У специалистов по КДП столько работы, что создание должностных инструкций может казаться бессмысленной тратой времени. Однако подробно составленный документ поможет компании определить обязанности сотрудника и защититься в суде в случае спора.
О том, зачем составлять должностные инструкции, поговорили с экс-руководителем отдела кадров Ситибанка и основателем онлайн-школы Эксперт-кадровик Ольгой Смирновой. Ольга рассказала, как составить должностную инструкцию, а также каких ошибок стоит избегать.
Что такое должностная инструкция
В Трудовом кодексе нет определения, что такое должностная инструкция. Но опираясь на содержание и роль документа, можно дать ему следующее объяснение:
Должностная инструкция — это документ, который регулирует ожидания работодателя от сотрудника на определенной должности.
Называть должностную инструкцию можно по-разному — например, должностной регламент. Но я не вижу смысла в креативе. Если у вас налажен процесс ознакомления новичков с должностными инструкциями, лучше оставить привычное для всех название документа. В первый рабочий день специалист и так испытывает стресс, не стоит пугать его новыми документами.
Зачем нужна
Договориться с сотрудником о его должностных обязанностях
От специалиста на одной и той же должности в разных компаниях ждут разного. Чтобы сотрудник понимал, какие задачи ему предстоит выполнять, стоит детально прописать их в должностной инструкции и ознакомить специалиста с текстом.
Закрепить элементы системы мотивации
В разделе должностной инструкции о правах работника можно закрепить его право проявлять инициативу, предлагать нестандартные решения задач, внедрять в работу сервисы для автоматизации. С выполнением этих функций можно связать KPI и материальное поощрение.
Закрепить портрет специалиста на должности
Четкие требования помогут обезопасить компанию от проигрышей в судах по искам кандидатов, которые решат оспорить отказ в приеме на работу. Кроме того, этот раздел будет ориентиром для рекрутеров при поиске сотрудников.
Защитить ценных специалистов от сокращения
Если в должностной инструкции подробно не описаны требования к квалификации работника, то при сокращении оценку нужно проводить по личным обстоятельствам. Тогда на работе может остаться не самый эффективный специалист.
Определить, какую вакантную должность можно предложить сотруднику при сокращении
Защититься в суде
Если сотрудник считает, что его незаконно уволили из-за невыполнения должностных обязанностей, подробно составленная должностная инструкция поможет компании доказать пул задач специалиста.
Обосновать расходы на доплату сотруднику к окладу
Если компания решила расширить перечень должностных обязанности специалиста с надбавкой к окладу, внесение новых задач в должностную инструкцию поможет бухгалтерии обосновать расходы на доплату.
В каких случаях обязательна
По общему правилу должностная инструкция — необязательный документ.
Однако в некоторых сферах для определенных должностей работодатель обязан составлять этот документ. Это, например:
- государственные гражданские служащие (часть 1 статьи 47 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
- муниципальные служащие (часть 1 статьи 12 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации»);
- военнослужащие (статья 24 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации);
- частные детективы и охранники (часть 2 статьи 12.1 Закона РФ «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации»);
- сотрудники физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (пункт 105 Требований к системам физической защиты ядерных материалов, ядерных установок и пунктов хранения ядерных материалов).
Кто разрабатывает
Разработкой должностных инструкций должны заниматься специалист по КДП, эйчар и руководитель сотрудника.
Если сотруднику интересно поучаствовать в разработке должностной инструкции для себя, попросите его помочь. Но важно презентовать такую занятость как проектную и, если у специалиста нет времени на это, не нужно настаивать.
Виды
Существует 2 вида должностных инструкций — индивидуальные и типовые.
Типовая должностная инструкция создается для нескольких специалистов на одной должности. Например, в компании есть 3 менеджера по продажам и все они выполняют одинаковые задачи. В таком случае имеет смысл создать единую неперсонифицированную должностную инструкцию для этой позиции. Специалисты, которые работают на этой должности, должны получать одинаковый оклад.
Индивидуальная должностная инструкция нужна, если сотрудники на одной должности выполняют разные обязанности. Например, из трех менеджеров по продажам первый работает только с северными регионами, второй — с южными, а третий — с Уральским округом. В тексте такой инструкции обычно зафиксированы ФИО работника, который должен выполнять задачи. Сотрудники на одной должности с разными задачами могут иметь разные оклады.
Что должно быть в должностной инструкции
- Общие положения:
- к какому грейду и подразделению относится должность, для которой составлена инструкция;
- кто может назначить и уволить сотрудника;
- каких специалистов может заменять сотрудник;
- какой документ регулирует график работы специалиста.
- Требования к квалификации работника на должности:
- уровень и специализация образования;
- опыт работы;
- знания и навыки, необходимые для занятия должности.
- Обязанности сотрудника на должности.
- Права сотрудника. В этом разделе можно предусмотреть пункт с результатами, за которые сотруднику положено материальное поощрение.
- Ответственность сотрудника за невыполнение должностных обязанностей — за что можно назначить сотруднику дисциплинарное взыскание и какое.
- Порядок взаимодействия — чьи поручения должен выполнять специалист, с кем и зачем взаимодействовать по работе.
Как сформулировать обязанности и требования к специалисту в должностной инструкции
В первую очередь нужно создать должностные инструкции для сотрудников подразделения, где есть хаос в процессах и перемешаны зоны ответственности. Чтобы логично и конкретно сформулировать блок с обязанностями, соблюдайте 5 правил:
- Попросите сотрудников в течение месяца записывать все задачи, которыми они занимаются каждый день, с затраченным временем. Это поможет закрепить в должностной инструкции реальные обязанности, которые выполняют специалисты.
- Если на должности работает несколько специалистов, сравните их задачи и решите, какие должностные инструкции имеет смысл составлять — типовые или индивидуальные.
- Обсудите с руководителем сотрудников его ожидания от работы специалистов.
- Не злоупотребляйте формулировкой «выполнять другие обязанности по заданию руководителя». Важно, чтобы ваши поручения охватывались содержанием деятельности сотрудника. Поэтому просить юриста собирать новогодние подарки детям работников незаконно, и в случае спора суд, скорее всего, встанет на сторону специалиста.
Как оформить в соответствии с ГОСТом
Правила ГОСТа, которые можно использовать для оформления текста документа:
- шрифт — 12–14 кегль;
- абзацный отступ — 1,25 см;
- 1–1,5 межстрочный интервал.
Также можно учесть правила, касающиеся оформления титульного листа должностной инструкции:
- Название компании должно соответствовать наименованию юридического лица. Под названием компании в скобках нужно указать сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом.
- Под названием организации следует указать вид документа — должностная инструкция.
- Если на титульном листе указан юридический адрес компании, место издания должностной инструкции можно не указывать.
- Указать дату утверждения и номер документа. В ГОСТе требование о регистрационном номере касается входящих документов, но и в должностной инструкции он тоже необходим, чтобы сослаться на нее, например, в трудовом договоре. Реквизит представляет собой порядковый номер документа, по желанию дополняется цифровым или буквенным кодом, если они используются в компании.
- Поставить гриф утверждения в правом верхнем углу титульного листа. Реквизит должен содержать:
- слово «УТВЕРЖДАЮ»;
- наименование должности сотрудника, утвердившего документ;
- подпись и ФИО сотрудника, утвердившего документ;
- дата утверждения документа.
Как утвердить
Как правило, локальные нормативные акты, в том числе должностные инструкции, утверждает единоличный исполнительный орган компании, например генеральный директор или президент. Он может по доверенности передать эту функцию другому сотруднику, например руководителю HR-департамента, если это право не ограничено в уставе организации.
Также в уставе может быть закреплено, что трудовые отношения находятся в ведении коллегиального исполнительного органа, например совета директоров. Тогда утверждать должностные инструкции будет председатель этого органа.
Как ознакомить сотрудника
Ознакомление специалиста с должностной инструкцией должно подтверждаться подписью. Если должностная инструкция индивидуальная, работник ставит подпись в конце документа.
Если должностная инструкция типовая, сотрудник может подписать лист ознакомления. В нем важно указать название и дату издания документа, с которым ознакомлен сотрудник, а затем попросить специалиста поставить подпись в таблице:
Новичка необходимо ознакомить с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Это поможет работодателю защититься в суде, если он уволит сотрудника за невыполнение обязанностей, а тот захочет оспорить решение, так как сочтет, что просьбы работодателя он выполнять не обязан.
Зафиксировать ознакомление работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора можно в ознакомительном листе или графе «Ознакомлен» в конце должностной инструкции. В текст достаточно включить фразу: «С должностной инструкцией ознакомлен до момента подписания трудового договора».
Как вносить изменения
- Как был утвержден документ: как отдельный локальный нормативный акт или как приложение к трудовому договору.
- Изменится ли трудовая функция работника — позиция сотрудника и задачи, которые специалист должен выполнять.
Например, у московского завода закрылся филиал в Челябинске, и теперь слесари из Москвы должны выполнять часть работы, которую выполняли их коллеги из Челябинска. Из-за этого специалистам изменили систему оплаты труда: ранее они получали только оклад, а теперь им положена премия за перевыполнение плана.
В данном случае произошли изменения в организационной структуре предприятия с перераспределением нагрузки, вследствие чего изменилась система оплаты труда. Это является организационным изменением, а значит, работодатель может без согласия работников изменить их должностные инструкции и расширить перечень обязанностей.
Распространенные ошибки
- Не писать никакие должностные инструкции. Если у вас нет времени составлять уникальный документ под конкретную должность, используйте шаблонную должностную инструкцию, образец которой можно найти в справочных правовых системах, например в Консультант Плюсе или Гаранте. Но важно критически оценить документ, убрать из него неактуальные пункты и добавить недостающие.
- Использовать абстрактные формулировки. Чем более конкретно будут описаны права и обязанности сотрудника, тем легче будет применять должностную инструкцию и использовать для защиты в суде. Также важно избегать размытых формулировок и канцелярита, иначе документ будет непонятен сотрудникам.
- Доверять утверждение должностных инструкций человеку, который не имеет на это права. Если сотрудник обратится в суд и вы сошлетесь на такую должностную инструкцию, сторона истца может заметить нарушение, и тогда документ утратит юридическую силу.
- Не пересматривать документ минимум раз в год. Процессы и цели компании меняются, поэтому важно актуализировать должностную инструкцию.
Выводы
- Должностная инструкция определяет ожидания работодателя от специалиста на позиции. Как правило, это не обязательный документ, однако он помогает четко обозначить задачи сотрудника, закрепить систему мотивации и защититься в суде в случае спора.
- Разделы должностной инструкции:
- общие положения,
- требования к квалификации специалиста,
- обязанности сотрудника,
- права сотрудника,
- ответственность специалиста,
- порядок взаимодействия.
- С осторожностью используйте формулировку «выполнять иные поручения руководителя» в разделе об обязанностях работника. Важно, чтобы поручения были связаны с сутью работы сотрудника.
- Если используете должностную инструкцию, образец которой скачали из справочной правовой системы, адаптируйте текст под должность.
- Новичков необходимо ознакамливать с должностной инструкцией до подписания трудового договора.
- Если изменения должностной инструкции касаются корректировки трудовой функции, необходимо согласие сотрудника на изменения.
- Максимально конкретно формулируйте текст должностной инструкции, не используйте канцелярит. Тогда документ будет понятным сотрудникам и полезным в суде.
#статьи
-
0
Что такое должностная инструкция и как с ней работать
Разобрались, зачем нужны должностные инструкции, что в них пишут и как их утверждают.
Кадр: фильм «Тюрьма суперзлодеев» / Arcana Productions
Обозреватель Skillbox Media. Пишет про бизнес, маркетинг, финансы и IT. Работала с Avito Tech, «Яндексом», «Ситилинком», Ozon и «Росатомом».
Обязанности и права работника можно прописать в трудовом договоре. Но если их много, лучше составить отдельный документ — должностную инструкцию. Она обезопасит работодателя в случае трудовых споров и поможет лучше контролировать рабочий процесс.
В этой статье рассказываем главное о должностных инструкциях. Материал будет полезен руководителям, тем, кто связан с кадровым учётом, и тем, кто хочет разобраться в своих обязанностях.
- Что такое должностная инструкция
- Какие есть виды инструкций
- Что нужно писать в должностной инструкции
- Как утвердить документ в компании
- Сколько нужно хранить должностную инструкцию
Должностная инструкция (ДИ) — это внутренний документ, в котором работодатель определяет подчинённость, требования к квалификации, права и обязанности сотрудника, зону его ответственности и порядок вознаграждения.
Обязательно ли составлять должностную инструкцию? Нет, это не обязательный документ, согласно Письму Минтруда РФ от 25.04.2022 №14-2/ООГ-2707. Каждый работодатель сам решает, составлять ли должностную инструкцию и в какой форме это сделать. Для компаний, в которых не используют ДИ, никаких санкций не предусмотрено.
Но если работодатель хочет чётко регламентировать работу сотрудников и защитить как свои, так и их права, инструкцию лучше составить. Документ поможет объективно оценивать результат работы сотрудника, а также разрешать споры между работодателем и подчинённым, если они возникнут.
Кроме того, наличие должностной инструкции позволяет мотивированно отказать кандидату в приёме на работу. Это возможно, если у него отсутствует необходимый опыт, навыки и образование, которые требуются на должности.
Чаще всего ДИ составляют крупные компании и государственные учреждения, чтобы регламентировать обязанности большого количества сотрудников. Кроме того, документ будет полезен среднему и малому бизнесу.
Кто должен составлять должностную инструкцию? В Трудовом кодексе РФ нет указаний на этот счёт. Это может быть генеральный директор, руководитель одного из отделов или юрист.
Лучше всего, чтобы раздел с обязанностями составил тот, кто хорошо понимает специфику работы специалиста. Как правило, это его непосредственный руководитель. Все остальные разделы в идеале составляет юрист совместно с работником отдела персонала, чтобы исключить возможные ошибки и нарушения законодательства.
Должностные инструкции можно условно разделить на два вида: индивидуальные и типовые. Объясним, в чём разница между ними.
Типовую должностную инструкцию можно составить для всех сотрудников, которые работают на одинаковой должности, обладают одинаковыми компетенциями и выполняют схожие задачи.
Например, если в супермаркете посменно работает 40 продавцов-консультантов, для них будет действовать единая ДИ, поскольку круг обязанностей у них одинаковый.
Если в компании есть грейды, например младший и ведущий специалист, то для каждого из них необходимо составить свою ДИ. Это позволит обозначить разницу в компетенциях, круге обязанностей и уровне зарплаты сотрудников.
Индивидуальную должностную инструкцию составляют под конкретного сотрудника с учётом его обязанностей, опыта и навыков.
Например, индивидуальную ДИ можно написать для специалиста в очень узкой области или для топ-менеджера. У таких сотрудников специфический круг обязанностей, а других людей, занимающих эту же должность, в компании нет.
Индивидуальные ДИ используют редко, поскольку их сложно применить к другим сотрудникам: те могут не соответствовать описанным в документе критериям.
Единого стандарта должностных инструкций не существует, но есть примерный перечень пунктов, которые прописывают практически всегда. Вот что чаще всего включают в документ.
Общие положения. Это вводная часть инструкции, в которой указывают название должности сотрудника и его место в иерархии компании. В ДИ можно прописать, кому сотрудник подчиняется и есть ли кто-то в подчинении у него самого. Здесь же компания может указать требования к работнику — наличие высшего образования по специальности, требуемый стаж работы и другие компетенции.
Например, в требованиях к должности руководителя отдела бухгалтерии можно указать обязательное наличие диплома по специальности «Бухгалтерский учёт» и опыт на аналогичной должности не менее двух лет. В подчинении у главного бухгалтера будут младшие сотрудники, а он сам будет отчитываться перед генеральным директором компании.
Обязанности и трудовая функция. В этом пункте указывают все должностные обязанности работника. Чем подробнее они будут расписаны, тем меньше будет вероятность разночтений, а также возможных споров между сотрудником и работодателем.
Например, в ДИ главного бухгалтера нужно указать, что он заполняет и отправляет в ФНС всю налоговую отчётность компании, выставляет счета контрагентам, а также заведует начислением зарплат, отпускных и больничных.
Также к обязанностям относится выполнение требований локальных нормативных актов и соблюдение дисциплины: режима рабочего времени, корпоративной этики и так далее.
Как руководитель, главный бухгалтер имеет право передавать часть своих задач младшим сотрудникам, но обязан контролировать результаты. Если подчинённые не отправят отчётность в ФНС вовремя, ответственность понесёт именно главный бухгалтер.
Ещё в должностной инструкции можно указать возможность поручения сотруднику других задач, которые входят в его трудовую функцию. Например, бухгалтер может сделать смету для проекта или провести закупки для компании. А вот попросить бухгалтера прибраться в офисе или написать код для сайта нельзя — эти действия в его трудовую функцию не входят.
Права сотрудника. К ним относится, например, право на доступ к информации, которая нужна для выполнения работы, или на пользование спецтехникой на производстве.
Так, главный бухгалтер имеет право на доступ к рабочим программам, например «1С», на доступ к внутренней документации и счетам для проведения всех финансовых операций компании.
Общие права, например право на ежегодный оплачиваемый отпуск или больничный, в должностной инструкции прописывать не обязательно. Они и так установлены законодательством и будут указаны в трудовом договоре.
Ответственность. Работодатель может включить в ДИ перечень действий, за которые сотруднику будет грозить ответственность в соответствии с трудовым законодательством и правилами внутреннего распорядка компании. К таким нарушениям могут отнести разглашение личных данных сотрудников или коммерческой тайны, несоблюдение субординации, задержку в подаче отчётов, некорректное отношение к коллегам и клиентам.
Например, если главный бухгалтер не сформирует вовремя зарплатные ведомости, сделает ошибку в налоговой отчётности или нагрубит сотрудникам, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности.
Должностную инструкцию можно составить как отдельный локальный нормативный акт, так и в качестве приложения к трудовому договору сотрудника.
Как правило, общую форму должностной инструкции утверждает руководитель организации или иной уполномоченный сотрудник, отвечающий за персонал в компании, на которого руководитель выписал доверенность. Это может быть, например, заместитель директора или руководитель отдела персонала. Должностную инструкцию для самого руководителя компании при необходимости утверждают коллективно руководящие органы компании согласно её уставу. В ООО это будет совет директоров, в АО — собрание акционеров.
Важно, чтобы процедура утверждения документов соответствовала процедуре, указанной в уставе компании. Иначе документы не будут иметь юридической силы.
Как ознакомить сотрудника с должностной инструкцией. Порядок ознакомления зависит от способа утверждения ДИ. Если должностная инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, экземпляр инструкции при найме на работу должны подписать сотрудник и уполномоченное лицо компании.
Если должностную инструкцию оформляют в качестве локального нормативного акта, сотрудника ознакамливают с ней под подпись до подписания трудового договора.
Как вносить изменения в должностную инструкцию. Изменения в уже существующие инструкции вносят в том же порядке, в каком и утверждают.
Если инструкция — это локальный нормативный акт, то нужно выпустить приказ с указанием изменений, утвердить новую редакцию ДИ и ознакомить с ней сотрудника под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то с сотрудником заключают дополнительное соглашение, в котором фиксируют все изменения.
Если работодатель меняет в должностной инструкции трудовую функцию работника, то эти изменения нужно предварительно с ним согласовать. Это обязательно и если ДИ является локальным нормативным актом, и если ДИ оформлена как приложение к трудовому договору.
Например, если маркетологу хотят передать часть обязанностей, которые раньше выполнял SMM-специалист, работодатель должен получить на это согласие. Сотрудник при этом имеет право отказаться.
Что делать, если сотрудник сменил должность или у него появились новые обязанности. Допустим, сотрудник перевёлся в другое подразделение компании или получил повышение до старшего специалиста.
Если ДИ — локальный нормативный акт, сотрудник должен ознакомиться с ДИ по новой должности под подпись. Если ДИ — приложение к трудовому договору, то потребуется, чтобы ДИ подписали сотрудник и уполномоченный руководитель.
Ещё у работника могут появиться новые обязанности на текущей должности. Например, главный бухгалтер может взять на себя проверку контрагентов перед заключением сделок или общение с банками по поводу открытия новых счетов.
В этом случае работодатель сначала должен получить у сотрудника письменное согласие на внесение изменений в обязанности, прописанные в ДИ. После этого можно скорректировать ДИ, а затем ознакомить сотрудника с обновлённым документом в порядке, который использовался при подписании первоначальной редакции ДИ.
Срок хранения должностной инструкции не указан в Трудовом кодексе РФ. Но в Приказе Росархива от 20.12.2019 №236 упоминается, что должностные регламенты или инструкции для сотрудников хранятся от 50 до 75 лет.
Где именно нужно хранить документ, в законах также не указано, поэтому это остаётся на усмотрение руководителя. Важно обеспечить сохранность документов — в частности, от пожара.
Как правило, ДИ, которые являются локальными нормативными актами, хранятся в архиве вместе с другими корпоративными документами или в системе электронного документооборота. Должностные инструкции, оформленные как приложение к трудовому договору, хранятся в аналогичном хранению трудового договора порядке.
- Должностная инструкция — это внутренний документ, который компания может разработать для любой из имеющихся в штате должностей. В нём указывают обязанности и права сотрудника, а также санкции при возможных нарушениях.
- Должностная инструкция облегчает работодателю контроль за рабочим процессом, а сотруднику даёт чёткое понимание, что именно он должен делать. Также этот документ помогает регулировать возможные споры, которые могут возникнуть между компанией и работником.
- Государством не установлены структура и вид документа, поэтому работодатель может составить его в свободной форме. Лучше всего, чтобы инструкцию перед утверждением проверил юрист, а обязанности определял человек, хорошо знакомый со спецификой работы.
Научитесь: Менеджер по работе с персоналом
Узнать больше
Структура должностной инструкции
Должностная инструкция должна быть составлена по четко определённой структуре, чтобы информация была она была понятной и для сотрудника, и для руководителя. Универсальная структура должностной инструкции включает следующие разделы:
Общие положения
В этом разделе описывается статус должности в организации — его место в организационной структуре, в каком подразделении работает сотрудник и каков порядок подчиненности. Здесь также отражаются цели должности, краткое описание того, для чего существует эта роль в компании, и как она соотносится с общей деятельностью компании.
Должностные обязанности
В этом разделе должны быть указаны все основные функции и задачи, которые сотрудник должен выполнять максимально точно в рамках своей должности, чтобы исключить риск двойного толкования или недоразумений. Неправильно сформулированные или расплывчатые обязанности могут привести к конфликтам внутри коллектива и затруднить мониторинг выполнения работы.
Права
Этот раздел описывает правомерные полномочия, которые сотрудник может использовать для выполнения своих обязанностей, будь то права на запросы к другим отделам или на принятие решений в рамках занимаемой должности. Чёткое определение прав сотрудников помогает избежать ситуаций, когда сотрудник превышает рамки полномочий или, напротив, не использует полномочия в полной мере.
Ответственность
В этом разделе прописывается ответственность сотрудника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Ответственность может быть как материальной (за потерю или порчу имущества), так и дисциплинарной или административной. Данный раздел дает понять, какие будут последствия при нарушении трудовой дисциплины или ненадлежащего исполнения обязанностей.
Требования к квалификации
В этой части собраны все требования, предъявляемые к кандидату: образование, опыт работы, знание специфических программ или технологий, необходимые навыки и компетенции для выполнения обязанностей.
Условия труда
Некоторые организации включают этот раздел для указания особенностей рабочего места сотрудника, включая вредные или опасные факторы труда и требования по охране его здоровья.
Таким образом, стандартная должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых отвечает за ту или иную часть взаимодействия сотрудника с рабочим процессом. Должностная инструкция поможет минимизировать возможные ошибки на этапе выполнения сотрудником своих рабочих обязанностей и будет способствовать эффективности внутри компании.
Для чего нужна должностная инструкция?
Должностная инструкция помогает разграничить обязанности сотрудников, что способствует повышению эффективности и производительности труда. Каждый работник точно знает, что от него ожидается, и это минимизирует ошибки и задержки, улучшая общие показатели.
Она также ускоряет процесс обучения новых сотрудников. Благодаря подробному описанию обязанностей и целей, новички быстрее адаптируются и начинают продуктивно работать, что снижает затраты на обучение.
Должностная инструкция снижает риски юридических споров, обеспечивая прозрачность прав и обязанностей, так как четко прописанные требования помогают избежать недоразумений и служат основой для разрешения конфликтов, если они возникнут.
Кроме того, такие должностные инструкции способствуют росту индекса вовлеченности (eNPS) и мотивации сотрудников, так как они знают свои задачи и их оценивают только за их выполнение, что мотивирует их работать продуктивнее и добиваться лучших результатов.
Правильно составленные должностные инструкции позволяют контролировать и оценивать результаты работы, что повышает качество работы и помогает компании улучшать финансовые и операционные показатели.
Также они помогают выстроить правильную организационную структуру, поддерживают стратегический рост компании и облегчают взаимодействие между подразделениями. Когда обязанности четко распределены, снижается вероятность конфликтов и недоразумений, что ускоряет процесс принятия решений и повышения общей эффективности.
В условиях перемен должностные инструкции позволяют компании быть более устойчивой к изменениям и инновациям, что важно для сохранения конкурентоспособности на рынке.
Таким образом, должностная инструкция — это инструмент, который помогает повысить внутреннюю эффективность, снизить риски и обеспечить устойчивый рост компании.
Виды должностных инструкций
В зависимости от целей и характеристик организации различают два типа должностных инструкций: индивидуальная и типовая. Каждая из них имеет свои особенности, назначение и область применения.
Индивидуальная должностная инструкция
Индивидуальная должностная инструкция — документ, который разрабатывается для конкретного сотрудника, занимающего определенную должность. Она детализирует его обязанности, права, ответственность и требования, учитывая специфические условия работы в организации, а также особенности и требования этой должности. К примеру, инструкция для руководителя IT-отдела. Для него должностная инструкция может включать уникальные задачи: координацию работы с конкретными подрядчиками по разработке программного обеспечения, внедрение специфических систем автоматизации или безопасность данных для определенных бизнес-процессов.
Типовая должностная инструкция
Типовая должностная инструкция — стандартный документ, который применяется для всех работников одной категории или группы должностей в организации. Такой документ носит общий характер и описывает типичные функции и обязанности, которые предполагаются для определенной должности, не учитывая конкретного сотрудника. Например, инструкция для менеджера по продажам. Типовая должностная инструкция для менеджера будет включать описание общих обязанностей: поиск и привлечение новых клиентов, поддержание отношений с существующими клиентами, выполнение планов продаж и отчетность перед руководством, не указывая при этом особенности работы для каждого отдельного менеджера.
| Сравнение индивидуальной и типовой должностных инструкций | ||
|---|---|---|
| Критерий | Индивидуальная должностная инструкция | Типовая должностная инструкция |
| Цель | Описание обязанностей конкретного работника. | Описание обязанностей для группы работников. |
| Характер | Персонализированный документ, указывается ФИО сотрудника | Стандартный, унифицированный документ, без ФИО |
| Содержание | Включает уникальные требования, обязанности и условия работы. | Описание стандартных обязанностей для данной должности. |
| Применение | Используется для конкретного сотрудника. | Применяется для всех сотрудников данной категории. |
| Обновление | Может изменяться по мере изменения обязанностей или условий работы сотрудника. | Редко обновляется, за исключением изменений в должностных обязанностях по отраслевым стандартам. |
Как составить должностную инструкцию: пошаговое руководство
Подготовка должностной инструкции требует учета множества факторов: специфика должности, организационная структура компании, цели и задачи сотрудника, а также правовые и нормативные требования, регулирующие трудовые отношения. Важно, чтобы инструкция была составлена с учетом потребностей бизнеса и обеспечивала прозрачность в управлении рабочими процессами, так результативность будет выше, а риск возникновения трудовых споров станет меньше. Для того чтобы создать документ правильно, специалисты обычно выполняют следующие действия:
- Изучают необходимые профстандарты и нормативные документы
Необходимо изучить несколько важных документов:
- Профессиональные стандарты (Профстандарты) — документы, утвержденные Министерством труда и социальной защиты РФ, которые описывают требования к квалификации работников по конкретной профессии или должности.
- Трудовой кодекс РФ — регулирует права и обязанности работодателей и работников, определяет условия труда, рабочее время, права на отпуск, ответственность и другие аспекты трудовых отношений.
- Отраслевые нормативные документы.
- Специальные инструкции или регламенты для отдельных сфер деятельности.
- Разрабатывают должностные инструкции
Начните с описания целей и задач должности, определив её роль в компании. Затем перечислите ключевые обязанности и требования к квалификации: образование, опыт и навыки. Определите права и ответственность сотрудника за выполнение обязанностей. В завершение уточните условия труда: рабочий режим, командировки и особенности работы (например, ночные смены или повышенная опасность).
- Проверяют составленный документ у специалистов юр. отдела
Юридическая проверка даст удостовериться, что должностная инструкция соответствует всем действующим законам, корпоративным стандартам и внутренним регламентам.
- Подписывают и утверждают
После юридической проверки должностная инструкция утверждается руководителем или уполномоченным лицом компании, что подтверждает, что документ принят и вступает в силу. Также часто осуществляется регистрация документа в специальном журнале, где фиксируется, кто и когда подписал инструкцию.
- Ознакамливают специалиста и обеспечивают хранение документа
После утверждения должностной инструкции сотрудник должен ознакомиться с документом и подписать его, подтверждая понимание своих обязанностей. Важно выдать копию документа для личного хранения сотрудником. Оригинал инструкции хранится в кадровом архиве компании, а также может быть размещен в электронном виде для удобства доступа в случае возникновения споров или изменений в обязанностях.
Для упрощения этого процесса компании могут использовать решение SimpleOne HRMS, которое предлагает удобную базу должностных инструкций и возможность их администрирования. В этой системе можно легко хранить и управлять должностными инструкциями, следить за их актуальностью и быстро адаптировать под изменения в законодательстве или внутренней структуре компании.
Ошибки при составлении
Составление должностной инструкции — сложный процесс, и при его выполнении можно столкнуться с рядом ошибок. Одной из наиболее распространенных является уклонение от конкретики. Если обязанности сформулированы нечетко и расплывчато, сотрудник может потеряться в своих задачах или почувствовать, что они больше или меньше, чем ожидалось.
Еще одна ошибка — перегруженность документа обязанностями, которые выходят за рамки должности сотрудника. Например, если в инструкции менеджера по продажам будет указан пункт о выполнении маркетинговых задач, это может вызвать недовольство сотрудника и непонимание его реальных обязанностей.
Так же важно избегать включения противоречивых пунктов в одну и ту же должностную инструкцию. Например, сотрудник может быть обязан выполнять задачи, которые ему не присущи, или отчитываться разным руководителям, что создаст конфликтные ситуации в организации.
Еще одна ошибка заключается в отсутствии регулярного обновления документов в соответствии с изменениями в процессе работы или внутренними политиками компании. Если должностные инструкции не будут обновлены при расширении проекта или увеличении функций, это также приведет к проблемам в работе сотрудников.
Пример должностной инструкции
В качестве примера рассмотрим должностную инструкцию офис-менеджера.
| Раздел | Что указывать |
|---|---|
| «Общие положения» | Указывается, что офис-менеджер подчиняется директору компании и отвечает за эффективную организацию офиса: обеспечение сотрудников необходимыми ресурсами, поддержание порядка и документации. |
| «Обязанности» | Описываются основные задачи: приём звонков, координация работы курьеров, взаимодействие с поставщиками канцтоваров и другие деятельности, требующие выполнения ежедневных задач по поддержанию офиса. |
| «Права» | Предусматриваются полномочия, такие как возможность затребовать у коллег информацию или материалы для работы или самостоятельно принимать решения в рамках своих компетенций. |
| «Ответственность» | Прописывается, что офис-менеджер несёт ответственность за поддержание порядка и делопроизводства, соблюдение сроков по выполнению административных задач. |
| «Требования к квалификации» | Включает в себя знание офисных программ, умение работы с оргтехникой, наличие опыта от 1 года в аналогичной позиции и тому подобное. |
Готовые образцы должностных инструкций доступны для скачивания в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Правовые базы и поисковые системы содержат широкий спектр информации, но не учитывают специфику работы, которая может отличаться на каждом отдельном предприятии. Поэтому для составления корректной должностной инструкции можно провести анализ реальных рабочих процессов, наблюдая за тем, какие обязанности выполняет сотрудник в повседневной деятельности, и на основе этого составить должностную инструкцию специалиста.
Обновление и пересмотр должностных инструкций
Должностные инструкции требуют регулярного пересмотра и обновления, чтобы соответствовать текущим условиям и задачам компании. Даже если в организации не происходят значительные изменения, полезно пересматривать инструкции хотя бы раз в год, чтобы оценить, достаточно ли документ актуален. Важно, чтобы должностная инструкция соответствовала изменениям в законодательстве, новым процессам и техническим требованиям в компании. Пересмотр таких документов помогает избежать путаницы и несостыковок в работе сотрудников.
Иногда обновление должностных инструкций может быть связано с изменением внутренних политик: например, реорганизацией структуры компании, расширением функций, введением новых обязанностей или технологий. Если на предприятие внедряются новые проекты или процессы, это также должно найти отражение в должностных инструкциях.
Без регулярного пересмотра должностная инструкция может потерять актуальность и утратить свою управленческую ценность. Это особенно важно в случае расширения штата сотрудников, так как изменения в структуре компании могут повлиять на взаимодействие между должностями. Кроме того, юридический аспект должностных инструкций делает их пересмотр необходимым при изменении трудового законодательства или нормы безопасности на предприятии.
Кратко о должностных инструкциях
- Должностная инструкция специалиста — официальный документ, который регулирует трудовую деятельность сотрудника, описывая его обязанности, права, ответственность и требования.
- Должностная инструкция защищает интересы сторон трудового договора и служит основанием для решения трудовых споров, установления правомерности действий сотрудников и оценки их работы.
- Документ включает следующие разделы:
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Права
- Ответственность
- Требования к квалификации
- Условия труда
- Есть два типа должностных инструкций:
- Индивидуальная — для конкретного сотрудника, отражает его персональные обязанности и требования.
- Типовая — для всей категории работников, универсальная для сотрудников одной должности.
- Основные ошибки включают неконкретные формулировки, перегруженность обязанностями, противоречивые пункты и отсутствие регулярного обновления документов.
- Регулярный пересмотр инструкций необходим для поддержания актуальности в связи с изменениями в компании, законодательстве или технологиях.
Должностные инструкции играют важную роль в успешном взаимодействии сотрудника и работодателя. Правильно составленный документ позволяет ясно разграничить обязанности и права сторон, улучшить коммуникацию внутри компании и избежать возможных конфликтов и недоразумений.
Если работодатель только устно объяснит своему сотруднику его рабочие обязанности, то велика вероятность в дальнейшем столкнуться с отказом работника выполнять те или иные служебные обязанности. Должностная инструкция поможет исключить подобный поворот событий. Рассмотрим нюансы составления должностной инструкции, за кем закреплена разработка должностных инструкций, примеры судебной практики, когда такой документ помог компании выиграть дело, а также образцы должностных инструкций для некоторых позиций.
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция – это официальная бумага, где четко зафиксированы основные служебные обязанности, требования к работе, порядок подчинения, права и ответственность работника, который занимает определенную должность.
Должностные инструкции могут разрабатываться как под нужды предприятия в целом, для ряда работников, которые трудятся на одинаковых должностях, так и под какого-то отдельного сотрудника.
Обязательны ли должностные инструкции в компании?
Для работников структур, принадлежащих к государственной службе (прокуратура, правительство, ФАС и т.п.), должностной регламент должен быть установлен в обязательном порядке. Что именно он содержит, подробно написано в статье 47 Закона 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Эту бумагу утверждает представитель нанимателя, и она является частью административного регламента госоргана.
Для всех остальных организаций должностная инструкция – это документ, который работодатель может составить исключительно по собственному желанию. К обязательным он не относится. Если работодатель не хочет разрабатывать должностные инструкции работников, ему нужно предусмотреть подробное описание их функционала, обязанностей, требований к должности в тексте трудового договора.
В какой форме могут быть прописаны служебные обязанности?
Служебные обязанности работников могут быть прописаны как в виде отдельной должностной инструкции, так и в качестве приложения к трудовому договору.
Если работодатель выбрал вариант оформления должностной инструкции в виде самостоятельного документа, нужно чтобы в трудовом договоре была указана ссылка на него. В конце текста должностной инструкции сотрудник ставит визу, подтверждая тем самым факт ознакомления и согласия со всеми положениями инструкции.
Если инструкция – это бумага, которая служит приложением к трудовому договору, не забудьте сделать ее в том же количестве экземпляров, что и сам документ, то есть в двух.
Должностные инструкции работников внедряют многие руководители организаций, так как возможность их разрабатывать и использовать в качестве приложения к трудовому договору или как самодостаточный документ обоснована Трудовым Кодексом (см. ч.2 ст. 57).
Виды должностных инструкций
Должностная инструкция работников бывает двух видов:
- Индивидуальная должностная инструкция – документ, разработанный и составленный для определенного сотрудника и под его рабочие обязанности. Его главная отличительная особенность в том, что в нем указаны ФИО работника и его должность.
- Типовая должностная инструкция – документ, написанный для какой-либо должности без привязки к определенному человеку и, соответственно, не содержащий никакие данные о ФИО работника
Итак, в отделе связей с общественностью управляющей компании работают на одинаковых должностях два ведущих специалиста по работе с обращениями граждан – Оксана и Кристина. Оксана отвечает на звонки, поступающие на «горячую линию», а Кристина отрабатывает обращения, которые пришли на электронную почту, регистрирует входящие письма и заводит их в систему документооборота. Должности у Оксаны и Кристины одинаковые – ведущий специалист, а задачи они выполняют разные, поэтому и должностные инструкции у них должны быть персонифицированные, то есть индивидуальные, содержащие ФИО работника и конкретные трудовые обязанности.
Еще одна ситуация: в мебельной компании работают сборщики мебели. У них идентичные служебные обязанности – это ежедневная сборка мебели, согласно утвержденному графику. Индивидуальных требований к работе у них нет, поэтому бессмысленно разрабатывать для каждого сборщика мебели персонифицированную инструкцию. Выбирайте типовую. В ней укажите название должности и распишите обязанности.
Отметим, что выбор вида должностной инструкции в каждой конкретной ситуации – это все-таки решение руководителя.
|
|
|
|
Индивидуальная должностная инструкция |
Типовая должностная инструкция |
|
Разработана под определенного сотрудника в организации |
Разработана под определенную должность |
|
Содержит данные по ФИО сотрудника |
Без указания фамилии, имени и отчества |
|
Необходимость утверждения при смене кадрового состав |
При приеме на работу новых сотрудников не требует нового утверждения |
|
Применяется, когда в компании идентичные должности, но есть необходимость разграничить рабочие функции. |
Есть смысл использовать, когда в компании работает много специалистов на идентичных должностях с одинаковым функционалом |
Цели и задачи составления должностных инструкций
Цель должностной инструкции – обозначить четкие обязанности работника на той должности, которую он занимает, обязательные требования к его образованию, компетенциям, а также порядок его взаимодействия с коллегами и руководителем.
К задачам, которые решает должностная инструкция, относятся:
- грамотное распределение рабочих задач сотрудников;
- четкое формирование иерархии, которая понятна каждому из работников;
- рациональное использование рабочей силы (фиксированные обязанности для каждой должности);
- доказательная база при возникновении спорных вопросов и судебных разбирательств, например, в связи с увольнением по причине невыполнения должностных обязанностей;
- возможность использования при обучении новых сотрудников и в период испытательного срока;
- обоснование зарплатной вилки сотрудников, занимающих одну и ту же должность.
Разделы должностной инструкции
Чтобы должностная инструкция работников была более понятной и хорошо структурированной, ее часто делят на блоки. Давайте рассмотрим основные разделы должностной инструкции, которые, как правило, использует большинство работодателей.
- Заглавие.
Здесь указывают наименование, а также данные о том, кто и когда утвердил должностную инструкцию, его должность. В случаях, когда инструкция индивидуальная, обязательно укажите в ней фамилию, имя и отчество сотрудника, для которого она составлена.
Должностная инструкция, образец первого раздела:
- Общие положения.
В этом разделе размещаются положения о требованиях к образованию, уровню квалификации и стажу.
- Должностные обязанности.
Данный раздел полностью посвящен рабочим обязанностям сотрудника. Желательно четко и максимально подробно расписать все обязанности, указав сроки выполнения тех или иных поручений на определенной должности. Рекомендуем писать понятным и простым языком, без использования канцеляризмов.
- Права.
Пропишите права работника в отношении с коллегами и руководителем.
- Информация об ответственности.
Обозначьте здесь все пункты, по которым работник несет ответственность.
Например, сотрудник несет ответственность:
– за недостоверную информацию о состоянии выполнения работы;
– за неправомерное использование своих служебных полномочий, а также использование их в личных целях;
– за несоблюдение трудовой дисциплины и т.д.
- Взаимодействие.
Здесь может указываться порядок подчинения работника – поручения и приказы от кого он должен выполнять.
Например: «Пресс-секретарь подчиняется руководителю сектора информационного сопровождения деятельности отдела связей с общественностью и делопроизводства, который определяет круг его должностных обязанностей и контролирует их исполнение».
По желанию работодателя трудовая инструкция может быть дополнена еще некоторыми разделами под конкретные задачи предприятия. Можно выделить отдельный блок, где прописать критерии эффективности сотрудника: его объем товарооборота за месяц, скорость обработки звонков, своевременность доставки.
Кто разрабатывает должностные инструкции в организации?
Разработка должностных инструкций для сотрудников – дело организации, которая размещает вакансии с предложениями о работе, то есть – работодателя. В компании этим могут заниматься: специалист кадровой службы, юридического отдела, секретарь либо сам руководитель. Зачастую в основу должностной инструкции включают требования, прописанные в утвержденных профстандартах, и дополняют более конкретными положениями уже под задачи своей организации. Давайте подробнее разберемся во всех нюансах.
Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам
Чтобы правильно составить должностную инструкцию работников, необходимо действовать, согласно алгоритму. Рассмотрим основные этапы.
Этап №1. Изучение необходимых профстандартов и нормативных документов.
Работа на некоторых должностях (сотрудники, чья деятельность связана с вредным производством, строители и т.д.) должна быть регламентирована профессиональными стандартами, поэтому важно перед составлением инструкций ознакомиться с нормативными документами. Многие предприятия используют выдержки из профстандартов в качестве справочного материала – берут основные положения и адаптируют их под задачи конкретной должности, добавляя свои формулировки.
Этап №2. Разработка должностных инструкций.
Рекомендуем не поручать этот процесс кому-то одному, лучше если в нем будет задействовано несколько профильных специалистов, знающих специфику работы на определенных должностях, тех, кто может проверить соблюдение норм трудового права и корректность оформления должностной инструкции. Например, ее могут совместно разрабатывать специалист по кадрам, юрисконсульт, начальник отдела. К этому процессу можно также привлечь и самого работника, для которого составляется трудовая инструкция.
Этап №3. Проверка составленного документа у специалистов юротдела.
Не пропускайте этот этап. Важно, чтобы должностная инструкция работников была составлена в соответствии с нормами закона и внутренней политикой организации.
Этап №4. Подписание и утверждение.
Кем подписывается должностная инструкция? Ответ – руководителем отдела, к которому относится инструкция. А вот утвердить ее должен директор организации.
Этап №5. Ознакомление специалиста с должностной инструкцией под роспись.
Данный этап обычно следует после подписания работником трудового договора либо же при переводе сотрудника на иную должность в организации.
Этап №6. Обеспечить хранение документа.
Должностная инструкция составляется в двух экземплярах: один хранится непосредственно у работника, а второй – в отделе кадров либо у начальника отдела. Для индивидуальных инструкций срок хранения определен 50 годами, типовые могут храниться 3 года (сроки указаны в статьях 442 и 443 Перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.19 № 236).
Требования к оформлению должностной инструкции и как оформить ее в соответствии с ГОСТом
Единой утвержденной формы должностной инструкции не существует. В том случае, если работодателем принято решение разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, а не как приложение к трудовому договору, можно взять на вооружение ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части общих требований.
При составлении должностной инструкции рекомендуется:
- использовать нумерацию, если должностная инструкция составлена на двух и более листах, нумеровать со второй страницы. Ставить номера по центру, сверху;
- указывать название организации в соответствии с уставными документами;
- прописать название документа и должности, по которой он составляется;
- проставить регистрационный номер (если предусмотрена регистрация документов).
Не все работодатели соблюдают требования ГОСТа при разработке должностных инструкций. Тем не менее, даже такая инструкция действительна для исполнения. Работодатель не несет ответственность за то, что составил должностную инструкцию не по ГОСТу.
Образец должностной инструкции
В открытом доступе можно найти образцы инструкций. Должностные инструкции, примеры которых размещены ниже и доступны для скачивания:
Должностная инструкция менеджера по продажам
Должностная инструкция бухгалтера
Должностная инструкция инженера
Должностная инструкция начальника отдела
Должностная инструкция директора
Должностная инструкция юриста
Должностная инструкция администратора
Должностная инструкция секретаря
Должностная инструкция техника
Должностная инструкция водителя
Самые распространенные ошибки при составлении должностной инструкции
- Дублирование законодательных актов и нормативов.
Не нужно переписывать слово в слово пункты статей из Трудового Кодекса, которые касаются прав и обязанностей работника. В инструкции должны быть конкретные формулировки по обязанностям на той или иной должности, например: «разрабатывает шаблоны развернутых ответов на обращения граждан по вопросам вывоза строительного мусора, формирует перечень актуальных типовых ответов».
- Включение в текст общих фраз и канцеляризмов.
При составлении текста инструкции старайтесь не использовать общие формулировки, конкретизируйте обязанности сотрудника, его права и ответственность, а также требования к лицу, занимающему должность. Так будет проще и работнику, и руководству.
- Желание разработать объемную инструкцию.
В должностной инструкции пишите все максимально понятно, четко и конкретно, без лишней «воды». Пусть это будет понятная структурированная инструкция на одном листе, а не портянка на 15 страниц с фразами, не имеющими ничего общего с реальной работой ваших сотрудников.
Порядок утверждения и подписания должностной инструкции
Обычно гриф с отметкой «Утверждаю» размещен на первой странице должностной инструкции. Там ставит подпись руководитель организации, также должна быть указана его должность. Отметим, что иногда гриф на титульнике должностной инструкции отсутствует – это не нарушение. В этом случае руководитель организации имеет право поставить свою подпись в другом месте.
Кроме руководителя компании инструкция подписывает руководитель структурного подразделения (начальник отдела, сектора, департамента и т.д.), нужна и подпись самого работника – так он обозначает, что ознакомлен с документом и согласен с его содержанием, прописанными правами и рабочими обязанностями.
Бывают случаи, когда работник отказывается подписывать должностную инструкцию. Однако выполнять ее требования ему так или иначе необходимо, ведь ответственность никто с него не снимает. Нужно зафиксировать факт отказа ставить подпись в соответствующем Акте. В случае споров эта бумага может помочь организации.
Как внести изменения в должностную инструкцию
При смене названия организации, трудовых обязанностей работников, его должностных обязанностей, наименования должностей и т.д., естественно, нужно вносить соответствующие изменения в инструкцию.
При смене названия предприятия необходимо:
- внести изменения в титульник должностной инструкции;
- утвердить инструкцию у директора предприятия;
- письменно ознакомить работника с новой редакцией.
При изменении той или иной текстовой части должностной инструкции необходимо:
- либо выпустить приказ о том, что изменена текстовая часть должностной инструкции, сделать приложение к уже утвержденному документу и письменно ознакомить работника с приказом;
- либо принять решение об утверждении новой должностной инструкции, а предыдущую редакцию считать недействительной.
При изменении трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке сотрудник должен быть уведомлен об этом в срок не менее 60 дней.
При кардинальной смене должностной инструкции необходимо разработать и утвердить новую.
В каких случаях помогла должностная инструкция: судебная практика
Исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что наличие должностной инструкции (ДИ) является своеобразным «спасательным кругом» для организации, то есть повышает шансы стать стороной, выигравшей судебный спор.
Если в инструкции точно прописаны права, обязанности работника и требования, предъявляемые к кандидату на должность, то такой документ уже не будет считаться формальным, а станет для работодателя действенным инструментом для обоснования тех или иных кадровых решений. Рассмотрим несколько спорных ситуаций.
Первая ситуация. ДИ как обоснование отказа в приеме на работу
Кандидат на должность шефа-кондитера, которому отказали в приеме на работу, обратился с иском судебный орган, добивался признать процесс подбора персонала в организации противоречащим закону и обязать работодателя заключить с ним трудовой договор.
В этом споре должностная инструкция сыграла на руку работодателю, т.к. в ней были подробно прописаны все требования к кандидату на должность. Так как кандидат не соответствовал большей части из них, ему было отказано в трудоустройстве. Суд выиграл работодатель.
Вторая ситуация. ДИ как обоснование дисциплинарного взыскания
Сотрудник IT-отдела подал исковое заявление, желая оспорить дисциплинарное взыскание, которое предъявил ему работодатель. Однако инструкция, с которой ознакомился и которую подписал специалист IT-отдела, содержала положение о том, что, в случае невыполнения сотрудником определенных обязанностей, работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание. Суд принял во внимание данный факт и встал на сторону организации.
Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?
Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Инструкция помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи и права на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника.
Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.
Попробуйте проверку соискателя от SpectrumData бесплатно
Оставьте заявку на демо-доступ и оцените возможности сервиса
проверка сотрудников онлайн
Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты*.
Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных, официальных и открытых баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение и так далее.
Набор проверок в пакете зависит от потребностей компании. Оставьте заявку на демодоступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.
Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.
Авторы: Евгения Гирш, Дилара Ильясова
*обязательным условием для отправки запроса на формирование отчета является наличие согласия проверяемого физического лица на обработку персональных данных, полученного в порядке, установленном 152-ФЗ «О персональных данных»