Самыми первыми фестивалями были музыкальные, и появились они в Англии. С течением времени популярность организации фестивалей набирала обороты, и на сегодняшний день нашему вниманию предоставляется огромный спектр направлений фестивальной деятельности.
Ценители кино могут посетить кинофестивали, интересующиеся театром — фестивали театрального искусства, для гурманов, питающих пристрастие к вкусной еде и напиткам, устраивают фестивали национальной кухни. Кроме того, придуманы и проводятся цветочные фестивали, психологические, исторические, этнические, танцевальные, детского творчества, эзотерические и даже международный фестиваль кубинских сигар или фестиваль прекрасного рождения в Австралии…
Как бы там ни было, но любой фестиваль — это масштабное событие с участием большого количества людей, привлекающее внимание СМИ. Именно поэтому организацию фестивалей часто используют как эффективную PR-компанию. Кроме того, фестивали вносят значительный вклад в социальную и экономическую жизнь того региона, где они проводятся. Понимая это, местные власти всячески поддерживают фестивальные мероприятия, получая немалую косвенную прибыль от их проведения.
Фото: Depositphotos
Для участников фестивали — это возможность презентовать свои идеи, показать свои достижения в той или иной сфере деятельности, а также познакомиться с идеями других и, конечно же, получить профессиональную оценку проделанной работы. Для зрителей — это прекрасный шанс окунуться в атмосферу празднования, узнать что-то новое, познакомиться с интересными людьми. Но всё это было бы невозможно без организаторов фестивалей, которым всеобщая любовь к масштабным мероприятиям даёт возможность приумножить свои доходы.
А для того, чтобы организация фестиваля принесла ожидаемый результат, необходимо тщательно подготовиться, учитывая все нюансы. Предлагаю несколько полезных советов для упрощения процесса.
Подготовка к фестивалю:
1. Определение направленности, целей и задач фестиваля.
После того как у вас возникла идея организовать фестиваль, посвященный той или иной тематике, продумайте, каких результатов вы ждете от запланированного мероприятия. От этого будет зависеть, каким именно способом участники фестиваля будут презентовать свои умения. Возможно, это будут выступления с определением победителей и вручением подарков, а быть может, мастер-классы, лекции, круглые столы или парад.
Фото: Depositphotos
2. Выбор места проведения.
В настоящее время стало очень модным сочетать фестивали с отдыхом в условиях живописной природы вдали от городской суеты или на берегу моря. Такая концепция привлекает огромное количество желающих посетить фестиваль и совместить приятное с полезным. Не забудьте продумать заранее, где смогут проживать гости фестиваля. Поблизости должны быть гостиницы или пансионаты, способные вместить запланированное количество человек либо организованы кемпинги.
3. Получение разрешения от местных властей.
Это очень важный момент! Ведь местные власти должны в случае непредвиденных обстоятельств позаботиться о безопасности гостей и участников массового мероприятия и подключить наряды милиции, скорую помощь и МЧС. Кроме того, тематика вашего фестиваля может не совпадать с местными традициями и будет неприятно получить отказ о проведении фестиваля, когда подготовка к нему уже практически закончилась.
4. Составление четкого плана мероприятий.
Определитесь с регламентом фестиваля: дата открытия, перечень основных мероприятий, развлекательная программа, дата закрытия и награждение победителей, если изначально ставилась такая задача. От того, насколько масштабно вы представляете свой проект, будет зависеть его стоимость.
Фото: Depositphotos
5. Подсчет бюджета.
Составьте детальную смету, в которой будут учтены все планируемые затраты на организацию празника, и приступайте к поиску финансов для проведения фестиваля. Источниками могут быть: средства организаторов, регистрационный взнос участников, выручка от продажи билетов или спонсорская помощь.
6. Выбор и приглашение участников.
Исходя из направленности фестиваля, определите, кто может в нем участвовать: организации, физические лица или творческие коллективы. Возможно, у вас будут ограничения, связанные с полом и возрастом или географией участников. После того, как вы разошлете им приглашения и получите положительный ответ, позаботьтесь об их встрече и расселении.
7. Обеспечение рекламы.
Информационная поддержка — это очень важная составляющая фестивальной деятельности. СМИ помогут не только анонсировать предстоящее мероприятие, но и расскажут о происходящих событиях на фестивале широкой аудитории.
Если вас всё это не пугает, то пора приступать к организации фестиваля. Но помните, что, помимо оптимизма, вам еще потребуется найти команду единомышленников, набраться терпения и много работать.
Исходя из своего опыта я составил памятку для тех, кто думает или пробует организовать музыкальный фестиваль. Оговорюсь, что мои рекомендации носят общий характер и основаны на понимании желаний и ценностей мотоциклетной общественности, но вполне могут быть использованы в подготовке фестиваля для других сообществ, объединённых ценностными предпочтениями.
Этап 1. Для чего проводить фестиваль?
Ответа на вопрос «Зачем вам это нужно?» первостепенен. От этого будет зависеть все, что будет происходить дальше. Не нужно ставить размытые цели. В моем случае первоначальный посыл был рассказать мотоциклистам о Суздале, который мне очень нравится, затем рекламное событие для моего сигарного бренда Total Flame, а сегодня — это и первое и второе и еще развитие музыкальной и мотокультуры, приносящее удовольствие, уважение и денежное вознаграждение. В любом случае цели должны быть шире, чем организация «корпоратива» для близкого круга.
Важно помнить, что даже если цели соответствуют ценностям гостей, для которых организуется фестиваль, потребуется от 3 до 5 лет, чтобы в них поверила публика.
Время и терпение главный ключ к успеху.
Этап 2. Создание концепции.
Идея.
Ответив себе на вопрос «зачем?», время переходить к формулированию главной идеи фестиваля. Например, в Суздале — это музыкальный фестиваль блюзовой музыки для мотосообщества с девизом «No colors, no brands». Сформулированная идея должна ясно определять те ценности, которые разделяет публика вашего фестиваля. Без этого невозможно создать событие, способное стать легендарным.
Место.
Место фестиваля – это не просто GPS-координаты. Оно должно быть интересно публике. Это может быть природа, архитектура, история, все, что угодно, добавляющее ценности фестивалю и создающее его стиль.
Место не должно быть в жобичах только по тому, что для вас там отличная рыбалка или охота. Удобство подъезда, парковка и размещение очень важны. Комфорт для гостей здесь определяющий.
Технические возможности.
Наличие инженерных коммуникаций сегодня просто необходимо, чтобы сделать мероприятие на уровне крутого праздника, а не Грушинского фестиваля.
Вместимость площадки также важна. Место должно комфортно разместить публику, на которую вы рассчитываете.
Предпочтительнее частная территория, а не муниципальное пространство, поскольку минимизирует согласовательные процедуры с властями.
Продолжительность.
Сколько дней проводить фестиваль — важный вопрос, на который нужно ответить. Если публике ехать не далеко и ее негде разместить для ночлега – один день вполне адекватен. Если добираться до места несколько часов, то без ночевки не обойтись и, значит, необходимо организовывать мероприятие на несколько дней. Как правило, удачное время с пятницы по воскресенье.
Музыка.
Найти свой музыкальный стиль очень важно. «У меня друг Гарик Сукачев и он выступит» (условный пример) – стратегия не фестиваля, а корпоратива. Необходимо сформулировать общий принцип музыкального наполнения и ему следовать. Когда я начинал, такого знания у меня не было, отсюда размытость первых фестивалей, но как только идея блюзовой музыки была сформулирована, у фестиваля в Суздале появилось лицо.
Айдентика.
Определившись с местом, продолжительностью и музыкальным форматом переходим к определению названия и созданию фирменного стиля фестиваля. Как это делать, написаны тома литературы и вокруг этой задачи кормится множество талантливых людей и компаний. Скажу лишь, что это деликатный и важный вопрос, не терпящий спешки.
Выбирая название, гуглите варианты, чтобы убедиться в уникальности имени, иначе вас с кем-то все время будут путать.
Сайт, социальные сети, презентация для партнеров.
Создав айдентику, можно переходить к созданию сайта и аккаунтов в социальных сетях. Без этого вы не сможете коммуницировать с аудиторией, проводить рекламные кампании, работать со спонсорами и партнерами.
На старте не рекомендую заморачиваться на сложном и дорогом сайте. Его цель – выдача в поисковиках, продажа билетов и внятный рассказ о фестивале. На первом этапе можно самому за пару часов сделать сайт в https://ru.wix.com/ или https://tilda.cc/ru/ . Если дела пойдут в гору, через пару лет, когда вы обрастете контентом и четким позиционированием, можно привлечь профессионалов, чтобы ваш сайт стал суперклассным.
А вот что точно нужно сделать – это купить идеальный домен. Он с вами навсегда и тут следует выбирать из расширений .com или .ru, а они не всегда стоят дешево.
Сайт важен для поисковиков, но он не решает сегодня задач быстрой адаптивности и коммуникации. Для этой задачи лучше сделать страницу в https://taplink.ru/ — на сегодня самый удобный способ коммуникации и быстрой адаптации к новостям и событиям.
Например, страница фестиваля, которая указана во всех соц сетях и которую я использую в качестве визитной карточки, выглядит так — https://taplink.cc/suzdalblues.
Определитесь с хэштегом фестиваля. Это в будущем упростит вам возможность отслеживать публикации.
Подготовьте презентацию фестиваля для потенциальных партнеров. Она понадобится на следующем этапе.
Маршруты.
То, к чему я пришел несколько лет назад – для публики нужно создавать интересные маршруты, которыми они могут путешествовать на, с и во время фестиваля. Это создает неповторимую атмосферу фестиваля. Люди обсуждают не только то, что было на фестивале, но и дорогу, которая становится его частью. При этом люди будут путешествовать вашими маршрутами и в другое время, вспоминая и рассказывая о вашем фестивале.
Примеры таких маршрутов в Суздаль:
По усадьбам Владимирского Ополья https://ancient-manors-opole.taplink.ws
Волжская Атлантида https://volga-atlantida.taplink.ws
В этом году я готовлю новый маршрут для гостей фестиваля.
Команда.
Командообразование нужно разбить на два этапа. Постоянная – работает практически весь год и фестивальная – создается для непосредственного проведения фестиваля.
Задачи первой команды: работа по подготовке фестиваля, работа после фестиваля, коммуникация с аудиторией, властями, партнерами.
Задача второй команды – реализация всех идей и планов во время работы фестиваля.
Количество людей в команде определяется из задач, масштабов и бюджета. Например, первая команда Suzdalblues — 7 человек, а вторая — почти 100, включая волонтеров.
Бюджет.
Тема, на которой умерло не одно хорошее начинание. Начинаем, потом найдем деньги – самая короткая дорога к провалу. Калькулировать, сколько продадим билетов – гипотеза, которая никогда не оправдывается. У вас уже есть, что показать в качестве концепции, значит, можно общаться с друзьями и потенциальными партнерами для наполнения бюджета до стадии «подготовка фестиваля».
Бюджет минимально должен включать следующие статьи: аренда места, свет-звук, гонорары музыкантов, включая расходы на дорогу и проживание, стоимость инженерных сетей, охрану, обустройство площадки, стоимость команды, организацию питания (сами заплатят, чтобы приехать к нам крутым, в первые годы не работает или работает плохо), установка шатров и конструкций, реклама и продвижение фестиваля, мерчь, налоги и комиссии.
Этап 3. Подготовка фестиваля.
Даты.
Важно, чтобы даты фестиваля не совпадали с другими мероприятиями, которые интересны вашей публике. Эти события уже раскручены, а вы только заявляете, что будет круто и, вероятней всего, выбор будет сделан не в вашу пользу. Поэтому гугл и опросы вам в помощь.
Власти.
Без них никуда. Постоянная коммуникация с властями не только важна, но и неизбежна. Вам нужно добиться, чтобы власти хотели проведения фестиваля, а не делали вам одолжение. Это отнимает много сил, но результат стоит того. Пример такой работы: Suzdalblues проводился в 20 и 21 году в условиях тотального запрета на массовые мероприятия. Власти хотели, чтобы фестиваль состоялся.
Площадка.
Владельцы и сотрудники территории должны быть замотивированы в успешном проведении фестиваля. Если этого не будет, вы погрязнете в куче не решаемых мелких проблем, которые превратятся в большие, когда приедут гости.
Необходимо наладить постоянную работу с инженерным персоналом, охраной, службой размещения и т.д.
Проживание.
Если фестиваль однодневный, вам все равно необходимо решить проблему размещения персонала и охраны как минимум на 3 дня плюс размещение музыкантов.
Если фестиваль проходит несколько дней, помимо персонала, охраны, музыкантов, нужно организовать проживание ваших гостей. Без внятного понимания возможностей ночлега к вам не поедут.
Сценарий фестиваля.
У вас должен быть четкий план проведения фестиваля, чтобы весь персонал был с ним ознакомлен и знал кому, когда и что делать. Он должен включать минимум пять пунктов:
Начало – время начала фестиваля, к которому все службы должны закончить свою подготовительную работу.
Лайнап – время и продолжительность выступления артистов.
Активности – время, продолжительность и тематика.
Ведущие – что, когда говорят, чтобы фестиваль шел как по нотам.
Окончание – время, когда все службы начинают демонтаж поляны.
Партнёры (торговля, питание, спонсоры, бренды, СМИ).
Подготовьте список потенциальных партнеров. Чем он больше, тем лучше. У вас есть презентация – рассылайте её, звоните всем, до кого можете дотянуться. Партнеры – это ваше лицо и знак качества для гостей.
Мерч и сувениры.
Составьте список мерча, который вы бы хотели иметь. Подумайте над количеством (лучше меньше, чем больше – это ваши деньги).
Определитесь с подрядчиком. Здесь важна не только цена, но качество и сроки. Дедлайн для мерча ставьте за месяц до даты фестиваля. По опыту знаю, если дедлайн за месяц до мероприятия, то готово будет в лучшем случае за неделю.
Делайте пробные образцы, чтобы не удивиться, когда готовая продукция к вам прибудет.
Билеты в случае продажи.
Определитесь, как будете продавать билеты — сами или билетные агрегаторы. Агрегаторы берут комиссии. Для самостоятельной продажи понадобится дополнительный персонал.
Определитесь с механикой прохода: только по билетам (риски — билеты будут передавать третьим лицам и вы лишитесь части выручки), браслеты (минимизирует, но не исключает передачу третьим лицам, но визуально охрана способна вылавливать безбилетников).
В любом случае вы должны быть готовы к тому, что на фестиваль будут попадать безбилетники, вопрос — как на это реагирует охрана. Возможен вариант, что это может стать бизнесом для охраны.
Шатры.
Если мероприятие на открытом воздухе подумайте об удобстве публики. Палящее солнце или, не дай бог, дождь не должны помешать празднику. Определитесь с зонированием территории и установкой шатров и мебели.
Торговля.
Определитесь, каким образом будет организована торговля на фестивале: места, ассортимент. Торговцам должно быть удобно, а гостям комфортно.
Питание.
Одна из самых сложных тем.
Питание должно быть безопасным, вкусным, приемлемым по ценам и достаточным. Выбор партнеров очень деликатный. Смотрите, где работали до этого. Собирайте отзывы. Не плодите большую конкуренцию, все понесут убытки и к вам не поедут в следующий раз.
Коммерческие условия могут быть разными от арендной ставки до процентов от прибыли (требует доверия). Я предпочитаю второй вариант.
Рассмотрите возможность клубам ставить свои шатры и организовывать питание. Денег заработаете меньше, а благодарностей и респекта получите больше.
Туалеты.
Это отдельная тема, поскольку часто забывается, что людям нужно не только комфортно поесть и выпить, но и ….
Подумайте о доступности, удобстве и достаточности этого неотъемлемого фестивального компонента.
Подъезд и парковка.
Если вы не убедили себя в том, что люди придут к вам пешком, подумайте об удобстве подъезда и, главное ПАРКОВКЕ. Если вы забудете об этом – гости вас проклянут! Все усилия по подготовке и проведению фестиваля будут уничтожены негативом транспортной логистики.
Охрана.
Должна быть вежливо-сурова и решать несколько задач: охрана периметра (безбилетные инциденты и отсечение асоциальных персон), безопасность на территории фестиваля (локализация конфликтов, удаление асоциальных персон, охрана артистов и периметра сцены).
Реклама и продвижение.
Привлекайте лидеров мнений, СМИ, настройте рекламу в своих социальных сетях, а также партнеров и артистов.
Что делать со скептиками и хэйтерам? Они будут всегда. Если есть обоснованная критика необходимо реагировать, решать проблему. Если не обоснованная, не замечать. Не нужно кормить собой вампиров.
Бюджет.
Постоянно следите за бюджетом. Соответствие с запланированным балансом доходов и расходов – ваша уверенность в успехе и залог долгосрочности проекта.
Погода.
Это то, на что повлиять невозможно. При выборе дат смотрите на статистику дождей в этом месте за последнии 10 лет. При принятии решений во время подготовке фестиваля всегда задавайте себе и подрядчикам вопрос «А если дождь?». Имейте план «Б» на случай непогоды. Люди к вам приехали, они поймут, что дождь, но не поймут, что вы не позаботились их развлечь в этом случае. К тому же перед поездкой на фестиваль все будут смотреть прогноз погоды и, если им будет непонятно, как организатор планирует действовать в этом случае, они не поедут.
Работа с местным населением.
Определите круг лиц с бесплатным допуском на фестиваль. Вам важно, чтобы среди местного населения формировалась лояльность.
Работа с клубами и сообществами.
Подумайте о дополнительных преференциях для сообществ, разделяющих ценности фестиваля. Это даст вам возможность быстро сформировать лояльную аудиторию фестиваля.
Этап 4. Проведение фестиваля.
Команда.
Составьте список задач и необходимое число людей для их решения. Продумайте условия (деньги, проживание, питание, бесплатный билет и т.д.).
Определите ответственного по каждой задаче, его полномочия и ограничения.
Составьте график работы персонала.
Определите каналы коммуникации: рабочий и экстренный.
Монтаж площадки.
Определите с подрядчиками график монтажа, чем должны быть обеспечены (инженерные коммуникации, охрана, подсобный персонал и т.д.)
Работа с артистами.
Имея сценарий мероприятия и лайнап, составите план приезда, встречи, проживания, отъезда, сопровождения на фестивале артистов. Определитесь с ответственным за эту задачу.
Работа с партнерами.
Комфорт партнеров очень важен. Чем они позитивнее, тем комфортней гостям. У них не должно быть ощущения брошенности. Позаботьтесь об ответственном по решению возможных проблем, которые у них могут возникнуть. Важно, чтобы все технические вопросы были согласованы до фестиваля.
Фото-видео.
Решите, кто будет делать фото и видео съемку на фестивале. Этот контент вам будет необходим для постпромоушена.
Безопасность (МЧС, скорая, полиция).
На этапе подготовки в установленном порядке необходимо уведомить специальные службы о вашем мероприятии и получить согласования и рекомендации по проведению. При проведении мероприятия необходимо следовать договоренностям, чтобы не поставить фестиваль под угрозу закрытия.
Навигация и информация.
Используйте наружную навигацию и мессенджеры для информирования гостей фестиваля.
Работа на входной группе.
Здесь создается первое впечатление об организаторах. Гостям должно быть удобно, а персонал четко и вежливо выполнял свою работу. Рассчитайте объём пространства и количество людей, необходимое для решения этой задачи. Подумайте о вероятном времени максимального наплыва гостей, чтобы обеспечить на это время входную группу достаточным персоналом.
Коммуникация команды и реагирование на внештатные ситуации.
Составьте инструкцию о действиях персонала, подрядчиков и охраны в случае непредвиденных ситуаций, определитесь с каналом коммуникации.
Авторское общество.
Имейте ввиду, что на все музыкальные фестивали проникают агенты Российского авторского общества. Не буду давать оценку их деятельности, ибо сами все понимаете. На билет они не потратятся (хотя бывают исключения), а вот шазамить в сторонке и потом вчинить иск на десятки тысяч рублей могут вполне.
Работа со СМИ.
Создайте аккредитацию СМИ на фестиваль. Вы заранее будете знать, кто к вам приедет.
Определитесь, кто дает интервью (об этом должен знать персонал и аккредитованные СМИ). Заранее подготовьте важные тезисы о фестивале. В сюжеты обычно включают пару секунд спича организатора, а выдергивают на интервью на поляне вас спонтанно. Поэтому будьте готовы за пару секунд донести самое важное, а не мычать, пытаясь сформулировать мысль в кутерьме сотен срочных задач.
Этап 5. Фестиваль завершен, работа нет.
Демонтаж площадки.
Все подрядчики и охрана должны знать время начала демонтажа и правила отъезда с площадки. Назначьте ответственного по контролю за этими работами.
Благодарность команде.
Все должны почувствовать сопричастность к результатам своего труда. Инструменты выбирайте сами, но этот момент важен.
Систематизация жалоб и пожеланий, работа над ошибками.
Составьте список всех жалоб и пожеланий. Проведите работу над ошибками и отберите конструктивные пожелания для следующего фестиваля.
Работа с властями (благодарственные письма).
Все руководители и сотрудники подразделений органов власти должны получить благодарственные письма. Поверьте, на следующий год вам будет комфортнее с ними работать.
Расчеты с подрядчиками и артистами.
Ничто так не убивает репутацию фестиваля, как неоплаченный счет. Помните, что фестиваль для вас завершен только тогда, когда заплачен последний рубль.
Подготовка фото-видео материалов.
Определите срок получения материалов от ваших фото и видео партнеров.
Благодарность гостям.
Разместите в социальных сетях благодарность гостям.
Благодарность партнерам.
Разошлите благодарственные письма вашим партнерам.
Благодарность музыкантам.
Поблагодарите музыкантов через привычный канал связи.
Отчет для спонсоров.
Подготовьте и отправьте отчет и благодарность спонсорам.
Сбор статей, постов, отзывов в СМИ и социальных сетях.
Отслеживайте все публикации о фестивале и собирайте их в одном месте.
Пост-реклама фестиваля.
Подготовьте план постпромоушена фестиваля.
Если все получилось – начинаем подготовку нового фестиваля (см. этап 3)
Максим Привезенцев. https://taplink.cc/max.privezentsev
Как организовать городской фестиваль своими силами
Инструкция как создать мероприятие для жителей города, сделать его интересным и не сойти с ума. Опытом и лайфхаками поделится с нами Антон Салинка, организатор двух масштабных фестивалей “Пикник Фест” в Кременчуге и многочисленных закрытых вечеринок.
Когда я побывала на фестивале уличной еды Пикник Фест, рассказывала друзьям как было круто. Но не задумывалась сколько сил, времени и энергии вложили туда организаторы, чтобы от события остались хорошие впечатления. Я решила узнать все боли и радости организации мероприятия “Picnic Fest” (Кременчуг) у основателя Антона Салинка.
Оглавление
Антон решил воплотить в нашем городе идею проведения фуд-фестов — всемирную тенденцию, к которой уверенно присоединяется Украина. Одним из первых инициаторов фестивалей такого формата стал Роман Тугашев. Он с 2013 года ежегодно организовывает киевские фестивали Ulichnaya Eda, Kyiv Coffee Festival и Kyiv Beer Festival. А в Одессе есть амфитеатр под открытым небом “Зеленый театр”, где проводятся мероприятия нестандартного формата. Именно такими событиями вдохновился Антон и решил сделать для кременчужан необычный праздник. И знаете, нам понравилось!
Посмотрим, как все начиналось…
Интервью получилось довольно объемным, но информативным, и тех, кто дочитают в конце ждет небольшой сюрприз
Как обычно интересные идеи приходят в легкой и непринужденной обстановке. Вот мысль об организации “Пикник Феста” в Кременчуге возникла в кругу друзей во время посиделок на даче. Антон побывал на Арт-заводе “Платформа”, вдохновился атмосферой места, деталями мероприятия и делился впечатлениями с друзьями. Такие события потом долго еще не отпускают 😄
Многие люди побывали на его крутых закрытых вечеринках, open-air’ах в разных тематиках: “Ретро”, “Новый год в Майами”, “Гавайская вечеринка” и т.д. У друзей не было сомнений, что городское мероприятие Антону по плечу. В таком деле любому человеку важна поддержка близких. А тут друзья сказали, что еще и помогут, и Антон решил попробовать, хотя еще не знал, что его ждет…
Именно в тот вечер родилась идея выбрать интересный формат для нашего города, который будет повышать культуру общества, разнообразит досуг кременчужан и подойдет для всей семьи. Решили, что народу будет интересен фестиваль уличной еды, где смогут расслабиться и молодежь, и семейные люди .
Фестиваль намечался летом, а значит место должно быть на свежем воздухе. Идеальным вариантом стала территория городского парка с летней сценой недалеко от реки Днепр. Это стало отличным местом для “Пикник Феста” — свежий воздух, полутень от больших деревьев и достаточно места для разных локаций. Спасибо местным властям, что поддержали инициативу Антона развивать культуру Кременчуга.
Но все-таки были некоторые нюансы:
- днем на открытых площадках было очень жарко (защищались навесами);
- пространство никак не было защищено от дождя, но его, к счастью, не было.
Эти моменты организаторы обязательно учтут и продумают перед следующим фестом, чтобы быть готовым к форс-мажорам.
Для организации закрытого события на 200-300 человек Антон уже знал, что делать. А вот городской фестиваль надо было планировать и продумывать. Он понимал, что самому очень сложно все сделать, по этому обратился к помощи друзей. Александр Сироштан разделил все организаторские задачи до и во время феста.
Друзья помогали с решением юридических вопросов, разрабатывали графические материалы для рекламы и помогали в любых других вопросах. Вместе удалось максимально все продумать и успеть.
Важно понимать, что любой фестиваль мало просто запланировать и продвигать. Его нужно наполнить интересными деталями. А их внесут участники и крутые развлечения.
Для нашего фуд феста мы привлекали кафе и рестораны с оригинальными блюдами и напитками. Придумывали разнообразное меню и, конечно же, искали чем удивить посетителей. Вместе мы создали фудкорт, который 100% запомнился.
Антон Салинка
Во время второго “Picnic Fest” в Кременчуге участвовали 12 кафе и ресторанов, а также 3 магазина. Всего было 22 торговые точки с экзотическими уличными блюдами разных стран мира и всевозможными алкогольными и безалкогольными напитками, аппетитными десертами и даже натуральное, только приготовленное мороженое (кстати, очень необычно видеть, как делается мороженое).
Но оказалось не все так просто, как представлялось. Не все участники прониклись идеей превратить уличную торговлю в крутую атмосферу. 20% участников всегда остаются чем-то недовольны. И к этому нужно быть готовым!
Спасибо тем, кто потрудился и создал душевную атмосферу. Они стали топом фестиваля. Например, кофейня “Kofan” создала образ передвижного мексиканского кафе и угощала всех блюдами с перчинкой ;). Их энергетика заряжа��а всех позитивом, а веселая игра “Лимбо” собрала много желающих. У таких заведений от посетителей не было отбоя.
Спонсорами фестиваля выступили компания “Черниговское”, мясокомбинат “Глобино” и сеть секондов “Smart Store”. Расстроило, что другие местные компании не приняли активное участие.
Основной целью Антона было не просто создать фестиваль уличной еды, а наполнить его заботой и теплом как для участников, так и для посетителей. Важным вопросом стала разработка развлекательной программы. Хотелось совместить отдых, вкусную еду и приятную музыку.
Фестиваль предусмотрительно был разделен на несколько локаций по настроению:
- Зона фудкорта со столиками и разнообразными вкусностями, которая вечером превращалась в кинотеатр под открытым небом.
- Танцпол с летней сценой, где выступали артисты, юмористы, а ведущий проводил конкурсы и разыгрывал призы.
- Несколько лаунж зон с кальянами, мягкими креслами и гамаками. Порадовала и удивила игровая локация с приставками “Денди” (back to 90s).
- Детские зоны отдыха и развлечений, где малышей занимали аниматоры, а дети постарше играли в настольные игры.
- Креативные бесплатные фотозоны, где можно было фоткаться сколько угодно. На одной из них даже была инсталляция с ванной. Ты мог отправиться в плаванье в #океанэмоций на пози��ивном лайнере.
Харизматичный ведущий Сергей Гориславец заряжал энергетикой, создавал дружескую атмосферу на празднике и разыгрывал подарки от спонсоров.
Первый фестиваль “Пикник Фест” в Кременчуге был бесплатным. Но на втором фестивале решили подумать про безопасность и ввести вход по билетам. На все 3 дня фестиваля специально выделенную территорию огородили забором и наняли охрану. Антон убедился, что такие меры на порядок сокращают появление неадекватных людей на мероприятии. Ведь посетители приходит отдыхать и ожидают спокойствия.
Важно отметить, что на первом (бесплатном) “Пикник Фесте” было 5-6 тыс. посетителей, а на втором (платном) — 2,5-3 тыс. Антон не связывает это напрямую с платным входом, а считает, что меньшее число посетителей обусловлено летними отпусками и поездками на дачу и природу.
Кроме того, платный вход позволил помочь деткам из Кременчугского дома ребенка. 10 грн. с каждого входного билета организаторы потратили на одежду, игрушки и бытовые принадлежности для малышей без родителей от 0 до 4 лет.
Это лишь капля в море, как мы можем помочь деткам не разочаровываться в этом мире.
Ошибкой организаторов был маленький акцент на социальные сети. В целом откликнулось пользователей:
- в Facebook более 20 тыс.
- в Instagram — около 3 тыс.
Потенциал соцсетей позволял пригласить еще пользователей. А вот раздача листовок, реклама на бордах и остановках в городе, как показала практика, совсем не работает. Еще хорошо сработала реклама на радио в супермаркетах. По словам Антона, расходы на раскрутку второго Пикник Феста составили 10% от всех расходов на фестиваль и эту сумму в следующий раз нужно увеличивать.
Закладывайте бюджет на организацию городского мероприятия в 1,5-2 раза больше, чем ожидаете
Главный совет от Антона
Реализация входных билетов на городских мероприятиях осуществлялась двумя способами: на месте и online через афишу событий eventssion.com. Антон добавил фестиваль в группу Кременчуга. В приложении Eventssion каждый участник мог узнать расписание фестиваля и купить билет онлайн. Компания-разработчик афиши решила присоединиться к активностям фестиваля. Они запустили промоушен события с акцией: покупаешь билет в приложении и получаешь прохладную баночку пепси на входе — то, что нужно в жаркий летний день.
Организация любого мероприятия требует железных нервов и выдержки. Но замечательно, что есть люди готовые заниматься организацией досуга и создавать крутые фестивали, преодолевать трудности и наслаждаться результатом. Антон Салинка не останавливается и уже готовится к новому осеннему фестивалю пива. Он обещает, что это мероприятие будет еще интересней и оригинальней, чем предыдущие ивенты в нашем городе.
Так что приглашаем 8-9-10 ноября 2019 г. жителей и гостей Кременчуга на яркий и оригинальный пивной фестиваль “Picnic Beer Fest”
Ищите подробности в профиле @picnic_fest_kremenchuk и в афише событий Ивеншн.
А вот небольшой сюрприз для тех, кто дочитал до конца. Посмотрите видео, как это было, на ютуб канале Антона Салинка
Picnic Fest Kremenchuk #1
Picnic Fest Kremenchuk #2
Мы поговорили с Денисом и Аней, организаторами фестиваля Лесных открытых мастерских, о том, как за полтора месяца, с небольшой командой и без бюджета, подготовить и провести двухнедельный фестиваль в Нижегородской области, на который съезжаются участники из Москвы, Санкт-Петербурга, Саратова и даже Латвии.
Эта история о том, как воплотить свою мечту и любимое дело в жизнь – с цифрами, процессами, инструментами и выводами.
Выберите тему, которая вам близка
Мы много раз думали о том, чтобы собраться компанией и сделать у себя на даче мини-фест, где построим арт-объект или будем вместе что-то мастерить. Один раз провели такой мини-фест в художественном направлении, собрали у себя на даче 30 человек. Получился такой худслет — мы весь день рисовали. У некоторых был скепсиc по поводу формата, но в итоге в рисование вовлеклись все. С нашим проектом OOLEY выезжали делали воркшопы, мастер-классы. Но нам нравится именно создавать мастерские, создавать то, что будет жить дальше.
Мысли о фестивале были давно, но не было подходящего пространства. Не хотелось ввязываться в кредит, аренду. Случилось так, что мы познакомились с пространством Серфлагеря на Горьковском море. Там много людей с идеями, много фестивалей, там строились арт-объекты и домики. Там было все, кроме обустроенной мастерской и пространства для творчества. Когда мы впервые поехали знакомиться и рассказывать о проекте ребятам из Серфлагеря, у нас родилась идея что можно сделать мастерские на природе.
Соберите команду и разделите задачи
Было четверо основных организаторов — Аня и Денис, Серёжа — основатель лагеря и Софа — исполнительный директор. Вместе мы придумали концепцию, а дальше мы искали мастеров, cоставляли программу, закупали материалы, подготавливали мастерские. А ребята из Серфлагеря набирали команду волонтеров и кураторов служб самого лагеря. Эта подготовка шла, пока мы были в Москве.
Когда приехали на место — прибавилось людей. Мы составили список задач и нашли исполнителей. Основной состав команды это 4 человека. Нам приходилось брать на себя очень много функционала. Справиться со всем помогало то, что среди гостей и мастеров лагеря находятся люди, которые включаются в команду и берут на себя те задачи, которые им интересны.
Найдите свою аудиторию
Всего за полтора месяца до фестиваля мы решили что точно его делаем. Некоторые фестивали за полгода-год готовятся, а у нас было всего 45 дней. Это время пролетело молниеносно — мы всё время что-то делали.
Большую роль сыграло то, что у лагеря была своя аудитория, и что в этом году не проводился WaFest — фестиваль стихий. Он проводился 6 лет, и только прошлым летом его не было. И было большое количество людей которые хотели попасть в Серфлагерь и пережить что-то подобное. И тут они узнают что будет фестиваль про стихии и про творчество. Это помогло нам начать продавать билеты. Мы сделали фестиваль в августе в лето, когда многие фестивали отменились, и это было нам на руку.
Мы старались использовать все возможные бесплатные способы продвижения мероприятия, так как делали подобное событие в первый раз и расходовали средства по мере их поступления. Продвигали через соцсети в сообществах, которые бесплатно публикуют анонсы событий (городские Афиши, группы посвященные творчеству), через рассылку приглашений по аудиториям крупных фестивальных сообществ в соцсетях — с этим помогли знакомые. Расклеивали афиши в разных заведениях в Нижнем Новгороде— ближайшем к лагерю городе. Лето это благодатное время, когда люди ищут как провести выходные, отпуск, каникулы и охотно реагируют на анонсы новых событий.
Продумайте процесс и условия продажи билетов
Мы опубликовали лэндинг и завели страницу на таймпад где-то за месяц и неделю до события. За первые две-три недели мы продали основную часть билетов. Сделали градацию цен — в начале продавали очень дешево. Потом цена постепенно нарастала — основная часть билетов ушла по средней цене.
3000 рублей — первые 10 билетов
4000 рублей — основной объем билетов купили на низкой цене
5000 рублей — не очень много продаж
6000 рублей — на месте
У нас получилось не такое людное событие, мы поздно запустились и фестиваль длился целую неделю. Людям было сложно спланировать такую поездку так быстро. У нас были выходные дни, будние и еще одни выходные в конце фестиваля. И больше всего людей приехало в последние выходные.
Сначала у нас купили меньше билетов, чем мы планировали. Мы даже обрадовались. Меньше людей — проще всё администрировать, не будет суеты и толкучки. А потом с первого дня фестиваля мы анонсировали что вводим дополнительные типы билетов — на 1 день, на 3 дня, и старались каждый день делать посты о том что у нас происходит. Те, кто думали поехать, но не решились, видели эти репортажи, атмосферу и что происходит. В итоге к выходным ощутимо прибавилось людей.
Найдите помощников — волонтеров, друзей проекта
Мы написали текст о том, как будет выглядеть день на фестивале сначала для кураторов и мастеров — чтобы погрузить их в концепцию и чтобы команда понимала что их ожидает, как стоит себя вести и что рассказывать участникам. А потом опубликовали этот план для всех.
Мы описывали атмосферу в мельчайших подробностях, чтобы человеку становилось понятнее, как будет выглядеть его день на фестивале.: Треск веточек, встало солнце, молнии палаток расcтегиваются и все идут на зарядку. А после все идем жужжать в мастерские. Так и собирали весь день. Понятно, что ты мог и не следовать этому плану, но он помогал представить себе как будет выглядеть жизнь на фестивале, что будет происходить целый день.
Мы продвигали идею о том, что участники фестиваля могут влиять на формирование программы. Вместе придумывать вечерние активности, арт-объекты. Это сильно сплотило участников, потому что появилось ощущение что это наш общий фестиваль, мы делаем его вместе. Каждый чувствовал что он влияет на то, чтобы вечер прошел интересно. Люди придумывали и предлагали свои идеи. Нужно придумывать и находить место и условия, чтобы человеку было где развернуться, а еще доверять и создавать правильную атмосферу. Нам кажется, такой формат становится популярным, когда ты не просто потребляешь то, что за тебя придумал организатор, а тоже участвуешь в процессе. Как бы выступаешь со-организатором и граница между вами размывается.
Спланируйте и посчитайте расходы
Для нас оказалось очень выгодным делать мероприятие в тематике, которой мы давно занимаемся, ведь у нас были необходимые ресурсы и знания. Вложение денег потребовалось в закупку расходных материалов: ткани, краски, кисти, крепеж.
Многие материалы мы смогли найти в лагере: это остатки пиломатериалов, которые пошли в столярку, какое-то количество акриловой краски, колеров, лаков, большим подспорьем было то, что в Серфлагерь закупал глину для лепки на весь сезон и глины нам хватило на все занятия гончарной мастерской.
Одна из самых значительных статей расходов — питание команды. Волонтеры, мастера и другие участники орг.команды питались во время подготовки и проведения за счет ЛОМа. При расчете окупаемости мероприятия очень важно определить, сколько понадобится помощников и волонтеров, чтобы понимать базовые затраты, помимо закупок.
Все расходы на организацию события мы покрыли с средств, полученных с продажи билетов. Оставшиеся 40 000 рублей мы вложили в развитие проекта — купили новую пилу и материалы для работы с витражами, организаторы получили небольшую компенсацию за проделанную работу.
Наслаждайтесь процессом и получайте полезный опыт
Это мероприятие было для нас не про заработок и коммерцию. Оно было про опыт, сообщество и практику тех идей и фантазий, которые мы вынашивали на протяжении 5 лет. У нас сложилась классная компания организаторов. Мы нашли друзей среди мастеров и кураторов и даже среди гостей нашего события. Мы многому научились в вопросе организации событий и однозначно можно сказать, что у нас поменялся ход мышления относительно некоторых процессов в ведении дел. У нас начало формироваться творческое сообщество людей, увлеченных рукоделием, трезвым отдыхом, осознанностью и здоровым образом жизни.
Наш проект OOLEY получил много внимания, и впоследствии, в информационном поле о нас стали писать, приглашать на различные городские события, публиковать материалы про нас в СМИ и брать интервью. Мы наработали большую базу контактов для будущих событий. А еще мы здорово отдохнули, научились кататься на виндсерфинге и провели целый месяц в прекрасном месте на природе, подготавливая, проводя и разбирая наш фестиваль — это было замечательным завершением лета. Начинайте с мечты — думайте о проекте и возможности найдут вас сами.
- Виджет Timepad для продажи билетов на сайте
- Виджет Timepad для вконтакте — для продажи в сообществе
- Разные типы билетов — от ранней продажи, до вывода доп. категорий на уикенд
- Повышение цен — чтобы стимулировать участников не откладывать покупку
- Анонс по базе Timepad — для увеличения охвата и привлечения широкой аудитории
- Рассылки по собранной базе участников — чтобы отправлять полезную информацию и приглашение на зимнюю смену
Денис и Аня
Организация музыкального фестиваля в деталях
Рок-фестиваль, джазовая музыка, соревнование саксофонистов? Разбираемся, как организовать музыкальный фестиваль.
Кто не мечтал привезти любимую группу в свой город, потом пожать артистам руку за кулисами, сделать совместное фото и остаться чуть ли не друзьями? Эта мечта вполне осуществима для организатора. Осталось только раз, два, десять, сто дел — и всё сбудется. Давайте разберёмся со всем этим. Рекомендации подойдут и в том случае, если вы планируете организовать концерт одного исполнителя.
Выберите концепцию
Начинаем с выбора концепции и позиционирования вашего фестиваля. У любого события есть своя целевая аудитория (ЦА): те люди, которые разделяют ваши вкусы и готовы прийти и заплатить.
Важно синхронизировать две плоскости:
- Какую идею вы хотите транслировать?
- Какая ЦА поддержит эту идею? Какая ЦА нужна именно вам?
Вот примеры целей музыкального ивента
- Пиар-кампания. Инструмент используют политики, бренды, региональные компании и т. д. ЦА здесь — максимально широкая
- Продвижение глобальной идеи. Например, вы хотите привлечь больше фанатов в определённое направление музыки, пропагандируете какую-то философию (саморазвитие, расслабление, добро), хотите обратить внимание общественности на экологию региона
- Яркое событие для небольшого города, чтобы просто порадовать всех, включая себя. Получить удовольствие от хорошей музыки
- Развитие туризма для города. Если ивент проводится в небольшом городе, то можно сделать его поводом познакомиться с местной культурой, показать достопримечательности
- Прибыль. Всё просто: кто-то исключительно на этом зарабатывает, и так тоже можно. Тогда нужно подстроиться под вкусы ЦА, собрать лайн-ап, исходя из мнения большинства
Когда вы решили, зачем вам фестиваль, и примерно прикинули, кто из музыкантов будет выступать, нужно провести исследование ЦА. Убедиться, что аудитория любит выбранных артистов, они популярны в этом регионе. Например, вы можете найти статистику и узнать, что ваш любимый музыкант уже собирался приехать, но концерт отменили, так как не собралось достаточно желающих. В то же время в другом городе он может собирать стадионы — это чисто региональные особенности.
Что ещё нужно сделать на этом этапе?
- Определить масштаб будущего события
Если это один из ваших первых фестивалей, начинайте с небольшого ивента на 300–500 человек. Когда всё пройдёт хорошо, его можно масштабировать: следующее мероприятие запланируйте провести уже на 1–2 тыс. человек и т. д.
- Посмотреть конкурирующие события, аналогичные фестивали
Откажитесь от выбранного формата, если: такое уже есть, такое уже было и прошло неуспешно, ивент конкурирует с другим похожим.
Если понимаете, что придумали что-то оригинальное, свежее, то можно начинать работу.
- Определить время проведения
Закладывайте время на подготовку, и чем его больше, тем лучше: полгода-год — оптимальный срок для сбора музыкального фестиваля. Если проводите концерт одного артиста, можно уложиться в 3–4 месяца.
Соберите лайн-ап и программу
Кого вы хотите пригласить на событие? Придётся опираться не только на свои вкусы (хотя, безусловно, вы можете порадовать себя любимой группой), но и на вкусы тех людей, которые будут покупать у вас билеты.
Например, если собираете рок-фестиваль, то изначально решаете, какого возраста ждёте аудиторию, с какими ожиданиями по комфорту площадки, — будут это активные люди, которые танцуют и поют, или те, кому важнее посидеть в удобном кресле и попеть в шумоизолирующую вазу. Ну или просто слушать сидя.
У каждого фестиваля должен быть хедлайнер — та группа, песни которой точно знают все и которую будут ждать больше всех. Обычно хедлайнеры выступают в конце, также у вас их может быть несколько — они будут выступать в разные дни или в разное время в течение дня. Открывают событие обычно начинающие группы для «разогрева» гостей.
Запускайте анкеты, опросы, общайтесь с окружением, чтобы понять, кого вообще хотят послушать в вашем городе, и составить список будущих участников с запасом. Кто-то не сможет приехать, кто-то не захочет — придётся ещё не раз корректировать лайн-ап.
Миксуйте популярные группы с начинающими и более «ламповыми». Например, на рок-фестивале могут выступать и те, чьи имена на слуху, и те, кто пока знаком только знатокам, сильно погружённым в тему рока. Ну а любители популярной музыки могут вообще не знать ни одну из этих групп.
Собрав лайн-ап с артистами, свяжитесь с их концертными директорами, чтобы запросить райдер и сумму гонорара.
Далее нужно заключить договоры с каждой группой, детально обсудив условия, технические требования.
Инфраструктура музыкального фестиваля
Кроме программы, вам нужно продумать инфраструктуру, оформление и наполнение ивента. Что будет внутри площадки? Что, кроме выступления артистов, вы хотите предложить?
Запланируйте активности, которые будут на мероприятии: например, это розыгрыши подарков от партнёров, конкурсы, развлечения от ведущих и т. д. Также это могут быть мастер-классы, практики, даже расклады таро, если ЦА это нравится.
Есть базовая инфраструктура, которая должна быть на любом музыкальном ивенте:
- туалеты
- еда
- вода
- мусорки.
Всё это можно дополнять удобными сидениями, мерчем, разными видами напитков и т. д.
Учитывайте, что между выступлениями групп нужно время на настройку инструментов — минимум 15 минут. Такие перерывы необходимы и гостям, чтобы поесть, передохнуть, пообщаться.
Заполняйте технические паузы музыкальными сетами — музыку должно быть одинаково хорошо слышно в разных концах площадки, но она не должна мешать общению.
Подберите в программу видеоряд: кто-то из музыкантов будет использовать свой, а на чьём-то выступлении может быть просто включена надпись с названием фестиваля, его лозунгом.
Выбор площадки для музыкального фестиваля
Сидеть или стоять? Обычно фестиваль длится целый день, концерт — 1–2 часа. В любом случае, если не хотите отсекать часть аудитории, обязательно предусматривайте сидячие места. Если это open air, то выделите место, где на травке можно положить подстилку или каремат (и взять их прямо на месте).
Варианты площадок: стадион, концертный зал, бар, клуб, городской парк.
Что учитывать при выборе площадки
- Разрешения
Уточните, какие лицензии и разрешения нужны для проведения мероприятия, включая регистрацию авторских прав на музыку.
Например, нужно получить разрешение администрации, если фестиваль проходит на городской территории, или договориться с дирекцией концертного зала.
- Удалённость и расположение
Дальше смотрим на удалённость площадки от домов. Если это open air, а вблизи жилые дома, то выключить музыку придётся ровно в 22:00.
Плюс учитывайте транспортную доступность: есть соблазн сделать фест в поле, но как туда смогут доехать люди? Где можно оставить автомобили? Плохая история, если машины придётся ставить вдоль трассы, на которой к тому же образуется пробка — недовольные местные жители могут сорвать ваш фестиваль.
- Длительность фестиваля
Чем более долгий фестиваль, тем больше затрат и вопросов. Например, на свежем воздухе нужно обеспечить гостям палатки, карематы, душ, воду, еду или кухню. Или договориться с отелями поблизости о скидке за размещение.
- Удобства
Опять же, если решили проводить ивент на природе, то есть вопросы, которые приведут к его удорожанию: наличие доступа к воде, свету, интернету, установка туалетов. И самое важное, чтобы мощности электричества хватило для подключения и работы всей аппаратуры музыкантов.
- Вместимость
Предварительно посчитайте количество гостей и подберите площадку, на которой они свободно поместятся.
Не берите площадку «с запасом», рассчитанную на гораздо большее количество людей. Это создаст ощущение пустоты и того, что вы явно не продали столько билетов, сколько планировали.
Не забудьте, что на площадке должно быть место для вашей команды: комната, в которой сотрудники могут отдохнуть и попить кофе. А также отдельные помещения для артистов.
Когда выбрана площадка и продуманы объекты инфраструктуры, напечатайте план фестиваля на карте и раздайте каждому гостю. Люди не потеряются, и не будет недовольств наподобие «непонятно, где найти туалет».
Запланируйте бюджет фестиваля
Понимая масштаб, количество людей на событии, рассчитайте все расходы.
Что в них примерно будет входить
- Аренда площадки
- Гонорар артистов (включая выполнение их райдеров)
- Аренда оборудования — экраны, микрофоны, колонки, видеоэкраны и т. д.
- Реклама — продвижение в соцсетях, в Яндекс Директе, афиши в городе и т. д.
- Страховка — например, ответственности организаторов массовых мероприятий, отмены или переноса события
- Полиграфия — билеты, программа, браслеты на руку
- Декор — фотозоны, плакаты, украшение сцены и т. д.
- Зарплата команды
- Безопасность и охрана мероприятия
И другие расходы, которые будут конкретно на вашем мероприятии. Например, вы захотите раздавать бесплатно воду, кофе, перекус.
Подсчитав смету расходов, вы можете переходить к расчёту цен на билеты.
Цена билетов
В первую очередь отталкивайтесь от рынка: посмотрите, сколько стоят похожие мероприятия и концерты в вашем регионе. Если вы проводите первый фестиваль, то цену можно поставить ниже рынка, чтобы привлечь зрителей.
Но также цена может быть выше рынка в зависимости от входящей ценности. Например, вы включите в стоимость трансфер за город или лёгкий фуршет, если фестиваль небольшой. Или добавите автограф-сессию с хедлайнером.
Чтобы не прогадать, предложите 2–3 тарифа: самый дешёвый (например, прийти послушать стоя и уйти), стандартный и VIP — может включать места, где группу лучше всего видно и слышно, обеды, личное общение с солистом — всё зависит от ваших возможностей.
Сначала считайте себестоимость стандартного билета: все затраты разделите на максимальную вместимость площадки. Например, при затратах 30 млн и вместимости 10 тысяч человек себестоимость билета составит 3 000 рублей. Теперь к этой цене нужно прибавить вашу наценку: 20–30% организатору. Далее можно заложить риски — к примеру, если будет продано только 70% билетов. Свериться с рыночной ценой — и выставлять тарифы.
Где брать деньги?
Посчитали бюджет, осталось понять, где взять столько денег?
Прежде всего, запомните: не проводите мероприятие только на деньги спонсоров. Это слишком рискованно, так как сумму могут отозвать у вас в любой момент.
Когда вы начнёте делать рекламу, деньги будут поступать от продаж билетов. Для начала вы можете вложить свои средства или взять кредит в банке — но перед этим хорошо просчитать свою математику.
Вот основные источники финансирования.
1. Спонсоры
Возможно, рядом с вами есть человек, который горит вашей идеей и мечтает привезти любимую группу в свой город. Обсудите с ним детально условия, на которых он будет спонсировать мероприятие, скрепив договорённости в документах.
Спонсоры могут давать деньги в обмен на упоминание их бренда, продвижение и рекламу, упоминания в пресс-релизах — включая продвижение личного бренда. Также это может быть местный бизнес, крупные компании, которые заинтересованы во взаимодействии с ЦА фестиваля. Например, те, кто изготавливает мерч, атрибутику.
2. Партнёры
Партнёры также могут давать вам что-то бесплатно: не только финансы, но и площадку, мерч, воду, дождевики, палатки и т. д.
Но для этого у вас должна быть реально классная идея и интересный фестиваль, а ещё — конкретное и выгодное предложение для партнёров. Оффер нужно проработать детально и индивидуально — например, вы обращаетесь к производителю палаток, чтобы они предоставили их на ваш open air, и в течение фестиваля несколько раз упоминаете, где покупать такие классные палатки.
3. Билеты
Это прямой доход от участников события, благодаря которому вы будете покрывать различные расходы.
4. Гранты и субсидии
Некоторые организации, включая государственные учреждения и фонды, предлагают гранты на поддержку культурных, образовательных и социальных мероприятий. Например, Российский фонд культуры, Президентский фонд культурных инициатив.
Деньги не нужно будет возвращать, но за каждую копейку придётся отчитаться и выполнить множество условий, установленных такими организациями.
5. Краудфандинг
Есть платформы краудфандинга, которые позволяют организаторам собирать деньги от множества людей, заинтересованных в поддержке мероприятия. Это может быть особенно эффективно для уникальных или инновационных идей. Например, такие площадки — это Planeta.ru, Boomstarter.
С их помощью вы сможете привлечь внимание к фестивалю ещё до запуска и создать сообщество вокруг своей идеи.
Соберите команду
Кто нужен, чтобы всё это организовать? Давайте рассмотрим минимальную команду, которую вы будете дополнять по мере необходимости и в зависимости от масштаба мероприятия.
- Организаторы
Проджект-менеджер, который отвечает за координацию всех процессов на фестивале. Им можете быть вы, но лучше взять минимум одного помощника. Также на больших ивентах понадобится финансовый менеджер, который возьмёт в свои руки бюджет. Можно пригласить отдельного человека на работу с артистами — опять же если это большой фестиваль, на котором будут выступать 5 и более групп.
- Техническая команда
Звукорежиссёр отвечает за качественный звук, светорежиссёр — за оформление сцены светом. За техническую инфраструктуру в целом несёт ответственность технический директор. Также понадобится монтажная бригада, которая будет устанавливать оборудование и готовить площадку к событию.
- Логистика и безопасность
Люди из этой части команды будут организовывать перевозку артистов и обеспечивать безопасность на событии. Чтобы в зал не прошли гости с оружием, стеклом или кто-то не выпрыгнул на сцену.
- Команда комьюнити
Люди, которые взаимодействуют со зрителями. Это маркетологи, регистраторы на входе на площадку, гардеробщики, служба поддержки, которая решает конфликтные ситуации.
- Волонтёры
Помогают с разными задачами непосредственно на площадке: кто-то заблудился, потерял билет, пролил на себя кофе и т. д.
- Ведущий
Тот, кто будет объявлять артистов, развлекать зрителей в перерывах, проводить активности.
- Другие сотрудники
Например, вы можете нанять ещё пресс-секретаря, который будет взаимодействовать с прессой и отвечать за пиар события. Пригласить фотографа, видеографа.
Если на площадке предусмотрена еда, то нужен кейтеринг, бармены и официанты.
На масштабных событиях также обычно дежурит скорая помощь и МЧС.
С каждым сотрудником должны быть оговорены его функции и заключён договор.
Запустите рекламу
В вашем бюджете должны быть заложены расходы на рекламу, так как только органически и бесплатно вы будете продвигаться очень долго, а билеты продавать всё-таки надо.
Тем не менее имеет место быть и бесплатная реклама фестиваля — ей не стоит пренебрегать.
- Пресс-релизы в СМИ. Городские паблики, сайты с региональными новостями могут разместить анонс вашего события, если оно интересное и на нём будут известные группы
- Розыгрыши. Несколько билетов можно разыграть бесплатно, запустив конкурс в соцсетях. Условия делайте максимально простыми: например, человеку нужно разместить у себя на странице анонс и написать, что он хочет пойти на мероприятие (учитывайте, что в ВКонтакте именно репосты сейчас не получают охватов, как было раньше)
- Реклама по бартеру. Например, предложите известному местному блогеру 2 билета на фестиваль в обмен на то, что он расскажет о вашем событии
- Приглашение от артистов. Вы можете попросить всех, кто будет выступать на мероприятии, записать видеообращение или анонс в своих соцсетях с приглашением прийти на концерт, а также добавить информацию на сайт и в группу
- Reels. Условно-бесплатный метод продвижения, потому что кто-то должен всё снимать и монтировать, придумывать сценарий ролика. Можете своими силами показывать процесс подготовки, факапы, рассказывать о группах, которые выступят на мероприятии
Ну и не забывайте про сарафан: рассказывайте на личной странице о подготовке к мероприятию и просите друзей поддержать вашу идею.
Теперь о платном продвижении.
- Таргетированная реклама в соцсетях и Яндекс Директе. Поручите это таргетологу, который уже работал с вашей нишей. Создайте группу и сайт события, куда будете вести трафик
- Инфлюенс-маркетинг. Заказ рекламы у блогеров, в пабликах с целевой аудиторией и размещение постов с анонсами
- Реклама на радио. Здесь легко найти свою ЦА: если организуете рок-фестиваль, то идите на радиоволну, где играет рок
- Аренда наружной рекламы. Билборды, реклама в транспорте, на остановках — недорогой способ получить широкий охват
Если фестиваль уже проходил или у вас уже есть база подписчиков на другие ваши события, используйте это для рассылок. Можно предлагать такой базе промокоды и скидки.
Многие используют метод динамического ценообразования: чтобы получить первых зрителей, за несколько месяцев до фестиваля открывают продажи по минимальным ценам. Чем ближе к мероприятию — тем дороже билеты. Перед повышением цен люди покупают более активно, но для этого, опять же, нужна база и место, где вы собираете свою ЦА. Например, вы приводите людей в группу и выкатываете там пост с напоминанием о повышении цены и этот же пост запускаете в таргет.
Обеспечьте безопасность
Давайте поговорим отдельно о безопасности мероприятия. Всё-таки фестиваль, особенно большой, — это много рисков и место с повышенной опасностью.
Чтобы необходимо сделать
- Спланировать и оценить риски
Сядьте с командой и выпишите всё, что может пойти не так: пошёл дождь, сломалась техника, на входе давка, отключили свет, в зале дерутся, кто-то зажёг файер — и по залу пошёл дым.
Далее спланируйте, что будете делать в экстренных ситуациях. Подумайте, что поручить подрядчикам: например, обеспечение безопасности участников и проверку вещей на входе, слежку за порядком в зале и т. д.
- Контролировать доступ на площадку
Установите возрастное ограничение и правила, кого вы не пускаете на мероприятие. Например, запрещено приходить в нетрезвом виде, без одежды/обуви.
Продумайте систему проверки билетов и организуйте пешеходные переходы, подъезды для автомобилей.
- Наймите профессиональную охрану
Обращайтесь в ЧОПы, где знают, сколько охранников нужно выделять на каждое событие, как они должны действовать в экстренных случаях. Разместите охрану в ключевых точках — равномерно по площадке, — чтобы охватывать каждую зону.
- Пропишите эвакуационные маршруты
Разработайте чёткие эвакуационные планы, особенно если площадка закрытая. Проведите тренировку для персонала и разберите действия в случае необходимости эвакуации. Продумайте, как вы будете разделять толпу и управлять ей.
- Техническая безопасность
Назначьте ответственного за техническую безопасность: надёжность конструкции сцены, работы оборудования.
- Установите камеры
Не должно быть «слепых зон» на площадке. Установите камеры на ключевых точках для мониторинга ситуации, записывайте видео и проверьте ёмкость памяти носителя.
Соберите обратную связь
Когда мероприятие прошло, остаётся собрать обратную связь от всех, кто на нём был. Попросите зрителей оставить отзывы, поговорите с артистами о том, как всё прошло для них.
Пообщайтесь с волонтёрами и персоналом, который работал на площадке: какие ситуации они видели, что предложили бы исправить или улучшить?
Соберите отзывы в соцсетях, которые оставили гости: например, по хештегу или по ключевым словам.
Если вы планируете проводить музыкальный ивент не один раз, а масштабировать его, то всегда найдётся, что в нём доработать и улучшить. И в этом вам поможет взгляд на событие со всех сторон.
Честная обратная связь — это точка роста вас как организатора.
Лайфхак: собирайте обратную связь не только по своему фестивалю. Ходите сами на похожие события, которые вам импонируют, где собирается нужная вам ЦА. Наблюдайте, что вам нравится, чего не хватает, слушайте, что говорят люди в очередях и в коридорах: всё это — готовые идеи для того, чтобы провести своё уникальное событие. Желаем собрать sold out!
Теги: команда, обратная связь, безопасность мероприятия, организация фестиваля, инфраструктура фестиваля, музыкальный ивент, реклама мероприятия, музыкальный фестиваль, концепция фестиваля, программа фестиваля, площадка для фестиваля, бюджет фестиваля, цена билетов