- Подготовка к подписанию PDF-документа
- Установка программного обеспечения
- Получение электронной подписи
- Пошаговая инструкция по подписанию PDF-документа
- Использование Adobe Acrobat Reader DC
- Подписание документа через «КриптоПро PDF»
- Использование других программных решений
- Онлайн-сервисы для подписания PDF
- Подписание файлов с расширением .sig
- Отправка подписанного документа
Электронная подпись в PDF-документе даёт возможность придать ему юридическую силу и защитить от внесения любых исправлений и корректировок. Она может использоваться и для внутреннего документооборота, и для обмена документацией с контрагентами. Использование подписи позволяет работать с документами на расстоянии — они будут приобретать такую же юридическую силу, как и при собственноручном подписании.
Подготовка к подписанию PDF-документа
Перед тем как поставить подпись в PDF-файле, потребуется выполнить несколько обязательных подготовительных действий.
Установка программного обеспечения
Чтобы сделать подпись в ПДФ-документе, необходимо предварительно установить на ПК или ноутбук специальное программное обеспечение. Потребуются следующие приложения:
- Средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Для этой цели подойдёт «КриптоПро CSP» в версии 4.0 и более поздних.
- «КриптоПро PDF». Это модуль создания и проверки подписи именно в PDF. Такой модуль позволяет сформировать ЭП и поставить её на документ.
- Программа Adobe Acrobat Standard для работы с ПДФ-файлами.
- Adobe Reader последних версий. Даёт возможность читать ПДФ-документы.
Лицензии КриптоПро
Средства криптографической защиты информации (СКЗИ) для любых целей
Подробнее
Получение электронной подписи
После установки программного обеспечения потребуется получить саму электронную подпись. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры РФ. Пользователь заключает с УЦ договор и получает цифровой ключ. Сертификат записывается на токен — USB-носитель, который нужно будет подключать к ПК или ноутбуку во время работы с ЭП.
Сертификат полученной электронной подписи устанавливается на компьютер. Это можно сделать программными средствами с помощью «КриптоПро CSP». После настройки рабочего места можно будет пользоваться всеми возможностями ЭП.
Оформите электронную подпись
в удостоверяющем центре «Такском»
Оставить заявку
Пошаговая инструкция по подписанию PDF-документа
Установка ЭП проходит в несколько шагов:
Использование Adobe Acrobat Reader DC
При использовании программного модуля Adobe Acrobat Reader DC подписание документа проводится следующим образом:
- нужно открыть требуемый документ в Acrobat Reader DC;
- после этого в меню выбрать пункт «Заполнить и подписать»;
- нажать на кнопку «Сертификаты», затем выбрать «Поставить цифровую подпись»;
- на документе выделить область для нанесения подписи;
- нажмите «Подписать» и сохраните готовый документ.
Важно! Перед подписанием любого документа нужно убедиться, что он содержит всю необходимую информацию. После постановки цифровой подписи внести какие-либо изменения уже не получится — потребуется переделывать документ заново, если будут обнаружены любые ошибки и неточности. Подпись в ПДФ подтверждает, что документ защищён от любых изменений и исправлений, что позволяет придать ему юридическую силу.
Подписание документа через «КриптоПро PDF»
При использовании программного модуля «КриптоПро PDF» необходимо выполнить следующую последовательность действий:
- открыть документ в программе Adobe Acrobat;
- зайти в меню «Инструменты», в котором нужно будет перейти в раздел «Сертификаты»;
- выбрать пункт «Добавить цифровую подпись», после этого на документе нужно будет выбрать место для установки цифровой подписи;
- готовый документ нужно подписать, а затем сохранить, и с этого момента он будет защищён от внесения любых изменений.
Использование других программных решений
Для подписания документов в формате ПДФ можно использовать и другие программные решения:
- «КриптоАРМ». Главным преимуществом этой программы является возможность бесплатного использования в базовой версии. Кроме того, можно поставить платную версию и использовать её бесплатно в пробном формате в течение 14 дней. Это даёт возможность оценить преимущества платного использования и определить, стоит ли покупать полный функционал программы.
- GnuPG. GNU Privacy Guard — программа для подписания и шифрования электронных писем в любых операционных системах, способна работать даже с просроченными ключами.
- OpenSSL. Это удобная в использовании криптографическая библиотека, которую можно использовать для шифрования данных и подписания документов.
Модуль «КриптоПро PDF» остаётся самым распространённым программным решением, с помощью которого подписываются электронные документы в формате ПДФ. Также можно быстро добавлять цифровые подписи, она будет удобной для работы с большими объёмами документации.
Онлайн-сервисы для подписания PDF
Сервисы, работающие онлайн, дают возможность подписывать бухгалтерские и другие документы без скачивания программ на жёсткий диск ПК. С их помощью можно создавать различные виды документации в ПДФ-формате. Также с их помощью можно формировать пакеты файлов или делать архивы для пересылок. Такие сервисы позволяют шифровать данные и расшифровывать их, чтобы пересылать информацию без риска хищения посторонними лицами.
Онлайн-сервисы позволяют подписывать документы одним пользователем или несколькими — это даёт возможность проводить согласование между должностными лицами, если документ должен пройти по нескольким отделам.
У каждого сервиса свой алгоритм работы, но все они действуют по общему принципу. Нужно загрузить на сайт документ в PDF-формате, выбрать активацию сертификата, а затем скопировать с сайта подписанный документ. Можно перечислить ряд наиболее востребованных сервисов для работы с подписями онлайн:
- Sign.Me — российский сервис, с которым могут работать физические и юридические лица, а также ИП. Сервис даёт возможность загружать документы и заверять их онлайн. Для этого требуется указать пароль от подписи.
- Сервис МегаФона «Мобильная электронная подпись». Он предназначен для подписания цифровых версий документа с помощью мобильного устройства.
- Legium — сервис, позволяющий подписывать документы с помощью мобильных устройств, а также с персонального компьютера. Работает как с физическими, так и с юридическими лицами.
Подписание файлов с расширением .sig
Файл с расширением .sig содержит данные о сертификате цифровой подписи, с помощью которых можно подтвердить подлинность документа. Чтобы создать документ с таким форматом, можно использовать программный модуль «КриптоАРМ». Это можно сделать следующим образом:
- Выбрать исходный документ. Далее нужно перейти в меню правой кнопкой мыши, выбрать пункт «КриптоАРМ» и перейти к подписи.
- Нажать кнопку «Далее» в открывшемся «Мастере создания подписи».
- Выбрать из списка исходный файл. При необходимости к нему можно добавить дополнительные документы.
- Выбрать формат для преобразования файла. Он будет преобразован в SIG, это значение установлено по умолчанию, поэтому менять его не требуется.
- Выбрать сертификат и добавить его из хранилища.
- В хранилище выбрать доступную подпись. После завершения работы нужно будет нажать «Готово».
Отправка подписанного документа
Готовый документ можно будет отправлять различными способами:
- Отправка через электронную почту. Это даёт возможность загрузить документ с любого устройства, через которое можно зайти в почтовый ящик.
- Отправка через социальные сети и мессенджеры.
- Загрузка на облачные сервисы. В этом случае документ доступен всем, кому предоставлен доступ к данному хранилищу. Этот способ отправки удобен для корпоративного использования.
Подписанный электронный документ обладает такой же юридической силой, как его бумажная версия. В ПДФ-документ не могут быть внесены изменения, поэтому подписание гарантирует подлинность внесённых данных. Компания «Такском» предлагает получить электронную подпись требуемого вида для ведения внутреннего документооборота, подписания документов для контрагентов или взаимодействия с государственными органами.
Подберите электронную подпись, которая подойдёт под нужды вашего бизнеса
Разнообразие тарифных планов. Выпуск сертификатов 24/7
Оставить заявку
Есть два варианта, как подписать PDF-документ ЭЦП: использовать модуль «Криптопро PDF» или программу «КриптоАРМ ГОСТ». О том, как подписывать документ в КриптоАРМ, мы рассказали в этой статье. Пошаговая инструкция для работы в Криптопро PDF — далее.
Чтобы подписать документ с помощью Криптопро PDF, нужно установить на компьютер программу Adobe Acrobat Reader DC. Она бесплатная. У нее есть платные альтернативы: Adobe Acrobat Pro DC и Adobe Acrobat Standard DC. В них можно редактировать документы и конвертировать PDF в Word, PowerPoint и Excel.
Но для просмотра и подписания документов подойдет и бесплатная версия.
Шаг 1. Установите модуль «Криптопро PDF». Его можно скачать бесплатно с сайта разработчиков.
Модуль будет работать бесплатно 90 дней. Чтобы продолжить работу, нужно купить лицензию и указать серийный номер в настройках модуля. Для этого откройте документ в программе Adobe Acrobat Reader DC, затем выберите раздел «Справка» → «О модулях сторонних производителей» → «Cryptopro PDF». В открывшемся окне выберите «Установить лицензию». В новом окне введите данные о пользователе, организации и серийный номер.
Электронная подпись для любых задач
В комплекте сертификат, сертифицированный токен и лицензия КриптоПро — все, что нужно для работы
Заказать подпись
Шаг 2.Установите подпись в Adobe Acrobat Reader DC. Для этого выберите: «Редактирование» → «Установки» → «Подписи» → в разделе «Создание и оформление» кликните «Подробнее» → в графе «Метод подписания по умолчанию» выберите «Криптопро PDF» → «Ок».
Шаг 3. Убедитесь, что модуль «Криптопро PDF» установлен. Для этого зайдите в раздел «Справка» → «Модули сторонних производителей». Там должен быть указан Криптопро PDF
Шаг 4. Откройте в Adobe Acrobat Reader DC документ, который нужно подписать. Зайдите в раздел «Дополнительные инструменты». Выберите пункт «Сертификаты».
Шаг 5. Программа автоматически вернется в ваш документ. Выберите пункт «Поставить цифровую подпись» в меню сверху.
Шаг 6. Выберите место, где будет стоять электронная подпись. Например, рядом с местом для печати.
Шаг 7. В открывшемся окне выберите подходящий сертификат, нажмите кнопку «Ок». Сохраните подписанный документ.
На этом шаге программа может запросить пароль, которым защищена электронная подпись.
Шаг 8. Убедитесь, что документ подписан. В выбранной области должно появиться такое изображение.
Инструкция подойдет для подписания документов в Adobe Acrobat Pro DC и Adobe Acrobat Standard DC.
Материал актуален на 10.01.2022
Современный электронный документооборот позволяет быстро и рационально использовать необходимые ресурсы компании. С помощью электронной подписи можно подписать документ как для Госуслуг, так и для взаимодействия с контрагентом. Существуют разные способы для использования электронной подписи.
Навигация
Коротко о главном: 5 пунктов
- Электронная подпись нужна для подписания различных документов в интернете.
- Она бывает трех видов: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
- ЭП используется для отчетности, госуслуг, участия в судах и электронного документооборота.
- Чтобы подписать документ, можно воспользоваться программами вроде «КриптоПРО» или «КриптоАРМ».
- Есть платные сервисы, которые помогают подписывать документы электронной подписью.
Какие документы подписывают электронной подписью
На сегодняшний день, когда практически весь документооборот становится безбумажным, подписание документов с помощью электронной подписи — обыденное дело.
В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают поданные заявки. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭЦП.
Также цифровая подпись необходима в таких ситуациях:
- Отчетность для контролирующих органов. Сдаем ее в электронном виде таким службам, как ФНС, Росстат, ПФР и ФСС. Взаимодействуя с государственными органами, перед тем как подписать документ в Word электронной подписью, определяем возможность подачи документа в таком формате. Это значительно упрощает передачу информации и повышает правильность: большинство сервисов предлагают автоматическую проверку на ошибки.
- Электронный документооборот (ЭДО). Одно из самых распространенных применений, так как подписанное таким способом письмо соответствует бумажному с печатью и визой. Позволяет перейти на безбумажный документооборот как внутри компании, так и за ее пределами.
- Государственные услуги. Гражданин РФ визирует подаваемые заявления в ведомства через портал Госуслуг, может участвовать в общественных инициативах, пользоваться личным кабинетом на сайте ФНС, даже оформлять кредит.
- Обращение в арбитражный суд. В качестве доказательств используются счета-фактуры, договоры, официальные письма, подписанные электронно. Для использования в качестве доказательства подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью файл Ворд с обеих сторон. Согласно АПК РФ, такой документ является аналогом бумажного с собственноручной визой.
Какие бывают электронные подписи
ЭЦП — это «штамп», который позволяет идентифицировать ее владельца и удостовериться в целостности подписанного документа. Типы ЭЦП и порядок их оформления утверждены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011. Он установил, что подписи бывают трех видов:
- Простая. Распространена для подписания писем или спецификаций, подтверждается с использованием паролей, кодов и иных средств, чаще всего используется в системах корпоративного ЭДО.
- Усиленная неквалифицированная. Получается в процессе криптографической обработки информации и использования закрытого ключа. Позволяет установить, кто подписал документ, и факт внесения изменений после подписания.
- Усиленная квалифицированная. Аналогична неквалифицированной, но для ее создания и проверки используются наработки криптозащиты, сертифицированные ФСБ РФ. Такие ЭП выдаются только аккредитованными удостоверяющими центрами.
Подробнее:
- что такое квалифицированная и неквалифицированная ЭЦП;
- удостоверяющие центры электронной подписи: перечень.
Визируем документ несколькими способами. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся.
Подписываем с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»
Для этого нужна установленная программа «КриптоПРО», сертификат удостоверяющего центра и сертификат владельца ЭП.
Подписываем документ Ворд (MS Word)
1. Для работы потребуется текстовый редактор Word. Перед тем как подписать вордовский документ электронной подписью, находим нужный файл и открываем его. Жмем в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
Подписываем документ ЭЦП word шаг 1
2. Выбираем нужную ЭП, добавляем комментарий, если нужно, и жмем «Подписать».
Подписываем документ ЭЦП word шаг 2
3. Если нет ошибок, то система показывает окно с успешным подписанием.
Подписываем документ ЭЦП word шаг 3
Если установлен плагин КриптоПРО Office Signature
1. Открываем нужный файл, выбираем «Файл», затем — «Добавить цифровую подпись».
Подписываем КриптоПРО Office Signature ЭЦП шаг 1
2. Аналогично предыдущему варианту выбираем необходимую ЭП, добавляем, если нужен, комментарий и жмем «Подписать».
Подписываем КриптоПРО Office Signature ЭЦП шаг 2
3. Если нет ошибок, то система показывает сообщение, что документ успешно подписан.
Подписываем КриптоПРО Office Signature ЭЦП шаг 3
Как подписать PDF (Adobe Acrobat PDF)
1. Открываем необходимый PDF-файл, нажимаем на панели «Инструменты» и видим ярлык «Сертификаты». Выбираем его.
Подписываем ЭЦП Adobe Acrobat PDF шаг 1
2. Нажимаем на «Поставить цифровую подпись» и выбираем область на файле, где располагается отметка о подписании.
Подписываем ЭЦП Adobe Acrobat PDF шаг 2
3. Появляется окно выбора цифрового удостоверения для подписи, выбираем нужное и жмем «Продолжить»:
Подписываем ЭЦП Adobe Acrobat PDF шаг 3
4. Откроется окно с предварительным видом штампа. Если все верно, то нажимаем «Подписать».
Подписываем ЭЦП Adobe Acrobat PDF шаг 4
5. Система выдаст оповещение об успешном подписании. На этом все.
Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»
При таком способе есть возможность шифрования всех современных форматов и архивов. Используется программа для подписи документов в электронном виде — «КриптоАРМ». Придерживаемся следующего порядка.
1. Открываем программу «КриптоАРМ» и выбираем самый первый пункт действий — «Подписать».
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 1
2. Внимательно изучаем инструкцию Мастера созданий ЭП. Нажимаем «Далее».
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 2
3. Жмем на «Выбор файла», переходим к нужному файлу, щелкаем по нему и жмем «Далее».
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 3
4. Выбираем подписываемый файл, нажимаем «Далее».
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 4
5. Видим окно «Выходной формат». Если нет обязательных требований, то кодировку оставляем как есть. Программа не устанавливает, как подписать архив ZIP электронной подписью, но можно сохранить в формат ZIP (для отправки по e-mail) или выбрать место сохранения конечного результата. Жмем «Далее».
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 5
6. В «Параметрах» выбираются свойства, добавляются комментарии и выбираются присоединенные ЭП (присоединяется к исходному файлу) или отсоединенную (сохраняется отдельным файлом). По желанию настраиваются дополнительные параметры. Когда все готово, жмем «Далее».
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 6
7. Теперь необходимо выбрать сертификат, для этого жмем «Выбрать», указываем необходимый сертификат и жмем «Далее».
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 7
8. На следующем этапе видим итоговое окно с кратким описанием данных. Если в следующий раз файлы будут подписываться в таком же порядке, то сохраняем профиль. Жмем «Готово».
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 8
9. Если нет ошибок, то система выдаст сообщение об успешном подписании.
Подписываем «КриптоАРМ» ЭЦП шаг 9
Еще есть платные сервисы, которые позволяют подписывать документы. Например, такой функционал есть в СБИС, Контур и другие. Как правило, доступ к возможности подписывать документы предоставляется автоматически при подключении сервиса.
- Что такое электронная подпись
- Как устроена ЭЦП
- Как получить УКЭП
- Как подписать документ с помощью ЭП
Что такое электронная подпись
Электронная цифровая подпись («электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — устаревшие обозначения электронной подписи) удостоверяет факт создания документа конкретным человеком в определённый период и отсутствие дальнейших изменений.
Федеральный закон №63 ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три типа электронной подписи, которые отличаются по уровню защиты и юридической силе:
- простую;
- неквалифицированную (НЭП);
- квалифицированную (КЭП).
Расскажем подробнее, как проходит подписание квалифицированной электронной подписью. Это самый надёжный и универсальный аналог подписи от руки из всех существующих. Он позволяет удостоверять документы (соглашения, контракты, заявления в госорганы, иски в суд и т.д.), которые в результате имеют такую же юридическую силу, как бумажный вариант. Например, подписание договора ЭПЦ равнозначно традиционной подписи на бумаге.
Как устроена ЭЦП
Разберёмся, как работает электронная подпись и как происходит подписание документов ЭЦП.
ЭП состоит из двух частей:
- открытый ключ — это сертификат, который вы получаете в удостоверяющем центре;
- закрытый ключ — это криптографическая часть.
Для корректной работы обе части нужно загружать на компьютере одновременно.
Электронная подпись работает только вместе со средством криптографической защиты информации (СКЗИ), которое устанавливают дополнительно. Программу можно выбрать самостоятельно при получении ЭП. Они бывают платными, например КриптоПРО CSP, и бесплатными, например ViPNet CSP, которую аккредитованный удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» предоставляет при получении сертификата.
При подписывании СКЗИ вместе с усиленной КЭП (УКЭП) создаёт и прикрепляет к электронному документу файл подписи. Он содержит информацию о владельце сертификата и дате подписания документа.
Получатель также с помощью СКЗИ сверяет информацию о содержании полученного документа с данными из файла подписи. Если они совпадают, подпись считается действительной.
В зависимости от того, куда будет предоставлен подписанный документ, различают:
- прикреплённую подпись, которая находится с документом в одном файле;
- откреплённую подпись, которая формируется в отдельном от документа файле.
Примеры информационных систем, требующих откреплённую подпись: система «Мой Арбитр» и ГАС «Правосудие».
Как получить УКЭП
Получить УКЭП можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ), деятельность которых регулируется Минцифры России. Юридические лица и ИП обращаются за сертификатом только в УЦ ФНС, физические лица и сотрудники организаций — в коммерческие аккредитованные УЦ.
Например, удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» является аккредитованным и предлагает выбрать один из способов получения УКЭП:
- в офисах компании или партнёров;
- дистанционно без посещения офиса;
- с доставкой в Москве или Санкт-Петербурге.
Для получения сертификата в нашем удостоверяющем центре оставьте онлайн-заявку на УКЭП на сайте. Менеджер окажет помощь с выбором вида сертификата и его расширений.
Чтобы записать и затем использовать электронную цифровую подпись, понадобится специальное защищённое устройство — USB-носитель. Оно напоминает обычную флешку, но для его защиты используется пароль или PIN-код. Его безопасность подтверждает сертификат от специализированных организаций. Вы можете заранее подготовить носитель, на который вам запишут ключи и сертификат, либо приобрести его у нас при оформлении электронной подписи.
Как подписать документ с помощью ЭП
Далее приведём сам процесс, как проходит подписание электронной подписью с помощью нашего бесплатного онлайн-сервиса:
Шаг 1. Проверьте наличие СКЗИ на рабочем месте, установите ЭП. Для этого воспользуйтесь инструкциями с нашего сайта или обратитесь за помощью в службу техподдержки.
Шаг 2. Подготовьте документ для подписания: проверьте правильность заполнения, наименование файла, формат.
Шаг 3. Чтобы начать подписание ЭЦП, зайдите на страницу онлайн-сервиса и выберите пункт «Подписание документов».
Чтобы сервис работал, скачайте и установите компонент TrustPlugin:
- Установите его, запустив скачанный файл.
- Убедитесь, что плагин запущен — в системном трее (области в правом нижнем углу рядом с часами) появится синий значок плагина.
Затем выберите из списка необходимый сертификат и нажмите «Продолжить».
На следующем этапе выберите файл и нажмите «Подписать документ». Если нужна откреплённая подпись, флажок «Использовать прикреплённый формат подписи» оставьте неактивным.
Результат выполнения криптографической операции выглядит так, как представлено на следующем скриншоте.
Шаг 4. После подписания ЭП документа, отправьте его получателю.
Для прикреплённой подписи: скачайте подпись на компьютер в папку «Загрузки». Отправьте только файл подписи, который скачали в папку «Загрузки».
Для откреплённой подписи: скачивание в папку «Загрузки» пройдёт автоматически. Нужно отправить саму подпись и документ, который вы подписали.
Важно! Подписание электронной подписью как процесс может отличаться в зависимости от выбранного метода и сервиса.
Эта статья была полезной?
Получить сертификат электронной подписи
Заполните заявку на выпуск сертификата
Из нашей статьи вы узнаете:
Электронная подпись используется для подписания цифровых документов. Ключ сертификата электронной подписи (ЭП или ЭЦП) создаётся методом криптографических преобразований с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеет только владелец.
Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. Электронная подпись работает в онлайн или офлайн-режиме.
В статье расскажем, как подписать документ электронной подписью в различных случаях и приведём подробную инструкцию.
Где применяется электронная подпись
Электронная подпись используется в следующих случаях:
подача налоговой декларации в ФНС
подтверждение авторства электронного документа
заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям
подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур
ведение внутреннего электронного документооборота
согласование включенных в файл данных группой лиц
Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭП.
Регистрация права на подпись проводится через аккредитованные удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.
Где получить сертификат электронной подписи
Сертификат ЭЦП можно получить только в специальном удостоверяющем центре (УЦ). Порядок и место выдачи зависит от получателя. Индивидуальным предпринимателям и руководителям юридического лица выдают подписи только в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Необходимо прийти лично в отделение налоговой с пакетом документов и сертифицированным токеном, на который запишут электронную подпись. Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного филиала.
Пользователи, которые уже получали сертификат цифровой подписи в ФНС, могут перевыпустить его онлайн, используя интерактивные сервисы.
Для ускоренного выпуска рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».
Физическим лицам и работникам юрлица можно получить сертификат подписи только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте Минцифры. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов электронных подписей физических лиц — Астрал Подпись и 1С-ЭТП. Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным. Если вы уже являетесь клиентом УЦ «Калуга Астрал», то перевыпустить сертификат электронной подписи можно в режиме online, через личный кабинет.
Принцип работы: что необходимо для использования ЭП
Принцип работы подписи заключается в кодировании файла. Как только нанесена электронная подпись, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть файл, внести в него правки и затем подписать файл электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП
Порядок работы с электронным документом и ЭП:
Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной
В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами
На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию
Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы
Подпись наносится не только на электронный документ, созданный в специализированной программе. ЭП можно подписывать файлы AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа файла свои правила работы и внесения ЭП в документ.
Астрал Подпись
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF на компьютере
Рассмотрим, как подписать файл PDF квалифицированной электронной подписью.
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Чтобы подписывать файлы электронной подписью, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить ЭП:
- Заходите на онлайн-сервис «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на компьютер.
- Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
- Выбираете меню «Подписание».
- В появившемся окне выбираете искомую подпись.
- Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.
Электронная цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.
Шаг 1
Открыть файл PDF и выбрать дополнительные инструменты.
Шаг 2
Установить расширение PDF.
Шаг 3
Выбрать сертификаты.
Шаг 4
Выбрать действия с Сертификатами.
Шаг 5
Выбрать место штампа.
Шаг 6
Выбрать сертификат.
Шаг 7
Просмотреть сертификат.
MS Word: подписываем документы электронной подписью
Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной цифровой подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена система не младше 2007 года.
Простота использования позволяет эффективно вести работу в программах-редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются файлы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.
Шаг 1
Открываем файл Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».
Шаг 2
Всплывает окно «Подписание». В нём указывается роль подписанта. Выбираются сертификаты и оставляются комментарии, входящие в подписание документа.
Шаг 3
Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».
Шаг 4
Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.
OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП
Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете программ OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в файле с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.
Картинки: визирование подписью графических файлов
Электронная печать может применяться на графических файлах. Подписывать можно файловые разрешения формата BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:
- авторских логотипов;
- заверения скан-копии документа;
- защиты договоров в формате PDF;
- защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
- заверения чертежей, графиков работы и др.
Чтобы воспользоваться для защиты электронной цифровой подписью, на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». ПО предоставляется бесплатно, его можно скачать с сайта разработчика. Аналоги зачастую конфликтуют с лицензированной программой и продаются в виде платных подписок.
Крипто АРМ: помощник предпринимателя
«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.
В «КриптоАРМ» можно создавать подпись в форматах:
- jpeg;
- rar;
- png;
- ppt;
- видеофайлы;
- расширения базы данных и т. д.
Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.
После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».
Купить подходящую лицензию КриптоПро можно в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.
Документы для ФНС: как подписать электронной подписью
Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическую значимость и является аналогом бумажной подписи. С помощью такой ЭЦП можно сдавать отчётность онлайн, ставить подпись на договоры с контрагентами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика.
Что нужно сделать, чтобы его получить:
перейти на страницу сервиса самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчётности;
указать электронный адрес и пароль
перейти по ссылке активации профиля, которая будет отправлена на электронную почту
отправить на регистрацию сертификат ЭП — выбрать файл сертификата и нажать на кнопку «Зарегистрировать сертификат»
когда заявление будет успешно обработано, за сертификатом будет закреплён индивидуальный идентификатор абонента
После этого можно создавать и подписывать документы, чтобы вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.
Как подписать документ в ФНС усиленной подписью: для этого нужно воспользоваться любым доступным средством криптографической защиты информации. Далее подписанный файл отправляется в налоговую.
Для отправки отчётности рекомендуем сервис 1С-Отчетность. Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.
Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП
Причины возникновения ошибки:
- сертификат не установлен или не настроен в системе;
- не установлено ПО «КриптоПро». Например, если в браузере не установлен плагин для подписи, то с ЭЦП не получится работать на веб-странице онлайн;
- установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
- срок службы сертификата закончен;
- попытка продублировать сертификат на документе;
- применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.
В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.
Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на компьютере не установлены программные пакеты от «КриптоПро».
«Калуга Астрал» выпускает электронные подписи для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». С ними можно работать на государственных порталах, подписывать отчётность и любые документы, в том числе в формате Word и PDF. Специалисты техподдержки готовы оказать помощь в установке электронной подписи на компьютер и настройке рабочего места.
Свободный автор Астрал