Как восстановить трудовую книжку через госуслуги бесплатно пошаговая инструкция

​

С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или в ней оказались ошибочные записи, ее можно заменить. Рассказываем, как восстановить трудовую книжку при утере, кто должен этим заниматься и какие документы потребуются.

Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку

Восстанавливать трудовую книжку нужно не всегда. Все зависит от ситуации.

Когда у вас большой стаж и вы работали до 1997 года, восстановить трудовую книжку нужно обязательно. Эти сведения могли не попасть в электронную базу Социального фонда России (СФР), и бумажная трудовая — единственный вариант подтвердить работу в этот период.
Если вы начали работать после 1997 года, данные о стаже могли сохраниться в системах работодателей и в СФР. Но стоит попробовать восстановить документ — он пригодится при оформлении пенсии и других социальных выплат.

Если вы потеряли трудовую книжку после коротких подработок и не планируете использовать этот стаж, восстанавливать документ необязательно. На новом месте работы вам могут завести электронную трудовую книжку, если вы еще не выбрали формат учета.

С 2021 года трудовые книжки по умолчанию ведутся в электронном виде. Бумажную версию заводят только по желанию работника — для этого нужно написать специальное заявление. Если вы не подавали заявление ранее, новый работодатель оформит сведения о стаже в электронном формате.

Важно! По закону нельзя выдать вторую трудовую книжку. Потерянный экземпляр заменяют дубликатом. Его оформляют только на основе подтверждающих документов: справок с прежних мест работы, архивных данных и т. п.

Кто занимается восстановлением трудовой — работник или работодатель

Восстановлением трудовой книжки занимается сам работник. Именно он должен собрать документы, которые подтверждают его стаж. Работодатель оформляет дубликат, но только на основании этих подтверждающих данных.

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или пришла в негодность, нужно обратиться туда, где сделали последнюю запись. Это может быть ваш нынешний или бывший работодатель. Например, если вы ушли с работы два года назад и именно тогда в книжке поставили последнюю отметку, то дубликат вам обязаны выдать именно там.

Работодатель не имеет права вписывать в дубликат информацию со слов сотрудника. Даже если вы точно помните, где работали и в какой должности, этого недостаточно. Нужны доказательства: трудовые договоры, копии приказов, справки из архива. Собирать документы должен сам работник, а не новая организация, в которую он пришел устраиваться.

Например, вы потеряли трудовую, в которой было три места работы. Одно из них — ваша первая должность в начале 2000-х в компании, которая давно ликвидирована. В этом случае вам нужно выяснить, в каком архиве хранятся документы этой компании, и направить туда официальный запрос. Только после этого можно будет подтвердить стаж и внести его в дубликат.

Работодатель участвует в восстановлении только на последнем этапе — он оформляет и выдает дубликат. Но без документов, которые предоставит сам работник, сделать это невозможно. Поэтому всю подготовительную работу берет на себя человек, потерявший трудовую книжку.

Как восстановить трудовую книжку при трудоустройстве на новое место

Если человек перед трудоустройством потерял или испортил трудовую книжку, он может подать заявление на оформление новой бумажной книжки. Работодатель в этом случае обязан выдать новый документ. 

Обратите внимание, завести бумажную трудовую нельзя только тем, кто впервые выходит на работу. Для тех, у кого уже был трудовой стаж, но документ утрачен, новую книжку могут оформить по письменному заявлению.

Чтобы подтвердить, что сотрудник действительно работал раньше, работодатель может попросить:

• выписку по форме СТД-Р — выдается последним работодателем;
• выписку по форме СТД-СФР — можно получить через портал «Госуслуги» или в клиентской службе СФР.

Форма СТД-СФР содержит все сведения о трудовой деятельности, зафиксированные в системе фонда. Чтобы убедиться в подлинности, работодатель может попросить сотрудника отправить выписку прямо с портала на корпоративную почту. Такая функция доступна в сервисе.

После подачи заявления и подтверждающих документов работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку. В ней не отражаются прошлые места работы — это будет не дубликат, а новый документ. Если сотрудник хочет внести старые данные, ему нужно оформлять дубликат на прежнем месте работы.

Если в организации остались старые бланки трудовых книжек, их можно использовать — постановление Правительства от 24 июля 2021 года № 1250 разрешает делать это до тех пор, пока не закончатся запасы.

Как восстановить трудовую книжку через «Госуслуги»

Подтвердить стаж можно с помощью электронной выписки из системы СФР. Это можно сделать бесплатно через «Госуслуги». Документ, заверенный электронной подписью фонда, придет на электронную почту в течение нескольких минут. Такой файл работодатели принимают как официальный.

Также получить аналогичную выписку можно:

• на сайте Социального фонда России, если есть учетная запись на «Госуслугах»;
• лично в МФЦ или в клиентской службе СФР.

Но важно учитывать: полные сведения о местах работы с указанием должностей доступны только с 1 января 2020 года. Данные до этой даты отображаются частично — как правило, без указания должностей и структурных подразделений, но общий стаж учитывается.

Если каких-то периодов в электронной выписке нет, подтвердить стаж придется другими документами. Это могут быть трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, архивные справки и другие бумаги с прошлых мест работы.

Можно ли получить дубликат трудовой книжки без записи с предыдущего места работы

Если трудовая книжка утеряна, испорчена или в ней есть недействительная запись, можно получить дубликат. Его оформляет работодатель по месту последней записи в трудовой. Это прописано в порядке приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

В дубликат включают:

• личные данные: фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию или специальность;
• общий подтвержденный стаж до текущего работодателя;
• сведения о последнем месте работы: должность, структурное подразделение, дату приема и увольнения, причину увольнения, если она указана в документах.

Личные данные указывают на титульном листе и подтверждают паспортом и документами об образовании. Сотрудник должен проверить корректность данных и поставить свою подпись. Затем книжку подписывает ответственное лицо и ставит печать организации.

Общий стаж до текущего места работы указывается суммарно: количество лет, месяцев и дней. Если есть подтверждающие документы, сведения расписывают по каждому месту работы. Указывают даты приема и увольнения, должности, а также наименования организаций и основание для внесения записи.

Если каких-то сведений в документах нет, то в дубликат вносят только ту информацию, которую можно подтвердить. Все записи вносят строго на основании оригиналов или правильно заверенных копий. 

Если в трудовой книжке есть недействительная запись об увольнении или переводе, работник может потребовать дубликат. Его оформляют в организации, где сделали неправильную запись. Все остальные записи переносят без изменений, а ошибочную — исключают.

Если такой компании уже нет, дубликат оформляет ее правопреемник или работодатель по новому месту работы, где сделана последняя запись. То же касается случаев, когда ошибку допустил индивидуальный предприниматель, который закрыл ИП.

Какие документы понадобятся для восстановления трудовой книжки

Чтобы оформить дубликат трудовой книжки, сотрудник должен подтвердить предыдущий стаж. Работодатель не может вносить записи со слов работника — обязательны официальные документы.

Подойдут:

• справки с предыдущих мест работы — на фирменном бланке с указанием должности, периода работы и основанием приема/увольнения;
• выписки из архивов, если компания, в которой человек работал, уже ликвидирована;
• выписка из СФР по форме СТД-СФР — можно получить через портал «Госуслуги» или в клиентской службе Социального фонда России;
• копии трудовых договоров, приказов о приеме и увольнении, если они официально заверены. 

Документы должны быть оригинальными или заверенными надлежащим образом. Скан-копии по электронной почте без ЭЦП не подойдут.

Обратите внимание, сейчас невозможно просто завести новую трудовую книжку вместо утерянной. Даже если сотрудник устраивается на новое место и говорит, что книжка потеряна, оформить можно только дубликат — и только при наличии подтверждающих документов. Это установлено приказом Минтруда № 320н.

Что делать, если сведения о трудовой деятельности не сохранились

Если часть сведений о стаже не отображается в электронной выписке или документы утеряны, стаж придется подтверждать другими способами.

Сначала стоит заказать выписку из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» или сайт СФР. Документ вышлют на электронную почту с электронной подписью СФР. Получить выписку можно и лично в МФЦ или клиентской службе фонда.

Однако в таких выписках полноценно отображаются сведения только с 1 января 2020 года. Информация о работе до этого времени может быть в сокращенном виде.

Если нужных периодов в выписке нет, подтвердить их можно:

• трудовыми договорами;
• приказами о приеме и увольнении;
• справками с прежних мест работы;
• архивными выписками.

Сложнее всего восстановить стаж, если организация уже закрыта. В этом случае нужно узнать, в каком архиве хранятся документы по личному составу, и направить туда официальный запрос. Такие архивы, как правило, находятся в регионе, где была зарегистрирована компания.

Если ни один документ найти не удалось, включить эти периоды в дубликат трудовой книжки не получится. Работодатель обязан опираться только на официальные подтверждения. Записи «со слов» в дубликат вносить запрещено.

Сколько времени занимает восстановление трудовой книжки

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. При этом все сведения о стаже вносятся только на основании подтверждающих документов — со слов работника записи делать нельзя.

Как выглядит восстановленная трудовая книжка

Восстановительная трудовая книжка — это дубликат, который полностью заменяет утерянный или испорченный оригинал. Внешне она схожа с обычной, но имеет несколько важных особенностей:

• На титульной странице обязательно ставится пометка «Дубликат» — обычно в верхней части страницы, от руки или штампом. Без нее документ считается недействительным.
• Записи вносятся только на основании подтверждающих документов — приказов, договоров, архивных справок, выписок из СФР. Информация «со слов» работника не допускается.
• В титульный лист вносятся данные работника: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность. Эти сведения подтверждаются паспортом и дипломом.
• Рядом с подписью работника ставится подпись кадрового специалиста и печать организации.
• В раздел «Сведения о работе» сначала вносится общий подтвержденный стаж до текущего работодателя, а затем — отдельные записи по каждому подтвержденному месту работы.
• В разделе оснований указывается точное наименование и дата документа, на основе которого внесена каждая запись, например, приказ, справка, выписка из архива.

На вид дубликат ничем не отличается от новой книжки — такой же бланк, такой же порядок записи. Отличие только одно — надпись «Дубликат» и то, что все сведения в нем подтверждены документами, а не перенесены напрямую из утерянного оригинала.

Что делать, если трудовую книжку потерял работодатель

Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя, порядок ее восстановления остается тем же, что и при утере сотрудником. Работник подает заявление на выдачу дубликата и собирает документы, подтверждающие стаж.

Но в этой ситуации ответственность уже несет работодатель. По закону именно он обязан обеспечить сохранность трудовых книжек.

Если работник подаст жалобу в Государственную инспекцию труда, работодателя могут оштрафовать. Наказание предусмотрено частью 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

• должностное лицо, индивидуальный предприниматель или микропредприятие — штраф от 1000 до 5000 рублей;
• организация среднего или крупного бизнеса — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, работодатель вправе привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудника, который отвечал за ведение и хранение трудовых книжек. Это может быть замечание, выговор или иная мера взыскания по правилам внутреннего трудового распорядка.

Как восстановить трудовую книжку: главное

• Убедитесь, нужно ли восстанавливать книжку. Если утерян стаж до 1997 года, то восстановить трудовую обязательно нужно. Если стаж небольшой и не используется, можно не восстанавливать, особенно при переходе на электронную трудовую.
• Восстановлением занимается сам работник. Он подает заявление и собирает документы, подтверждающие трудовой стаж. Работодатель оформляет дубликат только на основании этих документов.
• Дубликат трудовой выдают в организации по последней записи в трудовой книжке. 
• Подтвердить стаж для записи в трудовой можно справками с прежних мест работы, архивными выписками, если компании больше нет, формой СТД-СФР, копиями приказов и трудовых договоров.
• Подтвердить стаж можно с помощью электронной выписки из СФР. Однако сведения до 2020 года могут отображаться не в полном объеме.
• Если в выписке СФР не хватает данных, придется искать оригиналы документов самостоятельно — в архивах или у бывших работодателей.
• Работодатель должен оформить дубликат книжки не позднее чем за 15 рабочих дней после подачи заявления. Без подтверждающих документов записи делать нельзя.
• В восстановленной трудовой ставится пометка «Дубликат». В него вносят личные данные, подтвержденный общий стаж, записи о приеме, переводе, увольнении — только при наличии подтверждающих документов.
• Если книжка утеряна по вине работодателя, он все равно выдает дубликат. Но дополнительно может быть оштрафован — до 50 000 рублей, если это крупная организация.

Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.

Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?

Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также др. информацию, в т. ч. о наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.

Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с 01.09.2021 регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».

Образец заполнения дубликата трудовой книжки с 1 сентября 2021 г. смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (см. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа).

Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.

А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.

Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.

А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд.

Пошаговую инструкцию по восстановлению стажа смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю

Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).

Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.

См. также нашу статью «Заполнение трудовой книжки при увольнении».

Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.

Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).

Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?

ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.

Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).

Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.

Итоги

Теперь вы знаете ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку — если она утеряна. Рекомендуем вам бережно относиться к таким важным документам, обращать внимание на то, хранит ли работодатель трудовые книжки должным образом (в отдельном сейфе). А также советуем собирать и хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы трудились.

Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Картинка с сайта: ppt.ru

Навигация

Последствия утраты трудовой книжки

Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто.

Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале. Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК). С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.

Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже

Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Почему требуется восстанавливать ТК

Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что случается с этим документом? Его может:

• потерять сам работник;
• потерять отдел кадров организации;
• потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
• привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае. В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.

Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность. Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:

• человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство;
• написать заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата;
• работодатель рассматривает заявление и оформляет дубликат в течение 15 дней.

Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Картинка с сайта: ppt.ru

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.

Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

«Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней».

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.

Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных. Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.

С недавнего времени многие перешли на электронные трудовые книжки, более того, они есть даже у тех, кто продолжает пользоваться бумажным бланком. Работодатели подают сведения о кадровых событиях в СФР, и информация из трудовой дублируется в системе персучета Фонда. Но, несмотря на это, бумажная книжка остается важным документом, и если она потеряется, ее обязательно нужно восстановить. В статье – как восстановить трудовую книжку, если она была утеряна по вине компании или работника.

Восстановление трудовой книжки или новая книжка

Трудовая книжка, или как еще некоторые называют трудовой «паспорт» – это основной документ, который подтверждает рабочий стаж человека, нужный для расчета будущей пенсии. Поэтому нужно восстановить трудовую книжку, если она была утеряна.

Если человек поработал в нескольких местах по паре месяцев и общий стаж у него небольшой и потерять его не жалко, то при пропаже трудового документа его можно не восстанавливать. На следующем месте работы ему заведут новый чистый бланк, как сотруднику, впервые начинающему трудовую деятельность. 

Если стаж важен, то книжку лучше не терять, но если такое случилось, постараться скорее восстановить ее. Особенно важно беречь этот документ тем людям, которые начали работать до 1997 года. В системе СФР может не быть сведений за эти периоды, и тогда бумажная трудовая – единственный способ доказать, что гражданин работал и стаж шел. 

С 2021 года ведение и выдачу трудовых книжек регулирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В нем говорится, что трудовой документ нельзя выдавать два раза. Если он потеряется, то на восстановленном экземпляре должна стоять надпись «дубликат». Дубликат выдают не только при потере или краже, также если бланк книжки испачкался, порвался, потерся или пришел в негодность другими способами.  

Часто работники спрашивают, можно ли восстановить трудовую книжку у нового работодателя? На практике такие случаи встречались, но скорее в порядке исключения. Новая организация может посодействовать в восстановлении трудового «паспорта» – направить от своего имени письменные запросы в компании, где трудился работник. А выдать дубликат должны на последнем месте работы.

Для этого работнику нужно направить заявление на выдачу дублирующего документа и предоставить доказательства, которые подтверждают трудовую деятельность на прошлых местах. 

Не позже чем через 15 дней работодатель обязан выдать документ на руки бывшему сотруднику (п.26 Порядка № 320н). Но если нет каких-то подтверждающих документов, то этот срок может увеличиться, придется отправлять запросы и ждать.

С 1 января.2023 применяются трудовые книжки нового образца (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Старые бланки также продолжают действовать. Их нужно использовать, пока они не закончатся. Если работник обратился за выдачей дубликата, нужно выдать его на старом бланке, если они еще имеются у компании.

В интернете попадается информация, что есть один хороший способ, как восстановить записи в трудовой книжке в случае потери. Для этого нужно отксерокопировать книжку и заверить копию по всем правилам, тогда не придется бегать по предыдущим местам работы и собирать справки. 

Но пока многие юристы сходятся во мнении, что копия трудовой, даже заверенная надлежащим образом, не является официальным документом, по которому могут восстановить книжку. Так что лучше предоставлять подлинники подтверждающих документов, на их основе точно выдадут дубликат.

Если человек потеряет дубликат трудовой книжки (такое тоже бывает), то он может восстановить и его, получив дубликат дубликата или второй дубликат. Он ничем не отличается от первого, и оформлять его придется в том же порядке.

Как восстановить потерянную трудовую книжку, если виновата компания

Бывают ситуации, когда книжки со сведениями о рабочем стаже может потерять работодатель. Это обычно происходит в результате какого-нибудь форс-мажора, например, ограбления компании или пожара. Но также есть случаи халатного отношения к ведению и хранению этих документов. Как восстановить трудовую книжку в этом случае?

В законе четко не оговаривается, как должна действовать компания, если потеряла трудовую книжку.

1. При массовой утере формируется специальная комиссия, в которую входят руководство компании, члены профсоюза, если он есть, и чиновники из местной администрации. Комиссия расследует инцидент и составляет акт, на основе которого выдают дубликаты трудовых книжек. При этом от работников не требуют заявлений на восстановление трудовой книжки.

2. Если организация лишилась большого количества трудовых не по причине пожара или наводнения, а, например, в результате несерьезного отношения к бланкам строгой отчетности, то ее могут призвать к административной ответственности за ненадлежащее хранение трудовых книжек и оштрафовать. 

3. При потере одной книжки сначала стоит проверить, не менял ли сотрудник фамилию. Возможно, документ на старую фамилию хранится в отделе кадров. Также не лишним будет заглянуть в личное дело человека и выяснить, не хранится ли там расписка о том, что работник временно забрал книжку, например, для оформления пенсии. И только в случае действительной утери восстановить документ. 

Также человек может требовать компенсацию всех расходов, если ему самому пришлось восстанавливать трудовой документ, который потерял работодатель. Если при этом бывшему сотруднику был причинен моральный ущерб, то компенсацию можно требовать еще и за это (ст. 237 ТК РФ). Но этот факт придется доказать в суде.

Если работодатель в грубой форме нарушил законодательство, например, порвал или выкинул трудовую книжку специально или заявил сотруднику, что не собирается ее отдавать, также создал неподходящие условия для хранения книжек, то такого работодателя можно привлечь к уголовной ответственности (ст. 325, 140 и 293 УК РФ). 

Когда работодатель не хочет восстанавливать трудовую книжку без объяснения причин или вообще отрицает факт того, что человек трудился в его организации, в этой ситуации поможет только суд.

Как восстановить утерянную трудовую книжку, если ее потерял сам работник

Потерять трудовую может и сам работник. Как восстановить трудовую книжку в этом случае, разъясним ниже.

Работнику предстоит подготовить документы, подтверждающие стаж на предыдущих местах работы. Обычно это трудовые договоры, справки, выписки из приказов по личному составу, копии зарплатных ведомостей и другие документы, свидетельствующие о том, что человек трудился в этой организации. 

Подробнее о том, чем отличаются приказы по личному составу.

Все бумаги нужно приложить к заявлению и отправить его бывшему работодателю по последнему месту работы. Там кадровый работник все проверит и на основе имеющейся информации заполнит дубликат. 

Скачайте пошаговую инструкцию, как заполнять дубликат книжки со сведениями о трудовой деятельности по ссылке

Если на каком-то из бывших мест работы компания реорганизовалась, то в ее архиве должны храниться все нужные документы от предшествующей организации. Требуемую бумагу в этом случае выдадут. Но если предприятие ликвидировалось, то придется обращаться в государственный архив и получать справку там. 

Если человек работал вахтовым методом, то нужно запрашивать информацию в региональных архивах. 

Подробнее о вахтовом методе работы

Когда нет подтверждающих бумаг, но есть бывшие коллеги, которые могут засвидетельствовать факт работы в компании, можно обратиться в суд, на основе показаний судья примет решение об установлении стажа. 

Можно подать запрос в СФР. Достаточно направить заявление об утере трудового «паспорта» в территориальное отделение Фонда и в течение 10 дней придет выписка из системы персучета. 

Помимо этого получить документ можно лично в МФЦ или онлайн на сайте СФР, или на Госуслугах. Выписка бесплатная. 

Сложная ситуация возникает при ликвидации именно последнего места работы, и тут не помогут ни архивы, ни СФР, потому что человек не может сам себе выписать дубликат трудовой книжки. Чтбы восстановить трудовую книжку, нужно подать иск в суд, судьи сами сделают нужные запросы в архив и Фонд и, базируясь на этой информации, выпишут дубликат.

Картинка с сайта: profkadrovik.ru