Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки
Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).
С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:
- «Правила внутреннего трудового распорядка — образец»;
- «Положение об охране труда работников — образец».
Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.
Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.
Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.
Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.
Как разработать и утвердить положение о служебных командировках, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется
Положение о служебных командировках образца 2025 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.
ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.
Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.
Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).
Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.
Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:
- поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
- сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
- с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.
Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.
Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки
В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.
Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).
Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):
- женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
- матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
- работники с детьми-инвалидами;
- сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).
Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).
Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.
Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.
Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».
Описание в положении процесса направления в командировку
Положение о служебных командировках 2025 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:
Скачать обновленный вариант служебной записки
В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.
Правила оформления служебной записки на командировку образца 2025 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.
О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».
Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.
О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».
Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2025
С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.
ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2025 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).
Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.
Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.
На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).
Где скачать образец служебной записки по командировке в 2025 году
Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.
Образец служебной записки по командировке в 2025 году можно скачать здесь, по ссылке ниже:
Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки
Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.
Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы
Транспортные расходы
Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).
Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.
С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.
Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.
Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина от 04.12.2019 № 03-03-07/94225 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция. А вот банковская выписка по карте, которой оплачен билет не требуется (см. письмо Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).
В письмах от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906 Минфин отмечает, что при отсутствии посадочного талона со штампом о досмотре расходы может подтвердить справка перевозчика, либо иные документы, в т. ч. косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов.
Расходы на проживание
Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).
Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).
Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.
В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям законодательства о ККТ) или кассовый чек.
Облагается ли «несчастными» взносами компенсация за оплату гостинице услуг по стирке и глажке личных вещей сотрудника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный бесплатный доступ к системе.
Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).
Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».
Положение о командировках про оплату суточных
Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.
Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:
- 700 руб. — для командировок по территории России;
- 2 500 руб. — для зарубежных поездок.
В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.
Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.
Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках
Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.
Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.
К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.
При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.
ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.
Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).
Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.
Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.
Скачать образец Положения о командировках
Хотите увидеть альтернативный вариант Положения о служебных командировках? Эксперты КонсультантПлюс разработали его специально для Путеводителя «Служебные командировки». Получите бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс и скачайте образец Положения.
Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по ссылке.
Итоги
Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.
Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.
В статье расскажем, что представляет собой командировка, какие документы нужны для её оформления, какие работники вправе отказаться от поездки и в чём особенности организации командировки за границу.
Что такое командировка
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (согласно ст. 166 ТК).
Местом постоянной работы является то расположение организации, где деятельность работника предусмотрена трудовым договором.
Командировкой не считается работа разъездного характера, которая подразумевает постоянное нахождение работника за пределами организации (курьеры, водители, экспедиторы и т.д.).
Если сотрудник работает дистанционно, и это зафиксировано в трудовом договоре как место работы, то для него направление в офис организации или её подразделения будет считаться служебной командировкой.
Чтобы поездка могла быть оформлена как командировка, необходимо единовременное соблюдение нескольких условий:
-
поездка носит производственный характер и осуществляется по распоряжению работодателя;
-
сотрудник работает в организации по трудовому договору, а не по ГПД;
-
у поездки есть определённый и целесообразный срок (если сотрудник на полгода отправляется в другой регион для того, чтобы курировать деятельность филиала, то это не командировка, а временный перевод).
Общие правила направления сотрудников в командировку
Особенности направления работников в служебные командировки подробно раскрываются в постановлении Правительства от 13.10.2008 N 749 (ред. от 01.03.2023).
В общем случае командировка сотрудника происходит по инициативе работодателя и оспариванию не подлежит.
Отказ работника расценивается как уклонение от служебных обязанностей и может привести к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Но есть исключения. Например, работник может отказаться от командировки, если:
-
находится в отпуске или на больничном;
-
даты командировки совпадают с выходными или праздничными днями.
Если сотрудник, находясь на больничном, соглашается ехать в командировку, то он рискует потерять выплаты по больничному листу из-за противоречия режимов (нельзя работать и болеть одновременно).
Кого нельзя отправить в командировку
Есть группы работников, которых по закону отправить в командировку нельзя, даже если они сами согласны на поездку. К ним относятся:
-
беременные женщины;
-
лица, не достигшие 18 лет (командировка для них возможна лишь в том случае, если они являются работниками спортивной или творческой сферы);
-
лица, трудоустроенные по ученическому договору (такие работники могут ехать в командировку, только если она непосредственно связана с их учебной деятельностью);
-
лица с ограниченными физическими возможностями (в командировку они могут отправиться, только если это не противоречит их программе реабилитации).
Согласование командировки
Кроме того, есть категории работников, командировка которых требует согласования.
То есть работодатель обязан сначала отправить специальное уведомление работнику, а тот уже вправе решить — дать письменное согласие на командировку либо отказаться от неё без каких-либо негативных последствий для себя и своей трудовой деятельности.
К таким работникам относятся:
-
женщины с детьми до 3 лет;
-
одинокие родители, воспитывающие детей до 14 лет;
-
многодетные родители (3 и более ребёнка до 18 лет);
-
сотрудники, у которых есть дети с ограниченными возможностями;
-
работники, которые являются кандидатами в депутаты в текущем процессе выборов;
-
сотрудники, которые находятся на больничном по уходу за ребёнком или другим близким родственником.
Какие документы нужно оформить, чтобы направить работника в командировку
Документы для оформления командировки условно можно разделить на обязательные и необязательные.
|
Обязательные документы |
Необязательные документы |
|
Положение о командировках |
Служебное задание (перечень задач, которые необходимо выполнить сотруднику в командировке) |
|
Приказ о направлении в командировку |
Отчёт о выполнении служебного задания (документ, в котором сотрудник описывает всё, что сделал в процессе командировки) |
|
Приказ о привлечении к работе в выходной или праздничный день (при необходимости) |
Командировочное удостоверение (содержит информацию об организации, командированном сотруднике, месте назначения, о сроках и целях поездки) |
|
Авансовый отчёт |
|
|
Служебная записка |
Служебное задание и командировочное удостоверение ранее входили в число обязательных документов. Но в 2015 году были упразднены постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595. Теперь информация, которая сообщалась в этих документах, включена в приказ о направлении в командировку.
Служебная записка нужна только в том случае, если сотрудник едет в командировку на служебном или личном транспорте. В документе указывается фактический срок пребывания в командировке и прикладываются документы, подтверждающие использование транспорта для проезда туда и обратно: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т.д.
Авансовый отчёт составляется работником по возвращении из командировки. Для этого существует унифицированная форма № АО-1. Здесь указывается суммы, которые работник потратил за весь период поездки.
Важно, чтобы к отчёту прилагались фактические расходы: чеки и квитанции за проезд, проживание, питание и т.д.
Авансовый отчёт сотрудник должен предоставить в течение 3 рабочих дней с момента своего возвращения. На основании этого документа работодатель производит окончательный расчёт.
Теперь подробно рассмотрим положение о командировках и приказ о направлении.
Как оформить Положение о направлении работников в служебные командировки
Этот документ организация должна составить самостоятельно в произвольной форме, взяв за юридическую основу ТК и постановление Правительства от 13.10.2008 № 749. После этого документ нужно утвердить приказом руководителя и закрепить в локальных нормативных актах организации. От него напрямую будет зависеть порядок оформления и оплаты рабочих поездок.
Положение о командировках обычно включает 7—-10 тематических разделов, которые освещают отдельные аспекты организации командировочных процессов.
Стандартный перечень выглядит так:
-
Общие положения — вводная часть, задающая основные понятия, используемые в документе (например, что такое командировка, кого можно отправить в поездку).
-
Сроки командировок. Здесь прописывается минимально и максимально возможная продолжительность поездки. Закон не устанавливает ограничений по этому поводу, поэтому работодателю нужно определить сроки самостоятельно. Здесь же можно прописать порядок продления и досрочного возвращения из поездки.
-
Оформление командировки. Здесь фиксируются порядки относительно командировочного документооборота (какие документы нужны, кто отвечает за их своевременную подготовку приказа, кто должен вести учёт и заполнять журналы и т.д.). Здесь же необходимо перечислить льготные группы работников, от которых требуется согласие на командировку.
-
Командировочные расходы. Данный раздел должен содержать перечень затрат, которые организация обязуется возмещать работникам в процессе командировок. Обычно сюда входит оплата проезда, жилья, пропитания, интернета и мобильной связи, расходы на оформление необходимых документов. Здесь же нужно указать размер суточных (командировочных) и порядок их выплаты.
-
Командировка работника в выходные дни. Если отдельные даты поездки совпадают с законными выходными, то необходимо оговорить размер компенсации за работу в такие дни.
-
Гарантии. Здесь можно опереться на статью 167 ТК и прописать гарантии и компенсации, которые организация обязуется предоставить сотрудникам, находящимся в командировках.
-
Порядок отчётности. В этом разделе нужно указать сроки сдачи авансового и производственного отчётов, определить меры, применимые в случае просрочки.
-
Продление или прекращение поездки. Важно отобразить в документе ситуации, которые могут служить основанием для продления командировки или её досрочного прекращения. Также нужно прописать порядок оформления соответствующих документов и возмещения расходов.
Массово ознакомить сотрудников с Положением о командировке можно с помощью облачного сервиса Астрал iКЭДО, который представляет собой набор готовых технических решений для автоматизации процессов кадрового делопроизводства, включая выпуск электронных подписей для штата сотрудников. Использование сервиса позволит организации существенно ускорить и упростить процедуры оформления, передачи и согласования кадровых документов.
Оформление приказа о направлении в командировку
Обычно приказ о направлении в командировку составляет сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство, а руководитель заверяет подписью.
Обязательной формы в настоящий момент нет, можно использовать готовые шаблоны, имеющиеся в бухгалтерской программе, либо унифицированные формы, проверенные временем — Т-9 (если в командировку едет один человек) и Т-9а (приказ о направлении группы).
Независимо от используемой формы, важно внести в приказ все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021:
-
ФИО, должность и подразделение командированного сотрудника;
-
место назначения;
-
сроки и цели;
-
кем финансируется командировка.
Прежде чем заверять приказ подписью руководителя, его необходимо согласовать с бухгалтерией, поскольку оформление служебной поездки влечёт за собой определённые расходы для организации.
Последовательность действий при оформлении приказа.
-
Проверить, нет ли нарушений законодательства (например, дал ли сотрудник льготной категории согласие на командировку).
-
Заполнить «шапку» бланка. Не важно, какую форму использует организация, наверху должно быть место для внесения данных о работодателе, указания номера документа и даты его составления.
-
Заполнить распорядительную часть, указав данные о командированном сотруднике и описав подробно детали командировки.
-
Заверить документ подписью руководителя.
-
Выслать приказ работнику для ознакомления под подпись.
При заполнении приказа важно уделять внимание деталям, в особенности датам. Если командировочные данные будут некорректными, и сотрудник проведёт в поездке больше времени, чем было оговорено, Федеральная инспекция труда предъявит претензии работодателю.
Приказы полагается хранить в течение последующих 5 лет. Если командировка была связана с вредными и опасными условиями труда, то такие приказы хранятся 50 лет (если документооборот по делу был завершён после 1 января 2003 года) и 75 лет (для всех делопроизводств, завершённых до 2003 года).
Командировка за границу в 2023 году
Командировка работника за пределы РФ имеет свои тонкости. Документы, описанные выше, в этом случае оформляются так же, но помимо них, работодателю нужно позаботиться о дополнительных вопросах, связанных с пребыванием сотрудника на территории другой страны.
В первую очередь важно определить:
-
есть ли необходимость делать загранпаспорт и визу работнику;
-
какие условия предлагает принимающая сторона (иногда бывает так, что иностранная компания берёт на себя расходы за проживание командированного сотрудника).
Если сотруднику нужен загранпаспорт, то он должен самостоятельно обратиться за оформлением в соответствующее ведомство, а пошлину в дальнейшем возмещает работодатель. Бухгалтерия может включить расходы на оформление загранпаспорта в командировочные траты. Аналогичная процедура выполняется, если сотруднику нужна виза.
Помимо этого, сотрудник вправе получить компенсацию за такие расходы, как:
-
обязательные консульские и аэродромные сборы;
-
сборы за въезд или транзит транспорта;
-
оформление обязательной медицинской страховки.
Перед поездкой работодатель выплачивает сотруднику суточные, рассчитанные на основании продолжительности поездки, стоимости билетов, жилья и прочих потенциальных расходов. Суточные выплачиваются сразу же в валюте той страны, где предполагается командировка.
В авансовом отчёте при предоставлении чеков, квитанций и прочих документов, необходимо сделать перевод всей информации на русский язык, а суммы конвертировать в рубли.
Также важно учесть особенности налогообложения.
-
Если размер суточных не превышает 2500 рублей, то НДФЛ они не облагаются (оплата питания должна быть включена в эту сумму).
-
Траты на проезд и такси, подтверждённые документально, включаются в состав расходов и не облагаются НДФЛ. Страховые взносы по ним тоже не начисляются.
-
Расходы на медицинскую страховку входят в состав командировочных и НДФЛ не облагаются.
Астрал IКЭДО — кадровые документы «без бумаг»
Упростите процессы оформления, передачи и согласования кадровых документов
Оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KLtrN
Казалось бы, нет таких вопросов, связанных с командировками работников, которые не были бы регламентированы в действующем законодательстве. Проблема в том, что ответы на многие из них находятся в разных нормативных документах (ТК РФ, Налоговом кодексе РФ и некоторых других). Для удобства организация может разработать локальный документ, в котором будут освещены все аспекты, связанные с направлением работников в командировки. Как разработать такой документ? Какова его структура? Об этом читайте в статье.
Политика в области служебных поездок является важным документом для компаний, работники которых часто направляются в командировки. В документе регламентируются порядок направления в командировки, сроки предоставления отчетов, размеры суточных, порядок возмещения командировочных расходов и другие важные вопросы, связанные с направлением работников в командировки.
Назначение, разработка и утверждение Положения
В соответствии со ст. 166 ТК РФ командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Несмотря на то что порядок направления работников в служебные командировки достаточно детально проработан в законодательстве, нелишним будет разработать и ввести в действие локальный нормативный документ – Положение о служебных командировках работников, который будет определять:
- порядок направления работников в командировки, принятый в конкретной организации,
- перечень документов, оформляемых при направлении работников в командировки,
- размер суточных, выплачиваемых работникам в конкретной организации,
- нормы возмещения командировочных расходов,
- другие вопросы, связанные со служебными командировками.
Цели документа заключаются в следующем:
- регламентация процедуры подготовки командировки;
- определение нормы суточных;
- определение нормы возмещения расходов на найм жилого помещения;
- регламентация правил предоставления отчетности по окончании командировки.
Положение удобно тем, что все аспекты, связанные с направлением работников конкретной организации в командировки, освещены в одном локальном документе. Каждый работник может обратиться к этому документу в случае возникновения каких-либо вопросов.
Положение о…
Мы закрыли корпоративное направление в 2023 году
и больше не обновляем статьи о командировках.
Информация в тексте может быть неактуальной.
При организации и оформлении командировок российские
компании ориентируются в первую очередь на Трудовой
кодекс и Положение «Об особенностях направления работников
в служебные командировки». Однако все компании разные,
и список компенсируемых командировочных расходов у них
различается: кто-то возмещает расходы на сауны, крабов
и дорогую выпивку, а кто-то ограничивается лишь тем, что
официальные органы разрешают признавать командировочными расходами.
Поэтому дополнительно компании могут разработать внутреннее
положение о командировках. Зачем нужен этот документ
и что в нём можно прописать, рассказываем ниже.
Зачем компании своё положение о командировках
Это необязательный документ, но его существование облегчает
жизнь организации и сотрудникам.
Во-первых, собственное положение о командировках помогает
компании охватить все нюансы организации командировок и, как
следствие, избежать спорных моментов. В документе могут
утверждаться внутренне-статусные расходы: что можно топ-менеджерам,
руководителям среднего звена и рядовым сотрудникам. Такая
формализация в очень крупных компаниях убирает часть вопросов
«почему ему можно, а мне нельзя».
Кроме того, внутреннее положение регулирует расходы, связанные
с командировками. В нём можно указать размер суточных
по России и за границей, прописать порядок
компенсации дополнительных расходов, оплаты bleisure-поездок —
командировок, продлённых для отпуска.
Главное, чтобы положения этого нормативного акта
не противоречили действующему законодательству
и работники не были ущемлены в своих правах.
В-третьих, часто сотрудники не в курсе трудового
законодательства и не знают свои права и обязанности
в командировках: какие расходы им возместят, какие
документы надо собрать; что делать, если командировка отменилась.
Единый документ с описанием всех правил и процессов даст
ответы на большинство возникающих вопросов. В идеале
каждый командированный перед рабочей поездкой должен ознакомиться
с положением.
Кто разрабатывает положение
Обычно в этом участвуют бухгалтеры, юристы, финансовый
директор. Утверждает положение о командировках
гендиректор.
Как составить внутреннее положение о командировках
Законодательно прописанных правил оформления документа нет,
поэтому компания составляет положение исходя из потребностей
и специфики бизнеса. Документ нужно оформлять по правилам
внутреннего документооборота. Содержание документа можно разделить
на несколько тематических разделов.
Что стоит отразить в положении о командировках:
— Основные понятия: что считается командировкой
и т.д.
— Права и обязанности сотрудников, связанные
с командировками, в том числе перечень тех, кто
по закону может отказаться от командировки.
— Порядок
направления и организации командировки: в какой
последовательности всё происходит, ответственные.
— Сроки
командировки: максимальный срок поездки, нужно ли
приходить в день командировки в офис, порядок продления
командировки.
— Командировочные расходы — что компания компенсирует
работнику и в каком объёме, лимиты на покупку
билетов и бронирование жилья, порядок компенсации
дополнительных расходов, не указанных в трудовом
законодательстве, например, представительских расходов.
— Размер суточных
по России и за рубежом, а также порядок
оплаты
работы в выходные дни или сверхурочно.
— Правила отчётности
о командировках.
— Любые другие нюансы, которые стоит упомянуть.
Можно ли обойтись без внутреннего положения
о командировках
Как мы писали выше, это необязательный документ
и создаётся на усмотрение работодателя. Не требуется
составлять положение о командировках, если подобные положения
уже прописаны в коллективном договоре.
Как положение о командировках соотносится
с тревел-политикой
Эти понятия часто употребляются в качестве синонимов,
однако различие между ними есть. Тревел-политика — это
настройки корпоративного аккаунта в онлайн-сервисах организации
командировок. Например, рядовой сотрудник не может
покупать билет в бизнес-класс или бронировать номер дороже
определённой суммы. А положение о командировках —
это официальный внутренний документ компании, на основе
которого настраивается тревел-политика.
Что в итоге
- Собственное положение о командировках делает порядок
организации рабочих поездок понятным и прозрачным для
сотрудников, позволяет избежать спорных ситуаций и проблем
с бухгалтерской отчётностью. - В положении стоит прописать ключевые положения трудового
законодательства, касающиеся командировок, а также различные
нюансы, принятые в компании. - Перед направлением в деловую поездку стоит ознакомить
сотрудника с внутренним положением о командировках.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.