Приём на работу в ИП первого сотрудника не окажется сложным, если следовать пошаговой инструкции. В статье расскажем про оформление сотрудников в ИП в деталях.
Кроме того, ИП может нанять исполнителя (физлицо или самозанятого) по договору ГПХ, если требуется выполнение определённой работы, проекта или задачи. Здесь тоже важно соблюдать определённые правила, чтобы не нарушить требования законодательства.
Как оформить сотрудника на работу в ИП по ТК РФ
Чтобы официально оформить работника, индивидуальному предпринимателю нужно выполнить несколько действий:
-
Составить штатное расписание
Штатное расписание является внутренним документом, в котором зафиксированы структурные подразделения, должности, зарплатные ставки и надбавки, количество штатных единиц. Как правило, организации и ИП используют унифицированную форму Т-3, утверждённую Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Но использовать такой бланк не обязательно — можно разработать свой.
Штатное расписание может действовать бессрочно или в конкретный период. В первом случае графу «На период» просто не заполняют. Если вносятся изменения в штатное расписание, утверждается новый документ.
-
Подписать трудовой договор
Это обязательное условие официального трудоустройства в ИП: трудовым договором утверждается график работы для сотрудника, заработная плата, условия оплаты, права и обязанности работника и работодателя и другое.
Для оформления трудового договора с работником от него потребуются документы:
-
паспорт;
-
СНИЛС (при отсутствии работодателю необходимо заполнить анкету АДВ-1 и направить в СФР);
-
ИНН;
-
бумажная трудовая книжка, если она есть и работник не отказался от её ведения;
-
справка СТД-Р или СТД-ПФР, если работник отказался от бумажной трудовой;
-
военный билет (для мужчин).
-
документы об образовании — если они требуются работодателю или для выполнения обязанностей на определённой должности;
-
медицинская книжка — для определённых сфер деятельности, например, общепита;
-
справка об отсутствии судимости — в отдельных случаях, например, для работы с детьми.
Можно использовать одну из типовых форм трудового договора и при необходимости вносить изменения.
-
Издать приказ
Приказ о приеме на работу — это документ, подтверждающий оформление работника согласно ТК РФ и его согласие со всеми условиями работодателя. Он не является обязательным документом, но на практике составляется всегда для удобства ведения кадрового учёта.
Индивидуальный предприниматель может использовать унифицированную форму трудового договора Т-1 или разработать собственную.
-
Сделать запись в бумажной трудовой книжке, если она есть у работника
Перед этим рекомендуется проверить трудовую книжку на подлинность: это должен быть бланк Гознака, на каждой странице должны быть проставлены серия и номер.
Для тех, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые книжки уже не заводят : все сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде.
-
Отправить сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России
Даже если у работника имеется бумажная трудовая книжка, сведения о приёме на работу необходимо отправить в СФР не позднее следующего дня. Для этого заполняется подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1.
-
Заполнить личную карточку
Этот шаг можно пропустить, поскольку обязательство по оформлению личной карточки для работодателя по закону не установлено. Но многие работодатели делают это по привычке и для того, чтобы иметь всегда под рукой информацию о сотрудниках.
Личная карточка содержит сведения о работнике: номер приказа о приёме на работу, паспортные данные, номера СНИЛС и военного билета.
Для оформления личной карточки можно использовать унифицированную форму Т-2 или создать собственную.
Работник оформлен! Осталось своевременно выплачивать ему заработную плату в сроки, установленные трудовым договором, и без опозданий подавать отчётность:
-
Ежемесячно до 25 числа — Персонифицированные сведения о физических лицах в ФНС. Если в отчётном месяце были кадровые события, кроме приёма на работу и увольнения, в СФР необходимо подать Сведения о трудовой деятельности, подраздел 1.1. подраздела 1 в составе отчёта ЕФС-1.
-
Ежеквартально до 25 числа — Расчёт 6-НДФЛ и Расчёт по страховым взносам в ИФНС.
-
Раз в год до 25 января — Сведения о страховом стаже, подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1 в СФР — только по работникам, у которых были особые или дополнительные условия труда (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ).
-
В течение года — Подраздел 1.2 подраздела 1 отчёта ЕФС-1 с типом сведений «Назначение пенсии» или «Назначение выплат по ОСС», если кто-то из сотрудников соберётся на пенсию, в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком (в срок не позднее 3 дней после получения заявления от работника или запроса СФР).
Как нанять самозанятого или физическое лицо
Индивидуальным предпринимателям не всегда для ведения деятельности требуются постоянные работники. А если возникает разовая работа или проект, ИП может нанять самозанятого или физическое лицо по договору гражданско-правового характера.
Мы уже писали инструкцию по организации работы с самозанятыми для юридических лиц, в которой отметили и преимущества работы с такими исполнителями. Этой инструкцией может воспользоваться и индивидуальный предприниматель.
Отметим основные моменты:
-
Самозанятого можно нанять только на разовую работу, проект или задачу. Это не сотрудник, выполняющий трудовую функцию на постоянной основе.
-
Самозанятый получает не заработную плату, а вознаграждение за выполненную работу или оказанную услугу.
-
Договор ГПХ с самозанятым не должен иметь признаки трудового, чтобы у налоговой не возникло претензий. О признаках подмены трудовых отношений можно прочитать в нашей статье.
-
Работа с самозанятыми выгодна: не нужно платить налоги, страховые взносы и сдавать отчётность. А если ИП применяет УСН, то он может учесть расходы на оплату работы самозанятого при расчёте базы налогообложения.
Чтобы нанять самозанятого, ИП нужно:
-
Заключить договор с исполнителем. Это может быть договор подряда или оказания услуг. Обо всех договорах, которые можно заключать с самозанятыми исполнителями, мы рассказывали в статье на Клерк.
-
При необходимости составить и подписать техническое задание или иные документы, необходимые для сотрудничества.
-
Составить акт выполненных работ после получения результата. В нём отразить претензии к выполненной работе, если они есть.
-
Произвести оплату в срок, установленный договором.
-
Получить чек от самозанятого. Это единственный обязательный закрывающий документ, который может подтвердить, что заказчик работал именно с самозанятым.
Быстро начать работу с самозанятым, исключив долгое ожидание подписания документов, поможет сервис «Подписант» от СберКорус. Сервис позволяет в считанные минуты онлайн подписывать договоры ГПХ, акты и другие документы с самозанятыми и физлицами. Все документы, подписанные в сервисе, являются юридически значимыми и не требуют дублирования на бумагу.
Как ИП нанять сотрудника. Пошаговая инструкция по оформлению
С расширением бизнеса приходит необходимость в поплнении штата. Разберем пошагово, как происходит наем сотрудника индивидуальным предпринимателем и что нужно учесть при этом.
Найм сотрудника ИП. Общие положения
Перед тем, как перейти непосредственно к пошаговой процедуре найма сотрудника, скажем пару слов о лимитах наемного персонала для ИП в разных ситуациях.
Максимальное количество работников, которых ИП может принять в штат, зависит от нескольких факторов.
Система налогообложения
На УСН максимальное количество сотрудников составляет – 130 человек (АУСН – 5 человек). На ПСН – 15 человек.
Обратите внимание, что в расчет берется не реальное количество сотрудников, а их средняя численность, которая вычисляется по определенной формуле. При этом в ней учитываются внешние совместители и исполнители по ГПД.
Кроме того, как нанимать сотрудников, нужно знать, как платить взносы и налоги. Об этом рассказали эксперты на вебинаре «Клерка» по всем новым правилам 2023 года для ИП.
С 30 мая вступают в силу новые правила по защите персональных данных.
Подготовьтесь сейчас: 17 шаблонов, инструкции для Роскомнадзора, практическая база. Ваша задача — просто применить. Обучение — в удобное время. Стоимость: 4 900 ₽ вместо 14 990 ₽.
Записаться на курс
Отнесение ИП к субъектам МСП
Если ИП рассчитывает на господдержку для субъектов МСП, он должен отвечать определенным условиям, одно из которых – ограниченное количество сотрудников.
Для микропредприятий лимит по работникам составляет – 15 человек, для малых предприятий – 100 человек, для средних – 250 человек.
Пошаговая инструкция для ИП по найму сотрудника
В целом, порядок найма работника для ИП ничем не отличается от его приема работодателем-организацией.
Процедура оформления сотрудника включает в себя следующие шаги:
-
Получение от работника документов.
-
Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
-
Заключение трудового договора.
-
Оформление приказа о приеме на работу.
-
Направление в СФР отчета ЕФС-1 о принятом работнике.
-
Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе).
-
Направление в СФР сведений о застрахованном лице.
-
Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
-
Оформление личной карточки сотрудника.
Рассмотрим более подробно каждый из указанных выше шагов.
Шаг 1. Получение от работника документов
При приеме на работу сотрудник обязан предоставить вам следующие документы:
-
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Представление иного документа должно быть обусловлено определенными причинами, такими как, например, недостижение возраста 14 лет, утрата паспорта или его замена, наличие иностранного гражданства.
К иным документам относятся, в частности, свидетельство о рождении, временное удостоверение личности, паспорт иностранного гражданина.
-
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.
Если сотрудник продолжает вести трудовую книжку на бумаге, он предоставляет ее работодателю вместе со справкой СТД-Р с предыдущего места работы или СТД-СФР, взятую в СФР лично.
Если трудовая книжка сотрудника ведется в электронной форме, то он предоставляет только сведения о трудовой деятельности, полученные с предыдущего места работы или запрошенные в СФР.
Если работник устраивается на первую работу к ИП, то указанные документы он не предоставляет, а трудовая его начинает вестись в электронной форме.
Если сотрудник с опытом работы не принесет справку о трудовой деятельности и трудовую книжку (если она ведется на бумаге), то учесть его трудовой стаж, полученный ранее, будет невозможно.
Рекомендуйте сотруднику обратиться за получением такого документа к предыдущему работодателю или в СФР.
-
СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
Сотрудниками, зарегистрировавшимися в данной системе до 01.04.2019 года, предоставляется пластиковая карточка СНИЛС. А теми, кто встал на учет позднее, – уведомление о регистрации по форме АДИ-РЕГ.
Если сотрудник вообще не регистрировался в системе индивидуального (персонифицированного) учета, за него это делает работодатель. Подробнее об этом будет сказано ниже.
-
Военный билет.
Предоставляется только военнообязанными лицами и теми, кто подлежит призыву на воинскую службу.
-
Документ об образовании.
Если работа требует специальных знаний, работник обязан предоставить документ об образовании или наличии необходимой квалификации.
К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем общем образовании, диплом (о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и магистрата).
-
Заявление о приеме на работу.
Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют практически всегда.
В заявлении работник излагает свою просьбу о приеме на работу к ИП на конкретную должность и с определенного числа.
Требовать составление этого документа от работника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.
Кроме указанных выше документов, у работника можно запросить в определенных случаях справку об отсутствии судимости, справку о том, является или не является он подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, справку о доходах (для вычетов по НДФЛ).
Шаг 2. Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
Перед подписанием трудового договора сотрудника нужно ознакомить с локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК).
Такими документами являются:
-
Правила внутреннего трудового распорядка.
-
Положение об оплате труда и премировании.
-
Правила и инструкции по охране труда.
-
Правила хранения и использования персональных данных.
-
Должностная инструкция.
-
Коллективный договор.
-
Иные документы.
ИП, являющиеся субъектами МСП, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться от ведения ЛНА. Но вместо них они обязаны прописать все существенные условия в трудовом договоре.
Ознакомление сотрудника с ЛНА производится под роспись на листе ознакомления с указанием ФИО работника и даты ознакомления. Кроме этого, такую отметку можно сделать и в трудовом договоре.
Шаг 3. Заключение трудового договора
Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в двух экземплярах в срок не позднее 3 дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остается у работодателя, а один у работника. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, подтверждающую получение своего экземпляра документа.
Кроме того, как нанимать сотрудников, нужно знать, как платить взносы и налоги. Об этом рассказали эксперты на вебинаре «Клерка» по всем новым правилам 2023 года для ИП.
Допускается заключение договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами.
ИП-микропредприятие, отказавшийся от ведения ЛНА, должен заключить с сотрудником типовой договор, в котором будут отражены условия, которые в обычном порядке регламентируются ЛНА. Если работодатель не отказывается от ЛНА, то и заключать договор по типовой форме он не обязан.
В трудовой договор с сотрудником нужно включить все обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК.
Шаг 4. Оформление приказа о приеме на работу
Прием на работу оформляется трудовым договором. По своему усмотрению, ИП может на основании договора оформить приказ о приеме на работу.
Этот документ составляется по форме Т-1 (для одного работника) или Т-1а (для нескольких работников). Допускается разработка собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.
При заполнении приказа по форме № Т-1 нужно учесть следующие моменты:
-
Дата приказа не обязательна должна совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ.
-
Если с сотрудником заключен бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не нужно.
-
Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием (если оно есть).
-
Условия приема и характер работы, а также размер оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре.
-
Данные об испытательном сроке вносятся только, если он предусмотрен трудовым договором.
-
Подписать приказ может как ИП, так и его уполномоченное лицо.
Если на работу принимаются несколько сотрудников, рекомендуем составить отдельно на каждого работника приказ по форме Т-1, а не общий Т-1а по всем.
Связано это с тем, что форма Т-1а содержит персональные данные каждого работника о сумме заработной платы. И это может вызвать определенные проблемы, так как с приказом должен быть ознакомлен каждый работник, в него включенный.
Шаг 5. Направление в СФР отчет СЗВ-ТД о принятом работнике.
После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.
Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приеме на работу или трудового договора (если приказ не оформлялся).
Заполнению в данном случае подлежит только Титульный лист и подраздел 1.1 (аналог отмененного СЗВ-ТД).
Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.
Шаг 6. Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе)
Как было сказано выше, при отсутствии у сотрудника регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета работодатель обязан самостоятельно зарегистрировать его в СФР.
Если ИП принимает работника на дистанционную работу и обмен документами происходит с таким работником в электронной форме, то регистрировать его в СФР не нужно.
В этом случае сам работник должен обратиться в Социальный фонд с анкетой по форме форме АДВ-1. Единственное исключение из этого – если работник выбрал регистрацию в СФР через работодателя (п. 2 письма ПФР от 28.06.2019 № 09-19/13246).
Работодатель должен передать сведения о работнике в территориальный орган СФР, потом получить там же документ о регистрации и передать его сотруднику.
Для регистрации работника в СФР потребуется направить в территориальный орган СФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 . Потом следует получить в том же органе документ, подтверждающий регистрацию, и передать его работнику.
Шаг 7. Направление в СФР сведений о застрахованном лице
После получения от работника сведений о застрахованном лице их нужно передать в СФР в трехдневный срок.
Сведения направляются в фонд в электронной форме через систему социального электронного документооборота – СЭДО (постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010)
СЭДО – бесплатный электронный сервис, интегрированный в бухгалтерские программы. Для подключения к нему необходимо в бухгалтерской программе включить данную опцию.
Требования к порядку обмена документами и их форма размещены на сайте СФР, в разделе СЭДО.
Шаг 8. Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится только, если работник продолжает ее вести.
Для сотрудников,которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а точнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.
Запись в трудовую книжку нужно внести в срок не позднее 5 рабочих дней с даты вынесения приказа о приеме на работу или подписания трудового договора (если приказ не оформлялся).
Данные вносятся в книжку световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются.
Шаг 9. Оформить личную карточку сотрудника
Личная карточка сотрудника оформляется по желанию ИП. Делать это в обязательном порядке – не нужно.
Личная карточка составляется по унифицированной форме Т-2 на основании следующих документов:
-
Приказа о приеме на работу.
-
Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника.
-
Трудовой книжки (если она ведется) или сведений о трудовой деятельности.
-
СНИЛС.
-
Военного билета (при его наличии).
-
Документа об образовании.
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.
Чтобы вести бизнес официально, не боятся проверок надзорных органов, быть уверенным в правомерности своей деятельности, нужно работать в соответствии с требованиями Российского законодательства. Одним из них является официальное оформление работников, которые трудятся в вашем бизнесе.
Зачем оформлять сотрудников официально
Какой тип оформления выбрать
Ошибки новичков и пути их решения
Мы расскажем, как оформить сотрудника в ИП официально в 2022 году, что для этого потребуется, какие ошибки допускают новички и как их избежать.
Зачем оформлять сотрудников официально
По закону трудовые отношения между работодателем и работником должны быть оформлены договором и производится соответствующие отчисления. При нарушении требований могут пострадать и работодатель, и наемный работник.
Лучшие сервисы по регистрации бизнеса онлайн
| Банк | Открытие |
|---|---|
| Т-Банк | Бесплатно |
| ВТБ | Бесплатно |
| Альфа-Банк | Бесплатно |
| Банк ПСБ | Бесплатно |
| Ак Барс Банк | Бесплатно |
| Совкомбанк | Бесплатно |
В договорах расписываются взаимоотношения между работником и ИП, их права и обязанности, ответственность. При совершении действий, нарушающих договор, и работодатель, и сотрудник могут подавать жалобы в трудовую инспекцию, оформлять иски в суд. Если работник работает неофициально, ни он, ни предприниматель не смогут привлечь другую сторону к ответственности при нарушениях.
Величина наказания также существенная:
- На ИП: налоговая накладывает штрафы в размере в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению по неуплаченным налогам; административная ответственность – штраф до 50000 рублей или замораживание деятельности до 90 дней; если выявлена крупная сумма ущерба, может быть уголовная ответственность в виде штрафа до 200000 рублей или лишение свободы до 2 лет.
- На работника: налоговая ответственность – штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога НДФЛ, и взыскание всех неуплаченных сумм; при крупных сокрытиях налогов может быть предусмотрена уголовная ответственность; кроме того, он не зарабатывает себе на пенсию, не сможет рассчитывать на социальные выплаты.
Какой тип оформления выбрать
Предприниматель может выбрать два типа оформления сотрудников:
- По трудовому договору. Применяется в случае, если работник принимается на постоянную работу. В нем отображаются обязанности сотрудника, график работы, порядок предоставления отпуска, отгулов, и т. д.
- По гражданско-правовому договору (ГПД). Используется при произведении разовых работ или оказания услуг. В нем отображается информация, какие работы должны быть выполнены, в какой срок.
Для предпринимателя проще оформить ГПД, если в нем возложить обязанность уплаты страховых взносов на сотрудника, ему не потребуется регистрироваться в ФСС и платить взносы, не нужно предоставлять отпуск, оплачивать больничные и т. д. Однако, налоговая проверяет правомочность договоров между ИП и наемными работниками и, при обнаружении попытки обмана, будет наложен штраф в размере 10000рублей на каждого сотрудника, который оформлен неправильно.
План оформления
Давайте последовательно разберем, как оформить сотрудника в ИП правильно.
Что потребуется
Для того, чтобы у ИП появилась возможность официально принимать на работу сотрудников, потребуется составить штатное расписание и разработать формы договоров. Их можно бесплатно скачать на специальных порталах и адаптировать под свою деятельность.
Для оформления документов, ИП должен знать свой код ОКПО. Получить информацию можно на сайте на сайте Росстата. Потребуется ввести ИНН или ОГРИП.
Пошаговые действия
Предлагаем пошаговый план действий с подробным описанием каждого этапа.
Составление штатного расписания
Штатное расписание – это документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках.
В штатное расписание вносятся все наемные работники, работающие по трудовому договору.
Оно запрашивается проверяющими органами при проверках и за его отсутствие величина штрафа составит 5000 рублей.
Штатное расписание составляется по форме № Т-3 унифицированных форм первичной учетной документации.
Что должен содержать документ:
- Полные ФИО ИП.
- Наименование структурного подразделения (например, отдел кадров, бухгалтерия, финансовый отдел), если их нет, поле остается пустым.
- Если структурные подразделения есть, они нумеруются и проставляется номер (например, отдел кадров – 1, бухгалтерия – 2)
- Код должности по Общероссийскому классификатору занятий — ОКЗ.
- Сколько работников будет в штате на этой должности, если вы планируете брать сотрудников на полставки, может быть не целое число.
- Величина оклада (не менее регионального МРОТ) и надбавки.
- Итоговая величина заработка.
- Примечание.
Документ подписывается ИП или руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, если они есть в штате.
После составления штатное расписание должно быть утверждено соответствующим приказом в произвольной форме.
Ориентировочный текст приказа:
- Утвердить штатное расписание от 03.03.2022 года за №1.
- Срок действия штатного расписания – с 04.03.2022 г.
- Контроль за исполнением возлагаю на себя.
Подписывает приказ ИП.
Составление трудового договора
Будущий сотрудник для составления трудового договора предоставляет паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, СНИЛС, ИНН (при наличии).
Дополнительно отдельные категории работников должны предоставить:
- Военный билет.
- Документ об образовании.
- Медицинскую книжку.
- Справку об отсутствии судимости.
Трудовой договор должен содержать следующую информацию:
- Наименование документа.
- Место и дата составления.
- ФИО ИП, его ИНН, ОГРН, реквизиты.
- ФИО, паспортные данные работника.
- Срок договора — срочный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана причина и срок действия.
- Должность, профессия, специальность.
- Указание даты оформления на работу.
- Условия оплаты труда, порядок выплат и т. д.
- График работы и отдыха.
- Пункт про государственное обязательное социальное страхование работника.
- Особые условия работы: работа в офисе, разъездной характер, онлайн и т. д.
- Условия труда на рабочем месте.
Предприниматель может включить в договор дополнительные условия, например, информацию об испытательном сроке, предоставление льгот сотрудникам (например, оплата медицинских услуг, оплата посещений тренажерных залов и т. д.), должностные обязанности.
После составления договора, он распечатывается в 2-х экземплярах и передается на подпись работнику. После ознакомления и подписания один экземпляр остается у него, второй у ИП.
Оформление приказа о приеме на работу
Следующий шаг – нужно оформить приказ о приеме на работу сотрудника.
Приказ издается в соответствии с формой Т-1, ОКУД 0301001 унифицированных форм.
Заполнить его просто, нужно вписать все необходимые данные о работнике и подписать.
Запись в трудовой
Принимая первого сотрудника на работу, ИП должен отправить в ПФ отчет по форме СЗВ-ТД. Это необходимо сделать на следующий рабочий день после оформления Приказа о приеме на работу. Сегодня он заменяет запись в трудовую книжку, но, если работник настаивает, можно внести запись в трудовую.
При применении бумажных трудовых книжек потребуется завести для них книгу учета и заполнить ее.
Заведение личной карточки работника
Личная карточка – это досье на работника с полной информацией о нем, включая семейное положение. Сюда заносятся все приказы, касающиеся его деятельности, переводы, награждения, и т. д. Карточка подписывается работником, хранить ее нужно в бумажном виде.
Шаблон карточки — форма Т-2, ОКУД 0301002 в унифицированных формах.
Карточка должна вестись в обязательном порядке. Ее проверяют трудовые инспекции и в случае отсутствия штраф составит 5000 рублей.
Регистрация в ФСС
Для оплаты обязательных взносов предприниматель должен зарегистрироваться только в ФСС, в остальных фондах постановка на учет производится автоматически, сразу после получения статуса ИП.
Это необходимо сделать в течении 30 дней после приема на работу первого работника.
Документы подают в отделение ФСС по месту регистрации ИП. Это можно сделать лично, через портал Госуслуг или отправить почтой.
Какие потребуются документы:
- Паспорт и копии его страниц (если документы подаются лично).
- Заявление о регистрации в качестве страхователя-физ. Лица по утвержденной Приказом ФСС РФ от 22 апреля 2019 г. № 215 форме.
- Копии трудовых книжек сотрудников или трудовых договоров.
Ошибки новичков и пути их решения
При первом приеме на работу индивидуальные предприниматели могут сделать ошибки, которые грозят наложением штрафов.
Мы собрали наиболее типичные:
- Не оформляются приказы на утверждение штатного расписания.
- Предприниматель по ошибке вносит себя в штатное расписание. Это неправильно, по законодательству он не может считаться наемным работником в собственном бизнесе.
- Не заводится книга учета трудовых книжек.
- Личная карточка работника не редактируется и не пополняется.
Прием на работу сотрудников – дело ответственное, нужно внимательно относится к требованиям законодательства, тогда вы будете уверены при проверках контролирующих органов.
Часто задаваемые вопросы
Надо ли прикладывать к документам в ФСС выписку ЕГРИП или свидетельство о постановке на учет в налоговом органе?
В обязательном порядке нет, но вы это можете сделать на свое усмотрение.
Подведем итоги
- Сотрудников ИП нанимать может, но они должны быть трудоустроены в официально.
- Процедура состоит из нескольких последовательных этапов, которые необходимо выполнить все.
- Принять сотрудника можно по трудовому или гражданско-правовому договору.
- Микропредприятия, в т. ч. маленькие ИП, могут обойтись без оформления некоторых кадровых документов, например, без правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности, положения об оплате труда, премировании.
- Однако основные документы: договора, приказы, штатное расписание, инструкции по охране труда, должны быть в обязательном порядке.
- Теперь вы знаете, как оформить кадровые документы на сотрудника ИП и сможете с помощью нашей инструкции это сделать самостоятельно.
В любом растущем бизнесе однажды наступает момент, когда пора нанимать сотрудников, чтобы развиваться дальше. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) это всегда большой шаг, поэтому важно сделать всё правильно, особенно если это первый наёмный работник в компании. Рассказываем, как шаг за шагом оформить сотрудника в штат.
Зачем оформлять сотрудника официально
Это требование закона, которое защищает права обеих сторон и гарантирует соблюдение Трудового кодекса, норм социального страхования и налогообложения. Если не оформить сотрудника по всем правилам, работодатель рискует получить штраф, а работник — лишиться социальных гарантий.
Оформление сотрудников в штат — важный процесс, связанный с заполнением множества документов.
Документы для приёма сотрудника
Чтобы устроиться на работу к ИП, сотрудник должен предоставить:
•
бумажную трудовую книжку либо выписку из электронной трудовой книжки — справку СТД-Р или СТД-СФР;
Справка СТД-Р
Справка СТД-СФР
Выписку из электронной трудовой книжки работник может получить сам на Госуслугах.
В зависимости от сферы деятельности или требований закона, у некоторых работников могут запросить дополнительные документы: диплом, медкнижку, военный билет, права или справку об отсутствии судимости.
Пошаговая инструкция по найму сотрудника
Приём сотрудника на работу — это алгоритм с чётким порядком действий. Обычно за это отвечает отдел кадров, а в случае ИП это может быть владелец бизнеса или руководитель.
Шаг 1. Получить документы от работника
Работодатель запрашивает у сотрудника пакет документов, которые мы перечислили выше. На этом этапе проверяют подлинность информации и вносят данные в свою систему. Очень важно не допускать ошибки на этом этапе, так как сведения поступят в Социальный фонд России (СФР) и налоговую. Если вы нашли ошибку, допущенную сотрудником или кем-то ещё, проще исправить её на этом этапе.
Шаг 2. Заключить трудовой договор
Это главный документ при приёме на работу. Если у ИП ещё нет своей формы договора, можно взять за образец типовой трудовой договор, который утверждён в постановлении Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Он включает все требования Трудового кодекса.
В договоре должны быть указаны:
•
обязанности работодателя;
•
размер заработной платы;
•
длительность испытательного срока (если он есть);
•
условия расторжения договора.
Договор распечатывают в двух экземплярах: для сотрудника и для ИП. Каждая сторона должна подписать их не позднее чем через три дня после начала работы. Один экземпляр выдаётся работнику.
Если ИП наймёт работника без договора (трудового или гражданско-правового), то получит штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
Шаг 3. Ознакомить сотрудника с локальным нормативными актами
Это могут быть должностные инструкции, документы об охране труда или коммерческой тайне. Все они должны быть подписаны сотрудником.
Шаг 4. Оформить приказ о приёме на работу
По закону приказ о приёме на работу необязателен, но многие компании оформляют его. Здесь указывают основные условия трудоустройства (должность, зарплату, период работы) и реквизиты трудового договора.
Как образец приказа можно использовать форму Т-1.
Если сотрудников несколько, можно использовать форму Т-1а.
Шаг 5. Направить отчёт в СФР
Отчёт по форме ЕФС-1 с информацией о новом сотруднике нужно передать в территориальное отделение СФР не позднее одного рабочего дня после выхода приказа о приёме на работу.
Этот отчёт оформляет каждый работодатель, в том числе ИП.
Формат зависит от численности сотрудников:
•
При штате до 10 человек отчёт составляют в бумажной или электронной форме.
•
Если в компании не менее 11 работников, отчёт подают только в электронной форме и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
О том, как получить УКЭП, мы рассказываем в статье о регистрации онлайн-кассы.
Шаг 6. Зарегистрировать работника в системе персонифицированного учёта
Это нужно для учёта и социального страхования сотрудников.
Если работник уже предоставил СНИЛС в шаге 1, пропустите этот этап.
Как всё происходит:
•
Сотрудник заполняет анкету застрахованного лица по форме АДВ-1. Компания передаёт анкету работника и опись документов по форме АДВ-6-1 в СФР.
Анкету сотрудника нужно отправить в течение одного рабочего дня после заключения трудового договора.
•
В течение пяти рабочих дней СФР открывает работнику лицевой счёт и подтверждает регистрацию в системе.
•
Работодатель добавляет СНИЛС сотрудника в кадровые документы и бухгалтерскую программу и выдаёт работнику для подписи уведомление формата АДИ-РЕГ.
Форма АДВ-1
Форма АДВ-6-1
Уведомление формата АДИ-РЕГ
При удалённой работе и электронном документообороте в компании сотрудник может самостоятельно заполнить анкету по форме АДВ-1 и отправить её в СФР. В таком случае работник должен будет сам передать номер СНИЛС в отдел кадров или руководителю.
Шаг 7. Внести записи в трудовую книжку
При найме работника для ИП действуют те же правила, что и для юрлиц.
Если у сотрудника есть трудовая книжка, нужно внести в неё запись о приёме на работу. Записи вносятся в раздел «Сведения о работе». Они должны включать полное наименование ИП, дату приёма, должность, профессию, специальность, квалификацию и реквизиты приказа о приёме на работу или трудового договора, если приказа нет.
В 2024 году обе версии трудовой книжки, бумажная и электронная, имеют равную юридическую силу. При трудоустройстве можно предложить работнику перейти на электронный формат. Если сотрудник предпочитает бумажную трудовую, то в неё ещё можно вносить записи как минимум до 2027 года.
Как проверить, перешёл ли работник на электронную трудовую книжку
В бумажной трудовой должна быть специальная запись о том, что сотрудник подал заявление на переход. После такой записи нельзя вносить новые сведения в бумажный вариант.
Шаг 8. Оформить личную карточку сотрудника
Личная карточка необязательна, но она упрощает управление персоналом, особенно если сотрудников много. В неё вносят паспортные данные, реквизиты приказа о приёме на работу, данные из трудовой книжки, СНИЛС и другие сведения.
Если вы хотите оформить личную карточку, за образец можно взять форму Т-2.
В большинстве компаний личные карточки используют, чтобы оперативно получать информацию о сотрудниках: персональные данные и сведения о трудовой деятельности.
С необходимостью привлечения дополнительной рабочей силы сталкивается почти каждый предприниматель — кто-то на этапе создания бизнеса, кто-то при его расширении. Ответственность и обязанности работодателя не зависят от организационно-правовой формы, и поэтому ИП при найме придётся соблюдать те же требования, что и для организации. Рассмотрим поподробнее, в чём они заключаются. Также нам интересно, как официально устроить сотрудника в ИП.
Какой договор нужно заключать
Как оформить сотрудника в ИП? Есть два разрешённых, законных способа:
- заключить с ним трудовой договор (ТД). Такой вариант актуален, если обязанности работника носят рутинный, повторяющийся характер. Например, менеджер по снабжению занимается обеспечением производства на постоянной основе — каждый месяц он формирует и управляет поставками сырья и материалов.
- подписать с ним гражданско-правовой договор (ГПД). Этот способ применим при выполнении уникальных, разовых или регулярных услуг, которые ограничены по времени и имеют чётко выраженный результат. К примеру, ГПД на установку и обслуживание программного обеспечения. Исполнитель работает по заявкам, и объём работ может сильно отличаться в разные месяцы.
ТД можно заключать только с физическим лицом, а ГПД — с другим ИП, самозанятым и обычным физлицом.
Как нанять сотрудника в ИП, зарегистрированного как ИП? Так же как и любое другое физлицо. Но при этом он может выступать только как гражданин без статуса ИП.
Если ИП-работодатель относится к категории микропредприятий (с выручкой до 120 миллионов рублей в год и штатом сотрудников до 15 человек), то он может применять более простую форму ТД и оформлять работников по упрощённой процедуре.
Как оформить сотрудника в ИП: приём на работу
Проще всего оформить ГПД. От исполнителя потребуются:
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС.
Реквизиты этих документов нужно указать в договоре. ГПД оформляется и подписывается в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). На этом всё.
Чтобы ввести сотрудника в штат и подписать с ним ТД, нужно будет пройти целую процедуру. Особенно при оформлении первого работника. Рассмотрим упрощённый порядок оформления трудовых отношений, так как по умолчанию ясно, что ко времени первого найма ИП будет соответствовать уровню микропредприятия. Но чтобы быть полностью в этом уверенным, нужно зайти на специальный сервис ФНС России, вбить ИНН и получить подтверждение.
Вся процедура оформления состоит из 7 этапов:
- формирование штатного расписания;
- подписание ТД с работником;
- издание приказа о приёме на работу (можно не делать);
- заполнение трудовой книжки (если у работника бумажный вариант);
- отправка сведений в ПФР;
- оформление личной карточки (не обязательно);
- регистрация в ФСС в качестве работодателя.
Этапы 1 и 7 нужны только при найме первого работника. Но если новая должность не была предусмотрена в штатном расписании, его необходимо изменить.
Штатное расписание
Любая должность вводится на основе штатного расписания (ШР). ИП сам решает, какое количество работников ему нужно и сам определяет размер вознаграждения. Речь идет только о сотрудниках, работающим по ТД. Форма ШР может быть любой, но должна обязательно содержать информацию о:
- наименовании работодателя;
- номере и дате документа;
- периоде начала действия ШР;
- общем количестве единиц в штате;
- наименовании структурного подразделения;
- наименовании должности;
- количестве единиц по должности;
- об окладах, надбавках, общей сумме выплат по должности.
Документ заверяется самим ИП и главным бухгалтером (при наличии). Сам ИП не должен включаться в ШР.
Чаще всего используют унифицированную форму Т-3, она удобна и информативна.
Форма Т-3
ШР без приказа не действительно. В приказе нужно прописать пункты о:
- утверждении ШР;
- дате начала действия;
- о контроле за его исполнением.
Образец приказа
Наёмные работники у ИП: подписание трудового договора
После подбора кандидата и собеседования с ним нужно заключить ТД, срочный или бессрочный — в зависимости от соглашения сторон.
Можно обойтись без заявления о приёме на работу. Но если оно требуется, его форма определяется работодателем.
От будущего сотрудника понадобятся:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- бумажная трудовая книжка (БТК) или форма СТД-Р, если был отказ от использования БТК;
- СНИЛС;
- документы воинского учета (военный билет или приписное удостоверение);
- документ об образовании или квалификации;
- справка об отсутствии судимости (если деятельность этого требует);
- справка о доходах и страховых взносах за 2 последних года и текущий год по форме 182-н;
- справка-приложение к 6-НДФЛ за текущий год;
- бланк-согласие на обработку персональных данных.
Два последних пункта нужны, если претендент до этого работал на других предприятиях.
На основании представленных документов заполняются кадровые документы. Сведения СТД-Р, справка по форме 182-н и справка-приложение к 6-НДФЛ нужны в оригинале.
Делаются 2 экземпляра ТД, один остается у сотрудника. На экземпляре работодателя он должен расписаться, что свой вариант получил.
В ТД обязательно указываются существенные условия, которые прописаны в статье 57 ТК РФ.
Пример трудового договора
Как оформить работника в ИП официально? Только составив ТД. Первый лист трудового договора между ИП и сотрудником.
Весь ТД можно скачать здесь
Есть перечень профессий, на которые нельзя принимать людей без прохождения предварительного медосмотра и получения разрешения по состоянию здоровья (спортсмены, работники общепита, педагоги, работающие на транспорте, во вредных и опасных условиях, и т.д.).
Также без предварительного медосмотра нельзя брать на работу претендентов младше 18 лет (статья 69 ТК РФ). В таких случаях без справки от лечебного учреждения подписывать ТД нельзя.
После заключения ТД работника нужно ознакомить с должностной инструкцией (при наличии), инструкцией по охране труда, различными положениями (правила внутреннего распорядка, о коммерческой тайне, и т.д.).
Приказ о приёме на работу
Перестал быть обязательным с ноября 2021 года. Но издавать его не запрещается. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Форма может быть любой, но обычно используют бланк Т-1.
Образец заполненного приказа о приёме на работу
Запись в трудовой книжке
Понадобится, если новый сотрудник не отказался от применения бумажного варианта. С 2021 года при первом трудоустройстве претендента ТК ему разрешено оформлять только в электронном виде. Когда отсутствует приказ, в БТК в качестве документа-основания нужно вписывать номер и дату ТД.
Сокращения и выход за поля документа не допустимы. Порядок записей должен быть сплошным. Каждая последующая запись делается с новой строки. Порядок заполнения ТК прописан в статье 66 ТК РФ.
Запись о приёме в ТК
Отчёт в Пенсионный фонд
Не позже следующего рабочего дня после издания приказа или подписания ТД (если приказ не предусмотрен), нужно заполнить форму СЗВ-ТД на нового работника и отправить её в ПФР.
На основании сведений Пенсионный фонд зафиксирует найм сотрудника, если он пользуется электронным вариантом ТК.
Отчёт СЗВ-ТД о приёме на работу
Как принять на работу сотрудника в ИП: оформление личной карточки
Личная карточка — это желательный, но не обязательный атрибут кадрового учёта. Её можно и не заводить.
Туда заносятся реквизиты личных документов и персональные данные (ФИО, дата и место рождения, образование, квалификация, профессия, места работы, воинская обязанность, состояние в браке, и т.д.).
Используется унифицированная форма Т-2, состоящая из 4 страниц. Её заполняет ответственный за кадры специалист и подписывает сам работник. Срок хранения личной карточки — не менее 50 лет.
Туда должны вноситься все изменения которые происходят в период работы сотрудника.
Первый лист личной карточки сотрудника
Регистрация в ФСС в качестве работодателя
Изначально, при открытии ИП, налоговая служба автоматически регистрирует налогоплательщика в Пенсионном фонде и в Фонде обязательного медицинского страхования. В ФСС регистрации не происходит, потому что ИП сам за себя не должен уплачивать взносы по временной нетрудоспособности и травматизму.
При первом заключении трудового договора ИП обязан подать заявление в ФСС на регистрацию в качестве страхователя. Ему на это даётся 30 календарных дней.
Аналогично, если заключается ГПД, в котором предусмотрена выплата страховых взносов на травматизм, нужно подавать свою форму заявления в те же сроки.
Если с работниками подписаны только договоры ГПХ, в которых нет обязательств по выплате взносов на травматизм, регистрироваться в ФСС не нужно.
Санкции за нарушения процедуры оформления работников
Соблюдение норм трудового законодательства жёстко контролируется государственными органами власти, а их нарушения строго наказываются. Особенно это касается юридических лиц — организаций и учреждений. К ИП-работодателям отношение более лояльное, но тем не менее, и их наказывают довольно ощутимо.
Штрафы для ИП мы собрали в отдельную таблицу:
| Нарушение | Санкции | Основание |
|---|---|---|
| Неправильное оформление ТД или его отсутствие. Подмена ТД договором ГПХ | Штраф от 5 до 10 тысяч рублей в первый раз, от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении |
пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФ пункт 5 статьи 5.27 КоАП РФ |
| Отсутствие обязательного медосмотра | Штраф от 15 до 25 тысяч рублей в первый раз, от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении |
пункт 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ пункт 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ |
| Допуск к работе без инструктажа по охране труда | ||
| Иные нарушения трудового законодательства | Штраф от 1 до 5 тысяч рублей в первый раз, от 10 до 20 тысяч при повторном нарушении |
пункт 1 статьи 5.27 КоАП РФ, пункт 2 статьи 5.27 КоАП РФ |
Заключение
Мы рассмотрели вопрос, как ИП может официально устроить на работу сотрудника. Вариант только один — заключить трудовой договор или договор ГПХ. Подменять их нельзя, иначе будет грозить серьёзный штраф.
Издавать приказ не обязательно, но нужно вовремя отчитаться в ПФР, внести запись в ТК и завести личную карточку на работника. Основанием для приёма работника должно быть утверждённое руководителем штатное расписание.