Первичные документы в 1С служат основой для отражения хозяйственных операций и обеспечивая достоверность сделок. Эти документы не только фиксируют факты экономической деятельности, но и являются обязательными для налогового учета. Автоматизация процессов через программы, такие как 1С:Бухгалтерия, значительно упрощает работу с первичными документами — от их создания и настройки до электронного обмена с контрагентами. Однако важным остается соблюдение требований закона: своевременное оформление, наличие обязательных реквизитов и ответственность за достоверность данных. В статье рассмотрим основные виды первичной документации, правила их оформления и инструменты для эффективной работы с ними.
Виды первичных документов в бухгалтерском учете
Первичные документы — основа бухгалтерского и налогового учета. Каждая операция или сделка должна быть подтверждена первичным документом, на основании которого данные отражаются в учете. Такие документы фиксируют факт хозяйственной деятельности и служат основанием для формирования проводок.
Ведение первичной документации — одна из ключевых задач бухгалтера. Чтобы правильно вносить документы в 1С:Бухгалтерию, важно понимать, какие виды первички используются на практике и как их оформлять.
Наиболее часто применяемые виды первичных документов включают:
- Документы купли-продажи — товарная накладная, УПД, акт об оказании услуг.
- Кассовые документы — чеки, приходные и расходные ордера, авансовые отчеты.
- Банковские документы — платежные поручения, банковские ордера.
- Документы по основным средствам — инвентарная карточка, акт о приеме-передаче.
- Документы по кадрам и расчетам с персоналом — личная карточка работника, расчетная ведомость и пр.
- Бухгалтерская справка.
Часть первичных документов имеют унифицированную форму. Для некоторых организация может разработать собственные макеты и утвердить их в учетной политике. В 1С Бухгалтерии формы первичных документов можно вывести на печать в учетной политике организации.
Требования к первичным документам
Первичная документация оформляется в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» и служит основанием для отражения операций в учётной системе. Чтобы документ был принят к учёту, он должен содержать обязательные реквизиты.
Обязательные элементы первичного документа:
- Дата составления.
- Наименование операции.
- Измерители (в натуральном и/или денежном выражении).
- Должности, подписи и ФИО ответственных лиц.
- Информация об участниках сделки.
Если документация оформлена с нарушениями или не содержит нужных реквизитов, она не может использоваться для отражения хозяйственных операций. Это касается и бумажных, и электронных форм.
При введении первичной документации в 1С важно следить за корректностью заполнения всех полей. Ответственность за достоверность данных несёт лицо, оформившее документ.
Настройка 1С:Бухгалтерии 8.3 для работы с первичными документами
Работа с первичной документацией в программе 1С:Бухгалтерия не требует специальной подготовки. Все нужные формы уже встроены в систему, а их печатные версии доступны из коробки. При этом есть возможность задать параметры, которые облегчают внесение и проведение первичных документов в 1С.
Заполнение ответственных лиц, печати и факсимиле
Ответственные сотрудники указываются в карточке организации. Эта информация используется при вводе первичной документации в 1С: она автоматически подставляется в реквизиты, что снижает объём ручной работы.
Для некоторых документов (например, накладной или акта сверки) при выводе на печать можно также настроить факсимиле подписи должностного лица и печать организации. Сканы загружаются в карточку, расположенную в разделе «Логотип и печать».
Настройка обмена с контрагентами
Электронный обмен документами с контрагентами в 1С реализуется через сервис 1С-ЭДО. Для работы потребуется электронная подпись и установка криптопровайдера (КриптоПро CSP или VIPNet CSP).
Чтобы зарегистрироваться в сервисе 1С-ЭДО, необходимо:
- Перейти в раздел «Администрирование – Обмен электронными документами».
- Открыть ссылку «Учетные записи ЭДО» и создать новую запись.
- На первой вкладке проверить реквизиты организации и при необходимости настроить уведомления.
- На вкладке «Сертификаты» добавить сертификат организации.
- Подписать запрос на формирование учетной записи с помощью сертификата ЭП.
После регистрации настройка обмена выполняется в разделе «Настройки ЭДО». Для добавления обмена:
- Нажимаем «Создать».
- Выбираем контрагента.
- Отправляем приглашение к обмену документами.
После принятия приглашения контрагентом его статус изменится на «Принято», и введение первичной документации в 1С 8.3 можно будет выполнять через ЭДО — без ручного ввода.
Ввод первичных документов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
В системе 1С:Бухгалтерия реализовано несколько способов внесения первичной документации. Источник может быть бумажным или электронным. Способ ввода зависит от того, как получен документ, а также от типа операции.
Возможны два варианта:
- На основании бумажного документа. Пользователь вручную переносит информацию из бумажной формы в электронную. Такой способ остаётся актуальным, если первичный документ предоставлен в печатном виде.
- Через электронный документооборот. Документ поступает от контрагента напрямую в программу и проходит автоматическую обработку первичной документации в 1С. Подписание выполняется с использованием электронной подписи.
Электронные документы, безусловно, имеют много преимуществ. Обработка не занимает много времени, их не нужно распечатывать и всегда можно посмотреть в программе. Некоторые документы могут передаваться только в электронном виде: например, УПД с маркированным или прослеживаемым товаром.
Однако не всю докуменцтацию можно получить электронно, поэтому бухгалтеру часто приходится работать и с бумажной первичкой.
Создание первичного документа в 1С на основании бумажного выполняется вручную. Чтобы ускорить этот процесс и минимизировать ошибки, можно использовать некоторые возможности программы
- Ввод на основании другого документа.
Это очень удобно, так как часть реквизитов будет заполнено по документу-основанию. К примеру, мы можем заполнить накладную на основании счета.
- Копирование строк.
В 1С некоторые документы имеют похожую табличную часть, поэтому строки могут быть скопированы из одного документа и перенесены в другой. Это может пригодиться, если документы не связаны между собой, т. е. ввод на основании не предусмотрен.
Например, мы продали товар покупателю, а затем хотим заказать такой же товар у поставщика. В документе «Реализация товаров» выделяем строки с необходимым товаром, нажимаем «Еще — Скопировать строки».
В «Счет поставщику» выбираем команду «Еще – Вставить строки».
Табличная часть счета поставщику заполнится идентично документу реализации. Чтобы быстро изменить цены на закупочные, можно воспользоваться командой «Изменить» и выбрать цены поставщика.
- Копирование документов.
При повторяющихся первичных документах (например, реализация одному и тому же покупателю) можно быстро создать новый документ, скопировав предыдущий.
Некоторые документы нельзя создавать копированием. Например, документы по выплате зарплате создаются только как новые или на основании документов начисления.
- Заполнение номенклатуры по штрихкоду.
При большом количестве товаров сканирование штрихкодов может существенно ускорить заполнение документов.
- Использование сервиса по распознаванию первичных документов 1С:РПД.
Автоматически формирует первичные документы в 1С на основании загруженных сканов бумажных форм.
- 1С:Сканер чеков.
С помощью сервиса можно загружать в документ «Авансовый отчет» кассовые чеки от подотчетных лиц. Подотчетник устанавливает на телефон мобильное приложение, сканирует чек, который автоматически переносится в 1С. Бухгалтер получает чек в программе и вносит его в авансовый отчет. Поставщики в кассовых чеках заполняются по ИНН. Если поставщик не был заведен в базу, его можно заполнить автоматически при подключенном сервисе 1С-Контрагент.
После заполнения документа выполняется проведение, в результате чего система формирует проводки и выполняет разнесение по счетам бухгалтерского учета. Эти действия позволяют включить данные из первичных документов в регламентированный учёт.
Первичные документы в 1С при поступлении товара
При покупке товаров организация получает от поставщика первичный документ. Это может быть товарная накладная, универсальный передаточный документ (УПД) или кассовый чек, если товар приобретён через подотчётное лицо. Для отражения такой операции в 1С:Бухгалтерии используется документ «Поступление товаров».
Документ может быть создан вручную или получен от контрагента по ЭДО. При использовании электронного документооборота первичный документ поступления в 1С можно создать двумя способами.
- На основании полученного электронного документа. Перед созданием выполняется сопоставление номенклатуры.
- Путем загрузки XML-файла в новый документ «Поступление товаров». Этот вариант применяется, если обмен по ЭДО идет через внешние сервисы без прямой интеграции с 1С.
Первичные документы в 1С при оптовой продаже
Оптовая продажа товара покупателю выполняется документом «Реализация товаров: накладная, УПД». После заполнения его распечатывают, заверяют подписью и печатью и передают 1 экземпляр покупателю. На печать можно вывести товарную накладную, УПД, транспортно-сопроводительные документы.
Чтобы передать документ реализации в электронном виде, нужно нажать «ЭДО — Отправить электронный документ».
При использовании внешних сервисов ЭДО, не интегрированных с 1С, применяется выгрузка файла в формате XML. Это делается через пункт «Еще – ЭДО – Выгрузить документ в файл».
Создание собственных форм первичных документов в 1С:Бухгалтерии 8.3
Самостоятельно разработанные макеты первичных документов в 1С:Бухгалтерии применяются наравне с унифицированными формами. Чтобы применять собственные формы при печати документов, используют:
- Редактирование макета существующей в программе печатной формы.
Вариант подойдет при необходимости внести незначительные изменения в печатную форму. Например, нужно добавить специальную надпись в акте на списание материалов. Вносить правки следует аккуратно, чтобы не повредить структуру. Если нужно восстановить оригинал, в настройках печати доступна команда «Использовать стандартный».
- Добавление внешней печатной формы.
Разработанный макет будет доступен при печати документа дополнительно к существующим стандартным. Добавление собственной печатной формы выполняется в разделе «Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки».
Обмен первичными документами с контрагентами в 1С
Для приёма, отправки и обработки первичных документов по ЭДО в 1С используется раздел «Текущие дела ЭДО». Перейти в него можно из раздела «Продажи» или «Покупки» («Сервис – Текущие дела ЭДО»), а также напрямую из документа поступления или реализации («ЭДО – Текущие дела ЭДО»).
Здесь отражаются все входящие и исходящие документы контрагентов, а также приглашения. Документы сгруппированы в зависимости от действия, которое требуется с ними совершить. Например, в одной папке собраны входящие документы для отражения в учете, а в другой – требующие подписания. В верхней части окна находятся команды для отправки и получения документов.
Настройки ЭДО по каждому контрагенту отражаются в его карточке. Здесь указывается его идентификатор, состояние приглашения к ЭДО (принято, ждем согласия и т.д.), а также параметры обмена.
Работа с первичной документацией в бухгалтерском учете — основа бухгалтерского и налогового учета организации. 1С Бухгалтерия существенно упрощает процессы создания, настройки и обмена документами, используя инструменты для автоматизации рутинных задач. Программа допускает использование как унифицированных, так и собственных форм документов. Электронный обмен с контрагентами минимизирует риски ошибок и опозданий с документами.
Однако даже в условиях цифровизации программа не заменяет ответственность бухгалтера за соблюдение сроков оформления, корректность реквизитов и достоверность информации.
Содержание
-
Требования к первичным документам
-
Формы документов в 1С
-
Унифицированные документы
-
Самостоятельно разработанные документы
-
Контроль первичных документов
Деятельность организации всегда сопровождается оформлением документов. Первичная документация подтверждает операции и служит основой для бухгалтерского учёта. К первичке относятся договоры, акты, накладные, счета-фактуры и другие бумаги, оформление которых должно соответствовать Федеральному стандарту и закону «О бухгалтерском учёте». Поэтому для компании важно правильно оформлять такие документы и контролировать их наличие. Посмотрим, как реализована работа с первичными документами в программе 1С:Бухгалтерия 8.3.
к содержанию ↑
Требования к первичным документам
К первичным относятся любые документы, которые подтверждают оформление сделки или выполнение операции. Некоторые из них должны быть выписаны в строго определенной форме, утвержденной законодательством. Другие могут быть оформлены в индивидуальном формате, который использует организация. При этом вся первичка должна:
- Заполняться во время операции или сразу после нее.
- Быть оформлена на бумаге или в электронном виде с ЭЦП.
- Содержать обязательные реквизиты: название, дату, данные организации, подписи и прочее.
Несоблюдение требований к оформлению или отсутствие обязательных реквизитов сделает документ недействительным, его нельзя будет принять для дальнейшего учета.
к содержанию ↑
Формы документов в 1С
1С:Бухгалтерия содержит перечень унифицированных форм документов, которые применяются в хозяйственной деятельности. Часть из них обязательна и не подлежит изменению (например, кассовая документация, платежное поручение). Документы, к которым не предъявляется такое требование, компания может разработать самостоятельно. Все используемые формы должны быть прописаны в учетной политике.
к содержанию ↑
Унифицированные документы
1С:Бухгалтерия поддерживает печатные формы документов, содержащихся в альбоме унифицированных форм. Они уже есть в системе изначально и не требуют дополнительного внесения. Печать можно выполнить непосредственно из документов программы после их записи.
В некоторых документах для печати доступно сразу несколько вариантов, которые можно выбрать из списка. Например, «Реализация услуг» позволяет распечатать акты, счета-фактуры, УПД и даже счет-основание.
Печатная форма заполняется на основании информации, введенной пользователем, а также из справочников и регистров. Реквизиты ответственных лиц могут быть настроены при переходе по ссылке из формы документа.
В некоторых шаблонах можно установить факсимиле должностных лиц и печать компании. Для руководителя и главбуха добавление скана подписи производится в карточке организации, а для остальных ответственных лиц – в карточке сотрудника.
к содержанию ↑
Самостоятельно разработанные документы
Предприятия вправе применять собственно созданную первичку. При этом допустимо брать за основу унифицированный вариант и изменять его. Разработанная компанией документация может включать только обязательные реквизиты или дополнительно содержать нужную информацию.
Свои формы можно добавить в систему с помощью:
- Изменения макета печатных форм,
- Добавления новой печатной формы.
Программа позволяет пользователю изменять печатную форму, отредактировав ее макет. Применять этот способ нужно аккуратно, ведь изменение областей макета и параметров нарушит заполнение. Разработчик предупреждает, что изменять можно только части, не влияющие на работу.
Более безопасным способом будет добавление разработанной печатной формы. В качестве примера добавим внешнюю обработку, которая формирует акт на списание материалов.
Теперь эта форма будет доступна для печати в документе расхода материалов в дополнение к существующим.
к содержанию ↑
Контроль первичных документов
Первичные документы на бумажном носителе должны быть представлены в оригинале, с подписями ответственных лиц и, при необходимости, заверены печатью. Документы, формируемые в электронном формате, подписываются ЭЦП. В любом случае, бухгалтер должен проверять правильность оформления и наличие исходной документации. В программе для этого используется отметка, которая ставится, когда первичка оформлена верно.
Например, для документа поступления будет стоять галочка «Получен», а для реализации – «Документ подписан». Такая отметка позволяет проводить сортировку и контролировать недостающую документацию.
Как мы видим, 1С:Бухгалтерия упрощает работу с первичкой. Документация создается при записи в системе и может быть распечатана или отправлена в электронном виде через ЭДО. Программа содержит перечень унифицированных документов и при необходимости позволяет добавлять собственные. А встроенный механизм контроля помогает бухгалтеру отслеживать, поступили ли оригиналы всех необходимых документов.
Первичные документы в бухгалтерском учете представляют собой обширный список, порядок составления и содержание которых регулируется государственными органами РФ. У каждого подразделения, будь то кадровый, торговый отдел, администрация или производственный цех, существуют свои унифицированные формы ведения первичной документации.
Получите ответ на вопрос по 1С бесплатно, заполните заявку
Первичные документы в бухгалтерском учете представляют собой обширный список, порядок составления и содержание которых регулируется государственными органами РФ. У каждого подразделения, будь то кадровый, торговый отдел, администрация или производственный цех, существуют свои унифицированные формы ведения первичной документации.
Сегодня, подавляющее большинство первичных документов учитывается в специализированных бухгалтерских программах. Многие организации стараются отходить от бумажных вариантов документов и полностью переходят на электронный документооборот.
В статье мы разберем как и где вводить первичную документацию, а также как этот процесс упростить с помощью передачи на аутсорсинг.
Перед специалистами компании, работа которых связана с оформлением первички, встает серьезная задача регулярно совершенствовать свои знания в ведении учета в программе 1С. Так как от правильного заполнения информационной базы будет зависеть корректное отражение финансового результата в организации, а также не возникнут проблемы с бухгалтерской отчетностью и определением объема налогов.
Учет первичных торговых операций
Рассмотрим пошаговый пример ведения учета первичных документов в торговом отделе небольшой компании в программе 1С:Бухгалтерия предприятия.
Роль первички – своевременно и точно отражать происходящие хозяйственные события в организации. Руководителям и собственникам бизнеса следует понимать, что не существует обязательного перечня первичных документов. Каждая организация сама определяет нужный список документов, в зависимости от деятельности, и фиксирует его в учетной политике.
Приобретение товаров
Компания приобретает товары для дальнейшей перепродажи, а материалы – для обеспечения своих нужд. При покупке у поставщиков, как правило, возникают еще и дополнительные расходы. Это могут быть: транспортные расходы, тара и упаковка, затраты на командировку с целью заключения договора о покупке. Все денежные перемещения с целью приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должны быть учтены в базе.
Внесение первичных документов в базу 1С:Бухгалтерия происходит следующим образом. Для отражения поступления открываем на панели разделов вкладку «Покупки» и нажимаем «Поступление (акты, накладные, УПД)». Для создания нового поступления необходимо нажать «Поступление» — «Товары, услуги, комиссия». Документ создается на основании предъявленного оригинала накладной и счета-фактуры от поставщика.
В накладной указывается номер и дата, выбирается нужный склад (оптовый или розничный), заполняются данные поставщика. В табличной части будут отражены поступившие товары. Если данные наименования уже имеются в справочнике номенклатуры, то внесение товаров можно выполнить через кнопку «Подбор». Если позиции новые и ранее их не вносили в базу, то в этом случае они создаются через кнопку «Добавить».
Во вкладках табличной части «Услуги», «Возвратная тара», «Агентские услуги» вносятся данные о дополнительных расходах, если они имеются.
После заполнения накладной в поле «Счет-фактура» нужно ввести номер, дату предъявленного документа и нажать на кнопку «Зарегистрировать». Готовый документ необходимо сохранить и провести.
При создании новых документов в программе, специалисту важно усвоить привычку каждый раз сверять поступившее количество товара и итоговые суммы с оригиналами документов, чтобы не упустить расхождений, а потом и возникновения разногласий при оплате счетов. Оригиналы в упорядоченном виде подшиваются в папки и хранятся в архиве организации.
Оплата поставщику
Чтобы оплатить контрагенту за ранее приобретенные товары и услуги, необходимо выделить созданную накладную поступления, по которой мы хотим произвести оплату и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение».
Документ заполняется и устанавливается назначение платежа «Оплата за товар по Счету фактуре № … от … ». Нажать «Провести и закрыть».
Данное платежное поручение направляется в банк, после чего банк предоставляет оригинал выписки о снятии денежных средств с вашего расчетного счета. На основании этой выписки нужно создать еще один документ в базе 1С отражающий факт списания денежных средств. Создается он на основании платежного поручения. Необходимо выделить этот документ и нажать «Создать на основании» — «Списание с расчетного счета». Документ заполняется автоматически.
После заполнения документа, нажать «Провести и закрыть». Бумажные оригиналы подшиваются.
Оптовые продажи товаров
Отразим бухгалтерский учет первичных документов по оптовой торговле. Инструкция будет включать в себя оформление следующих операций:
-
Сначала выписываем счет покупателю, который согласился приобрести нашу продукцию оптом;
-
Отражаем факт реализации товара и перехода права собственности покупателю;
-
Регистрируем оплату, то есть зачисление денежных средств на расчетный счет компании.
Счет на оплату
Оформление счета в программе 1С выполняется через раздел «Продажи» в закладке «Счета покупателям». Нажмем на кнопку «Создать» и откроется форма документа.
Необходимо указать дату и заполнить верхнюю часть. В табличной части, с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» выбираем нужные товары из справочника, устанавливаем количество, проверяем оптовые цены. Не забываем проводить документацию в программе с помощью кнопки «Провести и закрыть». При необходимости распечатываем оригинал с помощью кнопки «Печать».
Реализация товара (отгрузка)
Порядок формирования документа отгрузки следующий. Он обычно создается на основании документации по оплате. Выделяем ранее созданный счет на оплату и нажимаем «Создать на основании» — «Реализация (Товары, услуги, комиссия)».
Документ необходимо заполнить: указать дату, поставщика, склад, с которого производится отгрузка. Нажать в том же документе «Выписать счет-фактуру». Затем, провести и сохранить.
Оплата от покупателя за товары
Следующий документ учета первички – оплата от покупателя. Оформление подобных документов производится либо на основании ранее созданных счетов на оплату, либо на основании документов реализации.
Вид операции указывается в зависимости от способа оплаты. Если покупатель оплачивает безналичным способом, то на основании документа реализации создаем «Поступление на расчетный счет».
Если оплата происходит наличными, то создаем «Поступление наличных».
Все поля документа заполняются. Указывается дата поступления денежных средств, входящий номер и дата платежного поручения. В назначении платежа указывается: «Оплата за товары от покупателя». Затем документ сохраняют и проводят.
Возвраты от покупателя
В бухгалтерском учете случаются ситуации, когда покупатель требует вернуть деньги за товар ненадлежащего качества или продукт не подошел по своим характеристикам.
В этом случае, бухгалтерия, в соответствии с законодательством, обязана принять свои товары обратно и вернуть оплаченные покупателем деньги. Все эти операции оформляются с помощью соответствующих документов.
Возврат товаров
Возврат выполняется на основании оригиналов документов, предъявленных покупателем.
Для ввода возврата в информационную базу, необходимо зайти в раздел «Продажи» и нажать на вкладку «Возвраты о покупателей». Для создания нового документа нажимаем «Возврат» и в выпадающем окне выбираем нужную ссылку. Если покупатель уже оплатил за товары, то необходимо выбрать операцию «Товары», если товары были отгружены заранее, до выписки счета покупателю, то выбираем «Товары отгруженные».
Заполняем документ, указав дату, наименование покупателя, оптовый склад и договор поставки. Также указывается документ реализации, по которому была произведена отгрузка. Нажав на кнопку «Заполнить», табличная часть заполняется автоматически. Необходимо вручную откорректировать только возвращаемый товар, указав нужное количество и сумму. Нажимаем «Провести», «Закрыть».
Оригиналы документов, предъявленные покупателем, сохраняем в подшивке.
Возврат денег покупателю
Данный учетный документ создается на основании созданного Возврата. Нужно найти и выделить этот документ и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Платежное поручение».
Заполнив все необходимые реквизиты в поля формы, необходимо будет нажать на ссылку «Ввести документ списания с расчетного счета». Как правило, его основанием является оригинал выписки из банка, подтверждающий, что деньги были перечислены на счет покупателя. Отражаем эту операцию.
В конце все документы необходимо провести и закрыть.
Складские операции
Рассмотрим учет первички на складах компании. Работа со складами требует знания специфики данного направления, а также типичных хозяйственных операций происходящих здесь. Товары на складах могут перемещаться с одного склада на другой. Важным событием на складе является процедура инвентаризации, позволяющая определить фактическое количество товаров и обеспечить его контроль, сохранность.
Перемещение товаров
Для выполнения перемещения товаров в программе 1С Бухгалтерия, необходимо перейти в раздел «Склад» и нажать на ссылку «Перемещение товаров».
Заполняем отправителя: например, указываем «Оптовый склад». Затем заполняем получателя: «Розничный склад». С помощью кнопки «Подбор» необходимо указать названия товаров и их количество. Затем нажать на кнопку «Провести и закрыть».
Инвентаризация
Выполним инвентаризацию на складе. В панели разделов нажимаем «Склад» и переходим по ссылке «Инвентаризация товаров» — «Создать».
Указываем дату проведения, склад, ответственные лица. Документ заполняется автоматически с помощью кнопки «Заполнить». В табличной части будет отражено количество остатков по всем складам. Готовый документ можно распечатать в виде Инвентаризационной описи.
После того как будет завершена работа по проведению инвентаризации, возможно выявление недостачи или излишек на складах.
Списание недостачи
Для того, чтобы списать выявленную недостачу, необходимо зайти в доумент инвентаризации и нажать на кнопку «Создать на основании» — «Списание товаров, материалов».
Указать дату. Затем нажать «Провести и закрыть».
Оприходование излишков
Учетный документ по оприходованию излишков также создается на основании инвентаризации. Аналогично списанию, создается новый документ с видом операции «Оприходование товаров». Заполняются все поля, с указанием даты, заполняется табличная часть. Документ необходимо провести и закрыть.
Учет основных средств
Основные средства (ОС) являются материально-вещественным имуществом компании, которые выступают в качестве средств труда при выполнении различных работ, услуг, а также в производстве продукции (инструмент, оборудование, машины, электроника, здания и сооружения).
Как правило, к основным средствам относится имущество, срок использования которого превышает один год. Особенностью объектов ОС является то, что они со временем подвержены изнашиванию, что в результате приводит к уменьшению их стоимости. В бухгалтерском учете принято амортизировать ОС, то есть ежемесячно вычитать из их себестоимости определенную сумму.
Приобретение объектов ОС
Чтобы отразить в программе покупку ОС, необходимо в разделе «Покупки» зайти в закладку «Поступление (акт, накладная)» — «Оборудование». Откроется форма, которую необходимо заполнить соответствующими учеными данными. Указать наименование поступившего объекта ОС, его количество и стоимость.
Данный учетный документ вводится на основе предъявленной накладной.
Ввод в эксплуатацию ОС
После того, как основное средство было оприходовано, необходимо ввести его в эксплуатацию, иными словами, принять к учету. Для этого, в программе необходимо выбрать «ОС и НМА» и нажать на вкладку «Принятие к учету ОС».
В документе необходимо указать дату создания документа. Указываем местонахождение, где будет использоваться основное средство. Например, если приобрели компьютеры, то можно выбрать «Администрация», «Бухгалтерия». Если станки, то — «Производственные цех» и т.д. Во вкладке «Событие», необходимо указать «Принятие к учету с вводом в эксплуатацию».
Для того, чтобы для основного средства корректно начислялась амортизация ему необходимо определить амортизационную группу. Для этого в закладке «Основные средства» необходимо зайти в «Группа учета ОС» и в зависимости от наименования присвоить тот или иной номер амортизационной группы.
В закладке «Бухгалтерский учет» необходимо задать способ поступления ОС в компанию, например, был приобретен за плату или получен безвозмездно. Затем нажать на «Порядок учета» и выбрать «Начисление амортизации». Также указывается способ начисления амортизации. Чаще всего в организациях используется «Линейный способ».
После заполнения документа, его необходимо провести и закрыть.
Продажа (передача) ОС
Если было принято решение продать основное средство, то в программе необходимо выполнить следующие учетные действия. Зайти в раздел «ОС и НМА» и нажать на кнопку «Передача ОС». В открывшемся документе заполнить дату и реквизиты. В табличной части указывается наименование ОС, его количество и стоимость.
Ниже в этом же документе по ссылке необходимо создать счет-фактуру. В конце документ необходимо провести и закрыть.
Преимущества бухгалтерского аутсорсинга
Учет первичной документации имеет свои особенности на каждом предприятии. Для малых организаций и индивидуальных предпринимателей список документов обычно небольшой и состоит только из основных форм. Для крупных компаний требуется более детализированный и обширный учет всех хозяйственных операций в каждом отделе, поэтому список первички у них достаточно внушительный. Для некоторых учет не вызывает вопросов, у других – это большая рутинная работа, отнимающая время, силы и нервы.
Переведите свой бухгалтерский и кадровый учет на аутсорсинг и мы решим вашу проблему. Помимо экономии на содержании целого отдела, вы откроете для себя много выгодных преимуществ. Мы окажем поддержку вашему бизнесу в следующих направлениях:
-
Внесем всю первичную документацию в базу.
-
Поможем вести бухучет в компании. Сформируем необходимую отчетность. У вас возникли затруднения в оформлении документации? — Наш профессиональный бухгалтер подробно расскажет, как это сделать.
-
Ваши налоги больше не будут доставлять головную боль. Занимайтесь бизнесом, не отвлекаясь на посторонние дела. Рассчитаем НДС, налог на прибыль, сформируем и сдадим декларации.
-
Проверим кадровый учет, поможем ежемесячно рассчитывать зарплату и другие платежи сотрудникам. Предоставим отчетность в контролирующие органы.
Кроме этого, выполним обслуживание в сфере автоматизации учета. Внедрим и настроим информационные программы, проведем курс обучения сотрудников. Проконсультируем по сложным вопросам ведения учета.
Бухгалтерский аутсорсинг помогает оптимизировать затраты организации. А ведение учета профессионалами исключает грубейших ошибок, связанных с ними штрафов и разбирательств.
Заказать бухгалтерский аутсорсинг можно здесь или по телефону +7 (499) 956-21-70
Ведете учет на предприятии и столкнулись с вопросом правильного оформления первичных документов в 1С? Задача кажется непростой, но на самом деле с правильным подходом она становится вполне решаемой. В этой статье мы разберемся, что представляет собой первичный документ, как его сформировать в 1С и на что стоит обратить внимание, чтобы избежать ошибок. Если вы хотите ускорить процесс и сделать его максимально эффективным, советы и примеры, приведенные здесь, помогут вам разобраться в этом вопросе.
Первичные документы – это основа бухгалтерского и налогового учета. От их правильного оформления зависит точность учета всех операций компании. Часто возникают вопросы по поводу их автоматической генерации в 1С, а также по корректному заполнению и сохранению данных. С этим вам помогут разобраться простые, но важные шаги, которые мы разберем в данной статье.
Что такое первичные документы и зачем они нужны?
Прежде чем углубиться в детали работы с 1С, давайте разберемся, что такое первичные документы и почему их важно правильно оформлять. По сути, это официальные бумаги, которые подтверждают факт совершения операции. Например, накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры – все это примеры первичных документов.
Правильное оформление этих документов позволяет избежать юридических и налоговых проблем. Если все операции фиксируются в установленном порядке, это дает полную уверенность в том, что бухгалтерия и налогообложение компании находятся на должном уровне. Без таких документов невозможно провести ни одну финансовую операцию, и они должны быть оформлены согласно законодательству.
Как формировать первичные документы в 1С: Практическое руководство
Теперь давайте перейдем к практическим аспектам. Формирование первичных документов в 1С – это процесс, который включает несколько ключевых этапов. Важно следовать определенным правилам, чтобы не допустить ошибок, которые могут повлиять на работу всей системы учета. Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию.
Шаг 1: Настройка базы данных и учетной политики
Прежде чем приступить к формированию документов, нужно убедиться, что в вашей 1С правильно настроены все параметры учетной политики. Это базовые настройки, которые задают правила для всего учета – от налогообложения до работы с контрагентами. Если учетная политика настроена неправильно, это может привести к формированию некорректных документов.
Шаг 2: Создание документа
После настройки учетной политики можно перейти непосредственно к созданию первичных документов. В 1С для этого существуют специальные шаблоны, которые можно настроить под потребности вашей организации. Например, накладная или акт выполненных работ – эти документы можно настроить так, чтобы все необходимые данные автоматически заполнялись при вводе операции.
Шаг 3: Заполнение данных
Заполняйте поля документа внимательно. Важно, чтобы все данные, такие как сумма, контрагент, наименование товаров и услуг, были указаны корректно. Чем точнее будет информация, тем меньше вероятность ошибок. В некоторых случаях 1С подскажет вам, что какие-то данные могут быть ошибочными, и предложит их исправить.
Шаг 4: Проверка и регистрация документа
После того как документ готов, важно его проверить на наличие ошибок. Программа может предложить вам проверить соответствие всех данных учетной системе. После того как вы убедитесь в правильности всех введенных данных, документ можно зарегистрировать в системе и провести учет операции.
Советы по работе с первичными документами в 1С
Чтобы не тратить время на исправление ошибок, важно заранее освоить несколько полезных советов:
- Не забывайте про контроль за заполнением обязательных реквизитов. В 1С есть возможность настроить обязательность ввода ключевых данных, таких как ИНН контрагента или номер документа. Это поможет избежать ситуаций, когда документ окажется неполным.
- Используйте автоматическое заполнение. В 1С есть возможность автоматического заполнения реквизитов на основании ранее введенных данных, что значительно упрощает процесс работы с документами.
- Не забывайте про периодичность документации. Некоторые первичные документы могут быть регулярными (например, ежемесячные акты). В таких случаях настройка периодичности поможет вам сэкономить время.
- Проверяйте данные на соответствие законодательству. Регулярно обновляйте программу и следите за актуальностью налоговых и бухгалтерских настроек.
Часто задаваемые вопросы
Как избежать ошибок при формировании первичных документов в 1С?
Для этого важно тщательно проверять все введенные данные и использовать возможности автоматической проверки, которые предлагает 1С. Также можно регулярно консультироваться с экспертами, например, с обучающим центром «Кадры». Они помогут вам разобраться в нюансах и избежать типичных ошибок.
Что делать, если я допустил ошибку в уже зарегистрированном документе?
Если ошибка была обнаружена после регистрации документа, ее можно исправить путем отмены документа или создания нового. Однако, важно не забывать, что исправление таких документов может повлиять на финансовую отчетность, поэтому лучше сразу обратиться к специалисту. За консультацией можно обратиться в обучающий центр «Кадры» по телефону +7(8412) 71-34-87.
Облако тегов
1С
первичные документы
бухгалтерия
налоговый учет
автоматизация
документы
обучение 1С
ошибки 1С
учет
Кадры
Что такое первичные документы и зачем они нужны в 1С?
Итак, зачем они нужны? В первую очередь, такие документы подтверждают факт сделки. Это могут быть покупки, продажи или любые другие операции. Когда мы говорим о 1С, то подразумеваем автоматизацию этих процессов, что упрощает работу, минимизирует ошибки и ускоряет процесс учета.
Как создать первичный документ в 1С: пошаговая инструкция
Чтобы начать работать с первичными документами, важно знать, как правильно их формировать в 1С. Это поможет вам избежать неприятных сюрпризов в процессе работы. Давайте рассмотрим несколько ключевых шагов.
1. Откройте нужный раздел программы
В 1С существует несколько подсистем, которые связаны с различными типами первичных документов. Например, для учета товаров и услуг используется подсистема «Продажи», а для оформления актов и счетов – «Бухгалтерия». Вам нужно выбрать раздел, в котором планируется работа с документами, и перейти туда.
2. Выберите тип документа
После того как вы выбрали раздел, вам нужно указать, какой именно первичный документ вы хотите создать. В 1С представлены разные типы документов, например:
- Накладные
- Счета-фактуры
- Акты выполненных работ
- Платежные поручения
Выберите подходящий тип, и система откроет форму для его заполнения.
3. Заполнение данных
На этом этапе вам нужно будет внести все данные, связанные с документом: контрагенты, товары или услуги, сумма и другие необходимые реквизиты. Важно быть внимательным, чтобы вся информация была правильной, ведь ошибка на этом этапе может привести к искажению учета.
4. Проведение документа
После того как все данные внесены, необходимо провести документ. Это означает, что информация о сделке будет зафиксирована в базе данных, и процесс учета пойдет дальше. Не забудьте проверять корректность всех данных перед проведением документа, чтобы избежать ошибок в учете.
Какие ошибки чаще всего встречаются при формировании первичных документов в 1С?
Как и в любой системе, в 1С могут возникать ошибки, если не следить за правильностью заполнения данных. Рассмотрим несколько типичных проблем, которые могут возникнуть в процессе работы с первичными документами:
1. Ошибки в реквизитах контрагентов
Неверно указанные данные контрагента – распространенная проблема. Это может быть неправильный ИНН, ошибка в адресе или названии компании. Для этого важно проверять данные в реестре контрагентов перед тем, как начать оформлять документы.
2. Проблемы с кодами товаров
Для правильного учета важно убедиться, что все товары и услуги имеют уникальные коды. Не стоит вводить новые товары без предварительной проверки их наличия в базе данных. Это поможет избежать дублирования и ошибок при инвентаризации.
3. Некорректные данные при проведении документов
Если документы проведены с ошибками, это может привести к нарушению бухгалтерского учета. Поэтому всегда проверяйте, что все поля заполнены верно перед проведением документа.
Пример формирования первичного документа: накладная
Давайте рассмотрим пример, как можно создать накладную в 1С. Это типичный первичный документ, который используется для учета движения товаров на складе. Вот как это делается:
- Шаг 1. Перейдите в раздел «Продажи» и выберите «Накладная на отгрузку».
- Шаг 2. Заполните данные о контрагенте (клиенте), укажите его реквизиты.
- Шаг 3. Добавьте товары, указав количество и цену. Система автоматически рассчитает сумму.
- Шаг 4. Проведите накладную, чтобы информация отразилась в системе.
После проведения накладной вы сможете увидеть изменения в учете товаров и на складе. Также система автоматически создаст проводки для бухгалтерского учета.
Где получить помощь в освоении работы с первичными документами в 1С?
Если вы хотите быстро и без ошибок научиться работать с первичными документами в 1С, вам стоит обратиться за помощью в обучающий центр «Кадры». Здесь вам помогут освоить все тонкости работы с системой 1С, включая формирование документов. Звоните по телефону +7(8412) 71-34-87, и наш центр предложит вам удобный график занятий и доступные курсы по обучению.
Облако тегов
1С
формирование документов
бухгалтерия
накладная
первичные документы
инструкции 1С
обучение 1С
курсы 1С
ошибки в 1С
система учета
Зачем важно настраивать шаблоны первичных документов?
Как это работает? Когда вы правильно настроите шаблон, программа будет автоматически заполнять все необходимые поля на основании данных, введенных в систему. Это освобождает сотрудников от рутинных задач, снижает вероятность ошибок и ускоряет обработку документов. Особенно полезно это для компаний, работающих с большим объемом документации.
Как правильно настроить шаблон в 1С
Шаблоны первичных документов в 1С настраиваются в несколько этапов. Рассмотрим их по порядку, чтобы вам было легче разобраться в процессе.
1. Выбор подходящего типа документа
Первым шагом при настройке шаблона является выбор типа документа, с которым вы будете работать. В 1С можно настроить шаблоны для различных типов документов, включая накладные, счета, акты и другие. Для этого необходимо зайти в конфигуратор, выбрать нужную подсистему и указать тип документа.
После этого вы сможете указать необходимые реквизиты, которые должны быть автоматически заполнены. Например, для накладной это может быть информация о покупателе, номенклатуре, количестве товаров и суммах.
2. Установка переменных для автоматического заполнения
Следующим шагом является установка переменных для автоматического заполнения данных. В 1С есть специальная функциональность для создания таких переменных. Вы можете указать, какие данные должны подтягиваться из других документов или справочников системы. Например, при создании счета-фактуры программа может автоматически подставлять информацию о контрагенте, дате, сумме и других полях.
Это позволяет минимизировать вручную вводимую информацию и сделать процесс создания документа намного быстрее и удобнее.
3. Проверка правильности работы шаблона
После того как вы настроили шаблон, необходимо протестировать его работу. Создайте несколько тестовых документов, чтобы убедиться, что все поля заполняются корректно. Если вы заметили какие-либо ошибки, вернитесь в конфигуратор и внесите нужные изменения.
Важно, чтобы все данные подтягивались правильно, а сам документ формировался в нужном вам формате. Если это так, можно считать, что настройка шаблона прошла успешно.
Как шаблоны помогают в бизнесе?
Настройка шаблонов позволяет не только автоматизировать процессы, но и повысить эффективность работы сотрудников. Вместо того чтобы каждый раз вручную заполнять одни и те же поля, сотрудники могут использовать готовые шаблоны. Это сокращает время на создание документов, а значит, увеличивает скорость работы компании.
Кроме того, шаблоны помогают улучшить точность. Ведь данные подтягиваются автоматически, и вероятность ошибки сводится к минимуму. В результате вы получаете правильно оформленные документы, которые соответствуют всем требованиям законодательства и внутренним стандартам компании.
Обучение и поддержка от центра «Кадры»
Если вам нужна помощь в настройке шаблонов или вы хотите более детально разобраться в функционале 1С, обучающий центр «Кадры» всегда готов предложить свои услуги. Мы проводим курсы и тренинги по настройке и использованию 1С для автоматизации бизнес-процессов. Наши эксперты помогут вам настроить систему под специфические нужды вашего бизнеса и обеспечат оперативную поддержку.
Звоните нам по телефону +7(8412) 71-34-87, и наши специалисты проконсультируют вас по всем вопросам!
Таблица с полезными рекомендациями по настройке шаблонов
| Шаг | Описание | Примечание |
|---|---|---|
| 1. Выбор типа документа | Определите тип документа, с которым будете работать. | Это может быть накладная, акт выполненных работ или счет-фактура. |
| 2. Настройка переменных | Установите переменные для автоматического заполнения данных. | Используйте данные из справочников и других документов. |
| 3. Тестирование | Проверьте правильность работы шаблона на нескольких примерах. | Проверьте корректность заполнения всех полей. |
Облако тегов
1С
Шаблоны
Автоматизация
Обучение 1С
Документы
Бизнес
Кадры
Настройка 1С
Обучающий центр
Поддержка 1С
Вопрос-ответ:
Какие основные этапы формирования первичных документов в 1С?
Формирование первичных документов в 1С начинается с создания соответствующего типа документа в системе. Это может быть накладная, акт выполненных работ, счет-фактура и другие. Далее, нужно заполнить все необходимые поля документа, такие как дата, контрагенты, товары или услуги, а также суммы. После этого система автоматически проводит документ, если все данные введены корректно. Важно учитывать, что процесс формирования и корректировки зависит от настроек конфигурации 1С, которые могут изменяться в зависимости от специфики компании.
Как избежать ошибок при создании первичных документов в 1С?
Чтобы минимизировать ошибки при создании первичных документов, нужно тщательно проверять все вводимые данные, включая контрагентов, номенклатуру, суммы и реквизиты. Важно заранее настроить правильные шаблоны для различных типов документов, чтобы система автоматически подставляла необходимые значения. Еще одним полезным шагом является использование справочников и проверка их актуальности, чтобы избежать ошибок при выборе контрагентов или товаров. Рекомендуется регулярно проводить обучение сотрудников, чтобы они были знакомы с процессами работы в 1С и правильно заполняли документы.
Можно ли настроить автоматическое заполнение данных в первичных документах 1С?
Да, в 1С можно настроить автоматическое заполнение данных для первичных документов. Это достигается через использование шаблонов документов и настроек, связанных с контрагентами и номенклатурой. Например, при добавлении товара в накладную система может автоматически подтянуть его цену, единицу измерения и другие параметры из справочников. Также возможно настроить автоматическое заполнение реквизитов, таких как ИНН контрагента или адрес доставки. Однако важно, чтобы все справочники были актуальными и правильными, иначе автоматическое заполнение может привести к ошибкам.
Какие типичные ошибки при формировании первичных документов в 1С и как их исправлять?
Одной из самых частых ошибок при формировании первичных документов в 1С является некорректное заполнение реквизитов контрагентов или номенклатуры, что может привести к неверным данным при расчете налогов или сумм. Для исправления таких ошибок необходимо перепроверить все данные и, если нужно, обновить справочники. Еще одной распространенной проблемой является неправильное заполнение полей по количеству и стоимости товаров, что влияет на итоговую сумму. В таких случаях важно пересчитать все показатели и проверить правильность расчетов. Ошибки могут возникать и из-за неправильных настроек учетных политик, поэтому важно следить за актуальностью конфигурации системы и проводить регулярные проверки на соответствие внутренним стандартам компании.