Как установить онлайн кассу для ип пошаговая инструкция

Большинство ИП, которые продают товары или оказывают услуги, обязаны регистрировать все расчёты с
покупателями с помощью онлайн-кассы. Это устройство в режиме реального времени передаёт данные о продажах
. Порядок применения контрольно-кассовой техники описан в 54-ФЗ и различается в зависимости от сферы деятельности и системы налогообложения компании.

Что такое онлайн-касса

Все кассовые аппараты с установленным фискальным накопителем (ФН) — онлайн-кассы. До 2017 года ККМ оснащались электронной контрольной лентой, которая сохраняла данные о расчётах, но не отправляла их онлайн. Современные модели касс должны быть оборудованы ФН – криптографическим модулем, который записывает, хранит и отправляет фискальные данные (кассовые чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и т.д.) в онлайн-режиме.

Картинка с сайта: taxcom-kassa.ru

Как данные с кассы попадают в налоговую

После проведения любой кассовой операции ФН отправляет данные с уникальным фискальным признаком ОФД. Оператор обрабатывает и передаёт эти данные в налоговую.

Задача предпринимателя — передать корректную информацию оператору фискальных данных, который, в свою очередь, обязан шифровать и хранить их копии на своих серверах и отправлять в ФНС.

Подключенная к интернету касса мгновенно передаёт фискальные данные в ОФД без возможности их изменения. Без
соединения с интернетом ККМ все равно будет хранить информацию о расчетах в памяти ФН и передаст их, когда
аппарат подключится к сети. Если не отправлять данные в ОФД больше 30 дней, ФН автоматически заблокируется.

Какая информация должна быть в чеке покупателя

Список обязательных реквизитов для кассового чека приведен в статье 4.7 54-ФЗ. Большинство информации заполняется один раз при настройке кассы и в дальнейшем присваивается автоматически.

В кассовом чеке должны быть указаны данные о компании и кассе:

• ИНН собственника ККТ;
• Применяемый налоговый режим;
• Номер ФН;
• Регистрационный номер кассы;
• Заводской номер кассы;
• Сайт налоговой.

Информация о точке продаж и кассире:

• Порядковый номер чека за рабочую смену;
• ФИО, ИНН и должность кассира (ИНН не печатается, но указывается);
• Дата, время и адрес продажи;

Данные об операции:

• Наименование документа;
• Форма расчёта (наличный, безналичный и т.д.);
• Признак расчёта (приход, расход и т.д.);
• Наименование, цена за единицу и количество ТРУ;
• Общая стоимость покупки;
• Сумма и ставка НДС (может не указываться, если ИП не платит этот налог. В этом случае в чеке должно быть указано «Без НДС»);
• Порядковый номер фискального документа;
• QR-код для проверки чека;
• Фискальный признак чека.

Какие ИП должны установить онлайн-кассу

Согласно 54 Федеральному закону, большинство индивидуальных предпринимателей обязаны использовать онлайн-кассы для
своих расчётов. Исключение составляют компании, которые соответствуют критериям, перечисленным
во второй статье закона.

Также Постановлением от 17.08.2024 № 1104 утверждены сроки начала применения онлайн-касс для ИП в новых регионах РФ. Обязанность применять кассу наступает:

• у всех организаций на общем режиме налогообложения – с 1 февраля 2025 года;
• у организаций, применяющих УСН или ЕСХН и имеющих работников, с которыми заключены трудовые договоры – с 1 марта 2025 года;
• у ИП с работниками, с которыми заключены трудовые договоры – с 1 мая 2025 года;
• у ИП на общей системе налогообложения и не имеющих работников – с 1 июня 2025 года;
• у ИП, применяющих УСН и не имеющих работников – с 1 июля 2025 года;
• у ИП на ЕСХН или патенте и не имеющих работников – с 1 августа 2025 года.

Каким ИП не нужна касса

Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт,
освобождены от применения кассовой техники.

Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами,
зарегистрировался как самозанятый.

От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:

• продажа бумажных газет и журналов в киосках;
• питание в образовательных учреждениях;
• реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
• продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
• торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
• услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
• бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
• продажа бахил в розницу и др.

Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже,
заменяющим кассовый чек:

• некоторые ИП на патенте
  (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
• предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня
  отдалённых
  (численность до 10 тыс. человек) или труднодоступных местностей (их список утверждают региональные власти в каждом субъекте РФ).

С 1 марта 2025 года не применять ККТ при безналичных расчётах смогут также предприниматели, которые на основании лицензии осуществляют образовательную деятельность в качестве основного вида деятельности.

Льгота распространяется только на расчёты в безналичном порядке без предъявления электронного средства платежа. При расчётах наличными и банковской картой через POS-терминал применять ККТ необходимо.

Нужна ли касса для интернет-магазина

Это зависит от того, как расплачивается покупатель. Существует несколько вариантов продажи товаров через интернет:

1. Оплата на сайте продавца. Если вы реализуете товары на собственном сайте, то на вас действуют общие обязательства по
   установке кассового аппарата, описанные в 54-ФЗ.
2. Сотрудничество с маркетплейсами. Если вы разместили своё предложение на одной из существующих торговых площадок,
   вам не нужно приобретать онлайн-кассу. Маркетплейс сам выдаст покупателю чек и переведёт вам деньги безналичным платежом.
3. Доставка курьером. Вам не нужно приобретать ККТ, если вы заключили договор со службой доставки, которая берёт
   регистрацию чеков на себя. Зачастую такой договор предусматривает комиссию за каждую проведенную продажу.

   Однако если товар будет доставлять ваш сотрудник и принимать оплату он будет на выезде, потребуется онлайн-касса.
   Пробить чек заранее и привезти его вместе с товаром — нарушение кассового законодательства

Нужен ли кассовый аппарат для ИП без работников

Кассовую технику вводили в сферу торговли и услуг постепенно: для некоторых видов деятельности,
в том числе для ИП без работников, действовала отсрочка, которая закончилась в июле 2021 года. Сейчас на всех
предпринимателей действуют общие правила применения ККТ.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение
   операции всего за 3 секунды;
2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

3. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их
   невозможно скорректировать;
4. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые
   современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
5. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации
   бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Как открыть онлайн-кассу для ИП

Если для вашей сферы деятельности обязательно применение онлайн-касс, вам нужно приобрести кассовое оборудование,
зарегистрировать его в ФНС и загрузить список ТРУ (товаров, работ и услуг) перед началом работы.

Выбор кассы для ИП

Закон предъявляет к ККМ несколько требований: касса должна быть оборудована фискальным накопителем и включена в
реестр ФНС. Также в ККТ должна быть предусмотрена работа с маркировкой, если это актуально для вашей деятельности.

При выборе модели нужно определиться с тем, какой формат подойдет для вашего бизнеса. Кассы отличаются по источнику
питания: стационарные работают от сети и подойдут точкам продаж с фиксированным местом кассира, мобильные — от
встроенного аккумулятора и будут полезны для выездных продаж.

Существует несколько разновидностей кассовых аппаратов:

• Автономная касса: устройство с ж/к дисплеем, встроенным аккумулятором, клавиатурой и принтером чеков.
  Может сохранять информацию о расчётах без выхода в сеть и отправлять их оператору фискальных данных,
  когда подключится к интернету. Подойдёт тем, кто ищет бюджетную кассу для работы в разных погодных условиях;
• Фискальный регистратор: оборудование
  с ФН и принтером чеков, которое нужно подключать к управляющему устройству. Бывает стационарным и мобильным. С ФР удобно работать
  при большом количестве товаров: они легко интегрируются с товароучётными программами. Фискальные регистраторы подойдут торговым точкам с большой
  проходимостью, в случае, если достаточно места в кассовой зоне;
• Смарт-терминал: касса с сенсорным дисплеем, процессором и встроенным принтером.
  Существуют мобильные модели, большинство из которых дополнительно оборудовано сканером штрих-кода и небольшим дисплеем,
  и стационарные — работают от сети и зачастую оснащены широким экраном. Такой вид ККТ подойдёт тем, кто работает с карточками
  товаров или ищет готовое решение для автоматизации бизнеса;
• POS-система: комплект оборудования,
  который обычно включает в себя кассовый компьютер с встроенным (моноблок) или отдельным дисплеем кассира, фискальным
  регистратором и программируемой клавиатурой. Такая система позволяет подключать внешнее оборудование
  (денежный ящик, торговые весы, сканер штрих-кода, терминал для эквайринга и т.д.) и подходит точкам продаж с большим
  потоком клиентов и фиксированным местом кассира.

Фискальный накопитель

Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса должна быть оборудована фискальным накопителем
— модулем для хранения, шифрования и передачи фискальных документов.

Существуют ФН со сроком службы 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от сферы деятельности и налогового режима компании:

• сроком на 15 месяцев вправе устанавливать ИП, которые работают сезонно или в отдалённой местности, а также
  реализуют подакцизную продукцию или находятся на общей системе налогообложения (ОСНО);
• на 36 обязаны устанавливать ИП, которые оказывают услуги или находятся на УСН, ЕСХН или патентной системе.

Накопители также различаются по форматам фискальных документов (ФФД), которые они поддерживают. ФФД 1.05 и
ФФД 1.1 — это старые форматы, которые можно использовать до окончания срока действия уже установленного ФН,
если ИП не реализует маркированные товары. С августа 2021 г. большинство компаний перешли на накопители с ФФД 1.2.

После окончания срока действия ФН его необходимо заменить. Старый накопитель нужно хранить в течение 5 лет после замены.

Дополнительное оборудование

Функционал кассы можно расширить подключением внешнего оборудования. В современных устройствах для этого предусмотрены
интерфейсы подключения RJ-11, RJ-12, RS-23, RJ-45, Bluetooth и USB. Обязательно убедитесь, что дополнительное
оборудование можно подключить к онлайн-кассе.

Самые распространенные внешние устройства:

• сканер штрих-кода: считывает штрих-кода товара и передаёт данные о нём управляющей кассе.
  2D-сканер обязателен, если вы продаёте крепкий алкоголь;
• терминал эквайринга: оборудование для приёма платежей по банковской карте;
• торговые весы: используются автономно или в связке с управляющим устройством;
• денежный ящик: устройство для хранения денег;
• дисплей покупателя: экран, который направлен на клиента.

Договор с ОФД

Оператор фискальных данных — это компания, которая обрабатывает и передаёт фискальные документы от предпринимателя в
ФНС. Без договора с ОФД пользоваться онлайн-кассой не получится, поэтому до начала регистрации необходимо выбрать
компанию из одобренного налоговой реестра.

Одна из таких компаний — «Такском» — один из крупнейших ОФД в России. Стоимость подключения к оператору начинается
с 350 рублей в месяц. Компания предлагает широкий спектр услуг и сервисов для управления бизнесом: ЭП, личный кабинет
с разнообразным функционалом, центр технического обслуживания для покупки и регистрации кассы и т.д.

В большинстве случаев для заключения договора не нужно лично встречаться с представителем ОФД: заявление на заключение
договора можно подать через личный кабинет оператора. Когда ваша заявка будет одобрена, вы сможете начать регистрацию
ККМ в налоговой.

Регистрация кассового аппарата для ИП в ФНС

После приобретения кассы и заключения договора на обработку фискальных данных с ОФД
необходимо зарегистрировать аппарат. Эта процедура требует внимательного заполнения реквизитов компании
и данных об устройстве. Есть несколько способов зарегистрировать кассу:

• Обратиться в ЦТО «Такском-Касса». Так вы избавите себя от хлопот и за считаные дни введёте кассу в работу.
• Самостоятельно обратиться в налоговую службу.
• Заказать регистрацию в ОФД: многие операторы предлагают эту услугу во время заключения договора.

Начало работы с ЛК ОФД

После одобрения регистрации от налоговой, у вас появится возможность зарегистрироваться в личном кабинет ОФД.
Для этого может понадобиться электронная подпись и данные ККМ.

Добавление номенклатуры

Кассовый чек должны содержать данные о названии, количестве цене проданных товаров, работ или услуг (ТРУ).
Поэтому перед тем, как начать пользоваться кассой, в неё загружается номенклатура — список ТРУ.

54-ФЗ не устанавливает специальных требований к виду ТРУ в чеке. Предприниматель может добавить любое название,
которое будет понятно указывать покупателю на товар или услугу.

Производителям стоит ориентироваться на общероссийский классификатор продукции по видам деятельности или регламент
Таможенного союза. Компаниям, которые реализуют готовый товар, можно использовать названия с этикетки. Длина названия не должна превышать 128 символов.

Как зарегистрировать ККМ для ИП самостоятельно

Индивидуальный предприниматель может самостоятельно зарегистрировать кассу в налоговой службе во время личного визита или
удалённо на официальном сайте.

С 1 сентября 2025 года станут доступны 2 новых способа подачи заявления на регистрацию ККТ — через портал Госуслуг и через производителя кассового аппарата.

Регистрация через ЛК ФНС

Для входа в личный кабинет понадобится электронная подпись или регистрационная карта с логином и паролем, которую
можно получить в местном налоговом органе.

Для регистрации ККТ с помощью ЛК ИФНС обязательно нужна ЭП.

После входа в ЛК нужно выполнить следующие шаги:

1. Заполнить заявление. В нём нужно указать параметры кассы: место установки, заводской номер и модель из паспорта устройства,
   особенности использования.
2. Получить от налоговой регистрационный номер онлайн-кассы.
3. Активировать кассу. По-другому этот процесс называется фискализация кассы. Он может отличаться для разных моделей,
   но обычно для активации ККТ нужно подключить её к управляющему компьютеру и ввести реквизиты компании, данные ОФД и
   информацию о кассе.
4. Получить отчёт о фискализации.
5. Завершить регистрацию. Это действие нужно выполнить в личном кабинете ФНС. Внесите в свою заявку данные из отчёта о
   фискализации в течение суток после получения регистрационного кода и отправьте её в налоговую.

На каждом этапе внимательно проверяйте свои данные: если вы допустите ошибку, придётся регистрироваться заново или
даже поменять ФН. Статус заявки будет виден в личном кабинете.

Самостоятельный визит в налоговую

Пройти регистрацию можно при личном посещении ФНС. Для этого можно обратиться в любое отделение налоговой службы
и пройти схожие этапы:

1. Заполнить заявление и получить от сотрудника регистрационный номер ККТ.
2. В течение суток активировать ККМ и распечатать отчёт о фискализации. Чтобы сократить время, можно сделать это
   сразу в отделении.
3. Передать отчёт специалисту ФНС и получить от него подтверждение.

Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП

Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:

• за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное
  нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование
  онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
• за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
• за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
• за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.

Ошибки при регистрации

Чтобы этого избежать, нужно соблюдать сроки регистрации и обратить внимание на заполнение полей:

• название ОФД;
• регистрационный номер;
• данные о фискальном накопителе;
• реквизиты компании.

Налоговая также может оштрафовать за расхождение данных в форме регистрации и кассовом аппарате.

Распространённые ошибки при использовании касс

ИП может получить штраф и за неправильную эксплуатацию кассы. Нарушением будет считаться:

• использование ФН с истекшим сроком действия или переполненной памятью;
• отсутствие накопителя в кассе;
• выдача чеков без названия, количества и цены ТРУ, а также других обязательных реквизитов чека;
• работа нескольких организаций с одной кассой.

Основные причины внеплановой проверки ККТ со стороны ФНС

ФНС России выделяет три основных индикатора риска при работе с онлайн-кассой, которые послужат основанием для проведения внеплановой проверки:

• касса не отправляет чеки более 60-ти дней;
• в течение 30 дней было пробито более чем на 30% больше чеков возврата, чем чеков прихода;
• за 30 дней число чеков коррекции составило более 30% от общего числа.

Когда ИП необходима перерегистрация кассы

Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.

Существует несколько причин для этого:

• Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае
  нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество
  перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
• Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого
  достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
• Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка,
  придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.

Кассу можно перерегистрировать самостоятельно на сайте налоговой службы или при личном обращении, а
также заказать эту услугу в ЦТО «Такском-Касса».

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Картинка с сайта: skillbox.ru

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Большинство компаний и ИП должны использовать в своей работе онлайн-кассы. С помощью онлайн-касс регистрируют расчёты с покупателями, формируют чеки и передают данные в налоговую.

В статье даём инструкцию по подключению онлайн-касс. Она будет полезна всем компаниям и предпринимателям, которые делают это впервые.

• Что такое онлайн-кассы и кому нужно их устанавливать
• Что нужно для подключения онлайн-кассы
• Как подключить онлайн-кассу и зарегистрировать её в налоговой

---

Онлайн-касса (или ККТ) — аппарат для расчёта с клиентами и учёта продаж. В ней есть специальный чип — фискальный накопитель, который сохраняет данные о расчётах, формирует чеки, шифрует и передаёт эти данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Подробнее об онлайн-кассах — как они работают, какие есть виды онлайн-касс и по каким критериям их выбирать — мы рассказали в этой статье Skillbox Media.

Онлайн-кассы должны использовать практически все предприниматели и юридические лица. Есть некоторые исключения — они перечислены в статье 2 №54-ФЗ. Например, ККТ могут не устанавливать:

• предприниматели на НПД;
• предприниматели на патенте по некоторым видам деятельности;
• компании и ИП, которые из-за условий работы не могут проводить расчёты с помощью ККТ — например, торгуют на рынках и ярмарках, оказывают услуги по присмотру за детьми и людьми с инвалидностью, продают газеты или мороженое в ларьках;
• компании и ИП, которые работают в отдалённых и труднодоступных местах.

Важно регулярно следить за обновлениями этого закона — исключения периодически отменяют.

Перед тем как подключать и регистрировать онлайн-кассу, нужно:

• выбрать и купить ККТ;
• выбрать и купить фискальный накопитель (ФН);
• получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Выбрать и купить онлайн-кассу. Подробнее о видах онлайн-касс и критериях их выбора мы говорили в этой статье. Например, перед покупкой важно учитывать вид бизнеса, количество товаров или услуг, число клиентов, условия торговли.

Производителя онлайн-кассы каждый бизнес выбирает по своим потребностям. Купить ККТ можно у ОФД, с которым бизнес планирует работать, у операторов сотовой связи, в онлайн-банке или напрямую у завода-изготовителя.

Важно проверить, чтобы выбранная модель была включена в реестр ФНС. В нём налоговая публикует данные о всех моделях онлайн-касс, которые соответствуют требованиям закона.

Выбрать и купить фискальный накопитель. Они различаются по сроку действия: 15 или 36 месяцев. После истечения этого срока нужно покупать новый ФН и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Выбор срока ФН зависит от вида бизнеса и применяемой системы налогообложения. Например, фискальные накопители на 15 месяцев должны использовать ИП и компании, если они:

• продают товары и работают на режиме ОСНО;
• продают подакцизные товары — например, алкоголь, табак, топливо, автомобили;
• ведут сезонные работы;
• используют ККТ в автономном режиме (не передают данные в ОФД) — например, бизнес, работающий на отдалённых и труднодоступных территориях;
• платёжные агенты: работают как посредники и принимают платежи от физических лиц (например, за услуги связи, интернета, ЖКХ и так далее).

ФН на 36 месяцев могут устанавливать:

• ИП и компании, которые работают на спецрежимах — УСН, АУСН, ЕСХН, ПСН — и не продают подакцизные товары;
• ИП и компании, которые работают на режиме ОСНО и предоставляют только услуги (не указана номенклатура с признаком «товар»).

Кроме сроков использования, фискальные накопители ограничены объёмом памяти. Если память заканчивается до завершения срока — например, когда у бизнеса большой поток клиентов, — ФН нужно также менять, а кассу — перерегистрировать.

Чаще всего фискальный накопитель покупают там же, где и онлайн-кассу.

Как и в случае с ККТ, важно проверить, чтобы выбранный фискальный накопитель был включён в реестр налоговой. Также можно воспользоваться сервисом «Фискальные накопители в реестре» — он позволяет проверить и онлайн-кассы, и фискальные накопители в режиме онлайн.

Картинка с сайта: skillbox.ru

Получить КЭП. Она потребуется для заключения договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой — подробнее об этом говорим ниже.

В 2023 году предприниматели и владельцы компаний могут получить КЭП в налоговой. Также для получения электронной подписи можно обратиться к доверенным лицам ФНС из актуального перечня.

Налоговая выпускает КЭП бесплатно, но для этого потребуется купить токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP». Если они уже есть, покупать новые не нужно.

Токен — это физический носитель электронной подписи. Согласно разъяснениям ФНС, налоговая поддерживает носители формата USB Type-А. Например, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен S», «Рутокен Lite», «JaCarta-2 SE» и другие. Купить их можно в интернет-магазинах или напрямую у изготовителей.

После того как вы купили токен и лицензию, нужно подать заявление в ФНС. Это можно сделать двумя способами:

• В налоговой по записи. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС и токен. Сертификат КЭП запишут на токен в день подачи заявления.
• В личном кабинете налогоплательщика через вкладку «Заявление на получение КЭП». В этом случае в назначенную дату нужно прийти в налоговую с токеном для записи сертификата подписи.

Дальше нужно загрузить программу «КриптоПро CSP» на компьютер, зарегистрироваться в ней и установить сертификат электронной подписи с токена. После этого КЭП можно будет пользоваться.

Итак, бизнес купил ККТ, фискальный накопитель и получил электронную подпись. Вот что нужно сделать дальше, чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться.

Шаг 1. Заключить договор с ОФД. ФНС не зарегистрирует онлайн-кассу, если не будет договора с ОФД. Оператор будет играть роль посредника между онлайн-кассой и налоговой. Выбрать ОФД можно из реестра компаний, аккредитованных ФНС.

Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей за полгода, 3000 рублей за год, 6700 рублей за три года. Например, вот тарифы оператора «Первый ОФД» на начало 2023 года.

Картинка с сайта: skillbox.ru

Обычно для заключения договора не нужно встречаться с представителями компании-оператора лично. Достаточно подать заявление через личный кабинет на сайте выбранного ОФД.

Шаг 2. Подключить онлайн-кассу к интернету. Это можно сделать двумя способами в зависимости от вида онлайн-кассы и возможностей торговой точки:

• с помощью кабеля;
• с помощью беспроводных сетей — по Wi-Fi или мобильному интернету.

Шаг 3. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Можно зарегистрировать кассу самостоятельно или воспользоваться услугой специальной организации — как правило, такие услуги предоставляют компании, которые продают ККТ и фискальные накопители.

Чтобы зарегистрировать кассу самостоятельно, нужно подать заявление в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — через кнопку «Учёт ККТ». В заявлении указать:

• Фактические адрес и место установки онлайн-кассы — например, адрес магазина и номер торговой точки. Адрес может не совпадать с юридическим адресом бизнеса.
• Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Они указаны в паспортах устройств. На этом этапе сайт ФНС проведёт автоматическую проверку того, есть ли эти ККТ и ФН в реестре налоговой.
• Особые параметры использования кассы. Их выбирают из предложенного списка. Например, «ККТ используется при продаже подакцизных товаров» или «ККТ используется для развозной или разносной торговли». Указать особые параметры можно только на этом этапе — добавить их позже не получится.
• ОФД, с которым заключили договор. Его также выбирают из предложенного списка.

ФНС проверит заявление и выдаст результат. Если всё прошло успешно, появится окно с регистрационным номером ККТ. Он необходим для завершения регистрации кассы.

Шаг 4. Ввести регистрационный номер в ККТ. Это нужно сделать в течение суток с момента его получения. Чтобы на онлайн-кассе появилось окно для ввода регистрационного номера, нужно перейти в настройки и выбрать сервисный или административный режим ККТ — в зависимости от модели кассы.

В окне для ввода нужно указать полученный регистрационный номер и свой ИНН. На этом этапе важно быть максимально внимательным. Если ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействителен и придётся покупать новый. Если всё сделать верно, онлайн-касса распечатает чек. Он потребуется на следующем этапе.

Шаг 5. Сделать отчёт о регистрации ККТ. Для этого нужно снова войти в личный кабинет налогоплательщика, перейти на вкладку «Учёт ККТ» и напротив своей кассы нажать на «Отчёт о регистрации ККТ».

В отчёте указывают данные полученного чека:

• дату и время получения;
• порядковый номер;
• фискальный признак — 10 цифр рядом с аббревиатурами ФП или ФПД.

Шаг 6. Получить карточку регистрации ККТ. Если проверка отчёта в налоговой пройдёт успешно, в личном кабинете налогоплательщика появится карточка регистрации ККТ, подписанная КЭП налоговой. Пока такой карточки не будет, пользоваться онлайн-кассой нельзя.

Шаг 7. Ввести параметры регистрации в форму на сайте ОФД. Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым заключён договор, и нажать кнопку «Добавить кассу». Затем ввести сведения о ККТ и данные с карточки регистрации. После этого онлайн-касса синхронизируется с ОФД, и оператор начнёт передавать данные о продажах в налоговую.

Если этого не сделать, ОФД не будет передавать данные в ФНС и через 30 дней кассу заблокируют.

• Онлайн-кассы должны подключать и использовать почти все предприниматели и компании. Исключения перечислены в статье 2 №54-ФЗ.
• Перед подключением нужно получить КЭП, купить онлайн-кассу и фискальный накопитель.
• Чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться, нужно заключить договор с ОФД, подключить кассу к интернету, зарегистрировать её в ФНС, пройти фискализацию, получить карточку о регистрации и синхронизировать ККТ с ОФД.

Эти материалы Skillbox Media могут быть вам полезны

• Онлайн-кассы: что это такое, кто должен их использовать, какие они бывают и как между ними выбрать
• Единый налоговый платёж и единый налоговый счёт: что это и как с ними работать
• Системы налогообложения: что это такое, какие есть системы и как между ними выбрать
• Что выбрать: ИП или ООО. Рассказываем о преимуществах и недостатках этих вариантов
• Как открыть ИП в 2022 году: пошаговая инструкция
• Бухгалтерский учёт: зачем он нужен, как он устроен и как его организовать

Картинка с сайта: skillbox.ru

Научитесь: Как открыть бизнес: от идеи до реализации
Узнать больше

Онлайн-касса — терминал с фискальным накопителем (ФН), который передаёт данные о платежах напрямую в налоговую. В отличие от других касс онлайн-касса подключается к интернету и передаёт информацию о совершении платежа сразу после покупки. Предпринимателю больше не нужно самостоятельно ездить в ФНС, чтобы отчитаться о продажах. В статье пошагово расскажем, как ИП подключить и настроить онлайн-кассу.

Шаг 1: Выберите кассу

На сайте ФНС есть перечень поддерживаемой ККТ. Выберите подходящую и купите её, связавшись с производителем. Если купить кассу не из реестра или без фискального накопителя, то информация с неё передаваться в налоговую не будет.

Какую кассу купить ИП:

1. Если используете компьютер с кассовой программой, например с 1С: Касса, подойдёт фискальный регистратор. Это фискальный накопитель, который умеет только печатать чеки без отражения кассовых операций. Кассовые операции производятся в программе на компьютере.
2. Если не используете компьютер и продаёте мало товаров, подойдёт автономная касса. Выглядит как большой калькулятор с экраном, подключается к интернету по Wi-Fi. Печатает чеки и производит кассовые операции. Терминал компактный: его можно возить с собой.
3. Если продаёте товары в интернете, подойдёт облачная касса. Можно взять её в аренду, а не покупать в собственность. Облачная касса не печатает бумажные чеки, а составляет электронные, поэтому её нельзя использовать при продаже в офлайн-магазине.

Шаг 2: Подключите кассу

Если подключаете оборудование к компьютеру:

• Используйте кабель.
• Установите оборудование по инструкции. Скачайте её на сайте производителя, если необходимо.
• Установите ПО для правильной работы техники.

Если используете автономную кассу, подключите её к интернету через Wi-Fi, с помощью сим-карты или сетевого кабеля. Если у вас облачная касса, то подключением занимается её поставщик.

Шаг 3: Выберите ОФД

Чтобы информация передавалась в ФНС нужно выбрать оператора фискальных данных (ОФД). Оператор — это канал, по которому информация передаётся в службу, без него передача невозможна. Выбрать ОФД нужно из реестра ФНС. Свяжитесь с выбранным оператором и заключите договор на использование ОФД.

Шаг 4: Получите КЭП

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) нужна, если вы хотите зарегистрировать ККТ онлайн. Получить подпись можно в налоговой службе. С помощью КЭП можно подписывать документы онлайн и отправлять их в государственные органы. Если предпочитаете подавать документы в бумажном виде лично в ФНС, подпись не нужна.

Шаг 5: Зарегистрируйте кассу

Этот шаг состоит из нескольких этапов.

Зарегистрируйте ККТ в ФНС

Авторизуйтесь в личном кабинете ИП на сайте ФНС, выберите «Зарегистрировать ККТ». Пропишите информацию об оборудовании из паспорта устройства, заполните адрес установки кассового оборудования. Для облачной кассы запросите адрес у поставщика.

Если будете использовать кассу по особым условиям, выберите нужные вам варианты. Укажите вашего оператора, с которым заключали договор. При успешной регистрации высветится регистрационный номер ККТ.

Введите регистрационный номер в кассу

При удачной операции она распечатает чек: в нём должна отображаться информация об ИП. Сохраните чек для следующего этапа.

Составьте отчёт о регистрации кассы

В кабинете ИП выберите «Отчёт о регистрации ККТ», укажите данные из чека, введите десятизначный номер ФП (или ФПД). Если регистрация прошла успешно, в личный кабинет придёт карточка регистрации кассы, подписанная налоговой.

Зарегистрируйте кассу на сайте ОФД

Авторизуйтесь на сайте вашего оператора и добавьте ККТ в личный кабинет, указав настройки.

Шаг 6: Протестируйте настройку

Проведите пробную продажу — касса распечатает чек. Проверьте, вся ли информация отображается на чеке, и посмотрите, отображается ли чек в личном кабинете ФНС. Если данные о продаже передались верно, настройка ККТ завершена.

Шаг 7: Выберите программу учёта

Перед началом продажи через ККТ, нужно понять, как вести учёт товаров, пробитых на кассе. Можно записывать в тетрадь, таблицу на компьютере или подключить программу для учёта. Например, для ИП подойдёт

Регистрация онлайн-кассы – это один из обязательных пунктов соблюдения кассовой дисциплины для юрлиц и ИП, имеющих наличный денежный оборот. С помощью регистрации онлайн-касс налоговые органы получают возможность контролировать деятельность розничного бизнеса. Процедура имеет ряд особенностей, которым посвящена наша статья.

Что нужно сделать перед тем, как зарегистрировать ККТ в ИФНС

Перед регистрацией ККТ в налоговых органах лицу, намеренному ее использовать, необходимо приобрести контрольно-кассовую технику. Сейчас это может быть только онлайн-касса, то есть касса, которая соответствует требованиям  закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, регулирующего использование онлайн-касс. Такое устройство:

• подключается к интернету и обеспечивает передачу сведений о продажах в налоговый орган через оператора фискальных данных в режиме реального времени;
• имеет фискальный накопитель информации о продажах, сохраняющий эти данные за определенный период и так же, как и сама ККТ, подлежащий регистрации в налоговом органе;
• дает возможность не только печати всех создаваемых документов (в т. ч. сохраненных в фискальном накопителе), но и их формирования в электронном виде;
• обеспечивает формирование документов с определенным (расширенным по  сравнению с ранее применявшейся техникой) набором реквизитов, которые зашифровываются в штрихкоде.

Многие современные модели онлайн-касс способны осуществлять расчеты с применением банковских карт — то есть, оснащены эквайринговым модулем. Но если нет, то практически к любой кассе из числа доступных на рынке можно подключить внешний эквайринговый терминал при необходимости.

ВАЖНО! В некоторых случаях ИП освобождены от применения онлайн-касс по закону № 54-ФЗ.

Приобретаемая ККТ и фискальный накопитель к ней (подлежащий замене по мере его заполнения информацией или истечения срока действия) должны быть обязательно включены в соответствующие государственные реестры. Также обязательным условием применения онлайн-ККТ становится заключение договора с оператором фискальных данных.

Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу, узнайте здесь.

О том, нужна ли ККМ «упрощенцу», читайте в статье «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2024-2025 годах?».

Как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно в налоговой пошагово

Для регистрации онлайн-кассы ее пользователь подает заявление:

• на бумаге в любую ИФНС региона:
• электронно через кабинет контрольно-кассовой техники;
• через Госуслуги;
• через Оператора фискальных данных.

При применении электронных вариантов дата подачи этого документа совпадает с датой его формирования с помощью используемого программного решения (например, онлайн-формы для размещения заявления в личном кабинете).

В заявлении о регистрации контрольно-кассовой техники в т. ч. указываются (п. 2 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):

• полное название юрлица или Ф. И. О. ИП;
• адрес (для интернет-расчетов — адрес сайта) и то место, где будет использоваться ККТ;
• название модели ККТ и ее заводской номер;
• название модели фискального накопителя и его заводской номер;
• номер применяемого для расчетов автоматического устройства (если оно используется);
• информация о том, будет ли применяться ККТ в режиме, который не предусматривает электронную передачу данных в ИФНС;
• информация об использовании ККТ только для формирования БСО;
• информация о применении ККТ только для интернет-расчетов;
• информация о том, будет ли ККТ применяться для осуществления функций платежного агента или по приему ставок и выдаче выигрышей при ведении деятельности по организации азартных игр;
• сведения о том, применяется ли ККТ при расчетах за маркированные товары.

Полученные в процессе регистрации сведения ИФНС заносит в журнал учета и карточку регистрации ККТ. Дата оформления карточки считается датой регистрации (п. 7 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Как заполнить бланк заявления о регистрации ККТ

Формы заявления о регистрации, книги учета и карточки регистрации утверждены приказом ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.

Бумажное заявление о регистрации ККТ содержит 10 страниц. Форма его (имеющая номер 1110061) используется не только для регистрации ККТ в налоговой, но и при перерегистрации кассовых устройств. Скачать бланк заявления бесплатно можно, кликнув на картинку ниже:

Картинка с сайта: nalog-nalog.ru

Бланк заявления о регистрации ККТ

Скачать

Заполнение бланка заявления будет проще, если у вас есть образец с комментариями от экспертов. Скачать такой можно в «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ к системе.  

Кто выдает образец карточки на регистрацию контрольно-кассовой техники

До получения карточки регистрации ККТ вам необходимо:

• получить регистрационный номер ККТ. Его присваивает ИФНС и не позже одного рабочего дня, следующего за днем подачи заявления, передает пользователю;
• сформировать и направить в налоговую отчет о регистрации ККТ.

ВАЖНО! Рекомендации от «КонсультантПлюс»
После получения регистрационного номера вы обязаны сформировать отчет о регистрации ККТ. Сделать это необходимо не позднее чем на следующий день после его получения. Для формирования отчета запишите в фискальный накопитель следующие сведения…
Посмотреть порядок действий полностью можно в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ. 

Карточка регистрации онлайн-кассы направляется пользователю ККТ налоговой инспекцией в течение 10 рабочих дней (пп. 7 и 11 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) со дня подачи заявления на регистрацию. Направляется она  в электронном виде через кабинет ККТ (профиль на Госуслугах,  через оператора фискальных данных) и существует как электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. При необходимости пользователь, имеющий электронный вариант карточки, может получить ее в ИФНС на бумажном носителе (п. 12 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

ВАЖНО! ФНС может назначить проверку пользователя ККТ без предварительного уведомления. При первом нарушении штраф могут заменить на предупреждение.

Внесение изменений в карточку регистрации ККТ осуществляется не только при изменении параметров, указанных при регистрации, но и при замене фискального накопителя.

Итоги

Для регистрации ККТ пользователь может подать в налоговую заявление по установленной форме на бумаге. Скачать бланк можно в нашей статье. Но удобнее пройти процедуру регистрации электронно через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС, на Госуслугах либо через аккаунт на сайте ОФД.