Уже больше года нельзя выбрать, получать больничные листы в электронном виде или бумажном, поскольку их оформляют преимущественно онлайн. Власти таким образом упростили взаимодействие между лечебным учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. И если работникам такое новшество очень удобно: от них практически ничего не требуется, то компаниям необходимо научиться работать по действующим правилам.
Навигация
Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой юридической силой, что закреплено Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Но выписывается он только в каком-то одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). То есть болеющий сотрудник не сможет получить цифровой и бумажный варианты одновременно.
Что собой представляет электронный листок
Хотя с 1 января 2022 г. почти всем оформляют документ онлайн, чем отличается электронный больничный от бумажного, многие сотрудники и работодатели не знают. Чисто внешне они весьма схожи, поскольку в обоих форматах содержатся одинаковые ячейки для заполнения. Основное отличие заключается в том, что ЭЛН заполняется в специальной программе, а бумажный документ — вручную. Есть разница и в правилах хранения.
Так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:
А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:
Так выглядит в личном кабинете работодателя электронный листок нетрудоспособности
Для сведения: статусы и коды электронных больничных
Как пользоваться электронными больничными
В оформлении и оплате электронных больничных листов задействованы три инстанции:
- лечебное учреждение;
- работодатель;
- Социальный фонд.
Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:
- Заключить соглашение о взаимодействии с региональным отделением Соцфонда.
- Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах». Это наиболее удобный вариант, поскольку через эту систему работодателю приходят уведомления обо всех изменениях, связанных с больничным, — открытие, продление, закрытие, аннулирование. Но компания вправе работать и через оператора ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале госуслуг.
- Обучить (при необходимости) бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
- Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.
Работодатель не обязан сообщать сотрудникам о работе с онлайн-больничными, поскольку это и так предусмотрено законом.
Если подготовительные мероприятия завершены, разберемся, как работает электронный больничный лист на практике:
- Врач формирует листок нетрудоспособности и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
- Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
- Работник передает номер в бухгалтерию. Либо Соцфонд самостоятельно уведомляет работодателя об открытии листка нетрудоспособности.
- Нет необходимости разбираться, как получить электронный больничный лист работодателю: он доступен в системе «Соцстрах» или личном кабинете страхователя по полученному номеру или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается заполнить необходимые поля. Обычно часть сведений заполнена автоматически, но их все равно следует проверить, и, при необходимости, исправить.
- После заполнения бухгалтером и подписи листок поступает в Соцфонд.
- Фонд занимается расчетом и выплатой пособия самостоятельно.
Если работник во время болезни фактически трудился, работодатель оплачивает отработанные дни, а не выплачивает пособие. В таком случае при поступлении запроса от Соцфонда о передаче необходимых сведений бухгалтер обязан указать, что пособие не положено.
Удобный сервис: онлайн-калькулятор для расчета больничных
Как заполнять больничные по новым правилам
В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержится подробная инструкция по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в прежнем, бумажном, бланке, необходимо указать:
- средний заработок для начисления пособия;
- страховой стаж;
- сумму к выплате;
- дату начала работы.
В инструкции указано, что делать с электронным больничным листом работодателю, если допущены ошибки при заполнении. Если они выявлены самим бухгалтером, документ заново заполняют и отправляют в Соцфонд с пояснением причины неточности. Если ошибки выявили сотрудники фонда, они направят запрос с просьбой уточнить сведения.
Чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.
Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он традиционный: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное платит Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.
Подробнее: сколько может длиться больничный и в какие сроки должен быть оплачен
Печатать или нет
Что написано пером, не вырубишь топором. Такой истины придерживаются на большинстве предприятий, поэтому как распечатать электронный больничный лист, знают практически все кадровики и бухгалтеры. А надо ли печатать? Ответ на официальном сайте Соцфонда гласит: распечатывать и хранить копию ЭЛН не нужно. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, но он, в отличие от традиционного варианта, хранится в информационной системе «Соцстрах».
Больничные на Госуслугах
По информации Минцифры, гражданин имеет возможность посмотреть свой электронный больничный лист в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи уже получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:
- номер документа;
- данные врача;
- сведения о медицинском учреждении;
- данные о периоде нетрудоспособности.
Плюсы использования
Преимущества электронных больничных показал 2020 год, когда из-за пандемии коронавируса листов нетрудоспособности было очень много.
Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.
Если используется ЭЛН, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской не обоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.
Надо знать: как проверить больничный лист на подлинность
Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.
Это лишь некоторые преимущества электронных больничных. Добавьте еще сокращение времени на обработку и получение документации, что немаловажно при работе предприятия в современных условиях.
Может понадобиться: особенности удержаний с выплат по больничному при наличии исполнительного листа
Видео: 10 главных вопросов про расчет и оплату больничных
Рассмотрим, как работодателю наладить электронный документооборот с СФР.
Как работает модуль «Лист нетрудоспособности»
Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах». Передавать информацию в эту систему работодатели могут, используя:
-
собственное программное обеспечение;
-
бесплатную программу ФСС;
-
личный кабинет страхователя.
С 2022 года во взаимодействии работодателей, работников и СФР (ФСС) по общему правилу используется форма электронного больничного листа (п. 3 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Работодатель при этом никак не принимает участие в составлении такого листка: все действия осуществляет медицинская организация.
Основное действие работодателя в рамках получения доступа к системе «Соцстрах» — предоставление в СФР (ФСС) недостающих сведений для оформления больничного.
При этом данная процедура производится по запросу фонда — через соответствующую систему, после закрытия больничного.
Срок предоставления сведений — 3 рабочих дня после получения запроса (п. 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).
С 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты от СФР (ФСС). Это значит, что работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни фонд оплачивает напрямую сотруднику. Это правило действует и в 2023 году.
О дополнительных возможностях модуля «Лист нетрудоспособности» (что может быть полезно для работников медучреждений) расскажем далее.
Дополнительные возможности модуля «Лист нетрудоспособности»
Данные из модуля «Лист нетрудоспособности» позволяют не только сформировать информацию в больничном листе, но и облегчить заполнение связанных с ним отчетных форм.
Например, модулем предусмотрена возможность стопроцентной автоматизации:
-
формирования статистических отчетов по экспертизе нетрудоспособности;
-
заполнения бумажного журнала выданных больничных листов.
Сформированная системой отчетность позволяет:
-
наглядно представить текущий уровень заболеваемости в РМИС;
-
получить оперативные данные о выданных листах нетрудоспособности.
Формируемый системой журнал листов нетрудоспособности обладает широким спектром возможностей:
-
быстрого поиска информации (по Ф.И.О. пациента, № листа, дате выдаче, фамилии врача и др.);
-
контроля случаев длительного нахождения пациентов на больничном;
-
экспорта имеющихся в системе данных в документы разного формата (Excel, Word, HTML, текст, Rect);
-
получения разнообразных статотчетов и анализа данных из больничных листов за несколько периодов.
Благодаря модулю «Лист нетрудоспособности» не только сокращается время на оформление больничного, но и:
-
снижаются трудозатраты медперсонала на заполнение и обработку множества бумаг;
-
дается врачам возможность уделить больше времени непосредственно пациенту, а не заполнению документов.
Что нужно сделать работодателям, чтобы их сотрудники могли пользоваться современными медтехнологиями при условии оформления электронных листков нетрудоспособности расскажем в следующем разделе.
Как работодателю наладить взаимодействие с СФР для применения электронного больничного
Любой работодатель с 2022 года обязан иметь доступ к системе «Соцстрах».
Для этого необходимо:
-
зарегистрировать фирму на сайте gosuslugi.ru;
-
открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru;
-
получить усиленную электронную подпись.
Через личный кабинет осуществляется обмен информацией о больничных листах с СФР (ФСС). Если такой электронный обмен информацией с СФР (ФСС) работодателя и медучреждения не будет налажен, работодатель не сможет выполнять обязательства, предусмотренные законодательством о социальном страховании.
Главные из таких обязательств — правильный расчет и своевременная выплата больничных.
Порядок информационного взаимодействия медучреждений, отделений СФР (ФСС) и работодателей утвержден постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567.
Он предусматривает:
-
способы и последовательность дистанционного взаимодействия всех участников информационного взаимодействия;
-
требования к техническому оснащению пользователей сведений (системам, каналам связи, безопасности и др.);
-
алгоритмы ведения единой базы данных о страховых случаях.
Не следует обязывать работника предоставлять в бухгалтерию номер электронного больничного.
Итоги
Электронный больничный выдается медучреждением пациенту по общему правилу, действующему с 2022 года.
Поддержка для бухгалтера из любой сферы и в любой организации!
-
Задавайте вопросы экспертам — безлимитно.
-
Читайте закрытые статьи с инструкциями, чек-листами, бланками и образцами документов — от 40 выпусков в месяц.
-
Смотрите вебинары и онлайн курсы — их уже более 600 в подписке и новые появляются регулярно.
Подписка «Клерк.Премиум» — универсальный помощник для бухгалтера.
Следите за нашими акциями и скидками!
При этом пациент не должен давать письменное согласие на получение и обработку его персональных данных в целях оформления электронного листка нетрудоспособности Данные из электронного больничного в СФР (ФСС) поступают благодаря медицинским информационным системам, объединенным ЕГИСЗ.
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.
Электронный больничный лист — инструкция для работодателя — это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия СФР со страхователями и медицинскими компаниями. Как действует система электронного документооборота с больничными листами? Как получать доступ к электронным больничным листам? Об этом расскажет наш материал.
Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?
С момента начала повсеместного применения электронных больничных — с 2022 года, работа кадровиков заметно упростилась. В их функции более не входит заполнение листка нетрудоспособности. Данный документ составляет медучреждение. О том, что на работника оформлен больничный, работодатель узнает из Личного кабинета страхователя (подп. «а» п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010). При получении после закрытия больничного листка запроса из СФР — предоставляет через личный кабинет недостающие сведения для оформления работнику выплаты (п. 10, 22 Правил).
Узнайте о правилах расчета больничного из специального материала.
Отметим, что есть узкая категория работников, по которым составление бумажного больничного всё же возможно. Это лица, сведения о которых составляют государственную тайну, и граждане, в отношении которых применяются меры государственной защиты (п. 2 Правил). Но обычный частный работодатель крайне редко нанимает таких работников.
ВАЖНО! От работника не требуется согласия на оформление электронного больничного (постановление Правительства России от 23.08.2021 № 1381).
Эксперты «КонсультантПлюс» пошагово разъяснили правила работы с электронными больничными. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Как работает электронный больничный лист
Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с СФР предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.
Подробности см. в материале « Как сдать электронный больничный лист в СФР (ФСС)».
Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения общаясхема действий заключается в следующем:
- Сведения о пациенте и поставленном диагнозе заносятся в спецпрограмму на компьютере (в модуле, который именуется«Электронная медицинская карта» или похожим образом в программе автоматизации работы медучреждения).
- Часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»).
- Больничный подписывается электронной подписью и отправляется в ЕГИСЗ (Единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).
Для сотрудника (пациента) предусмотрено фактически единственное действие в рамках процедуры оформления электронного больничного — сообщение при необходимости номера больничного работодателю. В законе формально прописан срок 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности, в течение которого работник вправе обратиться за пособием (п. 1 ст. 12 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Однако в общем случае применение данной нормы на практике не предполагается, поскольку информационное взаимодействие между работодателем, СФР и медучреждением, при котором оформляется электронный больничный, осуществляется без участия работника.
Таким образом, не нужно требовать от работника предъявления номера электронного больничного.
В некоторых случаях больничный листок не может быть выдан гражданину. Узнайте больше в специальном материале, подготовленном экспертами «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ.
Возможен ли выбор системы работы с листками нетрудоспособности?
С 2022 года работодатели по общему правилу не имеют возможности выбирать схему работы с листками нетрудоспособности: во всех случаях задействуется электронная.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Применение инновационной системы электронных больничных не избавляет работодателя от необходимости хранения больничных. Они считаются документами налогового учета. Поэтому, если на предприятии имеются старые бумажные больничные листки, их необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
Наименование работодателя в больничном листке должно соответствовать ряду требований.
В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.
Не забываем, что работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни оплачивает СФР напрямую сотруднику. Для этого в фонд при необходимости передаются данные на выплату пособия.
О том, как правильно произвести необходимые действия работодателю, узнайте в «КонсультантПлюс». Для этого получите пробный доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.
Функции работодателя по работе с электронным больничным
Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа с 2022 года не регламентируются никакими федеральными нормативными актами.
При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:
- Изучить содержание электронного листка нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте lk.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на Портале госуслуг.
- После входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи.
- На первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф.И.О. сотрудника, его СНИЛС, номере листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»).
- При получении от фонда уведомления необходимо отправить через личный кабинет дополнительные сведения.
- Отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).
Некоторые аспекты применения электронных больничных разъяснил Минтруд России. Переходите по ссылке и смотрите подробности.
Главная задача работодателя теперь, когда работа с больничными листками значительно упрощена, — корректно рассчитать и выплатить в установленный срок пособие (в той части, которая начисляется за счет работодателя). Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили материал, который поможет вам эффективно решить данные задачи. Получите бесплатный пробный доступ к нему.
Узнайте о начислениях, который учитываются при расчете больничного, из специального материала.
О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, рассказывается в материале «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».
Итоги
Электронный больничный обязателен с 2022 года. В рамках ведения электронного документооборота между медучреждением, работодателем и СФР кадровикам и бухгалтерам более не требуется заполнять свою часть листка нетрудоспособности. Тем не менее каждая компания должна зарегистрироваться на Портале госуслуг и с помощью полученного пароля и логина войти в личный кабинет на сайте lk.fss.ru — в этом электронном сервисе происходит обработка больничных листов в установленном порядке. Работодатель через личный кабинет при необходимости направляет в СФР недостающие сведения. Электронный больничный позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования и полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности.
Уже несколько лет в России действуют только электронные больничные листы. Бумажные больничные могут выдавать только сотрудникам, информация о которых является гостайной, а также жителям новых территорий. По новым правилам сотрудник не обязан предоставлять работодателю листок нетрудоспособности (ЭЛН). Все действия по оформлению, расчёту пособия и закрытию больничного происходят в электронной системе.
В статье рассказали о том, какие ещё изменения появились в 2025 году. Дали пошаговую инструкцию, как бухгалтеру работать с электронными больничными.
Содержание:
Как работает электронный больничный
Что изменилось в оформлении электронных больничных в 2025 году
Кто может выдать и получить электронный больничный
Как бухгалтеру работать с больничными в 2025 году: пошаговая инструкция
В чём плюсы перехода на ЭЛН
Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса
Выводы
Как работает электронный больничный
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) — это официальный больничный лист, который подтверждает временную нетрудоспособность сотрудника. От бумажного он отличается тем, что его заполняют и хранят в электронном виде, а для работы с ним необходимы специальные программы.
Порядок взаимодействия работодателя, медицинской организации и СФР при выдаче больничного
Вот как происходит работа с электронным больничным листом:
- Если сотрудник заболел, он обращается в медицинское учреждение, в котором ему открывают больничный лист.
- Врач оформляет ЭЛН на первом приёме. В системе СФР он заполняет следующие данные: Ф. И. О. и дату рождения сотрудника, код нетрудоспособности. Также врач указывает название медучреждения, свои Ф. И. О. и специализацию. Затем заверяет ЭЛН квалифицированной электронной подписью.
- СФР направляет сведения об открытом ЭЛН работодателю и запрашивает у него информацию о застрахованном сотруднике. Когда больничный будет закрыт, СФР также уведомит об этом работодателя и направит ему предзаполненный документ для уточнения данных.
- Работнику все данные по электронному больничному листу приходят на Госуслуги.
- Работодатель выплачивает работнику пособие за три первых дня больничного в период перечисления аванса или зарплаты.
- Социальный фонд России рассчитывает и выплачивает пособие по ЭЛН за оставшиеся дни больничного. Выплаты по больничному должны поступить сотруднику не позднее 10 рабочих дней со дня получения от работодателя уточнённого ЭЛН.
Порядок взаимодействия участников ЭДО при открытии, закрытии ЭЛН и выплате больничного
Что изменилось в оформлении электронных больничных в 2025 году
Электронные листы нетрудоспособности в России используют с 2022 года. В 2025 году переход на этот вид документооборота завершился окончательно. Вот основные нововведения.
СФР полностью перешёл на ЭЛН. В 2025 году обмен информацией между работодателем и СФР происходит только через сервисы электронного документооборота. Исключение — реестры с признаком «Перерасчёт» и реестры с признаком «Проживание на территории по 20-ФЗ».
Сотрудникам, работающим по ГПД, дали право на выплаты по больничным. Однако есть условие: если в предыдущем году за них были уплачены взносы в размере не менее стоимости страхового года.
Например, у исполнителя по ГПД есть право на получение пособия в 2025 году, если в 2024 году за него были уплачены взносы, приходящиеся на страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства, в размере не менее 6696,22 рубля.
Порядок расчётов с исполнителем такой же, как и для сотрудников в штате. Если больной одновременно работает и в штате, и по договору, он вправе получить выплаты от каждого из работодателей.
Увеличились суммы МРОТ и лимиты оплаты труда страховыми взносами. С 1 января 2025 года увеличился минимальный размер оплаты труда (МРОТ). Теперь он составляет 22 440 рублей. Эту цифру нужно учитывать, если:
- заработок в расчётном периоде отсутствовал или он меньше МРОТ;
- пособие за месяц меньше МРОТ;
- страховой стаж работника составляет менее шести месяцев.
В 2025 году лимит оплаты труда для обложения страховыми взносами увеличили до 2 759 000 рублей. Если доход сотрудника был выше, рассчитывать больничный нужно на основе лимита.
Для расчёта больничных в 2025 году используют период с 1 января 2023 года по 31 декабря 2024 года. В 2025 году среднедневной заработок не может быть меньше 737,75 рубля, а максимальный составляет 5673,97 рубля.
Нужен отчёт о застрахованных лицах. Чтобы оперативно рассчитать и произвести выплату, Социальный фонд России заранее собирает у работодателей сведения о сотрудниках по форме, утверждённой Приказом СФР от 22.04.2024 №643. Форма содержит персональные данные застрахованных сотрудников и реквизиты для перечисления им пособий.
Образец формы сведений о застрахованном лице для СФР
Сокращён срок отправки сведений в СФР. В течение трёх рабочих дней после запроса СФР работодатель должен отправить в Фонд сведения о сотрудниках для выплаты им пособия по нетрудоспособности.
Возмещение излишней выплаты пособия. СФР вправе требовать возмещения излишне выплаченных средств, если это произошло из-за недостоверных сведений. Выплачивать возмещение будет тот, кто предоставил такие сведения: работодатель, медицинское учреждение или сотрудник (пп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 Закона №255-ФЗ).
Изменение сроков выдачи больничных. С сентября 2025 года Минздрав планирует ввести новые правила, которые регулируют срок выдачи больничных листов. Они будут касаться сотрудников, которые в течение шести месяцев брали больничный четыре раза. На пятый раз ему выдадут листок нетрудоспособности только на три дня. Продлить его он сможет по решению врачебной комиссии.
Эти правила не коснутся работников, которые:
- находятся на медицинской реабилитации;
- ухаживают за больным родственником;
- болеют социально значимыми заболеваниями (онкология, туберкулёз, гепатит) и нуждаются в заместительной почечной терапии.
Кто может выдать и получить электронный больничный
ЭЛН имеют право выдать организации, у которых есть лицензия на медицинскую деятельность (Приказ Минздрава от 23.11.2021 №1089н). Открыть электронный больничный лист может врач любой специализации, кроме врача скорой помощи:
- лечащий врач;
- фельдшер;
- стоматолог.
Получить больничный может гражданин, застрахованный по обязательному соцстрахованию:
- гражданин России;
- иностранец и лицо без гражданства, постоянно или временно проживающее в РФ;
- иностранец и лицо без гражданства в период временного пребывания в РФ.
Работники могут отслеживать информацию об ЭЛН на портале госуслуг или в личном кабинете на сайте Социального фонда России.
Как бухгалтеру работать с больничными в 2025 году: пошаговая инструкция
Работа с ЭЛН в любой организации вне зависимости от сферы деятельности включает четыре последовательных этапа. Рассказываем, что нужно сделать бухгалтеру на каждом из них.
Шаг 1. Настройте доступ к ЭДО
Работодатель обязан иметь доступ к системе электронного документооборота СФР — ЕИИС «Соцстрах». Как только работник откроет больничный, данные об этом поступят в систему.
Есть несколько способов организовать такой доступ.
Через сервис «Социальный ЭДО», он встроен во все программы бухучёта. СЭДО разработан СФР и предназначен только для взаимодействия между ним, работодателем и медицинским учреждением.
Для этого нужно зарегистрировать компанию на Госуслугах. В этом случае обмен данными будет только с СФР.
Через оператора ЭДО. Операторы ЭДО — компании, которые предлагают программное обеспечение для ведения документооборота в электронном виде. Возможность работы с ЭЛН — это лишь одна из функций, которые выполняют сервисы ЭДО.
Например, в сервисе СБИС, с которым работает УБРиР, максимально удобно оформлять и направлять отчётность в СФР. Программа автоматически подтянет занесённые в базу данные, а также напомнит о том, что необходимо обновить сведения или ответить на запрос СФР. В ней можно оперативно отслеживать открытие, продление или закрытие больничных сотрудниками.
Шаг 2. Ответьте на запрос СФР в срок до трёх рабочих дней
СФР может запросить у работодателя некоторые сведения. Например, о стаже, заработке за прошедшие два года, окладе, тарифной ставке, районном коэффициенте. Для этого Фонд направляет работодателю официальный запрос через ЭДО. Работодатель должен предоставить необходимые сведения в течение трёх рабочих дней.
Шаг 3. Обработайте предзаполненные сведения от СФР
После закрытия больничного листа СФР сам рассчитывает и выплачивает пособие на основе информации из формы «Сведения о застрахованном лице».
Чтобы проверить правильность внесённых данных, СФР направляет работодателю предзаполненные сведения для выплаты больничного. Работодатель в срок до трёх рабочих дней должен подтвердить или уточнить эти данные.
Шаг 4. Оплатите первые три дня больничного
Первые три дня больничного оплачивает работодатель. Такие выплаты можно оформить локальными актами. Последующие дни больничного оплачивает СФР. По Федеральному закону от 29.12.2006 №255-ФЗ выплаты производятся в срок до десяти рабочих дней с момента получения необходимых сведений.
В чём плюсы перехода на ЭЛН
Электронный больничный экономит время и упрощает работу врачам, работодателям и сотрудникам Социального фонда РФ. Для работника ЭЛН тоже удобен: сотрудник может легко узнать, какие выплаты он получит от СФР за дни болезни.
ЭЛН невозможно фальсифицировать. Одной из главных причин перехода на электронный документооборот были частые злоупотребления. Теперь весь процесс — от открытия больничного листа до получения работником выплат — максимально прозрачен.
С ЭЛН удобно работать. Работник может не бояться потерять или испортить больничный. А медицинское учреждение, СФР и работодатель не тратят ресурсы на организацию хранения бумажных больничных.
Сокращается время на оформление. Процессы заполнения, корректировки и передачи больничных от медицинской организации к работодателю и СФР максимально автоматизированы. Благодаря этому сотрудники медицинских учреждений и СФР не тратят время на то, чтобы перенести информацию с бумажного носителя в программу.
Меньше ошибок при заполнении и передаче информации. Бухгалтеру организации и сотруднику СФР не нужно вручную переносить информацию и номер документа с бумаги в компьютерные базы. Благодаря этому снижается вероятность технических ошибок при многократном вводе данных.
Онлайн-бухгалтерия для малого бизнеса
Онлайн-бухгалтерия помогает в автоматизации большинства бухгалтерских задач:
- подготовке «Сведений о застрахованном лице»;
- отслеживании данных об открытых больничных;
- корректировке ЭЛН, полученных от СФР;
- подготовке ответов на запросы СФР;
- начислении выплат за первые три дня больничного.
Сервис «Социальный ЭДО», через который происходит электронный документооборот с СФР, встроен во все бухгалтерские программы. С какой конкретно работать — зависит от особенностей задач конкретной организации.
Например, можно подключить сервисы с ЭДО СБИС или 1С:Директ банка УБРиР. В интернет-бухгалтерии СБИС удобно вести учёт и формировать отчётность. А в 1С:Директ можно быстро обмениваться электронными документами с банком.
Выводы
Использование ЭЛН гораздо удобнее для всех участников процесса, чем работа с бумажными аналогами. В 2025 году любая бухгалтерская программа позволяет настроить обмен данными с СФР, отслеживать информацию об открытых сотрудниками больничных и оперативно обрабатывать поступающие данные для начисления выплат.
Важные изменения 2025 года:
- право на больничный получили сотрудники, нанятые по ГПД;
- увеличились минимальный и максимальный размеры выплат;
- изменились правила предоставления ЭЛН: если сотрудник в течение шести месяцев брал больничный четыре раза, на пятый раз ему откроют ЭЛН только на три дня, а затем направят на врачебную комиссию;
- если СФР выплатил сотруднику излишние средства из-за неверно представленных сведений, виновный должен будет компенсировать их Фонду.