1. Утверждение должностным лицом
Обязанность утверждать все документы организации чаще всего возлагается на руководителя организации. При этом способе гриф утверждения состоит:
- из слова УТВЕРЖДАЮ, набранного прописными буквами;
- с новой строки – наименования должности лица, утверждающего документ;
- с новой строки – подписи, инициалов, фамилии лица, утверждающего документ;
- в последней строке – даты утверждения документа.
2. Утверждение распорядительным документом
Документ можно утвердить распорядительным документом – постановлением, решением, приказом, распоряжением. При этом способе гриф утверждения состоит:
- из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), набранного прописными буквами и согласованного с наименованием вида утверждаемого документа;
- с новой строки – наименования распорядительного документа, которым был утвержден документ, в творительном падеже (утвержден (чем?) приказом) с указанием наименования организации и ее организационно-правовой формы;
- с новой строки – даты и номера распорядительного документа.
3. Утверждение решением коллегиального органа
При утверждении документа решением коллегиального органа (советом, комитетом и т.д.) в грифе утверждения обязательно указываются:
- слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), набранного прописными буквами и согласованного с наименованием вида утверждаемого документа;
- с новой строки – наименование органа, решением которого был утвержден данный документ, в творительном падеже (утвержден (чем?) Техническим советом) с указанием наименования организации и ее организационно-правовой формы;
- с новой строки, в скобках – слово «протокол», его дата и номер.
29.05.2024, 09:44
Вопрос: Требуется ли утверждение должностной инструкции приказом руководителя или достаточно грифа «Утверждено кем и когда» на лицевой стороне?
Ответ:
Согласно «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст):
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Утверждение должностных инструкций работников, по нашему мнению, может производиться руководителем (директором) либо коллегиальным исполнительным органом общества, если такие полномочия отнесены к его компетенции, либо уполномоченными ими лицами. Данные полномочия прописываются в ЛНА организации.
Таким образом, в зависимости от порядка разработки и утверждения должностной инструкции утвержденного ЛНА организации, используется один из вариантов размещения грифа УТВЕРЖДЕНО согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Информационные Банки:
Законодательство ВерсияПроф
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) { КонсультантПлюс }
«Вопросы и ответы»
Вопрос: Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2024) { КонсультантПлюс }
«Бухгалтерская пресса и книги»
Готовое решение: В каком порядке разрабатываются и утверждаются должностные инструкции (КонсультантПлюс, 2024) { КонсультантПлюс }
Марьяшина Наталья Леонидовна,
эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству «Линии консультаций»
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
|
УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИВК |
|
|
Подпись |
А.П. Петров |
|
06.11.2018 |
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.
Например:
|
Регламент |
УТВЕРЖДЕН |
|
|
Правила |
УТВЕРЖДЕНЫ |
|
|
Инструкция |
УТВЕРЖДЕНА |
Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.
Например:
|
Регламент |
УТВЕРЖДЕН приказом ВНИИДАД от 06.05.2018 N 125 |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Например:
|
Положение |
УТВЕРЖДЕНО решением общего собрания акционеров ПАО «Сбербанк» (протокол от 06.05.2018 N 12) |
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.
Действительно, ГОСТ Р 6.30-2003 (который пока действует) в п. 3.16 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который должен его сменить 1 июля 2018 года) в п. 5.16 устанавливают, что:
- при утверждении документа распорядительным документом (приказом, распоряжением, протоколом, решением, постановлением) атрибут реквизита «гриф утверждения» — слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) согласовывается с наименованием вида утверждаемого документа. Примеры оформления этого атрибута грамотно приведены в вопросе читателя;
- при утверждении документа должностным лицом используется слово «УТВЕРЖДАЮ».
Но в данной ситуации считаем необходимым поддержать руководителя организации. И вот почему.
Реквизит — это самостоятельный и формализованный элемент оформления документа, в котором уже может не быть грамматических связей с другими реквизитами и с текстом. Процесс формализации реквизитов продолжается. Начался он в XIX веке, когда от текста отделились фактически все реквизиты и каждый из них получил свое место на листе бумаги. А сейчас этот процесс идет дальше: в реквизитах уже формализуются их составные элементы, которые называются атрибутами. Это связано с внедрением информационных технологий и вызвано необходимостью проектировать электронные шаблоны документов.
Например, в реквизите «гриф утверждения» документа самостоятельными атрибутами являются (и «подгружаются» в системе по 4 отдельным полям):
- слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (либо еще другие формы этого слова при грамматическом согласовании с наименованием вида утвержденного документа, как того требуют стандарты);
- наименование должности лица либо утвердивший документ;
- при утверждении должностным лицом:
- визуализация электронной подписи или расшифровка подписи;
- дата.
Действительно, можно упростить задачу для информационной системы — в первом из перечисленных полей использовать только 1 из 2-х вариантов слова, который будет зависеть от способа утверждения: руководителем или документом. Для этого установите в Инструкции по делопроизводству организации 2 правила:
- если документ утверждается должностным лицом организации, то гриф оформляется с применением атрибута «УТВЕРЖДАЮ», отражающего принцип единоначалия:
Пример 1
- если документ утверждается приказом или иным распорядительным документом, то гриф оформляется с применением атрибута «УТВЕРЖДЕНО», который всегда имеет нейтральный характер и не согласовывается с наименованием утверждаемого документа:
Пример 2
Заметьте также, что при оформлении грифа согласования не требуется грамматически согласовывать атрибут — слово «СОГЛАСОВАНО» — с наименованием вида документа, прошедшего согласование.
(Кострома) 07.03.2018 Рубрика: Работа
Обязателен ли приказ об утверждении внутреннего документа организации?
Обязательно ли утверждение внутреннего документа (положения) организации отдельным приказом или достаточно грифа «Утверждаю», заверенного руководителем?
Константин Алексеев
Консультаций: 509
Гриф утверждения входит в перечень реквизитов документа в соответствии с «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003».
Документ в организации можно утвердить одним из трех способов:
1) лично руководителем;
2) приказом руководителя;
3) письмом, если требуется утверждение извне – контролирующей организацией или учреждением, министерством и т.п.
Обязательного утверждения документа в организации только отдельным приказом руководителя не требуется.