Как называется инструкция на производство в системе kanban

Канбан появился, как и многие другие инструменты бережливого производства, на заводах Toyota в Японии в 50-х годах прошлого столетия. В то время компания искала способы сократить время производства одного автомобиля. В компании внедрили систему
карточек
, через которые передавали информацию: сколько и каких деталей требуется. Это помогло выпускать автомобили быстрее, не создавать лишней нагрузки на логистику, производить запчасти в том объеме, в котором они были нужны.

Канбан-таблички на складе сырья Toyota.jpg

В 2000-х
Дэвид Андерсон
адаптировал концепцию бережливого производства для управления разработкой
ПО
. Его метод заключался в визуализации всех этапов работы над задачей с помощью колонок на доске. Разработчики по очереди выполняли свою часть работы и отправляли на следующий этап. Задачи постоянно приоритизировали – участники команды всегда знали, какая из них сейчас наиболее важна для бизнеса. В 2007 году метод назвали «канбан», и он широко распространился.

Сегодня канбан – популярная методология гибкого управления. Система реализуется через физические и виртуальные kanban-доски, на которых карточки проходят несколько этапов, двигаясь из одной колонки в следующую. Канбан применяют российские и иностранные компании: HeadHunter, «Альфа-банк», Microsoft, «Додо Пицца», Clever и другие.

Суть канбана

Канбан отличается от метода, который применяли на заводе Toyota. Общее для них – визуализация с помощью карточек и цель получить результат как можно быстрее. Канбан адаптировали для работы с творческими и интеллектуальными задачами, которые нельзя «пощупать». Теперь его используют в IT, службах технической поддержки, в продажах, услугах.

Канбан – это визуальная система управления работой команды, одна из самых популярных методологий управления наравне со
Scrum

Чаще
Agile
используется в IT, но именно канбан можно применить ко всем сферам бизнеса. В конце концов, канбан – это способ визуализировать задачи для повышения продуктивности команды, и неважно – команды разработчиков, продаж, врачей или строителей.

Карточки в современном канбане применяются для визуализации потока задач, сокращения незавершенной работы, выстраивания приоритетов. Это позволяет сделать сроки предсказуемыми и регулируемыми. Все участники команды видят, на каком этапе находится задача, что уже сделано и что предстоит сделать. Это помогает повысить продуктивность, выстроить процессы, отрегулировать нагрузку сотрудников и соблюдать дедлайны.

Суть kanban-методологии заключается в следующем:

Есть план того, что нужно сделать, он называется backlog (бэклог). В нем список задач отсортирован по приоритету, при необходимости его можно и нужно корректировать, меняя важность карточек.
Есть ограничения по количеству задач «В процессе», чтобы регулировать нагрузку сотрудников или отделов, избегать завалов и простоев. Это ограничение называется
WIP
-лимит.

При необходимости для задач можно выставлять дедлайн, но это необязательно. Приоритетные задачи всегда находятся вверху бэклога – это значит, что они будут сделаны как можно скорее.

Ценности метода

Методология базируется на культуре взаимного уважения и работе в команде, что обеспечивает успех, целесообразность работы и высокую вовлеченность сотрудников. К этому сводятся все девять ценностей канбана:

Прозрачность – открытый обмен информацией;
Баланс – равновесие между нагрузкой и возможностями;
Сотрудничество – совместная работа участников команды и ее совершенствование;
Фокус на заказчике и его потребностях – создание продукта, который нужен клиенту;
Поток – непрерывная работа;
Лидерство – вдохновление своим примером других участников. При этом нет иерархии, понятие применимо на всех уровнях;
Понимание – знание всеми участниками целей развития команды;
Согласие – совместное движение к целям и совершенствованию;
Уважение – понимание и положительная оценка всех участников команды.

Если отступиться хотя бы от одной из ценностей, у команды ничего не получится – так считают создатели
краткого руководства по канбану
Дэвид Дж. Андерсон и Энди Кармайкл
.

Принципы

Чтобы успешно использовать систему в своей команде, нужно придерживаться основных принципов канбана:

визуализировать работу – разделить задачи на этапы;
систематизировать доску – создать колонки, которые будут отражать текущий этап работы над задачей. Например: «надо сделать», «в работе», «сделано»;
актуализировать задачи – постоянно обновлять статус, перемещая карточки из одной колонки в другую на доске, и выстраивать приоритеты в бэклоге;
контролировать течение задач – если выполнение каких-то операций затягивается и карточка долго не продвигается по доске, важно проанализировать причины и при необходимости перераспределить ресурсы или помочь в решении;
постоянно совершенствовать систему – визуализация помогает выявлять проблемные этапы и задачи. Процесс можно и нужно корректировать, устраняя уязвимые места.

Инструменты

Главный инструмент канбана – доска с карточками. Это может быть физическая меловая доска, магнитная, со стикерами или электронная. К ней должны иметь доступ все участники команды в любой момент времени.

Колонки доски:

«Бэклог» – поле для всех карточек, пул задач, который может пополняться, сортироваться по приоритетности;
«В процессе» – включает несколько видов внутренних колонок, адаптированных под команду и обозначающих разные этапы работы над карточкой;
«Готово» – полностью выполненные задачи, которые не требуют от команды дальнейших действий.

На одной доске можно вести сразу несколько проектов, для этого используют карточки разных цветов или swimlanes – горизонтальные разделители. Каждая карточка в канбане может содержать дополнительную информацию с описанием задачи, именем того, кто над ней работает, ее приоритет, дедлайн. Задачи могут быть ежедневными, еженедельными, ежемесячными.

Правила работы с карточками

Основные правила Kanban при работе с карточками направлены на непрерывное течение процесса, регулирование сроков и внимание к задачам, которые по каким-то причинам не движутся по потоку:

WIP-лимит может быть разным для конкретных специалистов или отделов в зависимости от их ресурсов. Цель применения лимита – направить фокус сотрудника на одну задачу, вместо того, чтобы он пытался делать несколько сразу.
Максимальным лимитом регулируется количество карточек в каждом столбце. Лимит основывается на реальных возможностях команды, в него входят все карточки, которые находятся в работе.
Нельзя начинать новую карточку, если не сделана предыдущая. Если задача по каким-то причинам не может быть завершена, ее нужно перенести в колонку Blocked и искать другие способы ее завершения.

Главный закон эффективности канбана – «прекращайте начинать, начните заканчивать»

Приоритетность задач в канбане зависит от их важности для бизнеса или клиента, размера недополученной прибыли или издержек в случае, если они не будут сделаны в срок. Чтобы участникам команды было понятнее, какая работа важнее, внедряют классы обслуживания, на карточках их обозначают символами:

срочный
– нельзя откладывать;
с фиксированной датой
– нужно сделать к определенному сроку;
стандартный
– издержки растут пропорционально задержке, желательно сделать вовремя;
нематериальный
– стоимость задержки растет медленно, задача несрочная, делать ее сейчас необязательно, если есть более важные.

Зависимость потерь бизнеса от сроков выполнения задач с разным приоритетом.jpg

Для контроля за продвижением карточек канбана должен быть ответственный сотрудник – Service Delivery Manager. Он может быть один на три-пять команд.

Обязанности Service Delivery Manager:

выставлять приоритеты;
добавлять новые задачи в бэклог на основе нужд бизнеса или клиента;
анализировать проблемные места;
выявлять нерешенные задачи;
выяснять причины возникающих сложностей.

В методологии канбана не прописана необходимость в специальной роли фасилитатора – аналога
Scrum Master
в скраме. Однако часто на практике такой человек необходим. Это может быть
Agile Coach
, который работает одновременно с несколькими командами. Его задача – помочь командам правильно адаптировать канбан под нужды бизнеса и постоянно улучшать процессы.

Ритм работы команды

В канбане есть рекомендованные регулярные встречи для координации работы команды и получения обратной связи. Они проводятся на уровне команды и на уровне компании.

Встречи на уровне команды:

канбан-митинг
– ежедневные встречи по 15 минут для обсуждения текущих задач на сегодня;
встречи для обновления бэклога – один раз в неделю по 30 минут для добавления и приоритизирования новых задач;
встреча с клиентом – собрание на 30 минут вместе с заказчиком, на котором команда выясняет, доволен ли он качеством и скоростью работы;
обзор рисков – ежемесячная встреча для обсуждения прошлых неудач и поиска вариантов их устранения.

Встречи на уровне компании:

обзор операций – проводится ежемесячно для оценки и поиска способов общего повышения эффективности всех команд и отделов;
обзор стратегии – ежеквартальная встреча для оценки деятельности всей компании, выявления масштабных проблем. В ней принимают участие ключевые лица команды и руководство.

Некоторые виды встреч можно объединять в одну, чтобы не нагружать участников большим количеством совещаний. Некоторые из них могут не иметь смысла конкретно для вашего бизнеса.

Канбан – это шаблон, который нужно с умом адаптировать под ваши процессы

Чем канбан отличается от скрама

Скрам и канбан – методологии Agile, в обеих применяются доски с карточками и общие принципы и ценности гибкого управления. Но они не взаимозаменяемы и используются в командах с разными целями и задачами.

В скраме работа над продуктом делится на запланированные спринты – отрезки времени на выполнение заранее сформированного списка задач, чаще всего это две недели. В процессе спринта не могут добавляться в работу новые карточки из бэклога. Все новые цели и задачи добавляют в следующие спринты. Скрам подходит для команд, разрабатывающих продукт, который требует планирования, и не подходит для команд, в которых приоритеты меняются каждый день.

В канбане карточки движутся по доске в непрерывном потоке на базе приоритетов. В любой момент времени приоритеты могут меняться, если этого требуют обстоятельства. Это обеспечивает большую, чем в скраме, гибкость.

Цель в канбане – решить задачу

Kanban – это методология управления командами, где запланировать невозможно. Например, это может быть техническая поддержка: если клиент позвонил и зарегистрировал проблему, команда не может запланировать разрешить ее в следующем спринте через две недели. Важно разрешить проблему как можно скорее и не потерять лояльность клиента, а значит, планирование и расстановка приоритетов должны происходить гораздо динамичнее по сравнению со Scrum. Применяя канбан в своей команде поддержки, вы повышаете лояльность и удовлетворенность своих клиентов.

Преимущества и недостатки подхода

Плюсы и минусы канбана лучше рассматривать с точки зрения применимости к разным командам и проектам. Все его преимущества и недостатки относительны.

Метод сложно реализовать в командах с большой численностью участников. Оптимальное количество человек – не более 10. Так как подход направлен на быстрое решение задач здесь и сейчас, он не подойдет для долгосрочных проектов, где работа ведется над одним продуктом, и, напротив, будет успешен в командах, где задачи поставлены на поток и часто приходится менять их приоритетность.

Там, где канбан находит применение, он способен повысить производительность команды за счет наглядности и открытости процесса. Он помогает эффективно контролировать сроки выполнения, при необходимости перераспределять ресурсы, обнаруживать проблемные места и помогать в решении задач, которые по каким-то причинам «застряли» на одном из этапов. Все это позволяет совершенствовать работу коллектива и улучшать показатели.

Еще одно преимущества метода – простота. Не нужно быть экспертом, чтобы понять, как работать с ним на базовом уровне. Компании понадобится эксперт, чтобы начать, но в дальнейшем команды быстро привыкают, потому что эта система интуитивно понятна каждому.

Когда и кому нужен канбан

Выделяют несколько характерных сигналов, которые указывают на возможность и даже необходимость внедрения канбана:

команда выполняет много однотипных задач, и важным улучшением было бы делать это быстрее;
участники команды постоянно перегружены – нет времени на улучшение, им бы справиться с имеющейся нагрузкой;
регулярно срываются дедлайны;
руководителю кажется, что вокруг хаос – непонятно, кто чем занят и когда поставленные задачи будут выполнены;
исполнителю непонятно, кто ставит задачи и чьи распоряжения приоритетнее.

Если в команде имеются две и более проблемы из списка – канбан может стать эффективным способом усовершенствовать работу. Что касается бизнеса, то метод применим к любой сфере, где можно выделить этапы и типы работ.

Как внедрить канбан и как организовать работу

Новый способ работы в компании следует внедрять постепенно, на базе пилотных команд. Только на основе полученного опыта можно масштабировать подход на все отделы, тогда адаптация к работе по новой концепции – канбан – пройдет быстрее и качественнее.

Enterprise Agile Coach Ирина Каплунова рекомендует внедрять подход в имеющийся коллектив. Именно знания действующих сотрудников о процессах в компании помогают их улучшить: «Agile – это изменение философии менеджмента. Именно сотрудники, а не менеджмент, чаще всего имеют прямой контакт с клиентом, и именно они страдают от непродуктивности процессов в компании. Первым шагом к изменениям всегда является анализ – выслушать сотрудников и найти те процессы, которые не работают. Для этого нужен Agile Coach».

Насколько длительным будет внедрение, зависит от численности сотрудников. Проанализировать работу в группе из 10 человек и обучить ее участников канбану Agile Coach сможет за две-четыре недели. Масштабировать на коллектив из 1000 специалистов можно в срок от двух до пяти лет. Большое влияние на длительность внедрения оказывает вовлеченность сотрудников в процесс.

На начальном этапе внедрения нужно:

визуализировать задачи с помощью доски со стикерами;
обсудить с коллективом правила работы c канбаном;
определить число карточек, выполняемых одновременно;
следить за статусами карточек и временем прохождения по доске в колонку «Готово»;
анализировать время движения карточек и выявлять возникающие проблемы, находить способы улучшения;
экспериментировать – менять способы решения задач и организацию процесса, отслеживать, какие изменения за этим следуют и как они влияют на показатели продуктивности.

Основная ошибка, которую совершают компании при внедрении канбана, – попытка сделать все своими силами без специалиста. При этом чаще всего упускается этап предварительного анализа процессов и отслеживания изменений показателей, когда канбан уже работает. Это происходит потому, что метод просто копируется из другой компании, но каждый коллектив и процессы в нем уникальны, имеют свои сильные и слабые стороны. «Насаживание» вслепую чаще всего приводит к тому, что руководство решает – канбан не для них или просто не работает. Как минимум на этапе внедрения необходима помощь agile-коуча.

Резюме

Ключевые возможности канбана – максимальная гибкость, прозрачность, визуализация и контроль над процессом.
В канбане нет спринтов, как в скраме. Задачи плывут по доске в общем потоке по приоритету.
Канбан ограничивает исполнителей в числе одновременно выполняемых задач. Лучше доделать задачу, близкую к завершению, чем начать новую.
Главное, для чего используется канбан, – улучшение продуктивности команды, повышение количественных и качественных показателей, соблюдение сроков.
Канбан не универсален и не для всех – подойдет ли он компании, можно понять только после предварительного анализа процессов.

Источник

В мире современных предприятий устойчивый успех зависит от способности компаний быстро адаптироваться к изменениям и эффективно управлять ресурсами. Основное внимание уделяется оптимизации процессов, что значительно повышает гибкость и производительность. Многие предприятия ищут пути к совершенству, разбираясь в методах, которые позволяют создать более эффективную и динамичную рабочую среду. Один из таких методов помогает улучшать деловые операции и организовывать рабочие процессы для достижения максимальной эффективности.

Эта методология не просто система организации рабочих мест, но комплексный подход к управлению. Он основан на определённых принципах, которые направлены на установление оптимальных процедур и потоков. Внедрение таких принципов требует глубокого анализа текущего положения дел и постоянного мониторинга эффективного выполнения поставленных задач. Их использование предоставляет возможность получать актуальные данные о ходе выполнения заказов и состоянии ресурсов, что создаёт предпосылки для улучшения операционной деятельности.

Тщательное следование методическим рекомендациям позволяет более тонко настроить процессы. Это даёт возможность обнаружить и устранить узкие места в работе компании. Система, построенная по данным принципам, предполагает постоянное улучшение и развитие, что способствует увеличению уровня удовлетворённости клиентов и поддержанию конкурентоспособности на рынке. Такая методология является важным инструментом для достижения успеха в условиях современной экономики.

Концепция в рамках методологии

Современная система управления производственными процессами активно внедряет подход, ориентированный на оптимизацию потоков работ и ресурсов. Основная цель – улучшение взаимодействия между различными уровнями и участками. Достижение прозрачности и гибкости в процессе выполнения задач обеспечивает более слаженную работу команды и уменьшает издержки.

Принцип гибкого управления предполагает децентрализацию решений, минимизацию излишков и адаптивность к изменениям. Это требует внедрения визуальных инструментов и методов контроля, которые помогают своевременно реагировать на изменения спроса и избежать накопления излишков. Управленческий процесс эффективно структурируется за счет ежедневного мониторинга и анализа выполнения текущих задач.

Методология ориентирована на улучшение производственных линий и процессов, что позволяет повысить качество и выйти на новые уровни конкурентоспособности. Ключевым аспектом является создание баланса между спросом и предложением, что значительно сокращает временные затраты и усиливает общую результативность. Все эти элементы в совокупности создают благоприятную атмосферу для роста и устойчивого развития предприятию в условиях быстро меняющегося рынка.

История и развитие системы Канбан

С развитием методов управления внимание к оптимизации процессов постоянно увеличивалось. Возникновение нового подхода стало ответом на все более сложные задачи в сфере управления потоками работы и производства. Система управления, о которой идет речь, была создана как инструмент, позволяющий усовершенствовать процессы и повысить качество продукции, не увеличивая затраты ресурсов.

Первоначально система зародилась в Японии в середине 20-го века в компании Toyota. Основатель концепции, Тайити Оно, разработал ее как часть более широкой стратегии управления, направленной на устранение потерь и оптимизацию рабочих процессов. Изначально она была использована для улучшения внутренних процессов на автомобильных заводах, однако вскоре ее принципы стали применяться в разнообразных сферах.

С течением времени схема управления получила признание в других странах и отраслях. Она олицетворила собой принцип эффективного использования времени и оптимизации работы при управлении проектами. Главной целью стало создание непрерывного потока задач, регулируемых по принципу точно в срок. Это обеспечивало минимальные запасы материалов и снижение промежуточных затрат.

Широкое использование системы за пределами автомобильной отрасли демонстрирует ее универсальность и адаптивность. Она эволюционировала, чтобы соответствовать разнообразным требованиям современного мира управления. В течение десятилетий принцип управления развивался, внедряя новшества и предлагая решения для улучшения производственной эффективности по всему миру.

Принципы и основы применения Канбан

В эпоху повсеместной автоматизации и цифровизации классические подходы к управлению изменяются, адаптируясь к новым вызовам. Современная методология фокусируется на гибкости и повышении эффективности рабочих процессов, позволяя бизнесу быстро реагировать на изменения спроса и внутренние потребности.

Одним из ключевых принципов эффективного управления является визуализация этапов работы. Позволяя командам видеть ход выполнения задач, данный подход увеличивает прозрачность и способствует оперативному выявлению узких мест. Это помогает улучшать организацию ресурсов и, в конечном счете, ускорять достижение поставленных целей.

Еще одной важной основой методологии является ограничение объема незавершенных заданий. Это решает проблему чрезмерной нагрузки на сотрудников и способствует поддержанию стабильного и предсказуемого уровня производительности. Устанавливая пределы на рабочие задания, команды имеют возможность лучше распределять свои силы и создавать качественный продукт.

Неотъемлемым элементом процесса управления является непрерывное улучшение. Постоянный анализ и коррекция действий, основанные на полученной обратной связи, позволяют постепенно развивать практики работы и добиваться более высоких результатов. Целеустремленный подход к улучшению предоставляет возможность максимально использовать потенциал команды.

Последнее, но не менее важное, – это самоорганизация. Доверие к членам команды в принятии решений помогает развивать ответственность и автономию. Стимулируя такой подход, компании получают мотивированную группу людей, готовых творчески подходить к решению задач и адаптироваться к любым изменениям внешней среды.

Преимущества интеграции Канбан в бизнес

Внедрение визуальной системы управления в бизнес-процессы позволяет достичь оптимизации и прозрачности на всех уровнях компании. Использование визуальных инструментов и методов помогает распределить нагрузку и выявить узкие места в управлении ресурсами и времяпроведении. Это приводит к более рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов.

Прозрачность и контроль над процессами – важнейшие аспекты, позволяющие видеть текущее состояние продуктов или услуг в реальном времени. Это облегчает принятие взвешенных управленческих решений. Снижается количество незавершённых задач, а также улучшается управление временными и человеческими ресурсами.

Система управления позволяет повысить гибкость адаптации к изменениям рыночной ситуации или внутренней структуры компании. Процессы становятся более динамичными благодаря тому, что визуализация позволяет быстро реагировать на изменение приоритетов и быстро распределять задачи между сотрудниками.

В основе внедрения такой интеграции лежит принцип повышения эффективности, который способствует снижению издержек за счет своевременной идентификации и устранения неэффективных операций. Эффективное взаимодействие между подразделениями становится возможным благодаря улучшенному обмену информацией.

Организация процессов таким образом стимулирует сотрудников к более осознанной и продуктивной работе. Они становятся частью системы постоянного улучшения рабочих процессов, что благоприятно сказывается на вовлеченности и мотивации команды в достижении общих целей компании.

Практическое применение Канбан на предприятиях

Чтобы внедрить процесс управления в рабочих операциях, используется визуализация операций через специальные доски. На таких предприятиях команды получают возможность быстро оценивать текущую ситуацию, реагировать на изменения спроса и улучшать координацию между подразделениями. Визуальные элементы, такие как карточки и столбцы, помогают следить за продвижением задач и управлять очередями работ, делая циклы производства более прозрачными и предсказуемыми.

Фирмы, следуя принципам гибкости и адаптивности, применяют систему для решения проблем своевременной доставки комплектующих и предотвращения перепроизводства. Это позволяет сократить временные задержки и оптимизировать использование запасов материальных ресурсов. Принцип ограниченного запаса стимулирует более эффективное выполнение поставленных задач, сокращает объем незавершенного производства и снижает издержки на хранение излишков.

Кроме того, организации, интегрировавшие данные практики, укрепляют командное взаимодействие и коммуникацию между сотрудниками. Участники процесса контроля обмениваются информацией и находят решения для устранения препятствий. Такое сотрудничество открывает путь к постоянному совершенствованию и стимулирует креативное мышление. Поддержание высокого уровня прозрачности и вовлеченности способствует стабильному развитию и конкурентоспособности на рынке.

Канбан и бережливое производство: сравнение

Фокус модернизации производственных процессов часто сосредоточен на внедрении успешно зарекомендовавших себя методологий управления. Рассмотрим, как две известные системы взаимосвязаны и дополняют друг друга, выявляя уникальные элементы каждой из них. Сравнение позволит глубже понять, как эффективно гармонизировать управленческие подходы для достижения оптимальной производительности и минимизации расходов.

Цель: процессная методология управления направлена на оптимизацию потоков, в то время как другой подход стремится к устранению издержек и улучшению качества через постоянное совершенствование.
Принцип удержания запасов: один из методов делает акцент на минимизацию незавершённых задач через ограничение объёмов работ в процессе, другой – на отказ от избыточных запасов.
Методы визуализации: использование заметных индикаторов для контроля рабочих потоков помогает избежать перегрузки, а стремление к видимым улучшениям производства усиляет вовлечённость работников.

Каждый подход предоставляет уникальные инструменты и методы, использующие принцип синергии для улучшения эффективности процессов. Несмотря на общие цели, различия в подходах и акцентах позволяют гибко адаптироваться к различным условиям и требованиям производственного процесса.

Управление работой основано на динамическом подходе к учету времени выполнения задач.
Процессные изменения, направленные на устранение потерь, неэффективности и варьирования качества, являются ключевыми для интеграции данных методологий.
Методы адаптации к изменяющимся условиям позволяют снизить затраты и повысить удовлетворенность клиентов, что ведет к увеличению конкурентоспособности организации.

Таким образом, хотя эти системы управления различаются по множеству параметров, их правильно скоординированное применение позволяет достигать значительных улучшений в управлении процессами и достижении общих целей организации.

Канбан (kanban, система канбан) — это метод управления бережливыми производственными линиями (японское слово, обозначающее «сигнал» или «карточка»), использующий информационные карточки для передачи заказа на изготовление с последующего процесса на предыдущий.
Инструмент вытягивающей системы, который дает указание на производство или изъятие (передачу) изделий с одного процесса на другой. Применяется в Производственной Системе Toyota для организации вытягивания путем информирования предыдущей производственной стадии о том, что надо начинать работу. Система канбан позволяет оптимизировать цепочку планирования производственных мощностей, начиная от прогноза спроса, планирования производственных заданий и балансировки/распределения этих заданий по производственным мощностям с оптимизацией их загрузки.
Является составной частью этой системы производства «точно-во-время» (Just-in-Time-Production, JIT), которая предполагает синхронную поставку необходимого в производстве материала: поступление непосредственно в производство на рабочее место к необходимому времени, в необходимом количестве, с предписанным качеством и в соответствующей потреблению упаковке. В качестве средства передачи информации используются бирки, карточки, тара, электронное сообщение карточки (по-японски «канбан»), которые перемещаются между потребителями и производителями по принципу супермаркета (см.схему 1).
Схема 1. Управление производством с помощью канбан по принципу супермаркета

Цель метода – это реализация производства «точно-во-время» (JIT) на всех производственных линиях, чтобы обеспечивать снижение размеров материальных запасов на складах и несмотря на это гарантировать высокую степень выполнения заказов в установленные сроки.
Предпосылкой упрощения коммуникации является однозначное обозначение информации на определенном носителе, в чем нуждаются и в каком количестве потребители. Если материал израсходован (или, например, запас достиг минимального уровня), только тогда, поставщик просит доставить новый материал. Этот запрос выдается через карточку канбан, которая обязательно транспортируется с каждой поставкой материала и возвращается в начало для новой поставки. Если карточку получает производитель, он начинает изготавливать необходимые детали. Когда запрошенное количество деталей произведено, кaнбан-карточка прикрепляется к держателю транспортирующего оборудования и отправляется по определенным правилам на исходное место (см.схему 2). Кстати, если вас интересует именно российский опыт внедрения и использования системы канбан, его можно найти в Альманахе «Управление производством».
Схема 2. Транспортировка карточки канбан вместе с выполненным заказом.

Пример карточки представлен на схеме 3.
Схема 3. Пример карточки с применяемыми обозначениями.

Правила эффективного применения системы канбан
Президентом корпорацию Toyota Motor Corporation Тайити Oно предложены следующие правила эффективного применения карточек канбан:

Каждый последующий рабочий процесс изымает указанное карточкой канбан количество деталей от предшествующего рабочего процесса.
Расположенный впереди рабочий процесс производит детали в количестве и последовательности в соответствии с указанной карточкой.
Ни одна деталь не должна быть произведена без карточки. Этим самым обеспечивается сокращение перепроизводства и избыточные перемещения товаров. Находящееся в обороте количество карточек канбан представляет собой объем максимальных запасов.
Товар всегда пристраивается к карточке. Карточка является своеобразным заказом на изготовление товара.
Дефектные детали не передаются дальше в последующий рабочий процесс. Результатом является изготовление полностью бездефектных изделий.
Уменьшение количества карточек повышает их чувствительность. Они вскрывают существующие проблемы и делают возможным контроль запасов.

При применении карточек канбан должна быть гарантирована обзорность и безопасность системы. Карточки не должны теряться, и не должны смешиваться. Так как часто на рабочем месте применяются несколько различных карточек, имеет смысл внедрения доски канбан, на которой собираются карточки. Карточки, прибывающие к производителю, вставляются в управляющую доску. Когда вновь прибывшие карточки канбан дошли до поля «запуск», все собранные карточки соответствующего номера детали принимаются совместно используются для производства (см.схему 4).
Схема 4. Пример карточки с применяемыми обозначениями.

Больше аналитических и практических материалов на эту тему можно найти в разделе Канбан библиотеки портала.

Канбан (kanban, система канбан) — это метод управления бережливыми производственными линиями (японское слово, обозначающее «сигнал» или «карточка»), использующий информационные карточки для передачи заказа на изготовление с последующего процесса на предыдущий.

Инструмент вытягивающей системы, который дает указание на производство или изъятие (передачу) изделий с одного процесса на другой. Применяется в Производственной Системе Toyota для организации вытягивания путем информирования предыдущей производственной стадии о том, что надо начинать работу. Система канбан позволяет оптимизировать цепочку планирования производственных мощностей, начиная от прогноза спроса, планирования производственных заданий и балансировки/распределения этих заданий по производственным мощностям с оптимизацией их загрузки.

Является составной частью этой системы производства «точно-во-время» (Just-in-Time-Production, JIT), которая предполагает синхронную поставку необходимого в производстве материала: поступление непосредственно в производство на рабочее место к необходимому времени, в необходимом количестве, с предписанным качеством и в соответствующей потреблению упаковке. В качестве средства передачи информации используются бирки, карточки, тара, электронное сообщение карточки (по-японски «канбан»), которые перемещаются между потребителями и производителями по принципу супермаркета (см.схему 1).

Схема 1. Управление производством с помощью канбан по принципу супермаркета

Цель метода – это реализация производства «точно-во-время» (JIT) на всех производственных линиях, чтобы обеспечивать снижение размеров материальных запасов на складах и несмотря на это гарантировать высокую степень выполнения заказов в установленные сроки.

Предпосылкой упрощения коммуникации является однозначное обозначение информации на определенном носителе, в чем нуждаются и в каком количестве потребители. Если материал израсходован (или, например, запас достиг минимального уровня), только тогда, поставщик просит доставить новый материал. Этот запрос выдается через карточку канбан, которая обязательно транспортируется с каждой поставкой материала и возвращается в начало для новой поставки. Если карточку получает производитель, он начинает изготавливать необходимые детали. Когда запрошенное количество деталей произведено, кaнбан-карточка прикрепляется к держателю транспортирующего оборудования и отправляется по определенным правилам на исходное место (см.схему 2). Кстати, если вас интересует именно российский опыт внедрения и использования системы канбан, его можно найти в Альманахе «Управление производством».

Схема 2. Транспортировка карточки канбан вместе с выполненным заказом.

Пример карточки представлен на схеме 3.

Схема 3. Пример карточки с применяемыми обозначениями.

Правила эффективного применения системы канбан

Президентом корпорацию Toyota Motor Corporation Тайити Oно предложены следующие правила эффективного применения карточек канбан:

Каждый последующий рабочий процесс изымает указанное карточкой канбан количество деталей от предшествующего рабочего процесса.
Расположенный впереди рабочий процесс производит детали в количестве и последовательности в соответствии с указанной карточкой.
Ни одна деталь не должна быть произведена без карточки. Этим самым обеспечивается сокращение перепроизводства и избыточные перемещения товаров. Находящееся в обороте количество карточек канбан представляет собой объем максимальных запасов.
Товар всегда пристраивается к карточке. Карточка является своеобразным заказом на изготовление товара.
Дефектные детали не передаются дальше в последующий рабочий процесс. Результатом является изготовление полностью бездефектных изделий.
Уменьшение количества карточек повышает их чувствительность. Они вскрывают существующие проблемы и делают возможным контроль запасов.

Схема 4. Пример карточки с применяемыми обозначениями.

Больше аналитических и практических материалов на эту тему можно найти в разделе Канбан библиотеки портала.

Источник

Чем Канбан отличается от Scrum? Для чего нужна Канбан-доска? Каким командам подойдет Канбан-метод и с чего начать? Я подготовил развернутый гайд, где постарался ответить на самые популярные вопросы, которые встречались в моей практике, максимально простым языком. В статье рассмотрим, что такое Канбан-метод, обсудим его преимущества, узнаем, в каких сферах используется Канбан и как эффективно внедрить его в своей команде.

Что такое Канбан-метод – максимально коротко. Сокращенная версия статьи про основные практики, метрики и ценности.

Что такое Канбан-метод?

Изначально Канбан — это система организации работы, которая была специально создана для сферы производства, а позднее адаптирована для управления процессами интеллектуального труда, и стала называться Канбан-метод. Этот метод помогает сделать рабочие процессы более прозрачными и эффективными за счет визуализации задач ( = применения Канбан-доски) и более эффективного использования рабочих ресурсов.

Канбан в производстве

Канбан, что в переводе с японского означает «визуальная карта» или «табличка», был разработан в 1940-х годах инженером Тайити Оно для компании Toyota. Этот метод был частью стратегии бережливого производства, в основе которой — минимизация потерь и максимально эффективное использование всех доступных ресурсов. В производственном Канбан задачи отображались на карточках, которые перемещались по физической доске в соответствии с этапами производственного процесса, что позволяло точно контролировать объемы запасов и загрузку производственных мощностей.

Канбан в сфере интеллектуального труда

Со временем принципы Канбан были адаптированы для управления процессами, где ключевыми ресурсами являются знания и время сотрудников. Такой подход получил название Канбан-метод. Он помогает командам визуализировать все текущие задачи, настраивать поток работы и управлять приоритетами без перегрузок.

Вот несколько примеров из непроизводственной сферы, где можно эффективно использовать возможности Канбан-метода:

Разработка программного обеспечения. Применение Канбан помогает ускорять циклы разработки и повышать качество продукта.
Маркетинговые кампании. Канбан позволяет улучшить координацию между творческими и аналитическими подразделениями в процессе планирования и реализации различных стадий рекламных кампаний.
Научные исследования. Применение Канбан-практик позволяет обеспечить необходимое документирование и соблюдение сроков.

Инструменты Канбан-метода

Канбан-метод включает в себя несколько основных инструментов, давайте их рассмотрим:

Канбан-доска

Канбан-доска — это инструмент визуализации реального рабочего процесса.. Доска разделена на колонки, которые представляют различные стадии процесса работы — от момента, когда идея только появилась и стала частью пула входящих задач (например «Хотим сделать»), и до стадии «Готово». Каждая работа представлена карточкой, которая перемещается по колонкам в соответствии с текущим статусом работы. Подробнее об этом я рассказывал в статье Канбан-доска — это не то, что вы думаете.

Стикеры или карточки задач

Это визуальные представления отдельных работ на Канбан-доске. Карточки содержат информацию о работе, такую как описание, приоритет, исполнитель и срок выполнения. Они используются для отслеживания прогресса работы по доске.

WIP-лимит

WIP или Work In Progress — это термин для обозначения задач, которые в данный момент находятся в работе, то есть работы по ним начаты, но еще не закончены. WIP-лимит используется для ограничения количества задач, которые могут выполняться одновременно на каждом этапе. Это позволяет предотвратить перегрузку, устранить финансовые и временные потери от незавершенных задач и сделать рабочий процесс более предсказуемым.

В этой статье вы сможете больше узнать о WIP-лимитах, а также почему каждая незавершенная задача стоит денег.

Основные практики Канбан-метода

Канбан-метод включает в себя 6 базовых практик, применение которых создает основу для более гибкого, прозрачного и эффективного управления рабочими процессами.

1. Визуализируйте рабочий процесс. Решить эту задачу вам поможет Канбан-доска, назначение которой я разбирал в предыдущем пункте. Визуализация задач в виде карточек позволит всем участникам рабочего процесса видеть текущую загрузку и статус работ в реальном времени.

Пример: IT-отдел может использовать Канбан-доску для отслеживания разработки ПО и таким образом координировать работу разработчиков и тестировщиков, сокращая время ожидания и реагирования на изменения.

2. Ограничивайте количество одновременно выполняемых задач. Об этом я также упоминал в блоке инструментов Канбан-метода, рассказывая про WIP-лимиты. Напомню, что на каждом этапе рабочего процесса одновременно может выполняться определенное количество задач. Превышение этого лимита приводит к накоплению незавершенной работы, низкой предсказуемости рабочего процесса — команды не знают, когда задача доберется до колонки «Готово», и в целом становится причиной перегрузок и высокого уровня стресса в коллективе.

Пример: в маркетинговом агентстве может быть установлено правило, что одновременно в активном статусе находятся только пять кампаний, что позволяет команде сосредоточиться на качестве исполнения, а не на количестве одновременных задач.

3. Управляйте потоком задач на основе метрик. В Канбан-методе важное значение имеет измерение и анализ производительности процесса и его статистическим характеристикам. Использование метрик, таких как время цикла (Lead Time) и время выполнения (Cycle Time), позволяет организовать поток работ таким образом, чтобы с высокой степенью вероятности прогнозировать сроки выполнения задач. Если же на каком-то этапе возникает затор (работа постоянно накапливается, а предыдущие этапы вынуждены простаивать), необходимо найти это узкое место, определить причины и перенастроить работу на этом этапе, чтобы выровнять скорость потока.

Пример: в IT-компании метрики могут быть использованы для определения среднего времени решения технических задач и пересмотра загрузки специалистов техподдержки.

4. Определите четкие и понятные правила работы известные и доступные всем. Когда четко определены правила, как и когда задачи перемещаются по Канбан-доске, кто и за что отвечает и при каких условиях задача переходит на следующий этап, рабочий процесс становится более прозрачным, предсказуемым и понятным для всех, и не возникает потерь времени из-за разногласий и конфликтов на этой почве.

Пример: в отделе кредитования банка может быть установлено правило, что заявка не переходит в стадию финального одобрения, пока не будут проверены все необходимые документы.

5. Вводите петли обратной связи. В Канбан-методе есть регулярные встречи (каденции), которые являются петлями обратной связи, и помогают отслеживать прогресс проекта, обсуждать возникающие вопросы и сложности, принимать решения на основе полученной обратной связи и при необходимости изменять рабочий процесс.

Пример: еженедельные совещания сотрудников у Канбан-доски могут использоваться для анализа прогресса и распределения ресурсов в зависимости от текущих потребностей проекта.

6. Улучшайте рабочий процесс и эволюционируйте. В основе Канбан-метода находятся постепенные, эволюционные изменения в рабочих процессах, при этом мы не отказываемся от уже существующих практик, а постепенно их улучшаем. Такой подход делает изменения более органичными и позволяет избежать резкого сопротивления со стороны сотрудников.

Пример: в компании по производству ПО может быть введена практика код-ревью, с ее помощью можно будет постепенно улучшать качество продукта без необходимости радикальных изменений в рабочем процессе.

Чем Канбан-метод отличается от Scrum?

Канбан и Scrum — это две популярные гибкие методологии, но каждая из них служит разным целям и областям применения.

Scrum идеально подходит для случаев, когда важно быстро реагировать на изменения рынка и требуется частая поставка версии продукта, готовой к использованию. Например, разработка нового программного обеспечения, аналогов которому нет в мире.

Канбан-метод лучше подходит для проектов с непрерывными или непредсказуемыми потоками работ, не имеющими какой-то объединяющей их цели. Например, обработка заявок клиентов, поддержка и обслуживание программного обеспечения после его выпуска.

Преимущества и недостатки Канбан-метода

Канбан-метод — это способ организации и улучшения рабочих процессов, который позволяет сделать рабочий процесс более предсказуемым, эффективным и гибким. Однако, как и любой метод, Канбан имеет свои ограничения, которые могут влиять на его внедрение и применение.

Преимущества Канбан-метода

✅ Гибкое использование практик
Канбан-метод позволяет выбирать и применять те практики, которые необходимы бизнесу в данном моменте времени и для данных условий работы. Это идеально подходит компаниям с разными потребностями и помогает избежать лишних изменений.

✅ Постепенные изменения на основе данных
Основной принцип Канбан — постепенное внедрение улучшений рабочего процесса, которые основаны на реальных данных об особенностях рабочих процессов. Таким образом, анализируя эффективность своих рабочих процессов, компании могут внедрять новые рабочие практики по мере необходимости и отслеживать на метриках их влияние на результат.

✅ Предсказуемость рабочего процесса
Одно из главных целей Канбан-метода — это создание предсказуемого рабочего процесса, который позволяет делать уверенные долгосрочные прогнозы по срокам. Это происходит благодаря выравниванию потока работы и постоянному контролю за основными показателями процесса. Что это означает для бизнеса? Бизнес получает возможность более уверенно планировать и эффективно использовать ресурсы в долгосрочной перспективе.

✅ Простота внедрения и использования
В отличие от многих других методологий, использование Канбан-метода не требует вносить значительных изменений в текущих рабочих процессах. Это делает его доступным для компаний любого размера, включая стартапы и малый бизнес.

✅ Гибкость в управлении проектами
Канбан-метод подходит для случаев, когда требования и приоритеты часто меняются. Эволюционные изменения на основе данных позволяет создать такой рабочий процесс, который позволит быстро адаптироваться к новым условиям без потери продуктивности.

✅ Эффективное распределение ресурсов
Ограничение количества одновременно выполняемой работы помогает использовать ресурсы более эффективно, и сделать рабочую систему предсказуемой. Команды могут сосредоточиться на приоритетных задачах и доводить их до конца, не распыляя время и силы на менее важные работы.

Недостатки Канбан-метода

❌ Отсутствие мгновенных результатов
Канбан-метод требует времени для накопления данных, которые позволят сделать нужные изменения и оптимизировать рабочий процесс, поэтому организации могут не увидеть немедленных улучшений в своих процессах. Если компании необходим быстрый результат, это может стать проблемой.

❌ Необходимость точных и актуальных данных. Для успешного использования Канбан-метода нужны точные и актуальные данные о работе. Это означает, что компании должны вкладываться в настройку систем для сбора и анализа данных о рабочем процессе, что может вылиться в дополнительную финансовую нагрузку.

❌ Зависимость от самодисциплины сотрудников
Эффективность реализации Канбан-метода напрямую зависит от уровня самодисциплины и ответственности каждого сотрудника, задействованного в рабочем процессе. Недостаток дисциплины при ведении задач в Канбан-системе и сбора метрик, может замедлить получение результата от использования Канбан-метода

❌ Потребность в непрерывном обучении и адаптации
Чтобы максимально использовать потенциал Канбан-метода, необходимо постоянно обучаться и анализировать данные, что потребует дополнительных временных и финансовых ресурсов на обучение сотрудников.

Как внедрить Канбан-метод. Пошаговый гайд и пример реального кейса

Процесс внедрения Канбан-метода может значительно отличаться в зависимости от специфики компании, но обычно включает следующие этапы:

Определите существующий поток работы. Первый шаг при внедрении Канбан-метода — определить все основные процессы и этапы выполнения задач, понять, как задачи перемещаются из одного состояния в другое. Визуализировать эту последовательность в виде схемы, и на следующем этапе создать Канбан-доску, которая точно отражает реальные рабочие процессы.
Визуализируйте рабочий процесс с помощью Канбан-доски. Канбан-доска может быть физической или цифровой. Задачи на ней представлены в виде карточек, которые перемещаются между колонками, представляющими различные стадии процесса.
Установите WIP-лимиты сперва для первой колонки на доске, а затем для самой перегруженной колонки на доске. И постепенно вводите ограничения для каждой колонки на доске. Напомню, что это поможет предотвратить перегрузку команды и сохранять фокус на завершении начатых задач.
Проводите регулярные встречи-каденции. В ходе таких встреч сотрудники анализируют эффективность текущих процессов и обсуждают возможные улучшения, например, изменение количества задач в работе, перераспределение задач или внедрение новых методов для повышения производительности.

Если вы хотите узнать, как работает Канбан-метод на реальном примере и каких результатов применение Канбан позволило добиться команде, читайте подробный обзор кейса применения Канбан из моей практики.

Заключение

Канбан-метод адаптирован для организации рабочих процессов интеллектуального труда. Этот подход не только перенастраивает рабочие процессы, но и оказывает серьезное влияние на общую культуру работы и взаимодействие сотрудников.

В завершение еще раз обозначу некоторые ключевые мысли:

Канбан-метод помогает настраивать поток работы и управлять приоритетами без перегрузок, в результате чего рабочий процесс становится более предсказуемым, эффективным и гибким.

Канбан-доска — это инструмент визуализации потока работ. Она помогает увидеть весь поток работы, оперативно реагировать на проблемы и узкие места.

Незавершенная работа = вложенные, но еще не полученные обратно инвестиции. Помните о WIP-лимитах и доводите начатую работу до статуса «Готово», прежде чем брать новые задачи.

Канбан-метод не требует внедрения всех практик сразу, компании могут гибко выбирать и применять только те инструменты Канбан-метода, которые отвечают их целям и потребностям.

Не ждите мгновенных результатов! В основе Канбан-метода — эволюционное изменение процессов, что позволяет шаг за шагом, применяя разные практики, постепенно формировать стабильный рабочий процесс и с вероятностью до 100% отвечать на вопрос: «Когда будет готова задача?».

Источник

Многие компании испытывают трудности, когда нужно синхронизировать внутренние процессы, грамотно распределить нагрузку на всех участников команды, организовать бережливое производство и получить результат в намеченный срок. Организовать эффективное управление задачами «на пальцах» практически невозможно, в этом помогает система Канбан, о которой и пойдет речь в нашей статье.

Что такое Канбан

Организация процессов и различных видов работ требуется во всех сферах деятельности человека. Неважно, это офис, производство или даже организация быта. Как минимум мы пишем список дел на день, нередко используем стикеры для заметок. А это и есть часть Канбана, но в очень упрощенном виде. Теперь разберемся с определением детально.

Kanban – это один из методов управления рабочими задачами, позволяющий оптимизировать работу коллектива за счет разделения общего объема работы на конкретные задачи. Метод предусматривает визуализацию всех стадий с определением сроков и приоритетов.

Канбан

Таким образом, команда может наглядно видеть неосязаемые события. Такой подход позволяет выполнять задачи в строгой последовательности, что минимизирует накладки рабочих процессов. Кроме этого, метод дает возможность отслеживать загруженность команды – WIP-лимит. Он определяет объем работ каждого работника, чтобы избегать простоев или накладок. Также существует план работ – backlog, который определяет приоритет каждой из них. При необходимости вносятся коррективы.

Чтобы не сомневаться в эффективности Канбан, стоит упомянуть, что методика широко распространена в крупнейших отечественных и зарубежных компаниях, среди которых Microsoft, Siemens, HeadHunter, Clever, «Додо Пицца», «Альфа-банк», Почта-Банк и другие. Чем канбан объединяет всех мировых лидеров? Это ценности: прозрачность, сотрудничество, лидерство, клиентоориентированность, уважение, согласие, понимание, баланс, поток.

История возникновения Канбан

Данный метод организации и управления рабочими-процессами берет свое начало в Стране восходящего солнца – Японии. В середине прошлого века страна столкнулась с дефицитом материалов и одновременным стремительным развитием науки и техники. Поэтому каждое предприятие искало пути оптимизации производства, бережного использования ресурсов. И японский инженер Тийити Оно из компании «Тойота» всерьез задумался о внедрении элементов бережливого производства и ускорения производства автомобилей.

Тайити Оно

Инженер Оно предложил руководству использовать внутри компании Toyota систему карточек, каждая из которых содержала данные о необходимых запчастях и их количестве. Таким образом, достаточно легко удалось решить актуальный вопрос и наладить производство так, чтобы на складах не скапливались детали, и одновременно конвейерная линия не испытывала дефицит.

В дальнейшем оказалось, что эта методология может контролировать ресурсы не только на производстве. В начале 2000-х годов консультант корпорации Microsoft Дэвид Андерсон адаптировал ее для более эффективной разработки программного обеспечения. Вместо списков запчастей карточки несли информацию о текущих и будущих задачах. Это позволило визуализировать невидимый и неосязаемый процесс создания ПО. Команда разработчиков выполняет свою работу в строгом порядке, кроме того, ее этапы на доске имеют приоритет. Это позволило выполнять наиболее важные задачи в первую очередь и контролировать общий процесс в реальном времени.

Несмотря ни на что и сегодня Канбан остается эффективным инструментом. Организации используют как физические, так и виртуальные Kanban-доски, что позволяет повысить эффективность бизнес-процессов.

Кому можно применять методологию Канбан

Из упомянутых примеров мы видим, что методология позволяет организовать последовательность задач, определить приоритеты, оптимизировать нагрузку на сотрудников, визуализировать процессы на автомобильных заводах и в IT-сфере. Но метод не был бы так популярен, если бы не возможность интегрировать его практически в любую сферу, в которой можно выделить этапы бизнес-процессов.

Сферы

Торговые сети. Есть поставщик, склад, витрина с товарами и покупатели. Последние покупают продукт и с каждым днем его становится меньше, сотрудникам магазина необходимо его восполнить на витрине, переместив из склада. В свою очередь, ответственный сотрудник должен сделать заказ поставщику для восполнения запасов. Звучит просто, но без разработки эффективной системы управления и наглядной визуализации объема товаров на каждой стадии реализации неминуемо возникают накладки.
Промышленное производство. Ситуация еще более сложная, чем у гипермаркетов. Здесь добавляются различные цеха, способы производства и переработки, сборочные линии и многое другое. Канбан позволяет оптимизировать рабочие моменты, установить точные графики, планировать отгрузки.
Сфера B2B. Разработка методов увеличения продаж является главной задачей каждого менеджера и руководителя отдела. Для этого требуется сократить период между знакомством с клиентом и презентацией продукта. Канбан-метод применим для построения воронки продаж, а также именно он позволяет ускорить отдельные этапы. В крупном бизнесе менеджмент, маркетинг и реклама тесно связаны эти направления используют принципы канбан-досок.
Строительство. Нельзя начать строить крышу до возведения стен, к работе над которыми нельзя приступить без фундамента. Вместе с этим присутствуют юридические вопросы, согласование проектов с проверяющими структурами, разработка документации и многое другое. Визуализация каждого действия позволяет синхронизировать работу отделов, выполнять работы в нужном порядке, гарантировать снабжение строительной площадки материалами.
Медицина. Канбан полезен и в этой отрасли, она позволит оптимизировать процессы управления персоналом и пациентами. Канбан-доски могут содержать данные о врачах и пациентах, которых нужно принять в указанное время. Также могут вноситься карты пациентов, требующих приоритетного внимания. При этом возможно создать структуру, в которой применяется политика конфиденциальности для сохранения персональных данных.
Образование. Визуализация хода обучения и выполнения задач может стать удобным инструментом для студентов, особенно в период сессии, сдачи контрольных и курсовых работ.

Инструменты Канбан применимы не только в бизнесе, даже планирование личных дел становится более эффективным и упорядоченным.

Как работает система Канбан

Kanban в переводе с японского означает «сигнал, карточка». От этого и стоит отталкиваться. У нас в распоряжении необходимое количество карт, каждая из которых является визуализацией поставленной задачи. Таким образом, команда видит весь объем работы, но по частям. Карточки располагаются на специальной канбан-доске, она может быть физической или виртуальной. В первом случае стикер включает минимальный объем данных: задача, дедлайн, ответственный. Во втором – данных может содержаться значительно больше.

Как работает

Теперь у нас есть доска и стикеры, задача разместить их так, чтобы команда достигла поставленной цели. Для этого делят доску на условные этапы, назовем их: задачи, которые нужно выполнить, которые уже в работе, выполненные задачи. В зависимости от специфики задачи этапов может быть больше.

В ходе выполнения задачи карточки перемещаются к следующей колонке. В итоге мы видим результат, а также загруженность команды в определенном моменте. Если их количество непрерывно растет — мы получаем явную перегрузку. И обратная ситуация – недогруз. Визуализация помогает мгновенно выявить проблему и приступить к ее ликвидации.

Ключевым фактором перемещения карточки является завершение указанной задачи. Если она не была выполнена, приступать к следующей нельзя. В случае, когда задачу нельзя выполнить, она переводится в специальную колонку blocked. Этот столбец требует особого внимания, команда должна попробовать найти альтернативное решение.

Виды Канбан

Развитие методологии канбан привело к появлению двух разновидностей – тарной и карточной. Оба варианта нашли широкое применение на производстве.

Разновидности

Тарный канбан

В этом случае мы имеем тару, на которой присутствует специальная бирка с указанием названия детали, количеством, номером, данными об отправителе и получателе.

Работа системы выглядит следующим образом:

В ходе работ количество деталей в таре подходит к концу, участник команды перемещает ее с рабочего места на место, где собираются заказы на новые запчасти.
Пустую тару с биркой соответствующего отдела увозит транспортировщик.
Новую партию заказанных материалов передают в следующий производственный отдел.

Карточный Канбан

В этом случае предполагается использование специальных карточек.

Карточный канбан

Они показывают:

номер и название детали, количество, необходимое получателю;
адрес отправителя и получателя;
цвет.

Бирка может быть трех цветов:

синяя – производственная;
зеленая – межцеховая;
красная – складская.

Цветовая индикация является наиболее наглядным способом обозначения принадлежности товара к определенному цеху, складу, другому помещению.

Принципы Канбан

Канбан успешно используется на протяжении десятилетий за счет своей эффективности и простоты. В основе лежат определенные принципы. Далее в статье рассмотрим каждый из них подробнее.

Принципы

Визуализация и систематизация. Даже простые задачи достаточно сложно представить и удерживать в голове. Когда речь заходит о крупномасштабном проекте, выполнить это невозможно. Канбан-доска дает возможность видеть все поставленные задачи и отслеживать их движение в последовательности «необходимо сделать» – «в работе» – «выполнено».
Актуальность. Карточка каждой операции постоянно перемещается от одной колонки к другой, давая понять, на какой стадии находится весь производственный цикл.
Разделение задач. Каждая карта включает информацию о задаче и ее исполнителе. Исключается дублирование функций сотрудников одного или параллельных отделов.
Контроль задач. В случае затора на определенных этапах, требуется искать пути решения этой проблемы, в том числе выполнить анализ причин задержки.
Последовательность. Каждая задача несет информацию о периоде и времени выполнения. Нельзя брать новую, не завершив предыдущую, также нельзя перескакивать через этапы.
Совершенствование. Визуализация задач на доске дает возможность отслеживать накладки и оперативно принимать нужные решения, корректируя работу или внося кардинальные изменения.
Инициативность. Каждый сотрудник в праве предложить свои правки для повышения эффективности, особого эффекта удается достичь за счет коллективного разума.

Инструменты Канбан

К основным инструментам Канбана можно отнести следующие.

Инструменты

Электронная или физическая доска. Это основной элемент Канбан. Структура доски в базовом варианте состоит из трех этапов:
- «Бэклог» – пул задач, который включает все карточки. Может дополняться новыми задачами, корректироваться по их приоритету;
- «В процессе» – содержит колонки индивидуальных задач команды отдела;
- «Выполнено» – финальная стадия для каждой задачи.
STATIK – Systems Thinking Approach to Introducing Kanban. Инструмент является структурированным воркшопом, позволяющим по этапам визуализировать текущее состояние проекта. Системное мышление дает возможность понять и оценить поведение системы как целостной структуры, а не отдельных ее элементов.
Лимит WIP-задач. Количество одновременных задач «Work In Progress» должно быть ограничено, чтобы упростить организационные вопросы и установку сроков.
Канбан-метрики. Представляет собой совокупность показателей для определения потенциала команды. Оценивается скорость работы и производительность команды, среднее время выполнения задачи, эффективность, время простоя задачи в очередях, количество задач, находящихся в работе.
CFD – Cumulative Flow Diagram. Накопительная диаграмма потока служит для определения узких мест. График дает наглядную картину простоя конкретных задач, из-за которых команда теряет возможность перейти к выполнению следующей стадии проекта.
Каденции времени. Каденция считается музыкальным термином, но нашел свое место и в данном методе. Каденциями принято считать регулярные встречи, которые считаются петлями обратной связи. На основании этого задается ритм протекания работы команды.
Стендап-совещания. Это регулярные короткие встречи команды, которые необходимы для синхронизации действий команды, они гарантируют прозрачность рабочих процессов. Благодаря этому удается поддерживать эффективность, а также производительность коллектива.
SLA – Service Level Agreement. Соглашения об уровне обслуживания – термин, который изначально использовался в IT-отрасли и определял правила сотрудничества заказчика и провайдера. SLA определяет права и обязанности сторон, устанавливает их ответственность за невыполнение обязательств.
Четкое указание задач и целей. Информация должна быть озвучена максимально понятно. С ней должно быть удобно работать как менеджерам, так и непосредственным исполнителям.
Эскалация проблемы. Если возникает проблема, важно начать решать ее в максимально короткие сроки. Таким образом удастся ускорить рабочий процесс и избежать «снежного кома» проблем в будущем.
Swimlanes – «плавательные дорожки» задач. Это один из распространенных способов визуализации сложных задач в виде наглядной многофункциональной блок-схемы. Эта блок-схема иллюстрирует совокупность всех рабочих операций, дает возможность отслеживать процесс, определять ответственность членов команды, систематизировать информацию о действиях персонала, помогает сократить время принятия решений.
Контроль смены приоритетов задач. Инструмент обеспечивает переход задач от группы к группе, что говорит о результативности и эффективности каждой команды. Постоянный контроль также разрешает оценивать делегирование полномочий, чтобы предотвратить чрезмерную загруженность определенных групп.

Применение Канбана в IT-проектах

Метод Канбан быстро распространилась не только среди промышленных предприятий, но и в сфере IT. Основная разница в том, что в области разработки программного обеспечения нет емкостей с запчастями, на которых можно разместить бумажные таблички. В офисе значительно удобнее использовать обычную пробковую доску или белую с расчерченными полями.

В базовом виде доска предполагает колонки с задачами:

надо выполнить – бэклог;
находятся в разработке в данный момент;
выполнены, но не переданы в отдел тестирования;
готовы к передаче тестировщикам;
проходят проверку проект-менеджером;
выполнены.

Данная структура не является общеобязательной, специфика проекта может вносить свои коррективы добавляя нужные этапы. Как пример, часто встречаются проекты, в которых присутствует необходимость оценить критерии готовности задачи перед началом ее выполнения. В этом случае добавляют колонку «Specify» – уточнить параметры и «Execute» – взяться за работу.

Над каждым этапом присутствует число – лимит, который указывает на максимально допустимое количество заданий в ней. Ограничение бэклога определяется количеством задач и временем их исполнения. Например, если имеется 5 задач, а время исполнения каждой 1 день, тогда лимит бэклога составит 5.

Особенности

Особенности использования канбан-системы:

приоритетная очередь – когда исполнитель завершает свою работу в приоритете задачи из этой колонки;
невыполненные задачи вычеркиваются или отправляются в бэклог;
одна выполненная работа важнее и предпочтительнее нескольким начатым;
многозадачность не в приоритете, для каждого исполнителя имеется лимит операций;
приступать к следующей задачи можно, только если предыдущая заблокирована;
баланс времени для каждой задачи должен обеспечивать высокое качество и экономию ресурсов.

Может возникнуть вопрос: почему в сфере IT, несмотря на современные технологии, по-прежнему используют физические доски и стикеры или маркеры вместо экранов и планшетов? Дело в том, что простым инструментом не только проще пользоваться, он еще и позволяет более наглядно визуализировать процессы, упростить внесение изменений. Кроме того, такая канбан-доска обеспечивает визуальный контакт и социальное взаимодействие между членами команды.

Преимущества и недостатки

Канбан – инструмент, позволяющий максимально эффективно достигать поставленных целей.

К его преимуществам стоит отнести

Метод имеет положительные стороны, но не лишена недостатков, о которых стоит также узнать

обеспечивает высокую степень вовлеченности команды;
гибкое планирование для постоянного самосовершенствования;
возможность изменения приоритетов и добавления новых задач;
повышает прозрачность рабочих процессов;
быстрый поиск узких мест за счет WIP-лимитов;
оптимизация производственного цикла;
контроль сроков исполнения задач;
наглядность, все члены проекта получают доступ к информации;
подходит для разработки стартап-проектов.

не подходит для долгосрочного планирования;
неудобна для команд численностью более 5 человек;
при слишком большом объеме работ доска перестает быть эффективной;
блокировка нескольких задач способна замедлить или остановить выполнение проекта.

Чем отличается Kanban от Scrum и Agile

Нередко Scrum и Kanban путают между собой, однако Scrum – это гибкая методология управления проектами, а Kanban – метод улучшения любой методологии. Основная задача Канбана заключается в оптимизации и постоянном улучшении процессов, сокращении сроков, устранении накладок и грамотном распределении нагрузки между участниками команды. В свою очередь Скрам разрешает выполнять большой объем задач в короткие сроки. Для этого команда организовывает сессии фиксированной длины (например, две недели), которые называют «спринты». В ходе спринта ежедневно проводятся совещания, где устанавливаются задачи, требующие выполнения в указанный срок.

Отличия

Рассмотрим отличия.

Kanban	Scrum
Совещания отсутствуют	Совещания обязательны
Работают узкопрофильные команды	Исключительно кроссфункциональная команда
Нужна отправная точка	Отправная точка не требуется
Перемены последовательны	Перемены могут быть кардинальными
Участники не имеют разделения на роли	Разделение участников по ролям

Теперь о том, как Канбан связан с Agile. В сфере разработки ПО он представляется отдельным подразделением. Модель управления проектами Agile создана для того, чтобы команда могла гибко реагировать на изменения. Философия этой модели построена на непрерывном улучшении, адаптивном планировании, эволюционном развитии.

Как внедрить Канбан в компанию

Внесение изменений в способы управления проектами может дать как положительный, так и отрицательный результат. Чтобы избежать последнего, необходимо внедрять инновации постепенно, для этого рекомендуется создать пилотные команды.

Чтобы Канбан функционировал эффективно, важно придерживаться ряда правил:

Правила

Визуализируйте поток работы. Основа Канбана – доска, она может быть как обычная, так и виртуальная. Как уже говорили, первый вариант более предпочтителен, особенно для новичков. Разделите доску на столбцы, сформулируйте задачи, разместите их в соответствующей области и по мере выполнения перемещайте в соответствующий столбец.
Ограничьте количество одновременно выполняемых задач. Эта операция станет максимально наглядной после размещения карточек на доске. Их концентрация в одной зоне покажет, что происходит наложение заданий, а отсутствие или недостаток в другой сообщит о недостаточной нагрузке на ответственного члена команды. Изучая расположение стикеров, можно перераспределить функции таким образом, чтобы нагрузка на команду была равномерной.
Управляйте потоком задач. Не забывайте менять статус каждой задачи, им следует постоянно перемещаться по доске и находиться на своем месте. Если в ходе выполнения проекта возникает «затор», необходимо делегировать часть работ менее загруженным участникам.
Обсудите правила игры. Все сотрудники команды должны понимать принцип работы и правила Канбана. Они должны знать, когда брать новую карточку, когда ее перемещать и что делать при появлении сложностей.
Анализируйте деятельность. Команда должна регулярно обсуждать ход выполнения проекта, результаты каждого сотрудника, особенности и проблемы. При этом не обязательно строить четкий график и определять формат встреч.
Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы. Основная цель – увеличить скорость перемещения стикеров на доске, т. е. завершить работу над проектом в максимально короткий срок. Для этого нужно отслеживать результаты и вносить изменения в работу команды. Важно делать это плавно и последовательно. После каждой корректировки необходимо оценить прогресс и продолжать совершенствовать систему.

Ошибки в применении Канбана

Канбан-метод – это простой и удобный инструмент для реализации проектов, но не стоит рассчитывать, что его внедрение станет ключом к успеху. Как и любым другим инструментом, Канбаном необходимо уметь пользоваться, и это обязаны знать все участники команды.

Чтобы он функционировал должным образом, нельзя допускать ошибок. К основным из них стоит отнести:

Ошибки

Низкий уровень обучения команды. Если участники не понимают принципы и практики системы, достичь желаемого результата не удастся.
Игнорирование лимитов. Лимиты являются важной части канбан-системы. Превышение задач приведет к переработке специалистов и потере понимания основных целей и задач проекта.
Игнорирование или отсутствие установления приоритетов задач. Как результат – перекосы рабочих процессов и срыв графика.
Недостаточное внимание ограничениям WIP. Необходимо непрерывно отслеживать ситуацию с незавершенными делами, чтобы своевременно выявлять узкие места.
Неиспользование всего функционала системы. Не стоит игнорировать такие инструменты отслеживания метрик, как гистограмма времени производственного цикла, кумулятивная диаграмма потока и другие.
Несвоевременная актуализация статуса задачи. Завершенные работы обязаны сразу же перемещаться на следующую стадию, чтобы команда имела достоверные данные о ходе реализации проекта.
Ограничение доступа к Kanban-доске. Все участники проекта должны иметь доступ к доске, получать актуальную информацию.
Перегрузка команды. Если в какой-то момент наблюдается «затор» и рост карточек с невыполненными задачами, необходимо оперативно принять меры по ликвидации данной ситуации. Как вариант, перераспределение работ на менее загруженных сотрудников или дробление крупных задач на подзадачи.
Отсутствие обратной связи. От слаженности команды и осведомленности каждого участника зависит как итоговый результат, так и выполнение личных обязанностей.
Отсутствие вовлеченности. Каждый участник команды должен принимать активное участие как в выполнении своей работы, так и при внесении коррективов для оптимизации реализации проекта.
Отсутствие ответственных за выполнение задач.

Примеры применения Канбана

Ранее в статье мы рассматривали, в каких областях может применяться Канбан. Теперь разберем несколько примеров реального использования данной методологии в бизнесе.

Silicon Valley

Пример 1. Канбан в Microsoft

В 2005 году компания Microsoft столкнулась с проблемой организации работы одного из своих отделов, который отвечал за устранение ошибок во внутренних приложениях. У него были худшие показатели в своем департаменте: один запрос обрабатывался около 5 месяцев, а бэклог превысил допустистимый размер в 5 раз. Справиться с этой проблемой компании помог главный популяризатор канбана Дэвид Андерсон.

В ходе анализа был выявлен целый ряд факторов, которые губительно влияли на производительность всего отдела. Чтобы устранить их, были приняты следующие канбан-решения:

делать «свежие» расчеты непосредственно перед внедрением;
проводить приоритизацию запросов по ситуации, а не на ежемесячных совещаниях;
выделать фиксированное финансирование XIT;
не учитывать стоимость запросов;
использовать буферы на канбан-доске;
принимать решения сразу по дорогим или слишком крупным запросам;
изменить структуру штата в пользу более загруженных разработчиков.

В результате этих действий за 9 месяцев продуктивность отдела выросла на 155%. При этом бэклог вернулся к нормальному значению, а ведущее время теперь составляет всего 5 недель. Стоимость запросов снизилась с 7500 долларов до 2900.

Пример 2. Канбан для менеджера по продажам

Менеджер по продажам имеет множество задач, которые обязаны выполняться единовременно: прием звонков, общение с клиентами, составление договоров и т. д. Канбан помогает разбить эти функции, сформировать и структурировать цели, оптимизировать управление процессом.

Так, процесс общения с клиентами разделяют на несколько шагов, начиная первым контактом и заканчивая подписанием документов. При этом действия менеджера по продажам строго регламентированы: есть чек-листы, скрипты, образцы документов. Благодаря канбану сотрудник получает возможность общаться с клиентами эффективнее и тратить на это минимум времени.

Пример 3. Канбан в недвижимости

Агенты по продажам недвижимости используют канбан, чтобы следить за воронкой продаж и управлять ведением переговоров с клиентами. Чаще всего на доске используются следующие этапы:

связались;
заинтересовались;
личный контакт (переговоры);
договор отправлен;
подписано;
сделка закрыта.

Благодаря такому распределению этапов команда всегда сможет отследить позицию каждого клиента в процессе продаж, а агент будет точно знать, когда лучше всего связаться с ним.

Приложения и программы для Канбана

Канбан-система может быть представлена не только в виде физической доски, но и в более современном цифровом виде.

Приложения

Среди программного обеспечения этой категории представлено множество продуктов, но уделим внимание только наиболее популярным и функциональным:

Trello

На сегодняшний день остается самым популярным сервисом, отличается интуитивно понятным интерфейсом и имеет привлекательный дизайн. Его можно использовать для решения задач в самых разных отраслях. Пользователю доступно неограниченное количество досок (в бесплатной версии ограничение присутствует). Блоки содержат достаточный объем сведений, можно добавлять метки разных цветов, оставлять комментарии, прикреплять файлы. Количество этапов задачи не ограничено. Число пользователей с доступом к одному проекту не ограничено. Основная часть функционала доступна пользователям бесплатно.

JIRA

В отличие от Trello, это платная и более сложная платформа компании Jira software, при этом она обладает значительно более обширным функционалом. Продукт подходит для IT, обычно применяется в крупных компаниях с большим штатом сотрудников. JIRA позволяет не только вести проекты, но и отслеживать баги в интеграции с другими сервисами. Также сервис дает возможность создавать рассылки на почту в случаях внесения изменений в проект.

Kanbanize

Инструмент может строить графики, диаграммы Ганта, отображать текущие задачи и роли пользователей, выполнять резервное копирование, вести проект по системе тайм-менеджмента. Все это обеспечивает комфортную работу при разработке больших проектов. Есть пробная бесплатная версия, после регистрации и оплаты функционал значительно расширяется. Программа пока мало распространена в России из-за отсутствия русскоязычного интерфейса.

Kanbantool

В платной версии сервис отличается внушительным набором возможностей обеспечивающем удобную разработку плана работ. Пользователи могут добавлять файлы, оставлять комментарии, смотреть время работы, получать отчеты и многое другое. В бесплатном варианте большинство инструментов недоступно.

LeanKit Kanban

Среди возможностей сервиса встроенная аналитика, создание схем и диаграмм, отслеживание времени изменений, добавление вложений, готовые шаблоны. Разработчик предлагает бесплатную пробную версию, в дальнейшем стоимость продукта зависит от выбранного портфеля.

Worksection

Сервис оптимально подходит для небольших компаний. Позволяет систематизировать цели, разбивать их на отдельные задачи, визуализировать проект от идеи до финального продукта. Также функционал предполагает планирование работы, подсчет времени на выполнение задачи, формирование отчетов. В бесплатной версии есть ограничения.

Asana

Представляет собой удобную канбан-доску, обеспечивает командам подробный обзор текущей, предстоящей и незавершенной работы. Присутствует поддержка удаленного доступа, что облегчает коммуникацию между командами на всех уровнях выполнения проекта. Гибкость продукта открывает возможность использовать его для крупных проектов.

Вопросы?

Часто задаваемые вопросы

Человеческий мозг проще всего усваивает графическую информацию. Основа Канбана – доска с карточками, бумажными стикерами или надписями цветными маркерами. Перед командой представлен весь план проекта максимально просто, доходчиво и одновременно со всей важной информацией для организации рабочего процесса..

Можно. Данный метод применим во многих направлениях деятельности и даже в быту для планирования распорядка дня и других задач.

Понимание принципов и инструментов системы позволит команде работать эффективно. Если речь идет о внедрении системы в компанию, необходимо провести обучение команды детально рассмотрев ключевые темы, вопросы, нюансы. На начальном этапе можно использовать готовые шаблоны.

Процесс обучения можно без проблем организовать с помощью Kanban. К примеру, нужно написать курсовую. Далее составляются блоки с задачами, которые требуются для достижения цели: найти литературу, изучить информацию, составить план, написать каждую главу, заняться оформлением. Если хотите, для дополнительной коммуникации и получения информации можно использовать Telegram и чат-боты для онлайн-обучения.

В качестве дополнения к канбан-доске часто используют диаграмму, которая показывает количество элементов в каждом состоянии в ходе выполнения проекта. Эта диаграмма имеет название – накопительная схема потока (CFD). На графике по горизонтали указывается временная шкала, по вертикали – количество элементов, находящихся в работе по каждому продукту. CFD разрешает отслеживать узкие места и иные отклонения скорости от плановых показателей.

Термин означает ритм, с которым проходит выполнение работы. Каденции в Канбане – это периодические встречи, которые являются петлями обратной связи.

Основные принципы:

продажа товара существующим клиентам в приоритете, только потом поиск новых;
передвижение карточки на следующий этап должно делать клиента на шаг ближе к сделке;
у каждого этапа есть условие для продвижения клиента вперед;
постоянный анализ эффективности работы, отслеживание статуса клиентов.

Заключение

Канбан – это удобный и гибкий продукт, который позволяет визуализировать проект наглядно и доходчиво для всех членов команды. Используя множество инструментов, можно оптимизировать рабочие процессы, распределить загрузку на персонал, сократить сроки реализации проекта. Система подходит как для крупных промышленных и IT-компаний, так и для малого бизнеса.

Олег Вершинин

Специалист по продукту

Все статьи автора

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Источник

Суть канбана

Ценности метода

Принципы

Инструменты

Правила работы с карточками

Ритм работы команды

Чем канбан отличается от скрама

Преимущества и недостатки подхода

Когда и кому нужен канбан

Как внедрить канбан и как организовать работу

Резюме

Концепция в рамках методологии

История и развитие системы Канбан

Принципы и основы применения Канбан

Преимущества интеграции Канбан в бизнес

Практическое применение Канбан на предприятиях

Канбан и бережливое производство: сравнение

Комментарии

Правила эффективного применения системы канбан

Что такое Канбан-метод?

Канбан в производстве

Канбан в сфере интеллектуального труда

Инструменты Канбан-метода

Канбан-доска

Стикеры или карточки задач

WIP-лимит

Основные практики Канбан-метода

Чем Канбан-метод отличается от Scrum?

Преимущества и недостатки Канбан-метода

Преимущества Канбан-метода

Недостатки Канбан-метода

Как внедрить Канбан-метод. Пошаговый гайд и пример реального кейса

Заключение

Что такое Канбан

История возникновения Канбан

Кому можно применять методологию Канбан

Как работает система Канбан

Виды Канбан

Тарный канбан

Карточный Канбан

Принципы Канбан

Инструменты Канбан

Применение Канбана в IT-проектах

Преимущества и недостатки

Чем отличается Kanban от Scrum и Agile

Как внедрить Канбан в компанию

Ошибки в применении Канбана

Примеры применения Канбана

Пример 1. Канбан в Microsoft

Пример 2. Канбан для менеджера по продажам

Пример 3. Канбан в недвижимости

Приложения и программы для Канбана

Trello

JIRA

Kanbanize

Kanbantool

LeanKit Kanban

Worksection

Asana

Часто задаваемые вопросы

Заключение