В этой статье разберем, какие параметры нужно настроить в системе учета, чтобы инвентаризация прошла быстро и корректно. Материал будет полезен бухгалтерам, шеф-поварам и другим сотрудникам, связанным с товарно-складским учетом в ресторане.
Перед инвентаризацией
Прежде чем приступить к проверке, нужно внести в систему учета все документы — накладные и акты, а также проследить, чтобы все эти бумаги были оформлены как проведенные.
Первый этап
Для начала нужно создать бланки, куда в процессе проверки будут вноситься данные о фактических остатках. Выполняется эта операция в разделе «Инвентаризация» в меню «Товары и склады»: здесь нужно указать номер документа, дату проведения инвентаризации и склад, где будем вести подсчеты. Первым делом настраиваем действия с блюдами и заготовками, которые в дальнейшем разбиваются на ингредиенты. Здесь можно выбрать разные опции:
- выгрузить из системы данные обо всех блюдах/заготовках;
- заполнить по остаткам, движению и категории;
- выбрать конкретную группу блюд/заготовок.
Если в ТТК вашего заведения указан метод списания «Списывать готовое блюдо или заготовку», то этот этап можно пропустить и сразу перейти к следующему.
Второй этап
На этой стадии формируем бланки и выгружаем в них данные из системы учета по блюдам и заготовкам с методом списания «Списывать готовое блюдо или заготовку». Как и в первом шаге здесь можно выбрать: выгрузить данные по всем позициям; по остаткам, движению и категории; остановиться на одной группе товаров/блюд/заготовок.
Третий этап
На этом шаге нужно распечатать бланки, куда сотрудники будут вносить данные о складских остатках. Бланк будет состоять из двух частей:
- блюда и заготовки, выбранные на первом этапе (которые разбиваются на ингредиенты);
- позиции, в которых выбран метод списания готовым блюдом/заготовкой.
После печати бланков документ об инвентаризации в системе учета нужно сохранить без проведения.
Когда остатки подсчитаны, данные передаются бухгалтеру-калькулятору. Он заходит в сохраненный документ в системе учета, вносит цифры из распечатанного бланка и снова сохраняет информацию. Далее программа сама вычислит разницу между расчетными и фактическими значениями и покажет, есть ли недостача или излишек.
статья
Инвентаризация — один из главных инструментов товарно-складского учета, который позволяет увидеть реальные результаты работы предприятия. Проводить ее рекомендуется не реже одного раза в месяц по каждому складу.
Перед тем, как провести инвентаризацию, необходимо удостовериться, что в программу внесены все документы (приходные/расходные накладные, акты списаний, внутренние перемещения, акты переработки, акты разборов и т.д. — по ссылкам вы можете почитать подробнее о каждом из них). Если какие-то их этих документов не проведены, результаты инвентаризации будут некорректными.
Для создания документа «Инвентаризация» необходимо:
Выбрать пункт меню Товары и склады → Инвентаризации. Нажать кнопку Создать.
1 ШАГ
- В поле Номер при необходимости отредактируйте автоматически сгенерированный номер нового документа. Номер может отсутствовать, если при создании документа не хватает данных для автоматической генерации. В этом случае система предложит создать номер при сохранении документа.
- В поле Дата введите день проведения инвентаризации. Время создания документа задается в настройках торгового предприятия. Именно на указанные дату и время сравниваются фактические и книжные остатки.
- В поле Склад выберите название склада, на котором проводите инвентаризацию.
В первом шаге выбираются заготовки или блюда, которые во втором шаге разобьются на ингредиенты. В случае, если метод списания в ваших тех.картах — «списывать готовое блюдо/заготовку», этот шаг можно пропустить и внести имеющиеся блюда и полуфабрикаты сразу во второй шаг.
Для заполнения позициями необходимых заготовок или блюд необходимо нажать кнопку Действия и выбрать один из предложенных вариантов:
- Если выбрать Заполнить всеми блюдами или Заполнить всеми заготовками, выгрузятся все имеющиеся в системе блюда и заготовки;
- Если выбрать Заполнить по остаткам, движению и категории, программа предложит еще несколько вариантов выбора,
- Если выбрать вариант Выбрать группу, вы можете сами определиться, какие позиции блюд или заготовок нужно добавить для проведения инвентаризации.
На данном этапе никакие данные по позициям, фактически имеющимся на складах, не вносятся, т.к. пока мы создаем только бланк инвентаризации, в который при самом подсчете продукции будут вноситься подсчитанные позиции.
Далее можно переходить к ШАГУ 2.
На этом этапе заполняются товары и блюда или заготовки с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку». Программа также предлагает несколько вариантов на выбор:
- Заполнить всеми блюдами или Заполнить всеми заготовками (выгрузятся все имеющиеся в системе блюда и заготовки)
- Заполнить по остаткам, движению и категории (еще несколько вариантов выбора)
- Выбрать группу (можно самостоятельно выбрать необходимые товары, блюда или заготовки). Если выбрать пункт Все бухгалтерские категории, то загрузятся все позиции, имеющиеся на выбранном складе (могут быть и товары, и блюда, и заготовки); если выбрать пункт Товар, то выгрузится номенклатура только из товаров.
Рекомендовано выбирать пункт Все бухгалтерские категории: это позволит вам обнаружить ошибки, если таковые были допущены при ведении ТСУ.
На данном этапе, как и в ШАГЕ 1, также не вносятся никакие данные по позициям, фактически имеющимся на складах.
ШАГ 3
На данном шаге мы можем распечатать бланк инвентаризации, чтобы ответственные лица могли просчитать фактически имеющиеся остатки на складах и внести их в бланк.
Для распечатки необходимо выбрать Бланк и один из предложенных вариантов:
- Печать (номенклатура будет сформирована в алфавитном порядке),
- Печать с учетом групп (будет сформирована по группам товаров, блюд или заготовок),
- Печать с учетом категорий (будет сформирована по категориям товаров, блюд или заготовок).
Бланк будет разделен на два документа. Один из них будет включать в себя все позиции блюд и заготовок, выбранных в первом шаге; второй — все позиции (товары и блюда или заготовки с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку»).
Бланки распечатываются и передаются ответственным лицам для проведения подсчета фактически имеющихся остатков на складе.
Сам документ в программе сохраняется и закрывается, предварительно необходимо снять галочку с пункта С проведением: документ должен сохраниться в системе не проведенным.
После этого ответственные лица передают бухгалтеру-калькулятору заполненный бланк с посчитанными позициями. Поскольку сам документ уже есть в программе, необходимо в него зайти и внести все данные из распечатанного бланка. В первом шаге заполняются данные по заготовкам и блюдам, во втором — данные по товарам, блюдам или заготовкам с методом списания «списывать готовое блюдо/заготовку».
После внесения всех позиций с бланка в программу необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт Сохранить все. Тогда программа посчитает и покажет разницу между фактическими и книжными остатками по складу. Если какой-то товар входит в заготовку или блюдо, внесенное в первом шаге, он разобьется во втором шаге и будет выделен серым цветом: если этот товар также хранится на складе, то поданное количество будет идти отдельной строкой, выделенное черным цветом.
На основании полученных данных необходимо проверять и выяснять причину недостачи или излишка — об этом речь пойдет в следующей статье.
Узнать обо всех тонкостях ведения ТСУ в iiko в формате вебинаров вы можете в нашем курсе «Товарно-складской учет для ресторанов в iiko».
Читайте также:
- Вредные советы по ведению товарно-складского учета в ресторане
- 10 основных ошибок в товарно-складском учете
- Поймай меня, если сможешь. Как официанты воруют у ресторанов
Рекомендуемые материалы
- Регулярность инвентаризаций
- Возможные варианты инвентаризации в iiko
- Как графики инвентаризаций повышают контроль
- Списки товаров для инвентаризации в iiko
- Оповещения для контроля ведения учёта
- Инвентаризации по зонам хранения в iiko
- Права доступа к данным инвентаризации
- Почему могут быть расхождения в системе
Возможные варианты инвентаризации в iiko
1. iiko office — офисная часть программы iiko, где формируются стандартные документы инвентаризации на компьютере или ноутбуке. В этом случае инвентаризации, чаще всего, проводятся на бумаге. В процессе фиксируются остатки, затем бухгалтер вручную переносит данные в систему, отмечаются расхождения. Подобный вариант неэффективный в плане трудозатрат, особенно на больших складах и в сетях общепита.
2. iiko front или экран шеф-повара — инвентаризация на кассовом pos-терминале с помощью весов и сканера. Этот вид инвентаризации достаточно популярен на баре. К кассовой части программы подключаются весы и сканер, а сотрудникам остается только отсканировать товар, взвесить его. iiko вычитает вес тары при учёте напитков. В итоге документ инвентаризации формируется практически в автоматическом режиме.
3. iiko web (айко веб) — это наиболее продвинутый вид инвентаризации, при котором процесс подсчёта можно проводить прямо с мобильного телефона и планшета. Такая инвентаризация настраивается по расписанию и отправляется ответственным сотрудникам в автоматическом режиме. Учёт позиций можно вести как в разрезе товаров и заготовок, так и готовых блюд. Также можно создавать инвентаризации в ручном режиме. Это позволит исключить позиции, по которым не было движения, и их не нужно будет пересчитывать повторно. Важным плюсом является то, что данные сразу попадают бухгалтеру, что ускоряет получение результатов.
Варианты инвентаризации с помощью терминала и функционала iikoWeb—самые современные способы, которые имеют множество плюсов:
— увеличение скорости инвентаризации;
— увеличение скорости обработки документов;
— снижение ошибок из-за человеческого фактора;
— повышение контроля за складом и персоналом;
— экономия на бумаге (бережём природу:D).
В целом переход на электронный документооборот экономит время на вводе первичной документации в систему, в айко этот функционал доступен, благодаря
модулю электронного документооборота между поставщиками и контрагентами Swap Dog.
Регулярность инвентаризаций
Обычно процедуру инвентаризации проводят раз в месяц, а иногда и реже. Но стоит учесть, что с регулярными инвентаризациями вы сможете сократить стоп-листы, оптимизировать складские запасы, и вовремя отслеживать нехватку или переизбыток товара. При оптимизации переизбытка вы сможете высвободить денежные средства, замороженные на складе, которые можно отправить на задачи развития. А исключение стоп-листов поможет повысить выручку от продаж.
Используют разные графики проведения инвентаризаций:
— ежедневные;
— еженедельные;
— ежемесячные;
— при пересменке сотрудников;
— внеплановые.
Настройка расписания инвентаризаций в iikoWeb
Как график инвентаризаций позволяет выявлять хищения, перезатарку склада
Конечно, сложно представить себе ежедневное проведение инвентаризаций, так как это достаточно трудозатратно, а особенно когда достаточно много позиций на складе. Тут на помощь приходит функционал iiko web с инвентаризацией на телефоне. Здесь есть возможность создавать документы в iiko front или на кухонном экране шеф-повара.
—
С внеплановыми инвентаризациями все предельно просто — их делают для профилактики с целью выявления возможных махинаций.
—
Еженедельные инвентаризации подходят тем, у кого нет системы автоматизации. Это не занимает много времени и проще контролировать процесс.
—
А ежемесячные проводятся в том случае, когда нет времени на оперативное планирование и регулярный контроль. В этом случае появляются стоп-листы, перезатарки склада, а также часто встречаются различные махинации со стороны сотрудников.
Зоны хранения
Для упрощения проведения инвентаризации iiko позволяет разделить заведение на зоны хранения. Разделение зон хранения можно сделать как удобно, например так:
— барная стойка;
— склад бара;
— склад хранения пива;
— склад кухни;
— холодный цех;
— горячий цех;
— сушист;
— пиццмейкер;
— стол номер 8, находящийся у левого угла с правой стороны на втором этаже склада с овощами.
На каждую зону хранения вы можете назначить расписание проведения инвентаризаций и ответственного сотрудника, который сможет быстро и просто пересчитать товар с помощью мобильного, а данные о результатах сразу упадут бухгалтеру в iikoWeb.
Расписание инвентаризации
Списки товаров
Если нужно привязать инвентаризации определенных позиций к дням недели, то тут придут на помощь заранее настраиваемые списки товаров. Например, известно, что спрос на рыбу по средам и четвергам всегда выше, чем в другие дни, и ее наличие обязательно нужно контролировать, чтобы не было стоп-листа.
Права доступа и что видят линейные сотрудники
Для ответственного сотрудника назначается право доступа «на проведение инвентаризации».
Часто задаваемый вопрос по данному типу инвентаризации:»А видит ли человек реальные остатки при проведении?» Отвечаем. «Нет, не видит. Ответственный сотрудник только вносит текущие остатки по списку в телефон или планшет.»
Также при необходимости, например, менеджеру можно настроить следующие права доступа:
— Отправка инвентаризации и назначение пользователей.
— Проведение инвентаризации.
— Просмотр остатков на складе (в этом случае, конечно, остатки будут видны).
Оповещения, чтобы не забывать вести учёт
Для разных сотрудников назначаются разные оповещения. Тем, кому нужно провести инвентаризацию придет оповещение о том, что пора ее начинать.
Тем, кому интересны расхождения, если они есть, конечно, можно прислать оповещение о расхождениях в количестве товаров или деньгах. А если в день назначенной инвентаризации была большая загрузка или её просто не стали проводить, то ответственному сотруднику придёт напоминание о том, что инвентаризация просрочена.
Отправку можно настроить как на e-mail, так и в телеграм-бот.
Уведомление по проведению инвентаризации в Telegram
Почему реальные данные инвентаризаций могут отличаться от данных в учётной системе
и что с этим делать
Данные при инвентаризации могут не совпадать по самой простой причине — допущение ошибок при внесении данных. Но бывают и другие варианты, например, настройка системы проведена некорректно и у продукции стоят неправильные единицы измерения. Или технологические карты не соответствуют реальности: расход товаров и заготовок ниже или выше, чем прописано в ТК. А как правильно работать в iiko, чтобы получать реальные данные в режиме онлайн можно узнать, пройдя обучение у нас на курсах iiko.
Заберите чек-лист по постановке и ведению учета в iiko, куда отправить?
Вам может быть интересно:
Еще статьи по возможностям программы Айко
У нас есть лицензия на образовательную деятельность, выдаем удостоверение о повышении квалификации
Инвентаризация в iikoWeb
Инвентаризация — это подсчет товаров на складе. Ее можно проводить по расписанию, составить конкретный список товаров или провести проверку конкретного склада.
В iikoWeb можно заранее настроить, где, когда и какие товары нужно подсчитать. Сотрудникам не придется тратить время, и они проведут инвентаризацию быстрее и с меньшим количеством ошибок. Чтобы никто не не забыл о ней, настройте систему уведомлений, тогда каждый сотрудник получит напоминание о проведении пересчета. Если вы хотите сразу приступить к проверке, создайте инвентаризацию вручную с текущей датой.
Можно создавать несколько инвентаризаций на один день для одного и того же склада. Все документы для инвентаризации загружаются в приложение StoreOps. Чтобы их найти, перейдите на странице Склад в раздел Инвентаризация.
Как проходит инвентаризация
Инвентаризация проходит по следующему плану:
- Когда подошли сроки для проведения подсчета товаров, система автоматически создает документ, а все менеджеры получают письма со ссылкой на новую инвентаризацию.
- Чтобы начать проверку, менеджеру необходимо перейти по ссылке и активировать ее.
- После активации инвентаризации все исполнители получают ссылку на новый документ. Исполнитель открывает этот документ, подсчитывает товар, указанный в нем, и отражает результат в документе.
- Результаты инвентаризации возвращаются менеджеру. Он проверяет, все ли проверки завершены и проводит документы.
Как настроить инвентаризацию
Чтобы настроить инвентаризацию, выполните следующие действия:
- Назначьте права доступа для менеджеров и исполнителей;
- Настройте оповещения о ходе инвентаризации, которые нужно отправлять сотрудникам;
- Настройте места хранения продуктов на складе, чтобы облегчить обход склада и помочь быстрее находить товары;
- Если планируете использовать список товаров, создайте его заранее;
- Создайте сам процесс инвентаризации.
iikoWeb может отправлять оповещения в виде писем или сообщений в Telegram. Настройте их, чтобы быть в курсе о ходе проведения инвентаризации и выявленных проблемах. Это могут быть:
- Напоминания о начале инвентаризации;
- Отчет о расхождениях в количестве или деньгах;
- Напоминание о том, что инвентаризация просрочена.
Проверьте, что в справочнике сотрудников указаны адреса электронной почты. На них будут приходить письма со ссылками на документы инвентаризации.
Как создать инвентаризацию
Чтобы создать новую инвентаризацию, откройте приложение Настройки и обслуживание системы, перейдите на страницу Склад → Инвентаризация и нажмите кнопку Добавить.
Начало
Введите название инвентаризации и кратко опишите ее назначение. Нажмите кнопку Далее.
Рестораны
Определите в каком ресторане должна проводиться инвентаризация. Если вы используете шаблоны ресторанов, и для каждого нужны разные инвентаризации, выберите пункт Шаблоны ресторанов и укажите шаблоны. Если у вас один ресторан, то пропустите этот шаг.
Склады
Выберите Тип склада, который участвует в инвентаризации. Он настраивается заранее в конфигурации ресторана. Если инвентаризация будет проводиться по основному складу, можете указать это в выборе склада.
Расписание
При настройке расписания доступны два пункта: Расписание и Без расписания. При выборе Расписание можно настроить время, дату инвентаризации и количество дней на ее проведение. Если хотите проводить инвентаризацию ежедневно, выберите пункт День. Время проведения пока не учитывается. После сохранения настроек сразу же сформируется документ инвентаризации, и к ней уже можно приступить. Для других типов расписания документ создается в назначенный день.
В поле Дней на выполнение инвентаризации укажите, сколько дней отводится на проведение инвентаризации. Отсчет начинается с момента создания документа инвентаризации.
Если сотрудник не проведет ее за выделенный для этого период, то документ будет помечен как пропущенный, и по нему уже нельзя провести инвентаризацию.
Инвентаризацию можно создать в любой момент вручную. В таком случае сотрудникам не нужно будет ждать определенного времени и дня, и они могут сразу приступить к инвентаризации. Для этого нужно выбрать вариант Без расписания. Здесь также можно указать количество дней на выполнение инвентаризации.
Продукты
Составить список товаров для инвентаризации можно несколькими способами.
Перечислить продукты вручную:
- Выберите пункт Выбор позиций.
- Нажмите кнопку Добавить → Товар или Заготовка.
- Поставьте галочки напротив нужных товаров или заготовок.
- Выберите Единицы для подсчета:
- «В соответствии с закупками» — упаковки товара в тех единицах, в которых была закупка;
- «Все упаковки» — все упаковки выбранного товара;
- «Только базовые упаковки» — мера измерения товара (кг, л, шт…).
Выбрать все товары и заготовки
Если у вас один склад, а товаров и заготовок на нем мало, то можно все сразу посчитать. В этом случае выберите пункт Все товары и заготовки и укажите единицы для подсчета. Этот способ не подойдет, если у вас несколько складов и слишком много товаров и заготовок, т.к. в список добавятся все товары и заготовки, которые есть в справочнике.
Список товаров
Если есть заранее подготовленный список товаров, выберите пункт «Шаблон товаров» и укажите нужный список. Далее выберите значение в «Единицы для подсчета».
Счета
Все излишки и недостачи при инвентаризации вносятся в счета. Счета по умолчанию: «5.09 Недостача инвентаризации» и «5.10 Излишки инвентаризации». Чтобы выбрать другие счета, укажите вариант «Выбор счетов».
Конец
На заключительной странице приводятся все указанные настройки. Проверьте, все ли правильно, и включите Активировать. Нажмите кнопку Сохранить.
Вы создали и настроили инвентаризацию, теперь ее нужно проводить. Инвентаризация появится в Управление складом → Склад → Инвентаризация именно в указанное время.
Как провести инвентаризацию
Если настроено оповещение, то исполнители получат письмо со ссылкой на инвентаризацию. Для ее проведения необходимо нажать кнопку Начать.
Подойдите к месту хранения товаров. В телефоне напротив его названия нажмите кнопку Начать. Если зоны не настроены, будет только одна кнопка Начать.
Посчитайте и введите количество первого товара. Нажмите кнопку с плюсом, если нужно прибавить единицы к уже указанному количеству. Далее — ОК.
Посчитайте и введите количество остальных товаров в этой зоне. Если какого-то товара нет на складе, нажмите кнопку Нет в наличии. В поле с количеством подставится ноль.
После того, как посчитаете последний товар в этой зоне, нажмите кнопку Завершить инвентаризацию зоны. Завершение инвентаризации зоны доступно, если заполнено хотя бы одно поле с количеством у каждого товара в этой зоне.
Перейдите к следующей зоне хранения, и в телефоне напротив нее нажмите кнопку Начать. Напротив уже посчитанной зоны хранения отображается фамилия исполнителя.
Когда сотрудники закончат инвентаризацию, менеджер сможет провести документ, чтобы зафиксировать количество товара в iiko. Для завершения откройте документ инвентаризации и нажмите кнопку Провести.
После того, как менеджер нажал кнопку Провести, система проверяет, есть ли расхождения между количеством, указанным при инвентаризации, и количеством, зафиксированным в iiko.
Если расхождение превышает допустимые отклонения, то отобразится предупреждение. Система предложит исправить количество товаров. Если настроена рассылка оповещений с результатами инвентаризаций, то система отправит письма получателям с информацией о расхождениях.
Если отклонений не обнаружено, тогда нажмите кнопку «Выйти».
После завершения инвентаризации можно посмотреть ее итоги. Для этого:
- Войдите в iikoWeb и откройте приложение StoreOps;
- Перейдите на страницу Склад → Инвентаризация;
- В нижнем блоке Завершенные инвентаризации найдите нужный документ. Он должен быть в статусе Завершена.
- Нажмите кнопку Просмотреть.
Кроме проведения инвентаризации в iiko много других возможностей. Если вы хотите внедрить на своем предприятии iiko, оставляйте заявку. Специалисты компании ДЕНВИК ответят на ваши вопросы и рассчитают стоимость внедрения.
Также у нас разработаны собственные курсы по обучению работы с системой iiko. Все курсы разбиты по должностям, поэтому ваши сотрудники не запутаются в потоке информации, а получат только те знания, которые им пригодятся в работе.
Оставить заявку
Инвентаризацию в iiko можно провести тремя способами:
-Айко офис (iiko Office)
-Айко фронт (iiko Front)
-Айко вэб (iiko Web)
Сегодня расскажем о способе через айко офис
Проблемы с системой iiko? Не отвечают на ваши вопросы вовремя? Получите льготные условия при переходе на обслуживание к нам!
__________________________________________________________________________
Эпизоды:
00:00 Как работать в системе iiko: Инвентаризация через айко офис
00:29 Создание инвентаризации. Шаг первый.
02:42 Второй шаг.
05:35 Третий шаг.
__________________________________________________________________________
По промокоду «Ютуб» — предоставляем скидку на услуги по айке и обучению 10%. Промокод назовите оператору.
☎88001018800 Звонок бесплатный! Почта info@Pos-life.ru
_______________________________________________________________________
Наши соц.сети
ВКонтакте https://vk.com/pos_life24
Telegram https://t.me/Pos_life
instagram https://www.instagram.com/poslife24/
Дзен https://dzen.ru/poslife
VC https://vc.ru/u/1103752-pos-life
Rutube https://rutube.ru/channel/27178704/
Youtube https://www.youtube.com/@PosLife