Вопрос:
Как правильно заверить копию многостраничного документа? Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?
Ответ:
Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка о заверении копии должна выглядеть так:
Верно.
Генеральный директор Островская К.А. Островская
17.12.2018
Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.
Печать
Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44):
«На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».
Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка:
Верно.
Генеральный директор Островская К.А. Островская
17.12.2018
Печать
А на последнем листе пишем полностью:
Верно.
Генеральный директор Островская К.А. Островская
17.12.2018
Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2018 год.
Печать
Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».
Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию:
Верно.
Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12)
17.12.2018
[…]
Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@:
Извлечение
из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@
4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.
5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя.
Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую:
В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них:
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ».
Приложение: 1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л. в 1 экз.
2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз.
3. …
Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна
18.12.2018, 15:27
Копии документов: зачем заверять
Довольно часто для совершения некоторых видов юридически значимых действий в государственные органы и контрагентам необходимо предоставлять копии документов.
Для подтверждения корректности выполнения копии (данные в ней соответствуют оригиналу) выполняется заверение. После него копия становится юридически значимой и может использоваться в официальном документообороте.
Чаще всего компании предоставляют заверенные копии документов в налоговую инспекцию при камеральных или выездных проверках. Компании или предпринимателю грозят значительные штрафы, если они направят в ИФНС обычные копии, инспекторы могут расценить этот факт как отсутствие подтверждающих документов. Дополнительно: первичные и иные финансовые документы могут предоставляться при аудиторских проверках.
Возможны ситуации, когда заверенные копии документов запрашивает контрагент, который потерял оригиналы документов и восстанавливает их.
Юридически значимые копии могут быть использованы для совершения сделок и выполнения регистрационных действий. Также копии, которые были надлежащим образом заверены, могут предоставляться в суд в качестве письменных доказательств. При арбитражном разбирательстве обычные копии документов не будут приняты судом: необходимо предоставлять либо оригиналы, либо заверенные копии.
Существует 2 способа заверения документов: самостоятельно, когда достоверность копий удостоверяет руководитель компании, и нотариально, когда проверку выполняет нотариус.
В процессе свидетельствования он только подтверждает верность копий документов, выписок из них или подлинность подписи, содержание которого не противоречит законодательству. Нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, а лишь подтверждает, что подпись сделана определенным лицом.
Заверение документов: чем руководствоваться
Правила заверения копий устанавливаются несколькими подзаконными актами и рекомендациями государственных органов. Основной регламентирующий документ — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст.
В нем содержатся основные положения о том, как сделать копию документа юридически значимой.
Важные нормы, касающиеся заверения документов, содержатся в указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Этот нормативно-правовой акт должен применяться в обязательном (а не рекомендательном) порядке российскими организациями.
Важные разъяснения по оформлению заверенных копий приведены в приложении № 18 к приказу ФНС РФ от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@. В нем установлены требования к бумажной документации, которая предоставляется в налоговые органы.
Еще один документ, регламентирующий порядок представления заверенных копий документов в налоговые органы, — письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-рз/39142. В своих разъяснениях ведомство подробно описывает, как оформить заверенную копию.
В качестве дополнительного источника сведений о выполнении заверения можно использовать методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденные решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16. Этот регламент разработан для нотариусов и является необязательным к применению иными лицами, но в нем собрано много полезной информации, которая пригодится для самостоятельного заверения копий.
Устали возиться с первичкой, хотите освоить новые навыки? Пройдите курс «Управленческий учет для бухгалтера: от азов до настройки в 1С, Excel, финансового менеджмента и бюджетирования».
Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании. Поднимитесь по карьерной лестнице, заслужите уважение начальства и прибавку к зарплате.
Сейчас на курс действует скидка: 3 990 ₽ 11 499 ₽.
Купить курс
Кто заверяет документы
От имени организации копии документов может заверить ее руководитель или уполномоченное должностное лицо (заместитель директора, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и другие). Право заверять документы может быть установлено уставом организации, доверенностью или приказом руководителя. Подпись должностного лица желательно скрепить печатью организации (при наличии). Индивидуальный предприниматель также может самостоятельно заверить копии документов.
Перечень документов, копии которых необходимо засвидетельствовать у нотариуса, определяется в соответствии с нормативными актами, регулирующими порядок совершения юридически значимого действия.
Кроме того, стороны сделки могут договориться о взаимном представлении определенного пакета документов в копиях, засвидетельствованных нотариально.
Для некоторых ситуаций нотариусы свидетельствуют верность подписи. Это выполняется, в частности, при регистрации общества с ограниченной ответственностью: в налоговую инспекцию заявление от учредителей подается в бумажном виде. Тогда подлинность подписи потребуется засвидетельствовать в нотариальном порядке.
Нотариус имеет право отказаться от заверения документов по разным причинам.
К наиболее распространенным из них относятся следующие: заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не в состоянии проверить их подлинность, поэтому он откажется от их заверения.
Если документы имеют иностранное происхождение и не были легализованы в соответствии с российским законодательством, а также написаны на иностранном языке, нотариус тоже может отказаться от их заверения.
Если документ состоит из нескольких листов, но не сшит и не пронумерован, то и это может стать причиной отказа от заверения.
Что должно быть на копиях
Порядок заверения зависит от того, для кого оформляется копия: для внутренних или внешних пользователей.
Для сотрудников или руководителей структурных подразделений на копии необходимо сделать надпись: «Верно» (проставить штамп «Верно»), указать должность работника, который ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.
Важно отметить, что ГОСТ не предусматривает применение штампа «Копия верна». Однако возможно использование комбинации двух штампов — «Копия» и «Верно».
Первый штамп указывает на то, что данный документ не является оригиналом. Второй штамп необходим для подтверждения подлинности. Указанные штампы могут быть применены для заверения копий документов.
Внешние пользователи — это любые сторонние организации: ФНС, аудиторы и контрагенты. Чтобы заверить для них копию, дополнительно к первому случаю в заверительной надписи указывается место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку необходимо подтвердить печатью или штампом организации (при наличии). Оттиск проставляется таким образом, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии.
Для освидетельствования копий многостраничных документов применяют аналогичные правила. Заверительная отметка должна быть размещена на каждой странице и на их сшивке.
Если копии сшиваются в один документ, необходимо заверить их в целом. Для этого проставляется заверительная отметка на специальной бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в точке скрепления листов ниткой или лентой.
При заверении многостраничных документов необходимо учитывать несколько требований ГОСТ:
-
Надо указывать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью.
-
Печать и подпись нужно ставить таким образом, чтобы они частично приходились на бумажную наклейку, при этом другая часть – была на последнем листе сшивки.
Как избежать ошибок
Для исключения налоговых и юридических рисков, связанных с неправильно заверенными копиями документов, необходимо проверять 2 ключевых аспекта: полномочия ответственного сотрудника и корректность оформления надписей на копиях.
Полномочия на заверение копий могут быть установлены в разных документах: в уставе, приказе, в инструкции, доверенности и иных. Предоставление этих документов является обязательным условием в целях проверки полученных заверенных копий.
Также перечисленные документы необходимы для оформления копий в организации. Документы будут подтверждать тот факт, что сотрудник, заверивший копию, обладает полномочиями на это действие. Отсутствие доверенности — это высокий риск оспаривания документов в суде или отказа в совершении юридически значимых действий.
Второй ключевой аспект проверки копий — оценка правильности оформления необходимых надписей, подписей и печатей.
Заверительная надпись должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством, она должна быть читаемой и не закрывать сведения в документе.
При оформлении копий не допускаются помарки и подчистки на заверительной надписи. Ненадлежащее оформление может повлечь разные юридические риски: налоговая инспекция откажет в признании расходов, контрагент оспорит выполнение договора, нотариус на законных основаниях откажется регистрировать сделку.
Чтобы избежать ошибок при самостоятельном заверении документов и при получении копий, необходимо придерживаться следующего алгоритма:
-
Проверить: требуется ли заверение копии документа. Возможно, будет достаточно только составить копию, без дополнительной проверки.
-
Оценить: какой тип заверения необходим. Подойдет для сделки самостоятельно заверенная копия или необходимо обращаться к нотариусу.
-
Все ли обязательные элементы заверительной подписи оформлены корректно: необходимо проверить надпись, подпись и другие данные.
-
Если оформляется несколько сшиваемых в один том копий, нужно проверить правильность оформления сшивки копий документов.
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.
В современной жизни бухгалтера копии документов требуются на каждом шагу. Благодаря широкому использованию сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий больше не проблема. Однако часто требуется не просто копия, а заверенная копия документа.
В статье расскажем, что подразумевается под этим термином, как правильно заверять копии и приведём примеры.
Содержание
- Для чего нужно заверять копии
- Чем регламентируется заверение копий
- Кто имеет право заверять документы
- Примеры заверения копий документов в зависимости от их назначения
- Порядок заверения копий уставных документов
- Заверение документов печатью «Копия верна»
Для чего нужно заверять копии
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст) все копии, которые делаются с документов, подразделяются на обычные и заверенные. При этом:
- копия — экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию оригинала
- заверенная копия — копия, содержащая реквизиты, которые обеспечивают её юридическую значимость
Таким образом, заверение копии необходимо, чтобы она имела юридическую силу. Иными словами, именно такие копии используют в официальном документообороте, включая передачу информации в государственные и муниципальные органы или другим организациям, ИП и физическим лицам.
Так, именно заверенные копии нужны для:
- подтверждения расходов для целей налогообложения (письмо Минфина от 25 октября 2019 года № 03-03-06/1/82236)
- передачи в налоговую инспекцию в ответ на полученное требование (п. 2 ст. 93 НК РФ)
Чем регламентируется заверение копий
Порядок заверения копий документов регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который утверждён приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Кроме того, рекомендации по оформлению копий документов можно найти в:
- приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@
- письмах Минфина от 7 августа 2014 года № 03-02-РЗ/39142 и от 29 октября 2015 года № 03-02-РЗ/62336
Рекомендация: перед заверением документа ознакомьтесь с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25 апреля 2016 года, протокол № 04/16). Хотя данный документ предназначен для нотариусов, он содержит много ценной информации, которая может пригодиться при самостоятельном заверении копий.
Кто имеет право заверять документы
Любое уполномоченное лицо может удостоверить верность копии от имени организации или ИП.
Полномочия на заверение копий могут вытекать из уставных документов организации, например, правом заверять копии может обладать руководитель, председатель общего собрания, руководитель комиссии по ревизии и другие лица. Также полномочия могут основываться на других документах, таких как доверенность, приказ для организации, должностная инструкция и т.п.
ИП в соответствии с п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@ вправе самостоятельно заверить копию документа или же поручить это другому лицу. Следует отметить, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника должна быть указана на заверительной отметке, которая ставится на копии документа.
Примеры заверения копий документов в зависимости от их назначения
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении нужно располагать под реквизитом «подпись». Однако Госстандарт не указывает, что делать в случае отсутствия данного реквизита в оригинале. По нашему мнению, в такой ситуации заверительную отметку следует поместить под последней текстовой записью в документе.
Состав этой отметки зависит от целей, для которых изготовлена копия. Если копия будет использоваться только для нужд лица, заверившего её (т.е. внутри организации), то для этого будет достаточно:
- написать (поставить соответствующий штамп) слово «Верно»
- указать дату заверения, должность лица, заверившего копию, а также его Ф. И. О.
- удостоверить эти записи собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП имеется печать, то по желанию можно проставить её оттиск
Если же копия предназначена для предъявления 3-им лицам, то, помимо указанных реквизитов, необходимо:
- указать место хранения документа, с которого была изготовлена копия
- дополнительно заверить подпись должностного лица печатью организации (при наличии). Печать должна быть проставлена так, чтобы не закрывать подпись того, кто удостоверил верность копии (пп. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016)
В ГОСТ нет ответа на вопрос о необходимости проставления печати ИП (при её наличии) на копиях для «внешнего» использования. Следовательно, формально ИП может не проставлять свою печать.
Важно: в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 при заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и прочие).
Такие же правила применяются для удостоверения копий многостраничных документов (заверительную отметку нужно проставить на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае необходимо сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Для этого следует проставить заверительную отметку на бумажной наклейке, которую помещают на обратной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой (лентой).
При этом нужно учесть 2 особенности, установленные в п. 5 Требований:
- Нужно дополнительно указать количество листов в сшивке: арабскими цифрами и прописью.
- Подпись и печать должны быть проставлены так, чтобы часть их располагалась на бумажной наклейке, а часть — непосредственно на последнем листе. Это необходимо, чтобы было невозможно заменить листы в сшивке документов.
Ниже представлены примеры правильного заверения копий в зависимости от целей их назначения:
- Для «внутреннего» использования без печати
ВЕРНО
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
15.06.2023
- Для «внутреннего» использования с печатью
ВЕРНО
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
15.06.2023 Печать
- Для «внешнего» использования
ВЕРНО
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
15.06.2023 Печать
Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020» в деле № 8-НДФЛ за 2019 г.
- Для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле, не в папке
ВЕРНО
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
15.06.2023 Печать
Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020».
- Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования
Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.
ВЕРНО
Главный бухгалтер Соловьёва Н.Л. Соловьёва
15.06.2023 Печать
Подлинник документа находится в ООО «Лазарь-2020» в деле № 8-с/ф за 2019 г.
Порядок заверения копий уставных документов
Законодательство не предусматривает каких-либо особенностей в отношении заверения копий уставных документов, поэтому следует придерживаться рассмотренных выше правил. Поскольку мы говорим о многостраничных документах, таких как устав, учредительный договор, следует также учесть порядок переплёта таких документов для их заверения.
Прошивку нужно делать на 4 прокола, хотя для небольших документов допускается и 3 прокола (согласно п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526). При этом необходимо сохранить возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, других надписей, печатей, штампов и отметок. При переплёте также следует учесть, чтобы каждая отдельная страница могла быть скопирована на копировальной машине. Однако переплёт не должен «разваливаться» на отдельные листы (в соответствии с п. 3 Требований).
Переплёт следует выполнить прочной нитью или лентой, вывести её концы на оборотную сторону последнего листа и связать их. Затем концы нити (ленты) закрепляются бумажной наклейкой, на которой делается заверительная надпись указанным выше способом, то есть часть надписи должна находиться на наклейке, а часть — на самом листе.
Заверение документов печатью «Копия верна»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». Однако можно воспользоваться сочетанием 2 штампов — «Копия» и «Верно». Первый штамп будет указывать на то, что данный документ является копией оригинала, но сам по себе не является оригиналом. Второй штамп необходим для отметки о заверении копии.
Рекомендация: не используйте штамп «Копия верна» для заверения документов, особенно если копии будут использоваться вне организации.
Важно отметить, что заверение копии документа является несложной процедурой, которую может выполнить любой налогоплательщик самостоятельно. Однако необходимо придерживаться определённых правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считаться заверенной и, соответственно, не будет иметь юридическую силу. Это, в свою очередь, может повлечь дополнительные траты времени и денег, а в некоторых случаях даже штраф за нарушение сроков предоставления документов в налоговую инспекцию.
Читайте также Машиночитаемая доверенность для СФР в Контур.Экстерн
В настоящее время порядок заверения копий документов регламентирован ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он применяется в отношении организационной и кадровой документации (например, трудовых книжек, приказов о приеме на работу или увольнении и др.).
ГОСТом предусмотрены два варианта отметок на копии документа. Какой вариант выбрать, зависит от того, кому нужна копия — внутренним или внешним пользователям (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Для внутреннего пользования: на копии, например для руководителей подразделений, достаточно написать «Верно», указать должность того, кто ее заверяет, поставить подпись с расшифровкой и дату, когда она заверена.
Для внешних пользователей: на копиях для других организаций, например банка или паспортно-визового центра, нужно также указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтвердите подписью, печатью или штампом организации.
А если вам нужно заверить копию электронного документа?
Внимание! Рекомендация от экспертов «КонсультантПлюс»:
Так, электронные документы выдаются из архивохранилищ в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется…(подробнее смотрите в К+).
Важно! Документы для налоговой заверяются по иным правилам. Они установлены ФНС.
Как выдать работнику расширенную справку о зарплате, читайте здесь.