Какой штраф за отсутствие должностной инструкции

Нарушения, связанные с трудоустройством

До подписания договора будущий работник должен предъявить сотруднику отдела кадров комплект документов, список которых определяется трудовым законодательством. Это базовые (паспорт, СНИЛС и прочие) и дополнительные (образовательные документы, военный билет и другие) документы.

Если заключить трудовой договор с физическим лицом, которое не предоставило все обязательные документы, то работодателю может быть выписан штраф от 1 тысячи до 70 тысяч рублей ().

В особых случаях при трудоустройстве требуется обязательный медицинский осмотр. Эта процедура обязательна при заключении договора с несовершеннолетними, при устройстве сотрудников на вредное или опасное производства, в районы Крайнего Севера.

Полный перечень оснований для прохождения обязательного осмотра установлен федеральным законодательством и иными подзаконными актами. Допуск работника без предварительного медосмотра квалифицируется в качестве нарушения требований охраны труда и влечет ответственность в виде штрафа (от 15 тысяч рублей), дисквалификации ответственного сотрудника или приостановки деятельности компании ().

Работодатель в обязательном порядке должен ознакомить будущего сотрудника с корпоративными нормативными документами, в число которых включаются:

правила внутреннего трудового распорядка;
правила хранения и использования персональных данных сотрудников;
положение об оплате труда;
правила и инструкции по охране труда.

При ведении кадрового электронного документооборота с сотрудниками ознакомить не только вновь принятого в штат, но и весь коллектив с локальными документами компании можно в облачном сервисе Астрал iКЭДО — это быстро и удобно.

Локальные регламенты компания разрабатывает самостоятельно исходя из особенностей деятельности. С документами необходимо ознакамливать под роспись всех сотрудников. Сумма штрафа за нарушение этих правил варьируется от 1 тысячи рублей для должностного лица до 50 тысяч — для компании (). При повторном нарушении — штрафные санкции значительно больше ().

Важно отметить, что отсутствие должностных инструкций не является нарушением трудового законодательства и штрафа не будет.

Подписание трудового соглашения — это ключевой этап оформления сотрудника в штат компании. К форме и содержанию этого документа установлены жесткие требования законодательства.

Например, в обязательном порядке указывают сведения о сторонах договора, месте и дате его заключения и другие данные. За неоформление или ошибки в этом документе (например, отсутствие обязательных пунктов) компанию привлекут к ответственности: штраф составит от 10 тысяч до 200 тысяч рублей в зависимости от лица, которое несет ответственность и наличия аналогичных штрафов в течение года ().

Дополнительные обязательства работодателя возникают при заключении трудового договора с некоторыми категориями граждан.

Например, если сотрудник ранее замещал должности государственной или муниципальной службы, работодатель обязан в 10-дневный срок сообщить представителю нанимателя (работодателю) по последнему месту службы этого лица о заключении договора. За несообщение текущий работодатель может быть привлечен к штрафу от 2 тысяч до 500 тысяч рублей ().

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, при трудоустройстве на работодателя возлагается обязанность по заполнению и сохранности этого документа. За нарушение правил оформления и работы компании грозит ответственность в виде штрафа от 1 тысячи до 70 тысяч рублей ().

При ненадлежащем ведении электронных трудовых книжек (сведений о трудовой деятельности) кроме обычного штрафа, для должностных лиц предусмотрены дополнительные штрафные санкции в размере от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП).

Важно отметить, что с 1 сентября 2021 года работодатели освобождены от обязанности вести личные карточки сотрудников по форме Т-2, соответственно их наличие не подлежит контролю со стороны трудовых инспекций. При этом организация может продолжать вести подобные документы в целях кадрового учета.

При приеме на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, работник должен предоставить удостоверение гражданина, подлежащего призыву, или военный билет. Работодатель обязан в двухнедельный срок направить информацию о военнообязанном работнике в военный комиссариат. За неуведомление государственного органа предусмотрен штраф от 1 тысячи до 3 тысяч рублей ().

Нарушения в документах по кадровому учету

Все кадровые процессы в компании должны сопровождаться оформлением соответствующих документов. В противном случае будут штрафы.

Отсутствие штатного расписания

Штатное расписание — это обязательный внутренний документ компании. В нем определяется структура, штатный состав и численность сотрудников.

За отсутствие штатного расписания грозит штраф от 1 тысячи до 70 тысяч рублей () или дисквалификации должностного лица (при повторных нарушениях).

Отсутствие табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — документ, в котором фиксируется фактически отработанное работниками время в течение рабочего дня или смены, а также — учет неотработанного времени (время болезни, отпуска, простоя).

Табель — это обязанный документ не только для кадрового делопроизводства, но и для бухгалтерского учета — он является основанием для начисления и выплаты заработной платы.

За отсутствие этого документа работодателя могут привлечь к нескольким видам ответственности:

за нарушение законодательных о труде (штраф от 1 тысячи рублей — );
за грубое нарушение правил бухгалтерского учета (штраф от 5 тысяч рублей — );
за непредставление документов, связанных с уплатой страховых взносов (штраф от 300 рублей — ст. 15.33.2 КоАП).

Отсутствие графика отпусков

График отпусков — это регламентированный кадровый документ, в которому указывается информация об отпусках сотрудников компании на будущий год. График составляется ежегодно и утверждается руководителем организации не позднее 17 декабря.

Отсутствие этого документа грозит работодателю штрафом до 50 тысяч рублей при первом нарушении и до 70 тысяч рублей — при повторном нарушении ().

Отсутствие документов по служебным командировкам

При направлении сотрудника в командировку, требуется письменное распоряжение работодателя. Как правило, это приказ о направлении в командировку. За его отсутствие предусмотрен штраф (от 1 тысячи до 70 тысяч рублей — ) или дисквалификации должностного лица (при повторных нарушениях).

Другие документы (например, командировочные удостоверение) потребуется оформить, только если они предусмотрены внутренними правилами компании.

Нарушения при оформлении СОУТ

Специальная оценка условий труда — обязательный процесс для определения вредных и опасных производственных факторов, также — для установления класса условий труда для каждого рабочего места. В рамках этой проверки требуется оформить приказ, в котором указывается график проведения СОУТ и комиссия по ее проведению.

Комиссия составит перечень рабочих мест, далее — совместно со специализированной организацией — определить аналогичные рабочие места. По итогам исследований будет составлен отчет о СОУТ. После его составления, нужно отправить в трудовую инспекцию декларацию на рабочие места с условиями труда 1 и 2 класса.

Дополнительно: необходимо ознакомить каждого сотрудника с картой оценки его рабочего места. Если в трудовом договоре не указан класс условий труда, требуется заключить дополнительное соглашение.

Нарушение при оформлении документов и уведомлений по спецоценке квалифицируются как административное правонарушение, за которое предусмотрен штраф от 5 тысяч до 80 тысяч рублей при первом нарушении (). За повторные ошибки штраф будет значительно больше: 30 тысяч до 200 тысяч рублей и дополнительные санкции (дисквалификация должностных лиц или приостановление деятельности) — .

Нарушения оформления периодических обязательных медосмотров

Регулярный обязательный медицинский осмотр обязаны проходить некоторые категории сотрудников. В рамках этой процедуры требуется оформление обязательных кадровых документов:

Составление списка работников, подлежащих осмотру.
Заключение договора с медицинской организацией;
Письменное ознакомление с календарным планом осмотров.
Оформление направлений на медосмотр.
Заполнение журнала учета прохождения медосмотров и другую документацию.

За несоблюдение порядка составления документов и требований по охране труда предусмотрен штраф от 2 тысяч до 80 тысяч рублей (). Если организация допустит до работы сотрудника, которые не прошел обязательный медицинский осмотр, то штраф составит от 15 тысяч до 130 тысяч рублей ().

Нарушения в документах по миграционному законодательству

При привлечении к труду иностранных граждан компания берет на себя дополнительные обязательства по учету и документированию. Основные нарушения по оформлению документов на иностранцев следующие:

Ошибки при составлении документов на право пребывания, проживания или переезда иностранцев. Штраф: от 40 тысяч до 500 тысяч рублей ().
Неисполнение обязанностей по миграционному учету. Штраф: от 2 тысяч до 500 тысяч рублей ().
Предоставление заведомо ложных сведений при оформлении документов для его въезда в Россию. Штраф: от 45 тысяч до 500 тысяч рублей ().
Нарушения, связанные с разрешением на работу (отсутствие этого разрешения или отсутствие нужной профессии в разрешении). Штраф от 2 тысяч до 800 тысяч рублей ().
Неуведомление или нарушение порядка и (или) формы уведомления ФМС о заключении договора с иностранным гражданином. Штраф: от 2 тысяч до 800 тысяч рублей ().

В системе кадрового ЭДО iКЭДО от Калуги Астрал можно обмениваться документами в том числе и с нерезидентами. Для всех сотрудников в сервисе выпускается УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись, которой работник может подписывать документы со своей стороны. Если вашим сотрудникам требуются усиленные подписи, их также можно получить в нашем аккредитованном удостоверяющем центре. Стоимость подписи Астрал-ЭТ: Базис от 900 рублей.

Нарушения, связанные с персональными данными

Многие сведения, которые используются работодателями в кадровых процессах, подпадают под действие законодательства о персональных данных. Работодатель обязан хранить и обрабатывать эти сведения по особым правилам, за нарушение которых компании грозит ответственность. В частности, наказание возможно:

За работу с персональными данными без формализованного и подписанного согласия работника. Штраф: от 3 тысяч до 75 тысяч рублей ().
За отсутствие или неопубликование политики по обработке персональных данных. Штраф: до 30 тысяч рублей ().
Несвоевременное обновление или уничтожение персональных данных по требованию работника. Штраф: от 1 тысячи до 45 тысяч рублей ().

Важно: законодательные требования о порядке работы с персональной информацией периодически меняются и, как правило, ужесточаются, поэтому нужно постоянно следить за новациями в этой сфере права.

Невыдача расчетного листка

Расчетный лист — некадровый документ, но если не выдавать его сотрудникам, тоже будут штрафы. Расчетный лист содержит сведения по начислению заработной платы, а также — данные по удержаниям. Он направляется каждому работнику при выплате зарплаты за вторую половину месяца. Его можно выдавать в бумажной или электронной форме.

Штраф за невыдачу расчетного листа — от 1 тысячи до 50 тысяч рублей при первом выявлении нарушения (). При повторных — санкции строже: придется заплатить штраф (от 10 тысяч до 70 тысяч рублей), а для должностных лиц допустивших нарушения возможна дисквалификация до трех лет ().

В системе кадрового ЭДО iКЭДО можно заводить не только кадровые документы, но любые типы документов, необходимые для взаимодействия с сотрудниками, например: расчетные листки, авансовые отчеты по командировкам. Кадровое ЭДО — это надежно и эффективно. Посчитайте выгоду от внедрения Астрал iКЭДО на нашем калькуляторе.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени.

Отправь заявку и мы расскажем все о кадровом ЭДО

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:

Источник

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Должен ли работодатель составлять должностную инструкцию, чтобы заключить трудовой договор с сотрудником? Привлекается ли работодатель к ответственности за отсутствие должностной инструкции? — ответим в новом выпуске линии консультаций «1С‑Рарус».

Нужно ли составлять должностную инструкцию?

Часть 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ устанавливает, что одним из обязательных пунктов трудового договора является указание трудовых функций сотрудника. Это означает, что должность сотрудника должна соответствовать профессии, штатному расписанию и др.

Должностная инструкция — нормативный акт компании, в котором прописаны обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к квалификации.

Трудовой кодекс РФ не содержит положений о том, какие локальные нормативные акты должны быть приняты работодателем. Следовательно, должностная инструкция не является обязательным требованием для заключения трудового договора с сотрудником.

Работодатель может самостоятельно выбрать, указывать ли в трудовом договоре помимо трудовой функции сотрудника еще и перечень должностных обязанностей работника или нет.

Исходя из этих положений, работодатель может не составлять должностную инструкцию. Привлечение его к ответственности за отсутствие должностной инструкции является нарушением трудового законодательства РФ.

Тем не менее, мы рекомендуем работодателю составить должностную инструкцию для реализации своих интересов и интересов работника.

Обратите внимание: должностная инструкция выступает или отдельным документом, или приложением к трудовому договору.

Чем может быть полезна должностная инструкция?

	Для работодателя	Для сотрудника
Указание деловых качеств соискателя работы	Может обосновывать отказы в приеме на работу соискателей	Может четко понимать требуемые деловые качества при приеме на ту или иную должность
Оценка работы сотрудников	Используя положения должностной инструкции, работодатель может сверять с «эталоном» работу сотрудников и выявлять преимущества или недостатки	Может оценивать выдвигаемые критерии работы для улучшения трудовых показателей и роста эффективности выполняемых трудовых функций
Распределение трудовых функций	Может рационализировать работу сотрудников, поручив им те трудовые обязанности, которые находятся в их компетенциях	Может анализировать реальные трудовые обязанности с прописанными документально, чтобы четко определять границы своих компетенций и зоны ответственности

Обратите внимание: должностная инструкция разрабатывается работодателем к каждой должности, зафиксированной в штатном расписании. Работодатель может воспользоваться Единым квалификационным справочником должностей в качестве источника.

Резюмируя

Должностная инструкция не является обязательным требованием для заключения трудового договора с сотрудником.
Обязанности работника могут быть прописаны в трудовом договоре.
Работодатель не привлекается к ответственности за отсутствие должностной инструкции.
Должностная инструкция может быть представлена в виде приложения к трудовому договору или отдельного документа.
Наличие должностной инструкции может быть полезным как для работодателя, так и для сотрудника.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Источник

Вопрос. В трудовом договоре не прописали функции сотрудника, указали только ссылку на должностную инструкцию. Какие риски несет работодатель, если работник не подписал должностную инструкцию.

Рекомендация эксперта ИПК. Обязанности работника можно не включать в договор, так как это не относится к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ). В таком случае желательно отразить их в должностной инструкции. Чтобы легализовать должностную инструкцию, ее необходимо утвердить уполномоченным органом. Кроме того, сотрудник должен быть с ней ознакомлен.

Как ознакомить работника с должностной инструкцией закон не устанавливает. Как правило, порядок работодатель указывает в локальных актах. Ознакомить сотрудника с должностной инструкцией можно разными способами, в том числе:

к должностной инструкции подшивается лист ознакомления, в котором ставят подписи сотрудники;
оформляется журнал ознакомления с локальными актами и туда, как правило, включается должностная инструкция;
ознакомление иными способами при внедрении электронного кадрового документооборота.

Если в организации ознакомление с должностной инструкцией подтверждается подписью сотрудника, то без этого доказать ознакомление достаточно сложно. Если работник не подписал должностную инструкцию, возникают такие риски:

сложность обоснования отказа в приеме на работу;
применение дисциплинарного взыскания за ненадлежащее исполнение / неисполнение должностных обязанностей будет признано незаконным;
сложности в обосновании увольнения сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;
трудности в проведении аттестации сотрудников;
признание несогласованным условия о трудовой функции, если ее прописали только путем указания на должность;
привлечение к административной ответственности за то, что не ознакомили работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора.

Когда сотрудник отказывается подписать должностную инструкцию, рекомендуем зачитать ее положения в присутствии свидетелей. Затем составить акт об отказе в ознакомлении и/или подписании работником. Направить должностную инструкцию сотруднику заказным письмом с уведомлением и описью вложения по адресу, указанному в трудовом договоре.

Источник

В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для каких целей используется

Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.

Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):

обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
распределить трудовые функции между работниками;
временно перевести работника на другую работу;
оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Содержание должностной инструкции

Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.

Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.

Структура должностной инструкции

Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.

Общие положения

В этом разделе, как правило, указывается:

к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.

Задачи и функции

Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.

Обязанности

Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.

Права

В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.

Ответственность

Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.

Взаимоотношения

В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.

Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.

Обязательные реквизиты

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:

гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
подпись руководителя;
ФИО руководителя;
дата утверждения.

Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).

Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:

разработчик инструкции;
работник кадровой службы;
работник юридической службы;
непосредственный начальник работника.

С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под подпись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.

Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.

В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под подпись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.

В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).

Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 07.12.2023 N 440).

Сборник должностных инструкций

На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.

Источник