Как правильно архивировать бухгалтерские документы пошаговая инструкция

После истечения отчётного периода документация направляется в архив. Нормативные акты предусматривают правила архивирования бухгалтерских документов, ответственность за выполнение которых возложена на руководство организации.

Сроки хранения архивных документов

Порядок архивирования

Нельзя просто сдать документы, как они есть, в архив, для этого предусмотрена особая процедура, состоящая из нескольких этапов. Такой строгий порядок делает возможным спустя годы оперативно отыскать нужный документ по запросу налоговой инспекции, правоохранительных органов и при любой другой необходимости.

Экспертиза ценности

Прежде всего требуется произвести экспертизу ценности, то есть изучить содержание документов для отбора и передачи в архив и установления сроков хранения. Следующим этапом подготовки является хронологическая систематизация документов. Более старые документы располагают внизу, сверху – более свежие. Разложенные, отсортированные документы формируются в пачки – дела, которые затем нумеруются и прошиваются. Каждую пачку заверяют печатью организации.

Оформление дела

Далее к каждому делу составляется опись в виде титульного листа, где изложены следующие сведения: полное наименование организации и структурного подразделения, кол-во листов, дата составления, срок хранения, проставляется архивный шифр. Также сведения о количестве листов, номере дела, дате составления, составителе и сроках хранения указываются в заверительной надписи. Любые последующие изменения – замена копий, порча, изъятие или внесение и прочее – так же фиксируются в заверительной надписи.

Каталогизация дел

Как видим, архивирование бухгалтерских документов – процедура достаточно сложная, требующая знаний нормативных документов, опыта и квалификации, поскольку ошибки здесь недопустимы. Если в штате организации нет квалифицированных кадров, то целесообразнее привлечь сторонних специалистов по архивированию.

В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов и учесть при этом новые правила хранения документов.

Кому нужен архив документов организации

По Федеральному закону об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ
обязанность сохранять архивные документы есть не только у органов власти, но и у коммерческих организаций, ИП, нотариусов на частной практике. Правила ее исполнения утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77).

Согласно новому порядку хранения документов № 77 госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы – отдельные учреждения или структурные подразделения, где будут храниться архивные документы. Для организаций это не обязательно.

ИП и компании самостоятельно определяют, как они организуют хранение документов:

• в собственном архиве, действующем как отдельное структурное подразделение или структурная единица в составе подразделения;

• по договору аутсорсинга.

Обычно самое большое количество документов накапливается в отделе кадров, бухгалтерии или в отделе делопроизводства. Если работой архива будет заниматься один сотрудник, то можно создать структурную единицу в этих подразделениях.

Руководитель сам решает, сколько человек будет заниматься этой работой – один архивариус, или целая служба. Все зависит от объема документации, которая образуется в процессе деятельности компании.

Основные правила архивов организаций

Если компании организуют собственный архив, то им нужно разработать локальные нормативные акты – положение о структурном подразделении, которому поручена архивная деятельность, и положение об архиве. Это установлено в п. 3 Правил № 77.

Чтобы правильно написать эти документы, нужно знать актуальные нормативные требования к архивам. Это:

1. Федеральный закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ «Об архивном деле…».

2. Перечень типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По нему устанавливают сроки хранения.

3. Инструкция по применению Перечня в п. 2, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

4. Правила для архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

5. Примерное положение об архиве организации, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.

Еще один документ, который нужно разрабатывать в компании, – это номенклатура дел. Дело в том, что в архиве документы систематизируются по делам. Это единица их хранения, которая содержит архивные записи одной тематики и с одним сроком хранения. 

Список дел – это номенклатура. Ее примерная форма приведена в приложениях 1 и 2 к Правилам № 77. Обратите внимание, что с 2023 года в ней отдельно указывают бумажные дела и отдельно – электронные, то есть состоящие из цифровых документов. 

Номенклатура дел утверждается ежегодно и вводится в действие с 1 января текущего года.

Хранение документов в архиве организации

Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Картинка с сайта: profkadrovik.ru

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга. 

В приложениях к Правилам № 77 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

• Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
• В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
• Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
• Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Картинка с сайта: profkadrovik.ru

Пошаговый алгоритм организации архива

1. Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
2. Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
3. В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
4. Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
5. Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
6. Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
7. Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
8. Утвердите график по передаче дел в архив.

Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.

Организация передачи в архив организации документов

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.

1. Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
2. Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом. 
3. Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
4. Работник составляет внутреннюю опись.
5. В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения. 
6. В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.

Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил № 77).

В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Как создать электронный архив документов

В новых правилах хранения архивных документов 2023 года № 77 требования к цифровым записям вынесены в отдельный раздел. В действовавших ранее нормах они не были подробно прописаны.

Все электронные архивные документы можно хранить двумя способами:

1. В Системе хранения электронных документов (СХЭД). Это специальное программное обеспечение, отвечающее требованиям об информационной безопасности и совместимое с аналогичными информационными системами государственных и муниципальных архивов.

2. На физически обособленных носителях – дисках, флеш-накопителях. Этот вариант используют в архиве, если документ не требует поддержания юридической значимости, либо его нельзя перезаписать в СХЭД, либо он имеет ограниченный доступ (гостайна, ДСП).

Электронный архивный документ – это не просто отдельный файл, а целый набор данных:

• основная часть в формате PDF/A;

• приложения к документу — таблицы, графики, схемы, аудио и видео;

• файлы электронных подписей;

• описание со сведениями по п. 141 Правил № 77.

Документы передают в электронный архив организации в те же сроки, что и бумажные, и тоже по описи. Только дополнительно составляют цифровой реестр с их списком. А в описи указывают версию программного обеспечения, с помощью которого они созданы, и ПО для их воспроизведения.

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:

1. Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
2. Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
3. Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
4. Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
5. Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
6. Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
7. Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
8. Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.

У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов. 

Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.

Картинка с сайта: profkadrovik.ru

Электронный документооборот только набирает темпы. Ранее вся документация оформлялась на бумаге. И сейчас в организациях нередко большая часть деловых бумаг печатается на компьютере или пишется от руки. Их нужно хранить. Для каждого вида имеется определенный срок, установленный законодательством. В обязанности компании входит организация архивного хранения документов. 

Если имеется своё помещение и есть штатный архивариус, то бумаги хранятся на предприятии, в ином случае — сдаются в городской архив.

Как организовать хранение документов?

Несмотря на то, что компании стараются не накапливать старые документы, уничтожать те, которые возможно, а остальные сдавать в архив, всё равно возникает необходимость в их систематизации, так как какое-то время они находятся на предприятии. В зависимости от масштабов деятельности эта обязанность возлагается на делопроизводителя или для этой цели выделяется отдельный сотрудник.

Архивное дело — это наука. Чтобы освоить её, нужно изучить нормативные документы, правила оформления дел и порядок хранения. Документация разделяется на группы:

• учредительные документы;
• кадровые;
• бухгалтерские;
• технические;
• иные.

В зависимости от видов деятельности компании перечень может меняться. В то же время каждая группа делится на подгруппы по срокам хранения и иным признакам.

Поэтому предприятия, не имеющие штатного архивариуса, обращаются в специализированные компании, профессионально занимающиеся подготовкой документов к передаче в архив.

Зачем требуется процедура?

Архивировать документы требует законодательство. Но не только это служит причиной для организации хранилища. Оно требуется для комфортной работы, возможности быстро найти необходимую информацию.

Хранить и систематизировать бумаги можно по-разному. Важно, чтобы сотрудникам было удобно пользоваться архивом. Его нужно систематически обновлять, уничтожая устаревшую документацию и принимая на хранение новую. 

Для удобства пользования хранилищем деловые бумаги подписываются, нумеруются, отражаются в журнале хранения. Сотрудник, отвечающий за хранилище, должен хорошо ориентироваться в том, где можно найти нужный документ. 

Какие документы сдаются на хранение?

Каждый вид документа должен храниться на протяжении времени, установленного законодательно. Издания с коротким сроком (до 3-5 лет) компания хранит у себя, а затем уничтожает. Существует перечень бумаг, которые хранятся свыше этого срока. Их требуется сдавать в архив.

Исходя из сроков, в течение которых документация не подлежит уничтожению, выделяются документы:

• Временные, хранящиеся в компании и имеющие срок хранения до 10 лет. К ним относятся договоры, деловая переписка, складские документы, служебные записки, распоряжения.
• Долгосрочные, которые хранятся свыше 10 лет. Это бухгалтерские, содержащие информацию о хранении, распорядительные документы.
• Постоянные, хранящиеся на протяжении всего срока деятельности компании.

Кадровые документы выделяются в отдельную категорию, так как хранятся даже тогда, когда организация ликвидировалась. Они требуются сотрудникам для подтверждения стажа, в иных случаях.

Нормативные документы, регламентирующие хранение

Сроки и порядок хранения документации прописаны в нескольких законодательных актах. Их применение зависит от содержащейся в бумагах информации.

• НК РФ (Налоговый кодекс) содержит нормы, касающиеся информации, необходимой для исчисления налогов. Это первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учёта, главная и кассовые книги, книги покупок, продаж для учёта НДС;
• 125-ФЗ «Об архивном деле», содержащий информацию о порядке организации хранилища, оформлении архивных дел, прочие требования;
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», регулирующий сохранность бухгалтерской информации;
• Приказ Росархива № 236, содержащий перечень типовых управленческих документов;
• ФСБУ 27/2021, регулирующий порядок работы с документами;
• Приказ Минкультуры № 526, содержащий правила комплектации, учёта и хранения.

В дополнение к этому 19.07.2018 Росархивом были выпущены методические рекомендации.

Как подготовить документы к сдаче?

Подготовить дела к сдаче — это не значит сложить папки в коробки. Всю документацию нужно разобрать по принадлежности к виду, например кадровые, бухгалтерские, по срокам хранения. Обложку следует подбирать, учитывая сроки нахождения в архиве. Она должна обеспечить сохранность содержимого, а информация на ней должна оставаться читабельной. 

Если в планах компании есть создание электронного архива, то содержимое хранилища нужно оцифровать. Для этих целей компании используют специализированную программу “1С:Документооборот”.

Организация хранения документов

Часть документов необходима в текущей работе. Ими сотрудники пользуются в ходе исполнения служебных обязанностей. Например, кадровик держит под рукой штатное расписание, чтобы ориентироваться, сколько имеется вакантных мест, каковы оклады. 

Другие бумаги безболезненно можно поместить в хранилище, так как потребность в них наступает крайне редко. В связи с этим документы подразделяются на текущие и архивные. Первые участвуют в повседневной работе и хранятся у работников, которые их составляют. Для них не существует особых правил хранения. К архивным бумагам предъявляются законодательные требования.

Конфиденциальные документы — это особая категория. По ним следует организовать отдельный учёт и отдельное хранение. Доступ к подобной информации имеет ограниченный круг лиц. Списки лиц и перечень документации закрепляются в локальных актах компании.

Хранение бухгалтерских документов

Для бухгалтерских форм имеются правила, предписанные ФСБУ 27/2021. Среди основных его положений:

• храниться должны подлинники;
• для хранения применяется способ, которым пользовался составитель (в электронном виде или на бумаге);
• местом хранения может быть только РФ.

Неважно, каким способом ведётся бухгалтерский учет, данные российских компаний должны оставаться на территории России. Это может быть информационная база или бумажный архив.

Хранение кадровых документов

Документы по личному составу требуют особенно тщательной подготовки к хранению. Во-первых, они содержат персональные данные, во-вторых, требуют длительного хранения. При сортировке бумаг встаёт вопрос: какие из них относятся к личному составу. Это:

• содержащие сведения о трудовой деятельности, начиная с приёма на работу и заканчивая увольнением;
• бухгалтерские, по начислениям и выплатам работникам.

За их сохранность отвечает начальник кадровой службы. В настоящее время срок хранения дел по личному составу составляет 75 лет.

Граничные сроки

Каждая деловая бумага имеет срок хранения. Если её на момент проверки на предприятии не обнаружено, то налагается штраф. Если дела сданы в архив, то в компании имеется акт, подписанный передающей и принимающей сторонами. Какие сроки законодательно установлены:

Срок считается с момента выполнения обязательств или совершения сделок, указанных в документации.

Общий порядок передачи дел на хранение

На предприятии назначается лицо, которое готовит документацию, формирует папки, составляет опись и несёт ответственность за передачу дел. Архивариус сверяет описи с фактическим наличием и сообщает факт недостачи ответственному лицу.

В задачу последнего входит поиск недостающих бумаг и предоставление их. В момент приёма архивариус может сделать замечания по тому, как сгруппированы документы, как оформлены папки, и предложить устранить недостатки. Если передаваемые дела оформлены с нарушением требований законодательства, архивариус вправе отказать в приёме на хранение.

Уничтожение дел

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения начинается с описи, составленной руководителем подразделения, где скопились старые дела. Перед составлением акта проверяются папки на соответствие содержимого в заявленной описи. Это делается для того, чтобы не уничтожить лишние бумаги, срок хранения по которым ещё не истёк.

Уничтожить документы можно только после издания приказа руководителя, в котором перечисляются председатель и члены комиссии, уполномоченные подписывать акт. Это может быть постоянно действующая комиссия или разовая. В приказе руководителя также озвучивается способ уничтожения: при помощи шредера, сдачи на макулатуру, сожжение.

Срок годности документов определяется на 1 января года, в котором они уничтожаются.

Оформление обложки при смене названия

Способ размещения бланков в папке выбирает компания. Это могут быть:

• хронология;
• алфавит;
• тематика.

В соответствии с выбранной методикой формируются все дела. К каждой папке прикрепляется обложка, где содержатся сведения:

• название компании, обособленного подразделения (если имеется);
• индекс, номер, указание на номер тома, если дело многотомное;
• наименование папки;
• период хранения;
• начальная и конечная дата имеющихся в деле документов в формате «с.. по…», также может быть указан год (например, 2022);
• срок хранения.

Если компания переименовывается, присоединяется к другому юрлицу, то на обложке вносятся коррективы. Старое название не зачеркивается, а берётся в скобки. Ниже пишется новое наименование.

Определение законченности сводной описи

Перед сдачей документов в хранилище по ним проводится экспертиза ценности. Описание представляет собой справку обо всех имеющихся единицах, которые предстоит сдать на хранение. Это касается папок, предающихся на длительное сбережение на срок более 10 лет.

Опись составляют сотрудники тех отделов, где формировалась документация. Руководит этим и несёт ответственность за сохранность руководитель подразделения. Все бумаги группируются по типам, нумеруются и помещаются в папку. В компаниях, где документооборот небольшой, законченной считается опись, имеющая годовые разделы за пять лет.

Для крупных компаний опись считается законченной, когда нумерация превысила четырёхзначное число.

Включение электронных баз данных

Ведение электронного документооборота только начинает приобретать значительные масштабы. На сегодняшний день большинство документов составлено на бумаге. По правилам ведения архивного дела документация должна храниться в том формате, в котором была создана. 

Отсюда следует, что при электронном документообороте сохраняются базы. Но это не освобождает компанию от ответственности за сохранность и архивирование. Проще тем организациям, у которых установлены специальные программы, например, «1С: Документооборот». В другом случае придётся составлять описи и помещать информацию в ZIP-архив.

С целью сохранности его также рекомендуется передавать в специализированные хранилища.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Перед принятием решения создать свой архив организация должна сделать выбор, в каком виде будет храниться информация: в электронном или бумажном. Для этого нужно изучить требования 125-ФЗ.  Для бумажного варианта подбирается помещение, где можно гарантировать сохранность архива. Не должно быть влаги, перепадов температур. За хранилищем устанавливается необходимый уход.

Поэтапный план создания архива:

• издать приказ об организации хранилища;
• разработать номенклатуры и термины;
• составить выписки дел, привлекая при этом работников подразделений;
• ознакомить лиц, которые будут пользоваться архивом, с правилами;
• принять документы на хранение.

За хранилищем закрепляется ответственное лицо. В нём проводятся инвентаризации. Если тома устаревают, то ответственный за архив пишет служебную записку об изъятии устаревших документов. Самостоятельно уничтожить их он не имеет права.

Помещение должно иметь стеллажи, куда расставляются папки или ставятся коробки с томами. При этом должна соблюдаться доступность.

Инструкция: как правильно архивировать документы в бумажном виде

Архивирование проводится в несколько этапов:

1. Проведение экспертизы ценности. 
2. Сортировка документов по срокам хранения.
3. Составление описи.
4. Распределение документации по папкам.
5. Оформление обложек на папки.
6. Расстановка папок на полках или укладка в коробки. При втором варианте коробки подписываются с подробным указанием номеров дел и томов. При расстановке используется выбранный способ: в алфавитном порядке, иной.
7. Выход приказа о назначении лица, ответственного за хранилище.
8. Ведение текущего учёта и проведение инвентаризаций.

Отсутствие хранилища и несоблюдение правил хранения документации влечёт за собой штрафные санкции. Поэтому архивировать документы нужно своевременно, чтобы они не скапливались в большом количестве. Если нет штатной единицы в компании, лучше довериться специалистам.

Компании и ИП обязаны хранить документы о своей работе. Они нужны, чтобы подтверждать сделки с контрагентами, быстро отвечать на вопросы налоговой, защищать свои интересы. Разбираемся, как правильно хранить документы, чтобы избежать путаницы и иметь необходимые бумаги под рукой.

Для чего хранить документы

Документы важно не только правильно оформлять, но и хранить, чтобы:

• Избежать штрафов. Документы проверяют не только во время налоговых инспекций. Орган может потребовать у бизнеса бумаги, например, из-за встречной проверки контрагента. Если вовремя не предоставить документ в Федеральную налоговую службу, то штраф составит от 200 рублей за каждый отсутствующий документ.
• Отвечать на запросы трудовой инспекции. Если человек работает в компании, а трудовой договор не оформлен, работодателя привлекут к ответственности.
• Защищать интересы в суде. Если подрядчик не выполнил обязательства, а поставщик отправил товар ненадлежащего качества и отказывается возмещать расходы, компания может подать на недобросовестных партнеров в суд. Для этого потребуются документы, которые подтвердят факт сделки и оплаты.
• Выдавать справки работникам. Сотрудники компании могут запрашивать у работодателя бумаги, которые подтверждают размер трудового стажа и средней зарплаты, факт начисления страховых взносов. 

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

https://unsplash.com/photos/snNHKZ-mGfE

Сколько времени документы находятся в архиве

Бухгалтерские документы

Это договоры, журналы операций по счетам, пояснительные записки, счета-фактуры и другие бумаги, которые показывают, откуда и сколько средств компания получила, а также сколько и куда потратила. 

Все бухгалтерские документы делятся на две группы — для налогового и бухгалтерского учетов. Первые нужно хранить четыре года, вторые — пять лет. Чтобы не запутаться, проще хранить все бумаги по пять лет — один год роли не сыграет, зато компания точно ничего не нарушит.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

https://unsplash.com/photos/XN4T2PVUUgk

Кадровые документы

Для бумаг, которые оформляют на сотрудников, характерен разброс по срокам хранения. Дольше всего в архиве лежат больничные листы, приказы о приеме на работу и об увольнении, ведомости о начислении заработной платы и некоторые другие бумаги. Если работник уволился до 2003 года, то их придется хранить 75 лет, если после 2003 года — 50 лет.

Сроки хранения других документов можно посмотреть в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236. 

Как хранить документы

Два главных правила — документы следует хранить так, чтобы:

• Бумага не испортилась, а написанное оставалось читаемыми в течение всего срока. Если печать или подпись руководителя стали нечитаемыми, то документ нужно восстановить.
• Нужный документ можно было быстро найти. Это важно для соблюдения законов.

Например, отвечать на требования налоговой нужно в течение пяти дней. У компаний и ИП нет времени на то, чтобы неделями искать запрашиваемые бумаги. 

Статус документов

Порядок хранения зависит от статуса документов. Они бывают двух видов:

• Текущие. К ним относятся бумаги, которые используются организацией в настоящий момент или которые по закону хранятся не более 10 лет. Это первичные документы по сделкам с контрагентами, налоговые декларации.

Закон не определяет, как организациям и ИП осуществлять хранение текущих документов. Обычно их оставляют в шкафах, а счета, квитанции и конфиденциальные бумаги — в сейфах. Можно разместить текущие документы в архиве, если выделить под них отдельный стеллаж.

• Архивные. Спустя 10 лет бумаги, которые хранятся 50–75 лет, отправляются в архив. Там обычно находятся личные дела сотрудников, документы о несчастных случаях, которые произошли на предприятии, расчеты по страховым взносам.

Чаще всего под архив выделяют отдельное помещение. Но если бумаг немного, то их можно положить в шкаф или сейф. Помещение, в котором хранятся документы, необходимо оборудовать системой безопасности.

Подготовка к хранению

Все бумаги перед отправкой на длительное хранение требуется описать, пронумеровать и систематизировать. Важно, чтобы они располагались в хронологическом порядке. Это обеспечит быстрый доступ к нужным документам и исключит их потерю.

Дополнительно следует составить лист-заверитель, где нужно указать количество страниц и сделать пояснения. Например, если какие-то бумаги испорчены либо составлены неразборчиво, то в листе-заверителе должна быть информация об этом.

Чтобы не потерять клиентов, которые заинтересовались вашим предложением в нерабочее время или в выходной, разместите на сайте виджет Обратного звонка Calltouch. Программа предложит пользователю оставить контактные данные и автоматически передаст обращение в колл-центр. Оператор перезвонит пользователю в удобное время — никакого ожидания на линии для клиента. Так компания не упустит ни одной заявки.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

https://unsplash.com/photos/HJckKnwCXxQ

Что делать с просроченными документами

Их утилизируют. Для этого в организации формируют специальную комиссию, которая находит просроченные бумаги, утверждает их список, а затем уничтожает.

Картинка с сайта: www.calltouch.ru

https://unsplash.com/photos/V29UWcALNko

Если штат невелик и документов мало, то организация утилизирует их самостоятельно. При большом количестве бумаг помогут компании, которые оказывают услуги по уничтожению документов.

Главное — подтвердить факт утилизации в отдельном документе. В нем указывают членов комиссии по уничтожению, список бумаг и способ утилизации, дату и подписи участников.

О чем нужно помнить

Не все компании и ИП правильно хранят документы. Вот несколько распространенных ошибок:

• Преждевременное уничтожение бумаг. Документы, чей срок хранения еще не истек, нельзя уничтожать. Иначе юридическое лицо или ИП могут оштрафовать. Бывает, бумаги теряются. В этом случае нужно пытаться восстановить их. Например, запросить у контрагентов или государственных органов дубликаты.
• Неправильное обращение с электронными документами. Их требуется хранить на двух информационных носителях на случай, если с одним что-то произойдет. Все электронные декларации, справки и другие бумаги нужно проверять каждые пять лет. Если за этот период вышло новое программное обеспечение для работы с электронными документами, компания должна перевести свои файлы в обновленный формат.
• Нарушение порядка утилизации документов. Бумаги нельзя просто выкинуть в мусорное ведро, использовать в качестве черновиков или сдать в пункты приема макулатуры. Информация не должна попасть в чужие руки. Поэтому обычно документы пропускают через шредер или сжигают.

Коротко о главном

• Организация хранения документов выполняется в соответствии с Приказом Росархива и ФЗ №125.
• Хранить трудовые договоры, штатные расписания, графики отпусков и другие бумаги обязаны все ИП и юридические лица независимо от организационно-правовой формы.
• В среднем бухгалтерские документы хранятся до пяти лет, кадровые — до 75 лет.
• Хранить нужно не только бумажные, но и электронные документы. Периодически убеждайтесь в том, что их можно в любой момент открыть и посмотреть.
• Когда период хранения заканчивается, документы следует уничтожить — для этого формируется комиссия, которая утверждает перечень таких бумаг и выбирает способ утилизации.