Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях связан с отражением движения наличных денежных средств по кассе организации. Из этой статьи вы узнаете об особенностях учета кассовых операций, какие первичные документы и регистры обязательны к оформлению при работе с кассой, а также найдете основные проводки.
Учет кассы в бюджетном учреждении: вводная информация
Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях, таковы:
- Единый план счетов, утвержденный приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
- План счетов бюджетного учета, утвержденный приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н;
- указание Банка России о порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У;
Посмотрите, что в порядке ведения кассовых операций изменилось с 30.11.2020, получив пробный демо-доступ к системе КонсультантПлюс. Это бесплатно.
- приказ Казначейства России «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов» от 10.10.2008 № 8н;
- закон «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
О действующих НПА, регулирующих бухучет в бюджетных структурах, читайте в материале «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».
Бюджетные структуры руководствуются теми же требованиями Банка России, что и остальные юридические лица. Лимит денежных средств, которые могут оставаться в кассе на конец рабочего дня, не может быть превышен, за исключением дней, когда в учреждении выдается зарплата или другие социальные выплаты. Лимит рассчитывается по формуле из приложения к указанию № 3210-У. Для работы с кассой должен быть определен ответственный работник — кассир. Кассир отвечает за сохранность средств в кассе материально.
Как оформлять кассовые операции, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Бухгалтерский учет прихода и расхода денежных средств
Для бухучета наличных денег предусмотрен счет 020134000 «Касса», к которому открыты аналитические счета: 020134510 для поступлений средств в кассу, 020134610 для выбытия средств из кассы.
Основные проводки по движению наличных денежных средств, а также документы, которые должен оформить бухгалтер, смотрите в таблице ниже; другие транзакции можно найти в пп. 84 и 85 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).
|
Описание операции |
Проводка |
Первичный документ |
Регистр |
|
Поступили деньги в рублях в кассу с лицевого счета, который открыт в органе казначейства |
Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 021003660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам» |
|
|
|
Поступили деньги в иностранной валюте в кассу со счета, который открыт в кредитной организации |
Дт 020134510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 020127610 «Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации» |
|
|
|
Поступили деньги за проданные товары, работы или услуги |
Дт 220134510 «Поступления средств в кассу учреждения» Кт 220500000 «Расчеты по доходам» (220521660, 220531660, 220541660, 220571660, 220572660, 220574660, 220581660) |
|
|
|
Переданы деньги из кассы в рублях для взноса на лицевой счет, который открыт в органе казначейства |
Дт 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам» Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения» |
|
|
|
Переданы деньги в иностранной валюте из кассы на счет, который открыт в кредитной организации |
Дт 020127510 «Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации», 020123510 «Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути» Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения» |
|
|
|
Выданы деньги подотчетному лицу |
Дт 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения» |
|
|
Приходный и расходный кассовые ордера выписываются в 1 экземпляре, который остается в кассе. Реестр сдачи документов оформляется в случае, если денежные средства принимаются уполномоченными лицами. При поступлении наличных денег от покупателя применяется кассовый аппарат.
Кроме того, чтобы получить наличные средства с лицевого счета, учреждение должно заполнить и передать в орган Федерального казначейства следующие заявки, утвержденные приказом казначейства № 8н:
- заявку на кассовый расход (ф. 0531801);
- заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802).
О том, как оформлять кассовую книгу в бюджетном учреждении, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите к образцу заполнения.
Инвентаризация кассы
Проведение инвентаризации активов и обязательств в бюджетной организации должно проходить согласно приказу Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 № 49. При инвентаризации кассы ответственные лица проверяют наличие хранящихся в ней денежных средств, ценных бумаг и денежных документов.
Глава учреждения должен утвердить график проведения инвентаризаций и инвентаризационные комиссии. Существует требование об обязательной инвентаризации в следующих случаях:
- перед составлением годовой отчетности (если инвентаризация не проводилась после 1 октября отчетного года);
- при передаче дел новому материально ответственному лицу (МОЛ);
- при обнаружении недостач в результате хищений или порчи;
- после чрезвычайной ситуации;
- перед составлением ликвидационного баланса.
Желательно, чтобы перед инвентаризацией все приходные и расходные ордеры были проведены в бухгалтерском учете. В противном случае комиссия получает непроведенные первичные документы и помечает их как «оформленные до инвентаризации» — тогда при подсчете результатов инвентаризации бухгалтер сможет определить остатки денежных средств на начало процедуры. Проверка кассы обязательно должна проходить в присутствии МОЛ (кассира). При пересчете заполняется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0309014), который подписывается всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. Для сравнения результатов инвентаризации с бухучетом составляется сличительная ведомость (ф. 0309017). Кроме того, во время проведения инвентаризации комиссия может проверить правильность оформления первичных документов, наличие всех подтверждающих документов и подписей на них, соблюдение соответствия остатков в кассе установленным лимитам.
Применение кассового аппарата
Бюджетные учреждения, занимающиеся продажами за наличный расчет, как и остальные юридические лица в РФ, должны быть оснащены кассовыми аппаратами.
Применяемый кассовый аппарат должен отвечать требованиям, предъявляемым к онлайн-кассам.
Подробнее об этих требованиях читайте в статье «Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы?».
Однако существует ряд исключений, позволяющих не применять ККТ.
Узнайте о них из наших материалов:
- «Последние изменения в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»»;
- «Кто освобожден и может не применять онлайн-кассы?».
Итоги
Требования к кассовой дисциплине для бюджетных учреждений в целом не отличаются от требований, действительных для остальных организаций. Однако бухучет в них осуществляется на своих, особых (бюджетных) счетах и с применением особого порядка их использования. Инструкции к соответствующим планам счетов подробно раскрывают применение бюджетных счетов и приводят перечень возможных проводок. Движение наличных денежных средств должно быть оформлено первичными документами.
Рассмотрим, какие особенности присущи учету кассовых операций в бюджетных учреждениях, какие первичные документы оформляются при работе с наличными средствами, а также порядок отражения операций на бухгалтерских счетах.
Требования к ведению кассовых операций
При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.
Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.
Самостоятельно учреждению необходимо определить:
- размер лимита остатка наличности в кассе;
- правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;
- периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.
Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.
Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:
1. Исходя из объема поступлений:
Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.
2. Исходя из объема расходов:
Размер лимита = объем выдачи / расчетный период * период между получением денег
За расчетный период принимается любой период не более 92 дней, периоды между сдачей выручки (получением средств) не более 14 дней.
Требования к документальному оформлению
Прием наличных денежных средств оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001), выдача — Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) и Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Приходный и расходный кассовые ордера, Ведомости (ф. 0504501) выписываются в одном экземпляре, который остается в кассе. Ведомости (ф. 0504501) применяются при оформлении выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу) и составляются раздельно по основаниям выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) необходимо оформить Расходный кассовый ордер.
Кассир должен вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) и Кассовую книгу (ф. 0504514) записи в которых должны производиться сразу же после получения или выдачи денег.
Рассмотрим порядок ведения кассовой книги при наличии ККТ. Оформление и ведение регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:
- все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
- остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.
При использовании онлайн-оборудования кассир должен вносить денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. Кассовая книга может заполняться бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.
Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если Кассовая книга ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью. При использовании онлайн-касс электронная кассовая книга может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях.
Отражение кассовых операций в учете бюджетного учреждении
Ведение бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, в том числе операций с наличными денежными средствами регламентированы Инструкциями, утвержденными приказами Минфина РФ:
- № 157н от 01.12.2010 «Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений» (далее Инструкции № 157н);
- № 174н от 16.12.2010 «Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».
Операции с наличными денежными средствами необходимо отражать на балансовом счете 201 34 «Касса» Основные корреспонденции на балансовых счетах по поступлению и выбытию денежных средств приведены в таблицах 1 и 2.
Таблица 1. Операции поступления денежных средств в кассу
|
Корреспондирующие счета |
Содержание операции |
|
|
Дт |
Кт |
|
|
0 201 34 510 |
0 210 03 660 |
Поступление наличных денежных средств в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства |
|
2 201 34 510 |
2 205 00 000 |
Поступление доходов от оказания платных услуг в кассу учреждения |
|
0 201 34 510 |
0 206 00 000 |
Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат |
|
0 201 34 510 |
0 208 00 000 |
Возврат в кассу остатков подотчетных сумм |
|
0 201 34 510 |
0 209 00 000 |
Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного учреждению |
|
3 201 34 510 |
3 304 01 730 |
Оприходование в кассу учреждения наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение |
|
0 201 34 510 |
0 304 04 000 |
Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках внутриведомственных расчетов |
|
0 201 34 510 |
0 304 06 730 |
Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках расчетов с прочими кредиторами |
Таблица 2. Операции выбытия денежных средств из кассы
|
0 210 03 560 |
0 201 34 610 |
Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства |
|
3 304 01 830 |
3 201 34 610 |
Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу и по назначению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации |
|
0 208 00 000 |
0 201 34 610 |
Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения в подотчет на хозяйственные или командировочные расходы |
|
0 206 00 000 |
0 201 34 610 |
Оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов) |
|
0 209 81 560 |
0 201 34 610 |
Отражение сумм выявленных недостач, хищений денежных средств — отнесение сумм недостач на виновное лицо |
|
2 205 00 000 |
2 201 34 610 |
Возврат покупателю из кассы учреждения излишне полученных доходов |
Обороты по дебету и кредиту счета 201 34 «Касса» не позволяют анализировать движение средств в разрезе видов поступлений и выбытий и кодов экономической классификации. Всю необходимую информацию можно почерпнуть из анализа движений на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».
Особенности учета денежных средств на забалансовых счетах
В соответствии с пунктами 365, 367 Инструкции № 157н забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» открываются к соответствующим группировочным счетам счета 201 00 «Денежные средства учреждения», предназначенным для учета операций по движению денежных средств учреждения, а также к счету 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Соответственно, информация на забалансовых счетах 17 и 18 отражается одновременно с отражением соответствующих операций по счетам 201 00 и 210 03.
По общему правилу по КФО 2, 4, 5, 6, 7 счет 18 бюджетными учреждениями используется при отражении перечислений и восстановлений расходов. Счет 17 применяется:
- при отражении поступлений и возвратов доходов;
- при отражении движений между счетами, счетами и кассой (например, инкассация на банковский счет, сдача наличных из кассы на счет, зачисление наличных на счет учреждения, снятие наличных со счета и т.д.).
Отражение операций в программе
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств. К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34. Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).
В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116». Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).
Операции по движению денежных средств между лицевым счетом и счетом № 40116 не являются доходными или расходными, поэтому к забалансовому счету 17 применяются статьи 510 «Поступление на счета бюджетов» и 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ (письма Минфина РФ от 15.04.2015 № 02-07-07/21402, от 01.07.2015 № 02-07-07/38257).
Пример 1. С лицевого счета сняты наличные, которые в дальнейшем поступят в кассу учреждения (документ «Заявка на наличные» или «Кассовое выбытие»).
Пример 2. Далее наличные поступили в кассу (документ «Приходный кассовый ордер»).
Пример 3. Из кассы учреждения выбывают деньги на лицевой счет (документ «Расходный кассовый ордер»).
Пример 4. На лицевой счет поступают наличные, которые были сняты из кассы учреждения (документ «Кассовое поступление»).
Эксклюзивные материалы, актуальные комментарии и ответы экспертов в Telegram-канале Клерк.Премиум.
Требования к кассе для бюджетного учреждения
Объемы безналичных платежей в нашей стране растут с каждым годом. Для крупных организаций и индивидуальных предпринимателей наличные и безналичные расчеты стали частью повседневной жизни. Исключением не стала и бюджетная сфера. Практически каждая бюджетная организация оказывает платные дополнительные услуги населению. В этой статье разбираемся, что такое бюджетные учреждения, каковы требования к ведению ими кассовых операций и когда можно не использовать онлайн-кассу.
Какие учреждения относятся к бюджетным
Бюджетное учреждение — это некоммерческая организация, государственное или муниципальное учреждение, финансовое обеспечение которого осуществляется за счет средств соответствующего бюджета на основе бюджетной сметы. Такие учреждения составляют большую долю предприятий, которые оказывают платные услуги населению на территории нашей страны. Как правило, они работают в рамках государственной программы и финансируются за счет местного или федерального бюджета.
Бюджетные организации создаются в сферах науки, здравоохранения, образования, социальной защиты, занятости населения, культуры, физической культуры и спорта, а также в иных сферах. В основном это школы, лечебные заведения, университеты, столовые, транспортные коммунальные предприятия и другие организации. Все они осуществляют деятельность по выполнению работ и оказанию услуг в соответствии с государственным или муниципальным заданием. На это задание выделяются средства в виде субсидий из бюджета. Но, помимо задания, учреждение также имеет право оказывать платные услуги и выполнять работы, относящиеся к его видам деятельности. В то же время бюджетная организация вправе заниматься видами деятельности, которые не являются основными, если это служит достижению определенных целей, ради которых создано учреждение. Такие виды деятельности прописываются в учредительных документах. Доходами от такой деятельности организация может пользоваться по своему усмотрению. Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ, при ведении расчетов бюджетные организации обязаны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ).
Требования к ведению кассовых операций
Как мы писали выше, бюджетные организации имеют право осуществлять коммерческую деятельность. Это не запрещено законом, поэтому дополнительными платными услугами мы можем воспользоваться в любом образовательном или медицинском учреждении.
К примеру, в любой больнице можно пройти медицинский осмотр для ГАИ или осмотр при приеме на работу. За получение справок придется заплатить. Это же касается платных дополнительных образовательных услуг в школах или университетах. Обычно в них есть дополнительные кружки, спортивные секции или курсы подготовки абитуриентов. Вносить денежные средства нужно будет через кассу учреждения.
Получатели бюджетных средств должны руководствоваться общим порядком, установленным Указом Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11 марта 2014 года № 3210-У и Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники» № 54-ФЗ.
Законодательством регламентированы следующие требования:
- порядок определения лимита остатка наличности в кассе;
- сдача наличных денег в банк, если утвержденный остаток превышен;
- ведение кассовой книги;
- должностные обязанности материально ответственного работника;
- утвержденные формы документов по приему и выдаче наличных.
Лимит остатка наличности в кассе — это максимально допустимая сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Он устанавливается приказом руководителя учреждения. Сумма, превышающая лимит, обязательно передается в банк для зачисления на расчетный счет. Бюджетная организация самостоятельно устанавливает данный лимит в зависимости от суммы поступления и выдачи наличных, а также от вида деятельности.
Установленный лимит можно изменить в любой момент (например, в случае изменения средней суммы поступлений или выдачи наличных). Или совсем не менять, если действующий лимит не нарушает кассовую дисциплину. Никаких штрафных санкций за это законодательством не предусмотрено. Если срок действия лимита в приказе не установлен, то он считается бессрочным. А если он не установлен совсем, то тогда считается равным нулю. Это означает, что вся наличность на конец рабочего дня должна быть передана в банк для зачисления на расчетный счет учреждения.
За несоблюдение установленного приказом лимита наличных средств, находящихся в кассе на конец операционного дня, предусмотрена административная ответственность (ст.15.1 КоАП РФ): для должностных лиц — от 4000 руб. до 5000 руб., для юридических лиц — от 40 000 руб. до 50 000 руб.
Также существуют определенные требования к оформлению документов. Прием денег осуществляется по приходному кассовому ордеру, а для выдачи наличных оформляются расходный кассовый ордер и ведомость на выдачу денег подотчетным лицам. Кассир ведет журнал приходных и расходных кассовых документов, а также кассовую книгу.
Ведение и оформление кассовой книги при наличии онлайн-кассы регулируется Указом ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014:
- Данные вносятся в кассовую книгу по факту движения денег на основании приходных и расходных кассовых ордеров.
- Остаток на конец дня переходит на начало следующего операционного дня и сверяется с остатком денежных средств по факту.
Формат ведения кассовой книги учреждение выбирает самостоятельно. Можно выбрать электронный вариант, с использованием онлайн-кассы. В этом случае печатать кассовую книгу не нужно. Все документы будут храниться на специальных носителях, а подписывать их можно электронной подписью. Если кассовая книга ведется в бумажном виде, то ее необходимо распечатывать, прошивать, подписывать ответственным лицам и заверять печатью.
Когда бюджетному учреждению не нужна онлайн-касса
Использование контрольно-кассовой техники не потребуется в случаях расчетов между юридическими лицами (переводы между расчетными счетами организаций), а также если денежные средства переводятся сразу на расчетный счет бюджетного учреждения или при использовании исключительно безналичных расчетов с физическими лицами (таких как оплата по квитанциям).
Освобождаются от обязанности использования кассы:
- кондукторы коммунальных транспортных средств;
- столовые в образовательных учреждениях;
- сельские фельдшерско-акушерские пункты и аптечные пункты при них;
- муниципальные и региональные парковки на дорогах общего пользования;
- государственные и муниципальные библиотеки, дома и дворцы культуры, народного творчества, центры культурного развития и так далее — при осуществлении услуг населению в области культуры, перечень которых утвержден Правительством Российской Федерации.
Не использовать кассовый аппарат имеют право бюджетные учреждения, находящиеся в труднодоступных местах. Они имеют право выдавать получателям услуг документ, подтверждающий факт оплаты по требованию. Бюджетные организации, удаленные от средств связи, могут использовать контрольно-кассовую технику в автономном режиме.
Все доходы казенных учреждений подлежат зачислению в соответствующий бюджет. Что касается доходов, поступающих в кассу, то такие доходы перед перечислением администратору кассовых поступлений могут поступать на лицевой счет получателя бюджетных средств, открытый казенному учреждению. Как отразить такие операции в учете и что учесть при составлении отчетности рассмотрим в данной статье.
Отражение операций в учете казенного учреждения
Казенные учреждения организуют учет и формирование бюджетной отчетности в соответствии с положениями:
- Инструкции, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н);
- Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 г. № 162н (далее – Инструкция № 162н);
- Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2010 г. № 191н (далее – Инструкция № 191н).
Согласно положениям п.п. 262, 276 Инструкции № 157н и п. 104 Инструкции № 162н учет расчетов по поступлениям в бюджет между администратором доходов бюджета и казенным учреждением производится с применением счетов 1 303 05 000 «Расчеты по прочим платежам в бюджеты», 1 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты». Соответствующие расчеты отражаются путем оформления Извещений (ф. 0504805).
Казенное учреждение – не администратор доходов при внесении на счет наличных денежных средств, подлежащих перечислению в доход бюджета, может указать сразу реквизиты администратора данных кассовых поступлений (смотрите, в частности, Письмо Минфина России и Федерального казначейства от 02.06.2011 № 02-03-06/2530/42-7.4-05/5.3-366). В таком случае средства поступают минуя лицевой счет получателя бюджетных средств непосредственно в доход бюджета (на лицевой счет администратора доходов бюджета).
Однако, как правило, поступившие в кассу доходы казенные учреждения, не являющиеся их администраторами, сдают на лицевой счет получателя бюджетных средств, а потом с данного лицевого счета перечисляют в доход. То есть, первоначально данные денежные средства отражаются на лицевом счете казенного учреждения в качестве восстановления кассовых расходов. Соответственно, операции по поступлению средств в кассу, а также по движению средств между счетами и кассой должны быть отражены в качестве движения «расходов» бюджета.
Учитывая положения Инструкции № 162н, бухгалтерские записи в данном случае будут выглядеть следующим образом:
- Дебет КИФ 1 201 34 510 (уменьшение забалансового счета 18 по «расходному» КОСГУ) Кредит КДБ 1 209 ХХ 660, 1 205 ХХ 660 — доходы поступили в кассу казенного учреждения (п. 49 Инструкции № 162н);
- Дебет КРБ 1 210 03 560 (уменьшение забалансового счета 18 по «расходному» КОСГУ) Кредит КИФ 1 201 34 610 (увеличение забалансового счета 18 по «расходному» КОСГУ) – денежные средства сданы из кассы для внесения на лицевой счет получателя бюджетных средств, открытый казенному учреждению (п. 92 Инструкции № 162н);
- Дебет КРБ 1 304 05 ХХХ Кредит КРБ 1 210 03 660 (увеличение забалансового счета 18 по «расходному» КОСГУ) – денежные средства зачислены на лицевой счет получателя бюджетных средств (п. 111 Инструкции № 162н);
- Дебет КДБ 1 304 04 1ХХ (4ХХ) Кредит КДБ 1 303 05 730 – в адрес администратора кассовых поступлений направлено Извещение (ф. 0504805) с информацией о планируемых к поступлению в доход бюджета средствах (п. 104 Инструкции № 162н).
- Дебет КДБ 1 303 05 830 Кредит КРБ 1 304 05 ХХХ – денежные средства перечислены администратору соответствующих кассовых поступлений (п. 111 Инструкции № 162н);
Применение забалансового счета 18 в рассматриваемой ситуации объясняется тем, что по факту в учете казенного учреждения отражается восстановление кассового расхода.
Отражение операций в бюджетной отчетности
При формировании Отчета (ф. 0503123) операции по движению между счетами учреждения, а также между счетом и кассой не учитываются (абз. 1 п. 149 Инструкции № 191н). Согласно п. 149 Инструкции № 191н показатели по соответствующим аналитическим счетам забалансового счета 18 «Выбытия денежных средств» с учетом поступлений от возврата расходов текущего отчетного периода подлежат отражению при формировании показателей выбытий в графе 4 Отчета (ф. 0503123) (корреспонденция 1). В свою очередь, в графе 6 раздела «Расходы бюджета» Отчета (ф. 0503127) соответствующее восстановление кассового расхода будет отражено на основании корреспонденции 3 (п. 61 Инструкции № 191н).
То есть, если на отчетную дату будет отражено поступление средств в кассу, однако на лицевой счет денежные средства еще не поступят, между Отчетами (ф. 0503123 и ф. 0503127) будет отклонение в части сданных из кассы, но не поступивших на лицевой счет средств. Данное отклонение можно обосновать наличием остатка на счете 210 03. Если же денежные средства к отчетной дате уже поступили на лицевой счет получателя, то отклонений быть уже не должно.
Особенности при формировании отчетности в программе 1С
Формирование Отчета (ф. 0503123) в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения реализовано по балансовым счетам. Это не является нарушением Инструкции № 191н, а вызвано особенностями учета в казенных учреждениях, связанными с неустановленным четко на законодательном уровне порядком ведения учета на забалансовых счетах. Кроме того, к примеру, к счету 304 05 забалансовые счета вообще не открываются. В связи с этим операция 1 из перечня обозначенных выше корреспонденций будет отражена в строке 144 раздела 1 Отчета (ф. 0503123), ее необходимо ручным образом убрать из этой строки и вычесть соответствующую сумму из строк 324 раздела 2 Отчета (ф. 0503123) и строки 900 раздела 4 по «расходному» КОСГУ.
Подключайтесь к нашим информресурсам:
- ответы на вопросы бухгалтеров госучреждений
- информация о видеоуроках Онлайн-школы «Учет в БГУ»
Опубликовано