При создании базы данных Access данные хранятся в таблицах — тематических списках, содержащих строки и столбцы. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.
Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.
В этой статье
Создание таблицы
В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.
Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.
К началу страницы
Создание таблицы в новой базе данных
-
Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.
-
В поле Файл введите имя файла новой базы данных.
-
Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.
-
Нажмите кнопку Создать.
Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».
К началу страницы
Создание таблицы в существующей базе данных
-
Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.
-
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.
-
на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.
В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.
К началу страницы
Использование импорта или связывания для создания таблицы
Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.
При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.
Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.
Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.
К началу страницы
Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними
-
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
-
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.
-
На вкладке Внешние данные в группе Импорт & Link выберите Новый источник данных, а затем выберите один из доступных источников данных в появившемся подменю. Обратите внимание, что для Access 2016 и более ранних версий доступные источники данных перечислены в виде команд непосредственно в группе Импорт & link.
-
Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах.
Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.
К началу страницы
Создание таблицы с использованием сайта SharePoint
Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».
-
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
-
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.
-
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
Создание списка SharePoint на основе шаблона
-
Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.
-
В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
-
Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
-
Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Создание настраиваемого списка
-
Выберите пункт Другой.
-
В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
-
Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
-
Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Импорт данных из существующего списка
-
Выберите пункт Существующий список SharePoint.
-
В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.
-
Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.
-
Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.
Связь со списком
-
Выберите пункт Существующий список SharePoint.
-
В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.
-
Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.
-
Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.
-
К началу страницы
Создание таблицы с использованием веб-службы
В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.
-
На вкладке Внешние данные в группе Импорт & link выберите Создать источник данных, затем выберите Из источника в сети, а затем — Службы данных.
Обратите внимание, что для Access 2016 и более ранних версий на вкладке Внешние данные в группе Импорт & link нажмите кнопку Дополнительно, а затем — Службы данных.
-
Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.
-
Нажмите кнопку Установить новое подключение.
-
Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.
-
В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.
-
Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.
-
Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.
-
Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.
К началу страницы
Настройка свойств таблицы
Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.
-
Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.
-
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
-
На вкладке Конструктор таблиц в группе Показать и скрыть щелкните Лист свойств.
Откроется страница свойств таблицы.
-
На странице свойств откройте вкладку Общие.
-
Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение.
Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.
Свойство таблицы
Задача
Представления на веб-сайте SharePoint
Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint.
Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.
Развернутая подтаблица
Укажите, следует ли развертывать все подтаблицы при открытии таблицы.
Высота подтаблицы
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.
-
Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.
Ориентация
Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).
Описание
Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.
Условие на значение
Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.
Сообщение об ошибке
Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.
Фильтр
Определите условия отображения строк в режиме таблицы.
Порядок сортировки
Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.
Имя подтаблицы
Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.
Подчиненные поля
Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.
Основные поля
Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.
Фильтр при загрузке
Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Сортировка при загрузке
Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Совет. Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.
-
К началу страницы
Сохранение таблицы
После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».
Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? » ‘ < > | # <TAB> { } % ~ &.
Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.
-
Выберите Файл > Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.
-
Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.
К началу страницы
Настройка первичного ключа
Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.
При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».
Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.
К началу страницы
Определение полей, используемых в качестве первичного ключа
Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:
-
Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.
-
Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).
-
Значения не должны изменяться.
Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.
К началу страницы
Настройка или изменение первичного ключа
-
Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.
-
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
-
На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.
Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него.
Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.
-
На вкладке Конструктор таблиц в группе Сервис щелкните Первичный ключ.
Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.
К началу страницы
Удаление первичного ключа
-
Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.
-
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
-
Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.
-
На вкладке Конструктор таблиц в группе Сервис щелкните Первичный ключ.
Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.
Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.
К началу страницы
Добавление полей
Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.
Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».
У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.
Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.
К началу страницы
Добавление поля путем ввода данных
Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле(1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.
Ввод данных в столбец Добавить поле:
-
Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
-
Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле.
Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.
-
Введите данные в новое поле.
К началу страницы
Добавление поля с помощью шаблона
Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.
-
На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.
-
На вкладке Поля таблицы в группе Добавить & удалить щелкните Другие поля.
-
Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.
К началу страницы
Задание свойств полей
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.
Например, с помощью свойств поля можно:
-
изменить вид данных в поле;
-
предотвратить ввод неправильных данных в поле;
-
задать для поля значение по умолчанию;
-
ускорить поиск и сортировку по полю.
Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.
Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.
К началу страницы
Задание свойств поля в режиме таблицы
В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.
-
В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
К началу страницы
Переименование поля
Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.
-
Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).
-
В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.
-
Введите новое имя в заголовок поля.
Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.
К началу страницы
Изменение типа данных поля
При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести 01.01.2024, Access распознает эти данные как дату и задает для поля тип данных Date/Time. Если Access не может окончательно определить тип данных, тип данных по умолчанию имеет значение Short Text (Text, если вы используете Access 2016 или более ранних версий).
Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, можно задать только свойство «Только добавление» для поля с типом данных Гиперссылка или Тип данных «Длинный текст» (Memo, если вы используете Access 2016 или более ранних версий).
Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.
-
На ленте щелкните вкладку Поля таблицы .
-
В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных.
Доступные типы данных
Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.
Советы по типам данных
-
Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
-
Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.
-
Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.
-
К началу страницы
Изменение формата поля
Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.
-
На ленте щелкните вкладку Поля таблицы .
-
В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат.
Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.
К началу страницы
Задание других свойств поля
-
В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.
-
На вкладке Поля таблицы в группах Свойства, Форматирование или Проверка полей выберите нужные свойства.
К началу страницы
Задание свойств поля в Конструкторе
При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.
-
В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.
-
В контекстном меню выберите пункт Конструктор.
К началу страницы
Изменение типа данных поля
После создания поля можно изменить его различные параметры.
Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.
-
На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.
-
В столбце Тип данных выберите значение из списка.
Доступные типы данных
Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола.
Советы по типам данных
-
Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
-
Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.
-
Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.
-
К началу страницы
Задание других свойств поля
Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.
-
На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля.
Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.
-
В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками.
Какие свойства полей доступны?
Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.
Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.
-
Если требуется больше места для ввода или изменения значений в поле свойства, нажмите клавиши SHIFT+F2 для отображения поля Область ввода.
Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.
-
Чтобы сохранить изменения, нажмите клавиши CTRL+S.
К началу страницы
Перемещение поля
Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.
При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.
К началу страницы
См. также
Добавление вычисляемого поля в таблицу
Добавление поля в форму или отчет
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Microsoft Access — это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.
-
В базах данных можно хранить информацию различных форм. Вы можете создать пустую базу данных, пустую веб-базу данных, или выбрать любую из широкого ассортимента шаблонов.
- Пустая база данных — это стандартная база данных программы Access, отлично подходит для локального использования. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы.
- Веб-базы данных разработаны для применения вместе со встроенными инструментами Access для публикации в интернете. Создание пустой базы данных также приводит к созданию одной таблицы.
- Шаблоны — это заранее построенные базы данных широкого спектра применения. Выбирайте шаблоны, если вы не хотите тратить слишком много времени, сводя структуру баз данных в единое целое.
-
Выбрав тип базы данных, назовите ее согласно предназначению. Это будет особенно полезно, если вы работаете одновременно с несколькими разными базами данных. Введите название в поле «Имя файла». Нажмите «Создать», чтобы сгенерировать новую базу данных.
Реклама
-
Если создаете пустую базу данных, вам стоит заранее подумать, как организовать хранение своей информации и заранее добавить необходимую структуру. Существует несколько вариантов, как вы можете изменять и взаимодействовать со своими данными в Access:
- Таблицы — основной вид хранения информации. Таблицы можно сравнить с таблицами Excel: все данные распределяются по строкам и столбцам. Именно поэтому импортировать информацию из Excel или других табличных редакторов относительно просто.
- Формы — это способ внесения информации в базу данных. Используя таблицы, информацию в базу данных можно вносить напрямую, однако формы позволяют делать это более быстро и наглядно.
- Отчеты позволяют подсчитывать и выводить информацию из базы данных. Отчеты нужны для анализа информации и для получения ответов на необходимые вопросы, например сколько прибыли было получено, или где находятся клиенты. Как правило, их используют для распечатки в бумажном виде.
- Запросы необходимы для получения и сортировки информации. Запросами можно пользоваться для поиска определенных записей из нескольких таблиц. Их также можно использовать для создания и обновления информации.
-
Если речь идет о создании пустой базы данных, автоматически будет создана пустая таблица. Вводить туда данные можно вручную или копируя и вставляя из другого источника.
- Каждую часть данных нужно вставлять в отдельную колонку (поле), в то время как каждую запись нужно начинать с новой строки. Например, каждая строка — это клиент, а каждая колонка — это отдельная информация об этом клиенте (имя, фамилия, электронная почта, телефон и прочее).
- Вы можете переименовывать названия колонок, чтобы было понятнее, какое поле для чего предназначено. Дважды щелкните по заголовку колонки, чтобы изменить его название.
-
Если вы хотите импортировать информацию из файла поддерживаемого формата или определенного места, вы можете настроить Access на импорт информации и добавление в вашу базу данных. Это полезно для импорта информации с веб-сервера или из другого открытого источника.
- Перейдите на вкладку «Внешние данные».
- Выберите тип файла, который собираетесь импортировать. В разделе «Импорт и объединение» вы найдете несколько вариантов для выбора. Нажмите кнопку «больше», чтобы открыть еще больше вариантов выбора. ODBC — это протокол для подключения баз данных, например таких как SQL.
- Укажите место расположения файла. Если файл расположен на сервере, вам нужно будет ввести адрес сервера.
- В следующем окне выберите «Указать, как и где вы хотите сохранять данные в текущей базе данных». Нажмите «ОК». Следуйте инструкциям для импорта необходимой информации.
-
Разные записи следует хранить в разных базах данных. Так базы данных будут работать безошибочно. Например, в одной таблице будет содержаться информация о клиентах, в другой — о заказах. Затем вы сможете связать таблицу о клиентах с информацией в таблице о заказах.
- В разделе «Создание» вкладки «Домой» нажмите кнопку создания таблицы. Новая таблица появится в вашей базе данных. Внесите нужную информацию так же, как делали это в первой таблице.
Реклама
-
В каждой таблице есть уникальный ключ для каждой записи. По умолчанию Access создает колонку имен, которая растет с каждым вводом. Это и есть первичный ключ. Таблицы также могут иметь внешние ключи. Это поля, связанные с другой таблицей в базе данных. Связанные поля содержат одну и ту же информацию.
- Например, в таблице заказов у вас может быть поле «Имя клиента» для отслеживания, кто именно заказал определенный продукт. Вы можете создать связь этого поля с полем «Имя» в вашей таблице клиентов.
- Создание связей позволяет улучшить целостность, эффективность и удобство чтения информации.
-
Выберите «Схема данных». Откроется окно с обзором всех таблиц в базе данных. Каждое поле будет указано под названием его таблицы.
- Прежде чем создавать связь, необходимо создать поле для внешних ключей. Например, если вы хотите использовать «Идентификатор клиента» в таблице заказов, создайте поле под именем «Клиент» и оставьте его пустым. Оно должно быть такого же формата, как и то, с которым вы устанавливаете связь (в этом случае числа).
-
Переместите его в заранее приготовленное поле для внешнего ключа. Нажмите «Создание» в появившемся окне, чтобы создать связь между полями. Появится линия между двух таблиц, связав тем самым поля.
- При создании связей установите флажок в графе «Обеспечить целостность данных». Данная функция позволяет вносить изменения во второе поле при изменении первого, что исключает неточность данных.
Реклама
-
Запрос — это действие, которое позволяет быстро посмотреть, добавить или изменить информацию в базе данных. Существует большой выбор запросов, начиная от простого поиска и заканчивая созданием новых таблиц, основанных на имеющейся информации. Запросы — это необходимый инструмент для подготовки отчетов.[1]
- Запросы разделяются на два главных вида: «Выбор» или «Действие». Запросы на выборку позволяют извлекать информацию из таблиц и делать вычисления. Запросы действия позволяют добавлять, изменять и удалять данные из таблиц.
-
Если вы хотите создать базовый запрос на выборку, воспользуйтесь мастером запросов, чтобы он шаг за шагом помог вам в этом. Вы можете найти мастер запросов во вкладке «Создание». Он позволяет находить нужные поля в таблице.
Реклама
Создание запроса на выборку по критериям
-
Вы можете использовать критерии поиска, чтобы сузить выбор и выводить только нужную информацию. Для начала нажмите на вкладку «Создание» и выберите инструмент «Конструктор запросов».
-
Откроется окно выбора таблиц. Дважды щелкните по нужной таблице для запроса, а затем нажмите «Закрыть».
-
Дважды щелкните по каждому полю, чтобы добавить их в запрос. Эти поля будут добавляться в сетку конструктора.
-
Вы можете использовать разные виды критериев, такие как текст или функции. Например, если вы хотите отобразить цены выше, чем 5000 рублей в поле «Цены», введите
>=5000, чтобы добавить этот критерий. Если вы хотите найти клиентов только из России, введитеРоссияв поле критериев.- В одном запросе можно использовать несколько критериев.
-
Кнопка «Выполнить» в виде восклицательного знака находится во вкладке «Конструктор». Результаты запроса будут выведены в отдельное окно. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить результаты запроса.
Реклама
Создание выборного запроса по параметрам
-
Запрос по параметрам позволит вам установить, какие именно результаты вы хотите видеть каждый раз, когда делаете запрос. Например, если в вашей базе данных есть клиенты из разных городов, вы можете настроить запрос по параметрам, чтобы выводить результаты для определенного города.
-
Добавляйте поля для отбора путем двойного клика в общем обзоре таблицы.
-
Параметры разделены между собой скобками «[]». Текст внутри скобок будет выведен в строку, которая появится во время проведения запроса. Например, для запроса города кликните по ячейке критериев в поле города и введите
[Какой город?].- Параметр может заканчиваться на «?» или «:», но не «!» или «.»
-
Вы можете использовать несколько параметров , чтобы создать поисковый запрос. Например, в поле «Дата» можно ввести диапазон дат, введя
Между [Введите начальную дату:] И [Введите дату окончания:]. В результате запроса вы получите две строки. [2]
Реклама
Создание запроса на создание таблицы
-
Вы можете использовать запросы для получения выбранной информации из уже существующих таблиц или можете создавать новые таблицы с этой информацией. Это будет особенно полезно, если вы хотите поделиться какой-либо частью базы данных или создать особые формы для подразделов вашей базы данных. Для начала вам нужно создать обычный запрос на выборку.
-
Дважды щелкните по таблице, из которой необходимо извлечь информацию. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.
-
Дважды щелкните по каждому полю для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.
-
Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Перейдите в раздел «Создание запроса на выборку по критериям» выше за более подробной информацией.
-
Протестируйте запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он извлекает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.
-
Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос, вы сможете использовать его снова, затем перейдите на вкладку «Конструктор».
-
Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите «ОК».
-
Согласно установленным запросам будет создана новая таблица. Таблица появится в колонке навигации слева.
Реклама
Создание запроса на добавление
-
Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана в другой таблице. Это полезно, когда необходимо добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.
-
Откроется диалоговое окно. Выберите в нем таблицу, которую нужно дополнить.
-
Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали добавляемой информации. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле «Год», измените это значение согласно добавляемой информации, например «2011».
-
Убедитесь, что добавляете данные в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы вносите изменения, приведенные выше, информацию следует добавить в поле «Год» на каждой строчке.
-
Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Конструктор». Запрос будет проведен и информация будет добавлена в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться в правильности введенных данных.
Реклама
-
Формы отображают данные по каждому полю и позволяют с легкостью переключаться между записями или создавать новые. Формы — необходимый инструмент при длительных периодах ввода информации; большинство пользователей считают, что пользоваться формами гораздо проще, чем таблицами.
-
Будет автоматически создана форма, основанная на данных из таблице. Программа Access автоматически создает поля с нужным размером, но по желанию их всегда можно изменить или сдвинуть.
- Если вы не хотите отображать определенное поле в форме, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и нажмите «Удалить».
- Если таблицы связаны между собой, над каждой записью появится описание, отображающее объединенные данные. Так редактировать эти данные гораздо проще. Например, каждому торговому представителю можно приписать базу клиентов.
-
Указатели в форме стрелок позволяют перемещаться от одной записи к другой. Поля будут заполнены вашими данными в момент переключения между ними. Вы можете воспользоваться кнопками по краям, чтобы сразу перейти к первой или последней записи.
-
Она находится в верхнем левом углу и позволяет изменять значения выбранной таблицы с помощью форм.
-
Вы можете изменять текст в любом поле каждой записи, чтобы изменить информацию в таблице. Все изменения автоматически отобразятся в таблице, то же произойдет и во всех связанных таблицах.
-
Нажмите «Добавить запись» возле кнопок навигации, чтобы добавить новую запись в конце списка. Затем вы сможете использовать поля для внесения данных в пустые записи внутри таблицы. Это гораздо проще, чем добавлять новые данные через табличный вид.
-
Убедитесь, что сохранили форму, нажав Ctrl + S; вы сможете с легкостью войти в нее снова позже. Она появится в колонке навигации в левой части экрана.[3]
Реклама
-
Отчеты позволяют быстро отобразить сводку по нужным данным. Их часто используют для создания отчетов по выручке или для отчетов по доставке, но их можно настроить почти для любой области использования. Отчеты используют данные из таблиц или запросов, созданных вами ранее.
-
Выберите тип необходимого отчета. Существует несколько разных путей создания отчетов. Access может сделать отчет для вас автоматически, либо создайте его самостоятельно.
- Отчет — будет создан автоотчет, использующий всю доступную информацию из вашего источника. Ничего не будет сгруппировано, но для небольших баз данных вполне подойдет.
- Пустой отчет — будет создан пустой отчет, который вы сами сможете заполнить нужными данными. Вы сможете выбирать информацию из любого доступного поля, чтобы создать необходимый отчет.
- Мастер отчетов поможет вам пройти через процесс создания отчета, позволяя выбирать и группировать данные, а затем редактировать подходящим образом.
-
Если вы выбрали создание пустого отчета, вам нужно указать для него источник. Сначала нажмите вкладку «Упорядочить», а затем перейдите в «Свойства». Для этого также можно нажать Alt + Enter.
- Нажмите на стрелочку рядом с полем «Источник записей». Появится список всех доступных таблиц и запросов. Выберите один, и он будет отнесен к отчету.
-
Указав источник, добавьте поля из него в свой отчет. Нажмите вкладку «Формат», затем нажмите «Добавить существующие поля». Список полей доступен в правой части.
- Нажмите и переместите поля, которые необходимо добавить в раздел «Конструктор». Запись появится в отчете. При добавлении дополнительных полей они будут добавляться автоматически к уже существующим.
- Вы можете изменять размер полей путем нажатия на грани и перемещения указателя.
- Удаляйте поля из отчета, выделив заголовок и нажав кнопку «Удалить».
-
Группы позволяют быстро разбираться в информации из отчета, поскольку все подается в организованном виде. К примеру, если вам необходимо создать группы для продаж по региону или с привязкой к продавцу, все это можно сделать с помощью группировки.
- На вкладке «Конструктор», выберите «Группировка».
- Правой кнопкой мыши щелкните по части поля, которое вы хотите добавить в группу. Выберите «Сгруппировать» из меню.
- Появится заголовок для группы. Вы можете изменять заголовок на любой желаемый.
-
Как только отчет будет готов, вы можете сохранить его и распечатать как любой документ. Используйте его, чтобы рассказать об эффективности компании инвесторам, поделиться контактной информацией с работниками и для других целей.
Реклама
Советы
- Microsoft Access открывается в режиме скрытой информации, в котором находятся опции, позволяющие вам открывать существующие базы данных, создавать новые и получать доступ к командам для редактирования любых ваших баз.
Реклама
Предупреждения
- Некоторые возможности Access не всегда доступны — все зависит от типа созданной вами базы данных. Например, нельзя предоставить доступ к базе данных, созданной для использования оффлайн, а некоторые возможности оффлайн баз, например, суммарное число запросов, не будут работать в веб-базе данных.
Реклама
Источники
Об этой статье
Эту страницу просматривали 364 734 раза.
Была ли эта статья полезной?
ВНИМАНИЕ! НАШ САЙТ НЕ ИМЕЕТ НИКАКОГО ОТНОШЕНИЯ К САЙТАМ: accessinfo. ru, shop.dbforyou. ru и dbforyou. ru
Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.
Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).
1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).
2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.
Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:
4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:
Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
5. Для первой таблицы введите следующие поля:
Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.
Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.
7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.
После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».
8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.
9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:
Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.
Выбрать режим Конструктора.
Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.
Продолжение следует…
УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access
Источник статьи
Автор24
— учеба по твоим правилам
Скачать статью
Конструктор таблиц. Типы полей
Для создания таблиц в MS Access 2010 необходимо переключиться на панель инструментов «Создание» и выбрать команду «Конструктор таблиц». В открывшемся окне конструктора таблиц в столбце «Имя поля» нужно указать имена полей, создаваемой таблицы. В столбце «Тип данных» каждому полю нужно поставить в соответствие тип данных, выбрав его из выпадающего списка.
В списке доступны следующие типы данных:
- Текстовый. Используется для всех полей, в которых предполагается хранить текстовые символы. Длина текстового поля не может превышать 255 байт.
- Поле МЕМО. Предназначено для хранения текстовых данных больших объемов до 65535 байт.
- Числовой. Предназначен для хранения данных, с которыми предстоит проводить арифметические операции или сравнения. Например, для поля «цена» следует выбрать числовой тип. Но, если поле хранит номер телефона, то числовым его делать не стоит. В этом случае лучше использовать текстовый тип.
- Дата/Время. Предназначен для хранения дат и времени.
- Денежный тип. Это разновидность числового типа с указанием валюты.
- Счетчик. Это также разновидность числового типа, где используется автоинкремент – автоматическое прибавление едницы в каждой новой записи. Этот тип очень удобен для ключевых полей.
- Логический тип. Применяется в случаях, когда поле содержит одно из двух значений: истина или ложь.
- Поле объекта OLE. Позволяет добавлять в таблицу внедренные или связанные объекты. Чаще всего рисунки или фотографии.
- Гиперссылка. Позволяет записывать в полях URL.
- Вложение. Позволяет хранить в поле объекты других приложений.
- Вычисляемый. Позволяет автоматически вычислить значение поля по введенной заранее формуле.
- Мастер подстановок. Используется для удобства работы с внешними ключами.
Каждый тип данных может быть еще дополнительно настроен с помощью окна свойств, которое расположено в нижней части конструктора таблиц. Напрмимер, после установки типа «Числовой» поле «Жирность» может хранить только целые числа. Это не совсем корректно, потому что жирность часто бывает дробной и измеряется в процентах. Чтобы изменить настройки нужно установить фокус на поле «Жирность» и перейти в окно свойств. Там можно установить размер поля «двойной с плавающей точкой», процентный формат, отрегулировать число знаков после запятой и т.д..
Замечание 1
После настройки всех полей таблицы нужно указать ключевое поле. Для этого следует нажать правой кнопкой мыши на серую область слева от имени поля. Из выпавшего контекстного меню выбрать «Ключевое поле». После этого рядом с полем появится пиктограмма с ключиком .
«Создание таблиц в MS Access 2010» 👇
Работа с мастером подстановок
При построении таблиц, приведенных на диаграмме, возникает проблема с полями «Код поставщика» и «Код товара» в таблице «Документ о поставке». Эти поля являются внешними ключами (foreign key) – то есть ключевыми полями других таблиц, перенесенными в данную для организации связи. Это означает, что при заполнении таблицы «Документ о поставке» пользователь все время должен следить, чтобы во внешних ключах находились правильные коды товаров и поставщиков. Помнить коды наизусть невозможно, поэтому на помощь приходит «мастер подстановок».
Для использования мастера подстановок необходимо:
-
В конструкторе таблицы «Документ о поставке» установить для поля «Код товара» тип «Мастер подстановок». Автоматически включится окно мастера. В нем нужно указать пункт «объект “поле подстановки” получит значение из другой таблицы или другого запроса». Далее нужно выбрать таблицу «Товары».
-
Выбрать поля, которые нужны для поля подстановки. Обычно их бывает два. Первое – ключевое поле и второе – то поле, которое пользователю будет удобно видеть вместо кодов. В данном случае целесообразно выбрать «Код товара» и «Наименование».
-
При необходимости указать вид сортировки.
- Принять предложения мастера скрыть ключевой столбец и нажать кнопку «Готово».
Замечание 2
Теперь заполняя таблицу «Документ о поставке» можно не запоминать коды товаров, а просто выбирать товары из выпадающего списка. Пользователь будет видеть и выбирать название товара, но в таблицу будет автоматически подставляться код товара.
Дата написания статьи: 01.06.2017
5
Создание таблиц
В Access
используются три способа создания таблиц:
·
путем ввода
данных
(by entering data),
·
с помощью
Конструктора таблиц (in Design view)
·
с помощью
Мастера создания таблиц (by using wizard).
5.1
Создание таблицы путем ввода данных
Если для
пользователя сложно сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access
позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной
формой (рис. 5.1).
Рисунок 5.1
—
Создание таблицы путем ввода данных
Для этого
необходимо:
1)
Открыть окно
новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.
2)
Выделить в
списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by
entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая
таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field 1), Поле2
(Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять
полей.
3)
В поля этой
таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех
записях должен быть одинаковым.
4)
Можно ввести
свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по
заголовку столбца и выбрать из контекстного меню команду Переименовать
столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца
подсвечивается, и можно вводить свое название.
5)
По окончании
ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
6)
В ответ на
вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?
(Do you
want to save changes to the design of table <имя
таблицы>?)
нажать кнопку Да
(Yes).
7)
В окне
Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой
таблицы и нажать кнопку ОК (рис. 5.2).
Рисунок 5.2
—
Диалоговое окно Сохранение
Microsoft Access выдаст
сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и
вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key
now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут
однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или
кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает
ключевым.
5.2
Создание таблиц с помощью Мастера таблиц
Для этого
необходимо:
1)
Дважды щелкнуть
левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create
table by using wizard).
2)
В диалоговом
окне Создание таблиц (Table Wizard) (рис. 5.3) выбрать назначение таблицы:
Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные
(Personal)).
3)
В поле
Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать подходящую таблицу — Список
рассылки (MailingList).
4)
Переместить
нужные поля из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля
новой таблицы (Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться
кнопками со стрелками: > — переместить одно поле, » — переместить все поля.
Рисунок 5.3
—
Диалоговое окно Мастера таблиц
5.
Повторять
описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий
перечень полей для новой таблицы.
6.
При
необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля
новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле
(Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля
(Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 5.4). Нажать кнопку
Далее (Next).
Рисунок 5.4
—
Диалоговое окно Переименование поля
7.
В следующем
диалоговом окне в поле Необходимо задать имя для новой таблицы (What do
you want to name your table?) ввести имя новой таблицы «Список рассылки
оповещений» (рис. 5.5).
Рисунок 5.5
—
Второе диалоговое окно Мастера таблиц
8.
Выбрать способ
определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes,
set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ
самостоятельно (No, I’ll set the primary key)). Тогда в таблицу будет
добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее (Next).
Если было выбрано
самостоятельное определение ключа, в поле со списком Необходимо выбрать поле
с уникальными для каждой записи данными (What field will hold data that is
unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым.
Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле.
9.
В следующем окне
Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и
создаваемой таблицей (рис. 5.6). Он пытается сам создать связи между таблицами и
предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При
необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и
нажать кнопку Связи (Relationship).
Рисунок 5.6
—
Третье диалоговое окно Мастера таблиц
Рисунок 5.7
—
Диалоговое окно Связи
Рисунок 5.8
—
Четвертое окно Мастера таблиц
10.
В окне Связи
(Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 5.7).
11.
В диалоговом окне
Мастера таблиц (см. рис.5.6) нажать кнопку Далее (Next).
12.
В последнем диалоговом
окне, пользователю необходимо выбрать, что он будет делать с таблицей
дальше(Изменить структуру таблицы) и нажать кнопку Готово(Finish)
(рис.5.8).
5.3
Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
В режиме
Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств.
Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:
1.
Дважды щелкнуть левой
кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create
table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части
окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table)
элемент Конструктор (Design View) (рис. 5.9).
Рисунок 5.9
—
Окно новой таблицы в режиме Конструктора
2.
В окне Конструктора
таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.
3.
В столбце Тип
данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося
списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
4.
В столбце Описание
(Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).
5.
В нижней части окна
Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка
(Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств,
установленные по умолчанию.
6.
После описания всех
полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна
таблицы).
7.
На вопрос Сохранить
изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?
(Do you want to
save changes to the design of table <имя
таблицы>?),
нажать кнопку Да
(Yes).
8.
В окне Сохранить
как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой
таблицы и нажать кнопку ОК.
9.
В ответ на. сообщение
Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос
Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?)
нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если
такого не требуется.
Печать
таблицы
Самым простым
способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать
(Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести
таблицу на печать таким способом, необходимо:
1.
Выделить таблицу в
окне базы данных.
2.
Нажать кнопку
Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).
При этом
производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть
правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню
выбрать команду Печать (Print).