Как заполнить пояснительную записку фсзн пошаговая инструкция

С 1 июня 2020 г. пояснительная записка к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3 (далее – пояснительная записка), представляется плательщиком страховых взносов за отчетный год до 1 марта года, следующего за отчетным (пункт 5 Инструкции о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.06.2014 N 7).

Важно! В случае снятия с учета в органах ФСЗН плательщика страховых взносов в связи с его ликвидацией (прекращением деятельности) пояснительная записка представляется в сроки, предусмотренные для сдачи форм ПУ-3 «Индивидуальные сведения» (далее – форма ПУ-3), установленные пунктом 20 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837.

Требования к заполнению и формату формы пояснительной записки  установлены постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10 «Об утверждении форм документов и Инструкции по формату документов персонифицированного учета».

Рассмотрим заполнение строк пояснительной записки за 2020 г., срок представления которой до 01.03.2021.

В строке 1 отражаются соответствующие данные ведомственной отчетности о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь за январь-декабрь 2020 г. (далее — отчет 4-фонд).

ВАЖНО! В графе 6 строки 1 отражается сумма обязательных страховых взносов (далее – страховые взносы), уплаченных в 2020 г. по коду платежа 03511.

• В графе 6 строки 1.1 заполняется сумма страховых взносов, уплаченных в 2020 г. за 2020 г. При этом сумма уплаченных взносов не может превышать сумму начисленных страховых взносов.

ВАЖНО! Значение по графе 6 строки 1.1 должно быть меньше чем графа 6 строки 1 пояснительной записки за 2020 г. на сумму графы 6 строки 2 пояснительной записки за 2019 г.

• В графе 6 строки 2 заполняется сумма страховых взносов, уплаченная в 2021 г. за 2020 г.

ВАЖНО! На момент представления пояснительной записки данная сумма должна быть перечислена по коду платежа 03511 плательщиком в органы Фонда.

• В графе 6 строки 3 заполняется сумма задолженности по страховым взносам Фонда плательщику на 1 января 2020 г.
• В строке 4 заполняются суммы, скорректированные в отчете 4-фонд за 2019 г. Суммы, отраженные в графах 2-5 строки 4 пояснительной записки, должны соответствовать суммам в аналогичных графах строки 9 пояснительной записки за 2019 г.

ВАЖНО! Если в 2020 г. органами Фонда проведена документальная проверка деятельности плательщика страховых взносов в области государственного социального страхования и за 2020 г. выявлены суммы не принятых к зачету расходов и (или) доначисленные (излишне начисленные) суммы страховых взносов, заполняется строка 4 пояснительной записки. При этом в графе 1 строки 4 указывается период 2020 г., в остальных графах (2-5) заполняются соответствующие суммы, начисленные по результатам проверки.

• В строке 5 заполняются суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, суммы отпускных, которые отражены в отчете 4-фонд за 2020 и должны быть указаны в формах ПУ-3 за 2021 г., г.
• Строка 7 с 2018 г. не заполняется.
• В строке 8 заполняются суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам и суммы отпускных, которые были отражены в отчете 4-фонд за 2019 г., и должны быть указаны в формах ПУ-3 за 2020 г. Суммы, отраженные в строке 8 пояснительной записки, должны соответствовать суммам строки 5 пояснительной записки за 2019 г.
• В строке 9 заполняются суммы, начисленные в 2021 г. и отраженные в форме ПУ-3 за 2020 год. Данные суммы необходимо учесть в отчете 4-фонд за 1 кв. 2021 г.
• В строке 10 отражаются суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) беременности и родам, суммы иных расходов за счет средств бюджета фонда, а также суммы отпускных, приходящиеся на период после даты переподчинения, реорганизации организации и смены собственника имущества организации. При заполнении строки 10 пояснительной записки ликвидированным плательщиком аналогичная строка в обязательном порядке заполняется и его правоприемником.
• ВАЖНО! По плательщикам страховых взносов, прекратившим свою деятельность в 2020 г. в результате переподчинения, реорганизации организации и смены собственника имущества организации, значения в строках 2,5,9 пояснительной записки не заполняются.

Обращаем внимание.

Итоговые суммы соответствующих граф по строке 11 пояснительной записки должны соответствовать суммам по всем формам ПУ-3 за отчетный период, представленным плательщиком страховых взносов в органы Фонда.

Рассмотрим пример 1.

Организация  «А» реорганизована путем присоединения к организации «Б» с 1 января 2021 г.

Застрахованное лицо, которому в декабре 2020 г. начислены отпускные за период с 20 декабря 2020 г. по 6 января 2021 г. в сумме 1500,00 руб. (за декабрь 2020 г. – 970,59 руб., за январь 2021 г. – 529,41 руб.), продолжил трудовые отношения в организации «Б».

Общая сумма начисленных отпускных учтена в отчете 4-фонд за январь-декабрь 2020 г. по организации «А».

В соответствии с требованиями по заполнению индивидуальных сведений по форме ПУ-3, суммы заработной платы, в том числе за дни отпуска, указываются в разделе «Сведения о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и страховых взносах» (далее – раздел 1) формы ПУ-3 в месяце, за который они начислены. Следовательно, в форме ПУ-3 за 4 кв. 2020 г., согласно заданным условиям примера, организация «А» отразит в декабре 2020 г. сумму отпускных, начисленных за декабрь 2020 г. в размере 970,59 руб.

Сумму отпускных, начисленных за январь 2021 г. в размере 529,41 руб.,  организация «А» указывает в  строке 10 пояснительной записки за 2020 г. со знаком «минус». Организация «Б» аналогичную сумму отражает в форме ПУ-3 за 1 кв. 2021 г. и с противоположным знаком в строке 10 пояснительной записки за 2021 г.

Рассмотрим пример 2.

Организация «А» реорганизована путем присоединения к организации «Б» с 1 января 2021 г.

Застрахованное лицо в организацию «Б», с которой продолжены трудовые отношения, представил листок нетрудоспособности за период с 30 декабря 2020 г. по 12 января 2021 г.

Размер, начисленного пособия по временной нетрудоспособности составил 331,41 руб. (за декабрь 2020 г. – 45,71 руб., за январь 2021 г. – 285,70 руб.).

Общая сумма начисленного пособия по временной нетрудоспособности учтена в отчете 4-фонд за январь-март 2021 г. по организации «Б».

В соответствии с требованиями по заполнению индивидуальных сведений по форме ПУ-3, суммы пособий указываются в разделе 1 формы ПУ-3 в месяце, за который они начислены. Следовательно, в форме ПУ-3 согласно заданным условиям примера, организация «Б» отразит по организации «А» в декабре 2020 г. сумму пособия по временной нетрудоспособности, начисленного за период декабря 2020 г. в размере 45,71 руб., по организации «Б» — сумму пособия, начисленного за период января 2021 г. в размере 285,70 руб.

Сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленного за декабрь 2020 г. в размере 45,71 руб.,  отражается по  строке 10 пояснительной записки за 2020 г. со знаком «плюс» по организации «А», по организации «Б» — в аналогичной строке пояснительной записки за 2021 г. с противоположным знаком.

Войтович Елена, заместитель начальника
Советского районного отдела
Мингоруправления ФСЗН Минтруда
и соцзащиты Республики Беларусь

Данные в пояснительную записку (ПЗ) вносятся из отчета 4-фонд, ПЗ за прошлый год и данных бухучета. Цель – выйти на итоговые данные по формам ПУ-3 за год. Все быстро и просто заполняется, если четко знать алгоритм. Приведем пример заполнения данной формы отчетности.

Пример. Пошаговое заполнение ПЗ

Вводные данные. Задолженность плательщика ФСЗН:

– на начало 2023 г. (стр. 09 гр. 1 отчета 4-фонд) – 38 720,43 руб.;

– на конец 2023 г. (стр. 09 гр. 2 отчета 4-фонд) – 34 983,60 руб.

Шаг 1. Заполняем стр. 1 ПЗ.

Данные в стр. 1 ПЗ за 2023 г. вносятся из отчета 4-фонд.

Шаг 2. Вносим данные в стр. 1.1 гр. 6 ПЗ.

Алгоритм расчета суммы:

Сумма уплаченных страховых взносов (стр. 1 гр. 6 ПЗ или стр. 19 гр. 1 отчета 4-фонд)    —    Строка 9 гр. 1 отчета 4-фонд    =    509 500,00 – 38 720,43 = 470 779,57

Шаг 3. Вносим данные в стр. 1.2 гр. 6 ПЗ.

Строка 9 гр. 2 отчета 4-фонд

Шаг 4. Переносим данные из стр. 9 ПЗ за 2022 г. в стр. 4 ПЗ за 2023 г.

При наличии сумм «переходящего» больничного 2023/2024 заполняем стр. 9 ПЗ за 2023 г.

Данные из ПЗ за 2022 год

По гр. 3 отражается сумма пособия по временной нетрудоспособности за период декабрь 2022 г. – январь 2023 г. Так как больничный представлен в январе 2023 г., то начисление всего пособия и отражение его в отчете 4-фонд производится в месяце представления – январе. При этом часть суммы пособия, приходящуюся на декабрь 2022 г., следует указать в форме ПУ-3 за декабрь 2022 г. и соответственно в ПЗ за 2022 г. по стр. 9 гр. 3.

По гр. 6 значение определяется как разница значений гр. 5 (0,00) и суммы значений гр. 3 (670,35) и гр. 4 (0,00).

Расчет: 0,00 – (670,35 – 0,00) = –670,35.

Важно! Аналогичным образом отражаются данные по «переходящим» больничным 2023/2024.

Данные в ПЗ за 2023 год

Следует перенести данные из стр. 9 ПЗ за 2022 г. в стр. 4 ПЗ за 2023 г. с указанием года, за который производится корректировка сведений. В нашем случае это 2022 г.

В то же время в гр. 6 данные заполнятся автоматически.

Шаг 5. Заполняем стр. 8 ПЗ за 2023 г.

Суммы, отраженные в стр. 8 за 2023 г., переходят из стр. 5 ПЗ за 2022 г.

Они учтены при составлении отчета 4-фонд за 2022 г. и должны быть отражены в формах ПУ-3 за 2023 г.

По стр. 8 ПЗ 2023 г. отражаются «переходящие» суммы с предшествующего отчетного периода (отпуска и больничные), отраженные в отчете 4-фонд за 2022 г.:

– гр. 2 – суммы отпускных (759,32);

– гр. 3 – суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам (2 468,15);

– гр. 5 – сумма взносов (265,76), начисленных на сумму по гр. 2;

– гр. 6 – значение, определяемое как разница значений гр. 5 (265,76) и суммы значений по гр. 3 (2 468,15) и 4 (0,00).

Расчет: 265,76 – (2 468,15 + 0,00) = –2 202,39 руб.

Данные суммы отражаются в формах ПУ-3 в отчетном периоде (за 2023 г.).

Шаг 6. Заполняем стр. 5 ПЗ за 2023 г.

Суммы, отраженные в стр. 5, учтены при составлении отчета 4-фонд за 2023 г. и должны быть отражены в формах ПУ-3 за 2024 г.:

– по гр. 2 указывается часть суммы отпускных, приходящихся на 2024 г.;

– гр. 3 – часть суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, приходящихся на 2024 г.;

– гр. 5 – суммы страховых взносов, исчисленных с суммы по гр. 2;

– гр. 6 значение определяется как разница суммы значений гр. 3 (1 248,69), гр. 4 (0,00) и гр. 5 (230,38).

Расчет: (1 248,69 + 0,00) – 230,38 = 1 018,31 руб.

Шаг 7. Проверяем итоговые данные по стр. 11.

В стр. 11 отражаются итоговые суммы соответствующих граф ПЗ, которые должны соответствовать итоговым суммам по всем формам ПУ-3 за 2023 г. При отсутствии значений по какой-либо графе в ней проставляются нули.

Важно! 1. Итоговый показатель по гр. 6 не должен превышать показатель по гр. 5.

2. Итоговые показатели по гр. 6 заполняются автоматически.

Пояснительная записка – последняя из форм отчетности в ФСЗН за отчетный год. Составляется она быстро и просто, если знать, откуда нужно взять данные для ее заполнения и куда их внести. Главное – результат, на который нужно по итогу выйти. В статье предлагаем изучить алгоритм заполнения данной формы отчетности для того, чтобы у вас не возникло трудностей при ее составлении.

Пояснительная записка к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, представляется плательщиком обязательных страховых взносов за отчетный год не позднее 2-го месяца квартала, следующего за отчетным годом (часть пятая п. 5 Инструкции о передаче-приеме ДПУ).

Документ: Инструкция о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7 (далее – Инструкция о передаче-приеме ДПУ).

Последний день представления пояснительной записки к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, за 2023 год – 29 февраля 2024 г. (часть пятая п. 5 Инструкции о передаче-приеме ДПУ).

Заполнение и взаимосвязь отчета 4-фонд, ПУ-3 и пояснительной записки за 2023 год

В пояснительной записке к формам ПУ-3 раскрываются причины расхождений данных отчета 4-фонд и форм ПУ-3 за отчетный год.

В случае если показатели отчета 4-фонд и форм ПУ-3 совпадают, пояснительную записку все равно необходимо подать (часть первая п. 5 Инструкции о передаче-приеме ДПУ).

<..>

Таблица 1

Алгоритм заполнения стр. 1 пояснительной записки

<..>

Полезный инструмент программы «Ввод ДПУ»

В программе «Ввод ДПУ» можно автоматически подсчитать итоги пачек с формами ПУ-3.

<..>

Картинка с сайта: www.gb.by

Всем работодателям в течение января 2020 г. необходимо представить документы персонифицированного  учета  (далее – ДПУ) по  форме  ПУ-3 «Индивидуальные сведения» за IV квартал 2019 г., а также пояснительную записку к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3 за отчетный год. Проблема состоит в том, что законодательство не дает полной картины заполнения пояснительной записки. Разобраться в этом поможет специалист органа ФСЗН.

Пояснительная записка представляется плательщиком страховых взносов за отчетный год в сроки, установленные для сдачи форм ПУ-3 за 2019 г., т.е. не позднее 31 января 2020 г.

Требования к заполнению и формату пояснительной записки к пачкам документов персонифицированного учета, содержащим формы ПУ-3 «Индивидуальные сведения», утверждены постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты населения Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10.

Для заполнения пояснительной записки необходимы данные отчета о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь (отчет 4-фонд) за отчетный 2019 г. и пояснительной записки за предыдущий отчетный период (2018 г.).

Справочно: форма отчета 4-фонд установлена в приложении 2 к постановлению Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.11.2019 № 62.

Рассмотрим порядок заполнения пояснительной записки за 2019 г. построчно.

Строка 1

В стр. 1 заполняются:

— в гр. 2 — сумма выплат в денежном и (или) натуральном выражении, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, на которые начисляются обязательные страховые взносы, соответствующая гр. 1 стр. 04 отчета 4-фонд;

— гр. 3 — сумма пособия по временной нетрудоспособности (сумма по стр. 21 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия по беременности и родам (сумма по стр. 23 гр. 3 отчета 4-фонд) минус сумма пособия по беременности и родам, выплаченная лицам, не подлежащим соцстрахованию (сумма по стр. 24 гр. 3 отчета 4-фонд), плюс сумма оплаты одного дополнительного свободного от работы дня лицам, воспитывающим ребенка-инвалида до 18 лет (сумма по стр. 35 гр. 3 отчета 4-фонд);

— гр. 4 — сумма пособия по беременности и родам, выплаченная лицам, не подлежащим соцстрахованию (сумма по стр. 24 гр. 3 отчета 4-фонд), плюс сумма пособия в связи с рождением ребенка (сумма по стр. 25 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия женщинам, ставшим на учет до 12-недельного срока беременности (сумма по стр. 27 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс сумма пособия на погребение и возмещение расходов на погребение (сумма по стр. 29 гр. 3 отчета 4-фонд) плюс «сумма пособий семьям, воспитывающим детей, — всего» (сумма по стр. 30 гр. 3 отчета 4-фонд);

— гр. 5 — сумма начисленных страховых взносов (сумма по стр. 08 гр. 1 отчета 4-фонд) минус сумма доначисленных страховых взносов из размера МЗП (сумма по стр. 09 гр. 1 отчета 4-фонд);

— гр. 6 — сумма обязательных страховых взносов (код платежа 03511), перечисленная в отчетном году, из стр. 16 отчета 4-фонд. Остальные виды платежей не учитываются.

Приведем пример заполнения стр. 1 пояснительной записки (см. табл. 1):

Картинка с сайта: www.gbzp.by

Важно! Если данные, указанные в стр. 1, не соответствуют данным отчета  4-фонд, пояснительная записка не принимается.

В стр. 1.1 гр. 6 отражают сумму обязательных страховых взносов, перечисленную в отчетном году за отчетный период, но не выше суммы начисленных страховых взносов. В нее не включаются суммы обязательных страховых взносов, перечисленные по актам проверок. В данной графе сумму рассчитывают как разницу между стр. 1 гр. 6 пояснительной записки за отчетный период и стр. 2 гр. 6 пояснительной записки за предыдущий период (стр. 1.1 гр. 6 за 2019 г. = стр. 1 гр. 6 за 2019 г. – стр. 2 гр. 6 за 2018 г.).

Строка 2

В стр. 2 гр. 6 указывают сумму обязательных страховых взносов за отчетный период (2019 г.), перечисленную в следующем отчетном периоде (2020 г.). Другими словами, это сумма задолженности по уплате обязательных страховых взносов плательщика фонду на конец отчетного периода (IV квартал 2019 г.), которая отражена в гр. 2 стр. 06 отчета 4-фонд, и перечислена в январе 2020 г. Суммы в стр. 2 гр. 6 пояснительной записки могут отличаться значениями с данными, указанными в отчёте 4-фонд в гр. 2 стр. 06, так как при заполнении пояснительной записки учитываются только перечисленные страховые взносы (код платежа 03511). Перед представлением формы ПУ-3 и пояснительной записки необходимо убедится, что данная сумма перечислена в бюджет фонда.

Строка 3

В стр. 3 гр. 6 указывают сумму задолженности по страховым взносам фонда плательщику на начало отчетного периода (на 01.01.2019), которая отражена по гр. 1 стр. 07 отчета 4-фонд (задолженность фонда плательщику). Если в сумму, указанную в гр. 1 стр. 07 отчета 4-фонд, входят другие виды платежей, то данные значения могут отличаться.

Строка 4

В стр. 4 заполняют суммы по любым четырем графам (гр. 2, 3, 4, 5), которые были скорректированы в отчете 4-фонд текущего года за предыдущий отчетный период. Значения гр. 2, 3, 4 и 5 стр. 4 должны соответствовать суммам, указанным в соответствующих графах по стр. 9 пояснительной записки за 2018 г. В гр. 6 значение определяется как разница суммы значений гр. 3, 4 и значения гр. 5 (гр. 6 = (гр. 3 + гр. 4) – гр. 5).

Приведем пример заполнения стр. 4 пояснительной записки (см. табл. 2):

Картинка с сайта: www.gbzp.by

Строка 5

Стр. 5 — это суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, суммы отпускных, которые отражены в отчете 4 фонд 2019 г. в счет будущих периодов. Они соответственно должны быть отражены в формах ПУ-3 за следующий год (2020 г.)  в месяцах, за которые они начислены.

В гр. 6 значение определяется как разница суммы значений гр. 3, 4 и значения гр. 5 (гр. 6 = (гр. 3 + гр. 4) – гр. 5).

Строки 6 и 7

Заполнение стр. 6 «Суммы, начисленные гражданам, на которых не открыты индивидуальные лицевые счета» и стр. 7 «Сумма пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам после даты увольнения с работы, отраженная в отчете 4-фонд» в данной статье не рассматриваем, поскольку:

— при заключении трудовых либо гражданско-правовых договоров работодатель обязан зарегистрировать в системе персонифицированного учета граждан, на которых не открыты индивидуальные лицевые счета;

— суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, начисленные за период после увольнения с работы, с 2018 г. отражают в форме ПУ-3.

Строка 8

В стр. 8 заполняют суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) по беременности и родам, суммы отпускных, переходящие с предыдущего периода, т.е. суммы, которые были отражены в отчете 4-фонд за 2018 г. в счет будущих периодов и отражаются в форме ПУ-3 за 2019 г.

Значения гр. 2, 3, 4 и 5 стр. 8 должны быть равны соответствующим суммам, указанным в пояснительной записке за 2018 г. по стр. 5. В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4).

Приведем пример заполнения стр. 8 пояснительной записки (см. табл. 3):

Картинка с сайта: www.gbzp.by

Строка 9

В стр. 9 отражают суммы доначисленных или излишне начисленных выплат и (или) пособий, которые не вошли в отчет 4-фонд за 2019 г. и будут скорректированы в отчете 4-фонд за I квартал 2020 г.

В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4)).

Перед представлением формы ПУ-3 и пояснительной записки необходимо убедиться, что доначисленная сумма страховых взносов перечислена в 2020 г. в бюджет фонда.

Строка 10

В стр. 10 заполняют суммы пособий по временной нетрудоспособности и (или) беременности и родам, суммы иных расходов за счет средств бюджета фонда, а также суммы отпускных, приходящиеся на период после даты переподчинения, реорганизации организации и смены собственника имущества организации.

Гр. 6 заполняют в случае уплаты правопреемником суммы обязательных страховых взносов и только в этом случае уплаченные суммы отражаются в формах ПУ-3 ликвидированного плательщика.  В гр. 6 значение определяется как разница значения гр. 5 и суммы значений гр. 3, 4 (гр. 6 = гр. 5 – (гр. 3 + гр. 4)). Соответствующие начисленные и уплаченные суммы с противоположным знаком заполняются и в пояснительной записке правопреемника за период, в котором они отражены в отчете 4-фонд.

Строка 11

Обратите внимание на обязательное заполнение реквизита наличия или отсутствия задолженности у плательщика. При наличии просроченной задолженности по обязательным страховым взносам в бюджет фонда за отчетный период итоговая сумма уплаченных страховых взносов (сумма по стр. 11 гр. 6) должна быть меньше итоговой суммы начисленных страховых взносов (сумма по стр. 11 гр. 5).

Галина Кляузо, главный специалист отдела персонифицированного учета МГУ ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь