Как пользоваться кассовым аппаратом инструкция с фото для начинающих

Все расчёты с покупателями регулирует закон № 54-ФЗ о кассовой технике. Он позволяет налоговой видеть в режиме
онлайн выручку магазинов и защищает интересы покупателя. Достигается это с помощью современных касс, которыми
пользуются продавцы.

Работа с онлайн-кассой очень ответственная и предполагает внимательный учёт денег, а также соблюдение строгого порядка.
Поэтому и кассиру, и самому предпринимателю необходимо знать, какие требования закон предъявляет к эксплуатации кассовой
техники.

В статье расскажем, как правильно работать с кассой без нарушений и штрафов.

Требования к современным кассам

Согласно закону № 54-ФЗ используемая касса должна числиться в реестре ФНС России и соответствовать определённым техническим
характеристикам:

• содержать фискальный накопитель (ФН) – специальный чип, который накапливает фискальные данные о продажах и
  передаёт их в онлайн-режиме через оператора фискальных данных (ОФД) в ФНС России;
• иметь бесперебойное подключение к интернету (провод, сим-карта, Wi-Fi);
• обеспечивать шифрование данных о расчётах;
• печатать чеки с основными реквизитами и отправлять покупателю электронную версию документа на телефон или почту;
• обеспечивать работу с маркированными товарами в соответствии с законодательными требованиями.

Что должен знать новый сотрудник, чтобы получить допуск к онлайн-кассе

Прежде чем начать работать на кассе, кассир-новичок должен выполнить несколько моментов.

1. Ознакомиться с нормативными требованиями закона № 54-ФЗ к онлайн-кассам как техническим устройствам, к
   работе на онлайн-кассе (то есть знать кассовую дисциплину, информацию о корректном закрытии смены и т. д.).
2. Ознакомиться с локальным регламентом работы на современных кассах.
3. Перед оформлением на должность подписать составленный работодателем договор о материальной ответственности за
   нарушение порядка действий на онлайн-кассе. Это означает, что если вина кассира будет установлена, штраф будет
   взыскиваться с него, а не с владельца бизнеса, даже если ущерб магазину нанесён по неосторожности. Все наказуемые
   случаи перечислены в статье 243 ТК РФ.
4. Прослушать инструктаж по технике безопасности и охране труда.
5. Изучить технические характеристики и правила эксплуатации конкретной модели онлайн-кассы, то есть инструкцию к
   применяемой на рабочем месте кассовой технике.
   Хоть кассы и похожи друг на друга, каждая модель имеет свою специфику работы.
   Также кассир обязан понимать, как работает терминал эквайринга.
6. Узнать, как отличать фальшивые купюры от настоящих. В соответствии с КоАП размеры штрафов, налагаемых на кассиров,
   могут быть довольно крупными, а в некоторых случаях применяются нормы Уголовного кодекса РФ.

Некомпетентность в перечисленных выше вопросах приводит к рискам, связанным с поломкой дорогостоящей кассы.
Также кассир может некорректно оформлять кассовые операции, что привлечёт внимание налоговой службы и приведёт к штрафам.

После того, как инструктаж пройден, знания получены, можно начинать эксплуатировать онлайн-кассу.

Как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику

Универсальная инструкция, которая описывает работу на любых кассах, состоит из нескольких шагов и выглядит следующим
образом.

Шаг 1. Подготовка к работе.

В начале рабочего дня кассир получает доступ к денежному ящику (ключи) онлайн-кассы, разменные деньги (для выдачи
сдачи покупателям), чековую ленту, а также принимает остаток денежных средств. Получение размена фиксируется в кассовой книге.

Проверяет, надо ли менять ленту. Если да, то корректно устанавливает ленту и включает технику. Кассовым аппаратом
печатается чек диагностики.

Включает и проверяет работу дополнительного оборудования: принтера чеков, банковского терминала, дисплея покупателя,
весов, сканера, детектора банкнот и т.д.

Шаг 2. Открытие смены

После включения ККТ нужно открыть смену – нажать соответствующую кнопку, войти в систему под своим паролем. Касса
напечатает отчёт об открытии смены.

Если неизвестно, будут ли покупатели, смену можно открыть с первым клиентом. Тогда ККТ сформирует отчёт автоматически
в момент пробития первого документа о продаже.

Отчёт с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчётов и кассире отправляется ОФД.

Шаг 3. Продажи на онлайн-кассе

Начинается фаза активной деятельности, во время которой кассир должен соблюдать некоторые правила, чтобы не нарушить
закон № 54-ФЗ и внутренний режим функционирования торговой точки. Они прописываются в локальных актах и включают в себя
следующие пункты:

• Обеспечить сохранность денежных средств во вверенной ему онлайн-кассе. Как материально-ответственному лицу,
  кассиру нельзя покидать место работы с включённой техникой и допускать к кассе посторонних.
• Не открывать корпус и не чистить детали кассы агрессивными химическими веществами.
• Соблюдать правила расчёта с покупателями (чётко называть общую стоимость покупки, сумму полученных от покупателя
  денег и сумму сдачи).
• Проверять принятые от покупателей купюры на подлинность.
• Не отпускать алкогольные напитки и табачные изделия лицам младше 18 лет.
• В затруднительных ситуациях пользоваться памяткой кассира. Например, когда товар не определяется в базе данных
  кассы, действовать согласно инструкции оформления такого товара из памятки.
• После сканирования всех позиций спрашивать у покупателя карту лояльности.

Примерная схема работы на кассах при продажах:

Кассир нажимает кнопку «продажа», сканирует с товара штрих-код или вводит код вручную. Если нужно, указывает
количество позиций или взвешивает товар. Далее последовательно нажимает «в чек», «к оплате», выбирает способ оплаты,
вводит сумму, полученную от покупателя, нажимает «оплатить». Касса печатает чек, а данные о покупке уходят в ФНС России
через ОФД.

Современные кассы принимают наличную, безналичную и смешанную оплату. При продаже по свободной цене продавец сам указывает
цену товара.

При продаже маркированных товаров кассир должен сканировать код маркировки, чтобы в чеке отразились необходимые по закону
реквизиты, и использовать
разрешительный режим продаж на кассах.

Какие фискальные документы оформляются на онлайн-кассе во время продаж

На каждый приобретённый товар или оказанную услугу кассир должен оформить
чек с признаком расчёта Приход и предоставить его покупателю в бумажном или электронном виде
(электронный документ предоставляется, если клиент сказал свой номер телефона или адрес электронной почты).

Также фискальный документ Приход оформляется:

• Когда покупатель (физлицо) переводит средства на расчётный счёт продавца. Документ формируется не позже, чем
  на следующий день после поступления денег.
• Когда заказ оплачен через форму на сайте. Но чеки в этом случае кассиры не выдают, они направляются в электронном
  виде через онлайн-кассу.

В течение рабочей смены кассир может выбивать и другие фискальные документы.

Если при оформлении чека кассир допустил ошибку или забыл пробить чек
и в конце смены в онлайн-кассе оказались неучтённые деньги, формируется чек коррекции.
Рекомендации ФНС России:

• неправильная сумма расчёта должна прописываться в чеке коррекции отдельной строкой;
• чек коррекции должен содержать обязательные реквизиты с учётом используемого на онлайн-кассе ФФД;
• желательно указать фискальный признак ошибочного документа,
• чек коррекции можно создать только в течение кассовой смены и не обязательно на том аппарате, где была допущена
  ошибка,
• корректирующий документ лучше создать сразу после выявления правонарушения, чтобы не получить административных
  взысканий.

Подробно о правилах оформления чека коррекции мы писали
в статье.

Покупатель возвращает товар или кассир пробил лишнюю позицию
– формируется чек Возврат прихода. Для этого кассир пробивает на ККМ новый чек с реквизитами,
идентичными чеку продажи, но в признаке расчёта указывает Возврат прихода.

Некоторые магазины закупают у физлиц, например, фермерские товары или металлолом – здесь
оформляется документ с признаком Расход.

Если покупатель внёс аванс, в поле Признак расчёта чека указывается
Аванс или Предоплата.

Иногда локальными актами организации устанавливается требование для кассира составить пояснительную записку к документу
коррекции или попросить клиента заполнить заявление на возврат.

Шаг 4. Закрытие смены

В конце рабочего дня формируется отчёт о закрытии смены (старое название – Z-отчёт). Он должен содержать информацию о
количестве выданных чеков за смену, количестве непереданных ОФД фискальных документов, суммы по всем чекам (с любыми
признаками расчёта).

Если по какой-то причине кассир через сутки смену на онлайн-кассе не закрыл (забыл, не успел), при этом чеки не пробивались,
ему нужно сразу после обнаружения данного факта создать отчёт о закрытии. Тогда, возможно, ему будет предупреждение,
а не штраф.

Отчёт (разъяснение) о пробитых чеках после незакрытой смены необходимо предоставить налоговой раньше, чем ОФД. Если ФНС
сочтёт оправдания убедительными, денежное взыскание будет минимальным.

В магазине, который открыт круглосуточно, кассир должен закрыть текущую смену через 24 часа после её начала и сразу же
открыть новую.

Наличные деньги подсчитываются и сдаются – на них оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), итоговые суммы заносятся
в кассовую книгу.

Лимит кассы – это максимальное количество оставшейся наличности в ККТ в конце смены после того, как создан отчёт о
закрытии. Его устанавливает владелец бизнеса. Если лимит кассы не установлен, средства в онлайн-кассе хранить нельзя.
За это штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ.

Особенности кассовой дисциплины для ИП

Индивидуальные предприниматели, как правило, сами работают с кассами. Нормативных требований, в отличие от организаций,
к ИП меньше. Ведение кассовой книги, оформление ПКО и РКО (расчётного ордера), соблюдение лимита остатка
наличности в онлайн-кассе – необязательные процедуры для ИП, но они могут выполняться для удобства. После закрытия
смены предпринимателю достаточно просто убрать заработанные деньги в сейф или распорядиться ими на своё усмотрение
без оформления какой-либо отчётности.

Но для ИП установлен лимит расчётов наличными с другими ИП и компаниями – до 100 тысяч рублей. Если сумма больше,
требуется безналичный расчёт.

Основное требование к ИП по работе с кассовым аппаратом – правильно оформлять и вовремя выдавать чеки, не допускать
ошибок в отчёте после закрытия смены.

Как работать с онлайн-кассой, если возникли проблемы

Рассмотрим несколько случаев.

Произошла поломка кассы или ФН, прекратилась подача электричества

Торговлю нужно остановить и доложить о проблеме руководству. Иначе вы станете продавцом, который работает без
онлайн-кассы. А это уже серьёзное нарушение закона, и штрафы тоже серьёзные (КоАП РФ статья 14.5 пункт 2):

• для ИП – от 25 до 50% от суммы расчёта без ККТ, но не менее 10 тысяч рублей;
• для юрлиц – от 75 до 100% от суммы, но не менее 30 тысяч рублей.

Если касса отказалась работать (или питание пропало) в момент расчёта, то после разрешения ситуации кассир должен
сразу сформировать на выручку чек коррекции. Важно, чтобы налоговики не обнаружили ошибку первыми.

Возможна ситуация, когда электричество отключили надолго, а покупатели просят продать, например, товары первой необходимости.
Можно, конечно, пойти клиентам навстречу и вместо кассового чека выписывать БСО или товарный чек. Но не факт, что
взысканий не будет, даже если вы представите налоговикам официальную справку о сбоях в электроснабжении. Всё на
усмотрение местного филиала ФНС.

Отключили интернет

Если сеть временно недоступна, можно продолжать работать. Современные кассы готовы к такой ситуации. Пробитые чеки
сохраняются в памяти фискального накопителя, после восстановления связи накопленную информацию ФН сразу отправляет
в налоговую. По закону передача фискальных данных должна происходить не реже, чем раз в 30 дней. Если нарушить срок,
ФН заблокируется. Поэтому кассиру нужно сразу сообщить о проблеме с интернетом руководству.

Увидеть, что связь восстановлена и чеки уходят в ФНС, можно в уведомлениях кассы, в ЛК ОФД, в отчёте о завершении смены.
Если непереданные документы всё равно есть, следует обратиться в техническую поддержку онлайн-кассы.

Случился форс-мажор

Обстоятельства непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и иные события) маловероятны, но могут и случиться.
Тут уже никто не будет требовать соблюдать закон в продажах.

Была ли эта статья полезной?

Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем, который сначала записывает, а затем передает данные о доходах бизнеса напрямую в ФНС. Согласно Федеральному закону 54-ФЗ, через онлайн-кассу обязан работать фактически любой бизнес.

Если касса будет работать с ошибками, для налоговой это будет значить, что вы умышленно искажаете информацию о доходах. Есть риск получить предупреждение или штраф. Какие требования нужно учесть и как избежать ошибок, разбираемся в статье вместе с налоговым консультантом Анной Кожевниковой.

Коротко об эксперте:

• Анна более 15 лет является юристом, предпринимателем и налоговым консультантом. Оборот клиентов — от 5 до 700 млн рублей в год.
• Ведет телеграм-канал более чем с 2 000 подписчиков, где доступным языком рассказывает о налогах, изменениях в праве, минимизации рисков для бизнеса.
• Автор и ведущая курсов и онлайн-тренингов для предпринимателей.

Какие есть требования к онлайн-кассам

Требования к кассам указаны в Федеральном законе № 54-ФЗ (Ст. 4):

• у кассы должен быть обозначен заводской номер на корпусе;
• необходимо устройство для печати чеков и точные электронные часы;
• касса должна поддерживать работу с фискальным накопителем, формировать электронные чеки.

Если бизнес продает в интернете, печать бумажных чеков не требуется — их отправляют в электронном формате.

Чтобы предпринимателю было проще купить кассу, которая соответствует всем требованиям, ФНС разработала Реестр контрольно-кассовой техники. В нем есть сведения о каждой модели.

Что такое фискальные документы: какие формирует онлайн-касса

Это чеки и отчеты, которые после формирования хранятся в фискальном накопителе. А также у ОФД — посредника, через которого документы попадают в налоговую.

Как пользоваться онлайн-кассой

Открыть смену

Прежде чем начать торговлю в магазине, продавец запускает формирование отчета об открытии смены. Для этого выбирает нужный раздел в меню кассы.

После касса сформирует отчет об открытии смены и направит оператору фискальных данных. Если с отчетом все в порядке, на кассу придет уведомление, и она автоматически распечатает отчет на чековой ленте. Сразу после этого кассир может начать торговлю и выдавать покупателям чеки.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

Пример отчета об открытии смены

Выдать чек покупателю

Обычно кассир берет за товар деньги, пробивает чек прихода и отдает клиенту. Но покупатели могут платить по-разному. От этого зависит, как и кто формирует чеки. 

Распространенные ситуации:

• При расчете наличными или картой чек формирует продавец, причем сразу после оплаты.
• При переводе денег по реквизитам продавец формирует чек на следующий рабочий день после того, как деньги пришли на банковский счет компании.
• Если оплата происходит через сайт, продавец чек не формирует, — это делает касса в фоновом режиме.

Кассир может выбивать разные чеки. Например, покупатель возвращает товар — кассир выбьет чек на возврат. А если продавец неверно указал количество товара или пробил не тот артикул, то он обязан выдать чек коррекции.

Закрыть рабочую смену

Кассир обязан сформировать отчет о закрытии смены в конце рабочего дня. В отчет попадают все кассовые операции за смену, а конкретно — количество:

• пробитых чеков;
• фискальных документов, которые не передали ОФД;
• суммы по разным чекам.

Важно помнить, что по закону рабочая смена не привязана к суткам и длится 24 часа. Это значит, если кассир начал работать во вторник вечером, а закончил вечером в среду, смену надо закрывать.

Плохо, если кассир не успел или забыл закрыть смену. О нарушении обязательно узнает налоговая служба и назначит штраф. Но есть нюансы:

• Если смену не закрыли вовремя, но при этом не успели пробить чеки, как можно скорее формируйте отчет о закрытии. Тогда претензий от налоговой не будет.
• Если смену не закрыли, но при этом пробили чеки, скорее сообщайте в ИФНС. Не тяните, вам надо опередить ОФД. Приводите аргументы, например, что произошла авария или ЧП. Если доводы покажутся убедительными, штраф все равно назначат, но минимальный.

Провести инкассацию

Деньги из кассы продавец сдает после того, как сформирован отчет о закрытии смены. Без отчета инкассацию провести нельзя.

Ошибки в работе с онлайн-кассами: как их не допустить и исправить

Большое количество ошибок связано с неверными настройками кассы. Помимо стандартных реквизитов, в кассовом чеке должны быть место, признак расчета, информация о товаре, ставка НДС (ст. 4.7 закона 54-ФЗ).

Еще в документе должны быть особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или email, если покупатель хочет получить документы в электронном виде, QR-код.

Какие еще бывают ошибки:

• неверная сумма чека;
• неправильный способ расчета: наличный или безналичный;
• чек не учтен в ФНС из-за сбоев;
• не совпадают даты формирования чека и фактического поступления денег.

Важно: если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а затем предоставит данные о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.

Как исправить ошибку в чеке

В фискальных документах есть отдельные операции, чтобы внести корректировки. Ошибку можно исправить с помощью чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.

Версию ФФД можно посмотреть в отчете об открытии смены. В поле ФФД прописаны цифры 2, 3 или 4. Они обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно. Другой вариант — в личном кабинете ОФД, если оператор дает такую возможность. Например, на Платформе ОФД.

Проблемы с онлайн-кассой: что делать

В магазине могут произойти различные ЧП. Например, сломается фискальный накопитель или коммунальные службы отключат электричество. Вот инструкции, что делать, чтобы все было по закону. 

Отключилось электричество. Если выбило пробки и в магазине нет электричества, задача кассира — остановить торговлю и не выдавать товарные чеки, так как это нарушает закон.

Может случиться, что электричество отключилось, когда продавец рассчитывался с покупателем. Тогда в кассовой операции могут быть ошибки. Надо дождаться, когда электричество дадут, и провести чек коррекции.

Отключился интернет. Это не так страшно. Чеки попадут ОФД, когда интернет снова появится. Рекомендуем проверить, что чеки ушли. Это можно сделать в личном кабинете оператора, через отчет о текущем состоянии расчетов или закрытии смены.

Фискальный накопитель не работает. Отнесите его в сервисный центр. Если в сервисном центре сообщат, что накопитель сломан, его надо заменить, а старую кассу перерегистрировать. После необходимо проверить, как работает онлайн-касса. Если все в порядке, можете снова на ней работать.

Что будет, если не использовать онлайн-кассу

Есть некоторые исключения, кому все-таки разрешили торговать без онлайн-кассы. Например, если бизнес продает печатные издания в киосках, ценные бумаги, торгует на рынках и ярмарках. Полный список есть в законе № 54-ФЗ (ч. 2). Всем остальным торговать без онлайн-кассы нельзя.

«Если ФНС обнаружит нарушение, передаст дело налоговому инспектору, а тот пойдет разбираться в суд. В итоге суд может назначить штраф, размер которого зависит от того, кто нарушитель:

• индивидуальный предприниматель или должностное лицо заплатит от ¼ до ½ величины расчета, который осуществили без кассы. При этом меньше 10 тысяч рублей штраф быть не может.
• юридическое лицо заплатит от ¾ до одного размера суммы расчета без использования кассы, но никак не меньше 30 тысяч рублей.

Если бизнес нарушит закон еще раз, сумма произведенных без кассы расчетов достигнет 1 миллиона рублей или больше, наказание уже будет по ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ:

• должностных лиц дисквалифицируют на год или два;
• деятельность индивидуального предпринимателя и юрлица приостановят на срок до 90 дней.

Если бизнес использует кассу, которая не соответствует стандартам, компания может получить предупреждение от надзорных органов либо сразу административный штраф: от 5 до 10 тысяч рублей».

Анна Кожевникова

Самое главное: как работать с онлайн-кассами

• Онлайн-касса — это специальный девайс для торговли. Он формирует чеки и отчеты и передает их в ФНС. Предпринимателю не надо ходить в отделение и заносить бумажные копии.
• По законам РФ без кассы торговать нельзя, иначе — штраф. Если бизнес нарушает закон все время, суд может приостановить деятельность компании.
• В законодательстве прописаны требования к онлайн-кассам, но проще не вникать в них, а выбрать кассу из реестра ФНС — они соответствуют всем необходимым стандартам.
• Кассир должен не забывать открывать смену — иначе касса не будет выдавать чеки. Не менее важно вовремя закрывать смену, чтобы бизнесу не назначили административный штраф.

Как пользоваться кассовым аппаратом

Обязательное использование контрольно-кассовой техники представителям бизнеса регламентируется законом 54-ФЗ. Нарушение этого требования чревато штрафными санкциями и приостановлением деятельности торговой точки. Поэтому как пользоваться кассовым аппаратом должен знать каждый кассир. Также этот работник обязан соблюдать требования заполнения фискальных документов и знать основы общения с покупателями или потребителями услуг организации. Можно ли быстро научиться работать на кассе — узнаем в данной статье.

Картинка с сайта: vsevkassu.ru

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Картинка с сайта: vsevkassu.ru

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Картинка с сайта: vsevkassu.ru

Защита кассового устройства

Одним из основных критерием защиты кассового аппарата является наличие функции ввода пароля. При использовании оборудования кассир каждый раз вводит пароль и служебный номер. Применение личного номера индивидуального предпринимателя покупки распределяются каждому кассиру, ответственному за определенную группу товаров. Благодаря этому, владельцу предприятия удобно отслеживать динамику продаж и своевременно устранять ошибки персонала.

Нужно обратить внимание, что в случае с ресторанным бизнесом, кассир должен вводить не только номер ИП и пароль. Работники вводят личные служебные номера, количество клиентов и номерами столиков. Современные модели касс требуют ввода электронной почты, зарегистрированной в системе контрольно-кассового учета. Это значительно усиливает контроль со стороны работников за своими обязанностями и владельцев компании за динамикой роста бизнеса.

Инструкция по кассе

Ввод информацию в кассовый аппарат происходит по средствам встроенной или внешней клавиатуры. В состав отдельных устройств входит сканер. Он нужен для считывания штрихкодов для моментальной выдачи информации о товаре. За счет этого элемента экономится время, отведенное на транзакцию. Правила эксплуатации кассовых аппаратов четко регламентированы. Основные базисы содержатся в текущем законодательства государства.

Такими документами являются:

• закон 54-ФЗ «О применении ККМ при использовании расчетов наличными деньгами (или) расчетов с применением платежной карты»;
• постановление правительства РФ «О регистрации и применении ККМ, используемой ООО или ИП».

Значительное количество касс оснащены функцией соответствия купленного товара определенной категории (алкоголь, бакалея, одежда и так далее). Для этого после ввода суммы кассир нажимает специальную кнопку. Это удобно при инкассации денежных средств, когда требуется отчетность по каждой категории сбываемой продукции. При этом ключи от категорий подлежат обязательной настройке вне зависимости от того, облагается ли они налогами или нет. Также нужно четко знать правила привязки налогов к категориям.

После этого нужно внимательно изучить информацию в квитанции. Начинать это делать нужно с нажатия кнопки Подать. Она обозначается стрелкой вверх. Это вызовет команду вывода чека в верхнюю часть устройства. Благодаря этому, можно увидеть полную сумму, указанную в чеке. В нее входит каждый добавленный товар. Значение суммы может быть показано на экране кассы. Часто кассир учитывает скидку на товар, находящийся на распродаже.

В этом случае выполняют следующие действия:

• внести стоимость товара;
• нажать на кнопку с указанием раздела продукции;
• внести сумму скидки в процентах;
• нажать на кнопку % на клавиатуре устройства.

Если кассиром осуществляется обработка нескольких штук одной и той же продукции, в начале нужно набрать на клавиатуре точное количество товаров. Далее нажать на кнопку Кол-во (QTY), ввести цену одной товарной позиции. На конечном этапе кассир кликает по конкретной категории товара. К примеру, потребитель покупает 2 пакета сахара, стоимостью 6.99 рублей. В этом случае кассир нажимает на клавиатуре 2, потом кнопку Кол-во, далее набирает 699 и кнопку раздела продукции.

Как установить дату на кассовом аппарате

Как работает касса уже более-менее понятно, однако без правильной настройки даты все операции окажутся некорректными. Чтобы начать настройку нужно войти в режим Программирование. После включения контрольно-кассовой машины на дисплее устройства высветиться дата и время по умолчанию. Далее пользователь нажимает Реж. пока не дойдет до пункта Программирование.

В представленном режиме нужно нажать на кнопку ИТ и ввести пароль администратора (по умолчанию его значение указано в инструкции). Ввод значения пароля подтверждается повторным нажатием ИТ. Бывают случаи, когда дата в устройстве настроена правильно, а на чеках печатается на сутки меньше, следует обновить программное обеспечение кассы. Время устанавливается легче. Для этого во время того, как на экране высвечивается дата и время, нужно нажать Х и ввести правильное значение текущего времени. Для подтверждения операции нажимают кнопку ИТ.

Как разблокировать кассовый аппарат

Блокировка кассового аппарата происходит по 2 причинам:

• кассир не снял последний отчет в течение суток;
• отсутствие передачи информации в налоговую службу на протяжение 72 часов.

Решением проблемы в первом случае является корректное снятие финального отчета. Вывести деньги при этом нельзя. Эта операция отложится на следующую смену. Процедура может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговых органов. По этой причине снятие финального отчета – обязательное правильно для кассира.

Проблема 72 часов самая распространенная. Решается она принудительной отправкой информации. Эта функция присутствует практически во всех моделях представленного оборудования. В разных изделиях она реализована разными способами. В большинстве случаев кассир зажимает клавишу 0 до появления контекстного меню. В нем выбирают пункт Отправить немедленно и нажать на кнопку Оплата.

Обучим ваш персонал работе на ККМ!

Оставьте заявку и получите консультацию.

Кассовые аппараты для любых сфер бизнеса. Доставка по всей России.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?