие отношения сторон (виды отношений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.)

Показатель, который позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе.

строка [9]

Данные о транспортировке и грузе

Реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и пр. уточняющая информация о перевозке. Например, в качестве информации, более полно характеризующей операцию, может быть указан базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и пр. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000) или наименование организации, несущей транспортные расходы, или др.

Также строка может содержать сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Уточняет содержание факта хозяйственной жизни при осуществлении транспортировки грузов своим транспортом и силами сторонних организаций; при приемке товаров по количеству мест, по весу и т.д.

строка [10]

Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал

Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).

Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Строка [11]

Дата отгрузки, передачи (сдачи)

Дата совершения факта хозяйственной жизни (дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав).

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако показатель определяет такое существенное обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальную дату отгрузки товара (груза), имущественных прав/реальную дату предъявления заказчику выполненных работ, предъявления документа о выполненных услугах.

Например: документ может быть оформлен 11 июня 2013 года (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка может состояться только на следующий день. В таком случае в строке [11] указывается дата «12.06.2013».

Показатель рекомендуется заполнять и при совпадении даты составления документа (строка 1) и даты совершения (оформления) факта хозяйственной жизни. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

В общем случае <*> значение показателя будет равно или позднее даты составления УПД (строка 1).

<*> Кроме предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ случаев, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности и документ был составлен непосредственно после его окончания.

Строка [12]

Иные сведения об отгрузке, передаче

Могут быть приведены ссылки на иную сопутствующую передаче/сдаче информацию, например, данные о паспортах, сертификатах и пр., а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.

Строка [13]

Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку, и (или) лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [10]), то при наличии подписи в строке [10] в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки [8]), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [13а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.

Строка [14]

Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т.ч. комиссионера (агента))

Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца.

Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны продавца.

В данной строке могут указываться сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора. Также это могут сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени. В строке [8] в этом случае указываются реквизиты договора между комитентом (принципалом) и посредником.

Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ.

Строка [15]

Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял

Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).

Строка [16]

Дата получения (приемки)

Дата получения товара (груза), принятия результатов выполненных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако показатель определяет такое обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальная дата получения покупателем (представителем покупателя) товара (груза), имущественных прав/реальная дата принятия услуг, результатов работ.

Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка (1)), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день (в строке [11] — дата «12.06.2013»). При этом покупатель получил товар 18.06.2013 (в строке [16] — дата «18.06.2013»)

Рекомендуется к заполнению в любом случае. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

Не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке [11].

Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка 1), отгрузка для транспортировки состоялась в этот же день (в строке [11] — дата «11.06.2013»). При этом и покупатель получил от перевозчика товар в этот же день (в строке [16] — дата «11.06.2013»)

Строка [17]

Иные сведения о получении, приемке

Сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Может заполняться в случае наличия у покупателя существенной дополнительной информации об исполнении сделки. В частности, может заполняться покупателем (заказчиком) для подтверждения факта приемки без претензии. При наличии претензий могут указываться сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Строка [18]

Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.

Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [18а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.

Строка [19]

Наименование экономического субъекта — составителя документа

Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции).

Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны покупателя.

В данной строке могут указываться сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основании договора.

Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двустороннего документа.

М.П.

Печати экономических субъектов — составителей документа.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона N 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Что такое УПД

УПД, или универсальный передаточный документ — это универсальный бланк, который заменяет сразу две формы: счет-фактуру и первичный документ, например, накладную, товарный чек, договор или акт выполненных услуг. Первичный документ применяют для учета материальных ценностей и подтверждения сделки, а счет-фактуру — для учета и возврата НДС. УПД содержит признаки обоих документов:

УПД применяют с 2013 года. До этого бизнесмены могли оформлять отгрузку товара по накладной или использовали два документа — накладную и счет-фактуру. Сейчас можно выбирать: заполнить документы по-старому или перейти на УПД.

В зависимости от того, какие документы заменяет УПД, он может иметь два статуса.

Статус 1 — если УПД заменяет счет-фактуру и первичный документ. Его применяют организации и ИП на общей системе налогообложения (ОСН) для операций, облагаемых НДС.

Картинка с сайта: life.akbars.ru

Пример заполнения УПД со статусом 1. (Источник: gl.ru)

Статус 2 — если УПД нужен только как первичный документ для передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей), все реквизиты заполнять не нужно. Такой документ можно применять для операций без НДС.

Картинка с сайта: life.akbars.ru

Пример заполнения УПД со статусом 2. (Источник: gl.ru)

Зачем нужен УПД

УПД подходит для оформления любых сделок, но чаще всего его используют:

Но бывают ситуации, когда УПД использовать нельзя.

УПД подходит для всех налоговых режимов: на общей системе налогообложения заменяет накладную и счет-фактуру (с НДС), на спецрежимах (упрощенная и автоматизированная системы — УСН, АУСН, единый сельскохозяйственный налог — ЕСХН) — только накладную или акт (без НДС), и доступен всем компаниям и ИП.

Как заполнить УПД

Единой формы УПД не существует, но есть бланк, рекомендованный налоговиками. В него можно вносить изменения, но важно сохранить обязательные поля для счета-фактуры и первичного документа. УПД можно составлять на бумаге или в электронном виде. 

Универсальный передаточный документ разработан на основе счета-фактуры и содержит 19 разделов. Есть обязательные к заполнению графы:

УПД всегда заполняет продавец. Верхняя часть полностью дублирует бланк счет-фактуры на отгрузку. 

Картинка с сайта: life.akbars.ru

Пример заполнения верхней части УПД. (Источник: gl.ru)

Табличная часть заполняется как первичный документ, где указаны наименование товара, единица измерения, количество, налоги — НДС или акциз и прочее.

Картинка с сайта: life.akbars.ru

Пример заполнения табличной части УПД. (Источник: gl.ru)

Если у документа статус 1, дополнительно нужно прописать: 

УПД со статусом 1 обязательно регистрируют: продавец — в книге продаж, покупатель — в книге покупок. Продавец вносит сведения об НДС (ставку, сумму, стоимость товара с НДС).

В УПД со статусом 2 не нужно заполнять раздел «К платежно-расчетному документу» и данные в таблице об НДС. Двойку в статусе может выбрать и продавец на ОСН, если он проводит операцию, которая не облагается налогом на добавленную стоимость.

Кто подписывает УПД

Универсальный передаточный документ подписывают обе стороны сделки: со стороны продавца — руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо (по доверенности), а со стороны покупателя — сотрудник, ответственный за приемку товаров, работ или услуг. Если директор подписал счет-фактуру, повторная подпись в строке 13 не нужна. Печать ставить не обязательно, но ее наличие не будет ошибкой.

Подписи ставятся в специальных строках: продавец подтверждает передачу ценностей и правильность оформления операции, а покупатель — их получение. 

Картинка с сайта: life.akbars.ru

Пример подписанного УПД. (Источник: gl.ru)

Как хранить УПД

Срок хранения УПД — пять лет по правилам Росархива. Срок начинают отсчитывать не с даты подписания, а с 1 января года, следующего за годом прекращения делопроизводства. Под прекращением делопроизводства понимается последний раз, когда компания использовала УПД при расчете налога или для составления отчетности.

Компании сами выбирают способ хранения: можно подшивать УПД к счетам-фактурам или хранить отдельно. Главное, чтобы документы при необходимости можно было легко найти. Электронные УПД хранят столько же, сколько бумажные — их можно размещать в корпоративном электронном архиве или специальных сервисах.

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

• первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

ВАЖНО! С 2025 года плательщиками НДС стали упрощенцы. Те из них, кто не освобожден от НДС в силу небольшого дохода, теперь тоже обязаны выставлять счета-фактуры. Подробнее см. статью.

Хотите всегда иметь развернутую информацию по данной теме? Тогда воспользуйтесь бесплатно пробным доступом к системе КонсультантПлюс. А если вы захотите пользоваться ею постоянно, здесь можно запросить ее стоимость.

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры. Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, а только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Как скорректировать УПД при технической ошибке или в случае изменения стоимости товаров, услуг, работ, а также как этот документ отражается в книге покупок (продаж) и можно ли оформить УПД на аванс, описали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Соответствие УПД и счета-фактуры

С 01.10.2024 форма счета-фактуры поменялась. В 2025 году актуален бланк счета-фактуры в редакции постановления Правительства РФ от 16.08.2024 № 1096. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

Скачать актуальный бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Бланк счета-фактуры

Скачать

Бланк УПД также нуждается в корректировке. Но т. к. форма рекомендованная, ФНС этого не делает. Скорректировать счет-фактурную часть УПД пользователи должны самостоятельно.

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

• если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
• если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

УПД: образец заполнения 2025

Ниже в статье рассмотрим различные образцы заполнения УПД в 2025 году. Важно понимать, при формировании образцов УПД мы опирались на тот факт, что образец заполнения УПД от ИП в 2025 года не отличается глобально от образца документа УПД, составленного организацией. То есть статус налогоплательщика (ИП или ООО) для образца УПД в 2025 году роли не играет.  

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

УПД 1 и УПД 2 чем отличаются?

Подробнее

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

Приведем образец заполнения в УПД статуса 2 и статуса 1. 

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.

ВАЖНО! В одном документе УПД могут быть отражены и товары, и услуги одновременно. 

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ. В строке 5а счета-фактуры с 01.10.2024 нужно указывать также наименование документа об отгрузке. В случае с УПД в этой строке наименование, номер и дату самог УПД.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):

• графа 6 «В том числе сумма акциза»;
• графа 7 «Налоговая ставка»;
• графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
• графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
• графа 11 регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;

• графы 12 и 12а единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения;

• графа 13 количество товара в указанных единицах;

• графа 14 стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость.

По непрослеживаемым товарам графы 12-14 можно не формировать.

Приведем образец заполнения в 2025 году УПД на услуги и товары одновременно. 

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Теперь покажем образец заполнения УПД со статусом 2 (и без НДС). 

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем.  Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

• строка 1 — дата составления документа;
• строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
• строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

Смотреть Содержание

С 2025 года вступают в силу новые правила оформления УПД. Разбираем, какую форму использовать, как заполнить документ без ошибок и избежать проблем с налоговой.

Картинка с сайта: www.zakonrf.info

Что такое УПД и почему он важен для бизнеса

Универсальный передаточный документ (УПД) — это многофункциональный документ, который заменяет собой счет-фактуру и первичный документ, например, накладную при отгрузке товаров или акт выполненных работ при оказании услуг. Его основная цель — упростить документооборот, сократить количество бумаг и облегчить учет.

УПД служит для подтверждения факта отгрузки товаров, завершения работ или предоставления услуг. Этот документ удостоверяет передачу имущественных прав и является основанием для налогового учета, в том числе для получения вычета по НДС.

В 2025 году УПД по-прежнему будет совмещать в себе функции нескольких документов, что делает его удобным для бизнеса. Он может заменить:

• Счет-фактуру — в целях расчета НДС и налогового администрирования.
• Товарную накладную (ТОРГ-12) — при передаче товаров покупателю.
• Накладную на отпуск материалов (М-15) — при внутреннем перемещении материалов.
• Акт приема-сдачи работ или оказанных услуг — при фиксировании выполнения работ.
• Акт приема-передачи основных средств (ОС-1) — при передаче имущества.

Такой подход помогает сократить документооборот и избежать дублирования информации.

Выбор статуса УПД: влияние на налоговый учет

При заполнении универсального передаточного документа важно выбрать его статус, так как он определяет, какие функции выполняет документ.

Существует два варианта:

• Статус 1 — УПД заменяет и счет-фактуру, и первичный документ. Такой вариант подходит для операций, облагаемых НДС.
• Статус 2 — УПД используется только как первичный документ. Он не выполняет функцию счет-фактуры и подходит для операций, не облагаемых НДС.

Выбор статуса влияет на налоговый учет. Если документу присвоен статус 1, организация вправе использовать его для вычета НДС. В случае присвоения статуса 2, такое право отсутствует.

Выбор статуса 1 в документе позволяет компаниям объединить в одной форме информацию о передаче товаров, работ или услуг и расчет НДС. Такой подход упрощает документооборот и особенно полезен при осуществлении операций, подлежащих налогообложению НДС. Статус 2, в свою очередь, применяется в тех случаях, когда необходимость в отдельном счет-фактуре отсутствует, например, при совершении внутрихозяйственных операций или сделок с товарами, не облагаемыми НДС.

Одна и та же организация вправе применять оба статуса УПД, ориентируясь на особенности каждой конкретной операции. Важно закрепить порядок выбора статуса в учетной политике предприятия (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина от 06.10.2008 № 106н).

Обратите внимание! Заранее предупреждать контрагентов о применении УПД необязательно. Если документ оформлен правильно и без ошибок, налоговых рисков применения УПД нет (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Форма УПД в 2025 году

В 2025 году универсальный передаточный документ по-прежнему не имеет строго обязательной формы. Федеральная налоговая служба еще в 2013 году предложила рекомендованный образец, который многие компании используют в своей деятельности. Он включает в себя все необходимые реквизиты счет-фактуры и первичного документа, что позволяет заменить сразу несколько бумаг.

Использование УПД — право, а не обязанность компании. Закон не требует его оформления, но если организация выберет этот документ, то должна закрепить его использование в учетной политике. То есть компании могут использовать собственную форму УПД, если в ней есть все обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ст. 169 НК РФ).

УПД в 2025 году можно оформлять в бумажном и электронном виде. Бумажный вариант подписывается вручную, а электронный — с использованием квалифицированной электронной подписи.

Компании могут адаптировать УПД под свои нужды. Допускается добавлять дополнительные графы и реквизиты, если это удобно для учета и внутренней отчетности (письмо ФНС от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638). Однако изменять обязательные поля нельзя. В УПД должны присутствовать все реквизиты счет-фактуры, если он используется для целей налогообложения (статус 1), а также обязательные данные первичного документа (статус 2).

В 2025 году компании смогут продолжать применять данный документ, но с 1 апреля вступает в силу новый обязательный формат УПД. Он разработан налоговой службой и будет использоваться для электронного документооборота.

Если организация ведет документооборот на бумаге, то она может использовать как УПД, так и привычные формы документов: накладные, счет-фактуры. Однако при электронном документообороте с маркированными и прослеживаемыми товарами применение УПД нового формата станет обязательным с 1 апреля 2025 года (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Как правильно оформить УПД

Правильное заполнение УПД — это залог его юридической значимости и подтверждения для налогового учета. Документ содержит два блока: счет-фактура и передаточная часть. Каждая из них имеет обязательные реквизиты, без которых УПД может быть признан недействительным.

Ключевые поля, которые необходимо заполнить:

УПД: бланк и образец заполнения

Если УПД оформляется со статусом 1, обязательно указывается реквизит «5а» (документ об отгрузке). Если документ составляется со статусом 2, то налоговые реквизиты можно не заполнять.

Доступны два варианта оформления УПД: на бумажном носителе и в электронном формате. Оформление бумажного УПД предполагает наличие двух экземпляров с подписями и печатью. Электронный УПД должен соответствовать утвержденному налоговой службой формату. Юридическая значимость электронного документа обеспечивается его подписанием квалифицированной электронной подписью и передачей через специализированных операторов электронного документооборота.

С 1 апреля 2025 года для электронного УПД вводятся новые требования (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@):

• Документ должен соответствовать установленному формату и содержать все необходимые реквизиты.
• Для товаров, подлежащих прослеживаемости или маркировке, вводятся дополнительные графы.
• Обновляется структура имени файла, чтобы обеспечить корректный обмен данными.

Также с 2025 года в электронных УПД обязательно указывать информацию о доверенности, если документ подписывает не руководитель. Это требование связано с развитием машиночитаемых доверенностей, которые налоговая проверяет в автоматическом режиме.

Последствия ошибок в УПД

Ошибки в универсальном передаточном документе могут привести к проблемам с налоговой и финансовым потерям. Если документ заполнен неверно, налоговая инспекция может отказать в вычете НДС или признать сделку недействительной.

Наиболее распространенные ошибки при заполнении УПД:

1. Отсутствие обязательных реквизитов: ИНН, дата документа, подписи.
2. Неправильный статус универсального передаточного документа: если вместо статуса 1 указан статус 2, НДС нельзя принять к вычету.
3. Несоответствие данных договора и УПД: разные суммы, ошибки в наименованиях товаров и услуг.
4. Ошибки в НДС: неверная ставка, расчет суммы.
5. Отсутствие подписей со стороны продавца или покупателя.

При наличии несущественных ошибок, таких как опечатки в наименовании, налоговый орган может принять решение о неприменении санкций. Отсутствие ключевых реквизитов делает документ недействительным в качестве подтверждения совершения сделки.

Если организация допустила серьезные ошибки в УПД, возможны финансовые санкции:

• За неправильное оформление первичных документов — штраф до 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
• Если из-за ошибки в УПД неверно рассчитан налог, штраф составит 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговая откажет в вычете НДС, компания потеряет 20% от суммы налога.

Кроме того, неправильное оформление УПД может повлечь конфликты с контрагентами. Если покупатель не сможет принять документ в учет, он может потребовать новый УПД или вовсе отказаться от сделки.

Все субъекты экономики, осуществляющие коммерческую деятельность в сфере реализации товаров, услуг, прав на имущество, в обязательном порядке оформляют соответствующие бумаги первичного учета. То есть, организации и индивидуальные предприниматели используют в своей работе бухгалтерскую документацию, подтверждающую ведение хозяйственной жизни. Поэтому всем, кто непосредственно связан с предпринимательской средой, необходимо знать правила заполнения УПД (универсального передаточного документа).

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Упростите складские операции с 1С и ТСД: ускорьте комплектацию и отгрузку товаров, минимизируйте ошибки и автоматизируйте учет. Комплектация на складе в 1С: пошаговая инструкция.
Инструкция по отгрузке товаров со склада в 1С.

Кем и когда применяется

УПД-форма разработана ФНС Российской Федерации на базе счета-фактуры в конце 2011 года. При создании новой формы были учтены обязательные к использованию товарно-транспортная накладная, ТОРГ-12 и другие бумаги, выступающие подтверждением передачи товарно-материальных ценностей.

Таким образом, УПД-документ представляет собой счет-ф, расширенную посредством введения дополнительных реквизитов. В том числе сведениями из другой документации первичного учета:

• ТН;
• ТТН;
• документ, подтверждающий отгрузку;
• акт приема-передачи товарных позиций и услуг.

Скачать образец УПД (.xlsx)

Разбираясь с заполнением УПД по всем правилам, следует помнить, что применять его могут любые торговые организации и частные предприниматели. Система налогообложения, применяемая к ним, значения не имеет. Таким образом, компании и ИП, осуществляющие деятельность в специальных налоговых режимах, тоже вправе задействовать в работе УПД-форму. Кроме того, взять на вооружение данный тип бумаг могут и налогоплательщики, работающие без начисления НДС. Для них форма является образцом первичной документации.

Узнайте, как правильно оформлять приемку и продажу маркированного товара в 1С, чтобы соблюдать требования законодательства и автоматизировать учет. Приемка маркированного товара в 1С.
Продажа маркированного товара в 1С.

Для чего предназначен

Область применения данного документа весьма обширна. Так, его используют:

• при поставке товаров, проведении подрядных работ, оказании услуг;
• во время заключения соглашений на имущество;
• с целью подтверждения осуществления операций с участием посредников и т. п.

Собирая информацию о реквизитах УПД, выясняя, как заполнить бланк по всем правилам, важно знать, что данная форма не является обязательной. Руководители коммерческих компаний и ИП сами решают, применять ли ее в оформлении хозяйственной деятельности. Если организация принимает решение задействовать документ в работе, это отражается в учетной политике.

При этом использовать УПД-форму можно только для проведения определенных типов сделок и операций. Все остальные допускается оформлять посредством стандартных счет-фактур. Так, например, фирма вправе осуществить переход на работу с универсальным передаточным документом по подрядным соглашениям, но по другим разновидностям договоров продолжать применять с/ф и обычные бумаги первичного учета. Кроме того, согласно данным от ФНС, возможно объединять различную документацию в рамках одной сделки. Первую партию товара оформляют посредством УПД-документа, вторую с помощью товарной накладной и далее попеременно.

Хотите узнать, как правильно оформить отгрузку товаров в 1С? Мы подготовили подробную инструкцию с пошаговыми объяснениями. Следуйте ей, чтобы легко сделать отгрузку товара в 1С Розница, 1С УНФ и 1С УТ. Смотреть инструкцию по отгрузке товаров в 1С.

В каких ситуациях используется

Изучая вопрос: как правильно заполнять УПД, согласно номерам строк, следует разобраться с возможностями данного документа. Компании и индивидуальные предприниматели могут задействовать в качестве:

• счет-фактур;
• накладных передачи;
• объединенной документации.

Применение формы целесообразно при:

• документальном оформлении проделанной работы или оказанных клиенту услуг;
• отгрузке товарных позиций;
• имущественных сделках.

Счет-ф или УПД-форма

Многие организации и ИП до сих пор не могут решить, что конкретно использовать в своей деятельности: с/ф или новый универсальный бланк. Но здесь следует заранее оговориться, что УПД-документ необязателен к оформлению, в отличие от счет-фактуры. При этом дает возможность коммерческим организациям и частным предпринимателям:

• применять его в качестве учетной бухгалтерской документации;
• принимать к вычету НДС, так как во многом копирует реквизиты, соответствующие содержанию счета-ф;
• задействовать в качестве подтверждения понесенных затрат при формировании налоговой основы.

Знакомясь с порядком и правилами оформления УПД на услуги, рассматривая обязательные поля для заполнения, важно понимать, что использовать его исключительно как с/ф нельзя. Применение формы допускается в двух ситуациях:

• когда она заменяет счет-фактуру и первичку;
• только передаточный документ.

Согласно информации, предоставленной Федеральной налоговой службой Российской Федерации, для формирования вычета можно применять УПД-форму первого статуса. Однако использование ее в роли одного счета-ф запрещено, так как для этого не существует отдельной статусной позиции.

Из чего состоит УПД-документ

К реквизитам, которые в обязательном порядке отражаются при составлении бумаги передачи товаров, услуг, прав на имущество, относятся:

• наименование формы и дата оформления;
• сведения об организации или частном предпринимателе;
• название и данные о проводимой операции, действительность которой подтверждается передаточной документацией;
• информация о лице, несущем ответственность за совершение сделки;
• подпись представителя руководящего состава или ответственного сотрудника с полной расшифровкой.

Формируя документ по порядку заполнения УПД в соответствии с построчной рекомендацией, необходимо помнить, что особую важность имеет позиция «Статус», размещенная на бланке сверху справа. Именно от нее напрямую зависит, как предстоит задействовать универсальную УПД-форму.

Значение статусного определения

Этот реквизит может отражаться под номером «1» или «2». Указывая в нужном поле единицу, вы подтверждаете, что бумага применяется одновременно как счет-ф и форма первичного учета (первичка).

Согласно сведениям, представленным в приложении к письму 20-3/96 от Федеральной налоговой службы Российской Федерации, статус выступает лишь в роли информационной категории. По факту он зависит от отсутствия или наличия в нем данных, обязательных для учетной документации и счетов-ф. Таким образом, в ситуации когда продавец допускает ошибку при заполнении бланка, вместо единицы ставит двойку, покупатель все равно вправе воспользоваться вычетом.

Особенности составления

По факту УПД-документ — это гибрид счета-ф и накладной. При его формировании недопустима даже минимальная небрежность. В противном случае компания или частный предприниматель могут столкнуться с проблемами в отношении учета расходов и вероятным отказом в вычете НДС. Именно поэтому составляя документацию, необходимо быть предельно внимательным.

Правильность заполнения УПД: инструкция по оформлению

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Разобраться, как правильно построчно заполнить форму, проще всего таблице, представленной ниже:

Разновидности универсальных передаточных документов

Данная документация может применяться в двух вариантах:

• одновременно в качестве счета-ф и первички (в статусе проставляется единица);
• исключительно как подтверждение передачи ТМЦ (прописывается двойка).

В зависимости от того, как именно фиксируется применение, предстоит по-разному заполнять бланки.

Правила заполнения УПД 1

В этом случае требуется указание всех реквизитов (для с/ф и бумаг передачи). Только так заполненную форму удастся использовать для получения НДС-вычетов и учета расходов по налогообложению прибыли.

УПД-документ со статусом 2

Во втором варианте вносить сведения для счета-фактуры нет необходимости. Такая УПД-форма задействуется исключительно в роли передаточной документации с целью подтверждения проведения хозяйственных операций. А счет-ф, если нужно, формируется дополнительно.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Документ первого статуса в книгах покупок/продаж, учетном журнале с/ф

Зная, где в УПД указывается номер договора, что писать в основании передачи, следует рассмотреть правила регистрации универсальных бланков со статусным значением «1».

У продающей стороны

Когда передаточная бумага составляется во время поставки товарных позиций, оказании услуг, переоформления имущественных прав, моментом утверждения налоговой основы считается день проведения хозяйственной операции.

Счета-ф регистрируются в установленном хронологическом порядке в первой части книги учета, согласно правительственного постановления от 2011 года. При формировании УПД-документа определяют точную дату, когда предстоит осуществить прием-передачу товара.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Если дни составления и отгрузки совпадают

В такой ситуации при оформлении передаточной документации значение первой строки является фактическим для проведения отправки и регистрации счета-фактуры. Отгружают товарные позиции, оказывают услуги или переоформляют права на имущество в тот же момент. Тогда же датируется выставление с/ф покупающей стороне. В учетной книге документ регистрируется при одновременной поставке и формировании документального подтверждения в виде счета-ф.

Когда действия производятся в разное время

В данном случае бумага по передаче формируется аналогичным образом. В строчке №1 указывается день оформления УПД-формы. При этом в 11-ой отмечается действительная дата отгрузки. Она же является фактической, согласно которой производится регистрация налогового периода. Непосредственно момент оформления бумажного подтверждения остается просто показателем, упрощающим идентификацию.

Правила заполнения УПД грузополучателем (покупающей стороной)

Покупатели также фиксируют счета-фактуры в соответствии с хронологией. Только записи ведутся уже во второй части учетного журнала. Регистрационным считается день подписания соглашения на поставку товарных позиций, оказание услуг, передачу прав на имущество. Информация отражается в строке №16.

В книге покупок получатель груза проводит регистрационные действия в отношении счетов-ф.

Отражение документа первого статуса в налоговом учете

Продающая и покупающая стороны определяют расходы и прибыль с помощью УПД-документов.

Налог на прибыль у продавца

Датой признания официального дохода является период продажи товаров, обслуживания, имущественного права владения. Объем полученной материальной выгоды определяется на основании учетной документации и других бумаг, подлежащих налоговому учету.

Картинка с сайта: www.cleverence.ru

Налог на прибыль у покупателя

С получателем аналогичная ситуация. Днем проведения расходных операций считается фактический момент, когда по передаточным УПД-бумагам были приняты товарные позиции, работы, потреблены оказываемые услуги.

Почему многие организации и предприниматели отказываются от использования УПД-документа

Блок подписей универсальной передаточной форме весьма объемен. Разместить всю требуемую информацию на одном листе удается далеко не всегда. Из-за чего при наборе зачастую используют мелкий шрифт, что затрудняет прочтение.

Кроме того, новая документация не пользуется особым доверием у бухгалтеров (в основном это связано с вычетом НДС). Переходя на работу с УПД-бумагами, выясните предварительно, подходит ли такой вариант вашим контрагентам. Внедрение обновленного бланка неплохо согласовать с постоянными партнерами.

Отдельно следует сказать о необходимости автоматизации внутренних процессов в любой коммерческой организации, независимо от того, работает она с УПД-документами или нет. Облегчить труд работников предприятия и автоматизировать прием-передачу можно с помощью специальных мобильных систем учета. Верным решением в данном случае будет приобрести программное обеспечение для решения бизнес-задач в оптовой или розничной торговле в нашей компании «Клеверенс». Представленное в каталоге ПО совместимо с большей частью моделей современного торгово-учетного оборудования. Всю интересующую вас информацию можно получить на официальном сайте cleverence.ru.

Вывод

Многим, кто только начинает разбираться в нюансах оформления универсальной формы, эта задача кажется слишком сложной. А так как документ не является обязательным, применяют его далеко не все — и напрасно. На самом деле изучить тонкости формирования документации, выяснить, как заполнить графу Б в УПД, узнать, что это такое содержание операции — гораздо проще, чем кажется на первый взгляд. Зато именно УПД-форма позволяет существенно снизить объем документооборота и тем самым облегчить работу организации или индивидуального предпринимателя.

Вопросы и ответы

Количество показов: 67176