Как создавать сводные таблицы и работать с ними
С помощью сводных таблиц можно:
- сужать большие наборы данных;
- отслеживать взаимоотношения между элементами.
Например, с помощью такой таблицы вы сможете понять, кто из продавцов получил наибольшую выручку за конкретный месяц.
Как добавлять и редактировать сводные таблицы
Как изменить или удалить данные
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Нажмите кнопку Изменить во всплывающем окне под сводной таблицей.
- Для изменения или удаления полей используйте боковую панель:
Примечание. Сводная таблица обновляется каждый раз, когда вы изменяете ячейки с исходными данными.
Как посмотреть сведения о ячейке
Вы можете посмотреть исходные данные для ячейки из сводной таблицы.
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Нажмите кнопку Изменить во всплывающем окне под сводной таблицей.
- Дважды нажмите на нужную ячейку.
- Откроется новый лист с исходными данными.
Calculated fields with SUM or a custom formula
- Откройте файл в Google Таблицах на компьютере.
- Нажмите кнопку Изменить во всплывающем окне под сводной таблицей.
- На боковой панели рядом с надписью «Значения» нажмите ДобавитьРассчитываемое поле.
- Вычислите значение с помощью формулы SUM. Для этого рядом с надписью «Суммировать по» нажмите SUM.
- Вычислите значение с помощью вашей формулы. Для этого в появившемся поле введите формулу. Рядом с надписью «Суммировать по» выберите Другое.
- В правом нижнем углу нажмите Добавить. Появится новый столбец.
Совет. Для создания собственных формул можно использовать:
- Другие столбцы, например
=sum(Цена)/counta(Товар), гдеЦенаиТовар– столбцы сводной или исходной таблицы (доступны в подключенных таблицах).- Функции в Google Таблицах.
Внимание! Если в формуле есть значение с пробелами, его необходимо заключить в кавычки. Пример: ="h sdf".
Пример
Создать копию
Статьи по теме
- Настройка сводной таблицы
- Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ
Гид по сводным таблицам в Google Sheets и Excel
Объединяем и анализируем данные из нескольких таблиц
- Excel и Sheets
- Аналитика
Анна Ашихмина
Email-маркетолог и автор журнала «Конверт»
Сводные таблицы позволяют быстро обработать данные из разных таблиц, привести их к удобному виду. С помощью этого инструмента рассчитывают средние и итоговые значения, группируют и фильтруют данные, не затрагивая при этом исходные.
Разберём на примере. Допустим, у нас есть данные по рассылкам для разных сегментов получателей по разным каналам — по SMS и email (ссылка на Google-таблицу). Посмотрим, какой канал для какого сегмента принёс больше всего конверсий.
Таблица с данными по email-рассылкам
Таблица с данными по SMS-рассылкам
Общие правила создания сводных таблиц
Перед тем как начать работу, в исходных таблицах нужно подготовить данные для анализа. Убедитесь, что:
- у всех столбцов таблиц есть заголовки,
- в таблицах нет объединенных ячеек,
- в таблицах нет скрытых строк или столбцов,
- данные в пределах одного столбца приведены к единому формату: дата, число или валюта.
Если в ходе работы изменяться или добавятся новые данные, необходимо будет внести изменения в исходные таблицы, а затем обновить сводную.
Гид по ВПР в Excel и Google Таблицах
Как работать со сводными таблицами в Google Sheets
Создаем сводную таблицу
В главном меню выбираем: «Вставка» — «Создать сводную таблицу». Далее в появившемся окошке «Новая сводная таблица» выбираем место, куда разместим сводную — на новом листе или текущем.
Далее переходим к сводной таблице. В «Редакторе сводной таблицы» выбираем, какие данные хотим видеть. Добавляем данные, которые будут показаны в строках, столбцах и ячейках — с помощью зеленой кнопки «Добавить» в соответствующих разделах.
Например, мы хотим увидеть общее количество получателей рассылки из каждого сегмента. Для этого в редакторе в разделе «Строки» нажимаем «Добавить» и выбираем «Сегмент».
Затем в разделе «Значения» добавим поле «Получатели». Нажимаем «ОК».
У нас получилась таблица, где в каждой строке — сегмент получателей, а напротив автоматически появилась сумма количества из столбца «Получатели» исходной таблицы.
Фильтруем данные
Уберём из таблицы некоторые значения, например, данные по первым двум рассылкам, так как они были тестовые.
В редакторе сводной таблицы в разделе «Фильтры» нажмём «Добавить» и выберем «ID рассылки». Нажимаем на выпадающий список «Показаны все объекты» и в меню фильтрации выбираем «Фильтровать по значению». Снимаем галочки с первых двух рассылок. Нажимаем «ОК».
После этого из нашей сводной таблицы автоматически уберутся данные по первым двум рассылкам, а сумма в таблице пересчитается.
Производим расчеты
Кроме отображения данных из исходных таблиц, в сводных можно делать собственные расчеты и получать новые данные.
Посмотрим, рассылка для какого сегмента приносит больше всего конверсий в процентном отношении — рассчитаем CTR.
В разделе «Значения» нажмём зелёную кнопку «Добавить» и выберем «Рассчитываемое поле». В поле «Формула» пишем заголовки столбцов, с которыми будем проводить действия:
=’Конверсии’/’Получатели’
Нажимаем «Enter» и в таблице автоматически появится поле с расчетами.
Чтобы было удобнее читать сводную таблицу, её можно отформатировать. Алгоритм как и у обычных таблиц — через главное меню и меню форматирования. Переименуем название столбца и изменим формат данных на проценты.
Объединяем несколько листов
По умолчанию сводная таблица строится на основе одной таблицы. Если исходные данные располагаются на нескольких листах, сначала их нужно объединить. Проще всего сделать это с помощью массивов:
=({Лист1!Диапазон ; Лист2!Диапазон})
Создадим новый лист и вставим туда формулу
=({‘Рассылки email’!A1:F15;‘Рассылки SMS’!A2:F7})
Важно! Чтобы данные в объединенной таблице отображались корректно, исходные таблицы должны иметь одинаковую структуру: должны совпадать названия полей и тип данных. Мы не стали добавлять в объединенную таблицу шапку из второй таблицы.
Чтобы данные из разных таблиц можно было разделить, добавим идентификатор — сделаем новый столбец с указанием канала: email или sms. Если в ваших исходных таблицах такие идентификаторы есть (или такое разделение не требуется) — этот шаг можно пропустить.
Сделаем из этих данных сводную таблицу. Нажимаем в главном меню «Вставка» — «Создать сводную таблицу». Вставим сводную на новый лист. Выберем для отображения в строках «Сегменты», в столбцах — «Каналы», а в значениях — «Конверсии». Чтобы информация лучше читалась, изменим отображение в ячейках на проценты.
Получим простую сводную таблицу для анализа конверсий по сегментам и каналам.
Как сделать сводную таблицу в Excel
Создание сводной таблицы
Чтобы добавить сводную таблицу в Excel, нужно в главном меню на вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица». Появится окно, где мы указываем исходную таблицу и место расположения сводной, нажимаем «ОК».
После этого у нас в главном меню откроется вкладка «Анализ сводной таблицы», а в правой части экрана появится конструктор, где мы будем собирать сводную.
Сделаем таблицу, которая покажет нам общее количество получателей рассылки из каждого сегмента. Выбираем поля, которые необходимо показать в таблице — «Сегмент» и «Получатели», ставим напротив них галочки. Готово: в сводной таблице появились колонки с суммой этих данных.
Фильтрация сводной таблицы
Если для анализа нужны не все данные из исходной таблицы, некоторые можно исключить. Допустим, у нас рассылки 1 и 2 были тестовые, и их результаты мы исключим из сводной таблицы.
Перенесем «ID рассылки» в раздел «Фильтры». Сверху над таблицей появится выпадающий список. Нажимаем на маленький треугольник — раскроется список «ID рассылки». Убираем там галочки напротив рассылок 1 и 2.
Данные по первым двум рассылкам уберутся из сводной таблицы, а сама она автоматически пересчитается.
Расчеты в сводной таблице
Кроме полей из исходной таблицы, в сводную можно добавить собственные поля. Например, добавим в таблицу поле с CTR и рассчитаем его.
В главном меню нажимаем кнопку «Поля, элементы и наборы», затем «Вычисляемое поле». В появившемся окошке можно сразу задать имя для нового поля, а ниже напишем формулу.
В формуле используем названия полей сводной таблицы. В нашем случае это будет выглядеть так:
Нажимаем «ОК». Сводной таблице появится новый столбец с рассчитанными значениями CTR.
Чтобы легче читать данные, поработаем над оформлением. Двойной щелчок по заголовку столбца откроет окошко «Поле сводной таблицы». Там можно ввести новое имя столбца, а по кнопке «Число… » открыть «Форматирование ячеек» и выбрать нужный формат.
Теперь данные в нашей сводной таблице выглядят значительно удобнее.
Создание сводной диаграммы
Кроме сводных таблиц, в Excel есть интересная функция — создание сводных диаграмм.
Построим диаграмму, наглядно показывающую общее количество конверсий для разных сегментов.
Выделяем ячейку таблицы, на основе которой будем строить диаграмму и нажимаем кнопку «Сводная диаграмма». Откроется уже знакомое нам окошко с выбором исходной таблицы и места расположения сводной.
После этого на экране появится уже знакомый редактор для создания сводной таблицы. Выберем нужные нам значения: поставим галочки напротив полей «Сегмент» и «Конверсии». Создается сводная таблица, а на ее основе — диаграмма.
Подытожим
Сводные таблицы — удобный и несложный инструмент для анализа данных. Он позволяет получать средние и итоговые значения, фильтровать и группировать данные для наглядного отображения — и на основе этого принимать необходимые решения.
Работа со сводными таблицами не ограничивается исходными данными. Можно добавлять вычисляемые поля и рассчитывать новые показатели на основе имеющихся.
Перед тем, как создавать сводные таблицы, важно подготовить данные: проверить наличие заголовков столбцов, отсутствие объединенных ячеек и скрытых строк. При построении сводных из нескольких листов у них должна быть одинаковая структура, одинаковые названия полей и тип данных.
Эксклюзивы
Читайте только в Конверте
Свежие статьи
«Честно» — рассылка о том, что волнует и бесит
Искренние письма о работе и жизни, эксклюзивные кейсы и интервью с экспертами диджитала.
Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)
Сводные таблицы это излюбленная функция уверенных пользователей Excel. Конечно, Excel тяжеловесный чемпион среди электронных таблиц. Но Google Sheets бесплатный web-инструмент, который идеален для совместной работы и обладает множеством собственных возможностей.
Электронная таблица это просто набор строк и столбцов. При пересечении строк и столбцов образуются ячейки. Это то куда вы записываете данные, используя формулы. С ростом таблицы и появлением всё больше и больше записей, вам понадобится инструменты для понимания этих данных.
Это включает в себя возможность создания сводных таблиц, которые помогут вам разобраться в ваших таблицах и найти в них смысл. С помощью сводной таблицы вы можете создавать отчеты, которые помогут вам лучше понять исходные данные.
Построение сводной таблицы в Google Sheets проще чем вы думаете. В этом уроке, я научу вас как использовать Google Sheets для создания мощных сводных таблиц, которые кромсает и формирует ваши данные прямо в веб-браузере.
Как быстро использовать сводные таблицы в Google Sheets (смотри и учись)
В видеоуроке ниже, я помогу вам начать работать с Google Sheets, чтобы вы смогли проанализировать ваши данные. К концу видео, вы узнаете как использовать сводные таблицы по версии Google, для обработки больших объемов данных и их понимания.
Продолжайте читать иллюстрированное, пошаговое руководство по использованию сводных таблиц в Google Sheets. Читайте и следуйте:
Почему сводные таблицы?
Проблема не в нехватке данных. Проблема в том, что у всех у нас слишком много данных, в которых мы должны найти осмысленные способы взглянуть на набор данных.
Сводные таблицы это лишь инструмент, который мы можем использовать для анализа наших данных. Они помогают нам брать большой набор данных и создавать отчеты, которые отвечают на наши вопросы.
Просмотрите на снимок экрана ниже, чтобы увидеть мощь сводных таблиц. Все они связаны с одним и тем же набором данных, но имеют разные представления итоговых данных. Я собрал свою внештатную работу, показав счета моих клиентов, топ-проекты и клиентские счета за год.
Сводные таблицы берут ваши исходные данные и помогают вам лучше понять их, группируя и подводя итог ваших данных. Давайте узнаем, как использовать сводные таблицы в Google Sheets.
1. Загружаем пример данных
К этому уроку я предлагаю пример набора данных, на которых вы можете учиться, повторяя то, что я делаю. Я создал липовые данные «счетов клиентов» или суммы, на которые мы выставили счета нашим клиентам за фиктивную нештатную работу.
Данные в формате CSV (значения разделены запятой) или необработанные данные, которые вы импортируете в таблицы. Загрузите и распакуйте этот файл, найдите там файл «sample-data.csv«.
Вот как импортировать данные в Таблицы Google:
Шаг 1. Создайте новую таблицу
Заходим на Google Drive и начинаем создание нового файла таблицы. Импортирование лучше начинать с пустого листа.
Шаг 2. Импорт данных в Google Sheets
Найдите пункт меню Файл > Импорт. Укажите на файл sample-data.csv для его импорта.
Шаг 3. Выбираем параметры
Я оставлю опции по умолчанию. Я предпочитаю Создать таблицу для создания отдельного файла и автоматическое обнаружение разделителей. Нажмите Импортировать для завершения.
Когда импортирование будет завершено, то вы увидите сверху ссылку на ваши данные, нажав на которые, вы увидите загруженные данные в таблицу Google.
2. Вставка сводной таблицы в Google Таблицы
Теперь у нас есть необработанные данные. Для продолжения выделим столбцы, в которых хранятся данные, затем перейдем Данные > Сводная таблица, для вставки сводной таблицы.
Изучаем редактор отчетов
Теперь мы готовы начать обработку наших данных. Это означает, что мы будем использовать Редактор отчётов Таблиц Google, для построения различных представлений наших данных, чтобы они лучше читались.
Для сводных таблиц берутся большие таблицы исходных данных и размещаются в отчёте так, что вы можете их понимать. Редактор отчётов это инструмент таблиц для построения вашей сводной таблицы и лучшего понимания ваших данных.
Давайте познакомимся с Редактором отчётов. В Таблицах Google есть четыре опции на левой стороне, для размещения данных в сводной таблице в: Строки, Столбцы, Значения, и Фильтр.
Если мы нажмём Добавить поле в любом варианте, вы увидите названия столбцов ваших исходных данных. Нажмите на название столбца, чтобы добавить данные в заданном формате.
В этом и состоит магия сводных таблиц. Вы можете взять любые столбцы своих исходных данных и построить отчёт, размещая поля исходных данных в сводной таблице.
Например, если я нажму Добавить поле рядом со Строки, а затем нажму Client, вы увидите следующее:
Сводная таблица показывает каждого из моих клиентов на отдельной строке. Сводная таблица берёт исходные данные и отображает их в отчёте. Мы можем продолжить и добавить, выставленные счета для каждого клиента, в редактор отчётов.
Вот, что делает каждая из четырёх опций в редакторе отчётов, когда вы добавляете в него поле:
- Строки — добавьте столбец как строку, чтобы увидеть каждое из значений на левой стороне вашей сводной таблицы.
- Столбцы — когда вы добавляете поле как столбец, каждый из элементов будет показан в отдельном столбце.
- Значения — разместите цифровые значения в раздел значений
- Фильтр — вы можете указать поля в разделе полей, что позволит вам отфильтровать ваши данные, например отфильтровать данные по конкретному году.
Посмотрите на скриншот ниже, чтобы увидеть полный отчёт, который я сделал с помощью таблиц Google. Я указал клиентов в строки, типы проектов в столбцы. Я также разместил выставленные счёта в полях значения, чтобы увидеть количество комбинации.
Потратьте несколько минут, чтобы рассмотреть редактор отчётов, вписывая различные столбцы данных, в разные области редактора отчётов.
3. Анализ данных с помощью сводных таблиц
Всё настроено, пришло время использовать сводные таблицы, чтобы получше разобраться в нашем наборе данных. Давайте по-другому взглянем в нашей исходной таблице:
В каждой строке есть несколько ключевых данных о проекте, который мы сделали для клиента:
- Клиент, для которого мы выполняли работу.
- Тип проекта, который мы выполнили каждый раз.
- Дата, когда проект был закончен.
- Потраченные часы; сумма, на которую выставлен счёт; расчётная «почасовая ставка»
Поскольку каждая строка представляет собой комбинацию клиент-проект, трудно обобщить наши данные.
Сводная таблица может помочь нам быстро ответить на вопросы по этими данными:
- Какому клиенту выставить счёт за больше всего оказанных услуг?
- Какой тип проекта имеет самую высокую почасовую ставку?
- Но сколько всего мы выставили счетов в 2016, по сравнению с 2017?
Давайте посмотрим на то, как построить такие сводные таблицы ниже:
Какому клиенту мы выставили больше всего счетов?
Вся идея сводных таблиц заключается в том, что мы можем использовать их для понимания наших таблиц. У нас, конечно, нет времени, чтобы вручную вычислить эти вещи, поэтому сводные таблицы — дадут нам ответ.
Для нашего первого примера, давайте попробуем найти, сколько мы выставили счет каждому клиенту. Нам нужно начать с выборки клиента, а затем отобразить суммы для каждого клиента.
Давайте разместим клиентов (client) по строкам, а amount billed в поле значения:
Это простой пример, но он, как раз то, что доктор прописал. В исходных данных было бы сложно подвести подитог по клиенту, а сводная таблица делает это на одном дыхании.
Какой тип проекта имеет самую высокую почасовую ставку?
На этот раз, давайте заменим клиентов на тип проекта. Так как мы хотим увидеть почасовую ставку за проект, давайте уберём поля, добавленные в первом примере. Вы можете сделать это, нажав на X для каждого поля в редакторе отчёта.
Теперь, давайте разместим project type по строкам, а hourly rate в раздел значений нашего отчёта:
Однако мы не хотим видеть сумму почасовых ставок. Мы предпочли бы видеть средние почасовые ставки.
Нажмите на стрелочку рядом с Суммировать по и выберите AVERAGE. Это изменяет способ отображения сумм; теперь, мы видим среднюю часовую ставку для клиента.
Этот пример является отличной иллюстрацией того, что вы можете просматривать суммы по-разному. Попробуйте другие значения в этом выпадающем списке, например count, max, min и другие.
Выставленные счёта по годам
Теперь давайте разложим наши данные и разделим их по годам.
На этот раз по вашему выбору: вы можете поместить либо клиента, либо тип проекта в виде строк в сводной таблице. В любом случае, забросьте Year в раздел столбцов. Это разбивает счета для каждого клиента по годам и помещает каждого клиента в свою собственную строку.
Все эти сводные таблицы привязаны к одному и тому же источнику данных. Построение этих отчетов вообще не заменяет или изменяет исходные данные. Это даёт нам возможность лучше анализировать и просматривать наши данные.
Узнайте больше о Таблицах Google
Таблицы Google являются основным продуктом, который я применяю для своей внештатной работы. Я использую его для организации творческой работы, планирования проектов и сверки дохода, который я ожидаю получить с клиентов.
Лучше всего в Таблицах это то, что это особый гибрид между традиционным приложением таблиц и подключенным веб-инструментом. У вас есть приложение мощь приложения таблиц для внесения ваших данных и использования формул. А также у вас инструмент, который подключается к веб-службам и может легко получать данные.
Вот ещë уроки, которые помогут вам увидеть невероятный потенциал, который предлагают Таблицы. Посмотрите, хотя бы, один из них, чтобы узнать больше:
Как вы используете сводные таблицы в Таблицах Google? Или есть ли другие инструменты, которые вы используете для анализа данных ваших таблиц? Дайте мне знать в комментариях ниже.
Создание и работа со сводными таблицами в Google Таблицах
Все способы:
- Подготовка сводной таблицы
- Работа со сводной таблицей
- Просмотр рекомендаций
- Добавление строк и колонок
- Добавление значений
- Фильтрация данных
- Вопросы и ответы: 7
Подготовка сводной таблицы
Создать сводную таблицу в настоящее время можно исключительно в настольной версии Google Таблиц при помощи соответствующей функции, тогда как мобильное приложение на разных платформах нужных инструментов не содержит. По ходу инструкции мы подробно рассмотрим каждый доступный пункт настроек, но не будем акцентировать внимание на таблице и данных, которые должны быть подготовлены заранее.
Читайте также: Открытие таблицы в Google Таблицах
- Выполнив упомянутую выше подготовку листа с данными, которые необходимо объединить для подведения и разделения итогов по определенным признакам, на верхней панели сервиса откройте раздел «Вставка» и воспользуйтесь функцией «Создать сводную таблицу». По умолчанию здесь доступно всего лишь два параметра, отвечающих за выборку значений и местоположение непосредственно самой сводной таблицы.
- В рамках категории «Диапазон данных» необходимо указать диапазон ячеек с нужными данными в привычном для Google Таблиц формате, как показано в представленном здесь же примере. При этом, если вы изначально отметили ячейки и только после этого воспользовались рассматриваемой функцией, текстовое поле будет автоматически заполнено.
Кроме автоматического и самостоятельного указания координат, можете воспользоваться кнопкой «Выбрать диапазон ячеек» в правой части блока и в таком режиме выделить нужные элементы. Также в некоторых случаях сервис предоставляет рекомендации по выборке на основе заполненности таблицы определенными значениями.
- Нажмите кнопку «ОК» в нижней части всплывающего окна, чтобы завершить выбор диапазона ячеек и вернуться на главную страницу. После этого в пределах категории «Вставить в» выберите один из двух вариантов, будь то «Новый лист» или «Существующий лист» на свое усмотрение.
Стандартный вариант «Новый лист» приведет к автоматическому созданию нового листа специально для размещения сводной таблицы, что может быть удобно, если вы не планировали публиковать информацию на той же странице. Параметры нового листа изменить в процессе создания нельзя, но сделать это можно будет сразу после переноса.
При выборе «Существующего листа» в рамках окна «Новая сводная таблица» появится дополнительное текстовое поле, в рамках которого можно вручную или при помощи режима выделения указать нужное место размещения. Это относится не только к текущему листу, но и к любому другому, для переключения между которыми используйте привычную панель в нижней части сайта.
Завершив с подготовкой, в главном окне нажмите кнопку «Создать», чтобы перейти к дополнительным параметрам. При этом не стоит переживать насчет первоначальной выборки диапазона – в будущем это можно будет легко изменить через редактор сводной таблицы.
Работа со сводной таблицей
Наиболее сложной частью является настройка итоговой таблицы таким образом, чтобы данные правильно отображались в ячейках на выбранном изначальном листе. Учитывайте, что многих проблем по части внешнего вида элементов можно избежать в будущем, если оформление документа не будет содержать каких-либо изменений, не считая ширины и высоты клеток.
Просмотр рекомендаций
- Установите указатель на стартовую клетку сводной таблицы вне зависимости от расположения и сразу обратите внимание на «Редактор сводной таблицы» в правой части рабочего окна. Здесь важно убедиться, что в текстовом поле с координатами указан правильный диапазон, который впоследствии можно будет менять, например, по причине увеличения исходных данных.
- Не всегда доступный, но при этом самый быстрый метод построения таблицы заключается в открытии выпадающего списка «Рекомендации» и выборе одного из представленных здесь параметров. Чтобы избежать проблем, можете использовать расположенную рядом с пунктами иконку «+» для предварительного просмотра результата.
Добавление строк и колонок
- Если рекомендации отсутствуют или не соответствуют требованиям, таблицу придется настраивать вручную. Для этого первым делом нажмите кнопку «Добавить» в рамках категории «Строки» или «Столбцы» в зависимости от требований к результату и во всплывающем окне выберите одно из повторяющихся значений.
- Главное отличие указанных вариантов заключается в расположении, а именно, при выборе «Строк» данные будут представлены вертикальным списком, тогда как «Столбцы» горизонтальным. Более наглядно это представлено на наших скриншотах.
- После создания первого столбца или строки в области редактора отобразится соответствующая запись, удаление которой позволит без последствий отменить внесенные изменения. Также здесь через выпадающие списки можно выбрать порядок сортировки и отобразить дополнительное поле «Итог», предназначенное для выведения суммы всех данных из таблицы.
Добавление значений
- Чтобы присвоить каждому параметру значение из другой колонки Google Таблицы, выделите соседнюю пустую ячейку в рамках документа, разверните меню «Добавить» в категории «Значения» и выберите подходящий вариант. Если все было сделано правильно, информация отобразится точно так же, как было показано ранее.
- Изменить принцип вычисления итоговой суммы для каждой ячейки можно через выпадающий список «Суммировать по», где на выбор доступно множество функций. Описывать каждый вариант мы не будем из-за большого количества, тем более что это несложно узнать из официальной справки сервиса.
- С помощью параметров в колонке «Показывать как» можно выбрать стиль отображения данных, будь то обычные числа или проценты от определенных значений. Тут все зависит только от ваших требований к результату.
Фильтрация данных
- Оставшийся, но при этом достаточно важный подраздел «Фильтры» позволяет скрывать определенные данные из сводной таблицы, которые могли туда попасть из-за особенностей форматирования оригинального документа. Здесь нужно нажать кнопку «Добавить» и через всплывающее окно выбрать тот же параметр, что был указан изначально, тогда как со значениями могут быть трудности.
- Нажмите левой кнопкой мыши по списку «Статус», в стандартном режиме снимите галочки с тех данных, которых не должно быть в таблице, и нажмите «ОК». Это приведет к моментальному обновлению всех строк и колонок в рамках документа.
- В качестве дополнения можете воспользоваться списком из категории «Фильтровать по условию», если количество нежелательных данных не позволяет быстро находить и деактивировать нужные параметры. Также доступен обычный текстовый поиск.
Полученная в итоге таблица будет автоматически обновляться, если скопированная ранее информация изменится, равно как и сохранится доступ к настройкам. Более того, ознакомиться с данными можно будет в том числе через мобильное приложение, хотя и без возможности изменения.
«Google Таблицы» — многогранный и функциональный инструмент со множеством возможностей и сценариев использования. По одним только формулам можно написать отдельную книгу. Пригодится всем: аналитикам сайтов, контент-стратегам и маркетологам в целом.
Этот гайд покажет, что вообще можно делать в «Google Таблицах», поможет найти способы применения в своей работе и понять, в каком направлении копать, чтобы научиться работать в программе эффективно.
Начало работы с «Таблицами»
Создание таблицы
Создавать новые и открывать созданные ранее таблицы можно на главной странице сервиса и через Google Диск.
На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз.
Чтобы создать новую таблицу, нажмите на знак плюса в правом нижнем углу — можно будет создать пустую таблицу или выбрать из шаблонов:
Сохранять таблицы не надо — все автоматически сохраняется на «Google Диске» в процессе работы. Закончив, можно просто закрыть файл — данные не потеряются. По умолчанию созданные через сервис Google Sheets файлы сохраняются в корне Диска. Чтобы переместить его в папку, кликните по иконке рядом с названием таблицы, и выберите место назначения.
Переносить файлы можно и на самом диске — с помощью drag&drop или кликнув по нему правой кнопкой и выбрав «Переместить в…».
Прежде чем перемещать только что созданную таблицу, ей надо дать название.
Как открыть файл Excel в «Таблицах»?
Есть два способа:
- Загрузите файл на «Google Диск» через кнопку «Создать» и откройте его как обычную гугловскую таблицу.
- Находясь в любой таблице, зайдите в меню «Файл» и выберите «Открыть» или используйте сочетание Ctrl + O. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Загрузка».
Это работает и в обратную сторону — файлы Google Sheets скачиваются на компьютер в форматах, который поддерживает Excel: XLSX и CSV. Для этого зайдите в меню «Файл» → «Скачать» и выберите формат.
Сложные таблицы со множеством формул, графиков и диаграмм при переносе в другой формат могут открываться некорректно. Загрузив файл в Google Sheets или скачав в Excel, проверьте, чтобы все отображалось и работало правильно.
Панель инструментов в «Таблицах»
Под меню («Файл», «Правка» и другие) располагается панель инструментов:
Пройдёмся по ее блокам:
- Отменить и повторить последнее действие, распечатать документ, скопировать форматирование. Последний инструмент удобно использовать, когда нужно применить одинаковое форматирование к нескольким ячейкам. Выберите ячейку, кликните по инструменту на панели, а затем — по ячейке, которую надо отформатировать.
- Изменить масштаб. Делает таблицу крупнее или мельче, диапазон — от 50 до 200 %.
- Изменить формат данных в ячейках — выбрать денежный или процентный, увеличить и уменьшить количество знаков после запятой в числовом, выбрать другие форматы в выпадающем меню.
- Шрифт.
- Размер шрифта.
- Форматирование текста — начертание, цвет текста и фона.
- Форматирование ячеек — заливка цветом, границы, объединение.
- Выравнивание текста — по горизонтали, по вертикали, настройки переноса и поворота.
- Прочие инструменты:
- добавить ссылку;
- добавить комментарий;
- вставить диаграмму;
- оздать фильтр;
- использовать функции.
- Способ ввода — здесь можно включить экранную клавиатуру и поле для рукописного ввода.
Скрыть меню — по клику на стрелку справа главное меню вместе с заголовком таблицы, настройками доступа и иконкой аккаунта убирается. Остается только панель инструментов.
В нижней части находится панель для переключения между листами и операций с ними. Чтобы создать новую страницу в текущем файле, кликните «+» в левом нижнем углу. По клику на стрелку рядом с заголовком листа откроется меню, где можно переименовать, удалить, переместить, скопировать и скрыть лист, а также защитить его от редактирования и изменить цвет ярлыка:
Ярлык скрытого листа не будет отображаться на общей панели. Чтобы посмотреть и вернуть его, нажмите на три черты рядом с листами и найдите в списке нужный:
Операции с ячейками, строками и столбцами
Элементы таблицы — строки, столбцы и ячейки — можно добавлять, удалять и скрывать через меню «Правка» или контекстное меню, которое открывается правым кликом по выделенному элементу. Для некоторых действий нужно выбрать, что произойдет с окружающими элементами после удаления или вставки — куда сдвинутся данные, строки и столбцы.
Как закрепить строки
При работе с большими массивами данных полезно всегда держать перед глазами заголовки строк и столбцов. Для этого их можно закрепить. Установите курсор в ячейку нужной строки или столбца, откройте меню «Вид» → «Закрепить» и выберите один из параметров.
Как перемещать элементы таблицы
Строки, столбцы и ячейки в «Google Таблицах» можно менять местами и двигать по всему листу.
Чтобы переместить строку или столбец, выделите их кликом по заголовку, откройте меню «Правка» и выберите «Переместить строку / столбец» влево, вправо, вверх или вниз.
Кроме того, строки, столбцы и ячейки можно перемещать простым перетаскиванием по принципу drag&drop. Для этого наведите курсор на край выделенного элемента так, чтобы он принял вид «руки», захватите элемент левым кликом и перетащите в нужное место, не отпуская кнопку мыши/тачпад.
История изменений в «Таблицах»
В Google Sheets автоматически сохраняется не только текущая версия, но и вся история изменений. Чтобы открыть ее, кликните на строчку «Последнее изменение» справа от Главного меню. Откроется история версий:
В режиме истории редактировать таблицу нельзя, зато справа можно выбрать, просмотреть и, при желании, восстановить любую из предыдущих версий:
Бывает, что восстанавливать предыдущую версию нельзя — это не ваша таблица и не вы ее редактировали. Если вы нажмете «Восстановить», все изменения, которые внес другой человек после определенного момента, удалятся. Работать с прошлой версией в режиме истории тоже затруднительно — невозможно даже нормально выделить и скопировать данные, не то что воспользоваться фильтрами и формулами. На этот случай в Google Sheets есть возможность скопировать более раннюю версию:
Совместный доступ
Одно из неоспоримых преимуществ «Google Таблиц» перед Excel — возможность совместной работы. Чтобы открыть свой файл коллегам, кликните синюю кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу и задайте настройки:
Также здесь есть разные уровни: «Редактирование», «Комментирование», «Просмотр».
Лайфхак: если в таблицах вы ссылаетесь на чужие сайты и не хотите, чтобы содержимое файла увидели посторонние, не открывайте доступ по ссылке. Владельцы сайтов, на которые вы ссылаетесь, могут получить ссылку на файл из отчетов по источникам переходов, и открыть его.
Удаление и восстановление таблицы
В начале раздела уже указан способ удалить таблицу — с главного экрана «Диска», но можно удалить таблицу, когда она у вас на экране. Для этого откройте меню «Файл» и выберите пункт «Удалить»:
Как работать с данными в Гугл таблицах
Редактирование Google таблицы
Данные в таблицу можно вводить с клавиатуры, добавлять через «копировать» → «вставить» и импортировать из разных источников. Чтобы внести данные в таблицу, просто установите курсор на ячейку и начинайте вводить с клавиатуры. Чтобы отредактировать данные в ячейке, кликните по ней два раза, нажмите Enter или поставьте курсор в нужное место в строке формул.
Перемещаться по листу можно с помощью мыши, стрелок и горячих клавиш — о них подробнее в конце статьи.
Защита данных от редактирования
Вы можете запретить коллегам редактировать данные во всей таблице, на отдельных листах, диапазонах и даже ячейках. Запрет редактирования всей таблицы настраивается через уровни доступа (об этом написано в разделе «Совместный доступ»), а для ячеек и диапазонов есть отдельный инструмент.
Вот как им воспользоваться. Вызовите контекстное меню правым кликом и выберите пункт «Защитить диапазон» или откройте меню «Данные» и кликните «Защищенные листы и диапазоны»:
В открывшейся справа форме кликните «Добавить лист или диапазон». Введите описание. Если хотите закрыть от редактирования диапазон, кликните иконку таблицы на соответствующей вкладке и выделите нужные ячейки на листе. Чтобы защитить целый лист, перейдите на другую вкладку и выберите его в списке.
Вы можете прописать ограниченный список пользователей, которые имеют право редактировать указанные листы и ячейки, или ограничиться предупреждением. В последнем случае при попытке отредактировать защищенный диапазон программа будет выводить на экран предостерегающее сообщение:
Комментарии и примечания
В «Google Таблицах» можно пометить ячейки комментариями и примечаниями. Ячейки с примечаниями выделяются черным треугольником в правом верхнем углу, с комментарием — желтым. Основное отличие в том, что на комментарий могут ответить другие пользователи, а на примечание — нет. Примечания можно оставлять в таблицах, которые планируется редактировать в одиночку, комментарии больше подходят для совместной работы.
Комментарии можно закрыть, кликнув «Вопрос решен», примечание — только удалить через меню «Правка», или вызвав контекстное меню правым кликом.
Добавить те и другие можно через контекстное меню (правый клик):
Комментарий ещё можно добавить через верхнюю панель инструментов или сочетание клавиш Ctrl+Alt+M.
Форматы данных
Данные — текст и цифры, которые вы вносите в таблицу, могут отображаться в разных форматах. Вариантов представления данных несколько десятков, но все их можно свести к 7 основным:
- текст;
- число;
- процент;
- финансы;
- валюта;
- дата;
- время.
Все остальные форматы — производные от основных. Валюту можно отобразить с десятыми или округлить до целых, заменить «р.» перед цифрами на другую валюту. Дата отображается в виде «2.12.2018» или «воскресенье, 2 декабря 2018 г.» — и еще в десяти разных вариациях. Тоже самое с другими форматами.
Чтобы изменить формат данных в ячейке, строке, столбце или диапазоне, выделите их, откройте меню «Формат» → «Числа» и выберите нужный.
Условное форматирование данных в гугл таблицах
В «Google Таблицах» можно изменить внешний вид текста и ячеек — шрифт, кегль, начертание, цвет шрифта и заливки, выравнивание, цвет и стиль границ, правила переноса текста. Все необходимые инструменты находятся на панели над рабочей областью, о которой мы говорили выше.
Иногда нужно, чтобы форматирование ячеек менялось автоматически в зависимости от того, какие данные в них находятся. Для этого в «Google Таблицах» используются правила условного форматирования. Их можно задать для всей таблицы, отдельного диапазона, строки, столбца и даже одной ячейки.
Чтобы настроить правила, перейдите в меню «Формат» → «Условное форматирование». Справа появится диалоговое окно. По клику на «Добавить правило» откроются настройки. В зависимости от задачи вы можете настроить правило, по которому ячейки будут перекрашиваться в один цвет, или создать градиент. Правило для форматирования ячеек одним цветом настраивается в 3 шага:
- Укажите диапазон.
- Задайте условия форматирования.
- Настройте формат — цвет и начертание текста, заливку ячейки.
Всего в Google Sheets 18 условий форматирования для текстовых данных, чисел и дат. Так, можно выделить ячейки, которые содержат любые данные, определенные слова, числа меньше заданного значения и т. д.
Для создания более сложных правил нужно выбрать условие «Ваша формула» и использовать функции. Эта тема тянет на отдельную большую статью, поэтому здесь останавливаться не будем. Лучше рассмотрим на примере использование стандартных условий.
Вы ведете контекстную рекламу и выгружаете в таблицы показатели для анализа эффективности. Чтобы вычислить малоэффективные объявления, нужно отыскать строки с CTR менее 1%. Создайте правило для соответствующего столбца, по которому ячейки со значением меньше единицы будут подсвечиваться цветом:
Градиент пригодится, когда нужно, например, визуализировать отклонение данных в большую и меньшую сторону от оптимального значения.
Сортировка, фильтры и срезы
Инструменты для сортировки, фильтрации, проверки и группировки содержимого таблицы находятся в пункте «Данные» главного меню:
Сортировка
Вверху выпадающего списка находятся кнопки для быстрой сортировки листа или диапазона в прямом или обратном алфавитном порядке по столбцу с выделенной ячейкой. Числовые значения отсортируются от меньшего к большему и наоборот соответственно.
Если в таблице есть строка заголовков, при быстрой сортировке они тоже сместятся. Чтобы сохранить их на месте, выберите пункт «Сортировка диапазона» в меню «Данные». Он станет активным, когда вы выберете нужный диапазон. По клику откроется диалоговое окно с выбором столбца и порядка сортировки — прямой или обратный. Чтобы сохранить строку заголовков на месте, поставьте галочку рядом с «Данные со строкой заголовка»:
Фильтры
Фильтры скрывают из таблицы данные, которые сейчас не нужны. Это удобно, когда работаешь с большими массивами — посмотреть публикации по отдельной площадке или типу контента в объемном контент-плане, проанализировать данные по достижению одной цели в аналитическом отчете.
В меню «Данные» есть два инструмента для фильтрации содержимого таблицы: «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации» Если один пользователь отфильтрует содержимое таблицы с помощью первого инструмента, у других они тоже отсортируются. Поэтому если вам нужно скрыть часть данных только для себя, чтобы не мешать коллегам, выберите «Данные» → «Режимы фильтрации» → «Создать новый фильтр».
Все настройки, которые вы сделаете, сохранятся. Режимов фильтрации можно создать несколько, все они появятся в выпадающем меню «Фильтры…». Чтобы в них проще было ориентироваться, присвойте каждому понятное название. По умолчанию присваиваются имена «Фильтр 1», «Фильтр 2» и т. д:
Лайфхак: Если нужно показать другому пользователю данные в том виде, в котором вы их отфильтровали с помощью режима фильтрации, просто включите его и отправьте скопированную ссылку.
В таблицах с режимом доступа «Только просмотр» функция «Создать фильтр» неактивна. Чтобы отобразить данные так, как вам нужно, выберите «Данные» → «Фильтры…» → «Создать новый временный фильтр».
Срезы
Это новая функция Google Sheets. Срез — это что-то вроде сводной информации по диапазону/столбцу. Удобно, когда в столбце или диапазоне много данных, и нужно всё кратко суммировать.
Срез делается так же, как и сортировка/фильтрация — «Данные» → «Добавить срез»:
В настройках среза нужно выбрать, как он будет выглядеть и присвоить ему название. Срез будет виден прямо поверх ячеек таблицы.
Проверка данных
Инструмент проверяет, соответствуют ли данные в ячейке заданным параметрам. Например, в одном столбце должны быть только даты. Чтобы проверить, нет ли там ошибок, выберите в меню «Данные» пункт «Настроить проверку данных» и задайте настройки:
- Диапазон ячеек → кликните на поле и выделите нужный столбец.
- Правила → выберите в выпадающем списке «Дата», затем — «является допустимой датой»
- Кликните «Сохранить».
Если данные в проверяемом диапазоне часто редактируются, вы можете предотвратить ошибки на будущее. Выберите в разделе «Для неверных данных» пункт «запрещать ввод данных», и когда кто-то попытается ввести в столбец что-то кроме допустимой даты, система выведет предупреждение и не даст отредактировать ячейку.
В правом верхнем углу ячеек с неверными данными появятся красные метки, при наведении на которые появляется окно с пояснениями.
Помимо соответствия данных формату даты можно задать десятки разных правил для числовых, текстовых и других данных. Например, вы можете убедиться, что числа в диапазоне меньше, больше либо равны определенному значению. Как и в случае с условным форматированием, функция проверки данных помимо предусмотренных системой правил поддерживает ввод своих формул.
Сводные таблицы
Сводные таблицы — это популярный инструмент анализа данных. Пригодится, когда нужно структурировать и представить в наглядном виде большие массивы информации, чтобы было удобнее делать выводы.
Пример. Вы ведете сквозную аналитику для салона красоты — скрупулезно фиксируете все данные по заказам вплоть до источника рекламы, с которого пришел лид. За год получается длинная таблица на тысячи строк. Задача: выяснить, какой канал принес больше всего прибыли за прошлый год, чтобы грамотно перераспределить рекламный бюджет. С помощью сводных таблиц мы получим простой и наглядный отчет буквально в пару кликов.
Чтобы создать такой отчет, выделите исходную таблицу, зайдите в меню «Вставка» и выберите пункт «Сводная таблица». Программа создаст новый пустой лист и откроет редактор справа.
В разделе «Строки» кликните «Добавить» и выберите столбец с рекламными каналами. В разделе «Значения» добавьте столбец с данными о прибыли по каждому заказу. Программа просуммирует прибыль по каждому каналу и сведет в таблицу. Если в разделе «Столбцы» выбрать параметр «Услуги», таблица покажет, какую прибыль принес каждый канал по каждой услуге.
Также можно фильтровать данные по любому столбцу из исходной таблицы, например, скрыть из сводной таблицы данные по отдельной услуге. Для этого в раздел «Фильтры» нужно добавить столбец «Услуги», открыть список и снять галочки с тех услуг, данные по которым не хотим учитывать.
Получение данных из интернета
Таблицы также могут извлекать данные с любой общедоступной веб-страницы, если на странице есть правильно отформатированная таблица. Секрет заключается в команде ImportHTML. Используйте его с любым URL-адресом и номером, указывающим, какую таблицу на странице вы хотите импортировать (“1” для первой таблицы, “2” для второй и так далее):
=IMPORTHTML(“https://ru.wikipedia.org/wiki/Население_России”; “table”; 4)
И точно так же вся информация появится в электронной таблице.
Импорт ленты RSS или Atom в гугл-таблицу.
Импорт ленты RSS или Atom функция более интересная, особенно для тех, кто занимается контент-маркетингом.
Параметры:
- Ссылка на фид.
- Запрос — указываем, какие именно данные нужно загрузить.
(Например, можно прописать «items url» для выгрузки списка ссылок на новые статьи. Или «items title» — для их заголовков, соответственно. А с помощью запроса «items created» можно выгрузить даты публикаций.)
- Заголовки — тут нужно указать TRUE (1) или FALSE (0). Если TRUE, то первой строкой будут заголовки столбцов фида: например, «URL» или «Title».
- Число объектов — указываем цифру. К примеру, можно вывести в таблицу только последние десять материалов из фида.
=IMPORTFEED (“https://www.unisender.com/ru/blog/feed/”; “items url”;1;10)
Проверка валидности адресов электронной почты
Возможно, у вас есть база данных адресов электронной почты, отправленных пользователями. Попросите “Google Таблицы” просмотреть адреса и определить, все ли они правильно отформатированы: используйте функцию IsEmail(A1) для любой ячейки, которая вам нужна, или выполните эту функцию для диапазона ячеек:
=ArrayFormula(ISEMAIL(A1:A3))
Декорирование заголовков таблицы
Как улучшить внешний вид своей электронной таблицы, попробуйте форматирование для текста. Выделите строку заголовков, затем нажмите на значок, на котором изображена буква “А” со стрелкой и выберите один из нескольких эффектов, которые придадут электронной таблице новый привлекательный вид.
Переводчик прямо в таблице
“Google таблицы” позволяет идентифицировать любой язык, используемый в электронной таблице, и даже сразу перевести его на ваш родной. Чтобы это сделать, воспользуйтесь следующей функцией (указав соответствующий номер ячейки вместо “A1”):
=GOOGLETRANSLATE(A1; «auto»; «en»)
Работа с функциями (формулами в ячейках гугл таблицы)
В «Google Таблицах» также, как и в Excel, есть функции — формулы, которые обрабатывают данные в таблице — суммируют, сравнивают, проверяют на соответствие условиям и т. д.
Все функции вводятся по одному принципу:
- Вводим знак «=», чтобы программа поняла, что мы от нее хотим.
- Затем начинаем вводить название функции. Система выдаст список подсказок, из которых можно выбрать нужную.
- В скобках указываем данные, которые нужно использовать для вычислений, и вводим дополнительные аргументы, если нужно.
Данные для вычислений можно ввести вручную с клавиатуры или указать ссылки на ячейки и диапазоны, из которых их нужно взять.
Также можно вводить названия именованных диапазонов, но предварительно их нужно создать. Это бывает полезно, когда часто используете в вычислениях одни и те же диапазоны данных.
Чтобы создать именованный диапазон, зайдите в меню «Данные» или вызовите контекстное меню правым кликом и выберите соответствующий пункт. Справа откроется редактор именованных диапазонов. Кликните «+Добавить диапазон» и введите название. Если вы не выделили нужные ячейки раньше, нажмите на иконку таблицы и сделайте это, затем кликните «Готово».
Рассмотрим на примере простой функции, которую часто используют SEO-шники и специалисты по контекстной рекламе — ДЛСТР — вычисляет длину строки.
Подробно описывать каждую функцию не будем — их около 400. Скажем лишь, что в с помощью формул здесь можно сделать все тоже самое, что и в Excel. Конечно, там есть формулы, которых нет в сервисе Google, и наоборот, но таких немного. Например, функции GOOGLETRANSLATE, которая переводит текст с одного языка на другой, в Excel нет.
О полезных для интернет-маркетологов функций электронных таблиц MS Office мы уже писали, все они отлично работают в сервисе Google. Принцип работы этих функций тот же, но может отличаться синтаксис. Список всех формул Google Sheets с описанием и синтаксисом есть в справочнике.
Простой график по таблице
Вы можете легко создать диаграмму, используя изящную функцию SPARKLINE. Вводим команду =SPARKLINE, затем ячейки, которые хотите включить, слово “charttype”, а затем тип диаграммы, которую хотите создать в следующем формате:
=SPARKLINE(A1:A11; {«charttype»\»column»})
Сложные графики для визуализации данных
Для визуализации данных существуют более функциональные и удобные инструменты — Google Data Studio, Power BI и другие. Однако иногда бывает полезно добавить диаграмму или график прямо в таблицу, чтобы наглядно представить данные.
Переходим на нужную вкладку, заходим меню «Вставка» и выбираем пункт «Диаграмма». По умолчанию программа создает вот такой график. Справа вместо «Редактора сводной таблицы» откроется «Редактор диаграмм».
Посмотрим, что мы можем сделать с диаграммой:
Поменять тип. «Google Таблицы» поддерживают графики, столбчатые, линейные, точечные, круговые, древовидные, географические, каскадные, лепестковые и некоторые другие типы диаграмм. Пояснения, для каких задач лучше подходят конкретные типы есть в справке по «Google Таблицам».
Изменить тип накопления — стандартный или нормированный. Этот параметр удобно использовать, когда в одном столбце диаграммы отображаются данные по нескольким критериям. Он активен не для всех типов диаграмм.
Сменить диапазон значений.
Добавить, удалить и изменить оси и параметры.
- На вкладке «Дополнительные» можно поменять внешний вид графика:
- перекрасить столбцы, линии, сегменты в один или разные цвета;
- поменять шрифт, цвет, начертание отдельных элементов или всего текста;
- изменить фон диаграммы;
- отредактировать название диаграммы и осей и т. д.
Созданные в Google Sheets диаграммы можно сохранить как изображение и опубликовать на сайте, встроив в страницу код. Для этого откройте выпадающее меню в правом верхнем углу диаграммы и выберите соответствующие пункты:
Интеграция с другими инструментами Google
Неоспоримое преимущество Google Таблиц для интернет-маркетологов в том, что они могут взаимодействовать и обмениваться данными с другими сервисами Google. Посмотрим на примере двух продуктов — Google Формы и Google Analytics.
Google Forms
Обмен данными между «Формами» и «Таблицами» даже не нужно дополнительно настраивать — эта возможность есть в сервисах по умолчанию.
Чтобы создать новую «Google Форму» из интерфейса «Таблиц», зайдите в меню «Инструменты» → «Создать форму». По клику в новой вкладке откроется редактор Google Forms:
Создадим простенькую форму с тремя вопросами со свободным ответом и вернемся в таблицу. Там появился новый лист «Ответы на форму (1)», в котором уже созданы 4 столбца. Три из них соответствуют вопросам формы — «ФИО», «Телефон» и «Адрес», четвертый — «Отметка времени» — в нее система внесет дату и время заполнения формы:
Первая строка закреплена, чтобы при просмотре большого количества ответов заголовки столбцов всегда были на виду. Все, больше ничего настраивать не нужно — при заполнении формы ответы сохраняются в таблице автоматически.
Если вы не создали таблицу для ответов заранее, все равно сможете выгрузить их в «Таблицу». Для этого в режиме редактирования формы перейдите на вкладку «Ответы» и кликните пиктограмму Google Sheets в правом верхнем углу.
У этой простой возможности массы способов использования в интернет-маркетинге. Информацию, которую вы собираете через формы, будь то ответы соискателей на вакансию, клиента по проекту или целевой аудитории по продукту, удобно просматривать в «Таблицах».
Google Analytics
Обмен данными с Google Analytics в Таблицах реализован через дополнение. Чтобы его подключить, откройте меню «Расширения», выберите пункт «Установить дополнения» и найдите в открывшемся окне Google Analytics. Если не увидите его на первом экране, быстрее будет через поиск, потому что аддонов немало:
Затем аддону нужно дать разрешения, и он будет установлен. Попробуем выгрузить данные из GA в таблицу. Заходим в меню «Расширения» → “Google Analytics” → “Create new report”. Справа откроется окно редактора отчетов. Заполняем название отчета (1), выбираем аккаунт (2), ресурс (3) и представление (4), затем — метрики (5) и параметры (6), которые хотим отобразить в отчете. Допустим, нам надо выгрузить в таблицу данные о посещениях по страницам и источникам трафика. Вводим метрики, параметры и кликаем “Create report”:
По клику в таблице автоматически создается новый лист “Report Configuration” с параметрами отчета. Чтобы создать сам отчет, еще раз заходим в «Расширения» → “Google Analytics” и кликаем “Run reports”. Программа создаст новый лист и выгрузит запрашиваемые данные:
С полученными данными можно работать — сортировать, фильтровать, обрабатывать с помощью формул и отображать в сводных таблицах.
Следующий уровень мастерства — автоматизированные отчеты. Вы можете сначала создать отчет в «Таблицах» — настроить колонки и строки, прописать формулы в зависимости от конкретной задачи, затем настроить автоматическую выгрузку данных. Этот процесс можно отнести к продвинутым возможностям таблиц, поэтому здесь мы не будем подробно его описывать.
Интеграция с другими инструментами Google
Помимо интеграции с Google Analytics, у таблиц есть и другие полезные дополнения. О некоторых из них мы уже писали в статье ««21 бесплатный плагин для Google Документов, Таблиц и Презентаций, которые не нужно устанавливать на компьютер»».
Также рекомендуем обратить внимание еще на несколько аддонов. Все аддоны устанавливаются одинаково: меню «Дополнения» → «Установить дополнения».
- Remove Duplicates — находит ячейки с одинаковыми данными.
- Sort by Color — сортирует таблицу по цвету текста или ячейки.
- Crop Sheet — удаляет лишние строки и столбцы, оставляя выделенный диапазон или ячейки, в которых есть данные.
- Power Tools — набор инструментов, с помощью которых можно находить дубликаты, удалять пробелы, символы, пустые столбцы и строки и выполнять другие действия с таблицей и ее содержимым.
- Template Gallery — готовые шаблоны таблиц для разных целей: планы, финансовые отчеты, меню и т. д.
- Supermetrics — помогает выгрузить и объединить в одной таблице данные из 50+ источников, среди которых Google Analytics, Google Ads, «Яндекс.Метрика», «Яндекс.Директ» и другие.
Горячие клавиши в «Google Таблицах»
Если выучить и довести до автоматизма использование хотя бы трети горячих клавиш, скорость работы в «Google Таблицах» можно увеличить раза в 1,5.
Всего сервис поддерживает более сотни горячих клавиш. Вот несколько самых полезных для Windows:
- Ctrl + пробел — выделить столбец;
- Shift + пробел — выделить строку;
- Ctrl + Enter / D / R — заполнить диапазон / вниз / вправо;
- Ctrl + K — вставить ссылку;
- Home — перейти в начало строки;
- Ctrl + Home — перейти в начало листа;
- Ctrl + ; — быстрая вставка текущей даты;
- Ctrl + Shift + ; — быстрая вставка текущего времени;
- Ctrl + Shift + Alt + ; — быстрая вставка текущего времени и даты;
- Ctrl + Shift + 1 — привести формат ячейки к десятичному числу;
- Ctrl + Shift + 2 — привести формат ячейки ко времени;
- Ctrl + Shift + 3 — привести формат ячейки к дате;
- Ctrl + Shift + 4 — привести формат ячейки к валюте;
- Ctrl + Shift + 5 — привести формат ячейки к процентам;
- Ctrl + Backspace — перейти к активной ячейке.
Также в Таблицах работают общие для Windows и Mac сочетания для стандартных действий — копировать, вставить, вырезать, печать, найти и т. д. Полный список горячих клавиш — в справке по «Таблицам» или прямо в таблице во вкладке «Справка» → «Быстрые клавиши» (их ещё можно вызвать сочетанием Ctrl + /):
Активно пользуетесь Таблицами и знаете хитрости и лайфхаки, которые ускоряют и упрощают работу? Будет здорово, если вы поделитесь ими в комментариях и поможете другим работать эффективнее.
Горячие клавиши и макросы
Вы можете создать свой макрос и установить для него горячие клавиши, чтобы выполнять сложную серию пользовательских действий с помощью одной команды.
Откройте меню «Расширения», выберите «Макросы», затем «Записать макрос». Если вы хотите, чтобы ярлык всегда выполнялся для одних и тех же определенных ячеек, выберите опцию “Использовать абсолютные ссылки” в противном случае выберите “Использовать относительные ссылки”. Затем выполните все действия, которые вы хотите записать.
Макросы дают широкие возможности: можно сделать установки определенного вида форматирования для содержимого ячейки (например, выделенный жирным шрифтом белый текст со шрифтом Open Sans и темно-серым фоном), или, например, скопировать содержимое ячейки, а затем стереть эту ячейку и вставить текст на одну ячейку левее. Когда закончите, нажмите кнопку “Сохранить” на панели записи макросов, и вы сможете присвоить своему новому макросу имя и назначить его любой доступной комбинации клавиш для последующей активации.
Заключение
Google Таблицы, безусловно, является мощным и удобным онлайн инструментом, однако в связи с санкциями в отношении России, доступ к нему может быть ограничен. На данный момент информации об этом нет. Будем следить за официальными заявлениями от Google.
Читайте также:
Что такое мисселинг и чем он опасен
Отзывы на Яндекс.Картах: гайд по отработке
Как запускать рекламу в «Яндекс.Директ»